Systems Engineering in de realisatiefase

Eindverslag Bacheloropdracht

Voorwoord

Systems Engineering in de realisatiefase Een onderzoek naar verificatiemanagement bij het project Combiplan Nijverdal

Marc van den Berg

Pagina | 1

Systems Engineering in de realisatiefase

Pagina | 2

Samenvatting

Systems Engineering in de realisatiefase Een onderzoek naar het verificatiemanagement bij het project Combiplan Nijverdal

M.C. van den Berg s0174009

Eindverslag Bacheloropdracht Universiteit Twente Faculteit Construerende Technische Wetenschappen Bacheloropleiding Civiele Techniek

Combinatie Leo ten Brinke Nijverdal, juli 2010

Begeleiders en beoordelaars: Universiteit Twente: Dr. ir. R.S. de Graaf Begeleidend docent Dr. K.M. Wijnberg Tweede beoordelaar Combinatie Leo ten Brinke: Ing. R.H. Maat Ir. J.P. van den Tillaart

Eerste bedrijfsbegeleider Tweede bedrijfsbegeleider

Pioneering: Ing. G.R. Steggink

Projectleider Pioneering

Pagina | 3


Pagina | 4

Samenvatting

Samenvatting Midden in het Overijsselse dorp Nijverdal werkt de Combinatie Leo ten Brinke aan het project Combiplan Nijverdal. Dit grote infrastructurele project omvat het verleggen van de rijksweg N35, die momenteel nog dwars door Nijverdal loopt, en het bundelen van deze weg met het spoor tussen Almelo en Zwolle. Gedeeltelijk komen de rijksweg en de spoorbaan in een tunnelbak te liggen die deels overdekt wordt. Het NS-station Nijverdal komt in het verdiepte deel van de tunnelbak te liggen. Verder worden er een aantal nieuwe viaducten en tunnels aangelegd. Door al deze maatregelen zal het verkeer beter kunnen doorstromen, neemt de verkeersoverlast in het dorp af, verbetert de veiligheid en nemen de bereikbaarheid van het stationsgebied en de betrouwbaarheid van de treinverbindingen toe. De Combinatie Leo ten Brinke is verantwoordelijk voor het ontwerpen en realiseren van het Combiplan Nijverdal. Deze aannemerscombinatie is een samenwerkingsverband tussen de Betoncombi Nijverdal (BCN; gevormd door Van Hattum en Blankevoort en Hegeman Beton- en Industriebouw), KWS en HOMIJ. Deze combinanten zijn verantwoordelijk voor respectievelijk de disciplines Beton, Wegen en Tunneltechnische Installaties. De Combinatie Leo ten Brinke past bij dit project de werkmethode Systems Engineering toe. Conform deze methode zorgt de combinatie gedurende de ontwerpfasen voor een steeds verdere afleiding en nadere specificering van de door de opdrachtgever gestelde contracteisen. Om richting de opdrachtgever aan te tonen dat aan alle contracten afgeleide eisen voldaan wordt, worden het ontwerp en de gerealiseerde objecten geverifieerd aan de hand van de gesteld eisen. In de realisatiefase verricht de combinatie daartoe allerlei keuringen. Elke combinant hanteert verder een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS of KAM-systeem) om een goede werking van de bedrijfsvoeringprocessen te waarborgen. Deze afzonderlijke systemen sluiten aan op het KAM-systeem van de koepel. De KAM-systemen schrijven voor de realisatiefase keuringen voor waarmee de combinanten ervoor kunnen zorgen dat de kwaliteit van de gerealiseerde objecten overeenkomt met datgene wat de klant wenst. Er zijn door de combinatie spanningen geconstateerd tussen de geformuleerde eisen enerzijds en de keuringen (verificaties) anderzijds. De keuringen die uit de KAM-systemen volgen, sluiten namelijk niet goed aan op de contracteisen en de daarvan afgeleide eisen. Voornamelijk voor de discipline Beton geldt dat het KAM-systeem meer keuringen voorschrijft dan dat er eisen zijn geformuleerd. Die extra keuringen zijn niet noodzakelijk voor het aantonen van eisen, maar worden door de disciplines toch zo belangrijk gevonden voor het leveren van producten van een goede kwaliteit, dat ze wel voorgeschreven (en uitgevoerd) worden. Een ander knelpunt is dat de disciplines verschillende inzichten bleken te hebben over de invulling van Systems Engineering in de realisatiefase. Om deze problemen te verhelpen, heeft de Combinatie Leo ten Brinke een nieuw format voor het keuringsplan opgesteld. Een dergelijk plan geeft de keuringen weer die in de realisatiefase worden uitgevoerd. Kenmerkend aan het nieuwe format is dat er (extra) keuringen kunnen worden opgenomen waarmee geen eis aangetoond wordt. De Combinatie Leo ten Brinke vraagt zich af of deze nieuwe werkwijze een efficiënte manier is om de geconstateerde knelpunten op te lossen. Zij wil weten in hoeverre de werkwijze (met daarin centraal het nieuwe keuringsplan) aansluit bij de verwachtingen van de opdrachtgever Rijkswaterstaat en de wijze waarop die verwachtingen in het contract verwoord zijn. In het verlengde daarvan wil de combinatie deze aspecten getoetst zien aan de literatuur van Systems Engineering. Aan de hand daarvan wil de combinatie de werkwijze (verder) kunnen verbeteren. Het doel van dit onderzoek is (daarom) het doen van aanbevelingen voor het verbeteren van de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal, door een vergelijking te maken tussen de verwachtingen die de opdrachtgever heeft over de toepassing van Systems Engineering, de wijze waarop dit in het contract verwoord is en de aanpak die de Combinatie Leo ten Brinke hanteert. Pagina | 5

Systems Engineering in de realisatiefase De hoofdvraag hierbij is de volgende: in hoeverre sluit de manier waarop de Combinatie Leo ten Brinke in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal Systems Engineering toepast aan bij de verwachtingen die de opdrachtgever hierover heeft en de wijze waarop dit in het contract verwoord is? Dit onderzoek kent de volgende afbakeningen. Onder de toepassing van Systems Engineering wordt het verificatiemanagement verstaan. Hiermee worden alle activiteiten bedoeld die benodigd zijn voor het uitvoeren van verificaties/keuringen. Het onderzoek beperkt zich verder tot de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase, samen aangeduid met de realisatiefase. Tot slot zijn in dit onderzoek enkel de combinanten BCN en KWS onderzocht, omdat de werkzaamheden van de combinant HOMIJ zich nog niet in de realisatiefase bevinden. Door middel van interviews met Rijkswaterstaat, BCN en KWS en het bestuderen van (contract)documenten, is een beeld verkregen van de mate waarin de aanpak van Systems Engineering door de combinatie overeenkomt met de verwachtingen van Rijkswaterstaat en de verwoording daarvan in het contract. De belangrijkste bevindingen die uit het onderzoek volgen zijn als volgt. Het nieuwe keuringsplan blijkt een praktische en werkbare oplossing voor de geconstateerde problemen. Het plan voldoet niet aan de theorie van Systems Engineering, maar er is intern draagvlak voor en het voldoet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Een nuancering hierbij is dat er een aantal punten is waarop het format niet helemaal aan de documenteisen uit het contract voldoet. De wijze waarop de combinatie keuringsrapporten en –nota’s inricht, komt goed overeen met de verwachtingen van Rijkswaterstaat, maar sluit niet goed aan op de contracteisen. Volgens het contract moeten de resultaten van alle keuringen in deze documenten worden opgenomen. Conform de nieuwe werkwijze neemt de combinatie de resultaten van de keuringen uit het KMS die niet aan een eis gekoppeld zijn echter niet op in de keuringsrapporten. De manier waarop de combinanten BCN en KWS bewijsdocumenten traceerbaar willen maken (namelijk archiveren per object), komt tot slot goed overeen met de verwachtingen van Rijkswaterstaat. Volgens het contract dienen de combinanten alle bewijsdocumenten echter afzonderlijk te coderen. Dit is tijdrovend en vormde voor de combinanten juist aanleiding om de huidige aanpak te veranderen. Op basis van het onderzoek worden de volgende aanbevelingen gedaan:  Hanteer voortaan voor keuringsplannen het nieuwe format;  Stel richtlijnen voor de nieuwe werkwijze vast en laat deze door Rijkswaterstaat goedkeuren;  Maak bewijsdocumenten per object traceerbaar;  Start bij BCN met het inscannen en digitaal archiveren van bewijsdocumenten;  Investeer in het communicatieproces tussen werkvoorbereiders en uitvoerders;  Stimuleer het expliciet nemen van keuzes in de realisatiefase;  Verzoek Rijkswaterstaat tot het bieden van inzicht in de stakeholderbehoeften;  Creëer meer betrokkenheid van de tweedelijns toetsfunctionaris bij het projectteam;  Onderzoek hoe KAM-systemen geschikt kunnen worden gemaakt voor Systems Engineering;  Onderzoek het nut van het invoeren van een nieuw softwarepakket voor het verificatieproces. Het opvolgen van de aanbevelingen leidt tot meer gestructureerd en transparanter verificatiemanagement. De Combinatie Leo ten Brinke dient de nieuwe werkwijze volledig te implementeren en daarom moet de combinatie in kennis en communicatie investeren. Ook dient hierover afstemming met Rijkswaterstaat plaats te vinden.

Pagina | 6

Samenvatting

Voorwoord Dit onderzoeksrapport vormt het eindverslag voor mijn Bacheloropdracht. Dit is een praktijkgerichte opdracht ter afsluiting van de Bacheloropleiding Civiele Techniek aan de Universiteit Twente. De Bacheloropdracht heb ik bij de aannemerscombinatie Leo ten Brinke uitgevoerd. Deze combinatie werkt aan het project Combiplan Nijverdal, een grootschalig infrastructureel project in Nijverdal. Hier wordt de rijksweg N35 verlegd en over een lengte van 6 km gebundeld met het spoor tussen Almelo en Zwolle. Deze bundeling komt deels in een tunnel te liggen, die gedeeltelijk overdekt wordt. De Bacheloropdracht is tot stand gekomen is samenwerking met (onder andere) Pioneering, onderdeel van het Innovatieplatform Twente (IPT). Dit platform is op initiatief van de provincie Overijssel en de Regio Twente tot stand gekomen en bestaat uit vertegenwoordigers van de regionale overheid, onderwijs- en onderzoeksinstellingen en ondernemingen. Het platform stelt zich tot doel het stimuleren van innovaties door middel van een gezamenlijke integrale aanpak. Het IPT bestaat uit vijf clusters, waaronder het cluster bouw genaamd Pioneering. Eén van de werkplaatsen binnen Pioneering is de werkplaats Systems Engineering. Deze werkplaats is gericht op het ontwikkelen en implementeren van Systems Engineering binnen de Twentse (bouw)economie. Deze werkmethode staat centraal in dit onderzoek. Voor de totstandkoming van dit onderzoeksrapport ben ik een aantal mensen mijn dank verschuldigd. Allereerst wil ik mijn bedrijfsbegeleider Robert Maat bedanken voor het bieden van een zeer leuke stageplek. De vrijheid om zelf richting te kunnen geven aan het onderzoek heb ik erg kunnen waarderen. Het was prettig om te merken dat mijn inspanningen werden gewaardeerd en dat er waarde aan het onderzoek werd gehecht. Verder wil ik Johan van den Tillaart bedanken voor alle tips en aanwijzingen tijdens het onderzoek. Gedurende het onderzoek is hij door ons officieus tot tweede bedrijfsbegeleider benoemd. Het was erg prettig dat je telkens weer de tijd nam om vragen van mij te beantwoorden en zo het onderzoek in de goede richting te sturen. Ook de feedback op stukken van het verslag was erg nuttig. Daarnaast wil ik Giny Steggink bedanken voor haar inspanningen bij dit onderzoek. Het was handig, maar ook leuk om samen de interviews af te nemen. Bovendien was het prettig dat ik ideeën kon uitwisselen over de opbouw en inhoud van het onderzoek en dit verslag. Vanuit de Universiteit Twente wil ik met name Robin de Graaf bedanken. Ik heb veel nuttige feedback gehad op ingeleverde stukken. Het was leuk om de interesse in de resultaten en de voortgang van het onderzoek te merken. Ook was het prettig dat ik in goed overleg heldere afspraken kon maken over het verloop van de Bacheloropdracht. Daarnaast wil ik degenen bedanken die hebben meegewerkt aan de interviews. Vanuit Rijkswaterstaat zijn dit Chris de Jong, Frans de Zoete en Fedde van der Molen. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke hebben Jurri-Jan Vrielink en Julian Pot van de Betoncombi Nijverdal en Haiko Brinker en Harco Bouwman van KWS meegewerkt aan de interviews. Ik was blij verrast door jullie openheid richting en interesse in dit onderzoek. Verder wil ik ook alle andere medewerkers van de Combinatie Leo ten Brinke bedanken voor de open en vriendelijke houding. Ook dankzij jullie heb ik de tijd die ik bij Combiplan Nijverdal heb doorgebracht als leuk en gezellig ervaren. Tot slot ben ik mijn familie en vrienden dankbaar voor hun interesse en feedback. Met name mijn ouders wil ik bedanken voor hun continue steun. Tijdens de uitvoering van de Bacheloropdracht waren zij ook telkens weer erg geïnteresseerd in mijn bezigheden en de voortgang van het onderzoek. Bedankt! Nijverdal, juli 2010

Pagina | 7


Inhoudsopgave 1

Inleiding ..................................................................................................................................... 9 1.1 Aanleiding......................................................................................................................... 10 1.1.1 Systems Engineering..................................................................................................... 10 1.1.2 Kwaliteitsmanagementsysteem .................................................................................... 13 1.1.3 Spanningen tussen eisen en keuringen.......................................................................... 14 1.2 Doel- en vraagstelling ....................................................................................................... 17 1.3 Operationalisering ............................................................................................................ 17 1.4 Leeswijzer ......................................................................................................................... 19 2 Methode ...................................................................................................................................20 2.1 Casestudie ........................................................................................................................20 2.2 Literatuuronderzoek .........................................................................................................20 2.3 Interviews ......................................................................................................................... 21 2.4 Contract ............................................................................................................................22 2.5 Belang............................................................................................................................... 23 3 Verwachtingen opdrachtgever .................................................................................................24 3.1 Beschrijving organisatie ....................................................................................................24 3.2 Beeld opdrachtgever .........................................................................................................24 3.3 Conclusie en discussie .......................................................................................................28 4 Verwoording contract ............................................................................................................... 30 4.1 Contractfilosofie ............................................................................................................... 30 4.2 Contractdocumenten ........................................................................................................ 30 4.3 Opbouw Vraagspecificatie ................................................................................................ 31 4.3.1 Vraagspecificatie I ...................................................................................................... 31 4.3.2 Vraagspecificatie II ..................................................................................................... 33 4.4 Eisen aan verificatiemanagement ..................................................................................... 34 4.4.1 Opstellen keuringsplan .............................................................................................. 34 4.4.2 Opstellen keuringsrapport ......................................................................................... 36 4.4.3 Opstellen keuringsnota .............................................................................................. 37 4.5 Conclusie en discussie ....................................................................................................... 38 5 Aanpak Combinatie Leo ten Brinke .......................................................................................... 39 5.1 Koepel............................................................................................................................... 39 5.1.1 Opstellen keuringsplan ..............................................................................................40 5.1.2 Verwerken keuringen .................................................................................................40 5.2 BCN .................................................................................................................................. 41 5.3 KWS ................................................................................................................................. 44 5.4 Tweedelijns keuringen BCN ............................................................................................. 46 5.5 Conclusie en discussie ....................................................................................................... 47 6 Vergelijking deelonderzoeken ................................................................................................. 49 6.1 Inrichting nieuwe keuringsplan ........................................................................................ 49 6.2 Inrichting keuringsrapporten en –nota’s............................................................................50 6.3 Traceerbaarheid verificaties .............................................................................................. 51 6.4 Traceerbaarheid keuzes ....................................................................................................52 7 Conclusies en aanbevelingen ....................................................................................................54 7.1 Conclusies ......................................................................................................................... 54 7.2 Aanbevelingen .................................................................................................................. 55 Referenties .......................................................................................................................................59

Pagina | 8

Inleiding

1 Inleiding Midden door het Overijsselse dorp Nijverdal lopen de Grotestraat (N35) en de spoorlijn tussen Almelo en Zwolle. Dit betekent grote overlast in de kern van het dorp. Het wegverkeer brengt namelijk veel stank- en geluidsoverlast met zich mee. De doorstroming van het verkeer tussen Zwolle en Almelo wordt beperkt en er kunnen onveilige situaties ontstaan. Verder zijn de bereikbaarheid en leefbaarheid van het dorp flink afgenomen. Om deze redenen werken Rijkswaterstaat en ProRail samen in het project ‘Combiplan Nijverdal’ om de problemen aan te pakken. Rijkswaterstaat heeft opdracht gegeven om de huidige rijksweg naar het noorden te verplaatsen. ProRail legt hiernaast het spoor aan. Over een lengte van 6 km worden deze verbindingen gebundeld (zie Figuur 1). Met name in de kern van Nijverdal komen de rijksweg en de spoorbaan in een tunnelbak te liggen die over een lengte van ongeveer 1000 m open en 500 m overdekt zal zijn. Het NS-station Nijverdal zal verder enkele honderden meters in de richting van het centrum van Nijverdal verplaatst worden en komt in het verdiepte deel van de tunnelbak te liggen. Verder worden er een aantal nieuwe viaducten en tunnels aangelegd. Door deze maatregelen zal het verkeer beter kunnen doorstromen, waardoor er minder files ontstaan. De veiligheid verbetert en de geluids- en stankoverlast in het dorp zullen afnemen. Ook zal de bereikbaarheid van het stationsgebied verbeteren en de betrouwbaarheid van de treinverbindingen zal toenemen. Een visualisatie van het project is opgenomen in Figuur 2. Een visualisatie van de toegang tot de tunnel is weergegeven in Figuur 3 en in Figuur 4 geeft een dwarsprofiel van de tunnel weer. Combiplan Nijverdal is door de opdrachtgever Rijkswaterstaat als een Design & Construct-contract op de markt gebracht. Dit is een geïntegreerd contract, waarbij zowel de realisatie als (een deel van) het ontwerp uitgevoerd moet worden door de opdrachtnemer (Vos & Ghauharali, 2009). De Combinatie Leo ten Brinke is in 2007 dit project voor een bedrag van € 93.150.000 gegund (Rijkswaterstaat, 2007). Deze aannemerscombinatie is een samenwerkingsverband tussen de Betoncombi Nijverdal (BCN; gevormd door Van Hattum en Blankevoort en Hegeman Beton- en Industriebouw), KWS en HOMIJ. Deze combinanten zijn verantwoordelijk voor respectievelijk de disciplines Beton, Wegen en Tunneltechnische Installaties (Vrielink, 2010). De Combinatie Leo ten Brinke past Systems Engineering toe voor het verder ontwerpen en realiseren van het systeem Combiplan Nijverdal. De aannemerscombinatie dient het voorlopig ontwerp via een definitief ontwerp verder uit te werken tot een uitvoeringsontwerp en dit vervolgens te realiseren. De opdrachtgever verwacht dat de combinatie aantoont dat de ontwerpen voldoen aan de contracteisen en de daarvan afgeleide eisen (Rijkswaterstaat, 2007). Tijdens de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase worden daartoe keuringen verricht. Het blijkt echter dat tijdens deze projectfases de aansluiting tussen de eisen enerzijds en de keuringen die worden verricht conform het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS of KAM-systeem) van de disciplines anderzijds niet optimaal is. Hier zal dit onderzoek zich op richten. Figuur 1 Combiplan Nijverdal omvat een bundeling (rechts) van de Rijksweg 35 en het spoor tussen Almelo en Zwolle die in Nijverdal nu nog parallel aan elkaar lopen (links).

Pagina | 9


Meijboomstraat De Joncheerelaan Dalzicht Tunneltracé (incl. toeritten)

Reggebrug Nevengeul Industrieterrein Onderdoorgang ‘t Lochter Kruidenlaan Oostelijk nieuwe spoortracé Huidig station G. van der Muelenweg Oostelijk tracé RW 35

Tijdelijke station

Nieuwe stationslocatie

Aansluiting bestaande RW 35

Viaduct Noord-Zuidverbinding Baron v. Sternbachlaan Aansluiting bestaande RW 35

Figuur 2 Overzicht project Combiplan Nijverdal.

Figuur 3 Visualisatie toegang tot tunnel (kijkrichting oosten).

1.1

Figuur 4 Dwarsprofiel tunnel ter plaatse van kruising Joncheerelaan (kijkrichting oosten).

Aanleiding

In deze paragraaf zal uitvoerig het probleem worden besproken dat de aanleiding voor dit onderzoek vormt. Dat gebeurt door eerst een beschrijving te geven van de werkmethode Systems Engineering, waaruit de (ontwerp)eisen voor Combiplan Nijverdal volgen. Vervolgens worden de kwaliteitsmanagementsystemen besproken, waaruit de uit te voeren keuringen volgen. De spanning tussen deze eisen en keuringen wordt toegelicht. Hieruit volgen vervolgens de doelen vraagstelling, die in de volgende paragraaf gepresenteerd worden. Voor een omschrijving van de belangrijkste begrippen in dit onderzoek, wordt verwezen naar Bijlage 1. 1.1.1 Systems Engineering Het systeem Combiplan Nijverdal wordt ontwikkeld volgens de werkmethode Systems Engineering. Systems Engineering is in essentie een gestructureerde (expliciete) manier van werken. De methode geeft structuur aan en inzicht in de complexiteit van een te realiseren object (De Boer, Bruisnma, Elich, Van Luling & Wemeijer, 2009). Systems Engineering moet de efficiëntie van het bouwproces verhogen en eindresultaten opleveren die maximaal aansluiten bij de klantbehoefte (Zwakhals et al., 2009). In de Nederlandse bouwen infrasector is de methode nog relatief nieuw. Pagina | 10

Inleiding Systems Engineering wordt gekenmerkt door een aantal principes. Allereerst wordt een project of bouwwerk gezien als een systeem, omgeven door andere, bestaande systemen (context). Dit systeem bestaat uit subsystemen of objecten. Deze subsystemen hebben relaties (raakvlakken) met elkaar die beheerst moeten worden om falen van het systeem te voorkomen (Buede, 2000). De gedachte achter het opdelen van een systeem in subsystemen is dat het geheel meer is dan de som der delen (De Boer et al., 2009). Dit systeemdenken houdt rekening met de totale levenscyclus van het systeem, van idee tot sloop. Verder staat bij Systems Engineering de klantvraag centraal. Hiermee wordt bedoeld dat niet de techniek, maar de werkelijke behoefte van de klant van belang is. De klant betreft volgens Van der Meijden, Van Luling, Schimmel en Kramer (2010) in dit geval niet alleen de betalende klant, maar heeft betrekking op alle personen en organisaties die een direct belang hebben bij het project (de stakeholders). De gerealiseerde oplossing dient zo goed mogelijk aan te sluiten bij de eisen en wensen van deze stakeholders. Om te waarborgen dat het uiteindelijke systeem voldoet aan de (stakeholder)eisen, wordt tijdens de ontwikkeling van het systeem telkens getoetst of de oplossing voldoet aan deze eisen. Dit wordt aangeduid met de begrippen verificatie en validatie. Verificatie en validatie leiden volgens Sage en Rouse (2009) tot minder fouten en een hogere kwaliteit van het te ontwerpen en/of te bouwen object. Hier wordt verifiëren (in de realisatiefase ‘keuren’ genoemd) wordt gedefinieerd als “het bevestigen dat aan eisen is voldaan door het verschaffen van objectief bewijs” (Stoutenbeek & Van den Tillaart, 2010). Dit objectief bewijs kan bestaan uit bijvoorbeeld een testrapport of een stortvrijgave formulier. De wijze waarop een bepaalde eis wordt aangetoond, wordt aangegeven in een verificatieplan (in de realisatiefase keuringsplan genoemd). De resultaten van verificaties (keuringen) worden opgenomen in verificatierapporten (keuringsrapporten), die in verificatienota’s (keuringsnota’s) worden verwerkt. Validatie wordt in dit onderzoek gedefinieerd als “[…] die activiteiten die tot doel hebben om aan te tonen dat voldaan wordt aan de gebruikseisen (en wensen) van de klant” (Zwakhals et al., 2008). Verificatie (of keuring) is dus het proces waarbij beoordeeld wordt of het systeem juist ontwikkeld is, terwijl validatie het proces is waarbij beoordeeld wordt of het juiste systeem ontwikkeld is. Systems Engineering wordt verder gekenmerkt door het herleidbaar maken van eisen, verificaties en (ontwerp)keuzes. Dit wordt aangeduid met het begrip traceerbaarheid. Door een systematische vastlegging zijn onderliggende eisen te herleiden naar bovenliggende eisen, bewijsdocumenten terugvindbaar en kunnen argumenten voor ontwerpkeuzes achterhaald worden (Vos & Ghauharali, 2009). Aangezien dit onderzoek zich specifiek op het keuringsproces richt, wordt hier onder traceerbaarheid enkel de herleidbaarheid van verificaties verstaan. Tot slot vindt het ontwerpen top-down plaats en het realiseren bottom-up. Dit houdt in dat tijdens de ontwerpprocessen (van schetsontwerp tot uitvoeringsontwerp) van grof naar fijn wordt gewerkt. Het systeem wordt in een iteratief proces opgedeeld in steeds gedetailleerdere subsystemen (De Boer et al., 2009). Deze top-downbenadering (decomponeren) is met een neergaande lijn weergegeven in Figuur 5. Bij het realiseren van het systeem worden alle deelsystemen weer samengevoegd tot een samenhangend systeem. Dit integreren is in Figuur 5 weergegeven met een opgaande lijn. Samen vormen deze lijnen een vereenvoudigde weergave van de ontwikkeling van het systeem: het V-model (Grady, 1998; De Boer et al., 2009). Ook is in deze figuur weergegeven welke fasen in dit project worden onderkend en waar de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en de opdrachtnemer liggen.

Pagina | 11


Ontwerpfase

Schetsontwerp (SO)

Realisatiefase

Opdrachtgever Opdrachtnemer

Voorlopig ontwerp (VO)

Uitvoering (UITV)

Definitief ontwerp (DO)

Uitvoeringsontwerp (UO)

Werkvoorbereiding (WVB)

Figuur 5 V-model met projectfasen en knip tussen verantwoordelijkheden opdrachtgever / opdrachtnemer.

Bij het decomponeren van het systeem in subsystemen en objecten ontstaan steeds gedetailleerdere eisenspecificaties en ontwerpen. Hier wordt structuur in aangebracht door het hanteren van een viertal structuren: een eisenstructuur (RBS), een objectenboom (SBS), een activiteitenboom (WBS) en een functieboom (FBS). In een eisenboom worden alle eisen die aan het systeem gesteld worden ondergebracht. De objectenboom is een structuur die alle te ontwikkelen objecten in een hiërarchische indeling weergeeft (De Boer et al., 2009). De activiteiten die de opdrachtnemer dient uit te voeren worden gebundeld in werkpakketten, die gestructureerd worden in de activiteitenboom. De functieboom biedt tot slot structuur in de functies en wordt in dit project alleen gebruikt ten behoeve van de Tunneltechnische Installaties (Stoutenbeek & Van den Tillaart, 2010). Deze bomen worden gedurende het werk tegelijkertijd en iteratief uitgewerkt. Gezien de contractvorm, heeft de opdrachtgever reeds een begin gemaakt met het uitwerken en structureren van deze bomen (Zwakhals et al., 2008). In de ontwerpfasen worden steeds gedetailleerdere eisen afgeleid. De opdrachtgever heeft tijdens de initiatieffase (Schetsontwerp) en conceptfase (Voorlopig Ontwerp) al eisen afgeleid die onderdeel vormen van het contract. Rijkswaterstaat heeft voor Combiplan Nijverdal ongeveer 2500 eisen geformuleerd. Deze contracteisen worden door de Combinatie Leo ten Brinke (zie ook Bijlage 2) gedurende de ontwikkelingsfase (Definitief Ontwerp) en de uitwerkingsfase (Uitvoeringsontwerp) verder afgeleid en nader gespecificeerd. In deze fasen heeft de opdrachtnemer tot op het moment van schrijven (juli 2010) nog ongeveer 4000 extra eisen afgeleid. Om richting de opdrachtgever aan te tonen dat aan alle eisen voldaan wordt, worden het ontwerp en de gerealiseerde objecten geverifieerd aan de hand van de gesteld eisen. In de realisatiefase worden daartoe keuringen verricht.

Pagina | 12

Inleiding

1.1.2 Kwaliteitsmanagementsysteem Tegelijkertijd is de opdrachtnemer contractueel verplicht om een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) gebaseerd op de norm ISO 9001:2000 te hanteren. Een kwaliteitsmanagementsysteem omvat “het systeem (de organisatorische structuur, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen) nodig voor de vaststelling van het kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen en om die doelstellingen vervolgens te bereiken” (Aarts, 2006). Een dergelijk kwaliteitsmanagementsysteem is gericht op het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Daardoor zullen in theorie minder fouten worden gemaakt, waardoor producten van een hogere kwaliteit worden verkregen. Dit leidt tevens tot lagere productiekosten, aangezien er bijvoorbeeld minder reparaties nodig zijn (Badiru, 1995). Overigens werd, voordat in 2000 de norm ISO 9001:2000 werd geïntroduceerd, nog gesproken over een kwaliteitssysteem of KAM-systeem (Kwaliteit, Arbo en Milieu) conform de oude norm ISO 9001:1994. Omdat binnen de Combinatie Leo ten Brinke deze begrippen ook nog steeds worden gebruikt, gebeurt dat in dit verslag ook. Het kwaliteitsmanagementsysteem stelt eisen aan de manier waarop een organisatie met kwaliteitsbeleid omgaat. De organisatie dient de processen zo in te richten, dat dit de klanttevredenheid ten goede komt (Aarts, 2006). Continue kwaliteitsverbetering staat hierbij centraal. Dit kan aan de hand van de cirkel van Deming, waarbij een organisatie aan de hand van de stappen Plan – Do – Check – Act op een systematische wijze op zoek gaat naar mogelijkheden om processen te verbeteren (Kanji, 1998). Dit kwaliteitsbeleid dient op papier te staan en naar alle medewerkers te worden gecommuniceerd. Als tijdens een externe audit door een zogenaamde Certificatie Instelling blijkt dat het systeem voldoet aan de norm ISO 9001:2000, ontvangt de organisatie hiervoor een certificaat. Dit certificaat geeft aan dat de organisatie op een gestructureerde en gedocumenteerde manier aan kwaliteitsmanagement doet (Lamprecht, 1993). Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt verder periodiek middels een interne audit door de organisatie zelf getoetst. Het kwaliteitsmanagementsysteem van de Combinatie Leo ten Brinke is op de volgende manier ingericht (zie ook Bijlage 3). Van alle combinanten wordt verwachten dat zij in het bezit zijn van een ISO 9001:2000 certificaat (Rijkswaterstaat, 2007). De KAM-systemen van de combinanten sluiten aan op het KMS van de koepel “[…] op basis van een gestandaardiseerde informatievoorziening en – beheer in relatie tot de overlegstructuur zoals vastgelegd in het KMS” (De Boer, 2010). Bij de inrichting van dit kwaliteitsmanagementsysteem heeft de combinatie tevens rekening gehouden met richtlijnen beschreven in de norm ISO 10006, die zich specifiek richt op kwaliteitsmanagement voor projecten (maar waarvoor bedrijven nog niet gecertificeerd kunnen worden). Dit betekent dat er op koepelniveau afspraken zijn gemaakt en procedures zijn opgesteld waar de combinanten zich aan moeten conformeren. Er zijn bijvoorbeeld procedures opgesteld voor het afhandelen van klachten en het uitvoeren van een eisenanalyse. De KAM-manager van de Combinatie Leo ten Brinke is verantwoordelijk voor het beheer en de aansluiting van de KAM-systemen van de combinanten op het KMS van de koepel (De Boer, 2010). De KAM-systemen van de combinanten schrijven methodes voor om een goede werking van de bedrijfsvoeringprocessen te waarborgen. In de realisatiefase gebeurt dit door het uitvoeren van (generieke) keuringen. Een voorbeeld van een dergelijke keuring die door de Betoncombi Nijverdal wordt verricht, is de controle of de wapening volgens tekening is aangebracht. Deze keuringen geven een bijdrage aan het leveren van een product dat kwalitatief goed aansluit bij de verwachtingen van de klant. Het resultaat van een keuring wordt vastgelegd op een keurings- of registratieformulier (zie voor een voorbeeld van BCN Bijlage 4 en van KWS Bijlage 5).

Pagina | 13


1.1.3 Spanningen tussen eisen en keuringen Uit het voorgaande is gebleken dat volgens Systems Engineering de contracten afgeleide eisen door het uitvoeren van keuringen (verificaties) aangetoond moeten worden, en dat de KAMsystemen van de disciplines tegelijkertijd ook keuringen voorschrijven. Er is nu een bepaalde spanning tussen deze keuringen (verificaties) enerzijds en de geformuleerde eisen anderzijds. De keuringen die in de realisatiefase uit de KAM-systemen volgen, sluiten niet goed aan op de contracteisen en de daarvan afgeleide eisen. Dat komt mede doordat eisen top-down worden afgeleid, terwijl keuringen bottom-up zijn vastgesteld (zie Figuur 6). Deze aansluiting tussen eisen en keuringen vormen het startpunt voor dit onderzoek. Voornamelijk voor de discipline Beton geldt dat het KAM-systeem meer keuringen voorschrijft dan dat er eisen zijn geformuleerd. Hierdoor kunnen in principe alle eisen aan keuringen worden gekoppeld, waardoor alle eisen tijdens de uitvoering aangetoond kunnen worden. Het probleem is echter hoe met de extra keuringen om moet worden gegaan. Deze keuringen zijn niet noodzakelijk voor het aantonen van eisen, maar worden door de disciplines toch zo belangrijk gevonden voor het leveren van producten van een goede kwaliteit, dat ze wel voorgeschreven (en uitgevoerd) worden. Een voorbeeld voor de discipline Beton betreft de controle (keuring) of de bekisting schoon is voor het storten van beton. Hier is geen eis voor geformuleerd; indien dat wel was gebeurd, zou de eis bijvoorbeeld de volgende zijn: ‘de bekisting dient voor de betonstort schoon te zijn’. Het uitvoeren van deze controle toont dus geen eis aan, maar wordt door de discipline wel belangrijk gevonden voor het waarborgen van de kwaliteit van het (betonnen) object. Dit probleem komt visueel duidelijk naar voren bij het opstellen van een keuringsplan. In een keuringsplan vermeldt de opdrachtnemer hoe hij door het uitvoeren van keuringen de contracteisen en de afgeleide eisen Contracteisen (ca. 2500) aantoont. In dit plan worden alle keuringen (rechtertak V-model) aan eisen (linkertak V-model) gekoppeld. Hierbij ontstaan spanningen, die in Figuur 7 met Afgeleide eisen (ca. 4000) pijlen aangegeven zijn. Deze spanningen komen in het keuringsplan tot uitdrukking doordat niet alle uit te voeren keuringen aan een eis kunnen worden gekoppeld. Een voorbeeld van een (oud) S keuringsplan in opgenomen in Bijlage 6. R Een bijkomend probleem binnen de Combinatie Leo ten Brinke is dat de Keuringen uit KAM combinanten verschillende inzichten over de invulling van Systems Engineering in de realisatiefase hebben. Zo hanteert de Betoncombi Nijverdal naast het keuringsplan een tweede document, de Figuur 6 Eisen worden top-down afgeleid, terwijl zogenaamde keuringsmatrix, waarin alle keuringen uit de KAM-systemen bottom-up worden uit te voeren keuringen opgenomen zijn ingevoegd. In het raakpunt R kan een keuring gebruikt (zie Bijlage 7). Het opstellen en gebruiken worden om een eis aan te tonen. Waar dat niet direct van een tweetal vergelijkbare documenten kan, ontstaat een spanningsveld S. wordt niet als een efficiënte werkwijze beschouwd (Bruins Slot, 2010).

Pagina | 14

Inleiding

Ontwerpfase

Realisatiefase


Keuringsplan Keuringen uit KAM 1. Keuring 1 2. Keuring 2 3. Keuring 3 4. Keuring 4 5. Keuring 5 6. Keuring 6 7. enz.

Contract- en afgeleide eisen 1. Eis 1 2. Eis 2 3. Eis 3 4. enz.

Figuur 7 V-model: bij het opstellen van het keuringsplan ontstaan spanningen (hier: zwarte pijlen) tussen de eisen volgend uit de ontwerpactiviteiten (linkertak V-model) en -over het algemeen- een groter aantal keuringen uit het KAM-systeem van de discipline (rechtertak V-model).

De Combinatie Leo ten Brinke heeft het hiervoor geschetste probleem betreffende de koppeling tussen eisen en keuringen, aanvankelijk als volgt aangepakt. De keuringen uit de KAM-systemen werden allereerst omgezet in eisen. Voor de keuring of de stortnaad voor het betonstorten schoon en ruw is, werd dan bijvoorbeeld de eis ‘de stortnaad dient voor de betonstort schoon en ruw te zijn’ geformuleerd. Deze eisen werden aan de eisenstructuur toegevoegd door een zogenaamde kapstokeis (bijvoorbeeld ‘niet binnen de eisenstructuur passende eisen’) te creëren waar ze in hiërarchie onder vielen. De kapstokeis kon dan vervolgens worden aangetoond door het aantonen van de onderliggende eisen (en dus door het uitvoeren van de generieke keuringen). Deze werkwijze is voor de objecten Spoorbrug Regge en Nevengeul toegepast. De indeling van het resulterende keuringsplan is opgenomen in Figuur 8 en (groter) in Bijlage 6. De hiervoor beschreven aanpak bleek niet erg efficiënt. Het omzetten van keuringen in eisen leidde namelijk tot een grote toename van het aantal eisen. Dit betekende veel extra werk en leidde tot een grotere administratieve last. Bovendien kregen de extra eisen en keuringen een onlogische plek in de eisenstructuur, wat de traceerbaarheid van eisen en keuringen niet bevorderde. Het nut van het omzetten van keuringen in eisen werd dan ook sterk betwijfeld.

