Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A-2008-0198 A.1 Folyamatok felülvizsgálata, fejlesztő racionalizálása Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
I. Tartalomjegyzék
I. Tartalomjegyzék ................................................................................................................................ 2 II. Bevezetés .......................................................................................................................................... 3 III. Az ügyintézés folyamata ................................................................................................................ 3 III.1 Iratkezelés: ................................................................................................................................. 4 III.2 Érdemi ügyintézés .................................................................................................................... 7 III.2.1 Szabálysértési eljárás ..................................................................................................... 11 III.2.2 Építési engedélyezés ...................................................................................................... 19 III.2.3 Panaszkezelési eljárás ................................................................................................... 28 IV. Javaslat ügyintézési idő csökkentésére .................................................................................... 33
2
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
II. Bevezetés
Az ügyintézés a közigazgatási jog oldaláról közelítve, egy olyan igazgatási tevékenységet jelent, melyet meghatározott eljárási és anyagi jogi szabályok mentén, jogszabályban felhatalmazott szervezetek (hivatalok), köztisztviselők segítségével látnak el. Az ügyintézés szűkebb értelemben kifejezetten a közigazgatási hatósági ügyek intézését jelenti. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (továbbiakban: Ket.) 12.§ (2) bekezdése meghatározza a közigazgatási ügy fogalmát. A hatósági ügy egyfelől minden olyan ügy, amelyben a közigazgatási hatóság az ügyfelet érintő jogot vagy kötelezettséget állapít meg, adatot, tényt vagy jogosultságot igazol, hatósági nyilvántartást vezet, vagy hatósági ellenőrzést végez, másfelől valamely tevékenység gyakorlásához szükséges nyilvántartásba vétel és az abból való törlés is, ha törvény köztestületi vagy más szervezeti tagsághoz köti a tevékenység elvégzését vagy a foglalkozás gyakorlását.
III. Az ügyintézés folyamata
Az ügyintézés egy folyamat, melynek célja, hogy az emberek hatósági ügyeit az erre feljogosított
hatóságok
törvényesen,
hatékonyan,
eredményesen
és
(köz)megelégedettségére intézzék el. A hivatal, illetve hatóság oldaláról nézve az ügyintézés kezdetét rendszerint egy kérelemnek, feljelentésnek vagy bejelentésnek a hatósághoz való beérkezése, végét pedig az adott ügyiratnak lezárását követő irattárba helyezése jelenti. Az iratokat aztán – idővel lényegesen később - azok selejtezése, illetve a levéltári átadása követi. E két szélső pont között, szervesen egymásra épülő tevékenységekre kerül sor, melyek két alaptípusba sorolhatók: az
3
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
iratkezelési és érdemi ügyintézési cselekmények közé. Az érdemi cselekmények meghatározott logikai rendben beépülnek az iratkezelési cselekmények közé. Az ügyintézési folyamat vizsgálatát két részre osztjuk. Először a hivatalban működtetett iratkezelési rendszert, majd az érdemi ügyintézést vizsgáljuk.
III.1 Iratkezelés: Az iratkezelés fogalma alatt több munkafázis együttesét értjük, az iratátvételtől kezdődően egészen a maradandó értékű iratok levéltárba adásáig. Az iratok meghatározott rendszer szerinti nyilvántartása nemcsak kötelező, de a gyakorlatban nélkülözhetetlen is. Az iratkezelés szabályozási környezete: Külső szabályozási környezet: A közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyagok védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (továbbiakban: Ltv.); A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet; A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet. Minősített iratok tekintetében: Az államtitkokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény; A minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet; A nemzetközi szerződés alapján átvett, vagy nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendelet. Belső szabályozási környezet: Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata;
4
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának Iratkezelési Szabályzata. Az iratkezelési munka a hivatali munka egyik legátfogóbb tevékenysége, hiszen átszövi a hivatal egész tevékenységét, az irat teljes életciklusát. Az iratkezelési munkát körültekintően kell megszervezni. Minden szerv, szervezet működési alapfeltétele,
hogy
kialakítsa
szervezeti
struktúráját,
rögzítse
működésének
alapelveit. A szervezet tevékenységét szabályozó dokumentumok között kiemelt jelentőségű a Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ alapfunkciója az adott szerv jogszerű és hatékony működésének biztosítása. Az arra épülő dokumentumok közül kiemelt helyet foglal el az Iratkezelési Szabályzat. Az Iratkezelési Szabályzat két fő részből áll a szabályzati részből és az irattári tervből. Az irattári terv az Iratkezelési Szabályzat szerves része, amely a helyi önkormányzat működése során keletkezett iratok tárgyi csoportosítású rendszerét határozza meg. Az iratkezelés szabályozásának alapvető célja, hogy a törvény által előírt iratvédelemre, az iratanyag kezelésére olyan rendszert dolgozzon ki, amely egyfelől a helyi önkormányzathoz beérkező vagy a működés során keletkezett iratok átvételét, bontását, rendszerezését, nyilvántartását, iktatását, az irattárazás módját, a kimenő iratok kezelését, a selejtezhetőség szempontjait, másfelől a maradandó értékű iratok illetékes közlevéltárba adásának rendjét szabályozza
Iratkezelési alapelvek: Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a helyi önkormányzathoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; tartalma csak az arra jogosultak számára legyen megismerhető;
5
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
kezeléséért
fennálló
személyi
felelősség
mindenkor,
és
egyértelműen
megállapítható legyen; szakszerű
kezeléséhez,
nyilvántartásához,
kézbesítéséhez,
védelméhez
szükséges feltételek biztosítottak legyenek; a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; a
rendszeres
selejtezés
elvégzésével
az
irattári
iratanyag
felesleges
felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. A rendszer zárt és ellenőrzött legyen, ne lehessen az iratokat utólagosan behelyezni, javítani esetleg eltávolítani, valamint érkezési, ügyintézési idejüket megváltoztatni. Az iratkezelés szervezetét úgy kell megválasztani, hogy az egyszerre tegyen eleget az iratok biztonságos megőrzése levéltári szempontú követelményének, ugyanakkor eredményesen szolgálja a helyi önkormányzat rendeltetésszerű működését. A rendszernek segíteni kell a szerv feladatainak gyors és eredményes megoldását, az iratokban való pontos tájékozódást, ami egyúttal a tevékenység hatékony ellenőrizhetőségét is jelenti.
