Szervezési ismeretek

Dr. Sediviné Balassa Ildikó Pölöskeiné Hegedüs Helén

Szervezési ismeretek

SZÁMALK Budapest, 2002 Impresszum

1

Előszó Köszöntjük Tanárként és Tanulóként abban a tanulási folyamatban, melynek célja, hogy a Diákok elsajátítsák a az információs rendszerek fejlesztésével kapcsolatos általános ismereteket, a tantárgyi tartalommal összefüggő problémamegoldás készségét és jártasságot szerezzenek egy szervezési projekt munkában való részvételhez. A Tanárok feladata a tanulási folyamat menedzselése. Olyan segítségnyújtás, mely elsősorban szaktanácsadást jelent és arra szolgál, hogy a Tanulókat/Hallgatókat az önálló munka megkezdésében, a feladatok értelmezésében segíti és differenciált, személyre szóló, szakmai irányítással biztosítja az eredményes és hatékony tanulást. A ”Tanítás- tanulási útmutatóban” leírtuk, hogy Tanárként hogyan kell ütemeznie a tananyagot, a gyakorlatokat (csoportos, egyéni) továbbá, hogy a hallgatók tanári értékelése mikor és hogyan történjen. Tanulóként is láthatja a tananyag felosztását, az önellenőrzést és a tanári ellenőrzések helyét és idejét. A „Bevezető”-ben megtalálja az általános struktúra részletes ismertetését, a formai megoldásokat leíró, továbbá a kezeléssel is összefüggő információkat. Ez a rendhagyó könyv annak az elektronikus könyvsorozatnak a tagja, melyet az "Informatikai statisztikus és gazdasági tervező" felsőfokú képzés tanárainak és hallgatóinak készítünk. A feldolgozott ismeretanyag azonban ennél általánosabb, ezért e tananyagot ajánljuk mindazoknak, akik különböző szintű informatikai tanulmányokat folytatva, áttekintést szeretnének kapni az informatikai rendszerek fejlesztésének alapkérdéseiről. A gazdasági környezet diktálta változó célok, a célok megvalósításához megfelelő tevékenységsor és szervezeti átalakulás feladataihoz való alkalmazkodás megköveteli az alapvető szervezési ismereteket. A dinamikus változások követése csak megfelelő tartalommal bíró, aktuális ismeretek birtokában lehetséges, ezért felértékelődött minden gazdasági szervezet számára az információ és a korszerű információs rendszer szerepe. Úgy gondoljuk, hogy azok is haszonnal alkalmazhatják ezt a tananyagot akiknek úgy kell ismereteket szerezniük, hogy korábban nem foglalkoztak ezekkel a kérdésekkel.

2

A tananyagot két részre bontottuk, melyek közül az első elektronikus kötet tartalmazza a információs rendszerekkel kapcsolatos alapfogalmakat, a szervezési alapismereteket és a szervezés általános életciklusát, annak feladatait, felmérő és elemző technikáit. A második kötet tartalmazza az információs rendszerek fejlesztési módszereit és eszközeit, továbbá a projekttervezés, projektirányítás, a szervezési projekt feladatait. Foglalkozunk még a fejlesztés minőségbiztosításával és a szabványokkal is a tananyagban. Mindkét kötet tartalmaz törzsanyagot és kiegészítő anyagokat. A kiegészítő anyagok nagy része Internet-en található, ezért csak akkor tudja ezeket olvasni, ha van Internet elérése. Sok feladatot készítettünk (és ezeknek a megoldását is), mert az a tanítási tapasztaltunk, hogy ezek elvégzésével, vagy megoldási minta áttekintésével sokat tanulnak a diákok. A elektronikus tananyag önálló tanulásra alkalmas, egy-egy részének áttekintése után a fejezet végén található kérdésekkel a tanulók saját magunk ellenőrizhetik tudásukat.. A feladatok egy része tanári irányítással, a továbbiak önállóan is elvégezhetők. A tananyagot kísérleti alkalmazásra készítettük el. Ebben a tanévben 8 oktatási intézmény közel 400 diákja és tanárai tanulnak és tanítanak segítségével, majd kiértékelik az általunk megadott szempontok alapján az elektronikus taneszközt. . Kérjük, legyenek jó kritikusok, szakmai véleményükkel, észrevételeikkel segítsék a tananyagfejlesztést. Közös érdekünk, hogy a lehető legjobb tananyag szülessen. Köszönjük minden Tanár és Diák véleményét! Köszönjük munkatársaink lelkiismeretes szakmai munkáját, a baráti segítséget és nem utolsó sorban köszönjük családunk minden tagjának a megértő türelmet. Sedviné Balassa Ildikó [email protected] Pölöskeiné Hegedűs Helén [email protected]

3

Bevezető Tisztelt Tanuló / Hallgató! Üdvözöljük hallgatóink körében! Köszönjük bizalmát, hogy segítségünkkel kívánja ismereteit megszerezni. A tudásbővítés és készségfejlesztés megvalósításához sok sikert kívánunk! Ön további tanulmánya során egyre több alkalommal fog találkozni olyan tananyagokkal, melyek az önálló, irányított tanulást segítik. Ezek között is megkülönböztethetők a hagyományos önálló tanulást segítő (nyomtatott) taneszközök, továbbá egyre gyakrabban találkozhatunk elektronikus tananyagokkal (e-book). Ez utóbbi kategóriába sorolt taneszközök definiálása még nem egységes. Elektronikus tananyag kifejezést alkalmaznak a webre feltett (elektronikusan megjelentetett) jegyzetekre, példatárakra, könyvekre, CD-formátumú, tanulási célra készített multimédia anyagokra éppúgy, mint olyan on-line, vagy off-line tananyagokra, melyek előre tervezett elektronikus médiumok (a tartalom és az ismeretelsajátítás módját figyelembe véve), meghatározott képzés, adott tananyagához fejlesztve. Az e-bookok fejlesztése és népszerűsége a számítógépet használók körének növekedésével is összefügg. Szakmai közösségünk egy e-book sorozat elkészítésére vállalkozott, melyből Ön most egy informatikai tantárgyhoz kapcsolódó tananyagot kapott kézhez. Kérjük, hogy pár percig még tartson ki. Ne hagyja abba ennek a bevezetőnek az olvasását, mert sohasem fogja megtudni, hogy segítségünkkel mire vállalkozik! Tisztelt Tanuló / Hallgató! Tananyagaink tartalmilag azonos szerkezetben és formai megoldással készültek. Minden anyag strukturált, fejezetekre, alfejezetekre osztott. Minden fejezet bevezetőjében eligazítást kap arról, hogy mit tárgyal az adott tananyagrész. A fejezeteket összefoglalók zárják, melyekben kiemeljük a legfontosabb. „hangsúlyos” részeket, a definíciókat megismételjük, a korában tanultakra is hivatkozva szintetizáljuk az ismereteket. Minden fejezetet Önellenőrző kérdések, feladatok zárnak, melyekre természetesen a válaszokat (megoldásokat) is megtalálhatja. Ha a tananyag gyakorlati jellegű, akkor az egyes fejezetek közül az első mindig ismeretátadás, vagy ismétlés, a második feladatokat és megoldásokat tartalmaz, ami a megértést segíti, majd a harmadik fejezet ez esetben mindig az alkalmazási készség fejlesztését célozza.

4

A tananyagokban alkalmazott jelölések, ikonok: Az elektronikus tananyagban ötféle ikont alkalmazunk, ezek jelentése valamennyi általunk fejlesztett tananyagban azonos a kövezők szerint: Nagyon fontos, a tárgykör (témakör, készség) elsajátításának elengedhetetlen feltételeként meghatározott tudás vagy készségtartalom. Terminológiai szótárra való hivatkozás. Amely kifejezések, szavak mellett ott találja ezt a jelzést, arról egy ún. belső link vezet a terminológiai szótár meghatározott részéhez, ahol megtalálja a szó vagy kifejezés magyarázatát, jelentését. A nyitottkönyv-ikon a nyomtatott szakirodalomra való hivatkozást jelenti. Ahol ilyen jelet lát, ott megtalálhatók a további szakirodalmi ajánlások is. A jelöléssel mindig arra utalnak, hogy ellenőrző, önellenőrző feladatsor vagy tesztek következnek. Az ikonok egyértelműen megmutatják Önnek, hogy minden tananyag „Törzsanyagra” és kiegészítő anyagra bontható. A „Kiegészítő anyag” szorosan kapcsolódik ugyan a témához, de adott iskolatípusban a szakmai követelmények nem írják elő kötelezően. A törzsanyag ismerete vagy az abban foglalt készségek elsajátítása azonban feltétlenül szükséges. A terminológiai szótárban megtalálja azokat a szavakat, melyek ebben az anyagrészben újnak számítottak, illetve az idegen szavak, kifejezések magyar megfelelőjét. A tananyagfejlesztők által kijelölt hangsúlyos (!) részeket feltétlenül tanulja meg, illetve gyakorolja.

5

"Én csak idegen virágok halmazát szedtem össze, magam csupán a kötöző zsinórt adtam hozzá." (Michel de Montaigne francia esszéista, 1533-1592)

I. Fejezet Rendszer, szervezet, vezetés és szervezés A közelmúltban olvastam egy érdekes könyvet1. Ebben a könyvben találkoztam azzal az idézettel, melyet e fejezet mottójául választottam. Úgy gondoljuk, vannak olyan, már megfogalmazott definíciók, melyek tartalma, ha nem is örök érvényű, de sokáig nem változik. E fejezetben szereplő alapfogalmak ilyenek, ezért a XXI. század küszöbén sem szükségszerű ezeket újrafogalmazni. A fejezet célja, összefoglalni mindazokat az alapismereteket, melyeket a feldolgozandó témával összefüggésben a legfontosabbnak tartunk a könyv további anyagának elsajátításához. Olyan alapfogalmakat tárgyalunk, melyek megértése és a közöttük lévő összefüggések megismerése fontos lesz a további ismeretanyag elsajátításához. A definíciók azonban önmagukban keveset érnek, ezért arra törekszünk, hogy azokat megértsék. A tananyagban többször találkoznak majd olyan instrukcióval, mely korábban leírt, tanult ismereteket kér számon. Nem „visszamondani” szükséges egy-egy meghatározást, sokkal inkább bizonyítani egy feladat elvégzése kapcsán, hogy beépül a tudásukba az adott meghatározás. Úgy gondoljuk, többször kell visszatérnünk ehhez a fejezethez akkor is, amikor már a rendszerfejlesztés gyakorlati megvalósításában alkalmazni szeretnénk az ismereteket.

Javasoljuk, hogy kezdje el a tanulást! Mielőtt azonban az első „lépéseket” megtenné, tekintse át miről is szól az első fejezet első része (alfejezete). Ön a következő kérdésekre kaphat választ: 1. 2. 3. 4. 5.

1

Rendszerfogalmak. (Mi a rendszer?) Milyen tulajdonságai vannak a rendszernek? Milyen módszerekkel vizsgáljuk a rendszereket? Milyen alkotóelemei vannak a rendszernek? Van-e összefüggés, ha igen, milyen a RENDSZER és a SZERVEZET között?

Erich von Daniken: A SZFINX SZEMEI

6

1 A rendszer és jellemzői 1.1 A rendszer fogalma Ludwig von Bertalanffy szerint: „A rendszer egymással kölcsönhatásban álló elemek olyan együttese, amelyre bizonyos rendszertörvények alkalmazhatók. Az elem a rendszer olyan része, összetevője, amelyet az egész vizsgálata érdekében célszerű megkülönböztetni.” Az így elkülönített rész önmagában vizsgálva ismét rendszerként fogható fel, amely további részekre bontható. A kölcsönhatás az elemek között olyan kapcsolatokat, összefüggéseket, relációkat fejez ki, amelyek az elemeket a rendszer részévé teszik. A kölcsönhatások által a rendszer több mint az elemek egyszerű összege. Tekintsük rendszernek az Ön tanuló-csoportját, melynek ELEMEI az egyes TANULÓK. Az egyes elemeket valóban érdemes külön-külön vizsgálni, ugyanakkor önmagában egy-egy elem külön rendszerként is felfogható. A kölcsönhatás az egyes elemek között a tanulócsoportban (melyet rendszernek tekintettünk) sokszínű. Egymást erősítve-gyengítve csoportos és egyéni feladatokat végeznek, ugyanabban a tanítástanulási folyamatban vesznek részt. Az egyes elemek „tulajdonságai” meghatározzák a teljes rendszert. A rendszer bővíthető más típusú elemekkel (pl. a tanárokkal) is, ezeknek az új elemtípusoknak azonban más tulajdonságaik vannak. Ezzel együtt tehát bonyolultabbá, sokszínűbbé válnak a kapcsolatok a rendszerben. Nézzük meg vázlatosan az általános rendszerelméleti ismeretek alapján, a rendszerre jellemző legfontosabb tulajdonságokat! A rendszerek: • célratörők, azaz a rendszer működésében van egy olyan kitüntethető állapot, amelynek elérésére törekszik. A célratörő rendszerek képesek saját működésük korrigálására, • nyíltak, tehát környezetükkel anyag, energia és információkapcsolatban állnak, • határozatlanok, azaz a rendszer működése során, az értelmezett rendszerállapotok bekövetkezése csak valószínűsíthető, • aktívan működők, struktúrájuk változik, méghozzá ez a változás átgondoltan, a rendszerre vonatkozó külső, belső törvényszerűségeknek alárendelten befolyásolható, • tervezettek, egy adott feladatra létrehozottak, • szervezett rendszerek, saját működésüket tekintve bizonyos mértékű autonómiával rendelkeznek, • bonyolultak, az elemek száma, a lehetséges elemkapcsolatok száma igen nagy, egyidejű áttekintésük valamennyi szempont szerint szinte lehetetlen,

7

• hierarchikusak, azaz a rendszer relatíve önálló részekre, al- és részrendszerekre felbontható, • totális rendszerek, a részrendszerek között kölcsönkapcsolatok vannak, • a részrendszerek dinamikus kapcsolatai alapján önszervező, adaptív tulajdonsággal rendelkeznek, azaz a környezetükhöz alkalmazkodni tudnak, • irányítást tartalmaznak. Ha a rendszerismérveket mélyebben értelmezzük és végiggondoljuk, észrevehetjük, hogy azok egymást átfedik, illetve egy-egy összetettebb tulajdonság néhány egyszerűbbet foglal magába. A felsorolt rendszerismérvek egyben a kibernetikai rendszert is megtestesítik. A kibernetika az a tudomány, mely elsősorban a rendszerekben megvalósuló irányítással foglalkozik, s számára a rendszerek anyagi mivolta másodlagos. Kibernetikai értelemben egy gazdasági rendszer (pl. egy vállalkozás) egy olyan dinamikus rendszer, mely alapvetően az anyagok, energiák és információk folyamatos áramlása közben dinamikus egyensúlyi állapot fenntartására törekszik. (A témát részletesen tárgyaljuk az 1.4 pontban.) A rendszerek osztályozása: A modern szakirodalom egy sor közelítésmódot próbál megfogalmazni, amelyek a rendszerek osztályozására vonatkoznak. Több lehetséges megközelítési mód bemutatásán keresztül, többféle osztályozási rendszer kerül bemutatásra, hogy: • • •

a fejlődés különböző irányzatait megismertethessük, a rendszerszemlélet kialakulását segítsük, és a rendszerelmélet mélyebb megközelítését biztosítsuk.

Így: A rendszereket elhatárolhatjuk: • • • • •

életterünk, keletkezésünk, céljuk, működésük, kapcsolataik szerint.

8

1. Az életterük, vagyis létezési tartományuk szerint megkülönböztethetünk: • reális, tárgyi, tapasztalati, vagyis funkcionális, valamint • eszmei rendszereket, amelyek az alkalmazott, függő rendszerek részeként jelennek meg. A reális rendszereknél: • élettelen, és/vagy • élő rendszerekről eshet szó, míg Az eszmei rendszereknél: • a létfüggő, önálló, vagyis egzisztenciális, (pl. Naprendszer) • célfüggő (alkalmazott), vagyis funkcionális (pl. gazdaság) rendszereket veszünk figyelembe. 2. A rendszereket keletkezésük alapján az alábbiak szerint különböztethetjük meg: •

természetes rendszerek, amelyek lehetnek: • fizikai, • kémiai, • biológiai, • geológiai, és külön az • ember, és • család, míg a

•

mesterséges, művi rendszerek a: • termelési, • gazdasági, • társadalmi, • politikai szervezetek rendszere.

3. A rendszereket céljuk alapján alapvetően két fő csoportba oszthatjuk, úgymint: • ismert és/vagy megismerhető céllal működő rendszerek, • ismeretlen céllal működő ill. működtetett rendszerek. 4. A környezeti kapcsolódás szerint a rendszerek lehetnek: • nyitottak, • zártak. Valamely rendszert akkor tekinthetünk zártnak – Ludwig von Bertalanffy szerint - ha sem bele nem kerül, sem belőle nem távozik anyag, információ, pénz. Ezzel szemben a rendszert akkor tekintjük nyitottnak, ha nemcsak energia szükséglete van, hanem állandó anyagcseréje is, s ez az anyag-energia áramlás a biológiai rendszere fő sajátossága.

9

A rendszerek vizsgálati módszerei A rendszerek megismerésére kétféle módszert alkalmazhatunk az alábbiak szerint: • „feketedoboz” módszer • modell módszert. A két módszer közötti alapvető különbség, hogy a modell módszernél ismerjük a vizsgálandó rendszer struktúráját, a feketedoboz módszernél pedig nem (csak következtetni próbálunk rá). A „feketedoboz” módszer Mindennapi életünkben különféle rendszerekkel találkozunk, amelyek belső mechanizmusai nem, vagy nem teljesen ismertek számunkra és amelyeket feketedobozként kezelünk. A módszer leginkább a rendszerek viselkedésének a megismerésére szolgál. Alkalmazásának a lényege az, hogy bemenő jeleket adunk a vizsgálandó rendszernek, figyeljük a rendszer reagálását, vagyis a kimenő jeleit, majd pedig a bemenő jelek és a kimenő jelek közötti öszszefüggéseket megállapítva, következtetéseket vonunk le a vizsgált rendszer viselkedésére és ebből bizonyos korlátozó feltételek figyelembevételével, a rendszer struktúrájára vonatkozóan. A vizsgált rendszer belső felépítését tehát nem ismerjük, az a vizsgálat során rejtve marad előttünk. A módszer akkor indokolt, ha fontos lenne megismerni a módszer működését és viselkedését és erre nincs más lehetőség és módszer A modell módszer A módszer lényege, hogy elkészítünk egy olyan modellt, amely az adott vizsgálatnál az adott rendszert helyettesíti, ezen a modellen elvégezzük a szükséges vizsgálatokat, majd pedig a vizsgálat eredményeiből következtetéseket vonunk le a rendszer viselkedésének struktúrájától és működési körülményeitől való függőségére vonatkozóan. Ezek a következtetések olyan felismeréseket, megoldási változatokat szolgáltatnak, amelyeket a valóságos rendszer működésének javítása érdekében elő lehet írni. Itt ismernünk kell a vizsgált rendszer struktúráját – ellentétben a feketedoboz módszerrel – hiszen enélkül nem tudjuk elkészíteni a rendszert helyettesítő modellt. A módszer alkalmazása a rendszerek vizsgálatánál olyan előzetes ismereteket követel meg a rendszer felépítésére vonatkozóan, amelyek a rendszer vizsgálati cél szempontjából lényeges elemeinek és elemkapcsolatainak az ismeretét foglalják magukban. Ez az ismeret képezi alapját annak, hogy az adott rendszer modelljét elkészíthetjük. A módszernek akkor van értelme, ha valamilyen oknál fogva a rendszeren magán nem tudjuk elvégezni a vizsgálatokat. 10

Ennek okai a következők lehetnek: • A vizsgálni kívánt rendszer még nem készült el, még csak a tervezés stádiumában van. • A rendszer túlságosan nagy, vagy túlságosan kicsi, éppen ezért fizikailag megoldhatatlan a rendszeren történő vizsgálat. • A rendszeren történő vizsgálat a rendszer pusztulását eredményezné. • A modellen történő vizsgálat kevesebb időt vesz igénybe, és ehhez az időrövidítéshez fontos érdekünk fűződik. • A modellen történő vizsgálat lényeges költségmegtakarítást eredményez a rendszeren történő vizsgálathoz képest.

1.2 A rendszerek szerkezete Minden rendszerre az elemei közötti viszonyok és összefüggések, valamint ezeknek az elkülönült konstrukcióként kezelhető. Nagy jelentőségű a közeg ill. a közvetlen környezet, amellyel a rendszer, mint viszonylag elkülönült totalitás szemben áll. Ezzel a környezettel kölcsönhatásban alakulnak ki és lesznek a felismerhetőkké a rendszer tulajdonságai. Így a rendszerre nem csupán belső, hanem a külső viszonyainak és összefüggéseinek együttese, halmaza is jellemző. A rendszerek további jellemzői: • Hierarchikus felépítése, • Rendezettsége, • Szervezettsége, • Állapottere (lehetséges állapotainak halmaza) • Viselkedése (működése, fejlődése) • Benne végbemenő folyamatok és azok kapcsán a kommunikáció iránya. A felsorolt ismérveket bármely rendszer szervezése, tervezése során, azok viselkedését a működő, vagy létrehozandó struktúra – az elemek, al-, és részrendszerek – szerkezetén, kapcsolati rendszere alapján elemezhetjük. Ha rendszert vizsgálunk és/vagy tervezünk, akkor figyelembe kell vennünk, hogy a struktúrán, szerkezeten keresztül befolyásolhatjuk a rendszer viselkedését. Struktúrának a részek /elemek, stb./ elrendeződését és/vagy kapcsolódási módját, formáját nevezzük.

11

A rendszerek alkotóelemei A rendszerekkel kapcsolatban a továbbiakban az elem, a folyamat, a szervezet és az irányítás fogalmakkal foglalkozunk. Ezeket a fogalmakat több fajta megközelítésben lehet definiálni. Az elem fogalmán a rendszernek azt az önálló műveletet végző összetevőjét értjük, amelynek bemenetei és kimenetei vannak, s a bemenetek és a kimenetek között átalakulási folyamat megy végbe.

Bemenet (Input)

Folyamat (Eljárás)

Kimenet (Output)

Az elem tehát a rendszer része, de mint korábban említettük önmagában is rendszer. Az elemnek (rendszernek) vannak a környezettől kapott bemeneti értékei és vannak kimeneti értékei. A rendszer kimeneti értékeit (az outputokat) az átalakítási folyamat eredményeképpen továbbítja a rendszer a környezetének. (1. sz. ábra)

1. ábra

Az ábrán az ALRENDSZER elnevezéssel is találkozhat. Az alrendszerben valójában több kölcsönhatásban lévő elem együttese, melyekből a rendszer felépül. Ha az előző példát folytatjuk, akkor egy iskola lehet Rendszer a tanulócsoportok (osztályok) alrendszerek, míg a tanulók, tanárok a rendszer (alrendszer) elemei. (A további fejezetben, amikor az Információs rendszereket elemezzük további példákkal mutatjuk be a rendszereket, illetve azok alkotóelemeit!) 12

Folyamatnak, a célhoz vezető tevékenységek összefüggő láncolatát nevezzük, vagy rendszerelméleti megközelítésben - abból kiindulva, hogy a rendszer elemei kölcsönhatásban vannak egymással és a hatásokhoz eseménylánc kapcsolódik - az így kialakult állapotváltozások sorozatát tekintjük folyamatnak. Mi is jelent ez? Gondoljuk végig: a rendszer elemei a működés során különböző kapcsolatokba kerülhetnek egymással. Azt, hogy adott rendszer elemei egy adott pillanatban éppen milyen kapcsolatban vannak egymással, a rendszer pillanatnyi állapota fejezi ki. A pillanatnyi állapot azt a helyzetet jelenti, amely akkor lenne jellemző a rendszerre, ha megállna az idő. A részműveletek, állapotok állandóan változnak, mígnem sok-sok pillanatnyi helyzet változásának sorozata végén elérjük a célt. A folyamatok fogalmának megértése rendkívül fontos a rendszerfejlesztésben. Éppen ezért érdemes vele részletesebben foglalkozni. Folyamatok típusai A rendszerfejlesztési munkához szükséges elemzéshez és tervezéshez le kell bontanunk a folyamatokat. A legegyszerűbb folyamatfajták az egysoros és többsoros folyamatok. Ha a cél elérését szolgáló tevékenységek egymást követik, a kialakult állapotváltozási lánc a munkafolyamat legegyszerűbb formája. Ez az egysoros folyamat, melynek egyik formájánál a tevékenységek időben közvetlenül követik egymást, a folyamat ebből a szempontból zárt. Egysoros, zárt az a folyamat is, melynél egyes műveletek fix (előre meghatározott sorrendben) vagy változtatható sorrendben hajthatók végre. Létezik továbbá olyan egysoros folyamat, melyben az egyes tevékenységek között bármilyen okból időbeli megszakítások szükségesek. (2. számú ábra)

13

2. ábra Forrás: Ladó (1979) 45. oldal

Számos esetben a cél csak többféle jellegű, eltérő időigényű, esetleg csak más-más helyen végezhető munkával, un. többsoros folyamatokkal érhető el. (3. sz. ábra)

3. ábra Forrás: Ladó (1979) 46. oldal

Ezeknél a tér, az idő egyaránt szerepet játszik. Az ilyen folyamatoknál a tevékenységek elvégzésének megszervezése már összetett feladatot jelent. A cél elérése érdekében több tevékenységsor indul el egy időben és folyik párhuzamosan (még ezeken belül is esetleg elágazásokkal). A tevékenység-részsorok balról-jobbra követik egymást egy pontban találkozva további műveletek elvégzésével fejeződik be a teljes folyamat. Az eddigi folyamattípusok tevékenységei balról jobbra követik egymást, vannak ettől eltérő műveletláncok is és a fenti folyamatoktól sokkal bonyolultabbak. A folyamatokat nemcsak időben való elhelyezkedésük és időigényük szerint szokták csoportosítani. Külön érdemes foglalkozni a gazdasági rendszerek folyamataival és azok osztályozásával. (1.4. pont)

14

1.3 A szervezetek A rendszerek sajátos csoportját képezik a szervezetek, amelyek a környezetükkel való aktív kapcsolatban önmaguk fenntartására törekszenek. A szervezetek olyan rendszerek, melyek meghatározott (autonóm) célkitűzések érdekében, különböző erőforrások igénybevételével összehangolt működésre képesek, és ennek megvalósításához belső irányítási funkcióval rendelkeznek. Lényeges, hogy a szervezetek és a rendszerek is rendelkeznek olyan speciális tulajdonságokkal, amelyek nem tekinthetők közösnek. Ezek közül a legfontosabbak: • a szervezet feltételezi az ember részvételét, a rendszer lehet csak gépi, • minden szervezetnek kell, hogy legyen vezetője, ez a rendszernél nem követelmény, • a szervezet jórészt szabályozó, a rendszer lehet csak szabályozott. A szervezetekben végbemenő folyamatok egy része az emberek által végzett tevékenység, másrészük automatizált. Azt is mondhatjuk, hogy a folyamatok általában ember-gép rendszerek, de a két komponens részaránya teljesen szélsőséges lehet. A szervezetekben végbemenő tevékenységláncot a cél elérése érdekében irányítani kell. A szervezetekkel, azok speciális alkotóelemével a fejezet 2. alpontjában foglalkozunk részletesen. Irányítás alatt olyan tevékenységet értünk, melynek eredményeként beavatkozás történik egy rendszer működésébe annak érdekében, hogy az abban végbemenő folyamatokat a kívánt módon fenntartsuk, a kívánt módon megváltoztassuk, illetve megállítsuk. Természetesen irányításról beszélhetünk akkor is, ha új (eddig még nem létező) rendszert hozunk létre és a benne lévő folyamatokat megindítjuk.

15

Az irányításnak kettős feladata van a következők szerint: • biztosítja, hogy a rendszerben lezajló folyamat egy adott állapotából a következő állapotába menjen át, továbbá • biztosítja, hogy a folyamat a rendszer céljának megfelelő módon menjen végbe.

1.4 Gazdasági rendszerek és sajátosságaik Vizsgáljuk meg a gazdasági szervezetek jellemzőit szervezési szempontból! A legfontosabb tulajdonságok az alábbiak: • olyan rendszerek, melyek meghatározott gazdasági célok elérése érdekében működnek, • a társadalmi szükségletek határozzák meg kialakulásukat, működésüket és megszűnésüket, • a munkamegosztás révén anyagi és szellemi erőforrások koordinálásával jönnek létre, • emberi szervezetek, legfontosabb elemük az ember, • belső vezérlőfunkciójukat a vezetés gyakorolja. Az eddigiek alapján definiáljuk a gazdasági rendszer fogalmát! A gazdasági rendszer személyeknek és technikai eszközöknek szervezett csoportja, amelyet meghatároz a társadalmi munkamegosztásban elfoglalt helyzete. Képes célok kitűzésére és a célkitűzésben meghatározott feladatok végrehajtására. A meghatározás szerint tehát a gazdasági rendszer célkitűző és végrehajtó tevékenységeket végez. A célkitűző tevékenység magába foglalja: • a feladatok megfogalmazását (pl. havi 1000 db számítógép összeszerelése és értékesítése), • a feladatok teljesítési feltételeinek a megfogalmazását (pl. az összeszereléshez szükséges alkatrészek megfelelő minőségben és időben történő beszerzése, szak-munkaerő (humán erőforrás) biztosítása, pénzügyi erőforrás és információk biztosítása) és • az előbbiekkel összefüggő számítások elvégzését (pl. piacelemzés – vevők/szállítók, kereslet-kínálat, optimális ÁR (beszerzési, eladási). A végrehajtó tevékenység tartalmazza: • a feladatok teljesítési feltételeinek a megteremtését, • a célkitűzés megvalósításának a megszervezését, amelynek célja az adott feltételek optimális kihasználásának a biztosítása és • a feladatok megvalósulását, tehát a végrehajtását.

16

A gazdasági rendszereket csoportosíthatjuk egyrészt aszerint, hogy milyen jellegű gazdasági feladatot látnak el (így lehetnek pl. ipari, mezőgazdasági szervezetek, szolgáltató (tercier) szektorba tartozó szervezetek), másrészt , hogy milyen helyet foglalnak el a gazdaságban. A legáltalánosabb csoportosítást a közgazdaságtan adja, amely a gazdasági szervezetek két típusát különbözteti meg: • makroökonómiai szervezeteket (pl. nemzetgazdasági ág), • mikroökonómiai szervezeteket (pl. egy vállalkozás). E könyvben az utóbbi csoportba tartozó szervezetekkel, vállalatokkal, vállalkozásokkal foglalkozunk. Rendszeren vagy szervezeten a továbbiakban mindig gazdasági szervezetet értünk, tevékenységen pedig bármilyen feladatot, amelynek elvégzésére ebben a környezetben emberek vállalkoznak. Minden működő gazdasági rendszer fontos jellemzője a rendszerben végbemenő változássorozat, melyet jellemeznek a rendszerben lévő, a rendszert alkotó elemek kapcsolatai, a belső változások, valamint a rendszer és környezete közötti viszony. A gazdasági rendszerben végbemenő állapotváltozások sorozatát gazdasági folyamatnak nevezzük. A folyamatokat a tevékenységek öszszefüggő láncolataként értelmeztük és róluk a legfontosabb tudnivalókat rögzítettük. A gazdasági rendszeren belüli folyamatokat - a vizsgálat szempontjától függően - többféle módon osztályozhatjuk. Gazdasági folyamatok osztályozása Az egyik leggyakrabban alkalmazott tagolás a folyamatok funkcionális területek szerinti értelmezése, illetve elkülönítése. Ez azt jelenti, hogy a szakmailag homogén (vagy hasonló) tevékenységek összességét tekintjük egy folyamatnak. Így beszélhetünk például anyagbeszerzési, pénzügyi, bérelszámolási, értékesítési folyamatokról. Ebben az esetben pl. a pénzügyi folyamaton értjük a készpénzkeresési folyamatot, mely áll a következő főbb tevékenységekből: készpénz felvét a házipénztárba, készpénz kiadás a házipénztárból, készpénz bevétel pénztárba, készpénz nyilvántartás. A gazdasági rendszerek folyamatainak további osztályozási lehetőségei közül bemutatjuk a bemenet (input) - átalakítás (transzformáció) - kimenet (output) szerinti tagolást. Ezt a fajta csoportosítást - a folyamatok fázisok szerinti modelljét - mutatja a 4. számú ábra.

17

4. ábra

A folyamatokat nem lehet a környezetüktől függetlenül vizsgálni. Minden transzformációs folyamathoz tartozik egy olyan folyamat, melytől információt kap. Ez lesz a vizsgált folyamat input folyamata. Minden transzformációs folyamathoz tartozik továbbá egy olyan folyamat, amelynek információt ad és ez lesz a vizsgált folyamat output folyamata. A bemutatott folyamatmodellben elkülöníthetők a reálfolyamatok és az irányítási folyamatok is. Reálfolyamatnak tekinthető a bemenet, az átalakítás és kimenet, míg a szabályozás a reálfolyamatok befolyásolására irányul. A gazdasági rendszer folyamatainak strukturális modellje A gazdasági rendszereknek eddig áttekintettük a különböző szempontok szerinti elemekre bontását, és az elemek csoportosítását. Egy gazdasági rendszer modellezéséhez nem elegendő azonban, a részekre bontás, az egyes elemek közötti kapcsolatokat is meg kell határozni. Azt a modellt, mely egy gazdasági rendszer elemeit és az elemek közötti kapcsolatot tartalmazza, strukturális modellnek nevezzük. A kapcsolatok lehetnek egy-egy alrendszeren belüli folyamatok, tevékenységek összefüggései, vagy alrendszerek közötti kapcsolatok. A kapcsolat - tartalmát tekintve - többféle lehet, pl. materiális, érdekeltségi, információs. A következő oldalon (5. sz. ábra) levő példa egy vállalat termelésirányítási rendszerének strukturális modelljét mutatja be. A rendszert alrendszerekre bontottuk, melyeket a téglalapok ábrázolnak. Az alrendszerek közötti információ- és anyagáramlást az alrendszerek közötti nyilak mutatják. Az itt ábrázolt folyamat egy valós folyamat, ha azonban az anyagáramlást elhagynánk (folyamatos irányított nyilak), az ábrázolt folyamat információs folyamat lenne. 18

5. ábra Forrás: Dobák és mk. [1991] 229. oldal

19

Dinamikus működési modell A strukturális modellben egy gazdasági rendszer elemeit és a közöttük levő kapcsolatot tudjuk ábrázolni. A rendszer működtetéséhez azonban nem elég, hogy ismerjük az elemeit és a köztük lévő kapcsolatot. Lényeges, hogy a kapcsolatok időben hogyan játszódnak le, s milyen a tevékenységek sorrendje. Azt is tudnunk kell továbbá, hogy milyen az egyes tevékenységek gyakorisága. A termelésnek például nem elég, hogy esetenként információkat kap a készletgazdálkodástól az anyagkészletekről, hanem az a fontos, hogy meghatározott időközönként és aktuális adatot kapjon. A gazdasági rendszereknek azt a modelljét, mely nemcsak az elemeket és a közöttük lévő kapcsolatot írja le, hanem az időben való elhelyezkedésüket is ábrázolja, dinamikus működési modellnek nevezzük. Őszintén reméljük, hogy nem találta nagyon nehéznek az előző fejezetrészt és a bevezetésben feltett kérdésekre megkapta a választ. Most ismét újabb ismeretekkel szeretnénk gazdagítani Önt. Az a fejezetrész, melyet rövidesen tanulhat, nem könnyebb mint az előző. Ön azonban már rutinos tanuló és segítünk abban is, hogy ezt a részt a lehető legkönnyebben sajátíthassa el. Az alfejezet elején (rendhagyó módon) talál egy Pre-tesztet. A teszt természetesen megegyezik azokkal a kérdésekkel és feladatokkal, melyet Önnek az alfejezet végén kell megoldania. Ami indokolja, hogy itt felkínáljuk Önnek a tesztet a következő: Ha Ön tanult „Irodaautomatizálást” vagy Ügyvitelszervezést, akkor ezt az anyagrészt már ismeri. Ellenőrizze le ismereteit. Ha sikerül megbirkóznia a feladatokkal, akkor bátran kihagyhatja ezt. Amennyiben korábbi tanulmányai során nem találkozott ezzel a témakörrel, vagy az ezt megelőzően szerzett ismeretei nem elegendőek, akkor kérjük kezdje el a következő tanulási ciklust! Ellenőrző kérdések

20

2 Szervezeti alapismeretek

Pre-teszt

Az előző pontban a szervezetek, gazdasági rendszerek tartalmával, legfontosabb jellemzőivel ismerkedhetett meg. A szervezeti keretek között megvalósuló folyamatok, tevékenységek kapcsolatrendszere adja a rendszer struktúráját és e struktúrát jeleníti meg a szervezet.

2.1 A szervezet fogalma A rendszerek tárgyalásánál a szervezetet, mint speciális rendszert már definiáltuk. A szervezetet most vizsgáljuk meg felépítése szempontjából! A szervezetet a következőképpen definiálhatjuk, ha a felépítéséből indulunk ki: A szervezet egy többé-kevésbé állandó tagsággal rendelkező, emberekből álló csoport, melynek van egy vezető rétege. A szervezeteknek formális és informális struktúráját különböztetjük meg. A formális struktúrán a szervezet szabályozott, rendszerint írásban rögzített kapcsolatait értjük. A gazdasági rendszerek formális struktúráját különböző dokumentációkban rögzítik. Ilyenek: • A "Szervezeti és működési szabályzat", a szervezet egészének szöveges leírása, szervezeti egységekre lebontva . • A munkaköri leírás a szervezeti egységekben dolgozó személyek feladatainak, tevékenységeinek, jogainak meghatározása. • A szervezet felépítését szervezeti ábrákon ábrázoljuk, mely tartalmazza a szervezet funkcióit, a kommunikációs utakat, és a szervezet vezetőit. A szervezeti ábrák a gazdasági egység, intézmény belső munkamegosztását, azok kapcsolatait szemléltetik, a vizsgált terület szerkezetét mutatják be.

21

A szervezeti ábrák elkészítéséhez használt szimbólumok: Téglalap: a szervezeti egységet szimbolizálja. Folyamatos vonal: a szervezeti egységek közötti kapcsolatok ábrázolására szolgál. Kör: a törzskart szemlélteti. Az informális struktúra azokból a viszonyokból tevődik össze, amelyek a szervezet tagjainak személyes kapcsolataira épülnek. A kettő viszonyát úgy jellemezhetjük, hogy a formális struktúra azt mutatja, hogyan kellene működnie a szervezeten belüli munka- és az információs kapcsolatoknak. Az informális struktúra pedig azt mutatja, hogy ténylegesen hogyan mennek végbe a folyamatok.

2.2 Szervezet alkotó elemei A szervezetek mint rendszerek különböző elemekből épülnek fel, alkotó elemeik lehetnek: • Szervezeti egység Egy meghatározott tevékenységgel foglalkozó csoport, melyben a közös munkavégzés, a jól definiált érdekeltségi viszonyok kötik össze a tagokat. A „szervezeti egység” kifejezés alatt leggyakrabban a csoport, osztály, főosztály határozható meg. Csoportból épülnek az osztályok, míg osztályokból a főosztályok (ez utóbbi csak a nagyobb struktúrákban fordul elő). Ha egy szervezetet vizsgálunk a legfontosabb az „elemeit” (egységeit) megismernünk. A szervezeti egységekről meg kell tudnunk, hogy milyen kapcsolatban működnek (alá-, fölé, mellé rendeltség) és hogy milyen tevékenységek elvégzésére hozták létre. Ezeket az információkat a Szervezeti és Működési Szabályzatban találhatjuk meg. • Projekt A szervezet különböző szakmai területein és hierarchikus szintjein elhelyezkedő emberek csoportja, mely képes határidős, újszerű, nagy kockázatú, egyszeri feladatok megoldására. • Team A szervezet különböző területein, eltérő pozícióval rendelkező személyekből álló csoport, melyet valamilyen probléma megoldására hoztak létre. Annyiban különbözik a projekttől, hogy az elvégzendő feladat nem szükségszerűen újszerű és egyedi, nem jellemző rá az időbeli korlátozottság.

