SUBMODUL HRMIS

TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA MODUL / SUBMODUL HRMIS

1

PENETAPAN PERANAN SUBMODUL ALIRAN KERJA

LANGKAH PENETAPAN PERANAN  Klik Menu Pentadbiran Sistem  Klik Menu Sekuriti  Klik Menu Selenggara Profil Pengguna  Klik Menu Penetapan Tugas  Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui No KP atau Nama Pegawai  Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab pegawai sahaja

 Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem

PERANAN PENTADBIR ALIRAN KERJA

PENETAPAN ALIRAN KERJA

ALIRAN KERJA

Definisi: Aliran kerja menunjukkan hubungan di antara seseorang pengguna dengan pengguna lain yang berkaitan bagi menyempurnakan sesuatu tugasan.

Penghantar

Penerima

ALIRAN KERJA OBJEKTIF ALIRAN KERJA  Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna

(penghantar) dan pengguna lain (penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan sesuatu tugas  Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan kepada penerima yang dikehendaki

LANGKAH PENETAPAN ALIRAN KERJA

 Klik Menu Pentadbiran Sistem  Klik Menu Aliran Kerja  Klik Menu Selenggara Aliran Kerja  Klik Menu Selenggara Peraturan  Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja = PENGURUSAN REKOD PERIBADI

 Taip Kod Aliran Kerja = PR-003  Isikan Maklumat Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima  Format Nama Kumpulan Penghantar: . Contoh : LV-001 BPM SM3

 Rujukan : Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem  Rujukan : Rules of Thumb





KUMPULAN PENERIMA (GROUP)

Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan

penerima = GROUP  Klik Menu Pentadbiran Sistem  Klik Menu Aliran Kerja  Klik Menu Selenggara Kumpulan  Klik Menu Hantar Maklumat Kumpulan  Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan  Tambah/Isikan maklumat Kumpulan

 Tambah Ahli Kumpulan  Rujukan : Selenggara nama ahli kumpulan

SET PENGECUALIAN

PENYELENGGARAAN SK

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENGESAHAN KUMPULAN PENGURUSAN REKOD PERIBADI PERISYTIHARAN HARTA

PENGURUSAN CUTI PENGURUSAN PRESTASI PENGURUSAN SARAAN PENGURUSAN GAJI PENGURUSAN TUNTUTAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PERTUKARAN

16


1. PENGESAHAN KUMPULAN Untuk membenarkan Pentadbir Aliran Kerja mewujudkan Kumpulan Penerima

WF - 001

PENTADBIR ALIRAN KERJA

PENGESAH KUMPULAN


2. PENGURUSAN REKOD PERIBADI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar maklumat pengemaskinian rekod peribadi kepada Pengesah/Kumpulan Pengesah bagi tujuan pengesahan

PR - 003

PEMILIK KOMPETENSI

PENGESAH/ KUMPULAN PENGESAH REKOD PERIBADI


3. PERISYTIHARAN HARTA Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar maklumat Perisytiharan Harta kepada Kumpulan Urusetia untuk tujuan pengesahan

PR - 005

PEMILIK KOMPETENSI

USER SELECTION KUMPULAN URUSETIA PERISYTIHARAN HARTA

PENGAMBIL MAKLUM [KETUA JABATAN]

Urusetia akan memilih Ketua Jabatan yang telah diberi peranan sebagai Pengambil Maklum


4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH KERAJAAN/ SAHAM PELULUS

PR-012

Saham?

PENGESAH

PR-011

PEMILIK KOMPETENSI

Tanah?

Land / Share Endorser

Land / Share Approver


5. PENGURUSAN CUTI (CUTI REHAT)

LV - 001

PEMILIK KOMPETENSI Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Rehat kepada Penyokong cuti

LV - 002

PENYOKONG CUTI

PELULUS CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Rehat kepada Pelulus cuti


6. PENGURUSAN CUTI (CUTI SAKIT)

LV - 003 PEMILIK KOMPETENSI

LV - 004

PENYOKONG CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Sakit (panel/kerajaan/swasta) kepada Penyokong cuti

Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi menghantar permohonan Cuti Sakit (panel/kerajaan/swasta) kepada Pelulus cuti

PELULUS CUTI


7. PENGURUSAN CUTI (CUTI HAJI)

LV - 014

PEMILIK KOMPETENSI

LV - 018

PENYOKONG CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Haji kepada Penyokong cuti.

