SYMBiOSE Nr. 61 – April 2016
Foto's: BDW
eMagazine van
Synergy: succesvolle samenwerking leidt tot innovatieve planningtool voor Buitenlandse Handel (p. 3) Smals – Fonsnylaan 20 – 1060 Brussel – 02 787 57 11 - www.smals.be
Editoriaal __
__ Een project in de kijker
Foto: Jan-Frans Lemmens
hun verantwoordelijkheid opnemen en daarbij het meest doeltreffende resultaat nastreven, houden de sleutel tot succes in handen. Dat bleek onder meer uit de nieuwe planningtoepassing ‘Synergy’ (p. 3) die Smals samen ontwikkelde met het Agentschap voor Buitenlandse Handel, Fedict en de FOD Kanselarij. Dankzij deze innovatieve tool kan de organisatie van prinselijke handelsmissies en staatsbezoeken nog efficiënter verlopen.
Planningtool voor Buitenlandse Handel voorgesteld in koninklijk gezelschap Op 28 januari 2016 stelde het agentschap Buitenlandse Handel in primeur haar nieuwe planningtoepassing ‘Synergy’ voor. De organisatie van prinselijke handelsmissies en staatsbezoeken kan dankzij deze innovatieve tool nog efficiënter verlopen. Z.M. de Koning, H.K.H. Prinses Astrid, Vicepremier en minister van Buitenlandse Zaken Didier Reynders alsook staatssecretaris voor Buitenlandse Handel Pieter De Crem waren zelf aanwezig voor deze primeur.
Onze drive naar innovatie en vooruitgang delen we graag, en daar is ook ‘TARDIS’ (p. 4) een van de vruchten van. Met deze online tool zette de medische sector een digitale stap voorwaarts. Reumatologen kunnen er niet alleen patiëntengegevens mee registreren, maar tegelijkertijd een terugbetalingsaanvraag indienen die synchroon beantwoord wordt door het ziekenfonds. Een primeur. Naast onze bedrijfsprioriteiten staat er dit jaar een verdere integratie van ‘PRINCE2’ (p. 6) op het programma. Deze methodologie hecht onder andere belang aan een sterke businesscase. Daarmee kunnen we bijvoorbeeld in kaart brengen welke waarde het project in de business zal opleveren en kunnen we meetbare resultaten voorleggen. Eind 2015 werd Smals, samen met enkele van haar klanten, Zo wil Smals aan de behoeften van de eindgebruikers in de bloemetjes gezet. De e-Gov Award voor de beste beantwoorden. Value for money is immers meer dan ooit Innovatie ging naar de HZIV met G-Cloud, die voor Beste een essentieel concept. Samenwerking naar de KSZ met het Datawarehouse Arbeidsmarkt & Sociale Bescherming en het FAGG won met Smals heeft nog projecten lopen die maatschappelijk het TDMI-programma de Customer Case Competition van van fundamenteel belang zijn. De herziening van de Smartbiz. Bovendien mag Smals zich voor de achtste keer werkgeversrekeningen van de RSZ bijvoorbeeld. Hierover op rij een “Top Employer” noemen. Het is met trots dat we leest u meer in een volgende Symbiose. Net zoals in 2015, de bladzijde van 2015 hebben omgeslagen en een nieuwe wil Smals de komende jaren nog meer aan de wensen van zijn begonnen. haar klanten tegemoetkomen. Hun uitdagingen omzetten in opportuniteiten. Hun risico’s in kansen. Hun projecten in Ook in 2016 blijven synergie en G-Cloud een bedrijfsprioriteit succesverhalen. voor Smals, omdat onze leden zo hun dienstverlening kunnen optimaliseren en goedkoper kunnen samenwerken. Als Kelsey Ruys, tweede bedrijfsprioriteit hanteren we resultaatgerichtheid, Redacteur de drijfveer achter onze prestaties. Medewerkers die
The story continues
Inhoud… 3
Trots op Smals: Synergy
6
PRINCE2 onder de loep
12
Op stap met Jonathan Lannoy
4
Project in de kijker: TARDIS
10
Smals is Top Employer 2016
14
Korte nieuwtjes
SYMBIOSE 61| 04.2016
2
Klik op de foto om nog meer foto’s te ontdekken. Van links naar rechts: Johan Ergo (functioneel analist, Smals), Julie Derwa (Trade Missions Coordinator, Agentschap voor Buitenlandse Handel), Karen Van Houdt (SharePoint developer, consultant), Rosemary Donck (Media & Social Media Manager, Agentschap voor Buitenlandse Handel)
In nauwe samenwerking met Fedict, de FOD Kanselarij en Smals heeft het Agentschap voor Buitenlandse Handel de nieuwe planningtoepassing ‘Synergy’ laten bouwen ter ondersteuning van de gezamenlijke economische zendingen en staatsbezoeken. “Het gaat om een complex gegeven met talrijke betrokken partijen: het Koninklijk Paleis, Buitenlandse Zaken, de gewestelijke exportbevorderende agentschappen, de deelnemende bedrijven… Het overzicht bewaren is soms een hele uitdaging”, getuigt Rose Donck, media & social media manager voor de zendingen. De keuze viel op een combinatie van bestaande technologie met werkprocessen en rapporten op maat. Smals zorgde onder meer voor de zakelijke analyse, ontwikkeling en technische integratie. De functionaliteit gaat van het inschrijven van deelnemers, over het opstellen van het programma, het beheer van logistieke aspecten zoals hotelkamers en transport, tot het drukken van brochures en deelnemerslijsten.