Eisen

Keuringen

Figuur 8 Voorbeeld (oude) keuringsplan (zie ook Bijlage 6)

Pagina | 15

Systems Engineering in de realisatiefase Door een werkgroep binnen de Combinatie Leo ten Brinke is vervolgens een nieuw format voor een keuringsplan ontwikkeld, dat de hiervoor geschetste problemen en bezwaren moet wegnemen. Deze werkgroep werd ingesteld naar aanleiding van een brede review over Systems Engineering / Verificatiemanagement in maart 2010. Het door hen opgestelde nieuwe format staat centraal in dit onderzoek. Als over het ‘nieuwe keuringsplan’ wordt gesproken, wordt het keuringsplan met dit nieuwe format bedoeld. In Figuur 9 en (groter) in Bijlage 8 is een voorbeeld van dit keuringsplan opgenomen. Het nieuwe keuringsplan heeft de volgende kenmerken. Het plan wordt opgesteld volgens het KAMsysteem van de betreffende discipline. Keuringen die uit het KAM-systeem volgen, worden in het plan opgenomen. Waar mogelijk wordt vervolgens de link gelegd naar (afgeleide) eisen. Specifieke eisen die niet middels een generieke keuring kunnen worden aangetoond, worden toegevoegd en hier wordt een aparte verificatiemethode (keuring) voor geformuleerd. Het nieuwe keuringsplan integreert voor de Betoncombi Nijverdal verder de door hen gehanteerde keuringsmatrix met het (oude) keuringsplan door keuringen onder keuringsactiviteiten te clusteren. Kenmerkend aan het nieuwe keuringsplan is dat er keuringen in opgenomen kunnen zijn die geen eis aantonen. Dit komt niet overeen met de theorie van Systems Engineering. Diverse bronnen melden namelijk dat verificaties uitgevoerd (moeten) worden voor het aantonen van eisen (Grady, 1998; Buede, 2000; Zwakhals et al., 2008; Vos & Ghauharali, 2009). Keuringen hebben in die zin dus tot doel te laten zien dat aan de gestelde eisen voldaan wordt. In het nieuwe keuringsplan worden juist (ook) keuringen opgenomen waarmee geen eis aangetoond wordt. Die keuringen komen voort uit het KAM-systeem van een discipline. Ondanks dat zij niet aan een eis te koppelen zijn, worden ze toch van groot belang geacht om de realisatie van een kwalitatief goed product te waarborgen. In het keuringsplan zijn deze generieke keuringen herkenbaar doordat in een (keurings)regel geen eisomschrijving en –code zijn toegevoegd (zie ook Bijlage 8).

Keuringsactiviteiten

Eisen

Keuringen

Generieke keuringen zonder koppeling aan eisen Figuur 9 Voorbeeld nieuwe keuringsplan (zie ook Bijlage 8).

Het hiervoor beschreven nieuwe keuringsplan vormt het uitgangspunt van dit onderzoek. Dit onderzoek zal zich namelijk richten op het verificatiemanagement van de Combinatie Leo ten Brinke. Dit vormt een essentieel onderdeel van de werkmethode Systems Engineering (Grady, 1998; Buede, 2000). Met het verificatiemanagement worden die activiteiten bedoeld die nodig zijn voor het uitvoeren van verificaties. Dit omvat (in de realisatiefase) dus het opstellen van keuringsplannen, het uitvoeren van keuringen, het vastleggen van de resultaten in keuringsrapporten (zie Bijlage 9) en Pagina | 16

Inleiding keuringsnota’s (zie Bijlage 10) en alle ondersteunende activiteiten benodigde voor het uitvoeren van verificaties. De Combinatie Leo ten Brinke vraagt zich af of de hiervoor beschreven werkwijze een efficiënte manier is om de geschetste problemen op te lossen. Zij wil weten in hoeverre haar werkwijze (met daarin centraal het nieuwe keuringsplan) aansluit bij de verwachtingen van de opdrachtgever en de wijze waarop die verwachtingen in het contract verwoord zijn. In het verlengde daarvan wil de aannemerscombinatie deze aspecten getoetst zien aan de literatuur van Systems Engineering. Aan de hand daarvan wil de combinatie het verificatiemanagement (verder) kunnen verbeteren. Schematisch kan de overlap tussen de te onderzoeken aspecten worden weergegeven in het Venndiagram van Figuur 10.

Verwachtingen opdrachtgever

Verwoording contract

Invulling Combinatie Leo ten Brinke

Figuur 10: Overlap tussen de verwachtingen van de opdrachtgever betreffende het verificatiemanagement in de realisatiefase, de verwoording daarvan in het contract en de manier die de Combinatie Leo ten Brinke hanteert (niet op schaal).

1.2

Doel- en vraagstelling

Op basis van het voorgaande kan de doelstelling van dit onderzoek als volgt worden geformuleerd. Het doel van dit onderzoek is het doen van aanbevelingen voor het verbeteren van de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal, door een vergelijking te maken tussen de verwachtingen die de opdrachtgever heeft over de toepassing van Systems Engineering, de wijze waarop dit in het contract verwoord is en de aanpak die de Combinatie Leo ten Brinke hanteert. De hoofdvraag is de volgende: In hoeverre sluit de manier waarop de Combinatie Leo ten Brinke in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal Systems Engineering toepast aan bij de verwachtingen die de opdrachtgever hierover heeft en de wijze waarop dit in het contract verwoord is?

1.3

Operationalisering

Ter beantwoording van de hoofdvraag is vanuit een drietal invalshoeken de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase onderzocht. Hierbij is de theorie over Systems Engineering als theoretisch kader is gehanteerd (Verschuren & Doorewaard, 2007). Het onderzoek richt zich op de mate van overlap van de cirkels in Figuur 10. Dit heeft geleid tot de volgende drie deelvragen: 1. Welke verwachtingen heeft de opdrachtgever over de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase? 2. Hoe dient volgens het contract Systems Engineering in de realisatiefase te worden toegepast? 3. Hoe wordt Systems Engineering in de realisatiefase door de Combinatie Leo ten Brinke toegepast?

Pagina | 17

Systems Engineering in de realisatiefase Dit onderzoek is als volgt afgebakend:  Verificatiemanagement: In dit onderzoek wordt met de toepassing van Systems Engineering het verificatiemanagement bedoeld. Verificatiemanagement omvat alle activiteiten voor het uitvoeren van verificaties. Centraal hierbij staan de begrippen aantoonbaarheid en traceerbaarheid (Stoutenbeek & Van den Tillaart, 2010). Aantoonbaarheid is het laten zien dat er aan de eisen voldaan is, door het uitvoeren van verificaties. Met traceerbaarheid wordt hier de herleidbaarheid van verificaties bedoeld. Hoewel met traceerbaarheid ook wel de herleidbaarheid van afgeleide eisen (naar de topeis) en het systematisch nemen van keuzes wordt bedoeld, valt dit buiten de scope van dit onderzoek.  Realisatiefase: Het onderzoek beperkt zich tot het verificatiemanagement in de realisatiefase. Onder de realisatiefase worden hier de werkvoorbereidingsfase en de uitvoeringsfase verstaan. Deze fasen vormen de rechtertak van het V-model. Deze afbakening kan dan ook schematisch worden weergegeven als in Figuur 11.  BCN en KWS: Om de toepassing van Systems Engineering binnen de Combinatie Leo ten Brinke te onderzoeken, zal enkel naar de combinanten Betoncombi Nijverdal (BCN) en KWS worden gekeken. Omdat de combinant HOMIJ (Tunneltechnische Installaties) op het moment van schrijven nog met ontwerpactiviteiten bezig is en de werkvoorbereiding en uitvoering nog niet zijn gestart, is ervoor gekozen HOMIJ buiten de scope van dit onderzoek te laten vallen. Voor de combinanten BCN en KWS zijn met name de objecten die zich in de realisatiefase bevinden bekeken. Dit zijn bijvoorbeeld de Spoorbrug Regge en de Rijksweg 35 West. Binnen het project Combiplan Nijverdal is de Spoorbrug Regge door het projectteam als voorbeeld gebruikt is om de huidige werkwijze binnen het verificatiemanagement te analyseren, waardoor veel informatie beschikbaar is (bijvoorbeeld keuringsplannen of –nota’s).

Ontwerpfase

Schetsontwerp (SO)

Realisatiefase


Voorlopig ontwerp (VO)

Uitvoering (UITV)

Definitief ontwerp (DO)

Uitvoeringsontwerp (UO)

Werkvoorbereiding (WVB)

Figuur 11: V-model: afbakening onderzoek tot de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase (samen: realisatiefase)

Voor het beantwoorden van de drie deelvragen is de volgende strategie gehanteerd. De eerste deelvraag betreffende de verwachtingen van de opdrachtgever is onderzocht door het houden van open interviews met vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat. Voor de tweede deelvraag is het Pagina | 18

Inleiding contract bestudeerd dat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is opgesteld. De derde deelvraag is onderzocht door het bestuderen van documenten, het houden van interviews en het voeren van gesprekken met werkvoorbereiders en (hoofd)uitvoerders van de Betoncombi Nijverdal en KWS. Deze strategie wordt nader toegelicht in het volgende hoofdstuk.

1.4

Leeswijzer

Dit verslag kent de volgende opbouw. In het eerstvolgende hoofdstuk zal de onderzoeksmethode toegelicht worden. In de daarop volgende hoofdstukken staat telkens een deelvraag centraal. In het eerste hoofdstuk is dat de vraag welke verwachtingen de opdrachtgever heeft wat betreft de toepassing van Systems Engineering. De hoofdstukken daarna gaan in op het contract en de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke. Per hoofdstuk is eerst achtergrondinformatie wat betreft de deelvraag gegeven, waarmee de bevindingen in de juiste context kunnen worden geplaatst. Vervolgens worden de antwoorden uitvoerig besproken. De resultaten van de deelonderzoeken worden tot slot in het laatste hoofdstuk met elkaar in verband gebracht. Hier worden namelijk conclusies getrokken en aanbevelingen voor het verbeteren van de werkwijze gepresenteerd. Bevindingen die buiten de formele scope van dit onderzoek vallen, zijn in kaders geplaatst of expliciet aangegeven.

Pagina | 19

Methode

2 Methode In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke aanpak is gehanteerd om tot een antwoord op de deelvragen te komen. Daartoe wordt allereerst het type onderzoek besproken. Het zal duidelijk worden dat dit onderzoek een casestudie betreft. De interviews die in het kader van deze casestudie zijn gehouden, worden toegelicht. Verder wordt aangegeven op welke manier het contract bestudeerd is en hoe uit het grote aantal documenten dat door de opdrachtnemer geproduceerd is, een beeld van de toepassing van Systems Engineering is verkregen. Tot slot wordt hier het belang van dit onderzoek benadrukt. Na het lezen van dit hoofdstuk moet zo duidelijk zijn welke onderzoeksstrategie is gehanteerd en met welk doel.

2.1

Casestudie

Dit onderzoek naar de toepassing van Systems Engineering betreft een casestudie. Een casestudie is volgens Verschuren & Doorewaard (2007) een onderzoek waarbij wordt geprobeerd om een diepgaand en integraal beeld te krijgen van één of enkele tijdruimtelijk begrensde objecten of processen. Kenmerken van de casestudie zijn de kwalitatieve manier van onderzoek doen, de grote wendbaarheid van het onderzoek en het kleine aantal onderzoekseenheden (Verschuren & Doorewaard, 2007). Deze kenmerken komen overeen met de doelstelling van dit onderzoek. Hier wordt namelijk gezocht naar een diepgaand inzicht in de toepassing van Systems Engineering in de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase. De onderzoekseenheden zijn in dit onderzoek de verwachtingen van de opdrachtgever, de verwoording in het contract en de invulling door de Combinatie Leo ten Brinke. Een bestudering van deze onderzoekseenheden moet samen een integraal beeld geven van de toepassing van Systems Engineering. De drie onderzoekseenheden zijn op een verschillende manier bestudeerd. Voor een antwoord op de eerste deelvraag (met betrekking tot de verwachtingen van de opdrachtgever), zijn interviews met vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat gehouden. Het gaat hierbij om vrije face-to-face interviews met open vragen, in tegenstelling tot de minder arbeidsintensieve telefonische of schriftelijke enquête zoals die bij een survey worden uitgevoerd (Verschuren & Doorewaard, 2007). De vragenlijst en de interviews worden beschreven in paragraaf 2.3. De tweede onderzoeksvraag (met betrekking tot de verwoording in het contract) is beantwoord door het uitvoeren van een bureauonderzoek. Hiervoor is het contract, en dan met name Vraagspecificatie deel II, bestudeerd. Dit onderzoeksmateriaal is reeds door anderen opgesteld en niet meer beïnvloedbaar. De derde onderzoeksvraag (met betrekking tot de werkwijze van de aannemerscombinatie) is onderzocht door het houden van een projectanalyse. Hiermee wordt bedoeld dat voor deze vraag binnen de casestudie de werkwijze van de combinatie op locatie wordt onderzocht. Er zijn diverse documenten bestudeerd die een beeld geven van de manier waarop Systems Engineering wordt toegepast. Verder zijn er open interviews gehouden met werkvoorbereiders en (hoofd)uitvoerders. Dit wordt nader toegelicht in paragraaf 2.3.

2.2

Literatuuronderzoek

In dit onderzoek staat de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase centraal. Hierbij zijn de kwaliteitsmanagementsystemen die de combinanten hanteren, als gegeven beschouwd. Vanuit een technisch perspectief is naar het probleem, zoals in het vorige hoofdstuk geschetst, gekeken. Daartoe is er eerst een literatuuronderzoek uitgevoerd. Er is gezocht naar literatuur over Systems Engineering. Hierbij zijn onder andere veel praktische handleidingen over Systems Engineering bestudeerd (De Boer et al., 2009; Zwakhals et al., 2008; Vos & Ghauharali, 2009). Hieruit konden de kernprincipes van Systems Engineering worden opgemaakt. Het viel direct op dat er veel over Systems Engineering in de ontwerpfasen wordt geschreven, maar dat de meeste bronnen de realisatiefase slechts zeer summier behandelen Pagina | 20

Methode (Buede, 2000; Grady, 1998). Veelzeggend is het dat veel auteurs Systems Engineering als een ontwerpmethode definiëren. Verder is er gezocht naar literatuur over KAM-systemen. Hiervoor is de norm ISO 9001:2000 bestudeerd, omdat de combinanten contractueel verplicht zijn een KAM-systeem te hanteren dat gebaseerd is op deze norm (Rijkswaterstaat, 2007). Uit het onderzoek konden de kernprincipes van een kwaliteitsmanagementsysteem (bijvoorbeeld klantgerichtheid, continue procesverbetering) worden opgemaakt en konden KAM-systemen in een historische context worden geplaatst (Aarts, 2006; Lamprecht, 1993). Uit het literatuuronderzoek bleek dat er nauwelijks over het verband tussen Systems Engineering en kwaliteitsmanagementsystemen wordt geschreven. Marchant (2010) bespreekt bijvoorbeeld diverse problemen die bij het uitvoeren van verificaties kunnen optreden, maar gaat daarbij voorbij aan het probleem dat in dit onderzoek centraal staat. DiOrio (2003) beschrijft hoe enkele principes van Systems Engineering gebruikt worden bij het opstellen van een KAM-systeem, maar gaat niet in op het verificatiemanagement. Martínez-Costa, Choi, Martínez en Martínez-Lorente (2009) behandelen verder de effectiviteit van kwaliteitsmanagementsystemen, maar doen dit niet in verband met Systems Engineering. Om het ontbreken van een verband tussen beide te benadrukken, zijn in de aanleiding onder aparte kopjes Systems Engineering en kwaliteitsmanagementsystemen besproken. Aan de hand van het literatuuronderzoek kon bepaald worden welke zaken van belang waren voor dit onderzoek. Dit is als input gebruikt voor het opstellen van de vragenlijsten (zie paragraaf 2.2). Hierbij is zelf een brug geslagen tussen Systems Engineering en KAM-systemen. Verder is gedurende het onderzoek aanvullend literatuuronderzoek uitgevoerd, waarmee de resultaten ondersteund konden worden.

2.3

Interviews

Voor het beantwoorden van de eerste en de derde deelvraag, zijn interviews gehouden. De eerste deelvraag gaat in op het beeld dat de opdrachtgever heeft van de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase; de derde deelvraag gaat in op de werkwijze van de opdrachtnemer. Omdat dit onderzoek tot doel heeft verschillen en overeenkomsten te vinden tussen deze aspecten (en het contract), is in grote mate dezelfde vragenlijst gebruikt. Wel zijn er verschillende accenten gelegd. Zo bevat de vragenlijst voor de opdrachtgever vragen over de wijze waarop keuringsplannen getoetst worden, terwijl de vragenlijst voor de opdrachtnemer meer ingaat op het opstellen van de keuringsplannen. Overigens is voor de beantwoording van de derde deelvraag (met betrekking tot de werkwijze van de opdrachtnemer) ook gebruik gemaakt van diverse plannen, instructies en procedures die de werkprocessen binnen de combinanten beschrijven. Bij het opstellen van de vragenlijst is zoveel mogelijk het keuringsproces zelf gevolgd. Uit literatuuronderzoek en gesprekken binnen de koepel werden de stappen binnen dit proces duidelijk. De vragenlijsten gaan eerst in op het opstellen en de inhoud van het (nieuwe) keuringsplan. De volgende vragen gaan over de wijze waarop deze keuringsplannen door Rijkswaterstaat worden getoetst. Vervolgens wordt ingegaan op datgene wat er dient te gebeuren als er tijdens de keuring zelf een afwijking zou worden geconstateerd en op de wijze waarop keuzes in de realisatiefase zouden moeten worden gemaakt. De vragen daarna gaan in op de keuringsnota’s, waarin naar de uitgevoerde keuringen wordt verwezen. Voor de opdrachtgever zijn daarnaast enkele aanvullende vragen over onduidelijkheden in het contract opgenomen. De vragenlijsten voor de opdrachtgever (zie Bijlage 11), de werkvoorbereiders (zie Bijlage 12) en de uitvoerders (zie Bijlage 13) volgen het hiervoor beschreven proces. Bij alle onderwerpen zijn vragen opgesteld die ingaan op de verwachtingen van de geïnterviewde met betrekking tot deze onderwerpen. Ook zijn er relevante voorbeelden opgezocht ter verduidelijking en om te voorkomen dat op een te abstract niveau over het verificatiemanagement zou worden gepraat.

Pagina | 21

Systems Engineering in de realisatiefase Bij de opbouw van de vragenlijsten is gebruik gemaakt van richtlijnen opgesteld door Verschuren en Doorewaard (2007) en Steehouder et al. (2006). Zo voorziet de vragenlijst in een introductie, kern en afronding. Tijdens de introductie werd na een korte voorstelronde het doel van de interviews aangegeven. Ook werden de taken die van de geïnterviewde verwacht werden en de wijze waarop de resultaten zouden worden verwerkt, benoemd. Elk interview werd op informatievlak afgerond door te herhalen hoe de interviews zouden worden uitgewerkt en op relatievlak door het bedanken van de geïnterviewde. De gesprekken zelf hadden het karakter van een open interview. Hiermee wordt bedoeld dat de opgestelde vragenlijst als leidraad heeft gediend, maar dat hiervan is afgeweken als daar aanleiding toe was. Op basis van de antwoorden van de geïnterviewde is soms dieper of minder diep op een bepaald onderwerp ingegaan of is de volgorde van de vragen aangepast. De antwoorden zijn telkens samengevat, om te controleren of de boodschap goed is begrepen en de geïnterviewde aan te moedigen meer over het onderwerp te vertellen (Verschuren & Doorewaard, 2007). Tijdens een procesoverleg op 11 mei 2010 is er contact gelegd met vertegenwoordigers met Rijkswaterstaat. Binnen die organisatie zijn drie personen geïnterviewd die nauw betrokken zijn bij het verificatieproces binnen Combiplan Nijverdal. Dit zijn de volgende personen: Chris de Jong (Technisch Manager), Frans de Zoete (Adviseur Techniek) en Fedde van der Molen (Assistent Contractmanager). Zij zijn afzonderlijk geïnterviewd om de betrouwbaarheid van het onderzoek te vergroten en om na te gaan in hoeverre de antwoorden van elkaar zouden afwijken. De interviews zijn afgenomen op 3 juni 2010 in het kantoor van Rijkswaterstaat Utrecht samen met Giny Steggink, projectleider bij Pioneering. Voor het interview is aan de respondenten een beknopte versie van de vragenlijst verstrekt, zodat zij zich goed voor konden bereiden voor het interview. Binnen de koepel kon sneller contact worden gelegd voor het houden van een aantal interviews. Hier zijn vier personen geïnterviewd die tijdens hun werkzaamheden te maken hebben met het keuringsproces. Binnen de Betoncombi Nijverdal zijn Jurri-Jan Vrielink (Werkvoorbereider) en Julian Pot (Uitvoerder) geïnterviewd en binnen KWS Haiko Brinker (Werkvoorbereider) en Harco Bouwman (Hoofduitvoerder). Deze interviews vonden plaats op 24 juni in de bouwkeet aan de G. van der Muelenweg in Nijverdal, behalve het interview met Julian Pot, dat plaatsvond op 21 juni in de bouwkeet nabij de Spoorbrug Regge in Nijverdal. De resultaten van het deelonderzoek naar de verwachtingen van de opdrachtgever worden in het volgende hoofdstuk besproken. De resultaten van het deelonderzoek naar de aanpak van BCN en KWS worden in hoofdstuk 5 besproken.

2.4

Contract

De tweede deelvraag is op een andere manier dan hiervoor beschreven onderzocht. Ter beantwoording van deze deelvraag is namelijk uitvoerig het contract bestudeerd. Hierbij is allereerst uitgezocht welke documenten tot ‘het contract’ tussen opdrachtgever en opdrachtnemer behoren. Hieruit bleek dat voor de beantwoording van de deelvraag vooral Vraagspecificatie II moest worden bestudeerd. In dit document zijn namelijk eisen aan de processen van de opdrachtnemer opgenomen. Op basis van het literatuuronderzoek is in Vraagspecificatie II gezocht naar een beschrijving van het keuringsproces (in de realisatiefase). Hiervoor zijn dezelfde criteria aangehouden als bij de interviews. Er is dus gezocht naar eisen aan het opstellen en indienen van keuringsplannen, rapporten en nota’s, het uitvoeren van keuringen en het maken van keuzes. Ook hier is gezocht naar een verband tussen de kwaliteitsmanagementsystemen en de werkmethode Systems Engineering. Dit gebeurde in verschillende etappes: na een globale scan is zeer specifiek gezocht naar de eisen aan het keuringsproces. Vage formuleringen hebben tot slot ook als input gediend voor de interviews met Rijkswaterstaat. Pagina | 22

Methode

De resultaten van dit deelonderzoek worden besproken in hoofdstuk 4.

2.5

Belang

Dit onderzoek kan een bijdrage leveren aan het verbeteren van de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal. Een inventarisatie van de mate van overlap tussen de verwachtingen van de opdrachtgever, de verwoording daarvan in het contract en de invulling door Combinatie Leo ten Brinke, biedt inzicht in de effectiviteit van de gehanteerde aanpak. Het onderzoek kan zwakke plekken in het verificatiemanagement blootleggen en verbetervoorstellen genereren. De aannemerscombinatie kan daarmee haar werkwijze verbeteren. Daarnaast biedt het onderzoek een beter inzicht in de toepassing van de theorie van Systems Engineering in de praktijk. Het onderzoek kan handvatten bieden voor de praktische toepassing van de werkmethode. Systems Engineering is nog volop in ontwikkeling binnen de GWW-sector (De Boer et al., 2009). De problemen die in dit onderzoek centraal staan, zullen ook bij andere (bouw)bedrijven spelen. Dit onderzoek kan dan een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van Systems Engineering door het verschaffen van een beter inzicht in het verband tussen keuringen en eisen. Meer algemeen kan het onderzoek inzicht verschaffen in de toepassing van een theorie in de praktijk. Volgens Barrett, Hudson & Stanley (1999) blijken werkinstructies in de praktijk niet de voorspelde uitkomst te hebben. Volgens hen speelt de menselijke factor een cruciale rol bij het falen van de implementatie van een theorie. Zo kan er verzet zijn tegen het invoeren van een idee of theorie als in het verleden een andere aanpak succesvol is gehanteerd. Omdat in dit onderzoek ook de (nieuwe) aanpak betreffende het keuren centraal staat, kan het onderzoek helpen bij het verschaffen van een beter inzicht in de knelpunten die ontstaan bij de implementatie van een idee in de praktijk.

Pagina | 23

Verwachtingen opdrachtgever

3 Verwachtingen opdrachtgever De opdrachtgever van Combiplan Nijverdal heeft bepaalde ideeën over de wijze waarop Systems Engineering zou moeten worden toegepast binnen het project. Deze ideeën staan in dit hoofdstuk centraal. Hier zal namelijk ingegaan worden op de eerste deelvraag: welke verwachtingen heeft de opdrachtgever over de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase? In dit hoofdstuk zal eerst aangegeven worden dat Rijkswaterstaat de opdrachtgever van het project Combiplan Nijverdal is. Er zal een beschrijving van dit publieke orgaan worden gegeven. Na het schetsen van dit kader, zal het beeld dat van de opdrachtgever is verkregen worden besproken. Tot slot worden conclusies getrokken uit de gehouden interviews. Deze zullen ook besproken worden in hoofdstuk 6.

3.1

Beschrijving organisatie

Rijkswaterstaat is de opdrachtgever van het project Combiplan Nijverdal. Rijkswaterstaat is een onderdeel van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het kent vijf landelijke diensten, tien regionale diensten en een projectdirectie, die aangestuurd worden door het dagelijks bestuur. In opdracht van de minister en de staatssecretaris beheert en ontwikkelt Rijkswaterstaat het nationale wegen- en vaarwegennetwerk. De organisatie werkt aan een vlotte en veilige doorstroming van het verkeer, aan een veilig, schoon en gebruikersgericht landelijk watersysteem en aan de bescherming van Nederland tegen overstromingen (Rijkswaterstaat, 2010). De laatste jaren is Rijkswaterstaat als organisatie veranderd. De politiek wilde een overheidsdienst die meer kwaliteit levert met minder mensen. Rijkswaterstaat besloot daartoe zich meer te richten op de gebruiker van (water)wegen, op efficiëntere werkmethodes en op een betere relatie met marktpartijen (Rijkswaterstaat, 2010). Voor de komende jaren wil Rijkswaterstaat de samenwerking met de markt verder verbeteren, transparanter werken en oplossingen bieden die beter aansluiten bij de wensen van het publiek (Schregardus, 2008). Rijkswaterstaat wil op deze manier ‘toonaangevend opdrachtgever’ zijn. Hiermee wordt bedoeld dat de organisatie de ambitie heeft marktpartijen maximaal te laten bijdragen aan de totstandkoming van publieke doelen. Dit stimuleert vernieuwing en leidt tot efficiëntere werkprocessen. De organisatie presenteert zich zo als een aantrekkelijke partner voor het publiek, de politiek, marktpartijen, medebeheerders en medewerkers (Rijkswaterstaat, 2010). In de rol van opdrachtgever stelt Rijkswaterstaat zich steeds meer als initiatiefnemer op. Rijkswaterstaat schrijft tegenwoordig voor alle nieuwe projecten Systems Engineering voor. Deze werkmethode past goed bij de hiervoor beschreven vernieuwingen binnen de organisatie. Systems Engineering is in theorie namelijk een systematische, transparante werkmethode die oplossingen biedt die beter aansluiten bij datgene wat de klant wenst (Buede, 2000; Zwakhals et al., 2008). Systems Engineering is op zich onafhankelijk van de contractvorm, maar stelt wel voorwaarden aan de manier waarop partijen met elkaar omgaan in contractsituaties (De Boer et al., 2009). Dit blijkt vooral uit de grens tussen de verantwoordelijkheden van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Deze grens is voor het project Combiplan Nijverdal in Figuur 5 reeds weergegeven met een stippellijn. In de rest van dit hoofdstuk wordt er gekeken naar de verwachtingen die Rijkswaterstaat van de Combinatie Leo ten Brinke heeft voor wat betreft de toepassing van Systems Engineering bij het realiseren van het systeem Combiplan Nijverdal.

3.2

Beeld opdrachtgever

De interviews die gehouden zijn met drie vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat die nauw betrokken zijn bij het verificatieproces bij Combiplan Nijverdal, zijn uitgewerkt in drie afzonderlijke verslagen (zie Bijlage 14, 15 en 16). Hier worden deze verslagen met elkaar vergeleken, waaruit de Pagina | 24

Verwachtingen opdrachtgever verwachtingen van Rijkswaterstaat zijn gedestilleerd (zie ook Figuur 12). In hoofdstuk 6 worden deze verwachtingen vergeleken met het contract en de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke. Rijkswaterstaat hanteert het Integraal Project Managementmodel (IPM-model) voor het aansturen van een projectorganisatie. Net als bij andere projecten, kent de projectorganisatie voor Combiplan Nijverdal in dit model de takken omgevingsmanagement, technisch management en contractmanagement. Deze worden aangestuurd door het projectmanagement. Deze projectorganisatie sluit aan bij de veranderingen die Rijkswaterstaat intern recent heeft doorgevoerd. De verantwoordelijkheden voor de opdrachtgever en de opdrachtnemer zijn bij een geïntegreerd contract (zoals bij Combiplan Nijverdal) verschillend dan bij een traditioneel bestek. Bij een Design&Constructcontract wordt zowel de realisatie als een deel van het ontwerp door de opdrachtnemer uitgevoerd. In zijn rol als opdrachtgever stelt Rijkswaterstaat zich hierbij meer op als een initiatiefnemer die op afstand de opdrachtnemer controleert. De opdrachtnemer dient de opdrachtgever daarom het vertrouwen te bieden dat hij kwalitatief goed werk verricht dat voldoet aan de eisen die Rijkswaterstaat heeft gesteld. Dit vertrouwen haalt Rijkswaterstaat uit de manier waarop de opdrachtnemer (Combinatie Leo ten Brinke) zijn bedrijfsvoeringprocessen inricht. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor deze inrichting, maar moet daarbij wel voldoen aan de (proces)eisen uit Vraagspecificatie II. De Combinatie Leo ten Brinke heeft zijn werkprocessen beschreven in diverse (werk)plannen die bij Rijkswaterstaat ter acceptatie worden ingediend (zoals het projectmanagementplan en het verificatiemanagementplan). Alle combinanten zijn bovendien in het bezit van een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op de norm ISO 9001:2000. Vanwege deze certificering wordt van de opdrachtnemer verwacht dat hij zijn processen toetst en (continu) verbetert. Dit certificaat biedt Rijkswaterstaat op die manier eveneens het vertrouwen dat de opdrachtnemer bewust bezig is processen zodanig in te richten dat kwalitatief goede producten ontstaan. Om deze bedrijfsvoeringprocessen goed in te richten, is een goede samenwerking tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer een voorwaarde. Deze samenwerking kan naar voren komen bij het gezamenlijk bespreken van knelpunten en het zoeken naar oplossingen. Ook het delen van risico’s op procesniveau is een goed voorbeeld van samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een goede samenwerking leidt tot efficiëntere processen. Dit geeft Rijkswaterstaat het vertrouwen dat het te realiseren object (het systeem Combiplan Nijverdal) aan de gestelde eisen zal voldoen. Een keuringsplan dient door de opdrachtnemer te worden opgesteld om de opdrachtgever inzicht en vertrouwen te bieden in de kwaliteit van het geleverde werk. In een keuringsplan moet komen te staan hoe gecontroleerd wordt dat een object juist gerealiseerd wordt, namelijk volgens de contracteisen en de daarvan (door de opdrachtnemer) afgeleide eisen. Het keuringsplan biedt inzicht in de wijze waarop deze eisen (in de uitvoeringsfase) worden aangetoond. Het plan geeft namelijk weer hoe, wanneer en door wie bepaalde keuringen moeten worden verricht teneinde de eisen aan te tonen. Deze keuringen bieden daarmee inzicht in de mate waarin een object voldoet aan alle gestelde eisen. Zij hebben tot doel de kwaliteit van het product te borgen. Het nieuwe format voor het keuringsplan wordt door Rijkswaterstaat positief beoordeeld. In dit keuringsplan zijn (voornamelijk voor de discipline Beton) niet alle keuringen aan eisen verbonden. Alle eisen worden aangetoond aan de hand van een keuring, maar daarnaast zijn er extra keuringen opgenomen die geen eis aantonen. Deze keuringen komen voort uit de kwaliteitsmanagementsystemen van de combinanten. De geïnterviewden geven aan dat de wijze waarop met deze keuringen wordt omgegaan tot de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer behoort. De oplossing die de opdrachtnemer heeft voorgesteld vinden zij echter goed. Het nieuwe keuringsplan geeft de opdrachtgever namelijk inzicht in de wijze waarop de opdrachtnemer zijn verificatieproces beheerst. Het feit dat de generieke keuringen (hoewel die niet aan eisen zijn gekoppeld) worden Pagina | 25

Systems Engineering in de realisatiefase uitgevoerd, biedt Rijkswaterstaat (extra) vertrouwen in de werkwijze van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer dient voor eisen waarvoor de KAM-systemen geen keuringen voorschrijven, zelf een verificatiemethode bepalen. Een keuringsplan dient enkel de keuringen te bevatten die nuttig en werkbaar zijn. Het is niet nodig om zaken die als vakkennis beschouwd mogen worden, in een keuringsplan op te nemen. Het is dus bijvoorbeeld niet nodig om een controle uit te voeren op de wijze waarop spijkers in het hout worden geslagen, aangezien dit tot de vakkennis van timmerlieden behoort. Doordat verder in verschillende plannen (bijvoorbeeld het projectkwaliteitsplan; PKP) is opgenomen dat personeel met een bepaalde ervaring of kennis wordt aangenomen, hoeven niet alle werkinstructies als keuringen te worden opgenomen. Ook het grote aantal normen, richtlijnen en voorschriften in bindende documenten kunnen praktisch gezien niet allemaal in een keuringsplan worden opgenomen. Rijkswaterstaat verwacht dat de opdrachtnemer aantoont dat volgens deze documenten is gewerkt, door dit te vermelden in een notitie of begeleidend schrijven. Als richtlijn voor de op te nemen keuringen kunnen die keuringen worden opgenomen die landelijk gangbaar zijn voor een bepaalde (bouw)activiteit. Elk keuringsplan wordt door de opdrachtnemer bij Rijkswaterstaat ter acceptatie ingediend. Conform Annex III dient dit minimaal 28 dagen voor aanvang van het werk waar het plan betrekking op heeft, te gebeuren. Vanwege de wens van Rijkswaterstaat om zoveel mogelijk op afstand te blijven staan van de processen van de opdrachtnemer en vanwege een beperkt aantal personeelsuren, worden niet alle plannen getoetst. Een ingediend keuringsplan kan dus getoetst worden, maar kan ook ongezien worden geaccepteerd. Een positieve beoordeling levert een acceptatie van het plan op, terwijl bij een negatieve beoordeling het keuringsplan moet worden herzien. In principe kan de opdrachtnemer pas met het werk beginnen als het desbetreffende keuringsplan is geaccepteerd. Er is voor Rijkswaterstaat geen termijn voor het accepteren van het plan opgenomen, maar meestal gebeurt dit binnen enkele weken. De keuze om een keuringsplan wel of niet te toetsen, vindt plaats aan de hand van een lijst met kritische objecten. Dit is een lijst die Rijkswaterstaat intern hanteert en op basis van nieuwe bevindingen bijwerkt. In deze lijst zijn objecten opgenomen die Rijkswaterstaat als risicovol heeft aangemerkt. Een risicovol object is bij fouten minder snel te herstellen en heeft een grotere impact op zijn omgeving. Een spoorbrug zal daardoor eerder als kritisch object worden geïdentificeerd dan een fietspad. Als de Combinatie Leo ten Brinke een keuringsplan indient dat betrekking heeft op een object dat voorkomt op de lijst met kritische objecten, zal dit plan door een zogenaamd toetsteam van Rijkswaterstaat worden getoetst. Het toetsen van een keuringsplan gebeurt op basis van een risicoprofiel. Rijkswaterstaat beheert daartoe landelijk een risicodatabase waarin algemene risico’s zijn opgenomen die voor alle projecten in Nederland gelden. Het project Combiplan Nijverdal maakt deel uit van deze database. Voor dit project zijn verder aanvullende, projectspecifieke risico’s opgenomen. De risicodatabase voor Combiplan Nijverdal bevat ongeveer 50 tot 60 (vrij algemeen geformuleerde) risico’s die op basis van nieuwe bevindingen worden bijgewerkt. Bij een toets wordt niet inhoudelijk naar de keuringen gekeken, maar juist naar de processen van de opdrachtnemer. Het toetsteam beoordeelt dan of de opdrachtnemer bij zijn processen voldoende rekening heeft gehouden met belangrijke risico’s, raakvlakken, vergunningvoorwaarden, V&G-eisen, reviews en bindende en informatieve documenten. Van het resultaat van de toets wordt de opdrachtnemer schriftelijk op de hoogte gesteld. Een toets op basis van een risicoprofiel maakt deel uit van de methode Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB). Dit is “een wijze van contractbeheersing waarmee de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer” (Kuijpers & Offereins, 2003). Rijkswaterstaat controleert middels systeem-, proces- of producttoetsen in hoeverre de Combinatie Leo ten Brinke aan de eisen van het contract voldoet. Voornamelijk vinden er dit soort procestoetsen plaats. Vanuit praktisch oogpunt is dit, omdat Pagina | 26

Verwachtingen opdrachtgever Rijkswaterstaat vanuit een regiefunctie meer op het functioneren van processen stuurt, dan dat het vertrouwen in de opdrachtnemer uit producttoetsing wordt verkregen. Als tijdens het keuren een afwijking wordt geconstateerd, dient de opdrachtnemer zijn afwijkingenprocedure in gang te zetten. Er is sprake van een afwijking als een activiteit niet overeenkomt met de gestelde eisen. Een voorbeeld van een afwijking is het bezwijken van een funderingspaal. In een dergelijk geval verwacht Rijkswaterstaat dat de opdrachtnemer de afwijking conform de afwijkingenprocedure afhandelt. Deze procedure is bij de acceptatie van het projectmanagementplan reeds door Rijkswaterstaat beoordeeld en geaccepteerd. Rijkswaterstaat verwacht in ieder geval dat de opdrachtnemer zelf afwijkingen constateert en afhandelt. Dit betekent dat de opdrachtnemer correctieve maatregelen zal moeten nemen om het defect te herstellen. Afhankelijk van de aard en omvang, verwacht Rijkswaterstaat ook dat de opdrachtnemer de oorzaak van de afwijking onderzoekt en eventuele preventieve maatregelen neemt om in de toekomst een soortgelijke afwijking te voorkomen. In het voorbeeld van het bezwijken van een funderingspaal zou de opdrachtnemer bijvoorbeeld berekeningen kunnen controleren en/of extra funderingspalen aanbrengen. Rijkswaterstaat verwacht dat de resultaten van de keuringen worden opgenomen in een keuringsnota. Deze keuringsnota moet uiterlijk 14 dagen na het sluiten van de betaalpost waar de nota betrekking op heeft, worden ingediend. Een keuringsnota bestaat uit een keuringsrapport met een toelichting. In de toelichting is opgenomen aan welke eisen niet (geheel) voldaan is of welke keuringen op een andere manier zijn verricht. Als bijvoorbeeld het paalpuntniveau om de 0,50 m wordt vastgelegd in plaats van om de 0,25 m, wordt dat hier vermeld. Eventuele correctieve of preventieve maatregelen geven vervolgens de reactie van de opdrachtnemer aan. Eisen die na het indienen van het keuringsplan zijn toegevoegd, worden hier ook in opgenomen. Rijkswaterstaat verwacht dat zij van deze extra eisen op de hoogte wordt gebracht, maar hier hoeft niet opnieuw een keuringsplan voor te worden opgesteld. Het keuringsrapport bevat verwijzingen naar de uitgevoerde keuringen. Opgenomen dient te worden wie de verificatie (keuring) heeft verricht, hoe, wanneer en wat het resultaat hiervan is. In de nota moeten bovendien verwijzingen te vinden zijn naar de bewijsdocumenten waarmee de eisen aangetoond worden. Er hoeft volgens de geïnterviewden in de keuringsnota niet naar de bewijsdocumenten voor de generieke keuringen (die niet aan een eis zijn gekoppeld) te worden verwezen. Aan de hand van de keuringsnota moet opgemaakt kunnen worden in hoeverre het gerealiseerde werk voldoet aan de contracteisen. Dit dient te gebeuren door per eis het resultaat weer te geven en (als aan de eis wordt voldaan) de eis af te vinken. Als er niet aan een eis wordt voldaan, dient dit te worden benadrukt door dit in de toelichting op te nemen (zoals hiervoor is beschreven). Een keuringsnota wordt net als een keuringsplan risicogestuurd getoetst. Hiermee wordt bedoeld dat ook een keuringsnota door een toetsteam van Rijkswaterstaat wordt getoetst op basis van een risicoprofiel. Hiervoor worden dezelfde criteria gehanteerd, namelijk in hoeverre de opdrachtnemer rekening heeft gehouden met risico’s, raakvlakken, vergunningvoorwaarden, V&G-eisen, reviews en bindende en informatieve documenten. Het toetsen op basis van een risicoprofiel gebeurt weer vanwege de wens van de opdrachtgever om op afstand de processen van de opdrachtnemer te toetsen. Als een keuringsplan aanvankelijk niet werd geaccepteerd, vormt dit een aanleiding om ook de keuringsnota op het geconstateerde risico of gebrek te controleren. Hiermee kan Rijkswaterstaat nagaan of de opdrachtnemer opmerkingen verwerkt heeft en zijn processen heeft verbeterd. De opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor het traceerbaar maken van de keuringen. Rijkswaterstaat stelt namelijk geen eisen aan de documentenbeheersing. De opdrachtnemer dient dus zelf een documentmanagementsysteem in te richten. De geïnterviewden zijn het erover eens dat dit voor de opdrachtnemer een effectief en werkbaar systeem moet zijn. Rijkswaterstaat verwacht bijvoorbeeld niet dat alle bewijsdocumenten digitaal met behulp van enkele Pagina | 27

Systems Engineering in de realisatiefase snelkoppelingen te tonen zijn. Uiteindelijk moet worden gewaarborgd dat bewijsdocumenten traceerbaar zijn. Hoe bepaalde bewijsdocumenten in mappen worden gearchiveerd, is voor Rijkswaterstaat niet van belang (als ze maar terugvindbaar zijn). Keuzes in de realisatiefase volgens Rijkswaterstaat In de realisatiefase dienen belangrijke keuzes traceerbaar te zijn. Rijkswaterstaat eist van de opdrachtnemer namelijk dat hij expliciet werkt. De belangrijkste keuzes zijn echter al in de ontwerpfasen genomen. Met name in de werkvoorbereidingsfase moeten nog wel keuzes gemaakt worden. Zo wordt in deze fase bijvoorbeeld de exacte uitvoeringsmethode bepaald. Een afweging tussen meerdere opties zou op een gestructureerde manier plaats moeten vinden. Een geschikt hulpmiddel daarvoor is de Trade Off Matrix (TOM). Dit is een tabel waarin meerdere opties aan de hand van criteria voortkomend uit de belangrijkste eisen, kosten en risico’s met elkaar worden vergeleken. Het opstellen van een TOM heeft volgens Rijkswaterstaat als voordelen dat keuzes traceerbaar worden vastgelegd en daardoor achteraf kan worden verantwoord waarom een bepaalde keuze is gemaakt. Erkend wordt dat hierbij een reproduceerbare stakeholderanalyse ontbreekt.

