Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A-2008-0198 A.3 Önkormányzati intézmények kapcsolatai Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

I. Tartalomjegyzék

I. Tartalomjegyzék ................................................................................................................................ 2 II. Intézmények beszámolási és jelentési (feladatok) kötelezettségei a Hivatal irányában ....... 3 III. A Hivatal kötelezettségei a beszámolási és jelentési feladatok terén az Intézmények irányában ............................................................................................................................................... 5 III.1 A hivatalon belül a pénzügy kapcsolata az intézmények beszámolása terén................. 5 III.2 A hivatalon belül a Szervezési és Szociális Osztály beszámolási és jelentéstételi folyamata az oktatási-nevelési intézmények tekintetében ......................................................... 6 IV. Beszámolók rendszere ................................................................................................................ 12 IV.1 Beszámoló készítésére vonatkozó javaslatok ................................................................... 13 V. „Egyutas kommunikáció” .............................................................................................................. 14 V.1 Szervezeti kommunikáció....................................................................................................... 15 V.2 Az intézmények és a Hivatal közötti kapcsolat szintjei ...................................................... 23 V.3

Az intézmények és a Hivatal közötti információáramlás szintjeinek meghatározása .. ............................................................................................................................................... 26

V.4

Az információ áramlás módjai........................................................................................... 28

V.5 Az „Egyutas” kommunikáció előnyei és hátrányai és javaslat .......................................... 29 VI. Összefoglalás, javaslatok az intézményi információáramlásra vonatkozóan ..................... 30 VII. Kontrol események és információkezelési struktúra definiálása .......................................... 35 VIII. 1. számú melléklet: Együttműködési megállapodás minta .................................................. 40

2


II. Intézmények beszámolási és jelentési (feladatok) kötelezettségei a Hivatal irányában

A vizsgálat alá vont intézmények körében betekintést nyertünk az alapító okiratba, szervezeti és működési szabályzatba, továbbá valamennyi rendelkezésünkre bocsátott hivatalos dokumentumba. Az interjúk alkalmával nyitott kérdéseket tettünk fel a megjelenteknek. A Szikszó Város Önkormányzat felügyelete alatt álló intézményeket 2 csoport szerinti bontásban vizsgáljuk:

I.

Önállóan működő költségvetési szervek köre: 

Szikszói Városi Óvoda, Alapszolgáltatási Központ és Védőnői Szolgálat (3800 Szikszó, Rákóczi u. 60.)

II.

Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek köre: 

Szikszó Város Polgármesteri Hivatala (3800 Szikszó Kálvin tér 1.);



Önkormányzati Konyha, Gyermekélelmezés (3800 Szikszó, Malom út 4.);



Szepsi Csombor Márton Gimnázium, Szakképző, Általános Iskola, Könyvtár, Egységes Pedagógiai Szakszolgálat és Alapfokú Művészeti Iskola (3800 Szikszó, Miskolci u. 9.).

Az intézményi beszámolási és jelentéstételi kötelezettség tartalma szerint heterogén, ahol meghatározó a gazdálkodási adatokkal, szakmai beszámolóval, statisztikai adatokkal (pl. különféle szempontok szerint meghatározott létszám, csoportbontás, stb.) kapcsolatos adattovábbítás a Hivatal felé. A Hivatalból előterjesztés esetén többnyire – szóban, írásban (e-mail), illetve döntés esetén határozati formában – érkezik visszacsatolás az intézmények felé, amely

3


arányt

ugyanakkor

javítani

szükséges,

ez

ugyanis

ellenkező

esetben

az

információáramlás eredményességét, hatékonyságát (rendeltetését) veszélyeztetheti a későbbiekben, miután az információszolgáltatás tartalmi megfelelősége felől az érintett intézmény nem tud meggyőződni kellőképpen. A visszacsatolás módja változó, főleg a telefon és az e-mail a jellemző. Az intézmények részéről a Hivatal felé való visszacsatolás lehetősége telefon, levél, email formájában történik nagyrészt. Beszámolás és jelentéstétel gyakorisága a Hivatal felé változó, az éves, eseti és jogszabályi rendelkezés alapján elkészítendő beszámolók vannak leggyakrabban jelen. Beszámolás, jelentés leggyakrabban levél, táblázat, szöveges magyarázat, illetve e-mail formájában kerül bekérésre, illetve továbbításra, azaz a hagyományos papír alapú – esetlegesen lassabb – adattovábbítással egyenértékűnek mondható az elektronikus úton történő adatközlés, amely gyorsabb, illetve költséghatékonyabb a Hivatal felé. A beszámoló, jelentés elkészítéséhez szükséges információk több forrásból erednek. Forrásként szolgál a hivatali, az intézményvezetők, adott esetben határozatokból lehet a szükséges információkhoz hozzájutni. A hasznosítandó információk

alapján

összeállított

jelentés

elkészítéséért

túlnyomórészt

az

intézményvezető felel. A beszámolási és jelentési kötelezettség tartalma szerint a statisztikai jelentésekre (éves, negyedéves), illetve szerződésekre vonatkozik. A Hivatal szóban és írásban ad visszacsatolást az intézményekhez, ennek gyakoriságát a vonatkozó jogszabály határozza meg, illetve ezen beszámolók eseti jelleggel születnek.

4


Beszámolás, jelentés leggyakrabban személyesen, avagy levél, táblázat, szöveges magyarázat, illetve e-mail formájában kerül bekérésre, illetve továbbításra. Az ilyen formában nyújtott információk alapján a polgármester, jegyző, Képviselő-testület és annak bizottságai hoznak döntést. A

beszámoló,

jelentés

elkészítéséhez

szükséges

információk

az

intézményvezetőtől, illetve az intézményi gazdasági vezetőtől származnak, mely információk a testületi és vezetői döntésekben, a megkötött szerződésekben, szabályzatok megalkotása során, valamint országos regiszterekben kerülnek felhasználásra. Az információk többnyire a polgármester, a jegyző, valamit a Képviselő-testület és annak bizottságai, illetve a közvetlen felettes felé kerülnek továbbításra.

III. A Hivatal kötelezettségei a beszámolási és jelentési feladatok terén az Intézmények irányában

III.1 A hivatalon belül a pénzügy kapcsolata az intézmények beszámolása terén A beszámolási és jelentéstételi táblázatok kitöltését a Hivatal oldaláról a Pénzügyi Osztály végzi. Az intézmények Hivatal felé fennálló beszámolási és jelentési kötelezettsége Alapvetően pénzügyi vonatkozásban a költségvetéssel függ össze (féléves, éves beszámolók elkészítése, előirányzat módosítás, stb.). A költségvetés tervezéshez kapcsolódó adatszolgáltatásról részletesen a B. fejezetben írunk. A Hivatal Pénzügyi Osztályának ügyintézője visszacsatolást küld az intézményeknek, amikor is az előirányzat módosításáról levélben.

5


Beszámolás és jelentéstétel gyakorisága a Hivatal felé változó, az éves, havi, eseti és jogszabályi rendelkezés alapján elkészítendő beszámolók vannak leggyakrabban jelen az intézmények munkáját illetően. Beszámolás, jelentés leggyakrabban levél, táblázat, e-mail formájában, illetve telefonon keresztül kerül bekérésre, illetve továbbításra. A bekért beszámolókat többnyire a Képviselő-testület, illetve annak bizottságai, illetve a jegyző használják fel munkájuk során. A

beszámoló,

jelentés

elkészítéséhez

szükséges

információk

az

intézményvezetőtől, néhány esetben a gazdasági vezetőtől származnak, az így bekért információk a költségvetés elkészítése során (normatívák és támogatások meghatározása) kerülnek felhasználásra. Az információk a Képviselő-testület, annak bizottságai, valamint a közvetlen felettes felé kerülnek továbbításra. A jelentési folyamat hatékonyabbá tételét illetően egy vélemény szerint a határidők pontos betartására kellene hangsúlyt fektetni. Ellenőrzéseket illetően szakmai és pénzügyi szempontból egyaránt a folyamatos (napi szintű), illetve a negyedéves ellenőrzés a jellemző. Az intézményi kapcsolattartó szerepét jobbára maga az intézményvezető, vagy gazdasági vezető (ügyintéző) látja el.

III.2 A hivatalon belül a Szervezési és Szociális Osztály beszámolási és jelentéstételi folyamata az oktatási-nevelési intézmények tekintetében A Szervezési és Szociális Osztály felé az intézményeknek az oktatási és nevelési területen az alábbi beszámolási kötelezettségeket kell teljesíteniük:  pedagógiai programok bemutatása;

6


 beszámoló, jelentés, adatszolgáltatás, PP, munkaterv;  adott témakör pályázataihoz, állami támogatáshoz adatok megadása, a szükséges dokumentumok bemutatása;  kisebbségi önkormányzattal való kapcsolat, szülői kérvények bemutatása;  éves beszámoló a bérbeadásról, kihasználtságról, bevételről;  nyilvántartás vezetés;  szakértői vélemények és nyilvántartások;  év végi beszámoló, adatszolgáltatás, tantárgyfelosztás, munkaterv, havi eseménynaptár;  éves statisztika; Az szociális, gyermekjóléti és egészségügyi területen az intézményeknek az alábbi beszámolási kötelezettségeket kell teljesíteniük:  szakmai programok bemutatása;  beszámoló, jelentés, adatszolgáltatás, munkaterv;  adott témakör pályázataihoz, állami támogatáshoz adatok megadása, a szükséges dokumentumok bemutatása;  éves beszámoló a bérbeadásról, kihasználtságról, bevételről;  nyilvántartás vezetés;  szakértői vélemények és nyilvántartások;  év végi beszámoló, adatszolgáltatás;  éves statisztika;  meg kell küldeni a szociális, gyermekjóléti területen az ellátottakkal kötött megállapodás 1 példányát a fenntartónak. Abban az esetben, ha a Hivatal a döntés előkészítő munkához kér be intézményi adatokat az adatok feldolgozását követően bizottsági, illetve testületi döntéshozás történik határozat formájában, amelynek megküldése az adatszolgáltató részére minden esetben megtörténik hivatalból. A visszajelzés időpontja a döntés megszületésének idejétől függ.