Szikszó
Város
Önkormányzat
Polgármesteri
Hivatalának
Iratkezelési
szabályzata Szikszó Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalára kiterjedő hatályú Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban Szabályzat) vonatkozásában a rendelkezésünkre bocsátott dokumentum 2007. január 01-én lépett hatályba. Megállapítható, hogy a hatálybalépést követően nem vették figyelembe a jogszabályváltozásokat.
6
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
A Szabályzat felülvizsgálatát, a jelen projekt során tett javaslatok figyelembe vételével történő módosítását, azt követően a hatályba léptetését, és a hivatal dolgozóival történő megismertetését javasoljuk.
III.2 Érdemi ügyintézés Az önkormányzati ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatgyűjtés újraindítására 1996. január 1-jével az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program (OSAP) keretében került sor. Az adatgyűjtésről jelenleg az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről szóló 288/2009. (XII. 15.) Korm. rendelet rendelkezik. Az önkormányzatoknak az iktatott ügyiratforgalmukról, valamint államigazgatási- és önkormányzati hatósági ügyekben hozott első fokú döntéseikről külön-külön kell statisztikai adatokat szolgáltatni. A projekt részeként meghatározott feladatok elvégzéséhez a 2008., 2009. és 2010. évi statisztikákat használjuk fel.
7
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Ágazat A
B C E
F G H
I J K L M N U
P R X
Pénzügyek 1. Adóigazgatási ügyek 2. Egyéb pénzügyek 3. Vámigazgatási és jövedéki eljárás Egészségügyi igazgatás Szociális igazgatás Környezetvédelmi, építésügyi, területfejlesztési és kommunális igazgatás 1. Környezet- és természetvédelem 2. Építésügyek 3. Kommunális igazgatás Közlekedés és hírközlési igazgatás Vízügyi igazgatás Önkormányzati és területfejlesztési; igazságügyi és rendészeti igazgatás 1. Anyakönyvi és államigazgatási ügyek 2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása 3. Képviselők választása, népszavazás 4. Rendőrségi ügyek 5. Tűzoltóság 6. Menedékjogi ügyek 7. Igazságügyi igazgatás 8. Egyéb igazgatási ügyek Lakásügyek Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás Ipari igazgatás Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás Munkaügyi igazgatás, munkavédelem Önkormányzai és általános igazgatási ügyek 1. Képviselő-testület iratai 2. Kisebbségi önkormányzat iratai 3. Önkormányzati hivatal, polgármesteri hivatal, önkormányzat gazdálkodó szervezetei, közalapítványai és intézményei ügyeinek iratai Közoktatási és művelődésügyi igazgatás Sportügyek Honvédelmi, katasztrófavédelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség 1. Honvédelmi igazgatás 2. Katasztrófavédelmi igazgatás 3. Fegyveres biztonsági őrség Összesen
2008. 2009. 2010. Változás 2008-2009. Változás 2009-2010. Változás 2008-2010. Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámra Alszámra Sorszámr Alszámra iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott iktatott a iktatott iktatott 3 997 1 380 3 997 1 380 3 394 983 0 0 -603 -397 -603 -397 3 982 1 374 3 982 1 374 3 375 964 0 0 -607 -410 -607 -410 15 6 15 6 19 19 0 0 4 13 4 13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 101 9 101 9 11 4 0 0 -90 -5 -90 -5 2 158 1 897 2 070 2 759 1 445 1 565 -88 862 -625 -1 194 -713 -332 1 232
1 063
721
1 242
428
989
-511
179
-293
-253
-804
-74
2 899 331 32 10
26 1 026 11 4 19
2 386 333 32 10
26 1 203 13 4 19
2 378 48 41 26
0 989 0 8 50
0 -513 2 0 0
0 177 2 0 0
0 -8 -285 9 16
-26 -214 -13 4 31
0 -521 -283 9 16
-26 -37 -11 4 31
3 917
1 054
5 674
829
8 936
1 306
1 757
-225
3 262
477
5 019
252
123
15
32
6
306
43
-91
-9
274
37
183
28
3 451
23
3 006
40
8 324
1 115
-445
17
5 318
1 075
4 873
1 092
15 0 2 0 9 317 35 356 32 45
1 0 1 0 15 336 8 388 24 108
15 0 2 0 9 2 610 35 709 32 45
1 0 1 0 15 766 8 3 937 24 108
13 0 0 0 9 284 21 939 5 34
17 0 0 0 13 118 5 4 251 5 24
0 0 0 0 0 2 293 0 353 0 0
0 0 0 0 0 430 0 3 549 0 0
-2 0 -2 0 0 -2 326 -14 230 -27 -11
16 0 -1 0 -2 -648 -3 314 -19 -84
-2 0 -2 0 0 -33 -14 583 -27 -11
16 0 -1 0 -2 -218 -3 3 863 -19 -84
57
12
57
12
22
5
0
0
-35
-7
-35
-7
11 934 87 6
25 404 28 2
11 957 87 6
25 407 28 2
11 1 040 75 3
9 498 44 2
0 23 0 0
0 3 0 0
0 83 -12 -3
-16 91 16 0
0 106 -12 -3
-16 94 16 0
841
374
864
377
962
452
23
3
98
75
121
78
199 6
24 1
199 6
24 1
152 2
37 0
0 0
0 0
-47 -4
13 -1
-47 -4
13 -1
4
1
4
1
0
0
0
0
-4
-1
-4
-1
1 3 0 13 126
1 0 0 6 421
1 3 0 14 660
1 0 0 10 789
0 0 0 16 507
0 0 0 9 739
0 0 0 1 534
0 0 0 4 368
-1 -3 0 1 847
-1 0 0 -1 050
-1 -3 0 3 381
-1 0 0 3 318
8
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Az érdemi ügyintézés elemzése során első lépésként a Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának ügyirat-statisztikájában - az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kialakításáról szóló 29/2009.(X.30.) ÖM rendeletben meghatározott ágazati megnevezések szerint – szereplő ágazati besorolásokon belüli jellemző ügymenetek, alábbi szempontok szerint vizsgáltuk. Szempontok: Jelentős az ügyek számossága, vagy a feladat az adott szakterület esetében. Kiterjedt a folyamat által érintettek köre (jelentős ügyfélkör, több szervezeti egységet, társhatóságot, vagy más külső szereplőt érint).
