STUDY PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PROYEK BANDARA KUALA NAMU KABUPATEN DELI SERDANG TUGAS AKHIR

STUDY PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PROYEK BANDARA KUALA NAMU KABUPATEN DELI SERDANG

TUGAS AKHIR

Disusun oleh :

WIDIA SARI 03 0404 061

DOSEN PEMBIMBING

CO-PEMBIMBING

IR. SYAHRIZAL, MT NIP : 131803350

IR. ANDY PUTRA RAMBE, MBA NIP: 132178899

SUB JURUSAN TRANSPORTASI DEPARTEMEN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb Puji dan syukur penulis ucapkan kepada ALLAH SWT karena atas segala nikmat dan KaruniaNya lah penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini yang disusun untuk melengkapi persyaratan dalam menempuh ujian sarjana pada departemen Teknik Sipil Fakultas Teknik USU. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Ir. Syahrizal, MT. dan Bapak. Ir. Andy Putra Rambe, MBA. selaku pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan semangat dalam penyelesaian tugas akhir ini. 2. Bapak Prof. Dr. ing. Johanes Tarigan sebagai Ketua Departemen Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara 3. Bapak. Ir. Terunajaya, MSc. sebagai Sekretaris Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara 4. Bapak dan Ibu Dosen/ Staf Pengajar Departemen Teknik Sipil Fakultas Teknik USU 5. Ayah dan Ibunda Tercinta, Ismail dan Elma. Kedua Pahlawan hidup yang tak pernah berhenti berjuang untuk membesarkan, mendidik, dan memotivasi penulis dalam segala kondisi. Terima Kasih yang tak terhingga, semoga Allah SWT selalu memberkahi dan memberikan kebahagiaan hidup mereka sampai akhir hayat. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

6. Saudara-saudara tersayang Uda Ustazd Roni, bu bidan Popi, Robi yang funky, dan para malaikat kecil Dio, Dia dan Ayung. Terima kasih atas dukungan dan semangatnya yaa…semoga selalu mampu jadi inspirasi penulis dalam melangkah. Juga untuk seluruh keluarga, Terima Kasih atas doanya…. 7. Terkhusus…Ani dan Uci. Teman-teman tersayang, walaupun berjauhan namun selalu ada untuk penulis baik suka maupun duka, tetap jadi kawan yang baek yaa… 8. Adek-adek di HMI Komisariat Fakultas Taknik USU, terkhusus Gagah, Ratih, Habibi, Aurora. Terima Kasih banyak atas bantuannya yaa…Tetap jadi adek kakak yang baek…. 9. Teman-teman stambuk 2003 yang telah melukiskan warna hidup penulis selama menjalankan masa perkuliahan di FT-USU baik teman-teman seangkatan di Teknik Sipil, maupun di Organisasi HMI Komisariat FT-USU. Terima Kasih banyak atas bantuan, dukungan dan doanya yaa…. 10. Seluruh Adek-adek, kakak-kakak, abang-abang senior di FT-USU dan HMI, terkhusus adek-adek kepengurusan Periode ini yang diketuai oleh Andi, terima Kasih atas dukungan dan doanya… 11. Saudara-saudara seatap, Ibuk, Bapak, Ana yang cute, Eva yang gokil abiz. Terima Kasih atas bantuan, semangat dan doanya….semoga selalu ceria sepanjang masa

Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

ABSTRAK

Dalam pelaksanaan pekerjaan proyek kerap timbul masalah mengenai kesesuaian satandar mutu antara kontraktor dan pemilik proyek. Salah satu upaya dalam pelaksanaan untuk mencapai standar mutu, pihak kontraktor mengusahakan pemakaian suatu sistem manajemen mutu yang diharapkan dapat menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan yang diberikan oleh pemilik proyek. Sistem manajemen mutu yang diperlukan dalam pencapaian kesesuaian mutu antara kontraktor dengan pemilik proyek adalah sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Sistem manajemen mutu ini merupakan suatu standar sistem bukan standar mutu, dimana dalam penggunaan standar sistem pelaksanaan pekerjaan yang akan dilaksanakan direncanakan dengan sistematis. Dalam upaya mengetahui wujud aplikasinya dilapangan, maka penulis melakukan penelitian mengenai penerapan sistem manajemen ISO 9001:2000 pada proyek bandara kuala namu, dimana PT.Waskita Karya bertindak sebagai salah satu kontraktor dan PT.Angkasa Pura II sebagai pemilik proyek. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 yang digunakan dalam proyek ini merupakan sistem manajemen mutu yang lengkap dan terperinci sehingga apabila penerapannya dilapangan sesuai dengan teori yang ada, diharapkan proses pekerjaan dan bagian-bagian pendukungnya dapat berjalan terencana dan terkendali, baik ditinjau dari aspek pembiayaan, mutu dan waktu sehingga lebih efektif dan efisien. Diharapkan dengan pemakaian sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 akan menghasilkan produk fisik yang memenuhi standar spesifikasi, karena seluruh prosedur pekerjaan dan pengadaan bahan dilakukan dengan memenuhi standar produk dan mutu, sehingga sesuai dengan esensinya akan menambah keunggulan dalam persaingan menghadapi era perdagangan bebas dan globalisasi. Medan, 06 Desember 2008