22

• Bizottság Az állandó vagy ideiglenes (ad hoc) bizottság, a gazdasági egység funkcionális egységei és az eltérő vezetési szintjei közötti kommunikációt, a döntések szakmai megalapozottságát, a dolgozói részvételt és a stratégiai megoldások egyidejű képviseletét biztosító csoport. • Törzskar Marketing, szervezet-átalakítási és innovációs kérdésekben a stratégiai döntések előkészítésével foglalkozó homogén szakembergárda. Közvetlenül a management-nek alárendelten, utasítási jog nélkül, koordinációs szerepet töltenek be. • Beosztás vagy poszt A szervezeten belül lévő stabil pontok. Egy beosztáshoz nem csak cselekvéssorozatok és kötelességek, hanem jogkörök is tartoznak. Ezeket a beosztásokhoz kapcsolódó tényezőket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. (Pl. egy nagykereskedelmi raktárban raktárkezelők, könyvelők, anyagmozgatók dolgoznak, akik rendszeren elvégeznek különböző tevékenységeket. Ezeket beosztásnak nevezzük éppúgy mint egy bankban az ügyfélszolgálatos munkatársat, a pénztárost vagy az osztályvezetőt.) Ugyanolyan beosztásban több ember is dolgozhat – több pénztárosa is lehet egy banknak – ugyanakkor a Munkaköri leírásuk ugyanaz lehet, hiszen azonos beosztásban dolgoznak. Ha egy szervezet vizsgálatával (megismerésével) bízzák meg, az egyik legfontosabb kiinduló pont (mely dokumentált) a munkaköri leírások áttekintése.

2.3 A szervezetek kialakulását befolyásoló tényezők Egy szervezet hatékonysága döntően attól függ, hogy milyen a struktúrája, a működési folyamatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és milyen vezetési elvet, módszert alkalmaznak. A szervezet kialakításakor azonban nem vonatkoztathatunk el a környezeti feltételektől, mert azok erőteljesen meghatározhatják a működési jellemzőket. Nézzük meg, hogy milyen befolyásoló tényezőket kell figyelembe vennünk egy új szervezet kialakításakor vagy egy meglévő átalakításakor! A befolyásoló tényezők közül a legkevésbé változtatható tényező a környezet. A gazdasági egység adottságai rövid távon szintén nehezen változtathatók, középtávon azonban átalakíthatók. A szervezet alapfeladata, tevékenységi köre, egy adott pillanatban adottságnak tekinthető, de a stratégiák kialakításakor éppen ennek módosítása áll a középpontban.

23

Nézzük meg, hogy milyen tényezőket kell megvizsgálnunk a szervezetek elemzésekor:

6. ábra

2.3.1 Környezet • Piaci környezet A beszerzési és az értékesítési piac követelményeihez való alkalmazkodás a szervezet versenyképességének alapvető feltétele. A piacra jellemző a partnerek változásának gyakorisága. A piaci hatások bizonytalanságot vihetnek a szervezet működésébe. Bizonyos esetekben korlátozó hatást fejt ki (pl. monopolhelyzet, állami korlátozások). • Tudományos-technikai környezet A gyors tudományos-technikai fejlődés szükségessé teszi, hogy a gazdasági egységek felkészüljenek a jövőre, ami hosszú távú előretekintést feltételez. E felkészülés során a fejlődés jellemzői közül figyelembe kell venni az új tudományos eredmények megjelenésének gyakoriságát, az eredmények gyakorlati alkalmazásának ütemét és a fejlődési irányok kiszámíthatóságát. • Szervezetközi kapcsolatrendszer A szervezetközi kapcsolatok rendkívül fontosak a szervezet számára, hiszen az erőforrásokhoz való hozzájutás, a beszerzések, a termék piacra juttatása más szervezetekkel történő együttműködés során realizálódik.

24

2.3.2 A vállalati adottságok Az említésre kerülő adottságok természetesen csak rövidtávú értelemben befolyásolhatják a szervezeti struktúrát. Hosszútávon lehetőség van ezen adottságok módosítására. • A méret A méret meghatározásánál nemcsak a létszámot, hanem a lekötött eszközöket és az árbevételt is célszerű figyelembe venni. • Technológia A feladatok megoldása során alkalmazott eszközök, eljárások és ismeretek összességét értjük technológia alatt. A szervezet alaptevékenységét leíró technológiát alapfolyamati technológiának nevezzük.

2.3.3 A szervezet tevékenységi köre Tevékenységi körön azt értjük, hogy egy szervezet milyen termékek előállításával vagy szolgáltatások nyújtásával foglalkozik, továbbá, hogy milyen a feladatok belső struktúrája, kiterjedtsége és egymásra épülése. Az itt felsorolt valamennyi tényező hatással van a gazdasági szervezet struktúrájára, ezért a szervezeti felépítés változtatása vagy konzerválása valójában attól függ, milyen mértékben veszi figyelembe az irányítás az egyes tényezőket. Sok esetben a döntést befolyásolhatják, kényszeríthetik külső környezeti (elsősorban piaci) hatások.

25

2.4 A szervezeti formát meghatározó strukturális jellemzők A különböző szervezeti formákat a szervezeti struktúrák reprezentálják. Az egyes szervezeti formák kialakulására az alábbi jellemzők vannak alapvető hatással: • munkamegosztás, • hatáskörmegosztás, • koordinációs eszközök.

2.4.1 Munkamegosztás Munkamegosztáson egy nagyobb feladat részfeladatokra bontását és e részfeladatok egyes szervezeti egységekhez való telepítését értjük. A munkamegosztás egyben a szervezet tagolásának alapja is. Egy szervezeten belül a munkamegosztási viszonyokat alapvetően két dimenzióban határozhatjuk meg. A szervezet vertikális, vagy mélységi tagolása a függelmi, alá- és fölérendeltségi kapcsolatokat tükrözi (hatáskörmegosztás). A szervezet horizontális, vagy szélességi tagolása a mellérendeltségi-, a kooperációs kapcsolatokat tükrözi. E viszonyokat hangolják össze a szervezet koordinációs mechanizmusai. A szervezet horizontális tagolásánál az alábbi szempontokat vehetjük figyelembe: • funkcionális elv, • tárgyi elv, • területi elv. A szervezeti struktúrák meghatározásánál nem szükséges minden pontot figyelembe venni. Attól függően osztályozhatjuk a szervezeteket, hogy milyen elveket alkalmazunk. Egydimenziós szervezetnek nevezzük azokat a szervezeteket, melyekben a munkamegosztásnál kizárólag csak az egyik elvet alkalmazzuk. Többdimenziósnak azokat a szervezeteket nevezzük, melyekben a munkamegosztási elveket egymás mellett, párhuzamosan alkalmazzuk.

26

2.4.2 Hatáskörmegosztás Pontosan meg kell határozni a szervezeti egységek vezetőinek, hogy meddig terjed a jogosítványa, ki miért felelős, kinek meddig terjed a hatásköre. A hatáskör intézkedési jogosultságot jelent akár erőforrások elosztásáról, akár másoknak kiadott, olyan utasításról van szó, amelynek alapján a tevékenységet el kell végezni. Hatáskörmegosztásnak a szervezeten belüli döntési, utasítási hatáskörök felosztását nevezzük. Ez alapján is csoportosíthatjuk a szervezeteket, így két féle szervezeti struktúrát különböztetünk meg: Egyvonalas szervezet Az alárendelt egységek csak egy felsőbb szervezeti egységtől kaphatnak utasítást, a függelmi és a szakmai irányítás szervezetileg nem különül el. A lefelé történő feladatkijelölés és a felfelé való jelentés ugyanazon útvonalon történik. (7. sz. ábra)

7. ábra

27

Többvonalas szervezet Az alárendelt egységeket, személyeket két vagy több felsőbb szervezeti egység is utasíthatja. A függelmi és a szakmai kapcsolatok részlegesen vagy akár teljesen is elkülönülhetnek egymástól.(8. sz. ábra)

8. ábra

2.4.3 Koordinációs eszközök A szervezetek megosztottsága a munkakör és hatáskör megosztásából származó következmény, ezért a szervezeti egységek összvállalati célok érdekében történő összefogására kell törekedni. Megfigyelhető, hogy egyre erőteljesebben jelentkezik a szervezetekben a diverzifikáció, a multinacionalitás, ezért előtérbe kerül a koordináció fontossága.

2.4.4 Szervezeti alapformák Az előző fejezetben megismertük, hogy a különböző szempontok figyelembe vételével milyen alapvető szervezeti formák jöhetnek létre. A gazdasági szervezetek felépítése is ezeken alapul. A szervezetekben mindenhol megtalálhatók a helyi sajátosságok mellett, valamilyen közös, általánosítható jellemvonások is. A gazdasági szervezetek felépítésében az alábbi alapformákat szokták megkülönböztetni, ha az általánosítható jellemvonásokat vesszük alapul: • • • • • • •

Lineáris szervezet, Funkcionális szervezet, Divizionális szervezet, Mátrix szervezet, Tenzorszervezet Duális szervezetek, Konszern és holding.

28

Lineáris szervezet A lineáris szervezet egyszerű, könnyen áttekinthető szervezeti forma. Egyvonalas jellegéből adódóan a belső kapcsolatok, alá-fölérendeltségi viszonyok egyértelműen szabályozottak. Egydimenziós szervezet. Tagolása rendszerint tárgyi alapon történik. Profilbővülés, méretnövekedés esetén horizontálisan is, vertikálisan is könnyen bővíthető, anélkül, hogy a meglévő hatásköri kapcsolatokat ez zavarná. A fenti előnyös jellemzők mellett hátránya e formának, hogy nem eléggé rugalmas. A közvetlen felettesen keresztül történő kommunikáció szigorú betartása lassítja a szervezet döntési mechanizmusait és szinte lehetetlenné teszi a horizontális együttműködést. E hátrányos jellemzők miatt e forma csak igen kis szervezeteknél funkcionál hatékonyan. Napjainkban jellemzően ilyen szervezeti felépítéssel működnek a családi kisvállalkozások. (9. sz. ábra)

9. ábra

Funkcionális szervezet Az egyik legrégebbi szervezetfajta, strukturális jellegét tekintve egydimenziós és többvonalas szervezeti típusnak tekinthető. A funkcionális szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: • a munkamegosztás a szervezeti funkciók szerint történik, • a döntési jogkörök centralizáltak és túlnyomó részt a felső vezetéshez telepítettek, • erőteljes szabályozottság jellemzi, • a szervezet működésénél a vertikális koordináció játssza a főszerepet, a kommunikációs csatornák is így épülnek ki, • nehéz a horizontális koordináció kiépítése.

29

10. ábra

A fenti ábra egy jellegzetes funkcionális felépítésű szervezeti formát szemléltet. A funkcionális szervezeti forma előnyei: • a specializáció a termelékenység növekedését eredményezheti, • a nagyfokú szabályozottság jelentősen csökkenti a koordinációs költségeket, • a stabil környezet miatt a vállalati stratégia kialakítása egyszerű feladat. A funkcionális szervezeti forma hátrányai: • növekvő diverzifikáció esetén nehezen áttekinthetővé válnak az információs kapcsolatok, ami növeli a koordináció költségeit, • a funkcionális specializáció felesleges tartalékokhoz vezethet, ami csökkenti az alkalmazkodóképességet, • a centralizált hatáskörök és az erőteljes szabályozottság túlterheli a felső vezetést. Divizionális szervezet A növekvő vállalati méretek, az erőteljes termelési diverzifikáció és a vállalat növekvő internacionalizálódása indukálta e forma alkalmazását. Az elsődleges munkamegosztás e szervezeteknél tárgyi elvű, azaz termékek vagy vevők, vagy földrajzi értelemben vett piaci régiók szerint tagolják a szervezetet (területi elv), illetve alakítanak ki szervezeti egységeket. Az így kialakított relatíve autonóm egységeket nevezzük divízióknak.

30

A vállalati szintű feladatok és célok érvényesítése érdekében az irányítási, koordinációs és ellenőrzési tevékenységet a központi egységek látják el. Ezen egységek munkáját általában a törzskarok segítik. A divíziók viszonylagos önállóságot élveznek. A divíziók működéséhez saját irányító és végrehajtó apparátust kell kialakítani, mely során a funkció szerinti munkamegosztás elvét követik. A divizionális szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: • • • • • •

a munkamegosztás tárgyi vagy regionális elvű, funkcionális irányító, ellenőrző és szolgáltató egységek a központban, a döntések decentralizáltak a központ és a divíziók viszonylatában, a divíziókon belül a döntések centralizáltak, a divíziók közötti horizontális koordináció nem jellemző, a koordináció pénzügyi és controlling rendszer segítségével történik.

A divizionális szervezet hatékony működésének feltételei: • széles termékskála, heterogén termékek, • lehetőség van termékcsaládok kialakítására, • dinamikus környezet. A gyakorlatban a divíziók eltérő feladat- és hatáskörrel rendelkező felelősségi és elszámolási egységként kerülnek kialakításra. A gyakorlatban alkalmazott divíziótípusok: 1. Cost-center (önálló költségközpont). A divízió vezetőjének felelőssége a működési költségek alakulásához kötődik. 2. Profit-center (önálló nyereségközpont). A divíziókat önálló nyereségképző helyként kezelik. A divízió vezetősége a működési költségeken túl a bevételek alakulására is kiterjed. 3. Invesment-center (önálló tőkeallokációs központ). A divízió vezetésének felelősségi köre tovább bővül, a cég vezetősége a tőke működtetését rábízza a divízióra. A divízió vezetése, az összvállalati érdekek figyelembevételével, saját hatáskörben dönt a tőkeszerzés és felhasználás mikéntjéről.

31

A következő ábrán, (11. sz.) a divizionális szervezetek egy lehetséges struktúráját láthatjuk. MANAGEMENT

Központi K+F

Központi

Központi Humán erőforrás

Központi Pénzügyek

Beszerzés

„A” termékcsopor t divizió

„B” termékcsoport divizió

Stratégiai Erőforrás

…..

„C” termékcsopor t divizió

Divízióvezető

Termelés

Marketing

Fejlesztés

….

11. ábra

A divizionális szervezeti forma előnyei: • a stratégiai és az operatív feladatkörök szétválaszthatók, így a vezetés jobban koncentrálhat a stratégiatervezésre, • a divíziók számára világos célok határozhatók meg, • erőteljes piaci orientáció, a piaci változások közvetlenül csak az egyes divíziókat érintik, • alacsonyak a horizontális koordinációs költségek, • teljesítményre ösztönző felelősségi és érdekeltségi rendszer. A divizionális szervezeti forma hátrányai: • a stratégiai és az operatív feladatok nehezebben integrálhatók, • decentralizációval járó létszámnövekedés, párhuzamos funkciók, • divízió egoizmus. Mátrix szervezet A mátrix szervezeteknél a munkamegosztás szintjén két munkamegosztási elvet alkalmaznak egyszerre. Ezért a mátrix szervezetek a többdimenziós szervezeti formák családjába tartoznak. A mátrix struktúra metszéspontját egy-egy feladatnak vagy szervezeti egységnek feleltethetjük meg. 32

A mátrix szervezetek megjelenési formái: • • • •

funkcionális - tárgyi mátrix szervezet (termékorientált, vevőorientált), funkcionális - regionális mátrix szervezet, projektorientált mátrix szervezet, tárgyi - regionális mátrix szervezet. Funkcionális - tárgyi (termékorientált) mátrix szervezet

12. ábra

Funkcionális - regionális alapon működő mátrix szervezet

13. ábra

A mátrix szervezet legfontosabb strukturális jellemzői: • a különböző elvű munkamegosztás egyszerre van jelen, • nem jellemző az erőteljes szabályozottság, • a két dimenzió vezetői azonos súlyú kompetenciával döntenek a metszéspontban található problémákról, • döntési centralizáció jellemzi a többvonalas irányítási elv mellett, • jelentős szerephez jutnak a személyorientált koordinációs eszközök, • a horizontális és a vertikális koordináció strukturális megoldás révén biztosított. 33

A mátrix szervezet előnyei: • a tagokat nagyobb teljesítményre ösztönzi, • más struktúratípusba is integrálható, • új vezetési kultúra kialakítását teszi lehetővé együttes tanulási folyamat révén. A mátrix szervezet hátrányai: • • • • •

a vezetők rivalizálása, túlhajtott csoportmunka, a döntések elhárítása, felelősségvállalástól való tartózkodás, nagy igények az emberi képességek és készségek tekintetében.

Tenzorszervezet A tenzorszervezetek a mátrixstruktúrákkal rokon képződmények, a különbség az, hogy ezek legalább háromdimenziós struktúrát alkotnak. (lsd. 14.sz. ábra) A tenzorszervezeteknél együtt alkalmazzák a munkamegosztás kialakításánál, a tárgyi és a regionális elveket . A tenzorszervezet legfontosabb strukturális jellemzői: • • • •

a különböző elvű munkamegosztás egyszerre van jelen, hármas vagy többes kompetencia figyelhető meg a szervezet hatásköri rendszerében, felerősödnek a kooperációval kapcsolatos problémák, erős koordinációs készség szükséges a szervezet egységei között. Management

I. régió

II. régió

III. régió

„A” termékcsoport

Termelés

„B” termékcsoport

Kereskedelem

„C” termékcsoport

Fejleszé 14. ábra

34

A mai gyakorlatban azért alkalmazzák a tenzor szervezeti struktúrát, hogy a multinacionális nagyvállalatok is kellő rugalmassággal követhessék a piaci szegmensek változásait. Duális szervezetek A duális szervezeti struktúrákban létezik egy munkamegosztási, hatásköri és koordinációs elvek alapján működő primer struktúra, amelyre ráépül egy szekunder struktúra. A divizionális szervezetek nem kellően rugalmasak a piaci behatásokkal szemben, ezért olyan szervezettípusban kellett továbbgondolkodni, amelyben biztosítható a szervezet hosszú távú stabilitása úgy, hogy közben a környezeti változásokhoz való gyors alkalmazkodás is megmaradjon. Vizsgáljunk meg két ilyen szervezeti struktúrát! •

Stratégiai üzleti egységekkel működő szervezetek

Egy vállalaton belül léteznek felszálló ágban lévő termékek, melyek beruházást, fejlesztést igényelnek, de vannak leszállóágban lévő termékek is, melyek kivonulási stratégiák alkalmazását igénylik. Ez azzal jár, hogy az egyes divíziók eltérő versenyhelyzetbe kerülnek, ami felerősítheti a divizionális szervezeti forma gyengeségeit. Ennek megoldására jöttek létre a stratégiai üzleti egységek. A stratégiai üzleti egység olyan szervezeti megoldás, amit az adott stratégiai üzleti területhez rendelnek. A stratégiai üzleti területhez olyan homogén termékcsoportok tartoznak, melyeket a vevők jól azonosítható köre vásárol meg. A stratégiai üzleti területek a vállalatnak egy-egy olyan piaci szegmensei, melyek egymástól viszonylag függetlenül működnek, önállóan meghatározható tulajdonságaik vannak. A meglévő primer alapstruktúrát megtartva, arra ráépítve alakítják ki a stratégiai üzleti egységeket. Nézzünk egy lehetséges verziót a stratégiai üzleti egységek (SÜE) kialakítására. (15. sz. ábra)

15. ábra

35

A stratégiai üzleti egységek legfontosabb strukturális jellemzői: • a duális szervezet magán viseli az elsődleges struktúra jegyeit, • termék és piaci portfoliók szerint alakítják ki a stratégiai üzleti egységeket, • kettős hatáskörmegosztás jön létre, • a stratégiai döntések decentralizálására nagyobb lehetőség nyílik, • a divizionális és mátrix szervezet koordinációs eszközei egyaránt érvényesülnek. A stratégiai üzleti egységek előnyei: • nincs szükség az elsődleges struktúrához tartozó anyagi, pénzügyi, információs folyamatok jelentős átrendezésére, • gyorsan alkalmazkodó, rugalmas szervezetet eredményez, • hatékonyság-növekedést eredményezhet. A stratégiai üzleti egységek hátrányai: • szervezeti bizonytalanságot kelthet a tagokban, • a kettős hierarchia pozícióharcokat eredményezhet. •

Team szervezetek

Azon szervezeti formákat sorolhatjuk ide, amelyek esetében az alapstruktúra jelentős megváltoztatása nélkül teamek rendszere, hálózata épül rá a szervezetre, ezzel a megoldással biztosítható a gyorsan változó környezeti feltételekhez való alkalmazkodás. Hatékony működésének feltételei: • dinamikusan változó, organikus szervezeti megoldásokat igénylő környezet, • döntés-előkészítő fázisban célszerű használni, az operativitást igénylő fázisokban kevésbé hatékony. A team szervezet egy másodlagos struktúrát eredményez a szervezetben, ami ráépül az alapstruktúrára. Elképzelhetjük úgyis, mintha egy árnyék vetődne a szervezetre, amely a különböző formában kombinálódott teamek összességéből származik. A team szervezet hátrányai: • növekszik a döntés-előkészítésre és a döntésre fordított idő, • elvonja a munkatársak egy részének energiáit az operatív munkavégzéstől, • háttérbe szorulhat az egyéni felelősségvállalás.

36

A team szervezet előnyei: • jelentősen elősegítheti a rosszul strukturált és többtényezős problémák kezelését, • felgyorsíthatja a vállalaton belüli információs folyamatokat, • a döntésekben való részvétel a munkatársak megelégedettségét eredményezheti. Konszernek és holdingok Konszernnek azt a vállalati csoportosulást nevezzük, melynek jogilag önálló tagjai az együttes piaci fellépés, a fejlesztési források racionális felhasználása, az optimális tőkeallokáció, valamint az összehangolt termékpolitika érdekében közösen tevékenykednek valamely iparágban. A holding egy olyan irányító vállalat, amely kizárólag a vagyonkezelés eszközeivel befolyásolja az irányított társaságokat, ezért csak közvetve képes beavatkozni a társaságok életébe. A divizionális struktúrák fejlődése elvezetett oda, hogy az egyes divíziók jogilag önálló társasági formákban működve, egymástól függetlenül végezzék tevékenységüket. Az irányító testület irányító társasággá alakult át. Mint látható, ez a strukturális változás eredményezte a konszernek és holdingok kialakulását. A konszern-struktúrák létrehozását az alábbiak indokolhatják: • • • • •

szervezeti előnyök, pénzügyi előnyök, marketing vagy értékesítési okok, kockázat mérséklése, üzletpolitikai vagy jogi megfontolások.

37

Konszernek kialakulásának lehetséges útjai: • • • •

egy vállalat szétválása több jogilag önálló részre, leányvállalat alapítása, többségi részesedés szerzése meglévő vállalatban, jogilag önálló vállalatok összefogása.

Tulajdonságok, jellemzők

Szervezeti forma 1. Lineáris 2. Funkcionális 3. Divizionális 4. Mátrix 5. Tenzor 6. Duális SÜE, Team 7. Konszern 8. Holding

Jogilag egy szervezet egyszintű

Egydimenziós szervezet

Kétdimenziós szervezet

Háromdimenziós szervezet

Jogilag egy Jogilag szervezet önálló szerkétszintű vezetekből álló együttműködés

Elsődleges + másodlagos struktúra

X X X X X X X X

16. ábra

Ellenőrző kérdések

38

3 Vezetés, szervezés Az előző alfejezetben a szervezet alkotóelemivel, fajtáival ismerkedtünk meg, ebben a részben a szervezetek irányítási feladatát tanulhatja és tisztázni próbáljuk a szervezés kétféle célrendszerét.

A gazdasági szervezetek elsődleges célja a hatékony munkára való törekvés, melynek alapvető, de nem egyetlen mércéje a jövedelmezőség. A vezető ennek érdekében kombinálja a személyi és tárgy feltételeket, azaz kiválasztja a megfelelő személyi és tárgyi feltételeket és szervezeteket, a legalkalmasabb működési formákat és eszközöket. A vezető tevékenysége a vele és a vezetése alatt álló szervezettel szemben megnyilvánuló társadalmi igényeknek és elvárásoknak kell megfeleljen. A vezetés olyan tevékenység, mely célokat tűz ki és a céloknak megfelelően meghatározza az emberi erőforrás és az eszközök felhasználását, a szervezet tevékenységét elindítja és működésben tartja. A vezetés tehát speciális ismereteket és módszereket követel, mai fogalmának és tevékenység-rendszerének kialakulásához hosszú út vezetett. A fejlődés fő irányzatainak vázlatos áttekintése segíthet a vezetési és általános szervezési problémák megoldására kidolgozott tudományos módszerek megismerésében. A vezetéselmélet kialakulása A vezetéselmélettel foglalkozó szakirodalom századunk elejére helyezi az ún. "tudományos vezetés" kialakulását. Ebben az időben jelenik meg a tudományos ipari vezetés és szervezés, ami a gépi nagyipar kialakulásának következménye. A munkamegosztás térbeli és időbeli kiteljesedése már elért egy bizonyos bonyolultsági fokot és lehetetlenné vált a közvetlen, empátián alapuló vezetési és szervezési módszerek alkalmazása. Ekkor indult meg a vezetés tudományos módszereinek kidolgozása, melynek eredményeképpen kialakult szervezés- és vezetéselméleteket a következőképpen osztályozhatjuk: • klasszikus, • neoklasszikus, • modern irányzatok.

39

A klasszikus irányzat két legjelentősebb képviselője F. W. Taylor és H. Fayol. Taylort elsődlegesen a vezető-beosztott viszony foglalkoztatta, fő feladatának a munkavégzés tudományos megszervezését tekintette, vizsgálati területe az üzem, a munkahely volt. Fayol elsősorban a vállalati vezetést vizsgálta, a vezetés szervezetét, működését, feladatait, funkcióit dolgozta fel. Az Ő nevéhez fűződik a vezetés elveinek kidolgozása is. A klasszikus vezetéselmélet jellemzői: • a formális szervezetet, funkciókat és struktúrát tekintik alapvetőnek, • szerintük a szervezetek működésének alapvető célja az ésszerű és racionális működés, • a racionális megoldásokat normatívákban kell megfogalmazni, szervezeti szabályzatokat kell készíteni, • a szervezés és vezetés célját a munka specializációjának és koordinációjának fejlesztésében látják. A neoklasszikus vezetéselmélet képviselői közül Elton Mayo neve a legismertebb. Ez az irányzat, az embert és a csoportmunkát helyezi előtérbe és tagadja a taylori elvet, hogy a gondolkodás a vezető feladata, a munkásnak csak a végrehajtás marad. Mayo kísérletekkel igazolta, hogy a termelékenységre szellemi, érzelmi tényezők is hatást gyakorolnak, a vezetőknek ezért az emberek közötti kapcsolatokat is figyelembe kell venniük. Mayo szerint, így más viszonyok is megjelennek a szervezetben pl. hatalmi, érdek és érzelmi viszonyok. E viszonyok alapján létrejönnek bizonyos informális csoportok, melyeket a vezetők nem hagyhatnak figyelmen kívül. A neoklasszikus irányzatot szokták Human Relations (Emberi Kapcsolatok) iskolájá-nak is nevezni. Ez az irányzat Mayo után tovább élt és fejlődött, két neves képviselőjét feltétlen meg kell még említeni, ilyen Douglas McGregor, akinek nevéhez a motivációs elmélet kidolgozása fűződik, továbbá Kurt Levin, aki a kiscsoport kutatások új módszerének kidolgozása révén vált ismertté. A neoklasszikus vezetéselmélet jellemzői: • a munka csoporttevékenység, • az elismerés, biztonság és odatartozás szükséglete fontosabb az emberek számára, mint a munkájuk fizikai körülményei, • az emberek munkájának hatékonyságát munkahelyen belüli és kívüli szociális körülmények is kondicionálják, • a csoportos együttműködést tervezni és fejleszteni kell.

40

A modern irányzatokat vizsgálva nem található egységes irány. Általában három iskolát különböztet meg a szakirodalom az "empirikus" iskolát, a "szociális rendszerek" iskoláját és az "új" iskolát. A vezetéselmélet irányzatainak rövid áttekintése után foglalkozzunk a vezetés ma érvényes célrendszerével. Választ kell adnunk arra, hogy a vezetőknek speciális ismeretek birtokában, a különböző módszerek alkalmazásával milyen tevékenységeket kell elvégezniük. A funkciók - amelyek révén a vezető kiveszi részét a szervezeten belüli munkamegosztásból - az alábbi feladatokból állnak: • Tervezés, mely azokat a tevékenységeket jelenti, melyek eredményeként megszületnek a szervezet céljai és az azokhoz vezető utak. Ennek érdekében figyelembe kell venni, hogy hogyan biztosíthatók a célok eléréséhez szükséges erőforrások (beleértve a humán erőforrást is). Rögzíteni kell továbbá a célhoz vezető tevékenységek sorát, amely nem kielégítő működés esetén alapul szolgál a beavatkozásra is. • Szervezés, olyan (struktúra)fejlesztő tevékenység, mely valamilyen cél hatékony és eredményes elérése, végrehajtása érdekében konkrét tevékenységeket rendel egymáshoz és hangol össze. A szervezés irányulhat a folyamatokra, lehet cél, a szervezet felépítésének megváltoztatása, az információs rendszer újraszervezése is. • Személyes vezetés. A funkció tartalma csak látszólag egyértelmű. A vezető - megfelelő hatáskör birtokában - kijelöli, hogy mit vár el a beosztottaktól. Ennek formája az utasítás, a parancs vagy vezető koordinátori szerepvállalás. A szervezet- és vezetéselméletek ma már elsősorban a beosztottak befolyásolásáról, motiválásáról beszélnek. Ez sokkal szerteágazóbb és árnyaltabb tevékenység, hiszen az együttműködést, követést helyezi középpontba, amelynek az alapja, hogy a szervezeti célok érdekében történő tevékenykedés révén a munkatársak saját szükségleteiket is kielégíthetik. Ennek megfelelően a személyes vezetés további elemekre bontható: a kommunikációra, a megfelelő vezetési stílus megválasztására és a motiválásra. • Koordináció A koordináció a szervezeti egységek céljainak és tevékenységeinek összehangolását jelenti a szervezeti célok hatékony megvalósítása érdekében. Annál nagyobb a koordinációs igény, minél inkább függ a részlegek tevékenysége egymástól és minél inkább kölcsönös a függés.

41

• Ellenőrzés E tevékenység funkciója a visszacsatolás. A vezető folyamatosan összeveti a célokat és az eredményeket, nem kívánatos eltérés esetén beavatkozik a szervezeti folyamatok megfelelő pontján. A gazdasági szervezetek állandóan változó dinamikus rendszerek, s mint ilyenek időről időre átalakulnak. A szervezetek vezetőinek ezért egyfelől számolniuk kell azzal, hogy a megváltozott szervezeti állapotok eltérő vezetői akciókat igényelnek, másfelől pedig figyelembe kell venniük a változás irányát, időzítését és mikéntjét is. A vezetés egyik legfontosabb feladata a szervezés, tehát a vezetői munkának integráns része, ugyanakkor a szervezést sohasem szabad csak vezetői tevékenységként megfogalmazni. Úgy gondoljuk, meg kell különböztetni a vezetők szervező munkáját, szervezési feladatait és az ún. "szak" szervező munkát. A professzionális szervezés, alkotó szellemi tevékenység, mely meghatározott cél érdekében, az adott kor ismeretanyagának, tudományos eredményeinek felhasználásával kialakítja vagy átalakítja a munkafolyamatoknak megfelelő struktúrát, így biztosítja a szervezet elé kitűzött célok megvalósítását. Meghatározza a feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrásokat és figyelembe veszi a környezeti hatásokat. A szervezés ősi idők óta mindmáig a célelérés eszköze. Tartalma azonban lényegesen változott és fejlődött a társadalom és a tudomány fejlődésével összhangban. Az ember valamely feladat teljesítéséhez felhasználja meglévő szakmai ismeretét, a birtokában lévő információkat. A meghatározott cél elérése, probléma megoldása azonban függ attól: • rendelkezik-e elég információval, • meg tudja-e határozni a folyamat minden tevékenységét, • és a megoldáshoz szükséges eszközök rendelkezésére állnak-e. A munkavégzés eredményessége tehát több tényező együttes meglététől vagy megteremtésétől függ. A szervezés, így az ember bármely tevékenységére érvényes fogalomként használható, hiszen a hétköznapi, családi életben is szükség van arra, hogy racionalizáljuk tevékenységünket. Itt a szervezésről azonban nem általános emberi tevékenységként kívánunk írni, hanem a szervezetekkel, gazdasági rendszerekkel kapcsolatos szervezői munkát vizsgáljuk. A gazdálkodó szervezetek folyamatainak megszervezésével ma a rendszerszervezés foglalkozik a tudomány által elért eredményeket felhasználva, továbbá alkalmazva a korszerű módszereket és technikákat. 42

A szervezési munka először a műveletszervezés szintjén jelent meg. Ez az adminisztrációs munka racionalizálásra tett kísérlet volt, hiszen az egyes irodai elemi tevékenységek megfelelő szinten, időben történő elvégzése volt a cél. Ez a tevékenység valójában arra irányult, hogy pl. hogyan lehet megoldani a számlák nyilvántartását, vagy a dolgozók havi ledolgozott és le nem dolgozott idejének nyilvántartását. A szervezés történeti fejlődésében a következő szint az ügyvitelszervezés volt. Ennek tartalma egy irodai ügyviteli folyamat. Ez azt jelenti az előző példánál maradva -, hogy a számlák teljes beérkezési, nyilvántartási, kifizetési folyamatát kell a tevékenységek összhangjának megfelelően megszervezni. A következő lépés a folyamatszervezés szintjének kialakítása volt. Ezen a szinten a szervezők a teljes gazdasági részfolyamat megszervezésre törekedtek. Ilyen pl. ha az előző példában szereplő számlanyilvántartást kiegészítjük a bank, vagy készpénzfizetési adatokkal és ezzel együtt már vevő illetve szállítói folyószámla nyilvántartási, elszámolási folyamat szintjén szervezünk. A számítógépek alkalmazásának az elterjedésével a hetvenes évek végére, nyolcvanas évek elejére ismertté váltak a folyamatszervezés által nyitva hagyott problémák. Ez elsősorban azt jelentette, hogy a gazdasági szervezetekben már összhangot teremtettek pl. a számlázás és bankadatok nyilvántartása között, de a pénzügyi prognosztika adatai nem álltak a vezetők rendelkezésére. E felismerés eredményeképpen - mely mögött a rendszerszemlélet kialakulása, elfogadása, valamint a számítógépek által biztosított lehetőségek megismerése állt - kialakult a rendszerszervezés szintje. Ezt a szintet ma a legmagasabbnak tekintjük. Ez azt jelenti, hogy a korábban elkülönülten megszervezett folyamatok között megkeressük a kapcsolatokat és a logikailag összetartozó elemeket egységes rendszerbe építve alakítjuk ki a rendszert. Ellenőrző kérdések

A következő fejezetekben a rendszerszervezéssel foglalkozunk, annak is egy szűkebb, speciális területével; a gazdasági szervezetek számítógépes információs rendszereinek fejlesztésével.

43

4 Összefoglalás Az utóbbi évtizedekben egyre tágabb teret nyert a dolgok, folyamatok, struktúrák rendszerszemléletű megközelítése. Mivel azonban nem jutottunk el odáig, hogy a rendszerelmélet egységes tudománnyá vált volna, fogalmi rendszere sem teljesen tisztázott. Ezért szükséges volt definiálni azokat a fogalmakat, melyeket a könyvben használni fogunk. Természetesen tisztában vagyunk azzal, hogy minden definíció csak egy a sok közül, csupán a közös és azonos értelmezést szerettük volna elérni. A fejezet tartalmát három nagy részre tagoltuk. Az első részben megtalálhatók az általános rendszerfogalmak és a gazdasági rendszerrel kapcsolatos definíciók. Szükségesnek tartottuk a rendszerek elemekre bontását és az elemek közötti összefüggések keresését. Az egyszerűbb folyamatok jellemzőinek rögzítése a gazdasági folyamatok csoportosításában segít. Szervezetek, gazdasági rendszerek tartalmával, legfontosabb jellemzőivel ismerkedhettünk meg a második rész tanulásakor. A szervezeti keretek között megvalósuló folyamatok, tevékenységek kapcsolatrendszere adja a szervezeti struktúrát, melynek alaptípusaival és az azokat meghatározó jellemzőkkel ismerkedhettek meg ebben a részben. A szervezetek kialakítását, átalakítását meghatározó jellemzőkkel (munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordináció) azért foglalkoztunk részletesebben, mert ezt fontosnak ítéljük meg a további ismeretszerzés és a rendszerelemzés megfelelő gyakorlati készségszintjének megszerzéséhez is. A konkrét szervezeti struktúrákkal kapcsolatban feltétlenül fontos, hogy megjegyezzék: a tanult szervezeti felépítés típusok közül a konszernek és holdingok több – autonóm szervezet – valamely közös cél érdekében létrehozott szervezete, míg a többi szervezettípus (a duális is) egy vállalat (vállalkozás) különböző (egyszerűbb, vagy bonyolultabb) struktúrája. A harmadik témakör a vezetés és szervezés. Ebben a részben a fogalmak tisztázásán túl a két feladat összefüggését és specifikumait kívántuk bemutatni. A vezetés elméletének rövid történeti áttekintése arra szolgál, hogy folyamatában tudjuk szemlélni a fejlődést. Külön foglalkoztunk a vezetés legfontosabb feladataival. A szervezés definiálását, kétféle tevékenységként való megkülönböztetését nagyon lényegesnek tartjuk. Hangsúlyozni szeretnénk azt is, hogy ebben a könyvben a szervezéssel nem általános emberi tevékenységként kívánunk foglalkozni, hanem a szervezés egy speciális területének alapkérdéseit tekintjük át.

44

De vajon mi az az összekötő kapocs, amivel a három rész tartalma öszszefűzhető? Mi tarthatja egybe ezeket a fogalmakat és mi jelentheti azt a láncszemet, ami a további fejezetekhez kapcsolódik ? Kérdésünkre a választ az alábbi definícióban találjuk meg: A szervezés a rendszer elemeinek és az elemek közötti összefüggések tudatos alakítása. A további láncszem is megtalálható, ha a szervezés általános fogalmától továbbhaladva a számítógépes információs rendszerek fejlesztésének alapkérdéseit tanulmányozzuk.

