Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A-2008-0198 H. Önkormányzati szervezet, illetve szervezeti egységek teljesítmény mérésének és értékelésének kialakítása

Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

I. Tartalomjegyzék

I. Tartalomjegyzék ................................................................................................................................ 2 II. Bevezetés .......................................................................................................................................... 3 III. Teljesítményértékelést befolyásoló tényezők ............................................................................. 3 IV. A hivatali szervezet teljesítményértékelési mutatószám rendszerére vonatkozó javaslat .. 9 IV.1 Összevont mutatók................................................................................................................. 13 IV.2 Egyedi mutatók ....................................................................................................................... 29 V. Javaslatok a teljesítmény-mutatók bevezetéséhez .................................................................. 34

2


II. Bevezetés

Jelen anyag keretében az elvárt eredmények tekintetében a Polgármesteri Hivatal feladatainak és teljesítményének mérésére és értékelésére teszünk javaslatot figyelembe véve a köztisztviselők egyedi teljesítményértékelési rendszerét. Célunk, hogy egy olyan értékelési rendszerre tegyünk javaslatot, mely több szempontból vizsgálja a Hivatal munkáját és meghatározzuk azokat a mérési pontokat melyek értékelésével eredményesebben és hatékonyabban tud a jövőben működni a szervezet

és

az elért

eredmények

bizonyíthatóvá,

összehasonlíthatóvá

és

kommunikálhatóvá válnak. Vizsgálati módszerek Az elemzés az alábbi vizsgálati módszerek segítségével történt:  dokumentumelemzés;  személyes interjúk.

III. Teljesítményértékelést befolyásoló tényezők A teljesítménymérés és a teljesítményértékelés általánosságban a szervezetek és/vagy a programok, a tevékenységek hatékonyságára és eredményességére vonatkozó információk szisztematikus összegyűjtését és elemzését jelenti. A hivatali szervezetek számos ok miatt egyre inkább érdekeltek abban, hogy teljesítményükről kézzelfogható, értékelhető információkkal rendelkezzenek. Ezen okok lehetnek, hogy:  a

működés

professzionalizálódása,

hatékonyságuk,

eredményességük

növelése érdekében a hivatalok egyre nagyobb fontosságot tulajdonítanak a

3


tervszerűbb, tudatosabb működésnek, az információkra támaszkodó stratégiai menedzsmentnek és a public relations-nek;  versengő finanszírozási környezetben a támogatók – mindenekelőtt a kormányzat – egyre gyakrabban kérnek a támogatások feltételeként, illetve azok ellenőrzéséhez a szervezeti teljesítményről információt;  a

szervezetek

hírnevének

erősítéséhez,

értékeinek

terjesztéséhez

jól

kommunikálható teljesítmény-információkra van szükség; valamint  az eredmény-mutatókkal jobban ösztönözhetők a munkavállalók és világosabbá tehetők a célok. Következésképpen egyre fontosabb szerepük lesz a teljesítménymérés és -értékelés információinak. Nem véletlen tehát, hogy ez a kérdés széles körben foglalkoztatja az elmélet és a gyakorlat képviselőit. A hivatali szervezetek teljesítményértékelésével kapcsolatos fő kategóriák mutatói igen különböző mértékben objektiválhatók és általánosíthatók, ezért különböző mértékben állnak rendelkezésre. Megfigyelhető, hogy mind a szervezeti, mind a program, mind a szektorszintű információs források mutatóinak többsége az inputokra,

a

tevékenységekre

és

az

outputokra,

illetve

ezek

valamilyen

kombinációira, például a hatékonyságra vonatkozik. Ezek ugyanis nagyrészt egyértelmű, egyszerű, mérhető, összehasonlítható mutatókkal kifejezhetők és a hivatali szervezetek széles körében alkalmazhatók. A hivatali szervezetek tekintetében a másik nagy kategória, az eredményesség mérésénél és értékelésénél már koránt sem ennyire egyszerű a kérdés, mikor is eredményes egy hivatali szervezet? Az eredményességi mutatók meghatározása, a teljesítményértékelés tekintetében rendkívül változatos és vitatott kérdés, jóval bonyolultabb, mint a vállalatok- a profitorientált szerveztek- esetében.