Van lijsten naar procesautomatisering
Tot voor kort werden alle inschrijvingsgegevens zorgvuldig bijgehouden in meerdere lijsten. Het was een arbeidsintensieve bezigheid, wat de kans op vergissingen vergroot. “Informatie werd over en weer gekopieerd. Per ingeschreven deelnemer hadden we zo’n 50 handelingen nodig. Aan gemiddeld 300 deelnemers per zending betekent dat zo’n 15.000 keer copy & paste”, herinnert Rose Donck zich.
De nieuwe werkwijze bespaart tijd én verkleint de kans op fouten. “We verminderen nu de factor menselijke fout. De collega’s die er reeds mee werken, zijn enthousiast. Voor hen was het eerste contact met de nieuwe toepassing een Halleluja-moment. Wanneer we bij wijze van test de beide systemen naast elkaar moesten gebruiken, lieten deze het oude systeem al spontaan terzijde. We zijn sinds april 2016 volledig omgeschakeld. Zo is er heel wat tijd vrijgekomen voor andere taken zoals overleg, controles en communicatie.”
Veiligheid en cross-controles
Bij de organisatie van dergelijke reizen telt elk detail. Alles moet vlot verlopen voor de deelnemers en de organisatie. De software bevat standaard een aantal cross-controles, bijvoorbeeld of voor elke deelnemer ook een geldig paspoort is geregistreerd. Of wanneer een voertuig is volgepland bij het samenstellen van een konvooi. “We beschikken nu over meer dan 70 op maat gemaakte rapporten zoals deelnemerslijsten, programmabrochures met foto’s, of de samenstelling van een beveiligd konvooi. Nu is elke wijziging met één klik aangepast, waar vroeger wijzigingen manueel in elk document werden aangepast.” Redactie: Jan-Frans Lemmens
SYMBIOSE 61 | 04.2016
3
Een project in de kijker __
__ Een project in de kijker
Medische sector zet digitale stap voorwaarts met TARDIS
Terugblik Noëlle Bauwin, Chain Project Leader
Foto: Kelsey Ruys
Bij een behandeling van reumatoïde artritis gebruiken reumatologen sinds 2015 TARDIS. Met deze online tool kunnen zorgverleners voor het eerst de registratie van patiëntengegevens koppelen aan een terugbetalingsaanvraag voor het benodigde geneesmiddel. Naast een sterke administratieve vereenvoudiging kan de toepassing leiden tot accuratere behandelingen. Zo kunnen er op basis van de data in TARDIS statistieken worden gemaakt over de effecten van bepaalde medicijnen. Er is vanuit de medische sector dan ook al vraag naar een uitbreiding van de tool voor andere ziektes en geneesmiddelen. Een primeur.
s een met meerdere partijen, wa f tro be t jec pro n ee t he “Omdat IV hebben we kelijk. Samen met het RIZ goede coördinatie noodza ze verzoend de matologen onderzocht en de behoeften van de reu en hadden dget. Voor de reumatolog bu t he en ing nn pla de t me toepassing lp bij de lancering van de we ondersteuning en hu matologen, reu ing tussen het RIZIV, de voorzien. De samenwerk Sm van als hebben aam verlopen. De teams en ng aa en nt cië effi is n project voor de n en Smals toren. TARDIS is echt ee ac re de verzekeringsinstellinge de an de or vo k oo ers vallen nu een , maar dit geldt tiënten en de zorgverlen pa de or Vo fantastisch werk geleverd n. ffe tre en s kan immers iedere burger. Reumatoïde artriti n weg!” hoop administratieve zorge
Foto: Nancy Boodts
p Belgisch o g zi e w n a a n re e v o o L n 25/09/2015: Leen Va Reumatologiecongres op het congres? rd hebben. Wat heb je juist gedaan reumatologen beantwoo ar we de vragen van de heeft
ngres RIZIV een stand wa IV op het einde van het co RIZ t he die “Op het congres had het rkt we ge uit twoord. In we een presentatie technische vragen bean de ik b he tie Op basis daarvan hebben nta se pre over de nronde aansluitend op de uitleg hadden gekregen er me ze l aa nm ee voorgesteld. In de vrage ar ma nd, reumatologen afwachte het begin reageerden de enthousiast.” el he ze ervan, waren n ele ord vo de en ing ss toepa
Van links naar rechts: Dino Benazzi, Henda Sammari, Noëlle Bauwin, Anne Sprimont, Olivier Van Rengen, Sylvie Baudelet, Grégory Bastien, Andrea Benetti, Thomas De Smedt, Vincent Berwaer, Jérôme Faucon, Katrien Dickx, Dries De Meyer, Leen Van Looveren en Grace Canlas
Begin 2000 kwam er van reumatologen de vraag om medische gegevens te kunnen registreren in het kader van de behandeling van reumatoïde polyartritis. Het antwoord daarop was de SAFE-tool. Opdat deze registratie gekoppeld zou kunnen worden aan een online aanvraag voor de vergoeding van biologische geneesmiddelen, werd TARDIS (Tool for Administrative Reimbursement Drug(s) Information Sharing) ontwikkeld. Reumatologen kunnen via TARDIS op een beveiligde manier patiëntengegevens invoeren en tegelijkertijd een terugbetalingsaanvraag indienen bij het ziekenfonds.
