Eötvös Loránd Tudományegyetem Budapest, 1053 Egyetem tér 1-3.
SZÁMVITELI POLITIKA AZ EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM SZÁMVITELI SZAKMAI SZABÁLYAINAK IDEIGLENES MEGÁLLAPÍTÁSÁRÓL SZÓLÓ 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás
6. sz. melléklete
2006. július 1
1
Egységes szerkezetben a módosításáról kiadott 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás rendelkezéseivel.
I. A számviteli politika célja, tartalma
1. A számviteli politika célja A számviteli politika célja, hogy rögzítse azokat a 2000. évi C. számviteli törvény (továbbiakban: Szt.), valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Kormányrendelet (továbbiakban: Korm. rendelet) végrehajtására vonatkozó előírásokat, eljárásokat, módszereket, amelyek biztosítják Egyetemünk sajátosságainak, szakmai feladatainak leginkább megfelelő számviteli rendszer működését. Ennek alapján megbízható, valós információkat tartalmazó éves költségvetési beszámoló állítható össze, amely számviteli rendszer egyidejűleg a vezetői döntések számára is alkalmas információs bázisul szolgál. Az Egyetem fenntartó szerve az Oktatási Minisztérium. Az Egyetem a Magyar Államkincstár elszámolási körébe tartozó, teljes gazdálkodási jogkörrel rendelkező központi költségvetési szervként működik, melyhez 2005. január elsejével a Jogi Továbbképző Intézet és az Idegennyelvű Továbbképző Központ, mint részjogkörű intézmények tartoznak. A vagyoni és pénzügyi helyzetre ható eseményekről a kettős könyvvitel rendszerében módosított, teljesítésszemléletű könyvviteli nyilvántartást vezet, magyar nyelven, a Magyar Köztársaság pénznemében, melyet a naptári év végével lezár. A könyvelés és a hozzá kapcsolódó analitikai nyilvántartások számítógépes rendszereken történnek. 2
A Gazdálkodási Szabályzat 1.§ (2) bekezdés alapján a részjogkörű szervezetekre is az egyetemi számviteli szakmai szabályok az irányadóak.
2. Az intézmény bemutatása Alapító Okiratban rögzített elnevezés: Eötvös Loránd Tudományegyetem. Székhely: Budapest, 1053 Egyetem tér 1-3. 3 Alapító: Oktatási és Kulturális Minisztérium. A részjogkörű intézmények könyvvezetési és leltározási feladataikat önállóan – saját rendszereikkel – látják el.
2
Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától. 3 Megállapította a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
2
3. A számviteli alapelvek alkalmazása -
A vállalkozás folytatásának elve úgy érvényesül, hogy az évközi szerkezeti - szervezeti és feladat - változásokkal korrigált bázis képezi a következő évi költségvetés alapját. A működés a jövőben is folytatódik, a tevékenység beszüntetése nem várható.
-
A teljesség elve úgy érvényesül, hogy a tárgyévben felmerült és teljesült gazdasági eseményeket a beszámoló fordulónapjáig a pénzforgalmi adatok tartalmazzák, annak figyelembevételével, hogy a költségvetés naptári évre készül. A főkönyvi könyvelésben csak a pénzforgalmilag realizált gazdasági események jelennek meg.
-
A valódiság elve a könyvviteli mérleg adatainak megbízható, leltárral alátámasztott elkészítésén alapszik. Értékelésüknek meg kell felelni a törvényben rögzített értékelési elveknek.
-
A világosság elvének érvényesülését a beszámoló és annak mellékletei tiszta, világos elkészítésével kell biztosítani. A főkönyvi könyvelésnek, az analitikának áttekinthetően kell kapcsolódni egymáshoz.
-
A következetesség elvét a költségvetés, az éves (féléves) beszámoló közötti összehasonlíthatóság biztosításával kell érvényesíteni. A beszámoló tartalma és formája azonos az elemi költségvetéssel.
-
Az egyedi értékelés elve úgy érvényesül, hogy az eszközöket és a kötelezettségeket a könyvvezetés és a beszámoló elkészítése során egyedileg kell rögzíteni és értékelni. Sajátosan alkalmazható az egyszerűsített értékelési eljárás alá vont követelések esetében.
-
A folytonosság elvének érvényesülését a záró és a nyitó mérleg adatainak azonosságával és az értékelés azonosságával kell biztosítani. Vonatkozik ez a vagyonértékelésre, az előirányzat-maradvány, eredmény számbavételére is.