7


Az intézménynek is van lehetősége levél, e-mail, egyezetés, értekezlet formájában visszacsatolni. Az intézményektől beszámolók bekérésére, átadására évente, havonta, jogszabály alapján vagy eseti jelleggel kerül sor (táblázat, e-mail, levél, személyes kapcsolat, telefon, szoftver útján, illetve szöveges magyarázattal ellátva). Az

adatszolgáltatások

időpontja,

gyakorisága,

tartalma

jogszabályokban

meghatározott. Ezen felül a Hivatal által bekért adatszolgáltatások aktuális helyzetekre válaszolnak, esetleg későbbi terveket készítenek elő. A rendelkezésre álló beszámolókat a Képviselő-testület, annak bizottságai, a polgármester, jegyző használja fel előterjesztések elkészítéséhez, döntések meghozatalához. A beszámolókat a Szervezési és Szociális Osztály az intézményvezetőtől, igazgatóktól kapja. Az intézményvezetők meghívottként részt vehetnek az őket érintő ügyek testületi ülésén. Az ellenőrzéseket illetően szakmai és pénzügyi szempontból egyaránt az évenkénti ellenőrzés a jellemző, amelynek gyakoriságát jogszabály írja elő, illetve rendkívüli helyzetben is végezhető ellenőrzés. A belső ellenőrzés feladatait a Kistérségi Társulás végzi az ellenőrzési terv alapján. Szakmai kérdésben értékelést csak szakmai szervezet adhat ki. Ő készíti a Hivatal felé az intézményektől kapott beszámolók, tervek, stb. összefoglalását, értékelését. Szakmai és törvényességi ellenőrzés kötelezően jogszabály szerint 4 évente előírta közoktatási intézményekben. Szakmai ellenőrzést csak külső szakértő végezhet felkérésre, törvényességi ellenőrzést a Hivatal hagyományosan 2 évente végez.

8


Az oktatási területen az Oktatási Hivatal törvényességi, hatósági ellenőrzést végez. Pénzügyi és gazdasági ellenőrzést a MÁK, és az ÁSZ végez. A szociális gyermekjóléti területet az Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat, adott részterületet a Módszertani Intézmények, és a Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatal szakmai, hatósági ellenőrzést

végez.

Pénzügyi

és gazdasági

ellenőrzést a MÁK, és az ÁSZ végez. Egészségügyi területen az ÁNTSZ szakmai, hatósági ellenőrzést végez. Pénzügyi és gazdasági ellenőrzést az OEP, és az ÁSZ végez.

Javaslatok  Tanácsolt lenne a beszámolási és jelentéstételi folyamat teljes körű megismertetése az intézmények vezetőivel.  A Hivatal és az Intézmények között az információáramlás folyamatát szabályozó szabályzat, koncepció elkészítését javasoljuk.  Hivatal és Intézmények közötti információáramlás folyamatát, módjának, a visszacsatolás menetének szabályozását szintén javasoljuk.  Célszerű személyes találkozók, egyeztetések kezdeményezése a kapcsolatok ápolása érdekében.  Az intézményvezetők jogszabályváltozásokról, törvényi változásokról történő tájékoztatása több esetben is indokoltnak tűnik.  Az intézmények és a hivatal szervezeti egységeinek vonatkozásában az együttműködés Együttműködési megállapodás (lásd. Melléklet) keretében történő szabályozására van szükség.  Az intézmények által szolgáltatott beszámolók,

jelentések, információk

vonatkozásában a tapasztalatokról érdemes lenne visszacsatolni bizonyos időközönként az intézmények felé.  A

jelentéstételi

folyamat

az

intézmények

és

a

hivatal

tekintetében

hatékonyabban működne az elektronikus jelentések bevezetésével.

9


 Az információáramlási folyamat hatékonyságát a takarékosság jegyében történő elektronizálás, az intézményenként elkülönített adattárolás tenné lehetővé, mellyel kiküszöbölhető lenne az esetlegesen többszöri adatbekérés.  A közös információs adatbázis létrehozása elősegítené, hogy az információk, akár egy adott szervezeti egység tagja számára hozzáférhető legyen szélesebb körben. Az

információáramlás

hatékonyságának

növelése

érdekében

szükségesnek

tartanánk:  az adatkezelés szabályainak lefektetését a hivatal és az intézmények vonatkozásában,  a kommunikáció gyakoribbá tételét a hivatal és az intézmények között,  a visszacsatolási rendszer kialakítását, rendszerességének meghatározását  a Hivatal által bekért információ kereteinek, szabályainak kialakítását  a Hivatal részéről az intézményekre vonatkozó határidők jelzését  a Hivatal jogszabályok változására, értelmezésé vonatkozóan információ, segítség nyújtását  valós,

naprakész,

ügymenetet

és

napi

életet,

tervezhetőséget

segítő

információk átadását az intézmények irányába  beszámolóra vonatkozó alaki, tartalmi követelmények megfogalmazását, tisztázását  a rendszeres vezetői egyeztetések tartását a Hivatal és az intézmények vonatkozásában  az intézmények vezetőinek Képviselő-testületi üléseken való részvételét, amely a beavatottságuk érzését növeli. A felsorolt indokok miatt az alábbi táblázat kitöltését javasoljuk meghatározott időközönként az intézmények és a hivatal vonatkozásában.

10


Tevékenység 1

Tevékenység 2

Tevékenység 3

Vizsgált terület (intézményHivatal vonatkozásban)

intézmény intézmény intézmény

intézmény

intézmény intézmény

Beszámolási és jelentési kötelezettségek (feladatok) a Hivatal irányába Érkezik-e visszacsatolás a Hivataltól? Visszacsatolás módja: előterjesztés döntés esetében Beszámolás és jelentéstétel gyakorisága a Hivatal felé Beszámolás, jelentés bekérésének formája Beszámolás, jelentés átadásának formája Kitől kapja a beszámoló, jelentés elkészítéséhez szükséges információt? Elegendő a kapott információ? Milyen többlet információra lenne szüksége? A szolgáltatott beszámoló/jelentés elkészítéséért felelős Kitől kap beszámolót, jelentést? Kinek továbbítja a beszámolót, jelentést?

11

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Javaslatok a beszámolási, jelentési folyamat hatékonyságának növelésére Milyen gyakran ellenőrzi a Hivatal? szakmai szempontból pénzügyi szempontból Mikor volt a legutóbbi ellenőrzés az intézménynél? Nevezze meg a Hivatali kapcsolattartó munkakörét!

Beszámoló, jelentés információs csatornája A beszámolók módjánál szükséges tisztázni azt, hogy fontosságánál fogva mely beszámoló típusnál engedhető meg, hogy ne legyen írásos formátumú. Számszerű adatokat tartalmazó beszámolók szoftveres elkészítésénél érdemes megfontolni olyan szoftverek, adattárházak használatát, amelyben egy felhasználó egy helyre viszi be az adatot, így azt nem szükséges több helyen karbantartani, és az adat(ok)ból a Hivatalban már a kívánt formátumú, kívánt beszámoló állítható elő, akárhányszor a későbbiekben.

IV. Beszámolók rendszere

A Hivatal beszámolási rendszere hierarchikus felépítésű. A beszámolási rendszer szintjei: 1. szint: Intézmények: rendszeresen szolgáltatnak adatokat, illetve készítenek beszámolókat a Hivatal megfelelő szakterületei irányába. 2. szint: Hivatal: 

összegyűjti és összegzi az intézmények által összeállított adatokat,



összegzi a hivatali munkának az adatait és beszámolókat,



jelentést készítenek a szakbizottságok, a képviselőtestület és a jegyző felé.

12


Az Intézmények részéről a Polgármester Hivatal felé irányuló beszámolók rengeteg információt, leíró adatot tartalmaznak, azonban a statisztikai típusú beszámolás elvei szerint készülnek. A vezetői interjúk alkalmával azt az információt kaptuk, hogy a beszámolókban szereplő adatok minősége, és mennyisége megfelel az elvárásoknak, azonban úgy gondoljuk, hogy a meglévő rendszerben is vannak olyan fejlesztési lehetőségek, amelyekre érdemes odafigyelni. Ezen javaslatokat mutatjuk be a továbbiakban: IV.1 Beszámoló készítésére vonatkozó javaslatok A jelenlegi beszámolási rendszerben az alábbi fejlesztési irányokat érdemes fontolóra venni: Értékelések alkalmazása a beszámolók készítésekor:  a korábbi évek adataival való kötelező összehasonlítás, értékelés, elemzés szükségesnek tűnik, hiszen ebből mutathatók ki a fejlődési irányok vagy elmaradási tendenciák: o az előző időszakok adatai, o az intézmények egymás közötti összehasonlítása.  minőségi gazdálkodási adatok bemutatása és részletezése, lebontva a különböző kiadási és bevételi formákra, típusokra, összehasonlítva a korábbi évek adataival – ennek kötelező előírását javasoljuk  az értékelések elkészítéséhez nincs szükség új adatok előállítására, csupán a meglévő adatállomány más szemléletű bemutatására, rendezésére Pályázatok kezelése a beszámolókban:  részletesen, külön részben kelljen beszámolni a pályázati tevékenységről, ezen belül az információk teljessége nélkül az alábbi információkról: o a benyújtott pályázatokról, o a be nem nyújtott pályázatokról,

13


o a be nem nyújtásának okairól, o számszerűsített adatokról a pályázatokkal összefüggésben; Strukturáltság, áttekinthetőség növelése:  A beszámolók egységes, állandó szerkezetben való megjelenítése elvárás, hiszen növeli az információk érthetőségét, áttekinthetőségét.  A beszámolók estén grafikonok vagy egyéb vizuális módszerek alkalmazása javasolt az értelmezhetőség elősegítése érdekében.  Javasolt vezetői összefoglaló alkalmazása, amelyben a legfontosabb megállapítások kiemelésre kerülnek.  Érdemes külön kezelni azokat az adatokat, amelyekkel kapcsolatban döntésre vagy beavatkozásra van szükség, illetve azokat, amelyek csak tájékoztatás kedvéért szerepelnek a beszámolóban. Az eltérésekre, összehasonlításra való fókuszálás  Az időarányostól eltérő teljesítések kiemelése segít a változások lekövetésére való fókuszálásban.  Az összehasonlító adatok alkalmazásával lehetőség nyílik az eltérések kimutatására (például a költségvetési előirányzat és teljesítés között vagy intézmények azonos mutatói között).

V. „Egyutas kommunikáció”

A pályázat szerint az intézményi kommunikáció terén a szervezeti egységek közötti

kapcsolati rend

kialakítása

a

cél,

amelyre

vonatkozóan

jelen

dokumentum javaslatait figyelembe véve, a kommunikáció „egyutassá” tételének kidolgozását javasoljuk.