Een greep uit de voordelen TARDIS is een heuse stap vooruit in de administratieve vereenvoudiging van de zorgsector. Medische gegevens hoeven voortaan maar één keer geregistreerd te worden. Ook patiënten kunnen rekenen op een betere service. De vergoedingsaanvraag ten aanzien van het ziekenfonds gebeurt onmiddellijk en ook het antwoord van het ziekenfonds daarop volgt meteen. Bijgevolg kan de patiënt, zonder te moeten wachten, zijn behandeling met het geneesmiddel onmiddellijk starten of voortzetten. Hierdoor gaat er geen kostbare tijd verloren. SYMBIOSE 61 | 04.2016
4
Leen Van Looveren, functioneel analiste bij Smals, legt een van de belangrijkste voordelen uit. “Met TARDIS kan de medische sector de effecten van geneesmiddelen statistisch analyseren. De gegevens van de patiënten kunnen met elkaar worden vergeleken. Als een patiënt met een lagere dosis evenveel winst heeft, dan kunnen reumatologen bij patiënten met een gelijkaardig profiel eerst de lage dosis proberen. Deze is niet alleen goedkoper, maar heeft ook minder bijwerkingen.”
Vooruitblik Leen Van Looveren,
Werking TARDIS Eerst moet de reumatoloog via eHealth Consent een therapeutische link aanmaken met de patiënt. Hierdoor kunnen de machtigingen voor de terugbetaling van een biologisch geneesmiddel worden geraadpleegd door de reumatoloog en de patiënt. Reumatologen verbinden zich via het eHealth-platform met TARDIS, waar ze onder meer de patiëntengegevens kunnen raadplegen, de administratieve en medische gegevens kunnen invoeren en een vergoeding van een geneesmiddel of de verlenging hiervan kunnen aanvragen.
Functioneel analiste
Foto: Kelsey Ruys
Van SAFE naar TARDIS
gebruik van kunnen
ken voor de gebruiksvriendelijker ma egreren “We gaan de toepassing ch therapeutis e link te int de n va e ati cre de or do reumatologen ikt voor biologische wordt TARDIS enkel gebru ig op orl Vo lf. ze IS RD TA in artritis. De tool ndeling van reumatoïde ha be de or vo n ele dd mi ers er genees dat ook andere zorgverlen zo n, rde wo id bre ge uit zal wellicht zins veelbelovend uit.” De toekomst ziet er alles n. ele dd mi es ne ge re de maken voor an
Interviews: Nancy Boodts, Kelsey Ruys Redactie: Kelsey Ruys SYMBIOSE 61 | 04.2016
5
Close-up van Smals __
__ Close-up van Smals
PRINCE2: een meerwaarde voor Smals én haar klanten Sinds begin 2016 wordt PRINCE2 sterker geïntegreerd bij Smals. Deze methodologie geeft stapsgewijs aan hoe je een project succesvol kan managen. In haar eerdere projecten paste Smals al heel wat elementen toe van PRINCE2. Het is binnen Europa een van de meest gebruikte project management methodologieën. Zowel de businessbelangen als de belangen van de eindgebruiker worden goed vertegenwoordigd in het framework, dat als een van de succespijlers de businesscase naar voren schuift. Aan de hand hiervan weet de klant onder andere of het project de verwachte waarde zal opleveren. Een overzicht.
Voor de niet-specialisten
Wat is een businesscase? Een businesscase is een studie waarin de zakelijke afweging om een project te beginnen, beschreven wordt. De kosten worden tegen de baten afgewogen, rekening houdend met de risico's. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project. De businesscase speelt van het begin tot het einde een cruciale rol binnen het project. Wanneer de kosten bijvoorbeeld lager zijn dan verwacht, kan de case gemakkelijk worden bijgestuurd.
Tom Van Medegael, expert in project management, legt uit waarom de keuze op
Bron: Wikipedia
Hoewel de projectteams van Smals de essentiële principes van PRINCE2 al toepasten, speelt de methodologie sinds 2016 een prominentere rol. PRINCE2 bevat praktische richtlijnen om van elk project, hoe groot of complex ook, een succes te maken. In het kader hiervan werden de projecttemplates van Smals ondertussen aangepast van de vroegere, op PMBOK-gebaseerde methodologie naar PRINCE2. Ook werd er een poster gemaakt die de voornaamste stappen van deze projectmethodologie overzichtelijk weergeeft (zie p. 8 en p. 9).