Widia Sari 03 0404 061 Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR…………………………………………………………..i ABSTRAK………………………………………………………………………iii DAFTAR ISI…………………………………………………………………….iv DAFTAR TABEL……………………………………………………………….vii DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………viii DAFTAR LAMPIRAN………………………………………………………….ix BAB I

PENDAHULUAN……………………………………………….1 1.1 Latar Belakang………………………………………………..1 1.2 Tujuan Penulisan……………………………………………...3 1.3 Masalah dan Pembatasan Masalah……………………………3 1.4 Metodologi Penelitian…………………………………………3 1.5 Sistematika Penulisan…………………………………………4

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA………………………………………….6 2.1 Defenisi dan Pengertian Manajemen………………………….6 2.2 Defenisi dan Pengertian Mutu………………………………..12 2.3 Defenisi dan Pengertian Manajemen Mutu ISO 9001:2000….15

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN………………………………..55 3.1 Umum………………………………………………………...55 3.2 Pengumpulan Data……………………………………………58 3.3 Sistematika Pengumpulan Data………………………………59 3.4 Metode Analisa……………………………………………….61


BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI DAN DATA PROYEK…………62 4.1 Umum…………………………………………………………62 4.2 Ruang Lingkup Perusahaan…………………………………63 4.3 Sejarah Singkat PT. Waskita Karya (Persero)……………....63 4.4 Visi dan Misi Perusahaan……………………………………65 4.5 Organisasi Proyek…………………………………………....68 4.6 Struktur Organisasi PT. Waskita Karya……………………..70

BAB V

ANALISA PENERAPAN MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 OLEH PT. WASKITA KARYA……………………………….85 5.1 Tanggung Jawab Manajemen………………………………...85 5.2 Struktur Organisasi…………………………………………...85 5.3 Sistem Mutu………………………………………………….87 5.4 Pengendalan Desain…………………………………………..87 5.5 Pengendalian Data dan Dokumen…………………………….88 5.6 Pembelian……………………………………………………..88 5.7 Properti Pelanggan……………………………………………89 5.8 Identifikasi dan mampu Telusur……………………………...90 5.9 Pengendalian Proses………………………………………….90 5.10 Inspeksi dan Pengujian……………………………………....91 5.11 Status Inspeks dan Pengujian………………………………..91 5.12 Pengendalian Peralatan Inspeksi, Pengukuran dan Pengujian..92 5.13 Tindakan Pencegahan dan Perbaikan…………………………93 5.14 Pengendalian Rekaman Mutu………………………………...93


5.15 Audit Mutu Internal…………………………………………..94 5.16 Pelatihan (Training)…………………………………………..94 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN…………………………………...101 6.1 Kesimpulan…………………………………………………….101 6.2 Saran…………………………………………………………...102

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


DAFTAR TABEL Tabel 5.1

Klausul Sistem Manajemen Mutu…………………………….95

Tabel 5.2

Klausul Tanggung Jawab Manajemen………………………...96

Tabel 5.3

Klausul Manajemen Sumber Daya…………………………….97

Tabel 5.4

Klausul Realisasi Produk………………………………………98

Tabel 5.5

Klausul Pengukuran, Analisis dan Perbaikan………………….99


DAFTAR GAMBAR Gambar 5.1

Persentase Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu………………..95

Gambar 5.2

Persentase Pelaksanaan Tanggung Jawab Manajemen……………96

Gambar 5.3

Persentase Pelaksanaan Manajemen Sumber Daya……………….97

Gambar 5.4

Persentase Pelaksanaan Realisasi Produk…………………………98

Gambar 5.5

Persentase Pelaksanaan Pengukuran, Analisis dan Perbaikan…….99


DAFTAR LAMPIRAN

1. Kebijakan Mutu PT.Waskita Karya 2. Struktur Organisasi Proyek 3. Time Schedulle Proyek 4. Daftar Sub Kontraktor 5. Garis Besar Mutu Pekerjaan 6. Daftar Material yang memerlukan penangan khusus 7. Daftar persyaratan, standard an legislasi 8. Verifikasi sertifikat kalibrasi alat ukut Waterpass 9. Verifikasi keandalan kalibrasi timbangan AMP 10. Penyimpanan dan peralatan alat ukur optik 11. Verikasi kelaikan alat ukur station 12. Verifikasi kelaikan alat ukur Electronic Distance Meter 13. Koreksi alat ukur Theodolite 14. Verifikasi sertifikat kalibrasi alat ukur Theodolite 15. Pembagian zona pekerjaan 16. Denah lokasi Site facilities 17. Kondisi Existing 18. Akses keluar-masuk pekerjaan Grubbing, Clearing & Stripping 19. Akses keluar-masuk pekerjaan timbunan 20. Daftar personil pelaksana inspeksi dan tes 21. Daftar kriteria keberterimaan material/produk


BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah Mutu (Quality) adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan. Mutu merupakan suatu citra yang sangat didambakan oleh setiap kontraktor dalam memberikan jasa pada pemilik proyek, baik dalam jasa pelayanan maupun dalam jasa produksi. Pengertian mutu dalam konteks industri jasa konstruksi dapat didefenisikan sebagai suatu kesesuaian dengan keinginan persyaratan pelanggan. Jadi, mutu bukan hanya menyangkut kualitas saja, tetapi juga dengan persyaratan lain seperti: ketepatan waktu penyelesaian proyek, biaya yang optimal, keamanan, semangat bekerja karyawan dan dipenuhinya peraturan yang ada. Mutu dapat berarti upaya untuk mencapai kepuasan pelanggan dengan pendekatan sistem, hasil dan ukuran. Dengan pendekatan sistem diharapkan pekerjaan dapat dilakukan sekali jadi dan benar. Dengan pendekatan hasil diharapkan pekerjaan dapat dilakukan tanpa kesalahan, dengan pendekatan ukuran diharapkan biaya yang dikeluarkan untuk mencapai mutu yang diinginkan sesuai dengan yang direncanakan. Pendekatan mutu mencapai lima aspek utama yaitu : a. Kualitas (Quality) b. Biaya (Cost) c. Waktu penyerahan (Delivery) d. Keamanan (Safety) e. Semangat/ Etos Kerja (Morale) Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Kelima aspek tersebut diatas sangat mempengaruhi keberhasilan dari suatu proyek, tanpa adanya keseimbangan dari kelima aspek tersebut diatas, pelaksanaan proyek belum dikatakan bermutu. Manajemen mutu menjadi satu-satunya kekuatan terpenting yang membuahkan keberhasilan organisasi dan pertumbuhan baik dipasar berskala nasional maupun internasional. Karena begitu besar pengaruh mutu dalam keberhasilan suatu proyek, sangat diperlukan suatu sistem manajemen mutu yang baik untuk mengelola kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan sehingga tercipta suatu kesesuaian dengan keinginan/ persyaratan pelanggan. Dengan demikian sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan salah satu manajemen mutu yang mengelola kelima aspek tersebut di atas yaitu diantaranya adalah kualitas, biaya, waktu penyerahan, keamanan, semangat/etos bekerja yang disiapkan untuk pencapaian mutu sehingga terpenuhi keinginan atau persyaratan pelanggan. ISO adalah singkatan dari Internasional Organization For Standardization yaitu suatu organisasi internasional para dewan standardisasi nasional (DSN). Dewan Standardisasi Nasional Indonesia juga bergabung dalam ISO tersebut, sampai tahun 1999, kurang lebih 113 negara telah menjadi anggota yang bermarkas besar di Genewa, Swiss. Pada sidang anggota ISO dipertengahan 1980-an, dibentuk suatu panitia kecil yang disebut TC-176 yang bertanggung jawab untuk standar-standar sistem manajemen mutu dan merumuskan suatu standar sistem mutu yang diakui secara internasional oleh seluruh anggota.


I.2

Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengkaji sejauh mana

penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan standar ISO 9001:2000 sudah diterapkan dengan optimal pada pelaksanaan proyek pembangunan bandara Kuala Namu kabupaten Deli Serdang.

I.3

Masalah dan Pembatasan Masalah

I.3.1 Masalah Masalah utama pelaksana dilapangan antara lain adalah masalah mutu dari pekerjaan untuk memenuhi kepuasan pelanggan/ pemilik proyek. Tidak adanya manajemen mutu yang baik dilapangan akan berpengaruh pada hasil produk/ pekerjaan, sehingga seringkali pelanggan/ pemilik tidak menerima karena adanya permasalahan di dalam mutu. I.3.2 Pembatasan Masalah Agar pembahasan dalam penelitian ini lebih terarah, pembatasan masalah penelitian dibatasi oleh perencanaan manajemen mutu ISO 9001:2000 dalam struktur organisasi PT.Waskita Karya pada pekerjaan tanah dan pondasi pada proyek Bandar Udara Kuala Namu.

I.4

Metodologi Penelitian Metodologi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah studi kasus, yaitu dengan cara

mengumpulkan data-data yang diperlukan. Data-data tersebut dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :


a. Pengumpulan Data Primer Data yang dikelompokkan dalam data primer ini adalah data-data yang diperoleh/diambil langsung dari lapangan, dalam lingkup manajemen mutu yang menjadi wilayah studi. b. Pengumpulan Data Sekunder Data yang dikelompokkan dalam data sekunder ini adalah data-data yang diperoleh dari instansi-instansi yang terkait. c. Analisa Data Analisa data yang digunakan adalah analisa deskriptif dengan memaparkan hasil pengolahan data yang ditabulasikan Adapun tahapan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan dan pengolahan data 2. Analisis-sintesis 3. Mengambil kesimpulan, dan 4. Merumuskan saran atau rekomendasi

I.5

Sistematika Penulisan Penelitian ini akan menggunakan metode penulisan sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN Berisikan tentang latar belakang penelitian ini dilaksanakan, tujuan penelitian,

pembatasan masalah penelitian, manfaat dan metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.


BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Berisikan tentang uraian berbagai literature yang relevan terhadap penelitian. Dalam hal ini menguraikan tentang prinsip-prinsip manajemen dan manajemen mutu. BAB III. METODOLOGI PENELITIAN Berisikan tentang metode yang dipakai dalam penelitian ini serta proses pengumpulan data. BAB IV. DESKRIPSI WILAYAH STUDI Berisikan tentang gambaran umum wilayah studi yang masih dalam ruang lingkup pembahasan. BAB V. ANALISA DATA Berisikan tentang pengolahan data dan sajian data-data penerapan teknis yang sesuai dengan objek penelitian untuk mencapai tujuan dan sarana penelitian yang dimaksud. BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembahasan pada bab-bab sebelumnya dan saran mengenai temuan-temuan penting untuk dijadikan masukanmasukan yang diperoleh dari penelitian ini.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Defenisi dan Pengertian Manajemen.

2.1.1 Manajemen Secara Umum. Teori manajemen secara umum banyak dikembangkan oleh para ahli manajemen untuk menciptakan suatu peraturan di dalam tindakan atau pekerjaan. Tindakan manajemen selalu dilatarbelakangi oleh teori manajemen. Teori manajemen ada yang bersifat universal (Fayol, manajemen edisi II) dan ada yang bersifat ilmiah (Taylor, manajemen edisi II) teori manajemen memiliki bidang yang amat luas, oleh karena itu untuk mempelajari suatu teori, perlu dipelajari aspek-aspeknya. Teori manajemen memiliki beberapa aspek, diantaranya adalah tentang pengertian dan defenisi. Adapun pengertian dan defenisi manajemen antara lain : a. Manajemen adalah falsafah atau praktek kegiatan manusia yang tersusun (terorganisasi) dan membutuhkan ilmu pengetahuan serta ilmu seni yang baik. b. Manajemen

adalah

proses

pelaksanaan

pencapaian

tujuan

tertentu

yang

diselenggarakan dengan pengendalian (Encyclopedia of Social Science) c. Manajemen adalah keahlian untuk meneggerakkan orang lain untuk melakukan suatu pekerjaan. (L.A. Apply) d. Manajemen adalah pencapaian suatu tujuan yang sudah ditentukan sebelumnya dengan mempergunakan orang lain (George Terry) e. Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melaluli orang lain (M.P Follet)


f. Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian dan pengarahan usaha manusia dilaksanakan untuk mengendalikan kemampuan dan daya guna sumber-sumber alam bagi keuntungan manusia (American Society of Mechanical Engineers) g. Manajemen adalah suatu proses perencanaaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, serta pengorganisasian daripada manusia dan barang-barang (terutama manusia) untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu. (oey Liang Lee) h. Manajemen adalah seni ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya lain dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. (James Stoner) i. Manajemen adalah seni ilmu pengetahuan yang menjelaskan mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan mengajarkan bagaimana sistem kerjasama yang lebih bermanfaat bagi kemanusiaan. (L. Gullik) j. Manajemen berhubungan dengan fungsi dan tenaga kerja suatu organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. (oliver Sheldon) Menurut Malayu (2001:1) manajemen hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Dengan manajemen, daya guna dan hasil guna unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkkan.


2.1.2 Prinsip manajemen Prinsip manajemen adalah prinsip yang akan mengkoordinir dan mengendalikan sumber daya dalam suatu proyek/pekerjaan yang akan menghasilkan suatu mutu yang lebih baik dan efisien. Ada enam prinsip utama manajemen : a. Pembagian kerja pembagian kerja dilaksanakan sesuai dengan tingkat kemampuan masing-masing individu. Pembagian kerja ini berguna untuk mengatur sistem pekerjaan sehingga sasaran yang telah ditetapkan akan tercapai. b. Disiplin Disiplin sangat diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan. Tanpa disiplin yang tinggi, manajemen tidak akan berfungsi dan pencapaian sasaran/ target yang telah ditetapkan tidak akan berhasil dengan baik. c. Kesatuan perintah Kesatuan perintah sangat diperlukan dalam pelaksanaan sistem manajemen. Perintah yang akan disampaikan oleh atasan yang paling tinggi harus sesuai dengan perintah atasan yang lebih rendah untuk dikerjakan oleh bawahannya. d. Kesatuan arah Arah pencapaian yang jelas dan pasti sangat berpengaruh bagi sistem manajemen. Kesatuan arah pencapaian sasaran akan mengarahkan sistem dilaksnakan kearah yang akan dicapai tersebut.


e. Kepentingan bersama diatas kepentingan pribadi Pada hakikatnya tujuan manajemen adalah untuk mencapai suatu sasaran yang telah ditetapkan bersama. Sasaran tersebut juga merupakan sasaran semua pihak yang terkait. Manajemen pasti akan berhasil apabila dalam usaha pencapaian sasaran kepentingan bersama diletakkan ditatas kepentingan pribadi. f. Rantai berjenjang dan rentang kendali Maksud dari rantai berjenjang dan rentang kendali disini adalah keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang. Wewenang yang lebih besar dan tanggung jawab dapat menjadi penyalahgunaan wewenang dan tentu akan merugikan organisasi.