14


Az „egyutas” kommunikáció meghatározásához először a szervezet kommunikációt, majd az intézmények és a Hivatal közötti információáramlás, kapcsolattartás elemeit mutatjuk be, azon pontok kiemelésével, ahol mód van az „egyutas” kommunikáció alkalmazására, megvalósítására. V.1 Szervezeti kommunikáció

Ahogy azt az A.2 fejezetben is bemutatjuk, a szervezeti kommunikációnak több célja is van. Ezek közül néhány:  tudatosítja az emberekben a szervezeti célokat, azt, hogy merre tart a szervezet;  tájékoztatja a dolgozókat a szervezetet befolyásoló főbb kérdésekről;  pontos és teljes információt ad;  a munkatársak számára biztosítja a hatékony munkavégzéshez szükséges tudást;  tájékoztatja az embereket arról, hogy mit várnak tőlük;  a vezetés egyik eszköze;  biztosítja az érdeklődést a munkatársak ötletei, véleménye iránt;  lehetővé teszi, hogy minden egyes munkatárs pontos és időbeli visszajelzést kapjon a teljesítményéről;  tájékoztatja az embereket a szervezeti egység fejlődéséről;  a vezetői kommunikáció példát ad a munkatársaknak. A felsorolt célok miatt rendkívül lényeges, hogy Szikszó Város Önkormányzata aktív kommunikációt folytasson:  az általa felügyelt intézményekkel,  az intézmények vezetőivel és  az intézmények munkatársaival. Az

információáramlás

folyamatában

a

szervezettel

való

elégedettséget

nagymértékben meghatározza, illetve javítja:

15


 a kommunikáció minősége,  a kommunikációval való elégedettség A szervezeten belüli kommunikáció mellett meghatározó a szervezet külső kommunikációja

is.

Rendkívül

fontossá

vált

napjainkban

a

kétirányú

kommunikáció, a visszacsatolás jelentősége egyre növekszik (lásd. D.3 fejezet). Figyelembe kell venni, hogy a kommunikáció kiemelt jelentőséggel bír a vezető számára is, hiszen:  a kommunikáció, információáramlás révén tudja vezetői funkcióit gyakorolni  a

kommunikáció

segítségével

tudja

érvényesíteni

vezetői

kapcsolatát

beosztottjai, környezete, illetve vezetőtársai felé. Ugyanez igaznak tekinthető Szikszó Város Önkormányzat és az általa irányított intézmények

vonatkozásában

is,

hiszen

az

Önkormányzat

az

alkalmazott

kommunikációs eszközeivel tudja gyakorolni az ellenőrzési és vezetési funkcióit intézményei vonatkozásában. Az Önkormányzat és az általa irányított intézmények kommunikációja 4 funkción keresztül érvényesül, amely az „egyutas” kommunikáció alkalmazásával is megjelenik: 1. Érzelmi funkció: a kommunikáció segítségével a szervezet tagjai kifejezésre juttatják érzelmeiket, elégedettségüket, vagy éppen elégedetlenségüket. A feladó érzelmei befolyásolják az üzenet kódolását, csakúgy, mint a fogadó érzelmei a megértést. Jelen funkcióval az egyutas kommunikáció alkalmazása során is kalkulálni szükségesi. 2. Motivációs funkció: a vezető a különböző motivációs eszközök (meggyőzés, eredmények visszajelzése, dicséret, büntetés stb.) segítségével mozgósítja a beosztottakat a szervezeti célok megvalósítására, így azt a szereplőt is, akit az „egyutas” kommunikáció folytatására kinevez.

16


3. Információs funkció: az információk szétosztása, összegyűjtése révén elősegíti a döntéshozatalt, és megszűnteti a bizonytalanságot. Itt nagy jelentőséggel bír a szükséges adatok teljessége, pontossága, valamint a megfelelő közvetítő csatornák megléte. Ha egy kézben/szervezeti egységnél fut össze az információ, akkor külön figyelmet kell szentelni az információk összegyűjtésére, szétosztására, és annak koordinálására. 4. Ellenőrzési funkció: a szervezetben kialakított csatornák biztosítják a vezetői tájékozódást, a vezetők jelentései révén visszajelzést kapnak a szervezet keretében folyó tevékenységekről. Az utolsó két funkció szerepe kap hangsúlyt az Önkormányzat és az általa irányított intézmények

vonatkozásában.

segítségével

koordinálhatja

az

Az

információáramlás,

Önkormányzat,

akár

és

a

kommunikáció

egyutas

kommunikáció

alkalmazásával:  az egyes intézmények tagjainak munkáját,  motiválhatja a beosztottakat bizonyos feladatok elvégzésére,  alakíthatja a szervezethez tartozók viselkedését, stb. A szervezeten belül az alábbi információáramlást biztosító kommunikációs csatornákat

különböztethetjük

meg,

amelyek

az

„egyutas”

kommunikációs

modellben is alkalmazhatóak: 1. a formális 2. az informális. A formális információáramlást tovább osztályozhatjuk iránya alapján:  Vertikális, azon belül: a) lefelé irányuló b) fölfelé irányuló  Horizontális kommunikációra. Ezen formális kommunikációs csatornák kialakításáért, illetve karbantartásáért, függetlenül azok irányától, a vezetők a felelősek.

17


a) Lefelé irányuló információáramlás A lefelé irányuló (felülről jövő) kommunikáció a magasabb lépcsőkön kiadott információk továbbítása az alsóbb szintek felé. A hatáskör közvetlen hierarchikus vonalai mentén halad, általában eligazításokat, utasításokat közvetít. A lefelé irányuló kommunikációnak öt típusát különböztetjük meg: 1. Célok megvalósítása: Ebbe a kategóriába sorolható a stratégia, a szervezeti és egyéni célok, az elvárt viselkedésminták kommunikálása, vagyis amelyekkel a vezető általános iránymutatást szeretne adni. 2. Munkavégzési utasítások és magyarázatok: Meghatározott, konkrét feladatok szétosztása, az elvégzés módjának közlése, valamint annak világossá tétele, miként kapcsolódik más tevékenységekhez az adott feladat. 3. Elvárások, szabályzatok közlése: A szervezet működését meghatározó keretek és formák megfogalmazása. 4. Visszajelzés a teljesítményről: Annak értékelése, hogy a beosztottak milyen színvonalon végezték el munkájukat. 5. Nevelő szándékú üzenetek: azzal a szándékkal küldött információk, hogy a vezetők segítségükkel elnyerjék az alkalmazottak támogatását a szervezeti célok megvalósítása érdekében, valamint elkötelezzék őket a közös értékrendszer mellett. b) Fölfelé irányuló információáramlás, kommunikáció A fölfelé irányuló kommunikáció szintén a hatáskör vonalai mentén halad, általában az alsóbb szintű vezetési tevékenységre vonatkozik. A szervezetekben alapvetően az alábbi okokból törekednek arra, hogy az alsóbb szintekről információk jussanak el a felsőkre:

18


1. Problémák közlése: A vezetőknek tájékoztatást kell kapnia arról, ha valami miatt nem lehetséges a feladatok teljesítése. Ezen információknak el kell jutnia az egyutas kommunikációra kinevezett emberhez, adott esetben szervezeti egységhez. A problémák okozója lehet:  az információhiány,  a szervezeti struktúra,  a kommunikációs utak merevsége okozhatja,  időhiány, szoros határidők  státuszbeli különbségek,  a felettes személyisége, 2. Javaslatok a fejlesztésre: A beosztottaknak fontos lehetőséget biztosítani arra, hogy saját ötleteikkel hozzájáruljanak a hatékonyabb munkavégzéshez, hiszen ezáltal nőhet:  a szellemi alkotó munka színvonala,  a létrehozott, megismert újdonságok iránt tanúsított fogadókészség.  a tevékenységek időről időre meg tudnak újulni. 3. Beszámolók készítése: Bizonyos rendszerességgel vagy alkalmakhoz kötötten a beosztottaknak számot kell adniuk:  saját maguk és szűkebb szervezetük tevékenységéről,  teljesítményéről,  a tervek teljesülésének fokáról. 4. Sérelmek és viták közlése: A vezetés megfelelő szintjeit informálni kell e tényezőkről, azok hatékony kezelése érdekében. Egy szervezet működésében leggyakrabban előforduló kommunikációs formák: a) Hivatalos kommunikációs utak, b) Nem hivatalos beszélgetések,

19


c) Hirdetmények, d) Körlevelek, e) Értekezlet, f) Tárgyalás. a) Hivatalos kommunikációs utak A hivatalos kommunikációs utakat a szervezet struktúrája egyértelműen kijelöli. Hivatalos úton való kommunikálás esetében az információ végigjárja a szervezet minden egyes szervezeti lépcsőjét. Hátránya  a továbbított adatok, vélemények túl sok lépcsőt járnak meg,  fennáll a torzulások, félreértések lehetősége,  téves értelmezések, elnézések és elhallások következhetnek be.

Előnye  Ha a csatornának a működése szabályozott, előre kidolgozott szisztéma alapján működtetett akkor gyors és hatékony lehet, különösen a rutin kérdések és feladatok esetében. A Hivatalos kommunikációs utak alkalmazása nagyrészt nem egyutas kommunikációt takar, hiszen számtalan szervezeti lépcső kerül bevonásra. b) Nem hivatalos beszélgetések A nem hivatalos beszélgetések alatt nem tudatosan és rendszeresen szervezett kommunikációt értünk, amely kötetlen, informális információcserére ad lehetőséget olyan egy vagy több szervezeti tag számára az Intézmények és a Hivatal közötti kommunikációban. Jellemzői:

20


 Kezdeményezője általában a magasabb beosztású vezető (intézményvezető), de nem kizárt a beosztotti kezdeményezés sem.  Látszólag nincs programja, de a kezdeményezőnek mindig van valamilyen kommunikációs szándéka információszerzésre vagy adásra.  A beszélgetés kötetlensége miatt őszintébb, alkalmas az önkéntes vélemények kifejezésére.  Kölcsönös információcserével nyerhető el a résztvevők bizalma  Beszélgetésen résztvevő beosztottakban a beavatottság érzését váltja ki, ami javítja az illetők elkötelezettségét is a szervezet iránt. Szikszó Város Önkormányzatánál a személyes interjúk alapján kiderült, hogy az intézményvezetők közvetlenül, ilyen tekintetben „egyutas” kommunikációt folytatva is fordulnak a jegyzőhöz, polgármesterhez telefonon keresztül. c) Hirdetmények A

hirdetmény

a

szervezeten

belül

sok

ember

informálására

alkalmas

kommunikációs lehetőség. Jellemzői:  gyors, pontos információátadást tesz lehetővé.  nincs visszacsatolás,  az információ azonos értelmezése nem ellenőrizhető.  kérdéses, hogy az információ eljutott-e a célszemélyekhez.  leginkább a nem lényeges adatok, információk továbbítására használják általában. d) Körlevelek A körlevél a hirdetmény egy speciális formája. Két formája létezik:  az elektronikus,  a papír alapú.

