SW nástroje pro podporu řízení projektů zaloţených na MS SharePoint

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra matematiky, statistiky a informačních technologií

SW nástroje pro podporu řízení projektů zaloţených na MS SharePoint Diplomová práce

Autor:

Tomáš Beneš BIVŠ ITMK Informační technologie a management

Vedoucí práce:

Praha

Ing. Václav Šebek, CSc.

Duben 2014

Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem diplomovou práci zpracoval samostatně a v seznamu uvedl veškerou pouţitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, ţe odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámen se skutečností, ţe se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.

podpis autora V Českých Budějovicích, dne 15. 4. 2014

Poděkování Rád bych touto cestou vyjádřil poděkování svému vedoucímu diplomové práce panu Ing. Václavu Šebkovi, CSc. za odborné vedení a poskytnutá doporučení během vypracování této

diplomové práce. Rovněţ bych chtěl poděkovat všem konzultantům za vstřícnost a pomoc při získání potřebných informací a podkladů. V neposlední řadě patří velké díky rodině, přátelům a kolegům.

Anotace Práce se zabývá softwarovými nástroji pro podporu řízení projektu zaloţených na MS SharePoint. V první části práce jsou popsány dostupné nástroje a jejich návaznosti, licenční, podmínky, vývojové techniky a instalace serveru ShorePoint. V druhé části práce je objasněn postup, jak lze v prostředí SharePoint vytvořit řešení pro řízení projektů, které je vţdy obohaceno o postup včetně jeho vyuţití.

Na závěr práce je vytvořená šablona s její

implementací a naznačením, jak ji dále efektivně vyuţít. Klíčová slova: SharePoint, seznam, knihovna dokumentů, pracovní postup, vlastní zobrazení, webová část Annotation The work deals with the software tools to support project management based on MS SharePoint. The first part describes the tools available and their follow-up, license conditions, development of technology and server installation ShorePoint. In the second part of the thesis is to clarify the procedure to be in the SharePoint environment to create solutions for project management, which is always enriched by the process, including its use. At the conclusion of the work is created template with its implementation and indicating how to effectively use it further. Key words: SharePoint, custom list, document library, workFlow, custom view, webPart

Obsah OBSAH ...................................................................................................................................... 5 ÚVOD ........................................................................................................................................ 8 1.

NÁSTROJE PRO PODPORU ŘÍZENÍ PROJEKTŮ................................................. 10 1.1 ŘÍZENÍ PROJEKTŮ........................................................................................................... 10 1.2 MS OFFICE PROJECT ..................................................................................................... 11 1.3 MS OFFICE OUTLOOK ................................................................................................... 11 1.4 MS INFOPATH ............................................................................................................... 12 1.5 PIMS ............................................................................................................................. 12 1.6 OFFICE WEB APPS ......................................................................................................... 13 1.7 SHAREPOINT.................................................................................................................. 13

2.

MS SHAREPOINT SERVER ....................................................................................... 15 2.1 LICENCE MS SHAREPOINT ............................................................................................ 15 2.2 INSTALACE SHAREPOINT SERVERU ................................................................................ 16 2.3 ARCHITEKTURY SHAREPOINT........................................................................................ 18

3.

2.3.1

SharePoint vývojová architektura......................................................................... 20

2.3.2

Logická struktura .................................................................................................. 21

VÝVOJOVÉ NÁSTROJE A TECHNOLOGIE .......................................................... 24 3.1 MS VISUAL STUDIO ...................................................................................................... 24 3.2 SHAREPOINT DESIGNER ................................................................................................ 25 3.3 SHAREPOINT MANAŢER ................................................................................................ 25

4.

NÁVRH STRUKTURY PRO PODPORU ŘÍZENÍ PROJEKTU ............................. 27 4.1 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ .................................................................................................. 28 4.1.1

Návrh organizační hierarchie řízení projektu (PMI) ............................................ 28

4.1.2

Vytvoření prázdné šablony SharePoint pro PMIS................................................ 31

4.2 PŘIDÁNÍ KOMPONENT .................................................................................................... 33 4.2.1

Vytvoření a naplnění seznamu kalendáře ............................................................. 34

4.2.2

Vytvoření a naplnění seznamu kontaktů .............................................................. 35

4.2.3

Vytvoření seznamu rizik....................................................................................... 35

4.2.4

Vytvoření seznamu úkolů projektu ...................................................................... 36 5

4.2.5

Vytvoření a naplnění vlastního seznamu zdrojů................................................... 36

4.3 KNIHOVNY DOKUMENTŮ ............................................................................................... 38 4.3.1

Vytvoření knihovny dokumentů ........................................................................... 39

4.3.2

Naplnění knihovny dokumentů ............................................................................ 39

4.4 ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ V PROJEKTU .......................................................................... 40 4.4.1

Projektový komunikační plán ............................................................................... 41

4.4.2

Přidání zainteresovaných osob ............................................................................. 43

4.4.3

Přizpůsobení vlastního oprávnění......................................................................... 44

4.5 PODPORA ŘÍZENÍ TÝMOVÉ SPOLUPRÁCE (ŘEŠENÍ SPRÁVY DOKUMENTŮ) ....................... 45 4.5.1

Check-Out/Check-In funkce dokumentu .............................................................. 45

4.5.2

Přehled schválení obsahu ..................................................................................... 46

4.5.3

Pracovní prostor dokumentů................................................................................. 46

4.6 SLEDOVÁNÍ A REPORT PROJEKTU ................................................................................... 47 4.6.1

Sledování vývoje úkolů v projektu ....................................................................... 48

4.6.2

Sledování rizik ...................................................................................................... 52

4.6.3

Řízení změny s pomocí WorkFlow ...................................................................... 53

4.7 PROJECT REPORTING ...................................................................................................... 57 4.7.1

Vlastní zobrazení .................................................................................................. 58

4.7.2

Řízení zobrazení pomocí webové části projektu .................................................. 60

4.7.3

Vytvoření DashBoardu pro milníky projektu ....................................................... 60

4.7.4

Vytvoření řešení pro pracovní schůzky ................................................................ 62

4.8 INTEGRACE SYSTÉMŮ .................................................................................................... 63

5.

4.8.1

Integrace aplikace Microsoft Project do sluţby SharePoint ................................. 64

4.8.2

Integrace aplikace Microsoft Excel do sluţby SharePoint ................................... 64

4.8.3

Vytvoření vlastního seznamu z existujícího tabulkového procesoru Excel ......... 65

4.8.4

Export tabulky z aplikace Excel na server SharePoint ......................................... 65

4.8.5

Synchronizace tabulky z aplikace Excel se seznamem sluţby SharePoint .......... 66

VYTVOŘENÍ A IMPLEMENTACE ŘEŠENÍ ........................................................... 67

ZÁVĚR .................................................................................................................................... 69 SEZNAM POUŢITÉ LITERATURY: ................................................................................. 71 SEZNAM POUŢITÝCH OBRÁZKŮ: ................................................................................. 73 SEZNAM POUŢITÝCH TABULEK: .................................................................................. 74 6

SEZNAM POUŢITÝCH ZKRATEK: ................................................................................. 75

7

ÚVOD Při výběru tématu bylo pro mne důleţité propojit teoretické znalosti s praktickými zkušenostmi. Od práce jsem očekával inovativní přínos pro praxi, kterou vykonávám. Zvolil jsem téma SW nástroje na podporu řízení projektů zaloţených na MS SharePoint. Termín projekt a projektové řízení je v České republice častokrát skloňovaný v několika pádech. Projektové řízení si klade za cíl vytvořit či vyuţít stávající soubor osvědčených postupů pro plánování a realizaci projektů. Doby, kdy pro řízení projektu stačil produkt MS Excel, Word a PowerPoint pomalu končí, přesto se tyto softwarové nástroje staly pro většinu projektů nepostradatelné. Při práci na projektu vycházíme ze tří imperativů a to čas, náklady a dostupné zdroje, které jsou úzce spolu spjaty a na sobě závislé. Pokud chceme například sníţit čas trvání, je třeba navýšit dva ostatní imperativy. Software pro řízení projektu nám můţe pomoci jak ke sníţení délky trvání, tak i ke sníţení nákladů. Zejména kdyţ si představíme, ţe v průměrné osmihodinové pracovní době jeden zaměstnanec z projektového týmu stráví asi čtyřicet pět minut hledáním potřebných informací o aktuálním stavu projektu. Koordinátor projektu musí tyto informace vyhledávat jak na místním disku, v emailové poště nebo dokonce kontaktovat ostatní členy týmu. Výsledkem je, ţe kaţdý člen týmu stráví v průměru denně čtyřicet pět minut pro vyhledávání těchto informací neefektivně. Z toho vyplývá, ţe informace o projektu by měly být vyuţity o něco více efektivně a je tedy třeba zlepšit pracovní postupy pro zprávu dokumentů a nástroje pro spolupráci. Vezmeme-li v úvahu, ţe čtyřicet pět minut denně na jednoho zaměstnance není příliš, u dvaceti zaměstnanců v projektovém týmu to dělá devět set minut denně. V tříměsíčním projektu to činní 54000 minut nebo 38 dní. Převedeme-li tento fakt na finance, zjistíme značné „plýtvání“ prostředků. Na tomto příkladu jsem se snaţil poukázat na potřebu jak v organizaci ušetřit jak časové, tak finanční ztráty. Cílem této práce je vytvořit pomocí nástrojů MS SharePoint prostředí pro podporu řízení projektů a zhodnotit přínos navrhovaného postupu. Práce se skládá z teoretické a praktické části. Teoretická část nastíní problematiku projektového řízení a všeobecné vyuţití MS SharePoint. Uvede nástroje spjaté s MS SharePoint. Vysvětlí licenční podmínky a provede čtenáře prvky instalací prostředí MS SharePoint. Popíše architekturu a logickou strukturu, jak jsou informace spravovány a uloţeny v systému. Na závěr uvede vývojové techniky, jejich přednosti a vyuţití. 8

Praktická část práce je směřována nejen z teoretického úhlu pohledu, ale i z praktických ukázek. V praktické části popisuji zejména technologii SharePoint a její funkce, které mi tvoří podklad pro vytvoření komplexního systému na správu řízení projektu. Prvním krokem vyuţití serveru SharePoint při řízení projektů je sestavení organizační hierarchie. V práci uvádím tři různé moţnosti, jak lze sestavit hierarchie s jejich vyuţitím a vytvořením základního webu. V dalších krocích se v práci zabývám ukládáním informací o projektu pomocí SharePoint komponent jako jsou seznamy, knihovny dokumentů, wiki knihovny a knihovny formulářů. Především vyuţití předpřipravených vzorů s moţností rozšíření a funkcionalit komponent, jako jsou sledování vlastnosti informací, rozesílání informačních emailů, upozornění na přidání obsahu, týmové spolupráce nad dokumenty, změny vytvářené v „historii změn“, moţnosti zobrazení, nastavení oprávnění, schvalování obsahu dokumentu a integraci stávajících nástrojů pro řízení projektů, jako je například e-mail, MS Word, Excel. Pomocí uvedených a popsaných postupů v práci docílíme zlepšení komunikace mezi všemi zúčastněnými stranami projektu, sdílení uloţených dat o projektu, automatizaci pracovních postupů a zpětné vazby o projektu. Výsledkem propojení jednotlivých kapitol diplomové práce je navrţený systém řízení projektu s podporou SharePoint, který je klíčem k úspěšnému dokončení projektu, jenţ vede k dosaţení mnohem vyšší produktivity. V závěru práce je uveden způsob uloţení šablony, její vyuţití a následné implementace.

9

1. Nástroje pro podporu řízení projektů Cílem projektového řízení je úspěšná realizace projektu. Nedílnou součástí kaţdé společnosti, zabývající se projekty, je pouţívání nástrojů vhodných pro řízení projektu. Jedná se především o produkty MS Project, MS Office a InfoPath. Práce popisuje výběr nástrojů a technik, jak lze řídit projekty pod záštitou serveru SharePoint.

1.1 Řízení projektů Řízení projektů můţeme popsat jako soubor metodik vedoucích k efektivnímu plánování a realizaci projektů. Metodiky nám pomáhají k rozplánování a realizaci sloţitých, zejména opakujících se akcí. Projektové řízení má za cíl vytvořit či vyuţít soubor osvědčených postupů pro plánování a realizaci projektů – tzv. Best Practices – metodiky a nástroje, které vychází z praxe a zkušeností. Zároveň je důleţité zmínit, ţe nelze pevně stanovit postupy, ale spíše způsob řešení problémů, takzvaně filozofii k postupům všeobecně. Proto je snadnější pouţívat tyto osvědčené postupy neţ vše zkoušet pokaţdé od začátku. Soubor postupů zahrnutých v projektovém řízení, tak urychluje a usnadňuje práci na realizovaných projektech. Zároveň je potřebné si uvědomit, které z nástrojů projektového řízení konkrétního projektu jsou dostačující a vhodné. Projektové řízení lze pro zefektivnění práce vyuţívat téměř ve všech oborech. U kaţdého projektu je třeba si uvědomit jeho rozsah. U menších projektů často vystačíme se soustavou tabulek v Excelu. Tyto tabulky mohou být vytvořeny dle vzoru pro urychlení práce. U větších projektů lze vyuţít funkce a nástroje softwaru MS Project. Ale je třeba mít připravenou nadstavbu pro přehlednost celého spektra projektů, aby všichni účastníci sdíleli informace o projektu. Touto nadstavbou lze zvolit MS SharePoint, který bude v této práci popsán1. Nemohu opomenout existenci činností, které pro projektové řízení nejsou vhodné. Zejména činnosti s jinými způsoby řízení nebo činnosti s příliš komplikovaným průběhem. Jedná se například o tyto situace: krizové situace (vhodnější je krizové řízení) 1

ROSENAU, M. Řízení projektů. Praha: Computer Press, 2000.

10

periodicky se opakující činnosti (vhodnější je operativní řízení, procesní řízení) jednoduché, bezrizikové akce tam kde převládá chaos a nezájem o zlepšování nebo úspěšné realizování činností (neexistuje vhodné řízení, výsledek závisí většinou na síle osobnosti vedoucí osoby2).

1.2 MS Office Project MS Project je nástroj vhodný pro projektové řízení, který je součástí kancelářského balíčku MS Office Enterprise od společnosti Microsoft. Slouţí pro správu úkolů, zdrojů a zjišťování aktuálního stavu projektu. Poskytuje různé výstupy - Ganttův diagram, kalendáře, přehled peněţních toků, analýzy EVA a PERT3. MS Project také poskytuje funkce, které umoţňují uţivateli vytvářet sestavy, které zaznamenávají stav a průběh projektu4. Správné pouţívání aplikace MS Project můţe být hybnou silou pro integraci se sluţbou SharePoint. MS Project je dodáván ve dvou verzích: MS Project Standard a MS Project Professional. Hlavním rozdílem je, ţe MS Project Professional spolupracuje s MS Project Serverem.

1.3 MS Office Outlook Jednou ze základních vlastností pro řízení projektů je vzájemná komunikace. MS Outlook je email a GroupWare klient

od

společnosti Microsoft,

který

je

standardně

součástí MS Office. K řízení projektů vyuţijeme sluţby, jako jsou elektronická pošta, propisování vedení kontaktů, organizace času, úkolů, poznámek a deník. Pro funkčnost sdílení pošty a organizaci schůzek jej nasazujeme ve spolupráci s MS Exchange5.