PELULUS CUTI

Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi /Pengguna menghantar permohonan Cuti Haji kepada Pelulus cuti untuk kelulusan Cuti Haji.


8. PENGURUSAN PRESTASI

Untuk membenarkan Pegawai Penilai Kedua menghantar maklumat prestasi kepada Kumpulan Urusetia Pengurusan Prestasi

PM – 016

PEGAWAI PENILAI KEDUA

KUMPULAN URUSETIA PENGURUSAN PRESTASI


9. PENGURUSAN SARAAN PENYEMAK SARAAN

REM - 026

PENTADBIR SARAAN

REM - 027

Untuk membenarkan Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] kepada Penyemak Saraan

REM - 049

Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar makluman kepada Pentadbir Saraan bahawa Penyata Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan dan boleh dicetak

Untuk membenarkan Penyemak Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak kepada Pengesah Saraan

REM - 028

PENGESAH SARAAN

Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disahkan kepada Pentadbir Gaji

PENTADBIR GAJI


10. PENGURUSAN SARAAN

REM - 034 PENTADBIR SARAAN

PENYEMAK SARAAN

Untuk membenarkan Penyemak atau Pengesah Saraan menghantar semula Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak kepada Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan.

PENGESAH SARAAN


11. PENGURUSAN GAJI Untuk membenarkan Pentadbir Potongan Peribadi menghantar permohonan potongan peribadi untuk tujuan pengesahan kepada Pengesah Potongan Peribadi

Untuk membenarkan Pengesah Potongan Peribadi menghantar potongan peribadi kepada Pentadbir Gaji

PY – 303

PY - 301 PENTADBIR POTONGAN PERIBADI

PY – 302

PENGESAH POTONGAN PERIBADI

Penghantaran pembatalan potongan peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi kepada Pengesah Potongan Peribadi

PENTADBIR GAJI


12. PENGURUSAN GAJI Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar semula Kew8 kepada Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan

Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji untuk disemak oleh Penyemak Gaji

PY – 411

PY – 401

Untuk membenarkan Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji kepada Pentadbir Gaji untuk tujuan pengiraan emolumen

PY – 403

PENTADBIR SARAAN

Untuk membenarkan Pengesah Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang perlu pembetulan kepada Penyemak Gaji

PY – 425

PENTADBIR GAJI

PENYEMAK GAJI Untuk membenarkan Penyemak Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang telah disemak kepada Pengesah Gaji

PENGESAH GAJI


13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI] Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO)

PEMILIK KOMPETENSI

CL - 004

Daripada Pengesah Tuntutan terus kepada Penyemak Pembayaran Tuntutan di Unit Tuntutan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan)

PENGESAH TUNTUTAN

CL - 066

PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN

CL - 011

Pentadbir TNT akan menyemak dan memastikan amaun TNT betul, menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah TNT utk pengesahan.

CL - 016 PELAKSANA TUNTUTAN

Setelah Pengesah mengesah TNT, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir TNT utk dimasukkan ke sistem eSPKB

PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA] Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen )

Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) mendapati tuntutan tersebut melebih 1/3 gaji pokok, menghantar permohonan kepada Pengesah Tuntutan Kedua (TSUB CO)

CL - 824 PEMILIK KOMPETENSI

CL - 804 PENGESAH TUNTUTAN

PENGESAH TUNTUTAN 2

CL - 831

Daripada Pengesah Tuntutan (sekiranya permohonan tIdak melebihi 1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan)

CL - 814

PELAKSANA TUNTUTAN

Setelah Pengesah mengesah ELM, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir ELM utk dimasukkan ke sistem eSPKB

Daripada Pengesah Tuntutan Kedua terus kepada Unit ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan)

CL - 811

PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN

Pentadbir ELM akan menyemak dan memastikan amaun ELM betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah ELM utk pengesahan

PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN] Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) mengesahkan tuntutan, permohonan tuntutan akan terus kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia di Unit Organisasi yang menganjurkan ceramah tersebut)

Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Pemohon)

PEMILIK KOMPETENSI

CL - 352

CL - 304 PENGESAH TUNTUTAN [UNIT ORGANISASI PEMOHON]

Selepas Penyelia menyemak permohonan, permohonan akan dihantar kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Penganjur)

CL - 324 PELAKSANA TUNTUTAN [PENGANJUR]

PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN [PENGANJUR]

Pentadbir BIL akan menyemak dan memastikan amaun BIL betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah BIL utk pengesahan.