≥28 dagen Indienen KP

Acceptatie KP/ aanvang werkzaamheden

tijd variërend Werkzaamheden - keuringen verrichten - afwijkingen verhelpen

≤14 dagen Afronding Indienen KN werkzaamheden (einddatum betaalpost)

Figuur 12 Verificatiemanagement volgens opdrachtgever Rijkswaterstaat.

3.3

Conclusie en discussie

Centraal in dit hoofdstuk stond de vraag welke verwachtingen de opdrachtgever van de opdrachtnemer heeft van de toepassing van Systems Engineering in de realisatiefase van Combiplan Nijverdal. Uit dit deelonderzoek blijkt dat Rijkswaterstaat van de Combinatie Leo ten Brinke een expliciete, transparante manier van werken verwacht. Samenwerking, communicatie en transparantie naar elkaar toe horen daarbij centraal te staan in de omgang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Rijkswaterstaat haalt het vertrouwen in de Combinatie Leo ten Brinke dan ook uit de wijze waarop die zijn processen inricht. Volgens Rijkswaterstaat is die inrichting de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. De combinatie moet daarbij wel de contracteisen in acht nemen. In dit licht verwacht Rijkswaterstaat dat de Combinatie Leo ten Brinke zelf een geschikte oplossing zoekt voor de koppeling van generieke keuringen aan eisen. Niet alle keuringen hoeven aan eisen te worden gekoppeld. Het opnemen van keuringen zonder dat deze aan eisen zijn gekoppeld, toont een zorgvuldige en beheerste werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke aan. Bij het opstellen van een keuringsplan verwacht Rijkswaterstaat dat de opdrachtnemer voldoende rekening houdt met risico-, raakvlak- en omgevingsmanagement. Aan de hand van een lijst met kritische objecten kan Rijkswaterstaat besluiten een keuringplan op basis van een risicoprofiel te toetsen, waarbij beoordeeld wordt of de Combinatie Leo ten Brinke inderdaad voldoende rekening gehouden heeft met deze zaken. Als tijdens een keuring een afwijking wordt geconstateerd, verwacht Rijkswaterstaat dat de Combinatie Leo ten Brinke deze op eigen initiatief verhelpt. De combinatie dient dit te doen volgens de afwijkingenprocedure. Afhankelijk van de aard en omvang wordt verwacht dat er correctieve en/of preventieve maatregelen door de combinatie worden genomen. Pagina | 28

Verwachtingen opdrachtgever De resultaten van de keuringen moeten volgens Rijkswaterstaat worden verwerkt in een keuringsnota. Dit is het laatste document waarin aangetoond wordt dat aan de contracteisen en de afgeleide eisen wordt voldaan. Rijkswaterstaat verwacht aan de hand van een keuringsrapport te kunnen beoordelen of de keuringen volgens het keuringsplan zijn verricht en wil een beeld kunnen vormen van de mate waarin een object aan de gestelde eisen voldoet. Verder verwacht Rijkswaterstaat dat de Combinatie Leo ten Brinke zelf een systeem hanteert voor het traceerbaar maken van bewijsdocumenten. Rijkswaterstaat verwacht enkel dat de opdrachtnemer op verzoek bewijsdocumenten kan tonen, maar stelt geen eisen aan de manier van archiveren. Rijkswaterstaat verwacht dan ook niet dat alle bewijsdocumenten digitaal te tonen zijn. Hoewel het onderzoek zich hier niet specifiek op heeft gericht, blijkt tot slot dat Rijkswaterstaat van de Combinatie Leo ten Brinke verwacht dat belangrijke keuzes in de realisatiefase op een expliciete wijze worden genomen. Binnen Rijkswaterstaat bestaat er met betrekking tot deze keuzes, alsmede het uitvoeren van validaties, verwarring over de rol die stakeholders hierbij hebben.

Pagina | 29

Verwoording contract

4 Verwoording contract Het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer betreft in feite een verzameling documenten. Samen geven die weer wat er gebouwd moet worden en hoe de opdrachtnemer daarbij Systems Engineering dient te hanteren. In dit hoofdstuk zal op dit laatste dieper worden ingegaan. Hier staat namelijk de tweede deelvraag centraal: Hoe dient volgens het contract Systems Engineering in de realisatiefase te worden toegepast? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, is het allereerst nodig om een beeld te krijgen van de opbouw en de inhoud van het contract. Daarom worden eerst het type contract en de documenten waar het contract uit bestaat, besproken. Vervolgens zal de Vraagspecificatie II afzonderlijk toegelicht worden en wordt dieper ingegaan op de manier waarop volgens het contract Systems Engineering door de opdrachtnemer dient te worden toegepast.

4.1

Contractfilosofie

Het contract tussen de opdrachtgever Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer Combinatie Leo ten Brinke is een Design&Constructcontract (D&C-contract). Dit is een contract waarbij de opdrachtnemer, naast de uitvoering (Construct), een deel van het ontwerp (Design) voor zijn rekening neemt. Een kenmerk van een D&C-contract is dan ook dat de processen ontwerp en uitvoering deels geïntegreerd zijn. Een ander kenmerk is dat de opdrachtnemer moet aantonen dat aan contracteisen wordt voldaan. Volgens Vos en Ghauharali (2009) is een laatste kenmerk dat de opdrachtnemer realiseert op basis van een functionele beschrijving die door de opdrachtgever is opgesteld. Daarbij wordt de opdrachtnemer een zekere ontwerpvrijheid geboden. De opdrachtgever wenst bij dit contract zoveel mogelijk op afstand te blijven staan van de processen van de opdrachtnemer. Toch erkent Rijkswaterstaat (2007) een maatschappelijke verantwoordelijkheid bij het realiseren van het werk te hebben. Daarom eist de opdrachtgever in het contract van de opdrachtnemer een beheerste werkwijze en borging daarvan. Om op afstand de processen van de opdrachtnemer te kunnen toetsen, hanteert de opdrachtgever een aanpak van systeemgerichte contractbeheersing (SCB). Dit is een wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer (Kuijpers & Offereins, 2003). Aan de hand van systeem- proces- en producttoetsen kan de opdrachtgever vaststellen of aan de contracteisen wordt voldaan. Een systeemtoets heeft de vorm van een audit en toetst het functioneren van het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer. Bij een procestoets wordt getoetst of de werkprocessen van de opdrachtnemer uitgevoerd en beheerst worden zoals in het kwaliteitsplan is beschreven. Een producttoets richt zich tot slot op een product en heeft tot doel de betrouwbaarheid van de gegevens van de opdrachtnemer te verifiëren en ervoor te zorgen dat gebouwd wordt zoals gewenst (Kuijpers & Offereins, 2003). Rijkswaterstaat geeft aan dat, gegeven de wens om op afstand te blijven, met name het functioneren van het KMS en de betrouwbaarheid van registraties van de opdrachtnemer getoetst zullen worden.

4.2

Contractdocumenten

De afspraken die de opdrachtgever en de opdrachtnemer zijn aangegaan, zijn vastgelegd in een aantal documenten die samen het contract vormen. Als over ‘het contract’ gesproken wordt, wordt dus in feite een diverse verzameling documenten bedoeld. De volgende documenten maken volgens Artikel 3 lid 1 van de Basisovereenkomst BDX-7889 deel uit van de Overeenkomst: de Basisovereenkomst, de Vraagspecificatie (deel I en II), de Annexen, de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAV-GC 2005), de Aanbieding en tot slot de Documenten die door de opdrachtnemer ter kennis zijn gebracht van de opdrachtgever. Deze zullen hier kort toegelicht worden. Pagina | 30

Verwoording contract 



 





4.3

De Basisovereenkomst valt volgens Artikel 1:1 te beschouwen als een Overeenkomst van aanneming van Werk in de zin van boek 7 Titel 12 Afdeling 1 van het Burgerlijk Wetboek. Volgens artikel 750:1 BW is dit een “[…] overeenkomst waarbij de ene partij, de aannemer, zich jegens de andere partij, de opdrachtgever, verbindt om buiten dienstbetrekking een werk van stoffelijke aard tot stand te brengen en op te leveren, tegen een door de opdrachtgever te betalen prijs in geld.” In de Basisovereenkomst zijn de (juridische) kaders weergegeven waarbinnen de opdracht uitgevoerd dient te worden. In de overeenkomst is bijvoorbeeld beschreven wat de opdrachtsom voor de realisatie van het werk is, wanneer bepaalde activiteiten afgerond moeten zijn en wat er met vrijgekomen materialen dient te gebeuren. De Vraagspecificatie bestaat uit het programma van eisen (Art. 5:1). Het omvat twee delen: een eisendeel (Vraagspecificatie I) en een procesdeel (Vraagspecificatie II). Het implementeren van de proceseisen geeft Rijkswaterstaat het vertrouwen dat het eindresultaat aan de eisen uit Vraagspecificatie I zal voldoen. In paragraaf 4.3 wordt de Vraagspecificatie uitgebreid besproken. De Annexen betreffen een soort Bijlagen bij de Vraagspecificatie. Er zijn in totaal veertien annexen opgesteld. Deze hebben betrekking op bijvoorbeeld de planning (Annex II), het acceptatieplan (Annex III) en de verzekeringen (Annex X). De Aanbieding heeft betrekking op de inschrijfdocumenten van de opdrachtnemer die de geboden oplossing voor het probleem met de oplossingsmarge en de bijbehorende versie vastleggen (De Boer et al., 2009). In het Inschrijvings- en beoordelingsdocument heeft de opdrachtgever de aanbestedingsprocedure beschreven, net als de eisen waar de inschrijving aan moet voldoen, de gunningcriteria en de beoordelingsprocedure (Rijkswaterstaat, 2006). Op basis van haar aanbieding, is het werk op 31 mei 2007 aan de Combinatie Leo ten Brinke gegund. De UAV-GC 2005 betreft een stelsel standaardvoorwaarden voor de realisatie van werken waarbij de opdrachtnemer naast de uitvoering ook een deel van de ontwerpactiviteiten voor zijn rekening neemt. Deze standaardvoorwaarden bieden de opdrachtgever de mogelijkheid om werkzaamheden van de opdrachtnemer te toetsen (Van der Veen & Van Dijk, 2007). Het doel daarvan is dat de opdrachtgever een beeld krijgt van de manier waarop de overeenkomst door de opdrachtnemer wordt uitgevoerd. Met de Documenten die door de opdrachtnemer ter kennis zijn gebracht wordt volgens § 1, sub d. UAV-GC 2005 bedoeld: “alle informatie door of namens de Opdrachtnemer geproduceerd in het kader van de Werkzaamheden, ongeacht de aard van de informatiedrager waarop of waarin deze informatie is vastgelegd”.

Opbouw Vraagspecificatie

De vraagspecificatie legt de verantwoordelijkheden, scope, oplossingsruimte en eisen vast. Het vormt de ‘uitvraag’ van de opdrachtgever (De Boer et al., 2009). De vraagspecificatie bestaat uit twee delen. Vraagspecificatie I betreft het eisendeel, dat de eisen en de oplossingsruimte aangeeft; Vraagspecificatie II betreft het procesdeel, dat de eisen aan de projectadministratie en projectmanagement aangeeft (Rodewijk & Van der Meijden, 2009).

4.3.1 Vraagspecificatie I De Vraagspecificatie I bestaat uit een groot aantal eisen aan het werk, een toelichting daarop, een lijst met begrippen en afkortingen en de bindende en informatieve documenten. De eisen zijn ondergebracht in specificaties. Een specificatie wordt gedefinieerd als “een verzameling eisen waarin voor een samenhangend deel van functies de eisen zijn vastgelegd die de prestatie (kwaliteit) van het systeem (of deelsysteem daarvan) beschrijven” (Rijkswaterstaat, 2007). In de Vraagspecificatie I worden in totaal 19 systemen onderscheiden, waarvan telkens een specificatie is opgesteld. Er zijn 15 specificaties aan objecten gekoppeld (zoals de Specificatie subsysteem Pagina | 31

Systems Engineering in de realisatiefase Spoortracé), de overige 4 specificaties zijn generiek en sluiten aan op alle niveaus van systeem tot element (zoals de Specificatie Vormgeving en Landschapsinrichting). Voor elke specificatie is dezelfde indeling aangehouden. Telkens wordt er onderscheid gemaakt tussen functionele eisen, aspecteisen en ontwerpbeperkingen. Functionele eisen komen voort uit een functie van een systeem of een onderdeel daarvan. Aspecteisen zijn eisen die eigenschappen van een systeem of onderdelen daarvan aangeven, maar niet direct bijdragen aan de functie van het systeem of onderdeel. Ontwerpbeperkingen worden tot slot gedefinieerd als eisen die beperkend werken ten opzichte van de oplossingsrichtingen (Rijkswaterstaat, 2007). De eisen worden eveneens allemaal op dezelfde manier weergegeven. Dit gebeurt per eis in een tabel zoals is weergegeven in Figuur 13. Elke eis heeft een unieke code en telkens is aangegeven wat de onderliggende en bovenliggende eisen van de betreffende eis zijn. Daardoor moet de eisenstructuur duidelijk worden en zijn de eisen traceerbaar. De verificatiemethode en de toelichting daarbij geven aan hoe een eis aangetoond dient te worden. Niet bij elke eis is aangegeven hoe deze geverifieerd dient te worden. Het is dan aan de opdrachtnemer om daar een invulling aan te geven. Tot slot is er ruimte voor opmerkingen. Volgens Rodewijk en Van der Meijden (2009) is dit laatste erg nuttig, omdat er bij het opstellen van de vraagspecificatie vaak informatie verloren gaat, doordat de informatie uit zijn context wordt gehaald. Opmerkingen kunnen dan helpen voorkomen dat informatieverlies optreedt of een eis verkeerd geïnterpreteerd wordt. De opdrachtgever heeft de volgende verificatiemethoden erkend: analyse, functionele demonstratie, documentinspectie, onderliggende eisen, referentie, review, prototype en meting. Niet algemeen erkende en/of genormaliseerde verificatiemethoden dienen volgens (proces)eis 201 te worden gevalideerd.

Figuur 13 Weergave eis in Vraagspecificatie I (Rijkswaterstaat, 2007)

Rodewijk en Van der Meijden (2009) schrijven in een lessons learned boekje welke praktijkervaringen de opstellers van de vraagspecificaties (eisendeel) binnen Rijkswaterstaat in de periode van februari 2006 tot december 2008 hebben opgedaan. Hieruit blijkt onder meer dat in meer dan 65 % van de projecten de topeisen onduidelijk of onvolledig zijn bij het opstellen van de vraagspecificatie. In de praktijk blijken de topeisen vaak niet het vertrekpunt van de vraagspecificatie te zijn, maar worden de eisen pas als de vraagspecificatie bijna voltooid is, aan de topeisen gekoppeld: reverse engineering. Pagina | 32

Verwoording contract Ook blijken sommige eisen niet goed begrijpbaar. Dat komt bijvoorbeeld doordat ze op een onjuiste manier zijn geformuleerd of op de verkeerde plaats staan. Voor de juiste formulering van eisen heeft Rijkswaterstaat richtlijnen opgesteld (‘eisen aan eisen’). Opgemerkt wordt dat het soms nodig is om een toelichting te plaatsen bij een eis.

4.3.2 Vraagspecificatie II De hoofdstukken van Vraagspecificatie II verwijzen naar de processen die de opdrachtnemer dient uit te werken en uit te voeren: (Inleiding,) Projectmanagement, Omgevingsmanagement, Technisch Management, Inkoopmanagement, Projectbeheersing. Verder zijn er een zestal Bijlagen. Het hoofdstuk Omgevingsmanagement is verder onderverdeeld in de paragrafen Vergunningen, Kabels en Leidingen, Bodemaspecten en Communiceren met derden. Het hoofdstuk Technisch Management is verdeeld in de paragrafen Ontwerpen, Uitvoeren en Meerjarig Onderhoud. Tot slot is het hoofdstuk Projectbeheersing onderverdeeld in de paragrafen Opstellen en beheer werkpakketten, Risicomanagement, Planningsmanagement, Financieel Management, Afwijkingenbeheer en V&G management. Schematisch is dit in Figuur 14 weergegeven. Per deelproces wordt consistent een vaste opbouw aangehouden. Zo is per deelproces beschreven wat het doel van het proces is (subparagraaf 1), welke activiteiten benodigd zijn (subparagraaf 2), welke eisen voor de processen gelden (subparagraaf 3) en welke eisen voor de producten en/of documenten gelden (subparagraaf 4). De proces- en documenteisen krijgen logischerwijs de meeste aandacht. Deze zijn allemaal voorzien van een nummer (doorlopend genummerd van 1 t/m 626). Ze verwoorden hoe de opdrachtnemer zijn werkprocessen dient in te richten. Aangenomen wordt dat de doelstelling en de benodigde activiteiten zijn opgenomen om de opdrachtnemer achtergrondinformatie te verschaffen. De doelstelling is weergegeven in enkele korte regels. Ze geven weer waarom het deelproces is onderscheiden en wat van de opdrachtnemer wordt verwacht. Soms lijkt de doelstelling wel erg op de proceseisen, waardoor deze informatie weinig extra toevoegt (zie bijvoorbeeld paragraaf 4.2.8.1 en eisen 399 en 400). Vanuit het oogpunt van consistentie is het dan wel begrijpelijk dat de informatie toch is opgenomen. De activiteiten dienen volgens het contract duidelijk te maken welke stappen nodig zijn om de gewenste output te realiseren. Deze stappen worden ook als tussenkopjes in de paragraaf proceseisen weergegeven. Om de Vraagspecificatie II van dit project in een perspectief te plaatsen, is deze specificatie vergeleken met de Vraagspecificatie II van een ander project: N34/N36 Omleiding Ommen. Daarbij vallen wat betreft de indeling een aantal zaken op. Allereerst is de Vraagspecificatie II van Combiplan Nijverdal behoorlijk omvangrijk. Hij bestaat in totaal namelijk uit 122 pagina’s, terwijl die van het project nabij Ommen slechts 20 pagina’s telt. Gedeeltelijk is dit te verklaren vanwege de grootte van de projecten zelf. Het valt echter ook op dat bij de vraagspecificatie van N34/N36 Omleiding Ommen niet het stramien van Doelstelling, Activiteiten, Proceseisen en Documenteisen is aangehouden. In de vraagspecificatie zijn alleen de eisen opgenomen. Tot slot zijn er in totaal ook minder eisen opgenomen, waardoor de opdrachtnemer in principe meer ontwerpvrijheid krijgt. Verder kent deze vraagspecificatie een apart hoofdstuk voor alle documenteisen. Ze worden dus niet, zoals in het geval van Combiplan Nijverdal, bij de afzonderlijke processen geplaatst. Tot slot zijn alle eisen op een andere manier genummerd. Ze zijn daar namelijk per hoofdstuk genummerd en bevatten een code die verwijst naar dat hoofdstuk. Zo verwijst PM010 naar een eis uit het hoofdstuk Projectmanagement.

Pagina | 33


Vraagspecificatie II

Projectmanagement

Omgevingsmanagement

Technisch management

Vergunningen

Ontwerpen

Kabels en leidingen

Uitvoeren

Bodemaspecten

Meerjarig onderhoud

Inkoopmanagement

Projectbeheersing

Opstellen en beheer werkpakketten

Risicomanagement

Communiceren met derden

Planningsmanagement Financieel management Afwijkingenbeheer

Figuur 14 Procesindeling Vraagspecificatie II Combiplan Nijverdal.

4.4

V&Gmanagement

Eisen aan verificatiemanagement

In deze paragraaf wordt besproken welke eisen het contract (lees: Vraagspecificatie II) stelt aan de opbouw en indeling van een keuringsplan, keuringsrapport en een keuringsnota. Deze documenteisen worden toegelicht met de bijbehorende doelstelling en achtergrondinformatie uit het contract. In het contract staan geen aanwijzingen voor de keuringen zelf en daarom zal dit stuk hier niet verder op ingaan.

4.4.1 Opstellen keuringsplan Paragraaf 4.2.2 van de Vraagspecificatie II behandelt het keuren en testen. Dit staat los van het uitvoeren van verificaties (in de ontwerpfasen). De doelstelling van het keuren en testen is het “waarborgen dat de gerealiseerde objecten op beheerste, expliciete en transparante wijze worden gekeurd of getest zodat aantoonbaar kan worden gemaakt dat de objecten voldoen aan de eisen” (Rijkswaterstaat, 2007). Conform deze doelstelling dient de opdrachtnemer keurings- en testplannen op te stellen en keuringen en testen te verrichten. De testen hebben enkel betrekking op de Tunneltechnische Installaties (paragraaf 4.2.2.3.3 t/m 4.2.2.3.6) en worden zeer uitgebreid beschreven, maar vallen buiten de scope van dit onderzoek (zie ook paragraaf 1.3). Eisen die aan het testen worden gesteld, worden hier dan ook niet weergegeven. Volgens eis 227 dient de opdrachtnemer per object keurings- en testplannen op te stellen. Deze eis verplicht de combinanten dus tot het inrichten van de plannen per object (SBS-code). Een indeling per object is voor de verificatieplannen (in de ontwerpfasen) handig, maar voor de keuringsplannen (in de realisatiefase) is dit in mindere mate het geval. Tijdens het daadwerkelijk bouwen van objecten is een inrichting van het keuringsplan per activiteit (WBS-code) handiger. Er kan namelijk veel tijd tussen de start en het afronden van een object zitten, waardoor over een langere tijd Pagina | 34

Verwoording contract gekeurd moet worden. Zo moet het keuringsplan keuringen bevatten die pas (veel) later hoeven te worden uitgevoerd, wat (vanwege de acceptatietermijn) tijdsdruk op kan leveren voor de werkvoorbereiders. Er kan namelijk veel tijd in het opstellen en invullen van een keuringsplan gaan zitten. De verplichting om ook de keuringen op te nemen die nog lang niet hoeven te worden uitgevoerd, kan zo dus tot extra tijdsdruk voor de werkvoorbereiders leiden. De vraagspecificatie gaat niet in op de generieke keuringen die uit de KAM-systemen van de combinanten volgen. In de inleiding en de eerste eisen (1 t/m 3) is beschreven dat de opdrachtnemer een ISO 9001:2000 gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem dient te hanteren dat van toepassing is op de werkzaamheden. In het geval de opdrachtnemer uit een combinatie bestaat, dienen alle combinanten over een dergelijk KAM-systeem dienen te beschikken, waarbij het KAMsysteem van een van de combinanten dan als uitgangspunten moet dienen voor de processen projectmanagement en projectbeheersing. In de rest van de Vraagspecificatie II wordt niet ingegaan op de generieke keuringen die daaruit voortkomen. Volgens eis 228 dient de opdrachtgever “conform het betreffende test- of keuringsplan te testen of te keuren of een gerealiseerd object voldoet aan de eisen”. Ook hier wordt niet gesproken over generieke keuringen; slechts de keuringen waarmee aangetoond wordt dat aan de eisen wordt voldaan, zijn van belang. Als dus, zoals bij het nieuwe keuringsplan, generieke keuringen zijn opgenomen die geen eis aantonen, hoeven deze volgens deze eis strikt genomen niet nageleefd te worden. Overigens moet dit volgens de norm ISO 9001:2000 wel, aangezien hier als uitgangspunten gelden: zeg wat je doet, doe wat je zegt en bewijs het (Aarts, 2006). Als deze keuringen niet uitgevoerd zouden worden (terwijl ze wel in het keuringsplan staan), wordt dus niet meer voldaan aan de norm ISO 9001:2000. Omdat de KAM-systemen volgens deze norm gecertificeerd moeten zijn (eis 1 t/m 3), valt via deze weg te beredeneren dat de generieke keuringen in het keuringsplan wel uitgevoerd moeten worden. Verder mag de opdrachtnemer bij het keuren gebruik maken van geldige certificaten verstrekt door een in Nederland erkend keuringsinstituut (eis 231). Een voorbeeld van een dergelijk certificaat is het KOMO-certificaat, dat bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de procescontrole van de betoncentrale te controleren. Het keuringsplan dient aan de volgende documenteisen te voldoen. In het plan moeten alle keuringen met betrekking tot documenten, bouwstoffen, (tussen)producten en (tussen)resultaten worden opgenomen die worden uitgevoerd om aan te tonen dat de resultaten voldoen aan de gestelde eisen (eis 285). Ook dienen de keuringen die uitgevoerd worden ter beheersing van geïdentificeerde risico’s te worden opgenomen. Eis 286 schrijft voor wat er per keuring in het keuringsplan moet worden opgenomen: “Per keuring of proef specificeren:  het object waarop de keuring betrekking heeft (relatie naar de objectenboom);  de eisen van de Overeenkomst (norm en tolerantie), verder uitgewerkt tot afgeleide eisen zoals deze zijn opgenomen in de specificaties;  van toepassing zijnde bindende, informatieve en overige documenten;  welke waarden moeten worden waargenomen;  de aanvaardingscriteria voor de keuring;  beschrijving van de keurings- of testmethode, keurings- of testtraject, de keurings- of testmeetmiddelen, de geldende nauwkeurigheidseisen alsmede de calibratiemethoden, -frequentie en –registratie;  validatie van de verificatiemethode. Het valideren omvat onder andere het vaststellen of de bij het ontwerpproces behorende aannamen, schematiseringen, rekenmethoden, software en dergelijke geschikt zijn om vast te stellen of het ontwerp voldoet aan de eisen, inclusief het vaststellen Pagina | 35

Systems Engineering in de realisatiefase van de maximale grootte van de waarbij behorende afwijkingen tussen berekende en werkelijke waarden;  […]  betrokken bij keuring of test (incl. bevoegdheden en verantwoordelijkheden);  het tijdstip en/of de frequentie van de test/keuring;  wijze van vastlegging van de resultaten;  […]” (Rijkswaterstaat, 2007) Een keuringsplan moet conform paragraaf 4.2 van Annex III (Acceptatieplan) 28 dagen voor aanvang van het werk waarop het plan betrekking heeft, zijn geaccepteerd. De opdrachtnemer dient 1 keuringsplan analoog en 1 keuringsplan digitaal aan de opdrachtgever te verstrekken. Dit keuringsplan moet volgens de inleiding van Vraagspecificatie II worden geaccepteerd c.q. getoetst. Hoe de opdrachtgever toetst, wordt niet vermeld. Volgens eisen 220 t/m 222 dient de opdrachtnemer tot slot pas te starten met het werk als het keuringsplan is geaccepteerd.

4.4.2 Opstellen keuringsrapport De resultaten van keuringen moeten vastgelegd worden in keuringsrapporten (eis 230). Volgens deze eis zouden dus ook generieke keuringen die niet aan een eis gekoppeld zijn, moeten worden vastgelegd. Deze generieke keuringen komen volgens de nieuwe werkwijze echter niet in het keuringsrapport terecht, vanwege het ontbreken van een koppeling met een eis. Het keuringsrapport dient volgens eis 288 aan dezelfde eisen te voldoen als het keuringsplan (zie eis 286). Eis 289 stelt aanvullende eisen: “In aanvulling op het keurings- of testplan dient in het keuringsrapport voor een object […] per eis tenminste het volgende te zijn geïdentificeerd en vastgelegd:  datum van de keuring of test;  wie de keuring of test heeft verricht;  keurings- of testresultaat (Ja/Nee);  identificatie van geconstateerde afwijkingen;  feitelijke registratie van de keurings- of testresultaten, de waarde en eventuele marges;  per fout dient de classificatie te worden aangegeven, per test kunnen meerdere fouten worden vastgesteld;  beperkingen tijdens keuring of test;  […]  bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument, waarin wordt aangetoond dat wordt voldaan aan de gestelde eis;  […]” (Rijkswaterstaat, 2007) Opgemerkt dient te worden dat er geëist wordt dat er in het keuringsrapport naar bewijsdocumenten moet worden verwezen, maar dat er geen eisen opgenomen zijn betreffende de manier waarop dit dient te gebeuren. Zo worden er geen eisen aan het coderen en/of archiveren van bewijsdocumenten gesteld. Het keuringsrapport hoeft niet apart aan de opdrachtgever verstrekt te worden, daar deze niet is opgenomen in het Acceptatieplan van Annex III.

Pagina | 36

Verwoording contract 4.4.3 Opstellen keuringsnota In het contract wordt de keuringsnota ‘Verificatienota Uitvoeringswerkzaamheden’ genoemd. Om verwarring te voorkomen en om te benadrukken dat de nota voor de realisatiefase wordt opgesteld (en er dus over keuren in plaats van verifiëren wordt gesproken), wordt hier en in de rest van dit verslag het begrip keuringsnota gehandhaafd. Opgemerkt dient te worden dat dit begrip binnen de Combinatie Leo ten Brinke niet wordt gebruikt. Eis 291 meldt over de keuringsnota het volgende: “De verificatienota Uitvoeringswerkzaamheden dient de volgende informatie te bevatten:  identificatie van de objecten waarop de verificatienota van toepassing is;  overzicht van de (afgeleide eisen van de) eisen uit Vraagspecificatie deel 1 (nummer en beschrijving van de eis) die van toepassing zijn op de betreffende objecten;  per afgeleide eis de traceerbaarheid naar de eisen uit de Vraagspecificatie deel1;  per eis de kwalificatie, zijnde het keurings-, test- of verificatieresultaat waarmee wordt aangetoond dat aan de eis is voldaan met een verwijzing naar de onderliggende keurings-, en testrapporten;  overzicht van de opgetreden afwijkingen met de genomen correcties en corrigerende maatregelen voor zover deze afwijkingen betrekking hebben op de objecten waarop de verificatienota van toepassing is.” (Rijkswaterstaat, 2007) De keuringsnota dient conform paragraaf 4.2 van Annex III (Acceptatieplan) uiterlijk 14 dagen na de einddatum van de betaalpost bij Rijkswaterstaat worden ingediend. Ook hier moet er 1 nota digitaal en 1 nota analoog verstrekt worden. Ook hiervoor is niet vermeld hoe de opdrachtgever de keuringsnota toetst. Bij de afronding van een werkpakket dient de opdrachtnemer volgens eis 399 en Annex III binnen 14 dagen na het afronden van een werkpakket aan de opdrachtgever een afleverdossier te verstrekken (1 analoog en 1 digitaal). Uit eis 403 volgt dat hier onder andere de keuringsnota van de objecten die tot het werkpakket behoren, in moet worden opgenomen. Het valt op dat de bewijsdocumenten zelf niet aan de opdrachtgever hoeven te worden verstrekt; slechts de verwijzingen zijn in de keuringsnota’s opgenomen. De bewijsdocumenten hoeven (volgens eis 405) ook niet bij een (deel)oplevering aan het opleverdossier te worden toegevoegd. Keuzes in de realisatiefase volgens Vraagspecificatie II In de inleiding van Vraagspecificatie II staat beschreven dat van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij expliciet werkt. Volgens Zwakhals et al. (2008) en De Boer et al. (2009) wordt hieronder (onder andere) verstaan dat op een systematische en traceerbare manier keuzes worden genomen. In paragraaf 4.2 (Uitvoeren) staat vermeld welke deelprocessen onder uitvoeren wordt verstaan: realiseren en slopen van objecten, keuren en testen, uitvoeren maatregelen in het kader van vrijkomende materialen, monitoring, zorgdragen voor verkeersdoorstroming, opleiden, in bedrijf stellen en in gebruik nemen en tot slot afleveren en opleveren. Er wordt hier niet gesproken over het maken van keuzes. In paragraaf 4.1.2 wordt wel enige aandacht geschonken aan het maken van keuzes. Deze paragraaf heeft echter betrekking op het deelproces Ontwerpen en behandelt daarover het genereren van oplossingen. In eis 160 en 161 staat vermeld dat de opdrachtnemer in ontwerpnota’s oplossingen voor een object dient te onderbouwen dat voldaan wordt aan de eisen uit de specificatie voor het betreffende object. Ook moet aangetoond worden dat het object Pagina | 37

Systems Engineering in de realisatiefase realiseerbaar is en risico’s zijn gereduceerd en/of beheerst. Hoe dit concreet moet gebeuren, staat niet vermeld. Het is bij het nemen van beslissingen (in de uitvoeringsfase) ook onduidelijk hoe met de behoeften van stakeholders moet worden omgegaan. In het contract wordt namelijk niet vermeld welke rol de (eisen en wensen van) belanghebbenden bij het afwegen van opties hebben. Eis 132 vermeldt slechts dat de opdrachtnemer contact moet onderhouden “[…] met hulpdiensten, ziekenhuizen, gemeenten, provincies, wegbeheerders, brandstofverkooppunten, eventueel omliggende bedrijven en instellingen, transportsector en overige belanghebbenden over Werkzaamheden die de functionaliteit van bestemmingen kunnen beïnvloeden.”