2

DOLEŢAL, J., B. LACKO a P. MÁCHAL. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009. BIAFORE B. Microsoft Project 2010: The Missing Manual. Edition 1, 2010. ISBN-10: 1449381952. CAPOSSELA, CH. Where Project Managers and Microsoft ® Meet.[online] 2010. [cit. 13.1.2014] Dostupné z: < http://www.mpug.com/education/what-is-microsoft-project/>. 5 MICROSOFT. Outlook.com. Microsoft. [online] © 2013. [cit. 15.1.2014] Dostupné z: 3 4

11

1.4 MS InfoPath InfoPath umoţňuje snadné vytváření, distribuci, vyplňování a odesílání elektronických formulářů, které obsahují strukturovaná data. Produkt je vybaven WYSIWYG návrhářem, ve kterém jsou různé ovládací prvky (např. textové pole, radio tlačítka, zaškrtávací políčko atd.). Tyto prvky jsou vázány na data reprezentovaná samostatně jako hierarchická stromová struktura sloţek a datových polí. To zvyšuje schopnost organizace shromaţďovat, spravovat a sdílet informace. Díky aplikaci InfoPath se metoda zadávání dat liší od způsobu ukládání. Informační formuláře mohou být uloţeny v textových souborech, databázích a dokonce i v SharePoint listu, jak bude v práci dále popsáno. InfoPath se obvykle pouţívá pro vytváření a vyplňování formulářů rychlým a efektivním způsobem. Veškerá data uloţená ve formuláři aplikace InfoPath jsou ve formátu XML, který je nazýván "zdroj dat". Šablona formuláře má jeden primární zdroj dat pro ukládání údajů a můţe obsahovat jeden nebo více sekundárních zdrojů dat. Například pro načítání dat do ovládacích prvků formuláře. Sekundární zdroje dat mohou být umístěny uvnitř formuláře, nebo mohou být dostupné přes externí datové připojení k serveru SharePoint nebo webové sluţby. Jelikoţ SharePoint Server obsahuje rozšíření FormsServices, mohou formulář vyplnit i uţivatelé bez nainstalované aplikace MS InfoPath například z mobilního zařízení.6

1.5 PIMS Project Management Information System (PMIS) je standardizovaný soubor nástrojů v rámci organizace a je integrován do systému řízení projektu. Přestoţe PMIS nespecifikuje, které nástroje či technologie pouţívat, MS SharePoint je jeden z nich. Zakládá si především na spolehlivosti, komunikaci a spolupráci dle potřeb projektu. Základní PMIS vlastnosti: • Podporuje generování projektu, harmonogram rozpočtu

6

MICROSOFT CORPORATION. Introduction to InfoPath Forms Services. [online] © 2014. [cit. 15.1.2014] Dostupné z:

12

• Usnadňuje komunikaci a zpětnou vazbu • Monitoruje aktivity projektu • Ovládá změny projektu • Analyzuje a předpovídá výsledky projektu • Rozšiřuje stav projektu se zúčastněnými stranami • Poskytuje informace v reálném čase nezbytné pro zahájení, plánování, provádění, řízení, a uzavření projektu7.

1.6 Office Web Apps Office Web Apps je praktické online řešení aplikací MS Word, Excel, PowerPoint a OneNote, které díky funkcím sluţby SharePoint Online umoţňuje zobrazit dokumenty a provádět jejich základní úpravy přímo ve webovém prohlíţeči i uţivatelům, kteří nemají ve svých počítačích systém MS Office.

1.7 SharePoint MS SharePoint je webová aplikace vyvinutá společností Microsoft. SharePoint je systém pro správu obsahu a dokumentů, ale jiţ od verze 2007 poskytuje podstatně širší moţnosti. Verze MS SharePoint 2010 přinesla další vylepšení. Současná verze je MS SharePoint 2013. SharePoint obsahuje víceúčelové sady webových technologií8. MS SharePoint je plně integrován se sadou MS Office. Podmínkou je licencování MOL/Select, protoţe OEM (PKC) verze MS Office podporu MS SharePoint neobsahuje. Webové nástroje jsou navrţeny tak, aby je mohli pouţívat i netechničtí uţivatelé9. SharePoint lze pouţít jako intranetový portál pro správu dokumentů, souborů, spolupráci v organizaci, sociální sítě, extranet, vyhledávání podnikových informací. MS SharePoint můţe obsahovat Reporting Services pro business inteligence. MS SharePoint můţe být pouţit i jako veřejný webový server, ale zde je nutné 7

Project Management Institute, Inc. Making project management. [online] © 2014. [cit. 17.1.2014] Dostupné z: GILBERT, M.R., M. K. SHEGDA, G. PHIFER A J. MANN. SharePoint 2010 Is Poisedfor Broader Eterprise Adoption. . [online] [cit. 17.1.2014] 2009. Dostupné z: . 9 LOW, L. SharePoint 2010 : The First 10 Years. TechNet magazine. [online] © 2014 Microsoft. [cit. 17.1.2014] 7 April, 2011. Dostupné z: < http://technet.microsoft.com/en-us/magazine/gg981684.aspx> 8

13

podotknout, ţe se jedná o poměrně nákladné řešení z pohledu licencování. Obsahuje také nástroje pro systémovou integraci, integraci procesů a WorkFlow automatizaci 10. SharePoint poskytuje centrální správu firemních webových aplikací, řízení poţadavků a integruje správu zabezpečení

11

. Platforma SharePoint se integruje přímo do IIS (Internet

Information Services), umoţňující hromadné správy, škálování a zajišťování serverů, jak je často poţadováno ve velkých organizacích, nebo Cloud Hosting poskytovatelů. Dále umoţňuje propojení s firemním informačním systémem (např. ERP, nebo CRM). SharePoint také obsahuje kompletní vývojový balík zaloţený na webových technologiích a API zaloţené na standardech.

10

GILBERT, M.R., M. K. SHEGDA, G. PHIFER a J. MANN. SharePoint 2010 Is Poisedfor Broader Eterprise Adoption. [online] [cit. 17.1.2014] 2009. Dostupné z: . 11 Professional Advantage. SharePoint Consulting Services [online] © Professional Advantage 2013 [cit. 17.1.2014]. Dostupné z:

14

2. MS SharePoint server 2.1 Licence MS SharePoint SharePoint převáţně funguje jako intranetová a extranetová platforma. Jaké konkrétní licence je zapotřebí, závisí na třech faktorech: funkcionalitě, způsobu nasazení a způsobu hostovaní12. 1. SharePoint Online licence: Je kloudová sluţba pro podniky všech velikostí, jejímţ hostitelem je Microsoft. Sluţba SharePoint Online nabízí kompletní výkonné funkce serveru SharePoint, a to bez místní instalace a nasazení SharePoint Serveru. Platba je za připojení jednoho zaměstnance. Organizace si musí spočítat, zda je pro ni sluţba výhodná či vyuţije místní instalaci. Ke sluţbě lze vyuţit i balíček Web Apps. 2. Místní instalace: Se pouţívá pro intranetové weby licencované pomocí modelu Server/licence pro klientský přístup (CAL). Pro kaţdou spuštěnou instanci softwaru je vyţadovaný SharePoint Server a pro kaţdou osobu nebo zařízení získávající přístup k SharePoint Serveru jsou nezbytné licence CAL. Licence SharePoint Standard CAL: Licence Standard CAL umoţňuje vyuţívat základní funkce SharePoint. Jedná se i infrastrukturu pro všechny podnikové weby, která poskytuje: o Integrovanou platformu pro spolupráci. o Správu podnikového obsahu pro více lidí. o Standardní vyhledávací funkce a extrahování entit, soubor a video hledání, doporučování poloţek. Licence SharePoint Enterprise CAL: Licence Enterprise CAL umoţňuje vyuţívat všechny funkce Standard SharePoint licence, rozšířené o: o Podniková řešení (včetně sluţeb Access Services a InfoPath Services). o Správu navigace. o Správce designu. o Business Intelligence (včetně nástroje Power View a sluţeb Performance Point, Excel Services a Visio Services).

12

Licence SharePointu 2013. [online] © 2014 Microsoft Corporation [cit. 23.1.2014]. Dostupné z:

15

3. SharePoint Foundation: Je základní technologie pro všechny SharePoint weby. Pro místní nasazení je k dispozici zdarma. V předchozích verzích se označovala jako Windows SharePoint Services. Pomocí této sluţby se dají rychle vytvářet typy webů, které umoţňují spolupráci na webových stránkách, dokumentech, seznamech, kalendářích a datech. Tuto licenci jsem zvolil pro psaní diplomové práce.

SharePoint Server:

Organizace si mohou SharePoint Server nasadit a spravovat místně.

Obsahuje všechny funkce SharePointu Foundation a navíc další funkce a moţnosti jako je správa podnikového obsahu, business intelligence, podnikové vyhledávání, osobní weby a informační kanál13.

2.2 Instalace SharePoint serveru V této práci se věnuji Microsoft SharePoint 2010, která se dá rozdělit na dvě základní části: Front-End Server a Databázový server. Front-End server je aplikační nadstavba webového serveru, neboli IIS a Databázový server je datové a konfigurační úloţiště našeho SharePointu. V průběhu instalace se můţeme rozhodnout, zda vše budeme instalovat na jeden server (Stand alone instalace), nebo na více serverů (Server Farm instalace). Jednou z novinek SharePoint 2010 je moţnost instalovat na klientský operační systém (dále jen OS) jako je Windows 7 nebo Windows Vista. To je určeno především vývojářům, kteří dosud museli vyvíjet ve virtuálním stroji hostovaném na svém počítači, nebo museli jako primární OS pouţívat některou ze serverových verzí MS Windows14. MS SharePoint podporuje pouze 64 bitový operační systém. Před instalací je důleţité zváţit: 1. Typ instalace – v případě Stand alone instalace bude vše automaticky nainstalováno a nastaveno na jeden server (včetně MS SQL Express), ale jiţ nebude moţnost v budoucnu rozšiřovat SharePoint farmu o další servery.

13

Licence SharePointu 2013. [online] © 2014 Microsoft Corporation [cit. 23.1.2014]. Dostupné z: 14 Vyvojar.cz. Instalace SharePointu 2010 na Window 7. [online] [cit. 23.1.2014]. Dostupné z: .

16

2. Předpokládané mnoţství uţivatelů – představuje zatíţení jak databázové části, tak hlavně Front-End části. Je tedy důleţité neopomenout tuto informaci při návrhu cílové infrastruktury. 3. Existující weby IIS Role – instalace Front-End části způsobí, ţe bude automaticky zakázán výchozí webový server (Default Web Site) nebo jiný webový server běţící na stejném portu. Je nutné předem zváţit, jaké porty nebo hlavičky webů (Host Name) je moţné aplikovat. 4. Mnoţství dat – MS SQL Express má omezenou velikost databáze, Full text index vytěţuje databázi i server pro indexování. Minimální poţadavky pro nasazení Před samotným zahájením je nutné ověřit, zda dostupné nebo navrhované prostředí odpovídá minimálním poţadavkům pro nasazení této technologie. Pro běh MS SharePoint je nutná existující infrastruktura MS Active Directory. 1. V případě pouţití více serverů (Farm Server installations), budou poţadavky na SharePoint server a SQL server následující (viz. Obrázek 1): Procesor – 64bit RAM – 4GB Hard disk: 80GB pro systém Obrázek 1 - Instalace Farm Server

Zdroj: Soukup, O.15 2. V případě pouţití jednoho serveru (Stand Alone Server installations), budou poţadavky na SharePoint server tyto (viz. Obrázek 2)16: Procesor – 64bit 15

SOUKUP, O. „Step by Step“ Instalace SharePoint Server 2010 na Windows Server 2008 R2 a SQL Server 2008 R2. [online] [cit. 27. 2. 2014]. Dostupné z: .

17

RAM – 8GB Hard disk: 80GB pro systém Obrázek 2 – Instalace Stand Alone Serveru

Zdroj: Soukup, O. 17 Po úspěšné instalaci vypadá domovská stránka týmového webu takto (viz. Obrázek 3): Obrázek 3 - Vytvořený týmový web

Zdroj: Autor

2.3 Architektury SharePoint Pouţití mnoţného čísla u termínu "architektury" v názvu je zcela korektní. SharePoint má mnoho architektur, částečně proto, ţe "architektura" má mnoho významů v kontextu vývoje softwaru, ale také proto, ţe SharePoint

má mnoho vyuţití, která lze rozdělit na více

17

SOUKUP, O. „Step by Step“ Instalace SharePoint Server 2010 na Windows Server 2008 R2 a SQL Server 2008 R2. [online][cit. 27. 2. 2014]. Dostupné z: .

18

aplikačních platforem. Následně uvedu některé z nejdůleţitějších vyuţití, která SharePoint umoţňuje: Portálová správa serveru. SharePoint umoţňuje pracovníkům práci s informacemi (IW). Zejména pro uţivatele, kteří nemají znalosti o designu webových stránek. Téměř okamţitě vytváří portál a zprovozní své webové stránky. Tím se nekladou poţadavky na oddělení informačních technologií (IT). IWS umoţňuje vytvořit vlastní místa pro týmy, blogy, wiki a další účely. Sada GroupWare aplikace SharePoint poskytuje platformu, na které IWS mohou vytvářet řešení pro spolupráci uţivatelů. Platforma zahrnuje knihovny dokumentů a pracovní plochy, pracovní postupy, wiki, blogy a týmové seznamy, jako jsou události, oznámení a úkoly. MS SharePoint WorkSpace (dříve Microsoft Office Groove 2007) poskytuje off-line řešení. Hostitel WorkFlow. Lze vytvořit pracovní postupy, které mohou organizovat a modelovat procesy v organizaci. Jsou spuštěny doprovodnými akcemi. Například přidání a editování dokumentu do knihovny dokumentů. Aplikace pro správu obsahu (Enterprise Content Management - ECM) funkce zahrnují správu dokumentů, správu záznamů, podnikové vyhledávání a správu webového obsahu. Business Intelligence (BI). Sada aplikací Microsoft Business Services (BCS) umoţňuje připojení dat z jiných zdrojů, neţ SharePoint, jako je například instalace SAP nebo Oracle databází, které mají být přístupné (čtení / zápis) stejně, jako by to byl seznam sluţby SharePoint. Intranetový portál SharePoint obsahuje mnoho intranetových funkcí. Například poskytuje oznámení, ukládání a kopírování souborů, spouštění aplikací a zabezpečení dat. SharePoint lze výhodně pouţít i pro extranet, kde část obsahu je sdílena s intranetovou částí portálu. Poskytovatel sluţeb SharePoint zpřístupní data pomocí modelu klient objektu, REST-based Windows Communication Foundation (WCF) Data Services (dříve ADO.NET Data Services) a mnoho out-of-the-box webové sluţby ASMX. Kromě Service Application Framework SharePoint poskytuje platformu, která umoţňuje vývojářům vytvářet škálovatelné střední vrstvy sluţby, které mohou poskytnout řešení slouţící jako prostředky pro zpracování do jiných funkcí sluţby SharePoint.

