Systémy pro oznámení neetického jednání Ethics & Compliance Officer Club Rohia Hakimová, Senior Specialista pro Správu a Řízení Společnosti Telefónica O2 Czech Republic, a.s.
Etická dilemata Etická dilemata lze nalézt všude – v tom, jak: dodáváme služby nebo reagujeme na krize reagujeme na pracovní metody a postupy se rozhodujeme v týmových situacích plníme své povinnosti vůči spolupracovníkům a zákazníkům prezentujeme společnost Telefónica O2 zákazníkům jednáme s externími dodavateli a úřady Ať se jim budeme snažit sebevíc předejít, k etickým dilematům bude při práci docházet.
Otázky, které pomohou rozhodnout Udělat správnou věc není vždy jednoduché, ale je to nezbytné pro finanční stabilitu naší společnosti a rozhodující pro náš celkový úspěch. Rozhodnout jak se zachovat jsme-li postaveni před dilema může být těžké. Máme set otázek, které nám pomohou rozhodnout: • Je tento čin legální? •
Jsem oprávněn/a to udělat?
•
Přihlédl/a jsem k vnitřním předpisům společnosti?
•
Jak by se zpráva o mém konání vyjímala v zítřejším tisku?
•
Jak bych toto rozhodnutí vysvětlil/a své rodině?
•
Není toto rozhodnutí v rozporu s mou vlastní integritou?
Naše odpovědnost
Etické chování v práci není naší volbou, ale odpovědností.
Nechceme však, aby se zaměstnanci s etickými dilematy potýkali vždy sami.
Doporučený postup 1. nejprve nahlédnout do interních předpisů, včetně dokumentů na intranetu 2. seznámit se svými obavami přímého nadřízeného 3. kontaktovat odborné poradce: Lidské zdroje - Grievance Policy Bezpečnost - Security HELP, HOT LINE FRAUD Právní záležitosti
Nástroje důvěrné pomoci Jako poslední instanci - pokud zaměstnanci nemohou, nebo nechtějí řešit záležitosti spojené s dodržováním Etických zásad podnikání pomocí jednoho z dříve uvedených nástrojů - mají možnost využít některý z následujících důvěrných nástrojů: Elektronická aplikace Centrální telefonní linka se záznamníkem Schránka elektronické pošty Možnost zaslat písemný podnět klasickou poštou Nebo využít nástrojů vyšší instance: nástroje mateřské společnosti (e-mail) nebo nástroje Telefónica O2 Europe
Ukázka – elektronická aplikace 1
Ukázka – elektronická aplikace 2
Ukázka – elektronická aplikace 3
Ukázka – elektronická aplikace 4
Výbor pro etiku a společenskou odpovědnost je zřízen jako trvalý poradní a iniciativní orgán dozorčí rady pro záležitosti: •Etických zásad podnikání •Společenského a sociálně odpovědného chování společnosti •Posuzování potenciálního konfliktu zájmů ve skupině Telefónica O2 Czech republic. Výbor se pravidelně seznamuje se stavem dodržování Etických zásad podnikání, hodnotí systém a postupy pro řešení konfliktů a posuzuje fungování a uplatňování pravidel a nástrojů důvěrné pomoci. Výbor pravidelně vyhodnocuje, jak společnost nakládá se znepokojeními a podněty týkajícími se porušení Etických zásad podnikání v obchodních i neobchodních vztazích ke všem oprávněně zainteresovaným stranám, které byly komunikovány prostřednictvím nástrojů důvěrné pomoci.
Report o šetření podnětů o porušení Etických zásad podnikání skupiny Telefónica O2 Czech Republic - Souhrnná zpráva (Summary Report) duben 2010 – červenec 2010 Číslo
Podnět
Datum a způsob přijetí
Opatření přijatá jako důsledek šetření
Stav
Hodnocení závažnosti / škody
Ethics & Compliance e-learningové kurzy
Kurz
Absolvovali
Požadováno
Požadované cílové %
Dosaženo %
Etické zásady podnikání
6142
8214
70
74,77*
Soutěžní právo
1948
2634
70
73,96**
Ochrana osobních údajů
4626
7012
40
65,97***
Údaje platné ke dni 31. prosince 2009
* Kurz byl spuštěn v březnu 2008, ale je dobrovolný. ** Kurz byl aktualizován; komunikace kurzu byla spuštěna po uvedení nové verze kurzu do provozu v druhé polovině listopadu 2009.
***Kurz byl spuštěn v polovině září 2009.
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - témata
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - příklad
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - příklad
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - příklad
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - příklad
Z praxe: kurz Etických zásad podnikání - příklad
SOX Mateřská společnost Telefónica, S.A. pokračuje v politice uplatňování nejlepší mezinárodní praxe správy a řízení společností a zároveň jako společnost obchodovaná na americké burze cenných papírů plní požadavky plynoucí ze zákona Sarbanes-Oxley platného ve Spojených státech amerických. Ve svých společnostech proto zavádí kanál whistleblowing. V ČR: Kanál whistleblowing poskytuje všem zaměstnancům skupiny Telefónica O2 Czech Republic systém pro podávání a šetření podnětů, jehož prostřednictvím mohou informovat o možných nesrovnalostech v oblastech účetnictví, systémech vnitřní kontroly finančních záležitostí a účetním auditu společnosti nebo její skupiny, o nichž se dozvědí.
Diagram zpracování podnětu – WHISTLEBLOWING KANÁL - SARBANES - OXLEY
Děkuji za pozornost.
