SZLOVÉNIA - MAGYARORSZÁG HATÁRON ÁTNYÚLÓ EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM 2007-2013
AZ ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS IRÁNYELVEI MAGYAR PARTNEREK SZÁMÁRA
2011. SZEPTEMBER
1.
Tartalomjegyzék I. BEVEZETŐ .................................................................................................................... 4 II. SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR ............................................................................................... 4 1. Közösségi szabályozás: .................................................................................................. 4 2. Magyar szabályozás:...................................................................................................... 4 3. A programokhoz kapcsolódó alapdokumentumok:...................................................... 5 III. A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE...................................... 5 IV. A PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE ............................................................................ 6 1. Általános szabályok ....................................................................................................... 6 2. Partneri jelentés részei.................................................................................................. 7 3. Jelentéstételi határidők................................................................................................. 9 4. Hiánypótlások................................................................................................................ 9 V. KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK ......... 10 1. Elszámolható költségek ............................................................................................... 10 2. Nem elszámolható költségek ...................................................................................... 10 3. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése............................................................ 11 4. Piaci ár igazolása.......................................................................................................... 12 5. ÁFA szabályok alkalmazása ......................................................................................... 13 6. Számlákkal kapcsolatos követelmények ..................................................................... 14 7. Árfolyam-átváltási módszer ........................................................................................ 14 VI. KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK........ 15 1. SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK.................................................................................................. 15 Általános szabályok .......................................................................................................... 15 Specifikus szabályok ......................................................................................................... 16 I.1.1 Bérköltségek......................................................................................................... 16 I.1.2 Utazási és szállásköltségek, napidíjak .................................................................. 17 2. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÁSOK KÖLTSÉGEI ......................................................................... 19 3. BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK............................................................................................. 21 VI.3.1 Beruházás eszközökbe ........................................................................................... 21 VI.3.2 Építési munkák ....................................................................................................... 24 VI.3.3 Földvásárlás............................................................................................................ 25 VI.3.4 Ingatlanvásárlás ..................................................................................................... 26 4. ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK ..................................................................................... 27 VII. BEVÉTELEK KEZELÉSE................................................................................................. 29
2.
VIII.
MÓDOSÍTÁSOK KEZELÉSE..................................................................................... 30
IX. ARCULAT.................................................................................................................... 30 X. MELLÉKLETEK ............................................................................................................ 30
3.
I.
BEVEZETŐ Az Irányelvek célja, hogy gyakorlati információkat nyújtsanak az első szintű ellenőrzésről a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program vezető partnerként vagy projekt partnerként résztvevő magyar partnerek számára, valamint kiegészítsék az általános, programszintű és magyarországi speciális követelményekkel. Az Irányelvek csak a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében az Európai Regionális Fejlesztési Alapból (ERFA) támogatásban részesülő magyar vezető és projekt partnerekre (a továbbiakban együtt: projekt partner) vonatkoznak.
II.
SZABÁLYOZÁSI HÁTTÉR A Tanács 1083/2006/EK rendelete 3. cikkének (3) pontja kimondja, hogy az „európai területi együttműködés” célkitűzés arra irányul, hogy erősítse a határokon átnyúló együttműködést közös helyi és regionális kezdeményezések útján, a transznacionális együttműködést az integrált területi fejlődéshez vezető, a közösségi prioritásokhoz kapcsolódó intézkedések révén, valamint az interregionális együttműködést és tapasztalatcserét a megfelelő területi szinten. Az Európai Regionális Fejlesztési Alapból (ERFA) támogatott programok esetén 2007-2013-as időszak vonatkozásában az alábbi rendeleteket és alapdokumentumokat kell figyelembe venni a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében támogatást nyert projektek végrehajtása és ellenőrzése során:
1. Közösségi szabályozás: -
A 2006. július 5-i 1080/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alapról;
-
A Tanács 2006. július 11-i 1083/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és az Európai Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról;
-
2006. december 8-i 1828/2006/EK bizottsági rendelet, mely az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 1083/2006/EK tanácsi rendelet, valamint az Európai Regionális Fejlesztési Alapról szóló 1080/2006/EK európai parlamenti és a tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok meghatározásáról szól;
2. Magyar szabályozás: Törvények: -
A Közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény
-
A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény
-
Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény
-
Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény
4.
Kormányrendeletek: -
34/2007 (XI.17) ÖTM rendelet az Európai Regionális Fejlesztési Alap, az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjai végrehajtásában magyarországi közreműködő szervezet kijelöléséről;
-
49/2007. (III. 26.) a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről;
-
5/2009. (III. 18.) NFGM rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó állami támogatások felhasználásának szabályairól és egyes támogatási jogcímeiről.
-
160/2009. (VIII. 3.) a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjainak végrehajtásáról
-
292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről;
-
37/2011 (III.22) Korm. rendelet az európai uniós versenyjogi értelemben vett állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről;
3. A programokhoz kapcsolódó alapdokumentumok: -
Operatív Program Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködés 2007-2013
-
Gyakorlati Végrehajtási Kézikönyv
-
Útmutató a Költségek Elszámolhatóságáról
-
Kedvezményezetti Útmutató a Jelentéstételhez
-
Kedvezményezetti útmutató a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához
-
Használati Útmutató az ISARR – ABM adatbeviteli modulhoz
A programmal kapcsolatos dokumentumok megtalálhatóak a program honlapján: http://www.si-hu.eu Az első szintű ellenőrzés során a kontrollereknek figyelembe kell venniük valamennyi kapcsolódó Európai Uniós és nemzeti szintű jogszabályban lefektetett előírást, valamint a Program által meghatározott szabályokat. Esetlegesen felmerülő ellentmondás esetén a szigorúbb előírás az irányadó.
III.
A MAGYARORSZÁGI ELSŐ SZINTŰ ELLENŐRZÉS RENDSZERE A SI-HU Program projektjeinek első szintű ellenőrzését minden projekt partner esetén nemzeti szinten kell elvégezni, az adott résztvevő ország felelős szervezete által. A magyarországi első szintű ellenőrzés rendszere központosított, a hitelesítési nyilatkozatokat a VÁTI Nonprofit Kft. megfelelő szervezeti egysége állítja ki: Nyugat-dunántúli Területi Iroda (telephely: Zalaegerszeg) Nyugat-dunántúli Területi Iroda (telephely: Szombathely)
5.
Az első szintű ellenőrzés a projekt partner szintjén felmerült költségek 100%-os pénzügyi és szakmai ellenőrzését jelenti. Az első szintű ellenőrzés vizsgálja: -
a költségek elszámolhatóságát,
-
az adott termékek leszállítását,
-
szolgáltatások elvégzését,
-
a kifizetés megtörténtét,
-
valamint azt, hogy a végrehajtás során a nemzeti és a közösségi szabályokat betartották.
Ennek eredményeként, az első szintű ellenőrzésért felelős szervezet kiállítja az adott partner adott időszakban felmerült elszámolható költségeire vonatkozó „Hitelesítési nyilatkozatot” (Declaration on validation of expenditure). A vezető partnernek az adott projektre vonatkozóan minden érintett résztvevő ország, minden résztvevő partnertől össze kell gyűjtenie a hitelesítési nyilatkozatokat, majd a begyűjtött hitelesítési nyilatkozatok alapján kell elkészítenie a teljes projektre vonatkozó (előrehaladási, valamint pénzügyi) jelentést.
IV.
A PARTNERI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE 1. Általános szabályok Minden projekt partner partneri jelentést készít – a Közösségi Támogatási Szerződésben (továbbiakban Főszerződés) előre meghatározott elszámolási időszakok szerint – az adott beszámolási időszakban megvalósított saját projekt tevékenységeire, valamint az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett saját költségeire vonatkozóan. Az adott beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. A partneri jelentést magyar nyelven, elektronikusan kell elkészíteni és benyújtani az IMIR rendszer 2007-2013 Front Office felületén keresztül. A jelentés benyújtásakor a rendszer egy pdf formátumú jelentést és egy Előleg-elszámolást generál, amelyeket a hazai partnernek ki kell nyomtatnia. A kinyomtatott és aláírt partneri jelentés, valamint előleg-elszámolás egy eredeti példányát kell az alátámasztó dokumentumokkal együtt a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére benyújtani. A projekt partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és alátámasztó dokumentum a hitelesítést végző szervezet rendelkezésére álljon az első szintű ellenőrzés lefolytatásához. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal – kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet – helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést a VÁTI Nonprofit Kft. munkatársai és/ vagy a VÁTI Nonprofit Kft. által megbízott külső szakértők végzik.
6.
2. Partneri jelentés részei A partneri jelentés részeit az alábbi táblázat tartalmazza: Dokumentum neve
1.
Elfogadott pályázat (Application Form)
2.
Partnerségi megállapodás (Partnership Agreement)
3.
Projektrész tevékenység leírása
Formai, tartalmi és egyéb követelmények, megjegyzések
A partner által hitelesített, minden kiegészítést tartalmazó, véglegesnek tekintett példány.
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Összes partner által aláírt példány másolata (magyar partner aláírásával hitelesítve).
Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
A hazai partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerbe – elektronikusan csatolt változata
A hazai partner által a projektben vállalt célok és tevékenységek leírása (magyar nyelven) a projekt teljes időszakára vonatkozóan Első elszámolással benyújtandó dokumentum (abban az esetben, ha a Társfinanszírozási Szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok benyújtásával még nem történt meg)
Szakmai jelentés (Activity Report)
4.
Partneri jelentés (Partner Progress Report)
IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a hazai partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata.
A hazai partner által az adott elszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységek leírását tartalmazza.
Pénzügyi jelentés (Financial Report) IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a hazai partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata
Az adott elszámolási időszakban a hazai partnernél felmerült és kifizetett költségeket tartalmazza táblázatos formában
7.
5.
Partneri Előrehaladási Jelentés (formanyomtatvány: OP SI-HU-IO-04)
6.
Előleg elszámolás összesítő (Prefinancing settlement – state contribution report)
7.
ÁFA nyilatkozat
Partneri Előrehaladási Jelentés (formanyomtatvány: OP SI-HUIO-04); IMIR 2007-2013 rendszeren keresztül előállított, (és automatikusan csatolt), a hazai partner által aláírt példány eredeti és elektronikus változata A hazai partner által aláírt példány eredeti és – az IMIR 2007-2013 rendszerbe – elektronikusan csatolt változata
Számlák és/vagy azzal egyenértékű Eredeti példányban számviteli bizonylatok 8.
A hazai projekt partner által az adott elszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységeket tartalmazza A hazai partner által, adott elszámolási időszakban lejelenteni kívánt költségek hazai társfinanszírozási forrásának összegét tartalmazza
VÁTI által megadott formában (ld. 1. melléklet) A hitelesítési nyilatkozat kiadását követően a VÁTI pecséttel igazolja a számlán, hogy a számla az adott projekthez felhasználásra került. Az igazolást követően az eredeti számlák a hazai partnerek részére visszaküldésre kerülnek. A felmerült költségek támogathatóságát alátámasztó dokumentumok
Alátámasztó dokumentumok
9.
Partneri nyilatkozat
Projekt partner által hitelesített (ld.: V.4. pontban a piaci ár igazolását másolati példányban alátámasztó dokumentumok; VI. pontban az elszámoláshoz szükséges dokumentumok) Hazai partner által aláírt VÁTI által megadott formában (ld. 7. melléklet) példány eredeti változata
A partneri jelentést az IMIR 2007-2013 rendszer Front-Office felületén keresztül, valamint papír alapú dokumentum formájában kell benyújtani, az alábbi címek egyikére: VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Zalaegerszeg 8900 Zalaegerszeg, Petőfi út 24.
VÁTI Nonprofit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Szombathely 9700 Szombathely Selyemrét u. 2.
A borítékon fel kell tüntetni az adott projektrész, és az adott elszámolási időszak alábbi alapadatait:
8.
A partneri jelentés papír alapú dokumentumait a „Partneri checklist”-nek (Ld. 5. melléklet), valamint jelen útmutatóban szereplő alátámasztó dokumentumok sorrendjében, külön-külön lefűzve kell benyújtani a IV.3 pontban feltüntetett határidőn belül. Amennyiben ez nem teljesül, a kontroller az elszámolást ellenőrzés nélkül visszaküldheti a partnernek. A partneri jelentést egy példányban (amennyiben lehetséges, gyűrűs mappában lefűzve) kell benyújtani, kivéve a számlákat és a hiteles tulajdoni lap(ok) - melyeket egy eredeti és egy másolati példányban szükséges benyújtani. Az eredeti példányban benyújtott számlákon kívül a Partnernek más dokumentum nem kerül visszaküldésre, minden egyéb eredeti példányban benyújtott dokumentumot úgy tekint a VÁTI Nonprofit Kft., mint amelyre a Partnernek nincs tovább szüksége. A VÁTI Nonprofit Kft. fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a partnerektől. 3. Jelentéstételi határidők A partnereknek a projekt kezdő dátumához képest 6 havonta kell jelentést benyújtaniuk. A jelentési időszakokat a Főszerződés, valamint a hazai partnerekkel kötött társfinanszírozási támogatási szerződés tartalmazza. A magyar partnerek a jelentési időszak végétől számított 30 naptári napon belül kötelesek partneri jelentésüket az alátámasztó bizonylatokkal együtt a VÁTI Nonprofit Kft. kijelölt Területi Irodájához benyújtani. (A partneri jelentés papír alapú beérkezésének kell megtörténnie 30. naptári napon belül.) A határidőn túl érkezett jelentések elutasításra kerülhetnek, ekkor a költségek hitelesítésére újbóli benyújtást követően a következő beszámolási időszakban kerül sor. Amennyiben egy adott jelentési időszakban nem merül fel költség a partner részéről, a partnernek egy ”nullás” jelentést kell készítenie, melynek pénzügyi részében nem szerepelnek költségek, míg az előrehaladási jelentés részben bemutatásra kerülnek az elvégzett tevékenységek és a költségek fel nem merülésének okai is. 4. Hiánypótlások Amennyiben a partneri jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, a hitelesítési tevékenységre kijelölt területi iroda projektfelelőse írásban (e-mail-en, vagy fax-on keresztül) felszólítja a partnert a mulasztás(ok) pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. A hiánypótlás kézbesítésétől számítva legfeljebb 8 naptári nap áll rendelkezésre a partneri jelentés hiánypótlására. Hiánypótlásra összesen két alkalommal van lehetőség, azonban a hiánypótlásbenyújtására rendelkezésre álló időtartam a kétszeri hiánypótlás esetén sem haladhatja meg a 15 naptári napot.
9.
A második sikertelen hiánypótlási felszólítás után a partneri jelentés elutasításra kerülhet, vagy – a partnerrel történt egyeztetést/tájékoztatást követően – a partneri jelentés a nem megfelelően alátámasztott tételek levonása után kerül elfogadásra. V.
KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLHATÓSÁGÁRA VONATKOZÓ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK 1. Elszámolható költségek -
szerepelnek a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban, ennek mellékleteiben és elfogadott módosításaiban; a projekt időtartamán belül merülnek fel (a Főszerződésben foglaltaknak megfelelően); a megfelelő projekt partnernél merültek fel és általa kerültek kifizetésre (a Főszerződésben foglaltaknak megfelelően); közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, szükségesek annak megvalósításához és összhangban állnak a célkitűzéseivel; összhangban vannak a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel; ténylegesen kifizetésre kerültek, bekerültek a könyvelésbe, és onnan már nem lehet kivezetni őket; bekerültek a partnerek projektre elkülönített könyvelésébe az adott időszakban; a hatályos jogszabályoknak megfelelően eredeti számlákkal, vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal alá vannak támasztva; az elfogadott pályázati költségkategóriák valamelyikébe tartoznak és szerepelnek a jóváhagyott projekt költségvetésében.
2. Nem elszámolható költségek Az 1080/2006/EK bizottsági rendelet 7. cikke értelmében az alábbi költségek nem elszámolhatóak: - hitelkamat; - a projekt összes elszámolható költségének 10 %-át meghaladó összegű földvásárlás; kivételes és alaposan indokolt esetekben – természetvédelmi projektek esetén az IH vagy KMB (JMC) jóváhagyhat magasabb arányt - visszaigényelhető általános forgalmi adó; - a Főszerződésben meghatározott projekt elszámolhatósági időszak előtt vagy után kifizetett költségek; - pénzbírság, pénzbüntetés, jogviták költségei; - kifizetendő kamatok költségei, hiteltúllépés; - valutaváltás jutaléka, valutaárfolyam-veszteség; - tartalék jövőbeli veszteségek vagy egyéb lehetséges jövőbeli kötelezettségek fedezésére; - jutalék és osztalék, profitkifizetés; - üzletrész és tőzsdei részvények vásárlása; - alkalmazottak (beleértve a köztisztviselőket és kormánytisztviselőket) nemzeti/regionális vagy helyhatósági költségvetésből finanszírozott fizetése a rendszeres tevékenységekért (az alkalmazottak napi szintű irányítási feladatai es törvény szerinti kötelességei); - tagdíjak és tiszteletdíjak; - lakhatási költségek, kivéve az 1080/2006/EK rendelet 7. cikke (2) bekezdésének megfelelő költségeket;
10.
