Szabályozási főcsoport:7-1 Azonosító: T01-01 v2. I02-01 N03v2 BESZERZÉS. Változatszám: v2. Hatályos: Egyedi szám:

Szabályozási főcsoport:7-1 Azonosító: T01-01 v2 I02-01 N03v2

BESZERZÉS Változatszám: v2

Hatályos: 2012-04-27

Egyedi szám: ……………

T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Technikai oldal Ez a szabályzat a DRV Zrt. szellemi terméke, a Ptk. 86. § (3) alapján a készítő hozzájárulása nélkül más szervezetre nem alkalmazható. Változások átvezetésére kötelezett példány! Oldalszám:

29

Felelős karbantartó:

beszerzési osztályvezető-helyettes

Jóváhagyó Minőségirányítási csoport:

minőségirányítási csoportvezető

Jóváhagyó illetékes szakterületi igazgató:

gazdasági vezérigazgató-helyettes

Kiadás-elosztás:

elektronikus elérhetőség biztosított

Elektronikus változat elérhető:

DRV Zrt. Belső Információs Portál

Eredeti példány megtalálható:

Minőségirányítási csoport

Hatályba helyezéssel egy időben érvénytelen:

v1 változat

A szabályzatot a v2 változatszámú tartalomjegyzék szerint hatályba helyezem:

Winkler Tamás vezérigazgató

Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.

Elektronikus változat!

Változatszám: v2 Oldalszám: 2/34

T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Tartalomjegyzék Tartalom Oldalszám Címlap 1 Technikai oldal ......................................................................................................................... 2 Tartalomjegyzék ....................................................................................................................... 3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ .......................................................................................................................... 4

1. A szabályozás célja ............................................................................................................. 4 2. Érvényesség, a szabályzat hatálya .................................................................................... 4 3. A szabályzat tárgya ............................................................................................................ 4 4. Fogalom meghatározások .................................................................................................. 5 II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG ........................................................................................ 11

1.1 Éves beszerzési keretterv elkészítése és karbantartása .................................................... 11 1.2 Pályáztatási és közbeszerzési terv elkészítése .................................................................. 12 1.3. Pályáztatási és közbeszerzési terv módosítása ................................................................ 13 1.4. Standard anyagok operatív beszerzése ............................................................................ 14 1.5. Szolgáltatások operatív beszerzése ................................................................................. 16 1.6. Tárgyi eszközök operatív beszerzése .............................................................................. 18 1.7. Pályáztatás ....................................................................................................................... 19 1.7.1. Pályáztatás – társasági .................................................................................................. 19 1.7.2 Pályáztatás – Közbeszerzés ........................................................................................... 22 1.8. Utókövetés ....................................................................................................................... 25 1.9. Beszerzési szerződéskötés ............................................................................................... 27 III. HIVATKOZÁSOK........................................................................................................................ 29 IV. MELLÉKLETEK .......................................................................................................................... 29

Hatályba helyezés kelte: 201204.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A szabályozás célja A szabályozás célja, hogy meghatározza és előírja az ellátási lánchoz kapcsolódó feladatokat, jogosultságokat, meghatározza azokat az egységes irányelveket, amelyek alapján az érintett munkakörök az egyes beszerzéseket lebonyolíthatják. Az ellátási lánc szereplőinek célja, hogy a vállalaton belül felmerülő szükségletek teljesítéséhez mindenben megfelelő anyagi javak és szolgáltatások beszerzése az igényelt minőségben, a kért mennyiségben, az elvárt helyen és határidőben valósuljon meg, a költségoptimumra való törekvés mellett, továbbá, hogy a piacon folyamatos versenyhelyzetet tartsanak fenn azért, hogy a vállalat számára a legkedvezőbb feltételek mellett történhessenek meg a beszerzések. A szabályzat tartalmazza az ellátási folyamat egyes tárgyainak (anyag, tárgyi eszköz, szolgáltatások) beszerzésének szabályait, illetve az ellátási folyamat alanyaira vonatkozó előírásokat, felelősségeket. 2. Érvényesség, a szabályzat hatálya A szabályzat tárgya minden anyag, tárgyi eszköz és szolgáltatás, amely a társaság működéséhez, a tervezett fejlesztések megvalósításához, valamint az általa végzett bármely tevékenységhez szükséges. Ez alól kivételt képeznek: ▫ munkavállalói szerződések, ▫ hatósági és tagsági díjak, ▫ banki ügyletek, ▫ ingatlan vásárlások, ▫ terület kezelési jogának megszerzése, kisajátítása, ▫ szolgalmi jog alapítása, ▫ kártalanítás ▫ megbízási szerződések ▫ jóléti célú szolgáltatások igénybe vétele A szabályzat előírásai a DRV Zrt.-nél az ellátási láncban résztvevő és valamely formában érintett munkavállalójára, kezdeményező, ügyintéző, jóváhagyó, döntésekért felelős munkavállalóra érvényesek. Jelen szabályzat előírásai alkalmazandók minden esetben, amikor a DRV Zrt. bármely szervezeti egysége, illetve bármely munkavállalója pénzügyi kötelezettséggel járó, beszerzés jellegű tranzakciót indít el vállalata nevében. A szabályzat előírásait a Közbeszerzési Törvénnyel összhangban kell alkalmazni – lásd még: Közbeszerzési szabályzat. 3. A szabályzat tárgya DRV Zrt. beszerzési tevékenységének szabályozása




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

4. Fogalom meghatározások BESZERZÉS Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. A BESZERZÉS magába foglalja továbbá a szállítói piac folyamatos elemzését, a pályáztatás komplett rendszerét, a megrendelések kibocsátását, szállítási és vállalkozási szerződések megkötését, az üzleti tárgyalásokat, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációk ügyintézését, garanciális jogok érvényesítését és mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket. Összességében tehát a BESZERZÉS az a folyamat, mely során szervezetek meghatározzák anyagok, tárgyi eszközök, szolgáltatások iránti igényeiket, azonosítják és értékelik azokat, választanak alternatív szállítók, megoldási lehetőségek között és lebonyolítják, illetve értékelik a vásárlást. OPERATÍV BESZERZÉS Operatív beszerzés alatt a megrendelések kibocsátását, a rendelés-nyilvántartást, a teljesítések nyomon követését, a hiányos teljesítésből eredő reklamációs ügyintézést, és a mindezekkel együtt járó egyéb adminisztrációs tevékenységeket értjük. STRATÉGIAI BESZERZÉS Stratégiai beszerzés alatt a piacelemzések elvégzését, a pályáztatások kiírását és lebonyolításának menedzselését, ezen belül a tárgyalások lefolytatását, a szerződések, keretmegállapodások megkötését és azokkal összefüggő garanciális jogok érvényesítését értjük. TERMÉK Termék alatt az anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat értjük. HÁLÓZATI ANYAG Hálózati anyag alatt értjük azon anyagok összességét, melyek akár az ivóvíz, akár a szennyvíz hálózatba beépülésre kerül. VEGYSZER 

technológiai vegyszer, melyeket az alapszolgáltatásunk ellátásánál használunk fel jellemzően nagy mennyiségben (ivóvíz, ipari víz és szennyvíz kezelése, tisztítása céljából)



laboratóriumi vegyszerek: azok a vegyszerek, amelyeket laboratóriumi vizsgálatok során használunk fel, jellemzően kis mennyiségben

MŰKÖDÉSHEZ SZÜKSÉGES ANYAG Működéshez szükséges anyag alatt értjük az összes nem hálózati anyagot, amelyek a társaság működéséhez szükségesek (pl. irodaszerek, PR anyagok, stb.) WEBSHOP ANYAG Webshop anyag alatt értjük azon nem raktári anyagok összességét, melyeket a társaság szervezeti egységei internetes WEBSHOP-on keresztül külső szállítótól – a vele kötött megállapodás alapján – közvetlenül rendelhetnek meg.