19

Ukládání dat. SharePoint ukládá údaje do tabulek v databázi serveru Microsoft SQL Server. Lze se dotazovat na data pomocí LINQ nebo lze vyuţít dotazů v jazyce CAML Collaborative Application Markup Language. Údaje mohou být zrcadlově obráceny, zálohovány, obnovovány v závislosti na verzi SQL Server, který je pouţíván. Zpracování dat pro více uţivatelských rozhraní (UIS). Kromě svých rodných UI webových stránek (včetně speciálních verzí pro mobilní zařízení), které mohou obsahovat ECMAScript (JavaScript, JScript), SharePoint podporuje přístup z aplikací Microsoft Silverlight a klientskou aplikaci Microsoft SharePoint WorkSpace. Prostřednictvím objektového modelu klienta sluţby SharePoint je moţno přístup k SharePoint docílit pomocí aplikace Windows Presentation Foundation (WPF), Windows Forms nebo jiných aplikačních kódů.

2.3.1 SharePoint vývojová architektura SharePoint ukládá data na SQL Serveru. Dá se vyuţít verze SQL Serve Express. Všechny tyto platformy pro spuštění vyţadují 64bitové instalace systému Windows Server 2008 nebo na MS Windows 7. Následující obrázek (viz. Obrázek 4) ukazuje postavení SharePoint Foundation na Microsoft .NET Framework 3.5, ASP.NET a Internetové informační sluţby (IIS)18.

18

MICROSOFT. SharePoint 2010 Architectures Overview. [online] © 2014 Microsoft MSDN [cit. z: .

20

25. 1. 2011]. Dostupné

Obrázek 4 - SharePoint vývojová architektura

Zdroj: Microsoft19

2.3.2 Logická struktura Logická struktura v SharePoint 2010 je způsob, jak jsou informace spravovány a uloţeny v systému MS SharePoint. Níţe charakterizuji prvky a návaznosti v logické struktuře: Farma (Farm) je soubor jednoho nebo více serverů, které se chovají jako jedna SharePoint logická skupina. Farma můţe obsahovat jednu nebo více webových aplikací. Webová aplikace (Web Application) tvoří vrchol hierarchie na úrovni farmy. Jedná se o URL (nebo sadu adres URL), které slouţí jako základ pro ověřování a správu dokumentů nebo více kolekcí webů. Je to vlastně IIS webová stránka rozšířená o sluţby SharePoint.

19

MICROSOFT. Welcome to the Microsoft SharePoint 2010 SDK. [online] © 2014 Microsoft SDK z:

21

[cit. 27.1.2014] Dostupné

Kolekce webu (Site Collection) je místo na nejvyšší úrovni webové aplikace. Můţe se skládat z podřízených webů. Je to logická jednotka pro správu. Existuje nastavení, která lze konfigurovat pouze na úrovni kolekce webů. Kaţdá webová aplikace můţe hostit mnoho kolekcí webů. Web (Site): Skládá se z datového úloţiště, vizuálních prvků a správy. Web je reprezentován jako jedna nebo více webových stránek. Web můţe obsahovat více seznamů a knihoven. Seznam, knihovna dokumentů (List, Document library): je úloţiště dat, které můţe mít sloupce dat nebo dokumentů. Objekty uloţené v seznamu se nazývají poloţky. Seznam je reprezentován pohledy, nebo webovými částmi. To lze analogicky srovnat s databázovou tabulkou nebo s aplikací Excel. Poloţka (Item, dokument): Základní objekt dat, ve kterém jsou uloţena data v seznamu. Příkladem poloţky můţe být konkrétní kontakt, úkol, nebo dokument. Poloţky jsou srovnatelné analogicky s řádky v databázi nebo s řádky v aplikaci Excel. Aplikace sluţeb (Service Application): poskytuje sadu schopností k jedné nebo více webovým aplikacím. Tyto sluţby lze vypínat či zapínat. Není vhodné zapínat všechny sluţby, ale pouţít pouze ty, které opravdu nezbytně potřebujeme20. Na následujícím obrázku (viz. Obrázek 5) je znázorněna hierarchie prvků a jejich posloupnost.

20

JAMISON, S. Informit. SharePoint 2010 Logical Design: Top 10 Considerations. 2010 [online] © 2014 Pearson Education, Informit. [cit. 27. 2. 2014].. Dostupné z:

22

Obrázek 5 - SharePoint logická struktura

Zdroj: SharePoint 2010 iDev21

21

Sharepoint 2010 iDev. WordPress,Create a SharePoint Intranet. 2012 z:

23

[online] [cit.

27.1.2014]

Dostupné

3. Vývojové nástroje a technologie 3.1 MS Visual Studio Aplikace Visual Studio poskytuje mnoho šablon pro vývoj u platformy MS SharePoint. Jsou to šablony pro vytváření webů, obsahu, definic seznamu, pracovních postupů, Event Receiver, modelů připojení obchodních dat atd. Ve Visual Studiu většinou vytváříme logiku, neboli řešení, co je nad rámec základního vybavení SharePoint22. Visual Studio zabalí naše funkce (Feature) jako řešení (Solution). Funkce je kontejner, který obsahuje jednu nebo více rozšíření funkčnosti v aplikaci Microsoft SharePoint Foundation. Funkce obsahuje soubor feature.xml a jeden nebo více prvků souborů. Tyto soubory XML jsou také známé jako definice funkce. Funkci lze aktivovat pro jednotlivé webové stránky nebo pro kolekci webů. Aby se funkce dala nasadit na server, vytvoříme SharePoint řešení balíček (WSP) na svázání funkcí, definici webu a sjednocení jiných souborů do jednoho balíčku, který ukládá soubory ve formátu potřebném na nasazení souborů na server SharePoint. Balíček řešení je uloţen v souboru CAB s příponou WSP. Ten můţe obsahovat funkce, definice webu, webových částí a sestav. Rámec řešení poskytuje jednotnou infrastrukturu pro nasazení řešení. Rámec řešení, při pouţití s funkcemi, můţe být zapnut nebo vypnut v určeném rozsahu. Rámec také poskytuje mechanismus, který lze pouţít k nasazení a upgrade stávajících řešení na různých serverech v serverové farmě. Řešení mohou být také lokalizována pro podporu více jazyků. Po zabalení funkce a balíčku v aplikaci Visual Studio, lze WSP soubor nasadit na servery SharePoint. Instalace můţe být provedena buď pomocí aplikace Centrální správy SharePoint nebo pomocí Management Shellu. V aplikaci MS Visual Studio je také moţné ladění a testování.

22

Microsoft. Vývoj pro SharePoint v sadě Visual z:

Studio. [online]

24

©

2014

Microsoft

[cit.

27.1.2014]Dostupné

3.2 SharePoint Designer Microsoft SharePoint Designer je rozšířený nástroj pro přizpůsobení webů zaloţených na Microsoft SharePoint. Jedná se o aplikaci umoţňující navrhovat, sestavovat a přizpůsobovat zákazníkům weby. Je to webový a aplikační designový program, který slouţí k vytvoření a přizpůsobení webů sluţby SharePoint. Pomocí SharePoint Designeru lze vytvářet webové stránky s bohatým obsahem, sestavovat výkonná řešení s podporou pracovních postupů a navrhovat vzhled a chování svého webu. Dále lze vytvářet různě rozsáhlé weby, od malých webů projektového týmu aţ po portálová řešení s řídicími panely pro velké podniky23. SharePoint designer poskytuje funkce pro: vytvoření nebo úpravu stránek předlohy a jejich rozloţení vytvoření nebo úpravu CSS (kaskádových stylů) projektování nebo úpravu pracovních postupů připojení SharePoint různých externích datových zdrojů pomocí BCS (sluţby podnikové připojení) vytvoření nebo úpravu seznamů, knihoven a pohledů na data vytváření WorkFlow24. Zde je důleţité uvést, ţe to co nelze vytvořit v SharePoint designeru, musíme vytvořit pomocí Visual Studia, které je spíše kódově zaměřené s širšími moţnostmi.

3.3 SharePoint Manaţer SharePoint Manaţer je program navrhnutý pro vývojáře a správce. Umoţňuje zobrazit objektový model. Aplikace automaticky vyhledá místní SharePoint Server a připojí se k němu s poskytovaným oprávněním. Program umoţní procházet kaţdý web na místních farmách a prohlíţet všechny vlastnosti objektů. Kromě zobrazení lze také změnit vlastnosti pro určité typy objektů (pole, typ obsahu, apod.). Dále lze aktivovat a deaktivovat funkce. Nevýhodou je

23

GOSAVI,R. SharePoint Word. What is SharePoint Designer?. 2012 [online] [cit. 27.3. 2014] Dostupné z: 24 OFFICE. Úvod do aplikace SharePoint Designer 2010. [online] © 2014 Microsoft Corporation. [cit. 27.1. 2014] Dostupné z:

25

pouze lokální připojení, čímţ se nelze připojit ke vzdálené farmě. Největší význam pouţití spatřuji v rychlé kontrole vlastností o objektech.

26

4. Návrh struktury pro podporu řízení projektu Definice rozsahu projektu se můţe značně lišit. Můţe se jednat o projekt velikosti stavby tunelu Blanka, modernizace výrobní linky v organizaci nebo jen vytvoření jedné webové stránky pro zákazníka. Jedním ze společných faktorů, které platí v rámci všech typů projektů je zapojení osob a sběr širokého spektra informací o projektu. Tyto informace mohou zahrnovat šablony, e-maily, plány, návrhy, formy, rozpočty, kontaktní informace, zprávy o stavu, dodrţování předpisů apod. Úkolem této práce je navrhnout co nejefektivnější cestu, jak spravovat tyto informace o projektu. Následujícím třem oblastem bychom se měly vyvarovat: Místní / osobní úloţiště. Pokud jsou informace o projektu uloţené pouze v osobním počítači nebo na přenosném zařízení pro ukládání dat, můţe dojít k jejich poškození a data jsou přístupná výhradně pro uţivatele na tomto médiu. Poté se nám nabízí otázka: „Jakým způsobem data obnovit v případě poškození?“ a „Můţe například harmonogram projektu zobrazit kaţdý z členů zainteresovaných osob včas?“ Úloţiště zaloţené na síti je lepší způsob pro sdílení a zálohování dat. Pokud je pouţíváno centrální úloţiště v síti pro sdílení souborů nebo webové prostředí, je třeba si poloţit otázky: „Jak zabránit přepsání souboru? Jaké jsou normy pro udrţení verzí? Můţeme definovat, kdo má přístup k jakým informacím?“ Kombinace nástrojů pro řízení projektů, které pomáhají správě projektu, jako jsou běţné nástroje Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft Project. V některých případech postačí jako podnikové nástroje, ale neplní funkci komplexního systému. Chceme-li zlepšit efektivnost tří postupů, je nezbytné pouţít standardní sadu procesů řízení projektu od začátku projektu aţ do konce. Existuje mnoţství postupů pro řízení projektu. Součástí práce je popis, jak vyuţít SharePoint jako prostředek s metodikou PMBok od instituce PMI (Project Management Institute).

27

4.1 Základní nastavení 4.1.1 Návrh organizační hierarchie řízení projektu (PMI) Prvním krokem při vyuţití SharePoint při řízení projektů s PMI je sestavení organizační hierarchie (Site). Hierarchie je sloţená z webu na nejvyšší úrovni a z několika podřízených úrovní (viz Obrázek 6). Obrázek 6 - Hierarchie kolekce webů sluţby SharePoint pro řízení projektu

Zdroj: Autor

Web nejvyšší úrovně je vytvořen při instalaci SharePoint (SharePoint Foundation). Tento web nikdy nebude mít „rodiče“ nebo vyšší úroveň stránek. Můţe nebo nemusí mít podřízené weby nebo kolekci podřízených webů. Tento web je někdy označován jako kořenová webová stránka. Správce webu je odpovědný za oprávnění, která lze dědit na syny. Kolekce webů je agregace stránek na nejvyšší úrovni a jejich podřízených webů. Kolekce webů jsou nezávislé jedna na druhé. Web nejvyšší úrovně bez podřízených webů lze také povaţovat za kolekce webů. Tzn. web nejvyšší úrovně je synonymem pro kolekci webů. 28

PMIS (Project Management Information System) můţe být vytvořen jako stránka nejvyšší úrovně nebo podřízeného webu. Projekty jsou dočasné, mají počáteční a koncové datum. To znamená, ţe SharePoint PMIS je dočasné místo, na rozdíl od jiných webů sluţby SharePoint, vytvořené pro trvalé účely, jako jsou resortní weby, stránky produktů, zákaznické podpory lokalit, atd. Organizace pracují obvykle na více neţ jednom projektu. Důleţité je posoudit, jak dlouho tyto projekty trvají. Klíčové rozhodnutí spočívá v Project Management Office (PMO). Nyní uvádím tři moţnosti PMIS hierarchie (viz. Obrázek 7, 8 a 9): Obrázek 7 - Samostatná kolekce webu

Zdroj: Autor 1. Samostatná kolekce webů zahrnuje PMO na nejvyšší úrovni. Všechny stránky projektu jsou podřízené weby. Co projekt to vytvořený web. 2. Projekt jako kolekce webu. Kaţdý PMIS je web nejvyšší úrovně. Při vytvoření projektu je zapotřebí pokaţdé vytvářet novou webovou kolekci. Obrázek 8 - Projekt jako samostatná kolekce webu

Zdroj: Autor 3. Kombinace kolekce webu a projektů jako web. Kolekce webů je vytvořená pro konkrétní oddělení, obchodní jednotky, produktové řady, atd. PMIS je vytvořena jako skupina podřízených webů v těchto místech nejvyšší úrovně.

29

Obrázek 9 - Kolekce webu jako oddělení

Zdroj: Autor Výběr vhodné hierarchie je prvním krokem pro vytvoření šablony PMIS. Rozhodnutí by mělo být zaloţeno na následujících organizačních kritériích: zapojení IT oddělení do vytváření webu. Pokud kaţdý PMIS je místo nejvyšší úrovně, IT oddělní bude pravděpodobně zodpovědné za vytvoření webu a definování zainteresovaných osob. Pokud kaţdý PMIS je podřízený, IT oddělení se zapojí pouze u vytvoření webové kolekce, ostatní má na starosti projektový manaţer. Technické aspekty jako SharePoint Foundation je bezplatně k dispozici, ale s tím jsou i spjata omezení jako například vyhledávání. Výchozí nastavení SharePoint Foundation hledá pouze v rámci jedné webové kolekce. Například, pokud kaţdý PMIS je web nejvyšší úrovně a někdo ve vedení má zájem o pohled na určitý dokument obsaţený v různých místech projektu, bude nutné nastavit hledání na jednotlivé stránky. Toto omezení je pouze pro licenci Foundation, ale neplatí pro licence Standart a Enterprise25. Organizační struktura je zaloţena na obchodních jednotkách, produktových řadách, portfoliích nebo regionálních jednotkách. V diplomové práci je pouţita organizační hierarchie postavená na jedné kolekci webů a vytvořena šablona, kterou lze dále pouţívat jako předlohu. Nově vytvořená kolekce bude nastavena jako prázdný web SharePoint. Další nastavení a zobrazení je popsáno v následujících kapitolách.