2.1.3 Fungsi Manajemen Secara umum fungsi manajemen adalah untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Manajemen juga diartikan sebagai pelaksanaan dari fungsi-fungsi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.1.4 Proses Manajemen Untuk mencapai sasaran atau tuujan yang telah ditetapkan, ada proses-proses yang harus dilaksanakan terlebih dahulu. Proses manajemen ini merupakan suatu Rentetan tindakan-tindakan pelaksanaan. Adapun proses manajemen tersebut adalah :


a.

Peramalan (Forecasting) Peramalan meliputi interprestasi tujuan perusahaan dan penentuan garis-garis besar tindakan pencapaian tujuan. Peramalan biasanya dilakuan oleh dewan direktif ataupun setiap level pimpinan.

b.

Perencanaan (Planning) Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan meliputi perencanaan garis besar pelaksanaan, strategi ataupun program umum, pemilihan metode yang cocok, pemilihan bahan-bahan baku dan mesin-mesin yang tepat. Keberhasilan perencanaan bergantung pada standar dan informasi yang akurat.

c.

Penyusunan/ persiapan/ pengorganisasian (Organizing/Preparing) Penyusunan/persiapan/pengorganisasian

merupakan

keseluruhan

proses

pengelompokan orng-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa, sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Proses penyusunan/persiapan/pengorganisasian meliputi usaha mempersiapkan : 1.

Defenisi distribusi tanggung jawab dan tugas-tugas para pemimpin serta penyediaan personalia.

2.

Pencatatan berbagai hubungan formal yang ada antara kepentingan individual dan pertanggung jawaban serta jalur kontrak secara teori.


d.

Motivasi/penggerakan/pemberian perintah (Motivating/Commanding) Motivasi/pergerakan/pemberian perintah adalah keseluruhan pemberian motif bekerja pada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan besama dengan efisien dan ekonomis. Proses motivasi/penggerakan/pemberian perintah merupakan pendukung utama untuk keberhasilan peramalan. Motivasi/penggerak/pemberian perintah merupakan proses sosial dan merupakan fungsi pimpinan dalam membentuk moral pekerja, memberikan inspirasi pada bawahan untuk tetap setia pada pimpinan dan untuk membentuk iklim emosi yang tepat dalam pelaksanaan tugas-tugas yang diberikan pada kelompok kerja.

e.

Pengendalian (Controlling) Pengendalian adalah proses pengamatan dari keseluruhan pelaksanaan kegiatan untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan kata lain, pengendalian bertujuan untuk membandingkan keadaan pelaksanaan dengan standar-standar yang telah direncanakan, mengadakan koreksi bila perlu dalam melakukan pencatatan dan hasilhasil yang diperoleh guna penyediaan data bagi perencanaan yang akan datang.

f.

Koordinasi (Coordinating) Koordinasi merupakan suatu proses mempersatukan beberapa kegiatan sebagai akibat proses spesialisasi, dan menyeimbangkan pemakaian sumber-sumber serta aktivitas sehingga mencapai keharmonisan dalam setiap tindakan. Tujuan pokok dalam koordinasi adalah mencegah adanya aktivitas yang menyimpang dari kerangka


kerja oranisasi dan untuk menjamin adanya kesatuan tindakan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. g.

Komunikasi/penjelasan (Communication/Explaining) Komunikasi/penjelasan adalah alat yang dipakai untuk mengetahui ramalan serta usaha-usaha yang diperlihatkan. Dengan komunikasi/penjelasan yang baik akan menghasilkan suatu pekerjaan yang baik pula. Komunikasi/penjelasan yang baik sangat diperlukan dalam suatu proyek. Di dalam pemberian perintah kerja kepada bawahan, komunikasi/penjelasan harus dilakukan dengan baik dan jelas agar tercipta kesesuaian perintah dan tindakan.

2.2

Defenisi dan Pengertian Mutu Mutu bukan hanya kualitas produk saja, tetapi juga dengan persyaratan lain

seperti : ketepatan pengiriman, biaya yang rendah, pelayanan yang memuaskan pelanggan dan bisa dipenuhinya peraturan pemerintah yang berhubungan dengan produk yang dipasarkan. Sehingga tercapai karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan untuk mencapai derajat mutu. 2.2.1 Konsep Mutu Mutu merupakan keinginan pelanggan yang mungkin selama ini paling kurang dikelola. Dalam kenyataan, istilah manajemen mutu (Quality management) jarang digunakan sampai tahun 1980-an; melainkan, istilah (dan konsep) pengendalian mutu (quality control), dan kemudian kepastian mutu yang digunakan (Amin Widjaja, 1993:1)