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

TÁRGYIESZKÖZ Tárgyi eszköz azok a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett anyagi eszközök, amelyek tartósan – közvetlenül vagy közvetett módon – szolgálják a társaság tevékenységét, továbbá ezen eszközök beszerzésére (a beruházásokra) adott előlegek és beruházások. SZOLGÁLTATÁS Szolgáltatás a vállalkozó/megbízott által a társaság számára, visszterhes megállapodás (szerződés, megrendelés) formájában ellenérték fejében történő munka végzése. KERETMEGÁLLAPODÁS Keretmegállapodás alatt az a megállapodás értendő, melynek keretében egy vagy több anyag, tárgyi eszköz vagy szolgáltatás beszerzési feltételeit rögzítik meghatározott időre, és melyből fizetési kötelezettsége nem keletkezik a társaságnak. A konkrét igény kielégítését a keretmegállapodás alapján elkészített megrendelés teljesítése jelenti. ÜZEMZAVAR Üzemzavar alatt értjük azt a hibát, amikor az ivóvíz, illetve szennyvíz rendszer és tartozékai, technológiai berendezései, illetve a Társaság nem alaptevékenységéhez tartozó eszközök, berendezések jelentős mértékben meghibásodnak, a folyamatos üzemelés tartalék eszközökkel nem váltható ki, vagy más módon nem hidalható át, így nem fenntartható. IGÉNYLÉS Igénylés alatt értjük a bármely szervezeti egység részéről pontosan meghatározott és kellően részletezett elvárást, amely szükségleteinek kielégítésére irányul. Beszélhetünk anyagok, tárgyi eszközök és szolgáltatások igényléséről. AJÁNLATKÉRÉS Ajánlatkérés alatt azt a folyamatot értjük, amikor a Beszerzési Osztály az igény kielégítésére vonatkozó ajánlatot kér potenciális partnerektől, 1 millió Ft értékhatárig. TENDER Tender kiírása abban az esetben történik, ha az igény várható beszerzési értéke meghaladja az 1 millió Ft-ot. 1 millió Ft és 5 millió Ft között rövidített ajánlati felhívást kell kiküldeni (kivételt képez a többszöri lehívást tartalmazó igény) 5 millió Ft-ot meghaladó, illetve a többszöri lehívást tartalmazó igény esetében ajánlati felhívást és dokumentációt kell kiküldeni. A tenderkiírás részei: ajánlatadás feltételei, szerződéses feltételek, specifikáció, várható beszerzési volumen. A tenderkiírás minden esetben tartalmazza a tender elbírálásának feltételeit. A tenderkiírást minden esetben írásban, a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint aláírással hitelesítve kell kiküldeni. BESZERZÉSI DÖNTÉS Beszerzési döntés alatt azt értjük, amikor a rendelkezésre álló piaci információk alapján az arra feljogosított személyek eldöntik, hogy mely partnerrel kössön Társaságunk egy adott igény kielégítésére vonatkozó megállapodást. A döntést minden esetben dokumentálni szükséges.




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

MEGÁLLAPODÁS Megállapodás alatt értjük a keretmegállapodást, a szerződést vagy a megrendelést, mely az üzleti partnerek akaratának kinyilvánítása arra vonatkozóan, hogy anyagokat, tárgyi eszközöket és szolgáltatásokat milyen feltételek mellett kötelesek teljesíteni, illetve milyen feltételek mellett vesznek át és fizetnek ki. KULCSANYAG, KULCSESZKÖZ Kulcsanyag, kulcseszköz a viziközmű szolgáltatás minőségét lényegesen befolyásoló anyagok, alkatrészek, gépek és gépalkatrészek. Az érintett anyagcsoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kulcsanyag- és kulcseszköz csoportok jegyzéke tartalmazza. A konkrét kulcsanyagokat/eszközök listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kulcsanyag- és kulcseszköz katalógus tartalmazza. A katalógusban szereplő anyagokat és eszközöket csak a katalógusba felvett, minősített szállítóktól lehet beszerezni. KIEMELT SZOLGÁLTATÁS Kiemelt szolgáltatás a viziközmű szolgáltatás minőségének fenntartásával kapcsolatos, a tevékenységek, szolgáltatások minőségét jelentősen befolyásoló, külső vállalkozóra bízott tevékenység. Az érintett szolgáltatás csoportok listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Kiemelt szolgáltatások jegyzéke tartalmazza. A konkrét kiemelt szolgáltatások listáját az SZ-54 Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat Társasági kiemelt szolgáltatók katalógus tartalmazza. A Társasági kiemelt szolgáltatók katalógusában felsorolt szolgáltatásokat a Társaság minden szervezeti egysége csak az ebben a katalógusban feltüntetett minősített szállítóktól szerezheti be. BESZERZÉSI ÉRTÉK Beszerzési értéken beszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, ill. kínált – általános forgalmi adó nélkül számított – legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás. AJÁNLATI FELHÍVÁS (AF), valamint RÉSZVÉTELI FELHÍVÁS (RF) Az a dokumentum, mely alapján az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehetnek. Közbeszerzési eljárásban az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetményt külön jogszabályban (92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet), a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályairól, a hirdetmények ellenőrzésének rendjéről és díjáról, valamint a Közbeszerzési Értesítőben történő közzététel rendjéről és díjáról, továbbá az Európai Bizottság 842/2011/EU végrehajtási rendelete) meghatározott minta szerint kell elkészíteni. AJÁNLATI DOKUMENTÁCIÓ (AD), valamint RÉSZVÉTELI DOKUMENTÁCIÓ (RD) Az ajánlatkérő által összeállított, a beszerzés tárgyára vonatkozó részletes szakmai és műszaki leírások, minőségi követelmények, részletes szerződési feltételek, valamint egyéb adatok, információk összessége. (Ha külön nem készül ilyen, akkor a leírásokat, feltételeket az ajánlati felhívásnak kell tartalmaznia.) Közbeszerzési értesítő A Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapja. TED – Tender Electronic Kiegészítés az Európai Unió Hivatalos Lapjához Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