4.5


Centraal in dit hoofdstuk stond de vraag hoe volgens het contract Systems Engineering in de realisatiefase zou moeten worden toegepast. Het blijkt dat het contract weinig concrete aanknopingspunten biedt voor het verificatiemanagement gedurende de realisatiefase. Keuringen moeten op een beheerste, expliciete en transparante wijze uitgevoerd worden om te waarborgen dat objecten voldoen aan de gestelde eisen. Verder dient de opdrachtnemer een KAM-systeem gebaseerd op de norm ISO 9001:2000 te hanteren. Het contract gaat niet specifiek in op de manier waarop de opdrachtnemer met keuringen uit het KAM-systeem die niet direct aan een eis zijn te koppelen, om zou moeten gaan. Wel kan uit het contract opgemaakt worden dat gekeurd moet worden om eisen aan te tonen en dat in het keuringsrapport de resultaten van alle uitgevoerde keuringen moeten worden opgenomen. In de Vraagspecificatie II worden documenteisen gesteld voor het opstellen van een keuringsplan, een keuringsrapport en een keuringsnota. Deze eisen geven weer welke informatie in deze documenten moet worden opgenomen. Voor het uitvoeren van keuringen dient de opdrachtnemer gebruik te maken van een van de voorgeschreven verificatiemethodes. Een niet algemeen erkende of genormaliseerde verificatiemethode dient te worden gevalideerd. Verder zijn in de Annexen de acceptatietermijnen opgenomen voor het keuringsplan en de keuringsnota. Het contract geeft verder niet weer hoe de opdrachtnemer keuringsformulieren traceerbaar dient te maken. Er is slechts vermeld dat in het keuringsrapport naar deze formulieren verwezen moet worden. Daarnaast zijn er geen eisen betreffende het coderen of archiveren van deze documenten. Hoewel dit onderwerp buiten de scope van dit onderzoek valt, is uit het onderzoek gebleken dat het contract tevens vrijwel geen aanknopingspunten biedt voor het traceerbaar maken van keuzes in de realisatiefase. Het is daarbij onduidelijk hoe de opdrachtnemer om moet gaan met de behoeften van stakeholders.

Pagina | 38


5 Aanpak Combinatie Leo ten Brinke In de vorige hoofdstukken is vanuit het perspectief van de opdrachtgever gekeken naar de manier waarop volgens hen en volgens het contract Systems Engineering zou moeten worden toegepast. In dit hoofdstuk wordt gekeken vanuit het perspectief van de opdrachtnemer. Hier staat namelijk de volgende deelvraag centraal: Hoe wordt Systems Engineering in de realisatiefase door de Combinatie Leo ten Brinke toegepast? Om deze vraag te beantwoorden, zal eerst op de organisatiestructuur van de Combinatie Leo ten Brinke, hier ook wel met de koepel aangeduid, worden ingegaan. Specifiek worden twee relevante procedures binnen de koepel uitgelicht: die van het opstellen van een keuringsplan en die van het uitvoeren van een eisenanalyse. Vervolgens zullen de resultaten van een viertal interviews binnen de koepel worden besproken en toegelicht. Ook wordt er extra aandacht geschonken aan de rol die de tweedelijns keuringen bij het uitvoeren van activiteiten hebben. Uiteindelijk wordt zo een beeld geschetst van de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke.

5.1

Koepel

Zoals eerder beschreven, bestaat de Combinatie Leo ten Brinke uit de Betoncombi Nijverdal (Van Hattum Blankevoort en Hegeman Beton- en Industriebouw) voor de discipline Beton, KWS voor de discipline Wegen en HOMIJ voor de discipline Tunneltechnische Installaties (zie ook Bijlage 2). De manier waarop de Combinatie Leo ten Brinke het project Combiplan Nijverdal succesvol denkt af te ronden, is beschreven in het projectmanagementplan (PMP). Dit overkoepelende plan legt op een transparante en systematische manier de organisatiestructuur en werkwijze van de combinatie vast (De Boer, 2010). De drie projectkwaliteitsplannen (PKP’s) van de disciplines geven een meer concrete invulling aan de werkwijze (procedures, borging- en beheersmaatregelen) van de disciplines en vallen daarmee onder het PMP. Ook andere plannen, zoals het verificatiemanagementplan (VMP), vallen onder het PMP. De Combinatie Leo ten Brinke hanteert een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) waar de KAMsystemen van de combinanten op aansluiten. De inrichting van het KMS is weergegeven in Bijlage 3. Het uitgangspunt bij de inrichting van dit systeem is geweest dat de ISO 9001:2000 gecertificeerde KAM-systemen van de combinanten een onderdeel vormen van het KMS van de koepel, waarbij de combinanten zelf verantwoordelijk zijn voor de aspecten kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu (De Boer, 2010). De norm ISO 9001:2000 stelt eisen aan de inrichting van een managementsysteem om de kwaliteit van producten te verbeteren. Het is echter onduidelijk of het implementeren van de ISO-norm daadwerkelijk tot betere producten leidt. Volgens Martínez-Costa et al. (2009) presteren bedrijven die ISO 9001:2000 gecertificeerd zijn namelijk niet significant beter dan bedrijven die volgens de oudere norm ISO 9001:1994 of in zijn geheel niet gecertificeerd zijn. Een ander onderzoek toont daarentegen aan dat huurders van woningen die gebouwd zijn na de introductie van een kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op de ISO-norm meer tevreden zijn over de kwaliteit van hun woning dan huurders van woningen die voor de introductie van de norm zijn gebouwd (Ng, Palaneeswaran & Kumaraswamy, 2010). Hieruit kan worden afgeleid dat het handhaven van een kwaliteitsmanagementsysteem wel tot een betere kwaliteit producten leidt. De inrichting van het KMS voorziet in centrale procedures, een centrale overlegstructuur en het centrale beheer van informatie. Zo wordt de data die voor de hele koepel relevant is, centraal beheerd op een netwerkschijf en is er een centraal risicoregister aangelegd. Ook zijn er diverse standaardprocedures om een eenduidige, consistente werkwijze voor alle combinanten te bevorderen. De procedures voor het opstellen van een keuringsplan (zie Bijlage 17) en het uitvoeren van een eisenanalyse (zie Bijlage 18) worden in paragraaf 5.1.1 afzonderlijk toegelicht, omdat zij

Pagina | 39

Systems Engineering in de realisatiefase betrekking hebben op het keuringsproces. Hierbij zal ook de gebruikte software (Projecttool Systems Engineering PSE en Project Registratie Tool PRT) besproken worden.

5.1.1 Opstellen keuringsplan Voor het opstellen van een keuringsplan is een procedure vastgesteld, die in Bijlage 17 is opgenomen. Deze wordt hier toegelicht. Deze procedure geldt voor zowel het nieuwe als het oude keuringsplan, tenzij anders aangegeven. Een keuringsplan bevat voor een bepaald object de keuringen die in de uitvoeringsfase uitgevoerd moeten worden om de relevante eisen aan te tonen. De werkvoorbereider bepaalt daarom aan de hand van de huidige planning voor welke objecten een keuringsplan moet worden opgesteld. De systems engineer genereert vervolgens een eisenanalyse (zie Bijlage 18). De Projecttool Systems Engineering (PSE) biedt hierbij toegang tot de eisendatabase, waarin alle eisen worden beheerd. Er zijn ongeveer 2500 contracteisen in opgenomen en op het moment van schrijven ongeveer 4000 afgeleide eisen. Met PSE kan een (concept) eisenanalyse in boomvorm of Excel-werkblad (zie Bijlage 19) worden opgesteld. Aan de hand van deze structuur wordt onder de verantwoordelijkheid van de projectleider de eisenanalyse uitgevoerd. Hierbij wordt gecontroleerd of eisen SMART geformuleerd zijn, dat wil zeggen of zij Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn (Zwakhals et al., 2008). Tevens wordt de eisstructuur en het niveaunummer per eis gecontroleerd. Vervolgens wordt dan de fase van aantonen van de eis bepaald. In de boomstructuur of het Excel-werkblad (zie Bijlage 19) is niet zichtbaar welke eisen reeds zijn aangetoond en derhalve niet meer hoeven te worden aangetoond. De opmerkingen op de eisenanalyse worden door de systems engineer verwerkt in de eisendatabase. Hierbij controleert de systems engineer of eisen, die volgens de eisenanalyse al aangetoond zijn, ook daadwerkelijk al aangetoond zijn. De projectleider bepaalt daarna aan de hand van een checkprint of alle opmerkingen juist zijn verwerkt en zet zijn handtekening op het document, dat dan de status ‘definitief’ krijgt. Aan de hand van de eisenanalyse, kan met de Project Registratie Tool een blanco keuringsplan worden gegenereerd. Er vindt daarbij in het computersysteem van alle objecten, activiteiten en projectfases een selectie plaats (per SBS-code, WBS-code en tijd). Daardoor kan voor een bepaald object een (leeg) keuringsplan worden opgesteld dat enkel betrekking heeft op die activiteiten die in de komende fase (hier: de uitvoeringsfase) moeten worden aangetoond. De werkvoorbereider vult dit lege keuringsplan vervolgens in met verificaties (keuringen). Hij vult hierbij de volgende kolommen in: methode, procedure, hoe, criteria, frequentie, wanneer, wie en registratiewijze. In het nieuwe keuringsplan worden niet alle keuringen aan eisen gekoppeld. Hierin voorziet de procedure voor het opstellen van een keuringsplan niet. In het nieuwe keuringsplan zal de werkvoorbereider extra uit te voeren keuringen moeten toevoegen en (eventueel) per keuringsactiviteit moet groeperen. Voor dit gedeelte van het proces is nog geen nieuwe procedure opgesteld. Het door de werkvoorbereider ingevulde keuringsplan wordt middels een checkprint gecontroleerd door de projectleider en ontwerpleider. Als alle opmerkingen verwerkt zijn en iedereen akkoord is, wordt het document door hen ondertekend. Het keuringsplan is dan gereed (zie Bijlage 6 en 8) en wordt vrijgegeven door de projectleider van de Combinatie Leo ten Brinke. Het plan wordt ter acceptatie naar Rijkswaterstaat verzonden en de systems engineer kan het plan opnemen in de database. Als Rijkswaterstaat het keuringsplan accepteert, kunnen de werkzaamheden starten.

5.1.2 Verwerken keuringen Tijdens de uitvoeringswerkzaamheden dienen de keuringen die in het keuringsplan vermeld staan, uitgevoerd te worden. Het resultaat van deze keuringen wordt vastgelegd in registratieformulieren, Pagina | 40

Aanpak Combinatie Leo ten Brinke die dan bewijsdocumenten vormen. In de Projecttool Systems Engineering kunnen de disciplines keuringen (verificaties) aan objecten (per SBS-code) en activiteiten (per WBS-code) koppelen. Het archiveren van deze documenten behoort tot de verantwoordelijkheid van de disciplines zelf. Hier is dan op koepelniveau ook geen procedure voor opgesteld. De Project Registratie Tool kan gebruikt worden om een uitdraai te maken van het resultaat van de keuringen: het keuringsrapport (zie Bijlage 9). In het keuringsrapport komt per object, activiteit en fase (automatisch) het volgende te staan: het eisnummer en de eiscode, of hieraan is voldaan, wie de keuring heeft verricht, wanneer, conform welke methode en procedure, wat de bijbehorende WBS- en werkpakketcodes zijn, welke criteria geldig zijn, de van toepassing zijnde documenten, de frequentie, de fase van aantonen, de registratiewijze, wie autoriseert, het revisienummer, het (eventuele) afwijkingennummer en het bewijsdocument. Hierover dient het volgende opgemerkt te worden. In het keuringsrapport komt per eis dezelfde informatie terug als in het keuringsplan, aangevuld met alle relevante informatie over het resultaat van de keuring. Er kunnen meerdere verificaties of keuringen aan één eis worden gekoppeld. Het resultaat van de keuringen die niet aan een eis gekoppeld zijn, wordt niet getoond (vanwege het ontbreken van deze koppeling). Dit beperkt de administratieve lasten. Het keuringsrapport wordt verwerkt in de keuringsnota. De keuringsnota bevat een toelichting op de uitgevoerde keuringen en een lijst met geconstateerde afwijkingen inclusief correctieve en/of preventieve maatregelen. Ook wordt in deze lijst aangegeven welke eisen en keuringen na het indienen van het keuringsplan nog zijn toegevoegd (met bijbehorend resultaat) en kan aangegeven worden als een ander type bewijsdocument wordt gebruikt. De keuringsnota wordt ter acceptatie naar Rijkswaterstaat gestuurd.

5.2

BCN

Uit de interviews met een werkvoorbereider (zie Bijlage 20) en uitvoerder (zie Bijlage 21) van BCN komt het volgende naar voren. Een keuringsplan dient volgens hen aan de ene kant weer te geven hoe contracten afgeleide eisen aan de hand van keuringen moeten worden aangetoond en aan de andere kant welke keuringen er precies moeten worden verricht. Ten tijde van de interviews werd, naast een keuringsplan, ook nog een keuringsmatrix opgesteld. Deze werkwijze wordt eerst toegelicht, waarna het nieuwe keuringsplan wordt besproken. Naast het keuringsplan, werd door een werkvoorbereider een keuringsmatrix opgesteld. Deze matrix bevat in tabelvorm alle uit te voeren keuringen en werd parallel aan het keuringsplan opgesteld om de leesbaarheid voor de uitvoerder te vergroten. Voor de opbouw van de matrix is het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort aangehouden. Alle keuringen werden in de matrix per keuringsactiviteit (bijvoorbeeld Documentcontrole of Vrijgave Betonstort) geclusterd, waardoor zo in min of meer chronologische volgorde voor de uitvoerder duidelijk was welke keuringen uitgevoerd moeten worden. Concreet werd in de matrix het volgende vastgelegd: nummer, keuringsactiviteit, methode c.q. procedure, waar en wanneer, criteria/toleranties, frequentie, vastlegging, inspectiecode en SE-eisnummer (zie ook Bijlage 7). De keuringsmatrix werd in een map met lege keuringsformulieren aan de uitvoerder overhandigd. Ook voor de keuringsformulieren (bijvoorbeeld een Stortvrijgave formulier) heeft het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort als uitgangspunt gediend. Met tabbladen werden deze formulieren per activiteit geclusterd, waarbij er exact genoeg formulieren waren als dat er keuringen moesten worden verricht. In het algemeen geldt dat per keuringsactiviteit (bijvoorbeeld Vrijgave Betonstort) één keuringsformulier (bijvoorbeeld Stortvrijgave formulier) wordt gehanteerd, waarop meerdere eisen kunnen staan (bijvoorbeeld een inspectie van de bekisting en de stortnaden). Op een formulier is aangegeven wat, wanneer en op welke wijze gekeurd moet worden. Deze informatie was ook in de keuringsmatrix terug te vinden. In de keuringsmatrix waren verder (met nummers) verwijzingen naar de contracten afgeleide eisen opgenomen, maar deze informatie werd niet door de uitvoerder

Pagina | 41

Systems Engineering in de realisatiefase gebruikt. Tot slot konden aan de keuringsmatrix aandachtspunten toegevoegd (bijvoorbeeld het bekijken van het weerbericht voor het storten van beton). Naast de keuringsmatrix voor de uitvoerder, werd door de werkvoorbereiding ook een keuringsplan opgesteld dat ter acceptatie aan de opdrachtgever wordt aangeboden. Het opstellen en beheren van twee vergelijkbare documenten bleek niet erg efficiënt. Bovendien was het een probleem dat het KAM-systeem meer keuringen voorschreef dan dat er eisen geformuleerd waren. Deze problemen zijn door de werkgroep in kaart gebracht, waarna een nieuw format is opgesteld voor een keuringsplan (zie ook paragraaf 1.1.3). Het nieuwe keuringsplan combineert het oude keuringsplan met de keuringsmatrix. Alle keuringen worden net als bij de keuringsmatrix geclusterd per keuringsactiviteit. Er zijn generieke keuringen opgenomen die niet aan een eis gekoppeld zijn, waardoor in de eisenkolom lege velden te vinden zijn. Dit nieuwe keuringsplan is nog niet eerder met de uitvoerders besproken; tijdens het interview ziet de uitvoerder het plan voor het eerst. Toch ziet het plan er volgens hem duidelijk uit, omdat het veel gelijkenissen vertoont met de keuringsmatrix. Wel is er geen kolom meer opgenomen waarin staat dat bepaalde keuringen niet te hoeven worden geregistreerd. Dit betreffen in feite aandachtspunten of reminders voor de uitvoerder, zoals het controleren van het weerbericht om tijdig eventuele maatregelen te nemen. De uitvoerder geeft aan dat deze aandachtspunten een handige toevoeging waren. Volgens de werkvoorbereider is het echter mogelijk om ze op te nemen en in de kolom ‘registratiewijze’ een melding te maken dat de keuring niet geregistreerd hoeft te worden. In het plan valt verder op dat de eisen zelf (niet alleen het nummer) zijn opgenomen. De uitvoerder benadrukt dat deze informatie voor hem niet nodig is en dat de keuringen ook zonder deze informatie uitgevoerd moeten kunnen worden. De keuringsplannen (oude en nieuwe format) worden ter acceptatie bij de opdrachtgever ingediend. Beide geïnterviewden weten niet (precies) waarop en hoe Rijkswaterstaat deze keuringsplannen toetst. Voor de uitvoerder is dit ook minder relevant om te weten. Hij hoeft bij de uitvoering van zijn werkzaamheden slechts kennis te hebben van de uit te voeren keuringen (wie, wanneer, hoe, etc.). De proceseisen zijn verwerkt in diverse (werk)plannen en instructies. Doordat deze plannen reeds door Rijkswaterstaat zijn geaccepteerd, hoeven de eisen niet voor elk object opnieuw te worden aangetoond. De uitvoerder kent deze proceseisen ook nauwelijks, maar is wel (goed) op de hoogte van de werkplannen die tijdens de uitvoering gelden. Ten tijde van de interviews werd voor het uitvoeren van de keuringen enkel de keuringsmatrix gebruikt. De uitvoerder kreeg het keuringsplan dat bij Rijkswaterstaat werd ingediend niet te zien. Bij de uitvoeringswerkzaamheden werden de keuringen verricht conform deze matrix. Nog steeds maakt de uitvoerder hierbij vaak foto’s. Deze voegt hij achter een registratieformulier en deze vormen zo extra bewijsmateriaal. Daarnaast kunnen ze ook de communicatie tussen de werkvoorbereider(s) en de uitvoerder vergemakkelijken. Van de bewijsdocumenten maakt de uitvoerder kopieën, die hij op zijn eigen werkplek bewaart. In het algemeen wordt ervaren dat er tegenwoordig meer keuringen moeten worden verricht dan bij een traditioneel RAW-bestek. Als bij uitvoeringswerkzaamheden een afwijking wordt geconstateerd, dient de uitvoerder dit door te geven aan de werkvoorbereider. Hierbij kunnen de foto’s handig zijn om de boodschap door te geven. De werkvoorbereider volgt dan de afwijkingenprocedure. Zaken die van minder belang worden geacht, kunnen echter door de uitvoerder zelf worden opgelost. Het is dan niet nodig hier de afwijkingenprocedure voor te volgen. De uitvoerder geeft bovendien aan dat bij een RAW-bestek afwijkingen sneller (met een opzichter) konden worden besproken en verholpen. De originele bewijsdocumenten worden in de keet van de Combinatie Leo ten Brinke gearchiveerd. Vrijwel dagelijks brengt de uitvoerder deze langs, waarna ze in mappen worden bewaard. Hoe dit gebeurt, is voor de uitvoerder onduidelijk. Volgens de werkvoorbereider krijgt elk bewijsdocument eerst een uniek nummer dat verwijst naar het object waarvoor de keuring is verricht. In sommige Pagina | 42

Aanpak Combinatie Leo ten Brinke gevallen zijn echter meerdere bewijsdocumenten van hetzelfde type (bijvoorbeeld Stortvrijgave formulieren) gebundeld om de administratieve last te beperken. De bewijsdocumenten worden per keuringsplan verzameld en gearchiveerd. Als het nieuwe keuringsplan definitief wordt ingevoerd, zal op een grovere manier naar de bewijsdocumenten worden verwezen om de administratieve last verder te beperken. Bewijsdocumenten zullen dan namelijk niet meer afzonderlijk worden gecodeerd. Ze worden dan verzameld in mappen, die een codering krijgen. Voor de bouw van de tunnel betekent dit dat bewijsdocumenten naar alle waarschijnlijkheid per bouwkuipsectie worden verzameld. Er zal dan per bouwkuipsectie een map worden aangehouden waarbinnen met behulp van tabbladen een onderscheid wordt gemaakt tussen het type formulier. Op elk formulier staat op welke tunnelmoot en onderdeel (bijvoorbeeld de vloer) het document betrekking heeft. Op deze manier zullen de registratieformulieren traceerbaar zijn. In de keuringsnota wordt verwezen naar de keuringsformulieren. Momenteel heeft elk keuringsformulier nog een uniek nummer, zoals hiervoor aangegeven. Als het nieuwe keuringsplan definitief wordt ingevoerd, zal er nog slechts naar de map worden verwezen waar het bewijsdocument in is opgenomen. In de keuringsnota wordt dan dus vaker naar hetzelfde nummer verwezen (aangezien in een map meerdere bewijsdocumenten zitten). Er wordt in de keuringsnota verder alleen verwezen naar de keuringen waarmee eisen worden aangetoond. De overige bewijsdocumenten worden wel gearchiveerd en kunnen op verzoek getoond worden. De uitvoerder krijgt de keuringsnota niet meer te zien, maar dat is ook niet direct gewenst. Beide geïnterviewden zijn onbekend met de wijze waarop de keuringsnota door Rijkswaterstaat wordt getoetst. Het KAM-systeem dat BCN hanteert, schrijft zogenaamde tweedelijns keuringen voor. Dit betreffen extra controles van de kwaliteit van het geleverde werk. Deze tweedelijns keuringen worden uitgevoerd door de tweedelijns toetsfunctionaris. Hij voert steekproefsgewijs keuringen uit. De uitvoerder geeft aan dat er kritisch naar het nut van deze keuringen moet worden gekeken. Vaak worden de keuringen namelijk verricht op het moment dat een deel van het werk nog niet geheel afgerond is, waardoor deze keuringen hun nut verliezen. Verder voelt het uitvoerend personeel zich soms op de vingers gekeken door de toetsen, aangezien zij het idee hebben dat de tweedelijns keurder controleert of zij hun werk goed hebben gedaan. Aan de andere kant hebben de keuringen ook een aantal keer waardevolle informatie opgeleverd voor de uitvoerder. De uitvoerder is van mening dat er onderzocht zou moeten worden of de keuringen op afroep plaats kunnen vinden, maar de werkvoorbereider geeft in het interview aan dat dit planningstechnisch en financieel gezien erg lastig is. In paragraaf 5.4 wordt nog uitgebreider op de tweedelijns keuringen ingegaan. Keuzes in de realisatiefase bij BCN Keuzes worden door BCN in de realisatiefase nog niet vaak op een expliciete wijze genomen. Dit komt doordat de bewegingsvrijheid in de werkvoorbereidingsfase beperkt is, aangezien de meeste werkzaamheden reeds in de ontwerpfasen zijn vastgelegd. Voor deze fasen kunnen werkvoorbereiders wel input leveren voor het maken van een expliciete afweging tussen bepaalde alternatieven. Dit gebeurt daar door het opstellen van een Trade Off Matrix (TOM). De geïnterviewde werkvoorbereider van BCN is van mening dat ook in de werkvoorbereidingsfase een TOM voordelen kan bieden. Een TOM stimuleert het maken van een gestructureerde keuze, biedt duidelijkheid en achteraf kan altijd worden verantwoord waarom een bepaald optie is gekozen. In de werkvoorbereidingsfase kunnen uitvoeringsmethodes (bijvoorbeeld het type kraan) of materiaalkeuzes (bijvoorbeeld het type bekistinghout) tegen elkaar worden afgewogen. Chen, Okudan en Riley (2009) hebben hiervoor een aantal criteria ontwikkeld waarmee de duurzaamheid van een constructiemethode voor een betonnen bouwwerk kan worden beoordeeld. Als in deze fase een afweging plaatsvindt, worden alternatieven gescoord op criteria als uitvoeringstechnische mogelijkheden, financiën en vormgeving. Uiteindelijk geven contracteisen Pagina | 43

Systems Engineering in de realisatiefase en de kosten van een optie toch vaak de doorslag. In ieder geval is er bij het nemen van afwegingen weinig zicht op de behoeften van stakeholders; er wordt van uitgegaan dat deze behoeften in eisen zijn vertaald. De uitvoerder neemt in de uitvoeringsfase beslissingen vaak op gevoel. Hij kent de Trade Off Matrix niet als hulpmiddel voor het maken van afwegingen. Het lijkt hem ook niet erg nuttig, aangezien er in deze fase veel kleinere keuzes (zoals het aantal personeel dat aan een deelobject werkt) en vaak binnen korte tijd moeten worden genomen.

5.3

KWS

Uit de interviews met de werkvoorbereider (zie Bijlage 22) en hoofduitvoerder (zie Bijlage 23) van KWS komt het volgende naar voren. Volgens KWS dient een keuringsplan weer te geven welke metingen of keuringen in de uitvoeringsfase verricht moeten worden om de kwaliteit van het werk aan te tonen. Het keuringsplan dient aan te geven door wie, wanneer en hoe een bepaalde keuring uitgevoerd moet worden. In zowel het oude als het nieuwe keuringsplan worden alle keuringen aan eisen gekoppeld. Dit is enerzijds mogelijk doordat in de ontwerpfasen de eisen vrij gedetailleerd zijn uitgewerkt en anderzijds doordat de werkzaamheden van KWS goed voorspelbaar en niet erg complex zijn. Voor al deze werkzaamheden worden vanuit het KAM-systeem van KWS standaard keuringen voorgeschreven. Voor de discipline Wegen zijn er over het algemeen dus meer eisen dan keuringen, waardoor elke keuring aan een eis gekoppeld kan worden. De standaard keuringen komen uit het KAM-systeem van KWS. Dit systeem is beschreven in het KAM-handboek van KWS. Dit handboek bevat allerlei standaardprocedures en keuringen, die van de Standaard RAW Bepalingen zijn afgeleid. Voor deze keuringen zijn standaard keuringsformulieren beschikbaar die gebruikt kunnen worden voor het aantonen (afvinken) van bepaalde contractof afgeleide eisen. Eisen die niet direct middels een standaard keuring kunnen worden aangetoond, worden middels een dagrapport aangetoond of er wordt een aparte verificatiemethode opgenomen. In een dagrapport staan alle werkzaamheden die op een bepaalde dag door de uitvoerders zijn verricht. Dit rapport kan gebruikt worden om met name de wat vagere (proces)eisen aan te tonen. Zo kan er melding worden gemaakt van sproeiwerkzaamheden ter voorkoming van verstuiving. Het dagrapport maakt deel uit van de normale bedrijfsvoering van KWS en dient bijvoorbeeld ook als basis voor het betalen van onderaannemers. Omdat het ook als bewijsdocument wordt gebruikt, dient er tegenwoordig wel explicieter te worden gewerkt en moet er rekening worden gehouden dat de inhoud geschikt is voor de opdrachtgever. Het opstellen van een keuringsplan behoort tot de verantwoordelijkheid van de werkvoorbereider. De werkvoorbereider stelt een keuringsplan voor zowel de werkvoorbereidings- als de uitvoeringsfase op. In de praktijk wordt hier vaak gelijktijdig aan gewerkt. Het keuringsplan voor de werkvoorbereidingsfase betreft een intern document dat niet naar Rijkswaterstaat wordt verzonden en bevat eisen met betrekking tot de inkoop en vergunningen. De keuringsnota van deze fase wordt wel (ter informatie) verstrekt. Voor het opstellen van de keuringsplannen wordt de Procedure Opstellen Keuringsplan van de koepel gevolgd. Hierbij is er regelmatig overleg tussen de hoofduitvoerder en de werkvoorbereider over de inhoud van het keuringsplan. In ieder geval wordt het keuringsplan middels een checkprint door zowel de hoofduitvoerder, werkvoorbereider en de systems engineer gecontroleerd. Bij het opstellen van keuringsplannen wordt geprobeerd de administratieve last zoveel mogelijk te beperken. In de keuringsplannen van KWS zijn daarom vooral de contracteisen (uit Vraagspecificatie I) en de daarvan afgeleide eisen opgenomen. De meeste proceseisen (uit Vraagspecificatie II) worden opgenomen in het Projectkwaliteitsplan (PKP) en de werkinstructies van KWS. Doordat die reeds zijn geaccepteerd door Rijkswaterstaat, hoeven deze eisen niet meer in de uitvoeringsfase aangetoond te worden (en dus niet meer in een keuringsplan worden opgenomen). Ook zaken die als vakkennis beschouwd mogen worden, worden niet in een keuringsplan opgenomen. Voor de Pagina | 44

Aanpak Combinatie Leo ten Brinke bindende documenten geldt hetzelfde. Hier wordt in het PKP en in andere plannen regelmatig naar verwezen, maar deze komen niet allemaal in keuringsplannen terecht. De geïnterviewden geven aan dat de meest bindende documenten betrekking hebben op de ontwerpactiviteiten en daarom in de realisatiefase minder van belang zijn. De werkvoorbereider stelt per object een keuringsplan op. Dit wordt door de geïnterviewden omschreven als een horizontale inrichting van het plan. Een keuringsplan bevat namelijk per object (bijvoorbeeld het Bolderpad) eisen voor meerdere activiteiten (bijvoorbeeld grondwerk, fundering en asfalt). Deze inrichting hangt samen met de betaalposten. Bij een verticale inrichting van het keuringsplan (namelijk per activiteit, bijvoorbeeld grondwerk) zou pas bij oplevering verrekend kunnen worden, aangezien dan pas alle eisen aangetoond kunnen worden. De keuringsplannen worden voor de start van het werk ter acceptatie ingediend bij Rijkswaterstaat. De geïnterviewden hebben geen duidelijk beeld van de manier waarop deze plannen worden getoetst. Voor het uitvoeren van de keuringen heeft KWS voor alle keurders een algemeen keuringsplan ontwikkeld dat als leidraad bij het uitvoeren van de keuringen dient. Dit is een klein plastic kaartje waarop voor de belangrijkste werkzaamheden (grondwerk, rioleringen, sleuven algemeen, steenfundering, straatwerk en asfaltverhardingen) de norm of maximale afwijking, de minimale controlefrequentie en de minimale registratiefrequentie zijn vastgelegd. Deze gegevens komen voort uit het KAM-systeem van KWS, dat gebaseerd is op de Standaard RAW Bepalingen. Het algemene keuringsplan wordt naast het ‘normale’ keuringsplan gebruikt en geeft voor circa 80 % van de werkzaamheden weer wat en wanneer er moet worden gekeurd. Als tijdens een keuring een afwijking wordt geconstateerd, wordt de afwijkingenprocedure in gang gezet. KWS maakt een onderscheid tussen interne en externe afwijkingen. Bij een interne afwijking stelt de hoofduitvoerder een maatregel ter correctie voor. Er wordt van een externe afwijking gesproken als deze gevolgen heeft voor de kwaliteit van het project. Er vindt dan vastlegging en afhandeling plaats volgens de afwijkingenprocedure van de koepel. De afwijkingenprocedure heeft volgens de geïnterviewden de voorkeur boven een contractwijziging (vtw), omdat dat veel meer tijd en geld kost. De resultaten van de keuringen worden vastgelegd in standaard registratieformulieren. Deze formulieren vormen de bewijsdocumenten waarmee de contracten afgeleide eisen worden aangetoond. In de keuringsnota wordt verwezen naar deze bewijsdocumenten. In deze nota staat per eis door wie, wanneer en hoe een bepaalde keuring is verricht en wat het resultaat daarvan was. Als het resultaat voldoet aan de gestelde eis, is daarmee de eis aangetoond. Als het resultaat niet overeenkomt met de eis, wordt hiervan apart een melding gemaakt in de keuringsnota. De geïnterviewden zijn positief over de huidige opzet van de keuringsnota. De bewijsdocumenten worden verzameld en in mappen gearchiveerd. Hiervoor krijgt elk bewijsdocument een uniek nummer dat verwijst naar de datum en tijd waarop de keuring aan het computersysteem is toegevoegd. Elk bewijsdocument wordt (chronologisch) aan de reeds verzamelde documenten toegevoegd. Doordat tegelijkertijd aan meerdere objecten wordt gewerkt, komen de keuringsformulieren door elkaar heen in de mappen te staan. Verder worden alle bewijsdocumenten periodiek ingescand en digitaal gearchiveerd. Binnen KWS zijn echter plannen om de documenten op een andere manier te archiveren. Men is van plan om in de toekomst bewijsdocumenten per object te verzamelen. Deze worden dan in mappen per werkpakket (bestaande uit meerdere objecten) verzameld. Bij KWS wordt bij het verificatiemanagement geen gebruik gemaakt van tweedelijns keuringen. Dit levert een kostenbesparing op, maar mogelijk ook een risico (aangezien middels deze keuringen afwijkingen zouden kunnen worden opgemerkt). In het verleden is deze afweging echter gemaakt. Pagina | 45

Systems Engineering in de realisatiefase Keuzes in de realisatiefase bij KWS Voornamelijk in de werkvoorbereidingsfase worden beslissingen al vaak genomen aan de hand van een Trade Off Matrix (TOM). De geïnterviewden merken wel op dat de meeste keuzes reeds in de ontwerpfasen zijn genomen. Het opstellen van een TOM is echter ook in de werkvoorbereidingsfase mogelijk. Een TOM wordt door KWS beschouwd als een handige manier om keuzes te maken. Aan de hand van een dergelijke matrix kan namelijk op een systematische manier een afweging tussen bepaalde opties worden gemaakt. Daarnaast is een TOM ook vooral een handige manier om met elkaar te overleggen. Er is nauwelijks zicht op de eisen en wensen van stakeholders. Bij de start van het project is het belang van een goede stakeholderanalyse onderschat. Door het gebrek aan inzicht in deze eisen en wensen van stakeholders is niet altijd duidelijk waar precies behoefte aan is. Soms zijn deze behoeften moeilijk in te schatten, zoals bij de TOM voor de schanskorven langs de spoorbaan. Dit vormt een belemmering bij het opstellen van een TOM. De kleuren in de TOM waarmee de mate van acceptatie wordt aangegeven, worden dan ook in overleg door de werkvoorbereiders zelf ingeschat. Aan de andere kant is in het tweede interview echter aangegeven dat ervan uit wordt gegaan dat de stakeholdereisen allemaal reeds in het ontwerp zijn verwerkt.

5.4

Tweedelijns keuringen BCN

Vanuit het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort worden er bij de discipline Beton door een tweedelijns toetsfunctionaris zogenaamde tweedelijns keuringen verricht. Dit onderwerp valt formeel buiten de scope van dit onderzoek, maar heeft toch belangrijke raakvlakken. Derhalve wordt het hier toch besproken. Het doel hiervan van de tweedelijns keuringen is het nagaan of de uitvoeringswerkzaamheden voldoen aan de eisen uit de overeenkomst en of de risico’s voor het project op een acceptabel niveau blijven (Vrielink, 2010). Een bijkomend doel is dat er extra bewijs wordt verzameld en vastgelegd voor een rechtmatige betaling (Van Hattum en Blankevoort, 2009). Hier volgen de bevindingen van een aantal gesprekken met de tweedelijns toetsfunctionaris bij Combiplan Nijverdal, de hoofduitvoerder van BCN en de uitvoerder van BCN. Bovendien is er op de ochtend van dinsdag 1 juni 2010 op locatie meegelopen bij het uitvoeren van de tweedelijns keuringen. Op deze dag is (onder andere) van de Spoorbrug Regge het betonwerk en van de NoordZuidverbinding de aarding getoetst. De tweedelijns toetsfunctionaris werkt op het moment van schrijven (juni 2010) een dag per week (dinsdag) op Combiplan Nijverdal. De andere dagen is hij werkzaam aan andere projecten in Nederland. Omdat de drie kleine kunstwerken (Spoorbrug Regge, Nevengeul en NoordZuidverbinding) allemaal al of bijna zijn voltooid, valt er minder te toetsen en worden de werkzaamheden minder. Rond september 2010 zal het weer drukker worden, aangezien dan met het betonwerk van de bouwkuip wordt gestart. Het proces van de tweedelijns keuringen verloopt op de volgende manier. Op basis van (met name) de planning, bepaalt de tweedelijns toetsfunctionaris welke werkzaamheden getoetst worden. De resultaten van deze toets worden vastgelegd in een toetsrapport, dat dezelfde dag nog besproken wordt met de hoofduitvoerder van BCN. Het toetsrapport wordt digitaal opgeslagen op de schijf van BCN en wordt door de hoofduitvoerder in een map gearchiveerd. De bevindingen uit het toetsrapport geeft de hoofduitvoerder door aan de werkvoorbereider, uitvoerder of een andere actiehouder. Volgens de hoofduitvoerder wordt meestal op dezelfde dag nog actie ondernomen om tekortkomingen te verhelpen. De tweedelijns toetsfunctionaris kan er dan van uitgaan dat de volgende week zijn bevindingen zijn verwerkt. Doordat de tweedelijns toetsfunctionaris een vaste dag in de week naar Combiplan Nijverdal komt, vallen de toetsmomenten soms niet goed samen met de uitvoeringswerkzaamheden. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de bouw vertraging heeft en er niet veel is gebeurd sinds de vorige Pagina | 46

Aanpak Combinatie Leo ten Brinke toets. Ook het omgekeerde is mogelijk, als er juist veel werkzaamheden worden verricht waarbij vaker toetsen gewenst was. Zo kan een keuring de ene week een groter nut hebben dan een andere week. Volgens de tweedelijns toetsfunctionaris is het juist nuttig dat er gecontroleerd wordt in een lopend proces. Als dan geconstateerd wordt dat bepaalde werkzaamheden nog verricht moeten worden, wordt hier een melding van gemaakt in het toetsrapport. Dit kan dan als handige reminder voor de uitvoerder dienen. Verder kan het uitvoerend personeel anticiperen op het gegeven dat de tweedelijns toetsfunctionaris een vaste dag per week langskomt. Zo zou het bijvoorbeeld kunnen dat het personeel alleen op de dag dat hij langskomt een (verplichte) helm draagt, en de andere dagen niet. Uitvoerend personeel blijkt zich daarnaast soms op de vingers gekeken te voelen en is daarom wat terughoudend tegenover de tweedelijns keuringen. Hierdoor zullen zij niet automatisch goed meewerken met de toetsen die verricht worden. Afwijkingen en fouten kunnen achtergehouden worden, omdat mensen bang zijn voor een negatief oordeel over hun functioneren. Dit laatste is volgens de hoofduitvoerder onterecht, omdat de resultaten nog nooit gebruikt zijn om mensen persoonlijk op hun gedrag aan te spreken. Overigens kan de hoofduitvoerder de uitvoerder wel aanspreken op bepaalde tekortkomingen van het werk. De terughoudendheid van het uitvoerend personeel kan demotiverend werken voor de tweedelijns toetsfunctionaris. Volgens Abraham Maslow zijn individuen gemotiveerd om de behoefte te vervullen die op dat moment het meest dominant is (Boddy, 2008). Deze behoeften vormen een hiërarchie. Onderaan deze hiërarchie staan fysiologische behoeften (bijvoorbeeld de zekerheid van een vast salaris), die de meeste mensen als eerst zullen proberen te vervullen. Naar boven toe staan vervolgens veiligheid (bijvoorbeeld een veilige werkomgeving), betrokkenheid (bijvoorbeeld prettige omgang met collega’s), waardering (bijvoorbeeld respect van anderen) en zelfverwezenlijking (bijvoorbeeld goede promotiemogelijkheden). Werknemers zullen deze behoeften allemaal in zekere mate hebben, maar zijn het meest gemotiveerd om de behoeften te vervullen die op dat moment het meest aanwezig zijn (Boddy, 2008). In het geval van de tweedelijns toetsfunctionaris lijkt de behoefte tot meer betrokkenheid het grootst, aangezien het bouwplaatspersoneel op dit moment nog wat terughoudend is met het meewerken aan de toetsen. Het in grotere mate vervullen van deze behoefte zal dus tot een hogere werkmotivatie leiden.