4


Közismert, hogy a profitorientált szervezetekben a pénzben mérhető profittal fejezik ki működésük eredményét, még akkor is, ha más mutatók – mint például a részvényárfolyam vagy a piaci részesedés – ugyancsak fontosak. A hivatali szervezet tekintetében azonban a profit nyilvánvalóan nem megfelelő mutatója az eredményességnek, hiszen a működés alapvető oka és célja nem a pénzügyi haszon, még akkor sem, ha egyre jobban pénzügyi keretek közé szorítják a hivatali szervezeteket és költségtakarékosságra ösztönzik. Az eredményességet sokkal inkább az ügyfelek elégedettsége elégedettségének megteremtése és/vagy magatartásának, helyzetének megváltoztatása jelenti. Az ilyen irányú teljesítmény mérése és értékelése tehát nem szorítható egzakt, általánosan elfogadott mérőszámok közé. A teljesítménymérést és értékelést nehezíti az is, hogy a hivatali szervezet által nyújtott

teljesítmény,

illetve

az

ellátott

közfeladatok

megítélése

jelenleg

módszertanilag kevéssé alátámasztott, nincs országosan elfogadott mérési módszer. A fentiek alapján tehát az a cél, hogy a vizsgált hivatali szervezetre, azaz Szikszó Város Polgármesteri Hivatalára (továbbiakban: Hivatal), annak egyedi jellemzőit is figyelembe véve, azaz az ellátott hatósági jogkörökre és ellátott közszolgáltatásokra, valamint a helyi lakosság és közösségek által támasztott követelményekre figyelemmel egy objektív és összevethető mérés megvalósítására törekedjünk. A hivatali szervezet teljesítménymérésének és értékelésének jó alapot adhat a hivatali

szervezet

feladatainak

feltérképezése

és

számbavétele,

az

ügyfél

elégedettség mérésének eredményei, illetve a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvényben (továbbiakban: Ktv.) meghatározott teljesítményértékelés. A hivatali szervezet feladatait a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.), a Hivatal Alapító Okirata, valamint a szakágazati jogszabályok határozzák meg.

5


A Hivatal létrehozásának és alapvető feladatainak meghatározásáról az Ötv 38. §-a az alábbiak szerint rendelkezik: a képviselő-testület egységes hivatalt hozhat létre polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A fenti jogszabályi rendelkezés alapján a polgármesteri hivatal feladatait tehát külön kell

választani

az

államigazgatási

feladatokra

valamint

az

önkormányzat

működésével kapcsolatos teendőkre. A teljesítményértékelés szempontjából az államigazgatási feladatok széles körét a szakágazati jogszabályok határozzák meg, melyek egyértelműen meghatározzák a Hivatal feladatkörét és a követendő eljárási rendet. Az államigazgatási feladatok tekintetében a teljesítmény mérése és értékelése szempontjából – mivel mozgástere a döntéshozatal során igen csekély a Hivatalnak - a legelfogadottabb mérési szempont a jogszabályi előírások betartása, ezen belül is a határidők betartása, valamint a hozott döntések megalapozottsága, vagy másként fogalmazva, hogy a meghozott döntéssel szemben jogorvoslati eljárást indítottak-e, és ha igen akkor annak mi az eredménye. Ennek megfelelően a teljesítményértékelés kiterjedhet arra, hogy milyen gyorsan született meg az államigazgatási ügyben a döntés, azaz az ügyirat forgási sebessége mérhető, vagy ezzel összefüggésben mérhető az egy ügyiratra fordított munkaóra is. Az önkormányzat működésével kapcsolatban már szélesebb körben vizsgálható a Hivatal teljesítménye, mivel ezen feladat is szélesebb mozgásteret és egyben szélesebb feladatokat is jelent a Hivatal részére. Az önkormányzat működéséhez kapcsolódó hivatali feladatok között kell nevesíteni a Képviselőtestület döntéseinek előkészítését a döntések végrehajtását, a közszolgáltatási feladatok megszervezését és nem utolsó sorban az önkormányzat gazdálkodásával összefüggő feladatokat.