Value for money Resultaatgerichtheid is bij PRINCE2 een kernwoord. De klant wil in de eerste plaats value for money en dat kan gegarandeerd worden dankzij de businesscase. Deze wordt door de projectleiders, in samenwerking met de business, uitgewerkt en geïntegreerd in de PID (Project Initiation Document, het vroegere Project Charter bij Smals). Op basis van deze deliverable wordt beslist of het project groen licht krijgt.
“Uit de businesscase blijkt of het project al dan niet een meerwaarde biedt voor de business”, aldus Tom Van Medegael. “De meest essentiële vragen worden beantwoord: wat zijn de verwachte kosten en baten? Wanneer betaalt de investering in het project zich terug? Wat zijn de mogelijke risico’s, niet alleen als we het project wel maar ook als we het niet doen? Het document kan aangewend worden om stakeholders te overtuigen van het project. Onze klanten hebben hiermee als het ware een efficiëntiebewijs op zak. Zo hebben we weet van een klant die bijkomend budget heeft kunnen vrijmaken op basis van de voorgelegde businesscase.” Binnen PRINCE2 is er ook een post-projectfase voorzien. Er wordt in de businesscase bijvoorbeeld rekening gehouden met de exploitatiekosten eenmaal het project afgerond is. Na afloop van het project wordt de toegevoegde waarde ervan geëvalueerd. Met een businesscase kunnen projecten met onvoldoende meerwaarde bovendien tijdig vermeden worden. Of om het met een citaat van Peter Drucker te zeggen: “Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.” Redactie: Kelsey Ruys
SYMBIOSE 61 | 04.2016
6
Klik op de afbeelding om in een video te weten te komen hoe een goede businesscase tot stand komt.
Form follows function
Remi Declercq en Laurent Dupont van het Design Team bij Smals stonden in voor de realisatie van de posters. Hoe zijn de posters tot stand gekomen? Remi Declercq: “In een eerste fase hebben we een functioneel ontwerp gemaakt van de poster. Hierin wilden we in één duidelijk beeld de methodologie, de vier fases en de deliverables weergeven. Daarna hebben we dit visueel vormgegeven.”
Foto: Kelsey Ruys
Een sleutel tot succes
Foto: Kelsey Ruys
PRINCE2 viel en hoe Smals en haar klanten er hun voordeel mee doen.
“PRINCE2 is al geruime tijd dé Europese standaard bij uitstek als project management methodologie. Ook meer en meer Belgische organisaties passen het toe. Smals heeft veel synergieprojecten lopen, waardoor het ergens logisch is dat ook wij deze stap zetten. Steeds meer klanten zijn vragende partij voor een gedetailleerdere kosten- en batenanalyse. Die is voorzien in PRINCE2. Bovendien werkten we al deels met allerlei elementen van deze methodologie. Het gaat dus niet om een revolutie, maar een evolutie.”
Hoe maak ik een sterke businesscase?
Van links naar rechts: Remi Declercq en Laurent Dupont
Waarom kozen jullie voor dit ontwerp? “Bij het ontwerp hebben we de visuele identiteit van Smals gerespecteerd. We denken hierbij aan de kleuren, maar ook de ruitvorm van het logo komt terug. De posters moesten vooral duidelijk zijn. Ze hebben immers een ondersteunende functie. Verder kunnen ze zowel samen als los van elkaar worden gebruikt.” SYMBIOSE 61 | 04.2016
7
Close-up van Smals __
SMALS PROJECT LIFECYCLE
1
2
3
SMALS PROJECT LIFECYCLE
4
1
2
3
4
STARTUP The purpose of the startup step is to ensure that the prerequisites for initiating a project are in place. The aim is to do the minimum necessary in order to decide whether it is worthwhile to even initiate the project.
PROJECT MANAGEMENT DELIVERABLES
STARTUP
Project Brief
At the end of the startup step the Project Brief is produced, including the outline Business Case.
The purpose of the startup step is to ensure that the prerequisites for initiating a project are in place. The aim is to do the minimum necessary in order to decide whether it is worthwhile to even initiate the project. At the end of the startup step the Project Brief is produced, including the outline Business Case.
INITIATION Once there is a decision to go ahead with the project, it needs to be planned in sufficient detail. At the end of this stage the Project Initiation Documentation (PID) is assembled, including the detailed Business Case. The PID also includes an overall Project Plan and defines baselines for time, cost and scope. The PID represents a statement of what the project will deliver, how this will be achieved and by whom.
PROJECT MANAGEMENT DELIVERABLES Project Initiation Documentation (PID)
DELIVERY The project board delegates day-to-day control to the project manager on a stage-bystage basis. Shorter stages offer more control, while longer stages reduce the burden on senior management. The project manager informs the project board of progress through regular (monthly) Highlight Reports (SQERT).