a. Ide klasik terhadap mutu Produk dan spesifikasi produk : 1. Tidak mempertimbangkan keinginan pelanggan 2. Penekanan produk pada kesesuaian 3. Orientasi pada produksi b. Defenisi modern tentang mutu Kualitas yang lebih tinggi memungkinkan perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan, membuat produk laku terjual, dapat bersaing dengan pesaing, meningkatkan pangsa pasar, meningkatkan volume penjualan, dapat dijual dengan harga yang lebih tinggi (J.M Juran, Manajemen mutu terpadu). 1. Sesuai dengan persyaratan/ target 2. Sesuai dengan pemakaian 3. Memenuhi kepuasan pelanggan c. Ciri-ciri perusahaan yang tidak memperhatikan mutu 1. Keterlambatan pengiriman 2. Tingkat produk rusak yang tinggi 3. Tingkat keberhasilan yang rendah 4. Pengerjaan ulang 5. Tingkat scrap yang tinggi 6. Kurangnya tingkat pengawasan 7. Tingginya tingkat pergantian karyawan 8. Tingginya tingkat biaya


d. Masalah-masalah kualitas dari sudut pandang pelanggan 1. Produk diluar spesifikasi 2. Tidak memiliki kompetensi 3. Masalah yang selalu berulang 4. Biaya tinggi 5. Kurangnya komunikasi 6. Kurangnya daya tanggap 7. Tidak bisa menepati perjanjian 8. Pengiriman tidak tepat waktu e. Kegagalan-kegagalan pada mutu 1. Kegagalan internal a.

Produk gagal, limbah, potongan-potongan

b.

Penurunan nilai barang

c.

Pemisahan dan pemeriksaan ulang

2. Kegagalan dari luar a.

Produk gagal

b.

Pengerjaan ulang

c.

Pertanggung jawaban terhadap produk

d.

Perbaikan produk terhadap pengrusakan pengiriman

e.

Penarikan terhadap produk


2.3 Defenisi dan Pengertian Manajemen Mutu ISO 9001:2000 2.3.1 Manajemen mutu ISO 9001:2000 dan sejarah perkembangannya ISO 9001:2000 merupakan seri standar untuk sistem manajemen mutu yang dikembangkan oleh ISO (Interternational Organization for Standardization). Kata ISO berasal dari bahasa Yunani (greek) yang berarti sama atau setara. ISO adalah badan internasional untuk standardisasi yang berkedudukan di Genewa, swiss. ISO 9001:2000 merupakan salah satu sistem manajememn mutu yang berada dibawah payung TQM (Total Quality Manajemen). Tujuan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 adalah untuk memastikan mutu kerja. Pada mulanya sampai dekade 1980-an belum ada standar sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional oleh seluruh anggota ISO. Pada masa itu masing-masing anggota ISO memakai sistem manajemen mutu yang sesuai dengan keinginan masing-masing. Pada pertengahan dekade 1980-an pada saat sidang anggota ISO membentuk suatu panitia kecil yang disebut TC-176 yang akan merumuskan standar-standar mutu yang diakui secara internasional oleh semua angota ISO. Setelah beberapa kali melakukan penelitian maka pada tahun 1987 dirumuskan standar sistem manajemen mutu yang disebut sistem manajemen mutu ISO-9000. dalam perkembangan selanjutnya setelah sistem manajemen mutu ISO-9000 versi 1987 diterapkan oleh berbagai perusahaan dan instansi diseluruh dunia, dirasakan perlunya suatu perubahan dalam berbagai standar yang sudah ada. Sejak pertama kali dikeluarkan standar-standar ISO9000, ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Revisi telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. dengan demikian standar ISO yang terbaru adalah ISO 9000 versi tahun 2000, termasuk diantaranya adalah ISO 9001:2000. ISO 9001:2000 adalah sistem manajemen mutu yaitu sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan mutu serta suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratanpersyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratanpersyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi. Suatu hal yang harus digarisbawahi adalah bahwa ISO 9001:2000 adalah suatu standar sistem bukan suatu standar produk. Perbedaan antara standar sistem dengan standar produk adalah sebagai berikut : standar produk atau yang disebut juga standar hasil adalah suatu standar atau tolak ukur/kriteria dari suatu produk. Produk dikatakan bermutu apabila produk tersebut bisa memenuhi tolak ukur/kriteria yang ditetapkan. Standar sistem adalah suatu standar dengan menggunakan suatu sistem tertentu untuk memastikan bahwa persyaratan standar produk sudah terpenuhi. Dengan demikian, apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya manajemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem manajemen Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

mutunya yang telah memenuhi standar internasional bukan produk berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001:2000. Bagaimanapun diharapkan, bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen mutu internasional akan berkualitas baik (standar).

2.3.2 Langkah-langkah Membangun dan Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu Defenisi dari standar ISO 9000 utuk sistem manajemen mutu (Qualty Management System, QMS) adalah: “Struktur organisasi, tanggung jawab, prosedurprosedur, proses-proses, dan sumber-sumber daya untuk penerapan manajemen mutu”. Suatu sistem manajemen mutu (QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan untuk menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen mutu, yaitu : a.

Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari akivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Mutu dapat didefenisikan melalui lima pendekatan utama : (1) transcendent quality, yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) productbased quality, yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas, (3) user-based


quality, yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk (barang dan/atau jasa), (4) manufacturing-based quality, yaitu kesesuaian terhadap persyaratanpersyaratan standar, dan (5) value-based quality, derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif. b.

Sistem manajemen mutu berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

c.

Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen mutu tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen mutu juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu merupakan suatu closed loop system yang mencakup deteksi, umpan balik, dan koreksi. Bagaimanapun proporsi terbesar (lebih dari 85%) harus diarahkan pada pencegahan kesalahan sejak tahap awal.

d.

Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen : tujuan (objectives, pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan-balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Dalam setiap lingkungan, pelaksanaan proses yang konsisten merupakan kunci untuk

peningkatan terus-menerus yang efektif agar selalu memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar global. Terdapat beberapa langkah untuk menerapkan suatu sistem manajemen mutu (QMS). Urutan yang diberikan disini hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. 1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat dipilih. 2. Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen ini agar dapat didokumentasikan yang biasanya dalam bentuk pernyataan kebijakan kualitas organisasi. Komitmen organisasi terhadap kualitas dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan kualitas organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan prilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan kebijakan kualitas organisasi dapat didefenisikan sebagai : “ suatu deklarasi bertandatangan yang dikeluarkan oleh pemimpin-pemimpin organisasi yang menyatakan komitmen organisasi terhadap suatu sistem manajemen mutu (QMS) tertentu.” 3. Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu. Penting untuk menunjuk seorang koordinator yang secara resmi akan mengembangkan program Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

sistem manajemen mutu itu. Organisasi ini (Koordinator) harus diberi wewenang untuk mengkoordinasikan pertemuan-pertemuan manajemen (management meeting). Seorang koordinator tidak perlu harus ahli dalam bidang manajemen mutu, meskipun akan lebih baik apabila orang ini memahami sistem manajemen mutu. Disarankan pula

agar

koordinator

ini

juga

menjadi

wakil

manajemen

(management

representative). 4. Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, serta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu diterapkan dan dipelihara. Wakil manajemen ini harus melapor kepada manajemen senior agar menjamin bahwa persyaratanpersyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu tidak dilanggar oleh fungsifungsi lain seperti: desain dan pengembangan, pembelian, produksi, pemasaran, dll. Peranan dari wakil manajemen adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan itu secara teknik adalah benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang dipilih itu. Semua fungsi dalam organisasi harus berpartisipasi dalam pengembangan sistem manajemen mutu. 5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem. Tidak ada baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedur-prosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar sejak awal. Dalam kasus pengembangan dokumentasi (misalnya dari atas kebawah), Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

maka program implementasi juga harus dari atas kebawah. Manajemen dan tim supervisor harus efektif dalam hal penetapan sasaran dan tujuan, komunikasi, koordinasi, perencanaan, dan pemantauan agar mencapai manfaat maksimum dari implementasi sistem manajemen mutu itu. Dalam beberapa kasus, jika manajemen tidak bekerja secara efektif sebagai suatu tim, maka pelu diperkenalkan suatu program pembangunan tim (team building program) agar memudahkan program implementasi sistem manajemen mutu itu. 6. Meninjau ulang sistem manajemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen mutu yang ada. Perlu membandingkan sistem yang sekarang dengan persyaratan-persyaratan standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Setiap penyimpangan atau perbedaan harus diperbaiki. 7. Mendefenisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suatu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada. Demikian pula peranan untuk setiap personal di dalam organisasi dapat dinilai dan jika perlu direstrukturisasi. Deskripsi pekerjaan (job description) harus dipersiapkan untuk semua personal kunci. Perlu menggunakan suatu format standar, meskipun bukan merupakan suatu hal yang mutlak. Deskripsi pekerjaan harus : (1) disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual, (2) merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama, dan (3) mengidentifikasi individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka


serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefenisikan itu. 8. Menciptakan kesadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran kualitas dapat dibangkitkan melalui serangkaian pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaan-pertanyaan : apa itu mutu ?, mengapa perlu memiliki sistem

manajemen

mutu

?,

apa

itu

manual

mutu?,

mengapa

harus

mendokumentasikan sistem manajemen mutu (QMS) dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedur-prosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutus organisasi ?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu?. 9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari sistem manajemen mutu itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. Semua ini merupakan dokumen-dokumen resmi (terkendali) dari organisasi yang dapat ditunjukkan kepada pelanggan dan pihak-pihak yang berwenang melakukan audit untuk proses sertifikasi formal dari sistem manajemen mutu itu. Dokumen-dokumen ini akan merupakan obyek untuk diperiksa dalam proses audit sistem manajemen mutu. 10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas bisnis organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja. 11. Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur operasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitasaktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait. 12. Memperkenalkan dokumentasi. Setelah manual mutu dan prosedur-prosedur disetujui, maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan. Distribusi dari dokumen harus disebarkan kepada semua area, maka prosedurprosedur itu akan diterapkan dan memastikan bahwa manajer-manajer akan bertanggung jawab dalam program implementasi prosedur-prosedur itu. Jika diperlukan, diberikan pelatihan yang berkaitan dengan implementasi prosedurprosedur itu. Hal ini sangat penting karena semua dokumen harus dipahami secara benar sebelum prosedur-prosedur itu secara formal diadopsi untuk penggunaan dalam sistem manajemen mutu. 13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem manajemen mutu. Hal ini menjadi kritis dan harus dipastikan setiap orang dalam organisasi menyadari bahwa sistem manajemen mutu akan mempengaruhi aktivitas kerja mereka. Jika berhasil, pada tahap ini sistem manajemen mutu akan mengendalikan sekitar 85% dari aktivitas kerja dan hanya menyisakan sekitar 15% Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