9
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Hosszú a folyamat átfutási ideje. Jelentős a feladat által lekötött munkatársi kapacitás nagysága. Nehezen tartható a jogszabályban rögzített ügyintézési határidő. Különböző problémák merülnek fel általában a folyamat lefutása során. Magas a hátralékok és a meghiúsult feladatok aránya. A vizsgálat során kiválasztásra kerültek azon konkrét ügymenettípusok, amelyek az önkormányzat számára a meghatározott szempontrendszer szerint kritikusnak tekinthetők. A kiválasztás célja, hogy ezen ügymenetek részletes elemzésén keresztül bemutassuk a hivatalban alkalmazott jelenlegi folyamatokat, rámutatva a jó gyakorlatokra és a fejlesztendő területekre egyaránt. A megfogalmazott javaslataink egy része speciálisan az adott ügymenet optimalizálását szolgálja, ugyanakkor a többségük - bár az adott kulcsfolyamat vizsgálata során merültek fel - az egész szervezet működési hatékonyságára kihatással lehetnek. Kritikus ügymenettípusok: 1. Szabálysértési eljárás (Közigazgatási Osztály) 2. Építési engedélyezés (Építési Osztály) 3. Panaszkezelési eljárás A továbbiakban bemutatjuk, a kiválasztott kritikus ügymenetek teljes folyamatát, a vonatkozó
szabályozási
környezetet,
elemezzük
a
folyamat
szakadásait,
hiányosságait, problémáit, majd javaslatot teszünk az eljárások fejlesztésére, optimalizálására.
10
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
III.2.1 Szabálysértési eljárás Eljárás célja Olyan, a társadalom általánosan elfogadott együttélési normáit, enyhébb fokban sértő vagy veszélyeztető, vétkesen elkövetett cselekmények elbírálására vonatkozó eljárás, mely kiterjed a cselekmény elkövetésének megállapítására, az alkalmazandó joghátrány megállapítására és annak végrehajtására. A szabálysértési eljárási szabályait külön jogszabály határozza meg, az ügyiratokról külön statisztikát kell szolgáltatni, a szabálysértések elkövetőiről külön központi nyilvántartást kell vezetni. A folyamat eltér az általános közigazgatási eljárási szabályoktól, ezért fontos a pontos folyamatszabályozás. Az ügymenet lefolytatására vonatkozó jogszabályok A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény (továbbiakban. Sztv.); az egyes szabálysértésekről szóló 218/1999. (XII. 28.) Korm. Rendelet (Szr.); a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény a végrehajtásáról szóló 11/2000. (II. 23.) BM rendelet; helyi önkormányzati rendeletek, melyek egyedi szabálysértési típusokat határoznak meg. Hatáskörrel rendelkező szerv neve Szikszó Város Polgármesteri Hivatala. A szabálysértési eljárásban az általános hatáskörű szabálysértési hatóság a jegyző, azonban az Sztv. különleges hatáskörrel rendelkező szabálysértési hatóságot is meghatároz. A szabálysértési hatósági jogkört a jegyző nevében ténylegesen a Hivatalon belül a Közigazgatási Osztály látja el. Illetékességi területe Szikszó Város közigazgatási területe;
11
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
A szabálysértési eljárásban az elsődleges illetékességet az eljárás alá vont személy lakóhelye alapozza meg, de az Sztv. egyéb illetékességet is ismer. Eljárás megindítása, az eljárást megindító irat benyújtásának módja, alapvető eljárásrend, munkafolyamatok Az eljárás hivatalból indul (feljelentés) vagy a szabálysértési hatóság nevében eljáró személy észlelése alapján, kivéve a magánindítványra lefolytatandó eljárások (továbbiakban: feljelentés). Az eljárás megindításához formanyomtatvány alkalmazását nem írja elő jogszabály. A szabálysértési eljárás iratait külön iktatják, erre külön iktató és nyilvántartó program áll rendelkezésre, mely nem kompatibilis a Polgármesteri Hivatal iktató programjával. A feljelentést az iktatóban csak érkeztetik, majd átadják a Közigazgatási Osztály vezetőjének, ahol az osztályvezető szignálja a szabálysértési ügyintézőkre az ügyiratot. Iktatás előtt priorizálni kell a feljelentést, hogy az iktatásnál a szabálysértés típusa feltüntetésre kerüljön. Az eljárás alá vont személy előéletét a Központi Szabálysértési Nyilvántartóból (KSZNY) kell megkeresni, ez az iktatást végző ügykezelő feladata. Iktatáskor a BM rendelet 24. § (3) bek. szerint a szabálysértési előéletet rögzíteni kell az iratokon. Priusz esetén az előző dokumentumokat, amennyiben a szabálysértési eljárást a Hivatal folytatta le, az ügyhöz csatolják, és ezt követően iktatják a feljelentést. Vizsgálják azt is, hogy van-e az illetőnek folyamatban lévő eljárása. Ha igen az eljárást egyesítik. Ha viszont a feljelentés nem szabálysértés, hanem bűncselekmény, abban az esetben el kell különíteni a szabálysértési ügytől és el kell küldeni az illetékes hatósághoz. Az ügyintéző beírja az ügyet az előadói munkanaplóba. Ellenőrzi, hogy az iktatás megfelel-e a tényállásnak illetve vizsgálja a hatáskör és illetékességet, ezek hiányában átteszi az ügy iratait a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz.