45

Ellenőrző kérdések (I. fejezet, 1. alfejezet) 1. Mi a rendszer? Fogalmazza meg saját szavával!

megoldás

2. Az elem fogalma és az „elem” kapcsolata a rendszerrel!

megoldás

3. Az alábbiak közül melyik nem építő elemes a rendszernek? • Elem • Alrendszer • Részrendszer • Folyamat • Sor • Tevékenység

megoldás

4. Hogyan ismerhetjük meg, milyen módszerekkel vizsgálhatjuk a rendmegoldás szereket? 5. Egészítse ki az alábbi mondatot, mely a rendszer egyik építőelvének definíciója: „……………….. a célhoz vezető tevékenységek összefüggő …………….. nevezzük, vagy rendszerelméleti megközelítésben – abból kiindulva, hogy a rendszer elemei …………………… vannak egymással és a hatásokhoz eseménylánc kapcsolódik – az így kialamegoldás kult állapotváltozások sorozatát tekintjük …………………..” 6. Kapcsolja össze az egyes folyamattípusokat és az egyes folyamattípusokhoz tartozó jellemzőket! Típusok: 1. Egysoros folyamat 2. Többsoros folyamat 3. Gazdasági folyamat Jellemzők: 1. Cél elérését szolgáló tevékenységek egymást követik. A folyamat lehet zárt, változtatható sorrendű, vagy tartalmazhat időbeli megszakítást. 2. Az egyik leggyakrabban alkalmazott tagolás a folyamatok funkcionális területek szerinti értelmezése, illetve elkülönítése. Ez azt jelenti, hogy a szakmailag homogén (vagy hasonló) tevékenységek összességét tekintjük egy folyamatnak. 3. A cél elérése érdekében több tevékenységsor indul el egy időben és folyik párhuzamosan (még ezeken belül is esetleg elágazásokkal). A tevékenység-részsorok balról-jobbra követik egymást egy pontban találkozva további műveletek elvégzésével fejeződik megoldás be a teljes folyamat. 46

7. Az alábbi jellemzők közül válassza ki azokat, melyek csak a szervezetekre (mint speciális rendszerre) vonatkoznak! • Feltételezi az ember részvételét (I/N) • Lehet csak gépi (I/N) • Kell, hogy legyen vezetője (I/N) • A tevékenységek egy része emberek által végzett, más rémegoldás sze automatizált (I/N) 8. Írja le a gazdasági rendszer definícióját (saját megfogalmazásban). Ellenőrizze le, hogy a legfontosabb jellemzőket megfogalmazta-e? megoldás

9. Egészítse ki az alábbi meghatározást! „Azt a modellt, mely egy ……………….. elemeit és a ……………… közötti kapcsolatot tartalmazza ……………… modellnek nevezzük.” megoldás

10. A következő definíció mire vonatkozik? „A gazdasági rendszerek azt a modelljét, mely nemcsak az elemeket és a közöttük lévő kapcsolatokat írja le, hanem az időben való elhelyezkedésüket is ábrázolja …………………………… működési momegoldás dellnek nevezzük.

47

Ellenőrző kérdések (I. fejezet, 2. alfejezet) 1. Az alábbi felsorolásból válassza ki a szervezet alkotóelemeit! a. b. c. d. e. f.

Szervezeti egység Beosztás, poszt Vezetők Törzskar Piac Környezet

megoldás

2.

Szervezetek, mint rendszerek milyen specifikus tulajdonsággal megoldás rendelkeznek?

3.

A szervezetek kialakítását befolyásoló tényezők közül válassza ki a legfontosabbakat! a. b. c. d. e. f.

4.

megoldás

A szervezeti formát meghatározó strukturális jellemzők közül melyik hiányzik? • •

5.

Vezetők és beosztottak jellemzői Kapcsolatrendszerek A vezetés típusa, módszere A szervezeti tevékenységkör Piac A vállalat adottságai

Hatáskörmegosztás Koordinációs eszközök

megoldás

Az alábbi felsorolásból válogassa ki azokat a jellemzőket, melyek a divízionális szervezetre érvényesek! a. A munkamegosztás tárgyi vagy regionális elvű b. A nagyfokú szabályozottság jelentősen csökkenti a koordinációs költségeket c. A döntések decentralizáltak a központ és a divíziók viszonylatában d. A stabil környezet miatt a vállalati stratégia kialakítása egymegoldás szerű feladat

48

6.

Az alábbi felsorolás a szervezeti alapformákat tartalmazza. Szíveskedjen kiválasztani azokat, melyek két vagy többdimenzionális szervezetek! a. b. c. d. e. f. g.

Lineáris szervezet Funkcionális szervezet Divízionális szervezet Mátrix szervezet Tenzorszervezet Duális szervezetek Konszern és holding

megoldás

7.

Az előző (6-os kérdés) felsorolásában található jellemzők közül kettő nem a divízionális szervezetre érvényes. Melyik szervezettípusmegoldás ra igazak az állítások

8.

Mit jelent a primer és szekunder struktúra és milyen típusú szermegoldás vezetre jellemző ez?

9.

Milyen előnyök jellemzik a duális szervezeteket?

10.

Milyen szóval egészítené ki az alábbi mondatot?

megoldás

………………………… azt a vállalati csoportosulást nevezzük, melynek jogilag önálló tagjai az együttes piaci fellépés, a fejlesztési források racionális felhasználása, az optimális tőkeallokáció, valamint az összehanmegoldás golt termékpolitika érdekében közösen tevékenykednek

49

Ellenőrző kérdések (I. fejezet, 3. alfejezet) 1. Mik a vezetési funkciók, jellemezze azok tartalmát!

megoldás

2. Foglalja össze a "tudományos vezetés" kialakulásának XX. századi megoldás történéseit! 3. Hasonlítsa össze Taylor, Fayol és Elton Mayo elméletét! 4. Fogalmazza meg a szervezés kétféle célrendszerét!

megoldás

megoldás

5. Milyen összefüggés, kapcsolat van a szervezés és vezetés között? a. A szervezés a vezetői feladatok egyike b. A szervezés a vezetői feladatok egyike + önálló professzionális munka c. A vezetés olyan tevékenység, mely nem feltétlen jelenti a megoldás szervezést is. 6. Az alábbiakban felsorolt funkciók közül jelölje azokat, melyek nem a vezetés tevékenységkörébe tartoznak: a. b. c. d. e. f. g. h.

Tervezés Szervezés Személyi vezetés Motiválás Motiváció megtervezése Koordináció Ellenőrzés Minőségbiztosítás

megoldás

7. A vezetéselméletek közül melyeknek a jellemzője az alábbi: „Az embert és a csoportmunkát helyezi előtérbe és tagadja a korábbi elvet, hogy a gondolkodás a vezető feladata, a munkásnak megoldás csak a végrehajtás marad.” 8.

Milyen jellemzői vannak a professzionális szervezésnek (szervező megoldás munkának)?

50

"Ahhoz, hogy valami megváltozzon, valamit meg kell változtatni." (Hegel)

II. Fejezet Információs rendszerek létrehozása Az eddigiekben a gazdasági rendszerek meghatározásával, struktúrájával és működtetésével foglalkoztunk. Ahhoz, hogy a gazdasági rendszerek működését követni tudjuk, szükség van a gazdasági rendszer környezetére, belső működésére vonatkozó adatok, információk gyűjtésére, feldolgozására, értékelésére. Ezt a célt szolgálják az un. információs rendszerek. Ahhoz, hogy megértsük mi is pontosan egy információs rendszer, újabb fogalmak bevezetésére van szükség. Egy rendszer létrehozása, üzemeltetése, karbantartása nem egyszerű feladat. Ehhez nem elég megismerni a rendszerfejlesztés fogalmát, megvalósításának lépéseit, foglalkozni kell projektirányítási, minőségbiztosítási feladatokkal is. A gazdasági egységek információs rendszerének létrehozása nagy és költséges feladat. A szervezet szempontjából ez is egy beruházásnak tekinthető. Éppen ezért még a fejlesztések előtt foglalkozni kell azzal, hogy érdemes-e egy ilyen rendszert létrehozni, megtérül-e a befektetett tőke. Tehát ugyanúgy, mint más beruházásoknál ún. költség-haszon elemzést kell végezni. Ebben a fejezetben tehát az információs rendszerek létrehozásával kapcsolatos fogalmakkal, feladatokkal foglalkozunk.

51

1 Adat, információ, információs rendszer Az információs rendszerek legkisebb eleme az adat. Definiálására sokan vállalkoztak, a megfogalmazások jelentős része az adatot és információt összefüggésükben vizsgálja. Halassy Béla adat-definíciója szerint: "Az adat értelmezhető ismeret. Az ismeret értelmezésének feltétele, hogy az észlelhető, érzékelhető, felfogható és megérthető legyen." E megfogalmazást alapul véve folytassuk a gondolatsort! Ha az értelmezés során a megszerzett új közlést a régi ismereteinkkel összehasonlítjuk és az eredmény új ismeret, akkor ezt információnak nevezzük. Nézzünk néhány definíciót az információról! "Az információ ismeretnyereséget, az ismeretanyag növekedését ill. a bizonytalanság csökkenését jelenti. Szigorúan véve azonban az információ független egy üzenet tartalmának jelentésétől. Az információ az energia és az anyag mellett a tudomány és a technika három alapvető fogalmának egyike." (SH Atlasz) "Az információ olyan tájékoztatás, közlés, adat, ismeret, hír, stb., amely a címzett által értelmezhető, s amelynek célja a bizonytalanság csökkentése, a lehetséges alternatívák közötti döntés elősegítése." (Számítástechnikai értelmező szótár) Chikán Attila szerint: "Információ: bizonytalanságot csökkentő új ismeret, a vállalatok működését integráló folyamatok egyik összetevője." A fentiekből láthatjuk, hogy a szakemberek törekszenek az információ fogalmának definiálására, de ennek ellenére még nem beszélhetünk egységes fogalom-értelmezésről. Megfigyelhetjük, hogy az információ szorosan összefügg az adat fogalommal, ugyanakkor jelentős a különbség az adat és az információ között. Valamennyi definícióban benne rejlik, hogy az adat objektív, az információ pedig szubjektív. Az információ mindig függ annak felhasználójától, pontosabban a felhasználó ismeretétől (tudásától). Nézzünk meg egy példát az elmondottak könnyebb megértéséhez és ehhez használjuk fel az alábbi táblázatot!

52

Az MNB (S.121) statisztikai mérlege (hó végi állományok milliárd forint) 2001 nov. dec.

ESZKÖZÖK 1. Egyéb monetáris intézmények (S.122) 1.1 Éven belüli hitel 1.1.1 Forint 1.1.2 Deviza 1.2 Éven túli hitel 1.2.1 Forint 1.2.2 Deviza 1.3 Visszavásárlási megállapodás 2. Központi kormányzat (S.1311) 2.1 Forinthitel 2.2 Devizahitel 2.3 Állampapír 2.4 Derivatíva 3. Külföld (S.2) 3.1 Nemzetközi tartalék 3.2 Egyéb követelés 3.3 Derivatíva 4. Szektor szerint nem bontott eszközök 4.1 Forint 4.2 Deviza ESZKÖZÖK ÖSSZESEN

jan.

2002 febr.

márc.

78,2 3,1 2,0 1,1 71,4 67,5 4,0

46,9 7,8 7,4 0,4 39,1 35,3 3,8

46,2 8,3 7,4 0,9 37,9 34,2 3,7

46,3 8,8 7,7 1,1 37,5 33,9 3,6

55,1 19,2 19,0 0,3 35,9 33,6 2,3

3,7

0,0

0,0

0,0

0,0

1803,6 235,4 1297,3 172,1 98,8 3851,2 3201,8 289,3 360,0

1664,6 217,4 1166,9 172,1 108,2 3586,8 3004,1 268,3 314,5

1667,2 217,4 1164,1 169,6 116,2 3466,5 2862,9 261,0 342,7

1518,7 217,4 1041,0 169,6 90,7 3326,7 2754,2 261,4 311,2

1482,3 199,0 1030,0 169,6 83,7 3246,5 2688,8 258,2 299,5

148,4 139,3 9,1

149,5 140,8 8,7

146,9 120,8 26,1

132,7 105,9 26,9

130,9 106,7 24,2

5881,4

5447,8

5326,8

5024,4

4914,8

17. ábra Forrás: http://www.mnb.hu/

A táblázat statisztikai adatokat tartalmaz. Ha ezeket az adatsorokat feldolgozzuk, tényeket kezelünk. Az adatokat rendszerezve, különböző számításokat, elemzéseket elvégezve új ismeretekhez juthatunk, információk keletkeznek. Ilyen pl. 2001 decemberi eszközök összesen. A két év adatának összehasonlításával is hozhatnánk létre új információt. Gondolkozzunk el azon, hogy mindenkinek ugyanazt jelentik-e a táblázatban lévő sorok adatai! Vajon valamennyiünknek új információt jelent-e pl. egyéb monetáris intézmények deviza mennyiségének egy év alatt történt csökkenése? Tudja-e mindenki, hogy miért sorolandók külön kategóriába az eszközök? A példa arra szolgált, hogy végiggondoljuk, az adatok feldolgozásával új információkat nyerhetünk, de ezek az információk nem mindenkinek ugyanazt jelentik. Ezért mondjuk, hogy az információ szubjektív, fogadása, értelmezése, felhasználása függ az egyén tudásától.

53

Az információkkal kapcsolatban ismereteinket azok kategorizálásával folytatjuk. Az információnak többféle csoportosítása létezik. Tekintsük át a legfontosabb csoportosítási szempontokat: • az információk jellege szerint, • az információforrás alapján, • feldolgozhatóság szerint. Az információk jellege szerint megkülönböztetünk primer és szekunder információkat. Primer információknak nevezzük azokat, melyek a valóság objektumait, tevékenységeit közvetlenül, feldolgozás nélkül jellemzik. Szekunder információnak nevezzük azokat az információkat, melyeket a tényadatokból állítunk elő, azok összegyűjtésével, csoportosításával, különböző számítási műveletek elvégzésével, elemzéssel. Az információforrás szerint megkülönböztetünk a rendszer szempontjából belső (intern) illetve külső (extern) információkat. Amennyiben az információk a vizsgált rendszerből származnak, akkor belső információról beszélhetünk. Ilyenek lehetnek pl. egy vállalkozás pénzügyi rendszerének vevő-tartozási, ÁFA-befizetési adatai. A rendszeren kívüli információk a külső (a rendszer szempontjából külső) környezetből származnak. Jellemzőjük, hogy nem teljesek, pontatlanabbak, mint a belső információk. Ilyenek lehetnek pl. a piaci partnerekre, a termékre, a szolgáltatásra vagy a munkaerő piacra vonatkozó információk. A feldolgozhatóság szerinti csoportosítás alapján beszélhetünk kvantitatív, és kvalitatív információkról. A kvantitatív információ a számítógéppel támogatott információfeldolgozás szempontjából a legfontosabb, általános kategória. Az e kategóriába tartozó információk tartalma egyértelműen mérhető, számszerűsíthető. Alkalmasak pl. elemzésre, beépíthetők feldolgozási algoritmusokba. A kvalitatív információk az információk számítógéppel történő feldolgozására kevésbé alkalmasak. Az ilyen információk csak minőségi jelzéseket tartalmaznak, általában viszonylagosak. Az adat és az információ tárgyalásával, megismerésével és megértésével juthatunk el az Információs rendszer fogalmának tisztázásához.

54

E fogalom definiálására is sokan, sokféleképpen vállalkoztak. Úgy gondoljuk, hogy e könyv tartalmi egységébe a Halassy Béla által megfogalmazott alábbi definíció illeszkedik legjobban: "Az információs rendszer: • adatoknak (információknak), • a velük kapcsolatos információs eseményeknek, • a rajtuk végrehajtott információs tevékenységeknek, • az előzőekkel kapcsolatos erőforrásoknak, • az információk felhasználóinak, • a fentieket szabályzó szabványoknak és eljárásoknak, a szervezett együttese." Tekintsük át ezeket az összetevőket kicsit részletesebben. Az első elem az adat, illetve az információ. E két fogalom tisztázásával már az előző pontban megpróbálkoztunk. A teljesség kedvéért engedjenek meg még két rövid definíciót Halassy Béla megfogalmazásában. „Az adat értelmezhető, de nem értelmezett ismeret.” „Az információ értelmezett adat.” A második és harmadik elemként az információs eseményekről és tevékenységekről kell szót ejtenünk. Mit értünk információs tevékenységeken? Tevékenységnek az adatok kezelését és előállítását célzó, illetve az azokat vezérlő műveletek szervezett egységét tekintjük. Az kezelés, előállítás és vezérlés tehát összefüggő műveletek. Az adatkezelés során nem születnek új ismeretek, a rendelkezésre álló adatok rendezéséről, másolásáról, mentéséről, adatbevitelről, törlésről, adatmódosításról van szó. Az adat-előállítási műveletek során új ismeretek születnek. Ilyen adat-előállítási művelet pl. ha egy számlázási tételével az eladott darabszámot az egységárral megszorozzuk. Ennek eredménye a tételérték (új ismeret) vagy pl. ha az ár és az ÁFA kulcs alapján az ÁFA értéket számítjuk ki. A vezérlési művelet azt tartalmazza, hogy hogyan (pl. milyen sorrendben) kell az egyes kezelési és előállítási műveleteket elvégezni. A vezérlési művelet tehát „megszervezi” a műveletek végrehajtását.

55

Keresd ki az X áru egységárát (EÁ)

Adat-előállítás 1

Adatkezelés 2

Kérd be az eladott mennyiséget (M)

3

Tételérték = EÁ*M

VEZÉRLÉS

18. ábra A tevékenységek és összefüggésük

Mit kell tudnunk az eseményekről? Eseménynek az információs tevékenységeket kiváltó, illetve azt lezáró momentumot nevezzük. Tekintsünk át egy példát! Egy nagykereskedelmi raktárból árukat (cikkeket) vásárol egy „vevő” (áruvásárlás az esemény). Az ezzel összefüggő információs tevékenységek: • A vásárolt cikkből csökken az árukészlet, a nyilvántartásban (információs rendszer adott adatállományában) módosítani kell az eladott cikk raktári mennyiségét. • Új rekord keletkezik a számla adatállományban, mert a vevőnek leszámláztuk a vásárolt cikkeket. • Amennyiben új „vevő” volt aki vásárolt a vevő adatállomány is bővül egy rekorddal. Az információs rendszerek negyedik alapelemének az erőforrásokat tekintjük, melyek a fejlesztésekhez és működtetéshez szükséges időt, pénzt, technikai eszközöket – hardver és szoftver – jelentik. Az ötödik elem ebben a szervezett együttesben (információs rendszer) a Felhasználó (USER). A felhasználó fogalom széleskörű értelmezésére kell gondolnunk, melybe benne van az adatszolgáltató, az előállított információk felhasználója továbbá a meglévő adatbázis „újrafeldolgozásának” igénylői, a különböző szintű menedzsment. Más megközelítésben a felhasználók lehetnek külsők vagy belsők. Külső felhasználónak minősül pl.: a KSH, az APEH, mely intézményeknek a vállalkozások zöme szolgáltat információt. Belső felhasználóként definiáljuk mindazokat, akik a vállalaton belül karbantartják az egyes adatokat, vagy akik információkat kapnak a rendszertől.

56

Végül, de nem utolsó sorban tisztázzuk, mit értünk a szabvány fogalmán. Az információ rendszerek hatodik elemeként definiált „szabványok” magukban foglalják az információ rendszer minden elemére vonatkozóan a minőségügyi és egyéb jogi, illetve technológiai, módszertani kötelező szabályokat, megegyezéseket. (Ilyenek pl. a szoftverfejlesztés, képernyőtervezés minőségi szabványa.) Tekintettel azonban arra, hogy az információs rendszerekkel kapcsolatos vizsgálódásunk a gazdasági szervezetekre irányul, fontosnak tartjuk egy másik definíció közzétételét is, mely a gazdasági információs rendszerekkel kapcsolatos specifikumokat tartalmaz. Chikán Attila megfogalmazása szerint: "Az információs rendszer a vállalat környezetére, belső működésére és a vállalat-környezet tranzakciókra vonatkozó információk begyűjtését, feldolgozását, tárolását és szolgáltatását végző személyek, tevékenységek és technikai eszközök összessége." A gazdasági szervezetek információs rendszerét a 19. sz. ábra mutatja be.

19. ábra Forrás: Chikán, [1992] 252. oldal

Ez alapján a definíció alapján is látható, hogy több összetevő szervezett együtteséről van szó. Emeljük ki a gazdasági információs rendszer legfontosabb összetevőit. A felhasználók, akik az információs rendszer segítségével gyors, rendszeres, pontos tájékoztatást kapnak és ezen információk segítségével hozhatják meg döntéseiket, vagy tervezhetnek a jövőre vonatkozóan.

57

Maguk az információk /a feldolgozott adatok/, melyek értékének meghatározása igen nehéz. Az információknak, mint vállalati erőforrásoknak az értéke nem hasonlítható össze más erőforrásokkal /pl. anyag, energia/. Speciális tulajdonságokkal rendelkezik, korlátlanul felhasználható és nem amortizálódik. Tevékenységek, mely áll a következő feladatokból: • Adatgyűjtés • Feldolgozás tárolás • Információ szolgáltatás • Értelmezés • Tájékoztatás Az eszközrendszer, mely függ az információs rendszer megoldási változatától. A manuálisan működtetett rendszerek mellett egyre gyakoribbak a számítógépes rendszerek, melyek integráltan képesek az adott fejlettségi szinten az adatokat kezelni, az információkat előállítani, illetve biztosítani. Az információs rendszerek többféle módon csoportosíthatók. Ezekből a két legfontosabbat tekintsük át!

2

Az információs rendszerek csoportosítása

Az első megközelítési mód az eszközrendszert, működtetési módot veszi figyelembe, mely szerint az információs rendszer lehet: • Manuális, • és Számítógéppel támogatott. A második csoportosítás a rendszer célja szerint történik. Az itt kialakult legfontosabb csoportok: • Vállalati (intézményi, vállalkozási) információs rendszerek: - termelésirányítási, - marketing, - logisztikai, - pénzügyi, számviteli, - emberi erőforrás gazdálkodási információs rendszerek • Vezetői információs rendszerek • Integrált vállalatirányítási rendszerek • Irodai információs rendszerek.

58

A vállalati információs rendszerek a gazdálkodó szervezetek reál és elszámolási folyamataihoz, a termelési és szolgáltatási feladatokhoz kapcsolódó, az azokat kiszolgáló információs rendszerek. Reál folyamatnak nevezzük a termék-előállítás, illetve a szolgáltatás teljesítésének folyamatát. Például egy gépkocsi szerviz esetén munkafelvétel, anyag-kivételezés, javítások elvégzése, ellenőrzés, gépkocsi átadása a tulajdonosának. Az ehhez kapcsolódó elszámolási, nyilvántartási folyamatok: • Munkalap kitöltése, anyagigénylés • Anyag-kivételezési jegy kitöltése • A tényleges javítások és anyagfelhasználás munkalapra vezetése • Számla kiállítás • A munkalapon lévő emberi munka bérének az elszámolása • Utókalkuláció A szervezet társadalmi munkamegosztásából származó alaptevékenységével és annak elszámolásával kapcsolatos rendszereket, a tranzakció orientált információs rendszereknek is nevezzük. Ez a csoportelnevezés, a „tranzakció orientált” név az adatszerkezetet, az adatkezelést jellemzi. Vezetői információs rendszerek A különböző szintű vezetést támogató információs rendszereket, melyek a vezetési feladatokhoz kapcsolódnak, illetve azokat szolgálják ki megfelelő információkkal, a vezetői információs rendszerek csoportjába soroljuk. Ennek áttekintését szolgálja az információ piramis: Döntéshozók

Döntéstípusok

Tulajdonosok és felsővezetés

Stratégiai döntések

Középszintű vezetés

Taktikai és szabályozási döntések

Operatív irányítás

Operatív döntések

Munkavállalók

Végrehajtás (tranzakciók)

20. ábra Forrás: Chikán, [1994] 250. oldal

59

Számvitel

Pénzügy

Termelés

Logisztika

Emberi erőforrás

Innováció

Marketing

Tevékenységi területek

Az adatbázisok, információs folyamatok és szervezeti szintek integrált struktúrája, amely a információk gyűjtésével, továbbításával és megjelenítésével foglalkozik oly módon, hogy optimálisan elégítse ki a különböző szervezeti szintek igényét. A felhasználói kör az operatív vezetés mellett a középvezetés, de olyan szakemberek is, akik bizonyos hatáskörben strukturált és időben rendelkezésre álló információk alapján döntéseket hoznak. Az emberi teljesítőképességet meghaladó komplex problémák szintetizálását, részletes elemzését végző, elsősorban a döntéshozatalt segítő rendszerek a döntéstámogató rendszerek A különböző szintű vezetői információs rendszerek szerkezete alapvetően eltér a vállalati elszámolási rendszerektől. Míg azok jellemzője a tranzakció orientált szerkezet, addig a vezetői információs rendszerek többdimenziós un. multidimenzionális szerkezettel rendelkeznek. A multidimenzionális adatszerkezetről részletes információkat találnak e könyv adatszerkezetek című alfejezetében. Integrált Vállalatirányítási rendszerek A kívánatosnál kisebb mértékben ugyan, de terjednek az ún. integrált információs rendszerek, melyek egy gazdasági szervezet teljes információrendszerét magába foglalják. Ez azt jelenti, hogy az információ piramis horizontális síkján található valamennyi tevékenység területének információs (al)rendszere együtt, integráltan működik, egy rendszert alkot és kiszolgálja a vertikális szintek felhasználóinak igényeit is. Az integrált vállalatirányítási rendszerek létrehozására és alkalmazására vállalkozók olyan korszerű adatraktárakat építenek, melyek hatékonyan és gyorsan látják el a gazdálkodó szervezetek egészét, partnereit megfelelő információkkal. Az adatraktárakról, azok jellemzőiről és szerkezetéről részletesen írunk a következő fejezetben. Javaslom a tárgyat oktató Tanároknak, hogy amennyiben külön tantárgyként nem tanítják az integrált információs rendszereket, úgy itt szánjanak rá egy órát és mutassanak be legalább egy hazai vállalatoknál alkalmazott integrált rendszer. (pl. SAP, SCALA) A szakirodalom és az Internet mindig friss információkat tartalmaz ezekről a rendszerekről. http://www.lbseconet.hu/erp/erp.htm http://www.iir-hungary.hu/ www.unitis.hu/sap

60

Irodai információs rendszerek Az utóbbi években egyre nagyobb tért hódítanak a számítógépek. Éppen ezért egyre több olyan rendszert dolgoznak ki, amely általánosítható és a gazdasági rendszer egy adott területét teljesen lefedi. Ilyenek például az irodai ügykezelés korszerűsítésére kidolgozott irodai információs rendszerek. Az irodaautomatizálásról 1964 óta beszélhetünk, amióta az IBM elkészítette az első mágneses háttértárral felszerelt irodai szövegfeldolgozó berendezést. Az irodaautomatizálás nagyon sokáig csak az egyes manuális tevékenységek kiváltását jelentette, úgy vélték az irodai folyamatokat nem lehet a termelési, elszámolási folyamatokhoz hasonlóan modellezni. A vállalati információs rendszerek bevezetésével elért sikerek azonban nagy lendületet adtak a terület fejlesztői munkájához és külön szakággá fejlődött az irodaautomatizálás. Szakirodalmi adatok2 azt mutatják, hogy jelentős (20-70 %) megtakarítás érhető el (mely alapvetően a hatékonyságnövekedésnek tulajdonítható) ha az iroda automatizált és ezzel együtt a tevékenység optimalizálását is elvégezzük. Ezt mutatja az alábbi összefoglaló táblázat is:

21. ábra Forrás: Adamcsik János: Irodaautomatizálás

11. oldal

A hatékonyság mellett a másik lényeges hatás a minőségi mutatók javulása. Napjainkban egyre hangsúlyosabban foglalkozunk a minőségi követelmények érvényesítésével. Több olyan nemzetközi szabvány is létezik (pl. ISO 9000) melyek meghatározzák, hogyan lehet mérni, illetve biztosítani az irodai munkában az egyenletes minőséget (elég, ha az ügyfelek gyorsabb kiszolgálását, a dokumentumok átfutási idejének csökkentését említjük.) A piaci résztvevők és az államigazgatási szervek a költségek csökkentése és a minőség javítása érdekében az elkövetkezendő években nem kerülhetik el az irodák automatizálását. 2

Adamcsik János: Irodaautomatizálás, Dobay Péter: Az iroda

61

Ehhez rendelkezésre állnak a legkülönbözőbb eszközök, és az irodai rendszerek fejlesztéséhez speciális módszertan. Az elektronikus kommunikáció (hálózatok, e-mail) lehetőségek megteremtésével párhuzamosan több olyan módszer is született, amelyek lényegesen gyorsabbá teszik az elektronikus ügyiratkezelést. Az egyik ilyen módszer szerint a groupware (csoportmunka kezelés) rendszerek által nyújtott szolgáltatás felhasználásával az ügyeket elektronikusan lehet kezelni (ez gyorsabb, szabályosabb, ellenőrizhetőbb, átláthatóbb). A tényleges megoldást a workflow rendszerek jelentették. A workflow munkafolyamat automatizálási rendszer. A munkafolyamat vezérlő program révén alkalmas modellezési eljárás értelmezésére, a munkafolyamban résztvevők összekapcsolására és megfelelő információtechnológiai eszközök és alkalmazások integrálásra.

62

3 Miért hozunk létre, illetve miért szükséges az in-

formációs rendszerek karbantartása (újraszervezése, átszervezése)? A gazdasági szervezeteknek gyorsan változó környezetben kell talpon maradni, eredményesen működni. A piacgazdaság teremtette versenyhelyzetben csak akkor érvényesülhetnek, ha minél gyorsabban tudnak előre jelezni, felismerni várható változásokat. Ez biztosítja számukra a gyors reakció lehetőségét is. A gazdasági szervezetek ma már az adatot és az abból előállított információt, mint erőforrást tartják számon. Az információ stratégiai szempontból is igen fontos, mert szerepet játszik a hatékonyság növelésében és a versenyképesség megőrzésében. Ezért, pl. a gazdasági szervezetek az Egyesült Államokban, jól átgondolt elvek alapján a számítógéppel támogatott információs rendszer kialakítására, fejlesztésére árbevételük átlag 2%-át költik évente. Ugyanakkor vannak olyan vállalatok, amelyeknél ez az összeg eléri az éves árbevétel 10%-át is. Hazai adatok sajnos nem állnak rendelkezésre, az azonban nyomon követhető, hogy a társadalmi, gazdasági átalakulás óta eltelt időszakban a megváltozott környezeti hatások jelentős számú szervezetet "kényszerítettek rá" információs rendszerének átalakítására, korszerűsítésére, számítógépes információs rendszer kialakítására. Ez a munka folyamatos tevékenységet jelent, hiszen a gazdasági életben mindig történhetnek olyan változások, amelyek új igényeket támasztanak és új feladatokat jelentenek. Mindezek figyelembe vételével belátható, hogy a gazdasági rendszerek átalakításának többféle indoka lehet, melyek közül nézzük át a legjellemzőbbeket! •

Megváltozott tulajdonviszonyok. Különösen jellemző volt az utóbbi években hazánkban a tulajdonosváltással együtt járó szervezetátalakítás, profilváltás. Ez minden esetben szervezési munkát igényel.

•

Új folyamatok kialakulása, tevékenységek megjelenése. Ez sok esetben összefügg az előző változással, de eredményezheti korszerűsítési szándék is, hiszen megfigyelhető a mai vállalkozások esetén, de az állami intézményeknél is, hogy kiemelt tevékenység lett a marketing munka (piacelemzés, prognóziskészítés, piacbefolyásolás). Új tevékenységként jelentkezik a controlling, a vezetés nélkülözhetetlen segítője, amelynek feladata a megfigyelés, értékelés és a fontos, nélkülözhetetlen információk előállítása, tájékoztatás a vagyoni, pénzügyi helyzetről, nyereségről.

63

•

Új törvények, rendeletek megjelenése. Az elszámolási folyamatok, algoritmusok változása összefügg a törvények, rendeletek módosításával is. Gondoljunk például a Számviteli Törvény és az Adótörvény megjelenésére és folyamatos változására. Szinte valamennyi gazdasági elszámolási rendszer feladatainak megoldási módját megváltoztatta (pl. a könyvvezetési és beszámolás kötelezettséget a Számviteli Törvény), illetve permanens követelést tesz szükségessé-

•

Áttekinthetetlen gazdasági folyamatok, párhuzamos feldolgozások. A korszerű piaci viszonyok, a környezeti változások megkövetelik a gyors vezetői döntéseket. A döntésekhez azonban szükség van az időben érkező, célra orientált információkra is.

•

Ennek biztosítása csak akkor lehetséges, ha a szervezet felépítése áttekinthető, mindenki tudja a feladatát, a kommunikáció rendszere is jól működik. Amennyiben ez nem megfelelő, nem biztosíthatók időben és megfelelő tartalommal az információk, így mindenképpen átszervezésre van szükség.

•

Feldolgozási technika megváltozása. A feldolgozási technika megfelelő megválasztása és színvonala a gyors, pontos információszerzés lényeges feltétele. A számítógépek, majd a hálózatok széleskörű elterjedése bebizonyította, hogy e technika nélkülözhetetlen a gazdasági szervezetek számára, ha lépést akarnak tartani a piacgazdaság adta lehetőségekkel és kívánalmakkal.

•

A kommunikációs csatornák bővülése, a piaci partnerekkel történő adat és információs kapcsolat átalakulása. A vezető munkához ma már nemcsak a vállalaton belüli, hanem a külső környezetből származó információk is szükségesek. Ezek megszerzésében segíthet az Internet, amely olyan bárki által használható világhálózat. Egy vállalton belül ugyanakkor a modern kommunikációs csatornák kiépítése nélkülözhetetlen. A gyors információ áramlás elősegítése céljából egyre inkább terjed az Intranet, mely privát, vállalti belső hálózat. Biztosítja a kapcsolatot a különböző információ források között egy vállalton belül és szabályozzák a hozzáférést az egyes felhasználói interfészeken keresztül. Biztonsági eszközök (tűzfalak) határolják el a privát Intranetet a nyilvános Internettől úgy, hogy a továbbított adatok ott maradnak, ahová tartoznak, a vállalaton belül. Az Intranet bevezetésének előnye a jobb belső kommunikáció + az általános vállalti információ helytől függetlenül történő elérhetősége. Ezen túlmenően egyre több vállalt szervezi át úgy a rendszerét, hogy állandó, szoros kapcsolatot épít ki üzleti partnereivel. A szorosabb együttműködés kialakítása fontos lehet pl. áruk rendelése, vagy termékinformáció kezelése miatt. Az Intranet ily módon történő kiterjesztését Extranetnek nevezték el. A kommunikációs hálózatok kiterjesztése, az input és output információk jellege alapvetően megváltoztatja korábbi vállalati információs rendszereket. Ha ilyen döntés születik egy vállalatnál a korábbi információs rendszer átszervezésére, újra tervezésére, újraépítésére van szükség a szervezeti struktúra (munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordináció) megváltoztatása miatt. 64

Az előző fejezetben tanultunk a különböző szervezettípusokról, bizonyára emlékszik milyen alapvető különbségek vannak pl. az egyszerű és duális, vagy az egydimenziós és többdimenziós szervezetek között. Ennél fogva az is könnyen belátható, hogy egy szervezeti struktúra-váltás milyen változásokat követel az információs rendszer működtetésével kapcsolatban is (ez azt jelenti, hogy átszervezése szükséges a szervezetnek). Ellenőrző kérdések

65

4 Összefoglalás A gazdasági szervezetek igen fontos és specifikus tulajdonságokkal rendelkező erőforrása az információ. A mai - jelentősen átalakult és folyamatosan változó - környezeti hatások megkövetelik a gazdasági szervezetektől az állandó, gyors alkalmazkodást, belső átalakítást. Mindezekhez a feladatokhoz elengedhetetlen a külső és belső információk, adatok gyűjtése, kezelése, feldolgozása, továbbá célorientáltan korszerű számítógépes információs rendszerek létrehozása. E fejezetben az alapismeretek (adat, információ, információs rendszer - IR) tárgyalásán túl elsősorban arra vállalkoztunk, hogy az információs rendszerek létrehozásának, korszerűsítésének indokait tisztázzuk. Ez az ismeretanyag az IR és annak elemeit is definiálja. Az összetevők megismerése segít megérteni az IR-ekkel kapcsolatos további kötelező tananyagot. Az információs rendszerek csoportosítása arra is választ adott, hogy minden gazdasági szervezetben van kialakított információs rendszer, az azonban nem feltétlenül számítógépes. Az információk gyűjtése, feldolgozása, biztosítása történhet manuálisan is, de a számítógépes információs rendszerek általánossá válása a jellemző az utóbbi évtizedekben. Ezt indokolja a már tárgyalt piaci, gazdasági kényszer, de hozzájárul ehhez a személyi számítógépek tömeges elterjedése is. Azt is el kell azonban mondanunk, hogy nem az integrált irányítási rendszerek terjedtek el elsősorban, hanem az egyes alaptevékenységgel, elszámolással kapcsolatos tranzakció-orientált információs rendszerek (pl. pénzügyi elszámoló rendszer, készletgazdálkodási rendszer). Ezek valójában funkcionális alrendszerei egy integrált gazdasági információs rendszernek.

66

Ellenőrző kérdések 1. Fogalmazza meg az adat és az információ közötti különbség lényemegoldás gét! megoldás

2. Milyen összetevői vannak az információs rendszernek? 3. Hogyan definiálható az információs rendszer? 4. Hogyan csoportosíthatók az információs rendszerek?

megoldás megoldás megoldás

5. Miért hozunk létre információs rendszereket? Az alábbi felsorolásból válassza ki azokat, melyek adekváltak a kérdésre. a. b. c. d. e. f.

Szervezeti struktúra változása Tulajdonviszonyok változása Megváltoztak a piaci partnerek Új berendezések vásárlása Feldolgozási technika változása Privatizáció

megoldás

6. Jelölje be a helyes választ! Az információ: a. értelmezhető adat b. mennyiséget jelent, nincs minőségtartalma c. észleléssel jön létre, mint új adat

megoldás

7. Milyen összefüggés van a tevékenység és az esemény között? Hasonlítsa össze! megoldás

8. Csoportosítsa a felhasználókat!

megoldás

9. Fogalmazza meg a vállalati információs rendszer fogalmát!

megoldás

67

Feladat

1. feladat Gyűjtsön az integrált Vállalatirányítási rendszerek témakörében megjelent cikkeket a web-ről (minimum 3 cikk). Dolgozza fel a cikkeket és készítsen egy rövid vázlatot összefoglalásként a témáról.

68

Feladat

2. feladat Az alábbi ábra az információs rendszerek csoportosításáról és elemeiről készült. Tekintse át és gyűjtsön további cikkeket a vezetői információs rendszerekről. A cikkek és tanultak alapján határozza meg hogyan csoportosíthatjuk a vezetői információs rendszereket.

22. ábra

69

"Lehetetlen a részeket az egész nélkül megismerni, és nem ismerjük az egészet addig, míg minden részt egyenként meg nem ismertünk" (Blaise Pascal)

III.fejezet A rendszerfejlesztés általános életciklusa Az előző fejezetben megismerhettük az információs rendszerek fogalmát és összetevőit, a most következő fejezetben részletesen foglalkozunk az információs rendszer alkotóelemeivel, ezek kapcsolatainak megismerésével. Mielőtt ebbe belekezdenénk tekintsük át vázlatosan, hogy miről fog tanulni a következő fejezetben: 1. A rendszerfejlesztés általános életciklusa 2. Helyzetfelmérés és elemzés feladatai 3. Helyzetfelmérés technikái • dokumentum-elemzés • megfigyelés • kérdőíves adatgyűjtés • interjú 4. Helyzetelemzési technikák • Alapelemek • Ábrázolási technikák • Kiegészítő elemek 5. Rendszerjavaslat

A számítógépes információrendszer létrehozásához szervezési munkára van szükség. Az információs rendszerek fejlesztésének menete ugyanazokból a lépésekből áll. Ezeket az általánosítható lépéseket a fejlesztés életciklusának nevezzük. A szakirodalom többféle életutat ismer. A szakemberek egyetértenek abban, hogy van egy általános életciklus, mellyel módszertantól függetlenül, minden szervezés jellemezhető. A szervezést lépésekben kell végrehajtani, ezek a lépések egymásra épülnek, egymás után következnek és minden lépés bizonyos dokumentum elkészülését is eredményezi. A rendszerfejlesztés általános életciklusát az utóbbi években a technika robbanásszerű fejlődésével technologizálták, azaz különböző módszertanokat dolgoztak ki. A rendszerfejlesztési módszertanok az életciklust különböző lépésekre, szakaszokra bontják. Pontosan meghatározzák, hogy milyen feladatot kell elvégezni, és mit kell dokumentálni. 70

Kövessük végig a rendszerfejlesztés általános életciklusát!