6


A szélesebb körű feladat tehát szélesebb körű teljesítménymérését és értékelést is jelent egyben. A Hivatal teljesítménye ezen összefüggésben mérhető a rekació-idő alapján, azaz milyen gyorsan készíti elő és hajtja végre a Képviselőtestület döntéseit, milyen hatékonysággal szervezi meg a közfeladatokat és azt a lakosság hogyan értékeli. A Hivatal teljesítményének értékelése a legközvetettebb módon az ügyfélelégedettség mérésével valósítható meg. Az elmúlt években nem volt ügyfél-elégedettség mérés a Hivatalban, így ezen adatokra nem alapozhatunk. Azonban javasoljuk, hogy a gyors reakciómérés érdekében tematikusan egy-egy önkormányzati feladatra összpontosítva végezzenek ügyfél-elégedettségi méréseket. Ez lehet szervezett, reprezentatív mérés, melyet azonos tartalmú előre összeállított kérdéssor alapján lehet mérni, és értékelni, vagy folyamatos a reprezentativitás igénye nélkül az önkormányzat honlapján kialakított módon egy-egy aktuális feladatra, vagy folyamatra fókuszálva, mintegy közvélemény kutatás formájában. A hivatali szervezet teljesítményének mérését és értékelését megalapozza a Ktv-ben meghatározott köztisztviselői teljesítményértékelés is, de azt nem válthatja ki, mivel alapvető eltérések vannak a két teljesítményértékelés között, melyeket az alábbiakban foglaljuk össze:  A

köztisztviselők

teljesítményértékelését,

annak

időbeliségét

és

jogkövetkezményeit a Ktv. jól körülhatárolja, míg a hivatali szervezet teljesítményértékelését jogszabály nem írja elő kötelező jelleggel, és nincs kialakult módszertana sem, ahogyan ezt korábban is jeleztük.  A köztisztviselők teljesítményértékelése egyénenként történik, azaz az adott köztisztviselő feladatkörére és kompetenciáira épít, míg a hivatali szervezet esetében a hivatal egészének teljesítményét értékeljük, azaz a köztisztviselők és a nem Ktv. hatálya alá tartozó munkavállalók teljesítménye is górcső alá kerül.

7


 A köztisztviselői teljesítményértékelésnek a jogkövetkezménye a köztisztviselő bérének eltérítési lehetősége, melynek mértékét a Ktv. pontosan meghatározza, míg

a

hivatali

teljesítményértékelésnek

nincs

közvetlen

ilyen

jogkövetkezménye.  Hasonlóság, hogy mindkét formában megvalósuló teljesítményértékelés célja, hogy hatékonyabb munkavégzésre ösztönözzük a munkavállalókat, valamint számot tudjunk adni a hivatal munkájáról, és az információt szolgáltasson a vezetők felé a végzett munka hatékonyságáról és eredményességéről.  A

teljesítményértékelésekből

kapott

információk

alapján

a

vezetők

visszacsatolást kaphatnak, és kijelölhetik azon irányvonalakat melyeken változtatni

szükséges,

akár

a

köztisztviselők

egyedi

képességeinek,

kompetenciáinak fejlesztésével, képzésük biztosításával, akár a hivatal feladatainak, céljainak átalakításáról módosításáról is van szó. A teljesítménycélokat minden évben a jogszabályi előírásnak megfelelően a Képviselőtestület hagyja jóvá. A Hivatalban a jelenlegi teljesítményértékelés alapját képező teljesítménycélok az elmúlt években jelentősen nem változtak azonos formában és szinte azonos tartalommal kerültek elfogadásra, melyek fő céljait az alábbiakban foglaljuk össze:  A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvényben meghatározott feladatok színvonalas ellátása.  A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004.

évi

CXL.

törvényben

szabályozott

előírások

betartása.

Az

államigazgatási, önkormányzati ügyek szakszerű döntésre való előkészítése, végrehajtása.  A

törvényességen,

szabályszerűségen

alapuló

hatékony

önkormányzati

gazdálkodás megvalósítása a vonatkozó jogszabályi előírások maradéktalan betartása mellett.  Szikszó Város Képviselő-testülete Szervezeti és Működési Szabályzatának, munkatervének, a Polgármesteri Hivatal Ügyrendjének betartása.