-
Az összemérés elve a pénzforgalmi szemlélet miatt úgy érvényesül, hogy egy-egy feladat tárgyévi ténylegesen befolyt (beszedett) bevételeit és pénzforgalom nélküli bevételeit a tárgyévi kiadásokkal kell összemérni, az előirányzat-maradványt, a vállalkozási eredményt megállapítani.
-
Az óvatosság elve abban nyilvánul meg, hogy a vállalkozási tevékenységnél a tényleges ráfordítás mellett az értékcsökkenést még abban az esetben is el kell számolni, ha ezzel veszteségessé válik a tevékenység. Az eszközök értékét csak a valamikori leértékelés erejéig szabad visszaírni.
-
A bruttó elszámolás elve úgy érvényesül, hogy a tartozásokat és a követeléseket, illetve a bevételeket és kiadásokat térítményezés címén egymással szemben nem lehet elszámolni.
3
-
A lényegesség elve úgy érvényesül, hogy a költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletének szöveges indoklásánál be kell mutatni minden olyan információt, körülményt, amelynek elhagyása befolyásolja a költségvetési gazdálkodásról a megbízható és valós összkép kialakítását.
-
A költség-haszon összevetésének elve a könyvvezetésre nem alkalmazható azon információk előállításának tekintetében, amelyeknek szolgáltatását törvények, illetve egyéb más jogszabályok írják elő. A követelést le kell írni abban az esetben is, ha egyértelműen bizonyítható, hogy az adós fizetésképtelensége miatt a behajtást szolgáló intézkedések várható költségei meghaladnák a követelés könyv szerinti értékét.
-
A tartalom elsődlegessége a formával szemben elve úgy érvényesül, hogy a beszámolóban, annak mellékleteiben, a beszámolót alátámasztó számvitelben, analitikában elsődleges szempont az adatok tartalmi követelményének megismerése, függetlenül a formai megjelenéstől, a kötelező információigény betartása mellett.
-
Az időbeli elhatárolás elve a naptári évre készülő költségvetési beszámoló miatt nem alkalmazható.
4. Az egyetem tevékenységének szakfeladatrendi és KSH besorolása Szakágazat száma: 803000. Megnevezése: Egyetemi oktatás Alapvető szakfeladat száma: 803119. Megnevezése: Egyetemi oktatás Tevékenységek szakfeladatai: Alaptevékenység Megnevezése szakfeladat száma 551315 Nappali rendszerű iskolai oktatásban részt vevő tanulók kollégiumi elhelyezése 551337 Felsőoktatásban tanulók kollégiumi ellátása 551414 Üdültetés 552312 Óvodai intézményi étkeztetés 552323 Iskolai intézményi étkeztetés 552334 Kollégiumi intézményi étkeztetés 731014 Természettudományi kutatás és kísérleti fejlesztés 732011 Humán társadalomtudományi kutatás és kísérleti fejlesztés 751999 Finanszírozási műveletek elszámolása 801115 Óvodai nevelés, iskolai életmódra felkészítés 801126 Fogyatékos gyermekek óvodai nevelése, iskolai életmódra felkészítése 801214 Nappali rendszerű, általános műveltséget megalapozó iskolai oktatás 4
801225
Fogyatékos tanulók nappali rendszerű, általános műveltséget megalapozó iskolai oktatása 803119 Egyetemi oktatás 803218 Főiskolai oktatás 803317 Egyetemi, főiskolai továbbképzés 804028 Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás 805113 Napköziotthoni és tanulószobai ellátás 805212 Pedagógiai szakszolgálat 805410 Pedagógiai szakmai szolgáltatás 805915 Oktatási célok és egyéb feladatok Vállalkozási tevékenység Megnevezése szakfeladat száma 751959 Költségvetési szervek vállalakozási tevékenysége
5. Adóhatósági kapcsolatok és egyéb befizetési kötelezettségek Adóigazgatási szám: 15308744-2-41. Közösségi adószám: HU 15308744 Fizetendő hatósági díj
APEH-nak
Havonkénti: - Áfa - Szja - Nyugdíjbiztosítási járulék - Egészségbiztosítási járulék - Egészségügyi hozzájárulás - Munkaadói hozzájárulás - Munkavállalói hozzájárulás Negyedévenkénti: - Rehabilitációs hozzájárulás - Kulturális járulék Esetenkénti: - Vám
Felügyeleti szervnek (OM-nek)
VPOP-nak