A beszerzési tevékenység alapelvei  A Beszerzési Osztály, felelős a DRV Zrt. ellátási rendszerének hatékony működtetéséért.  A teljes folyamatban a kölcsönös információáramlás elvének érvényesülnie kell – azaz az érdekelt felek egymást kölcsönösen tájékoztatni kötelesek az ellátási lánc valamennyi fázisában.  A Beszerzési Osztály az ellátási lánc folyamatainak felelőseként gondoskodik azok minőségéről, karbantartásáról, végrehajtásáról és szabályozásáról.  A Beszerzési Osztály az igénylő szakterületekkel, üzemvezetőségekkel együttesen, felelős a beszerzések határidőben, a megállapodott mennyiségben, minőségben és helyen, társaság szintű költség optimumon való végrehajtásáért.  A beszerzési folyamat minden résztvevőjére vonatkozó általános szabály, hogy a nemzetközi standardokat, úgymint a „négy szem elv” (azaz az igénylő szakterület és a beszerzési szakterület közös döntési javaslata, döntése, és a szerződés mindkét fél részéről történő aláírása), „minimum 3 ajánlat”, stb. és minden fontos lépés írásbeli rögzítésének elvét betartsa.  A Beszerzési Osztály az egyetlen kommunikációs csatorna a beszerzési folyamat során az ajánlatkéréstől a szerződéskötés, ill. megrendelés teljesüléséig.  Az ellátási folyamat minden szereplője egységes, a jelen szabályzatban meghatározott elvek és szabályok mentén jár el. Az ellátási folyamat minden lépését dokumentálják az abban részt vevő felek.  A Társaság érdekeinek maradéktalan érvényesíthetősége miatt a stratégiai beszerzés kizárólag központosítva, a Beszerzési Osztály által kerül végrehajtásra.  A társaságra vonatkozó, beszerzés jellegű keret-megállapodások, szerződések megkötése, illetve megrendelések ügyében a Beszerzési Osztály jogosult eljárni a DRV Zrt. nevében.  A DRV Zrt a Beszerzési Osztály közreműködésével a legkorszerűbb eljárások és termékek beszerzésével járul hozzá ahhoz, hogy a társaság folyamatos és jó minőségű szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek.  Összetartozó beszerzést, akár anyagról, tárgyi eszközről vagy szolgáltatásról legyen szó, részekre bontani tilos. Összetartozó beszerzéseknek számítanak a beszerzendő termékek becsült értékének összeszámítása során mindazon beszerzések, melyek  beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor (kivéve a több év alatt megvalósuló építési beruházások esetében) és  beszerzésére egy ajánlattevővel lehet szerződést kötni,  amelyek beszerzési tárgya és rendeltetésük azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.  A beszerzési eljárás alapbizonylata a Beszerzési Osztályra eljuttatott, engedélyezett (aláírt) igénylés, valamint specifikáció, pályáztatás és közbeszerzés esetén az aláírt eljárásindító lap, e nélkül beszerzési eljárás nem indulhat.  A beszerzés tárgyának pontos, szakmailag szabatos meghatározása minden esetben az Igénylő feladata. Az igénylő szakterület felel továbbá azért, hogy a Beszerzési Osztályt az igény felmerülésének pillanatától bevonja a beszerzési folyamatba. Ezzel garantálja, hogy a Társaság beszerzési döntéseit optimális szakmai és üzleti feltételek mellett hozza meg. Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

 A Beszerzési Osztály jogosult átdolgozásra visszaadni minden olyan műszaki specifikációt, amely korlátozásai kizárólag egy termék vagy egy szállító, gyártó ill. szolgáltató kiválasztását engedi meg, valamint nem elégségesek a megadott paraméterek a beszerzési eljárás lebonyolításához.  Társaságunk szervezeti egységei, piackutatással folyamatosan bővíti adatbázisát, mind új termékek, üzleti megoldások, mind új partnerek vonatkozásában. A piackutatással vagy egyéb módon (konferencián, szakmai egyeztetéseken, stb.) szerzett piaci információt a beszerzési szakterület és a társaság szervezeti egységei megosztják egymással.  A beszerzési folyamatban a külső partnerek számára a válaszadási határidőket minden esetben a szakmai normáknak megfelelően kell megadni úgy, hogy értékelhető és szakmailag legkedvezőbb tartalmú válaszokat, illetve ajánlatokat kapjunk tőlük. Ezzel is biztosítható a valós piaci verseny. Közbeszerzés esetén a fentieket a közbeszerzési törvény szabályozza, mely eljárásfajtától függően eltérő lehet.  A beszerzéssel – ajánlatkérésekkel, pályáztatásokkal – vagy azok előkészítésével kapcsolatos, külső partnerekkel folytatott kommunikációt minden esetben dokumentálni szükséges. A pályázatokat (ajánlatkéréseket és tenderfelhívásokat) minden esetben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása című szabályzatban meghatározott felelős munkakörök általi aláírással hitelesítve is szükséges kiküldeni a partnerek számára.  Az ajánlatkérésben, tenderdokumentációban minden esetben szükséges előre rögzíteni az ajánlat elbírálásának szakmai és üzleti kritériumait, melynek objektívnek és mérhetőnek kell lennie.  Az ajánlatok beérkezésének helye – egyes, az ajánlati felhívásban nevesített esetek kivételével – a Beszerzési Osztály. A Beszerzési Osztály, felelős ezt követően az ajánlatok szakmai értékelőhöz történő eljuttatásáért. A Társaság földrajzi elhelyezkedéséből és a centralizációból adódóan az ajánlatokat lehetőség szerint elektronikusan is szükséges bekérni, így meggyorsítható azok feldolgozása.  Az ajánlatok kiértékelését az igénylő szakterület és a Beszerzési Osztály külön-külön, majd együttesen végzi és dokumentálja.  Az ezt követő tárgyalásokon a partnerekkel meg kell egyezni minden kérdéses szakmai és üzleti feltételben, különös tekintettel az árra/díjra, a teljesítés körülményeire, valamint a fizetési feltételekre vonatkozóan. A tárgyalásokat minden esetben dokumentálni kell, mely dokumentációt minden, a tárgyaláson részt vevőnek alá kell írnia, amennyiben a tárgyalás személyesen történt. Faxon, e-mailen történt tárgyalások esetén a megküldött megkeresést, valamint a válaszokat a pályázati anyaghoz iktatni kell.  Amennyiben szakmailag egyenértékűek az ajánlatok, úgy az üzleti feltételek szerint a döntési javaslatot a Beszerzési Osztály készíti el, közösen az igénylővel. Az ügyben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint a szerződés vagy megrendelés aláírására illetékes vezetők döntenek.  Az igénylő szervezet köteles specifikációit, illetve az ajánlatok kiértékelését üzleti információk nélkül is, írásos formában biztosítani.  A Bíráló bizottság tagjai az ajánlatokat közösen értékelik, az értékelés során konszenzusra törekednek. Az ajánlatok értékelésénél az eljárás: az igénylő szakterület szakmai/műszaki szempontból, a beszerzési szakterület (szükség szerint egyeztetve a jogi, pénzügyi, kontrolling területtel) gazdasági-kereskedelmi szempontok szerint értékeli az ajánlatokat, majd közös egyeztetés alapján, konszenzusra törekedve Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

meghozzák a döntési javaslatukat.  Amennyiben szakmailag egyenértékűek az ajánlatok, úgy az üzleti feltételek szerint a döntési javaslatot a Beszerzési Osztály készíti el, közösen az igénylővel. Az ügyben a Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása szerint a szerződés vagy megrendelés aláírására illetékes vezetők döntenek.  A Beszerzési Osztály kezeli a külső vállalkozások és vállalkozóik igénybevételét.  Társaságunk támogatja a best practice (legjobb gyakorlat) elvét.  Társaságunk a Beszerzési Osztály közreműködésével hozzájárul a piaci verseny fenntartásához, valamint az aktuális piaci információk megszerzéséhez.  Olyan esetekben, amikor a feladat teljesítési határidejéhez képest a beszerzéssel kapcsolatos ügyintézési átfutási idő túl hosszú és a beszerzés indokolt, a szervezeti egység vezetője kérheti az anyagok, szolgáltatások, tárgyi eszközök azonnali beszerzését. Az igénylést az anyag, a szolgáltatás, illetve a tárgyi eszközigénylési lapon kell benyújtani és mellékleten külön indokolni a beszerzés rendkívüli szükségességét (pl. havária, üzemzavar), amely nem eredhet az igénylő hibájából. Ebben az esetben is a folyamatos működés biztosításához minimálisan szükséges beszerzés engedélyezhető, a teljes helyreállításhoz szükséges beszerzés a szabályzatnak megfelelően történik. Nem elfogadható ok, ha előre látható beszerzési igény esetén kérnek engedélyt rendkívüli beszerzésre. Amennyiben engedélyezett Bmig (SAP-ban Beszerzési megrendelési igény) elkészítésére lehetőség van, úgy abban a formában kell megküldeni, amennyiben nincs, akkor papír alapon érkezik az igény.