25

SharePoint TechCenter. SharePoint Server 2010 for IT pros. [online] © 2014 Microsoft technet. [cit. 27.1.2014] Dostupné z:

30

4.1.2 Vytvoření prázdné šablony SharePoint pro PMIS Dalším krokem pro v práci sestavenou PMIS je vytvoření prázdného webu, který bude slouţit jako základ šablony. Pro vytvoření nového webu postupujeme podle následujících kroků: 1. Pomocí aplikace Internet Explorer se přihlásíme na lokální web, kde je nainstalován SharePoint, který jsme nainstalovali v kapitole instalace SharePoint. 2. Klepneme na poloţku Akce webu → vytvořit nový web. 3. Klepneme na tlačítko Procházet všechny karty. 4. V části vytvořit vybereme Prázdné web. SharePoin poskytuje velkou škálu základních šablon, protoţe vytváříme novou šablonu od začátku, postačí tento prázdný web. 5. Klepneme na tlačítko Další moţnosti. 6. Zadáme název - PMIS a popis – Project Management Information System. 7. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Zobrazí se stránka našeho PMIS. Jakmile je web vytvořen, lze aktualizovat základní nastavení webu pomocí stránky nastavení. Naše domovská stránka bude vypadat následovně (viz. Obrázek 10). Obrázek 10 - Prázdný web

Zdroj: Autor 31

Přidání seznamu Oznámení Do této vytvořené šablony, budeme postupně přidávat základní komponenty webu, které jsou známé například jako seznamy sluţby SharePoint. Seznamy jsou pouţívány k uspořádání informací o projektech. V této části přidáme seznam Oznámení, který bude pouţit k poskytnutí příslušných oznámení o projektu: 1. Na domovské stránce klepneme na poloţku Seznamy a potom klepneme na tlačítko Vytvořit. 2. V oddílu Seznamy klepneme na poloţku Oznámení. 3. Klepneme na tlačítko Další moţnosti. 4. V polích název a popis zadáme do textového „Projekt Oznámení“. 5. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Právě jsme vytvořili seznam Oznámení projektu. Účelem tohoto oznámení je uchovávat důleţité informace a sdělit je členům projektového týmu. Chceme-li přidat oznámení do seznamu Oznámení projektu, klepneme na "Přidat nové oznámení". Zadáme nadpis, tělo, datum a vypršení platnosti. Po vytvoření oznámení, klepneme na tlačítko Uloţit. Nyní uvidíme nové oznámení na stránce „Oznámení projektu“, ale neuvidíme oznámení na domovské stránce webu. Zobrazení Oznámení na domovské stránce Nyní, kdyţ jsme vytvořily seznam projektových Oznámení v PMIS, je třeba ho zobrazit na domovské stránce pro lepší přehled v šabloně. Pomocí webové části přidáme seznam „Projektové oznámení“. Webové části jsou malé programy nebo Widgety, které primárně slouţí k zobrazení útrţků informací z existujících seznamů nebo zdrojů. Na domovské stránce klepneme na tlačítko Akce webu → Upravit stránku. Web se přepne do Edit módu. Edit mód umoţňuje přidávat, odebírat a aktualizovat webové části a jejich nastavení. Zde přidáme webovou část odkazující na oznámení z kategorie „Seznamy a knihovny“ (viz. Obrázek 11).

32

Obrázek 11 - Zobrazení oznámení na domovské stránce

Zdroj: Autor

4.2 Přidání komponent Po vytvoření SharePoint webu a přizpůsobení organizační hierarchie je dalším krokem rozhodnout se, které vlastnosti jsou nezbytné pro naše PMIS. Na základní úrovni PMI komponenty umoţní projektovému týmu: Centralizovat sdílené úloţiště informací o projektu. Na jednom místě dostupné projektové kontakty, kalendáře, dokumenty, šablony, formy a kontrolní seznamy. Ukládat informace o projektu, udrţovat historii a definovat přístup k informacím. Usnadnit spolupráci a komunikaci mezi členy projektového týmu. Plánovat schůzky, společné rozvojové návrhy, brainstorming strategii projektu. Automatizovat projektové procesy.

V této části kapitoly budu pouţívat seznamy a knihovny sluţby SharePoint pro vytvoření základní sloţky centralizace informací (viz. Tabulka 1). Tabulka 1- PMIS Komponenty PMIS komponenty

Účel

Projekt Kalendář

Časový harmonogram projektů k naplánování schůzek, termínů a dostupnosti zdrojů.

Úkoly projektu

Úloţiště informací o projektových úkolech, přiřazení a prioritách.

Projekt Rizika

Úloţiště o rizicích projektu, priorit a stavu.

Projekt Kontakty

Kontakty zainteresovaných osob.

Projekt Zdroje

Základní informace o zdrojích.

33

Projektové

Úloţiště příslušné projektové dokumentace, šablony, kontrolní seznamy a

dokumentace

zpráva.

Poţadavek na změnu

Systém pro změnu projektu, rozhodovací procesy a následky.

Project prohlášení

Uloţení důleţitých oznámení o projektu.

Milníky projektu

Úloţiště projektových milníků, informace s výchozími daty a skutečnými stavy.

Zdroj: Autor Vytvoření SharePoint listů pro Řízení projektů Existují dva typy seznamů: standardní, který je vytvořen jako šablona a vlastní seznam. Proces vytváření těchto seznamů je podobný. Při vytváření vlastních seznamů musíme definovat určité sloupce. Pro vytvoření libovolných seznamů je třeba mít příslušná oprávnění. Zde jsou základní kroky k vytvoření seznamu sluţby SharePoint: 1. Z připravené šablony sluţby SharePoint klepneme na tlačítko Akce webu → více moţností. 2. Vybereme seznam z "Filtrovat podle" seznamu typů v levém panelu a potom vybereme typ seznamu, který chceme vytvořit (například Oznámení, Kalendář, Kontakty, nebo vlastní). Pokud vybereme moţnost Vlastní, budeme muset kliknout na Další moţnosti pro konfiguraci vlastního seznamu. 3. Po vytvoření seznamu lze zadat ve vlastním nastavení například vlastní sloupce. Tato kapitola bude dále pokračovat v budování své PMIS vytvořením a vyplnění seznamu kalendář, seznam kontaktů, seznam rizik, seznam úkolů a seznam vlastní zdrojů. Pro pole a nastavení, která nejsou uvedena v krocích, vyuţijeme výchozí nastavení.

4.2.1 Vytvoření a naplnění seznamu kalendáře Pouţijeme následující kroky k vytvoření seznamu kalendáře a naplníme ho informacemi: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na tlačítko Akce webu → Další moţnosti. 2. V kategorii seznamy klepneme na poloţku Kalendář a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 3. Zobrazí se nová stránka. Zadáme následující informace: 34

Název: Projekt Kalendář. Popis: Projekt Kalendář 4. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Pro přidání první události zobrazíme seznam Project Kalendář. Klepneme na poloţku Kalendář Nástroje → Akce → Nový. Zadáme následující informace: Název: Status Setkání, Místo: Konferenční hovor, Začátek: 08:30, Čas ukončení: 09:00, Popis: Týdenní stav schůzka projektu, v sekci opakování, vybereme moţnost Týdně, a zadáme následující informace: Opakovat 1 týdně. Po uloţení se zobrazí kalendář se zbarvenou novou událostí.

4.2.2 Vytvoření a naplnění seznamu kontaktů Pomocí následujících kroků vytvoříme seznam kontaktů a přidáme kontaktní údaje: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na poloţku Akce webu → více moţností. 2. V kategorii komunikace, klepneme na poloţku Kontakty a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 3. Zobrazí se nová stránka. Zadáme následující informace: Jméno: Project Kontakty. Popis: Výpis kontaktů projektu. 4. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Pro přidání nového kontaktu v seznamu klepneme „Nová poloţka“ a zadáme nový kontakt. Nakonec uloţíme.

4.2.3 Vytvoření seznamu rizik SharePoint je dodáván se seznamem sledování problémů, které lze pouţít k vytvoření seznamu rizik. Seznam rizik je součástí procesu řízení projektu. Sledování a hodnocení rizik

35

je základním prvkem projektu. Součástí uvedeného procesu je dokumentování veškerých rizik, která byla identifikována. Pouţijeme následující kroky k vytvoření seznamu Projektu rizik: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na poloţku Akce webu → Více moţností. 2. V kategorii sledování, klepneme na tlačítko Sledování problémů a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 3. Zobrazí se nová stránka. Zadáme následující informace: Název: Projekt Rizika. Popis: Identifikovat a sledovat rizika projektu. 4. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Zobrazí se nový seznam rojektů rizika.

4.2.4 Vytvoření seznamu úkolů projektu Pouţijeme následující kroky k vytvoření seznamu úkolů projektu: Z připravené šablony PMIS klepneme na poloţku Akce webu → Více moţností. V kategorii Sledování klepneme na tlačítko Úkoly projektu a klepneme na tlačítko Další moţnosti. Zobrazí se nová stránka. Zadáme následující informace: Jméno: Projekt Úkoly. Popis: Identifikovat a sledování projektových úkolů. Chceme-li poloţky seznamu úkolů posílat automaticky e-mailem, musí být aktivovaná funkce pro odesílání emailů. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Stránka s vytvořeným seznamem úkolů se zobrazí.

4.2.5 Vytvoření a naplnění vlastního seznamu zdrojů Pouţijeme následující kroky k vytvoření a přidání informací do seznamu vlastní zdroje: 1. Klepneme na poloţku Akce webu → Více moţností. 2. V kategorii vlastní, klepneme na tlačítko Vlastní seznam a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 3. Zobrazí se nová stránka. Zadáme následující informace: 36

Jméno: Project zdroje. Popis: Seznam projektových zdrojů. 4. Klepneme na tlačítko Vytvořit. Zobrazí se stránka projektu zdroje. Pomocí konfigurace sloupců pro seznam „Projektové zdroje“, přidáme nový sloupec s názvem „Název prezentace“ a typem textu. Nakonec potvrdíme vytvoření sloupce. Tento postup opakujeme pro: „Cena (za hodinu)“ typ měna, „Poznámka“ typ Více řádků, „Role“ typ Volba – (údaje: Projekt manaţer, Analytik, Inţenýr). Sloupce jsou definovány a přidáme je do vytvořeného seznamu „Projektové zdroje“. Nyní přidáme poloţku do seznamu. Na stránce seznamu klepneme na tlačítko „Nová poloţka“ a zadáme následující údaje: Název zdroje: Tomáš Beneš Cena (za hodinu): 200 Poznámky: Velký zdroj Role: Analytik Nakonec vše uloţíme. Pomocí těchto kroků přidáme další tři zdroje. Zobrazení nového seznamu zdrojů na domovské stránce Pro lepší přehled je důleţité na domovskou stránku PMIS přidat webovou část, která bude zobrazovat seznam zdrojů projektu. Postup je stejný jako v kapitole Zobrazení Oznámení na domovskou stránku (viz Obrázek 12). Obrázek 12 - Zobrazení oznámení na domovské stránce

Zdroj: Autor 37

4.3 Knihovny dokumentů V předchozí kapitole jsme vytvořili seznamy k ukládání informací o projektu, kde jsme definovali sloupce a jejich typy. Tyto typy jsou poměrně flexibilní, na rozdíl od obyčejného textu, čísla, měny a data můţeme také vytvořit sloupec, který nám vytvoří matematický výpočet. Výpočet, který automaticky vypočítá odchylku mezi délkou základní a skutečné doby trvání. Dokumenty projektu se obvykle skládají z elektronických souborů v různých formátech, jako je Word, Excel, PowerPoint nebo PDF. V SharePoint tyto soubory mohou být centrálně uloţeny v knihovně. Ukládání souborů do knihovny je srovnatelné s ukládáním souborů v systému Windows do sloţky, ale knihovny poskytují znatelně lepší funkce pro správu dokumentů. Knihovna kontroluje přístup k dokumentům, sleduje verze, historii, udrţuje integritu dokumentu s funkcí Check-ins/Check-outs. Umoţňuje schválení obsahu po předloţení dokumentu. Obsah dokumentů je také indexován, je tím usnadněno vyhledávání. SharePoint PMIS systém pouţívá řadu společných knihoven, jako např.: knihovna dokumentů – která se pouţívá pro centrální ukládání společných souborů souvisejících s projektem, jako jsou projektové dokumenty, poţadavky, doklady, rozpočtové tabulky, stav setkání, zprávy a formuláře. Například pro proplácení cestovného. Knihovna formulářů – která se pouţívá k ukládání formulářů pouze v eXtensible Markup Language (XML). Formuláře lze vytvořit v aplikaci Microsoft InfoPath. Výhodou pouţití formulářů je snadné vytvoření a manipulace s informacemi. Wiki knihovny - tento typ knihovny se pouţívá pro uloţení wiki stránek. Wiki stránka je webová stránka, která umoţňuje členům projektu snadno přidat, odebrat a upravit informace, které jsou pro projekt důleţité. Pouţívání wiki je efektivní nástroj pro hromadnou spolupráci mezi zúčastněnými stranami s cílem sdílet nabyté zkušenosti. Další potenciál vyuţití wiki v projektovém prostředí je pro Off-line brainstorming, nebo při definování struktury rozpisu práce (WBS).

38

4.3.1 Vytvoření knihovny dokumentů Knihovna dokumentů nám poslouţí pro evidenci a patřičné zpřístupnění dokumentů jako jsou Word, Excel, PowerPoint nebo PDF. Knihovny dokumentů jsou široce pouţívány v PMI. Zde jsou základní kroky pro vytvoření knihovny dokumentů: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na tlačítko Akce webu → Více moţností. 2. V kategorii knihovny, klepneme na moţnost Knihovna dokumentů a Další moţnosti. 3. Zadáme příslušné informace: Jméno: Projekt dokumentace Popis: Knihovna dokumentů Historie verzí dokumentu: Ano Šablona dokumentu: Dokument (výchozí nastavení je Dokument Microsoft Word, šablona dokumentů můţe být soubor aplikace Excel, prezentace PowerPoint, nebo další). 4. Klepneme na tlačítko Vytvořit. 5. Je-li zapotřebí, lze vytvořit vlastní sloupce klepnutím na tlačítko „Vytvořit sloupec“ na Nástroje knihovny, podobným způsobem jako u seznamu. Obdobně můţeme do PMIS vloţit knihovnu obrázků, kde budeme vkládat potřebné obrázky a Wiki knihovnu.

4.3.2 Naplnění knihovny dokumentů Existuje mnoho způsobů, jak ukládat soubory v knihovně dokumentů. Nejběţnější způsob je nahráním existujícího souboru z disku. Tento způsob nabízí knihovna dokumentů následovně. Klepneme na "Přidat dokument " na stránce knihovny dokumentů. Dalším způsobem lze naplnit knihovnu pomocí Průzkumníka Windows, kde přidáme knihovnu dokumentů jako vzdálené připojení. Výhodou pouţití této metody je, ţe nám poskytne komplexní kopírování souborů do knihovny dokumentů jako sdílený síťový disk. Při pouţití této metody ztrácíme funkce (např. historie verzí, Check-ins/Check-outs, a schválení obsahu). Poslední způsob uloţení je přímo z Microsoft Office, kde lze uloţit soubor přímo do knihovny dokumentů.