1 Az életciklus fő szakaszai: • • • • • • • • • • • •

Probléma felmerülése Vezetői döntés /1/ Előzetes helyzetfelmérés Vezetői döntés /2/ Részletes helyzetfelmérés, elemzés Vezetői döntés /3/ Új rendszer tervezése /logikai tervezés/ Új rendszer tervezése /fizikai tervezés/ Új rendszer létrehozása A rendszer átvétele - vezetői döntés /4/ A rendszer bevezetése, értékelése A rendszer üzemeltetése és karbantartása

új probléma

informatikai stratégia

Probléma felmerülése (megvalósíthatósági vizsgálat)

Helyzetfelmérés, elemzés

Üzemeltetés, karbantartás

Rendszertervezés

Bevezetés

Kivitelezés 23. ábra A rendszerfejlesztés általános életciklusa

71

Mielőtt továbbmennénk, szeretnénk tisztázni, hogy ebben a könyvben miként értelmezzük az információs rendszerek szervezése, illetve fejlesztése kifejezést. A két szó tartalmának leírása, pontosabban az életciklus feladatainak megosztása alapján látjuk a legkönnyebbnek az elkülönítést. Az információs rendszerek szervezése alatt, a rendszer elemzését és a logikai terv elkészítését értjük. A rendszer elkészítése, a programok megírása, kódolása nem tartozik ide. A rendszerfejlesztés alatt, a probléma felmerülésétől a rendszer tervezésén keresztül a rendszer bevezetését, értékelését értjük. Tehát a fejlesztés valójában a probléma felmerülését követő koncepcionális átvilágítástól kezdődő folyamat, mely a kifejlesztett új rendszer teljes élettartamát végigkíséri, figyelembe véve a szervezetek reál és információs folyamatainak változtatási kényszereit mind a belső, mind pedig külső okok miatt. E rövid kitérő után nézzük meg részletesebben, hogy mit is jelentenek az életciklus egyes szakaszai! 1. A probléma felmerülése gyakorlatilag a "miért". Ez az indok, mely elindít egy döntés-előkészítő szakaszt és egy döntési szituációt eredményez. A vezetés elsőként csak arról dönt, hogy változtatás szükséges, ezért felkér egy projektet, hogy készítsen koncepcionális megvalósíthatósági tanulmányt, esetleg dolgozzon ki megoldási alternatívákat a probléma kiküszöbölésére. 2. Előzetes helyzetfelmérés Igen lényeges lépéssorozata a munkának, e nélkül a további vezetői döntések meghozatala nem lehetséges. Ezt a lépéssorozatot nevezi több módszertan nagyvonalú áttekintésnek, melynek az eredménye a megvalósíthatósági tanulmány. Arra kell választ adnia a szervezőnek, hogy az előzetes elképzelés megvalósítható-e, ha igen hogyan, mennyiért és milyen környezetben.

72

Milyen feladatai vannak az előzetes helyzetfelmérésnek? Az előzetes helyzetfelmérésnek általában három célja van: • Rendszervizsgálat, mely a jelenlegi rendszer fő összefüggéseinek felvázolására irányul. Fontos feladata, hogy az egyes részek informális kapcsolódásait vizsgálja. A fő cél a rendszer körülhatárolása és a módosításra szoruló részek /elemek, folyamatok/ egyértelműsítése. • Felhasználói igények megismerése. Ez jelenti a rendszer jelenlegi és jövőbeni felhasználói igényeinek felmérését, a követelmények csoportosítását felhasználói szerepkör szerint. • A jövőbeli szükségletetek meghatározása nem más, mint a gazdasági szervezet stratégiai tervének megfelelő rendszercél megfogalmazása. A szervezés /átszervezés/ csakis olyan információs rendszer tervezését tűzheti ki célként, ami a vállalati, vállalkozási stratégiában megfogalmazott feladatok teljesítésének támogatására irányul. Az előzetes helyzetfelmérés eredményeképpen meghatározzuk a megvalósítandó rendszer célkitűzéseit és megoldására javaslatokat adunk. Ez a javaslat vonatkozik arra, hogy a rendszer megvalósítható-e. Ha igen, akkor milyen eszközök kellenek hozzá. Ha nem, akkor mit javasolunk. 3. Vezetői döntés /2/ A döntés általában az alábbiakra vonatkozik: • Szükséges-e az új információs rendszer fejlesztése? • Megéri-e az új rendszert kifejleszteni? Megtérül-e a beruházás? • Ki kaphatja a megbízást? Ki fejleszti a rendszert /saját szakemberek, külső szakértők/? • A fejlesztési költség rendelkezésre áll-e? Ha nem, milyen forrásból, milyen ütemezésben lehet biztosítani? • A munka elvégzésének időütemezése. Természetesen ezen túlmenően számos olyan kérdés felmerülhet, mellyel kapcsolatban döntés szükséges. A fenti kérdések azonban feltétlenül megválaszolandók. 4. Részletes helyzetfelmérés, elemzés A részletes helyzetfelmérés a vezetőkkel közösen kiválasztott megoldási alternatívához szükséges adatok gyűjtése. Hosszú folyamat mert megfelelő mélységbe meg kell ismerni a meglévő rendszert. A vizsgálatot vertikálisan és horizontálisan egyaránt el kell végezni. A felmérést az elemzés követi, majd a teljes anyag dokumentálása után kell elkészíteni a RENDSZERJAVASLATOT. (részletesen a Rendszerjavaslatról)

73

5. Vezetői döntés /3/ Ez a döntés arról szól, hogy a kidolgozott "RENDSZERJAVASLAT-OT" elfogadják-e. A javaslat nagyvonalakban tartalmazza a kidolgozandó rendszer szolgáltatásait, inputjait, és azokat az outputokat, melyeket a felhasználók igényeltek. 6. Új rendszer tervezése /logikai tervezés/ Az új rendszer tervezése jóval korábban elkezdődik, hiszen a koncepcionális elképzelés megfogalmazása már a javaslatokban megtörténik. Valójában a meglévő rendszer felmérési anyagának rendszerezése, elemzése közben kezdődik meg a problémák feltárása, hiányosságok összegzése. Ilyenkor készítik el a logikai rendszertervet, mely tartalmazza már részletesen kidolgozva a rendszer feldolgozási folyamatainak leírását, a programozó számára pontosan leírt input bizonylatokat, output táblákat és programterveket. Ez a szakasz az új rendszer teljes logikai tervének elkészítését jelenti. (részletesen a logikai tervezésről) 7. Új rendszer tervezése /fizikai tervezés/ A rendszer fizikai tervezésének lépéseiről - mely alapján kezdődhet a rendszer létrehozása - részletesen szintén a IV. fejezetben írunk. 8. Új rendszer kialakítása /megvalósítása/ A tervezett új rendszer tényleges megvalósítása, létrehozása, programok elkészítése történik ebben a szakaszban. Itt kell elkészíteni a rendszer tesztjeit is, melyek utolsó fázisa a felhasználói, vagy más néven átvételi teszt. 9. A rendszer átvétele - vezetői döntés /4/ Az elkészült rendszerről véleményt alkot a felhasználó, ellenőrzi a fejlesztő által vállalt és teljesített feladatokat és dönt az átvételéről, esetleg a módosítási igényekről, vagy legrosszabb esetben a munka visszaadásáról /el nem fogadásáról/. 10. A rendszer bevezetése Az elkészült rendszer bevezetése a 4. vezetői döntés után lehetséges. Módszere többféle lehet, melyről részletesen az IV. fejezetben tudhatunk meg többet.

74

11. A rendszer üzemeltetése és karbantartása A rendszer folyamatos üzemeltetése és karbantartása, mely magába foglalja a programhibák elhárítását, a belső igények változása miatti módosításokat, valamint a környezeti feltételek változása miatt megfogalmazott program, illetve állomány módosítási igényeket.

24. ábra A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása

A hatékony információs rendszer létrehozása, kifejlesztése több különböző ismerettel rendelkező szakember közösen létrehozott produktuma, egy szervezési projekt eredménye. A könyv egy további fejezetében részletesen foglakozik a projektekkel, projekt feladatokkal. 75

1.1 A fejlesztés kezdeti szakaszai, módszerek Az előző fejezetrészben a teljes életciklus, valamennyi feladatát vázlatosan áttekinthettük. Most lehetőségünk lesz a helyzetfelmérés, elemzés, valamint a rendszerjavaslat elkészítésének részletesebb áttekintésére, továbbá ismertetjük az e feladatokhoz leggyakrabban használt módszereket. Ennek megfelelően a fejezet tematikailag két részre osztható, az első részben az elvégzendő feladatokról, míg a másodikban a feladatok megoldásának lehetséges módszereiről szólunk. Helyzetfelmérés, elemzés A fejlesztésnek ez a szakasza nagyon fontos állomás. A felmérési tevékenység sok időt, nagy szakértelmet igényel és igen fontos döntést készít elő. A részletes felmérés keretében hiányosan elvégzett feladatok rossz irányba vihetik a fejlesztés további munkáját. Ha a rendszert nem megfelelő mélységben sikerül megismerni, a problémákat nem tudjuk felszínre hozni akkor hibák fordulhatnak elő, melyek kihatással vannak a fejlesztési munka további feladataira, továbbá idő- és költségszükségletére. A helyzetfelmérés, elemzés feladatai A helyzetfelmérést három szempont szerint végezzük: • a rendszer tartalma, • a rendszer működése, • a rendszer környezete szerint. Mit vizsgálunk meg a helyzetfelmérés keretében? • az alaptevékenységet, • a szervezeti felépítést, struktúrát, vezetést, • a meglévő információs rendszer tartalmát, így: - adathalmazát, - folyamatait, funkcióit, - felhasználóit. Az alaptevékenység vizsgálata a kiválasztott rendszer céljának, feladatának leírásán túl a reálfolyamatok működésének diagnosztizálását jelenti. Nagyon fontos minden rendszer körülhatárolása, közvetlen környezetének meghatározása és részekre bontása. A rendszerek részekre bontásáról, az egyes elemekről már tanultunk, e tevékenység megköveteli a tanultak alkalmazását.

76

A következő feladat a struktúra és a vezetés átvilágítása. Le kell írnunk, ábrázolnunk, hogy a gazdasági rendszer milyen szervezeti keretek között működik. Miután a szervezeti struktúra meghatározza a kommunikációt, továbbá választ ad irányítási kérdésekre is, ezekről az információkról semmiképpen sem mondhatunk le. Az utolsó, többszörösen összetett feladat a gazdasági rendszer meglévő információs rendszerének részletes felmérése. Ismereteket kell szerezni az adatokról, a folyamatokról, funkciókról és össze kell gyűjteni az információs rendszer felhasználóit is. Mit tartalmaz a helyzetfelmérés és elemzés dokumentációja? • • • • • • •

a rendszer és környezetének általános bemutatását, a szervezeti, irányítási és működési leírást és a szervezeti modellt, a rendszer folyamatainak leírását és a folyamatmodellt, a rendszer adatainak leírását, az adatdefiníciós listát és az adatmodellt, a kódrendszer (kódok) leírását, a meglévő rendszer felhasználóinak bemutatását (felhasználói szerep/funkciómátrix), problémalistát, mely a felmérés és elemzés eredményeit foglalja össze, tartalmazza továbbá a megoldandó problémákat (pl. kódszámrendszer hiánya vagy hibái, a kommunikációs lánc hiányosságai, formális struktúra hibái).

A különböző modellek dokumentálására vonatkozóan a fejlesztési módszertanok más-más technikák használatát ajánlják, illetve teszik kötelezővé. A helyzetfelmérés és elemzés általánosan használt módszerei A helyzetfelmérés feladatainak megoldásához választani kell valamilyen módszert, esetleg egyszerre többet. A módszerek kiválasztása függ az adott feladattól, gazdasági szervezettől, továbbá az egyes technikák jellemzőinek figyelembe vételével azok alkalmazásának előnyeitől és hátrányaitól. A rendszerszervező munkájának nagy részében emberekkel kell foglalkoznia. Ezzel kapcsolatban tisztában kell lennünk az emberi viselkedések fontosabb mozgatórugóival, a kommunikáció alapfogalmaival és két fő típusával, az írott és szóbeli kommunikációval. Mindig tisztában kell lennünk, hogy milyen célból, mit, miért, kinek és hogyan, továbbá mikor és hol közlünk. MIÉRT? A rendszerszervező fő tevékenysége a rendszerfejlesztés alatt. A felhasználókat információhoz kell juttatni, az új rendszer megismertetése céljából. Kétirányú tevékenység, melyben a szervezőknek saját álláspontját kell képviselnie, de jól kell tudnia hallgatni is. Tegye fel magának a kérdést: mi is ennek a kommunikációnak a célja? MIT? A beszélgetés célja mutatja meg, mit kell tudnia a másik félnek?

77

KINEK? Kit kell és kit nem szükséges tájékoztatni? Egy-sok és sok-sok tevékenység is lehet! HOGYAN? A részvevők számától, státuszától is függ, hogy írásban vagy szóban, hivatalos vagy közvetlen módon. MIKOR és HOL? A megfelelő feltételek biztosítása a kommunikációhoz. További anyagot megtalálhat: http://rs1.szif.hu/IN/slide/modszer2/sld048.htm http://informatika.szif.hu/segedlet/nsegedlet.html (helyzetelemzés) Hivatalos szóban írásban 1-1 interjú, oktatás levél, tájékoztató 1-n bemutató, előjelentés, oktaadás tás, feljegyzések, tájékoztató n-m értekezlet, szeújság, napló, minárium közlemények

Közvetlen szóban írásban beszélgetés, jegyzet telefonhívás vita, bemutató piszkozat szintű dokumentumok vita hirdetőtábla

25. ábra

2 A helyzetfelmérés technikái Láttuk, hogy a helyzetfelmérés egyik legfontosabb feladata az adatoknak, információknak a megszerzése, összegyűjtése. E tevékenységek elvégzéséhez számos módszer használható. A leggyakrabban használt technikák: • • • •

dokumentum-elemzés, megfigyelés, kérdőíves adatgyűjtés, interjúk /egyéni, csoportos/ lefolytatása.

2.1 A dokumentum-elemzés Minden gazdasági egység kötelezően rendelkezik bizonyos dokumentumokkal, melyek a szervezet és működése általános és fő jellemzőit írják le. A jellemző dokumentumok tartalmát a rendszer felmérésével megbízott szakembernek érdemes megismerni és elemezni. Ezekből a dokumentumokból nagyon fontos ismereteket szerezhet a valós rendszerről, annak működéséről.

78

A legjellemzőbb dokumentumok: • Szervezeti és működési szabályzat. • Munkaköri leírások, (az első fejezetben erről a két dokumentumról már volt szó). • A szervezet stratégiai terve, mely a szervezet hosszú távú elképzelését tartalmazza, valamint az operatív terv, amely az aktuális időszakra /általában egy évre/ elkészített, általánosabb és konkrét célokat, feladatokat tartalmazó dokumentum. • Számlarend, számlatükör, mely a hatályos számviteli törvénynek megfelelően kidolgozott számviteli elszámolási rendszer leírását tartalmazza, továbbá a szervezet által használt konkrét számlatükör leírását. • Bizonylatok, kódszámrendszer, nyilvántartások, mely jelenti a meglévő rendszerben használt bizonylatokat, adatokat, előállított információkat, kimutatásokat, nyilvántartások. Vizsgálni kell, hogy van-e a szervezetnek kialakított és használt kódszámrendszere, milyen nemzetközi, országosan egységes kódszámokat használ. (A kódszámrendszerrel, annak IV. fejezetben foglalkozunk.)

jellemzőivel,

tervezésével

a

A dokumentumelemzést célszerű a felmérés kezdetén alkalmazni, mert ezek a leírások az általános, globális áttekintést segítik. Nagyon hasznos az interjúk megtervezésekor is az előzetes információk megszerzése céljából. Hátránya e módszernek, hogy a szervezetek néhány dokumentum kivételével /számlatükör, operatív terv/ ezeket a hivatalos leírásokat nem mindig aktualizálják, így az ezekből szerzett információk mindig felülvizsgálandók.

2.2 Megfigyelés A módszert, hasonlóan a dokumentumelemzéshez, kiegészítő technikaként használhatjuk kétféle módon. A gyakoribb használati módja az, hogy az interjúra készülve, mintegy előzetes áttekintésként, végigkövetjük a folyamatot, megfigyeljük, hogy ki, mikor, milyen feladatot /feladatokat/ hajt végre. A folyamatba illeszkedő feladatokat egymás után tekintjük át, általános összképet szerezve a teljes feladatsorról. A másik alkalmazása a megfigyelésnek, a már teljes felmérés befejezését követő ellenőrzés. Ilyenkor ellenőrzési célt szolgál a módszer. A megfigyelést technikailag kétféle módon oldhatjuk meg. Megkülönböztethetünk résztvevő és személyes részvétel nélküli megfigyelést. /Ilyen esetben videó segítségével végezhetjük a megfigyelést./ A résztvevő megfigyelés azt jelenti, hogy a felmérést végző szakember ott van a munkaterületen, ahol megfigyeli a tevékenységet végzők munkáját. Ennek óriási hátránya, hogy az "idegen" részvétele torzíthatja a kapott eredményt.

79

Előnyei: − személyesen meggyőződhetünk a munka menetéről (szabálytalanságok) − megbízható adatokat gyűjtünk (saját szemmel láttam!) − feltárhatók a hibák, szabálytalanságok, hiányosságok − események időbeli lefolyásának vizsgálatára is alkalmas Hátrányai: − rendkívül időigényes, ezért csak más módszerekkel együtt lehet végezni − a megfigyelés ténye befolyásolja a megfigyelt tevékenységet, ezt nehezen tudjuk számításba venni Szempontok: − Soha ne avatkozzunk bele a vizsgált folyamatba! − A bizonylatok szerepe a megfigyelésben is fontos, ezért fordítsunk gondot azok beszerzésére, megismerésére is. − A megfigyelő nem ellenőr! A mérés a megfigyelés egyik változata. Azért kell különbséget tenni a két eljárás között, hogy rávilágítsunk arra, hogy a megfigyelés viselkedési mintákat, tendenciákat tár fel, míg a mérés statisztikai jellegű, számszerűsítő eljárás, amelyben a tevékenységekhez számadatokat, numerikus jellemzőket kapcsolnak. Ilyen mennyiségi adatokat kell öszszegyűjteni például arról, hogy adott időintervallumon belül hány darab számlát állítanak ki, hány darab számla érkezik be a szállítóktól.

2.3 Kérdőíves felmérés A kérdőíves felmérés nemcsak a szervezési munkában használt módszer. Több tudományág alkalmazza adatgyűjtés céljára, jól kiforrott technika, melynek kiterjedt szakirodalma van. A legfontosabb tudnivalók a kérdőíves felmérés szervezési munkában való használatáról. Mikor alkalmazzuk? Alkalmazása akkor célszerű, ha rövid idő alatt sok embertől ugyanazon kérdésekre várunk választ. Ilyenkor az adott témának megfelelően összeállítjuk azokat a kérdéseket, amelyeket fel szeretnénk tenni. Fontos, hogy nemcsak a kérdések, hanem a felkínált válaszok is érthetők és egyértelműek legyenek. Lényeges szempont, hogy legyen hely a válaszok leírására, számszerűsített adatoknál legyen mennyiségi egység.

80

Tekintsük át a kérdőívek elkészítésének legfontosabb szabályait! A kérdőívek szerkesztésénél figyelembe kell venni, hogy a válaszokat különböző formában várhatjuk és ezek a formák a kérdőíven belül felváltva szerepelhetnek. Többféle kérdéstípus létezik, ezek közül a helyzetfelméréshez készített kérdőívekben a legjellemzőbbek: 1. Zárt kérdés E kérdéstípus jellemzője, hogy előre adottak a válaszok, csak azokból lehet választani. Például: Mi a véleménye a bevezetett számítógépes rendszerről? 1. Jónak tartom 2. Ellene vagyok 3. Nincs róla információm A zárt kérdések előnye, hogy könnyen feldolgozhatók, hátránya, hogy befolyásolja a válaszadót, esetleg fontos válaszlehetőségek kimaradtak a felsorolásból. Fajtái: Check-off: A termék ciklusideje: (jelöljön meg egy helyes választ) ‰ ‰ ‰

1 hónap 2-4 hónap félév

Többválasztásos: Milyen nehézségek akadályozzák a munkájában? − létszámbeli − anyagi feltételek − eszközhiány − szervezetlenség Eldöntendő (igen-nem): A következő időszakban fog-e fejlesztésre fordítani az árbevételből? IGEN

NEM

81

Feladat A megadott minta alapján állítson össze zárt típusú kérdések tartalmazó kérdőív részletet! 2. Nyitott kérdés A nyitott kérdéseket a teljes válaszadási szabadság jellemzi. Nézzük meg az előbbi példát nyitott kérdésként: Fogalmazza meg a véleményét az új számítógépes rendszerről? .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... A nyitott kérdések előnye, hogy széles teret hagynak a válaszolóknak, esetleg olyan dolgokat is megtudhatunk, amire nem is gondoltunk. Hátránya, hogy nehezebben feldolgozhatók, mert gyakran nagyon sokféle válasz érkezik, esetleg nem rajzolódnak ki a kérdésekre adott válaszok fő tendenciái.

Feladat Ismerje meg az osztálytársait, tegyen fel nekik nyílt típusú kérdéseket!

82

3. Félig nyitott/zárt kérdés Jellemzője, hogy tartalmaz egy eldöntendő kérdést, majd a válasznak megfelelő indoklást, leírást, véleményt. Erre példa lehet a következő kérdés: Részt venne-e az intézményében szervezendő számítógép kezelői tanfolyamon? Igen

Nem

Kérjük indokolja meg válaszát! .................................................................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... A kérdőívek kitöltése történhet: • önkitöltéssel, ilyen esetben a válaszadó megkapja a kérdőívet és kitöltés után visszaadja, visszaküldi. • szóban, kérdezőbiztossal. Ilyenkor a kérdező a kapott válaszok alapján írja be a kérdezett válaszait. A kérdőívek önkitöltése az eredmény szempontjából kevésbé hatékony, míg a kérdezőbiztos részvétele garantálhatja a válaszok biztos megszerzését, így a feldolgozás eredményességét. Ugyanakkor azt is tudni kell, hogy a kérdezőbiztossal végeztetett tevékenység lényegesen nagyobb költséget igényel. Mintafeladat Klikk ide! Mintavétel A felmérés időtartamát és költségét nagymértékben befolyásolja, hogy hány kérdőívet kell kiküldeni, mennyit kell személyes megkeresés alkalmával kikérdezni és feldolgozni. Ezért a teljes kör megkérdezése helyett alkalmazni lehet a mintavételt, ennek megfelelően csak a mintában meghatározott személyek vizsgálatát. A mintavétel az adatokhoz jutás egy módja. A mintavétel során kiválasztjuk a sokaság egy részét és csak ezt a részt, a mintát vizsgáljuk meg. A minta a sokaság tulajdonságaira való következtetés eszköze. A mintának azt a tulajdonságát, hogy tükrözi az eredeti sokaságot (annak jellemzőit, összetételét) reprezentativitásnak nevezzük. 83

A statisztika tantárgy keretén belül ismerhettük meg a minta nagyságának meghatározását, a mintavétel lebonyolítását, a számított értékek értelmezését, ezért javasoljuk a statisztika könyv megfelelő fejezetének fellapozását további ismeretszerzéshez.

2.4 Interjúk A társadalomtudományok leggyakrabban alkalmazott adatgyűjtési módszere az interjú. Tág értelmezésben ide sorolható minden olyan eljárás, amely szóbeli vagy írásbeli kérdésfeltevéssel dolgozik. Ily módon ebbe a csoportba tartoznak a kérdőíves megkérdezési módszerek is. A kérdőíves felmérésekről már volt szó, itt a személyes felkereséssel készített különböző interjú-technikák jellemzőit, a módszer alkalmazásának sajátos vonásait tekintjük át. Az interjú-technikákat csoportosítjuk a kérdezési mód és az egy interjú alkalmával egyszerre résztvevők (kérdezettek) száma szerint. A kérdezési mód szerinti interjú-technikák és azok jellemzői: • Lágy (puha) interjú lényege, hogy a kérdező a kérdezettel szemben viselkedésében minden egyes alkalommal érezteti barátságosságát, rokonszenvét, egyetértését. A lágy interjútechnika abból az elgondolásból származik, hogy a kérdezettek őszinteségét csak ezzel a gyanakvást elaltató eljárással lehet elérni. • A kemény interjútechnika éppen az előző ellentéte. A kérdezőnek olyan stratégiát kell alkalmaznia, amelynek nyomán a kérdezett úgy érzi, hogy válaszait ellenőrzik, hogy az esetleges ellentmondásokra felhívják a figyelmét. • A semleges interjú a lágy technikából kialakult kérdezési mód, amelynek alkalmazása az utóbbi időben a leggyakoribbá vált. A lényege, hogy tárgyilagosságra törekszik, amellyel sokkal inkább biztosítani lehet az együttműködést a kérdezettel. Ennek a technikának van egy fajtája, melyet kooperatív interjúnak nevezünk, amelynek legfontosabb ismérve, hogy a kérdező a kérdezettet egy közös feladat végrehajtására kéri. Az interjútechnikát a kérdezett és kérdező és a feladat függvényében, e három tényező ismeretében kell kiválasztanunk.

84

Interjúkészítés a szervezési munkában Az interjú a szervezési munkában is a leggyakrabban alkalmazott helyzet-felmérési módszer. Sok szakember szerint az interjú készítés művészet és az egyik legszebb feladata a szervező munkának. Lehet, hogy van némi túlzás ebben a megállapításban, de az bizonyos, hogy nagyon sok függ az interjút készítő felkészültségétől, empatikus képességétől, emberi magatartásától. Az interjúk készítését meg lehet tanulni, de jól interjút készíteni, amely eredményeképpen elemezni lehet, amely alapján következtetéseket lehet levonni, csak az tud készíteni, akinek megvan hozzá a képessége, tudása és gyakorlata. A szervezési munka helyzetfelmérési szakaszában a szervező a felhasználóval közös célért tevékenykedik, ezért csak a kooperatív interjúnak van létjogosultsága. Nézzük meg részletesen milyen feladatokat jelent az interjúzás! A munka több szakaszra osztható, mely szerint a folyamat:

26. ábra Az interjúzás folyamata

85

A személyes felkészülés jelenti a szervező témára és szituációra való felkészülését. A legfontosabb, hogy az interjú készítője legyen tisztában a következőkkel: • Megfelelő mélységben ismerje a szervezetet, munkaterületet, amiről további információkat kíván szerezni. Ez azt jelenti, hogy valamely más technika (pl. dokumentumelemzés, megfigyelés) segítségével megszerzett ismerteket dolgozza fel, ha a téma igényli, a vonatkozó jogszabályokat tanulmányozza át. • A szituációra való felkészülés azokat a feladatokat foglalja magába, melyek a megkérdezett személyre, szervezeti struktúrában való elhelyezkedésére, személyiségéhez kapcsolódó információk beszerzésére vonatkoznak. A szervező különböző szintű vezetővel éppúgy készít interjút, mint a különböző beosztásban, végrehajtási szinten dolgozókkal. Az interjú tartalmának megtervezése azt jelenti, hogy előre összeállítjuk a kérdéseket. A megfogalmazott kérdéseknek meg kell határozni a sorrendjét. Érdemes előre kidolgozni az interjú teljes struktúráját, ami jelenti az egyes kérdésekkel kapcsolatban a további (mélyebb) információk megszerzéséhez vezető út és a cél megfogalmazását. Az interjúk lefolytatásának terve egy folyamatterv, mely először tartalmazza az egyes interjú alanyok első megkérdezésének folyamattervét, azaz az interjúk egymás utániságának ütemezését. Másodszor az egyes interjúk lefolytatásának belső tartalom szerinti tervezését. Ez szoros összefüggésben történik a tartalom tervezésével. Nézzünk néhány íratlan szabályt! • Az adatgyűjtést - ennek megfelelően az interjú készítést - a szervezeti hierarchiának megfelelően (felülről lefelé) kell megtervezni. • Ne feledjük, a koncepcionális elképzelések és tervek megfogalmazója mindig a legfelsőbb szintű vezető. • A fejlesztés (beruházás) lehetséges költségkeretéről a hierarchia következő szintjén lévő gazdasági igazgató (vezető) jogosult dönteni. • Meg kell tervezni, hogy a már megszerzett információkra alapozva, hogyan haladunk szintről-szintre, mely egyben az egyre mélyebb és egyre részletesebb megismerést kell, hogy célozza.

86

Fogalmazzunk meg még néhány "aranyszabályt"! • Figyeljünk az első bemutatkozásra, az öltözködésre! • Legyünk jól felkészültek, de ne használjunk feleslegesen szakszavakat! • Legyünk mindig pontosak és sohase töltsünk több mint egy órát egy interjú alannyal! Ezek az intelmek már vonatkoznak a következő feladat lebonyolítására is. Az interjú elkészítése jelenti a beszélgetés tényleges lebonyolítását. A helyzetfelmérés iteratív tevékenység, a feladatot sohasem tudjuk "egy menetben" elvégezni. A megszerzett információk elemzése hiányzókat hoz felszínre, ami újabb interjú lefolytatását teszi szükségessé. Mindezek mellett törekedjünk arra, hogy az interjúk megfelelő módon előkészítettek legyenek, mert egy vezetőhöz nem illik több mint két alkalommal visszamenni. Ebbe a tevékenységbe épül be az ellenőrzés, ami a megszerzett adatok ellenőrzését foglalja magába és annak eldöntését, hogy szükséges-e továbbiak megszerzése a rendszer teljes leírása érdekében. EMLÉKEZTETŐ elkészítése. Az emlékeztető egy olyan jegyzőkönyv, mely alapján a fejlesztő csoport bármely tagja pontos leírást kaphat a következőkről: • • • •

kik vettek részt az interjún, mikor és hol történt az interjú, milyen előzményei vannak a beszélgetésnek, mi történt az adott találkozás alkalmával, milyen tartalommal folyt le a beszélgetés (össze kell foglalni és nem részletesen leírni), • milyen folytatása lesz a beszélgetésnek, vagy milyen interjú következik ezután. Mintafeladat Klikk ide!

87

Az interjúzás előnyei: • leghatékonyabb, ezzel a módszerrel lehet legtöbbet megtudni, egy jól tervezett és irányított interjú alkalmával nagyon sok adatot gyűjthetünk célirányosan, • a személyes találkozások lehetőséget adnak a felhasználóval történő jó kapcsolat kialakítására, mely a szervezés teljes életciklusára kihatással van, • azokra a kérdésekre is választ kaphat a kérdező, melyek "menetközben" jutnak eszébe. Hátrányai: • időigényes és költségigényes, • csak megfelelő szaktudással és felkészültséggel rendelkező szakember alkalmazhatja eredményesen. Az interjú-technikák másik csoportosítása az alapján történik, hogy az adott beszélgetésen egyszerre egy vagy több interjú alany vesz részt. Ez alapján megkülönböztethetünk egyéni és csoportos interjúkat. Az egyéni interjúkkal kapcsolatos legfontosabb kérdéseket már áttekintettük, a következőkben a csoportos interjú-technikákkal foglalkozhatunk. Az elmúlt évtizedben igen gyorsan terjedtek el ezek a módszerek a szervezési munkában is. Nagy előnyük, hogy nemcsak a helyzetfelmérésben, hanem a rendszerfejlesztés további szakaszaiban is jól alkalmazhatók Mintafeladat Új számítógépes rendszer bevezetése történik a vállalatnál. Készítsünk előzetes felmérést, tegyünk fel átfogó kérdéseket a rendszer megismerése érdekében! − − − − − −

Mit vár az új rendszertől? Hogyan illeszkedik az a vállalat fejlesztési tervébe? Milyen határidőre gondolja a rendszer kidolgozását? Gazdasági kérdések – milyen költségeket biztosít? Számítástechnikai hagyományok, munkaerő? Milyen gépparkot akarnak létrehozni?

88

Átfogó felmérés következik ez nem más, mint adott területről konkrét kérdések feltevése. Fogalmazzuk meg a kérdéseket! − Hogyan kapcsolódik az adott terület másokhoz –rendszerkapcsolatok? − Honnan kapják az információkat (ill. adják) – formai, időbeni, gyakoriság Feladat Folytassa az átfogó felmérést, tegyen fel még kérdéseket a középszintű vezetőknek? Részletes felmérés a napi munkára vonatkozó kérdéseket tartalmazza, fogalmazzon meg néhányat!

Megoldás Klikk ide!

Feladat Készítse el az emlékeztető a kapott információk alapján!

89

Csoportos interjú-technikák: - Brain storming (ötletbörze) olyan eszköz, mellyel az emberek egy csoportja rövid idő alatt sok ötletet produkál. Alkalmazása javasolt a rendszerfejlesztés első fázisában, amikor a fejlesztés indokait, vagy a második szakaszban, amikor a problémák gyors összegyűjtését, pontosabban a megoldásra a válaszokat keressük. A brain storming a csoportos alkotó technikák közé tartozik. A csoport javasolt létszáma 10-12 fő, ettől az optimális létszámtól el lehet térni, plusz-mínusz 6 fővel. A brain storming azon a pszichológiai tényen alapul, hogy a csoportmunka alkalmával a résztvevők - azáltal, hogy látják és hallják egymás ötleteit - az asszociáció révén sokkal kreatívabbak. Ennek eredményeképpen sokkal több ötletet képesek produkálni, mint egyénileg külön-külön. - Nominál csoport módszer (NCM) egy olyan csoportos eljárás, amely alkalmas vélemények összegyűjtésére és az ítéletek csoportosítására az ésszerűsítés és a kreativitás növelése érdekében bonyolult, nem strukturált problémák esetén. Fentieknek megfelelően az NCM alkalmas: - a célok és prioritások felismerésére és rangsorolására, - a munkatársak széleskörű bevonására a döntéshozatalba. - ORGOPLAN egy olyan csoportos módszer, amely arra szolgál, hogy adott témáról egyénileg kialakított véleményeket összegyűjtsük. Akkor alkalmazzuk, ha a problémák közül a fontosakat ki akarjuk emelni, vagy a nem megfelelő álláspontokat ki akarjuk szűrni, illetve elvetni úgy, hogy ez ne okozzon sértődést. Cél: A mérvadó személyek bevonása a döntés-előkészítés folyamatába, ily módon a tervezés demokratizmusának biztosítása. - METAPLAN módszer lényege: csoportdinamizmuson alapuló kötetlen módszer. A fantáziát, a képzelettársítást, a rendszerezetten megjelenő ötlethalmazt gerjeszti. Alapelve, hogy kötetlen fantáziaserkentő módszert (brain storming) ötvöz egybe vizuális megjelenítő eszközzel (rendezőtábla). Az alkalmazás lehetőségei: - problémafeltárás, - tartalék- és veszteségfeltárás, - szervezetfejlesztés, - információrendszer fejlesztés.

90

A módszer előnyei: - az ötletek időigénye viszonylag rövid, - az ötletek áttekinthetők, - a javaslatokról a csoport azonnal és titkosan véleményt nyilváníthat, - a táblán való megjelenítéssel szemléletessé tesszük az esetleges súlypontok, illetve a különböző eloszlás szerint képződő javaslatok rendszerét.

3 A helyzetelemzés technikái A helyzetfelmérés és elemzés egymásba olvadó, az első fázisokban párhuzamosan végzett tevékenységek. A teljes szakaszban érvényes a munkavégzésre: az iteráció. Az összegyűjtött dokumentumok, kérdőívek és interjúk értékelése folyamatosan történik, így amennyiben hiányoznak információk, azokat egy újabb interjú lefolytatásával "szerezhetjük" meg. A meglévő helyzet leírásához, a problémákat is feltáró elemzéshez különböző módszereket alkalmazunk. Ezek közül itt azokkal ismerkedhetünk meg, melyek nem kapcsolódnak egyik módszertanhoz sem, ún. általánosan használt módszerek. Az ábrázolási technikák jellemzői: • egyszerűen, • áttekinthetően, • pontosan tükrözik az adott jelenséget, • többnyire grafikusan ábrázolva, • a rendszerszervezési munka során a dokumentáció részét képezik. Leggyakrabban használt ábrázolási technikák:

27. ábra

91

3.1 Alapelemek A diagramok és táblázatok is jól szolgálhatják az elemzés és tervezés célját. 1. Diagramok A diagramok segítségével elsősorban a számadatok időbeli változását, egy adott halmazon belüli megoszlást tudunk ábrázolni. Az adatok strukturált tárolására, diagramok késztésére nagyon jól alkalmazhatók a táblázatkezelők, mint pl. az EXCEL. Sokféle diagram-típus létezik, melyek közül a leggyakrabban használtak: • vonaldiagram, • oszlopdiagram, • kördiagram. Az alábbi ábrán a diagram fajtából bemutatunk egy-egy példát, mely egy szakképzéssel, továbbképzéssel foglalkozó iskola hallgatóinak adatait ábrázolja. (28. sz. ábra)

28. ábra

92

2. Táblázatok Értéktáblázatok Különböző adatok felsorolása valamilyen rendszerbe foglalva.

29. ábra

Hozzárendelő táblázatok Bizonyos adatokhoz más adatokat rendelünk hozzá. (pl. összevont adóalap adójának meghatározása) Jövedelem

Adó

0-480 000 Ft

20%

480 001 – 1 050 000 Ft

96 000 Ft és a 480 000 Ft-on felüli rész

1 050 000 Ft-tól

267 000 Ft és az 1 050 000 Ft-on felüli rész 40%-a 30. ábra

3. Mátrixok A mátrixok meghatározott sorokból és oszlopokból álló táblázatok. Rendszerszervezési munkában a rendszer elemei kapcsolatának ábrázolására alkalmas technikai eszköz. A megjeleníthető rendszerelem lehet bármely meghatározott művelet vagy fizikai objektum. Nagy rendszerelem-szám esetén érdemes alkalmazni, mellyel a sok irányú kapcsolatokat áttekinthetővé tehetjük. (Akár azonos rendszerelemek között is.) Pl.: inputok – outputok osztályok – bizonylatok input bizonylatok – elemi adatok funkciók – elemi adatok programok – fájlok fájlok – fájlok

93

Bizonylat – adat mátrix

31. ábra

Elsősorban elemzési munkában alkalmazzák az adatok felhasználásnak kimutatására. Kiszűrhetők a más néven ismétlődő adatelemek és bizonylatösszesítőként is használható. Input-output mátrix Hasonlóan készül az input – output mátrix a tervezés szakaszában válik szükségessé. Az adatigényeket állítja szembe a szervező a rögzítendő adatokkal. Elemzése alapján megállapítható, hogy elegendő-e a rögzített adatok a feldolgozásokhoz; milyen adatokat kell még előállítani. Az outputokhoz tartozó input adatokat „X” –ek jelölik. Mintafeladat Készítsük minősítő lapot a hallgatók személyes adataiból és a képzés adataiból (melyik képzésen vesz részt, és milyen tantárgyakat tanult, továbbá a megszerzett jegyeket is)!

94

32. ábra

95

Feladat Önnek két kimutatást kell készíteni (1. kimutatás, 2. kimutatás), „a” és „b” bizonylatok és egy törzsfájl adataiból. Az „a” bizonylat „B” adatát az 1. kimutatáson tünteti fel. Míg a „F” és „D” adatokat a 2-es kimutatáson. A „b” bizonylat „E”, „H”, „A” adatot tartalmaz, az „A” adat az 1-es kimutatáshoz szükséges, míg a másik kettő a 2. kimutatáshoz. A törzsfájlban „G” és „C” adatok vannak elmentve, a „C” adatot az 1-es kimutatáshoz kell megnyitni, míg a „G” adat a 2. kimutatáshoz szükséges. Készítse el a leírás alapján az input – output mátrixot! Megoldás Klikk ide! Információs mátrix: 3 Az információs mátrix tartalmazza: − az inputokat keletezésük szerint, − inputok szerepét a nyilvántartások kialakításában, − az inputok és az outputok kapcsolatát, − a nyilvántartások szerepét az outputok kialakításában és − az outputokat felhasználásuk szerint. Az ábrán X-el jelöljük a kapcsolódási pontokat. Mintafeladat Az oktatás szervezők a beiratkozás során a hallgatók adatait felvezetik az iratkozási lapra, mely alapján a vizsgaközpont a törzslapot ki tudja tölteni a vizsgáztatáshoz. Ezek alapján készítsük el az információs mátrixot!