8


Az általános célok mellett évente egyedi célok is meghatározásra kerültek az éves aktuális feladatok tükrében, melyek gyakorlatát érdemes a továbbiakban is fenntartani. Fontos azonban kiemelnünk, hogy évről évre felül kell vizsgálni a teljesítménycélokat, mert felülvizsgálat nélkül elvesztik a célok a rendeltetésüket, ezért javasoljuk, hogy a lent részletezett szervezeti teljesítményértékelési mutatószámok kidolgozására és bevezetésére figyelemmel kerüljenek az egyéni teljesítménycélok is felülvizsgálatra. A jelenleg alkalmazott egyéni teljesítménycélok szinte teljes mértékben megjelennek a lent részletezett szervezeti teljesítményértékelésére tett javaslataink között, így könnyen összhangot lehet teremteni a két teljesítményértékelési forma között. A hivatal vezetőivel készült interjúkból és az egyéni teljesítményértékelési célok jelenlegi rendszeréből megállapítható, hogy eddig is tett lépéseket az Önkormányzat az

elvégzett

munka

értékelésére,

a

teljesítmények

mérésére.

Ezen

teljesítményértékeléshez azonban sem pozitív sem negatív jogkövetkezmények nem kapcsolódtak, a Képviselőtestület nem határozott meg erre külön személyi előirányzatot a Hivatal költségvetésében így a hivatal vezetője nem élt a köztisztviselő illetményének eltérítésével.

IV.

A

hivatali

szervezet

teljesítményértékelési

mutatószám

rendszerére vonatkozó javaslat

A szervezet teljesítményének mérésének és értékelésének célja, hogy felhívja a vezetők figyelmét a rendszerben keletkező problémákra, azokra gyorsan és adekvát módon

tudjanak

reagálni,

megfelelő

visszacsatolást

kapjanak

a

szervezet

működéséről, alapját képezzék az ösztönzési rendszer kialakításának.

9


A fentiek figyelembevételével a Hivatal széles körű feladatait számba vettük és csoportosítottuk, mely alapján az egész hivatali szervezetre, vagy több szervezeti egységre

egyszerre

vonatkozó

célokat

reprezentáló

teljesítménymutatókat

összevont mutatókat határoztunk meg. A mutatószám-rendszer kidolgozását a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott feladatok csoportosítása, a vezetői-interjúk és a köztisztviselői teljesítménycélok áttekintése alapján végeztük el.

Az összevont-mutatószámok célja, hogy visszamérjék és kommunikálhatóvá tegyék a Hivatal és az Önkormányzat által ellátott közszolgáltatások alapvető értékeit. Az összevont mutatószámok a tervezésben és beszámolásban való használatával megvalósítható a hatékony, stratégiai szintű tervezés és beszámolás. Az összevont-mutatók kidolgozásánál a polgármesteri hivatalok alapvető feladataiból indultunk ki, melyet a Ötv. 38. §-a úgy fogalmaz meg, hogy: a képviselő-testület egységes hivatalt hozhat létre

- polgármesteri hivatal elnevezéssel

- az

önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. Ennek megfelelően négy alapfeladatot határoztunk meg, melyek a következők:  Képviselőtestület munkájának támogatása  Hatósági feladatok ellátása  Önkormányzat gazdálkodása  Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása Az

összevont-mutatók

minden

(vagy

legalábbis

több)

szervezeti

egységre

alkalmazhatóak, így az értékek aggregálásával a Hivatal szintjén is előállíthatóak.

10


Ezzel lehetőség kínálkozik a Hivatal működésének általános értékelésére is. Ezeket a mutatókat minden érintett szervezeti egység esetében szükséges kalkulálni, lehetőséget biztosítva ezzel a szervezeti egységek közötti összehasonlításra is. A jelenlegi köztisztviselői teljesítménycélok közül visszaköszön az összevont mutatók tekintetében is a hatósági eljárások szabályszerű gyors lefolytatása, a testület munkájának támogatása, a szabályszerű és hatékony gazdálkodás követelményei is. A fentiek alapján a 4 területre egyenként 4-4 teljesítménymutatót rendeltünk, így összesen 16 teljesítménymutató bevezetésére teszünk javaslatot. Az