12
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Hatáskör és illetékesség esetén: ha nem elégséges adat áll rendelkezésre, a tényállás tisztázása keretében bizonyítási eljárás lefolytatására kerül sor, az alábbiak szerint: o eljárás alá vont személy, szakértő, tanú megidézése; o az eljárás alá vont személy, sértett, tanú és/vagy szakértő meghallgatása, melyet jegyzőkönyvben kell rögzíteni; o szükség esetén szemle tartása ennek időpontjáról az eljárás alá vont személyt és sértettet értesíteni kell, szemle jegyzőkönyvezése. Amennyiben a szükséges eljárási cselekményt (pl.: tanú messze lakik, és aránytalanul nagy teher a szabálysértési hatóság előtti megjelenése) más szabálysértési hatóságnak kell elvégeznie, akkor megkeresheti az ügyintéző a társhatóságot az eljárási cselekmény megtételére. Szükség esetén kényszerintézkedés alkalmazását kell elrendelni (pl.: előállítás, lefoglalás). Tényállás tisztázása után határozathozatal: az eljárás megszüntetése, vagy a szabálysértés elkövetésének megállapítása és ezzel egyidejűleg büntetés kiszabása, intézkedés elrendelése. A jogorvoslat esetén felterjesztés, egyéb esetben jogerősítése a határozatnak. Jogerős határozatban foglalt adatok rögzítése a KSZNY-ben. A végrehajtás nem szükségszerű eljárási elem, akkor következik, ha a határozatban foglaltakat az ott meghatározott határidőre az eljárás alá vont személy nem teljesíti (pl.: pénzbírságot nem fizeti meg). A végrehajtás során - a fokozatosság elvének betartása mellett – az első lépés az adók módjára történő behajtás. Az ügyintéző átiratban kéri a Pénzügyi Osztályt a bírság adók módjára történő behajtására. Eredménytelen behajtás esetén átváltás közmunkára, illetve elzárásra történő átváltás kezdeményezése a Bíróságnál. Az ügyintézők munkáját az eljárásban a mindenkori hatályos jogszabályok alapján kialakított ügyiratminták (megkeresés, végzés, határozat) segítik. Ezek használatakor azonban különös figyelemmel kell lenni az ügy egyediségére,
13
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
sajátosságaira. Az ügyiratszerkesztés, jegyzőkönyvvezetés az ügyintéző feladata. Az érdemi döntést nem tartalmazó megkeresések, adategyeztetések aláírására kiadmányozási
joga
az
ügyintézőnek
van.
A
határozatok
aláírására
kiadmányozási
joga
a
Közigazgatási
Osztály
vezetőjének
van.
Az
ügyiratkezeléssel járó adminisztratív feladatok egy részét (előadói napló vezetése, sokszorosítás, borítékolás) az ügyintéző feladata, míg az iktatást, esetenként sokszorosítást, borítékolást az ügykezelő végzi. (Nincs ügykezelő) Saját irodáikban tárolják az ügyintézők az ügyiratokat, addig, amíg nem kerül átadásra a központi irattárnak, mely épületen belül található
14
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
15
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Kapcsolati- átadási pontok azonosítása A Központi Iktató iktatás nélkül átadja az iratot a Közigazgatási Osztály vezetőjének, aki szignálja az ügyiratot, az irat átadásra kerül a Szabálysértési ügyintézőkhöz, ahol a teljes ügymenet lefolytatják. Végrehajtás során adók módjára történő behajtásnál átadás a Pénzügyi Osztálynak. Az ügyiratok kézbesítése a Postázón keresztül történik. Eljárási költség Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény Mellékletének I. pontjában meghatározottak az irányadók az eljárási illeték összegére. Az állam viseli azt a költséget, amely annak következtében merült fel, hogy az eljárás alá vont személy a magyar nyelvet nem ismeri. Az eljárás megszüntetése esetében az eljárási költség az államot terheli, kivéve, ha figyelmeztetés alkalmazásával fejeződik be az eljárás. A sértett viseli az eljárási költséget, ha a szabálysértési hatóság az eljárást az Sztv. 131. § (1) bekezdése a) pontja alapján szünteti meg. Ügyintézési határidő 30 nap Informatikai támogatás általános informatikai szoftverek (OpenOffice, CD Jogtár stb.); szabálysértési program (ügyiratok iktatása, nyilvántartása); Központi Szabálysértési Nyilvántartó Program (országos központi program);
Javaslatok o Javasoljuk
a
szabálysértési
eljárások
iktatására
alkalmazott
program
kompatibilitásának kezdeményezését a szoftverfejlesztő/üzemeltető felé annak érdekében, hogy a szabálysértési hatóságon működő iktató program adatai automatikusan átemelődjenek a központi iktatóprogramba, így biztosítva, hogy
16
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
az éves ügyirat-statisztikában az általános ügyiratforgalmi adatoknál (I. számú statisztikai tábla) az iktatott szabálysértési ügyiratok száma megjeleníthető legyen. Amennyiben a szoftverfejlesztés nem lehetséges, úgy javasoljuk, hogy a szabálysértési hatóságon az adminisztrátornak felhasználói jogosultsága legyen a központi iktató programba rögzíteni a szabálysértési ügyiratokat. o Javasoljuk átvezetni ezen változásokat az Iratkezelési Szabályzaton.