X X X X X X X X X X
6. Az Egyetem számviteli politikája a következő témákhoz kapcsolódóan tartalmaz előírásokat: - az értékcsökkenések elszámolásának szabályai, - a 100 ezer Ft egyedi beszerzési érték alatti - kis értékű - tárgyi eszközök és immateriális javak beszerzési vagy előállítási költsége elszámolási módjának meghatározása, - a kompenzálás és a káló szabályai, - az értékvesztés, a piaci értéken történő értékelés, értékhelyesbítés és a visszaírás elszámolása,
5
- a vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos általános forgalmi adó, - az általános kiadások megosztási módszere, - a számviteli elszámolás szempontjából „nem jelentős"-nek minősített árfolyamváltozások, - a számviteli elszámolás szempontjából rendkívülinek tekintendő események minősítése, - a mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készletek leltározásának módja, - a költségvetési beszámoló elkészítésének időpontja, a tárgyévre vonatkozóan a könyvekben végezhető helyesbítések határideje, valamint a beszámoló elkészítéséért való felelősség, - 4 a költségvetés összeállításával, az előirányzatok évközi módosításával, valamint az előirányzat-felhasználási jogkör gyakorlásával kapcsolatos feladatok, - 5 azon eszközök meghatározása, ahol saját, kincstári körön kívüli tulajdon keletkezhet, a hozzá kapcsolódó elkülönített nyilvántartás módszere, dokumentálása. A számviteli politikához kapcsolódóan egyes tevékenységek részletes előírásait külön szabályzatok rögzítik, amelyek a következők: - Számlarend, mely tartalmazza a számlatükröt, - Leltározási Szabályzat, - Önköltségszámítási Szabályzat, - Pénzkezelési Szabályzat, - Értékelési Szabályzat, - Közbeszerzési Szabályzat, - A felesleges vagyontárgyak feltárásának, hasznosításának és selejtezésének szabályzata.
II. A számviteli politika részletes előírásai 1. Az üzembe helyezés dokumentálásának szabályozása Az állománynövekedést követően az eszközt üzembe kell helyezni. Ezen üzembe helyezés dokumentuma (1. sz. melléklet) az Üzembe helyezési jegyzőkönyv (állománybavételi bizonylat), vagy az Üzembe helyezési okmány (5 MFt feletti építési beruházásoknál), mely az alábbi adatokat tartalmazza: - az üzembe helyezendő eszköz pontos megnevezését, azonosító számát, - az üzemeltető megnevezését és címét, - az eszközzel együtt üzembe helyezett tartozékok részletes jegyzékét, 4
Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától. 5 Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
6
- az üzembe helyezés időpontját, - az üzembe helyezéskor szükséges hatósági igazolásokat(ha szükséges), - az üzembe helyezett eszközök aktivált értékét, - a tervszerinti értékcsökkenés számításának kezdő időpontját, - az üzembe helyezésért felelős személy megnevezését.
2. Az értékcsökkenések elszámolásának szabályai Értékcsökkenés: az immateriális javak és tárgyi eszközök fizikai kopásának, erkölcsi avulásának pénzben kifejezett értéke. Amennyiben valamilyen okból az értékcsökkenéstől eltér az elhasználódás mértéke, az eltérés összegét terven felüli értékcsökkenésként kell elszámolni. Ez bekövetkezhet, ha az eszköz: - feleslegessé válik, - leértékelődik (értékvesztés), - megrongálódik, - megsemmisül (káresemény). Az Egyetem a Korm. rendelet által kötelezően előírt lineáris értékcsökkenési leírási módszert alkalmazza általában. Kivételt képeznek az immateriális javak, ahol a szerződés a Korm. rendelettől eltérő időpontot jelölhet meg, mint a leírási kulcsok alapján számított használat és ebben az esetben, a várható használati időt a szerződés szerint kell meghatározni, ennek megfelelően kell a leírási kulcsot megállapítani. Az eszköz értékét egyenletesen, minden évben, azonos összegben kell elszámolni költségként. Az évente leírandó összeget %-os formában határozta meg a