-
-
-
-
természetbeni juttatások (pl. szoba, felszerelés vagy egyéb létesítmények ingyenes használata, díjazás nélküli önkéntes munka, általában minden pénzáramlással nem járó hozzájárulás); alvállalkozói szerződések, melyekben a fizetés a projekt összköltségének százalékában kerül megállapításra, kivéve, ha az ilyen jellegű fizetés az elvégzett munka vagy szolgáltatás tényleges értékéből adódóan indokolt; a programterületen kívül végrehajtott tevékenységek költségei, kivéve, ha azok a projekt szempontjából szükségesek és azokat a KTT (JTS)/IH vagy a KMB (JMC) előzetesen jóváhagyta; a vezető partnerhez vagy partnereihez nem közvetlenül kapcsolódó költségek; harmadik félnek továbbszámlázott költségek, melyeket nem a vezető partner/projekt partner részére állítottak ki; reprezentációs költségek (pl. ajándékok, virágok, üdvözlőlapok, stb.); illetékek; műtárgyak vásárlása; nem a projekttel kapcsolatos személyi jellegű kifizetések; a szerzői jog védelme alatt álló művekre a vezető partner vagy projektpartnerei nem igényelhetnek a szerzői jogokból származó visszatérítést; egy országon belüli (belföldi) pénzügyi tranzakciók költségei; garanciák költségei, kivéve a bankok vagy egyéb pénzintézetek által kibocsátott garanciákat a nemzeti vagy közösségi jogszabályok értelmében követelt összegben; adótanácsadás; szponzori díjak; egyéni ösztöndíjak, vagy korábbi tanulmányok, vagy szakképzés költségei; pénzdíjak vámok védnökség
3. Elkülönített számviteli nyilvántartás vezetése A Partner köteles az általa megvalósított projektrész összes költségére és a folyósított támogatásra vonatkozóan tételes és az ellenőrzés céljára elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni (hivatkozva a Tanács 2006. július 11-i 1083/2006/EK rendelet 60. § (d) bekezdésére) annak érdekében, hogy a projektrész gazdálkodása egyértelműen követhető és egyéb üzleti tranzakcióktól elkülöníthető legyen. Az elkülönített számviteli nyilvántartásnak mind könyvvitelileg, mind elektronikusan meg kell valósulnia, az alábbi feltételek szerint: - az elkülönítésből egyértelműen derüljön ki, hogy az adott projekt(rész)re vonatkozik; - legyen lehetőség az adott projektrésszel kapcsolatosan elszámolt költségeket leszűrve nyomtatni (számlalap/főkönyvi karton); - számviteli politikájában kerüljön leszabályozásra az elkülönített nyilvántartás kialakításának módja, mely helyszíni ellenőrzés során ellenőrzésre kerülhet.
11.
4. Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár bizonyítása a partner feladata és felelőssége. Közbeszerzési eljárás, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus szabályozása mentén beszerzett javak esetén, az eljárás dokumentációjának csatolásával szükséges igazolni a piaci ár betartását. Közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések esetében a hazai partner a közbeszerzési eljárás megindítása előtt legalább 15 munkanappal köteles megküldeni a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére az eljárást megindító ajánlati felhívást, valamint az ajánlati dokumentációt, ill. kétszakaszos eljárás esetén, a partner által készített részvételi dokumentációt. Rendkívüli sürgősség miatt alkalmazott hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás lefolytatása esetén pedig az ajánlattételi felhívás megküldését megelőző 5 munkanapon belül köteles benyújtani a fent említett dokumentumokat. Nem esik a hazai partner által lefolytatni kívánt közbeszerzés előzetes ellenőrzési kötelezettség alá, ha a beszerzés becsült értéke nem éri el a közösségi értékhatárt, azonban a hazai partner a közösségi rezsim szabályai szerint folytatja le a közbeszerzési eljárást. Közbeszerzési értékhatár alatti, de bruttó 1 000 EUR feletti beszerzések esetében legalább három érvényes, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű írásos ajánlat csatolásával, illetve a „Nyilatkozat a piaci ár igazolása” (ld. 8. melléklet) című nyilatkozat benyújtásával szükséges igazolni a piaci ár betartását, kivéve, ha a szerződést Partner és az olyan 100%-os tulajdonában levő gazdálkodó szervezet köti, amely felett ajánlatkérő – tekintettel a közfeladat, illetve közszolgáltatás ellátásáért vagy ellátásának megszervezéséért jogszabályon alapuló felelősségére – stratégiai és ügyvezetési feladatok ellátását illetően teljes körű irányítási és ellenőrzési joggal rendelkezik (kivételi kör), amely utóbbi esetben 3 ajánlat becsatolása nem szükséges. Az ajánlatnak a beszerzés eredményeképp létrejött megrendelő/szerződés keltezésénél korábbinak kell lennie, nem lehet azonban a keltezéstől számítva 3 hónapnál régebbi. Az ajánlat keltezésének, vagy benyújtásának időpontját Partner köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére fax visszaigazolás; személyes átvétel igazolása; tértivevény, dátumozott hivatalos árlista stb. becsatolásával igazolni. A piaci ár igazolásához beérkezett valamennyi ajánlatot a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére a partneri jelentéssel együtt kell benyújtani, nem magyar nyelvű ajánlatkérési dokumentáció esetében magyar nyelvű fordítás szükséges. A hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezethez benyújtott 3 ajánlatnak egymástól független ajánlattevőktől kell származnia1. Nem minősülnek függetlennek különösen azoktól az ajánlattevőktől származó ajánlatok, amely ajánlattevők között a Ptk. 685/B.§-a szerinti befolyás áll fenn. Nem alkalmas a piaci ár igazolására az az ajánlat, amelyet olyan személy adott, akiben a Partnernek, vagy a Partner vezető tisztségviselőjének, vagy felügyelőbizottsági tagjának, vagy valamely munkavállalójának, vagy ez előzőekben felsorolt személyek Ptk. szerinti közeli hozzátartozójának tulajdoni részesedése van, vagy abban az előzőekben megjelölt személyek vagy azok Ptk. szerinti közeli hozzátartozója vezető tisztségviselő, vagy felügyelőbizottsági tag. A Partner minden olyan esetben, amikor a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére piaci árat igazol a benyújtott legalább 3 ajánlatot érintően köteles nyilatkozni arról, hogy az ajánlatokat benyújtó ajánlattevők között a Ptk. 685/B §-a szerinti befolyás nem áll fenn. Partner köteles továbbá nyilatkozni arról is, hogy az általa becsatolt ajánlatok tekintetében az előző bekezdésben részletezett körülmények nem állnak fenn. 1
A 3 ajánlatnak rendelkezésre kell állnia, így célszerű több mint 3 ajánlattevőtől bekérni az ajánlatokat.
12.
Ha Partner a fentiek alapján nem köteles a piaci ár igazolására (kivételi kör) az erre vonatkozó nyilatkozatát köteles a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet részére benyújtani. A rendelkezésre álló ajánlatok közül a partner a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatást tartalmazó, vagy az összességében legkedvezőbb ajánlatot köteles elfogadni. Amennyiben a partner az utóbbi esetet választja, akkor indokolni köteles az összességében legkedvezőbb ajánlat elfogadásának okait, max. 1 oldalas bírálati összefoglaló formájában a következő minimális tartalommal: –
ajánlattevők neve,
–
ajánlat tárgya,
–
termék/szolgáltatás ára,
–
bírálati szempontok,
–
döntés,
–
döntés indokolása.
Abban az esetben, ha a hitelesítésre kijelölt szervezet álláspontja szerint a beszerzés szerződéses ára a jellemző piaci árnál bizonyíthatóan magasabb vagy a piaci ár igazolása a hitelesítést ellátó szervezeti egység felhívására sem történik meg, a hitelesítésre kijelölt szervezet jogosult a megjelölt teljes költség hitelesítésének megtagadására.
5. ÁFA szabályok alkalmazása ÁFA elszámolhatósága Egy adott számla értékéből az elszámolható költség megállapításakor figyelembe kell venni, hogy a számlát benyújtó partner ÁFA visszaigénylésre jogosult adóalany vagy nem. A partnernek erről minden egyes elszámolás benyújtásakor (ld. 1. melléklet) nyilatkoznia kell, az alábbiaknak megfelelően: 1. A pályázó nem alanya az ÁFA-nak. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. 2. A pályázó alanya az ÁFA-nak. A pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t visszaigényli. Az elszámolásnál az ÁFA nélküli (nettó) összeg kerül figyelembevételre. 3. A pályázó alanya az ÁFA-nak, de a pályázatban megjelölt tevékenységgel kapcsolatban felmerült költségeihez kapcsolódó ÁFA-t nem igényelheti vissza. Az elszámolásnál az ÁFA-val növelt (bruttó) összeg kerül figyelembevételre. ÁFA státusz fordított adózás esetén Amennyiben az elszámolásra benyújtott számla jogszabály szerint fordított adózás hatálya alá esik, az elszámolás folyamata a partner ÁFA státusza szerint a következőképpen alakulhat: –
–
Amennyiben a partner ÁFA levonásra jogosult (az ÁFA nem minősül elszámolható költségnek) az elszámoláshoz elégséges a számla nettó értékének megfelelően az alátámasztó dokumentumok benyújtása (az ÁFA bevallást az elszámoláshoz nem szükséges csatolni, azonban a VÁTI Nonprofit Kft. helyszíni ellenőrzés során ellenőrizheti). Ha a partner ÁFA levonásra jogosult, de ÁFA levonási jogot nem gyakorolhat, a partner a nettó összeg kifizetésének alátámasztására számlát és banki bizonylatot nyújt be. Az ÁFA
13.
összeg Nemzeti Adó- és Vámhivatal felé történő kifizetését a partner ÁFA összesítővel igazolja, a bevallás pedig a későbbi helyszíni ellenőrzés során kerül bemutatásra. Fordított adózás esetén a 2. melléklet szerinti nyilatkozat csatolása szükséges.