39

Ukázka naplnění této knihovny: 1. Otevřeme si knihovnu dokumentů, kterou jsme právě vytvořili. 2. Klepneme na „Přidat dokument“. 3. Klepneme na tlačítko Procházet a přidáme námi zvolený dokument či dokumenty. Dokument, který jsme právě přidali. Buď rezervujeme (Check-Ins) a tím lze dokument editovat, ostatní ho můţou pouze číst, po dokončení úprav ho odhlásíme (Check-Oust) a tím ho uvolníme k rezervaci. Změny jsou v knihovně zaznamenávány do číslovaných verzí, coţ nám umoţňuje sledovat historii změn od uţivatelů nebo návrat ke starší verzi. V předchozí části této práce bylo popsáno vytvoření knihovny dokumentů. Tento proces je podobný u vytváření formulářové knihovny a wiki knihovny. Nyní, po vysvětlení ukládání informací do SharePoint uvedu, jak uspořádat nebo strukturovat informace o projektu. Zásady pro informace o strukturování projektu jsou odvozeny od organizační normy, účelu informace a jejich závislostí. Lze informace strukturovat na základě: • Fáze projektu: poţadavky, design, plánování, realizace, uzavírání. • Účelu informace: formy, politiky, faktury, rozpočetu. Dobře organizované řízení projektu (PMIS) umoţní strukturovaný obsah, coţ vede ke zlepšení informovanosti, přístupu a rovněţ umoţní velkou flexibilitu. Zároveň je důleţité správně seznámit projektový tým s organizováním projektu.

4.4

Řízení lidských zdrojů v projektu

Jedna z největších hrozeb pro neúspěch projektu, je nedostatečná nebo nevhodná komunikace. Dobře fungující komunikace mezi všemi zúčastněnými stranami projektu je klíčem k úspěšnému dokončení projektu. Silné komunikační vazby na projekt zabraňují nečekaným výskytům rizik nebo selhání.

40

4.4.1 Projektový komunikační plán Vytvoření komunikačního plánu projektu je důleţitým krokem ke spolehlivému plánování. Tento plán umoţňuje účinné a efektivní komunikace se všemi účastníky projektu. Popisuje, jak dojde ke komunikaci při práci na projektu. Dobrý komunikační plán obvykle zahrnuje následující prvky: • Komunikační cíle • Cílový stav účastníků projektu • Klíčový obsah komunikace • Komunikační metody a frekvence • Kolik lidí se podílí na projektu? Kde se nachází? • Jsou všechny interní a externí komunikace potřeby definované pro projekt? • Jsou všechny relevantní informace se zúčastněnými stranami k dispozici? • Uţ máme definované role a odpovědnosti projektu? • Jaké komunikační technologie budou pouţity? • Jaká je dostupnost technologie na tomto projektu? • Existuje elektronický informační projekt úloţiště? • Jsou všechny poţadované formáty definované a dostupné? • Je plán komunikace v souladu s velikostí projektu a sloţitostí? Komunikační plán projektu definuje nastavení, kdo má přístup k řízení projektu (PMIS) a úroveň oprávnění. Následující tabulka nastíní komunikační potřeby a poţadavky na informace zúčastněných stran projektu (viz. Tabulka 2).

41

Tabulka 2 - Definování oprávnění zainteresovaných osob Zainteresované osoby

Poţadavky na informace projektu

Generální ředitel

pravidelné aktualizace e-mailem na milníky a rizika projektu

Finanční ředitel

Přístup k rozpočtu projektu, informacím o aktualizacích a změnách v projektu zejména s ohledem na finance

Provozní ředitel (CCO)

dodrţování

procesu

projektu,

stejně

jako

přezkoumání a aktualizace rizik projektu Manaţer

projektové úkoly, milníky a rizika

Ostatní projektoví manaţeři

aktualizace informací o projektu

Zdroj: Autor Rozdělení pohledů na informace různým zúčastněným stranám pomůţe vytvořit odpovídající úrovně přístupu k informacím a vhodné metody doručení zpráv o průběhu projektu. Například očekáváme, ţe generální ředitel si pravidelně kontroluje řízení projektu v aktualizaci. Chce aktualizace zaslané e-mailem na základě pravidelného časového plánu. Můţeme si nastavit automatické odeslání příslušné aktualizace. Vytvoření skupiny SharePoint Ve výchozím nastavení lze vytvořit libovolnou skupinu. Skupiny SharePoint jsou způsob, jak snadno uspořádat specifickou skupinu uţivatelů se stejnou sadou oprávnění. Základní kroky pro ruční přidání skupiny webu: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na poloţku Akce webu → Nastavení webu. 2. V „Uţivatelé a oprávnění" klepneme na "Oprávnění webu". 3. V sekci "Oprávnění a řízení", klepneme na přidání skupiny. 4. Vyplníme příslušné pole: Název: Generální ředitel. 5. Přidáme patřičná oprávnění. 6. Aktualizujeme nastavení oprávnění. Nakonec vše uloţíme. Pomocí těchto kroků přidáme další skupiny z tabulky (viz. Obrázek 13).

42

Obrázek 13 - Oprávnění

Zdroj: Autor Přístup a oprávnění Na rozdíl od typických webových stránek, SharePoint umoţňuje širokou škálu oprávnění. Vlastník webu (správce) definuje, kteří uţivatelé nebo skupiny mají přístup a příslušná oprávnění. SharePoint je dodáván s těmito základními úrovněmi oprávnění: Úplné řízení - ve výchozím nastavení má toto oprávnění vlastník. Uţivatel má plnou kontrolu nad obsahem i oprávněním. Návrh - tato úroveň oprávnění umoţňuje uţivatelům přizpůsobit vzhled stránek. U seznamu nebo knihovny umoţňuje zobrazit, přidat, aktualizovat, odstranit, schválit a upravit poloţky. Přispívání - Jedná se o nejběţnější typ oprávnění, které je uţivatelům udělováno. Uţivatelé této úrovně mohou zobrazit, přidat, aktualizovat či odstranit poloţky seznamu a dokumenty. Čtení – Umoţňuje pouze zobrazit stránky nebo poloţky seznamu a stáhnout dokumenty.

4.4.2 Přidání zainteresovaných osob Přidání členů ručně předpokládá, ţe vlastník webu určil zúčastněné strany a jejich zařazení. Tady uvádím základní kroky pro ruční přidání člena webu: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na poloţku Akce webu → Nastavení webu. 2. V „Uţivatelé a oprávnění" sloupci, klepneme na "Oprávnění webu". 3. Klepneme na tlačítko Udělit oprávnění. 4. Stránka udělit oprávnění se zobrazí. Vyplníme následující pole. 43

Vybereme uţivatele. Zadáme uţivatelské jméno systému Windows (obvykle budeme pouţívat stávající účty systému Windows přidat uţivatele ve sluţbě SharePoint). Udělíme uţivateli oprávnění. Moţnost odeslat e-mail o udělení oprávnění - Určíme, zda potvrzovací e-mail bude zaslán uţivateli, a pokud ano, zadáme zprávu, která bude odeslána. 5. Klepnutím na tlačítko OK dokončíme přidání člena.

4.4.3 Přizpůsobení vlastního oprávnění Definování oprávnění sluţby SharePoint lze provést na úrovni webu, seznamu, knihovny, poloţky seznamu, nebo dokumentu. Definování přístupu k webu vyţaduje zváţit, kteří členové webu potřebují přístup k obsahu. Předpokládejme například, ţe zúčastněné strany jiţ mají přístup pro celý web, ale chceme omezit jejich oprávnění do knihovny dokumentů jen pro čtení. Můţeme to udělat tím, ţe aktualizujeme oprávnění nad seznamem knihovny dokumentů. Chceme-li aktualizovat toto povolení pro knihovnu nebo seznam: 1. Z připravené šablony PMIS, přejdeme do příslušné knihovny dokumentů. 2. V knihovně Nástroje, klepneme na tlačítko Nastavení knihovny. 3. V sekci "Oprávnění a řízení", klepneme na oprávnění pro tuto knihovnu dokumentů. 4. Povolíme políčko kaţdé skupiny SharePoint nebo členu webu, kterého chceme přiřadit do této knihovny dokumentů. 5. Klepneme na tlačítko Upravit uţivatelská oprávnění. 6. Aktualizujeme nastavení oprávnění. 7. Klepneme na tlačítko OK.

Můţeme dále zpřesnit omezení přístupu podle nastavení oprávnění pro jednotlivé poloţky v knihovně, zde musím zmínit, ţe při pouţívání více poloţek se toto omezení stává nepřehledným, ale stejně si tento postup uvedeme: 1. Otevřeme příslušnou knihovnu dokumentů. 2. Umístíme ukazatel myši na poţadovaný dokument a klepneme na Nabídku. 3. Klepneme na tlačítko Spravovat oprávnění. 44

4. Vybereme člena stránek (y) nebo skupinu (y), které budou mít přístup k této poloţce knihovny. 5. Vybereme poţadovanou úroveň oprávnění.

4.5 Podpora řízení týmové spolupráce (Řešení správy dokumentů) Práce v týmu spočívá v úpravách a sdílení dokumentů, především je důleţité klást důraz na aktuálnost v reálném čase (Real-Time) a historii verzí. Dalším podstatným aspektem je dostupnost neboli rychlé dohledání aktuálních verzí. V e-mailových zprávách je to takřka nemoţné. Spolupráce v reálném čase vyţaduje souběţné pouţívání informace pro více členů skupiny. Při práci na dokumentu můţe docházet k duplicitní úpravě bez vašeho vědomí, například v aktualizaci harmonogramu projektu při současné úpravě. Jak víme, seznamy a knihovny dokumentů sluţby SharePoint umoţňují centrálně ukládat informace o projektu. Kromě toho seznamy a knihovny dokumentů poskytují funkce správy dokumentů, jako jsou Check-out / Check-in, historie verzí a schvalování obsahu.

4.5.1 Check-Out/Check-In funkce dokumentu Klíčové na projektu je zachování integrity dokumentu. Co se stane, kdyţ náš kolega otevře stejný dokument a aktualizuje ho ve stejnou dobu? Pomocí funkce (Check-in), je dokument kontrolován tak, aby ostatní uţivatelé nemohli provádět změny, dokud se dokument neuvolní (Check-out). Tato funkce platí pro jednotlivé dokumenty v knihovně dokumentů. Kliknutím pravého tlačítka se zobrazí moţnosti rezervovat, případně zrušit rezervaci. Další výhodou této funkce, je moţnost prohlíţení předchozích verzí dokumentu. Ve výchozím nastavení bude soubor, po aktualizaci automaticky nahrazen novější verzí souboru. Pokud si přejeme zachovat více verzí dokumentu v knihovně dokumentů, musíme povolit historii verzí. Tato funkce umoţňuje přístup k jakékoliv předchozí verzi dokumentu pro sledování nebo pro obnovu.

45

Rezervaci provedeme kliknutím pravého tlačítka, jednu z moţností v pop up okně Verze. Po potvrzení tlačítka se zobrazí očíslovaný seznam verzí, kde se můţeme vrátit k jakékoli verzi ze seznamu nebo si ji pouze prohlédnout.

4.5.2 Přehled schválení obsahu Funkce Schválení obsahu brání uţivatelům (jinému neţ s obsahem přispěvatele) prohlíţení dokumentů, dokud tyto dokumenty nejsou schváleny schvalovatelem. Přispěvatel je obeznámen, zda dokument byl schválen nebo zamítnut. Tato funkce nemá nic společného s procesy WorkFlow. Funguje pouze na úrovni seznamu a umoţnuje, který obsah se zobrazí. Ve výchozím nastavení je tato funkce povolena. Vlastník (nebo kterýkoli člen s právem schvalujícího oprávnění) webu je vţdy upozorněn na přidání obsahu do knihovny. Poté jej buď schválí, zamítne nebo dokument ponechá. V PMIS je schválení obsahu ideálním nástrojem pro kontrolu obsahu a vytváření zpětné vazby. Tato funkce se spouští na jednotlivý záznam v knihovně dokumentů nebo seznamu. V případě schvalovatele (vlastníka webu) kliknutím pravého tlačítka se zobrazí moţnosti schvalovat. Po potvrzení tlačítka se záznam zobrazí v seznamu.

4.5.3 Pracovní prostor dokumentů Pracovní prostory dokumentů je SharePoint stránka, která můţe obsahovat seznamy, knihovny dokumentů a jakékoli jiné funkce, které web sluţby SharePoint můţe mít. Pracovní prostory dokumentů umoţňují kolegům spolupracovat

na dokumentu a dále poskytují

knihovnu dokumentů na uloţení primárního dokumentu a podpůrných souborů, seznam úkolů pro přiřazení poloţek úkolů a seznam odkazů pro prostředky související s dokumentem. Vytvořit pracovní prostor dokumentů lze ze stávajícího webu sluţby SharePoint následujícím postupem: 1. Z existujícího webu sluţby SharePoint, z Akce webu, zvolíme zobrazit Veškerý obsah webu. 2. Klepneme na tlačítko Vytvořit. 3. Vybereme pracovní prostor dokumentů, a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 46

4. Zadáme název, popis a URL pracovního prostoru dokumentů. 5. Klepneme na tlačítko Vytvořit. 6. Na stránce "Nastavit skupiny pro tento web", definujeme členy pracovního týmu a jejich oprávnění, a potom klepneme na tlačítko OK.

4.6 Sledování a report projektu Projektový manaţer musí kontrolovat a shromaţďovat informace o průběhu projektu v čase, zejména z následujících důvodů. Plán projektu (projektové úkoly) – udává informace o stavu projektu. Podle stavu lze dále určit zpoţdění a aktuální vývoj činností. Je třeba kontrolovat, zda projekt není zpoţděn a očekávat správný vývoj ke koncovému datu. Chceme-li zajistit vývoj projektu podle plánu, je třeba měřit pokrok a porovnávat s plánovaným harmonogramem. Rizika – často se stává, ţe projektoví manaţeři nemají zahrnuto řízení rizik jako součást jejich procesu řízení projektu. Řízení rizik je poměrně sloţitý akt, ale při správné detekci ho lze zjednodušit. Poskytuje velkou přidanou hodnotu při plánování a realizaci projektu. Jak můţeme sledovat rizika? Je třeba je správně identifikovat a evidovat. Pokud se vyskytnou nějaká identifikovaná rizika, musíme se snaţit zjistit, zda naše plánovaná opatření byla účinná. Kromě toho celý tým dohlíţí na nová moţná rizika a jejich relativní závaţnosti. Změny v projektu – často se stává, ţe zákazníci změní rozsah projektu. Je třeba pruţně reagovat i změnou rozpočtu projektu. Z tohoto důvodu je nutné zavedení kontroly na změnu v projektu. Kaţdý typ změny, která přichází, vyvolá změnu poţadavků, které jsou podstatné pro hodnocení řízení změn týkající se poţadavků. Pokud změna bude provedena, je třeba naplánovat její realizaci (nebo změnu zavrhnout). Pomocí úpravy seznamů a vestavěných pracovních postupů můţeme nastavit SharePoint PMIS, aby sledoval projektové plány, rizika a změny.

47

4.6.1 Sledování vývoje úkolů v projektu Společný nástroj pouţívaný v oblasti projektového řízení je Ganttův diagram. Skládá se z pracovních poloţek a kalendáře. Pracovní poloţky mají seznam úkolů projektu a informace o úkolu. Kalendář zobrazuje rozvrh úkolu, symbolizující dobu trvání úkolu přes políčka kalendáře. Kromě toho lze také Ganttův diagram pouţít ke sledování aktuálního stavu úkolu. Pomocí nástroje SharePoint můţeme zobrazit námi vytvořený seznam úkolů projektu pomocí Ganttova diagramu. V nastavení seznamu „Projekt úkolů“ si zobrazíme Ganttův diagram a přizpůsobíme ho pro zobrazení tabulky. Projektový seznam úkoly v nástroji SharePoint pomocí zobrazení Ganttova diagramu umoţňuje: • Definovat projektové úlohy, datum zahájení a datum ukončení. • Určit prioritu úlohy • Stav úlohy • Přes políčka kalendáře se zobrazí dokončení úkolu v procentech • Zobrazit informace o úkolech v Ganttově diagramu (viz obrázek 14) Obrázek 14 – Vytvoření zobrazení seznamu pomocí Ganttova diagramu

Zdroj: Autor Plné vyuţití seznamu úkolů projektu umoţnuje přidání vlastních sloupců, které budou vyhovovat potřebám daného úkolu.