jogszabály. A vállalkozási tevékenységhez kapcsolódó eszközök értékcsökkenésénél is ezt a módszert alkalmazzuk. Az alap- és vállalkozási tevékenységhez igénybe vett eszközök arányának meghatározásánál az előző évi nettó bevételek arányát kell alapul venni. Az értékcsökkenést akkor is el kell számolni, ha a vállalkozási tevékenység veszteséges. A leírást az üzembe helyezés évében kell megkezdeni, és addig folytatni, amíg az eszköz nettó értéke nullára nem íródik. Terven felüli értékcsökkenést kell elszámolni a tárgyi eszközöknél, ha év közben a tárgyi eszköz értéke tartósan lecsökken, mert a tárgyi eszköz az alaptevékenység változása miatt feleslegessé vált, illetve hiány vagy megrongálódás következtében rendeltetésének megfelelően nem használható. A terven felüli értékvesztés okát és mértékét az egyedi értékeléskor készített jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
7
A kis értékű (100.000,-Ft egyedi érték alatti) ún. mennyiségi nyilvántartásba vont tárgyi eszközök értéke – döntésünk alapján – használatba vételkor egy összegben költségként elszámolásra kerül, kivéve a nemesfém eszközöket, valamint a képzőművészeti alkotásokat és a régészeti leleteket. Értékcsökkenés elszámolása negyedévenként , minden negyedév utolsó napjával történik, napra pontosan a Korm. rendeletben meghatározott éves leírási kulcsok szerint: alapítás-átszervezés, illetve kísérleti fejlesztés aktivált értéke 20 % vagyonértékű jogok 16 % szellemi termékek 33 % épületek 2% építmények 3% gépek, berendezések és felszerelések, kivéve a számítástechnikai és ügyviteltechnikai eszközöket 14.5% számítástechnikai és ügyviteltechnikai eszközök 33 % járművek 20 % állatok 7% Nem lehet értékcsökkenést elszámolni: - az értéküket megtartó eszközökre (földterület, telek, erdő, képzőművészeti alkotás, nemesfém, régészeti lelet, polgárvédelmi eszközök), - a nulláig leíródott eszközökre, - az üzembe nem helyezett tárgyi eszközökre, beruházásokra, - valamint az idegen eszközökre. Továbbá nem lehet értékcsökkenést elszámolni a műemlék épületekre, kivéve, ha nem műemléki hasznosítás történik. Az Egyetem műemlék épületeit elsősorban oktatásra/kutatásra használjuk, ezért a 2%-os értékcsökkenést elszámoljuk. Az értékcsökkenés szabályszerű végrehajtásáért a számviteli osztályvezető felelős.
3. A 100 ezer forint egyedi beszerzési érték alatti tárgyi eszközök és szellemi termékek elszámolási módjának meghatározása A 100 ezer forint egyedi beszerzési ár, előállítási érték alatti tárgyi eszközök és immateriális javak beszerzési vagy előállítási költségét az Egyetem dologi kiadásként egy összegben számolja el. (Korm. rendelet 18. §.). Az így elszámolt tárgyi eszközökkel kapcsolatban - a tulajdon védelme érdekében - biztosítani kell a mennyiségi nyilvántartást.
8
A mennyiségi nyilvántartások vezetéséért - az 5.000,-Ft egyedi érték alatt az adott szervezeti egység vezetője felelős (pl. szerszám, ágynemű, ügyviteli és irodai eszközök, konyhai felszerelések, stb.), - az 5.000,-Ft , illetve e feletti nyilvántartásokért a számviteli osztályvezető felelős.
4. A kompenzálás és a káló szabályai A Korm. rendelet 8.§-ának (5) bekezdés f) pontjában foglalt káló elszámolási lehetőséggel nem kívánunk élni. Ugyancsak az f) pont ad felhatalmazást a leltározás során észlelt eltérések kompenzálására, melyet az alábbiak szerint szabályozunk: - az elemi beszámolóban szereplő tárgyi eszközöknél és készleteknél nem lehet, - az elemi beszámolóban nem szereplő – többnyire mennyiségi nyilvántartású – eszközöknél a hiányzó eszközzel egyenértékű (felhasználhatóság, kapacitás stb.) eszközzel valósítható meg a kompenzálás. A kompenzálhatóság elfogadásáról, az érintett szervezeti egység vezetőjének írásbeli javaslata alapján, a számviteli osztályvezető dönt.