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

II. FOLYAMATLEÍRÁS, FELELŐSSÉG

1.1 Éves beszerzési keretterv elkészítése és karbantartása Az eljárás célja: A beszerzés során érvényesíthető mennyiségi kedvezmények, valamint a törvényi szabályozásoknak (pl. közbeszerzés) történő megfelelés érdekében a várható éves szükségleteket meg kell becsülni. A szervezeti egységek éves beszerzési igényt állítanak össze a szakterületükre vonatkozóan, melyet megküldenek a Beszerzési osztályra. A beszerzési igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja, szükség esetén pontosítja az érintett szakterülettel, majd ezekből az igényekből elkészíti a Társaság beszerzési tervét. A tervet, a tárgyév folyamán a Beszerzési osztály szakterületi igények alapján folyamatosan karbantartja. Tevékenység

Felelős

Beszerzési igények fogadása A Beszerzési Osztály emlékeztetőt küld szeptember első hetében a szakosztályokhoz az éves beszerzési terv összeállítására. A szervezeti egységek éves beszerzési igényt állítanak össze. A beszerzési igényeket a szervezeti egységeknek a Beszerzési Osztályhoz minden év szeptember 30-ig meg kell küldeniük. Az igények megfogalmazása során az elvárható részletezettség (a beszerzési gondos tervezést alapul véve) a mennyiségi és becsült érték adatok osztályvezető-helyettes megadását jelenti: 

anyag-, és árubeszerzés vonatkozásában legalább anyagcsoportonkénti bontásban (de lehetséges anyag mélységben is, ha ismert)



a szolgáltatások vonatkozásában tételesen, de minimum a szolgáltatás elvárt tartalmi elemei alapján annak jellege szerint az egy vállalkozó által is teljesíthető kategóriánként megbontva Beszerzési igény jelzések fogadása beszerzési A szakosztályok a beszerzési igényeiket szeptember 30-ig osztályvezető-helyettes megküldik a Beszerzési osztálynak elektronikus formában. beszerzési Beszerzési igények felülvizsgálata osztályvezető-helyettes A beérkezett igényeket a Beszerzési osztály felülvizsgálja beszerzési A Felülvizsgált igények egyeztetése az érintett szakosztályokkal osztályvezető-helyettes A beérkezett igények felülvizsgálata során felmerült kérdések egyeztetése. Kiegészítés esetén a javítási igényt a Beszerzési osztály megküldi az érintett szakterület részére




DRV Zrt.

T01-01 BESZERZÉS

Beszerzési terv összeállítása A beérkezett, leegyeztetett igények alapján összeállításra kerül a Társasági beszerzési terv.

beszerzési osztályvezető

Beszerzési terv szükség szerinti karbantartása  év közben felmerülő igények alapján  az elfogadott pályáztatási terv alapján


1.2 Pályáztatási és közbeszerzési terv elkészítése Az eljárás célja: A beszerzési terv, valamint a tárgyév folyamán felmerülő beszerzési igények alapján az egybeszámítási elvek figyelembevételével, valamint a vonatkozó törvények, jogszabályok betartásával a Beszerzési osztály elkészíti a pályáztatási és közbeszerzési tervet. Tevékenység

Felelős

Pályáztatási igények csoportosítása Az elkészített beszerzési tervben szereplő tételek csoportosítása az egybeszámítási elv figyelembevételével. Becsült érték felülvizsgálata A csoportosítás alapján a szakterületek által leadott becsült érték felülvizsgálata Ütemezési javaslat összeállítása A társasági tervben szereplő pályáztatások ütemezésének összeállítása Ütemezési javaslat egyeztetése az igénylő szakterülettel Az elkészített javaslat egyeztetése a szakterülettel. Módosítás esetén a módosítást át kell vezetni a tervben. Az egyeztetett pályáztatási és közbeszerzési terv megküldésre jóváhagyásra. A Beszerzési osztályvezető megküldi az egyeztetett tervet a gazdasági vezérigazgató-helyettesnek.  Abban az esetben, ha a gazdasági vezérigazgató-helyettes elfogadta, akkor a tervet jóváhagyásra meg kell küldeni a menedzsmentnek.  Abban az esetben, ha a gazdasági vezérigazgató-helyettes nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet. A pályáztatási és közbeszerzési terv megküldése jóváhagyásra a menedzsment részére  Abban az esetben, ha a menedzsment elfogadta, akkor a pályáztatási terv megküldésre kerül aláíratásra, míg a közbeszerzési terv megküldésre kerül a Felügyelő Bizottság (továbbiakban FEB) részére jóváhagyásra Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.


beszerzési osztályvezető-helyettes beszerzési osztályvezető Beszerzési osztályvezető beszerzési osztályvezető, szakterületi vezető

beszerzési osztályvezető, gazdasági vezérigazgató-helyettes



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.



Abban az esetben, ha a menedzsment nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet.

A közbeszerzési terv megküldése jóváhagyásra a FEB részére A menedzsment által jóváhagyott tervet meg kell küldeni az FEB részére jóváhagyásra.  Abban az esetben, ha a FEB elfogadta, akkor a terv megküldésre kerül a Közgyűlés részére jóváhagyásra  Abban az esetben, ha a FEB nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet.


A közbeszerzési terv megküldése jóváhagyásra a Közgyűlés részére A FEB által jóváhagyott tervet meg kell küldeni a Közgyűlés részére jóváhagyásra.  Abban az esetben, ha a Közgyűlés elfogadta, akkor a terv megküldésre kerül aláíratásra  Abban az esetben, ha a Közgyűlés nem fogadja el, akkor a terv visszakerül egyeztetésre Beszerzési osztályvezetőhöz, aki az adott szakterületi vezető részére módosítási felhívással megküldi a tervet.


A pályáztatási és közbeszerzési terv aláírása  beszerzési osztályvezető-helyettes  beszerzési osztályvezető  gazdasági vezérigazgató-helyettes  műszaki vezérigazgató-helyettes  vezérigazgató


A jóváhagyott pályáztatási és közbeszerzési terv közzététele Az aláírt pályáztatási és közbeszerzési terv megküldése az érintett szakterületeknek elektronikus formában, valamint felhelyezése a BIP tudástárba Team tagok kijelölés, megbízólevelek, felelősségi rend elkészítése Közbeszerzési eljárások esetén ki kell tölteni a megbízó levelet, felelősségi rendet, valamint adott esetben titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot – Közbeszerzési szabályzat mellékletei -, melyet a vezérigazgató úrral alá kell íratni.


team vezető beszerzési osztályvezető

1.3. Pályáztatási és közbeszerzési terv módosítása Az eljárás célja: A tárgyévben felmerülő, az elfogadott pályáztatási és közbeszerzési terven felüli, valamint megszűnt pályáztatási igények kezelése Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Tevékenység

Felelős

A pályáztatási és közbeszerzési terv módosítási lehetőségeinek vizsgálata A Beszerzési osztályvezető a beérkezett igényt megvizsgálja és összeveti a tervvel Igény megszűnése  Közbeszerzési pályázat esetén a törlést jóvá kell hagyatni a vezérigazgatóval, majd törölni kell a tervből  Ha nem közbeszerzést érint, akkor a szakterületi vezető javaslata alapján törölni kell a tervből Új igény A Beszerzési osztályvezető a bejövő igényt egyezteti a szakterületi vezetővel Pályáztatási terv módosítása Az egyeztetett igény alapján megtörténik a pályáztatási terv módosítása Közbeszerzési terv módosítása A közbeszerzési terv módosításának folyamata megegyezik a közbeszerzési terv jóváhagyatásának lépéseivel


beszerzési osztályvezető beszerzési osztályvezető beszerzési osztályvezető


1.4. Standard anyagok operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során rendszeresen felmerülő anyagok (hálózati anyagok, működéshez szükséges anyagok, stb.), beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Tevékenység