The project manager prepares an End Project Report (Close SQERT), including product handover information. It is also important to pass on lessons. The project manager prepares a Lessons Report (Lessons Learned) for lessons that could be applied to future projects.
TIME
PROJECT MANAGEMENT DELIVERABLES
RISKS
BENEFITS
QUALITY
SCOPE
SYMBIOSE 61 | 04.2016
8
At the end of this stage the Project Initiation Documentation (PID) is assembled, including the detailed Business Case. The PID also includes an overall Project Plan and defines baselines for time, cost and scope. The PID represents a statement of what the project will deliver, how this will be achieved and by whom.
Highlight Report (SQERT)
DELIVERY The project board delegates day-to-day control to the project manager on a stage-by-stage basis. Shorter stages offer more control, while longer stages reduce the burden on senior management. The project manager informs the project board of progress through regular (monthly) Highlight Reports (SQERT).
PROJECT MANAGEMENT DELIVERABLES End Project Report (Close SQERT) Lessons Report (Lessons Learned)
PROJECT MANAGEMENT
COST
Once there is a decision to go ahead with the project, it needs to be planned in sufficient detail.
The project manager prepares an End Project Report (Close SQERT), including product handover information. It is also important to pass on lessons. The project manager prepares a Lessons Report (Lessons Learned) for lessons that could be applied to future projects.
CLOSURE The purpose of the closure step is to provide a fixed point at which acceptance for the project product is confirmed, and to recognize that objectives set out in the original PID have been achieved.
INITIATION
CLOSURE The purpose of the closure step is to provide a fixed point at which acceptance for the project product is confirmed, and to recognize that objectives set out in the original PID have been achieved.
Prince 2 defines a project as a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case. Project management is the planning, delegating, monitoring and control of all aspects of the project, and the motivation of those involved, to achieve the project objectives within the expected performance targets for time, cost, quality, scope, benefits and risks.
TIME
RISKS
BENEFITS
PROJECT MANAGEMENT
COST
QUALITY
SCOPE
Prince 2 defines a project as a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case. Project management is the planning, delegating, monitoring and control of all aspects of the project, and the motivation of those involved, to achieve the project objectives within the expected performance targets for time, cost, quality, scope, benefits and risks.
SYMBIOSE 61 | 04.2016
9
Uw HR-rubriek __
__ Uw HR-rubriek
Ook in 2016 blijft Smals een Top Employer! Smals is voor het achtste jaar op rij gecertificeerd als Top Employer. En daar mogen we best fier op zijn want in heel België kregen slechts 54 ondernemingen deze titel. Maar hoe word je nu eigenlijk een Top Employer? We vroegen het aan Fanny Taildeman, HR Director van Smals. Fanny Taildeman, HR Director van Smals
Waarom neemt Smals deel aan Top Employers? Deelnemen aan Top Employers is voor Smals een uitgelezen kans om onze naamsbekendheid te vergroten. De gecertificeerde ondernemingen krijgen heel wat aandacht in de pers en op de sociale media. Die visibiliteit is zeer belangrijk. Potentiële medewerkers leren ons kennen en krijgen meteen ook de garantie dat Smals een ernstig bedrijf is, dat er niet voor terugschrikt om zijn HR-beleid te laten analyseren door een internationale organisatie. Anderzijds krijgen we na afloop van het onderzoek uitgebreide feedback van het Top Employers Institute over onze resultaten. Die feedback helpt ons om de ontwikkelpunten in de verschillende domeinen van ons HR-beleid te definiëren. Uit de benchmarking met andere Top Employers halen we bovendien inspiratie om nieuwe initiatieven op te starten. Tot slot is het ook een titel waarop onze eigen medewerkers trots kunnen zijn!
Hoe verloopt het onderzoek concreet? Aan de hand van vragenlijsten en persoonlijke interviews met de betrokken HR-diensten worden onderdelen als opleiding, onboarding, doorgroeimogelijkheden en prestatiemanagement geanalyseerd en geëvalueerd. Op elk onderdeel moeten we een score halen van minstens 60 %. Onze antwoorden alleen volstaan echter niet voor het Top
Employers Institute. We moeten ook "bewijzen" leveren zoals de policy’s die we gebruiken, beschikbare documenten, handleidingen… Alle verzamelde informatie wordt nadien nog onderworpen aan een audit door een onafhankelijke partij om de geldigheid van het hele proces te waarborgen.
Je hoort soms wel eens dat mensen denken dat je de titel automatisch krijgt als je meedoet aan het onderzoek. Ja, maar zo werkt het niet. Meedoen betekent niet automatisch winnen. Het onderzoek gebeurt echt wel heel grondig en er zijn verschillende validaties en controles ingebouwd. Dit jaar waren er opnieuw bedrijven die de minimumscore van 60 % niet gehaald hebben en zich dus geen Top Employer mogen noemen in 2016. Eigenlijk gebeurt er al een selectie voor het onderzoek effectief start. Wanneer een bedrijf een eerste keer wil meedingen naar de titel van Top Employer, wordt het uitgebreid gescreend door het Top Employers Institute. Als de basis van het HR-beleid niet stevig genoeg is, kan het bedrijf niet deelnemen aan het onderzoek. Top Employer word je dus niet zomaar!