21


Az információt tartalmazó papír alapú levelet kisebb szervezeti részegységeken belül körözik, és az alkalmazottak aláírásukkal elismerik az információ átvételét. Alkalmas

a

szervezeti

működéssel,

eljárásokkal,

szabályokkal,

ügyrenddel

kapcsolatos információk közlésére. e) Értekezlet Bár nem egyutas kommunikációra alkalmas, de a szervezeti kommunikáció egyik leggyakoribb formája az értekezlet. Az értekezletnek 2 típusát különböztetjük meg:  rendszeres  ad-hoc, eseti jellegű, adott eseményhez köthető Előnye:  közvetlen kommunikációra épül,  megvan a lehetőség az információ pontosítására  többszöri közvetlen visszacsatolásra van mód  az azonos értelmezésre ad lehetőséget  gyors, pontos, hatékony kommunikációt tesz lehetővé,  a folyamat vezetői irányítás és kontrol alatt valósul meg  összetett és bonyolult kérdések megtárgyalására is alkalmas  lehetővé teszi a vezető számára, hogy beosztottjai nézeteivel, érzéseivel, felfogásával megismerkedjen A legtöbb szervezetben az értekezleteket előre meghatározott időközönként, rendszeresen tartják, illetve rendkívüli helyzetben tartanak megbeszélést. f) Tárgyalás A szóbeli kommunikáció fontos vezetői tevékenysége a tárgyalás. Három alapvető tárgyalás (megbeszélés) típust különböztethetünk meg:  Információorientált megbeszélések: új történések bejelentése, beszámolók meghallgatása.

22


 Cselekvésorientált tárgyalások: javaslatok kidolgozása, problémák azonosítása, alternatívák közötti választások.  Kombinált

tárgyalások:

helyzetjelentések

egy

feladat

előrehaladásáról,

megegyezés további teendőkben. A Polgármesteri Hivatal részéről adatokat kér be az intézményektől:  a polgármester,  a jegyző  Pénzügyi Osztály  Szervezési és Szociális Osztály Az adatszolgáltatás vonatkozásban beszélhetünk egyutas kommunikációról, ahol az adott szervezeti egység illetékes kollégája képviseli az egyutas-ságot. Az információk bekérése:  jellemzően elektronikus úton történik  elterjedt kommunikációs mód a telefon  a kapcsolattartás egyre kevésbé jelent személyes találkozásokat A személyes interjúk alakalmával nehezményezték a jelenlévők, hogy a személyes kapcsolat háttérbe szorulásával az emberi kapcsolatok nem tudnak kiépülni. Az intézménytől a fenntartó a következő információkat kéri:  létszámadatok,  hátrányos helyzetű, halmozottan hátrányos helyzetű gyerekek száma,  az adott évi költségvetés teljesülésére vonatkozó adatok,  munkabér. V.2 Az intézmények és a Hivatal közötti kapcsolat szintjei Az alábbiakban az Intézmények és a Hivatal viszonylatában világítunk rá a kapcsolatok szintjeire, jellemzőire:

23


a) Hivatal alá-, és fölérendeltségi kapcsolat Az adatmozgás jellemzően valamilyen információ kérés kielégítéseként történik adott szervezeti egységek vonatkozásában. Ezek a kommunikációs csatornák jellemzően csak

konkrét

probléma,

feladat

megoldásában

nyílnak

meg

és

csak

a

feladatmegoldás idejére. Ilyen tekintetben a Hivatalon belüli kommunikáció az aláfölérendeltségi kapcsolatok révén megvalósulhat egyutasan a szervezeti egységek vonatkozásában. b) Partnerségi kapcsolat Ahhoz, hogy az Önkormányzat a lehető legnagyobb hatékonysággal a legjobb minőségben lássa el a kötelező és az önként vállalt feladatait célszerű a szolgáltatásokat nyújtó intézményekkel minél szorosabb partneri kapcsolatot kialakítani. Az Önkormányzat és adott Intézmény között létrejövő kapcsolat legmagasabb fokának tekinthető a partnerség. Ebben az esetben a közös érdekek tartják össze a kapcsolatot és a közös érdekek mentén hozott közös döntések. Mivel minden érintett fél pontosan tisztában van az érdekeivel és a lehetőségeivel, így mindent meg fog tenni a közös célok megvalósulásának érdekében. Az intézmények által kezelt adatok köre: Az intézmény által kezelt adatok körének egy jelentős részét az intézmény alaptevékenysége határozza meg, azonban vannak olyan adatok, amelyek az intézmény tevékenységi körétől függetlenül kezelendők. Az intézmények adatait három nagy csoportba sorolhatjuk: 1. Alaptevékenységhez kapcsolódó adatok: a. Egészségügyi szolgáltató intézmény esetében személyes és egészségügyi adatok gyűjtésére van szükség. Az adatszolgáltatási kötelezettség az adatszolgáltatás tárgyára vonatkozóan lehet egyutas. b. Szociális intézmények esetében személyes és a szociális ellátásra vonatkozó adatokra van igény.

24


c. Oktatási – nevelési intézmények esetében személyes, illetve az oktatásra vonatkozó adatok gyűjtése szükséges. Az alaptevékenységekhez kapcsolódó adatok körének meghatározása lényeges terület, hiszen ezek felhasználásával az önkormányzat döntés előkészítési folyamata leegyszerűsíthető. 2. Gazdálkodási adatok: A gazdálkodásra vonatkozó adatok köre jogszabályban pontosan meghatározott, amely kitér:  a nyilvántartásba vételt igénylő, kezelendő adatok körére  a nyilvántartás módjára A döntéshozatalt segítő gazdálkodási adatok köre jogszabály alapján körbehatárolt. Emellett az intézmény és a Hivatal közötti információáramlás folyamatában előfordul, és az eseti jellegű döntések előkészítése során jellemző:  a meglévő nyilvántartásokból nyerhető adatcsoportosítás az információk előállítása  az intézményektől információ bekérése Az eseti jellegű információ bekérés, áramlás történhet egy utas modellben. 3. Műszaki adatok: Karbantartáshoz, felújításhoz, fejlesztésekhez az önkormányzat intézményeinél található adatok halmaza. Jelentős döntés-előkészítő szerepet töltenek be, hiszen általuk az Önkormányzat kellően megalapozott döntéseket tud hozni az épületekre vonatkozóan. Ebben az esetben is beszélhetünk egyutas kommunikációról, információcseréről. Az intézmények és az hivatal közötti adatszolgáltatás fajtái:  rendszeres adatszolgáltatás

25


A

rendszeres


vonatkozásában

alaptevékenységhez

kapcsolódó illetve gazdálkodási adatok igénye merül fel (pl.: költségvetés készítés, féléves és éves beszámoló készítés, stb.).  eseti adatszolgáltatás Az

ad-hoc


vonatkozásában

megjelenhetnek

alaptevékenységhez kapcsolódó, gazdálkodási és műszaki adatok is, sőt ezek tetszőleges kombinációira is igény lehet (pl.: döntés egy iskola felújítási pályázati lehetőség vonatkozásában).

V.3

Az intézmények és a Hivatal közötti információáramlás szintjeinek

meghatározása Az intézmények és a Hivatal közötti információáramlás szintjeinek bemutatása:  Intézményi beszámolók által az intézmény vezetője információt áramoltat, részletes tájékoztatást ad a Képviselő-testületnek a tevékenységi jellemzőkről, felmerülő problémákról, jövőbeli elképzelésekről.  A szakmai beszámolók vonatkozásában az egyes intézmények a tevékenységi körüknek megfelelő Osztállyal kommunikálnak, illetve a beszámolás is irányukban történik. Az adott intézmények a Hivatal szervezeti egységen belül több munkatárssal is kapcsolatot tartanak. Adott témakörök tekintetében tudunk ilyen formán egyutas kommunikációról beszélni (pld. a normatívával kapcsolatos ügyek kezelésével adott ügyintéző foglalkozik). A Hivatalon belül adott, megnevezett tevékenységek vonatkozásában beszélhetünk „egyutas” információáramlásról. Az adatszolgáltatási kötelezettségeket az alábbiak szerint tekinthetjük „egyutas”-nak: a)

Ellátotti szerződések

Jogszabályi kötelezettség alapján az ellátotti szerződésekben, megállapodásokban

26


bekövetkezett változásokat papír alapon le kell adnia az intézménynek a Szervezési és Szociális Osztály felé a vezetőjének aláírásával.

b)

Statisztikai adatszolgáltatás:

A KSH felé történő kötelező statisztikai adatszolgáltatást jelenti, amelyet tájékoztató jelleggel a fenntartó is megkap.

c)

Normatívával kapcsolatos adatszolgáltatás a Hivatal felé:

A normatíva igénylésekor egyeztetési, információszolgáltatási kötelezettség merül fel a Szervezési és Szociális Osztály és a Pénzügyi Osztály irányába, amelyet a normatíva módosításával, lemondásával kapcsolatos teendők egészítenek ki az év folyamán.

d)

Fenntartó által kért adatok köre:

A beruházási, fejlesztési igényekről, a karbantartási munkákhoz szükséges adatokat kéri be a Hivatal.

e)

Térítési díj

Az intézményi és személyi térítési díj előkészítéséhez adatot szolgáltatat a Hivatal felé.

f)

Országos férőhelyfigyelő rendszer

Fenntartói jóváhagyással, egyeztetéssel történik az intézményvezetők által az adatszolgáltatás.

g)

Elhalálozás

Elhalálozás esetében értesítési kötelezettsége van az intézménynek.

h)

Térítési díj hátralék

Ha térítési díj hátralék merül fel, akkor az intézmény értesíti a Hivatalt.

27


Szakmai beszámoló elkészítése

i)

A szakmai beszámoló elkészítését a Hivatal szociális osztályának kell továbbítania az intézménynek. Szociális koncepció elkészítése

j)

A szociális koncepciót 5 évente kell elkészíteni, illetve 2 évente szükséges felülvizsgálni, értékelni az intézménynek. Ad-hoc jellegű adatbekérés

k)

A személyes interjú kapcsán elhangzott, hogy a Hivatal részéről nincs felesleges adat- információkérés az intézmény irányába. A Hivatal érintett szervezeti egységeivel a gyors kommunikációs csatornát használják e-mail, fax, levél formájába.