Felelős

Beszerzési igények fogadása  SAP MM modulon keresztül - Bmig  Abban az esetben, ha Bmig nem készíthető, akkor Anyagigénylési lapon keresztül (Anyagigénylési lap T0101 F02). Az igények, szabályosan kitöltve, költséggazda által aláírva, elektronikusan érkeznek a [email protected] mail címre, melyeket a beszerzési osztályvezető-helyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatárásának. Anyagigénylési lap vizsgálata A témailletékes munkatárs ellenőrzi az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve.  Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől az anyagokat be tudjuk szerezni. Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



témailletékes beszerző



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

 

Abban az esetben, ha van, akkor a következő folyamatlépés, a megrendelés készítése Abban az esetben, ha nincsen, akkor ajánlatkérés szükséges.

Megrendelés készítése Meglévő beszerzési forrás esetén a témailletékes beszerző elkészíti a megrendelést az SAP MM moduljában


Megrendelés kiadása Az elkészített megrendelést a Társasági képviseleti és aláírási szabályok alapján alá kell íratni, majd megküldeni a partnernek

adminisztrátor

Igénylő és a témailletékes beszerző értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a témailletékes beszerzőnek is meg kell küldeni.

adminisztrátor

Megrendelés visszaigazolásának fogadása  Abban az esetben, ha egy napon túl nem érkezik visszaigazolás, akkor elfogadottnak tekintjük a kiadott megrendelést  Visszaigazolás esetén ellenőrzés

adminisztrátor

Visszaigazolás ellenőrzése:  Abban az esetben, ha nincsen visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincsen teendő  Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot.


A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése  Abban az esetben, ha az eltérés az igénylővel egyeztetetten elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd a szállítónak/vállalkozónak és az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést.

témailletékes beszerző, adminisztrátor

Nem elfogadható eltérés kezelése  Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt anyagra, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a szállítóval. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, majd az igénylőt értesítjük.  Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt anyagra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új ajánlatkérés szükséges.


A Webshopon keresztül beszerezhető standard anyagok (pl. irodaszerek) esetében nem kell külön igényt megadni – a közzétett és a Webshopban beállított anyagok a megállapodás érvényessége alatt a megállapodásban rögzített feltételekkel, és módon a Webshopban közvetlenül rendelhetők, amennyiben az igénylő a Webshopon levő, számára megjelenő Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.



T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

anyaglistából az igényelt terméket ki tudja választani. Ellenkező esetben a fent leírt folyamat érvényes. A szerződés(ek)ben rögzítjük a szállító WEBSHOP-jában történő rendelés és a teljesítés helyszínre szállítással történő lehetőségét – a költséggazdák határozzák meg a rendelésre feljogosított dolgozókat. Azon anyagok, amelyek előfordulása egyszeri, ritka (éves szinten az adott anyagcsoport többszöri beszerzése sem haladja meg a 100 000 Ft-ot) és beszerzésük a Beszerzési Osztály által bonyolultabb lenne, és az értékük nem haladja meg az egyszeri 20 000 Ft-ot, közvetlenül beszerezhetők. A beszerzést az erre feljogosított személyek végzik: pl. a szervezeti egységek meghatalmazott prompt beszerzői, gondnokok, üzemvezetők – ezen személyek vásárlásra jogosító bankkártyával vannak ellátva, és az ahhoz kapcsolódó napi limit mértékéig vehetik azt igénybe. Ezen kis beszerzésekre nem kell igénylési lapot kitölteni és értelemszerűen SAP BMIg-et sem kell létrehozni, viszont a számlákat a költség objektumok (költséghely, rendelésszám) megadásával a költséggazdának igazolnia kell, vagy intézkedniük kell a beszerzett anyagok készletre vételéről és a BMR szám feltüntetésével kell beküldenie azt a Pénzügyi Osztályra, illetve az oda érkező számlákat a költségterhelésre alkalmas módon, vagy készletre vételezetten kell igazolni. Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a [email protected] címre, a beszerzési eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása minél hamarabb megtörténjen.

1.5. Szolgáltatások operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő szolgáltatások beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Tevékenység

Felelős

Beszerzési igények fogadása  Szolgáltatás beszerzés igénylési lapon (T01-01 F03) keresztül. Az igények, szabályosan kitöltve, költséggazda által aláírva, elektronikusan érkeznek a [email protected] mail címre, juttatja el a Beszerzési osztályra, melyeket a beszerzési osztályvezető-helyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatárásának. Szolgáltatás beszerzés igénylési lap vizsgálata A témailletékes kolléga megvizsgálja az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni.  Abban az esetben, ha nincsen, akkor ajánlatkérés szükséges – Beszerzési szabályzat leírása szerint Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.






T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.




adminisztrátor

Igénylő és a témailletékes beszerző értesítése Az aláírt megrendelőt a partnernek történő megküldéssel azonos időben, az igénylőnek és a témailletékes beszerzőnek is meg kell küldeni.

adminisztrátor


adminisztrátor

Visszaigazolás ellenőrzése:  Abban az esetben, ha nincsen visszajelzés illetve a visszajelzésben szállítónak/vállalkozónak nincs véleményeltérése, akkor nincsen teendő  Abban az esetben, ha van szállítónak/vállalkozónak véleményeltérése, akkor azt vizsgálni kell, szükség esetén igénylővel fel kell venni a kapcsolatot.


A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése  Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést


Nem elfogadható eltérés kezelése  Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt szolgáltatásra, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést  Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt szolgáltatásra, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges


Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a [email protected] címre, a beszerzési eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen.




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

1.6. Tárgyi eszközök operatív beszerzése Az eljárás célja: Társaságunk működése során felmerülő tárgyi eszközök beszerzése az érvényes jogszabályok, valamint a belső szabályozások alapján. Tevékenység

Felelős

Beszerzési igények fogadása Tárgyi eszköz igénylési lapon keresztül (Tárgyi eszköz igénylési lap T01-01 F04). Az igények elektronikusan érkeznek a [email protected] mail címre, ezeket a beszerzési osztályvezetőhelyettes küldi szét a Beszerzési osztály témailletékes munkatársai között. Tárgyi eszköz igénylési lap vizsgálata A témailletékes kolléga megvizsgálja az igénylési lapot, hogy az útmutatónak megfelelően van-e kitöltve. Információkérés az árról. Abban az esetben, ha hiányosan van kitöltve, akkor visszaküldi kiegészítésre az igénylőnek



Engedélyezve van –e az igény?  Abban az esetben, ha igen, akkor tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz  Abban az esetben, ha nem, akkor meg kell küldeni emailon a Beruházási osztály kijelölt kollégája részére. A jóváhagyott igényt tovább kell vizsgálni, hogy kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz. Az elutasított igényről az igénylő szervezetet értesíteni kell.