5. Az értékvesztés elszámolásának feltételrendszere A Szt. előírja, hogy értékvesztést kell elszámolni: a vásárolt készleteknél, a saját termelésű készleteknél, a gazdasági társaságban lévő - tulajdoni részesedést jelentő - befektetéseknél, valamint az egy évnél hosszabb lejáratú értékpapíroknál abban az esetben, ha a könyvviteli mérleg készítésekor azok piaci értéke alacsonyabb a nyilvántartás szerinti értéknél. Az értékvesztés megállapításához, annak összegének meghatározásához: a) A vásárolt készletek (anyagok, áruk) esetében nyilvántartás szerinti – mérlegelt – árat össze kell hasonlítani a könyvviteli mérleg készítésekor ismert tényleges piaci értékkel, továbbá felül kell vizsgálni, hogy a vásárolt készletek = megfelelnek-e a vonatkozó előírásoknak (szabvány, szakmai-műszaki előírások, stb.) = nem rongálódtak-e meg, = felhasználásuk, értékesítésük nem vált-e kétségessé. A felülvizsgálat során tett megállapításokról, a készletekről az analitikus készletnyilvántartással megegyezően részletező jegyzőkönyvet kell készíteni.
9
A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az értékvesztés okát, mértékét. Amennyiben a piaci érték a beszerzési árnál alacsonyabb, úgy a vásárolt készleteket ezen az alacsonyabb értéken kell a mérlegbe felvenni. A vásárolt készletek felülvizsgálatáért, az értékvesztés vagy visszaírás elszámolásának előkészítéséért, a szükséges dokumentumok, bizonylatok összeállításáért az Ellátási Osztály vezetője felelős. b) A saját termelésű készletek (befejezetlen termelés, félkész és késztermék) előállítási költségét össze kell hasonlítani a könyvviteli mérleg készítésekor ismert és várható eladási árral. Ha a könyvviteli mérleg készítésekor ismert és várható eladási ár alacsonyabb, akkor a készlet értékét a mérlegben a várható eladási áron kell kimutatni, ha magasabb a valamikori leírás erejéig visszaírható. A saját termelésű készletek felülvizsgálata során tett megállapításokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az értékvesztés okát és mértékét. A saját termelésű készletek felülvizsgálatáért, az értékvesztés elszámolásának előkészítéséért, a szükséges dokumentumok, bizonylatok összeállításáért felelős: - tankönyv, jegyzet, CD, videokazetta, növénytermesztés kapcsán az adott szervezeti egység vezetője, - egyéb esetben a műszaki főigazgató-helyettes. c) A gazdasági társaságokban lévő befektetéseknél az érintett társaságokról olyan információval kell rendelkezni, melyből kiderül, hogy a Szt.-ben foglalt feltételek nem teljesülése miatt el kell-e számolni az értékvesztést.
Az értékvesztés meghatározásához az alábbi információkat kell biztosítani: milyen a gazdasági társaság piaci megítélése, a gazdasági társaság megszűnése esetén várhatóan megtérül-e a gazdasági társaságba befektetett összeg, a gazdasági társaság saját tőke értékének a befektetés névértékével arányos része nem csökkent-e a befektetés könyv szerinti értéke alá. Az értékvesztés elszámolása során a befektetés könyv szerinti értéke a saját tőkéből a befektetés névértékével arányos összegig csökkenthető. A gazdasági társaságokban lévő tulajdoni részesedést jelentő befektetések értékvesztésének meghatározásához biztosítani kell az adatok összegyűjtését, az információk feldolgozását, valamint az értékvesztésre vonatkozó javaslat elkészítését. A gazdasági társaságokban lévő befektetések felülvizsgálata során tett megállapításokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az értékvesztés okát és mértékét. 10
A gazdasági társaságokban lévő befektetések felülvizsgálatáért, az értékvesztés elszámolásának előkészítéséért, a szükséges dokumentumok, bizonylatok összeállításáért a pénzügyi osztályvezető felelős. d) Az egy évnél hosszabb lejáratú, valamint a forgóeszközök között kimutatott értékpapírok értékvesztésének megállapításához azok piaci megítéléséből kell kiindulni. Ha a mérlegkészítés napját megelőzően legalább egy éven keresztül alacsonyabb az értékpapírok piaci megítélése, mint a nyilvántartás szerinti érték, akkor az értékvesztés elszámolásával egyidejűleg csökkenteni kell a nyilvántartás szerinti értéket, ha magasabb a valamikori leírás erejéig, de legfeljebb a piaci értékig visszaírható. A nyilvántartás szerinti értéket addig kell csökkenteni, hogy azok a könyvviteli mérlegben