önkormányzati

feladatokhoz

kapcsolódó

és

ezekhez

generált

mutatószámokon túl további egyedi mutatószámokat is kidolgoztunk, melyek az elvárt eredményekként kerültek meghatározásra a projekt kezdetén. A javaslatok magukban foglalják a feladatok csoportosítását, illetve az ezek objektív mérhetőségét biztosító lehetséges mutatók felsorolását részletesen kidolgozva a mutatószám generálását is. Mind az összevont-mutatóknál, mind az egyedi mutatóknál leírtuk a mutatószámok képzési módszerét és felhasználandó adatok forrását, a mutató tartamát, mérési gyakoriságát. A mutatószám javaslatok előtt egy minta-mutató található, mely tartalmazza a mutatószám generálás során szükséges fogalmi meghatározásokat. A javasolt mutatószámok nem kőbe vésettek, kiindulási pontoknak szántuk, melyek jelentős része azonnal bevezethető, számításukhoz szükséges adatforrások rendelkezésre állnak, vagy az alapadatokból kigenerálhatók. Azon mutatószámok, melyekhez külön nyilvántartásokat kell készíteni, javasoljuk fokozatosan bevezetni, figyelembe véve a vezetők leterheltségét.

11


Szakmai anyagunkban nem minden feladatkörhöz készítettünk mutatószámot, ezek száma bővíthető. Természetesen a mutatószámok nem örök érvényűek, ezért a Hivatal feladatainak változásával a mutatókat folyamatosan felül kell vizsgálni, hogy megfelelő adekvát információt szolgáltassanak a döntéshozók felé. Minta-mutató és tartalmi elemeivel szemben támasztott követelmények mutató megnevezése

Mutató neve

A mutatónak beszédesnek kell lennie, így a pontos tartalmára kell utalnia. A különböző szervezeti egységekben alkalmazott azonos tartalmú mutatók azonos elnevezést kapnak mutató adatai

Elvárt mutató

azon érték meghatározása melyet elvárunk a szervezettől az adott értékelési időszakban A mutató meghatározása számszerű, de kiegészíthető szöveges elvárásokkal is

Mutató definíciója

Ahhoz, hogy az érintettek köre egységesen értelmezze a mutatót, szükséges részletesen meghatározni annak pontos tartalmát.

Mutató számításának módja

A számítási mód tartalmazza a számítási képletet, a számításhoz szükséges input adatok definícióját.

Adat forrásának megnevezése

Mutató mértékegysége

Mutató mérésének gyakorisága

Azon input adatok, illetve forrásrendszerek, beszámolók, szereplők meghatározása, amelyek alapján a mutató kalkulálható A definícióval és a számítási móddal összhangban, a számérték értelmezhetősége érdekében a mutató alapegysége kerül meghatározásra. Jellemző értéke százalék (%), darab (db), vagy Forint (Ft) A mutató kalkulációjának, jelentésének, illetve a tervértékteljesülés vizsgálatának gyakorisága. Jellemző értéke negyedéves, féléves, éves teljesítménymutató teljesülési értéke

A mérés gyakorisági idejének letelte után a mutató teljesített értékének meghatározása számszerűen vagy/és szövegesen

12


IV.1 Összevont mutatók

Képviselőtestület munkájának támogatása mutató adatai Mutató neve

rendeletalkotási/ határozathozatali kötelezettségnek való megfelelés

elvárt mutató Mutató definíciója

a képviselőtestület és bizottságai elé kerülő rendeletek és határozatok számának meghatározása


a rendeletek és határozatok számának összege


rendeletek- határozatok nyilvántartása


db


éves teljesítménymutató teljesülési értéke

13



újratárgyalt előterjesztések aránya

elvárt mutató


a képviselőtestület és bizottságai elé kerülő előterjesztések közül azok meghatározása, melyeket ismét a döntéshozó elé kerül, mert módosítása azért szükséges, mert nem végrehajtható, vagy jogszabályi előírásoknak nem megfelelő döntés született