17
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
18
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
III.2.2 Építési engedélyezés Eljárás célja Építési tevékenységet végezni - ha jogszabály eltérően nem rendelkezik - csak a jogerős építésügyi hatósági engedélynek vagy bejelentésnek, továbbá a hozzájuk tartozó,
jóváhagyott
engedélyezési
záradékkal
ellátott
építészeti-műszaki
dokumentációnak, valamint az ezek alapján készített kivitelezési dokumentációnak megfelelően szabad. Az építési engedélyek iránti kérelem elbírálása az Építési Osztály legjelentősebb feladata - más építési hatósági tevékenység mellett - az ügyek (és az ehhez kapcsolódó határozatok), illetve az eljárási folyamatban érintettek nagy száma, az eljárásban részt vevő szakhatóságok és társhatóságok, valamint az eljárásra vonatkozó széleskörű szabályozás miatt fontos a pontos folyamatszabályozás. Az ügymenet lefolytatására vonatkozó jogszabályok a tervező- és szakértő mérnökök, valamint építészek szakmai kamaráiról szóló 1996. évi LVIII. törvény; az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény; a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény; az országos településrendezési és építési követelményekről szóló 253/1997. (XII. 20.) Korm. rendelet; a környezeti hatásvizsgálati és az egységes környezethasználati engedélyezési eljárásról szóló 314/2005. (XII. 25.) Korm. rendelet; a településtervezési és az építészeti-műszaki tervezési, valamint az építésügyi műszaki szakértői jogosultság szabályairól szóló 104/2006. (IV. 28.) Korm. rendelet; a településrendezési és az építészeti-műszaki tervtanácsokról szóló 252/2006. (XII. 7.) Korm. rendelet;
19
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet; az építésügyi hatósági eljárásokról és az építésügyi hatósági ellenőrzésről szóló 193/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet; az építési és bontási hulladék kezelésének részletes szabályairól szóló 45/2004. (VII. 26.) BM-KvVM együttes rendelet; az építésügyi hatósági eljárásokról, valamint a telekalakítási és az építészetiműszaki dokumentációk tartalmáról szóló 37/2007. (XII. 13.) ÖTM rendelet; a
területrendezési,
a
településrendezési
és
az
építészeti-műszaki
tervtanácsokról szóló 40/1999. (IV. 23.) FVM rendelet; az épületek energetikai jellemzőinek meghatározásáról szóló 7/2006. (V. 24.) TNM rendelet. Szikszó Város Önkormányzatának rendezési terve és építési szabályzatáról szóló önkormányzati rendeletek
Hatáskörrel rendelkező szerv neve Szikszó Város Polgármesteri Hivatala. Az államigazgatási hatósági hatáskör címzettje a jegyző, tevékenységét a Hivatalon belül ténylegesen az Építési Osztály látja el. Illetékességi területe az építésügyi és az építésfelügyeleti hatóságok kijelöléséről és működési feltételeiről szóló 343/2006. (XII. 23.) Korm. rendeletben meghatározott 28 településen. Az illetékességet az ingatlan természetben történő elhelyezkedése alapozza meg. Eljárás megindítása, az eljárást megindító irat benyújtásának módja, alapvető eljárásrend, munkafolyamatok Az eljárás kérelemre (bejelentésre) indul, amelyet jogszabályban meghatározott adattartalommal lehet benyújtani az Építésügyi Osztályon vagy postai úton. A
20
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
kérelemre rendszeresített formanyomtatvány áll rendelkezésre, mely a kötelező mellékleteket
is tartalmazza,
azonban
az ügyfélnek nem kötelező
a
formanyomtatványon benyújtania kérelmét. A beérkezett ügyiratokat az Építési Osztály maga iktatja. Iktatást követően az iratok az eljáró ügyintézőhöz kerülnek átadásra az Osztályvezetőn keresztül. Az ügyintézőkre szignálás az Építésügyi Osztály vezetője végzi. (tudod egy ügyintéző van) Az iktatott ügyirat kézhezvétele után az ügyintéző megvizsgálja, hogy van-e joghatósága,
illetékessége,
hatásköre
az
ügyben
eljárni.
Amennyiben
megállapítja, hogy nincs joghatósága, a kérelmet érdemi vizsgálat nélkül végzéssel elutasítja. Amennyiben azt állapítja meg, hogy nincs hatásköre, illetve nem illetékes, az ügyet haladéktalanul átteszi a hatáskörrel rendelkező illetékes közigazgatási szervhez, és erről az ügyfelet egyidejűleg értesíti. Eljárás kérelemre indítás esetén az ügyintéző az ügyiratot áttanulmányozza és a szakhatóságokat végzésben megkeresi a szakhatósági állásfoglalás kiadása érdekében.