6. Számlákkal kapcsolatos követelmények A VÁTI Nonprofit Kft-hez elsőszintű ellenőrzésre benyújtott számláknak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie: Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények: 1. Belföldön (Magyar Köztársaság Államterületén) kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén az adattartalom egyezzen meg a számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabállyal (ld. 2007. évi CXXVII. törvény). 2. Külföldön kiállított számlák (vagy a számlával egy tekintet alá eső okiratok) esetében az adattartalom egyezzen meg az adott ország számlakibocsátásra vonatkozó hatályos jogszabályaival. Ezen számlák esetében fordítás biztosítása szükséges. Számla megjelenési formája szerinti követelmények: 1. Papíron kiállított számla (vagy a számlával egy tekintet alá eső okirat) esetén a „Számla kiállításának helyszíne szerinti követelmények”-nek kell megfelelni. 2. Elektronikus úton kibocsátott számlára vonatkozó szabályok: - vonatkozó hatályos jogszabálynak (ld. 2007. évi CXXVII. törvény) megfelelően lett kiállítva; - a partneri jelentésben elektronikusan is csatolásra került; - a partneri jelentésben nyomtatott formátumban is csatolásra került, melyen a magyar partner feltüntette a következőt: „Eredetivel megegyező hiteles másolat”.
7. Árfolyam-átváltási módszer Mivel a Főszerződések euróban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a partner költsége forintban vagy devizában keletkezett. A magyar partnereknek a VÁTI Nonprofit Kft.-hez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük. A VÁTI Nonprofit Kft. az adott időszakban elszámolható költségekről euróban állítja ki a hitelesítési nyilatkozatot. A nem euróban felmerült költségek euróra történő átváltására a következő módszer alkalmazása lehetséges: Jelentési időszak utolsó havában érvényes, az Európai Bizottság által közétett havi átlagárfolyam: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique¤c y=88&Language=en Figyelem! A magyar partner euróban felmerült költségeit euróban kell az elszámolásban is szerepeltetni! Nem lehetséges a magyar partner által a belső elszámoláskor alkalmazott árfolyamon forintosított összeget a fenti módszerek szerint újra euróra visszaváltani!
14.
VI.
KÖLTSÉGTÍPUSOK ÉS AZ ELSZÁMOLÁSUKHOZ SZÜKSÉGES DOKUMENTUMOK
Az alábbi költségkategóriák kerültek meghatározásra a SI-HU OP 2007-2013 keretén belül: 1. Személyi költségek 2. Külső szolgáltatások költségei 3. Beruházási költségek 4. Adminisztratív költségek 1. SZEMÉLYI KÖLTSÉGEK 1.1 Bérköltség 1.2 Utazás- és szállásköltségek, napidíjak A személyi költségek közé tartoznak: -
a hazai projekt partner (PP) alkalmazottainak projekthez kapcsolódó bérköltsége;
-
a projekt partnert terhelő vissza nem igényelhető adók, járulékok, hozzájárulások;
-
a hazai projekt partner (PP) alkalmazottainak projekthez kapcsolódó utazási és szállás költsége.
Alkalmazott alatt azon a projektben részt vevő személyek értendők, akik munkaszerződéssel, kinevezéssel rendelkeznek a hazai partnernél. Ez a költségkategória tehát csak a hazai partner azon alkalmazottaira értendő, akik teljes vagy rész munkaidőben foglalkoztatott munkavállalók a projektben. A köztisztviselők/közalkalmazottak/kormánytisztviselők személyi költségei nem elszámolhatóak, ha a feladatok a közintézmény törvényes kötelezettségeihez, napi szintű irányítási, ellenőrzési feladataihoz kapcsolódnak.
Általános szabályok A hazai partnernél felmerülő, a projekthez kapcsolódó bruttó személyi költségek az alábbi feltételek teljesülése mellett számolhatóak el: -
Szerepelnek a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban, ennek mellékleteiben és elfogadott módosításaiban;
-
A jogszabályoknak megfelelő szerződésen/megállapodáson alapulnak és ezzel alátámasztottak. A jogi alap nélkül az alkalmazottnak kifizetett pénzbeli juttatások nem elszámolhatóak;
-
Megfelelő módon dokumentáltak.
15.
Elszámolható költségnek minősülnek tehát a bruttó személyi költségek (melyek magukban foglalják a járulékokat, hozzájárulásokat, adókat) és egyéb, a munkavállalónak megfelelő jogi alapon kifizetett juttatások2, illetve a projekthez kapcsolódó utazási költségek. Kizárólag a valódi és ténylegesen kifizetett költségek elszámolhatóak – melyek bérjegyzékkel vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal alátámasztottak. Ki kell emelni továbbá, hogy a személyi költségek teljes összege arányban kell, hogy álljon a résztvevő munkatársak szakmai tudásával és a projektre fordított munka mennyiségével. A partner alkalmazásában álló munkavállalókkal megbízási/vállalkozási szerződés nem köthető.
Specifikus szabályok A projekten dolgozó – nemzeti, regionális vagy önkormányzati költségvetésből finanszírozott intézmények – alkalmazottainak bére elszámolható költség, amennyiben a munkaszerződésükből vagy más releváns dokumentumból egyértelműen kitűnik a következő: -
A projekten belüli szerepük, feladataik és munkavégzésük mértéke, A projektben való részvétel időszaka, A projektben elvégzett munka százalékaránya a havi munkához képest, illetve egy záradék arról, hogy a projektben elvégzett munka nem kerül finanszírozásra semmilyen más közpénzből származó forrásból (a kettős finanszírozás tilos).
A munkával kapcsolatos étkezési hozzájárulás, napidíjak és utazási költségek elszámolhatóak a vonatkozó nemzeti jogszabályokkal összhangban. Magyarországon egyéb cafeteria elemek nem elszámolhatóak.
I.1.1
Bérköltségek
Alátámasztó dokumentumként kötelező benyújtani a munkaszerződést, amelyből egyértelműen kiderül a projektben történő munkavégzés mértéke (rész vagy teljes munkaidő). A költségek elszámolhatósága a munkaviszony létesítésének napján kezdődik. A bérköltségek és a hozzá kapcsolódó közterhek elszámolása a ténylegesen ledolgozott és leigazolt munkaórák alapján történik. A projekt keretében maximálisan a költségvetési táblában jóváhagyott összeg erejéig számolható el költség. a) Teljes munkaidőben foglalkoztatottak személyi költségei Ha valaki teljes munkaidőben áll alkalmazásban a projektben, a teljes bérköltsége elszámolható. Ebben az esetben havi munkaidő nyilvántartót kell vezetni. A projekten dolgozó alkalmazott betegszabadsága vagy egyéb fizetett távolléte esetén csak a munkáltató által fedezett költségek elszámolhatóak. Bármely más forrásból finanszírozott költségek nem elszámolhatóak.
2 A munkavállaló juttatásai csak abban az esetben elszámolható költségek, ha közvetlenül a projekt tevékenységeihez kapcsolódnak, és nem az alkalmazott napi szint_ irányítási feladataihoz és törvényes kötelezettségeihez.
16.
b) Részmunkaidőben foglalkoztatottak személyi költségei A projektben részmunkaidőben foglalkoztatott alkalmazottak esetén az elvégzett munkáról, napi munkaidő-nyilvántartót kell vezetni, feltüntetve rajta a munkavállaló nevét, projektre való hivatkozást, az elvégzett tevékenység dátumát/idejét és magát a tevékenységet. A munkaidőnyilvántartókat mind az alkalmazott, mind a felelős személy aláírásával el kell látni. Aláírásával a felelős személy tanúsítja, hogy a projektben elvégzett munkára vonatkozó feltüntetett adatok valódiak és helyesek, illetve, hogy a munkaidő-nyilvántartón szereplő tevékenységek és a hozzájuk kapcsolódó költségek esetében nem merül fel kettős finanszírozás. c) Természetbeni juttatások A természetbeni juttatások (önkéntes munka) nem elszámolható költségek. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok -
-
-
I.1.2
bérköltségek csak akkor elszámolhatóak, ha megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak. munkaszerződés egy példánya / munkaszerződés kiegészítése/ kinevezés a projektben való munkavégzésre (csak az első olyan előrehaladási jelentéssel együtt, amely tartalmaz az adott alkalmazottra vonatkozóan elszámolni kívánt költséget) amennyiben a munkaviszonyra irányuló szerződés nem tartalmazza az elvégzendő feladatok részletes leírását, munkaköri leírás becsatolása szükséges; napi és/vagy havi munkaidő-nyilvántartó az elvégzett tevékenységekről (a felelős személy és a munkavállaló által aláírva); bérszámfejtő lap, vagy bérjegyzék, vagy azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; a nettó bér kifizetését igazoló dokumentum, csoportos átutalás esetén a partner képviselőjének nyilatkozata arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállaló bérét; a járulékok, adók, hozzájárulások kifizetését igazoló dokumentum, és a partner képviselőjének nyilatkozata arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket; a bérköltségek kiszámítását tartalmazó táblázat (Segédlet a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében elszámolt bérekhez - 3. melléklet) a bérköltségek kiszámítási módszerének leírása. Utazási és szállásköltségek, napidíjak
A projektben a hazai partner szervezetek alkalmazottainak utazási-, szállásköltségei és napidíjai számolhatóak el a hatályos jogszabályoknak megfelelően. Általánosságban, a köztisztviselők/ közalkalmazottak/kormánytisztviselők esetén az intézményi szabályokat kell követni, míg a civil szervezetek esetében a nemzeti társfinanszírozást nyújtó szervezetek előírásait. Utazás és szállásköltségek A következő specifikus szabályokat kell betartani, amennyiben azokat a fent említett szervezet másként nem szabályozza: - a leggazdaságosabb közlekedési módot kell választani. E szabálytól való eltérést mindig alaposan meg kell indokolni. - a szállásköltségek elfogadhatóak, amennyiben az átlagos árkategóriába esnek. A magasabb árakat (több mint 100 euró/éjszaka) alaposan meg kell indokolni. - a projekttel kapcsolatos megbeszéléseket a programterületen belül kell megtartani. A programterületen kívüli utazási költségek abban az esetben számolhatók el, ha azok
17.