Kisértékű-e vagy nagy értékű az igényelt tárgyi eszköz Kis értékű tárgyi eszköz esetén eszközszámot kell kérni a Vagyongazdálkodási osztálytól, majd a vizsgálni kell, hogy van-e beszerzési forrás Nagy értékű tárgyi eszköz esetén vizsgálni kell, hogy van-e beszerzési forrás


Beszerzési forrás ellenőrzése A témailletékes beszerző ellenőrzi, hogy van-e az igényre partnerünk, akitől a szolgáltatást be tudjuk szerezni.  Abban az esetben, ha nincsen, akkor pályáztatni szükséges.





adminisztrátor




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Igénylő értesítése Az igénylőnek is meg kell küldeni az aláírt megrendelőt.

adminisztrátor


adminisztrátor

Visszaigazolás ellenőrzése  Abban az esetben, ha nincsen eltérés, akkor vizsgálni kell majd a szolgáltatás teljesítését  Abban az esetben, ha van eltérés, akkor azt vizsgálni kell


A visszaigazoláson szereplő eltérés elemzése  Abban az esetben, ha az igénylővel lefolytatott egyeztetést követően az eltérés elfogadható, akkor ez alapján a megrendelést módosítani kell, majd az igénylőnek meg kell küldeni a módosított megrendelést, majd vizsgálni kell a teljesítést


Nem elfogadható eltérés kezelése  Abban az esetben, ha szükség van az eltérés esetén is a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a témailletékes beszerző egyeztet a partnerrel. Megegyezés esetén a megrendelés módosításra kerül, az igénylőt értesítjük, majd vizsgálni kell a teljesítést, valamint az eszközszámot is módosítatni kell  Abban az esetben, ha az eltérés miatt nincsen szükség a megrendelt tárgyi eszközre, akkor a megrendelés visszavonásra kerül és új pályáztatás szükséges, valamint az eszközszámot töröltetni kell


Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a [email protected] címre, a beszerzési eljárásokat egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen.

1.7. Pályáztatás 1.7.1. Pályáztatás – társasági Az eljárás célja: A közbeszerzési törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére.




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Tevékenység

Felelős

Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció megküldése A szakterületi felelős elkészíti a jóváhagyott (aláírt) eljárásindító adatlapot – Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikációt, és megküldi a [email protected] címre, az elfogadott pályáztatási tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző 30. napig. A tíz millió forint és az azt meghaladó értékű beruházási és a műszaki területet érintő beszerzési feladatok esetén a beszerzést megelőzően a műszaki szakterületnek egyeztetést kell lefolytatnia a műszaki vezérigazgató-helyettessel, egyeztetés hiányában a fenti értékhatár felett beszerzési folyamat nem indítható. Az eljárásindító lapot a fenti esetben a műszaki vezérigazgató-helyettessel le kell szignáltatni.

szakterületi vezető

Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre nem érkezik meg az eljárásindító lap Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a beszerzési szakértő emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére.

beszerzési szakértő

Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció vizsgálata A beszerzési szakértő megvizsgálja a beérkezett eljárásindító adatlapot - Eljárásindító adatlap SZ32 F01 - és műszaki specifikációt.  Abban az esetben, ha hiányos, nem megfelelő, akkor visszaküldi pontosításra  Abban az esetben, ha megfelelő, akkor ellenőrzi az eljárásfajtát.


Egyszerű ajánlatkérés Minimum 3 ajánlat bekérése a pályáztatás portálon keresztül amennyiben a piaci szereplők száma lehetővé teszi – beérkezett ajánlatok kiértékelése – megrendelés elkészítése.

beszerzési ügyintéző beszerzési szakértő

Változik-e az eljárás fajtája  Abban az esetben, ha változik, akkor: a Pályáztatási és a közbeszerzési tervet módosítani szükséges. A terv módosítását, a szakterületi vezető kérésére a Beszerzési osztályvezető végzi el a vezérigazgató jóváhagyása után  Abban az esetben, ha nem változik, akkor az ajánlati felhívás és dokumentáció elkészítése következik


Az ajánlathoz szükséges dokumentációk vizsgálata Az AF+AD összeállításához szükséges dokumentumok és a szerződéstervezet vizsgálata


AF+AD összeállítása A vizsgált adatok alapján az Ajánlati felhívás és az ajánlati dokumentáció összeállítása





T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

AF+AD véleményezése Az elkészített AF+AD megküldése véleményezésre a szakterületi osztálynak, a Jogi és Igazgatási osztálynak, valamint a Pénzügyi osztálynak és a [email protected] címre.


A vélemények kezelése A véleményezett AF+AD aktualizálása és a javítások átvezetése.


A végleges AF+AD megküldése a partnereknek Az elfogadott, jóváhagyott ajánlati felhívás és dokumentáció megküldése elektronikusan az ajánlattevőknek a pályáztatás portálon keresztül, valamint az igénylő szakterületnek.


Kiegészítő kérdések kezelése Az ajánlattevőktől - az AF-ben meghatározott határidőig - érkezett kérdések megválaszolása és megküldése, a pályáztatás portálon keresztül.


Az ajánlatok fogadása és bontása A beérkezett ajánlatokat a Beszerzési osztály fogadja a portálon keresztül.


Az ajánlatok megküldése az igénylő szakterületnek A beérkezett ajánlatokat elektronikus formában meg kell küldeni a szakterületnek


Műszaki bírálat elkészítése A témafelelős szakterület elkészíti az ajánlatok műszaki, szakmai értékelését a bírálati szempontok, és/vagy az előírt műszaki szempontok figyelembevételével, és szükség esetén javaslatot tesz hiánypótlásra. Megküldi a Beszerzési osztályra, a [email protected] címre.


Hiánypótlás A műszaki és gazdasági értékelést követően szükség esetén hiánypótlás megküldése az érintett Ajánlattevők részére elektronikusan a pályáztatás portálon keresztül.


Döntés az eljárás visszavonásáról A pályázatok elbírálását követően - gazdasági és szakmai kritériumok alapján - döntés születik a pályázatok visszavonásáról Visszavonás esetén pályázók értesítése.

beszerzési osztályvezető szakterületi vezető beszerzési szakértő

Döntés az ajánlatokról Az érvényes ajánlatok elbírálása után döntés születik a nyertes ajánlatról. A 2 millió Ft-ot meghaladó ajánlatok esetében Bírálati jegyzőkönyv T01-01 F05 készül. A Bírálati jegyzőkönyv aláírása a Képviseleti és aláírási jogok szabályzata alapján történik.

beszerzési osztályvezető szakterületi vezető beszerzési szakértő

Az eredmény megküldése az ajánlattevőknek Az eredményről az igénylő szakterületi vezető és a beszerzési osztályvezető által aláírt értesítő levél küldése az ajánlattevőknek. Abban az esetben, ha az eredményt nem támadják meg akkor





T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

szerződés kötése a nyertes ajánlattevővel. Havaria helyzet esetén, annak elhárítása érdekében, a havaria team feladat meghatározását követően, melyről értesítést küld a [email protected] címre, a pályáztatási eljárást egy munkanapon belül meg kell kezdeni, annak érdekében, hogy a havaria elhárítása mindnél hamarabb megtörténjen.