Intézményi

költségvetés

összeállítása

során

az

információáramlásra

az

adatszolgáltatás rendjére a B. fejezetben térünk ki részletese és teszünk javaslatokat. A pályázatok beadása jelentős információáramlási feladatot jelent a Hivatal és a pályázni kívánó intézmény között. Az intézmény a Hivatallal, illetve a megfelelő szervezeti egységekkel, vezetőkkel, képviselőkkel is kapcsolatba lép egyéb igények, problémák felmerülése esetében, amely szintén egy adott szervezeti egységhez tud kapcsolódni.

V.4

Az információ áramlás módjai

Az információ áramlás módjai az információ szolgáltatója és az információ befogadója szempontjából háromféle lehet:  pont-pont közötti információáramlás,  pont-többpont közötti információáramlás,  többpont-pont közötti információáramlás.

28


Az Önkormányzat és az intézményei vonatkozásában mindhárom információáramlási mód fellelhető. Abban az esetben, ha a Polgármesteri Hivatal információt kíván eljuttatni az intézményekhez, akkor pont-többpont kapcsolati módban teszi (pl.: körlevelek). Amikor rendszeres adatszolgáltatást végeznek az intézmények, akkor a Polgármesteri Hivatal szempontjából a többpont-pont kapcsolati mód szerint történik a végrehajtás. Az ad-hoc információgyűjtés során jellemzően a pont-pont kapcsolati mód a jellemző. Mivel a Polgármesteri Hivatal és az intézmények közötti kapcsolatokban minden kapcsolati mód fellelhető, célszerű olyan kapcsolati csatornát kialakítani, ami minden kapcsolati módot támogat, ez pedig a web-es szolgáltatások igénybevétele. Visszacsatolás Az intézményektől érkező visszacsatolások beépítése a hivatal működésébe fontos elvárás, ennek hiánya ugyanis azt eredményezi, hogy az intézménytől kapott információ is formálissá válhat. Ennek leginkább a normatív háttér kialakításában van jelentősége, ezt követően annak betartatása már egyszerűbb „feladat”.

V.5 Az „Egyutas” kommunikáció előnyei és hátrányai és javaslat

„Egyutas” kommunikáció előnye:  kevesebb információ veszik el  közvetlen kommunikációt valósít meg  kiszámíthatóbb, olyan tekintetben, hogy előre tudható, hogy az adott, kinevezett felelőstől érkezhet információ  közvetlen visszacsatolásra ad lehetőséget „Egyutas” kommunikáció hátrányai:

29


 nehézkesnek tekinthető, hiszen egy adott személyen, szervezeti egységen keresztül történik  lassúnak, kevésbé hatékonynak tekinthető  fennáll a veszélye, hogy a visszacsatolás nem jut el az információ forrásához  félreértések, az információ torzulása, pontatlansága következhet be a használata során  felesleges konfliktusokat szülhet  függést generál az információ hordozója tekintetében  az

egyutas

kommunikáció

szereplőjének

naprakész

információkkal,

ismeretekkel kell rendelkeznie. Az egyutas kommunikációra vonatkozó javaslattétel kapcsán figyelembe kell venni a kommunikációs módozathoz kapcsolódó előnyöket, hátrányokat. Szem előtt szükséges tartani az egyutas kommunikáció megvalósítása során az alábbiakat:  világos célokat, kereteket kell meghatározni  illeszkedés, követés –vezetés megvalósítására kell törekedni  megértés ellenőrzésére különös tekintettel oda kell figyelni  a kérdezésre, visszakérdezésre lehetőséget kell biztosítani  összefoglalás kiemelt szerepet kap ebben a kommunikációs formában. Az egyutas kommunikáció olyan vonatkozásban valósul meg a Hivatal és az intézmények között, hogy adott témakör tekintetében adott hivatali szervezeti egységgel tartja a kapcsolatot az intézmény. Az egyutas kommunikáció kapcsán az adott hivatali szervezeti egység kinevezett munkatársa tartaná a kapcsolatot az adott intézménnyel.

VI. Összefoglalás, javaslatok az intézményi információáramlásra vonatkozóan Összefoglalóan elmondható, hogy az információáramlással kapcsolatos kérdésekre adott válaszok mintázata – ott, ahol párhuzam vonható – nagyban hasonlít a

30


beszámolással,

jelentéskészítéssel

kapcsolatos

kérdésekre

adott

válaszok

mintázatához. Az eltérés több esetben is csak annyi, hogy az információáramlásnál valamivel nagyobb a „szóban áramló”, valamint az „ad-hoc információszolgáltatás” aránya. Éppen emiatt a korábbiakban tett összefoglaló megállapítások itt is igazak (pl.: előre tervezhetőség, formátum, határidők). Az eseti jelegű információszolgáltatásból származó problémák:  olyan információk is e körbe kerülnek, melyek fontosak a Hivatal számára és az eseti bekérés miatt nem a kívánt pontossággal érkeznek be a Hivatalhoz  az Intézményiek számára problémát jelent, hogy egyazon információt többször is bekérnek, avagy különböző osztályok különböző időpontban, különböző módon kérnek be ugyanolyan információt.

Érdemes megfontolni, hogy: mely információnak milyen csatornán szükséges áramolnia  mely információ az, melynek az információáramlásban résztvevők nincsenek tudatában, pedig szükségük lenne rá, valamint  mely információ az, melyet többször is bekérnek tőlük, pedig elegendő lenne egyszer is megadni azt A jelenlegi információáramlásra vonatkozóan intézmény az alábbi táblázat kitöltését javasoljuk:

Tevékenység 1

Tevékenység 2

Tevékenység 3

Vizsgált terület (intézményHivatal vonatkozásban) intézmény intézmény intézmény intézmény intézmény intézmény

31

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Milyen információszolgáltatási, tájékoztatási kötelezettségei (feladatai) vannak a Hivatal irányába! Milyen tartalmú információkra van szüksége a Hivataltól munkájának elvégzéséhez? Kap-e visszacsatolást a Hivataltól Visszacsatolás módja? Van-e lehetősége visszacsatolást adni a Hivatal felé a kért információkkal kapcsolatban? Ha van lehetősége visszacsatolni, akkor milyen módon? A Hivatal milyen gyakran kér be információt?

Információ bekérésének formája

Információ átadásának formája

Tudja-e, hogy a nyújtott információ milyen eredménytermékben hasznosul?

Kitől kapja az információt?

Kinek továbbítja az információt?

Információ áramlás iránya? egyirányú kétirányú hivatal-intézmény

intézmény-hivatal

32

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Az információáramlás folyamatában résztvevők köre? Nevezze meg, hogy mely munkakörökön keresztül jut el az információ a forrásától a felhasználójáig? információs igény forrása érintett munkakörök információ felhasználója Nevezze meg azon információs igényeket, amelyek gyűjtésére eddig nem került sor, és a munkáját segítené! Milyen javaslata van az információáramlási folyamat hatékonyságának növelésére? Milyen információ segítené a munkája végzésében? Nevezze meg a Hivatali kapcsolattartó munkakörét! Milyen ismeret elsajátítása lenne hasznos Önnek? megjegyzés

33


Szükséges lenne a felügyelt intézmények bekapcsolása a Polgármesteri Hivatal belső informatikai hálózatába. A közös hálózatban valamennyi felügyelt intézmény számára

saját

alkönyvtárt

kell

kialakítani,

ahol

szintén

hozzáférhetnek

a

működésüket befolyásoló dokumentumokhoz. Javasolt lenne, hogy az intézményvezetők minél gyakrabban részt vegyenek a képviselő-testület ülésein. Ez ugyanis megfelelő fórum arra, hogy ők is folyamatos és közvetlen információkkal rendelkezzenek a képviselő-testület munkájáról, döntéseiről,

a

polgármesterek

tevékenységéről,

másrészt

közvetlenül

és

folyamatosan tudják informálni a helyi képviselőket az intézmények mindennapi életéről, eredményeikről, nehézségeikről, problémáikról. A költségvetési egyeztetések értelemszerűen információáramlással járnak, ezekkel kapcsolatban a kialakított rendszer megfelelően működik, erre nézve itt külön javaslatot nem fogalmazunk meg. Az Önkormányzat által hozott, de a felügyelt intézmények működését is érintő döntésekről a Hivatal szervezeti egységei tájékoztassák az intézményt. Ennek formája megállapodás kérdése: levélben nyomtatott formában, mind pedig e-mailben el kell küldeni valamennyi intézmény számára a szabályozásban meghatározott időtartamon belül (pld. 7 napon belül).

34


VII. Kontrol események és információkezelési struktúra definiálása

Ennek a feladatkörnek a célja a szabályozott adatforgalom kialakítása, vagyis az intézmények és a Hivatal ellenőrzési nyomvonalainak a felülvizsgálata, és javaslattétel a szükséges módosításokra. A munkafázis során új ellenőrzési nyomvonalak nem készülnek, viszont javaslat készül arra vonatkozóan, hogy a jövőben milyen területre vonatkozóan érdemes kidolgozni ellenőrzési nyomvonalat, illetve, a rendelkezésre álló nyomvonalakat hogyan kell módosítani. Jelen fejezet 1. számú melléklete: Együttműködési megállapodás minta a Polgármesteri Hivatal és adott Intézmény között A 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni

és

rendszeresen

aktualizálni

a

költségvetési

szerv

ellenőrzési

nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak:  szöveges vagy  táblázatba foglalt, vagy  folyamatábrákkal szemléltetett leírása. Az ellenőrzési nyomvonalnak tartalmaznia szükséges:  a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat,  irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát.

35


A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó:  gazdasági eseményekről,  műveletekről,  a műveletekben résztvevőkről,  a felelősségeikről,  a pénzügyi tranzakciókról,  a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják:  a műveletekkel kapcsolatos információkat,  a műveletek időpontját,  a feladatok ellátásának módját,  az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik. A költségvetési szerv szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve

a

folyamatokat

működtető

folyamatgazdákkal

együtt,

vagyis

azon

személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának lépései:  a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása  az adott költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani,

36


 a főfolyamatokat megfelelő módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak

elkészítését.