-
szerepelnek a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban, vagy azokat KTT (JTS)/IH vagy a KMB (JMC) előzetesen elfogadta. A repülőút elszámolható 400 km-nél hosszabb utak és turistaosztályra szóló jegy esetében. 400 km-nél rövidebb út esetén a legolcsóbb közlekedési eszközt kell választani. Magánautó vagy céges autó használata abban az esetben megengedett, ha ez a leggazdaságosabb közlekedési eszköz, vagy jelentős mértékben időt spórol. Maximálisan az APEH üzemanyag-norma elfogadható. (céges autó használatával kapcsolatos kiadásokat az adminisztratív költségként, az itt említett feltételek betartása mellett lehet elszámolni)
Napidíj -
-
A napidíjak elszámolhatóak, ha összhangban vannak a vonatkozó nemzeti szabályokkal. A napidíj elszámolásánál a kiküldetés idejét megfelelően alá kell támasztani (pl. az esemény időtartama) és annak utazási dokumentációval (pl. repülés ideje) összhangban kell lennie. napidíjakat azon projekt személyzet, projekt résztvevők számára lehet elszámolni, akik a projekt érdekében külföldre utaznak, illetve egy napnál több időt töltenek távol a szokásos székhelyüktől napidíj esetén az elszámolható napok száma a konferencia/találkozó/rendezvény stb. (továbbiakban ”esemény”) napok számával megegyező lehet, kiegészítve az „esemény” előtti és utáni 1-1 nappal (Kivéve: Költséghatékonyságot alátámasztó nyilatkozat csatolása mellett elszámolt hosszabb időszak. Ez esetben a VÁTI Nonprofit Kft. az elszámolást felülvizsgálja.)
FIGYELEM! Külföldi napidíjak kizárólag a kinn töltött éjszakákra számolhatók el, amennyiben az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat alkalmazzák. A külföldi napidíjak nem haladhatják meg az Európai Bizottság által meghatározott napidíjakat: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/documents/perdi em_200912_version_to_be_published.pdf A külföldi napidíjak elszámolására a következő módszerek lehetségesek: -
Az EU Bizottság által megállapított ráta szerinti napidíj biztosítása esetén, a külföldi napidíjnak kell fedeznie a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, azaz a napidíjon felül további szállás, ellátás, helyi közlekedés költség nem számolható el.
-
Amennyiben a magyar partner belső szabályozása szerinti külföldi napidíj kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége és helyi közlekedési költségek elszámolhatók a napidíjon felül. Egyéb ellátási költségek nem számolhatók el.
-
Amennyiben külföldi napidíj nem kerül kifizetésre, szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés költsége, helyi közlekedési költségek és ellátási költségek elszámolhatók.
Elszámolásához szükséges dokumentumok Utazási költségek - utazási-, szállásköltségek és napidíjak csak akkor elszámolhatóak, ha azok megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak; - belföldi/ külföldi kiküldetési rendelvény; - a költségtérítés kifizetését igazoló dokumentumok; - a projektmenedzser és a kiküldött aláírásával ellátott úti jelentés - egyéb alátámasztó dokumentumok (pl.: meghívók, napirend, emlékeztetők, fotók, stb., amennyiben releváns) - nem gépkocsival történő utazás esetén vonatjegy és/vagy buszjegy és/vagy repülőjegy, stb.
18.
Szállásköltségek elszámolása esetén a fentieken kívül: - eredeti számla - a számla kifizetését igazoló dokumentum Napidíjak esetén a fentieken kívül: - napidíj számfejtését alátámasztó számfejtést igazoló dokumentum - napidíj kifizetését igazoló dokumentum - közterhek kifizetését igazoló dokumentum és a partner képviselőjének nyilatkozata arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállaló napidíjával kapcsolatos közterheket A céges autó használatával kapcsolatos kiadásokat az adminisztratív költségként lehet elszámolni. Külső szakértők utazási-és szállásköltségei A külső szakértők utazási- és szállásköltségeit, valamint napidíjait a velük kötött szerződésbe bele kell foglalni. A külső szakértők utazási költségeit a külső szolgáltatások költségvetési soron kell szerepeltetni.
2. KÜLSŐ SZOLGÁLTATÁSOK KÖLTSÉGEI Ezen költségkategóriába tartoznak a projekten belül a külső szakértők által elvégzett, a projekthez kapcsolódó szolgáltatások költségei. A külső szolgáltatások költségei akkor elszámolhatóak, ha a hazai partner nem rendelkezik elegendő kapacitással és/vagy megfelelő képesítéssel a projektmenedzsmenthez kapcsolódó feladatok (pl. pénzügyi menedzsment, koordináció, adminisztráció stb.) és a lent felsorolt tevékenységek végrehajtására. Az alábbi költségek elszámolhatóak: -
-
-
Rendezvényszervezés költségei (pl. találkozók, konferenciák, képzések, workshopok, szemináriumok), melyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt célkitűzéseihez; a költségek tartalmazhatják a helyszín vagy berendezés bérleti díját, fordítási, tolmácsolási költségeket – és amennyiben szükséges, nyomtatott anyagok/röplapok, vendéglátás, étkezés indokolt mértékű költségeit; (max. 30 EUR/fő), stb.; Tanulmányok, kutatások, tervek, képzések stb. költségei; Tájékoztatási és nyilvánossági tevékenységek költségei, a projekt eredmények terjesztésének és népszerűsítésének költségei (pl. publikációk, kiadványok, sajtóközlemények, hirdetések, hírlevelek, honlapok stb.); Áruk vagy résztvevők szállítási költségei; Dokumentumok/anyagok fordítási költségei; Eszközök bérleti díja is elszámolható költség, amennyiben közvetlenül kapcsolódik a társfinanszírozott projekt célkitűzéseihez és a bérleti díj összege nem haladja meg az eszköz vételárát.
Elszámolható pénzügyi és ellenőrzési szolgáltatások: -
Jogi konzultációs díjak, jegyzői díjak, tanácsadási díjak, amennyiben közvetlenül kapcsolódnak a projekt megvalósításához; 19.
-
Ellenőrző tevékenységek, amennyiben az IH/NH kéréséhez kapcsolódnak; Pénzügyi garanciák díjai, amennyiben ezen garanciákat a nemzeti vagy uniós jogszabályok követelik meg.
Általános szabályok A külső szolgáltatások (szakértők/tanácsadók, árubeszerzés, szolgáltatások általában) költségeihez olyan, a projektben külső szakértő díja tartozik, aki a hazai partnerrel nem áll munkaviszonyban, hanem a külső szakértővel a hazai partner megbízási/vállalkozási/egyéb szerződéses jogviszonyt létesít. A munkához kapcsolódóan a hazai partner által fizetett, jogszabályoknak megfelelő adók és járulékok szintén elszámolhatóak (kivétel ez alól a visszaigényelhető ÁFA). -
-
-
-
-
a hatályos nemzeti közbeszerzési szabályok szerint kell eljárni; s ehhez kapcsolódóan a teljes közbeszerzési dokumentációt kötelező benyújtani (amennyiben ez nem történik meg, a költségek nem elszámolhatóak). a külső szakértők munkája elengedhetetlen kell, hogy legyen a projekt szempontjából. a költséghatékonyság szabályait betartva a külső szakértők díja elfogadható mértékű kell, hogy legyen. Az 500 euró feletti szakértői díjak/nap csak indokolt esetben számolhatók el. a díjazás összhangban kell, hogy legyen a tapasztalat és szakértelem mértékével (bizonyíthatóan). A hazai partner(ek) nem szerepelhet(nek) szállítóként (nem köthető velük vállalkozói/alvállalkozói szerződés, melyben fizetés ellenében szolgáltatást vagy termékeket kínál). A hazai partner szervezet alkalmazottai nem kaphatnak díjazást külső szakértőként a projektben elvégzett munkáért. Külső szakértők megbízása esetén ennek megfelelő jogi alapot kell biztosítani szerződés/dokumentáció, amely egyértelműen tartalmazza az elvégzendő szolgáltatás leírását és a projekthez való kapcsolódást. Társintézmények közti szerződések (pl. olyan intézmények közti szerződések, melyek formálisan különállók, de személyi, pénzügyi, működési szinten összekapcsoltan működnek) csak akkor jogosultak, ha ezek igazolt valódi és elszámolható költségek, járulékos díjak nélkül. A külső szakértő kapcsolódó költségeit (utazás, szállás, napidíj) a külső szakértővel kötött szerződésben megjelölt díjazás magába kell, hogy foglalja.