CL - 314

Setelah Pengesah mengesah BIL, permohonan akan kembali kepada kump Pentadbir BIL utk dimasukkan ke sistem eSPKB

PENYEMAK TUNTUTAN [PENGANJUR]

CL - 319

PENYEMAK PEMBAYARAN TUNTUTAN [PENGANJUR]

Setelah Pengesah Tuntutan Unit Organisasi yang menganjurkan mengesahkan, permohonan akan dihantar kepada Unit BIL, Seksyen Kewangan.

PENGESAH TUNTUTAN [PENGANJUR]


16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR] Pemberitahuan untuk mendapatkan maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan

SP - 301

SP - 312 LINE MANAGER

SP - 777

PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN

SP - 304 SP - 310

PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN

SP-304 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 310 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan

Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan untuk menyediakan Penyata Perubahan Gaji Penamatan Perkhidmatan

SP - 308

PENTADBIR SARAAN

Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN] Hantar untuk pelepasan ikatan kontrak pengajian

Memohon Persaraan Pilihan

SP - 001 PEMILIK KOMPETENSI

SP – 019 SP – 028

Hantar untuk perakuan pelepasan Ikatan

SP-028 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 019 Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan

PERAKU PENAMATAN PERKHIDMATAN

SP - 017

LINE MANAGER

Hantar untuk memperoleh maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

OBLIGATION ADMIN

SP - 002

Hantar permohonan untuk perakuan


SP - 005


SP - 018

PENTADBIR TUNTUTAN Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir cuti

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir saraan

PENTADBIR SARAAN

PENTADBIR CUTI

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN] Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan untuk menyediakan Penyata Perubahan Gaji Penamatan Perkhidmatan

SP - 103

Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan


SP - 101

PENTADBIR SARAAN

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan


SP - 107 SP - 108 SP - 106

PENTADBIR TUNTUTAN

SP - 106 Hantar untuk semakan maklumat logistik SP – 108 Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

LINE MANAGER


19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN]

Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan

Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

SP - 314 SP - 315 PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN

Pemberitahuan Maklumat Persaraan telah dikemaskini.

SP - 024 PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN

SP - 777

LINE MANAGER

Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender Tak perlu penetapan Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS 20. PERTUKARAN Untuk membenarkan Pemohon memaklumkan pembatalan permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA

RS – 113 PEMILIK KOMPETENSI

RS - 110

Untuk membenarkan pemohon menghantar maklumat untuk sokongan permohonan pertukaran

RS - 111

Untuk membenarkan Pemohon menghantar permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA

URUSETIA PERTUKARAN JPA

Untuk membenarkan Penyokong menghantar sokongan permohonan pertukaran kepada Urusetia Pertukaran di JPA

Salinan Kepada 1. PSM HQ/Negeri/Agensi 2. PSM Kementerian/Induk

PENYOKONG [PSM BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]

LAIN-LAIN FUNGSI DALAM ALIRAN KERJA

MEMANTAU SENARAI TRANSAKSI 1) 2) 3) 4)

Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Memantau Senarai Transaksi Masukkan butiran

PAPAR PROFIL PENGHANTAR 1) 2) 3) 4) 5)

Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Aliran Kerja Klik Menu Papar Profil Penghantar Masukkan butiran

MENJEJAKI ALIRAN KERJA 1) 2) 3) 4) 5)

Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Aliran Kerja Klik Menu Menjejaki Aliran Kerja Masukkan butiran

KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA 1) 2) 3) 4) 5)

Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Aliran Kerja Klik Menu Selenggara Aliran Kerja Klik Menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja Masukkan Jenis Carian, COID/No.KP, Modul, Kod Aliran Kerja

MENJEJAKI REKOD TRANSAKSI 1) 2) 3) 4) 5)

Klik Menu Pentadbiran Sistem Klik Menu Penyelenggaraan Rekod Klik Menu Pengurusan Rekod Peribadi Klik Menu Menjejaki Rekod Transaksi Masukkan No KP Pemilik Rekod, Kod Aliran Kerja dan klik Teruskan.

TERIMA KASIH

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:  Unit Hrmis Agensi masing-masing  Email Ke [email protected]  Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No Kad Pengenalan

43

SUBMODUL HRMIS

Recommend Documents