a mérlegkészítéskor érvényes (ismert) piaci megítélésnek megfelelően szerepeljenek. Az értékpapírok értékvesztésének meghatározásához biztosítani kell az adatok összegyűjtését, az információk feldolgozását, valamint az értékvesztésre vonatkozó javaslat elkészítését. Az értékpapírok felülvizsgálata során tett megállapításokról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az értékvesztés okát és mértékét. Az egy évnél hosszabb lejáratú, valamint a forgóeszközök között kimutatott értékpapírok felülvizsgálatáért, az értékvesztés elszámolásának előkészítéséért, a szükséges dokumentumok, bizonylatok összeállításáért a gazdasági főigazgató-helyettes felelős. A vásárolt készletek, a saját termelésű készletek, a gazdasági társaságokban lévő befektetések, valamint az értékpapírok értékvesztésének felülvizsgálatával kapcsolatos dokumentumot (jegyzőkönyvet) akkor is el kell készíteni, ha a felülvizsgálat eredményeként nem kell értékvesztést elszámolni. Ebben az esetben azt kell írásban rögzíteni, hogy az eszközök felülvizsgálata megtörtént és nem áll fenn olyan körülmény, ami miatt értékvesztést kellene elszámolni. Az értékpapírok befektetett pénzügyi eszközzé, illetve forgóeszközzé történő minősítésére a gazdasági főigazgató-helyettes jogosult. A minősítést a vásárlással egyidejűleg, az értékpapíroknak a könyvviteli nyilvántartásba történő számbavétele előtt el kell végezni. A mérlegvalódiság biztosítása érdekében az éves költségvetési beszámoló részét képező könyvviteli mérleg készítésekor, a december 31-én meglévő valamennyi értékpapírt felül kell vizsgálni abból a szempontból, hogy azt a könyvviteli mérleggel lezárt évet követően tartósan, vagy nem tartósan szándékozunk megtartani. 11
Az adott értékpapírt a minősítésnek megfelelően kell a könyvviteli mérlegben – befektetett, vagy forgóeszközként – szerepeltetni, és biztosítani kell a könyvviteli nyilvántartások – átminősítésnek megfelelő – módosítását is. Az értékpapírok év végi minősítése a gazdasági főigazgató-helyettes hatáskörébe tartozik. e) Követelések (adósok, vevők, munkavállalókkal szembeni, egyéb) esetében a követelés megfizetésének határideje lejárt, a követelés bizonytalanná vált. A követeléseket az Értékelési Szabályzatban meghatározottak szerint kell egyidejűleg, követelés típusonként értékelni.
6. A befektetett eszközök piaci értéken történő értékelése, értékhelyesbítése A piaci érték és a könyv szerinti érték közötti különbözet elszámolásából, a felértékelést, azaz az értékhelyesbítés módszerét az Egyetem nem alkalmazza. 6
A befektetett eszközök piaci értéken történő értékelése szempontjából jelentős összeg, ha az eszközök egyedi piaci értéke és könyv szerinti értéke közötti különbözet eléri vagy meghaladja az éves terv szerinti értékcsökkenés összegét vagy a 100 000 Ft-ot.
7. A visszaírás feltételrendszere Az előzőleg elszámolt értékvesztések, az elszámolt értékig visszaírandók, ha a változás tartós, legalább egy évet meghaladó és a visszakönyvelt értékvesztés összege jelentős, vagyis a nettó érték 20 %-át, illetve az egyedi 100 ezer forintot meghaladja.
8. A vállalkozási tevékenységgel kapcsolatos általános forgalmi adó A vállalkozási tevékenység áfájának elszámolása és könyvelése a tényleges kiadásoknak, ill. bevételeknek megfelelően történik, a mérlegkészítést megelőzően. 9. Vállalkozási tevékenység elszámolása Az Egyetem alapfeladatán túl vállalkozhat, ha a tevékenység nem vesz igénybe támogatást és nem veszélyezteti az alapfeladat ellátását. Vállalkozásnak minősül az a termelés, szolgáltatás, amelyet nyereség (haszon), illetve vagyonszerzés céljából ellenérték fejében, rendszeresen és üzletszerűen (piaci alapon) végez az Egyetem.
költségvetési
6
Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
12
Vállalkozási tevékenységként – külső megrendelésre - az OM jóváhagyása és az SZMSZ-ben rögzítettek alapján: - tudományos kutatás, kísérleti fejlesztés, - műszaki tesztelés és elemzés, - számítástechnikai szolgáltatás, - szemléltető videofilmek előállítása és értékesítése végezhető. Nyilvántartása munkaszámonként történik. A munkaszámok kiadásáért a pénzügyi osztályvezető felelős.
10. Pályázatok elszámolása A pályázatok nyilvántartása munkaszámonként (alárendelt pénzügyi központonként) elkülönítetten történik.