Végzéssel
értesítenie
kell
a
jogszabályban
meghatározott
kivételekkel a kérelem benyújtásakor ismert ügyfelet az ügy iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, ügyintézési határidőről, ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről. Az ügyintéző köteles ellenőrizni, hogy az építészeti-műszaki tervdokumentáció kielégíti-e a tervdokumentáció tartalmi követelményeire vonatkozó jogszabályi feltételeket, a terveket arra jogosult személy készítette-e. A fentieken túl az ügyintéző vizsgálja, hogy a jogszabály szerinti építésjogi-, az építményekkel szemben támasztott általános-, illetőleg az általános érvényű szakmai követelmények biztosítottak-e, továbbá meg kell győződnie arról, hogy az ingatlan vagy építmény nem áll-e védettség alatt. Formai hiányosság esetén a határidő megjelölésével és a mulasztás jogkövetkezményeire történő figyelmeztetés mellett az ügyintéző végzésben hiánypótlásra hívja fel kérelmezőt. Az építési engedély kiadásának egyik feltétele a tervdokumentáció helyi építészeti-műszaki tervtanácsi véleményeztetése, melyet külön eljárásban a
21
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Főépítész Irodán kell kezdeményeznie az építtetőnek. A Tervtanácshoz postai úton, a Főépítész Irodán, vagy az ügyfélszolgálaton keresztül lehet benyújtani a kérelmet. Az ügyintéző a döntést megelőzően köteles a tényállást tisztázni. Megvizsgálja, hogy a tervezett építés megfelel-e a településszerkezeti, szabályozási terveknek, helyi - és egyéb építési előírásoknak, vonatkozó jogszabályoknak. Döntés előtt helyszíni szemlét tart, amelyről jegyzőkönyvet, emlékeztetőt vagy feljegyzést készít. A helyszíni szemle, valamint a tényállás tisztázása után, a szakhatósági nyilatkozatok és a szükséges adatok birtokában az ügyintéző meghozza a döntést, majd az iratot előkészíti kiadmányozásra. A kiadmányozás előtt az előkészített iratot (döntést) az osztályvezető ellenőrzi, annak eredményétől függően aláírja, vagy a nem megfelelően előkészített iratot az ügyintézőnek javításra visszaadja. Az aláírt irat postázásra, vagy – lehetőség és igény szerint – személyes átadásra kerül az ügykezelő bevonásával. Az értesítés a jogszabályban meghatározott személyek részére történik. Fellebbezési határidő leteltével az ügyintéző megállapítja a jogerőre emelkedés napját, majd a határozatot, a terveket engedélyezési záradékkal látja el. Záradékolás után a jogerős és végrehajtható határozat és az engedélyezésre benyújtott építészeti-műszaki tervdokumentáció egy példányát az ügyintéző műszaki
nyilvántartásba
veszi
(építmény-nyilvántartás,
lakás-statisztikai
nyilvántartás, felvonó nyilvántartás stb.), egy példányát mellékleteivel együtt irattárazza, és a további példányokat a kérelmező részére megküldi. Amennyiben a kiadott határozat ellen fellebbezés érkezik, az ügyintéző köteles megvizsgálni, hogy az határidőn belül érkezett-e, illetve, hogy a fellebbező fellebbezésre jogosult-e. Határidőn túli fellebbezés esetén az ügyintéző felszólítja az ügyfelet az igazolási kérelem benyújtására. Az igazolási kérelemben foglaltak elfogadása után úgy kell eljárni, mintha a fellebbezés a megállapított határidőn belül érkezett volna. Határidőben történt fellebbezés esetén az ügyintéző megvizsgálja, hogy a fellebbezés saját hatáskörben orvosolható-e, amelynek során az ügyintéző a korábbi határozatát a
22
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
közigazgatási
hatósági
eljárás
és
szolgáltatás
általános
szabályaira
figyelemmel visszavonja, vagy módosítja. Amennyiben a fellebbezés saját hatáskörben nem orvosolható, az ügyintéző a fellebbezést az ügyre vonatkozó valamennyi irattal együtt a felettes szervhez továbbítja. A felterjesztést az ügyintéző előkészíti, az osztályvezető szignálja, a jegyző aláírással ellátja, majd ezt követően kerül postázásra. A felterjesztett fellebbezésről a másodfokon eljáró szerv határoz. Ezt követően az ügyintéző a másodfokú döntéstől függően intézkedik az irat jogerősítéséről, postázásáról, nyilvántartásba vételéről, irattárba helyezéséről, vagy az új eljárás lefolytatásáról. Amennyiben az ügyfél nem ért egyet a másodfokú döntéssel, a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályai szerint keresetet nyújthat be a határozat felülvizsgálatára. Bírósági megkeresés esetén az ügyintéző gondoskodik a még szükséges iratok megküldéséről, majd a bíróság döntését követően a nyilvántartásba vételéről, irattárba helyezéséről, vagy az új eljárás lefolytatásáról. Amennyiben az építőipari kivitelezési tevékenység megkezdését és az építési napló megnyitásának napját az építésügyi felügyeletnek kell bejelenteni, ezen bejelentést a 191/2009. (IX. 15.) Kormányrendelet 29. §-ában meghatározott esetekben a kivitelezés megkezdését megelőző 15 nappal előbb kell megtenni. míg az építésügyi hatósági engedélyhez kötött, de nem az itt hivatkozott Kormány rendelet 29. §-hatálya alá tartozik az építési tevékenység akkor az építési tevékenység megkezdését követő 8 napon belül kell a bejelentést megtenni. A bejelentések az itt hivatkozott kormányrendelet melléklete szerinti formanyomtatványon történhetnek, amelyet az eljáró ügyintéző ellenőriz, tudomásul veszi, és az előzményirathoz csatolja. A külön jogszabályban meghatározott építési tevékenységek végzését az építtető az építésügyi hatóságnak bejelenti, ezzel egyidejűleg az építési tevékenység végzése megkezdhető.
23
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Az építésügyi hatóság a bejelentésben foglaltakat nyilvántartásba veszi és a tevékenység folytatásának vagy megvalósításának jogszerűségét az éves építésügyi hatósági ellenőrzés keretében a helyszínen ellenőrzi. Az ügyintéző munkáját az eljárásban a mindenkori hatályos jogszabályok alapján, az osztályon kialakított, de nem rendszeresített, egyes eljárási cselekményekhez ügyiratminták segítik. Ezek használatakor azonban különös figyelemmel
kell
lenni
az
ügy
egyediségére,
sajátosságaira.