Wat maakt van Smals een Top Employer? We scoren heel goed op het vlak van talentmanagement. We hebben een functiecatalogus waarin alle bestaande functies terug te vinden
zijn met een beschrijving van de verantwoordelijkheidsgebieden en de technische en gedragscompetenties die bij de functie horen. Die catalogus is bovendien voor iedereen toegankelijk via eHR. Alle medewerkers hebben ook hun eigen functiebeschrijving in het systeem en kunnen hun persoonlijke situatie op elk moment raadplegen. Eind vorig jaar werd nog een nieuwe module toegevoegd waarin onze informatici kunnen bijhouden aan welke projecten ze meegewerkt hebben en welke technologieën ze daarbij gebruikt hebben. Dat is handig voor de CSM's en projectleiders om projectteams samen te stellen waarin alle vereiste competenties aanwezig zijn.
Ons eHR-systeem heeft dus een belangrijk aandeel in onze erkenning als Top Employer? Inderdaad. Ons eHR-systeem is veel meer dan een functiecatalogus. Het beheert ook onze performantiecyclus, een andere good practice van Smals. Het registreert de verschillende stappen in de cyclus en biedt medewerkers inspraak bij de inschaling van hun competenties en bij de bepaling van hun doelstellingen. Via de opleidingsmodule is het aanvragen van de nodige opleidingen bovendien kinderspel. Zo komen we bij een ander domein waarop we goed scoren: Learning & Development. Als ICT-bedrijf is dat ook noodzakelijk want onze medewerkers moeten experts in hun vakgebied blijven.
Wat levert ons nog veel punten op? Aandacht voor de omkadering van nieuwe medewerkers is een belangrijk thema in het onderzoek van het Top Employers Institute. Daarom hebben we vorig jaar een nieuw onboardingbeleid uitgewerkt en geïmplementeerd. Bij Smals hechten we traditioneel ook veel belang aan het welzijn van onze medewerkers. Om het evenwicht tussen het werk en privéleven te kunnen bewaren, hebben we al vele jaren flexibele werkuren. Voor een hele reeks functies is ook telewerk mogelijk. Verder hebben we onze gebouwen bewust in de buurt van grote treinstations gevestigd om de reistijd van onze pendelaars zo kort mogelijk te houden. We hebben ook onze eigen sociale dienst waar onze medewerkers terecht kunnen met allerlei problemen.
Smals wil uiteraard een Top Employer blijven. Welke zijn de grootste uitdagingen voor HR? In de eerste plaats willen we de bestaande systemen en voorzieningen verder uitbreiden of verfijnen waar nodig. De feedback van het Top Employers Institute zal daarbij zeker een nuttige leidraad zijn. Anderzijds evolueert de ICTsector zeer snel en volgen de innovaties elkaar in sneltempo op. We moeten dus alert blijven en ons HR-beleid permanent bijsturen om een passend antwoord te kunnen bieden op alle evoluties in onze omgeving. Aan uitdagingen zal het ons dus niet ontbreken…
Lieve Troch, Projectverantwoordelijke Top Employer bij Smals, tijdens de uitreiking van de Top Employer Awards 2016.
Het Top Employers Institute is een onafhankelijke organisatie die de arbeidsvoorwaarden van toonaangevende werkgevers wereldwijd analyseert. De volgende domeinen worden onder de loep genomen: • Talent Strategy • Workforce Planning • Onboarding • Learning & Development • Performance Management • Leadership Development • Career & Succession Management • Compensation & Benefits • Culture Meer weten over de certificering en het profiel van onze onderneming als Top Employer? Bezoek dan www.top-employers.com.
Redactie: Angelina Van Belle SYMBIOSE 61 | 04.2016
10
SYMBIOSE 61 | 04.2016
11
Op stap met een collega __
Jonathan Lannoy
MIJN PROFESSIONEEL PARCOURS
"Ik ben altijd aan het multitasken"
Deze technisch architect heeft een groot hart voor mensen en dieren. Naast de zorg voor onder andere drie lama’s neemt hij ook heel wat verantwoordelijkheid op zich bij het Rode Kruis. Diversiteit vormt de rode draad doorheen zijn levensverhaal. Wanneer hij reist, zal hij nooit terugkeren naar dezelfde plek. In datzelfde verhaal is er steeds plaats voor humor en zelfrelativering. Ontmoeting met een bezige bij.