A vendéglátás költségeire a következő szabályok érvényesek: -
a kapcsolódó eseménynek szerepelnie kell a jóváhagyott pályázati formanyomtatványban; a részvételhez kapcsolódó dokumentációt (pl. jelenléti ív) be kell nyújtani (csak az eseményt szervező partner esetében); a projekt partnerek (partnerszervezeten belüli) belső megbeszélésének vendéglátási költségei nem elszámolhatóak; vacsora költségek csak kivételes esetben, külső helyszínen megtartott programok (ennek szerepelnie kell a pályázati formanyomtatványban) esetében számolhatók el; a vonatkozó nemzeti szabályokat tiszteletben kell tartani.
Nem elszámolható a megbízási/vállalkozási díj azon részre, amely a projekt összköltségének vagy az egyes tevékenységek költségeinek százalékos mértékében került megállapításra, kivéve, ha ez a fizetési mód a hazai partner által indokolt, az elvégzett munka vagy szolgáltatás tényleges értékéből adódik (pl. tervezési díj, műszaki ellenőri díj, könyvvizsgálói díj stb., kamarai díjszabás alapján).
20.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok A hitelesség, korrektség, eredményesség és hatékonyság feltételeinek megfelelően a hazai partnernek a partneri jelentéssel együtt a következő dokumentumokat kell benyújtani a külső szakértő díjazásának elszámolásához: -
-
-
a külső szakértő/szervezet kiválasztási folyamatát (közbeszerzés vagy piaci ár igazolása három árajánlat - bruttó 1.000 eurót meghaladó, de közbeszerzési értékhatárt el nem érő esetekben) igazoló dokumentumok; kapcsolódó szerződés vagy megrendelés (melyben amennyiben releváns nevesítve van a külső szakértő, és melynek tartalma a Főszerződéssel, illetve a pályázattal összhangban van, és részletesen tartalmazza az adott szakértő projekttel kapcsolatos feladatainak leírását) eredeti számla vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum (pl. bérszámfejtő lap, stb.); kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat másolata) a projektmenedzser által aláírt teljesítésigazolás; az elvégzett munka eredménye (tanulmány, kiadvány, stb., 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetében a köteles példány CD-n is csatolandó); találkozók, rendezvények szervezése esetén a teljesítést alátámasztó dokumentumok (meghívó, program/napirend, jelenléti ívek, emlékeztetők stb.); számlák, bérszámfejtések, közterhek kifizetésének bizonylata bruttó 1.000 eurót meghaladó beszerzés esetén Nyilatkozat piaci ár igazolásához
3. BERUHÁZÁSI KÖLTSÉGEK Ezen költségkategóriába tartoznak: -
Beruházás eszközökbe/berendezésbe; Építési munkák; Földvásárlás; Ingatlanvásárlás; Eszközbeszerzés.
A beruházási költségek csak akkor elszámolhatóak, ha szerepelnek a pályázati formanyomtatványban és azok a program Monitoring Bizottsága által jóváhagyásra kerültek.
VI.3.1 Beruházás eszközökbe Különbséget kell tenni a következő típusú eszközök között: 1. Mobilis eszközök (mozgatható – pl. számítógép, bútor); 2. Immobilis eszközök (installált, helyhez rögzített) A hazai partner bármely eszközt a vonatkozó nemzeti közbeszerzési jogszabályokkal összhangban köteles beszerezni. Az eszközökre vonatkozó elszámolható költségek magukba foglalják az összes szükséges költséget ahhoz, hogy az eszköz működőképes és használható legyen: - Eszköz beszerzése; - Telepítés költsége; 21.
-
Beszerzéshez kapcsolódó extra költségek (pl. kézbesítési, kezelési vagy üzembe helyezési költség).
A beszerzett eszközön címkét/táblát kell elhelyezni összhangban a Kedvezményezetti útmutató a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához c. dokumentum előírásaival (1.4. pont). Továbbá, külön szabályok érvényesek az alábbi eszközökre: a) “Adminisztratív” eszközök (főként a projektmenedzsmenthez kapcsolódnak); b) “Technikai, tartalomhoz kapcsolódó” eszközök (főként a projekt végrehajtás tartalmi részéhez kapcsolódnak). Általánosságban, minden eszköznek közvetlenül kapcsolódnia kell a projekthez. Ha az eszközt nem kizárólag a projekt céljaihoz kapcsolódóan használják, akkor annak költségei csak arányos módon számolhatók el a projektben. Ezt a megoszlást korrekt, jól alátámasztott és méltányos módszerrel szükséges kiszámítani. Ez a módszer alkalmazandó pl. a részmunkaidőben foglalkoztatott munkaerő foglalkoztatásához kapcsolódó beruházások esetén.
Példa: Példa a projektben beszerzett számítógép esetén: Potenciális jogosult költség: 144 A számítógépen dolgozó alkalmazott hány %-ban használja a projektben az eszközt: 50% Végső jogosult költség: 72
Az eszköznek nélkülözhetetlennek kell lennie a projekt végrehajtásához, csak annak céljaira használható, és az elszámolhatósági időszakon belül kell beszerezni. Az alábbiakban találhatók a különböző típusú eszközökre vonatkozó specifikus szabályok: a) Adminisztratív eszközök: Ebbe a kategóriába tartozik azon eszközök beszerzése, melyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt célkitűzéseihez, de nem csak a projekt céljaira használják őket. Ilyen eszköz például a számítógép. Asztali számítógép és a telefon költségei elszámolhatóak (arányosan az alkalmazottak számához viszonyítva – nem több számítógép, mint alkalmazott). Laptopok és mobiltelefonok beszerzési költségei csak indokolt esetben számolhatók el (szükségesség és hasznosság). b) Technikai eszközök: Ebbe a kategóriába tartozik azon eszközök beszerzési költsége, melyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt céljaihoz és csak a projekt céljaira használják őket. Ebben az esetben a teljes beszerzési költség elszámolható lehet. A specifikus “technikai” eszközök, mint a software-ek, műszerek, számítógépek, mobil telefonok, laptopok, irodai bútorok, nyomtatók elszámolhatóak abban az esetben, ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt tartalmához és nélkülözhetetlenek az eredmények eléréséhez. c) Használt eszközök: A használt eszközök beszerzési/értékcsökkenési költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: 22.
-
Az eladónak ki kell állítania egy igazolást arról, hogy az eszköz az elmúlt hét évben nem került finanszírozásra nemzeti közpénzből vagy Európai Uniós forrásból; Az eszköz ára nem lehet magasabb a piaci árnál, és nem lépheti túl egy hasonló új eszköz beszerzési árát; Az eszköznek rendelkeznie kell a szükséges technikai tulajdonságokkal és meg kell, hogy feleljen a vonatkozó normáknak/standardoknak.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok Az eszközbeszerzés alátámasztottak: -
költségei akkor elszámolhatóak, ha megfelelően dokumentáltak
és
a szállító kiválasztási folyamatát (közbeszerzés vagy piaci ár igazolást) igazoló dokumentumok; a nemzeti jogszabályokkal összhangban megkötött szerződés; szerződés teljesítését igazoló dokumentumok (átadás-átvételi jegyzőkönyv, üzembe helyezést igazoló dokumentum; nyilvántartásba vétel bizonylata; vállalkozó által szolgáltatandó garanciák, biztosítékok stb.; Eredeti számla vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; Kifizetést igazoló dokumentumok;
Használt eszközök beszerzése esetén, a fentieken túlmenően benyújtandó dokumentumok: - az eladó nyilatkozata arról, hogy az eszköz vásárlásához nem használtak fel nemzeti vagy közösségi támogatást az eladást megelőző hét évben; - igazolás arról, hogy az eszköz eladási ára nem haladja meg a piaci árat, és alacsonyabb, mint egy hasonló, új berendezés eladási ára, továbbá, hogy a berendezés rendelkezik a működéshez szükséges műszaki jellemzőkkel.
Értékcsökkenés Az értékcsökkenési költségek akkor elszámolhatóak, ha a vételár korábban nem került már finanszírozásra más nemzeti közpénzből vagy Európai Uniós forrásból. Az értékcsökkenést közvetlenül a projektben kell felhasználni és a projekt időtartama alatt kell, hogy felmerüljön. Értékcsökkenést (a teljes vételár helyett) akkor kell alkalmazni, amikor az eszköz gazdasági élettartama hosszabb, mint a projekt időtartama (nem az elszámolhatósági időszakra vonatkozik), és amelyeket a projekt lezárása után nem a projektpartnerek vagy a projekt célcsoportja használja a projekt fenntartása érdekében. Az értékcsökkenési költségek azon része jogosult támogatásra, amely a projekt céljaira történő felhasználással arányos mértékű. (pl. amennyiben adminisztratív eszköz beszerzésére kerül sor, akkor az eszköz adott időszakra vonatkozó értékcsökkenési leírása a jogosult költség.) (Ha az adminisztratív eszközt nem csak a projekt érdekében használják, akkor a használat mértékének megfelelő értékcsökkenési leírás a jogosult költség) Az eszköz értékcsökkenési költsége az alábbi feltételek igazolása mellett számolható el: - értékcsökkenés elszámolása esetén nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról;
23.