3

Paál Éva: Számvitelszervezés és vezetés I. Perfekt 2001 90. oldal

96

33. ábra

Szervezeti ábrák: Az első fejezet 2. alfejezetében részletesen fogalakoztunk a szervezetekkel, most ismételjük át azt a részt amely az ábrázolás technikákkal szorosan összefügg. A szervezet belső felépítését megmutató ábrák, melyeket a szervezeti alapformától függően ábrázolunk. Szervezeti ábrák részei: Szervezeti egység: Kapcsolatok:

Törzskar:

97

Szervezeti struktúrák:

34. ábra Egyvonalas szervezet

35. ábra Többvonalas szervezeti struktúra

Feladat Az igazgatóság 3 részleget irányít: a kereskedelmi, a gazdasági és a műszaki igazgatóságot. A kereskedelmi igazgatóság alá a marketing- és a belkereskedelmi részleg tartozik. A műszaki igazgatóság alá 2 közvetlen kirendeltség tartozik a kutatás - fejlesztés és üzemeltetés. A gazdasági osztály a könyvelés és a humánerőforrás osztály munkatársaiért felelős. A leírás alapján egészítse ki a hiányzó részleteket a szervezeti ábrán! igazgatóság

Ker. igazgató

gazdasági igazgató

marketing

K+F

36. ábra

98

Megoldás

Klikk ide!

Feladat A helyzetfelmérés során a következő információkat gyűjtötte össze a vállalatról: a cég vezetéséért a vezérigazgató felelős, akit két alárendelt munkatársa segíti a döntéseiben (a műszak igazgató és a kereskedelmi igazgató). A controlling osztály felelős e három ember munkájának minél jobb kiszolgálásáért. A műszaki igazgatónak 3 alárendelt munkatársa van: a műszakvezető, a gyártástechnológus, és mintakészítők. A kereskedelmi igazgatónak két közvetlen alárendelt munkatársa van: a termékmenedzser és a áruértékesítő. Készítse el a leírása alapján a vállalat szervezeti ábráját!

99

3.2 Ábrázolási technikák 1. Folyamatábrák A folyamatábra az irányított rendszer összefüggéseit feltüntető ábra. Feladata: • áttekintő, szemléletes dokumentálás, • kommunikáció elősegítése a döntést hozók és a szervezők között, • hibák feltárásánál segítséget ad, • programmódosítás hatékonyabb. A folyamatábrák nemzetközileg elfogadott, szabványos jelölésekből szerkesztett és egy rendszer adatkapcsolatainak, tevékenységeinek leírására, egy program-specifikáció grafikus megjelenítésére szolgáló eszközök. Jelöléseket tekintve több szabvány terjedt el, az Amerikai Szabványügyi Hivatal (ANSI) és a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) által elfogadott, az angol kormányzat informatikai szervezetének jelöléstechnikája (NCC). A folyamatábrák elsősorban globális leírásokra alkalmasak és az elemzés kezdeti szakaszában jól lehet vázolni velük egy olyan átfogó képet, melyet majd precízebb eljárásokkal és ábrázolási technikákkal finomíthatunk. Ezzel a technikával dokumentálható: • • • •

az információ-feldolgozás sorrendje, a döntés-előkészítés lépései, a munkafolyamat tevékenységei, a programfunkciók lépései.

A folyamatábra régi technika, az 1930-as évektől használják a szervezésben. Az utóbbi időben használata háttérbe szorult, mert nem ábrázolható segítségével a programok bonyolultsága, moduláris szerkezete, illetve strukturáltsága.

100

Az NCC (National Computing Centre) folyamatábra szimbólumai

Mûvelet, tevékenység, eljárás

Kapcsolat, folytatás

Döntés

Terminátor

Adattároló berendezés

Adat áramlás, mozgás

Dokumentum

Adatfolyam, -áram

37. ábra

101

Mintafeladat Nézzünk egy egyszerű példát az előzőek alkalmazására! Hallgató Jelentkezési lapja

"Nem vehetõ fel"értesítés a visszautasításról

nem

Rendelkezik-e a szükséges végzettséggel

Csoportba helyfoglalás

igen

STOP

Értesítés a felvételrõl

2. lap

38. ábra

A folyamatábrák elkészíthetők manuálisan, folyamatábra-sablon segítségével, vagy számítógépes programmal. A számítógéppel készült folyamatábrák előnyei: - pontosan, gyorsan készíthetők, - a szimbólumok egyforma méretűek és szabványosak. Az interneten is meggyőződhet néhány számítógépes lehetőséggel: www.spss.hu/szoftverek/allclear.htm Tematikailag ide sorolhatók egyéb ábrák is, így bizonylati út ábra, a tevékenység ábra és a menü ábra. Az ábrák használhatók a helyzetfelmérés, elemzés, de más szakaszban végzendő feladatok dokumentálására is.

102

Információs folyamatábra: A vállalat belső és külső kapcsolatait ábrázolhatjuk vele. Mintafeladat Készítsük el a hallgatók beiratkozásának információs folyamatábráját!

Hallgató

Beiratkozás

Oktatás szervező Könyvelés

Visszaigazolás

Számla diszpozíció

Befizetési nyilvántartás

39. ábra

Feladat A közeljövőben orvoshoz készül, az előbb megismertetett mintafeladat alapján készítse el ennek a szituációnak az információs folyamatábrát!

Bizonylati út ábra: (bizonylatok elemzése) Táblázatos szerű ábra, amely csak a bizonylatok áramlásával kapcsolatos információkat szemlélteti. Szervezeti egységenként mutatják a bizonylatok kiállítását és a bizonylatok példányainak útját, valamint az irattárózásukat.

103

Mintafeladat

40. ábra

104

Feladat A raktárban a beérkezett árukról bevételi raktárbizonylatot állítanak ki 4 példányban, melynek utolsó példánya tőpéldány, az első és második példány az értékesítésnek küldik. Ahol az első példányt lefűzik, majd a második példányt a könyvelésre küldik, ahol az irattárózzák. Készítse el a bizonylat áramlási utat!

Tevékenységábra: Tevékenységek közötti kapcsolatokra mutat rá.4 Dokumentumok feldolgozása

Dokumentumok begyűjtése

Helyzetfelmérés elindítása

Kérdőívek megtervezése

Kérdőívek szétküldése

Interjúk lebonyolítása

Kitöltött kérdőívek feldolgozása

Válaszok feldolgozása

41. ábra

4

Paál Éva: Számvitelszervezés és vezetés I. Perfekt 2001 84. oldal

105

Helyzetfelmérés anyagának összeállítása

Menüábra: Adott információ rendszer által elvégezhető funkciókat, lehetőségeket ábrázol.

Képzési adatok kezelése Menü3 Menü 3.1.3 Képzési adatok lekérdezése

Menü 3.3.3

Menü 3.2.3 Órarendi adatok lekérdezése

Dial1

Menü 3.4.3

Tanárok szerzõdés adatainak lekérdezése

Dial2

Vizsga adatok lekérdezése

Dial3 Menü 3.4.3.1. Tantárgyi vizsgák lekérdezése Dial4

Menü 3.4.3.2. Hallgató vizsgáinak lekérdezése Dial5

Menü 3.4.3.3. Minõsítõ lap lekérdezése Dial6

42. ábra

Adatfolyam-ábrák: A folyamatok modellezésével le lehet írni az információs rendszert, a benne zajló folyamatokat, az adatok tárolását, mozgását, valamint forrás és célfelhasználóit. Felmérésnél: meglévő rendszer leírása. Tervezés: új rendszer működés leírása. Döntés: rendszeralternatívák közötti döntés segítése. Az adatfolyam ábrákon megjelenő elemek: • Folyamat: az információ átalakító eljárásokat jelképezi, azonosítóval, szervezeti egység nevével és a folyamat megnevezésével van ellátva, mely konkrét tevékenységet jelöl. • Adatfolyam: az adatok áramlását mutatja egyedi névvel ellátva (ha nem egyértelmű). • Adattár: általános szimbólum az ideiglenes és törzsadattárak jelölésére azonosítóval ellátva. Lehet: manuális, számítógépes, tranziens, logikai. • Környezeti elem: a vizsgált rendszer határai kívül eső adatforrást, vagy adatok címzettjét jelöli azonosító betűvel és névvel. • Anyagfolyam és anyagtár: feltüntetés csak a kezdeti diagramon történik a jobb megértés céljából.

106

3. Hitelfelvétel

b Ügyfél

Hitelkérelem

3.1 Hitelügyintézõ Ügyfél adatainak kezelése

Ügyfél_adatai

D3

Ügyfél adatai

Megrendelés adatai

b Ügyfél

Ügyfél adatai Hitelszerzõdés

3.2 Hitelügyintézõ Hitelszerzõdés kitöltése

e Bank

Hiteligénylõ lap Hitelszerz.

Hitelszerzõdés M3. Hitelszerzõdések 1

Ügyfél adatai

b Ügyfél

3.3 Hitelügyintézõ Részletfizetési szerzõdés kitöltése Részletfizetési szerz.

Részletfiz.szerz

Ügyfél adatai 5 pénzügyi titkár Pénzügyi nyilvántartás Részletfizetési adatok

M3. Részletfizetési 2 szerzõdések 6

3.4 Hitelügyintézõ Hitel és részletfizetés adatainak kezelése

diszpozíciós ügyintézõ Diszpozíció

Hitelügyek

M3. Hitelszerzõdések 1

M3. Részletfizetési 2 szerzõdések

43. ábra

Részletesebb anyag megtalálható: www.itb.hu/ajanlasok/a4/html/a4_4-2-6.htm Program-folyamatábra (blokk-diagram): Egy programban lévő műveletek sorrendjét mutatja be. A program öszszes eleme megjeleníthető. Túl nagy programok illetve túl bonyolult programok blokk-diagramja is bonyolult, nehezen kezelhető.

107

Rendszer-folyamatábra: A rendszerbeli adatok áramlását és a műveletek irányát mutatja be. Program-hálózatábra: A program tevékenységeinek útvonalát és kölcsönhatásokat mutatja be a vonatkozó adatokkal. Rendszer-erőforrás ábra: Bemutatják azoknak az adategységeknek és feldolgozó egységeknek a konfigurációját, melyek szükségesek egy probléma vagy problémacsoport megoldásához. 2. HIPO (Hierarchy - Input - Process - Output = Hierarchia - Bemenet - Folyamat - Kimenet) Az egyre bonyolultabb számítógépes rendszerek megvalósítása szükségessé tette a tervezés módszertani segédeszközeinek továbbfejlesztését, a folyamatábrák hátrányait kiküszöbölő technika létrehozását. A strukturált elemzési és tervezési módszer lényeges előrelépést jelentett, de mint közbenső eszközt, érdemes megemlíteni a HIPO-t, mely egyesítve a folyamatábra előnyeit, többletszolgáltatást is nyújt. A módszert az IBM fejlesztette ki. Két részből áll. A hierarchikus rész megmutatja a célt és azt, hogy hogyan jutunk el a célhoz. A hierarchikus rész feladatokból, funkciókból áll. A másik rész - az IPO - a feladatokhoz rendeli hozzá a bemenetet és a kimentet.

44. ábra

A fenti példa egy lista fájl elkészítésének menetét ábrázolja. A bemenetként (Inputként) meghatározott adathalmazokból a felírt funkciók (Process) egymás után történő elvégzése eredményeként (Output) létrejön egy olyan fájl, mely tartalmazza a megadott feltételek szerint leválogatott hallgatók minősítéshez szükséges adatait. 108

3. Adatmodellek Az adatmodellezés azért is fontos, mert az adatokat egyre több programnak kell, akár egyszerre is használni, ezért meg kell keresni az adatok belső logikáját. Többféle modellezés létezik, pl.: • Egyed - tulajdonság - kapcsolat modellezés (Bachmann) • Relációs modellezés (Codd) http://www.ktk.pte.hu/vu/dbtech/dbt01.html • Logikai adatmodellezés (LAM – SSADM) A logikai adatmodell egy szervezet működéséhez szükséges adatok feldolgozási követelményektől független, illetve tároló eszközök lehetőségei által nem korlátozott leírása, belső logikai szerkezetének meghatározása. Részletesebb anyagot a következő intenetes oldalon olvashat: http://lazarus.elte.hu/~hzsolt/oracle/konyv/ora2_tart.html Képzés kódja

Tantárgy

KÉK-KÉ

OR-TAN OR-TA Képzés

Órarend

Tanár

OR-KÉ

TE-OR

Terem

45. ábra

4. Jackson ábrák: Programstruktúrák, adatstruktúrák és információs rendszer struktúrák ábrázolására használják. Alapelemei: • Szekvencia: sorrendiséget fejez ki. • Iteráció: az ismétlődést jelöli. • Szelekció: feltételes választási lehetőséget mutatja.

109

A rendszerfejlesztés során a Jackson-ábrákat az események vizsgálatakor alkalmazzák az egyedtörténeti diagramokon, mely megmutatja az egy egyedre ható eseményeket, az egyed keletkezésétől megszűnéséig. Az eseményhatás ábra, pedig egy esemény szempontjából mutatja meg azokat, melyekre az esemény kihat. Példa: egyedtörténet-diagram

46. ábra

Ha részletesebb szeretne vele foglalkozni a következő internetes oldalon megteheti: http://www.iit.uni-miskolc.hu/~ficsor/oktatas/segedlet/ssadm/ssadm.htm

3.3 Kiegészítő elemek 1. Döntési táblák: Döntési helyzetek leírására, döntési szabályok kezelésére alkalmas táblázatos forma. Részei: feltételtörzs, feltételjegyzék, tevékenységtörzs, tevékenységjegyzék. A feltételeket nevezhetjük ’HA terület’-nek is, a tevékenységeket pedig ’AKKOR terület’-nek. A törzs részekben helyezkednek el a „ha” és „akkor” események egymás után, a bejegyzés részekben pedig a hozzájuk tartozó valószínűségi illetve eredmény értékek. A bejegyzések egy függőleges oszlopát szabálynak nevezzük, mely megmondja, hogy az adott feltételek bizonyos valószínűségei mellett milyen tevékenység lesz az eredmény.

110

47. ábra

A táblázat segítségével egy logikailag teljes és egyértelmű döntési helyzet valamennyi döntési szabálynak hibamentes leírására és szemléletes ábrázolására van lehetőség. Mintafeladat

48. ábra

A táblázatok algoritmizálhatóságuk miatt könnyen számítógépre vihetők. Döntési táblázatok csoportosítása: • •

• •

bejegyzés típusa: - korlátozott (feltétel csak I, N, - ; tevékenység csak üres, X lehet) - korlátozatlan a feltételek és a szabályok logikai viszonya (ahogyan összekapcsoljuk őket): - feltételeknél és tevékenységeknél: ÉS illetve VAGY kapcsolat - szabályoknál VAGY illetve KIZÁRÓ VAGY kapcsolat táblázatok egymás közötti viszonya (igen nagy számú feltételeket és tevékenységeket tartalmazó döntési táblázatoknál) táblázatkészítés módszere szerint: - közvetlen kitöltésű - közvetett kitöltésű

111

A döntési táblázatnak: • • •

valamennyi szükséges feltételt és tevékenységet tartalmaznia kell, a döntési helyzet szempontjából fontos valamennyi döntési szabályt tartalmaznia kell (tehát teljes legyen), döntési szabályainak egyértelműeknek, ellentmondásmentesnek és egymástól függetlennek kell lennie.

További anyagok megtalálhatók az interneten a következő oldalakon: http://www.iit.uni-miskolc.hu/~szgu98/7/szugyv7.htm http://rs1.szif.hu/IN/slide/inf_mgmnt03/sld015.htm http://www.itb.hu/ajanlasok/a8/html/a8_2-4.htm http://www.gdf.hu/IAI/Segedletek/Segedlet008.htm http://informatika.szif.hu/segedlet/Rendszertervezes/dttabla.doc Feladat Az oktatásszervező a következő információkat tette közzé a beiratkozás során, ha a hallgató az első szakképesítését nálunk szerezte meg és másodikat is itt szeretné akkor a tandíjból 20% engedményt kaphat. Ha a tanulmányi eredménye eléri a 4,5 feletti átlagot akkor 4000 Ft kedvezményt kaphat. Továbbá ha teljesíti az előbb említett átlagot és részvett tanulmányi versenyen, akkor 6000 Ft kedvezményt kaphat. Ha az átlaga nem érte el a 4,5-öt, de tanulmányi versenyen viszont részvett, akkor 3000 Ft kedvezményt kaphat. A leírás alapján készítse el a döntési táblát!

Megoldás

C:\MUNKA\leonardo\ szervezes\Döntési táb

Feladat Adott kiskereskedelmi üzlet a következő engedményeket hirdette meg: • ha a vevő legalább tízszer vásárolt, akkor törzsvásárlói kártyát kaphat, • ha 10.000 Ft felett vásárol, akkor 20% engedményt kap, • ha a vásárlás nem éri el a 10.000 Ft, de már rendelkezik törzsvásárlói kártyával, akkor 10% engedményt kap. • ha 10. 000 Ft felett vásárol és akciós terméket akkor 15% engedményben részesül. Készítse el a döntési táblát! 112

2. Döntési fa: Döntési események sorrendjét mutató faszerkezetű ábra. Részei: •

döntési pontok:

•

események:

•

következmények (végső – az ágak végpontjai, közbenső):

•

eseményekből kiinduló ágak: döntéshozótól független, általa nem vagy alig befolyásolható események

Események bekövetkezés 0-1 valószínűségi értékkel jellemezhető, egy eseményből kiinduló eseményágak valószínűségi értékeinek összege = 1. Szabályok: • minden lehetséges döntés szerepeljen a fán, • minden elágazáson szerepeljenek a döntést befolyásoló tényezők, • minden esemény-elágazásban egymást kizáró döntési lehetőségek legyenek, • időrend. Mintafeladat Egy nemzetközi szeminárium megtartásához kell előadótermet bérelni. A résztvevők száma ismeretlen. A következő változatokat vették figyelembe egyszerűsítve:

49. ábra

113

3. Strukturált nyelv: A tevékenységek definiálásakor az élő nyelv számos hátránnyal rendelkezik, pl. nem független a szerző szemléletétől, szókincsétől. Így a felhasználóval való kommunikáció során félreértésekre adhat okot. Ezért az élő nyelv szerkezetéből kiválasztva néhányat és pontosan –meghatározva ezek jelentéstartalmát, már kellő pontossággal és még eléggé érthető módon tudjuk leírni a tevékenységet. A strukturált nyelv tehát: • az élő nyelv részhalmaza • hasonló a pszeudokódhoz • a felhasználóval történő kommunikáció eszköze • egyszerű algoritmusok leírására lehet használni. Kialakítása:

50. ábra

Elemei: • • • • • •

egyszerű kijelentő mondatok pl. OLVASS a Törzsfájlból logikai, algebrai kifejezések pl. SZOROZD meg az órabért az órával Szekvencia Szelekció - AMELYBEN …(logikai kifejezés) Iteráció - MINDEN OLYAN Angol kulcsszavak (READ, WRITE, ITER WHILE, IF THEN) használata

114

Mintafeladat Nézzük meg egy raktár-utánrendelési tevékenység leírására: MINDEN OLYAN áruféleséget AMELYBEN rakt_menny<=küszöbmenny ÍRD meg a megrendelő nyomtatvány fejet az áruféleség megnevezésével KERESS OLYAN szállítót a szállítókatalógusban AMELYBEN az áruféleség megtalálható ÍRD a szállító nevét a megrendelő nyomtatványra LEGYEN megr_menny = max_menny – rakt_menny ÍRD megr_meny-et a megrendelő nyomtatványra

115

3.4 A rendszerjavaslat elkészítése A helyzetfelmérés és elemzés végrehajtása után rendelkezni kell egy olyan átfogó, de részleteiben is pontos ismeretanyaggal, egy kialakult képpel, mely alapján megfogalmazhatók konkrétan, hogy milyen felhasználói és környezeti követelményei vannak és ennek megfelelően milyen feladatai lesznek az új rendszernek. Ennek megfogalmazása a rendszerjavaslatban történik. A rendszerjavaslat valójában a meglévő rendszer hiányosságainak megszüntetéséből indul, a problémáik megoldását, a racionalizálást célozza és elsősorban a rendszerrel szemben támasztott követelményeket kívánja kielégíteni. A rendszerjavaslat tartalmazza: • • • • • • • • • • •

a konkrét rendszercélt, feladatokat, a rendszer szolgáltatásait (általában felhasználónként), az új rendszer adatmodelljét, a kódrendszert, az új rendszer folyamatmodelljét, az új rendszer működési modelljét és annak kapcsolódásait, a rendszer működtetéséhez szükséges hardver, szoftver eszközök leírását, a minőségi követelményeket, az adatvédelmi megoldásokat, a költség-haszon elemzést (tényleges és becsült kvantitatív és kvalitatív értékek alapján), a hardver és a szoftver ergonómiai szempontok érvényesülésének helyét és módját.

A rendszerjavaslat készítésével kapcsolatban már léteznek "módszertan-specifikus" megoldások, ami azt jelenti, hogy adott módszertan /pl. SSADM/ több (7) alternatív javaslat elkészítését ajánlja és előírja a javaslat tartalmára, technikájára vonatkozóan a követelményeket is. A rendszerjavaslat (általában több alternatívában elkészített) nagyon fontos dokumentuma a fejlesztésnek. Ez az utolsó alkalom, amikor a szakmailag jól, vagy kevésbé jól előkészített javaslatok alapján a döntés megtörténik a konkrét fejlesztés irányáról, a feladatokról, a fejlesztési erőforrásokról, azok költségeiről, időbeli ütemezésről. Ez az a pont, ahol a vezetés egy új rendszer fejlesztésének indításáról dönt. Bővebb anyagot az interneten találhat a következő címen: http://sp9001.softeam.hu/szif/in17kz_7/irt/sld010.html

116

Mintafeladat

Készítsük el egy oktatási intézmény számítógépes rendszerjavaslatát! Alkalmazza az előbb felsorolt rendszerjavaslat részeit! Klikk ide! Feladat Állítsunk össze rendszerjavaslatokat egy elektronikus úton követhető postai küldemények információ rendszerére! A két alternatíva összehasonlítására táblázatos és/vagy szöveges értékelést alkalmazzon!

Megoldás Klikk ide! Feladat Készítse el egy üzleti vállalkozás ügyfélnyilvántartásának rendszerjavaslatait! A döntés elősegítésének érdekében összehasonlító táblázatot is mellékeljen! Ellenőrző kérdések

117

4 Összefoglalás Ebben a fejezetben a részletes helyzetfelmérés és elemzés feladatait és módszereit, továbbá a rendszerjavaslat készítésének legfontosabb tennivalóit ismerhettük meg. Bemutattuk az adatgyűjtési módokat és áttekintettük a legfontosabb elemzési technikákat is. A fejlesztési tevékenységben ez a munkaszakasz igényel legtöbb kitartást, szorgalmat, gyakorlati szintű szakmai tudást. E munkák minősége alapozhatja meg, vagy jelentheti a kudarcot a fejlesztés további szakaszaiban. A nemzetközi és hazai szakemberek jelentős része vallja, hogy a fejlesztés első szakaszaiban a legnagyobb a kockázat. "... a mai modern rendszerfejlesztési módszertanokat az különbözeti meg lényegesen a hagyományos eljárásoktól, hogy sokkal nagyobb hangsúlyt helyeznek a fejlesztés korai szakaszaira. Ezért ezeknek a módszertanoknak az a fő célja, hogy a követelményspecifikáció és a rendszertervezés fázisában a felbukkanó hibák számát minimalizálják és ezáltal növeljék a fejlesztő csoport teljesítményét és a leszállított szoftver minőségét."5

51. ábra Forrás: Bana, [1994] 34. oldal

5

Molnár Bálint: Bevezetés a rendszerelemzésbe, 12. oldal

118

Nézzük meg a fenti ábrát, melyen az időt az egymás után következő rendszerszervezési szakaszokkal mérjük. Láthatjuk, hogy a kockázat (a nem megfelelő minőségi paraméterekkel rendelkező rendszer létrehozásának lehetősége) a fejlesztés legkorábbi szakaszaiban a legmagasabb. Ugyanakkor a költségek folyamatosan emelkednek a rendszer kivitelezésének a végéig. Mind az idézett sorok, mind pedig az ábrázolt összefüggés azt támasztja alá, hogy igen döntő a fejlesztés e szakaszában a minőségi munka, továbbá, hogy az itt végzett tevékenység meghatározza a fejlesztés egészének eredményét! Arra kell tehát törekedni, hogy minél jobb módszereket választva szerezzünk információkat arról, hogy milyen reálfolyamatok zajlanak, milyen információk keletkeznek, milyen környezetben működik a szervezet és annak irányítási szintjei hogyan épülnek egymás fölé, illetve mellé. A különböző adatgyűjtési módszerek részletes tárgyalására azért vállalkoztunk, mert fontos, hogy az információkat hogyan (milyen módszert alkalmazva) szerezhetjük meg. Bemutattuk az egyes technikák előnyeit, illetve hátrányait is. Meg kellett ismernünk néhány általánosan használt módszert, hogy mind a felmérésekhez, mind pedig az elemzéshez választani tudjunk ezekből. Az általánosan használt módszerekre akkor is szükségünk lehet, ha tanulmányaink során módunkban áll elsajátítani egy komplex rendszerfejlesztési módszertant, mely saját technikákkal rendelkezik. A következő oldalon a megismert módszerek, elvek és eszközök öszszefoglaló ábráját tekintheti meg, remélem segíti Önt a megszerzett ismeret rendszerezésére.

119

52. ábra A rendszerfejlesztési munka elemei, kapcsolatuk és csoportosításuk Forrás: Raffai Mária: Információrendszer-tervezés NOVADAT BT 1996.

120

Ellenőrző kérdések 1. Melyek a helyzetfelmérés legfontosabb feladatai?

megoldás

2. Milyen adatgyűjtési módszereket tanult?

megoldás

3. Jellemezze az adatgyűjtés módszereit, ismertesse az egyes módmegoldás szerek előnyeit, hátrányait! 4. Miért függ a kérdőíves felmérés eredményének használhatósága a megoldás mintavételtől? 5. Hogyan, milyen szempontok alapján tervezi az interjúkat?

megoldás

6. Melyek az interjú készítésének lépései?

megoldás

7. Mutassa be a csoportos interjúkészítési technikákat!

megoldás

8. Milyen célt szolgál a helyzetelemzés?

megoldás

9. Milyen módszereket használna a gyűjtött adatok elemzéséhez? megoldás /mondjon példákat!/ 10. Mit kell tartalmaznia a rendszerjavaslatnak?

megoldás

11. Jellemezze a helyzetfelmérés és elemzés rendszerfejlesztésben megoldás elfoglalt helyét és jelentőségét! 12. Csoportosítsa az ábrázolási technikákat!

megoldás

13. Mutassa be a diagramok, táblázatok és mátrixok típusait!

megoldás

14. Mire szolgálnak a döntési táblák? Mutassa be azok részeit!

megoldás

15. Mire használható a strukturált nyelv? Jellemezze annak elemeit!

megoldás

16. Mi jellemző a folyamatábrára? a) áttekinthető dokumentáció b) hibák eltárására segítséget ad c) az irányított rendszer összefüggéseit nem tudja ábrázolni

17. Miben jelent előnyt a diagramok használata? a) Leggyakrabban alkalmazzák a szervezési munkában b) Könnyebb a kommunikáció a szervezők között c) Követelmények tárolására

121

megoldás

megoldás

18. Melyik nem alapeleme a Jackson-ábrának? a) iteráció b) output c) szekvencia

megoldás

19. Hány darab szabályt kell meghatározni a döntési táblán? a) összes feltételt lefedő mennyiséget b) összes feltételt lefedő szabályok-egymást kizáró feltételek megoldás c) annyit, amennyit akarunk 20. Mi nem jellemző a strukturált nyelvre? a) az élő nyelv részhalmaza b) algoritmusok leírására lehet használni c) eleme az output d) eleme a szekvencia, szelekció, iteráció is

megoldás

e) A szervezési munka gyakorlati lebonyolítása milyen feladatokat megoldás jelent (általános életciklus)? 21. Milyen feladatai vannak az előzetes helyzetfelmérésnek?

megoldás

22. A rendszerfejlesztési életciklusban milyen döntési pontok találhamegoldás tók? Az egyes döntések mire vonatkoznak?

122

Feladat Készítse el a másodfokú egyenlet megoldó képletének folyamat-ábráját és döntési tábláját!

Feladat Az igazgatóság 2 részleget irányít: a kereskedelmi és a műszaki igazgatóságot. A kereskedelmi igazgatóság alá a bel- és a külkereskedelmi részleg tartozik. A műszaki igazgatóság alá 2 közvetlen kirendeltség tartozik a kutatás - fejlesztés és karbantartók. A kereskedelmi igazgatóság a kutatás – fejlesztést is irányíthatja, koordinálhatja. A leírás alapján egészítse ki a hiányzó részleteket a szervezeti ábrán!

Jellemezze a kapott szervezeti ábrát szövegesen is!

Feladat Készítse el a jelentkezési lap és a diákigazolvány igénylő lap adatainak bizonylat- adat mátrixát!

123

"Semmi sem lehet nehezebb, s sikere kétségesebb, sem veszélyesebb, mint megtervezni és végbevinni egy új rendszer létrehozását." (Machiavelli)

IV. fejezet A rendszertervezés A helyzetfelmérés és elemzés munkáinak befejezése után a fejlesztés folyamatában egy jelentős állomáshoz érkeztünk. A fejlesztőknek rendelkezésére áll minden olyan információ, mely az új rendszer megtervezéséhez szükséges. Erre az időpontra a vezetői testületi döntés is megszületett, eldőlt, hogy az elkészített javaslatok közül melyik megvalósítását támogatják. A javaslatok megfogalmazásánál is, de elsősorban az új rendszer tervezésénél vannak olyan általános kritériumok, melyeket figyelembe kell vennünk. Ezt azt jelenti, hogy rendelkeznünk kell olyan ismeretekkel, melyeket minden fejlesztési munkánál egyaránt hasznosíthatunk. Ezekkel a kérdésekkel foglalkozunk elsőként.

A rendszertervezési feladatok további része - összefüggésben az előzőkkel és ráépülve már megszerzett információra - a konkrét rendszertervezési tevékenységeket tartalmazza. A konkrét rendszertervezési feladatokat úgy ismertetjük, hogy ezeket a lépéseket nem kötjük tervezési módszertanhoz.

1 Általános ismeretek a rendszertervezési feladatok

elvégzéséhez A rendszertervezési munka specifikus lépéseinek elvégzése csak akkor lehetséges, ha rendelkezünk azzal az általános, megfelelő mélységű szakmai tudással és készséggel, amely a további feladatok megoldásához szükséges.

124

Ezek a kompetenciák nemcsak e tárgy keretén belül sajátítandók el, a hasznosításukra azonban itt is szükség van, ezért fontosnak tartjuk itt csoportosítani és áttekinteni őket az alábbiak szerint: • • • • • •

a feldolgozás típusának meghatározása, adatok körének, az adatok kezelésének meghatározása, kódrendszer tervezése, input-tervezés, output-tervezés, hardver, szoftver kiválasztás.

1.1 A feldolgozás típusának meghatározása A számítógépes feldolgozás típusának megválasztása az egyik legfontosabb döntés a fejlesztés e szakaszában. Több szempont figyelembe vétele szükséges ahhoz, hogy helyes döntést hozhassunk. Nézzük meg milyen feldolgozási típusokat különböztetünk meg, milyen jellemzői vannak az egyes típusoknak. A feldolgozásokat két nagy csoportra tagoljuk, melynek megfelelően megkülönböztetünk • direkt (on-line) és, • kötegelt (batch) feldolgozást. A direkt feldolgozás jellemzője, hogy a számítógép a feldolgozandó feladatokat akkor és olyan lépésekben végzi, ahogyan az események bekövetkeznek. További ismérve, hogy a számítógép és a felhasználó között információcsere zajlik, a feldolgozás és az eredmények közlése az adatok bevitele után rövid időn belül megtörténhet. A direkt feldolgozás alternatívájaként beszélhetünk a kötegelt feldolgozásról, melynek a legfontosabb jellemzője éppen az, hogy az adatok rögzítése és az adatok feldolgozása külön feladat. Így az aktuálisan felvitt adatok még nem állnak azonnal rendelkezésünkre, nem jelennek meg a lekérdezett információk között. A feldolgozási típusok történetét figyelembe véve először a kötegelt eljárás alakult ki, az on-line feldolgozás lényegesen újabbnak és korszerűbbnek tűnik. Ez azonban koránt sem ilyen egyszerű. Figyelembe kell venni mindkét típus előnyeit és hátrányait a döntés meghozatalához, továbbá azt, hogy valójában nem szükségszerű, hogy egy számítógépes rendszer minden feldolgozását ugyanolyan típusúra tervezzünk.

125

Milyen ismérvek alapján döntsünk? Mikor melyik feldolgozási típust érdemes választani? Előnyök - hátrányok Kötegelt (BATCH) üzemmód Amikor a feldolgozás időigényes Amikor a feldolgozási igény viszonylag ritkán jelentkezik (pl. havi, féléves, éves periódusokban) Amikor az egyszerre feldolgozandó adatok jelentős volument képviselnek Amikor a rendelkezésre álló feldolgozási kapacitás szűk keresztmetszetet jelent

Direkt (ON - LINE) üzemmódok Amikor a rendszerrel szemben lényeges követelmény a folyamatos adatbevitel, adatkarbantartás. Amikor az egyedi feldolgozási, lekérdezési igények rövid időn belüli kiszolgálása a cél Amikor az erőforrás kevésbé hatékony kihasználása megengedett egy fontosabb szempont alapján (pl. azonnali ügyfél kiszolgálás) Amikor a költségesebb üzemeltetés megengedett egy más szempont figyelembe vétele miatt (azonnali, pontos információk biztosítása, az információk több helyről történő elérése)

Amikor az ellenőrzés fokozott követelmény 53. ábra

Ahogy látjuk, az egyes feldolgozási típusokat nem lehet egyértelműen előnyösnek/hátrányosnak mondani. Mindig a feldolgozás összes tényleges felhasználói követelményének megfelelően kell dönteni. Tudnunk kell, hogy a gazdasági szervezeteknél bevezetett számítógépes rendszereknek az a jellemzője, hogy mindkét feldolgozási típust alkalmazzák. Ezt elsősorban az indokolja, hogy az adatfeldolgozásra, különböző típusú lekérdezésekre létrehozott és üzemeltetett rendszerek célja és feladata is igen eltérő vonásokat hordoz. Gondoljuk végig: pl. egy pénzügyi rendszer fontos feladata, hogy a számlázó a számla adatait bebillentyűzve, azonnal tudjon SZÁMLÁT nyomtatni, bármikor tudjon egy VEVŐ/SZÁLLÍTÓ folyószámla adatot lekérdezni. Ezek tipikusan direkt feldolgozási módot követelnek. Ugyanakkor egy havi ÁFA - elszámolás és lista elkészítése már a feldolgozási időt és egyéb tényezőket is figyelembe véve sokkal inkább kötegelt feldolgozást igénylő feladat.

126

1.2 Adatok körének meghatározása, az adatok kezelésének rendszere Az adatok körének meghatározása jóval korábban elkezdődik, de ebben a szakaszban még változik a tartalom, illetve itt válik véglegessé. A címben szereplő két témát válasszuk ketté, ennek megfelelően először az adatkör meghatározásáról, majd az adatok kezeléséről beszéljünk.

1.2.1 Az adatok körének meghatározása, a "jó" adattal kapcsolatos követelmények Az adatok körének meghatározásánál a legfontosabb a felhasználói igények figyelembe vétele. Nagyon fontos, hogy a felhasználói adatkört jól válasszuk meg és talán még ennél is lényegesebb dolog meghatározni azt, amit az adatok leírnak. Jó adat nélkül nincs használható eredmény, azaz információ. Szolgáljon jelmondatként az angol mondás, mely így szól: " Garbage in - garbage out " vagyis, ha szemét az input, akkor szemét lesz az output is. Ha az információs rendszer szolgáltatásaként megfelelő információt szeretnénk kapni, akkor az adatok szervezésével kapcsolatban a következő követelmények betartása elengedhetetlen: Megbízhatóság: a feldolgozásra kerülő adatoknak megbízhatóknak kell lenni! Az adatokat egyértelműen, pontosan kell leírni. Az adatok leírásához különböző módszereket használhatunk, leggyakrabban az egyedkapcsolati diagramot használjuk, melyet szöveges technika egészít ki. Igazolhatóság: az adatok, információk forrásai ellenőrizhetők legyenek. Teljesség: minden olyan adatnak meg kell lennie, mely a felhasználók teljes körét kielégíti információval. Időbeliség: az adatok aktualizálásának követelménye. Valós idejű információk és adatok álljanak rendelkezésre. Biztonság: az adatok, információk védelmének biztosítása. Függetlenség: az adatok a feldolgozástól függetlenül legyenek tárolva. Mivel ugyanazon adatokat több felhasználó és több program is használhatja, az adatokat és programokat, amennyire lehetséges, függetleníteni kell egymástól.

127

Ez utóbbi követelmény már szoros kapcsolatban van az adatok tárolási és kezelési rendszerének kialakításával.

1.2.2 Az adatok kezelésének módjai A korszerű információs rendszer a legjobb hardver és szoftver eszközökkel sem működhet hatékonyan, ha az adatok szervezése nem megfelelő. Az adatok szervezésénél pedig figyelembe kell vennünk a hardver és szoftver lehetőségeket. Ez az összefüggés tehát rámutat, hogy mennyire lényeges mind az eszközök, mind az adatszervezési módszerek ismerete. . Alapvetően kétféle adatszervezési mód létezik: • a fájl-kezelő rendszerre és az • adatbázis-kezelő rendszerre alapozott. Vizsgáljuk meg a két rendszer különbségét! Mielőtt azonban ezt az összehasonlítást megtennénk, tegyünk egy kis kitérőt! Ismételjük át az adatok hierarchiájának kialakításáról tanultakat! Az adathierarchia ábrája

54. ábra

A hierarchia legalsó szintjén a bit áll, a legkisebb egysége az adatnak, amely mint tanultuk két értéket vehet fel (0 vagy 1). A manuális rendszerben ez a szint még hiányzik, ez csak a számítógépes rendszereknél fontos. A bitek alkotják a bájtot és ezek alkotják a következő hierarchikus szintet. Egy bájt a manuális rendszerben egy karaktert reprezentál.

128

A mező összetartozó karakterek egy csoportját jelenti, amely lehet egy szó, több összetartozó szó illetve szám, (például a hallgatók "Iratkozási lap"-ján a hallgató neve, lakcíme). A logikailag egymáshoz tartozó mezők csoportját, tehát pl. egy hallgatói "Iratkozási lap" összes adatát rekordnak nevezzük. Minden hallgató "Iratkozási lap"-on lévő adatát együtt (összetartozó rekordok halmaza) adattáblának vagy fájlnak nevezzük. Ha feltétezzük, hogy a többi adattábla (fájl) tartalmazza a hallgatók egyéb adathalmazát (például vizsgaeredmények, befizetések), akkor a hallgatói nyilvántartás minden adattáblája együttesen jelenti az adatbázist. A hierarchia legfelső foka sokáig az adatbázis volt, néhány éve azonban megjelentek az adatraktárak, más néven adattárházak (data warehous), melyek helyet követeltek maguknak. Az adattárházak valójában az adatbázisokból különböző eljárásokkal (elsősorban aggregációval) előállított többdimenziós adathalmazok, melyek szerkezete a lekérdezési, felhasználói cél szerint kialakított. (Az adatszerkezeteknél részletesebben írunk az adattárházakról) Az alapfogalmak ismétlése után nézzük meg a kétféle adatkezelési rendszer jellemzőit!