Az
ügyiratszerkesztés, helyszíni szemle jegyzőkönyvének elkészítése az ügyintéző feladata. Az
engedélyeket
kötelező
a
Központi
építésügyi
és
építésfelügyeleti
nyilvántartásba (webes felületű központi szoftver) rögzíteni az engedélyek meghatározott tartalmát, illetve az építésügyi és építésfelügyeleti bírságokat is. Az ügyintézőknek nincs kiadmányozási joga az érdemi döntést nem tartalmazó megkeresések, adategyeztetések, hiánypótlások illetve a határozat aláírása is a kiadmányozási joggal rendelkező osztályvezető feladata. Az ügyiratkezeléssel járó adminisztratív feladatok egy része az ügyintéző feladata (előadói napló vezetése, sokszorosítás), az osztályon az ügykezelő feladata a posta előkészítése (borítékolás). A jogszabályból eredő nagyszámú ügyfélkör miatt a postázás borítékolás, annak ellenére is, hogy ehhez program áll rendelkezésre, szinte kitölti az ügykezelő teljes munkaidejét.
24
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
25
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Kapcsolati- átadási pontok azonosítása A Központi Iktató érkezteti az iratot, majd átadásra kerül az Építési Osztályra, ahol két ügyintéző van, itt folytatják le a teljes ügymenetet. Kézi irattárral az Osztály külön nem rendelkezik, az irodában tárolják az iratokat, míg a Központi irattárba véglegesen nem kerül áthelyezésre. A Hivatalon belül külön eljárásban kerül sor a tervtanács előtti eljárásra. Az ügyiratok kézbesítése a Postázón keresztül történik. Eljárási költség Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény Mellékletének XV. pontjában meghatározottak az irányadók az eljárási illeték összegére. Ügyintézési határidő Ügyintézési határidő: építési engedélyezési eljárás 60 munkanap; egyszerűsített építési engedélyezési eljárás, a 37/2007. ÖTM rend. 1. melléklet II. oszlopa szerint építési tevékenység esetén 30 munkanap; a 37/2007. ÖTM rend. 1. melléklet III. oszlopa szerint építési tevékenység esetén 15 munkanap. Ettől eltérő ügyintézési határidőt az építésügyi hatósági eljárásokról és az építésügyi hatósági ellenőrzésről szóló 193/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 10. §-a 28. §-a, 31. §a és 32. §-a is megállapít.
Informatikai támogatás általános informatikai szoftverek (OpenOffice, CD Jogtár stb.); TAKARNET; Központi építésügyi és építés felügyeleti nyilvántartásra szolgáló, web-es felületű központi szoftver (a szoftver több modult tartalmaz).
26
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Javaslatok o A párhuzamos munkavégzés elkerülése érdekében javasoljuk a különböző informatikai rendszerek integrációjának lehetőségét megvizsgálni. Egyéb informatikai javaslatainkat a workflow rendszerről szóló fejezetben részletesen kifejtjük (lásd. D.1 fejezet). o Javasoljuk az ügyintéző részére jogosultság adását az alszámon történő iktatáshoz. o Az építésügyi statisztikák készítése időigényes. Ezeket nagy mértékben segítené egy megfelelő kódszám hozzárendeléssel működő és szűrésre alkalmas adatbázis és program kiépítése, ami az iktatórendszerrel is kompatibilis.
Az építési engedélyezés jelenlegi folyamat szabályozását megfelelőnek tartjuk, azonban a még hatékonyabb munkaszervezés érdekében célszerűnek tartjuk a fenti javaslataink megfontolását, bevezetését.
27
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
III.2.3 Panaszkezelési eljárás Panaszkezelési eljárás szabályozása A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárás szabályait
az
európai
uniós
csatlakozással
összefüggő
egyes
törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról szóló 2004. évi XXIX. Törvény 141143 §-a szabályozza. A törvény értelmében a panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más - így különösen bírósági, államigazgatási - eljárás hatálya alá. A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetőleg megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat. A panaszkezelésre speciális eljárás rend vonatkozik, melyet a fent hivatkozott törvény tartalmaz. Panaszkezelési eljárás feltérképezése, helyi gyakorlata Szikszó Város Polgármesteri Hivatala saját szabályozást a fent hivatkozott törvényen túl nem alakított ki szabályzataiban. A Polgármesteri Hivatal az ügyfelek által írásban benyújtott panaszok mellett a szóban, és elektronikus úton benyújtott panaszokat is kezeli. A panaszok száma éves szinten nem túl magas. A vezetőkkel készített mélyinterjúk alapján a panaszkezelési eljárások nem jellemzők a Hivatalon belül. A mélyinterjúk kiértékeléséből azonban megállapítható, hogy minden szervezeti egység foglalkozik panaszkezeléssel, míg a Polgármesteri Szervezeti és Működési Szabályzata szerint a Közigazgatási Osztály feladatai között szerepel a közérdekű bejelentések és panaszok kezelése.
28
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Javaslatok a panaszkezelési eljárás szabályozására Javasoljuk
a
Polgármesteri
Hivatal
szervezeti
és
működési
szabályzatában minden szervezeti egységeknél a közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos feladatok meghatározását. Javasoljuk az Önkormányzat hivatalos honlapján a közérdekű adatok megismerhetőségének elektronikus
jogszabályi
információszabadságról
követelményeit szóló
2005.
tartalmazó, évi
XC.
az
törvény
mellékletében meghatározott „általános közzétételi lista” előírásai alapján az ügytípushoz kapcsolódó mellékelt ügymenet leírás és folyamatábra közzétételét.