-
-
az értékcsökkenés értékét a hatályos számviteli és társasági adó törvénnyel összhangban állapították meg; az értékcsökkenés értéke szerepel a mérlegben és az eredmény-kimutatásban, az eszköz pedig a nyilvántartásban; partner nyilatkozata arról, hogy az eszköz vásárlásához korábban nem használtak fel nemzeti, vagy közösségi támogatást; Az értékcsökkenést az eszköz használatával arányosan számolják el; Az értékcsökkenést arányosan számolják el az előrehaladási jelentésekben, a 9. sz. Összesítő az értékcsökkenés elszámolásához c. dokumentumon (a projektre vonatkozó teljes értékcsökkenési összeg nem számolható el egy összegben, egy adott időszakban); Az összeg (százalék és időtartam) bármikor ellenőrizhető.
Az értékcsökkenés kiszámításához a következő információ szükséges: - a beszerzett eszköz ára, a leírása módja, a leírási kulcs mértéke; - a beszerzés dátuma; - az évek száma, amely alatt a költség leírható; - az eszköz élettartamán felül az eszköz kizárólagos projekt céljaira való használatának %-os mértéke. A számlát és a kötelezően benyújtandó alátámasztó dokumentumokat csak az első olyan előrehaladási jelentéssel együtt szükséges benyújtani, amely tartalmaz az adott eszközre vonatkozóan elszámolni kívánt költséget.
Lízing Lízing esetén az az összeg elszámolható, amelyet a bérbevevő fizet a bérbeadónak. A bérbeadó költségei nem elszámolhatóak. A lízing költségei az alábbi feltétek mellett számolhatóak el: - A bérbevevő által a bérbeadónak fizetett lízing részlet összegét alá kell támasztani a kifizetés bizonylatával (számla vagy azzal egyenértékű bizonyító dokumentum); - Amennyiben a lízing szerződés magába foglalja a megvásárlás lehetőségét vagy előírja a lízing minimális időtartamát (amely megegyezik a szerződés tárgyának élettartamával), az elszámolható költség maximális összege nem haladhatja meg a lízingelt tárgy piaci értékét; - Amennyiben a lízing szerződés nem tartalmazza a megvásárlás lehetőségét és a lízing minimális időtartamát (amely így rövidebb, mint a szerződés tárgyának élettartama), a lízing részletek a projekt időtartama alatt elszámolhatóak. Ebben az esetben a bérbevevőnek igazolnia kell, hogy a lízingelés volt az eszköz beszerzésének leggazdaságosabb módja. Amennyiben a költségek alacsonyabbak lettek volna más módon (pl. eszközbérlés), a különbséget le kell vonni az elszámolható költségekből. Amennyiben a lízing szerződés időtartama túlnyúlik a projekt záró dátumán (azaz a fizetési határidők), csak a ténylegesen kifizetett költségek elszámolhatóak.
VI.3.2 Építési munkák Az építési munkák akkor tekinthetők elszámolható költségnek, ha közvetlenül kapcsolódnak a projekt célkitűzéseihez. Ide tartoznak mindazon tevékenységek költségei, melyek az építési munkák előkészítéséhez és kivitelezéséhez kapcsolódnak, ideértve a műszaki dokumentációt is.
24.
A közbeszerzési dokumentációt, az építési munkáról szóló szerződést, az elvégzett tevékenységek megnevezését és felhasznált anyagokat tartalmazó számlákat, a záró műszaki jelentést és a hivatalos átadás-átvételi jegyzőkönyvet (ha szerepel a szerződésben), az üzemeltetési vagy használatbavételi engedélyt, illetve az aktuális kifizetési bizonylatokat mellékelni kell. Benyújtandó továbbá a fordított ÁFA elszámolásához szükséges dokumentáció (amennyiben releváns). Elszámoláshoz szükséges dokumentumok Az építési munka költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: -
-
jogerős építési engedély, ha korábban nem került benyújtásra; a kivitelező kiválasztási folyamatát (közbeszerzés vagy piaci ár igazolás) igazoló dokumentumok; a nemzeti jogszabályokkal összhangban megkötött szerződés; szerződés teljesítését igazoló dokumentumok (műszaki ellenőr nyilatkozata (a kapcsolódó számlán vagy külön dokumentumban), építési napló, amennyiben releváns műszaki átadásátvételi jegyzőkönyv, stb., legkésőbb a projekt záró jelentésének benyújtásakor:, használatba vételi engedély, működési engedély, nyilvántartásba vétel bizonylata, stb.); egyéb a kivitelezői szerződésben szereplő, a teljesítés igazolásához szükséges dokumentumok; vállalkozó által szolgáltatandó garanciák, biztosítékok stb.; eredeti számla vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; kifizetést igazoló dokumentumok;
Fordított ÁFA elszámolásához benyújtandó dokumentumok (amennyiben jogosult költség): - „ÁFA összesítő fordított adózás esetén” elnevezésű táblázat (2. számú melléklet); - az ÁFA befizetését igazoló dokumentumok; - ÁFA-bevallás, amennyiben a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnak befizetendő ÁFA összege nem éri el számla alapján kiszámított a fordított ÁFA összegét.
VI.3.3 Földvásárlás A földvásárlásnak közvetlenül kapcsolódnia kell a projekt célkitűzéseihez. A földvásárlás költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: a) Rendelkezésre áll egy független értékbecslő vagy illetékes szerv igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket; b) A földvásárlás költsége nem haladja meg a projekt összes elszámolható költségének 10%-át, kivételes és alaposan indokolt esetekben – természetvédelmi projektek esetén az IH vagy KMB (JMC) jóváhagyhat magasabb arányt. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok A földvásárlás költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak alátámasztottak: - adásvételi szerződés (aktuális partneri jelentéssel együtt kell benyújtani);
és
25.
-
eredeti számla (amennyiben alkalmazható) vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; kifizetést igazoló dokumentumok; az utolsó részszámla kifizetésekor tulajdoni lap, nyilvántartásba vétel bizonylata; egy független értékbecslő igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket.
Példa a földvásárlás elszámolható költségének kiszámítása A Kedvezményezett az alábbi költségeket kívánja elszámolni: Földvásárlás teljes költsége Egyéb elszámolható projekt költségek Összes költség
125.000 € 200.000 € 325.000 €
Feltételezés: A kedvezményezett a föld vételi árának maximálisan elszámolható költségét kérelmezi, ami az összes elszámolható költség 10%-a.
Számítási példa: a=(b/c)*d Vagy: a=(200000/0,9)*0,1=22.222,22 Ahol: a = a földvásárlás elszámolható költsége b = egyéb elszámolható projekt költségek c = az egyéb elszámolható költségek aránya az összes elszámolható költséghez viszonyítva (90% azaz 0,9) d = a földvásárlás elszámolható költségeinek aránya (10% azaz 0,1) A 102.778 € különbség (125.000 € - 22.222 € = 102.778 €) a földvásárlás nem elszámolható költsége.
VI.3.4 Ingatlanvásárlás Amennyiben az ingatlanvásárlás közvetlenül kapcsolódik a projekt célkitűzéseihez, költségei az alábbi feltételek mellett számolhatóak el: a) Rendelkezésre áll egy független értékbecslő igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket; b) Rendelkezésre áll az illetékes hatóság által kibocsátott működési engedély a tervezett tevékenységekre, vagy igazolni kell az engedély megszerzésének akadályait, melyek meghatározott időn belüli elhárításáért a hazai partner felelősséget vállal; c) Igazolni kell, hogy az ingatlan az elmúlt tíz évben nem részesült támogatásban, amely miatt kettős finanszírozás lépne fel, ha az ingatlan a Strukturális Alapokból is támogatást kapna; d) Az ingatlant az Irányító Hatóság által meghatározott vagy jóváhagyott célokra és időszakon belül használják; e) Az épületet csak a projekt célkitűzéseinek megfelelően lehet használni; ez különösen vonatkozik arra, hogy az épületet közigazgatási szolgáltatások helyszínéül csak akkor lehet használni, ha ez összhangban van az ERFA támogatásra jogosult tevékenységeivel;
26.
f)
Az ingatlan rendeltetését és tulajdonjogát a projekt lezárása után legalább öt évig fenn kell tartani.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok Az ingatlanvásárlás költségei elszámolhatóak, amennyiben megfelelően dokumentáltak és alátámasztottak: - adásvételi szerződés (aktuális kifizetési kérelemmel kell benyújtani); - eredeti számla (amennyiben alkalmazható) vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentum; - kifizetést igazoló dokumentumok; - az utolsó részszámla kifizetésekor tulajdoni lap, nyilvántartásba vétel bizonylata; - Egy független értékbecslő igazolása arról, hogy a vételár nem haladja meg a piaci értéket; - legkésőbb a záró jelentés benyújtásakor a működéshez szükséges jogerős hatósági engedély; - nyilatkozat, hogy az ingatlan az elmúlt tíz évben nem részesült támogatásban más közösségi forrásból.
4. ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK Az adminisztratív költségek maximális aránya a projekt összes elszámolható közvetlen költségeinek maximum 25%-a lehet. Az adminisztratív költség kiszámításához és benyújtásához kétfajta módszer alkalmazható: -
Amennyiben a partner által igényelt adminisztratív költségek nem lépik túl a teljes jogosult (adminisztratív kiadásokhoz kapcsolható) költség 7%-át, a “flat rate” (átalányszámítás) módszere alkalmazható. Az adminisztratív kiadásokat igazoló dokumentáció a partnernél megőrzésre kerül, és nem kerül a partneri előrehaladási jelentésben továbbításra. A kiadásokat a nemzeti kontrollerek helyszíni ellenőrzés során fogják ellenőrizni. A hazai partnerek előzetesen egyeztetni kötelesek a hitelesítési tevékenységre kijelölt területi irodával a “flat rate” módszer alkalmazásáról. (adminisztratív költsége összesítője - 4. számú melléklet - nyújtandó be)
-
Amennyiben a partner által igényelt adminisztratív költségek meghaladják a teljes jogosult (adminisztratív kiadásokhoz kapcsolható) költség 7%-át, minden kiadást teljes mértékben alátámasztani szükséges a partneri jelentésben.