5.5


In dit hoofdstuk stond de vraag centraal hoe Systems Engineering in de realisatiefase door de Combinatie Leo ten Brinke wordt toegepast. Uit dit deelonderzoek blijkt dat de binnen de Combinatie Leo ten Brinke in de realisatiefase een systematische, expliciete werkwijze wordt nagestreefd. Hierbij hanteren de combinanten een KAMsysteem gebaseerd op de norm ISO 9001:2000, dat aansluit op het KMS van de koepel. Vanwege verschillende KAM-systemen, gaan de combinanten ook op een verschillende manier om met het verificatiemanagement in de realisatiefase. Middels procedures en andere afspraken is de aansluiting van de werkwijzen van de disciplines op die van de koepel gewaarborgd. De systems engineer van de koepel heeft een centrale rol bij het bewaken van eenheid van de aanpak van Systems Engineering door de verschillende disciplines. Deze eenheid blijkt onder andere uit het feit dat door disciplines op dezelfde manier keuringsplannen, -rapporten en –nota’s worden opgesteld. De werkwijze van de combinanten blijkt voor de disciplines tot een ongewenste hogere administratieve last te leiden. Er dient veel gedocumenteerd en expliciet vastgelegd te worden. Om dit te beperken, worden zoveel mogelijk proceseisen verwerkt in werkplannen en worden ook eisen die als vakkennis beschouwd mogen worden uit de keuringplannen weggelaten. Uit het onderzoek blijkt verder dat voor het nieuwe keuringsplan onder de combinanten draagvlak bestaat. Dit nieuwe keuringsplan biedt vooral voor BCN een oplossing voor geconstateerde Pagina | 47

Systems Engineering in de realisatiefase knelpunten. Het integreert daar de door hen gehanteerde keuringsmatrix met het oude keuringsplan en laat de koppeling tussen eisen en keuringen gedeeltelijk los. Bij KWS kunnen over het algemeen alle keuringen aan eisen worden gekoppeld, doordat deze werkzaamheden minder complex zijn en eisen verder zijn afgeleid. Binnen zowel BCN als KWS blijkt men niet te weten hoe de keuringsplannen door Rijkswaterstaat worden getoetst. De manier waarop de disciplines bewijsdocumenten traceerbaar maakten, bleek tijdrovend. Bij BCN werd elk bewijsdocument gecodeerd verwijzend naar het object, maar dit gebeurde niet altijd consistent. De documenten werden per keuringsplan gearchiveerd. Bij KWS werd elk bewijsdocument gecodeerd verwijzend naar het moment waarop de keuring aan het computersysteem werd toegevoegd. Beide disciplines archiveren alle bewijsdocumenten in mappen. KWS scant daarnaast periodiek ook alle bewijsdocumenten in en archiveert deze digitaal. Beide disciplines hebben plannen om op een minder tijdrovende manier bewijsdocumenten traceerbaar te maken. BCN wil nog slechts verwijzen naar mappen in plaats van naar documenten en ook KWS wil de bewijsdocumenten per object gaan verzamelen. Er bestaat voornamelijk bij BCN een kennisachterstand bij de uitvoerders wat betreft de aanpak van Systems Engineering. Dit komt mede doordat er niet goed gecommuniceerd wordt tussen werkvoorbereiding en uitvoering. Overleg vindt bij BCN vooral ad hoc en op afstand (telefonisch) plaats. De software PSE en PRT die voor het verificatiemanagement wordt gebruikt, blijkt enigszins verouderd. De software vereist veel handmatige acties van de systems engineer en is op een aantal vlakken inefficiënt. Er zijn nieuwere en andere versies van de software in omloop. Hoewel het onderzoek zich hier niet op heeft gefocust, is gebleken dat in de realisatiefase beslissingen vaak nog niet op een expliciete manier genomen worden. Bij KWS is het wel gebruikelijker om voor expliciet keuzes te maken middels een Trade Off Matrix dan bij BCN. Vooral de werkvoorbereidingsfase biedt mogelijkheden voor het expliciet afwegen van alternatieven. Bij het maken van die afwegingen vormt het ontbreken van een reproduceerbare stakeholderanalyse een serieuze belemmering voor de combinanten. Tot slot is gebleken dat er bij BCN tweedelijns keuringen worden uitgevoerd conform het KAMsysteem van Van Hattum en Blankevoort. Verschillende partijen staan met een verschillende houding tegenover deze keuringen. Bij het uitvoerend personeel bestaat weerstand tegen deze keuringen en het nut ervan wordt betwijfeld.

Pagina | 48


6 Vergelijking deelonderzoeken In de vorige drie hoofdstukken zijn de resultaten van de drie deelonderzoeken besproken. In dit hoofdstuk worden deze resultaten met elkaar vergeleken. Hier zal dan ook ingegaan worden op de mate van overlap tussen de verwachtingen van de opdrachtgever, de verwoording in het contract en de aanpak van de Combinatie Leo ten Brinke (zie ook Figuur 10). In elke stuk zal een onderwerp met betrekking tot het verificatiemanagement vanuit deze drie perspectieven worden besproken. Aan de hand van deze bevindingen, kunnen in het volgende hoofdstuk conclusies worden getrokken waarmee een antwoord op de hoofdvraag wordt gegeven.

6.1

Inrichting nieuwe keuringsplan

Het nieuwe keuringsplan vormde het uitgangspunt van dit onderzoek. Dit keuringsplan integreert voor BCN de keuringsmatrix met het oude keuringsplan en wordt verder gekenmerkt doordat niet alle generieke keuringen aan eisen zijn gekoppeld. Deze keuringen komen voort uit het KAMsysteem van de discipline en worden vaak vanuit jarenlange ervaring uitgevoerd. Voor eisen die niet middels een generieke keuring kunnen worden aangetoond, wordt een andere verificatiemethode geformuleerd (maar dit is nauwelijks het geval). Vanuit de theorie van Systems Engineering is deze methode onjuist. Er kunnen namelijk keuringen worden uitgevoerd, zonder dat daarmee een eis wordt aangetoond. Volgens onder andere Grady (1998) en Buede (2000) dienen verificaties (of keuringen) juist uitgevoerd te worden om aan te tonen dat een ontwerp (of object) voldoet aan de gestelde eisen, wat hier dus niet gebeurd. Vanuit het KAM-systeem gezien, dragen deze keuringen desondanks bij aan het waarborgen van de kwaliteit van een te bouwen object. Bij een KAM-systeem gebaseerd op de norm ISO 9001:2000 staat continue procesverbetering centraal (Aarts, 2006). Hiermee wordt beoogd de kwaliteit van te realiseren producten te beheersen. Voor het verificatiemanagement van de combinanten betekent dit dat er voor allerlei typen werk standaard keuringen worden voorgeschreven. Het blijkt dat deze keuringen nuttig zijn om de kwaliteit van objecten te waarborgen. Praktisch gezien is het loslaten van de koppeling tussen keuringen en eisen ook handig gebleken. Dit beperkt namelijk voornamelijk voor werkvoorbereiders en uitvoerders van BCN de administratieve last, die toch al als hoog wordt ervaren. Zo hoeven niet alle keuringen eerst in eisen te worden omgezet teneinde een keuring uit te kunnen voeren waarmee een eis aangetoond kan worden. Verder wordt in de keuringsnota niet verwezen naar de resultaten van deze keuringen, maar worden de keuringsformulieren wel gearchiveerd en zijn ze traceerbaar. De opdrachtgever Rijkswaterstaat vindt het nieuwe keuringsplan een geschikte oplossing voor de geschetste problemen. Volgens Rijkswaterstaat is het in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de Combinatie Leo ten Brinke om een werkbare oplossing te vinden. De oplossing in de vorm van een nieuw format voor een keuringsplan wordt door de geïnterviewden positief beoordeeld. De generieke keuringen geven richting de opdrachtgever namelijk het signaal dat de opdrachtnemer zorgvuldig zijn processen inricht en oog heeft voor de kwaliteit van te ontwikkelen objecten (ondanks dat sommige van deze keuringen geen eis aantonen). Aan de hand van een lijst met kritische objecten, kan Rijkswaterstaat besluiten een ingediend keuringsplan op basis van een risicoprofiel te toetsen. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke is men niet goed op de hoogte van de wijze waarop dit gebeurt. Rijkswaterstaat verwacht dat de Combinatie Leo ten Brinke bij het opstellen van keuringsplannen rekening houdt met risico’s, raakvlakken, vergunningvoorwaarden, V&G-eisen, reviews en bindende en informatieve documenten. Bij een toets wordt beoordeeld of de Combinatie Leo ten Brinke hier voldoende rekening mee heeft gehouden. Het expliciet opnemen van generieke keuringen (die niet aan een eis zijn gekoppeld) kan Rijkswaterstaat ook hier vertrouwen bieden in de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke.

Pagina | 49

Systems Engineering in de realisatiefase Het contract biedt nauwelijks aanknopingspunten voor de wijze waarop met generieke keuringen moet worden omgegaan. In Vraagspecificatie II staat vermeld dat de opdrachtnemer verplicht is een kwaliteitsmanagementsysteem volgens de norm ISO 9001:2000 te hanteren. Er wordt niet ingegaan op de wijze waarop in het keuringsplan met de keuringen die hieruit volgen moet worden omgegaan. Het nieuwe keuringsplan houdt op een eigen manier rekening met de documenteisen uit Vraagspecificatie II. De criteria die hierin vermeld staan, vormen niet een op een de kolommen in een keuringsplan. Zo worden allereerst de betrokkenen bij een keuring weergegeven in de kolom Wie, zonder conform de documenteisen een melding te maken van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de betrokkenen. Verder is aan het nieuwe keuringsplan de kolom keuringsactiviteit toegevoegd, waardoor (bij BCN) een clustering van keuringen mogelijk is (vergelijkbaar met de door hen gehanteerde keuringsmatrix). De beschrijving van de keuringsmethode wordt verder in drie kolommen weergegeven: Methode (bijvoorbeeld Documentinspectie), Procedure (bijvoorbeeld BVS-VHB Doc.nr.: 5.0) en Hoe (bijvoorbeeld Controleren in document leverancier). Het nieuwe keuringsplan biedt tot slot geen ruimte meer aan de kolom Validatie. Volgens eis 201 dienen verificatiemethoden die niet algemeen erkend en/of genormaliseerd zijn, te worden gevalideerd. Aangezien vrijwel alle keuringen kunnen worden verricht middels een voorgeschreven verificatiemethode, hoeven weinig methodes te worden gevalideerd. In het oude keuringsplan stond hier daarom vaak ‘n.n.t.b.’ (nog nader te bepalen) en is het daarom weggehaald. Samenvattend komt de inrichting van het nieuwe keuringsplan niet helemaal overeen met de contracteisen en klopt het theoretisch gezien niet, maar wordt het wel positief beoordeeld door Rijkswaterstaat. Bovendien is er intern draagvlak voor het keuringsplan, omdat het de administratieve last voor werkvoorbereiders en uitvoerders beperkt.

6.2

Inrichting keuringsrapporten en –nota’s

De resultaten van de uitgevoerde keuringen worden vastgelegd in een keuringsrapport. Het keuringsrapport wordt als bijlage toegevoegd aan de keuringsnota (‘verificatienota uitvoeringswerkzaamheden’). Het keuringsrapport geeft in tabelvorm weer welke eisen in de uitvoeringsfase gekeurd zijn. Per eis is, conform het bijbehorende keuringsplan, weergegeven volgens welke keuringsmethode en procedure de eis beoordeeld is. Als aan de bijbehorende eis voldaan is en de keuring is volgens het keuringsplan uitgevoerd, wordt de eis afgevinkt. Er wordt dan een verwijzing opgenomen naar het bewijsdocument waarmee de eis aangetoond wordt. In de keuringsnota wordt verder een toelichting gegeven van de mogelijke afwijkingen die tijdens het keuren zijn geconstateerd. Zo kan er vanwege praktische redenen van de voorgestelde keuringsmethode zijn afgeweken of kan geconstateerd worden dat een object niet voldoet aan de gestelde eisen. In deze gevallen worden deze afwijkingen in een aparte lijst opgenomen. Hierin staat per eis welke afwijking is geconstateerd en welke correctieve en preventieve maatregelen vervolgens genomen zijn. Volgens de nieuwe werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke worden er keuringen uitgevoerd die niet aan een eis gekoppeld zijn. Het resultaat van deze keuringen komt niet terug in het keuringsrapport (of de keuringsnota). Dit komt doordat het rapport automatisch door het gehanteerde computersysteem wordt gegenereerd aan de hand van de ingevoerde eisen. Vanwege het ontbreken van de koppeling tussen keuring en eis, komt het resultaat van deze keuringen niet in het keuringsrapport terecht. Volgens Rijkswaterstaat hoeven deze keuringen ook niet in het keuringrapport te worden opgenomen. Het opnemen van de keuringen in het keuringsplan is voldoende om de werkwijze van de opdrachtnemer te kunnen beoordelen. Rijkswaterstaat verwacht aan de hand van een keuringsrapport na te kunnen gaan in hoeverre een gerealiseerd product voldoet aan de gestelde eisen. Pagina | 50

Vergelijking deelonderzoeken Het contract gaat niet specifiek in op de generieke keuringen. De opdrachtnemer is echter verplicht een kwaliteitsmanagementsysteem gebaseerd op de norm ISO 9001:2000 te hanteren. Van daaruit kan beredeneerd worden dat alle keuringen die in het keuringsplan zijn opgenomen ook daadwerkelijk uitgevoerd moeten worden en dat ook de resultaten van de keuringen die niet aan een eis gekoppeld zijn, opgenomen moeten worden in het keuringsrapport. Inhoudelijk voldoet het keuringsrapport op de belangrijkste punten aan de documenteisen in het contract. Het keuringsrapport geeft net als het keuringsplan niet de validatie van de verificatiemethode weer, net als de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de keurder. Verder biedt het keuringsrapport niet duidelijk ruimte voor de beperkende omstandigheden tijdens de keuring. Deze beperkingen kunnen wel worden opgenomen in het veld Opmerkingen. Aan de overige documenteisen wordt verder wel voldaan. De keuringsnota die door de Combinatie Leo ten Brinke wordt opgesteld, bevat alle vereiste informatie. Zo wordt aan de keuringsnota het keuringsrapport toegevoegd. In het keuringsrapport is per keuringsresultaat te vinden welke eis aangetoond is en wat de bovenliggende eisen zijn (en dus per eis de traceerbaarheid naar de contracteisen). Daarnaast is in de keuringsnota ook een overzicht opgenomen van de punten waarop niet aan de eisen voldaan is. Voor deze afwijkingen zijn correctieve en/of preventieve maatregelen geformuleerd. Samenvattend kan gezegd worden dat de keuringen zonder koppeling aan eisen volgens het contract wel in het keuringsrapport moeten worden opgenomen, maar dat dit volgens Rijkswaterstaat zelf niet hoeft en dat de Combinatie Leo ten Brinke deze keuringen ook niet opneemt. Verder wijken de keuringsrapporten en –nota’s inhoudelijk op een aantal kleinere punten af van de documenteisen in Vraagspecificatie II.

6.3

Traceerbaarheid verificaties

De keuringsformulieren van alle uitgevoerde keuringen worden traceerbaar gemaakt. Daardoor kan op verzoek aangetoond worden dat een keuring is verricht en wat het resultaat daarvan was. Dit kan zich voordoen als een object niet naar behoren blijkt te functioneren, bijvoorbeeld bij een lekkage in de tunnel. Om in een dergelijk geval een bewijsdocument terug te vinden, moet een manier voor het traceerbaar maken van de keuringsregistraties worden gevonden. Rijkswaterstaat verwacht dat de opdrachtnemer zelf een systeem hanteert voor het terugvindbaar maken van de bewijsdocumenten. Hoe dit systeem eruit ziet, behoort tot de verantwoordelijkheid (en de kracht) van de opdrachtnemer. Rijkswaterstaat verlangt niet dat de Combinatie Leo ten Brinke alle registratieformulieren (naast analoog) ook digitaal bewaart. Er worden ook geen eisen gesteld aan de codering van bewijsdocumenten of aan de snelheid en efficiëntie waarmee documenten terugvindbaar zijn. Het contract beschrijft ook niet de manier waarop keuringsformulieren traceerbaar moeten zijn. Hierin is enkel vermeld dat er in het keuringsrapport naar het bewijsdocument waarmee eisen aangetoond worden, dient te worden verwezen. Strikt genomen betekent dit dat er naar afzonderlijke bewijsdocumenten moet worden verwezen, waarvoor een codering kan worden gebruikt. Dit houdt in dat contractueel niet enkel naar bijvoorbeeld een map kan worden verwezen, maar dat juist naar de bewijsdocumenten zelf moet worden verwezen. Aangezien volgens vertegenwoordigers van Rijkswaterstaat de opdrachtnemer echter helemaal zelf verantwoordelijk is voor het traceerbaar maken van keuringen, is het de vraag of dit ook zo bedoeld is. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke zijn de combinanten zelf verantwoordelijk voor het traceerbaar maken van hun bewijsdocumenten. Zowel BCN als KWS staan daarbij op het punt om de mannier waarop zij dat momenteel doen, te veranderen. Hier speelt wederom het terugdringen van de administratieve last een rol. Bij BCN werden alle bewijsdocumenten genummerd en vervolgens in mappen per keuringsplan gearchiveerd. Het nummer verwees naar het object waarvoor de keuring was verricht. In het keuringsrapport werd dit nummer gebruikt om naar het formulier te verwijzen. De Pagina | 51

Systems Engineering in de realisatiefase keuringsformulieren zijn nog niet ingescand en digitaal gearchiveerd, maar de bedoeling is dat dit in de toekomst wel gaat gebeuren. Bij KWS werden alle keuringsformulieren gecodeerd en chronologisch aan mappen toegevoegd. Deze codering verwees naar de dag en het tijdstip waarop een bewijsdocument in het softwarepakket PRT aan een eis was gekoppeld. De bewijsdocumenten van de keuringen van alle objecten werden op chronologische wijze aan mappen toegevoegd. Bovendien werden alle bewijsdocumenten periodiek ingescand en digitaal gearchiveerd. Beide disciplines zijn voornemens de bewijsdocumenten op een manier die minder tijd kost te archiveren. BCN wil vanaf het moment dat met de aanleg van de tunnel wordt gestart bewijsdocumenten per object (namelijk per bouwkuipsectie) verzamelen. Er worden dan per bouwkuipsectie mappen aangehouden waarbinnen met behulp van tabbladen een onderscheid wordt gemaakt per type keuringsformulier. Het terugvinden van een bewijsdocument kan zo wat langer duren, maar er wordt veel tijd bespaard aangezien niet alle formulieren afzonderlijk hoeven te worden genummerd. KWS wil bewijsdocumenten ook per object verzamelen. Er zullen mappen per werkpakket (bestaande uit meerdere objecten) worden aangehouden. Per object zullen tabbladen bewijsdocumenten per activiteit (met een verschillende WBS-code) scheiden. Binnen deze tabbladen worden formulieren op chronologische wijze toegevoegd. Dit is een logischere manier van indelen dan voorheen en beperkt de hoeveelheid tijd die men kwijt is aan het archiveren. Het is nog onbekend of ook de reeds gedane keuringen aan deze mappen worden toegevoegd. Samenvattend geeft Rijkswaterstaat niet aan hoe bewijsdocumenten traceerbaar moeten worden gemaakt. Het contract vermeldt tussen de regels door dat bewijsdocumenten afzonderlijk gecodeerd moeten worden. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke werd dat gedaan. De combinanten zullen echter waarschijnlijk in mappen een logischere manier van archiveren hanteren, waarna juist niet meer elk bewijsdocument afzonderlijk wordt gecodeerd.

6.4

Traceerbaarheid keuzes

Hoewel dit onderdeel formeel buiten de scope van dit onderzoek valt, zijn er een aantal bevindingen met betrekking tot het nemen van keuzes in de realisatiefase geconstateerd. Het systematisch maken van keuzes draagt bij aan een expliciete, transparante werkwijze. Deze bevindingen worden hier weer vanuit de drie invalshoek belicht. Rijkswaterstaat eist van de opdrachtnemer een expliciete werkwijze. In de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase betekent dit dat belangrijke keuzes traceerbaar moeten zijn. Hoewel de beslissingen met de grootste impact reeds in de ontwerpfasen genomen zijn, moeten ook in deze fasen belangrijke keuzes worden gemaakt. Een geschikt hulpmiddel om opties tegen elkaar af te wegen is de Trade Off Matrix. Dit is een tabel waarin meerdere opties op criteria voortkomend uit de belangrijkste eisen, kosten en risico’s worden beoordeeld en tegen elkaar worden afgewogen. Voordelen hiervan zijn dat keuzes traceerbaar worden vastgelegd en achteraf een gekozen optie kan worden verantwoord. Het contract stelt geen specifieke eisen aan het traceerbaar maken van keuzes. In ontwerpnota’s dient de opdrachtnemer oplossingen te onderbouwen, maar over keuzes bij de realisatie van objecten wordt niet gesproken. Wel wordt de opdrachtnemer verplicht een expliciete werkwijze toe te passen. Het contract vermeldt hierbij niet hoe daarbij met de behoeften van stakeholders om moet worden gegaan. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke worden in de realisatiefase keuzes nog niet vaak expliciet middels een Trade Off Matrix genomen. Bij KWS is dit wel gebruikelijker dan bij BCN. In de werkvoorbereidingsfase gebeurt het ook meer dan in de uitvoeringsfase. Dit komt omdat in de uitvoeringsfase keuzes vaker ad hoc moeten worden genomen en van een kleinere omvang zijn. In beide fasen is de bewegingsvrijheid echter beperkt, aangezien de belangrijkste keuzes reeds in de ontwerpfasen genomen zijn. Pagina | 52

Vergelijking deelonderzoeken Een serieuze belemmering bij het afwegen van keuzes is hierbij het gebrek aan een reproduceerbare stakeholderanalyse. Door het gebrek aan inzicht in de eisen en wensen van stakeholders, is niet altijd duidelijk waar er precies behoefte aan is. Samenvattend eist het contract een expliciete werkwijze van de opdrachtnemer, maar vermeldt het niet wat dit precies betekent voor het nemen van keuzes. Rijkswaterstaat verwacht eveneens een expliciete werkwijze en vindt de Trade Off Matrix een geschikt hulpmiddel. Binnen de Combinatie Leo ten Brinke wordt dit hulpmiddel nog niet vaak gebruikt, al gebeurt dit bij KWS vaker dan bij BCN.

Pagina | 53

Conclusies en aanbevelingen

7 Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden de conclusies van het onderzoek en de aanbevelingen die daaruit volgen, besproken. Centraal in dit onderzoek stond de volgende hoofdvraag: In hoeverre sluit de manier waarop de Combinatie Leo ten Brinke tijdens realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal Systems Engineering toepast aan bij de verwachtingen die de opdrachtgever hierover heeft en de wijze waarop dit in het contract verwoord is? Uit de vergelijkingen in het vorig hoofdstuk, kunnen enkele korte, krachtige conclusies worden gepresenteerd die samen een antwoord geven op de hoofdvraag. Aan de hand van deze conclusies worden enkele aanbevelingen gedaan voor het verbeteren van de manier waarop de Combinatie Leo ten Brinke in de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase volgens de werkmethode Systems Engineering werkt.

7.1

Conclusies

Systems Engineering is een systematische en expliciete werkmethode die zich niet beperkt tot de ontwerpfasen. In de realisatiefase uit zich dit vooral door gestructureerd en transparant verificatiemanagement. Op basis van het onderzoek daarnaar kunnen de volgende conclusies worden getrokken. 1. De inrichting van het nieuwe keuringsplan van de Combinatie Leo ten Brinke sluit goed aan bij de verwachtingen van de opdrachtgever, maar minder goed bij de verwoording daarvan in het contract. Het nieuwe keuringsplan is toch een geschikte, praktische oplossing voor de geconstateerde problemen en heeft intern draagvlak. 2. De manier waarop door de Combinatie Leo ten Brinke keuringsrapporten en –nota’s (zullen) worden ingericht, sluit goed aan bij de verwachtingen van Rijkswaterstaat, maar niet goed bij de verwoording daarvan in het contract. 3. De wijze waarop de Combinatie Leo ten Brinke bewijsdocumenten traceerbaar maakt, verschilt per discipline. De manier van zowel BCN als KWS sluit zeer goed aan bij de verwachtingen van de opdrachtgever en de wijze waarop dit in het contract verwoord is. Plannen die beide combinanten hebben om de werkwijze te veranderen, sluiten daarentegen niet goed aan bij de verwoording in het contract. Daarnaast heeft dit onderzoek een aantal aanvullende conclusies opgeleverd die formeel buiten de scope van dit onderzoek vallen, maar raakvlakken hebben met het verificatiemanagement. Deze zijn als volgt. 4. De wijze waarop binnen de Combinatie Leo ten Brinke door de combinanten BCN en KWS beslissingen in de realisatiefase worden genomen, sluit niet goed aan bij de verwachtingen van de opdrachtgever en de verwoording daarvan in het contract. Het ontbreken van een reproduceerbare stakeholderanalyse vormt hierbij een serieuze belemmering voor het expliciet nemen van keuzes. 5. De manier waarop bij BCN de tweedelijns keuringen worden uitgevoerd, is inefficiënt.

Pagina | 54

Conclusies en aanbevelingen

7.2

Aanbevelingen

Op basis van de hiervoor geformuleerde conclusies, kunnen nu een aantal aanbevelingen voor het verbeteren van de toepassing van Systems Engineering door de Combinatie Leo ten Brinke worden gedaan. Eerst worden aanbevelingen gepresenteerd die rechtstreeks uit de conclusies volgen, daarna enkele bijkomende aanbevelingen en suggesties voor verder onderzoek. Hanteer voortaan voor keuringsplannen het nieuwe format Het valt aan te bevelen voor alle toekomstige keuringsplannen het nieuwe format te hanteren. Hoewel het nieuwe keuringsplan niet voldoet aan de theorie van Systems Engineering, is het namelijk wel een praktische en werkbare oplossing voor de geconstateerde problemen. Het nieuwe format wordt positief beoordeeld door Rijkswaterstaat en heeft draagvlak binnen de organisatie. Het plan beperkt de administratieve druk bij werkvoorbereiders en uitvoerders. Tegelijkertijd wordt richting Rijkswaterstaat wel aangetoond dat er (generieke) keuringen verricht worden (die niet aan een eis gekoppeld zijn). Hiermee wordt aangetoond dat de disciplines hun processen beheersen en de kwaliteit gewaarborgd wordt. Een nuancering hierbij is dat het nieuwe keuringsplan op een aantal minder belangrijke punten niet volledig voldoet aan de documenteisen uit Vraagspecificatie II. Om het nieuwe keuringsplan effectief te gebruiken, moet rekening gehouden worden met het volgende. In het nieuwe keuringsplan worden naast de keuringen ook de contracten afgeleide eisen (nummer en omschrijving) opgenomen. Deze extra informatie is voor degenen die de keuringen verrichten (met name de uitvoerders) niet direct relevant. Zij zouden het plan moeten kunnen lezen zonder deze extra informatie, ter voorkoming van extra (dubbel) werk. De keurder moet er namelijk van uit kunnen gaan dat de informatie in de keuringsregels klopt, zodat hij dit niet nogmaals hoeft te controleren. Spreek daarom af dat het tot de verantwoordelijkheid van de werkvoorbereiders hoort dat de keuringsregels juist worden ingevuld en dat het plan gehanteerd moet kunnen worden zonder de kolom ‘Eisen’ te lezen. Voor een juiste toepassing van de nieuwe werkwijze, is het verder aan te bevelen de ‘Procedure opstellen keuringsplan’ aan te passen. Hoewel al een aantal keuringsplannen volgens het nieuwe format zijn opgesteld, is deze procedure nog niet aangepast. Het updaten van de procedure schept duidelijkheid (bijvoorbeeld voor nieuwe medewerkers) en markeert de definitieve overgang naar het nieuwe format. In de procedure verandert de stap ‘Invullen keuringsplan’, maar daarvoor kunnen dezelfde bewoordingen worden gebruikt. Het is daarom aan te bevelen in een toelichting te vermelden dat bij het invullen meer keuringen dan eisen kunnen worden opgenomen en dat deze (bij BCN) per keuringsactiviteit dienen te worden geclusterd. Stel richtlijnen voor de nieuwe werkwijze vast en laat deze door Rijkswaterstaat goedkeuren Op basis van het onderzoek kon geconcludeerd worden dat de verwachtingen binnen Rijkswaterstaat betreffende het verificatiemanagement op een aantal punten niet helemaal overeenkomen met de contracteisen. Knelpunten zijn geïdentificeerd bij het in het keuringsplan opnemen van generieke keuringen zonder dat deze eisen aantonen, het opnemen van de resultaten van die keuringen in keuringsrapporten, de documenteisen aan de diverse keuringsdocumenten en het coderen en archiveren van bewijsdocumenten. Het is aan te bevelen deze knelpunten te bespreken met Rijkswaterstaat. Het blijkt namelijk dat Rijkswaterstaat veel waarde hecht aan transparantie en een goede samenwerking tussen hen en de Combinatie Leo ten Brinke. Ook om achteraf onaangename verrassingen te voorkomen, is het goed om open en eerlijk de punten te bespreken waarop de werkwijze van de combinatie niet helemaal aan de contracteisen voldoet. De werkelijke verwachtingen die Rijkswaterstaat van de Combinatie Leo ten Brinke heeft, zijn praktisch gezien belangrijker voor het succesvol realiseren van Combiplan Nijverdal dan de wijze waarop die verwachtingen verwoord zijn in het contract. Omdat bovendien de werkwijze van de combinatie in het algemeen goed aansluit op die verwachtingen, valt er weinig weerstand bij deze Pagina | 55

Systems Engineering in de realisatiefase besprekingen te verwachten. Het is tegelijkertijd waarschijnlijk ook onnodig om de punten middels een contractwijziging (vtw) op te lossen, aangezien het om kleinere punten gaat. Om dit concreet aan te pakken, wordt aangeraden in een kort verslag richtlijnen voor de nieuwe werkwijze op te stellen en deze door Rijkswaterstaat te laten goedkeuren. Daarbij zou moeten worden ingegaan op de geïdentificeerde knelpunten en aangegeven worden waarom vanuit een praktisch oogpunt een bepaalde aanpak wordt gehanteerd. Maak bewijsdocumenten per object traceerbaar Binnen de Combinatie Leo ten Brinke zijn er bij BCN en bij KWS reeds plannen om bewijsdocumenten per object traceerbaar te maken. Het verdient aanbeveling om deze plannen door te zetten om zo de administratieve last onder met name werkvoorbereiders te doen verminderen. Bewijsdocumenten zouden in ieder geval per object (bij BCN zal dat bij de bouw van de tunnel per bouwkuipsectie zijn) moeten worden gearchiveerd. Daarbinnen kan met tabbladen per type bewijsdocument of per activiteit een onderscheid worden gemaakt. Dit is een praktische manier om bewijsdocumenten traceerbaar te maken. Het is dan niet meer nodig om elk bewijsdocument afzonderlijk te coderen, doordat middels een logischer systeem bewijsdocumenten goed terugvindbaar zijn. Contractueel gezien klopt dit niet helemaal, maar deze methode sluit wel aan bij de verwachtingen van Rijkswaterstaat (zie ook de vorige aanbeveling). Deze manier van coderen en archiveren zal met name voor werkvoorbereiders een aanzienlijke tijdsbesparing met zich meebrengen. Die tijdswinst weegt op tegen de kleine extra tijd die het kost om bewijsdocumenten ooit weer terug te zoeken (wat over het algemeen niet vaak voor zal komen). Voor KWS wordt er geadviseerd om de reeds gedane keuringen alsnog per object te verzamelen. Deze documenten zouden aan dezelfde mappen moeten worden toegevoegd als hiervoor beschreven. Dit vergt een eenmalige investering om te voorkomen dat twee archieven worden beheerd en bewijsdocumenten alsnog lastig traceerbaar zijn. Overigens kunnen de archiefmappen van de objecten die BCN reeds (of bijna) heeft afgerond, aangehouden worden omdat deze mappen al (zo goed als) compleet zijn. Start bij BCN met het inscannen en digitaal archiveren van bewijsdocumenten Als aanvulling op de vorige aanbeveling, wordt het aangeraden om binnen de Betoncombi Nijverdal te beginnen met het inscannen en digitaal archiveren van bewijsdocumenten. Die documenten worden bij BCN nu nog niet digitaal gearchiveerd. Hoewel zij in een brandwerende kast worden bewaard, is er altijd een risico dat deze documenten verloren gaan. De documenten zijn dan niet meer traceerbaar. Het inscannen en digitaal archiveren heeft allereerst als doel de traceerbaarheid van de documenten te waarborgen. Deze werkwijze voldoet aan de verwachtingen van Rijkswaterstaat en de verwoording in het contract. Daarnaast kan het inscannen van bewijsdocumenten ook helpen fouten op te sporen (er wordt nog een keer naar de documenten gekeken) en het biedt extra zekerheid. Het is van belang om periodiek de documenten in te scannen (net als bij KWS) en niet pas bij (eind)oplevering. Het is tot slot aan te bevelen bij het digitaal archiveren dezelfde structuur aan te houden als bij het analoog archiveren (in mappen). Investeer in het communicatieproces tussen werkvoorbereiders en uitvoerders Bijkomende bevindingen van dit onderzoek hebben uitgewezen dat bij de faseovergang tussen de werkvoorbereidingsfase en de uitvoeringsfase informatie verloren kan gaan. Dit geldt met name voor BCN, maar in mindere mate ook voor KWS. Zo bleek bij de ontwikkeling van het nieuwe keuringsplan de uitvoerder van BCN niet op de hoogte te zijn gebracht. Ook is de uitvoerder niet op de hoogte van de proceseisen in Vraagspecificatie II, de wijze waarop Rijkswaterstaat processen toetst en hulpmiddelen als de Trade Off Matrix. Gedeeltelijk kan deze kennisachterstand weggenomen worden door het bieden van instructies en handleidingen, maar er is ook veel winst te behalen door het communicatieproces met de werkvoorbereiders te verbeteren. Dit kan door het instellen van een formele overlegstructuur. Pagina | 56

Conclusies en aanbevelingen Hierbij kan gedacht worden aan een periodieke vaste vergadering met een vaste agenda. Tijdens deze vergaderingen kan kennisoverdracht plaatsvinden en kunnen relevante kwesties (bijvoorbeeld met betrekking tot afwijkingen) besproken worden. Een andere ontwikkeling die zal helpen is door de uitvoerder een werkplek te bieden dichterbij de werkvoorbereiders. Bij KWS is dit reeds het geval, maar ook bij BCN gebeurt dit sinds de afrondende werkzaamheden bij de kleine kunstwerken. Door deze maatregel is het mogelijk dat werkvoorbereiders sneller en effectiever met uitvoerders kunnen communiceren. Stimuleer het expliciet nemen van keuzes in de realisatiefase Een expliciete werkwijze omvat naast een gestructureerd keuringsproces ook het systematisch en transparant afwegen en vastleggen van keuzes. Hoewel de belangrijkste keuzes in de ontwerpfasen gemaakt worden, dienen in de werkvoorbereidingsfase en de uitvoeringsfase nog belangrijke keuzes gemaakt te worden. Het valt aan te bevelen dit vaker op een meer expliciete wijze te doen. Het expliciet maken van keuzes heeft meerdere voordelen. Het dwingt mensen om op een meer gestructureerde manier een afweging tussen bepaalde opties te maken. Keuzes zijn traceerbaar, waardoor later altijd kan worden onderbouwd waarom voor een bepaalde optie is gekozen. Bovendien kan een dergelijke afweging ook als handig communicatiemiddel gebruikt worden. Dit draagt allemaal bij aan een transparante houding en geeft Rijkswaterstaat vertrouwen in de werkwijze van de opdrachtnemer. Voor het maken van afwegingen is een Trade Off Matrix een handig middel. Dit is een tabel waarin meerdere alternatieven aan de hand van criteria voortkomend uit de belangrijkste eisen, kosten en risico’s met elkaar worden vergeleken. Met kleuren kan de mate van acceptatie door stakeholders of de grootte van een risico worden weergegeven. Uit het onderzoek is gebleken dat het binnen KWS al redelijk gebruikelijk is om een Trade Off Matrix op te stellen, maar bij BCN is dit veel minder het geval. Met name in de uitvoeringsfase worden bij BCN beslissingen vaak nog op gevoel genomen, maar dit komt niet helemaal overeen met de verwachtingen van Rijkswaterstaat. Hier kan winst behaald worden door keuzes explicieter te nemen. Dit kan gestimuleerd worden door het geven van instructies en het benadrukken van de voordelen. Verzoek Rijkswaterstaat tot het bieden van inzicht in de stakeholderbehoeften Er is onvoldoende inzicht in de werkelijke behoeften van stakeholders. Dit komt doordat er geen reproduceerbare stakeholderanalyse beschikbaar is. Ook ontbreekt de traceerbaarheid van eisen tot aan de stakeholderbehoeften. Dit vormt een belemmering voor (onder andere) het maken van keuzes. Bij het afwegen van opties is er namelijk weinig zicht op de werkelijke behoeften van belanghebbenden. Hierdoor is het lastig om te bepalen hoe acceptabel een bepaalde opties is voor de stakeholders. Het is ook onduidelijk hoe omgegaan moet worden met veranderende stakeholdereisen en –wensen. Volgens de theorie van Systems Engineering zou bij de start van het project een stakeholderanalyse uitgevoerd moeten zijn. Verzoek Rijkswaterstaat daarom inzicht te geven in de werkelijke behoeften van stakeholders. Indien dit niet meer mogelijk is, wordt geadviseerd om in overleg met Rijkswaterstaat een nieuwe stakeholderanalyse uit te voeren. Aan de hand daarvan kunnen keuzes makkelijker en beter onderbouwd worden genomen en kunnen de ontwerpen en de gerealiseerde objecten worden getoetst (gevalideerd). Creëer meer betrokkenheid van de tweedelijns toetsfunctionaris bij het projectteam De huidige wijze waarop de tweedelijns keuringen worden verricht, is inefficiënt. Er is voornamelijk bij uitvoerend personeel terughoudendheid en verzet tegen deze keuringen. Dit zou kunnen worden opgeheven door het vergroten van de betrokkenheid van de tweedelijns toetsfunctionaris bij het projectteam. Dit kan door deze persoon meer dan een dag te laten meedraaien op het project. Hiermee wordt tegelijkertijd het bezwaar van het gegeven dat de keurder slechts één vaste dag per week aan het Pagina | 57

Systems Engineering in de realisatiefase project werkt, ondervangen. Een argument hiertegen kan zijn dat hiervoor simpelweg te weinig werkzaamheden zijn. Dit kan echter worden opgelost door de tweedelijns toetsfunctionaris meer taken te geven, bijvoorbeeld op het gebied van V&G. Uiteindelijk wordt hiermee bereikt dat de tweedelijns toetsfunctionaris beter betrokken raakt bij het werk. Hij leert zijn collega’s beter kennen en zal meer gemotiveerd zijn (Boddy, 2008). Door een groter takenpakket zal het personeel hem eerder als een partner in plaats van een controleur zien, waardoor hij eerder op de hoogte zal worden gebracht van problemen. Dit zorgt uiteindelijk voor een verbetering van de kwaliteit van het werk. Tegelijkertijd valt het aan te bevelen het uitvoerend personeel uit te leggen dat deze keuringen niet worden gebruikt om hun functioneren te beoordelen, maar dat deze worden uitgevoerd om de kwaliteit van het gerealiseerde werk te bewaken en waar nodig te verbeteren. Het uitvoerend personeel zou de tweedelijns toetsfunctionaris als een ‘handige hulp’ moeten zien in plaats van iemand die hen op de vingers kijkt. Onderzoek hoe KAM-systemen geschikt kunnen worden gemaakt voor Systems Engineering Zoals uit dit onderzoek is gebleken, is Systems Engineering in de Nederlandse bouwwereld een relatief nieuwe werkmethode, maar zal het steeds vaker worden toegepast. Het is daarom aan te bevelen om nader te onderzoeken hoe de KAM-systemen beter voor deze werkmethode klaar kunnen worden gemaakt. Hierbij kan er gedacht worden aan het toevoegen van een standaard eisenstructuur aan de generieke keuringen. Daardoor kan aan de ene kant bij het afleiden van eisen mogelijk sneller inzichtelijk worden welke keuringen uitgevoerd moeten worden en zou aan de andere kant duidelijker worden met welk doel bepaalde keuringen voorgeschreven worden. Onderzoek het nut van het invoeren van een nieuw softwarepakket voor het verificatieproces De huidige software vereist veel handmatige acties, terwijl er nieuwere en andere versies in omloop zijn. Er zou onderzocht moeten worden of het nuttig is om nu (in een lopend proces) nog nieuwe, efficiëntere software in gebruik te nemen.