Fájl-kezelő rendszer A fájl-kezelő rendszerben a felhasználók az általuk használt programok fájljaiban tárolják az adatokat. Az adathierarchia legmagasabb szintje a fájl. Egy gazdasági rendszerben több tíz, száz fájl keletkezhet, amelyek csak a saját programjaikkal kezelhetők. Az adatok egy része több fájlban is megtalálható egyszerre (ez elsősorban a törzsadat jellegű adatokra jellemző), másrészt több felhasználónak is szüksége lehet ugyanarra az adatra. A hagyományos fájl-kezelő rendszerek hátrányai: Programfüggőség, ami azt jelenti, hogy minden fájl csak adott programhoz tartozhat, csak azzal kezelhető. Redundancia, mely egy adat több helyen való tárolását jelenti. A redundancia többféle problémát jelent, melyek közül a legfontosabb: nagyobb lesz a tárlóhely-igény. Inkonzisztencia, melyet a különböző fájlokban tárolt azonos adatok eltérő időben történő módosítása, aktualizálása okoz. Más-más értékeket vehet fel egy adat különböző időpontokban, attól függően, hogy mely fájl tartalmazza.

129

Adatbázis-kezelő rendszer A hagyományos fájlkezelő rendszernél említett hátrányok kiküszöbölésére dolgozták ki az adatbázis-kezelő rendszer (DataBase Management System) koncepcióját. Az adatok hierarchiájának legmagasabb szintje az adatbázis, mely jelenti a logikailag összetartozó fájlok (adattáblák) csoportját. Az adatbázis független azoktól a programoktól, melyek a benne tárolt adatokat használják. A teljes függetlenség abból adódik, hogy a programok nem közvetlenül, hanem az adatbázis-kezelő rendszeren keresztül jutnak hozzá az adatokhoz. Az adatbázis-kezelő rendszereket kétféle módon csoportosíthatjuk. Az egyik csoportosítás szerint megkülönböztetünk: • tény-adatbázis kezelőket és • dokumentum típus (szöveges információ-visszakereső) rendszereket.6 A gyakorlatban adatbázisnak általában a tény-adatbázisokat szokták tekinteni. A (tény) adatbázis-kezelő rendszereknek biztosítani kell: • • • • • • •

különféle felhasználói igények hatékony kielégítését, adatfüggetlenséget, adatok közötti komplex kapcsolatok ábrázolását, redundancia mentességet illetve annak ellenőrzését, egyszerű használatot, az adatok védelmét, az adatok integritását, hogy a hozzáférésre jogosultak se ronthassák el lehetőleg az adatbázist, • a helyreállíthatóságot, hogy bármilyen hiba esetén az eredeti állapotot vissza lehessen állítani, • több felhasználós adatbázisoknál az egyidejű hozzáférés lehetőségét, illetve annak ellenőrzését, • osztott adatbázisoknál lehetővé kell tenni az adatok szétosztását és megtalálását a különböző helyekről, az egyidejű hozzáférés és adatforgalom optimalizációját.

6

A szöveges információ-visszakereső rendszerek az adatbázisok speciális kategóriáját alkotják. Ezzel a témával e könyvben nincs lehetőségünk foglalkozni.

130

Egy másik csoportosítás szerint az adatkezelők lehetnek: • • • • •

hierarchikus, hálós, relációs objektumorientált és multidimenzionális típusúak (szerkezetűek)

A hierarchikus adatbázis struktúra jellemzői Az első adatbázis-kezelő rendszerek a hierarchikus modellen alapultak. Ennek az volt a magyarázata, hogy az élet sok területén első közelítésben elég jól lehet ábrázolni az adatokat egyszerű hierarchiával. Olyan helyzetekben, amikor az alá - és fölérendeltségi viszonyok egyértelműek, a hierarchikus modell jól és gépileg hatékonyan megvalósítható módon írja le a valóságot. A gyakorlatban a legelterjedtebb hierarchikus rendszer az IBM által kifejlesztett Information Management System (IMS) 1968-ban jelent meg a piacon. Azóta bővítették, módosították és még ma is alkalmazzák. A jellemzője, hogy a rekordok kisebb részekre, úgynevezett szegmensekre vannak felosztva, amelyek több szinten kapcsolódnak egymáshoz. A felsőbb szinten lévő szegmenshez (szülő), alsóbb szinten elhelyezkedő szegmens (gyermek) kapcsolódik. A legfelső szintet gyökérnek (root) nevezzük. A szabály, hogy egy szülőhöz több gyermek is kapcsolódhat, ugyanakkor egy gyermeknek csak egy szülője lehet. Sokan tartják ezt a megoldást korszerűtlennek, valójában lényegesen hatékonyabb gépi megvalósítást tesz lehetővé, mint a korszerű relációs adatbázisok, ha a feldolgozás sorrendje megegyezik a hierarchiával. Az alábbiakban egy hierarchikus modell példáját láthatják:

55. ábra

131

Hálós adatbázis struktúra A hálószerkezet az adatstruktúrában olyan általánosított hierarchikus kapcsolatot jelent, ahol az elemek között bármilyen kapcsolat fennállhat. A hálós hierarchiában lehetnek olyan szintek, ahol a kapcsolat nemcsak lefelé, hanem fölfelé is többértékű lehet, azaz a hierarchikus modell terminológiáját használva egy elemnek több közvetlen szülője is lehet. A hálós adatbázis-struktúra az alábbi példán tekinthető át.

56. ábra

Valójában mind a hierarchikus, mind pedig a hálós adatbázisstruktúrának számos előnye van, melyek közül a legjelentősebb az, hogy a nagyméretű adatbázisokban gyors hozzáférést biztosít. A legnagyobb hátrányuk viszont az, hogy rugalmatlanok. Bármilyen struktúra változtatás sok munkát és időt, ennek megfelelően tetemes költséget jelent. A másik jelentős hátrány, hogy nem támogatja az ad-hoc lekérdezéseket. Relációs adatbázis struktúra A relációs modellben az adatokat táblázatokban ábrázoljuk és a közöttük lévő különböző kapcsolatokat relációs műveletek segítségével hozzuk létre. A táblázatok az adatok szerkezetének meghatározását, az adatok leírását teszik lehetővé a modell keretében, míg az adatkezelést a relációs műveletekkel valósítjuk meg. Ezen a két alapvető feladaton kívül a relációs modell lehetőséget nyújt az adatok integritásának biztosítására, valamint a modell alkalmazásának hatékonyságát növelő szerkezetek kialakítására. A relációs adatbázis struktúra a legelterjedtebb struktúra az adatbáziskezelő rendszerek közül. 132

A relációs struktúra előnyei: • • • •

nagy rugalmasság, az ad-hoc lekérdezések támogatása, az adatbázis tervezése, módosítása, karbantartása nagyon egyszerű. a táblázatos ábrázolásmód következtében az áltagos felhasználói szemlélethez ez áll a legközelebb, • matematikai szempontból - elsősorban Codd 7 alapvető munkái következtében - ezt a modellt dolgozták ki legrészletesebben, • ebben a modellben valósítható meg legjobban, legegyszerűbben és legnagyobb mértékben a fizikai és logikai adatfüggetlenség. A személyi számítógépekre adaptált adatbázis-kezelő rendszerek csaknem kivétel nélkül a relációs modellen alapulnak, és az utóbbi évtizedben a közép és nagygépekre elkészített rendszerek zöme is relációs. Az interneten számos anyag megtalálható a témával kapcsolatosan: www.brody-ajka.sulinet.hu/_no/sl/al/abk/acc/modellek.htm www.kernel.hu/pub/mkk/adatmod/ppframe.htm http://lazarus.elte.hu/~hzsolt/oracle/konyv/ora2_tart.html Ahhoz, hogy ezek a táblázatok valóban relációs adatmodellt alkossanak, az egyes táblázatokban a következő feltételeknek kell teljesülnie: • minden relációnak neve van, mely egyértelműen azonosítja az adatmodellben, • adott reláció minden sorában azonos számú oszlop van. Az oszlopok számát nevezzük a reláció fokának, • minden oszlopnak az adott reláción belül egyértelmű neve van, amellyel azonosítható • minden oszlop csak meghatározott értékeket vehet fel és azonos típusú elemi adatot tartalmazhat, • bármely sorban bármelyik oszlop csak egyetlen értéket vehet fel a megengedett értékek közül, • az oszlopok sorrendje nem befolyásolja az adatmodellt, • mivel a reláció, a táblázat egyed előfordulásai az egyes sorok, a táblázatnak nem lehet két teljesen azonos sora, azaz két olyan bejegyzése, melyben minden oszlopérték megegyezik, • a sorok számát nevezzük a reláció kiterjedésének.

7

Codd matematikus, a relációs adatbázis-kezelés elméletének megteremtője

133

A relációs modell hátrányai: •

•

• •

•

•

Az egyetlen modellezési alapelem nem teszi lehetővé az egyedhalmazok és a kapcsolatok egyértelmű szétválasztását. Mint láttuk, a táblázat vagy egy egyedhalmazt, vagy egy egyedhalmazt és kapcsolatait, vagy két egyedhalmaz kapcsolatát írja le. A relációs modellben az egyedek azonosítása és a kapcsolatleírás egyaránt értékalapú, ezért az integritási kényszerek állandó ellenőrzése, és a szükséges műveletek elvégzése plusz feladatot jelent az adatbázis-kezelők számára. A különböző táblázatokból az összetartozó adatok lekérdezése a táblázatok összekapcsolását igényli, ami tárolásigényes és lassú. A tulajdonságok elemi adattípusának megkövetelése miatt az öszszetett adatstruktúrákat elemekre kell bontani, és több önálló táblázatban kell tárolni. A táblázatok összekapcsolása a már említett hátránnyal jár. A modell az adatokon végzett műveletek leírását a koncepcionális modell szintjén egyáltalán nem teszi lehetővé. Az adatmodell külső szintjén az állandó jellegű lekérdezési műveletek definiálhatók, a felújítási jellegű műveletek azonban nem. Az adatbázist kezelő felhasználói programok készítése az SQL-en kívül egy másik programnyelvet is igényel. Mivel az SQL deklaratív nyelv, így nem tartalmaz vezérlőszerkezeteket, azaz szekvenciát, elágazást, ciklust, valamint a perifériákat kezelő utasításokat stb.

A relációs modell vázolt hátrányait az objektum-orientált adatmodell tudta legteljesebben kiküszöbölni. Az Objektum-orientált koncepció Az objektum-orientált (OO) koncepció az objektum-orientált programozásból (OOP) ered, melyet a hagyományos programozási módszerek alternatívájaként fejlesztettek ki. A hagyományos programozási nyelvekben az adatok és a rajtuk végrehajtott műveletek elkülönültek egymástól. Ezzel szemben az objektum-orientált környezetben az alapvető strukturális elem, az objektum az adatok mellett az adatokon végrehajtott műveleteket is tartalmazza. Az objektum a valós világ egy egyedét reprezentálja, attribútumokból és módszerekből áll, egyértelműen azonosítható, rendelkezik a bezárás, elrejtés, üzenetküldés, öröklés és a polimorfizmus tulajdonságokkal. Az azonos felépítésű objektumok egy osztályba tartoznak. Az objektum tehát osztályának egy példánya, ezért szokásos az objektumpéldány elnevezés is. Az osztály fogalom alatt az objektumok közös szerkezetének definícióját értjük, ami megfelel az egyedhalmaz absztrakt fogalmának.

134

Az attribútumok az egyedeket jellemző tulajdonságok. Minden attribútumnak van egy egyedi neve és egy adattípusa. Az adattípusok a hagyományos elemi és a strukturált adattípusok egyaránt lehetnek. Minden műveletet, amit egy objektumon végre kell hajtani, egy metódus képvisel. A metódusok megváltoztathatják, illetve lekérdezhetik az objektum attribútumainak értékét. A metódusok lényegében megegyeznek a hagyományos programozási nyelvek eljárásaival. Minden metódus egy azonosító névből és egy törzsből áll. A törzs valamilyen programnyelven megírt, a számítógépnek szóló utasítások sorozata. Az objektumok szerkezetüket tekintve zártak, ez a belső szerkezet rejtett a külvilág elől. Az attribútumok és a metódusok törzsét alkotó utasítások közvetlenül nem érhetők el egyetlen másik objektumból sem. Egy objektum egy másik objektum metódusait üzenetküldéssel aktivizálhatja. Egy objektum abból a célból küldhet üzenetet egy másik objektumnak, hogy megváltoztassa vagy lekérdezze annak állapotát. Az üzenetküldés nem más, mint a fogadó objektum számára a metódus nevének és a szükséges paramétereknek az előírása. Az osztályok, az egyed-kapcsolat modell egyedhalmaz hierarchiájához hasonló osztály-hierarchiába rendezhetők. Egy objektum több osztályból is származhat. A hierarchia kialakításának folyamatát az objektum-orientált koncepcióban általánosításnak nevezzük. Az osztályhierarchia felső szintjein lévő osztályok, melyekből más osztályok származnak, a fölérendelt osztályok, az alsóbb szinteken lévő osztályok pedig az alosztályok. Egy osztály-hierarchián belül lehetséges az öröklés. Ez azt jelenti, hogy az alosztály örökli a fölérendelt osztályoktól az attribútumokat és a metódusokat. Az adatok és metódusok öröklődése az osztályhierarchiában fentről lefelé történik. Az öröklés lehet egyszeres vagy többszörös. Egyszeres öröklésről akkor beszélünk, ha egy osztálynak csak egy közvetlen fölérendelt, szülő osztálya van. A jelenlegi objektumorientált rendszerek legtöbbje az egyszeres öröklést támogatja. A többszörös öröklés esetén egy osztálynak több közvetlen fölérendelt osztálya is van. Néhány objektumorientált rendszer megengedi a felhasználó által definiált öröklési szabályok használatát is. Az alosztályok definiálásakor kell megadni a szülő osztályokat, és ekkor kell rendelkezni az öröklésről is. Az objektum-orientált terminológiában a polimorfizmus azt jelenti, hogy az osztályhierarchia különböző szintjeinek osztályaiban definiált metódusok esetén megengedett ugyanazon metódusnév használata, de a metódus törzsek különbözők lehetnek. A fölérendelt osztályok metódusait az alosztályok szintjén újradefiniálhatjuk, természetesen más-más alosztályban különböző módon.

135

Az osztályok és objektumpéldányok grafikusan is ábrázolhatók. A grafikus ábrázolás előnye, hogy eltekinthetünk a programnyelvek szintaktikai szabályainak ismeretétől, hiszen az osztályokat és az objektumpéldányokat egy-egy téglalap képviseli. Osztály esetén, a téglalapot három részre osztjuk, a felső részben az osztály megnevezését, a középsőben az attribútumokat, az alsóban pedig a paraméterlistáikkal együtt a metódusokat tüntetjük fel. Az osztályoknál az öröklést egy nyíllal jelöljük, a nyíl az alosztályból indul, és a fölérendelt osztályra mutat. Az objektumpéldányoknál a téglalapot két részre bontjuk, a felső részben az objektumazonosító értéke, az alsó részben az attribútumok és aktuális értékeik jelennek meg, melyek együttesen képviselik az objektum állapotát. Objektum-orientált adatmodell Az objektum-orientált adatmodell még nem olyan kiforrott, mint az egyed- kapcsolat, illetve a relációs modell. 1991-ben alakult meg az Object Database Management Group (ODMG), melynek célja az objektum-orientált adatbázis-kezelőkre vonatkozó szabvány kidolgozása. A munkába bekapcsolódtak a főbb OODBMS (ObjectOriented Database Management System) gyártók is. Az együttes munka eredményeképpen 1995-ben megszületett az ODMG-93 szabvány. 1997-ben publikálták a továbbfejlesztett ODMG 2.0 szabványt. A szabvány, ajánlást tartalmaz az objektummodellre, az objektumdefiníciós nyelvre (Object Definition Langauge - ODL) és az objektumlekérdező nyelvre (Object Query Langauge - OQL). Az objektumorientált adatbázis-kezelő rendszerek objektumokat kezelő nyelve (OML - Object Manipulation Langauge) a C++, a Smalltalk, a Java objektumorientált programozási nyelvek egyike. A szabványban alkalmazott modellezési alapelemeket a gyakorlatban ezen nyelvek típusrendszerének feleltetik meg. Az elmúlt években jó néhány OODBMS került kereskedelmi forgalomba világszerte és Magyarországon egyaránt. Jelentős az objektum-orientált adatmodellen alapuló, a gyakorlatban megvalósított adatbázisok száma is. Magyarországon is találunk már néhányat. A modell, a programozási nyelvekhez hasonlóan egy típusrendszerrel segíti az egyedek és kapcsolataik leírását. A típusrendszer két alapvető típussal - két modellezési alapelemmel - rendelkezik, melyek az objektum típus és a literál típus. Az objektum típusú elemek mindig rendelkeznek egy egyértelmű azonosítóval, a literál típusúak viszont nem. A literál típusok felelnek meg a programozási nyelvek elemi és összetett adattípusainak, az objektum típusok pedig az objektum-orientáltság objektum fogalmának. Mint látni fogjuk, a literál típusokkal az attribútumokat, az objektum típusokkal pedig az osztályokat és kapcsolataikat definiáljuk.

136

Multidimenzionális adatszerkezet A döntés támogatás eléggé eltérő követelményeket támaszt az adatbázis technológiával szemben, összehasonlítva a hagyományos on-line tranzakció feldolgozó alkalmazásokkal. A multidimenzionális adatszerkezet egy olyan kocka alakú, többdimenziós adathalmazként képzelhető el (lásd az alábbi ábrán), melyben a táblák tartalma és kapcsolata a gyors lekérdezés lehetőségét célzó.

57. ábra

Az adattárház és az OLAP (on-line analytical processing) a döntés támogatás alapvető elemei, amelyek mindinkább az adatbázis ipar fókuszába kerültek. Manapság több kereskedelmi termék és szolgáltatás is elérhető, és az összes vezető adatbázis management rendszer gyártónak van kínálata ezen a területen. Adatbányászat Az információrobbanás korát éljük. A legtöbb nemzetközi cég néhány nap alatt több információt állít elő, mint amennyit sok ember egész életében képes elolvasni. Az intraneteken kívül óriási mennyiségű információ van felhalmozva az Interneten is. Ezen információk közül sok strukturált formában található (különböző adatbázisok), de a legnagyobb rész (becslések szerint több mint 80%) strukturálatlan adat, leginkább szöveges állomány. Az információ fontos termelési tényezővé lépett elő. Az irányításban a jó döntésekhez minél átfogóbb, relevánsabb információk szükségesek. Új technikák jöttek létre, amelyek segítségével fontos, új ismeretekhez juthatunk meglévő adatbázisok adataiból. Ilyen új technikák az adatbányászat (data mining), illetve adatbázisok tudásfeltárása (KDD: Knowledge Discovery in Databases). A két kifejezés különböző, de átfedéseket is tartalmazó technikákat jelöl. Sokszor egymás szinonimájaként használják, bár a KDD fogalma bővebb.

137

Az adatbányászat módszertanának lényeges összetevői évtizedek óta fejlesztés alatt állnak számos kapcsolódó terület kutatásainál, mint pl. statisztika, mesterséges intelligencia, szakértői rendszerek, az ún. “machine learning” technikák. Az adatbányászat elterjedésében a hatalmas teljesítményű számítógépek köznapivá válásán túl szerepet játszott az alapjait adó matematikai és logikai módszerek nagymértékű fejlődése, valamint azon szoftverek megjelenése, amely az adatbányászat folyamatát automatizálták, s ezáltal az széles körben elterjedtté válhatott.

A KDD folyamata • Az adatok kiválogatása Ahhoz, hogy jó döntéseket lehessen hozni a vállalat számára, ismerni kell a múltat, s meg kell határozni a jelentős trendeket. Az ehhez szükséges információk különböző adatbázisokban lelhetők fel, amelyekben a napi tranzakciók eredménye van tárolva. Ezekből az úgynevezett operációs adatbázisokból építünk fel egy új, az előzőektől elkülönített adatbázist. • Az adatok tisztítása Az egyesített adatbázist át kell vizsgálni, hiszen számos hibás adatot tartalmazhat, amely a későbbi eredményt torzíthatja. Az adattisztítás folyamán sor kerül a duplikált tételek kizárására, az ellentmondásos adatok, a még nem befejezett tranzakciók által módosított ún. “piszkos adatok” kiszűrésére. • Az adatok bővítése A meglévő egyedtípusok tulajdonság adatait – amennyiben rendelkezésre állnak vagy beszerezhetők – bővíthetjük további tulajdonságokkal, amivel újabb következtetések tehetők, s a döntésekhez további információk nyerhetők. • Az adatok kódolása Az előző lépésben extra információkkal gazdagítottuk meglévő rekordjainkat. Előfordulhatnak azonban számos rekordnál hiányzó adatok. Ilyenkor dönteni kell: elegendő információt tartalmaz-e a rekord vagy törölni kell? Eddig a pontig az előzőekben felsorolt lépések SQL utasításokkal végrehajthatók. Lehetséges azonban, hogy a rekordokban tárolt információk túl részletesek ahhoz, hogy minta-felismerési algoritmust használjunk. Ilyenkor a túlontúl részletes információt kódolni kell. Például a teljes születési dátum helyett elegendő egy vásárló korát 10 éves intervallumokban meghatározni, vagy lakcím helyett elegendő a régió kódját megadni. Az előző négy lépés eredményeként létrejött adatbázist adattárháznak nevezzük. Az adattárházak hatalmas méretűek és régebbi adatokat tartalmaznak Adatbányászat Az adatbányászat nem annyira egy technikát jelöl, mint inkább egy eszmét, miszerint több információt tartalmaznak az adatok, mint ahogy az az első ránézésre látszik. 138

Bármely technika, amely egy adatbázis adataiból további hasznos információt hoz elő, hasznos lehet. Ezen technikák az alábbi területekről származnak: • • • •

Adatbázisok lekérdező eszközei Statisztikai módszerek Adatok megjelenítése, vizualizáció Kimutatások, grafikonok készítése

A globalizáció, integráció korában számos helyi adatbázist építenek adattárházzá. Természetesen az adattárház felépítése, s benne az adatbányászat nem öncélú művelet: Az adatbányászat eredményét össze kell kapcsolni a különböző döntéstámogató rendszerekkel ahhoz, hogy a kapott információ valóban a jó, hatásos döntések meghozatalát segítse elő. Adattárház (data warehouse) Az adattárház egy "téma orientált, integrált, történeti, nem változó adat gyűjtemény, amelyet elsősorban a szervezési döntéshozásban használnak." Jellemzők: • Az adatok időtől való függése. Az információ és a létrehozás időpontja között kapcsolat van. • Állandóság. Az adatokat az adattárházban soha nem írják felül, csak lekérdezik. Az adatok módosítása az operációs adatbázisokban történik. • Az adattárházak tárgyorientáltak. Az operációs adatbázisokból csak a témának megfelelő adat kerül be az adattárházba. • Az operációs adatbázisokban különböző neveken, különböző típusokkal használhatjuk ugyanazt az egyedet. Az adattárházakban a nevek, típusok egységesednek Napjainkra a nagyvállalatok hatalmas adatmennyiséget kezelnek és generálnak ügyfeleikről, a nekik nyújtott szolgáltatásról és az üzletmenetről általában. Az adat azonban még nem információ és a felhalmozott adatok mennyisége sokszor inkább akadálya, mint elősegítője a tisztánlátásnak. Világossá vált, hogy a folyamatosan duzzadó adathalmazok elemzése és a belőlük levonható következtetések stratégiai fegyverként szolgálhatnak a globalizálódó piacon egyre keményebb versenyben álló vállalatok számára. Éppen ezért ezek az elemző eszközök és technológiák a vállalati struktúrában a stratégiai szempontokat megtestesítő menedzsment és azon belül is különösen a pénzügy, kontrolling, marketing és ügyfélszolgálat területei számára készülnek.

139

Az erős versenyhelyzettel, és gyors változásokkal jellemezhető üzleti környezetben az azonnali vállalatirányítási döntésekhez elengedhetetlen a szükséges tények, és megbízható adatok elérhetőségének biztosítása. A döntések megfelelő előkészítésében a legnagyobb kihívás legtöbbször az információk összegyűjtése a szervezet különböző informatikai rendszereiből, illetve az összegyűjtött adatok azonos formában történő prezentálása, adott esetben az egyes részadatok újrafeldolgozási lehetőségének biztosítása. Az elemzésekhez persze adat kell, és az elemzői munka sajátos igényei és szempontjai, valamint a hardver- és szoftver-technológia fejlődése nyújtotta új lehetőségek végre megteremtették a kifejezetten elemzési, lekérdezési céllal létrehozott, nagyméretű elkülönített adatbázist, a Data Warehouse-t. A "data warehouse" egy elkülönített környezetben, dedikált adatbázisra épül, mely adatbázis különböző forrásokból kaphat adatokat, hogy a széleskörű lekérdezéseket és a részletekbe menő elemzéseket egyaránt támogathassa.

58. ábra

Az adattárház technológia a döntéstámogató eszközök generációjának legújabb és leghatékonyabb eszköze. Világméretű elterjedése annak köszönhető, hogy segítségével megalapozott és gyors döntések hozhatók. A felhasználók elemezni tudják a különböző események hatását és a tevékenységükkel kapcsolatos trendeket. Ennek eredményeként a felhasználók idejüket hasznosan, az adatok megkeresése, öszszegyűjtése, rendezése helyett a fontos információk analizálásával, elemzésével és a szükséges intézkedések megtételével tölthetik.

140

Az adattárház alkalmazásának előnyei Üzleti döntések • • • • • • • • •

Adatelérés

Fejlett döntési folyamat Megalapozott stratégiai tervezés A döntések minőségi javítása A jó döntések száma növelhető Fejlettebb kiértékelési lehetőségek A trendek kimutathatósága Fejlett költséganalízis Fejlett készletkezelés Az üzleti folyamatok átláthatók

• • • • • • • •

Költségek • • • • •

Fejlett adatrendelkezésre állás Jobb adatminőség Fejlett adatintegritás Jobb időbeni áttekintés Könnyebb adatelérés Adatbányászati lehetőség Eddig el nem ért adatok láthatóvá tétele A felhasználó részére több adat biztosítható

Termelékenység

Kevesebb munkaerő A veszteségforrások láthatóvá tétele Az erőforrások kihasználása javul Alacsonyabb raktárkészlet A készlet forgási sebessége nő

• • • •

Programozás nélküli adatelérés Egyszerűbb adatelemzés A manuális adatkezelési munka csökkenése A meglévő rendszer hiányosságainak kiküszöbölése

59. ábra

A legtöbb "data warehouse" megoldás hosszadalmas és aprólékos bevezetési folyamatot követel meg, és integrációja is komoly nehézségek elé állítja a szakembereket. Az egyik legnagyobb probléma a "data warehouse" hozzáillesztése a felhasználó szervezet üzleti folyamataihoz. Ezen kívül a legtöbb rendszer egyszerűen csak információt szolgáltat, és nem biztosítja azokat az eszközöket, melyek szükségesek a megszerzett ismereteken alapuló konkrét lépések megtételéhez.

141

Osztott adatbázisok A telekommunikáció fejlődése lehetővé tette, hogy a létrehozott adatbázist több, fizikailag egymástól távol lévő helyen tároljuk és az adatkezelés, adatfeldolgozás is elosztott legyen. Az osztott adatbázis-kezelő rendszer8 képes arra, hogy a felhasználó egy logikailag egységes adatbázist használhasson, mely egyébként fizikailag különálló egységekből épül fel. Az osztott adatbázisoknak különféle megvalósításai léteznek, ilyenek: • a központi adatbázis egy részét távoli felhasználónál tároljuk (particionált adatbázis), • a teljes adatbázist távoli felhasználónál tároljuk (duplikált adatbázis), • nem létezik központi adatbázis, csak központi index, az összes rekord csak a távoli felhasználóknál van tárolva. A lekérdezés alkalmával a központi index adja meg a keresett rekord helyét. Ezeket a rekordokat a felhasználó az osztott adatbázis-kezelő rendszer segítségével kapja meg. Az osztott adatbázis-kezelés az utóbbi években igen gyorsan terjed, s ez is egy lehetséges megoldás. Csupán rövid betekintést kívántunk adni erről a jövő szakembereinek.

8

Distributed DataBase Management System (DDBMS)

142

1.3 Kódolás, kódrendszerek A számítógépes rendszerek működésének igen fontos részét képezik a kódszámok. Szerepet játszanak abban, hogy a feldolgozáshoz az adatok csoportosíthatók, rendezhetők, visszakereshetők legyenek. Az egységes azonosítási rendszer kialakítása elengedhetetlen tehát az adatfeldolgozáshoz.

1.3.1 A kódolással, a kódrendszerek kialakításával kapcsolatos legfontosabb definíciók, alapismeretek A kód jelekkel történő helyettesítést jelent. A kódolás az a művelet, amely során a helyettesítést elvégezzük. A kódolás során egy pontosan rögzített jelkészlet minden egyes eleméhez egyértelműen hozzárendeljük egy másik jelkészlet valamely elemét. A hozzárendelés módját dokumentálni kell, ami tartalmazza a kódolás törvényszerűségét, szabályait, a kódtáblázatot. A kódolandó fogalmak lehetnek: • dolgok (pl. munkakörök, iskolai végzettségek, szervezetek, stb.), • tulajdonságok (pl. szín, forma, minőség, stb.), • viszonyok (pl. mellé-, alárendelő, egymástól független, stb.). 1.3.2 A kódokkal szemben támasztott legfontosabb követelmények alapján, a kódok legyenek: • egyszerűek, rövidek, tömörek, logikusak és jól kezelhetőek, • szerkezetileg egységesek és következetesek, • könnyen bővíthetőek, új fogalmak bevezetését is lehetővé tevők, jól rendezhetők.

1.3.3 A kódok alkalmazási köre • Nemzetközi szintű kódrendszerek. Erre jó példa minden szabvány, így pl. az ISO. • Országosan kötelező kódrendszerek (az országban minden személy és szervezet számára kötelező). Ilyen kódrendszer pl. az Ipari Termékjegyzék(ITJ), Országos Képzési Jegyzék (OKJ). • Szervezeti kódok, melyeket az egyes gazdálkodó egységek saját maguk alakítják ki, pl. a dolgozói kódszámok, cikkszámok, árukódok. A szervezeteknél alkalmazott kódok, illetve kódszámok rendszerének átalakítását általában szükségessé teszi, ha az információs rendszert átszervezzük.

143

1.3.4 A kódrendszerek szervezése Az információs rendszerben alkalmazott kódrendszerek szervezése nem egyszerű feladat. Mint ahogy már utaltunk rá, ez a művelet része a rendszerterv elkészítésének és szorosan összefügg a felhasználói igények kielégítésével. A kialakítandó új kódszámrendszernek három forrása lehet: • a már meglévő kódrendszer, • a további kódolandó fogalmi körök, • az adatfeldolgozás sajátos kódigénye. A kialakításra kerülő kódrendszerek szervezésének lépései: • A kódrendszer kialakítása, mely jelenti a kódolandó fogalomkör elemeinek összegyűjtését, az osztályba sorolásra szolgáló fogalmak kiválasztását, az osztályozandó fogalmak összefüggésének (hierarchiájának) elemzését, valamint a fogalmak nomenklatúrájának öszszeállítását. • A kódolási munka megszervezése, mely valamennyi kódolandó fogalomhoz kódjel hozzárendelését jelenti. Ez a rendszer szempontjából nagyon fontos lépés és igen lényeges döntés. Itt kell meghatározni kódolandó fogalmak számának ismeretében - többek között azt is hogy hány karakter hosszú legyen a kódjel. Figyelembe kell venni a döntéseknél azt is, hogy mennyi lehet fogalmak számának a bővülése számszerűen. A kódok tervezését a lekérdezési funkciók megszervezésének első tudatosan tervezett lépéseként kell értelmezni. • A kódrendszer karbantartása, mely nem jelenti a kódrendszer struktúrájának folyamatos bővítését, szűkítését, csak a kódolt fogalmak körének változását és azzal együtt a jelrendszer kiegészítését vagy szűkítését. • A kódrendszer dokumentálása, mely a teljes kódlista elkészítését és annak mindenkori aktualizálását jelenti. A kód dokumentálásának legfontosabb részei: • • • • • •

a kódrendszer elvi leírása, a kódrendszerben előforduló fogalmak köre, a használt jelek és a kódok szerkezete, felépítése, a kódolási munka leírása, a kódrendszer karbantartása, a kódlisták készítése.

A kódrendszerek tervezésével kapcsolatban tekintsünk át egy egyszerű példát!

144

Mintafeladat Egy oktatási intézményben a hallgatók kódszámának kialakítása a következők szerint történt: 400 hallgató van, a hallgatók kódolása képzési formánként, azon belül konkrét képzésenként kell, hogy történjen. Képzési formák: • • • •

nappali tagozat, intenzív kurzus, levelező tagozat, távoktatási tagozat.

A konkrét képzések azonosítására szolgál egy sorszám, melyet a terjedelemnek megfelelően kell meghatározni. Ez azt jelenti, hogy ha jelenleg 16 féle képzést folytatnak, és ez az esetleges bővüléssel sem lehet több, mint 99, akkor a tervezéskor két karakter elég e tulajdonság kifejezésére. A további követelmény, hogy minden hallgató egyedileg azonosítható legyen. Ha azt feltételezzük, hogy egy-egy képzésben több mint 100 fő vesz részt, akkor elegendő az egyén azonosításra három karakter. Fentieknek megfelelően a kódszám felépítése:

60. ábra

145

Feladat Tételezzük fel, hogy háttértárolók forgalmazásával foglalkozunk, ezeket szeretnénk azonosítani és nyilvántartani. Kódolandó elemek: floppy winchester CD-ROM Streamer Zip-driver

Osztályok kialakítása mágneses elven működő hajlékonylemezes keménylemezes optikai háttértároló csak olvasható írható, olvasható gyártó cég

A megadott adatok alapján készítse el a kódot!

Megoldás Működési elv: Mágneses Optikai

1 2

Típus: Hajlékony Kemény Csak olvasható

01 02 04 …

Gyártó cég: Panasonic Quantum

01 02 …

9

-

9

9

-

9

9

Gyártó cég Típus Működési elv

146

1.3.5 A kódok csoportosítása A fogalmak csoportosítására többféle kódrendszert dolgoztak ki a szakemberek. A kidolgozott kódszerkezetek osztályozásának nincsenek általánosan elfogadott elvei, ezért a nemzetközi ISO szabványtervezetben szereplő csoportosítást érdemes áttekinteni, mely az alábbiak szerint rajzolható fel:

61. ábra

1.4 Az output tervezés A rendszer és a felhasználó közötti kapcsolat egyik - talán legfontosabb megjelenési formája a feldolgozási eredmények, információ szolgáltatása. E kapcsolat megvalósításának módját, a rendszer-szolgáltatások, funkciók megtervezését nevezzük output tervezésnek. Az output tervezés feladatainak áttekintése előtt határozzuk meg mit is jelent az output! Az output a rendszer valamely funkciójának eredményeképpen létrejövő, átalakult, eredményként kapott információhalmaz, melynek megjelenési formái igen változatosak. Az eredmények megjelenítési és tárolási formái igen sokfélék. A tervezés függ a felhasználói, illetve rendszerkövetelményektől és az eszköztől, melyen megjeleníteni, tárolni tervezzük a feldolgozás eredményét.

147

1.4.1 Output eszközök A kimeneti berendezéseknek alapvetően kétféle funkciójuk van: • produkálniuk kell írást, rajzot vagy hangot olyan formában, hogy az közvetlenül felfogható legyen, • ezt az eredményt az ember által érthető és feldolgozható formában kell adni. Van két olyan eszköz, melyek tágabb értelemben ugyan kimenetként funkcionálnak, de nem felelnek meg teljesen a fenti definíciónak. Ilyen kivételes eszközök a háttértár és a modem. A háttértár belső ábrázolási formában tartalmazza a feldolgozás eredményét és ezt inputként tudjuk hasznosítani egy újabb ciklusban. A modem az analóg telefonhálózat felé továbbítja az eredményeket. A kimeneti berendezések csoportosítása az alábbi ábrán látható:

62. ábra Forrás: Dobay, [1994] 34. oldal

Az output eszközök alapvetően különböznek egymástól működési technológiájukban, kapacitásukban és bekerülési költségeikben. A kimeneti eszközök jellemzőjét megtanultuk a korábbi tantárgyak keretében, ezért itt részletesen nem térünk vissza erre! Az ismeretanyag újbóli áttekintését azonban feltétlenül javasoljuk e témakörrel kapcsolatban! 148

Az outputok tervezése Az output-tervek eszközspecifikusak, ezt úgy kell érteni, hogy természetesen minden output-terv attól az eszközfajtától függ, melyen az információkat megjeleníteni, tárolni szeretnénk. Az outputon értjük a képernyőn történő információk megjelenítését, a nyomtatott listák előállítását és a valamely feldolgozás eredményeként előállított információk tárolását adatállományban. Mindhárom mód más-más célt szolgál. Általában akkor választjuk a képernyős megjelenítést, ha gyors, folyamatos információt kell biztosítanunk és nem előírás, a papíron, hosszabb ideig történő tárolás. A listák tervezése akkor szükséges, ha az adott időponthoz kapcsolódó információk tárolása szükséges, esetleg kötelező (pl. havi ÁFA-lista). Az adatállományban való tárolás előre meghatározott struktúrában a karbantartás eredményének rögzítése, vagy egy átmeneti fájl, mely szolgálhatja egy másik feldolgozás inputját. A leggyakrabban előforduló eredmény-megjelenítési mód a nyomtatott és a képernyőn megjelenített lista, illetve kimutatás. Hogyan kell tervezni nyomtatóra, képernyőre? A tervezés tartalmi és formai tervezést jelent. A lekérdezés jelenti a különböző funkciók output eszközökön való megjelenítésének módját, tartalmát és formáját. Mind a nyomtatott, mind a képernyőn megjelenített output tervezése tartalmi és formai szabályokat rejt, melyek a következőkben fogalmazhatók meg: • az output felhasználó - orientált legyen, • a felhasználói követelmények csoportosítása alapján menüszinten szabályozza a rendszer az outputokat (lekérdezések), • az output a megfelelő szintű és megfelelő tartalommal rendelkező listákat eredményezze a kívánt mélységű információkkal, • az output eszközfüggő, tehát a formáját meghatározza mindaz a lehetőség, melyet az maga az eszköz biztosít, • a leggyakoribb a nyomtatón és a képernyőn megjelenő output, egyre inkább terjed azoknak a száma, akik nem a nyomtatott, hanem a korszerű tárolóeszközre rögzített, olvasható formát (pl. CD) preferálják, • a lekérdezésekhez készített dialógus tervek a legkorszerűbb felhasználói igényeket is ki kell. hogy elégítsék. Az output tervezésnek vannak sajátos, régóta ismert módszerei, ezek kiforrottak, elterjedtek a szakmában.

149

A hagyományos módon elkészített tervek közül láthatunk egy példát a 63 sz. ábrán. A képernyőn megjeleníteni kívánt információk tervezéséhez, pontosabban a dokumentáláshoz használhatók sablonok, melyek kitölthetők a tervezett formának és tartalomnak megfelelően. KÉPERNYŐTERV A HALLGATÓ JEGYEINEK LEKÉRDEZÉSÉHEZ

150

63. ábra

151

Mintafeladat Nem csak papíron tervezhetjük meg a képernyőtervet, hanem rögtön gépen is megnézhetjük az eredményt!

64. ábra

Feladat Készítse el a vizsgajegyzőkönyv nyomtatott output tervét!

Megoldás

Klikk ide!

152

A fenti példák a hagyományos tervezési módnak megfelelő példák. (A használt jelölés-rendszer, amit az ábra is mutat, hogy a terven a numerikus és dátum típusú adatokat "9". míg az összes további típusú adatot "X"-el jelöljük.) Azt is tudnunk kell azonban, hogy a fejlesztési módszertanok egy része már támogatja a prototipizálás alkalmazását, melynek során éppen az felhasználói interfészek megtervezésének automatizálása kap hangsúlyt. Sokkal gyorsabb, szabványok szerinti tervezést valósíthatunk meg és hatékonyabb megvalósítást, ha a korszerűbb tervezési és fejlesztési módszereket választjuk.