MIJN DAG
Hoe ziet een doorsneedag eruit? "Ik sta op om 6.30 uur zodat ik de trein van 7.15 uur kan nemen die me om 8.00 uur voor de deuren van Smals afzet. Ik vertrek rond 16.00 of 17.00 uur, afhankelijk van wat ik 's avonds doe. Als ik niets voorzien heb, werk ik in de moestuin en hou ik me bezig met mijn dieren (hond, kippen, eenden... en lama's). Rond 21.00 uur neem ik een pauze om samen met mijn echtgenote een tv-serie te kijken. Daarna werk ik nog wat aan mijn privéprojecten." Waar woon je? "In Masnuy-Saint-Jean, in de gemeente Jurbeke." Wat is je functie? "Ik ben technisch architect voor de teams CCB User Management en Digital Document Service. Ik hou me bezig met de evolutie of ontwikkeling van verscheidene projecten zodat ik de behoeften ervan correct kan afbakenen en voor een goede implementatie van deze behoeften kan zorgen." Wat betekent werken voor jou? "Het vinden van een evenwicht tussen verplichting en plezier.” SYMBIOSE 61 | 04.2016
12
"Ik heb mijn graduaat in de Informatica in 2004 beëindigd, waarna ik onmiddellijk aangeworven ben bij Smals. Na enkele jaren kon ik de opleiding voor architect volgen, die een toffe boost aan mijn carrière heeft gegeven. In 2010 ben ik een ander avontuur aangegaan door bij ING te gaan werken. Toen ik, na anderhalf jaar, nog een carrièrewending overwoog, werd ik overtuigd om terug te keren naar de bron."
Jonathan met zijn echtgenote Sandrine
Waar hou je het meeste van in je werk? "Dat ik problemen efficiënt kan aanpakken of wijzigingen kan aanbrengen in goed beheerde projecten. Daardoor is het mogelijk om sneller onderzoeken te voeren en oplossingen te vinden.” Wat zijn je favoriete hobby's? "Ik jongleer met heel wat activiteiten... Thuis zijn we geleidelijk aan een groentetuinboomgaard aan het uitbouwen, waarvoor ik verschillende methodes om te telen uittest volgens de principes van de permacultuur. We hebben ook drie lama's die we opkweken om in de toekomst kinderen te kunnen ontvangen voor korte bezoeken in het weekend, of om er wandelingen mee te maken. Binnenkort zouden nog twee alpaca’s hen vergezellen. Verder hou ik ervan om airsoft te spelen en deel te nemen aan gezelschapsspelavonden. Een andere bezigheid die veel tijd in beslag neemt, is mijn vrijwilligerswerk als verantwoordelijke bij de hulpdiensten van het Rode Kruis voor de gemeente Sint-Agatha-Berchem.” Wat doe je als verantwoordelijke bij de hulpdiensten van het Rode Kruis? "Als verantwoordelijke van de hulpdiensten beheer ik een dertigtal vrijwilligers.
Jonathan aan het werk bij het Rode Kruis
In totaal doen we meer dan 2000 uur vrijwilligerswerk. We zijn aanwezig op de evenementen van de gemeente die we vertegenwoordigen, maar ook op de grootste evenementen van Brussel, waaronder voetbalwedstrijden, concerten, sportieve evenementen en betogingen. We zijn ook inzetbaar in geval van grote rampen. Buiten deze preventieve acties vergaderen we maandelijks, volgen we regelmatig opleidingen en houden de verantwoordelijken verschillende werkgroepen over de functionering van het Rode Kruis. Andere vrijwilligers zetten zich bovendien nog in voor allerlei sociale activiteiten: afstaan van bloed, onthaal van migranten en verzorging van daklozen. Het Rode Kruis in België, dat niet gesubsidieerd wordt door de staat, telt ongeveer 9200 vrijwilligers. We doen dat allemaal in onze vrije tijd... Denk daaraan bij onze volgende verkoop van stickers en pleisters!" ;-)
maar altijd aan het multitasken. Ik ben met veel projecten bezig, en ik heb er nog meer in gedachten."
Hoe definieer je het leven? "Als het butterfly effect met een hele resem toevalligheden."
Wat haat je? "Mensen die zich overal mee bemoeien, zonder iets bij te brengen, mensen die anderen de les spellen en vooral hypocrisie."
Hoe beschrijf je jezelf? "Volgens mijn echtgenote ben ik vrijgevig met een goed gevoel voor humor; soms ongeduldig,
Heb je dromen? "Ik heb liever realistische ambities." Je ambities? "Mijn persoonlijke projecten op de best mogelijke manier realiseren.” Heb je kinderen? “Op 6 april 2016 is mijn dochtertje Eloïse geboren.” Wat is je favoriete vakantiebestemming? "Ik hou ervan om te reizen, maar ik ga nooit twee keer naar dezelfde plaats. Er is te veel om te doen en te zien, zelfs dicht bij ons."
Wat zou je meenemen naar een onbewoond eiland? "Een slip en een mes." Wat is je favoriete cd? "As Heard On Radio Soulwax Pt 2, van 2 Many DJ’s." Je favoriete film? "La Tour Montparnasse infernale van Charles Nemes." Je lievelingsboek? "Treize Minutes, van Nicolas Rey." Aan welke collega wens je de pen door te geven? "Aan Benoit Rassart..."