Pagina | 58


Referenties Aarts, W.M. (2006). Werken met ISO 9001:2000. Deventer, Nederland: Kluwer Badiru, A.B. (1995). Industry’s guide to ISO 9000. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Barret, P.S., Hudson, J. & Stanley, C. (1999). Good practice in briefing: the limits of rationality. Automation in Construction, 8, 633-642. Buede, D.M. (2000). The engineering design of systems: Models and methods. New York, NY: John Wiley & Sons. Boddy, D. (2008). Management: An introduction (fourth edition). Harlow, Engeland: Pearson Education Limited. Bruins Slot, M. (2010). Review SE / Verificatiemanagement. Nijverdal, Nederland: Combinatie Leo ten Brinke. Chen, Y., Okudan, G.E. & Riley, D.R. (2009). Sustainable performance criteria for Construction method selection in concrete buildings. Automation in construction, 19, 235-244. De Boer, G., Bruinsma, H., Elich, E., Van Luling, B. & Wemeijer, G. (2009). Leidraad voor Systems Engineering binnen de GWW-sector. Den Haag, Nederland: Rijswaterstaat De Boer, M. (2010). Projectmanagementplan: PMP (versie 4.0). Nijverdal, Nederland: Combinatie Leo ten Brinke. DiOrio, L.J. (2003). The proven way. Quality progress, 36, 46-50. Grady, J.O. (1998). System Verification: Proving the design solution satisfies the requirements. Burlington, NC: Academic Press Kanji, G.K. (1998). An innovative approach to make ISO 9000 standards more effective. Total Quality Management, 9, 67-78. Kuijpers, P. & Offereins, D. (2003). Handreiking systeemgerichte contractbeheersing. Delft, Nederland: Projectbureau Kwaliteitszorg. Lamprecht, J.L (1993). Implementing the ISO 9000 series. New York, NY: Marcel Dekker, Inc. Marchant, A.B. (2010). Obstacles to the flow of requirements verification. Systems Engineering, 13, 113. Martínez-Costa, M., Choi, T.Y., Martínez, J.A. & Martínez-Lorente, A.R. (2009). ISO 9000/1994, ISO 9001/2000 and TQM: The performance debate revisited. Journal of Operations Management, 27, 495-511. Ng, S.T., Palaneeswaran, E. & Kumaraswamy, M.M. (2010). Satisfaction of residents on public housings built before and after implementation of ISO9000. Habitat International, xxx, 1-7. Rijkswaterstaat (2006). Combiplan Nijverdal: Inschrijvings- en beoordelingsdocument voor het contract nr. BDX-7889 voor het ontwerpen, aanleggen en onderhouden van het Combiplan Nijverdal. Utrecht, Nederland: Rijkswaterstaat Bouwdienst. Rijkswaterstaat (2007). Vraagspecificatie deel 2 – Beschrijving van Werkzaamheden. Nijverdal, Nederland: Combinatie Leo ten Brinke. Rijkswaterstaat (2010). Rijkswaterstaat: Over ons. Retrieved from http://www.rijkswaterstaat.nl/over_ons/ Rodewijk, T. & Van der Meijden, V. (Eds.). (2009). Lessons learned. Toetsen van Vraagspecificaties Eisendeel: Ervaringen met toetsen uit de periode februari 2006 tot december 2008 (versie 2.0). Utrecht, Nederland: Rijkswaterstaat. Sage, A.P. & Rouse, W.B. (2009). Handbook of Systems Engineering and management (second edition). Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Schregardus, A. (Ed.) (2008). Rijkswaterstaat ondernemingsplan: Agenda 2012. Den Haag, Nederland: Rijkswaterstaat Steehouder, M., Jansen, C., Maat, K., Van der Staak, J., De Vet, D., Witteveen, M. & Woudstra, E. (2006). Leren communiceren. Groningen, Nederland: Wolters-Noordhoff Stoutenbeek, M.L. & Van den Tillaart, J.P. (2010). Managementplan: Verificatiemanagement (versie 4.0). Nijverdal, Nederland: Combinatie Leo ten Brinke. Pagina | 59

Systems Engineering in de realisatiefase Vos, M.C. & Ghauharali, T.G.F. (2009). Systems Engineering in Projecten van VolkerInfra. Vianen, Nederland: VolkerInfra Van der Meijden, V., Van Luling, B., Schimmel, G. & Kramer, V. (2010). Stappenplan Systems Engineering voor RWS projecten: Van projectopdracht tot Vraagspecificatie. Utrecht, Nederland: Rijkswaterstaat Dienst Infrastructuur Van der Veen, B. & Van Dijk, S. (2007). Kwaliteitsborging bij Design & Construct contracten: Praktische handleidingen. Zoetermeer, Nederland: Stichting Research Rationalisatie Bouw Van Hattum en Blankevoort (2009). 2de lijns Toetsplan (versie a). Amsterdam, Nederland: Van Hattum en Blankevoort. Verschuren, P.J.M. & Doorewaard, J.A.C.M. (2007). Het ontwerpen van een onderzoek. Den Haag, Nederland: Uitgeverij LEMMA. Vrielink, J.J. (2010). Projectkwaliteitsplan: Civiele deel (versie 3.0). Nijverdal, Nederland: Combinatie Leo ten Brinke. Zwakhals, T., Ooijen, H.B., Elsten, M.T., Van Esch, K.E., Eikelboom, F., Beek, D., ... Visser, J.C. (2008). SE-wijzer. Handleiding Systems Engineering voor BAM Infra. Bunnik, Nederland: Koninklijke BAM Groep.

Pagina | 60

Bijlagen

Pagina | 61

Bijlagen

Inhoudsopgave bijlagen Bijlage 1: Begrippenlijst ..................................................................................................................... 2 Bijlage 2: Organisatiestructuur Combinatie Leo ten Brinke ............................................................... 6 Bijlage 3: Inrichting KMS .................................................................................................................... 7 Bijlage 4: Keuringsformulier Stortvrijgave ......................................................................................... 8 Bijlage 5: Registratieformulier grondwerk en funderingen ................................................................ 9 Bijlage 6: Keuringsplan Spoorbrug Regge Fundatie (oude format) ................................................... 10 Bijlage 7: Keuringsmatrix Spoorbrug Regge Betonwerk ................................................................... 11 Bijlage 8: Keuringsplan Bouwkuipen Verankering (nieuwe format) .................................................. 12 Bijlage 9: Keuringsrapport Spoorbrug Regge Fundatie (gedeelte) .................................................... 13 Bijlage 10: Keuringsnota Spoorbrug Regge Fundatie: afwijkingen ................................................... 14 Bijlage 11: Vragenlijst interview RWS ............................................................................................... 15 Bijlage 12: Vragenlijst interview werkvoorbereiders ......................................................................... 19 Bijlage 13: Vragenlijst interview (hoofd)uitvoerders ......................................................................... 23 Bijlage 14: Verslag interview RWS – Chris de Jong ............................................................................ 27 Bijlage 15: Verslag interview RWS – Frans de Zoete ......................................................................... 30 Bijlage 16: Verslag interview RWS – Fedde van der Molen ................................................................ 33 Bijlage 17: Procedure opstellen keuringsplan .................................................................................... 36 Bijlage 18: Procedure Eisenanalyse................................................................................................... 37 Bijlage 19: Eisenanalyse Spoorbrug Regge WVB (gedeelte) ............................................................. 38 Bijlage 20: Verslag interview BCN – Jurri-Jan Vrielink ....................................................................... 39 Bijlage 21: Verslag interview BCN – Julian Pot ..................................................................................42 Bijlage 22: Verslag interview KWS – Haiko Brinker ...........................................................................45 Bijlage 23: Verslag interview KWS – Harco Bouwman ..................................................................... 48

Pagina | 1


Bijlage 1: Begrippenlijst Aantoonbaarheid Het laten zien dat aan eisen voldaan is door het uitvoeren van verificaties. Activiteitenboom Zie Work Breakdown Structure. Afgeleide eis Eis die een verdieping of uitwerking van een bovenliggende eis betreft. Afwijking Activiteit die niet overeenkomt met de gestelde eisen (externe en interne eisen/procedures). Aspecteis Eis die een eigenschap van een systeem of onderdeel daarvan beschrijft, die niet direct bijdraagt aan zijn functie. Audit Toets waarbij het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie wordt beoordeeld. Basisovereenkomst Contractdocument dat te beschouwen valt als een Overeenkomst van aanneming van Werk in de zin van boek 7 Titel 12 Afdeling 1 Burgerlijk Wetboek. BCN Zie Betoncombi Nijverdal. Betoncombi Nijverdal (BCN) Samenwerkingsverband tussen de aannemers Van Hattum en Blankevoort en Hegeman Beton- en Industriebouw. Contracteis Eis zoals opgenomen in de Vraagspecificatie I. Combinant Partij binnen een (aannemers)combinatie. Eis Beschrijving van de eigenschap van een te ontwikkelen product. Eisenboom Zie Requirements Breakdown Structure. Eisendatabase Digitaal register waarin alle eisen opgenomen zijn en waarin de koppeling tussen eisen en objecten is vastgelegd. Functionele eis Eis die in kwalitatieve en kwantitatieve termen beschrijft wat het object of onderdeel daarvan moet doen en in welke omstandigheden. Generieke keuring Keuring die volgt uit het KAM-systeem van de combinant. KAM-systeem Zie Kwaliteitsmanagementsysteem. Keuring Pagina | 2

Bijlagen Verificatie in de werkvoorbereidings- of uitvoeringsfase. Keuringsplan Document waarin de keuringen worden weergegeven die in de realisatiefase worden uitgevoerd. Keuringsrapport Document waarin de resultaten van de keuringen waarmee eisen worden aangetoond, worden weergegeven. Keuringsnota Document waarin het keuringsrapport is verwerkt, met begeleidende tekst en een lijst met geconstateerde afwijkingen. Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) Het systeem (de organisatorische structuur, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen) nodig voor de vaststelling van het kwaliteitsbeleid en kwaliteitsdoelstellingen en om die doelstellingen vervolgens te bereiken (Aarts, 2006). KMS Zie Kwaliteitsmanagementsysteem. Object Een te realiseren fysiek product. Objectenboom Zie System Breakdown Structure. Ontwerpbeperking Eisen die in meer of mindere mate de oplossingsrichting beperken. PKP Zie Projectkwaliteitsplan. PMP Zie Projectmanagementplan. Projectkwaliteitsplan (PKP) Plan onderliggend aan het PMP waarin een combinant de doelstellingen, organisatiestructuur, procedures en borging beschrijft. Projectmanagementplan (PMP) Overkoepelend plan waarin de Combinatie Leo ten Brinke de doelstellingen, organisatiestructuur en werkwijze beschrijft. Randvoorwaarde Zie Ontwerpbeperking. RBS Zie Requirements Breakdown Structure. Realisatiefase Overkoepelende term voor de projectfasen werkvoorbereiding en uitvoering. Requirements Breakdown Structure (RBS) Hiërarchische structuur waarin alle eisen die voor het totale systeem gelden, zijn ondergebracht.

Pagina | 3

Systems Engineering in de realisatiefase RWS Rijkswaterstaat. SBS Zie System Breakdown Structure. SMART Acroniem voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Specificatie Een verzameling eisen waarin voor een samenhangend deel van functies de eisen zijn vastgelegd die de prestatie (kwaliteit) van het systeem (of deelsysteem daarvan) beschrijven (Rijkswaterstaat, 2007a). Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) Wijze van contractbeheersing waarbij de opdrachtgever gebruik maakt van de gegevens die voortkomen uit het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. System Breakdown Structure (SBS) Structuur die alle te objecten in een hiërarchische indeling weergeeft. Traceerbaarheid Herleidbaarheid van verificaties. Trade Off Matrix Tabel waarin meerdere varianten aan de hand van kritische eisen, een kostenindicatie en risico’s met elkaar worden vergeleken. UAV-GC 2005 Standaardvoorwaarden voor de realisatie van werken waarbij de uitvoerende partij ook verantwoordelijk is voor een deel van de ontwerpactiviteiten. Validatie Die activiteiten die tot doel hebben om aan te tonen dat voldaan wordt aan de gebruikerseisen (en wensen) van de klant (Zwakhals et al., 2008). Verificatie Het bevestigen dat aan eisen is voldaan door het verschaffen van objectief bewijs (Stoutenbeek & Van den Tillaart, 2010). Verificatiemanagement Alle activiteiten die benodigd zijn voor het uitvoeren van verificaties. Verificatiemethode Manier om een eis aan te tonen. De Vraagspecificatie I benoemt de volgende methoden: analyse, functionele demonstratie, documentinspectie, onderliggende eisen, referentie, review, prototype en meting. Vraagspecificatie Contractdocument waarin de uitvraag van een opdrachtgever aan een opdrachtnemer wordt geuit. De Vraagspecificatie bestaat uit een eisendeel (I) en een procesdeel (II). Werkpakket Clustering van activiteiten (met een WBS-code). Work Breakdown Structure (WBS) Structuur waarin in een hiërarchische indeling alle uit te voeren activiteiten zijn opgenomen. Pagina | 4

Bijlagen WP Zie werkpakket.

Pagina | 5


Bijlage 2: Organisatiestructuur Combinatie Leo ten Brinke

Combinatie Leo ten Brinke

Betoncombi Nijverdal (BCN) (Beton)

Van Hattum en Blankevoort

Pagina | 6

KWS (Wegen)

Hegeman Beton- en Industriebouw

HOMIJ (Tunneltechnische installaties)

Bijlagen

Bijlage 3: Inrichting KMS

Pagina | 7


Bijlage 4: Keuringsformulier Stortvrijgave

Pagina | 8

Bijlagen

Bijlage 5: Registratieformulier grondwerk en funderingen

Pagina | 9


Bijlage 6: Keuringsplan Spoorbrug Regge Fundatie (oude format)

Pagina | 10

Bijlagen

Bijlage 7: Keuringsmatrix Spoorbrug Regge Betonwerk

Pagina | 11


Bijlage 8: Keuringsplan Bouwkuipen Verankering (nieuwe format)

Pagina | 12

Bijlagen

Bijlage 9: Keuringsrapport Spoorbrug Regge Fundatie (gedeelte)

Pagina | 13


Bijlage 10: Keuringsnota Spoorbrug Regge Fundatie: afwijkingen

Pagina | 14

Bijlagen

Bijlage 11: Vragenlijst interview RWS Interviews Rijkswaterstaat – Opdrachtgever Combiplan Nijverdal [versie 3.1] Datum en tijd: 3 juni 2010, 13.00 – 16.00 uur Locatie:

Rijkswaterstaat Utrecht Griffioenlaan 2 3526 LA Utrecht

Interviewers:  Giny Steggink  Marc van den Berg Te interviewen personen binnen Rijkswaterstaat:  Chris de Jong – Technisch Manager  Frans de Zoete – Adviseur Techniek  Fedde van der Molen – Assistent Contractmanager

PROCEDURE De interviews zullen per persoon afzonderlijk worden gehouden. Hierdoor wordt de mening van de een niet beïnvloed door de mening van een ander. De volgorde van de vragen volgt het keuringsproces. De interviews hebben nadrukkelijk een open karakter. Tijdens de interviews zullen aantekeningen gemaakt worden, die in een verslag verwerkt worden. Het verslag zal ter goedkeuring naar de geïnterviewde worden verstuurd.

INTRODUCTIE Voorstellen Giny Steggink – Projectleider Pioneering Marc van den Berg – Student Bacheloropleiding Civiele Techniek (Universiteit Twente) Doel interviews aangeven De interviews worden gehouden in het kader van de Bacheloropdracht die uitgevoerd wordt bij de Combinatie Leo ten Brinke. Hier voert de student een onderzoek uit naar de toepassing van Systems Engineering (SE) in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal. Tot de realisatiefase worden de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase gerekend. De werkvoorbereidingsfase loopt gedeeltelijk parallel aan de uitvoeringsontwerpfase. Er zal in dit onderzoek gekeken worden in welke mate de wijze waarop de aannemerscombinatie SE toepast, overeenkomt met de verwachtingen van de opdrachtgever en de manier waarop dit in het contract is verwoord. Aan de hand daarvan kunnen voorstellen worden geformuleerd waarmee de combinatie de aanpak kan verbeteren. Aan de hand van deze serie interviews zal geprobeerd worden een beeld te krijgen van de verwachtingen die de opdrachtgever heeft over de toepassing van SE in de realisatiefase. Dit zal gedaan worden door aan de hand van met name het object Spoorbrug Regge. Dit kunstwerk bevindt zich momenteel in de uitvoeringsfase.

Pagina | 15

Systems Engineering in de realisatiefase Aangeven welke taken van geïnterviewde verwacht worden Tijdens dit interview zullen open vragen gesteld worden over de wijze waarop volgens de opdrachtgever SE door de aannemerscombinatie dient te worden toegepast. Omdat het in dit onderzoek van belang is om verschillen tussen de verwachtingen, het contract (VS II) en de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke boven water te krijgen, is het niet de bedoeling naar het contract te verwijzen. Er zal dus gevraagd worden naar de gedachte achter VS II (hoewel de geïnterviewden niet zelf het contract hebben opgesteld). Er is ruimte voor eigen ideeën van de geïnterviewde. Eigen inbreng wordt gewaardeerd, aangezien dit nuttige nieuwe inzichten op kan leveren. Aangeven hoe het interview wordt verwerkt Tijdens het interview zal de student aantekeningen maken, om de gesprekken achteraf vlot in een verslag te kunnen verwerken. Als de interviews verwerkt zijn, zal de geïnterviewden gevraagd worden om het verslag door te lezen en op onjuistheden te controleren.

VRAGEN: OPENING Functie en relatie tot SE Wat houdt uw functie in? Hoe bent u bij het project Combiplan Nijverdal betrokken? Wat is uw ervaring met SE?

VRAGEN: VERIFICATIEMANAGEMENT Inhoud keuringsplan Volgens eis 227 dient de opdrachtnemer per object keurings- of testplannen op te stellen. Wat is voor Rijkswaterstaat het belang van een keuringsplan? Wat wil Rijkswaterstaat met het keuringsplan bereiken? Welke onderdelen dienen in een dergelijk keuringsplan te worden opgenomen? Welke diepgang wordt verwacht? Voorbeeld: (nieuwe en oude) keuringsplan Spoorbrug Regge Hoofddraagconstructie Volgens eis 1 dient de opdrachtnemer een (gecertificeerd) kwaliteitsmanagementsysteem te hanteren volgens de norm ISO 9001:2000. Welke rol hebben de keuringen die conform deze systemen worden uitgevoerd? Wat is de relatie tussen deze keuringen en Systems Engineering? Dienen deze keuringen te worden gedocumenteerd? Zo ja, hoe? Het nieuwe keuringsplan wordt als volgt ingevuld: Wat Keuringsactiviteit

Eis Aspect

Pagina | 16

Eisnr.

Omschrijving

Methode

Procedure

Verificatieof keuringsmethode

Verificatieof keuringsprocedure

Hoe

Criteria Min. eis en tolerantie / acceptatie

Frequentie

Wanneer

Wie

Registratiewijze

Bijlagen Controle keuringsplan Wanneer krijgt Rijkswaterstaat een keuringsplan te zien? Wat gebeurt er binnen Rijkswaterstaat met het keuringsplan? In Annex III staat genoemd dat keurings- en testplannen geaccepteerd moeten zijn voor aanvang van de werkzaamheden waarop het plan betrekking heeft. De acceptatietermijn bedraagt 28 dagen. Hoe vindt controle van het keuringsplan plaats (bijvoorbeeld steekproefsgewijs)? Wat wordt gecontroleerd? Door wie? In welk tijdsbestek? Welke criteria worden daarbij gehanteerd? Hoe vindt feedback plaats? Op basis waarvan worden sommige keuringsplannen ongezien geaccepteerd? Heeft dit te maken met een bepaald risicoprofiel? Zo ja, hoe wordt dit risicoprofiel bepaald? Voorbeeld: het keuringsplan CN-3.3-UITV-KP-001, Goudzoekerspad, versie 1.0, datum 8 mei 2009 is ongezien geaccepteerd. Voorbeeld: het keuringsplan CN-11.3-UITV-KP-001, Bouwkuipen, Damwanden, versie 1.0, datum 18 december is niet geaccepteerd. Verificatie ten opzichte van bindende documenten Eis 200: “Verificatie dient te geschieden ten opzichte van eisen en bindende documenten opgenomen in Vraagspecificatie deel 1 en ten opzichte van hiervan afgeleide eisen als opgenomen in de specificaties.” Verificaties ten opzichte van bindende documenten vinden plaats tijdens de ontwerpfasen. Dient dit volgens u ook tijdens de realisatiefase te gebeuren? Zo ja, hoe ziet u dit voor u? Hoe worden deze verificaties in de eisendatabase opgenomen? Volgens Vraagspecificatie deel I behoren tot de ‘bindende documenten’ onder andere normen, ontwerpvoorschriften en richtlijnen. Voorbeeld: Uitvoeringsvoorschriften BABW inzake verkeerstekens (UVS BABW) Paragraaf 2.6: “De waarneembaarheid van verkeersborden moet dag en nacht verzekerd zijn.” Afwijkingen Stel dat er tijdens of na een keuring een afwijking wordt geconstateerd (met andere woorden: aan een bepaalde eis wordt niet voldaan). Wat dient er dan te gebeuren? Voorbeeld: Een (reeds gekeurde) paal breekt af. Hoe moet hiermee worden omgegaan? Dient de keuring opnieuw uitgevoerd te worden? Dient er een nieuw keuringsplan en/of keuringsrapport opgesteld te worden? Inhoud keuringsnota De resultaten van keuringen en testen worden (volgens eis 230) vastgelegd in keurings- en testrapporten. Wat is het belang van het keuringsrapport? Waarvoor wordt deze gebruikt? In de eisen 288 en 289 is geformuleerd aan welke (document)eisen een keuringsrapport dient te voldoen. Waarom dient een keuringsplan volgens deze eisen te worden opgesteld? Pagina | 17

Systems Engineering in de realisatiefase Volgens eisen 288 en 289 dient het keuringsrapport aan dezelfde eisen als het keuringsplan te voldoen, aangevuld met: datum van de keuring, wie de keuring heeft verricht, resultaat, identificatie afwijkingen, feitelijke registratie van de resultaten (waarde en evt. marges), classificatie (per fout), beperkingen tijdens de keuring, invloed van de testomgeving, in hoeverre testomgeving van de werkelijkheid afwijkt, bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument en Test log (VTTI). Voorbeeld: Verificatienota Spoorbrug Regge Fundatie Traceerbaarheid keuzes in realisatiefase Hoe dienen tijdens de realisatie beslissingen en keuzes traceerbaar te worden gemaakt? Welke rol spelen Trade Off Matrices? VRAGEN: OVERIG Opbouw contract Waarom is gekozen voor de huidige opbouw van het contract (VS II)? Waarom is gekozen voor deze mate van uitwerken (sturing versus vrijheid)? Mate van uitwerken keuringen en testen VTTI Waarom worden de keuringen/testen voor VTTI op een gedetailleerdere manier beschreven (apart) beschreven? Ruimte voor eigen input Heeft u zelf nog opmerkingen?

SLOT Afronding op informatievlak De interviews zullen in (afzonderlijke) verslagen worden uitgewerkt. De geïnterviewde zal gevraagd worden dit verslag door te lezen en goed te keuren. De bevindingen van vandaag zullen worden vergeleken met de formuleringen in VS II en de aanpak van de aannemerscombinatie. Op basis hiervan zal bestudeerd worden hoe de combinatie haar aanpak kan verbeteren. Afronding op relatievlak Aangeven hoe het interview ervaren is. De geïnterviewde bedanken voor de medewerking.

Pagina | 18

Bijlagen

Bijlage 12: Vragenlijst interview werkvoorbereiders Interviews Combinatie Leo ten Brinke – Opdrachtnemer Combiplan Nijverdal [versie 2.0] Datum en tijd: 24 juni 2010, 11.30 – 12.30 en 13.00 – 14.00 uur Locatie:

Combinatie Leo ten Brinke G. van der Muelenweg 1-01 7443 RE Nijverdal

Interviewers:  Marc van den Berg  Giny Steggink Te interviewen personen:  Jurri-Jan Vrielink – Werkvoorbereider BCN  Haiko Brinker – Werkvoorbereider KWS

PROCEDURE Het interview zal op locatie worden afgenomen. Het betreft een open interview.

INTRODUCTIE Voorstellen Giny Steggink – Projectleider Pioneering Marc van den Berg – Student Bacheloropleiding Civiele Techniek (Universiteit Twente) Doel interviews aangeven De interviews worden gehouden in het kader van de Bacheloropdracht die uitgevoerd wordt bij de Combinatie Leo ten Brinke. Hier voert de student een onderzoek uit naar de toepassing van Systems Engineering (SE) in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal. Tot de realisatiefase worden hier de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase gerekend. Er zal in dit onderzoek gekeken worden in welke mate de wijze waarop de aannemerscombinatie SE toepast, overeenkomt met de verwachtingen van de opdrachtgever en de manier waarop dit in het contract is verwoord. Aan de hand daarvan kunnen voorstellen worden geformuleerd waarmee de combinatie de aanpak kan verbeteren. Aan de hand van dit interview kan een beeld gevormd worden van de wijze waarop BCN/KWS Systems Engineering in de uitvoeringsfase toepast. Mogelijke verbeterpunten kunnen worden opgespoord. Aangeven welke taken van geïnterviewde verwacht worden Tijdens dit interview zullen open vragen gesteld worden over de wijze waarop SE door de aannemerscombinatie dient te worden toegepast. Omdat het in dit onderzoek van belang is om verschillen tussen de verwachtingen, het contract (VS II) en de werkwijze van BCN/KWS binnen de Combinatie Leo ten Brinke boven water te krijgen, is het niet de bedoeling naar het contract te verwijzen. Er is verder ruimte voor eigen ideeën van de geïnterviewde. Eigen inbreng wordt gewaardeerd, aangezien dit nuttige nieuwe inzichten op kan leveren. Pagina | 19


Aangeven hoe het interview wordt verwerkt Tijdens het interview zal de student aantekeningen maken, om de gesprekken achteraf vlot in een verslag te kunnen verwerken. Als de interviews verwerkt zijn, zal de geïnterviewde gevraagd worden om het verslag door te lezen en op onjuistheden te controleren.


VRAGEN: VERIFICATIEMANAGEMENT Inhoud keuringsplan Welke informatie moet er in een keuringsplan staan? Voorbeeld: (nieuwe en oude) keuringsplan Spoorbrug Regge Hoofddraagconstructie Voorbeeld: (oude) keuringsplan Veenweg, (nieuwe) keuringsplan RW 35 incl. riolering Waarom wordt het keuringsplan niet per werkpakket opgesteld, maar per object(en)? Waarom worden de eisen op alfabetische volgorde opgenomen (en wordt niet geclusterd per keuringsactiviteit)? Hoe handig is het nieuwe format? Hoe dienen de keuringen die conform het KMS worden uitgevoerd in de matrix te worden opgenomen? Het nieuwe keuringsplan wordt als volgt ingevuld: Wat Keuringsactiviteit

Eis Aspect

Eisnr.

Omschrijving

Methode

Procedure



Hoe

Criteria

Frequentie

Wanneer

Wie

Registratiewijze

Min. eis en tolerantie / acceptatie

Procedure opstellen keuringsplan Welke input krijgt u, wat doet u hiermee en welke output levert u? Vanaf wanneer bent u betrokken bij het keuringsplan? In Annex III staat genoemd dat keurings- en testplannen geaccepteerd moeten zijn voor aanvang van de werkzaamheden waarop het plan betrekking heeft. De acceptatietermijn bedraagt 28 dagen. Hoe gaat u met de proceseisen om die in de Vraagspecificatie II gesteld worden? Hoe worden deze aangetoond? In hoeverre bent u bekend met het toetsingsproces van Rijkswaterstaat? Wat vindt u ervan dat Rijkswaterstaat met name op het proces toetst (en niet inhoudelijk)? Rijkswaterstaat maakt gebruik van de methode Systeemgerichte Contractbeheersing. Zij kan systeem-, proces- of producttoetsen uitvoeren. Rijkswaterstaat toets vooral het proces van de opdrachtnemer. De gedachte hierachter is dat, wanneer het proces goed is, het product ook goed zal zijn. Pagina | 20

Bijlagen

Verificatie ten opzichte van bindende documenten Hoe dient in de uitvoeringsfase ten opzichte van de bindende documenten te worden geverifieerd? Hoe worden deze verificaties gedocumenteerd? Volgens Vraagspecificatie deel I behoren tot de ‘bindende documenten’ onder andere normen, ontwerpvoorschriften en richtlijnen. Voorbeeld: Uitvoeringsvoorschriften BABW inzake verkeerstekens (UVS BABW) Paragraaf 2.6: “De waarneembaarheid van verkeersborden moet dag en nacht verzekerd zijn.” Afwijkingen Wat gebeurt er als een afwijking wordt geconstateerd? Welk effect heeft dit op het keuringsplan en de keuringsnota? Voorbeeld: Een (reeds gekeurde) paal breekt af. Inhoud keuringsnota De resultaten van keuringen en testen worden (volgens eis 230) vastgelegd in keurings- en testrapporten. Deze worden verwerkt in keurings- en testnota’s. Hoe bent u betrokken bij het tot stand komen van de keuringsnota? Welke rol heeft u bij het opstellen van de keuringsnota? Hoe zou een keuringsnota er uit moeten zien? Volgens eisen 288 en 289 dient het keuringsrapport aan dezelfde eisen als het keuringsplan te voldoen, aangevuld met: datum van de keuring, wie de keuring heeft verricht, resultaat, identificatie afwijkingen, feitelijke registratie van de resultaten (waarde en evt. marges), classificatie (per fout), beperkingen tijdens de keuring, invloed van de testomgeving, in hoeverre testomgeving van de werkelijkheid afwijkt, bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument en Test log (VTTI). Voorbeeld: Verificatienota Spoorbrug Regge Fundatie Voorbeeld: Verificatienota Uitvoering KW NZ-verbinding aardenbaan Traceerbaarheid keuzes in werkvoorbereidingsfase Hoe worden in de werkvoorbereidingsfase beslissingen en keuzes traceerbaar gemaakt? Worden keuzes aan de hand van een TOM gemaakt? Hoe vaak? Welke criteria worden daarbij gehanteerd of welke zouden moeten worden gehanteerd?

VRAGEN: OVERIG Stakeholders In hoeverre heeft u zicht op de herkomst van eisen van stakeholders? Ruimte voor eigen input Heeft u zelf nog opmerkingen?

SLOT Afronding op informatievlak De interviews zullen in (afzonderlijke) verslagen worden uitgewerkt. De geïnterviewde zal gevraagd worden dit verslag door te lezen en goed te keuren. Pagina | 21

Systems Engineering in de realisatiefase De bevindingen zullen verwerkt worden in een verslag over de werkwijze van KWS binnen de Combinatie Leo ten Brinke. Op basis hiervan zal bestudeerd worden hoe de combinatie haar aanpak kan verbeteren. Afronding op relatievlak Aangeven hoe het interview ervaren is. De geïnterviewde bedanken voor de medewerking.

Pagina | 22

Bijlagen

Bijlage 13: Vragenlijst interview (hoofd)uitvoerders Interviews Combinatie Leo ten Brinke – Opdrachtnemer Combiplan Nijverdal [versie 2.0] Datum en tijd: 21 juni 2010, vanaf 11.00 uur en 24 juni 10.00 – 11.00 uur Locatie:

Combinatie Leo ten Brinke G. van der Muelenweg 1-01 / Bouwkeet Spoorbrug Regge 7443 RE Nijverdal

Interviewers:  Giny Steggink  Marc van den Berg Te interviewen personen:  Julian Pot – Uitvoerder kleine kunstwerken  Harco Bouwman – Hoofduitvoerder KWS

PROCEDURE Het interview zal op locatie worden afgenomen. Het betreft een open interview.

INTRODUCTIE Voorstellen Giny Steggink – Projectleider Pioneering Marc van den Berg – Student Bacheloropleiding Civiele Techniek (Universiteit Twente) Doel interviews aangeven De interviews worden gehouden in het kader van de Bacheloropdracht die uitgevoerd wordt bij de Combinatie Leo ten Brinke. Hier voert de student een onderzoek uit naar de toepassing van Systems Engineering (SE) in de realisatiefase van het project Combiplan Nijverdal. Tot de realisatiefase worden hier de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase gerekend. Er zal in dit onderzoek gekeken worden in welke mate de wijze waarop de aannemerscombinatie SE toepast, overeenkomt met de verwachtingen van de opdrachtgever en de manier waarop dit in het contract is verwoord. Aan de hand daarvan kunnen voorstellen worden geformuleerd waarmee de combinatie de aanpak kan verbeteren. Aan de hand van dit interview kan een beeld gevormd worden van de wijze waarop de Betoncombi Nijverdal Systems Engineering in de uitvoeringsfase toepast. Mogelijke verbeterpunten kunnen worden opgespoord. Aangeven welke taken van geïnterviewde verwacht worden Tijdens dit interview zullen open vragen gesteld worden over de wijze waarop SE door de aannemerscombinatie dient te worden toegepast. Omdat het in dit onderzoek van belang is om verschillen tussen de verwachtingen, het contract (VS II) en de werkwijze van BCN binnen de Combinatie Leo ten Brinke boven water te krijgen, is het niet de bedoeling naar het contract te verwijzen. Er is verder ruimte voor eigen ideeën van de geïnterviewde. Eigen inbreng wordt gewaardeerd, aangezien dit nuttige nieuwe inzichten op kan leveren. Pagina | 23


Aangeven hoe het interview wordt verwerkt Tijdens het interview zal de student aantekeningen maken, om de gesprekken achteraf vlot in een verslag te kunnen verwerken. Als de interviews verwerkt zijn, zal de geïnterviewde gevraagd worden om het verslag door te lezen en op onjuistheden te controleren.


VRAGEN: VERIFICATIEMANAGEMENT Inhoud keuringsplan Welke informatie moet er in een keuringsplan staan? Voorbeeld: (nieuwe en oude) keuringsplan Spoorbrug Regge Hoofddraagconstructie Voorbeeld: (oude) keuringsplan Veenweg, (nieuwe) keuringsplan RW 35 incl. riolering Hoe handig is het nieuwe format? Wat vindt u van de clustering van de keuringen per activiteit? Hoe dienen de keuringen die conform de bedrijfsvoeringsystemen worden verricht in het keuringsplan te worden opgenomen? Het nieuwe keuringsplan wordt als volgt ingevuld: Wat Keuringsactiviteit

Eis Aspect

Eisnr.