1.5 Input tervezés A számítógépes feldolgozás inputjait a bemeneti adatok jelentik. Egy rendszer működésének elengedhetetlen feltétele az adtatokkal történő ellátása. A bemeneti adatok lehetnek törzsadatok és forgalmi adatok. A törzsadatokra jellemző, hogy viszonylag hosszú ideig változtatás nélkül vesznek részt a feldolgozásokban (ilyenek pl. a dolgozói törzs, főkönyvi törzs, anyagtörzs stb.). A forgalmi adatok az információs rendszer folyamatosan változó adathalmazait jelentik, melyek az eseményeket, gazdasági tevékenységeket, a rendszer állapotában bekövetkezett változásokat tükrözik. A forgalmi adatok származhatnak • bizonylatról (felhasználói input), • adattárolón, adathordozón lévő fájlból. Az input adatok tervezése négy lépésben határozható meg: • Tartalom meghatározása, azaz pontosan meg kell határozni a felhasználói követelmények alapján, hogy az output információk előállításához milyen inputra van szükség. Ennek technikája az input-output mátrix, melyre láthatunk egy példát az elemzési technikák között. Lapozzunk vissza és ismétlésként nézzük át a III. fejezetben bemutatott példát. A mátrix-technika nagyon hatékony és könnyen elkészíthető, ugyanakkor az az előnye is megvan, hogy nem hagyható figyelmen kívül egyetlen információ forrása sem. • Minden adat forrását azonosítani kell, azaz meg kell határozni honnan származik az adatelem (elsődleges bizonylat, fájl, számított adat, felhasználói input). E feladat szorosan összefügg az előzőekben leírtakkal. Ha az ajánlott technikát alkalmazzuk, a feladat egyszerre elvégezhető a tartalom-meghatározással.

153

• Ki kell választani a legmegfelelőbb adatbeviteli formát és meg kell határozni az ellenőrzési módot. Az adatbevitel formája összefügg egyrészt az input eszközökkel, másrészt a feldolgozás típusával. A ma leginkább használt input eszközöket az alábbi ábra mutatja:

65. ábra Forrás: Dobay, [1994] 27. oldal

A feldolgozási típusokkal e fejezet 1.1 pontjában foglalkoztunk. Az adatbevitel és különösen az adatellenőrzés módja összefügg az adatfeldolgozás típusával. A minden szempontból megfelelő (kritériumokat áttekinthettük e fejezet 1.2.1 pontjában) adat biztosíthatja a megfelelő minőségű output információkat. A feladat ennek érdekében a feldolgozás előtt kiszűrni a hibákat. A batch feldolgozás esetén az adatbevitel ellenőrzése az adatköteg rögzítése után, külön menetben történik, míg az on-line feldolgozás esetén a rögzítés és ellenőrzés egyszerre, egy funkció keretében valósul meg. A kötegelt feldolgozás esetén hibalista készül és ennek alapján történik meg a korrekciós adatbevitel, míg a direkt feldolgozás esetén a törzsadatokkal történő összehasonlítás és a további ellenőrzések is az adatbevitellel együtt megtörténhetnek. Input-ellenőrzési eljárások: • ismételt adatrögzítés, • ellenőrzési számok alkalmazása, • adatok logikai ellenőrzése.

154

Fejlettebb ellenőrzési formát jelent, amikor nemcsak szintaktikus ellenőrzéseket hajtunk végre, hanem logikai ellenőrzési lehetőségünk van. Ez jelenti azt, hogy egyes adatokra logikai korlátokat állapítunk meg (pl. mezőhossz, mezőtípus, értékkorlát) vagy egyes mezők közötti feltételeket szabunk (pl. ha a számla típus = "K", akkor a számla kibocsátás és esedékesség dátuma azonos értéket kaphat) • Negyedik lépésként meg kell tervezni a beviteli formátumokat és az új bizonylatokat. Az input formájának tervezése szoros kapcsolatban történik a tartalom tervezésével. Az információs rendszerek fejlesztése esetében ez a feladat elsősorban azt jelenti, hogy meg kell határozni a javasolt új rendszerben milyen elsődleges bizonylatokat használhatnak. Illetve, hogy bármelyik feldolgozási típus esetén az input eszköztől függően meg kell határozni az adatfelvitel, adatátvétel formáját. A gazdasági információs rendszerek fejlesztésénél és megvalósításánál a leggyakrabban javasolt input eszköz a billentyűzet, az egér és a vonalkód. Gyakran előfordul, hogy az új rendszerben az adatok beviteléhez más bizonylatokat kell használni. Új bizonylatként vagy olyat javasolunk, mely kereskedelmi forgalomban kapható, vagy saját tervezéssel kell megvalósítani.

1.6 Hardver-szoftver kiválasztás A rendszerfejlesztés életciklusában fontos szerepet tölt be a fejlesztendő rendszer készítésével, a működési környezet kialakításával kapcsolatos döntés.

1.6.1 Hardver kiválasztás A hardver kiválasztás két egymással összefüggő, de időben és módszerében is elkülönülő feladatból áll. A két feladat: • Az új rendszer működtetéséhez szükséges hardver eszközök meghatározása, figyelembe véve a szoftverbeszerzéssel és fejlesztéssel összefüggő döntést. Ez jelenti a felhasználói rendszernek, az operációs rendszer(ek)nek és az adatkezelő szoftvereknek megfelelő hardver megtervezését, a különböző paraméterek meghatározását.

155

A döntésnél leggyakrabban figyelembe vesszük: egy másodperc alatt végrehajtott utasítások száma (műveleti sebesség), - adatátviteli sebesség, - háttértár nagysága, - memória nagysága, - grafikus környezet szükségessége, - a rendszerterv szerinti input/output eszközök.

-

• A hardver eszközöket forgalmazó állami és magáncégek közül kell kiválasztani a legmegfelelőbbet. A hardver beszerzése döntő elhatározás, a beruházási költség túlnyomó részét a berendezések megvásárlása és telepítése emészti fel, ez azonban csak akkor elfogadható, ha a vásárlás tervezésénél figyelembe vesszük a következőket: - potenciális gyártók és forgalmazók köre, - a lehetséges szállítók értékelése (ár, garancia és a karbantartás biztosítása tekintetében, A rendszerspecifikáció alapján kért ajánlatok értékelése általában az alábbiak szerint történik: - mennyi a projekt tervezett megtérülési ideje, - hogyan viszonyulnak a vásárlás és a lízing terhei egymáshoz, - bővíthető-e a konfiguráció, - a szállító megbízható-e, jók-e a felhasználói referenciák.

1.6.2 Szoftver kiválasztás A szoftver kiválasztás is összetett kérdés a rendszerfejlesztés szempontjából. Beszélhetünk róla aszerint, hogy milyen szoftverkörnyezetet (operációs rendszer, adatkezelő szoftver, lekérdező nyelv stb.) választunk a felhasználói szoftver működéséhez, továbbá tárgyalhatunk kizárólag a készülő, tervezendő szoftverről, melyet a felhasználói igényeknek megfelelően kialakított rendszerjavaslat szerint kidolgoztatunk. Ebben a részen csak a felhasználói szoftver kiválasztásának témakörével foglalkozunk. A felhasználói szoftvereket kétféle módon biztosíthatjuk, az alábbi két lehetőség közül választhatunk: • saját fejlesztés, • vásárolt szoftver. Tekintsük át azokat a szempontokat, melyek a saját fejlesztésű szoftver mellett vannak, majd vegyük sorra a vásárolt szoftver előnyeit és hátrányait.

156

Minden felhasználó azt gondolja, hogy az ő általa elképzelt, megfogalmazott feladatok olyannyira speciálisak, hogy feltétlen új szoftvert kell fejlesztetnie annak megoldására. Valójában a helyzet az, hogy vannak tipikus és kevésbé tipikus felhasználói szoftverek. Ez azt jelenti, hogy a gazdasági rendszer egyes nyilvántartási és elszámolási alrendszerei (önállóan rendszerek) attól függően, hogy a gazdálkodási forma és más - a számviteli törvény, adótörvény által előírt - ismérvek alapján mennyire tekinthetők eltérőnek, funkciójukat tekintve majdnem azonosak. Nézzünk erre példákat! A szakirodalom a főkönyvi alrendszert tekinti a leginkább tipikus rendszernek - abból a megfontolásból. hogy a könyvvezetési és beszámolási kötelezettség tartalmilag és formailag pontosan előírt a Számviteli Törvényben, így az annak megoldására fejlesztett rendszerek csakis olyan programfunkciókat tartalmazhatnak, melyek ennek megfelelő megoldásokat biztosítanak. Minden további rendszernél, mely ettől kevesebb, de még megfelelő számú kötelező (törvény által előirt, szabályozott) funkciót tartalmaz, annál mérlegelni kell a kész rendszer vásárlását és annak adaptálását. Saját fejlesztés A döntés előkészítéséhez az alábbi érveket és ellenérveket lehet felsorakoztatni: Előnyök: • a programok a tényleges felhasználói igényeket fogják kielégíteni, • a fejlesztés egy kézben van, • a szakemberek rendelkezésre állnak a rendszer karbantartásának időszakában is (a karbantartás jelenti a programhibák kijavítását és a későbbiekben az élet és a jogszabályok által szükségessé vált módosítások elvégzését) is. Hátrányok: • a fejlesztés költsége magas, a költségek megtérülésére alig van esély, • a fejlesztés időigénye sok, ezért nagy a kockázat, Az egyedi szoftverfejlesztés általában nem gazdaságos, de lehet indokolt. Javasoljuk figyelembe kell venni a döntéshez az alábbiakat: • akkor indokolható, ha valóban egyedi probléma megoldásról van szó, • akkor érdemes, ha a feladat megoldása (azaz a szervezés, a beruházás) költségeinek megtérülése biztos, • akkor szabad, ha csak ez az egy mód kínálkozik megoldásként.

157

Vásárolt szoftver A saját fejlesztésű szoftver alternatívája a vásárolt szoftver. A vásárolt szoftver előnyei között említhetjük: • kevésbé költséges, ezért a befektetés, megtérülés is előnyösebb, • a karbantartás szerződés szerint biztosított, • előnyt jelenthet a referencia helyek tapasztalata, a "többszörösen kipróbált" program. Hátrányok: Hátrányként valójában azt említhetjük, ami a saját fejlesztésnél előnyt jelentett, a felhasználók igényeinek kielégítésének alacsonyabb fokát. Milyen szempontokat kell figyelembe venni, ha szoftver vásárlása mellett döntünk? • tanulmányozni kell a szoftver piacot, • meg kell találnia az alkalmas szoftvereket. Értékelni kell és össze kell hasonlítani a hasonló funkciókat megvalósító szoftvereket. Az értékelés szempontjai általában az alábbiak: • • • • • •

a szükséges hardver, az operációs rendszer követelményei, az adatkezelési rendszerbeli megkötés, a mindenképpen kielégítendő funkciók, ár, referenciák.

Ahhoz, hogy dönteni tudjunk, rangsorolni kell a szoftver előállítókat. Milyen szempontok alapján rangsorolunk? Elsősorban a tapasztalat, üzletmenet, várható installálási, betanítási segítség, vásárlási kör. A vásárlási körhöz kapcsolódik a referencia kifejezés. A tapasztalat azt mutatja, hogy az egyik legfontosabb szempont a kész szoftver vásárlásánál, az ún. referencia. ami azt jelenti, hogy vannak konkrét szervezetek, melyek már bevezették a rendszert, tapasztalatokat gyűjtöttek annak működésére vonatkozóan. Ezektől a vállalkozásoktól, intézményektől véleményt kell kérni a használt program előnyös tulajdonságairól és esetleges hibáiról.

158

A vásárolt szoftver az egyik lehetőség, míg a másik a felhasználói szoftver fejlesztése. Ahogy láttuk, igen sok kritérium figyelembe vétele szükséges annak eldöntéséhez, melyik az a megoldás, mely a felhasználói, a minőségbiztosítási és a gazdaságossági követelményeket leginkább kielégítheti. Ezekhez a döntésekhez nem is lehet automatizálni, egyéni, a feladattól függő specifikumok szükségesek a megoldási módszer kiválasztásához. Ha a szoftvervásárlás mellet döntünk, akkor ez nemcsak a vásárolt program installálását jelenti. Ilyenkor a programot a meglévő rendszerbe be kell illeszteni, együttműködő részévé kell alakítani, azaz adaptálni kell.

2 A rendszertervezés konkrét feladatai Mint, ahogy azt a fejlesztési életciklus elemzésénél láttuk a tervezési munkák megkezdésére akkor kerülhet sor, ha a rendszerszervezési alternatívák közül vezetői döntéssel kiválasztották azt, amelynek megvalósítása leginkább szolgálja a felhasználói követelmények teljesítését és amely a terv, az előzetes költség/hasznon becslés alapján várhatóan a leggazdaságosabbnak mutatkozik. Azt is áttekintettük, hogy az új rendszer biztosításának egyik alternatívája, hogy kész rendszert vásárolunk és a megfelelő előkészítés után adaptáljuk. A másik lehetőség, hogy új rendszert tervezünk és azt valósítjuk meg. Melyek az új rendszer tervezésének fő tevékenységei? A rendszertervezési szakasz a fejlesztés alkotó munkaszakasza. Ténylegesen két jól elkülöníthető részre bontható: • logikai tervezés, • fizikai tervezés. Elsőként fontosnak tartjuk annak tisztázását, miért szükséges külön készíteni logikai és fizikai tervet és vajon mi különbözteti meg alapvetően a kétféle tervezést. A logikai terv a felmerült probléma megoldására kidolgozott működési-, szervezeti-, adat- és folyamatmodell, mely többféle eszközkörnyezetben megvalósítható módon, logikai szinten van megfogalmazva.

159

Egy logikai terv alapján többféle fizikai terv készíthető, azaz a logikai modell más-más hardver/szoftver környezetre is tervezhető, megvalósítható. A fizikai terv a konkrét eszközbázis lehetőségeire épülő, az adott környezetre és eszközökre megfogalmazott dokumentum.

2.1 Az új rendszer logikai tervezése A logikai tervezés további műveletekre bontható, melyek általános jellemzőjeként elmondható, hogy nem egymás utáni, hanem párhuzamosan végzett tevékenységek, továbbá, hogy iteratív műveletek. A logikai tervezés magába foglalja: • • • •

a rendszer működési logikájának tervezését, a folyamatok (funkciók) tervezését, az adattervezést, a felhasználói interfészek tervezését.

A rendszer működési logikájának tervezése (funkcionális terv) azt jelenti, hogy az előzetes tervnek megfelelően (rendszerjavaslatban szereplő) a rendszert jól körülhatárolható részekre kell bontani. A tervezésnél különféle elvek alkalmazhatók. A döntést befolyásolja, hogy az információs rendszer milyen célokat, milyen felhasználói kört szolgál. A pénzügyi, számviteli rendszerek tervezésénél mindig nyilvántartási, elszámolási tevékenységek szerinti alrendszereket alakítanak ki. Így pl. főkönyvi, pénzügyi, tárgyeszköz-gazdálkodási, készletnyilvántartási és beszámfejtési alrendszerekre bontható a számviteli rendszer. A vezetői információs rendszerek esetén az egyes lekérdező funkciókat a vertikális szinteknek megfelelően bonthatjuk fel. Ez azt jelenti, hogy külön tervezzük az adatbázis karbantartási funkcióit és vertikálisan, szintenként a lekérdezési rendszerfeladatokat. A hálózatra tervezett rendszerek esetén a fejlesztők gyakran döntenek úgy, hogy a különböző felhasználói csoportok, jogok szerinti funkciókat csoportosítják. A rendszer folyamatainak (funkcióinak) tervezése Mielőtt a funkciótervezéssel foglalkoznánk, ismerjék meg a funkció fogalmát.

160

A funkció a rendszer azon feldolgozási folyamatainak halmaza, melyeket a felhasználó meghatározott igényének kielégítése céljából egyetlen egységként kell kezeli, illetve kell tudni végrehajtani. Hozzá tartozik az elvégzéshez szükséges input, az eredményként elvárt output, valamint magának a feldolgozásnak (lekérdező, vagy karbantartó) a leírása. A funkciók azok a feldolgozási egységek, amelyeket a fizikai tervezés kiindulópontként használ, és amelynek alapján a programspecifikáció egységei létrejönnek. Általában egy funkció egy programmá alakul. A funkciókat többféle módon csoportosíthatjuk. • A feldolgozás típusa szerint lehet: lekérdező, karbantartó • A megvalósítás módja szerint lehet: on-line, off-line (azonnali/nem azonnali elérés) • A kezdeményező szerint vannak: felhasználói és rendszer- funkciók. Valamennyi csoportosításnak jelentősége van, ugyanakkor a tervezés szempontjából a leglényegesebb, hogy egy funkció lekérdező vagy karbantartó. Nézzük meg mit jelent e két funkciócsoport logikai tervezése. A lekérdező funkciók a rendszer mindenkori adatbázis-tábláinak felhasználásával, valamilyen algoritmus segítségével standard vagy egyedi felhasználói követelmények teljesítését célozzák. E funkciók tervezéséhez logikai szinten a leglényegesebb az adatmodell-kialakítás. Éppen ezért a lekérdező funkciók tervezése. pontosabban a felhasználói követelmények kielégítésének ellenőrzése már az adatmodell kialakításával megkezdődik. Tervezési szempontok: • fontosnak látjuk a lekérdező funkciók felhasználók szerinti csoportosítását, • a lekérdezések tervezésében a szabványok alkalmazását, továbbá • a szoftver ergonómiai szempontok figyelembe vételét. A karbantartató funkciók célja valójában az adatmodell aktualizálása. Az adatok karbantartására azért van szükség, hogy a visszakereséshez mindig valósághű, naprakész értékekkel álljanak rendelkezésre, azaz az adatok tükrözzék a bekövetkezett változásokat.

161

Mind a lekérdező, mind a karbantartó funkciók tervezése valójában szorosan összefügg az adattervezéssel, a választott adatkezelési móddal (az adatkezelési módokról részletesen e fejezet 1.2.2 pontjában volt szó, az adattervezésről pedig a következő szakaszban olvashatunk). Adattervezés A gazdasági - és általában - az információs rendszerek egyik legfontosabb összetevője az adat. Az adattervezés kapcsán két aspektusban kell beszélnünk az adatról. A egyik a felhasználó nézőpontja, a másik a tárolás módjának adottságai, kritériumrendszere. A felhasználó által legjobban használható kimutatások, jelentések, döntés előkészítő anyagok végső formája és annak előállításához szükséges adatok belső tárolási formátuma nem szükségszerűen azonos tehát, hiszen más-más szempontok érvényesülnek Ez könnyen belátható, hiszen elég csak arra gondolniuk, milyen sok felhasználó információ-igényét elégítheti ki egy közös adatbázis. A fentiekből tehát azt a következtetést vonhatjuk le, hogy az adatok tervezésénél az adatok három különböző csoportjáról kell beszélnünk, így: • • •

tárolt adatok (adatbázis), bemeneti adatok (inputok), kimeneti adatok (outputok).

A tárolt adatok tervezése (tárolási struktúra kialakítása) a logikai adatmodell kialakítását jelenti oly módon, hogy valamennyi felhasználó legkomplexebb igényét figyelembe véve a lehető legkevesebb tároló helyet igényelje. A logikai adattervezésnek számos kritériuma van, melyek közül a legfontosabbak: • Egyszerűség, mely azt jelenti, hogy az állományok elemeire csak elsődleges kulccsal lehessen hivatkozni és ismétlődő csoportok az állományon belül nem fordulhatnak elő. Egy fájl még egyszerűbbnek tekinthető akkor, ha nem találhatók benne alternatív kulcsok, továbbá, ha csak fix hosszúságú rekordok találhatók benne. • Optimális redundancia, amely mint tudjuk valamely adatelemek többszöri (több egyedtípusban) történő előfordulását megengedi, de csak abba az esetben, ha az redundáns tulajdonság az egyik egyedtípusban kapcsolóként szerepel, a másik egyedtípusban pedig azonosító.

162

• Minimalitás és maximalitás szabálya. Minimális egy adathalmaz, ha csak az optimális redundancia fordul elő benne. A maximális egy rendszer adathalmaza, ha minden adatot tartalmaz, mely szükséges valamennyi felhasználó minden igényének kielégítéséhez. Az adatállományok tervezésének alapjaival részletesen foglalkoztunk a képzés során más tantárgyi kereteken belül (adatbázisok tervezése, kezelése), ezért nem az adattervezés alapjait itt nem ismételjük át, az alapfogalmakat nem definiáljuk újra. Azt azonban fontosnak tartjuk a már meglévő ismerteink birtokában újra ismételjük azokat az legfontosabb lépéseket, szabályokat, melyek nélkül nem lehet jól adattervezést lebonyolítani és logikai adatmodellt alkotni. Adatállományok optimalizálása Az adatállományok logikai tervezésével kapcsolatos ismeretek bevezetőjeként ismételjük át az optimális adatszerkezet kialakításának folyamatát (amennyiben relációs adatbázist tervez, akkor ezekre a lépésekre feltétlenül szükség van.) A normalizálás egy olyan folyamat, melyben egy adathalmaz kisebb adatcsoportjainak átalakítása történik előre megfogalmazott szabályok alapján a kívánt logikai struktúra elérése érdekében. A normalizálás eredményeként olyan adatállományokat kell kapjunk, melyek csak az optimális redundáns elemeket tartalmazzák, továbbá egyedi és elsődleges kulcs alapján elérhetők. A munka két lépés iteratív végrehajtásából áll, benne foglaltatik a kivetítés és az összekapcsolás Javasoljuk a normalizálási folyamat áttekintését lépésenként, továbbá, hogy az egyes lépések könnyebb megértése érdekében nézzünk végig egy összefüggő példát. Normalizálatlan alak (0. normálforma): A normalizálás kiinduló pontja, egy adathalmaz melyet valamilyen módon, általában logikai összefüggés alapján, kiválasztottunk a teljes rendszer adathalmazából. Ilyen lehet a példánk alapján a hallgatók adatainak köre. Szabály: Egy egyedtípus valamennyi tulajdonságtípusa függ az azonosító tulajdonságtípustól. Hibák, javítás: Ismétlődő adattétel, illetve csoport, első normálformára-hozás. (1. NF)

163

Elsődleges kulcs Vizsgák Tantárgykód 102 102 102 103 103

Ismétlődő csoport

Dátum

Tanárkód 21

Hallgató kód 112006

97.05.1 0 97.05.1 0 97.05.1 0 97.05.2 2 97.05.2 2

Hallgató név Jegy Nagy Ilona

5

21

112008

Kovács János

4

21

312006

4

20

312006

20

112006

Borbély László Borbély László Nagy Ilona

Nem normalizált reláció (0. Normálforma = NF)

Elsődleges kulcs Vizsgajegyzőkönyv Tantárgykód Dátum 102 97.05.10 103 97.05.22

Tanárkód 21 20

Normalizált reláció (1. NF)

Összetett azonosító Vizsgatétel Tantárgy- +Hallgató kód Hallgató név Jegy kód 102 112006 Nagy Ilona 5 102 112008 Kovács János 4 102 312006 Borbély 4 László 103 312006 Borbély 4 László 103 112006 Nagy Ilona 4 Normalizált reláció (1. NF)

66. ábra

164

4 4

Amint látják a nem normalizált adathalmaz úgy kerül első normálformába, hogy eltávolítjuk belőle az ismétlődő csoportokat. Ez természetesen nem egyszerű leválasztást jelent, hanem általános szabályként kimondható, hogy az ismétlődő csoportot külön egyedtípusként kezeljük, továbbá, hogy kijelölünk benne egy kulcsot, amelyhez hozzátesszük az eredeti egyedtípus kulcsát (azaz összetett kulcsot képzünk). Szabály: Egyik tulajdonság sem függhet az összetett azonosító egyik részétől sem külön-külön, csak az egésztől együttesen. Hiba, javítás: Részleges függés, második normálformára-hozás. (2. NF) (Azoknál az egyedtípusoknál, melyek első normálformában vannak és nem összetett azonosítóval rendelkeznek, nem kell vizsgálni a részleges függést).

165

Összetett azonosító Vizsgatétel

Tantárgykód 102 102 102 103 103

+Hallgató kód

Hallgató név

Jegy

112006 112008 312006 312006 112006

Nagy Ilona Kovács János Borbély László Borbély László Nagy Ilona

5 4 4 4 4

Részleges funkcionális függés kiküszöbölése (1. NF)

Összetett azonosító

Vizsgatétel Tantárgykód 102 102 102 103 103

+Hallgató kód 112006 112008 312006 312006 112006

Jegy 5 4 4 4 4

Normalizált reláció (2. NF)

Elsődleges kulcs

Hallgató Hallgató kód 112006 112008 312006

Hallgató név Nagy Ilona Kovács János Borbély László

Normalizált reláció (2. NF) 67. ábra

166

Azoknál az egyedtípusoknál, melyeknek összetett kulcsuk van, előfordulhat, hogy valamelyik tulajdonságtípusuk a kulcs egyik részétől önmagában is függ. Ezt nevezzük részleges funkcionális függésnek és az ilyet megvalósító tulajdonságtípusokból új relációt képezünk. NE FELEDJÜK: a második normálformához az szükséges, hogy a kiinduló reláció már első normálformában legyen, és ne legyen benne részleges funkcionális függés. Szabály: Egyik tulajdonságtípus sem függhet más leíró tulajdonságtípustól sem. Hiba, javítás: Tranzitív függés, harmadik normálformára-hozás (3. NF) (A második normálformára javított egyedtípus tulajdonságtípusai közül vannak (illetve lehetnek) olyanok, melyek közül az egyik nem az azonosító tulajdonságtípustól, hanem a másik leíró tulajdonságtípustól függ,) A harmadik normálforma előállításánál az a cél, hogy a második normálformájú adathalmazból kiszűrjük az ott esetleg fellelhető közvetett függést. Az ezt megvalósító tulajdonságtípusokból új relációt képezünk. A javítási folyamat végén kapott harmadik normálformában lévő egyedtípusok a dekompozíció (kivetítés) eredményei, tehát egy egyedtípusból mindig több keletkezik. Amennyiben a kapott egyedtípusok között találhatók olyanok, melyekben az azonosító tulajdonságtípus megegyezik, akkor azoknál az öszszekapcsolást (join) végre kell hajtani.

167

Elsődleges kulcs Tanár Tanár kód 10 18 20 21

Tanár név Tantárgy kód Mányoki And100 rea Tóth István 103 Lukács Péter 103 Farkas Zoltán 102

Tantárgy név Op. Rendszerek Táblázatkezelés Táblázatkezelés Adatbázis kezelés

Tranzitív függés kiküszöbölése (2. NF)

Elsődleges kulcs Tanár Tanár kód 10 18 20 21

Tanár név Mányoki Andrea Tóth István Lukács Péter Farkas Zoltán

Tantárgy kód 100 103 103 102

(3. NF)

Elsődleges kulcs Tantárgy Kód 100 108 103 104 105

Név Operációs rendszerek Adatbázis kezelés Táblázatkezelés Szövegszerkesztés Programozási ism.

Képzés kód (OKJ) 33 4641 01

Óraszám

52 4641 03

50

33 4641 01 33 4641 01

40 40

52 4641 03

30

(3. NF)

68. ábra

168

40

Ha az adatmodell valamennyi egyedtípusa harmadik normálformában van, akkor kialakítottuk az optimális belső szerkezetet. Ez azt jelenti, hogy: - minden egyedtípus valamennyi tulajdonságtípusa az azonosító tulajdonságtípustól függ, - továbbá, hogy az adatmodellben található redundancia optimális, mert csak az egyedtípusok külső kapcsolatának felépítéséhez szükséges kapcsoló tulajdonságtípusok ismétlődnek. A normalizálási folyamat befejezése után a rendelkezésre álló adathalmazból néhány szabály betartásával diagramot rajzolhatunk. Az adattervezés dokumentálása rendszerint valamilyen szabályt figyelembe vevő (a szabályok módszertan-specifikusak) diagram megrajzolásával történik. SSADM módszertan szabványa szerint megrajzolt egyed kapcsolati diagram

69. ábra

169

Felhasználói interfészek tervezése A bemeneti és kimeneti adatok tervezését e fejezetben már megtárgyaltuk. Azzal szeretnénk az ott elmondott általános elveket kiegészíteni, hogy az I/O tervezés logikai szintje a tartalmi tervezés, melyet mindig kiegészítenek olyan információk, mint az output felhasználója, az output elkészítésének gyakorisága, vagy input-terv esetén az elsődleges bizonylat vagy az adatforrás megnevezése.

2.2 Az új rendszer fizikai tervezése A fizikai terv eszközspecifikus. Ez azt jelenti, hogy e tervezés során már eldöntött, hogy az információs rendszer milyen hardver/szoftver környezetben fog működni. A fizikai tervezés során valójában azokat a dokumentációkat állítja elő a fejlesztő csoport, mely alapján a rendszer kivitelezhető. Ebben a fejlesztési fázisban tehát a logikai terv alapján a konkrét megvalósítás elképzeléseit kell rögzíteni. Ez leggyakrabban a következőket jelenti: - Adatterv, - Adatvédelmi terv, - A rendszer működésének terve, - Funkciók terve (programspecifikációk), - I/O tervek, Mit jelentenek a fenti feladatok? A fizikai adattervezés az adattárolás és adatkezelés módjának meghatározását jelenti. Meg kell terveznünk a rendelkezésre álló adatok alapján, hogy • mennyi adatot kell tárolni • hogyan lehet az adatokat elérni. Tanultuk, hogy az adattárolás és kezelés módja hagyományosan fájlokban történik. Jelenleg az adatbázis technológia alkalmazása a jellemző, ez egyrészt nagy könnyebbséget jelent, ugyanakkor ennek tervezése viszont speciális feladatok elvégzését kívánja meg. A speciális feladatokon értem az adatok megbízhatóságának, pontosságának érvényesítését, továbbá az illetékesség és biztonság követelményeinek meghatározását. Az on-line adatbázisokban meg kell határozni, hogy ki az, aki írhat abba és ki az, aki csak olvashat abból.

170

Ezzel a problémával máris elérkeztünk a következő feladathoz, az adatbiztonság és adatvédelem tervezéséhez. A téma nagyon aktuális és egyre fontosabb. Kötetnyi irodalom szól róla, jogszabályok születnek a mind gyakrabban előforduló problémák megoldására. A tervezés az adatok védelmének az alábbi szintjeire terjed ki: • fizikai védelem, • operatív védelem, • belső védelem /illetéktelen hozzáférés megakadályozása/, • jogi védelem. A rendszer működésének terve a számítógépes információrendszer funkcióinak struktúrája, ez általában a menüterv, beleértve az egyes menücsoportok és funkciók közötti vezérlés, illetve vezérlés-átadás tervét. Az egyes funkciók tervét a programspecifikációk tartalmazzák. A funkció-meghatározások elkészítése strukturált angol, vagy strukturált magyar nyelven történik. A specifikációk mellékleteként általában folyamatábrát kell készíteni. Az input/output fizikai tervek a logikaiból kiindulva készülnek el. A tartalmi elemek és az I/O eszköz alapján konkrét megvalósítási terv készül. Ez az jelenti, hogy pl. a nyomatató sor/oszlop adottságai alapján kell megtervezni egy nyomtatott output fejlécét, sorait, összegző sorait és a lapdobásokat. A fizikai terv akkor jó, ha az alapján a programtervező/programozó képes a számítógépes rendszer megvalósítására. Ez azt jelenti, hogy a rendszerszervező és programozó, vagy a rendszerfejlesztő csoport tagjainak szakmailag egy nyelvet kell beszélni. Amennyiben a fejlesztés egy meghatározott módszertan szerint történik, akkor ez nem jelenhet problémát. A fejlesztés akkor nem hozhat eredményt, ha módszertan nélkül fejlesztünk és ha a szervező és rendszert megvalósító szakember nem képes saját nézeteit, céljait a közös cél megvalósításának alárendelni. A tervezés eredményeként általában két dokumentum születik, így: • logikai és fizikai rendszerspecifikáció, mely a tervezési szakasz teljes dokumentációját jelenti, így: - összefoglaló rendszerspecifikáció, - rendszer folyamatábrák, - adatszótár - adatbázis terve - funkció-specifikációk - program-specifikációk - rendszer-interfészek

171

• megvalósítási (kivitelezési) terv, mely általában tartalmazza az alábbiakat: - fejlesztés terve - oktatási terv - hardver/szoftver terv - tesztelés terve - költségterv - Időterv (részletes ütemezés, mérföldkövek) - bevezetési terv Ellenőrző kérdések

172

3 Összefoglalás Ebben a fejezetben áttekinthették a számítógépes információs rendszerek tervezésének folyamatát. A tervezés egy többszörösen összetett, bonyolult feladat, melyre valójában csak akkor kerülhet sor, ha a meglévő rendszer elemzési eredményeinek, a felhasználói követelményeknek birtokában vagyunk. A tényleges tervezést meg kell előzze még az alternatív rendszerjavaslatokról történő vezetői döntés. Ha a szervezet vezető testülete döntött, akkor kezdődhet el a tényeges tervezési tevékenység, melyet két nagy és további kisebb szakaszokra osztottunk. E szerint megkülönböztethetünk olyan általános feladatokat, melyekkel kapcsolatos ismeretek megléte már szükséges a konkrét rendszerszervezési lépések elvégzéséhez, melyet két jól elkülöníthető részre tagoltuk, a logikai és fizikai tervezésre. A tervezés alkotó munka és megoldásához nagyon sokféle ismeret és készség megléte szükséges. Az információs rendszerek tervezésének tudománya vagy egyes szakemberek szerint művészete sokoldalúan képzett szakembereket kíván. Ezt nemcsak a tudás a gyakorlat meglétét, hanem azok folyamatos megújítását is jelenti, mert permanensen változik a rendszerfejlesztést meghatározó minden elem: • • • • • • • •

a makro környezet, a mikro környezet, a számítástechnikai eszközök /hardver/, a rendszerek működési környezete, a rendszerek fejlesztési környezete, a fejlesztési módszertanok, adatszerkezetek és adatbáziskezelő nyelvek a humán szféra, azaz maga az ember, aki fejleszti és működteti az információs rendszereket.

A felsorolásból láthatják, hogy a problémák, megoldási lehetőségek ismeretét igen széles spektrumban követeli meg a feladatok megoldása. Valójában arról van szó, hogy aki gazdasági szakember, annak látnia kell a gazdasági rendszerek, szervezetek reál-, és elszámolási folyamatainak belső működését és a külső környezettel való összefüggéseit. Aki informatikus, annak követnie kell tudni az informatika fejlődését, azaz mind a hardver, mind a szoftver, mind a fejlesztési módszertanok és technológiák elméleti és gyakorlati ismeretanyagában jártasságot kell szereznie. A informatikai statisztikus és gazdasági tervező képzésben sikeres végzett hallgatóknak képesnek kell lenniük e két tudásanyag összekapcsolására, tehát a gazdasági rendszerekről szerzett tudásukat a informatikai ismeretekkel együtt kell kamatoztatniuk

173

Ellenőrző kérdések 1. Ismertesse, hogy milyen általános kérdésekben kell dönteni a rendmegoldás szertervezést megelőzően! 2. Hogyan csoportosíthatjuk a rendszertervezés feladatait?

megoldás

3. Ismertesse az egyes feldolgozási típusok jellemzőit!

megoldás

4. Milyen kritériumai vannak az adatkör meghatározásának?

megoldás

5. Hasonlítsa össze a két adatszervezési módot!

megoldás

6. Mutassa be az adatbázis-kezelők egyes típusait! Milyen előnyei vanmegoldás nak a relációs adatbázis struktúráknak? megoldás

7. Milyen hátrányai vannak a relációs adatbázis struktúrának?

8. Ismertesse a legfontosabb eltéréseket a relációs és objektum orienmegoldás tált adatszerkezet között! 9. Mi az adatraktár, ismertesse az adatraktár jellemzőit!

megoldás

10.Fogalmazza meg a szoftver-kiválasztás legfontosabb kritériumait!

megoldás

11.Milyen szempontok szerint javasol az új rendszerhez hardvereszközöket? Hogyan választ a potenciális gyártó és forgalmazó cémegoldás gek közül? 12.Mi jellemzi a relációs adatbázisokat?

megoldás

13.Mutassa be a leggyakrabban használt output eszközöket!

megoldás

14.Mi határozza meg egy output tartalmát?

megoldás

15.Mi alapján határozza meg az output formai követelményeit?

megoldás

16.Milyen beviteli eszközökről tanult? Jellemezze azokat!

megoldás

17.Ismertesse az input-tervezés négy lépését!

megoldás

18.Milyen szempontok figyelembe vétele mellett dönt saját fejlesztés megoldás vagy kész szoftver vásárlása között? 19.Mutassa be a logikai tervezés legfontosabb feladatait! 174

megoldás

20.Hogyan csoportosíthatók a funkciók?

megoldás

21.Milyen lépései vannak a fizikai tervezésnek?

megoldás

22.Mi indokolja a logikai és a fizikai tervezés szétválasztását?

megoldás

23. Ismertesse a kódrendszerek szervezésének lépéseit!

megoldás

Feladat Készítse el egy adott cég számla adatait tartalmazó nyomtatott outputtervet!

Feladat

Tervezze meg egy kereskedelmi vállalkozás áruinak nyilvántartásához a kódokat! 6 db főterméket árusít, melyekből egyenként legalább 20 fajta van. Ezeket viszont 3 gyártó cégtől szerezheti be!

175

"Az elméletnek itt, úgy van, Az élet gyakorlati fele volt mestere." (Shakespeare)

V. Fejezet A rendszer megvalósításától a karbantartásig A logikai rendszerterv elkészülte után a tervezett rendszert meg kell valósítani. Ebben a fejezetben részletesen foglakozunk a rendszer megvalósításával és karbantartásával. Kezdjük el a munkát!

A megvalósítás a programok elkészítését jelenti. Ehhez először el kell dönteni, hogy a rendszert milyen környezetben (program-nyelv, gép, operációs rendszer) készítjük el. A program elkészítése napjainkban nem biztos, hogy a programkódok leírásából áll. Vannak olyan korszerű eszközök, amelyek a programok létrehozását egyszerűsítik. A rendszer megvalósítása a programok elkészítésével nem ér véget. Az elkészült rendszert több szempont szerint ellenőrizni és tesztelni kell. Ellenőrizni kell, hogy a felhasználói igényeket kielégíti-e, a rendszer programjai üzemszerűen működnek-e és a kívánt eredményt adják-e. A tesztelés eredményétől függően kerülhet sor a rendszer átvételére és bevezetésére. A rendszer átvételéhez szüksége a rendszer dokumentálása is. A dokumentálás valamennyi dokumentum elkészítését jelenti még a rendszer átadása előtt, hiszen a működésre kész rendszer mindig az aktuálisan dokumentált rendszert jelenti, mely bármikor működtethető és módosítható az átadott leírások alapján is. A működő rendszer további feladatainál beszélhetünk még egy folyamatos és egy szakaszlezáró munkáról. A folyamatosan működő gazdasági információs rendszert folyamatosan kell karbantartani. Egyre fontosabb továbbá a rendszer értékelését végző tevékenység, mely konkrét időszakok lezárását követi.