Ügymenet leírás A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és
bejelentésekkel kapcsolatos
eljáráshoz Eljárás célja Az állami és helyi önkormányzati szervek a panaszokat és a közérdekű bejelentéseket kötelesek elintézni. A panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más - így különösen bírósági, államigazgatási eljárás hatálya alá. A közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása, illetőleg megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat Hatáskörrel rendelkező szerv neve Szikszó Város Polgármesteri Hivatala
29
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Illetékességi területe Szikszó Város közigazgatási területe Eljárás megindítása Panasszal és a közérdekű bejelentéssel bárki - szóban, írásban vagy elektronikus úton – fordulhat a tárgykörben eljárásra jogosult szervhez. A szóbeli bejelentést az eljárásra jogosult szerv köteles írásba foglalni. Az eljárást megindító irat benyújtásának módja (helye, ideje), ügyfélfogadás ideje Nincs jogszabály által meghatározott formanyomtatvány. A panaszt írásban a Polgármesteri Hivatal címére küldve, míg szóban a Polgármesteri Hivatal ügyfélfogadási idejében az (SzMSz felülvizsgálat után a panaszbejelentés
fogadására
meghatározott
szervezeti
egység/Közigazgatási
Osztály) lehet benyújtani: Ügyfélfogadási idő: Hétfő
8.00-12.00 óráig
Szerda
8.00-12.00 óráig
Péntek
8.00-12.00 óráig
és
13.00-15.00 óráig
Eljárási költség Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény 33. § (2) bekezdés 3. pontja alapján illetékmentes Az eljárás lefolytatására vonatkozó jogszabályok Az európai uniós csatlakozással összefüggő egyes törvénymódosításokról, törvényi rendelkezések hatályon kívül helyezéséről, valamint egyes törvényi rendelkezések megállapításáról szóló 2004. évi XXIX. Törvény 141-143 §-a.
30
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
Ügyintézési határidő 30 nap Ha az elbírálást megalapozó vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről a panaszost (bejelentőt) a panasz (bejelentés) beérkezésétől számított tizenöt napon belül - az elintézés várható időpontjának egyidejű közlésével tájékoztatni kell. Alapvető eljárási szabályok Ha a benyújtott panasszal, illetőleg a közérdekű bejelentéssel a Hivatal nem jogosult foglalkozni akkor átteszi az eljárásra jogosult szervhez. Az áttételről a bejelentőt egyidejűleg értesíteni kell. A Hivatal a panaszost, illetőleg a közérdekű bejelentőt meghallgathatja, ha azt a panasz, illetőleg bejelentés tartalma szükségessé teszi. A vizsgálat befejezésekor a megtett intézkedésről vagy annak mellőzéséről - az indokok megjelölésével - a panaszost, illetőleg bejelentőt írásban vagy elektronikus úton haladéktalanul értesíteni kell. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon panaszos, illetőleg bejelentő által tett ismételt, továbbá a névtelen bejelentés vizsgálata mellőzhető. A panasz vizsgálata mellőzhető akkor is, ha a panasztevő a sérelmezett tevékenységről (mulasztásról) való tudomásszerzéstől számított hat hónap után terjesztette elő a panaszát. A tudomásszerzéstől számított egy éven túl előterjesztett panaszt érdemi vizsgálat nélkül el kell utasítani.
31
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
A közérdekű kérelmekkel, panaszokkal és bejelentésekkel kapcsolatos eljárás folyamatábrája
írásban
szóban
névtelen beadvány
elektronikus úton
jegyzőkönyv
iktatás ügyintézőre szignálás, több szervezeti egységet érintő bejelentés esetén az ügygazda kijelölése áttétel a hatáskörrel, illetékességgel rendelkező szervhez
névtelen beadvány vizsgálásának mellőzése
n
i n
hatáskör, illetékesség vizsgálata,
n tudomásra jutás és panaszbenyújtás közt eltelt idő vizsgálata
i
határidőn túl érkezett beadvány vizsgálásának mellőzése
érdemi kivizsgálás
ügyfél értesítése
Szükséges intézkedések megtétele, vagy azok mellőzése
ügyirat irattárba helyezése
32
Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése
IV. Javaslat ügyintézési idő csökkentésére Az ügyintézési idő csökkentése nehézségekbe ütközik a különböző jogszabályi előírások, illetve a társszervekkel való együttműködés miatt. Azonban az ügyintézés azon területein, amelyek kizárólag a hivatalon belüli folyamatokat érintik jelentős javulást lehet elérni, amennyiben figyelembe veszik a jelen, illetve a D.1 fejezetben megfogalmazott javaslatokat a back és a front office tevékenységek hatékonyságára vonatkozóan. Kiemelkedő területek ebben a témában: Iktatási folyamat: elsősorban ügyintézők részére jogosultság adása az alszámon történő iktatáshoz; Adminisztrációs tevékenység: amennyiben az ügyintézők a kimenő irataik tekintetében alszámos iktatásra jogosultak, a Központi iktatóban felszabaduló erőforrásokat át lehet csoportosítani a különböző osztályokon felmerülő adminisztrációs feladatok ellátására; Informatikai támogatottság, workflow rendszer (lásd. a D.1 fejezetben); Ügyfélszolgálati tevékenységek (lásd. a D.1 fejezetben). Javasoljuk a kritikus ügymenetek (a projekt fejlesztésre vonatkozó javaslatainak figyelembe vételét követően) bemutatott folyamatleírás minta alapján a többi, leggyakoribb ügytípusok esetében elkészíteni a folyamatleírásokat és ábrákat, és azokat megjelentetni a honlapon. Jelenleg a hivatalban nem mérik a különböző ügytípusok esetében ügyintézés időráfordítását. Ahhoz, hogy erre vonatkozóan pontos, számszerűsíthető adatok álljanak a rendelkezésükre, elkerülhetetlen a H. fejezetben, ebben a témában meghatározott mutatószámok bevezetése és alkalmazása a különböző ügytípusok esetében. Így mérhetővé válnak a különböző intézkedések, fejlesztések, átalakítások hatásai az ügyintézési időre.
33