Omschrijving

Methode

Procedure



Hoe

Criteria

Frequentie

Wanneer

Wie

Registratiewijze

Min. eis en tolerantie / acceptatie

Procedure hanteren keuringsplan In hoeverre heeft u invloed op het tot stand komen van het keuringsplan? Vanaf wanneer bent u betrokken bij het keuringsplan? In Annex III staat genoemd dat keurings- en testplannen geaccepteerd moeten zijn voor aanvang van de werkzaamheden waarop het plan betrekking heeft. De acceptatietermijn bedraagt 28 dagen. Wie voert de keuringen uit? Gaat dit altijd volgens het keuringsplan? Hoe gebruikt u het keuringsplan? Hoe verzamelt u bewijsdocumenten? Hoe worden deze bewijsdocumenten in PSE opgenomen? Wie is verantwoordelijk voor het documenteren van de bewijsdocumenten? In hoeverre controleert u de inhoud van de keuringsplannen? Weet u waarom bepaalde keuringen in het plan zijn opgenomen (de gedachte achter een keuring)? In hoeverre bent u bekend met de proceseisen die in de Vraagspecificatie II gesteld worden? Pagina | 24

Bijlagen Hoe gaat u met deze eisen om? Hoe worden deze eisen aangetoond? In hoeverre bent u bekend met het toetsingsproces van Rijkswaterstaat? Wat vindt u ervan dat Rijkswaterstaat met name op het proces toetst (en niet inhoudelijk)? Rijkswaterstaat maakt gebruik van de methode Systeemgerichte Contractbeheersing. Zij kan systeem-, proces- of producttoetsen uitvoeren. Rijkswaterstaat toets vooral het proces van de opdrachtnemer. De gedachte hierachter is dat, wanneer het proces goed is, het product ook goed zal zijn. Verificatie ten opzichte van bindende documenten Hoe wordt in de uitvoeringsfase ten opzichte van de bindende documenten geverifieerd? Hoe worden deze verificaties gedocumenteerd? Volgens Vraagspecificatie deel I behoren tot de ‘bindende documenten’ onder andere normen, ontwerpvoorschriften en richtlijnen. Voorbeeld: Uitvoeringsvoorschriften BABW inzake verkeerstekens (UVS BABW) Paragraaf 2.6: “De waarneembaarheid van verkeersborden moet dag en nacht verzekerd zijn.” Afwijkingen en risico’s Wat gebeurt er als een afwijking wordt geconstateerd? Welk effect heeft dit op het keuringsplan en de keuringsnota? Voorbeeld: Een (reeds gekeurde) paal breekt af. Wat gebeurt er als tijdens de uitvoering risico’s worden geïdentificeerd? Hoe wordt hiervoor een beheersmaatregel bedacht? In hoeverre komen beheersmaatregelen (als eis) terug in het keuringsplan? Inhoud keuringsnota De resultaten van keuringen en testen worden (volgens eis 230) vastgelegd in keurings- en testrapporten. Deze worden verwerkt in keurings- en testnota’s. Hoe bent u betrokken bij het tot stand komen van de keuringsnota? Welke rol heeft u bij het opstellen van de keuringsnota? Hoe zou een keuringsnota er uit moeten zien? Volgens eisen 288 en 289 dient het keuringsrapport aan dezelfde eisen als het keuringsplan te voldoen, aangevuld met: datum van de keuring, wie de keuring heeft verricht, resultaat, identificatie afwijkingen, feitelijke registratie van de resultaten (waarde en evt. marges), classificatie (per fout), beperkingen tijdens de keuring, invloed van de testomgeving, in hoeverre testomgeving van de werkelijkheid afwijkt, bewijsdocument of verwijzing naar bewijsdocument en Test log (VTTI). Voorbeeld: Verificatienota Spoorbrug Regge Fundatie Voorbeeld: Verificatienota Uitvoering KW NZ-verbinding aardenbaan Traceerbaarheid keuzes in realisatiefase Hoe worden in de uitvoeringsfase beslissingen en keuzes traceerbaar gemaakt? Worden keuzes aan de hand van een TOM gemaakt? Hoe vaak? Welke criteria worden daarbij gehanteerd of welke zouden moeten worden gehanteerd?

Pagina | 25

Systems Engineering in de realisatiefase VRAGEN: OVERIG Rol eerste- en tweedelijns keuringen Periodiek worden (steekproefsgewijs) tweedelijns keuringen verricht. Welke rol hebben deze keuringen volgens u? Hoe krijgt u hiervan feedback? Stakeholders In hoeverre heeft u zicht op de herkomst van eisen van stakeholders? Ruimte voor eigen input Heeft u zelf nog opmerkingen?

SLOT Afronding op informatievlak De interviews zullen in (afzonderlijke) verslagen worden uitgewerkt. De geïnterviewde zal gevraagd worden dit verslag door te lezen en goed te keuren. De bevindingen zullen verwerkt worden in een verslag over de werkwijze van de Combinatie Leo ten Brinke. Op basis hiervan zal bestudeerd worden hoe de combinatie haar aanpak kan verbeteren. Afronding op relatievlak Aangeven hoe het interview ervaren is. De geïnterviewde bedanken voor de medewerking.

Pagina | 26

Bijlagen

Bijlage 14: Verslag interview RWS – Chris de Jong Naam: Functie: Interviewer(s):

Chris de Jong Technisch Manager Marc van den Berg Giny Steggink 3 juni 2010 13.00 – 14.45 uur Rijkswaterstaat Utrecht Griffioenlaan 2 3526 LA Utrecht

Datum en tijd: Locatie:

Inleiding Rijkswaterstaat hanteert het Integraal Project Management-model (IPM-model) voor de aansturing van een projectorganisatie. Dit model bevat de volgende projectonderdelen: projectmanagement, omgevingsmanagement, technisch management, contractmanagement en projectbeheersing (Figuur 15). Chris de Jong vervult bij Rijkswaterstaat in dit model de rol van Technisch Manager. Dit houdt in dat hij verantwoordelijk is voor de technische scope van het project Combiplan Nijverdal. In 2004 is de precontractuele fase van dit project afgerond en vanaf toen is gestart met het opstellen van Vraagspecificatie I. Vanaf 2007, toen de vraagspecificatie voor ongeveer 80 % gereed was, is Chris de Jong betrokken bij het project.

Projectmanagement

Omgevingsmanagement

Technisch Management

Contractmanagement

Figuur 15 Structuur projectorganisatie

Verificatiemanagement Om inzicht te bieden in de kwaliteit van het werk dat de opdrachtnemer in het uitvoeringsproces levert, worden keuringsplannen opgesteld. Een dergelijk plan moet weergeven hoe gecontroleerd wordt dat een object op de juiste manier gerealiseerd wordt, namelijk volgens de contracteisen (VS I) en de daarvan afgeleide eisen. Deze controle vindt plaats door het uitvoeren van keuringen. Aan de hand van de keuringen kan nagegaan worden of het object voldoet aan de gestelde eisen. De keuringen hebben zo dus tot doel de kwaliteit van het product te borgen. Een keuringsplan biedt inzicht in de wijze waarop de eisen worden aangetoond. Dit houdt in dat in een keuringsplan aangegeven wordt hoe, door wie en wanneer een eis wordt aangetoond. In een keuringsplan moeten zowel de relevante contracteisen als de daarvan afgeleide eisen worden opgenomen. Verder moeten ook de keuringen die betrekking hebben op de uitvoering van het werk in deze plannen worden opgenomen. Deze keuringen komen voort uit de kwaliteitssystemen die de aannemers hanteren en waarvoor zij gecertificeerd zijn. Zij zijn zelf verantwoordelijk om een invulling te geven aan de wijze waarop met deze keuringen wordt omgegaan: dit vormt de kracht van de opdrachtnemer. De Combinatie Leo ten Brinke heeft er (volgens het nieuwe format) voor gekozen om deze zogenaamde generieke keuringen zoveel mogelijk te koppelen aan de eisen. Er worden echter geen nieuwe eisen geformuleerd bij keuringen die niet direct aan een eis te koppelen zijn. Daardoor zijn er in een keuringsplan in de eisenkolom lege vakjes te vinden. Rijkswaterstaat eist ook niet dat al deze Pagina | 27

Systems Engineering in de realisatiefase generieke keuringen wel aan eisen worden gekoppeld. Het is aan de opdrachtnemer om op een juiste manier met deze keuringen om te gaan. De contracteisen en de daarvan afgeleide eisen worden wel allemaal aan keuringen gekoppeld. De proceseisen, die terug te vinden zijn in Vraagspecificatie II, worden daarentegen niet opgenomen in de keuringsplannen. Een voorbeeld van een proceseis is de eis dat er alleen gewerkt mag worden tussen 7.00 uur en 19.00 uur. Deze proceseisen worden verwerkt in documenten als het projectmanagementplan (PMP) of de projectkwaliteitsplannen (PKP’s) die de opdrachtnemer opstelt en ter acceptatie bij Rijkswaterstaat indient. De omgang met deze eisen vormen de basis voor het vertrouwen in de opdrachtnemer. Ter beheersing van het contract houdt Rijkswaterstaat de methode Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) aan. Volgens deze methodiek controleert Rijkswaterstaat op basis van een risicoprofiel de opdrachtnemer. Zij maakt hierbij gebruik van een systeem-, proces- of producttoets. Voornamelijk vinden er procestoetsen plaats. Een voorbeeld van een procestoets is de controle of een veiligheids- en gezondheidsplan (V&G-plan) is geïmplementeerd. Vanuit praktisch oogpunt is dit, omdat Rijkswaterstaat vanuit een regiefunctie meer stuurt op het functioneren van processen dan dat het vertrouwen uit de producttoetsing gegenereerd wordt (bijvoorbeeld het meten van de betondekking). De keuringsplannen worden ook op de hiervoor beschreven manier gecontroleerd. Als een bepaald risico daar aanleiding toe geeft, wordt het plan door een toetsteam binnen Rijkswaterstaat gecontroleerd. De organisatie hanteert daarbij als uitgangspunt dat een goed proces het vertrouwen geeft dat het product ook goed is. Rijkswaterstaat beheert hiervoor een risicodatabase, die continu bijgewerkt wordt (onder meer op basis van opgetreden risico’s). Een voorbeeld van een procesrisico is het verlies van informatie tijdens de overgang van de werkvoorbereidingsfase naar de uitvoeringsfase. Als er binnen Rijkswaterstaat geen risico’s zijn geïdentificeerd omtrent een ingediend keuringsplan, is er geen aanleiding geweest om het keuringsplan te toetsen; het plan wordt dan ongezien geaccepteerd. Het proces van toetsing door de opdrachtgever kan worden verduidelijkt aan de hand van een schema (Figuur 16). Een bepaald proces transformeert de input (bijvoorbeeld leveranties) in een output (bijvoorbeeld wapening). Voor dit proces zijn middelen (bijvoorbeeld kennis en kunde) benodigd en er vindt sturing (bijvoorbeeld middels werkinstructies) plaats. Rijkswaterstaat controleert aan de hand van audits de input, middelen en de sturing. Positieve bevindingen op deze aspecten geven het vertrouwen dat op een juiste wijze het gewenste product bereikt zal worden. Het is echter lastig om middelen zoals kennis te controleren, omdat dan al gauw (van afstand) een oordeel over personen moet worden gegeven. sturing

input

PROCES

output

middelen Figuur 16 Het toetsen van input, sturing en middelen biedt Rijkswaterstaat het vertouwen dat de output aan de gestelde eisen zal voldoen.

Pagina | 28

Bijlagen

In een keuringsplan dienen alle eisen herleidbaar te zijn naar de topeisen. Verder moeten keuzes hier traceerbaar worden vastgelegd. In het keuringsplan Spoorbrug Regge Hoofddraagconstructie dient bijvoorbeeld volgens de tweede eis een bepaald type prefabbeton te worden gebruikt. Dit impliceert dat er een keuze is gemaakt voor prefabbeton. Deze afweging zou op de een of andere manier traceerbaar moeten zijn. Ook in de realisatiefase dienen keuzes traceerbaar te zijn. In deze fasen worden keuzes namelijk veelal nog niet echt expliciet gemaakt. Hoewel de belangrijkste keuzes in de ontwerpfasen al gemaakt zijn, dienen er ook in de realisatiefase soms belangrijke opties tegen elkaar te worden afgewogen. Een voorbeeld is de keuze voor een bepaalde uitvoeringswijze, zoals het in situ storten van beton of het gebruik van prefab beton. Een ander voorbeeld is de afweging van de locatie van het materieel bij het bouwen van een tunnel (in of naast de bouwkuip). Deze beslissingen worden vaak nog niet expliciet (bijvoorbeeld met behulp van een Trade Off Matrix (TOM)) gemaakt. Hetzelfde geldt voor de manier waarop contact met de omgeving plaatsvindt. Overige informatie De in de inleiding beschreven contractfase volgde op een aantal wettelijk voorgeschreven fases. Zo is eerst een Trajectnota MER opgesteld. Hierop volgde het Tracébesluit, waarin door de minister van Verkeer en Waterstaat al enkele elementaire keuzes gemaakt zijn. Hier is bijvoorbeeld al de keuze gemaakt voor het aanleggen van een tunnel (in plaats van bijvoorbeeld een brug). Dit proces komt niet helemaal overeen met de methodiek van Systems Engineering. Zo is er bijvoorbeeld geen functionele analyse uitgevoerd, wat met name een probleem voor de tunneltechnische installaties bleek. Verder is er wel een stakeholderanalyse gemaakt, maar deze is niet goed vastgelegd en daardoor niet goed reproduceerbaar. Deze precontractuele fase vormde echter ook voor Rijkswaterstaat een leerproces. De organisatie is zelf nog zoekende naar een juiste aanpak van Systems Engineering, dat in de Nederlandse bouwpraktijk betrekkelijk nieuw is. Na het Tracébesluit volgde de contractfase, gevolgd door een Uitvoeringsbesluit. Bij dit besluit zijn de randvoorwaarden voor het project (zoals de beschikbare tijd en budget) vastgesteld. Hierna heeft de gunning plaatsgevonden; het werk is daarbij aan de Combinatie Leo ten Brinke gegund.

Pagina | 29


Bijlage 15: Verslag interview RWS – Frans de Zoete Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Frans de Zoete Medewerker Techniek Marc van den Berg Giny Steggink 3 juni 2010 15.00 – 16.00 uur Rijkswaterstaat Utrecht Griffioenlaan 2 3526 LA Utrecht

Inleiding Frans de Zoete is vanaf het begin van 2010 via het project N34/N36 Omleiding Ommen betrokken geraakt bij Combiplan Nijverdal. Hier werkt hij nu als Medewerker Techniek. In het verleden heeft hij als toezichthouder RAW gewerkt. Tegenwoordig heeft hij binnen Rijkswaterstaat een adviserende rol en maakt deel uit van het toetsteam. Verificatiemanagement Eisen dienen aangetoond te worden om te laten zien dat het gerealiseerde product doet waarvoor het ontworpen is. In een keuringsplan komt te staan hoe dit dient te gebeuren. Het keuringsplan dient daarom weer te geven hoe, door het uitvoeren van een bepaalde keuring, een contractof afgeleide eis aangetoond wordt, wie dat doet en wanneer. Sommige eisen, zoals die van een bepaalde levensduur van een constructie, zijn lastig in de realisatiefase aan te tonen. In de ontwerpfase zijn deze eisen al wel reeds aangetoond, bijvoorbeeld aan de hand van ontwerpberekeningen en ontwerpnota’s. In de realisatiefase kan dit door een keuring van de betonsoort en een keuring van de betondekking. Als deze keuringen een positief resultaat opleveren, mag ervan uit worden gegaan dat de constructie de ontworpen levensduur heeft. In het nieuwe keuringsplan zijn naast de contracten afgeleide eisen ook generieke eisen terug te vinden. In feite gaat het hier om keuringen die uit de bedrijfsvoeringsystemen van de disciplines voortkomen. Deze keuringen worden ‘standaard’ door de disciplines uitgevoerd, meestal vanuit jarenlange ervaring. Deze keuringen zijn niet teruggeschreven naar of gekoppeld aan eisen. Er wordt dan ook niet naar verwezen in de keuringsnota. Het feit dat de keuringen verricht worden, geeft wel het vertrouwen dat de opdrachtnemer zijn proces goed beheerst. Opdrachtgever en opdrachtnemer dienen reëel te zijn over de vraag hoeveel keuringen er verricht moeten worden en hoe specifiek die moeten zijn. Het gaat hier om de grens tussen wat als vakkennis beschouwd mag worden (en dus niet als eis en/of keuring wordt opgenomen) en wat niet. Als richtlijn kunnen de keuringen worden opgenomen die landelijk gangbaar zijn voor een bepaalde (bouw)activiteit. Het is dan ook raadzaam om de keuringen te vergelijken met de keuringen die in vergelijkbare projecten worden uitgevoerd. Hetzelfde geldt voor de bindende documenten. Het is niet realistisch om te verwachten dat aangetoond wordt dat aan al de eisen in deze documenten (richtlijnen, normen, ontwerpvoorschriften enz.) wordt voldaan. Er wordt van de opdrachtnemer wel verwacht dat hij kennis heeft genomen van de bindende documenten, zoals de Richtlijnen voor het Ontwerpen van Betonnen Kunstwerken (ROBK). Deze hoeft hij niet helemaal uit te pluizen, maar de (ontwerp)keuzes dienen gebaseerd te zijn op richtlijnen en uitgangspunten die in deze documenten staan beschreven. De opdrachtnemer kan aantonen dat volgens deze bindende documenten is gewerkt, bijvoorbeeld door dit te vermelden in de ontwerpnotitie of het begeleidend schrijven bij een keuringsrapport.

Pagina | 30

Bijlagen Het is verder belangrijk om te erkennen dat een keuringsplan door de opdrachtgever Rijkswaterstaat op een andere manier gebruikt wordt dan door de opdrachtnemer. Rijkswaterstaat wil aan de hand van een keuringsplan kunnen zien hoe de opdrachtnemer zijn proces beheerst (en daarmee voor voldoende kwaliteitsborging zorgt). Daarom moet het keuringsplan weergeven welke aspecten van het (bouw)proces zullen worden gekeurd. Voor de opdrachtnemer is het juist veel meer van belang om een overzicht te hebben van de te verrichte keuringen. Hij wil bijvoorbeeld weten wanneer welk aspect moet worden gekeurd en aan welke criteria moet worden getoetst. Als voorbeeld geldt een eis betreffende de maatvoering van een object. De opdrachtgever wil kunnen zien dat de opdrachtnemer aan de hand van een keuring controleert of het object de gewenste maatvoering heeft. Degene die keuring uitvoert (opdrachtnemer) wil in het keuringsplan bijvoorbeeld kunnen zien aan welke criteria dient te worden getoetst, wanneer en op welke manier. Vanwege deze verschillende belangen is het ook denkbaar om twee versies van eenzelfde keuringsplan te hanteren: een voor de opdrachtgever en een voor de opdrachtnemer. Een keuringsplan wordt door de aannemerscombinatie bij Rijkswaterstaat ter acceptatie ingediend. Binnen de in Annex III beschreven acceptatietermijn van 28 dagen kan het plan door het toetsteam van Rijkswaterstaat worden getoetst of wordt het plan ongezien geaccepteerd. Het keuringsplan wordt gecontroleerd als er met betrekking tot het plan door Rijkswaterstaat een aantal risico’s zijn geconstateerd. Als het keuringsplan ongezien wordt geaccepteerd, betekent dit dat het keuringsplan in zijn geheel niet is bekeken. Binnen Rijkswaterstaat waren dan geen risico’s geïdentificeerd die aanleiding vormden om het keuringsplan te toetsen. Om te bepalen welke keuringsplannen getoetst dienen te worden, hanteert Rijkswaterstaat landelijk een risicodatabase. Het project Combiplan Nijverdal heeft als het ware een postvakje binnen deze Rijkswaterstaatbrede database. In de risicodatabase voor Combiplan Nijverdal zijn de projectspecifieke risico’s opgenomen. Deze database bevat ongeveer 50 tot 60 risico’s en wordt regelmatig bijgewerkt op basis van nieuwe bevindingen. Er vindt ook regelmatig overleg plaats tussen de risicomanager van Rijkswaterstaat en het toetsteam van Rijkswaterstaat. Hiernaast vindt er overleg en uitwisseling tussen de risicomanagers van Rijkswaterstaat en de Combinatie Leo ten Brinke plaats. Rijkswaterstaat deelt in ieder geval de risico’s als de opdrachtnemer kan helpen met het beheersen van die risico’s. Een voorbeeld van een dergelijk risico is een hoge onderhoudsgevoeligheid van een bepaald object. Als dit risico wordt gedeeld met de opdrachtnemer, kan die helpen met het beheersen van dit risico, bijvoorbeeld door het toepassen van bepaalde materialen. Naast de toetsingen door Rijkswaterstaat, dient de opdrachtnemer ook zelf zijn processen te toetsen. De opdrachtnemer dient namelijk in het bezit te zijn van een ISO 9001-certificaat. Vanwege deze certificering wordt van de opdrachtnemer verwacht dat hij ook zelf zijn processen toetst door middel van interne audits. Het certificaat biedt de opdrachtgever eveneens het vertrouwen dat de opdrachtnemer zelf ook bewust bezig is processen zodanig in te richten, dat kwalitatief goede producten ontstaan. Het resultaat van de verrichte keuringen wordt opgenomen in een keuringsrapport, dat verwerkt wordt in een keuringsnota. In deze nota wordt verslag gedaan van het keuringsproces. De nota vormt dus het laatste document waarin aangetoond wordt dat aan de contracteisen en de afgeleide eisen voldaan wordt. Hier dient uit opgemaakt te kunnen worden of de keuringen inderdaad volgens het keuringsplan zijn verricht. Er staat per eis vermeld of de eis middels de keuring is aangetoond of niet. Verder is opgenomen door wie de verificatie is verricht en wanneer. Als het goed is, komen deze zaken overeen met het keuringsplan. Het kan echter ook voorkomen dat wordt besloten een bepaalde eis in een volgende fase aan te tonen. Dit moet dan duidelijk in de nota vermeld worden. Tot slot moeten in de keuringsnota ook afwijkingen in de keuringen worden opgenomen. Hiervan moet te zien zijn waar de keuring verschilt van die in het keuringsplan. De keuringsnota wordt net als een keuringsplan risicogestuurd getoetst. De risicodatabase vormt hierbij het uitgangspunt. Als een bepaald keuringsplan in eerste instantie niet wordt goedgekeurd, Pagina | 31

Systems Engineering in de realisatiefase vormt dit aanleiding om ook de keuringsnota op het geconstateerde risico of gebrek te controleren. Zo controleert Rijkswaterstaat tegelijkertijd of de opdrachtnemer opmerkingen heeft verwerkt en zijn proces heeft verbeterd. Alle contracten afgeleide eisen moeten terug te leiden zijn naar de topeis (“Het Systeem Combiplan Nijverdal dient het wegen spoorverkeer door de projectomgeving van Nijverdal te faciliteren.”). Het aantonen van de onderliggende eisen kan meehelpen deze topeis aan te tonen. Door het traceerbaar maken van eisen kan per eis nagegaan worden waarom de eis is geformuleerd en ontstaat samenhang tussen de eisen. Om de eisen traceerbaar te maken, moet elke eis een code krijgen. De generieke keuringen hoeven niet herleidbaar te zijn naar de topeis. Zij hoeven dan ook niet terugvertaald te worden naar eisen. Het uitvoeren van deze keuringen valt onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. In het opleverdossier moeten uiteindelijk de bewijsdocumenten van de keuringen waarmee de contracten afgeleide eisen worden aangetoond worden opgenomen. Aangezien er meer keuringen worden verricht dan er contracten afgeleide eisen zijn, zullen in dit dossier ook bewijsdocumenten van generieke keuringen worden opgenomen. Rijkswaterstaat stelt verder geen eisen aan de documentenbeheersing. Het is daarom aan de opdrachtnemer om een systeem te vinden voor het traceerbaar maken van keuringen. Dit kan door de bewijsdocumenten van alle keuringen (zoals afleverbonnen) in een ordner te stoppen. Het is waarschijnlijk handig deze bewijsdocumenten te groeperen per object (dus niet per type bewijsdocument). Met behulp van tabs kan dan worden aangegeven welk deel van het traject het betreft (bijvoorbeeld per tunnelmoot). Een ideaal systeem zou zijn wanneer op de computer met behulp van snelkoppelingen digitaal het gewenste bewijsdocument kan worden getoond. Rijkswaterstaat zal dit echter niet van de opdrachtnemer verlangen. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om een geschikt en werkbaar systeem voor het archiveren van de keuringen te vinden. De belangrijkste keuzes worden aan begin van het project gemaakt, met name in de planfase en de ontwerpfase. Belangrijke keuzemomenten kunnen goed vastgelegd worden door middel van een Trade Off Matrix (TOM). In de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase dienen belangrijke keuzes ook te worden vastgelegd, omdat er van de opdrachtnemer wordt gewerkt dat hij expliciet werkt. Het is aan de Combinatie Leo ten Brinke zelf om de keuze te maken hoe dit vastgelegd gaat worden. Hoe wordt omgegaan met ontwerpkeuzes door de fasen heen, zou onderdeel kunnen zijn van het verificatiemanagementplan. Naast een TOM kan de keuze bijvoorbeeld ook in een ontwerpnotitie worden opgenomen.

Pagina | 32

Bijlagen

Bijlage 16: Verslag interview RWS – Fedde van der Molen Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Fedde van der Molen Assistent Contractmanager Marc van den Berg Giny Steggink 3 juni 2010 16.00 – 17.15 uur Rijkswaterstaat Utrecht Griffioenlaan 2 3526 LA Utrecht

Inleiding Fedde van der Molen is sinds april 2008 bij het project Combiplan Nijverdal betrokken, wat betekent dat hij nog niet in de contracteringsfase bij het project betrokken was. Aanvankelijk was Fedde van der Molen Toetscoördinator, maar momenteel is hij Assistent Contractmanager. Verificatiemanagement Om de bedrijfsvoeringprocessen goed in te richten, is een goede samenwerking tussen opdrachtnemer en opdrachtgever een voorwaarde. Deze samenwerking kan tot uiting komen in het gezamenlijk bespreken van knelpunten of het delen van belangrijke risico’s op procesniveau. Een goede samenwerking leidt tot het verbeteren van processen (efficiëntie), die het vertrouwen geven dat het te realiseren product aan de gestelde eisen zal voldoen. Een keuringsplan wordt opgesteld om na te gaan of het ontworpen product daadwerkelijk gemaakt kan worden zodat aan alle gestelde eisen zal worden voldaan. De opdrachtnemer heeft onlangs een nieuw format voor een keuringsplan geïntroduceerd. De contracteisen en de daarvan afgeleide eisen zijn hierin zoveel mogelijk gekoppeld aan keuringen die conform de kwaliteitsmanagementsystemen (KMS) van de combinanten worden uitgevoerd. Deze generieke keuringen worden mede uitgevoerd, omdat de opdrachtnemer ISO 9001-gecertificeerd is. Omdat er over het algemeen meer keuringen worden uitgevoerd dan er eisen zijn geformuleerd, zijn er meerdere lege hokjes (in de eisenkolom) in het nieuwe keuringsplan te zien. Deze keuringen worden dan ook niet in de keuringsnota opgenomen. Dit is echter niet bezwaarlijk: het keuringsplan geeft op deze manier namelijk wel goed weer hoe de opdrachtnemer zijn verificatieproces beheerst. Het nieuwe keuringsplan geeft zo een beter inzicht in de keuringen die door de opdrachtnemer worden uitgevoerd. In een keuringsplan dienen de eisen uit Vraagspecificatie I en de eventuele afgeleide eisen te worden opgenomen. Dit keuringsplan wordt conform Annex III van de Basisovereenkomst door de opdrachtnemer aan de opdrachtgever ter acceptatie aangeboden. Het plan wordt daarvoor minimaal 28 dagen voor aanvang van het werk waar het plan betrekking op heeft, ingediend. Het keuringsplan kan vervolgens door een toetsteam van Rijkswaterstaat worden gecontroleerd. Een positieve beoordeling levert een acceptatie van het keuringsplan op; bij een negatieve beoordeling zal de opdrachtnemer het plan moeten herzien. In principe kan de opdrachtnemer pas met het werk beginnen als het keuringsplan wordt geaccepteerd. De toets van het keuringsplan vindt plaats op basis van een risicoprofiel. Er wordt dan gekeken hoe het raakvlakmanagement, risicomanagement en omgevingsmanagement in het keuringsplan is verwerkt. Dit betekent dat er dus niet inhoudelijk gekeken wordt naar de manier waarop een bepaalde eis wordt getoetst, maar dat wordt beoordeeld of de opdrachtnemer bij zijn processen voldoende rekening heeft gehouden met belangrijke risico’s, raakvlakken, vergunningvoorwaarden, V&G-eisen, reviews en bindende en informatieve documenten. Als op basis van het risicoprofiel van de opdrachtgever een toets wordt uitgevoerd en er worden bevindingen geconstateerd die leiden Pagina | 33

Systems Engineering in de realisatiefase tot het niet accepteren van het betreffende plan, dan heeft de opdrachtnemer in de ogen van de opdrachtgever onvoldoende rekening gehouden met de hiervoor genoemde risico’s. De opdrachtnemer dient het plan (in feite het keuringsproces) te verbeteren, Hierdoor kan er dan mogelijk vertraging optreden, waardoor mogelijk het object later wordt gerealiseerd. Sommige keuringsplannen worden echter ongezien geaccepteerd. Het risicoprofiel van de opdrachtgever voor het deel van het werk waar het plan betrekking op heeft, heeft dan geen aanleiding gegeven om het keuringsplan te toetsen. Het plan wordt dan in zijn geheel niet bekeken. Hiervan wordt een schriftelijke melding naar de opdrachtnemer verzonden. Als het verificatieproces goed doorlopen is, geeft dit Rijkswaterstaat het vertrouwen dat het product (de output) ook goed zal zijn. Daarnaast eist de opdrachtgever dat de opdrachtnemer een gecertificeerd en (door de opdrachtgever) geaccepteerd kwaliteitsmanagementsysteem hanteert. De opdrachtgever toetst dit systeem, maar er wordt ook vooral van de opdrachtnemer verwacht dat hij zijn systeem toetst om een doeltreffende werking van het KMS te bewerkstelligen. Als een reeds gekeurd object wijzigt, dient hier een melding van te worden gemaakt. Als voorbeeld wordt een paal genomen die na het aanbrengen om een bepaalde reden afbreekt. In dit geval dient de afwijkingenprocedure van de opdrachtnemer in gang te worden gezet. Er dient dan een onderzoek plaats te vinden naar de oorzaak van de wijziging. Vervolgens zal het defect moeten worden hersteld en/of het ontwerp worden aangepast. Een nieuw palenplan behoort tot een van de oplossingsmogelijkheden. Vanwege de afwijking dient ook een nieuw keuringsplan te worden opgesteld. De actie (correctieve en preventieve maatregelen) op een wijziging is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. In de keuringsnota wordt het resultaat van de keuringen opgenomen. De nota dient een beeld te verschaffen in hoeverre het gerealiseerde werk voldoet aan de gestelde eisen. In de keuringsnota is een beoordeling (toets) van de afgeleide eisen en de niet-generieke eisen opgenomen. Er dient dan gedocumenteerd te zijn wie wanneer welke toets heeft uitgevoerd en wat het resultaat daarvan is. Als er bevindingen in het keuringsplan worden geconstateerd, biedt dit aanleiding om de keuringsnota eveneens te toetsen. Aan de hand daarvan kan nagegaan worden of de opdrachtnemer rekening heeft gehouden met de bevindingen. Zo is het toetsproces van de opdrachtgever voor zowel het verificatieplan als de verificatienota van de Burgemeester Boersingel doorlopen. Door deze toets kan de opdrachtgever nagaan of de opdrachtnemer zijn proces aantoonbaar heeft verbeterd. De opdrachtnemer heeft zelf de verantwoordelijkheid om een documentmanagementsysteem te hanteren. In dit systeem dient beschreven te zijn hoe de keuringsnota’s worden opgesteld en hoe de bewijsdocumenten worden verzameld en gearchiveerd. Het is aan te bevelen om de keuringen per object te verzamelen en te archiveren (in plaats van bijvoorbeeld per type keuringsformulier). Uiteindelijk moeten bewijsdocumenten door middel van een effectief systeem traceerbaar kunnen worden gemaakt. Ook belangrijke keuzes dienen traceerbaar te worden vastgelegd. De ontwerpfasen bieden de meeste mogelijkheden om aan de hand van een Trade Off Matrix (TOM) een afweging tussen diverse opties te maken. De keuze om in de realisatiefase een TOM op te stellen is afhankelijk van de grootte en omvang van het object. In bepaalde gevallen is het niet praktisch om een TOM op te stellen, bijvoorbeeld vanwege een hoge tijdsdruk (als de betonmolen al draait, kan er geen tijd meer zijn om een uitgebreide afweging te maken). Het opstellen van een TOM heeft als belangrijkste voordelen dat keuzes traceerbaar worden vastgelegd en dat achteraf altijd kan worden verantwoord waarom voor een bepaalde oplossing is gekozen.

Pagina | 34

Bijlagen Overige informatie Bij de opbouw van het contract (VS II) is de norm ISO 9001:2000 als leidraad genomen. De vraagspecificatie is vrij uitgebreid beschreven. Vanuit Rijkswaterstaat is er een keuze gemaakt tussen een aantal formats voor het opstellen van vraagspecificaties. Aan de ene kant wordt de markt heel vrij gelaten in het vinden van oplossingen; innovaties worden zo gestimuleerd. Aan de andere kant vindt toch een behoorlijke mate van sturing plaats. Bij de opbouw van het contract is dus een balans gezocht tussen vrijheid en sturing. In de Vraagspecificatie II (proceseisen) zijn de keuringen en testen voor de tunneltechnische installaties (TTI) uitvoeriger beschreven dan de overige keuringen en testen. De reden hiervoor is dat er in het verleden veel problemen zijn opgetreden bij het aanbrengen en in gebruik nemen van tunneltechnische installaties, bijvoorbeeld bij de A73. Bij het project Combiplan Nijverdal is in het verleden gekozen om meer gedetailleerd voor te schrijven welke keuringen en testen er voor de betreffende installaties moeten worden verricht om dergelijke problemen te voorkomen. De keuze voor het uitvoeriger beschrijven van deze keuringen en testen is dus vanuit een risicoperspectief te verklaren. Naast de verificaties dient de opdrachtnemer ook te valideren. Met de term validatie wordt bedoeld dat aan de hand van het definitieve ontwerp aan de belangrijkste stakeholders wordt gevraagd of dit ontwerp overeenkomt met hun wensen. In feite zou na elke ontwerpfase validatie moeten plaatsvinden. Deze stap wordt uitgevoerd om te voorkomen dat een product wordt gerealiseerd dat niet overeenkomt met de werkelijke wensen van de stakeholders. Een voorbeeld is de vraag of de kleur asfalt overeenkomt met de kleur die de stakeholders in gedachten hadden. Een probleem hierbij is dat in het verleden de belangen van de stakeholders niet goed in kaart zijn gebracht, waardoor het nu lastig lijkt om het ontwerp te valideren.