A

működési

folyamatok

pontos

és

teljes

körű

meghatározása, szabályzatokban való rögzítése szintén a költségvetési szerv vezetőjének felelőssége és kötelezettsége. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítésekor figyelembe kell venni, hogy a költségvetési szerv tevékenységét jellemző összes folyamatra kitérjen. Az ellenőrzési nyomvonalnak mindenképpen ki kell térnie az alábbi témakörökre: a) Költségvetés tekintetében:  A költségvetési tervezésének folyamatára,  A költségvetés végrehajtásának folyamatára: o előirányzat felhasználás, módosítása o pénzkezelés, számlaforgalom  A költségvetés beszámolásának folyamatai: o féléves, o éves beszámoló jelentés elkészítésének folyamata, o könyvvezetés

és

beszámolás,

adatszolgáltatással

kapcsolatos

feladatok, számvitel, finanszírozás. b) Számviteli rendszer folyamatára c) Személyi juttatásokra:  foglalkoztatással kapcsolatos feladatok: i. rendszeres személyi juttatások, ii. nem rendszeres személyi juttatások  megbízásokkal kapcsolatos feladatok (személyi előirányzat terhére vagy ún. számlás foglalkoztatás)  külső személyi juttatásokra  munkaerő-gazdálkodás (kapacitás, képzés, motiváció) d) Beszerzésekre

37


e) Beruházás, felújítás f) Vagyon használata, hasznosítása, közbeszerzés, g) Üzemeltetés, fenntartás, h) Személyi juttatások, i) Adatkezelés és adatvédelem, adatszolgáltatás (IT), j) Iratkezelés- és nyilvántartás, k) Irányítás, ellenőrzés, l) Külső szervezetekkel való együttműködés m) stb. Az ellenőrzési nyomvonal jelentőségét, alkalmazásának előnyeit mutatjuk be az egyes szintekhez kapcsolódóan: A szervezeten belüli együttműködés:  a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától,  az ellenőrzési nyomvonal eljárások, ellenőrzések együttesét jelenti, ami a költségvetési szerv teljes működését lefedi, a teljes feladatellátásra kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. Felelősségi szintek:  az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, és a hozzá tartozó felelős,  megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. A szervezeti működés:  a megbízható ellenőrzési nyomvonal segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat,  a

hibásan

kialakított

ellenőrzési

nyomvonal

gátolhatja

a

szervezet

folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetésüket. Az ellenőrzési pontok

38


elégtelensége vagy az átfedések kialakulása pedig működési zavarokhoz vezethet. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a költségvetési szervek rendelkezésére álló belső szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenőrzésekkel kapcsolatos  jelentésekben tett megállapítások, javaslatok,  az elkészített intézkedési tervek.

Az ellenőrzési nyomvonal célja, hogy egy adott folyamatra vonatkozóan áttekintést adjon a vezetőknek, a belső és külső ellenőröknek és a folyamatban résztvevő munkatársaknak arról, hogy 1. mi az adott tevékenységek tartalma, 2. mi a feladatellátás jogszabályi vagy egyéb alapja, 3. milyen dokumentumok szolgálnak alapul a nyomvonal kialakításához, 4. kik felelősek a feladatellátásért, 5. hol kell kontrollokat beépíteni a folyamatba, 6. ki jogosult a feladatellátás ellenőrzésére, 7. milyen módon kell az ellenőrzést végrehajtani, 8. hogyan kell a könyvekben való nyilvántartást elvégezni. A leírtak fényében a kapott ellenőrzési nyomvonalak közül az alábbiakban bemutatott tartalmi elemeket magába foglaló változatot értékeltük a legmegfelelőbbnek: Sorszám Tevékenységek

Jogszabályi Keletkező Előkészítés Felelősök Határidő alap dokumentum

Ellenőrzés

Utalványozás/ Pénzügyi Könyvvezetésben ellenjegyzés teljesítés való megjelenítés

39


VIII. 1. számú melléklet: Együttműködési megállapodás minta EGYÜTTMŰKÖDÉSI MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészt Szikszó Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala (székhely: 3800 Szikszó Kálvin tér 1.; adószám: ……..), képviseletében Füzesséri József polgármester, a továbbiakban mint ÖNÁLLÓAN MŰKÖDŐ ÉS GAZDÁLKODÓ; másrészt ……………………….. (székhely: …………………………….; adószám: ………………………), képviseletében ………………., a továbbiakban mint Intézmény között Az államháztartásról szóló, többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, az annak végrehajtására kiadott Az államháztartás működési rendjéről szóló, többször módosított 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet, a t alapján az alábbiak szerint: I. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS ÁLTALÁNOS SZEMPONTJAI 1. Az együttműködés célja, hogy az Önkormányzat feladatellátásának és folyamatos likviditásának biztosítása érdekében a hatékony, szakszerű és ésszerűen takarékos intézményi gazdálkodás szervezeti feltételeit megteremtse. 2. Az együttműködési megállapodás nem csorbíthatja az Intézmény gazdálkodási, szakmai döntésjogi rendszerét, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 3. Az Önállóan működő és gazdálkodó gazdasági szervezete, a …………….. útján biztosítja a szabályszerű, törvényes gazdálkodás feltételeit, ellátja a gazdálkodási feladatok azon részét, melynek feltételei az Intézménynél nem állnak rendelkezésre. 4. Az Önállóan működő és gazdálkodó érvényesítési, ellenjegyzési jogkörének gyakorlása, illetve munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatainak ellátása során biztosítja a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodást. A kötelezettségvállalási, szakmai teljesítés igazolási és utalványozási jogkört a jóváhagyott kiadási előirányzatuk terhére az Intézmény vezetője saját hatáskörben gyakorolja, illetve írásbeli felhatalmazás alapján az Intézmény alkalmazásában álló személyt felhatalmazhat ezen jogkörök gyakorlására. 5. A főkönyvi könyvelést az Önállóan működő és gazdálkodó vezeti, s a könyvelés keretében gondoskodik arról, hogy az Intézmény gazdasági eseményei

40


egymástól jól elkülöníthetők legyenek. Az analitikus nyilvántartások vezetése tekintetében a II. fejezet 5. pontjában foglalt szabályok az irányadók. 6. Az információszolgáltatás tekintetében: a. Az Intézmény részére az Önállóan működő és gazdálkodó havonta, tárgyhónapot követő hó 20-ig adatot szolgáltat a gazdálkodás folyamatos figyelemmel kísérése, az előirányzatok felhasználásának ellenőrzése céljából. Adatszolgáltatásra első alkalommal 1-3 hónapra vonatkozóan április 20-ig kerül sor. b. Az Intézmény adatszolgáltatása Szikszó Város Önkormányzatának mindenkor hatályos költségvetési rendeletében meghatározottak, illetve az Önállóan működő és gazdálkodó külön írásbeli rendelkezése alapján történik. c. Az önállóan működő és gazdálkodó az önállóan működő költségvetési szerv vezetője kérelmére biztosítja a könyvelési adatokba való betekintési lehetőséget előre egyeztetett időpontban. d. az Önállóan működő és gazdálkodó a ………………… program megrendelés és kötelezettségvállalás moduljaihoz távoli hozzáférést biztosít az Intézmény számára (lásd 1. sz. melléklet) annak érdekében, hogy naprakész információval rendelkezzék a költségvetési előirányzatok felhasználásáról. 7. Az Intézmény által teljesített adatszolgáltatások valódiságáért az Intézmény vezetője a felelős, míg az egyéb pénzügyi információszolgáltatások tekintetében ez a felelősség az Önállóan működő és gazdálkodót terheli. 8. Az Intézmény hetente köteles a Hivatal Pénzügyi Osztálya részére bizonylatait további ügyintézés céljára átadni, az átadást kézbesítő könyvben dokumentálni kell. 9. Az intézményi készpénzforgalom lebonyolításához az Intézmény készpénzellátmányt (elszámolásra kiadott előleg) kap. A készpénzellátmány összegét az Intézmény vezetőjével egyetértésben az Önállóan működő és gazdálkodó határozza meg, amely összeg meghatározásának minden év első ellátmány felvételének időpontjáig írásban meg kell történnie. Saját bevétele tekintetében az Intézmény köteles azt 24 órán belül saját bankszámlájára befizetni, és a befizetés alapbizonylatait - összesítő bizonylat kíséretében - az Önállóan működő és gazdálkodó részére átadni.

41


10. Az Önállóan működő és gazdálkodó az Intézményre vonatkozóan a következő szabályzatokat készíti el és lépteti hatályba, valamint elektronikus úton továbbítja az önállóan működő részére: a. Számviteli politika b. Értékelési szabályzat c. Pénz- és értékkezelési szabályzat d. Leltárkészítési és leltározási szabályzat e. Hasznosítási és selejtezési szabályzat f. Bizonylati szabályzat g. Pénzgazdálkodás rendje h. Önköltségszámítási szabályzat i. bel- és külföldi kiküldetésről, a hivatali (üzleti) utazás rendjéről szóló szabályzat j. reprezentációs kiadások felosztásának, teljesítésének és elszámolásának szabályzata A szabályzatokban foglaltak betartásáért az Intézmény vezetője a felelős. Az Intézmény az itt fel nem sorolt, a működéséhez szükséges egyéb szabályzatait saját maga készíti el, továbbá, ahol szükséges, a fenti szabályozások keretein belül maga határozza meg és lépteti hatályba az intézményi sajátosságok miatt szükségessé váló egyéb szabályait, melyeket köteles megküldeni az Önállóan működő és gazdálkodó részére. Az Intézmény operatív pénzügyi-gazdasági feladatait az ellátó személyek munkaköri leírásába a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési szabályzatában foglalt feladatköröknek megfelelően kell beépíteni. 11. Az Önállóan működő és gazdálkodó biztosítja az önállóan működő részére azon nyomtatványokat, melyeket egységesített formában használni köteles. (Kötelezettségvállalás (megrendelő), Számlakérő, Előleg-kérő, Pénztári utalvány, Nyugtaösszesítő ….időszakra, Követelések, kötelezettségek állományváltozása, Raktáron lévő készletek állományváltozása, Kimutatás a ….havi étkezési hozzájárulásról, cafetéria juttatásnyomtatványai, leltárfelvételi ív) 12. Az intézményi vagyonvédelem érdekében az Intézmény – az Önállóan működő és gazdálkodó idevonatkozó szabályozás keretein belül – saját maga határozza meg és lépteti hatályba a leltározás, selejtezés és a vezetői ellenőrzés rendjét.