11. Az általános kiadások megosztási módszerei A felmerüléskor közvetlenül szakfeladatokra terhelhető (elszámolható) folyó kiadásokat a 7. „Tevékenységek kiadási előirányzata és előirányzat teljesítése" számlaosztályban, a közvetetten elszámolható folyó kiadásokat a 6. „Közvetett (általános) kiadások" számlaosztályban kell elszámolni. A 6. számlaosztályban azokat a kiadásokat kell könyvelni, amelyekről a felmerülésükkor csak azok helye állapítható meg. Ezek a kiadáshelyek több szakfeladattal állnak kapcsolatban. A 6. számlaosztályban a közvetett (általános) kiadások között kell kimutatni az: - egyéb kisegítő részleg = kazánház (621.), vásárolt energia (622.), központi raktár (625), - épületek fenntartása = gondnokságok (651.), közműdíj (652), - nemzetközi támogatási segélyprogramok kiadásai (66), - központi irányítás kiadásait (681). A 6. számlaosztályban könyvelt általános kiadásokat - mivel azok a szakfeladatok érdekében merülnek fel - különböző mutatószámok, vetítési alapok segítségével fel kell osztani a tevékenységek (szakfeladatok) között, a Számlarendben szabályozott módon. A közvetett kiadások szakfeladatokra történő felosztása havonta történik.
13
A kiadásfelosztás elkészítéséért a számviteli osztályvezető felelős.
12. A számviteli elszámolás szempontjából mit tekintünk lényegesnek, nem lényegesnek, valamint mit minősítünk jelentős és nem jelentős összegnek A megbízható és valós összkép kialakítását befolyásoló információk tekintetében lényeges, hogy az információ tartalmazza az Egyetem vagyoni, pénzügyi helyzetét. Nem tekinthető lényeges információnak azok az adatok, amelyeknek nincs hatása a gazdálkodás megítélésére. Minden esetben jelentős összegűnek kell tekinteni a különbözetet, ha a befektetett eszközök, vagyonkezelésbe vett eszközök terven felüli értékcsökkenése meghaladja az éves értékcsökkenést vagy a 100 ezer forintot. Nem tekinthető jelentős összegnek, ha a befektetett eszközök értékelésekor a piaci érték a nyilvántartási értéket 20%-ot el nem érően haladja meg. Jelentős összegű a követelés, ha az értékvesztés összege a bekerülési érték 20 %-át, vagy az egyedi 100.000,-Ft-ot meghaladja. A számviteli elszámolás szempontjából „nem jelentős"-nek minősítünk minden olyan árfolyamváltozást, amelynek mértéke nem éri el a valutában, devizában lévő eszközök, források 10 %-át.
13. A megbízható és valós összkép kialakítását befolyásoló lényeges információk Lényeges információnak tekintendő: - az Egyetem feladataiban bekövetkező változások, - szervezeti változások, - a szokásos és rendkívüli események minősítése (bevételeknél és kiadásoknál), - az értékelési módok változása, - a könyvvitel bizonylati rendje.
14. A számviteli elszámolás szempontjából rendkívülinek tekintendő események minősítése A gazdasági események rendkívüli minőségének szempontjait az alábbiakban határozzuk meg: - az előfordulás tekintetében rendkívüli, eseti jellegű, - a pénzügyi helyzetre, az eszközök nagyságára és összetételének alakulására gyakorolt hatása jelentős.
14
Az előzőekben leírtak alapján rendkívüli eseménynek minősül: - az eszközök térítésmentes átvétele, - ajándékként, hagyatékként kapott eszközök átvétele, - a 100 eFt egyedi összeghatárt meghaladó kötbér, kártérítés, - az 500 eFt egyedi összeghatárt meghaladó be nem folyt, meg nem térült (behajthatatlan) követelés, - az 500 eFt egyedi összeghatárt meghaladó káresemény, - a 100 eFt egyedi összeghatárt meghaladó késedelmi kamatok, kártérítés, bírság címén kapott bevételek, - járvány, elemi csapás (árvíz, belvíz, villámcsapás, földrengés stb.), - számítógépes program meghibásodása, illetve számítógép ellopása miatti adatvesztés, - egyéb megsemmisülés.
15. A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készletek leltározásának módja A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készletekről mennyiségi nyilvántartást kell vezetni. Az ilyen készletek leltározását, tényleges számbavételét évenként mennyiségi nyilvántartás alapján kell elvégezni a Leltározási Szabályzatban leírtak szerint. Az ide vonatkozó felelősségi szabályokat a Leltározási Szabályzat rögzíti.