újratárgyalt előterjesztések számával *100




%


éves

száma/

összes

előterjesztés

teljesítménymutató teljesülési értéke

14



előterjesztések benyújtásától a döntéshozatalig terjedő átlagos idő

Elvárt mutató


az előterjesztés elkészítése és elfogadása közt eltelt idő meghatározása, a döntési folyamat gyorsaságának meghatározása


az adott időszakban elkészített előterjesztések aláírásának dátuma és a döntéshozatal napja között eltelt napok száma összesen / összes előterjesztés számával




nap/előterjesztés



15



képviselőtestület működésének költségei

Elvárt mutató Mutató definíciója

A képviselőtestület és bizottságainak működésével összefüggő személyi és dologi kiadások meghatározása


a képviselőtestület működésével összefüggő teljesített kiadások / költségvetés működési kiadási főösszege *100


zárszámadási rendelet; éves beszámoló


%



16


Hatósági feladatok ellátása mutató adatai Mutató neve

jogorvoslati eljárás döntések aránya

során

jogerősen

megváltoztatott


az összes döntés közül hány döntést kellett megváltoztatni jogorvoslati eljárás eredményeképpen


jogorvoslati eljárás során jogerősen megváltoztatott döntések száma / összes döntés * 100


hatósági statisztika


%



17



Jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek aránya


A jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek aránya az összes lezárt ügyhöz viszonyítva


A jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek száma / összes lezárt ügy *100


ügyirat statisztika, hatósági statisztika, iktató


%



18



az eljárások átlagos ideje


hatósági ügyintézési idő, azaz egy hatósági eljárásra fordított idő meghatározása


hatósági határozatokban meghatározott ügyintézésre fordított napok száma összesen / ügyiratok száma


ügyirat statisztika; hatósági statisztika; iktató


nap/ügyirat



19



behajtott hátralékok, bírságok aránya a hátralék teljes összegéhez képest


az összes behajtandó hátralék közül mennyit sikerül az adott időszakban ténylegesen beszedni.


az adott időszakban behajtott hátralék összege (Ft) / összes nyilvántartott hátralék összege (Ft) * 100


Szervezeti egységek statisztikái; éves beszámoló


%



20


Önkormányzat gazdálkodása mutató adatai Mutató neve

Önkormányzat vagyonának alakulása


az önkormányzat vagyonában tőkeerősségének meghatározása

bekövetkezett


a saját tőke összege / mérlegfőösszeg*100




%


éves

változás,


21



pályázati források aránya a bevételekhez viszonyítva


az önkormányzat forrásösszetételében a pályázati források arányának megállapítása a teljes bevétel arányában


az adott időszakban pályázati támogatásból származó tényleges bevételek / bevételi főösszeg *100




%



22



hitelállomány aránya az éves költségvetési főösszeghez viszonyítva


Az önkormányzat hosszú távú kötelezettségvállalását, eladósodottságát mutatja a költségvetés bevételei arányában


Adott időszakban hiteltörlesztésre (tőke, kamat, kezelési költség, árfolyamveszteség) fordított összeg/ költségvetés bevételi főösszege*100




%



23



tervezés megalapozottsága


a képviselő-testület által jóváhagyott költségvetés eredeti és tényleges teljesítése közötti eltérés százalékos aránya


tényleges bevétel vagy kiadás /eredeti előirányzat*100




%



24


Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása mutató adatai Mutató neve

kötelező feladatoknak való megfelelés

Elvárt mutató


az önkormányzat számára jogszabályokban meghatározott feladatok számának viszonyítása az SzMSz-ben foglalt feladatellátások számához


Önkormányzat által ellátott kötelező feladatok száma/ jogszabályok által önkormányzat számára kötelezően meghatározott feladatok száma*100


SzMSz; jogszabályi előírások


%



25



ügyfél elégedettség mutatószáma

Elvárt mutató


kérdőíves felmérés alapján, vagy az önkormányzat honlapján megjelenő felmérés alapján megállapításra kerül, hogy az ügyfelek mekkora aránya elégedett az adott szervezeti egység tevékenységével


(egy kiválasztott szempontból) elégedett ügyfelek száma / összes megkérdezett/nyilatkozott ügyfél * 100


kitöltött kérdőívek/ szerver adatok


%


időszaki teljesítménymutató teljesülési értéke

26



átlagos intézményi kihasználtság


az önkormányzat által működtetett költségvetési szervek kihasználtságának meghatározása szociális gyermekjóléti intézményekben:


éves statisztikai átlagos ellátotti létszám / intézmény alapító okiratában megállapított ellátotti létszám*100 nevelési oktatási intézményekben: október 1-i statisztikai létszám / intézmény alapító okiratában meghatározott maximális gyerek/tanuló létszám*100


intézményi statisztikák


%



27



egy lakosra jutó önkormányzati kiadás


egy lakosra fordított kiadások meghatározása


költségvetés kiadási főösszege/ kerület lakosságszáma


zárszámadási rendelet; KSH adatbázis


Ft/lakos



28


IV.2 Egyedi mutatók

mutató megnevezése

Mutató neve

REAKCIÓ-IDŐ

mutató adatai

Elvárt mutató


Adott időszakban a beérkezett ügyirat és annak elintézése közt eltelt idő mérésére szolgál egyes ügytípusok szerinti csoportosításban nézve


Adott időszakban az ügyirat beérkezése és elintézése közt eltelt idő napokban meghatározva/ ügyiratok száma


ügyirat statisztika, iktatóprogram, előadói ív


nap/ügyirat


félévente vagy évente teljesítménymutató teljesülési értéke

29



Mutató neve

BEÉRKEZETT ÉS MEGOLDOTT ÜGYEK SZÁMA

mutató adatai

Elvárt mutató


Az adott időszakban beérkezett és érdemben elintézett ügyek számának aránya az adott időszak teljes ügyiratszámához viszonyítva


az érdemben lezárt ügyiratok száma/ összes ügyirat számával *100




%


, félévente vagy évente teljesítménymutató teljesülési értéke

30



Mutató neve

EGY ÜGYRE FORDÍTOTT MUNKAÓRA

mutató adatai

Elvárt mutató


az adott időszakban az azonos típusú ügyekre fordított átlagos munkaóra meghatározása


adott időszakban az azonos ügytípusra fordított munkaórák száma /az adott időszak azonos típusú ügyek számával


iktatóprogram, nyilvántartás


munkaóra/ügyirat


félévente, évente

munkanapló,

külön

dokumentált

saját


31



Mutató neve

IRATOK BELSŐ FORGÁSÁNAK SZÁMA

mutató adatai

Elvárt mutató


Az adott időszakban az azonos típusú ügyekben egy ügyiratra vetített közbenső - érdemi döntést nem tartalmazó - ügyiratok számának meghatározása.


adott időszakban keletkezett azonos ügytípushoz tartozó közbenső, érdemi döntést nem tartalmazó ügyiratok száma / adott időszakban keletkezett azonos ügytípusú ügyiratok száma


iktató, munkanapló, külön nyilvántartás


db/ügyirat


féléves, éves teljesítménymutató teljesülési értéke

32



Mutató neve

IRATOK BELSŐ FORGÁSÁNAK IDEJE

mutató adatai

Elvárt mutató


Az adott időszakban beérkezett ügyirat és az ügyiratban megfogalmazott kérésre vagy feladatra tett első érdemi intézkedés közt eltelt idő mérésére szolgál egyes ügytípusok szerinti csoportosításban nézve


ügyirat beérkezése és első érdemi elintézés közt eltelt idő napokban meghatározva/ ügyiratok száma




nap/ügyirat


félévente, évente teljesítménymutató teljesülési értéke

33


V. Javaslatok a teljesítmény-mutatók bevezetéséhez

 Javasoljuk a teljesítménymutatók rendszerének bevezetését a Polgármesteri Hivatalban a jövő évtől kezdődően fokozatosan.  Javasoljuk a teljesítménymutatók alapján a köztisztviselői teljesítménycélok kiegészítését azzal, hogy: „A teljesítménymutatók előállításához szükséges dokumentumok, nyilvántartások napra kész vezetése, a teljesítmény-mutatók alakulásának folyamatos figyelemmel kísérése”.  Javasoljuk, hogy a köztisztviselői teljesítménycélok között az általános célok meghatározásán túl, legyenek az adott évre vonatkozó speciális célok is meghatározva, ösztönözve ezzel a köztisztviselők folyamatos fejlődését és megújulását.  Javasoljuk az első évet követően egy általános értékelés elkészítését a teljesítménymutatók alkalmazásának bevezetéséről és gyakorlatáról.  Javasoljuk a Hivatal feladat-változásaihoz igazodó folyamatos nyomon követést és szükség szerinti módosítást, kiegészítést.

34

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Recommend Documents