1.7.2 Pályáztatás – Közbeszerzés Az eljárás célja: A közbeszerzési törvény figyelembevételével, Társaságunk alaptevékenységének ellátásához szükséges szolgáltatások, anyagok és eszközök beszerzésére a lehetséges gazdasági partnerek racionális szempontok szerinti megválasztásával, a kapcsolatot szerződéses alapokra helyezve, tartós, szabályozott együttműködést alakítson ki a rendszeresen visszatérő igényeinek kielégítésére. Tevékenység

Felelős

Eljárásindító adatlap és műszaki specifikáció elkészítése, megküldése A pályáztatás szakterületi felelőse a pályázat összeállításáért felelős műszaki munkatársakkal elkészíti az AF+AD/RF+RD összeállítására alkalmas eljárásindító adatlapot (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és műszaki dokumentációt. A szakterületi felelős elkészíti a jóváhagyott (aláírt) eljárásindító lapot és a mellékletét képező műszaki specifikációt megküldi a [email protected] címre, valamint a közbeszerzési eljárásért felelős team tagjai részére, az elfogadott közbeszerzési tervben szereplő végleges műszaki specifikáció átadását megelőző legkésőbb 30. napig. A tíz millió forint és az azt meghaladó értékű beruházási és a műszaki területet érintő beszerzési feladatok esetén a beszerzést megelőzően a műszaki szakterületnek egyeztetést kell lefolytatnia a műszaki vezérigazgató-helyettessel, egyeztetés hiányában a fenti értékhatár felett beszerzési folyamat nem indítható. Az eljárásindító lapot a fenti esetben a műszaki vezérigazgató-helyettessel le kell szignáltatni. A műszaki specifikáció közbeszerzési tervben meghatározott átadási határidejéig az Ügyvédi Irodával az egyeztetést le kell folytatni.


Emlékeztető küldése a szakterület részére Amennyiben határidőre nem érkezik meg az eljárásindító lap (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és a mellékletét képező műszaki specifikáció, a beszerzési szakértő emlékeztetőt küld az illetékes szakterület részére azok elkészítésére.


AF+AD/RF+RD összeállításához szükséges dokumentumok megküldése az Ügyvédi Irodának A team összeállítja a műszaki specifikációt kitölti az eljárásindító lapot (Eljárásindító adatlap SZ32 F01) és a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője megküldi az Ügyvédi Irodának


AF+AD/RF+RD megküldése véleményezésre





T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Az Ügyvédi Iroda által megküldött AF+AD/RF+RD-t a team áttekinti, majd azt el kell küldeni véleményezésre a Jogi és Igazgatási osztályra, valamint a Pénzügyi osztályra Az esetleges észrevételek kezelése  Abban az esetben, ha van észrevétel, akkor azt a team megvizsgálja és reagál rá, majd a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője megküldi a korrektúrázott anyagot az Ügyvédi Iroda részére.  Az Ügyvédi Iroda, ha rendben találja közbeszerzési szempontból az észrevételeket, módosításokat, megküldi végleges AF+AD/RF+RD-t  Az Ügyvédi Iroda, ha nem találja rendben közbeszerzési szempontból az észrevételeket, módosításokat akkor a beszerzési szakértő az észrevételeket megküldi a véleményező osztály részére

team vezető beszerzési szakértő

Végleges AF+AD/RF+RD megküldése szignálásra A végleges AF+AD/RF+RD-t le kell szignálnia a team vezetőnek, a beszerzési szakértőnek, az illetékes szakterületi felsővezetőnek, valamint vezérigazgató úrnak. A szignálás után a pályázati anyagot a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője megküldi az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is.


Az Ügyvédi Iroda jelzése szerkesztési díjról A beszerzési szakértő megkapja elektronikusan az AF/RF szerkesztési díjának összegét


Átutalási kérelem megküldése a Pénzügyi osztály részére A beszerzési szakértő megküldi a Pénzügyi osztály részére a szerkesztési díjról szóló átutalási kérelmet


Átutalás A szerkesztési díj átutalása MÁK számlájára, az átutalási bizonylat megküldése a Beszerzési osztályra elektronikusan.

adó és pénzforgalmi csoportvezető

Átutalási bizonylat kezelése A Pénzügyi osztály által megküldött bizonylatot a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője továbbítja az Ügyvédi Iroda részére


Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Közbeszerzési értesítőben Az Ügyvédi Iroda feladata

Ügyvédi Iroda

Dokumentáció átadása azoknak az Ajánlattevőknek, akik befizették a dokumentációk díját Az Ügyvédi Iroda feladata

Ügyvédi Iroda




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Beszerzési osztály részére Az Ügyvédi Iroda elektronikus formába tájékoztatásul megküldi a Beszerzési osztályra dokumentációt megvásárlók listáját a [email protected] címre

Ügyvédi Iroda

A dokumentációt megvásárlók listájának megküldése a Pénzügyi osztály részére A listát a beszerzési szakértő küldi meg a Pénzügyi osztály részére, mely alapján az adó és pénzforgalmi csoport munkatársa:  A beérkező Ajánlati biztosítékot elkülöníteni a számlánkon (abban az esetben, ha ez feltétele az ajánlattételnek)

beszerzési szakértő adó és pénzforgalmi csoportvezető

Az Ügyvédi Iroda által fogadott kérdések kezelése A beérkezett kérdéseket, melyek a műszaki tartalomra vonatkoznak a beszerzési szakértő megküldi a team vezetőnek, a team megválaszolja a kérdéseket és a beszerzési szakértő közreműködésével a leszignált dokumentumot a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője megküldi az Ügyvédi Irodának


Ajánlatok fogadása és bontása Az Ügyvédi Iroda fogadja az ajánlatokat, majd a határidőre beérkezett ajánlatokat felbontja. Elkészíti a bontási jegyzőkönyvet, melyet megküld az Ajánlattevőknek és a Beszerzési osztálynak. Az ajánlatok másolati példányát megküldi a Beszerzési osztálynak.

Ügyvédi Iroda

Ajánlatok megküldése a Bíráló Bizottsági tagoknak. A beérkezett ajánlatokat a témailletékes beszerzési szakértő megküldi a Bíráló Bizottság tagjainak.


Bírálat A beérkezett ajánlatokat a Bíráló Bizottság tagjai műszakilag értékelik, majd az Ügyvédi Iroda javaslatával összhangban elkészítik a döntési javaslatot, melyet beterjesztenek a vezérigazgató úr részére.


Döntés A döntési javaslat alapján a vezérigazgató meghozza a döntést a pályázat elbírálásáról.

vezérigazgató

Döntés megküldése az Ügyvédi Irodának Az aláírt döntési jegyzőkönyvet a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője megküldi az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is.


Eredményhirdetés Az Ügyvédi Iroda lefolytatja az eredményhirdetést, elkészíti a tájékoztatót megküldi a Beszerzési osztálynak

Ügyvédi Iroda




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

Tájékoztató aláíratása Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatást a Bíráló Bizottság tagjainak le kell szignálni, valamint a vezérigazgató úrnak alá kell írnia, majd utána meg kell küldeni az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is.


Az Ügyvédi Iroda jelzése szerkesztési díjról A beszerzési szakértő megkapja elektronikusan az AF/RF szerkesztési díjának összegét


Átutalási kérelem megküldése a Pénzügyi osztály részére A beszerzési szakértő megküldi a Pénzügyi osztály részére a szerkesztési díjról szóló átutalási kérelmet


Átutalás A szerkesztési díj átutalása MÁK számlájára, az átutalási bizonylat megküldése a Beszerzési osztályra elektronikusan.

adó és pénzforgalmi csoportvezető

Átutalási bizonylat kezelése A Pénzügyi osztály által megküldött bizonylatot a Beszerzési osztály témailletékes beszerzési szakértője továbbítja az Ügyvédi Iroda részére


Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Közbeszerzési értesítőben Az Ügyvédi Iroda feladata

Ügyvédi Iroda

1.8. Utókövetés Az eljárás célja: A beszerzések, szerződéskötések után történő teljesítések során felmerülő, teljesítéssel kapcsolatos esetleges problémák kezelése Amennyiben a teljesítést követően jótállási vagy szavatossági problémák keletkeznek, úgy a termék használója (általában az igénylő szervezeti egység dolgozója) haladéktalanul jelzi azt írásban a Beszerzési Osztálynak, aki a jótállási és szavatossági hibák esetében eljár a szállítóval szemben. Szolgáltatások (a beruházási szolgáltatások is) estén a szolgáltatást igénybe vevő szervezet készíti el a garanciális eljáráshoz szükséges dokumentumokat, jegyzőkönyveket, és azokat megfelelő időben továbbítja a Beszerzési Osztálynak, aki megszervezi, lebonyolítja a garanciális hibákkal kapcsolatos tárgyalásokat, garanciális bejárásokat. A szakterületek feladata, hogy szükség esetén részt vegyenek a garanciális hibákkal kapcsolatos egyeztetéseken, tárgyalásokon, bejárásokon. A Beszerzési Osztály szükség esetén a garanciális hibával kapcsolatos dokumentációt átadja a jogi szakterületnek további ügyintézésre.