48

K vytvoření zobrazení Ganttova diagramu na seznamu Projekt úkoly pouţijeme následující kroky: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na příslušný seznam. 2. V nastavení zvolíme Vytvořit zobrazení. 3. Z předdefinovaných moţností zvolíme formát zobrazení Ganttův diagram. 4. Pojmenujeme ho a nastavíme správné zařazení sloupců. 5. Klepnutím na tlačítko vytvořit se zobrazí Ganttův diagram s daty ze seznamu. Aktualizace seznamu Projekt úkolů V této části bude aktualizován seznam projektových úkolů vytvořený v části přidání komponent. Zejména přidání nových sloupců a konfigurace zobrazení: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na seznam Projekt úkolů. 2. Vytvoření vlastního sloupce pomocí dat z následující tabulky (viz. Tabulka 3): Tabulka 3 - Soupis polí k přidání do seznamu úkolů Název sloupce

Typ sloupce

Délka trvání

Int (číslo)

Začátek úkolu

Datum a čas

Konec úkolu

Datum a čas

Zdroj: Autor 3. Na stránce Nastavení seznamu klepneme na tlačítko "Uspořádání sloupců“. Zde můţeme určit pořadí sloupců. 4. Vybereme následující pořadí podle tabulky (viz. Tabulka 4): Tabulka 4 - Soupis pořadí polí v seznamu úkolů Název sloupce

Pořadí

Název sloupce

Pořadí

Název sloupce

Pořadí

Název

1

Délka trvání

2

Datum zahájení

3

Termín splnění

4

Začátek úkolu

5

Konec úkolu

6

Typ

7

Přiřazeno

8

Stav úkolu

9

Hotovo (%)

10

Popis

11

Priorita

12

Zdroj: Autor 5. Klepneme na tlačítko OK.

49

6. Na stránce Nastavení seznamu "Projekt úkolů“ projektu (Úkoly → Seznam Nástroje → Poloţka → Seznam nastavení), klepneme na tlačítko Zobrazit projektové úkoly v dolní části stránky. 7. Zobrazí se stránka, na které zvolíme následující hodnoty: Aktualizovat "Pozice zleva". Nastavení jednotlivých sloupců dle předchozí tabulky. 8. Klepneme na tlačítko OK. Naplnění a aktualizace seznamu úkolů projektu Nyní je čas k naplnění seznamu úkolů projektu. Místo psaní úkolů jeden po druhém, přeneseme data - seznam úkolů z aplikace Excel: 1. Otevřeme soubor uloţený na našem disku Project úkoly.xlsx. 2. Zvýrazníme sloupce A, B, C, D, E, a F z buněk 2 aţ 22. 3. Vybereme Upravit → Kopírovat (popřípadě Ctrl + C). 4. Zavřeme Excel a obnovíme aplikaci Internet Explorer se seznamem úkolů. 5. Na seznamu Nástroje, Seznam pásky, klepneme na poloţku Zobrazení datového listu. Seznam se zobrazí jako Excel soubor. 6. Vloţíme do údaje, který jsme kopírovali ze souboru Excelu. Po vloţení záznamů do seznamu se pohled na Ganttův diagram zobrazí takto (viz. Obrázek 15): Obrázek 15 - Ganttův diagram v seznamu úkoly

Zdroj: Autor

50

V předchozí části jsme naplnily seznam úkolů a zobrazili je pomocí Ganttova diagramu. Nyní budeme aktualizovat tyto hodnoty, aby byl zřetelně vidět rozdíl. Počáteční úkoly zcela nebo jen částečně ukončíme. Poté si znovu zobrazíme Ganttův diagram. Aktualizace budou k dispozici všem týmovým členům. 7. Aktualizujeme tyto poloţky s následujícími hodnotami: Název: Počáteční vytvoření projektu Doba trvání: 5 Datum zahájení: 12. 3. 2014 Termín splnění: 17. 3. 2014 Stav úlohy: Vyplněno Dokončeno%: 100 8. Aktualizujeme poloţku "Počáteční posouzení rizik" poloţku s následujícími hodnotami: Doba trvání: 2 Začátek: 14. 3. 2014 Povrchová úprava: 16. 3. 2014 Stav úloh: Vyplněno Dokončeno%: 100 9. Aktualizujeme "Konstrukce komunikace se zúčastněnými stranami" poloţku s následujícími hodnotami: Doba trvání: 3 Začátek: 15. 3. 2014 Povrchová úprava: 18. 3. 2014 Úkol Status: Probíhá Dokončeno%: 50 Zobrazení Ganttova diagramu se aktualizuje a zobrazí nové hodnoty z provedené aktualizace dat. Jak je dobře patrné z obrázků 15 a 16, lišta zobrazuje datum zahájení a ukončení a lišta indikuje průběh úkolu (% kompletní).

51

Obrázek 16 - Ganttův diagram v seznamu úkoly po úpravě dat

Zdroj: Autor

4.6.2 Sledování rizik V prostředí projektu jsou tzv. rizika nejisté události, která by mohla negativně ovlivnit výstupy projektu. Řízení rizik v kaţdém projektovém prostředí s sebou nese následující postupy: Identifikaci rizik - Identifikace rizik závisí na charakteru projektu. V současné době se plánování neobejde bez zváţení rizikových faktorů i mimo rozsah projektu. Pokud projekt například zahrnuje pouţívání nového software, bude potřeba zváţit rizika, zda software můţe spolupracovat s našimi stávajícími systémy. Posouzení rizik – Po sestavení Seznamu rizik, je třeba vyhodnotit moţnosti nebo pravděpodobnosti kaţdého skutečného výskytu rizik, a pak vyhodnotit jejich potenciální dopad. Dopad lze měřit mnoha způsoby, proto je důleţité, aby projektový tým měl nastaven standard pro jejich kvantifikaci. Stanovení priorit rizik - Na základě posouzení rizik je třeba určit jejich priority. Například Paretovo pravidlem 80-20. Prakticky řečeno, nebudeme mít dostatek prostředků k řešení kaţdého rizika, které jsme zjistili. Budeme muset definovat rizikovou toleranci. Na základě pravděpodobnosti výskytu v % stanovíme úroveň výskytu rizika (malá, střední, vysoká).

52

V našem prostřední vyuţijeme řešení SharePoint sledování seznamu pro řízení rizik. Seznam sledování umoţňuje definovat některé otázky spolu s jejich prioritami, statusem, dobou ukončení, odpovědnou osobou a identifikací řešení. Cílem této části práce je dokumentovat riziko projektu v seznamu rizik projektu. Rizika budeme přiřazovat členům projektového týmu, kteří budou odpovědní za reakci na rizika s odpovídajícím řešením: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na seznam Projekt rizik. 2. Klepneme na poloţku Nástroje seznamu, poloţky → Nová poloţka. Přidání nové poloţky. 3. Nová stránka poloţky se zobrazí. Zadáme následující informace: Název: Zaměstnanec bezpečnostní prověrka. Přiřazeno: Osobě v projektovém týmu. Problém Stav: Aktivní. Priorita: Vysoká. Popis: Zákon o zaměstnanosti stanoví, ţe cizí státní příslušníci, kteří pracují v zemi, musí předloţit bezpečnostní prověrku od svých domovských zemí. Prověrku je třeba předloţit, neţ začne zaměstnanec dělat řádnou práci. Termín: datum řešení rizika a jeho upozornění e-mailem. 4. Klepneme na tlačítko Uloţit. Bezpečnostní prověrku přiřadíme odpovědným osobám a ty uţ budou dohlíţet na kontrolu a uzavření rizika s komentářem. Pokud se jedná např. o zaměstnance z cizí země, přiloţí k rozeslanému riziku patřičný dokument.

4.6.3 Řízení změny s pomocí WorkFlow V první části kapitoly 4.6.2 byl upraven seznam úkolů a seznam rizik projektu. Seznam sledování je velmi efektivní při zajišťování a kontrole projektového týmu. Je-li správně nakonfigurován, bude rozesílat e-mailové zprávy při zadání, nebo při aktualizaci úkolu. Dalším posláním této práce je vytvořit komplexní postup, který obohatí seznam úkolů o pracovní postup (WorkFlow).

Seznam úkolů projektu je poněkud omezen, nelze třeba

sledovat závislosti mezi úkoly. V případě, kdy zákazník v polovině projektu změní zadání 53

projektu, si poloţíme otázku: „Jak se změní klíčové zdroje, které budou vycházet z nového řešení?“ Tyto změny se obvykle týkají rozsahu projektu, rozpočtu nebo plánu. Tento postup je zaloţen na efektivních procesech a interakci. SharePoint přichází s moţností automatizovat procesy. V PMIS vytvoříme vestavěný třístavový pracovní postup sluţby SharePoint, který lze vyuţít pro automatizaci změny řízení procesu. To umoţňuje spolupráci tím, ţe automatizuje pohyb dokumentů nebo poloţky seznamu prostřednictvím určité akce v daném pořadí. Třístavový pracovní postup je k dispozici i ve verzi Foundation. Třístavové WorkFlow lze aplikovat na jakýkoli seznam nebo knihovnu dokumentů. Například mohou být tři stavy: zahájit, zkontrolovat a schválit. Pro kaţdý stav bude úloha přiřazena patřičnému uţivateli. Jakmile uţivatel dokončí úkol, pracovní postup bude automaticky pokračovat do dalšího stavu. WorkFlow končí na konečném stavu. Lze nastavit funkci rozesílání e-mailových zpráv, které informují o průběhu pracovního postupu. Třístavový pracovní postup vyţaduje vybudovat odpovídající seznam úkolů. Jakmile je pracovní postup zahájen, úkoly jsou přiřazeny k příslušným osobám. Můţeme pouţít výchozí seznam úkolů nebo vytvořit nový. Pokud pouţijeme výchozí seznam úkolů, účastníci najdou a zobrazí své úkoly pracovního postupu pomocí Zobrazení seznamu úkolů. V této práci při vytvoření třístavového pracovního postupu bude vytvořen nový seznam úkolů. Tímto oddělíme úkoly z pracovního procesu od obecných úkolů. Dalším důvodem, proč vytvořit nový seznam, je velký počet pracovních postupů nebo pokud budou pracovní postupy obsahovat mnoho úkolů. V těchto případech bude přehlednější vytvořit seznam úkolů pro kaţdý pracovní postup. Vytvoření vlastního seznamu “Poţadavek na změnu” 1. Přístoupíme k PMIS, a klepneme na tlačítko Akce webu → více moţností. 2. V sekci seznamy vybereme moţnost Vlastní seznam a klepneme na tlačítko Další moţnosti. 3. Zadáme následující hodnoty: Jméno: Poţadavek na změnu. Popis: Seznam změn Poptávka. Zobrazit tento seznam na panel Snadné spuštění: Ano. 4. Vytvoříme čtyři nové sloupce klepnutím v nastavení seznamu "Vytvořit sloupec". 54

Popis změny - více řádků. Vychází z úlohy – Vyhledávání ze seznamu „Projekt úkoly“ sloupeček název. CR Stav - Volba (schválený, navrhovaný, posuzuje se). Datum - Datum a čas. Vytvoření systému řízení změn třístavového WorkFlow Nyní, kdyţ je vytvořený seznam poţadavků na změnu, lze automatizovat procesy změny a vytvořit případovou studii PMIS. Systém kontroly změny bude mít tři stavy: návrh, projednává se a schválení. Nejprve je třeba předloţit ţádost o změnu (návrh), ţádost bude přiřazena patřičné osobě k přezkoumání (projednává se), odpovědná osoba rozhodne o přijetí či zavrhnutí ţádosti (schválení). Implementace třístavového pracovního postupu vyţaduje následující kroky: 1. Z připravené šablony PMIS klepneme na seznam „Poţadavek na změnu“, klepneme na tlačítko nástroje Seznamu - seznam, Nastavení seznamu. 2. V sekci "Oprávnění a řízení", klepneme na poloţku Nastavení pracovního postupu. 3. Zobrazí se stránka "Nastavení Pracovního postupu". Klepneme na odkaz „Přidat pracovní postup“. 4. Na stránce "Přidat pracovní postup" vybereme pracovní postup "třístavový" Název: Zpracovat ţádost změny. Seznam úkolů: úkoly (nový) – při vytvoření nového úkolu. Moţnosti spuštění: "Spustit tento pracovní postup při vytvoření nové poloţky" (viz. Obrázek 17).

55

Obrázek 17 - Nastavení pracovního postupu

Zdroj: Autor 5. Klepneme na tlačítko Další. 6. Nyní je třeba vybrat stavy: Vybereme podle volby: CR Stav Počáteční stav: Navrhovaný. Průběţný stav: Posuzuje se. Koncový stav: Schválený. 7. Zadáme následující informace v sekci zahájení pracovního postupu. Název: Zahájení návrhu na změnu. Vlastní zpráva: Zahájen návrh na změnu. Zahrnout pole v seznamu: vyberte Nadpis. 8. Zadáme následující údaje v sekci „E-mail Podrobnosti“ zprávy: Komu: [email protected]. Předmět: Poţadavek na změnu. Obsah: Ţádost o změnu byla předloţena. 9. Zadejte následující informace v sekci při přechodu do průběţného stavu. Vlastní zpráva: Navrţená změna. Zahrnout seznam polí: vybereme Nadpis. Vloţit odkaz na poloţku seznamu: Povoleno. Termín splnění úkolu bude v obou případech datum. 10. Zadáme následující údaje v sekci E-mail Podrobnosti zprávy: Komu: [email protected]. Předmět: Změna byla schválena. 56

Obsah: Ţádost o změnu byla přezkoumána a schválena. 11. Klepneme na tlačítko OK a uloţíme pracovní postup. Testování WorkFlow K vyzkoušení pracovního postupu, který byl popsán v předešlé kapitole, lze předkládat, hodnocení a schvalování změny následujícími kroky: 1. Zadáme a odešleme novou ţádost v seznamu „Poţadavek na změnu“. 2. Při vytvoření záznamu se automaticky vygeneruje záznam v novém seznamu úkoly s aktuálním stavem. 3. Podstatné je zkontrolovat ţádost a změny. 4. Chceme-li nastavit poţadavek na změnu od výchozího stavu (navrhované) na střední stav (posuzuje se), klepneme na tlačítko „Upravit poloţku“ a nastavíme stav na “probíhá“. 5. Klepněte na tlačítko Uloţit. 6. Při návratu do seznamu Poţadavek na změnu se automaticky změní status na „posuzuje se“. V tomto bodě pracovní postup vytvoří nový úkol a přiřadí ho odpovědné osobě. 7. Vrátíme se zpět na nový seznam úkolů vytvořený pro pracovní postup. Nová úloha byla vytvořena a přiřazena. Chceme-li ţádost o změnu ze středního stavu posunout do konečného stavu (Dokončeno), vybereme nový úkol - zobrazit podrobnosti, klepneme na tlačítko „Upravit poloţku“ a nastavíme stav na „Dokončeno“. 8. Klepneme na tlačítko Uloţit. 9. Při návratu do seznamu Poţadavek na změnu se automaticky změní status na „Dokončeno“.