176

1 A fejlesztés megvalósítása A rendszerterv megvalósítása a teljes rendszer létrehozását jelenti, melynek a számítógépes információs rendszer elkészítése az egyik legjelentősebb feladata. Ez hagyományos értelemben annyit jelent, hogy a fejlesztő csoport tagja(i) elkészítik a programterveket és a működőképes programot. A gyakorlatban háromféle programfejlesztési stratégia alakult ki: A fejlesztési stratégiák: • hagyományos, • szakaszolt, • prototípus szerint fejlesztett. A hagyományos, vagy monolitikus fejlesztési stratégia azt jelenti, hogy a fejlesztési feladatokat csak szoros sorrendben, egymás után lehet elvégezni. Ennek nagy projektek esetén feltétlen előnye a munkamegosztásban rejlik, de a szakma specifikus feladatok hatékony elvégzéséhez jól "összeszokott" szakemberekből kell állnia a csoportnak. A legszembetűnőbb hátránya e fejlesztési stratégiának, hogy - pontosan a feladatok kötelezően egymás után való elvégzése miatt - nagyon hosszú az átfutási idő. Ezért ez a fejlesztési stratégia nem szolgálhatja a mai felhasználói igények kielégítését gyorsan és gazdaságosan. A szakaszolt fejlesztési mód elve az, hogy a rendszert jól elkülöníthető alrendszerekre kell bontani és így külön-külön lehet a fejlesztést elkezdeni, illetve folytatni. Feltétlen előnye a rövidebb átfutási idő. A másik előny, hogy a felhasználót könnyebb bevonni, hiszen fejlesztés közben többször konzultálhatunk vele és menetközben is tudunk eredményt bemutatni. Hátránya, hogy a felhasználóknak lehetőséget ad a fejlesztés közbeni módosításra, ami azért veszélyes, mert állandóan vissza-vissza kell térni a tervezési szakaszba. Ilyenkor ez hosszabbíthatja meg a rendszer megvalósításának időintervallumát. A prototípus szerinti fejlesztési stratégia alkalmazására a legújabb módszertanok és fejlesztő eszközök adtak lehetőséget. A legnagyobb előnyét abban látjuk, hogy segítségével a felhasználói követelmények olyan specifikálása történhet meg, melynek eredményeképpen csökkenthető a rendszertervezés és ennek megfelelően a megvalósítás kockázata. A másik előnye e típusú fejlesztésnek a gyorsaság. A fejlesztési technológia lehetővé teszi a módosításokat a teljes rendszer felborítása nélkül. A program fejlesztésének stratégiáival kapcsolatban tudnunk kell, hogy a programok tervezésének és kivitelezésének vannak módszerei, és eszközei. Ezekkel részletesen nem foglalkozunk. 177

Megemlítjük, hogy a programozásnak is van módszertana, amely a rendszerszervezési módszertannal együtt fejlődik. Így először a moduláris, a mai időben pedig a strukturált mellett az objektumorientált programozási mód a jellemző. A programok elkészítésének eszközeként használhatunk "hagyományos" programnyelveket (pl. PASCAL, COBOL), dolgozhatunk adatbázis-kezelőkkel (pl. Clipper, SYBASE) és alkalmazható a 4GL technika is. A negyedik generációs nyelvek használata az utóbbi években terjed, jelentősebb 4GL eszközök pl. ORACLE, DELPHI és a MAGIC.

2 Tesztelés A tesztelés, a rendszer minőségellenőrzését szolgáló folyamat. A rendszer tesztelése során a két legfontosabb ellenőrzési kritérium, a felhasználói igényeknek történő megfelelés és az üzemszerű működés. E munkafolyamat elvégzése egyrészt a fejlesztők feladata, ugyanakkor az átvételi teszt elkészítésébe a felhasználókat is be kell vonni. A tesztelés célja a programhibák feltárása, nem annak bizonyítása, hogy a rendszer hibátlan. A tesztelés típusai: • • • •

egyedi, integrációs, rendszer, átvételi.

Az egyedi teszt valójában külön-külön ellenőrzi az egyes programfunkciók működését, ez természetesen a kezdő lépése lehet a tesztelési munkálatoknak. A második fázisban tovább kell lépni, és azt kell leellenőrizni, hogy a programok egymással összefüggésben hogyan működnek. Ilyenkor elsősorban egy-egy menüágat veszünk nagyító alá, a csoportosítását is ellenőrizzük, ugyanakkor a közös működés vizsgálata ennek az integrációs tesztnek a feladata. Az egész rendszer egységes működését, amit már valós adatokkal célszerű elvégezni, a rendszerteszt biztosítja. A sorban ez az utolsó olyan teszt, amelyet a fejlesztők végeznek. Van azonban még egy fajta ellenőrzés, amely tartalmilag és az értékelés szempontjait tekintve is más, ez az átvételi teszt.

178

Az átvételi teszt a felhasználói képviselettel közösen végrehajtott feladatsor. Valamennyi teszt végezhető mintaadatokkal vagy ún. éles adatokkal9. Az átvételi tesztre az a jellemző, hogy szinte kizárólag a felhasználó által biztosított konkrét adatokkal történik a rendszer működésének ellenőrzése. Az átvételi tesztet a legmagasabb szintű tesztnek tekintjük, melynek célja annak eldöntése, hogy vajon a rendszer valóban az előre megfogalmazott felhasználói követelményeknek megfelelően működik-e ? Emlékezzünk rá, hogy ez az utolsó döntési pont a rendszerek fejlesztésében Itt még előfordulhat, hogy a felhasználó úgy dönt, nem veszi át az elkészített rendszert.

3 A rendszer dokumentálása A rendszer dokumentálása a rendszerfejlesztésnek az a része, mely a legkevésbé népszerű. Különösen igaz ez a dokumentációk újítására, azaz a rendszerkarbantartással egyidejű aktualizálásra. A dokumentáció több szinten és módon készül. Tekintsük át az egyes dokumentumfajtákat!

3.1 A rendszerfejlesztés során (folyamatában) készülő dokumentumok • • • • •

projekt-dokumentáció, nagyvonalú rendszerterv (rendszerjavaslat), megvalósíthatósági tanulmány, részletes rendszerterv (logikai rendszerterv), program-dokumentáció.

Ezek a dokumentációk szakmai, irányítási célt szolgálnak. Nagyon fontos, hogy mindig a rendszer aktuális állapotát tükrözzék. Ezért, ha a rendszerben változtatás történik, azt is dokumentálni kell. Tehát a különböző verziójú programokhoz, különböző dokumentációk tartoznak.

9

Éles adatnak nevezzük pl. bérelszámolási rendszer esetén az előző havi konkrét adatokat, melyek alapján a bérek elszámolása történt.

179

3.2 A rendszer üzemeltetésével kapcsolatos dokumentációk • A felhasználói leírás, a felhasználó számára érthetően írja le a rendszer használatának módját. Ez különösen akkor fontos, ha a rendszer ismeretéhez külön elméleti ismeretre is szükség van. pl. Projekt-management programoknál a hálótervezés. A felhasználói leírást többféle módon el lehet készíteni. A leggyakrabban használt stílusok: -

feladat-orientált leírás, funkciónkénti bontás, felhasználói csoportok (hozzáférési jogosultság) szerint.

A feladat-orientált leírás a legkorábbi módszer. A lényege az, hogy feladattípusonként (adatok felvitele, karbantartása, lekérdezése) tartalmazza a tudnivalókat. Ezeknél a leírásoknál a feladatokat tovább bontották (pl. törzsadatok, forgalmi adatok felvitele), ezért általában igen terjedelmesek a dokumentációk. E sajátosságuknál fogva nehezebben átláthatók és karbantarthatók. A funkciónkénti forma tartható a leghatékonyabbnak. Ennél a megoldásnál jól alkalmazhatók az egyes funkciókhoz készített külön "help"-ek. Ez a forma gyakorlatilag a program struktúrájának megfelelő leírást biztosítja. Karbantartásra az egyes programfunkciókban bekövetkezett változásoknak megfelelően, azzal párhuzamosan történik. A felhasználói csoportok (hozzáférési jogosultság) szerinti leírás valójában a hálózatra szervezett rendszereknél terjedt el. Célszerűnek látszik a hálózatban különböző jogosultsággal (csak lekérdezés, írás+olvasás) rendelkező, továbbá a rendszer használat szempontjából elkülöníthető, más-más felhasználói szerepben lévőknek leírást készíteni. Minden leírásnak egyformán feladata, hogy áttekinthető, könnyen "tanulható", célorientált és felhasználó-barát legyen. • Az üzemeltetői leírás, a program működtetésének precíz szakmai leírását tartalmazza. Hagyományos, nagy-gépes rendszerekben, kötegelt üzemmódban az operátor számára tartalmaz utasításokat. Online rendszerekben is az üzemeltetési teendőket írja le, úgy mint mentések, archiválások. A mikroszámítógépes rendszerekben a felhasználói és üzemeltetési leírás gyakran azonos. E leírásnak kialakult egy új formája a hálózati működtetésre tervezett rendszereknél, ez a rendszergazdáknak szánt üzemeltetési dokumentáció. Ez a leírás, speciális - a hálózati üzemeltetéssel összefüggő - feladatokra is utasításokat tartalmaz.

180

4 A rendszer bevezetése A rendszer bevezetése a rendszerfejlesztő munka végső szakasza, melynek eredményeképpen a rendszer üzemszerű körülmények között fog működni. A bevezetésnél a következők figyelembevétele kiemelten fontos: • Az áttérés időpontját úgy kell megválasztani, hogy az valamilyen gazdasági eseményhez, elszámolási időszakhoz kötődjön, esetleg annak kezdetével essen egybe. Ez lehet pl. a gazdasági év zárása, mérlegbeszámoló, leltározás. Ennek az az előnye, hogy az új rendszer adatai teljesen kidolgozva állnak rendelkezésére. • Az áttérés fordulónapjára a felhasználók és a rendszergazda képzésének első szakaszát be kell fejezni. A rendszer bevezetése akkor kezdődhet el, ha az oktatás alapszinten már megtörtént és a további képzési szükséglet, valamint annak ütemterve rendelkezésre áll. • Az oktatás második szakaszának megkezdésekor a felhasználói, és az üzemeltetői dokumentációknak már készen kell lenniük, hogy azokkal kapcsolatban a konzultációkat meg lehessen tartani a felkészítés során. • Az üzemeltetéshez szükséges hardver/szoftvernek és az átvételi teszt utáni felhasználói programnak rendelkezésre kell állnia. A bevezetés végrehajtása többféle módon történhet. A többféle átállás elsősorban a feladattól függ. Raktár-nyilvántartási rendszernél egyértelmű, hogy a leltár után (ami lezár egy szakaszt) célszerű átállni. Folyamatosan működő üzemben nem lehet a rendszert egyszerre leállítani. Ilyenkor meg kell szervezni, hogy fokozatosan, mikor melyik részét vezetjük be a rendszernek. Fokozatos átállásnál az adatok felvitelét, a rendszer bevezetését együttesen kell figyelembe venni a tervezés során. Tekintsük át az áttérés lehetséges módjait: • Közvetlen átállás A közvetlen átállás azt jelenti, hogy a régi rendszer használatáról egy időpontban átállnak az új rendszerre.

181

Áttérés

Új rendszer Régi rendszer

70. ábra

Előnye: - az új rendszer azonnal rendelkezésre áll és használható, - a költségmegtakarítás jelentős lehet. Hátránya: - nincs próbaidő, hiba esetén az egész feldolgozást meg kell ismételtetni, - rövid idő áll rendelkezésre az átállásra, - korábbi számítógépes tapasztalatokat feltételez, - a legjelentősebb hátrányt az jelentheti, ha a felhasználók nem kellően felkészültek, vagy látszólag hátrányuk származik a számítógépes rendszer bevezetéséből. • Fokozatos átállás A fokozatos átállás a legjellemzőbb rendszerbevezetési forma. Ez azt jelenti, hogy folyamatosan állunk át a régi rendszerről az újra. Ennek sokszor praktikus oka van, nem készül el egyszerre a teljes rendszer, ezért a programok elkészülésének és tesztelésének sorrendjében helyezik üzembe az egyes alrendszereket, modulokat. Természetesen ez történhet előre tervezetten is. Ennek oka pl. egy vállalati integrált rendszer bevezetése esetén lehet gazdasági kérdés, munkaszervezési megoldás, vagy a nem megfelelő fogadókészség miatti választás. Áttérés

Régi rendszer

Új rendszer 71. ábra

182

Előnye: - a bevezetett alrendszer outputjait már a teljes rendszer bevezetése előtt használni lehet, - az alrendszer hibája kevésbé kritikus, a helyreállítás nem terjed ki az egész rendszerre stb., - a felhasználó kedvező tapasztalatokat szerezhet. Hátránya: - az alrendszer körülhatárolása nagyon kritikus és komplex feladat, - lehetséges olyan eset is, ami nem teszi lehetővé alrendszerenkénti bevezetését, - nem készülhet el az integrációs teszt, ami több hibalehetőséget jelent. • Párhuzamos feldolgozás A párhuzamos feldolgozás azt jelenti, hogy a régi rendszer működési környezetének megtartása mellet kialakítják az újat és a két rendszer egymással párhuzamosan működik. Áttérés

Új rendszer

Régi rendszer 72. ábra

183

Előnye: - a bevezetés egy olyan rendszert eredményez, amelyet teljes egészében ellenőriztünk a működési környezetben, - a felhasználónak van ideje a rendszer megismerésére, - a régi és új rendszer outputjai összehasonlíthatók és értékelhetők. Hátránya: - a közvetlen költségek nagyon magasak lehetnek, - a régi és az új szervezeti struktúra általában nem kompatibilis, ez megnehezíti a feldolgozást, - a munkák volumene nagy. Az áttérési módszer kiválasztásának szempontjai: • az átállás költségigénye és munkaerő-szükséglete, • a szakembergárda tapasztalati szintje. A bevezetés kritériumai A rendszer bevezetését akkor lehet befejezettnek tekinteni, ha az alábbi kritériumok teljesülnek: • a szükséges biztonsági másolatokat létrehoztuk, • az összes rendszerdokumentáció teljes, beleértve az utolsó változások átvezetését is, • a rendszer sikeresen végigfutott a teljes feldolgozáson, • a felhasználó, üzemeltető személyzet kész az üzemeltetésre, • az összes kritikus elégtelenséget felszámoltuk, • a rendszer működése során elérte a rendszertervben megadott működési és hatékonysági értékeket, • a megmaradó hiányosságok nem kritikusak. Ennek megfelelően a rendszerbevezetési munka befejezésekor rendelkezésre állnak és együttműködésre készek: • a felhasználói személyzet, • a rendszer működéséhez szükséges hardver és szoftver eszközök, • a feldolgozásban résztvevő adatok, • a rendszer teljes dokumentációja.

184

5 Az új rendszer karbantartása A karbantartás egy folyamatos rendszerfejlesztési munka, mely azt jelenti, hogy a megváltozott igények, azaz követelmények ismeretében a rendszer funkcióinak és a feldolgozásoknál használt algoritmusoknak változtatása esetén új verzió létrehozása szükséges. A karbantartás tehát megváltoztathatja adott funkciók működését, az egyes műveletek elvégzését, ennek kapcsán a rendszer és felhasználói dokumentációkat. Nagyobb rendszerek esetén célszerű karbantartó csoport létrehozása, melyben a rendszer üzemeltetési képviselője, valamint a felhasználói képviselet is részt vesz a rendszer fejlesztőin kívül. A karbantartó csoport feladatai: • minden jelentősebb módosítás elfogadása, • a jelentkező karbantartási igények sorrendjének meghatározása, a bevezetéssel kapcsolatos döntések meghozatala, • a bekövetkező változások átvezetése a dokumentációba és a gyakorlati munkában történő ellenőrzése, • az előre nem látható események bekövetkezésekor új ütemezés készítése, a rendszer esetleges helyreállítására és üzemeltetésére vonatkozóan, • a rendszer teljes dokumentációjának karbantartása, tárolása és kezelése, • az évenkénti karbantartási munkák értékelése, a következő évi program elkészítése, • költségterv és értékelés elkészítése.

6 A rendszer értékelése A rendszer értékelése azt jelenti, hogy a már elkészült, bevezetett új rendszerre vonatkozóan hatékonyság elemzést kell végezni. Ez a bevezetett új rendszer üzemszerű működésének egy már lezárt szakasza után lehetséges (ez minimum egy fél év), mert paraméterek csak egy adott idő elteltével adhatók meg a haszon kimutatására, vagy becslésére vonatkozóan. Ellenőrző kérdések

185

7 Összefoglalás Az információs rendszerek fejlesztési folyamatának áttekintésében eljutottunk a programok elkészítése, a dokumentációk megírása, a bevezetés , a folyamatos követés és az értékelés feladataihoz. A programtervek és programok elkészítése többféle módszerrel és többféle eszköz igénybe vételével történhet. A feladathoz legmegfelelőbb fejlesztési módszertan és technológia megválasztása az egyik legnehezebb kérdés. A következő fejezetben e kérdések eldöntéséhez még adunk segítséget. A minőségkezelés az információs rendszerek fejlesztésében kiemelten fontos feladat. E feladatot tervezni és ellenőrizni kell. A minőségellenőrzés kiterjed a teljes fejlesztési életciklusra, ezért átfogóan minőségirányításról beszélünk. A fejlesztési módszertanok alkalmazása a legfontosabb feltétele a szabályozott módon történő minőségirányításnak, hiszen ez biztosítja azt, hogy legyen egy mérce. A tesztelés a minőségirányítás egyik fontos területe, ami a végtermék ellenőrzésére irányul. A tesztelésre nemzetközi szabványok is vonatkoznak. Az IEEE szabvány meghatározása szerint a tesztelés: "Valamely szoftver egység elemzésének folyamata a meglévő és a kívánt tulajdonságok közötti eltérések (hibák) felderítése érdekében, valamint azért, hogy a szoftver egység jellemzőit kiértékeljük." A dokumentációk elkészítése nem a legnépszerűbb feladat, de igen fontos munka. A dokumentációkat két nagy csoportban tárgyaltuk, úgy mint fejlesztési és projekt dokumentációk, továbbá mint felhasználói és üzemeltetési leírások. A dokumentációkészítésnél talán a legfontosabb a megfelelő nyelvezet, stílus, továbbá a rendszer egészének változását követő aktualizálás. Az új rendszerre való áttérés, a rendszer bevezetése csak akkor lehetséges, ha megteremtettük a legfontosabb feltételeket, elkészítettük a bevezetési tervet és kiválasztottuk a módszert. Az adott rendszer ismeretében, az előnyök és a hátrányok figyelembe vételével mérlegelni kell, hogy melyik bevezetési mód a legmegfelelőbb. A fejezet teljes anyagának ismerete után azt is látnunk kell, hogy a bevezetési mód összefüggést mutat a fejlesztési stratégiával. Gondoljuk végig: vajon lehetséges-e egy szakaszosan fejlesztett rendszer azonnali, "éles" bevezetése ? A rendszerek üzemszerű működésének a legfontosabb feltétele, hogy folyamatosan biztosított legyen a követés. Ebben az esetben a programok karbantartásáról van szó. A programok módosítási igényének számos oka lehet, melyek közül elsősorban a gazdasági rendszerekre jellemző indokokat szeretnénk kiemelni. Az információs rendszereknek megváltozhat a makrokörnyezete és hazánkban igen gyakran módosulnak a mikrokörnyezeti működés jogszabályi előírásai.

186

(Gondoljunk a piac permanens átalakulására, a társadalombiztosítási, az adóelszámolási, a számviteli törvényekre, illetve rendeletekre.) A karbantartási tevékenységek végrehajtására hozhatunk létre karbantartó csoportot, melyben feltétlen helyet kell kapnia a felhasználók képviselőjének. A karbantartó csoport feladata kiterjed a munkák elvégzésén túl, annak tervezésére, ütemezésére, elszámolására és értékelésére is. Az információs rendszerek értékelése elsősorban gazdasági kérdés. Ez azért nagyon fontos, mert minden fejlesztés egy beruházás, melynek mielőbbi megtérülése elengedhetetlen. Az informatikai rendszerek fejlesztési, üzemeltetési hatékonyságának elemzése speciális feladat, mert egyszerre jelent beruházást eszközökbe és emberi erőforrásba és nem mutatható ki minden haszon számszerűen, számolni kell a minőségi hozamokkal is.

187

Ellenőrző kérdések 1. Milyen tevékenységeket sorolhatunk a rendszermegvalósítás felamegoldás datai közé ? 2. Hogyan hozhatók létre a számítógépes információs rendszerek progmegoldás ramjai ? 3. Milyen tesztekről tanult, mutassa be azokat!

megoldás

4. Fogalmazza meg a tesztelés lényegét, a tesztek összefüggésmegoldás rendszerét! 5. Hogyan csoportosíthatók a dokumentációk ?

megoldás

6. Miket sorolhatunk a rendszerdokumentációk körébe ?

megoldás

7. Mire szolgálnak a felhasználói leírások, milyen típusúakat ismer ? megoldás

8. Mit kell tartalmazzon az üzemeltetői leírás ?

megoldás

9. Milyen feltételek biztosítása szükséges a rendszer bevezetése előtt ? megoldás

10.Jellemezze a bevezetési módokat (előnyök/hátrányok)!

megoldás

11.Milyen körülmények indokolják a programok folyamatos karbantartámegoldás sát ? 12.Milyen feladatokat jelent az új rendszer karbantartása ?

188

megoldás

Felhasznált, nyomtatott és elektronikus szakirodalom 1. ADAMCSIK J.: Irodaautomatizálás, Gábor Dénes Főiskola, Budapest, 2001 2. BANA I.: Az SSADM rendszerszervezési módszertan, LSI Oktatóközpont, 1996. 3. BOROS J.: Információs Rendszerek, Magyar Amerikai Vállalkozási Alap, Nemzetközi Menedzser Központ Budapest, 1995. 4. CHIKÁN A.: Vállalatgazdaságtan, Közgazdasági és Jogi Könyvkiadó - Aula, 1994. 5. Chris Edward-John Ward-Andy Bytheway: Az információs rendszerek alapjai, Panem Kiadó, 1999. 6. CZENKY M.: Adatmodellezés, ComputerBooks Budapest, 2001. 7. DOBAY P.: Informatika I., JPTE Nyomda Pécs, 1994. 8. DOBAY P.: Vállati információmenedzsment, Nemzeti Tankönyvkiadó Budapest, 1997. 9. DOBAY P.: Az iroda 10. GÁBOR A.: Számítógépes Információrendszerek, Aula Kiadó, 1993. 11. GOODLAND M. - SLATER C.: SSADM a practical approach, McGraw-Hill Book Company, 1995. 12. HALASSY B.: Ember - Információ - Rendszer, IDG Magyarországi Lapkiadó Kft., 1996. 13. HALASSY B.: Az adatbázis-tervezés alapjai és titkai, IDG Magyarországi Lapkiadó Kft. Budapest, 1994. 14. HOMONNAY G.: Informatika és az üzleti cél, Új alaplap, 1996/2: 9-10. 15. KOVÁCS ATTILA DR.: Alkalmazott rendszerelmélet és informatika, Soproni Egyetem Közgazdasági és Marketing Tanszék, Sopron 1998. 16. KSH: Magyar Statisztikai Zsebkönyv 1996, Központi Statisztikai Hivatal, 1999. 17. MOLNÁR B.: Egy átfogó strukturált rendszerelemzési módszertan, Budapesti Közgazdaságtudományi Egyetem Információrendszerek tanszék, Budapest, 1997. 18. MOLNÁR B. Bevezetés a rendszerelemzésbe BKE. Budapest, 19. PAÁL É.: Számvitelszervezés és vezetés, Perfekt Kiadó 2001. 20. RAFFAI M.: Információrendszer-tervezés: Modellezés - Logikai szint, Novadat, 1997. 21. RAFFAI M.: Információrendszer-tervezés: Az információs társadalom kihívásai, Novadat, 1996. 22. SEDIVINÉ BALASSA ILDIKÓ: Szervezési ismeretek, Talentum Kft. 2001. 23. VÖRÖS M. - WIEDL L.: Számítógépes Információrendszerek Szervezésének Folyamata, Statisztikai Kiadó Vállalat, 1978. 189

WEB – helyek 1. www.mnb.hu 2. www.lbseconet.hu/erp/erp.htm 3. www.iir-hungary.hu 4. www.unitis.hu/sap 5. http://rs1.szif.hu/IN/slide/modszer2/sld048.htm 6. www.spss.hu/szoftverek/allclear.htm 7. www.itb.hu/ajanlasok/a4/html/a4_4-2-6.htm 8. http://lazarus.elte.hu/~hzsolt/oracle/konyv/ora2_tart.html 9. www.iit.uni-miskolc.hu/~ficsor/oktatas/segedlet/ssadm/ssadm.htm 10. www.iit.uni-miskolc.hu/~szgu98/7/szugyv7.htm 11. rs1.szif.hu/IN/slide/inf_mgmnt03/sld015.htm 12. www.itb.hu/ajanlasok/a8/html/a8_2-4.htm 13. www.gdf.hu/IAI/Segedletek/Segedlet008.htm 14. sp9001.softeam.hu/szif/in17kz_7/irt/sld010.html 15. www.brody-ajka.sulinet.hu/_no/sl/al/abk/acc/modellek.htm 16. www.kernel.hu/pub/mkk/adatmod/ppframe.htm 17. http://informatika.szif.hu/segedlet/nsegedlet.html 18. http://www.ktk.pte.hu/vu/dbtech/dbt01.html 19. http://www.mit.bme.hu/~bodon/magyar/adatbanyaszat

190

Terminológiai szótár Adat: olyan szimbólum vagy jelsorozat, amely esetleges későbbi felhasználás céljából továbbításra és megőrzésre alkalmas formában rögzíti a működő környezet változásait, a meglévő állapotokat. Az adat az információ megjelenése, tények, állítások értelmezhető közlési formája. Adatállomány: adatok valamely objektumhoz rendelt, egymáshoz tartozó összegzésének fizikai adathordozón tárolt reprezentációja. Adatbázis: egymással kapcsolatban álló adat-, képi- és programállományok számítógépes adathordozón, meghatározott tárolt reprezentációja. Adatbiztonság: az adatok jogosulatlan megszerzése, módosítása és tönkretétele elleni védelmi intézkedések összegzése. Adathordozó: tárolóközeg (floppy, mágneslemez, CD, lemezegység stb.), amelyre számítógépes szoftverek segítségével adatokat lehet felírni és ezeket igény szerint vissza lehet keresni. Brainstorming: olyan együttgondolkodás, ahol mindenki a legmerészebb ötletekkel is előállhat a továbblépésre, fejlesztésre, feladatvégzésre vonatkozóan, anélkül, hogy ebből bármilyen hátránya származna. Az új ötletek, javaslatok kiértékelésére jól használható a scenárió technika. Centralizáció: központosítás Codd: a relációs adatbázis elmélet kidolgozója. 1985-ben publikálta azt a 12 pontot, amely meghatározza a relációs modell kritériumait. Decentralizáció: széthelyez, szétoszt; a központosítást megszüntetve széttelepít. Diagnosztizálás: az a feltáró-elemző tevékenység, amelynek során meghatározhatók valamely szervezet működésében rejlő problémák, azok a körülmények, hatások, amelyek korlátozzák vagy akadályozzák a szervezeti célok elérését. Dinamikus: állandó mozgásban levő, változó Direkt vagy közvetlen elérésű állomány: ebben az állomány fajtában az adatokat címük alapján találhatjuk meg. A közvetlen hozzáférést a tárolási mód teszi lehetővé. Diverzifikáció: a termelő vállalat gyártási profiljának a várható piaci lehetőségek jobb kihasználására irányuló tudatos bővítése. Empátia: beleérző képesség Ergonómia: az emberi adottságoknak maximálisan megfelelő munkafeltételek kialakítására vonatkozó komplex tudománycsoport. Erőforrás: azok a rendelkezésre álló eszközök, berendezések, anyagok, energia, információ, személyzet, pénzeszköz, amelyek egy adott üzleti tevékenységhez szükségesek. 191

Esemény: olyan akció, körülmény, cselekedet, amely egy adott elemre, tevékenységre aktivizáló hatással van, azt vagy cselekvésre bírja, vagy annak állapotát megváltoztatja. Felhasználó: az az alkalmazott, aki munkájához valamilyen számítógépes szoftvert használ. Felhasználói felület (felhasználói interfész): azok az eszközök, felületek és formák (képernyők, párbeszédablakok, listák, hangok, rajzok, stb.), amelyek lehetővé eszik a felhasználó számára, hogy a munkájához szükséges számítógépes alkalmazással kommunikálni tudjon, és azt működtesse, eredményeit felhasználja. Felhasználói szerepkör: a rendszer használóinak csoportosítása. A csoportosítás többféle szempont szerint lehet pl. funkciók használata, hozzáférési jogosultság. Folyamat: az egymással kapcsolatban lévő tevékenységek azon csoportja, amelyek különböző bemeneti értékekből valamilyen előre meghatározott transzformációval az elvárt kibocsátást produkálják. GUI: (Graphical User Interface) a grafikus felhasználói felületek lehetővé teszik, hogy a képernyőn található összes pontot egyedileg megcímezzék. A karakterek elemi pontokból állnak bármilyen méretben és nagyon sokféle betűtípusban. Olyan grafikai objektumok rajzolhatók, mint a vonalak vagy ívek. A grafikus felhasználói felületek szinte mindig ablakokkal, ikonokkal, egy egérrel és felbukkanó vagy legördülő menükkel összekapcsolva kerülnek alkalmazásra. GUI szabvány: (Graphical User Interface) a grafikus felhasználói felület szabványa Index-szekvenciális állomány: az index-szekvenciális állományok kettős szerkezettel rendelkeznek. A rekordok egyrészt kulcs szerint rendezetten helyezkednek el a tárolóegységen, másrészt indexelve is vannak a kulcs szerint. Így ha soros feldolgozásra van szükség, el lehet tekinteni az index szerinti eléréstől és az állományt egyszerűen szekvenciálisan lehet kezelni. Ha viszont egy rekordot kell megtalálni az állományban, azt index szerint lehet megtenni. Információ: olyan tájékoztatás, közlés, adat, ismeret, amely a címzett által értelmezhető tartalommal bír, és amelynek célja a bizonytalanság csökkentése, illetve megszűntetése, az alternatívák közötti döntés elősegítése. Információtechnológia (IT): azok a fejlesztési, projektirányításai és végrehajtási elvek, módszerek és eszközök, számítógéppel támogatott információfeldolgozási mód és technika, a korszerű kommunikációs hálózat, valamint az anyagi folyamatok automatizált támogatása, amelyek segítségével lehetővé válik a valós folyamatok hatékony megvalósítása. Informatika: az a tudományterület, amely a társtudományokkal interdiszciplináris kapcsolatban, számítógéppel támogatott módon segíti a szervezetek munkáját. Alapvetően 4 ágazatát különböztetjük meg a

192

technikai avagy műszaki informatikát, gyakorlati számítástudomány avagy elméleti informatikát és alkalmazott informatikát. Informatikai infrastruktúra: azok a számítógéprendszerek, hálózati kiépítések, kommunikációs vonalak, amelyek lehetővé teszik informatikai rendszerek használatát, alkalmazását. Input: valamely tevékenység végzéséhez, eljárás végrehajtásához szükséges, illetve ezek működést generáló hatás, olyan forrás, amelyből a végrehajtandó folyamat táplálkozik. Ilyenek: jel, esemény, információ. Integráció: valamilyen szempontból egymással kapcsolatban lévő, egymáshoz tartozó komponense, részrendszerek meghatározott logika szerinti egyesítése, összessége. Integráns: nélkülözhetetlen, szervesen hozzátartozó Integritás: az adatok sértetlensége, vagyis az a védelem, mely szerint az adatok releváns módon mindig, mindenki részére rendelkezésre állnak és korrektek. Interaktív: a felhasználó munkája végzése során közvetlen kapcsolatban van a számítógépes alkalmazással, és azt a rendszerrel közvetlen kommunikációban működteti. Internacionalizálódás: nemzetközivé válás Iteráció: valamely eljárás ismételt végrehajtása úgy, hogy egy-egy végrehajtás eredménye képezi a következő végrehajtás bemeneti paraméterét. Iteratív: ismétlődő Interfész: azok a lehetőségek, megoldások (fizikai megvalósítása, mentális, vagy szoftver), amelyek lehetővé teszik adott rendszer elemek kapcsolatának megteremtését és fenntartását. Irányítás: az a menedzsmentfunkció, amely a beosztottak tevékenységének ellenőrzését, a szervezet céljai felé vezető úton tartását és a szükséges korrekciók végrehajtását jelenti. Másként: az a tevékenység, amely követelményeket ír elő, ellenőrzi a végrehajtás teljesülését, eltérés esetén beavatkozik a folyamatokba. Kompatibilitás: két eszköz, készülék, berendezés, program együttműködését, egymással való helyettesíthetőségét vagy összekapcsolhatóságát jelentő tulajdonság. Komponens: összetevő, alkotó Kompetencia: illetékesség, jogosultság, szakértelem Kondicionál: pozitívan befolyásol, szabályoz Koordináció: összehangolás, egymás mellé rendelés Követelményspecifikáció: azoknak a dokumentumoknak az összessége, amelyek a szervezetnek egy fejlesztéssel kapcsolatos elképzeléseit tartalmazzák.

193

Ludwig von Bertalanffy: (Atzgersdorf, ma Wien, 1901. szept. 19. – Buffalo, N. Y., 1972. jún. 12.) magyar származás biológus, filozófus, egyetemi tanár. A bécsi, az ottawai, majd az edmonti egyetemek professzora volt. Kutatási területei: az anyagcsere és a növekedés fiziológiája, sejtfizika és kémia, rákkutatás. Matematikai módszerek felhasználásával dolgozta ki az általános rendszerelmélet alapjait. Az általános rendszerelmélet problémái. in: Rendszerelmélet. Bp. 1969. Megvalósíthatósági tanulmány: olyan dokumentum, amely változatokat tartalmaz a projekt megoldható, lehetséges végrehajtásának feltételeire, körülményeire és várható eredményeire vonatkozóan. A megvalósíthatósági tanulmány alapot szolgáltat az alternatívák közötti választás döntéséhez. Motivál: cselekvésre ösztönöz, kivált Multinacionális szervezet: olyan nemzetközi szervezet, amelynek működése átnyúlik az országhatárokon. 4GL: 4. Generation Language, Negyedik Generációs Technikák, melyeken olyan új eszközöket, módszereket értünk, amelyekkel hatékony, gyors programfejlesztés valósítható meg. Objektum: az üzleti folyamatok leképezésének eredményeképpen kapott, jól definiált, azonosítható, attribútomokkal és viselkedés jellemzőkkel ellátott absztrakt elem, amely magában foglalja a lehetséges állapotokat és az objektum viselkedését is. Objektumorientált szemlélet: olyan filozófia, amely a leképezési folyamatban a valós üzleti folyamatokat és komponenseket az emberi gondolkodáshoz eddig legközelebb álló formában modellezi. Kiváló lehetőség (1) az üzleti folyamatok és tevékenységek, (2) az információk, adatok és folyamataik, áramlásuk, (3) a pénzügyi rendszerek és (4) a szimulációs megoldások modellezésére. Optimalizálás: azoknak az eljárásoknak az összessége, amelyekkel bizonyos folyamatok adott körülmények között a lehető leghatékonyabban teljesíthetők. Ilyen megoldások lehetnek a termékösszetétel optimalizálás árbevételi illetve nyereségmaximalizáló célfüggvény mellett, vagy készletezési feladatok megvalósítása a lehető legkisebb költséggel. Organikus: szervezett Output: kibocsátás, valamely művelet eredménye. Öröklődés: olyan mechanizmus, amelyben a specifikus rendszerelemek átveszik a náluk magasabb szintű, általánosabb komponensek sajátosságait, természetét és viselkedését. Piac: valamely termék illetve szolgáltatás tényleges és potenciális vevőinek összessége, akik csere céljából kerülnek egymással kapcsolatba. A piacok sokféle szempontból vizsgálható, osztályozható, így megkülönböztetünk: cél-, hatékony, hiány-, releváns piacokat, helyi-, körzeti-, regionális-, nemzeti- és világpiacot, szívásos és nyomásos piacot stb. Prognosztika: nagyobb távlatoknak számításokon alapuló előrejelzése. 194

Prognosztizál: meghatározott adatokon alapuló előzetes számításokat végez, előrejelzést készít. Projekt: egy meghatározott cél elérésére irányuló, komplex szervezeti feladat végrehajtása a célfeladathoz létrehozott szerveződés formájában. A projektmunka elvárt minőségű eredményének biztosításáért a projekt vezetője, a projektmenedzser felelős. Racionalizálás: ésszerűsítés, egyszerűsítés, gazdaságossá tevés Reálfolyamat: anyagi folyamat pl.: anyagi javak, szolgáltatások termelése, forgalmazása, elosztása és felhasználása. Redundancia: többszörösség; eszközök, berendezések, szoftverek, illetve adatok többszörös megléte, másodpéldánya. Ha ez a többszörösség a biztonságot, a gyorsabb hatékonyabb működést szolgálja, akkor értelmes és célszerű. Referencia: bizalmas jellegű tájékoztatás, ajánlás, ajánlólevél Releváns információ: az üzleti folyamatok különböző szintjein a munkatársak, vezetők munkájához egymástól eltérő összetételű és megjelenésű adatokra van szükség. A hatékony munkavégzés érdekében mindenkinek csak azokat az információkat kell biztosítani, amelyek számára fontosak. Specializáció: szakosítás, pl.: termelői profil szűkítése egy-két termékre. Számítógép-erőforrás: azok a hardver és szoftver eszközök, amelyek az informatikai infrastruktúra elemeit képezve biztosítják a számítógéppel támogatott feldolgozások végzését. Ilyen erőforrások például a nyomtatók, központi egységek, szerverek, háttértároló berendezések, hálózati elemek, felhasználó programok stb. Számlatükör: megadja, hogy különböző számlaszámokhoz milyen tétel tartozik. Számviteli szabályozási rendszer: a belső irányítási és szabályozási rendszer azon része, amely magában foglalja a szabályoknak megfelelő számviteli és pénzügyi alapelveket és eljárásokat, a szervezet erőforrásainak védelmét, valamint a megbízható pénzügyi nyilvántartások vezetését, beszámolók készítését. Szekvenciális elérésű állomány: olyan elrendezésű állomány, ahol az adatok egyidejűség vagy átfedés nélkül egymás után következnek és nem keletkezésük sorrendjében, hanem rendezetten vannak tárolva. Szervezés: az a menedzsmentfunkció, amely az elvégzendő feladatok és a végrehajtáshoz szükséges erőforrások, személyi, tárgyi feltételek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását jelenti annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát. Szintaktikus ellenőrzés: adott programnyelv szabályai szerinti formai ellenőrzés. Szoftver: olyan számítógépen futtatható programok összessége, amelyek egyrészt a számítógép hardverberendezéseinek működtetésére 195

szolgálnak rendszerszoftver, másrészt pedig a napi munkavégzést támogatják alkalmazó szoftver. Szoftver ergonómia: az ember-gép kommunikáció megvalósítását, a dialógus és az interaktivitás módját kutató tudományág. Telekommunikáció: távközlés Tervezés: az a menedzsmentfunkció, amely a szervezet jövőbeni működésére vonatkozó célokat határozza meg, és dönt az elérésükhöz szükséges tevékenységekkel és erőforrásokkal kapcsolatban arról, hogy kinek, mit mikorra, milyen sorrendben kell megtennie. Másként: a szervezeti célok kitűzése és elérésének, megvalósítási módjának meghatározása. Tesztelés: olyan eljárássorozat, amelyben megvizsgáljuk, hogy egy tervezett feladatsor végrehajtható-e és az igényeknek megfelelően működik-e. Törzsadat: olyan adat, amely viszonylag hosszú időn keresztül változatlan állapotban vesz részt a feldolgozási folyamatban. Üzleti folyamat: azoknak a tevékenységeknek az összessége, amelyek meghatározott inputokból a szervezeti céloknak megfelelően az elvárt outputot, kibocsátást eredményezik. Másképp fogalmazva: olyan tevékenységsor, amely egy vagy több bemeneti komponens hatására a fogyasztó számára értéket jelentő kibocsátást eredményez. Üzleti folyamatok újjászervezése: olyan fejlesztési munka, amelynek során a meglévő vállalati folyamatokat teljesen új folyamatok váltják fel, miközben felhasználják a legkorszerűbb technológiai megoldásokat.

196