Pagina | 35


Bijlage 17: Procedure opstellen keuringsplan

Pagina | 36

Bijlagen

Bijlage 18: Procedure Eisenanalyse

Pagina | 37


Bijlage 19: Eisenanalyse Spoorbrug Regge WVB (gedeelte)

Pagina | 38

Bijlagen

Bijlage 20: Verslag interview BCN – Jurri-Jan Vrielink Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Jurri-Jan Vrielink Werkvoorbereider Marc van den Berg Giny Steggink 24 juni 2010, 13.00 – 14.15 Combinatie Leo ten Brinke G. van der Muelenweg 1-01 7443 RE Nijverdal

Inleiding Jurri-Jan Vrielink is als Werkvoorbereider voor de Betoncombi Nijverdal werkzaam bij Combiplan Nijverdal. Vanuit deze functie is hij verantwoordelijk voor onder andere het maken van planningen, de inkoopprocessen en het invullen van de keuringsplannen. Verificatiemanagement De Betoncombi Nijverdal heeft vanaf halverwege 2009 aan de realisatie van de kleine kunstwerken gewerkt. Het gaat hier om de Spoorbrug Regge, de Nevengeul en de Noord-Zuidverbinding. Deze kunstwerken zijn nagenoeg voltooid. Tijdens de werkvoorbereidings- en uitvoeringsfase van deze kunstwerken zijn er wat betreft het aantonen van eisen en het traceerbaar maken van keuringen een aantal knelpunten geconstateerd. Een van deze knelpunten was het feit dat er in de uitvoeringsfase meer keuringen dan eisen waren. Deze keuringen werden uitgevoerd volgens het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort (waar overigens ook onderaannemers zich aan moeten conformeren). Een voorbeeld van een dergelijke keuring is de controle of de bekisting voor het storten van beton schoon is. Sommige van deze keuringen konden niet direct bijdragen aan het aantonen van eisen, maar werden wel van belang geacht voor het realiseren van een kwalitatief goed product. Dit is aanvankelijk opgelost door deze generieke keuringen te vertalen in eisen, die in de eisenstructuur werden opgenomen. Zo werden eisen tot een heel diep niveau afgeleid. Ook is geprobeerd al deze extra generieke keuringen onder één eis te hangen, die aangetoond kon worden door het uitvoeren van al deze keuringen. Beide oplossingen bleken erg veel tijd te kosten. Daarnaast werd in de uitvoeringsfase, naast het keuringsplan, ook een keuringsmatrix gebruikt. Het keuringsplan werd bij Rijkswaterstaat ter acceptatie ingediend en bevatte alle aan te tonen eisen. De keuringsmatrix was afgeleid uit het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort en bevatte alle uit te voeren keuringen, inclusief een verwijzing naar het nummer van de aan te tonen contractof afgeleide eis. De keuringsmatrix had als doel een betere leesbaarheid van de uit te voeren keuringen te bewerkstelligen. Hierdoor werden er twee vergelijkbare documenten naast elkaar opgesteld en gebruikt, wat niet erg efficiënt bleek. Deze problemen betreffende de aantoonbaarheid en traceerbaarheid van eisen en keuringen zijn besproken tijdens een reviewsessie. In een werkgroep is vervolgens een nieuw format voor een keuringsplan ontwikkeld. Dit keuringsplan combineert het oude keuringsplan met de keuringsmatrix. Kenmerkend is dat er keuringen in het plan worden opgenomen die niet aan een eis gekoppeld zijn. In de eisenkolom zijn dus soms lege velden te vinden. Het nieuwe keuringsplan vervult in feite twee doelen. Zo geeft het allereerst weer welke contracten afgeleide eisen middels keuringen worden aangetoond. Daarnaast geeft het weer welke keuringen er dienen te worden verricht, wanneer en door wie. Alle keuringen zijn overeenkomstig met het KAM-systeem en de keuringsmatrix geclusterd per keuringsactiviteit (bijvoorbeeld Documentcontrole, Ingangscontrole en Vrijgave Betonstort). Het keuringsplan geeft op die manier grof weer welke keuringen in chronologische volgorde moeten worden verricht. Pagina | 39

Systems Engineering in de realisatiefase De keuringsplannen worden voor elk object en de daarbij behorende activiteiten opgesteld. Het keuringsplan met WBS-code 4.2.1.10 heeft bijvoorbeeld betrekking op de keuringen van de groutankers voor een bepaald deel van bouwkuip. De afbakening van de keuringsplannen hangt samen met de uit te voeren activiteiten. Voor een bepaald object moeten vaak meerdere activiteiten verricht worden. Als die in tijd ver uit elkaar liggen, worden activiteiten en objecten soms verder uitgesplitst. Daardoor kan een activiteit die pas later hoeft te worden uitgevoerd (bijvoorbeeld de afbouw) ook op een later moment ter acceptatie worden ingediend. De nieuwe opzet biedt net als de keuringsmatrix de mogelijkheid om aandachtspunten voor de uitvoerder toe te voegen. Een voorbeeld van een dergelijk aandachtspunt is het controleren van de temperatuur voor het ontkisten, om te zorgen dat het beton voldoende lang de tijd heeft gehad om uit te harden. Deze aandachtspunten zijn in feite ook keuringen, maar het registreren ervan wordt als overbodig ervaren. Vanzelfsprekend zijn deze aandachtspunten niet aan contractof afgeleide eisen gekoppeld. In de keuringsmatrix kregen deze punten de code I (Inspectie, zonder vastlegging). Het nieuwe keuringsplan biedt geen ruimte voor deze codes, maar in de kolom Registratiewijze zou in deze gevallen ‘Geen registratie’ of ‘Niet van toepassing’ kunnen komen te staan. Naast de keuringsplannen worden er soms ook (algemene) eisen op bouwtekeningen opgenomen. Deze zijn dan rechtsonder als opmerking op de tekening te vinden. Deze eisen zijn echter vooral als extra reminder bedoeld en hebben betrekking op bijvoorbeeld de vellingkanten. Ze zijn daarnaast ook altijd in de keuringsmatrix of het keuringsplan terug te vinden. Tijdens de uitvoeringswerkzaamheden wordt er namelijk volgens tekening gewerkt. Deze opmerkingen vallen eerder op dan een regel in het keuringsplan. Het verschil is dat een keuring een eindcontrole betreft en dat buiten vanaf tekening wordt gewerkt. In het keuringsplan zijn dan ook meer specifiekere keuringen en eisen opgenomen dan in de tekening. De geïnterviewde weet slechts in grote lijnen hoe de keuringsplannen door Rijkswaterstaat getoetst worden. Waarschijnlijk gebeurt dit op basis van een risicoprofiel, maar wat dit concreet inhoudt is onbekend. De resultaten van de uitgevoerde keuringen worden vastgelegd in registratieformulieren, die de bewijsdocumenten vormen. Een voorbeeld van een dergelijk formulier is het Afname formulier. Eén formulier kan gebruikt worden voor het registreren van meerdere keuringen. In het algemeen geldt dat er per keuringsactiviteit (bijvoorbeeld Vrijgave Betonstort) volgens het nieuwe keuringsplan één registratieformulier wordt gebruikt (in dit geval Stortvrijgave formulier). In de keuringsnota wordt er verwezen naar deze registratieformulieren. Op dit moment krijgt elk bewijsdocument nog een apart nummer. Zo verwijst het bewijsdocument met nummer BCN-6.4.1K003 bijvoorbeeld naar een Afnameformulier van BCN voor het object 0.06.04.01: Spoorbrug Regge fundatie. In sommige gevallen zijn meerdere bewijsdocumenten van hetzelfde type (bijvoorbeeld Stortvrijgave formulier) gebundeld en hebben deze samen één code gekregen. Deze formulieren worden nog per keuringsplan verzameld en in mappen gearchiveerd. Zodra met het nieuwe keuringsplan wordt gewerkt, zal op een nog grovere manier naar de bewijsdocumenten worden verwezen om de administratieve last verder te beperken. Vanaf de aanleg van de tunnel zullen bewijsdocumenten namelijk waarschijnlijk per bouwkuipsectie of tunnelmoot worden verzameld. Er zullen daarom per bouwkuipsectie mappen worden aangemaakt, waarin met behulp van tabbladen een onderscheid wordt gemaakt tussen het type formulier. Op elk formulier staat vervolgens op welke tunnelmoot en onderdeel (bijvoorbeeld de vloer) het document betrekking heeft. In de keuringsnota wordt dan alleen nog naar de map verwezen waar het bewijsdocument in opgenomen is. Alle algemene uitvoeringseisen zijn gekoppeld aan het object 14.2: Uitvoering. Een voorbeeld van een dergelijke eis is de eis dat er alleen tussen 7.00 uur en 19.00 uur gewerkt mag worden. Deze eisen worden aangetoond met diverse (werk)plannen en instructies (bijvoorbeeld een V&G-plan). Doordat deze plannen reeds zijn geaccepteerd, hoeven de proceseisen op deze manier niet meer voor elk object opnieuw te worden aangetoond. Pagina | 40

Bijlagen Alle bewijsdocumenten worden tot op heden alleen in mappen gearchiveerd. Deze mappen staan in een brandwerende kast. De bewijsdocumenten worden nog niet gescand en digitaal bewaard, maar dit gaat in een later stadium wel gebeuren. Tijdens de uitvoering van een object kunnen nieuwe eisen ontstaan. Deze zullen intern aan het keuringsplan (dat reeds is geaccepteerd) worden toegevoegd. Hiervan wordt Rijkswaterstaat op de hoogte gebracht, maar er wordt niet opnieuw een keuringsplan ingediend. Zo hoeft niet opnieuw de formele procedure van vier weken acceptatietermijn te worden doorlopen. Het resultaat van de keuringen komt wel in de keuringsnota terug. In de ontwerpfasen worden de meeste en belangrijkste keuzes voor het werk gemaakt. In deze fasen gebeurt dit steeds meer aan de hand van een Trade Off Matrix (TOM), waarvoor de werkvoorbereiders ook input kunnen leveren. In de werkvoorbereidingsfase zelf worden er keuzes genomen die een kleinere impact hebben. Dat komt omdat de bewegingsvrijheid van werkvoorbereiders een stuk beperkter is, aangezien een groot deel van de werkzaamheden al in de ontwerpfasen is vastgelegd. In de werkvoorbereidingsfase wordt daarom nog niet heel vaak gebruik gemaakt van een TOM. Het opstellen van een TOM heeft wel als voordelen dat er op een meer gestructureerde manier een keuze wordt gemaakt. Een TOM biedt duidelijkheid en achteraf kan altijd worden verantwoord waarom voor een bepaalde optie gekozen is. In deze fase kunnen uitvoeringsmethodes of materialen tegen elkaar worden afgewogen. Een voorbeeld is het type bekisting dat op de bouwplaats wordt gebruikt. Opties worden gescoord op criteria zoals de uitvoeringstechnische mogelijkheden, financiën en vormgeving. Indien van toepassing worden contracteisen gevolgd. Met name het financiële aspect blijkt echter vaak de doorslag te geven. Bij het maken van afwegingen is er tot slot nauwelijks zicht op de werkelijke behoeften van stakeholders. Volgens het KAM-systeem van Van Hattum en Blankevoort dienen tijdens de uitvoeringswerkzaamheden tot slot tweedelijns keuringen te worden verricht. Daarom komt er een vaste dag per week een tweedelijns toetsfunctionaris die steekproefsgewijs keuringen verricht. Vanuit planningstechnisch en financieel oogpunt is het lastig om de tweedelijns toetsfunctionaris meerdere dagen per week of op afroep in te zetten.

Pagina | 41


Bijlage 21: Verslag interview BCN – Julian Pot Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Julian Pot Uitvoerder Kleine Kunstwerken Marc van den Berg Giny Steggink 21 juni 2010, 11.15 – 13.00 Bouwkeet Spoorbrug Regge (Nijverdal)

Inleiding Julian Pot werkt als uitvoerder voor Hegeman Beton- en Industriebouw bij Betoncombi Nijverdal. Hij is uitvoerder voor de kleine kunstwerken (Spoorbrug Regge, Nevengeul en de NoordZuidverbinding) en de hulpwerken (hulpbrug NS-station Nijverdal West en de hulpbrug G. van der Muelenweg). Als uitvoerder is hij verantwoordelijk voor het regelen van materiaal en materieel, het aansturen van mensen en het plannen van werkzaamheden. Verder bewaakt hij de kwaliteit van de gerealiseerde objecten door het uitvoeren van controles. Het project Combiplan Nijverdal is voor hem het eerste project volgens een Design&Constructcontract. Verificatiemanagement In de uitvoeringsfase wordt alleen gebruik gemaakt van een keuringsmatrix. Tevens wordt er gebruik gemaakt van algemene en meer specifieke deelwerkplannen, waarin richtlijnen voor de uitvoering van de werkzaamheden staan beschreven. De geïnterviewde is bekend met het begrip keuringsplan, maar gebruikt enkel de keuringsmatrix. De keuringsmatrix bestaat uit de keuringen die tijdens de werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. In de keuringsmatrix is het volgende vastgelegd (zie ook bijlage 5): nummer, keuringsactiviteit, methode c.q. procedure, waar en wanneer, criteria/toleranties, frequentie, vastlegging, inspectiecode en SE-eisnummer. De keuringen zijn gegroepeerd per uitvoeringsactiviteit (bijvoorbeeld wapeningsstaal leverantie). De keuringsmatrix is opgenomen in een map met lege keuringsformulieren. Met behulp van tabs zijn deze formulieren geclusterd per activiteit. Alle keuringen worden geregistreerd op de formulieren. Er zijn precies genoeg formulieren voor het aantal uit te voeren keuringen. Per formulier is aangegeven wat, wanneer en op welke wijze gekeurd dient te worden. Op een formulier (bijvoorbeeld een keuringsformulier stortvrijgave) staan meestal meerdere keuringen. In een tabel worden deze keuringen (bijvoorbeeld de visuele inspectie of de betondekking, stortnaden en aarding volgens tekening zijn aangebracht) dan allemaal opgenomen. Daarnaast zijn op de bouwtekeningen opmerkingen weergegeven. Deze opmerkingen zijn ook als eis in de keuringsmatrix terug te vinden. In principe wordt er echter gekeurd aan de hand van de keuringsformulieren in combinatie met de bouwtekeningen. De informatie in de keuringsmatrix dient dan ter ondersteuning hiervan. Voor het uitvoeren van de keuringen heeft de uitvoerder een eigen methode ontwikkeld. Hij haalt namelijk uit de hiervoor genoemde map de keuringsformulieren die betrekking hebben op de werkzaamheden die op dat moment plaats (gaan) vinden. Dit om te voorkomen dat de keuringen vergeten worden. De keuringen vormen namelijk maar een gedeelte van het werk van de uitvoerder. Naast de keuringsformulieren maakt de uitvoerder op eigen initiatief ook regelmatig foto’s van bepaalde objecten (bijvoorbeeld van de aarding). Deze foto’s voegt hij als bijlage achter een bewijsdocument. De foto’s vormen enerzijds extra bewijsmateriaal, maar worden anderzijds ook als communicatiemiddel tussen de werkvoorbereider en uitvoerder gebruikt. De keuringsformulieren vormen de bewijsdocumenten voor de uitgevoerde keuringen. Van elk formulier wordt een kopie gemaakt, die de uitvoerder in een eigen map bewaard. De originele formulieren worden vrijwel dagelijks naar de keet aan de G. van der Muelenweg gebracht. Daar worden ze verzameld en komen ze in een map met de andere bewijsdocumenten terecht. Hoe dit Pagina | 42

Bijlagen precies gebeurt, is onbekend. In de keuringsnota wordt uiteindelijk verwezen naar deze bewijsdocumenten. De keuringsnota krijgt de uitvoerder niet meer te zien, maar dit is ook niet echt nodig. Meer betrokkenheid bij het opstellen van de nota is niet direct gewenst, omdat er wel een globaal beeld is van het proces. De geïnterviewde is verder ook onbekend met de wijze waarop de opdrachtgever de keuringsplannen en –nota’s toetst. Het nieuwe keuringsplan is bij de geïnterviewde eveneens nog geheel onbekend. Het ziet er echter duidelijk uit. Dit komt ook, omdat het keuringsplan in grote lijnen lijkt op de keuringsmatrix dit momenteel wordt gebruikt. Wel zijn de eisen zelf voor de uitvoering van het werk minder relevant. In de keuringsmatrix werd slechts met een nummer naar de eisen verwezen, maar deze eisen werden nooit nagezocht. De herkomst en inhoud van deze eisen is bij de geïnterviewde ook onbekend. Het is in de uitvoeringsfase voldoende om te weten of aan de criteria voldaan is. Om de uitvoerders niet met extra werk op te zadelen, is het daarom van belang dat het (nieuwe) keuringsplan door de uitvoerders ook kan worden gebruikt zonder de eisenkolom te bestuderen. Dit vereist een goede afstemming van verantwoordelijkheden. De werkvoorbereiders moeten ervoor zorgen dat alle benodigde informatie (ook) in de matrix en op de tekeningen komt te staan, waardoor uitvoerders de eisenkolom niet meer hoeven te controleren. Verder valt op dat in het nieuwe keuringsplan geen ruimte is gereserveerd voor aandachtspunten. In de keuringsmatrix zijn namelijk naast de ‘normale’ keuringen, ook keuringen opgenomen die niet hoeven te worden vastgelegd. Deze keuringen zijn als aandachtspunt voor de uitvoerder bedoeld en kunnen erg handig zijn. Een voorbeeld van een dergelijke keuring is het bekijken van het weerbericht voordat met het storten van beton wordt begonnen. In het nieuwe keuringsplan lijkt hiervoor geen ruimte meer. In het algemeen geldt dat tegenwoordig meer keuringen worden uitgevoerd dan bij een RAWbestek. Er wordt voornamelijk veel meer schriftelijk vastgelegd. Bij Hegeman Beton- en Industriebouw gebeurde dit tot voor kort door het maken van aantekeningen in een soort dagboek. Er werd dan bijvoorbeeld opgeschreven dat die dag de wapening gecontroleerd was. Tegenwoordig worden keuringen veel meer systematisch en expliciet vastgelegd. Met name oudere uitvoerders kunnen dit als een overbodige administratieve last ervaren. Zij zullen zich dan mogelijk ook tegen deze veranderingen verzetten. Verder hebben de meeste uitvoerders ook niet voor het beroep gekozen om deze administratieve handelingen te verrichten. In ieder geval dient voorkomen te worden dat onnodig veel keuringen moeten worden vastgelegd. De eisen die aan processen worden gesteld, zijn vertaald en opgenomen in allerlei plannen (bijvoorbeeld een V&G-plan). De uitvoerder is nauwelijks bekend met de proceseisen zelf, maar is wel goed op de hoogte van de plannen die op het werk betrekking hebben. Op deze wijze wordt ervan uitgegaan dat de uitvoerder van alle relevante eisen op de hoogte is. Het is voor de uitvoering van de werkzaamheden verder niet nodig om de exacte herkomst van deze eisen te weten. Het kan voorkomen dat er tijdens de uitvoering iets afwijkends gebeurt. Het is dan de verantwoordelijkheid van de uitvoerder om deze afwijking te constateren en door te geven aan de werkvoorbereider. Dit kan door het maken van een aantal foto’s en/of het bellen van de werkvoorbereider. De werkvoorbereider dient dan de afwijkingenprocedure in gang te zetten. Het is echter de vraag wanneer iets een afwijking is en wanneer niet. Sommige zaken die minder belangrijk zijn, kunnen snel en gemakkelijk zelf opgelost worden, zonder dat hier een hele procedure voor wordt opgestart. Hierin verschilt de werkwijze ook met de manier waarop vroeger, bij een RAW-bestek werd gebouwd. Toen was er namelijk een opzichter die op de bouwplaats toezicht hield. Afwijkingen en problemen konden zo veel sneller worden opgelost door een overleg met de opzichter. Verder is het de vraag wat als een interne en wat als een externe afwijking wordt beschouwd. Een externe afwijking heeft een grotere, serieuzere omvang en wordt ook aan Rijkswaterstaat meegedeeld, terwijl een interne afwijking van minder belang is en daarom binnen het bedrijf kan worden opgelost. Als tijdens de uitvoeringsfase een risico wordt geïdentificeerd, wordt dit ook teruggekoppeld en besproken met de werkvoorbereider. Een risico wordt hier gezien als een negatieve gebeurtenis Pagina | 43

Systems Engineering in de realisatiefase tijdens de uitvoeringswerkzaamheden. Als er bijvoorbeeld twijfel heerst over de juistheid van de bouwmethode, wordt hierover eerst overlegd met de werkvoorbereider. Er kan dan een zogenaamde ‘technische vraag’ worden gesteld, maar deze procedure duurt vrij lang. De opdrachtgever eist dat er tweedelijns keuringen worden verricht. Hier zou kritisch naar gekeken moeten worden, omdat dit veel geld kost en het nut betwijfeld wordt. Momenteel is het namelijk zo dat degene die deze tweedelijns keuringen verricht een vaste dag in de week komt. In principe is het echter de bedoeling dat de tweedelijns keurder een controle pas uitvoert nadat de eerstelijns (reguliere) keuringen zijn verricht. Dit kan daarom vaak pas als het product gebouwd is. Doordat de tweedelijns keurder een bepaalde dag in de week komt, komt het soms voor dat deze keuringen eigenlijk nog niet uitgevoerd kunnen worden en zo hun nut verliezen. Bovendien voelen sommige uitvoerders zich op de vingers gekeken, omdat de tweedelijns keurder hun werk controleert. Aan de andere kant hebben deze keuringen in het verleden soms ook waardevolle informatie opgeleverd en zijn ze daarom wel handig als ‘back-up’. Er zou onderzocht moeten worden of de keuringen daarom op afroep plaats kunnen vinden. In de uitvoeringsfase moeten nog veel beslissingen worden gemaakt. Een voorbeeld van een dergelijke beslissing is de keuze voor het aantal mensen dat ingezet wordt voor een bepaald werk. Een ander voorbeeld is de manier waarop een bepaald object gebouwd wordt, voor zover dat nog niet tijdens de werkvoorbereidingsfase is gebeurd. Deze keuzes neemt de uitvoerder nu nog vaak op gevoel. Soms wordt er een begroting bijgezocht en vindt een afweging plaats op basis van de kosten van de mogelijkheden. Keuzes worden niet gemaakt met behulp van een Trade-Off-Matrix (TOM). Dit lijkt ook niet erg nuttig, want uiteindelijk kan dan elke (kleine) keuze wel vastgelegd worden. De meeste beslissingen moeten bovendien snel worden genomen, waardoor er geen tijd is om een TOM op te stellen.

Pagina | 44

Bijlagen

Bijlage 22: Verslag interview KWS – Haiko Brinker Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Haiko Brinker Projectbegeleider - Uitvoering Marc van den Berg Giny Steggink 24 juni 2010, 11.30 – 12.30 Combinatie Leo ten Brinke G. van der Muelenweg 1-01 7443 RE Nijverdal

Inleiding Haiko Brinker is als Projectbegeleider – Uitvoering (Werkvoorbereider) werkzaam bij KWS. Zijn taken omvatten de werkvoorbereiding van KWS. Hij is verantwoordelijk voor het maken van faseringen en planningen. Verder is hij betrokken bij het hele voortraject tot en met het opstellen van de keuringsplannen. Verificatiemanagement Een keuringsplan heeft als doel het weergeven van de metingen of keuringen die verricht worden om de kwaliteit van het werk aan te tonen. In het keuringsplan zijn, naast de belangrijkste proceseisen, met name de technische (product)eisen opgenomen. In principe zijn er op de bouwtekeningen van KWS geen extra eisen waar rekening mee moet worden gehouden opgenomen. Een voorbeeld van een proceseis is de eis dat de opdrachtnemer voor het uitvoeren van grondwerkzaamheden informatie moet hebben verkregen betreffende Niet Gesprongen Conventionele Explosieven (NGCE). Producteisen hebben bijvoorbeeld betrekking op het profiel of de verdichting van het grondwerk. De uitvoeringseisen (proceseisen) zijn zoveel mogelijk opgenomen in het ProjectKwaliteitsPlan (PKP) en de werkinstructies van KWS. Door middel van een audit of documentinspectie kan er worden getoetst of er volgens het PKP wordt gewerkt. Opgemerkt wordt verder dat KWS in principe geen fase Uitvoeringsontwerp kent: na het definitief ontwerp volgt de werkvoorbereidingsfase en daarna de uitvoeringsfase (echter voor sommige onderdelen wel). Voor deze fasen wordt aan de hand van een eisenanalyse een keuringsplan opgesteld. Tijdens deze eisenanalyse wordt onderzocht welke eisen van toepassing zijn op het object waarvoor een keuringsplan wordt opgesteld. Ook wordt er onderzocht of alle eisen SMART geformuleerd zijn, welke eisen bij het definitief ontwerp zijn aangetoond en of er nog eisen ontbreken. Uiteindelijk wordt zo bepaald welke eisen door middel van een keuring moeten worden aangetoond en in een keuringsplan moeten worden opgenomen. Na een aantal checkprints wordt dan een blanco keuringsplan opgesteld, die verder ingevuld wordt door de Werkvoorbereider van KWS. Binnen KWS wordt er een keuringsplan voor zowel de werkvoorbereidingsfase als de uitvoeringsfase opgesteld. In de praktijk wordt hier vaak gelijktijdig aan gewerkt; door middel van een filter kan dan vervolgens een onderscheid tussen deze keuringsplannen worden gemaakt. Het keuringsplan voor de werkvoorbereidingsfase betreft, in tegenstelling tot het keuringsplan voor de uitvoeringsfase, een intern document dat niet ter acceptatie naar Rijkswaterstaat wordt gestuurd. Hierin staan eisen die betrekking hebben op bijvoorbeeld de inkoop en vergunningen. De keuringsnota van deze fase wordt wel (ter informatie) aan de opdrachtgever verstrekt. In de rest van dit verslag wordt met de begrippen keuringsplan en keuringsnota het keuringsplan en de keuringsnota voor de uitvoeringsfase bedoeld. Keuringsplannen worden per object (horizontaal) opgesteld. Dit heeft te maken met de betalingen. Elke betalingspost bestaat uit een aantal werkpakketten (WP), die weer onder te verdelen zijn in meerdere objecten. Voor elk object moeten meerdere activiteiten verricht worden (met meerdere Pagina | 45

Systems Engineering in de realisatiefase WBS-codes bij). Bij een verticale inrichting van het keuringsplan zou een keuringsplan per activiteit (bijvoorbeeld funderingen, asfalt, grondwerk) worden opgesteld. Het kan dan gebeuren dat een bepaalde activiteit niet af te ronden is, aangezien nog niet alle eisen aangetoond zijn (doordat nog niet alle keuringsgegevens gereed zijn). Dit zou als gevolg hebben dat pas bij oplevering verrekend kan worden. Hier komt bij dat bij KWS meer objecten gerealiseerd moeten worden dan bij BCN. KWS heeft om de hiervoor uiteengezette reden besloten om het keuringsplan per object op te stellen. Dit houdt in dat in een keuringsplan voor een object eisen voor bijvoorbeeld het grondwerk, de fundering en het asfalt zijn opgenomen. Verder worden in de (nieuwe) keuringsplannen van KWS alle keuringen aan eisen zijn gekoppeld. De keuringen komen voort uit het KAM-systeem van KWS. Dit KAM-systeem schrijft voor de meest risicovolle werkzaamheden keuringen voor. Hier speelt mee dat de werkzaamheden van KWS over het algemeen minder complex zijn. Tegelijkertijd zijn de eisen voor de discipline Wegen ook al ver afgeleid, waardoor telkens alle eisen aan keuringen kunnen worden gekoppeld. Ook wordt niet het hele KAM-systeem in keuringen terugvertaald. Om deze redenen zijn er geen lege velden in de eisenkolom. Verder worden de bindende documenten ook niet allemaal in eisen vertaald. Deze komen daarom ook vaak niet expliciet in het keuringsplan terecht. In het ProjectKwaliteitsPlan (PKP) wordt wel naar de relevante documenten verwezen. Opgemerkt wordt dat de meeste bindende documenten gericht zijn op de ontwerpactiviteiten en daarom voor de realisatiefase minder van belang zijn. Er wordt wel regelmatig naar de Standaard RAW Bepalingen 2005 verwezen. De resultaten van de keuringen worden vastgelegd in bewijsdocumenten in de vorm van standaard registratieformulieren. Deze worden allemaal in mappen gearchiveerd. De formulieren vormen het bewijs waarmee aangetoond wordt dat aan bepaalde (contract)eisen is voldaan. Elk formulier krijgt een unieke code en wordt chronologisch aan een map toegevoegd. Deze unieke code betreft een verwijzing naar de datum en tijd waarop het bewijsdocument in het softwarepakket PRT is ingevoerd. Op deze manier is elke keuring traceerbaar. Een nadeel van deze methode is dat deze werkwijze veel tijd kost. Er gaat namelijk veel werk in het coderen en archiveren van elk afzonderlijk formulier zitten. Bovendien zijn bewijsdocumenten op deze manier niet logisch gegroepeerd, doordat ze van verschillende objecten in dezelfde map worden bewaard. Om deze redenen wordt er momenteel binnen KWS nagedacht over een nieuwe manier van archiveren. Waarschijnlijk zullen in de toekomst de bewijsdocumenten per object worden verzameld, wat een meer logische manier van archiveren is. Er wordt dan één map aangehouden per werkpakket (bestaande uit enkele objecten). Per object zullen tabbladen bewijsdocumenten met een verschillende WBS-code (dus per activiteit) scheiden. Daarbinnen worden de registratieformulieren op chronologische volgorde toegevoegd. De registratieformulieren hoeven op deze manier niet meer afzonderlijk een uniek nummer te krijgen. Het is nog onbekend of ook de reeds gedane keuringen aan de nieuwe map worden toegevoegd. Verder worden er algemene keuringen gedaan die voor het hele werk gelden. Voorbeelden van dergelijke keuringen zijn de werkplekinspecties en documentcontroles. Deze keuringen gelden voor het hele project en worden daarom gezamenlijk in een aparte map gearchiveerd. Deze manier is handiger dan wanneer eenzelfde document verschillende keren wordt gekopieerd en bij verschillende objecten wordt gearchiveerd. De keuringsformulieren worden door KWS zelf beheerd. Dit gebeurt enerzijds door het archiveren in mappen, zoals hiervoor is aangegeven, en anderzijds door het periodiek inscannen en digitaal archiveren van de bewijsdocumenten. Vroeger werden de documenten naar Rijkswaterstaat verstuurd, die zo de kwaliteit van de opdrachtnemer kon controleren. Tegenwoordig is dit dus echter de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer zelf. Er worden geen tweedelijns keuringen gehouden. Er is ook geen extern bureau dat extra controles op het gerealiseerde werk van KWS uitvoert. Wel worden er soms monsters (bijvoorbeeld boorkernen) naar het laboratorium van KWS gestuurd, waar op een voorgeschreven wijze een proef Pagina | 46

Bijlagen uitgevoerd wordt waarmee een eis aangetoond kan worden. Dit valt echter niet als een tweedelijns keuring te beschouwen. Het feit dat er geen tweedelijns keuringen worden uitgevoerd, betekent een kostenbesparing, maar ook een extra risico voor KWS. In de werkvoorbereidingsfase wordt er door KWS al vaak een Trade Off Matrix (TOM) opgesteld. Het opstellen van een dergelijke matrix is een handige manier om keuzes te maken. Hiervoor geldt wel dat de meeste keuzes al tijdens het ontwerp zijn gemaakt. Tijdens de werkvoorbereidingsfase hoeven dus minder keuzes gemaakt te worden. Bij het afwegen is er nauwelijks zicht op de eisen en wensen van stakeholders. Er wordt vanuit gegaan dat deze eisen al in het ontwerp zijn verwerkt. De kleuren waarmee aangegeven wordt in welke mate een optie acceptabel is, zijn dan ook niet afgeleid van de stakeholdereisen, maar worden zelf ingeschat. Het financiële aspect geeft echter vaak de doorslag bij het nemen van een beslissing.

Pagina | 47


Bijlage 23: Verslag interview KWS – Harco Bouwman Naam: Functie: Interviewer(s): Datum en tijd: Locatie:

Harco Bouwman Hoofduitvoerder Marc van den Berg Giny Steggink 24 juni 2010, 10.00 – 11.30 Combinatie Leo ten Brinke G. van der Muelenweg 1-01 7443 RE Nijverdal

Inleiding Harco Bouwman is hoofduitvoerder voor KWS. Binnen KWS bestaat niet de functie van Projectleider, zoals bij de disciplines Civiel (BCN) en Tunneltechnische Installaties (HOMIJ). Binnen het organogram van de Combinatie Leo ten Brinke staat de functie van Hoofduitvoerder op gelijke hoogte met die van de Projectleider Civiel en Projectleider TTI. Harco Bouwman is verantwoordelijk voor onder andere de werkvoorbereiders en uitvoerders. Verificatiemanagement In een keuringsplan worden de eisen opgenomen die in de uitvoeringsfase aangetoond kunnen worden. Veel eisen kunnen aangetoond (afgevinkt) worden middels het KAM-systeem van KWS. Alleen de eisen die de opdrachtgever heeft gesteld en de reeds afgeleide eisen worden aangetoond. In zowel het oude als het nieuwe keuringsplan van KWS wordt elke keuring (conform het KAMsysteem) aan een eis gekoppeld. Dit is mogelijk doordat de eisen vrij gedetailleerd zijn uitgewerkt, werkzaamheden niet erg complex zijn en het KAM-systeem voor alle werkzaamheden keuringen voorschrijft. Er zijn dus meer eisen dan keuringen uit het KAM-systeem, waarvoor een aparte verificatiemethode is opgenomen. Het KAM-systeem van KWS voorziet in een aantal standaard registratieformulieren. Zo zijn er formulieren voor de zandbaan, de fundering en het asfalt. Deze formulieren kunnen als bewijsdocumenten voor het aantonen van vrijwel alle eisen dienen. Dit heeft onder andere te maken met het feit dat de werkzaamheden van KWS over het algemeen wat minder complex zijn. Daardoor zijn voor alle normale (standaard) werkzaamheden registratieformulieren beschikbaar. In een dagrapport worden de eisen aangetoond waarvoor geen registratieformulier beschikbaar is. Het betreft hier dan met name de wat vagere eisen. Een voorbeeld is de eis dat de wegen schoon moeten blijven. Een ander voorbeeld is de eis dat verstuiving voorkomen dient te worden. In een dagrapport wordt dan melding gemaakt van de wijze waarop aan deze eisen is voldaan; in dit geval door bijvoorbeeld schoonmaak- of sproeiwerkzaamheden. Een dagrapport heeft een grootte van ongeveer 1 A4’tje. Het dagrapport dient meerdere doelen. Omdat het gebruikt wordt om eisen aan te tonen, dient de inhoud geschikt te zijn voor de opdrachtgever Rijkswaterstaat. Daarnaast wordt het rapport ook bijvoorbeeld gebruikt als basis voor het betalen van de onderaannemers en het registreren van de uitvoeringswerkzaamheden. Het opstellen van het rapport behoort zo tot de normale bedrijfsvoering van KWS. Omdat het rapport nu ook als bewijsdocument wordt gebruikt, wordt er tegenwoordig wel iets explicieter gewerkt. Dit kost echter nauwelijks extra tijd. Er dient ervoor gewaakt te worden dat niet te veel eisen in de keuringsplannen worden opgenomen. Er is namelijk een grens tussen datgene wat als vakkennis beschouwd kan worden en wat niet. Bij het opstellen van de keuringsplannen moet die grens goed in de gaten worden gehouden. Zaken die als vakkennis beschouwd kunnen worden, dienen niet in een keuringsplan te worden opgenomen. Dit is namelijk niet nuttig en bezorgt de opdrachtnemer slechts extra administratieve last. In de keuringsplannen moeten daarom alleen de contracteisen en de daarvan afgeleide eisen staan. Pagina | 48

Bijlagen

Zoveel mogelijk (proces)eisen zijn opgenomen in de werkplannen en het ProjectKwaliteitsPlan (PKP) van KWS. Het PKP is gebaseerd op het KAM-handboek van KWS. Het beschrijft de werkprocessen van KWS en is het overkoepelende plan voor de werkplannen. Het PKP kent eisen die zijn afgeleid uit de Standaard RAW Bepalingen. Op sommige punten is het PKP echter een verscherping van de RAW. Doordat deze plannen zijn goedgekeurd door de opdrachtgever, hoeven deze eisen niet nogmaals in de keuringsplannen te worden opgenomen. De administratieve last blijft op die manier zoveel mogelijk beperkt. Naast de keuringsplannen die bij Rijkswaterstaat worden ingediend, hanteert KWS een algemeen keuringsplan. Dit algemene keuringsplan is gebaseerd op het KAM-systeem van KWS, dat weer gebaseerd is op de Standaard RAW Bepalingen. Het algemene keuringsplan betreft een klein plastic kaartje waarop voor de belangrijkste werkzaamheden (grondwerk, rioleringen, sleuven algemeen, steenfunderingen, straatwerk en asfaltverhardingen) de norm of maximale afwijking, de minimale controlefrequentie en de minimale registratiefrequentie zijn vastgelegd. Zo geldt voor de afwerkhoogte van een grondlichaam bijvoorbeeld een maximale afwijking van +/- 5 cm. Dit dient iedere 20 m gecontroleerd te worden en eenmaal per 1000 m2 (bij een werkgang groter dan 500 m2) geregistreerd te worden. Het algemene keuringsplan is in feite een beknopte samenvatting van de relevante onderdelen van de Standaard RAW Bepalingen. Dit plan wordt door KWS op verschillende werken gebruikt en maakt onderdeel uit van het KAM-systeem. Het geeft voor ongeveer 80 % van de werkzaamheden weer wat er wanneer moet worden gekeurd. Het uitvoerend personeel is allemaal in het bezit van dit keuringsplan; zij gebruiken dit als leidraad. Ze krijgen instructies voor de manier waarop de keuringen verricht en geregistreerd moeten worden. Het algemene keuringsplan wordt zo dus naast het ‘reguliere’ keuringsplan gebruikt. Mocht tijdens de realisatiefase een afwijking worden geconstateerd, dan wordt in principe de afwijkingenprocedure van de koepel in gang gezet. Er zullen dan correctieve en/of preventieve acties worden genomen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe afwijkingen. Interne afwijkingen worden gemeld bij het kantoor van KWS, terwijl externe afwijkingen daarnaast ook aan de koepel worden gemeld. Als het goed is, zullen er in de uitvoeringsfase niet snel afwijkingen plaatsvinden, omdat de meeste eisen (bijvoorbeeld betreffende de capaciteit van een weg) in de ontwerpfasen al zijn aangetoond. De afwijkingenprocedure heeft wel de voorkeur boven een wijziging van het contract (vtw), omdat dat veel meer tijd en geld kost. Voor het aantonen van eisen worden standaard registratieformulieren gebruikt, zoals hiervoor reeds is aangegeven. De bewijsdocumenten krijgen allemaal een uniek nummer en worden achter elkaar in de map geplaatst. Het is de geïnterviewde onbekend hoe dit nummer is opgebouwd, maar waarschijnlijk wordt dit door het computersysteem zelf gegenereerd. Elk nieuw bewijsdocument wordt aan de map toegevoegd, waarbij er steeds wordt doorgenummerd. Er wordt niet per object een map aangehouden. Voor de discipline Wegen geldt namelijk dat er veel (enkele tientallen) objecten zijn, waardoor een groot aantal mappen zou moeten worden beheerd. Daarom is ervoor gekozen om alle bewijsdocumenten een unieke code te geven en gesorteerd op nummer in de map op te nemen, welke later per werkpakket worden opgeslagen. De verwijzingen naar deze bewijsdocumenten worden opgenomen in de keuringsnota. De opzet van deze nota is goed. Bij KWS wordt naar alle uitgevoerde keuringen verwezen, in tegenstelling tot bij BCN. Dit komt omdat bij KWS in het keuringsplan alle eisen aan keuringen worden gekoppeld. Daardoor zijn er geen keuringen die wel worden uitgevoerd, maar niet in de nota terecht komen. KWS houdt geen tweedelijns keuringen. Dit betekent dat er geen tweedelijns keurder werkzaam is die op vaste momenten extra controles uitvoert. De werkzaamheden van KWS zijn namelijk minder complex dan de werkzaamheden die BCN uitvoert. Er worden wel regelmatig steekproefsgewijs Pagina | 49

Systems Engineering in de realisatiefase monsters van producten genomen, die naar het laboratorium van KWS worden gestuurd. Daarnaast worden er interne bedrijfscontroles uitgevoerd conform het eigen KAM-systeem. Voor het maken van afwegingen tussen diverse opties wordt vaak gebruik gemaakt van Trade Off Matrices (TOM’s). Een TOM is een handig middel om keuzes te maken. Aan de hand van een TOM kan namelijk op een systematische manier een afweging tussen bepaalde opties worden gemaakt. Het is daarnaast ook vooral een handig middel om met elkaar te overleggen. Als voorbeeld is een TOM opgesteld voor het aanbrengen van schanskorven langs de spoorbaan. Bij het opstellen van een TOM wordt echter nauwelijks rekening gehouden met stakeholdereisen. Dat komt doordat het onduidelijk is welke stakeholder welke eisen (en wensen) heeft. In het begin van het project is het belang van een goede stakeholderanalyse onderschat. Toen had eigenlijk bij Rijkswaterstaat een goede stakeholderanalyse afgedwongen moeten woren. Het nadeel is nu dat niet goed duidelijk is waar er precies behoefte aan is. Soms zijn de stakeholderwensen dan ook moeilijk in te schatten, zoals bijvoorbeeld voor de stakeholder ProRail geldt.

Pagina | 50

Bijlagen

Pagina | 51


Pagina | 52

Bijlagen

Pagina | 53

Systems Engineering in de realisatiefase

Recommend Documents