42


II. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS TERÜLETEI, FELADATAI A GAZDÁLKODÁS SORÁN

1. Az éves költségvetés tervezése Az Önállóan működő és gazdálkodó intézmény figyelemmel kíséri az Intézmény költségvetési keretének (továbbiakban: költségvetés) teljesítését, és számításokat végez a következő évi intézményi előirányzatok tervezéséhez; a költségvetési koncepció képviselő-testületi megtárgyalása után a költségvetési rendelet-tervezet összeállítása érdekben információt szolgáltat az Intézmény vezetője részére, s rendelkezésére bocsátja a tervezési útmutatót, amely részletesen tartalmazza a tervezéshez szükséges adatokat; egyezteti az elemi költségvetés-tervezetet az Önállóan működő intézmény vezetőjével, az egyeztetésről jegyzőkönyvet kell készíteni előkészíti az Intézmény elemi költségvetés-tervezetét, és elkészíti az önkormányzat és intézményei összevont költségvetési rendelet-tervezetét. Megküldi az önállóan működőnek a mindenkori költségvetési rendeletet, kiértesíti a költségvetési keret módosításokról. Az Intézmény vezetője az Önállóan működő és gazdálkodótól kapott információk alapján közreműködik az elemi költségvetés-tervezet elkészítésében, a Képviselő-testület által elfogadott költségvetést saját intézményre vonatkozóan ellenőrzi, javaslatot tesz a szükséges korrekció elvégzésére.

2. A költségvetési előirányzatok módosítása Az Intézmény vezetője előirányzat-felhasználási hatáskörét a Képviselő-testület felhatalmazása alapján önállóan gyakorolja. A kiemelt előirányzatokat is érintő előirányzat-módosításokat az Intézmény vezetőjének kérésére, illetve vele egyetértésben az Önállóan működő és gazdálkodó terjeszti a Képviselő-testület elé. A kiemelt előirányzatokon belül szükséges átcsoportosításokat az Önállóan működő írásban megküldi az Önállóan működő és gazdálkodó részére, aki az átcsoportosításról gondoskodik.

43


Az előirányzat-módosítási kérelmet szövegesen is indokolni kell, a felújítási és felhalmozási feladatokra irányuló kérelmeket pedig az Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatában meghatározott árajánlattal is szükséges alátámasztani. Szakmai hátteret az önállóan működő és gazdálkodó Városüzemeltetési Igazgatósága biztosít.

3. A kiadások teljesítése, bevételek beszedése 3.1. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS Saját költségvetési előirányzata vonatkozásában kötelezettségvállalási jogkörrel az Intézmény vezetője, vagy az általa írásban felhatalmazott személy rendelkezik. A kötelezettségvállalásra jogosultak személyéről az Intézmény vezetője a felhatalmazás megadásakor, valamint az abban történt változásról haladéktalanul köteles írásban tájékoztatni az Önállóan működő és gazdálkodót, egyúttal megküldeni a felhatalmazó levelet vagy/és visszavonás dokumentum eredeti példányát. A kötelezettségvállalás és annak ellenjegyzése 50 EFt-os értékhatárt elérő és azt meghaladó kifizetésekre csak írásban történhet. A kötelezettségvállalás jellemző típusai: közalkalmazottak, munkavállalók jogviszonyát érintő munkáltatói intézkedések; a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény1 szabályozásának keretei közé tartozó adásvételi, szállítási, közüzemi, vállalkozási, megbízási stb. szerződések megkötése; egyes közszolgáltatási – közüzemi szerződések esetén, ahol önkormányzati szintű fellépéssel egyedi kedvezmények érhetőek el, ott ezen egyedi kedvezmények igénybevétele érdekében az intézmény vezetője kötelezettségvállalási jogkörét átadja az Önállóan működő és gazdálkodónak. Ezen esetekben a kötelezettségvállalóként az Önállóan működő és gazdálkodó, számlafizetőként, pedig a teljesítés helye szerinti intézmény kerül megnevezésre. Fentiek alapján a kötelezettségvállalás jogkörének átengedésére vezetékes- és mobil telefon, internet, takarítási, közétkeztetési, áram és gáz, biztosítási

1

Továbbiakban: Ptk.

44


szolgáltatások kivéve a kizárólagosan munkakörhöz kötött jogszabály által előírt felelősségbiztosítás szolgáltatás igénybevétele esetében kerülhet sor. A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből az adott évet terhelő rész lekötéséről az érintett előirányzatok szabad keretének terhére. A pénzügy modulba számla feliktatása csak teljes mértékben felszerelt számla alapján történhet. Az iktatást megelőzően a keretgazda/teljesítés igazoló a rendelés modulban elvégzi a számla, valamint az ahhoz kapcsolódó dokumentumok elektronikus megjelenítését (szkennelés), ezt követően átadja a gazdálkodó kóddal ellátott számlát és bizonylatokat (dokumentumokat) a ……………………….., ahol megtörténik a számla iktatása a pénzügy modulba. Azon kötelezettségvállalások esetében is, melyeket előzetesen nem kell írásban megtenni, a kapcsolódó számlák pénzügy modulba történő iktatását a Pénzügyi és költségvetési igazgatóság, a kötelezettségvállalás modulban történő kerethez rendelést (direkt kötváll) maga a kötelzettségvállaló, illetve felhatalmazás alapján a keretgazda végzi el. A számla szkennelését ez esetben is a teljesítés igazoló végzi.

3.2. A KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ELLENJEGYZÉSE A kötelezettségvállalás ellenjegyzésére az Önállóan működő és gazdálkodó pénzügyi igazgatója, illetve az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. 3.3. A SZAKMAI TELJESÍTÉS IGAZOLÁSA A kötelezettségvállalás alapján elvégzett teljesítés megtörténtét (áru, eszköz leszállítása, illetve szolgáltatás nyújtása) az Intézményben a szakmai teljesítés igazolására jogosult személy (intézményvezető, vagy az általa írásban kijelölt személy) a Pénzgazdálkodás rendjében rögzítetteknek megfelelő módon igazolja. 3.4. AZ ÉRVÉNYESÍTÉS A kiadások teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtt érvényesíteni kell azok jogosságát, összegszerűségét, a fedezet meglétét, valamint azt, hogy a bizonylat az előírt alaki és tartalmi követelménynek megfelelő-e.

45


Az érvényesítés a szakmai teljesítés igazoláson alapul, így az érvényesítő és a szakmai teljesítést igazoló ugyanazon személy nem lehet. Az érvényesítést az Önállóan működő és gazdálkodó intézményi referensei végzik. 3.5. AZ UTALVÁNYOZÁS Utalványozási jogkörrel az Intézmény vezetője vagy az általa írásban felhatalmazott személy, valamint a kötelezettségvállalás erejéig az Önállóan működő és gazdálkodó pénzügyi igazgatója, vagy az általa írásban felhatalmazott személy rendelkezik. Utalványozni csak írásban, az érvényesített bizonylaton, vagy utalványrendelet alkalmazásával lehet. Az utalvány tartalmi követelményei: az utalványozó és az utalványozás ellenjegyzőjének keltezéssel ellátott aláírását, az „utalvány” szót, a költségvetési évet, a befizetőnek és a kedvezményezettnek a megnevezését, címét, a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét, a megterhelendő, és a jóváírandó bankszámla számát és megnevezését, a kötelezettségvállalás- nyilvántartásba vételi számát. Az Intézmény utalványozása a Pénzgazdálkodás rendjében foglalt módon valósul meg. Ennek során az utalványozást végző a jogszabályi követelmények kielégítése, valamint a későbbiekben elvárt, hitelt érdemlő vezetői információ biztosításához feltünteti a kifizetés forrását (elkülönített keret, pályázat, kötött felhasználási normatíva, önkormányzat- illetve bizottsági támogatás), illetve több feladatot ellátó intézmény esetén az érintett szakfeladatot, szervezeti egységet, költséghelyet. Amennyiben az utalványozott kiadás egyben olyan szolgáltatást takar, amelynek egészét, vagy egy részét más gazdálkodó részére (akár külső, akár kincstári körön belüli) tovább kell számlázni, akkor ennek tényét és mértékét minden esetben a bizonylaton jeleznie kell és ahhoz számlakérő lapot szükséges csatolni. A továbbszámlázás alátámasztására szolgáló megállapodás/szerződés egy másolati példányát csak az első alkalommal szükséges mellékelni, minden további

46


alkalommal pedig a szerződés egyértelmű beazonosítására alkalmas szöveges hivatkozást kell feltüntetni a bizonylatokon. 3.6. AZ UTALVÁNYOZÁS ELLENJEGYZÉSE Az utalványrendelet csak az arra rávezetett ellenjegyzéssel érvényes. Ellenjegyzésre az Önállóan működő és gazdálkodó pénzügyi igazgatója, illetve az általa írásban felhatalmazott személy jogosult. 3.7. PÉNZÜGYI TELJESÍTÉS Pénzügyi teljesítést csak a szabályszerűen kiállított, érvényesített, szakmai teljesítés igazolással ellátott, utalványozott és ellenjegyzett bizonylat alapján lehet kezdeményezni. 3.7.1. Átutalással kiegyenlítendő számlák Az Intézmény átutalással kiegyenlítendő számláinak pénzügyi teljesítése hetente két napon (szerdai és pénteki napokon) történik a pénzügyi igazgató által megjelölt költségvetési, pályázati, vagy egyéb elkülönített bankszámláról. A határidőben történő pénzügyi teljesítés végrehajtásához az Intézmény a szükséges bizonylatokat, és mellékleteit legkésőbb a kiegyenlítést megelőző nap 1200 óráig köteles leadni az intézményi referens részére. Az intézményi referens a bizonylat visszaszolgáltatása mellett visszautasítja a pénzügyi teljesítés kezdeményezését abban az esetben, ha annak alaki, tartalmi, formai kellékei nem felelnek meg a jogszabályi kritériumoknak, a szakmai teljesítés igazolás nem, vagy nem megfelelően történt, illetve az utalványozás nem ezen fejezet 3.5. pontjában meghatározottak szerint történt. 3.7.2. A készpénzkezelés rendje Az Intézmény készpénzkifizetéseinek teljesítésére az I. fejezet 9. pontjában meghatározott módon jóváhagyott készpénz-ellátmánnyal rendelkezik. Az ellátmánnyal történő elszámolás és felvétel folyamatos, az Intézmény igényének függvénye, azonban újabb ellátmány nem igényelhető az előző elszámolásának megtörténtét megelőzően, 30 napon belül az ellátmánnyal el kell számolni.