16. A beszámoló készítésének határideje, a tárgyévre vonatkozóan a könyvekben végezhető helyesbítések határideje, valamint a beszámoló elkészítéséért való felelősség Az adott naptári év első félévéről június 30-i fordulónappal féléves költségvetési beszámolót, a naptári évről pedig december 31-i fordulónappal éves költségvetési beszámolót kell készíteni. Az eszközök és források alakulásáról, valamint a részesedésekről negyedévenként, a főkönyvi kivonat adataiból összeállított, ún. negyedéves mérlegjelentéseket kell készíteni. Az évközi mérlegjelentéseket az első és harmadik negyedévre vonatkozóan a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig, a második és negyedik negyedévre vonatkozóan a féléves, illetve az éves beszámoló leadásának határidejével megegyezően kell az Oktatási Minisztériumhoz, mint felügyeleti szervhez benyújtani. A féléves, valamint az éves beszámolót a felügyeleti szerv által meghatározott időpontig kell leadni, mely a féléves beszámoló tekintetében július 31-e, az éves számszaki beszámolónál február 28-a, az éves szöveges beszámoló határideje március 31-e.
15
A számszaki beszámolót a Kll jelű szoftver alkalmazásával, valamint az ún. Fekete táblák kitöltésével kell elkészíteni és az Oktatási Minisztériumnak - mint felügyeleti szervnek megküldeni. Az Egyetem által vezetett könyvekben a tárgyévet követő időszakban február hó 28. napjáig végezhetők helyesbítések a tárgyévre vonatkozóan. A főkönyvi könyvelés költségnemi és költséghelyi bontásban történik: - elsődlegesen a közgazdasági osztályozás szerint, - másodlagosan funkcionálisan a 6-7. számlaosztályban, illetve a 99. számlacsoportban. A könyvviteli mérleget alátámasztó, kötelezően készítendő analitikákat a Számlarend szabályozza. A féléves, valamint az éves beszámoló szakszerű, törvényi, valamint a vonatkozó kormányrendelet előírásainak megfelelő elkészítése, bizonylatokkal való alátámasztása a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság, de elsősorban a számviteli osztályvezető feladatát képezi. A számszaki beszámolót szöveges indoklással is alá kell támasztani. A szöveges indoklásban ismertetni kell az előirányzatok teljesítését befolyásoló tényezőket, a jóváhagyott előirányzatok tervezettől eltérő felhasználását kiváltó okokat. Be kell mutatni azokat a rendkívüli eseményeket, vagy azokat a körülményeket, amelyek a pénzügyi helyzetre, az eszközök nagyságára és összetételének alakulására hatással voltak és a költségvetés összeállításánál még nem voltak ismertek. A szöveges beszámoló összeállításáért a gazdasági főigazgató és helyettesei felelősek.
17. A költségvetés összeállításával, az előirányzatok évközi módosításával, valamint az előirányzat-felhasználási jogkör gyakorlásával kapcsolatos feladatok. Ezen tevékenységekről a Gazdálkodási Szabályzat és a Számlarend rendelkezik. 7
18. Kincstári körön kívüli, saját vagyon meghatározása, nyilvántartása, dokumentálása Saját tulajdonú vagyonunk keletkezhet a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény 123.§ (1) bekezdése szerint: saját alapítású gazdasági társaság osztalékából, költségtérítéses
7
Beiktatta a 7/2006. (VII. 11.) számú rektori utasítás módosításáról szóló 1/2010 (I. 19.) számú rektori utasítás. Hatályos 2010. január 20. napjától.
16
képzés bevételének eredményéből, pénzbeli adományból, ingó és ingatlan vagyon adományozásából, örökléséből, valamint külön törvény alapján. A számviteli nyilvántartásokat, a vagyonnyilvántartást, a főkönyvi könyvelést és a saját tőke kimutatást, a kincstári tulajdontól elkülönítve, önálló főkönyvi számokon és eszközcsoportokon kell vezetni. Az adott gazdasági eseményhez a Számlarendben előírt könyvelési bizonylatot kell kiállítani, amelyből egyértelműen ki kell tűnnie a saját tulajdonnak és a tulajdon keletkezésének, forrásának.
III. Záró rendelkezések Jelen szabályzat 2006. július 15-től lép hatályba.
Dr. Klinghammer István Rektor
17