4.7 Project reporting Předchozí kapitola práce popisovala informace o stavu úkolů, poţadavcích na změnu a o rizicích. Jakmile budeme mít shromáţděny všechny tyto informace, můţeme aktuální stavy prezentovat u zákazníků. Další součástí projektového řízení je shrnutí harmonogramu projektu a stav rozpočtu.

57

Hlášení stavu a výkonu projektu je klíčovou odpovědností kaţdého projektového manaţera. Je třeba mít patřičný přehled a informovat zainteresované členy projektu pomocí reportů. K čemu by nám byl perfektní projekt, kdyţ by osoby s ním spojené nebyly informovány o jeho průběhu. SharePoint umí automaticky generovat zprávy z vytvořených seznamů a knihoven. Pokaţdé, kdyţ je aktualizován zdroj projektu, můţeme vygenerovat automaticky graf nebo indikátor o průběhu tohoto stavu. Vyuţíváním sluţby SharePoint PMI můţeme povolit tyto funkce pomocí: • Vlastní zobrazení. • Řízení zobrazení pomocí webové části projektu. • Upozornění (na milníky).

4.7.1 Vlastní zobrazení Vlastním zobrazením si určíme, jak se budou poloţky seznamu nebo knihovny zobrazovat. Kromě zobrazení poloţek a jejich posloupnosti lze vytvářet vlastní pohledy. Můţeme je vytvořit tak, aby odpovídaly uţivateli při prohlíţení seznamu nebo knihovny dokumentů. Lze je nastavit například tak, aby si projektový manaţer mohl prohlédnout projektové dokumentace, které byly upraveny zadavatelem při zahájení projektu. Dále lze snadno definovat vlastní pravidla nebo kritéria, která určují, co uvidíme v seznamu nebo knihovně dokumentů. Projektový manaţer musí být schopen přistupovat nebo si zobrazit informace z různých perspektiv. Často se stává, ţe standardní zobrazení SharePoint neumoţňuje tuto flexibilitu. Například pro zobrazení úkolů projektů: • Poloţky, které jsou pozadu. • Poloţky, které jsou zahájeny. • Poloţky, které přesahují rozpočet. Při vytváření vlastních zobrazení musíme zadat typ zobrazení. K dispozici jsou čtyři dostupné typy zobrazení: standardní zobrazení – seznam zobrazí poloţky ve standardním formátu tabulky. Poloţky seznamu lze upravovat samostatně. Ve standardním zobrazení lze měnit 58

řazení, zobrazování nebo filtrování poloţek. V PMI tento pohled vyuţijeme pro výpis společných informací o projektu, jako jsou rizika projektu, dokumenty, oznámení, kontakty a poţadavky na změny. zobrazit jako kalendář - pouţívá se pro seznamy, které obsahují pole s datem. Poloţky seznamu jsou zobrazeny v kalendáři. V PMI toto zobrazení můţeme pouţít pro znázornění kalendáře projektu, který ukládá plány, milníky, termíny a další důleţité akce projektu. zobrazit jako list - poloţky seznamu jsou zobrazeny ve formátu tabulky. Tento pohled poskytuje moţnost upravit několik poloţek seznamu najednou.

Vytvoření vlastního zobrazení V této sekci budeme vytvářet vlastní zobrazení pro seznam zdrojů. Tento pohled zobrazí zdroje s cenou za hodinu niţší neţ 200 Kč. Zde jsou základní kroky k vytvoření vlastního zobrazení: 1. Vycházíme opět z vytvořené PMIS. Z panelu „Snadné spuštění“ na své domovské stránce klepneme na tlačítko „Projekt zdroje“. 2. V nástroje seznamu, seznam, vybereme moţnost Vytvořit zobrazení standardní. 3. Klepneme na poloţku „Standardní zobrazení“ na stránce, která se načte, kdyţ jsme klikli na „Vytvořit zobrazení“. 4. Na nové stránce zvolíme standardní zobrazení. 5. Zobrazí se stránka vytvoření standardního zobrazení, kde zadáme následující kritéria: Název - "Zdroje s hodinovou sazbou menší neţ 200 Kč". Dále zde můţeme měnit libovolně sloupce a jejich pořadí. Zobrazit Radio volbu cílových skupin na " Vytvořit veřejné zobrazení". V části řadit, nastavíme „Seřadit podle sloupce“ cena (za hodinu). V části filtr vybereme "Zobrazit poloţky, pouze pokud cena je menší neţ 200 Kč“. 6. Klepneme na tlačítko OK. Nový pohled je vytvořen a je součástí zobrazení na projektu seznamu zdrojů. Podobné pohledy můţeme vytvářet s jakoukoli podmínkou. Podmínky lze kombinovat operátorem AND nebo OR. Nyní se zobrazí prázdný seznam, protoţe v seznamu není odpovídající

59

záznam. Po přidání nové poloţky, která bude mít cenu zdroje na hodinu menší neţ 200 Kč, se v tomto pohledu zobrazí. Jednotlivé pohledy na seznam mohou být zobrazeny vícekrát. A to nejenom v rámci jedné stránky, ale např. i na hlavní stránce.

4.7.2 Řízení zobrazení pomocí webové části projektu V předchozí části jsme popsali vlastní zobrazení a vytvořili pohled. V následující části přidáme webovou část na domovskou stránku PMIS, čímţ maximalizujeme informovanost členů týmu. Budeme pouţívat webovou část ke grafickému zobrazení výchozích hodnot k aktuálnímu harmonogramu milníků. Nejprve provedeme aktualizace webových částí na domovské stránce PMIS. V této části přidáme webovou část pomocí následujících kroků: 1. Přistoupíme k domovské stránce PMIS . 2. Z domovské stránky, klepneme na tlačítko Akce webu → Upravit stránku. 3. V pravé části klepneme na "Přidat webovou část". 4. Na stránce Přidat webové části, v kategoriích, zvolíme projekt úkoly. 5. Klepneme na tlačítko Přidat. 6. V nabídce webové části (rozbalovací menu v levém horním rohu) zvolíme upravit webovou část. 7. Změníme zobrazovací pohled, postup vytvoření pohledu je popsán v předchozí kapitole.

4.7.3 Vytvoření DashBoardu pro milníky projektu DashBoard umoţňuje zobrazit projektové milníky a jejich rozdíly pomocí sloupcového grafu. Chceme-li vytvořit DashBoard, pak nejprve vytvoříme seznam milníků a posléze vytvoříme webovou část, která zobrazí graf. 1. Při vytvoření vlastního seznamu pouţijeme kroky, které v práci byly jiţ zmíněny. Vlastní seznam s názvem Milníky projektu. 2. Vytvoříme vlastní seznam s názvem projektové milníky. 60

3. Přidáme do seznamu následující sloupce: Délka trvání – typ Int Vypočítat (Skutečné ukončení – Plánované ukončení). Skutečné ukončení – typ Datum. Plánované ukončení – typ Datum. 4. Přejmenujeme název pole na Milník. Nyní je třeba naplnit seznam. Místo psaní milníků ručně, budeme kopírovat seznam milníků ze souboru Excel. Spustíme aplikaci Excel 2010. Otevřeme připravený soubor Project Milestones.xlsx. Označíme sloupce A, B, a C z buněk 2 aţ 8. Klepneme pravým tlačítkem myši na vybrané buňky a klepneme na příkaz Kopírovat (CLTR + C). Otevřeme seznam projekt milníky v zobrazení datového listu a vloţíme vybrané buňky. Nyní je čas vytvořit stránku webových částí jako DashBoard. 5. Klepneme na tlačítko Akce webu → další moţnosti. 6. V sekci stránky, klepneme na stránku webové části. Nastavíme název na milníky. Pro rozvrţení vybereme moţnost "záhlaví, levý sloupec, podrobnosti". Uloţíme soubor v knihovně dokumentů projektové dokumentace. 7. Klepneme na tlačítko „Vytvořit“. 8. Přes nastavení webu – horní panel odkazů přidáme Milníky. Obrázek 18 - Horní panel odkazů

Zdroj: Autor 9. V levém sloupci klepneme na přidání webové části. Z kategorií „Obchodní data“ vybereme Webovou část graf. Potvrdíme tlačítkem přidat. 10. Z webové části grafu klepneme na tlačítko „Data a vzhled“ pro přístup k datovému připojení. 11. Klepneme na tlačítko „Připojit graf k datům“, krok 1: Zdroj dat klepneme na "Připojení k seznamu", krok 2: Připojení na seznam zvolíme v rozbalovacím menu „Projekt milníky“, krok 3 Načtení a filtrování dat, zde pouze zkontrolujeme načtená data a popřípadě můţeme filtrovat podobným způsobem jako u zobrazení. Potvrdíme dokončit. V části krok 4: aktualizujeme následující vlastnosti Y pole: Odchylka X Pole: WBS 12. Klepneme na tlačítko Dokončit. 61

Ze sloupcového grafu je obtíţné určit, která čísla WBS označují milníky. Z tohoto důvodu vedle grafu přidáme webovou část zobrazující seznam milníků. (viz obrázek 19) Obrázek 19 - Zobrazení vytvořeného DishBoardu

Zdroj: Autor

4.7.4 Vytvoření řešení pro pracovní schůzky Jako poslední významnou komponentou pro PMIS je naplánování pracovních schůzek. Namísto rozesílání „tisíce“ emailových zpráv, vytvoříme proces setkání schůzek. Schůzky definujeme jako weby sluţby SharePoint, které poskytují jednotné úloţiště pro projektová setkání. Setkání pracovní plochy mohou obsahovat program zasedání, seznamy účastníků schůzky, dokumenty pro jednání a přiřazené seznamy úkolů. Plánování pracovních setkání můţe být vytvořeno dvěma způsoby: 1. Pouţití stránek webu sluţby SharePoint Tato metoda je podobná jako pro tvorbu jakéhokoli jiného webu sluţby SharePoint. Vytvoříme si web s programem zasedání, seznamem účastníků, dokumentů atd. a tento web uloţíme jako šablonu schůzek. Dále postupujeme při vzniku nové schůze vytvořením podřadného webu pomocí vytvořené šablony schůzek. (viz. Obrázek 20):

62

Obrázek 20 - Pracovní řešení pro schůzky

Zdroj: Autor 2. Pomocí aplikace Microsoft Outlook 2010 Schůzku můţeme vytvořit pomocí pozvánky na setkání. Po odeslání pozvání, jsou účastníci přidáni do schůzek jako členové webu. Zpráva pozvání na schůzku obsahuje odkaz na jednání pracovního prostoru, který je přístupný před, v průběhu nebo po schůzi. Ikona schůzek není výchozí tlačítko. Chceme-li přidat do aplikace Outlook 2010 Panel nástrojů Rychlého přístupu, klepneme pravým tlačítkem myši na libovolnou poloţku v menu s ţádostí o schůzku, vybereme přizpůsobit panel nástrojů „Rychlý přístup“, zvolíme ikonu schůzek v seznamu na levé straně, a klepneme na tlačítko „přidat“ a přidáme ji do panelu nástrojů. Klepneme na tlačítko OK.

4.8 Integrace systémů Trendem dnešní doby je vyuţívání nejnovějších sofistikovaných nástrojů pro podporu řízení projektů. Podle mých zkušeností, většina projektových manaţerů a členů projektového týmu spoléhá na Microsoft Word, Excel, Project, a na PowerPoint jako nástroje pro řízení projektů. Přesto se vyuţívání technik SharePoint nemusíme vzdát. Manaţer můţe pokračovat s vyuţitím nástrojů a doplnit je o funkce, které podporuje SharePoint. Následující kapitoly se zaměřují na maximalizaci vyuţití aplikace Microsoft Project a Excel s SharePoint.

63

4.8.1 Integrace aplikace Microsoft Project do sluţby SharePoint V této sekci bude aktualizován soubor Microsoft Projektem a uloţen do knihovny dokumentů. Pro vyuţití této funkce je třeba pouţít aplikaci Microsoft Project Standard nebo Professional 2010. Zde je popsáno nastavení, které nám umoţní integraci: 1. Spustíme aplikaci Microsoft Project. 2. Zvolíme Soubor → Otevřít. 3. Otevřete soubor ProjectFile.mpp. Zde projektový manaţer bude sledovat plán projektu pomocí harmonogramu Microsoft projektu. Zdroje a jejich status bude zadávaán ze seznamu úkolů projektu, který byl vytvořen v předchozích kapitolách. 4. Vybereme úkol, klepneme na tlačítko úloha → Označit → Aktualizovat úkoly. 5. V políčku Dokončeno v % zadáme 100% a klepneme na tlačítko OK. 6. Klepneme na nabídku Soubor → Uloţit a odeslat → "Synchronizovat pomocí seznamu úkolů". Zadáme adresu URL PMIS a vybereme „Projekt úkoly“. 7. V harmonogramu projektu v aplikaci Microsoft Project klepneme na nabídku Soubor → Uloţit a odeslat → Synchronizovat. 8. Zobrazí se aktualizace úkolů zadaná z SharePoint.

4.8.2 Integrace aplikace Microsoft Excel do sluţby SharePoint Kdyţ pouţíváme SharePoint jako PMIS nedoporučuji pouţívat Excel jako plánovací nástroj. Pomocí aplikace Microsoft Excel můţeme například vytvářet rozpočet projektu. Dále je silným nástrojem pro analýzu, vytváření zpráv a schopnosti provádět komplexní vzorce. Ve spolupráci sluţeb SharePoint a Microsoft Excel 2010, jsou tři specifické základní funkce, které lze vyuţít: Vytvoření vlastního seznamu sluţby SharePoint z tabulky aplikace Excel. 64

Export tabulky aplikace Excel do vlastního seznamu sluţby SharePoint. Synchronizace tabulky aplikace Excel s vlastním seznamem sluţby SharePoint.

4.8.3 Vytvoření vlastního seznamu z existujícího tabulkového procesoru Excel Máme-li existující soubory aplikace Excel s informacemi o projektu, nemusíme je vkládat jednotlivě do sluţby SharePoint. Tabulky aplikace Excel importujeme do vlastního seznamu sluţby SharePoint. Postup je následující: V prostředí SharePoint klepneme na tlačítko Akce webu → další moţnosti. V seznamu vybereme Importovat tabulku a potvrdíme tlačítkem vytvořit. Následně je třeba vyplnit název, popis tabulky a zdrojový soubor. Otevře se aplikace Excel, kde vybereme konkrétní data, která chceme importovat a nakonec se vytvoří SharePoint List.

4.8.4 Export tabulky z aplikace Excel na server SharePoint Tato funkce je výhodná, pokud máme sešit aplikace Excel s několika záloţkami nebo tabulkami. Zvaţujeme export jedné tabulky. Řekněme, ţe máme soubor aplikace Excel s rozpočtem projektu s patřičnými informacemi rozdělen do několika tabulek. Chceme zveřejnit jen tabulku s výdaji za kaţdý týden pro celý tým. Chceme-li exportovat tabulku z aplikace Microsoft Excel 2010, pouţijeme následující kroky: 1. Z existujícího souboru aplikace Microsoft Excel vybereme buňky, které chceme exportovat. 2. Klepneme na tlačítko Vloţit → Tabulka. 3. V dialogovém oknu se vytvoří tabulka s vybranými data. Ujistíme se, o správném výběru a klepneme na tlačítko OK. 4. Na kartě Návrh klepneme na příkaz Exportovat → "Export tabulky do sluţby SharePoint seznamu". 5. Zobrazí se okno, kde je třeba zadat příslušné informace: URL, Název a Popis. 6. Klepneme na tlačítko „Další“ a poté „Dokončit“.