Tevékenység

Felelős

Reklamációk fogadása A Beszerzési osztály fogadja a [email protected] címre beérkezett Hatályba helyezés kelte: 2012.04.27.


beszerzési Változatszám: v2 Oldalszám: 25/29

T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

reklamációkat, majd a beszerzési osztályvezető-helyettes továbbítja a témailletékes beszerzőnek. A reklamációnak tartalmaznia kell a megrendelést elkészítő témailletékes beszerző nevét, valamint a probléma pontos leírását. Reklamáció vizsgálata Az ügyintéző ellenőrzi a reklamációt, összeveti azt a megrendeléssel, szerződéssel  Kiegészítő információ esetén megkéri azt a reklamációt beküldő kollégától, majd fogadja a kiegészítést Reklamáció kezelésének vizsgálata A témailletékes beszerző megvizsgálja lehetőségét

a

reklamációkezelés

Jogszerű-e a reklamáció  Abban az esetben, ha igen, akkor értesítést küld a reklamálónak és a szállítónak  Abban az esetben, ha nem, akkor jogi állásfoglalást kér a Jogi és Igazgatási osztálytól  Ha a jogi értelmezés után nem jogos a reklamáció, akkor értesítés küldése a reklamációt küldő kollégának Értesítés küldése Jogos reklamáció esetén értesítés küldése a szállítónak és reklamációt küldő kollégának Szállító kifogásolta-e a reklamációt Abban az esetben, ha igen, akkor az egyeztetés megszervezése a szakterület és a szállító között. Ha a szállító az egyeztetés során sem ismeri el a reklamáció jogosságát, akkor az ügy átadásra kerül a Jogi és Igazgatási osztályra

osztályvezetőhelyettes

témailletékes beszerző reklamációt beküldő témailletékes beszerző

témailletékes beszerző jogi előadó beruházási koordinátor témailletékes beszerző


Szállító teljesítés-igazolásának fogadása Abban az esetben, ha nem kifogásolta a reklamációt, vagy az egyeztetés során elismerte a reklamáció jogosságát és a reklamációban szereplő tételeket, szolgáltatásokat megfelelően teljesítette/kicserélte, a teljesítés leigazolásra kerül. A teljesítés igazolását meg kell küldeni a Beszerzési osztályra, ahol a témailletékes beszerző fogadja azt.

témailletékes beszerző reklamációt beküldő

A késedelmes, vagy hibás teljesítés szankcióinak vizsgálata Abban az esetben, ha a hibás, késedelmes teljesítésre volt kikötve kötbér, akkor annak érvényesítését intézni kell


Irattárazás A reklamáció intézése során keletkezett dokumentumok irattárazása

adminisztrátor

Reklamáló értesítése A témailletékes beszerző értesítést küld a reklamáció kezelésére született végső megoldásáról





T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

1.9. Beszerzési szerződéskötés Az eljárás célja: A pályáztatások során olyan szerződések kerüljenek megkötésre, amelyek a hatályban lévő jogszabályok, valamint a belső szabályzatoknak megfelelően, maximálisan képviselje a Társaságunk érdekeit. Tevékenység

Felelős

Szerződés vizsgálata Eldöntendő, hogy közbeszerzési eljárással kapcsolatos-e a szerződés?

beszerzési osztályvezetőhelyettes

Nem közbeszerzéshez kapcsolódó szerződés A levéleményezett szerződést tájékoztatásul megküldjük a partnernek


Partner véleményének kezelés A beszerzési szakértő fogadja a partner esetleges véleményét.


Közbeszerzéssel kapcsolatos szerződés A szerződéstervezetet megküldi a beszerzési szakértő az Ügyvédi Iroda részére


Szerződéstervezet fogadása Az Ügyvédi Iroda megküldi a véleményezett szerződést a Beszerzési osztályra elektronikus formában. A beszerzési szakértő átnézi a szerződéstervezetet


Van-e véleményeltérés?  Abban az esetben, ha van véleményeltérés, akkor azt egyeztetni kell az illetékes szakterülttel


Szerződés rögzítése az SAP MM moduljában  A közbeszerzéssel kapcsolatos szerződést  Nem közbeszerzéssel összefüggő szerződést Mindkét esetben a rögzítés után elkészíti a szerződésegyeztető lapot, majd a szerződést az egyeztető lappal megküldi véleményezni


A leszignált szereződés fogadása A beszerzési szakértő leellenőrzi a visszaérkezett szerződést, hogy mindenki leszignálta-e, nem tettek-e hozzá észrevételeket. Abban az esetben, ha véleményeltérés van, akkor azt egyeztetni szükséges és újra meg kell küldeni véleményezésre


Szerződés megküldése aláírásra A leszignált szerződés megküldése aláírásra a képviseleti és aláírási szabályok figyelembevételével


Az aláírt szerződés megküldése a nyertes cégnek A beszerzési szakértő megküldi az általunk aláírt szerződést a nyertes cégnek, majd az aláírt szerződés fogadása


Közbeszerzést érintő szerződés-e? Abban az esetben, ha nem akkor az aláírt szerződést 3 példányban és





T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

a szerződésegyeztető lapot meg kell küldeni a Jogi és Igazgatási osztályra Iktatott szerződés fogadása A Jogi és Igazgatási osztály 2 példány iktatott szerződést visszaküld a Beszerzési osztályra. A beszerzési szakértő egy példányt megküld az érintett szakterületnek, egy példányt pedig lead iktatásra az osztályon

beszerzési szakértő adminisztrátor

Közbeszerzést érintő szerződés esetén Az aláírt szerződést meg kell küldeni az Ügyvédi Iroda részére, aki elkészíti a tájékoztatót, és megküldi a Beszerzési osztálynak.

Ügyvédi Iroda

Tájékoztató aláíratása A szerződéskötésről szóló tájékoztatást a Bíráló Bizottság tagjainak, valamint a vezérigazgatónak le kell szignálni, majd utána meg kell küldeni az Ügyvédi Iroda részére pdf. és doc. formátumban is.


Hirdetmény megjelentetése a TED-en, vagy a Közbeszerzési értesítőben Az Ügyvédi Iroda feladata.

Ügyvédi Iroda




T01-01 BESZERZÉS

DRV Zrt.

III. HIVATKOZÁSOK Közbeszerzési szabályzat Képviseleti és Aláírási Jogok Szabályozása Szállítók/Vállalkozók értékelése szabályzat

SZ-32 SZ-02 SZ-54

IV. MELLÉKLETEK Anyagigénylési lap Szolgáltatás beszerzés igénylési lap Tárgyi eszköz igénylési lap Bírálati jegyzőkönyv


T01-01 F02 T01-01 F03 T01-01 F04 T01-01 F05



Szabályozási főcsoport:7-1 Azonosító: T01-01 v2. I02-01 N03v2 BESZERZÉS. Változatszám: v2. Hatályos: Egyedi szám:

Recommend Documents