Az adminisztratív költségkategóriába kétféle típusú költség tartozik: - Közvetlen adminisztratív költségek: azon költségek, melyek egyértelműen (és teljes összegben) a projekthez tartoznak; - Közvetett adminisztratív költségek (»rezsi«): azon költségek, melyek nem rendelhetők egyértelműen és teljes összegben a projekthez, csak megfelelő nyomonkövetéssel és számítási módszerrel (pl. nem csak a projekt érdekében működő iroda áram, bérleti és fűtési díja, melyek arányosítva vannak a projekthez a projektre fordított órák alapján).
Közvetlen adminisztratív költségek A közvetlen adminisztratív költségek az alábbi feltételek mellett számolhatóak el:
27.
-
Közvetlen költségek (egyértelműen a projekthez kapcsolódnak); Ténylegesen felmerültek és kifizetésre kerültek; Számlákkal vagy egyéb, azzal egyenértékű bizonyító erejű dokumentummal alátámasztottak.
Néhány példa az elszámolható közvetlen adminisztratív költségekre: - Azon rezsiköltségek (bérleti díj, fűtés, áram, víz, karbantartás), melyek kizárólag a projekthez kapcsolódnak (pl. önálló iroda költségei) - Telefon- és postaköltségek, fénymásolás, irodaszerek költségei, melyek kizárólag a projekthez kapcsolódnak. Elszámoláshoz szükséges dokumentumok (7% felett) -
a vállalkozó kiválasztási folyamatát igazoló dokumentumok (ide értve a közbeszerzési jogszabályokkal összhangban történt kiválasztás dokumentációját); megrendelő vagy szerződés; eredeti számlák; kifizetés bizonylatai
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok (7% alatt) -
adminisztratív költség összesítő (ld 4. melléklet - a kiadásokat és az alátámasztó egyéb dokumentumokat a nemzeti kontrollerek helyszíni ellenőrzés során fogják ellenőrizni).
Közvetett adminisztratív költségek A közvetett adminisztratív költségek az alábbi feltételek mellett számolhatók el: -
Nem lehet azokat egyértelműen a projekthez kapcsolni; Az arányosan elosztott közvetett adminisztratív költségeket a projekt végrehajtásához kell rendelni; A költségek megfelelően dokumentáltak, időnként ellenőrzésre kerülnek; A közvetett adminisztratív költségek számítási módszerét ismertetni és indokolni kell.
Példák számításra: o o o
Képlet: “a projekten dolgozó emberek száma / a partner szervezetében vagy a részlegen dolgozó emberek száma”; Képlet: “projektre fordított munkaórák száma / a partner szervezetében vagy a részlegen összesen ledolgozott órák száma”; Képlet: “a projekten dolgozó alkalmazottak által használt négyzetméterek száma / a szervezet vagy részleg alapterülete/négyzetméterek száma”.
Néhány példa az elszámolható közvetett adminisztratív költségekre: - Külső cég által végzett könyvelés (pl. könyvelés, bérszámfejtés); - Irodai szerek és szolgáltatások (pl. fénymásolás, levelezés, telefon, fax, internet); - Irodabérlet és fenntartás, fűtés, víz, áram költségek.
28.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok (7% felett) -
-
a számítás a tényleges költségek alapján történik egy indokolt, tisztességes és méltányos módszerrel, melynek a projekt megvalósítás egész időszaka alatt változatlannak kell maradnia; eredeti számlák; kifizetés bizonylata.
Elszámoláshoz szükséges dokumentumok (7% felett) -
adminisztratív költség összesítő (a kiadásokat és az alátámasztó egyéb dokumentumokat a nemzeti kontrollerek helyszíni ellenőrzés során fogják ellenőrizni).
Cégautó használatával kapcsolatos kiadásokat az adminisztratív költségek között kell szerepeltetni, de elszámolásukhoz a Személyi költségek között felsorolt dokumentumok benyújtása szükséges. Azon költségek, melyek már egy másik költségkategóriába tartoznak, nem szerepelhetnek ezen költségkategóriában.
Egyéb adminisztratív költségek A projekt megvalósításához szükséges, az általános szabályoknak megfelelően elszámolható egyéb költségek tartozhatnak még az adminisztratív költségek közé: 1. A partnerek közötti nemzetközi pénzügyi tranzakciók költségei; 2. Számla nyitásához vagy vezetéshez kapcsolódó banki költségek, ha a projekt végrehajtásához szükséges külön bankszámla nyitása; 3. Garanciák költségei: a bank vagy egyéb pénzügyi intézmény garanciaköltségei, a nemzeti vagy Uniós jogszabályoknak megkövetelt mértékben. A fent fel nem sorolt egyéb költségek (pl. bírságok, pénzbüntetések, kamatok) nem elszámolhatóak.
VII.
BEVÉTELEK KEZELÉSE
Bevételnek számít az összes fizetés ellenében nyújtott szolgáltatás vagy termék. Az Európai Uniós szabályozással összhangban a bevételt termelő projektek elszámolható költsége nem lépheti túl a bevétellel csökkentett költségeket. A projekt megvalósítása során és a projekt zárását követő öt éven belül termelt összes bevételt le kell vonni a projekt költségeiből, és ezáltal a támogatásból is. A projekt által termelt bevételeket le kell vonni az elszámolható költségekből. Az alábbiak számítanak bevételnek: - Belépődíjakból (pl. workshopok), hirdetésekből, könyvek, kiadványok árusításából, lízingből, bérbeadásból, jövedelmekből, szolgáltatásokból, díjakból és hasonló tevékenységekből származó bevételek; - Nem pénz formájában megjelenő bevételek. A bevételeket kétféleképpen lehet számításba venni:
29.
Előre kalkulált bevételek: Ebben az esetben a projekt lehetséges bevételeit a pályázati formanyomtatványban meg kellett becsülni, majd folyamatosan jelenteni kell róluk az előrehaladási jelentésekben. A bevételek összegét a hitelesítési tevékenységre kijelölt szervezet is folyamatosan nyomon követi és ellenőrzi. A záró jelentésben a projekt partnernek meg kell becsülnie a projekt zárását követő öt évben várható bevételeket. Ezek az összegek a végső elszámolásban kerülnek figyelembevételre. Előre nem kalkulált bevételek: Ebben az esetben a projekt zárását követő öt éven belül termelt összes bevételt le kell vonni az összes költségből. A bevételeket csak ebben az időszakban kell nyomon követni. A bevételekre vonatkozó szabályok nem érvényesek azon projektek esetében, ahol az állami támogatás szabályait kell figyelembe venni.
VIII. MÓDOSÍTÁSOK KEZELÉSE Annak érdekében, hogy az adott projektrészre vonatkozó módosítások ne okozzanak fennakadást a hitelesítési tevékenység határidőre történő elvégzésében, a 6. melléklet szerinti adatlapot (és alátámasztó dokumentumokat) szükséges benyújtani. A módosításokról részletesebben a Projektrész szintű módosítások kezelése című dokumentumban olvashatnak (7. melléklet).
IX. ARCULAT A tájékoztatás és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek betartása valamennyi hazai partner kötelezettsége, és ennek ellenőrzését a hitelesítési tevékenységre jelölt szervezet végzi. Az alábbiakban szeretnénk felhívni a figyelmüket arra, hogy a hazai partnerek kötelesek a nyilvánosság számára az általuk megvalósított projektről információt biztosítani, beleértve azt is, hogy a finanszírozás a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Programból – és hazai társfinanszírozásból – történik. A Kedvezményezetti útmutató a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához c. dokumentum részletesen szabályozza, hogy a hazai partnereknek milyen kötelező elemeket kell feltüntetniük a nyomtatott anyagokon.
X.
MELLÉKLETEK 1. ÁFA nyilatkozat 2. ÁFA összesítő fordított adózás esetén 3. Segédlet a Szlovénia-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében elszámolt bérekhez 4. Adminisztratív költségösszesítő 5. Partner checklist 6. Módosítások formanyomtatvány 7. Projektszintű módosítások kezelése - Útmutató 8. Nyilatkozat piaci ár igazolásához 9. Összesítő az értékcsökkenés elszámolásához
30.
Információ az első szintű ellenőrzésről Magyarországon VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. Catomio Andrea Nyugat-dunántúli Területi Iroda Zalaegerszeg Tel. +36 92 511 070 Fax. + 36 92 348 653 E-mail: [email protected] Pintér Krisztián Nyugat-dunántúli Területi Iroda Szombathely Tel.+36 94 500 138 Fax. +36 94 500 139 [email protected] Lotharidesz Tímea VÁTI Nonprofit Kft. Programvégrehajtási és Ellenőrzési Igazgatóság Tel. +36 1 224 3215 Fax. + 36 1 224 32 91 e-mail: [email protected]
31.