47


Az Intézmény készpénzes kifizetéseinek kiegyenlítése, ellátmánnyal történő elszámolása, felvétele hetente ……………..napokon történik. A zökkenőmentes pénzforgalom lebonyolítása érdekében az alapbizonylatokat és az összesítésre szolgáló pénztári utalványlapot legkésőbb keddi kifizetés esetén a kifizetést megelőző hét csütörtök 12 00 óráig csütörtöki kifizetés esetén a kifizetési hét hétfő 1200 óráig kötelesek leadni az intézményi referensnek. A kifizetések összesítésére az Önállón működő és gazdálkodó által kiadott bizonylatot kell használni. A készpénz-kifizetések szabályszerűségéért az Intézmény vezetője a felelős, valamint gondoskodik a pénz biztonságos szállításáról, tárolásáról. A készpénzben beszedett bevételek a kiadások kifizetésére nem használhatók fel, hanem azt 24 órán belül az Intézmény bankszámlájára kell befizetni. 3.8. ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI SZABÁLYOK Nem lehet azonos személy a gazdasági-pénzügyi intézkedés során: a kötelezettségvállaló és ellenjegyző, az utalványozó és ellenjegyző, az érvényesítő és kötelezettségvállaló, az érvényesítő és utalványozó, az érvényesítő és ellenjegyző, érvényesítő és a szakmai teljesítést igazoló személy. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezhet az a személy, aki azt a tevékenységet a Ptk. 685.§ b. pontja szerint közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el.

4. A személyi juttatásokkal és munkaerővel való gazdálkodás szabályai

48


Az Intézmény a Képviselő-testület által jóváhagyott költségvetési rendeletben meghatározott személyi juttatásokon és létszámkereten belül önálló bérgazdálkodási jogkörrel rendelkezik. A jogszabályi rendelkezések alapján nem kötelező juttatások a költségvetési rendeletben deklarált módon és mértékben adhatók, kollektív szerződés csak ezen korlátozások mellett köthető. Az Önállóan működő és gazdálkodó a MÁK Észak-magyarországi Regionális Igazgatóságával való kapcsolattartáson keresztül ellátja az Intézmény munkavállalóira vonatkozó bér- és munkaügyi teendőket, így különösen: átsorolások, kinevezések továbbítása, TB ellátással kapcsolatos teendők, rehabilitációs hozzájárulás, önkéntes nyugdíj és egészségbiztosítási hozzájárulás bevallása és utalása, nem rendszeres személyi juttatások számfejtése, munkáltatói igazolások kiállítása, a közalkalmazotti jogviszony, illetve munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos teendők ellátása.

5. Az egyéb nyilvántartások vezetésének rendje 5.1. Az Intézmény által kötelezően vezetendő nyilvántartások az alábbiak: készletek és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása, intézményt érintő pályázatokhoz kapcsolódó nyilvántartások (többnyire a pályázatkiíró által előírt nyilvántartások), normatív, illetve normatív kötött felhasználású támogatásokhoz kapcsolódó nyilvántartások, ellátottakkal kapcsolatos követelések és kötelezettségek nyilvántartása, követelések és kötelezettségvállalás nyilvántartása, nyersanyag kiszabás és térítési díj megállapítás, bérleti és egyéb szolgáltatási térítési díj megállapítás, szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolásra felvett előlegek nyilvántartása, cafetéria juttatáshoz kapcsolódó nyilvántartások, Taninform program adattartalma: intézményi adatok foglalkoztatottak, munkaügyi adatok tanulói adatok

49


oktatásszervezési adatok elektronikus napló (az intézmény saját döntése alapján) könyvtári adatok (az intézmény saját döntése alapján) étkezéssel kapcsolatos adatok (az intézmény saját döntése alapján) digitális tananyagok szerkesztése (külön igény szerint, az intézmény saját döntése alapján) 5.2. Az önállóan működő és gazdálkodó intézmény által kötelezően vezetendő nyilvántartások: befektetett eszközök állománya és változásai, kimenő számlák nyilvántartása, banki analitikus nyilvántartás vezetése, függő, átfutó, kiegyenlítő tételek nyilvántartása, beérkező számlák nyilvántartása, önkormányzati támogatás nyilvántartása, előirányzatok nyilvántartása, bérleti díjak, lakbérek nyilvántartása, elszámolásra adott előlegek nyilvántartása, ÁFA analitikus nyilvántartás, könyvelést, pénzforgalmat érintő, pályázatokhoz kapcsolódó nyilvántartások 5.3. Az Intézmény az Önállóan működő és gazdálkodó által kiadott leltározási utasítása alapján elvégzi az év végi leltárfelvételeket, összesíti és kiértékeli a leltárat. Elvégzi a selejtezést és gondoskodik az előírásszerű bizonylatolásról, a készített dokumentumokat az előírt határidőben megküldi az Önállóan működő és gazdálkodó részére.

6. Számlázás rendje A számlák kiállítását az Önállóan működő és gazdálkodó intézményi referensei végzik. Az Intézmény az intézményi referens felé számlaadási igényét az erre a célra rendszeresített számlakérő igénybejelentő lap kitöltésével adja meg. 7. A felújítás, beruházási tevékenységek tervezése, bonyolítása

50


Az intézményi felújítási, beruházási tervek a Képviselő-testület döntésének megfelelően épülnek be az éves költségvetésbe, mely intézményenként és tárgyi eszköz-féleségenként tartalmazza a tervezett felújításokat, beruházásokat. Az önkormányzati pénzeszközök felhasználásának, átláthatóságának és nyilvános ellenőrizhetőségének biztosítása érdekében az Intézmény köteles az Önkormányzat mindenkor hatályos költségvetési rendeletének, valamint a Közbeszerzési Szabályzatának előírásai szerint eljárni. 8. Az önállóan működő intézmények költség-helyeinek kialakítása Az Intézmény költséghelyeinek funkcionális osztályozás szerinti bontása évenként kerül meghatározásra. A költséghelyek kialakítása során a funkciók szerinti bontás mellett a területi elkülönültségre is figyelemmel kell lenni azoknál az önállóan működő intézményeknél, ahol ugyanazon funkciót több épületben látják el. A Képviselő-testület, illetve az intézményfenntartó Társulás Társulási Tanácsa által engedélyezett, nem kötelező tevékenységek pénzforgalmát, valamint a forrásuk alapján elkülönített elszámolást igénylő pénzeszközök felhasználását (pl. pályázati támogatások) az Intézmény írásbeli kérelmére az Önállóan működő és gazdálkodó a főkönyvi könyvelés során elkülönítetten tartja nyilván. 9. Belső ellenőrzés A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatelemzési, ellenőrzési és irányítási eljárásainak hatékonyságát. A szorosan vett belső ellenőrzési feladatok ellátását a 47/2006. (II.12.) KT számú határozat alapján a Gyöngyös Körzete Kistérség Többcélú Társulás látja el. 10. Folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés A vezetői ellenőrzés teljesülése biztosítható személyes helyszíni ellenőrzés, adatszolgáltatás, beszámoltatás, és aláírás, láttamozás, szignálás révén.

51


A vezetők irányító tevékenységének részét képező vezetői ellenőrzés eszközei különösen: a vezetői és felsőbb döntések, jogszabályok végrehajtásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi-gazdasági és más információk, a rendszeres vagy eseti statisztikai és egyéb adatok hasznosítása, elemzése, értékelése; a feladatok meghatározásáról és teljesítéséről, az intézkedések végrehajtásáról a beosztott vezetők és dolgozók rendszeres és eseti beszámoltatása (szóban vagy írásban); az aláírási (kötelezettségvállalási, utalványozási, láttamozási) jog gyakorlása során szakmai és gazdasági kihatással járó intézkedések indokoltságának, szabályszerűségének vizsgálata; a közvetlen tapasztalatok szerzése céljából a munkahelyeken végzett helyszíni ellenőrzés. A folyamatba épített ellenőrzés a visszacsatolás formájában érvényesül, megvalósulását a munkaköri feladatok megfelelő elosztásával, a feladatok megfelelő sorrendiségével és szervezettségével kell biztosítani. Az Intézmény tervszerű, szervezett munkájának előfeltétele, hogy a munkaköri leírásokban és a különböző jogszabályokban, belső szabályzatokban előírt feladatokat az intézmény dolgozói színvonalasan megvalósítsák, és a kiadott intézkedéseket megfelelően végrehajtsák. Ennek hatékony és legfontosabb segítőeszköze az ügyviteli folyamatba épített ellenőrzés, mely kiterjed a gazdálkodás minden területére, és ezáltal biztosítja, hogy a hézagmentes és teljes körű ellenőrzés érvényesüljön. Minden dolgozó köteles a szakterületével kapcsolatos folyamatba épített ellenőrzési feladatokat ellátni, melyeket a munkaköri leírás és a különböző szabályzatokban foglaltak tartalmaznak. Az Intézmény vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a dolgozók a munkakörüket érintő jogszabályokról, belső szabályzatokról és intézkedésekről kellő időben tájékoztatva legyenek. A vezetői és folyamatba épített ellenőrzés tekintetében az Önállóan működő és gazdálkodó és az intézmény közötti munkamegosztás jelen megállapodásban szétválasztott munkaterületekre értelemszerűen vonatkozik.

52


11. Gazdálkodásra vonatkozó egyéb szabályok Az Intézmény: hitelt nem vehet fel, kezességet nem vállalhat, pénzeszközeiből értékpapírt nem vásárolhat, váltót nem bocsáthat ki és nem fogadhat el, alapítványt csak a fenntartó hozzájárulásával támogathat, gazdasági társaságban tagként, részvényesként nem vehet részt, operatív gazdálkodáshoz kapcsolódó pénzügyi tranzakciók Gyöngyös Város Önkormányzatának költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódó alszámlán kerülnek lebonyolításra, továbbá mindazon előírások, melyeket jogszabályok és az Önkormányzat mindenkori költségvetési rendelete meghatároz.

III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Az együttműködési megállapodás 2011. ………………..-én lép hatályba, a korábban kötött együttműködési megállapodás ezen időpontban hatályát veszti. Ezen megállapodást Szikszó Város Önkormányzat Képviselő-testülete ………..... számú képviselő-testületi határozatával hagyta jóvá.

a(z)

Jelen együttműködési megállapodás három eredeti példányban készült, melyet az Önállóan működő és gazdálkodó képviselője és az Intézmény vezetője, mint akaratukkal mindenben megegyezőt jóváhagyólag írták alá. Szikszó, 2011. …………………..

_____________________________ Önállóan gazdálkodó képviselője jegyző

__________________________ Intézmény képviselője intézményvezető

53


__________________________________ Szikszó Város Önkormányzata polgármester

54

Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Recommend Documents