Was ik…
aap zijn. Een dier, dan zou ik een ë zijn. Een land, dan zou ik Belgi een Mac Een voorwerp, dan zou ik zijn. d zijn. Een kleur, dan zou ik roo n bord zijn. Een gerecht, dan zou ik ee ik figuurlijke Een eigenschap, dan zou humor zijn. ik nog niet Iemand anders, dan zou geboren zijn.
Interview: Nancy Boodts Redactie: Kelsey Ruys
Welke eigenschap apprecieer je het meest? "Wanneer mensen zichzelf niet serieus nemen. Ik hou van mensen die met zichzelf kunnen lachen en niet alles letterlijk opnemen."
Wat is je lievelingsgerecht? "Een ijsje!"
De drie lama’s van Jonathan en zijn hondje Picsou
SYMBIOSE 61 | 04.2016
13
Is er nieuws? __
s e j t w
ieu
Famifed verhuist ICT-infrastructuur naar G-Cloud IAAS De federale instelling die de uitbetaling van de kinderbijslag voor werknemers in goede banen leidt, bracht in 2015 haar meest cruciale interne toepassing over naar de G-Cloud. Meer dan 800 gebruikers hebben van de overstap in de praktijk niets gemerkt. Door de keuze voor G-Cloud IAAS is de servercapaciteit van Famifed voortaan flexibel aanpasbaar aan de toekomstige noden. Met Infrastructure-as-a-Service (IAAS) kunnen overheidsinstellingen server-, netwerk- en opslagcapaciteit aanschaffen als een volledig beheerde dienst, waarbij ze enkel betalen voor het werkelijk gebruik. Flexibiliteit is voor Famifed geen luxe, aangezien het beheer
n Korte
van de kinderbijslag door de zesde staatshervorming volledig wordt hertekend. ICT-directeur Marc Cooreman en ICT-infrastructuurmanager Johan Blancquaert van Famifed getuigen over hun overstap naar de G-Cloud. Als pilootproject kwam meteen de meest complexe infrastructuur aan de beurt. “We stonden voor een forse investering in nieuwe hardware. Dankzij de G-Cloud konden we dit vermijden én definitief wegstappen uit de cyclus van vijfjaarlijkse upgrades.” Surf voor meer informatie over de G-Cloud naar http://www.g-cloud.be waar u zich kunt inschrijven voor de nieuwsbrief. Lees hier de volledige getuigenis Ontdek meer over de G-Cloud in Symbiose 60
Volgend vieruurtje van de gepensioneerden van Smals op 27 mei 2016 Smals nodigt elk jaar haar gepensioneerden uit voor een gezellige bijeenkomst. Het volgende vieruurtje zal doorgaan op vrijdag 27 mei 2016 van 15.00 uur tot 17.00 uur in de refter van Smals South City in de Fonsnylaan 20 te 1060 Brussel. Deze bevindt zich recht tegenover het Zuidstation. Net zoals vorig jaar staat er taart, koffie en schuimwijn op het menu! Klik hier voor een voorproefje en bekijk de foto’s van het vieruurtje van vorig jaar.
Happy Hour: een gezellig moment
Elk trimester organiseert Smals een Happy Hour voor haar interne medewerkers. Er worden hapjes en drankjes aangeboden en collega’s die hun 25, 35 of 40 jaar dienst vieren, ontvangen een bijzondere attentie.
Medewerkers die gehuldigd werden op 17 maart 2016: Veronique Litt (ICT & Operational services, Sociale prestaties), 25 jaar dienst
Nadine Dekoster (Human Resources
Management, Loopbaanbegeleiding), 25 jaar dienst
Foto: Kelsey Ruys
Pascal Dereuver (ICT & Operational services, Lifecycle Management), 25 jaar dienst
Coördinatie: Nancy Boodts, ✆ 02 787 54 84,
[email protected]
Benoit Wiame (ICT & Operational services,
Redactie: Nancy Boodts (eindredacteur), Kelsey Ruys (redacteur)
Transversal Team), 25 jaar dienst
14
Vertaling: David Degrendele, Nathalie Vanbrabant, Kelsey Ruys | Lay-out: El'D graphic design Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden zonder schriftelijke toestemming van de redactie | Aangesloten bij de Belgische vereniging voor interne communicatie
Van links naar rechts: Frank Robben, Veronique Litt, Nadine Dekoster, Pascal Dereuver, Benoit Wiame SYMBIOSE 61 | 04.2016
Symbiose | eMagazine van Smals | Nr. 61 – April 2016 Symbiose wenst de volgende mensen te bedanken: Angelina Van Belle, Fanny Taildeman, Guy Van Hooveld, JanFrans Lemmens, Jonathan Lannoy, Kelsey Ruys, Laurent Dupont, Leen Van Looveren, Marc Mairesse, Noëlle Bauwin, Remi Declercq, Stefan Vanhoof, Tom Van Medegael, Tony Vanderbruggen en alle andere mensen die aan dit nummer meegewerkt hebben.
Verantwoordelijke uitgever: Frank Robben, Fonsnylaan 20 - 1060 Brussel Redactie: Kelsey Ruys
SYMBIOSE 56 | 12.2014
15