65

4.8.5 Synchronizace tabulky z aplikace Excel se seznamem sluţby SharePoint Tato funkce je podobná exportu tabulky z aplikace Excel do SharePoint listu, ale je rozšířená o moţnost obousměrné komunikace mezi verzí v Excelu a seznamu sluţby SharePoint. Před synchronizací dat je třeba stáhnout patřičný modul. Tento modul nám umoţnuje vzájemnou komunikaci. Je volně k dispozici na oficiálních stránkách Microsoftu (viz. Poznámka pod čarou26). Chcete-li exportovat tabulku s následnou aktualizací z aplikace Microsoft Excel 2010, pouţijeme další kroky: 1. Zaprvé spustíme aplikaci Microsoft Excel 2010. 2. Klepneme na nabídku „Soubor“ a klepneme na příkaz „Moţnosti“ a přejdeme na kartu „Doplňky“. 3. Zvolíme Excel Add-Ins v rozevírací nabídce „Spravovat“ a klepneme na tlačítko „Přejít“. 4. V dialogovém okně Add-Ins, klepneme na tlačítko „Procházet“. Přejděte do seznamu sluţby SharePoint Excel 2010 Synchronizace Add-In, a klepneme na tlačítko OK. 5. V dialogovém okně Add-Ins ověříme, zda je moţnost Synchronizace WSSandExcel vybrána, a poté klepneme na tlačítko OK.

26

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=25836E52-1892-4E17-AC08-5DF13CFC5295&displaylang=en

66

5. Vytvoření a implementace řešení Při vytváření systému na řízení projektu pomocí prostředí SharePoint bylo popsáno mnoho postupů práce. Abychom nemuseli při zaloţení nového projektu vše vytvářet od začátku, je třeba si vytvořit šablonu. Postup není obtíţný - vezmeme si vytvořené PMIS

v MS

SharePoint, které se skládá z komponent, jako jsou všechny seznamy, knihovny, pohledy a webové části a uloţíme je jako šablonu webu. Samozřejmě lze ukládat i obsah knihoven. Uloţené šablony dále budeme pouţívat jako základ pro vytvoření dalšího PMIS. Tyto šablony nám umoţní standardizaci projektu v organizaci. Pro vytvoření šablony je třeba udělat následující kroky: 1. Přizpůsobíme vzhled webu. 2. Identifikujeme všechny poţadované funkce: Seznamy. Knihovny dokumentů. Webové části. 3. Přidáme nezbytné seznamy nebo webové části. 4. Adresa navigačního poţadavku: Levé navigační menu. Horní panel odkazů. Odkazy. 5. Chceme-li uloţit místo jako šablonu webu, klepneme na tlačítko Akce webu → Nastavení webu. V Akci webu oddíl nastavení webu, klepneme na tlačítko "Uloţit web jako šablonu“. Pro správné uloţení je třeba mít oprávnění správce kolekce webů. 6. Zobrazí se stránka řešení pro uloţení šablony webu, kde vyplníme následující pole Název – PMIS Šablona. Popis – Project Managemetn Information Systém. 7. Potvrdíme stisknutím tlačítka OK.

Jakmile je stránka uloţena jako šablona, bude pokaţdé k dispozici jako výběr šablony webu při vytváření nového webu. Šablona je soubor, který můţeme přenášet nebo archivovat.

67

Obrázek 21 - Zobrazení PMIS šablony v základním menu "Vytvořit"

Zdroj: Autor Přehled zálohování PMIS Je dobrým zvykem archivovat SharePoint PMIS jakmile je projekt dokončen. Prostý způsob, jak archivovat PMIS je jednoduše zálohovat web sluţby SharePoint spuštěním příkazu zálohování na serveru SharePoint nebo pomocí aplikace SharePoint Designer. Dalším praktickým způsobem zálohování PMIS je uloţit ho jako šablonu webu s veškerým obsahem. U tohoto způsobu není třeba zásah IT oddělení. Postup je stejný jako u vytvoření šablony webu s tím rozdílem, ţe do šablony přidáme veškerý obsah. Tyto šablony můţeme dále archivovat například v knihovně dokumentů.

68

Závěr Nejen firmy v České republice se řídí různými projekty ve chvíli, kdy dělají něco, co jim přesně stanovuje cíl, začátek a konec. Přesto úspěšnost vlastního projektu závisí na způsobu jeho řízení. Cílem této diplomové práce bylo vytvořit prostřednictvím nástrojů MS SharePoint prostředí pro podporu řízení projektů a postavit ho právě na pilířích těchto aplikací jako jsou produkt MS Excel, Word a PowerPoint. V první části této práce je objasněno vyuţití MS SharePoint systému a jsou popsány nástroje, kterými lze SharePoint doplnit i s uvedením příkladů. V tomto oddílu je také zmínka o licenčních podmínkách a je znázorněná architektura MS SharePoint. Na závěr části je uveden postup instalace a vytvoření webové aplikace, která je základním krokem pro vytvoření systému pro správu řízení projektů. Druhá část diplomové práce je věnována vlastnímu vytvoření systému pro řízení projektu. Prvním krokem je volba organizační hierarchie, následuje definice ukládání informací a dokumentů v rámci MS SharePoint. Jsou k tomu pouţity komponenty seznamy a knihovny dokumentů, které jsou rozšířené na základě potřeby. Jedná se především o seznamy pro ukládání oznámení, kontaktů, rizik, poţadavků na změnu a zdrojů, dále pak různé typy kalendářů. Zároveň je pouţita komponenta knihovna dokumentů, kde se ukládají veškeré dokumenty. O projektu můţeme shromáţdit mnoho informací, zde se ale nabízí otázka: „Kdo z projektového týmu bude mít přístup a k jakým informacím?“ Odpověď najdeme v kapitole řízení lidských zdrojů, kde pomocí komunikačního plánu stanovíme participujícím osobám práva a patřičná oprávnění. Tato oprávnění byla dále v práci rozšířena o zobrazení informací v ţádaném úhlu pohledu. V práci je uveden praktický příklad: pokud projektový manaţer chce zobrazit úkoly, které mají datum realizace zpoţděný, poslouţí nám postup, který navrhuji u seznamu milníků v kapitole vytvoření DashBoardu pro milníky projektu. Jako jeden z kladů této technologie spatřuji v týmové spolupráci a to zejména ve správě dokumentů. Informace jsou sdílené a dohledatelné pro všechny. Nad seznamem nebo knihovnou dokumentů je moţno vytvářet nové verze, archivovat a zpětně se k nim vracet. Lze si tyto dokumenty rezervovat tak, aby ostatní uţivatelé nemohli ve stejném čase dokument měnit. Poslední funkcí je tak zvané schvalování obsahu dokumentu. Kombinace těchto funkcí nám dávají široké spektrum pro vytvoření kompletního systému pro řízení projektu.

69

Zvláštní pozornost jsem v této práci věnoval pracovním postupům neboli automatizaci procesů. Pomocí SharePoint pracovního postupu je v práci popsán třístavový pracovní postup, který reprezentuje návrh poţadavku na změnu, dosahuje tří stavů: „návrh“, „projednává se“ a „schváleno“. Nejprve je třeba předloţit ţádost o změnu (návrh), ţádost bude přiřazena patřičné osobě k přezkoumání (projednává se), odpovědná osoba rozhodne o přijetí či zavrhnutí ţádosti (schválení). Kaţdý krok je realizovaný pomocí úkolu, který mění stavy a informuje odpovědné osoby emailem nebo webovou částí umístěnou na hlavní stránce webu. Dále v práci uvádím popis postupů, kterými se dají integrovat data mezi MS produkty a MS SharePoint. Závěrečným výsledným řešením diplomové práce je vysvětlen postup, jak unifikovat všechny kroky, které jsou v práci popsány a vytvořit z nich šablonu, se kterou lze operovat a zlepšovat i v dalších projektech. Doporučuji veškeré kroky pro vytvoření této šablony přizpůsobit a doplnit, dle individuálních potřeb jednotlivé organizace, na základě popsaných postupů v této práci. Z vytvořené šablony se stane organizační standart na řízení projektu, který nám nejen vybuduje a zefektivní pracovní postup, ale poslouţí jako soubor osvědčených postupů pro plánování a realizaci projektů.

70

Seznam pouţité literatury: [1]

BIAFORE B. Microsoft Project 2010: The Missing Manual. Edition 1. 2010. ISBN-10: 1449381952.

[2]

CAPOSSELA, CH. Where Project Managers and Microsoft ® Meet. [online] 2010. [cit. 13.1.2014] Dostupné z: < http://www.mpug.com/education/what-ismicrosoft-project/>.

[3]

DOLEŢAL, J., B. LACKO a P. MÁCHAL. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009.

[4]

GILBERT, M.R., M. K. SHEGDA, G. PHIFER a J. MANN. SharePoint 2010 Is Poisedfor Broader Eterprise Adoption. [online]. [cit. 17.1.2014] 2009. Dostupné z: .

[5]

GOSAVI,R. SharePoint Word. What is SharePoint Designer?. 2012 [online] [cit. 27.3. 2014] Dostupné z:

[6]

JAMISON,

S.

Informit.

SharePoint

2010

Logical

Design:

Top

10

Considerations. 2010 [online] © 2014 Pearson Education, Informit. [cit. 27. 2. 2014]. Dostupné z: [7]

LICENCE SHAREPOINTU 2013. [online] © 2014 Microsoft Corporation [cit. 23.1.2014]. Dostupné z:

[8]

LOW, L. SharePoint 2010 : The First 10 Years. TechNet magazine. [online] © 2014

Microsoft.

[cit.

17.1.2014]

7

April,

2011.

Dostupné

z:

<

http://technet.microsoft.com/en-us/magazine/gg981684.aspx> [9]

MICROSOFT CORPORATION. Introduction to InfoPath Forms Services. [online] © 2014. [cit. 15.1.2014] Dostupné z:

[10]

MICROSOFT. Outlook.com. Microsoft. [online] © 2013.[cit. 15.1.2014] Dostupné z:http://www.microsoft.com/cs-cz/outlook-com/

[11]

MICROSOFT. SharePoint 2010 Architectures Overview. [online] © 2014 Microsoft MSDN [cit. 25. 1. 2014]. Dostupné z: .

71

[12]

MICROSOFT. Vývoj pro SharePoint v sadě Visual Studio. [online] © 2014 Microsoft

[cit.

27.1.2014].

Dostupné

z:
cz/library/ee231568.aspx> [13]

MICROSOFT. Welcome to the Microsoft SharePoint 2010 SDK. [online] © 2014 Microsoft SDK

[cit. 27.1.2014] Dostupné z:
us/library/office/ee557253(v=office.14).aspx> [14]

OFFICE. Úvod do aplikace SharePoint Designer 2010. [online] © 2014 Microsoft Corporation. [cit. 27.1. 2014] Dostupné z:

[15]

Professional Advantage. SharePoint Consulting Services [online] © Professional Advantage

2013

[cit.

17.1.2014].

Dostupné

z:. [16]

Project Management Institute, Inc. Making project management. [online] © 2014. [cit. 17.1.2014] Dostupné z:

[17]

ROSENAU, M. Řízení projektů. Praha: Computer Press, 2000.

[18]

SHAREPOINT 2010 iDev. WordPress,Create a SharePoint Intranet. 2012. [online]. [cit.

27.1.2014].

Dostupné

z: [19]

SharePoint TechCenter. SharePoint Server 2010 for IT pros. [online] © 2014 Microsoft technet. [cit. 27.1.2014] Dostupné z:

[20]

SOUKUP, O. „Step by Step“ Instalace SharePoint Server 2010 na Windows Server 2008 R2 a SQL Server 2008 R2. [online]. [cit. 27. 2. 2014]. Dostupné z: .

[21]

Vyvojar.cz. Instalace SharePointu 2010 na Window 7. [online] [cit. 23.1.2014]. Dostupné

z:


SharePointu-2010-na-Window-7.aspx>.

72

Seznam pouţitých obrázků: Obrázek 1 - Instalace Farm Server ........................................................................................... 17 Obrázek 2 – Instalace Stand Alone Serveru ............................................................................. 18 Obrázek 3 - Vytvořený týmový web ........................................................................................ 18 Obrázek 4 - SharePoint vývojová architektura ......................................................................... 21 Obrázek 5 - SharePoint logická struktura ................................................................................. 23 Obrázek 6 - Hierarchie kolekce webů sluţby SharePoint pro řízení projektu.......................... 28 Obrázek 7 - Samostatná kolekce webu ..................................................................................... 29 Obrázek 8 - Projekt jako samostatná kolekce webu ................................................................. 29 Obrázek 9 - Kolekce webu jako oddělení ................................................................................. 30 Obrázek 10 - Prázdný web........................................................................................................ 31 Obrázek 11 - Zobrazení oznámení na domovské stránce ......................................................... 33 Obrázek 12 - Zobrazení oznámení na domovské stránce ......................................................... 37 Obrázek 13 - Oprávnění ........................................................................................................... 43 Obrázek 14 – Vytvoření zobrazení seznamu pomocí Ganttova diagramu ............................... 48 Obrázek 15 - Ganttův diagram v seznamu úkoly ..................................................................... 50 Obrázek 16 - Ganttův diagram v seznamu úkoly po úpravě dat .............................................. 52 Obrázek 17 - Nastavení pracovního postupu ............................................................................ 56 Obrázek 18 - Horní panel odkazů ............................................................................................. 61 Obrázek 19 - Zobrazení vytvořeného DishBoardu .................................................................. 62 Obrázek 20 - Pracovní řešení pro schůzky ............................................................................... 63 Obrázek 21 - Zobrazení PMIS šablony v základním menu "Vytvořit" .................................... 68

73

Seznam pouţitých tabulek: Tabulka 1- PMIS Komponenty ................................................................................................ 33 Tabulka 2 - Definování oprávnění zainteresovaných osob ...................................................... 42 Tabulka 3 - Soupis polí k přidání do seznamu úkolů ............................................................... 49 Tabulka 4 - Soupis pořadí polí v seznamu úkolů ..................................................................... 49

74

Seznam pouţitých zkratek: [1]

ASMX - Active Server Method File, ASMX soubor je webová sluţba ASP.NET

[2]

BI - Business Intelligence

[3]

CAL – Custom Access Licence

[4]

CAML - Collaborative Application Markup Language

[5]

CRM - Customer relationship management, řízení vztahů se zákazníky

[6]

CSS - Cascading Style Sheets, Kaskádové styly

[7]

ECMAScript – European Computer Manufacturers Association, standardizovaná verze JavaScriptu

[8]

ERP - Enterprise Resource Planning

[9]

Front-End - Frontend je část, kterou vidí návštěvník stránek.

[10]

IIS - Internet Information Server

[11]

IW - Information Worker

[12]

IWS - Information Workers

[13]

LINQ - Language Integrated Query

[14]

MS - Microsoft

[15]

OEM - Original Equipment Manufacturer

[16]

PIMS - Project Information Management Systems

[17]

PMI – Project Management Institute

[18]

SW - SoftWare

[19]

XML - Extensible Markup Language

75