pada pengendalian yang didasarkan pada orang. Transformasi sistem manajemen mutu akan ditentukan pada tahap ini apakah berhasil atau gagal total. 14. Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu. Sangat penting bahwa setelah implementasi, organisasi harus melakukan peninjauan ulang oleh manajemen senior dalam periode waktu yang teratur guna menjamin status dan ketepatan dari sistem manajemen mutu sesuai persyaratan-persyaratan standar. Jaminan terhadap kelanjutan kesesuaian dan efektivitas dari sistem manajemen mutu sangat penting. Setelah program implementasi sistem manajemen mutu, langkah berikut adalah peningkatan kualitas terus-menerus (continuous quality improvement). Perlu dicatat dan difahami bahwa implementasi bukan akhir dari program, tetapi merupakan awal dari penerapan manajemen mutu secara terorganisasi dan sistematik. Pada dasarnya, total quality manajemn (TQM) terdiri dari dua aspek pokok yaitu : (1) sistem manajemen mutu (Quality management system-QMS), dan (2) peningkatan mutu terus-menerus (Continous quality improvement-CQI). Untuk peningkatan kualitas terus-menerus perlu mengikuti tahap-tahap berikut : (1) menetapkan proyek peningkatan spesifik, (2) meninjau ulang praktek-praktek manajemen, (3) menetapkan sistem tindakan korektif, dan (4) melakukan proses audit terhadap sistem manajemen mutu. Tahap-tahap ini akan menjamin peningkatan mutu secara terusmenerus.


2.3.3 Manfaat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 Manfaat dari penerapan ISO 9001:2000 telah diperoleh banyak perusahaan. Beberapa manfaat dapat dicatat sebagai berikut : a.

Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melaliu jaminan mutu yang terorganisasi dan sistemik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur dan instruksi yang berkaitan denga mutu telah direncanakan dengan baik.

b.

Perusahaan yang telah bersertifikasi ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.

c.

Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh register dari lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem mutu oleh pelanggan.

d.

Perusahaan yang telah memproleh sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin mencari pemasok bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga registrasi. Jika nama perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti terbuka kesempatan pasar baru.

e.

Meningkatkan kualitas pada produktivitas dari manajemen melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.


f.

Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.

g.

Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik.

h.

Terjadi perubahan positif dalam hal kultur kualitas dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku selama tiga tahun. Di dalam sistem manajemen mutu yang sangat berperan untuk menentukan

penerapan sistem adalah Quality Assurance dan Quality Control. Quality assurance adalah semua tindakan yang terencana dan sistematis yang diterapkan, didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan intern serta pelanggan ekstern (pemilik proyek) bahwa proses kerja dan hasil kerja kontraktor akan memenuhi persyaratan mutu tertentu. Quality control berarti berbagai kegiatan teknik untuk memantau, mengevaluasi dan menindaklanjuti agar persyaratan mutu yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan. Petugas pengendalian mutu memantau hasil produk secara fisik, jika terjadi penyimpangan yang cukup potensial, maka pengaruhnya pada kekuatan struktur dievaluasi kemudian ditindaklanjuti dengan cara-cara perbaikan. Quality control diperlukan untuk mengetahui tahap-tahap pelaksanaan dalam suatu proyek, sehingga terpenuhi atau tidak terpenuhinya suatu persyaratan atau spesifikasi akan terlihat. Melalui sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, setiap kegiatan yang memenuhi mutu dilakukan dalam tiga rangkaian kegiatan yang tidak terputus, yaitu : 1.

Perencanaan tertulis

2.

Pelaksanaan dan pengendalian sesuai dengan rencana


3.

Rekaman dan catatan hasil perencanaan Dengan demikian selalu harus ada dokumen dalam prinsip ISO 9001:2000, yaitu

panduan kerja yang harus tertulis, serta catatan/rekaman hasil kerja. Pada perencanaan, semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus dibuatkan prosedur dan instruksi kerjanya untuk memastikan bahwa tujuan, wewenang, dan tanggungjawab telah ditetapkan dan dipahami dengan baik. Pada pelaksanaan dan pengendalian semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus dikendalikan untuk memastikan bahwa persyaratan yang diminta telah dipenuhi. Masalah yang mungkin timbul harus diantisipasi dan dihindari. Dan jika terjadi masalah, perbaikan dilakukan dengan baik. Sementara pada rekaman/catatan hasil kerja semua kegiatan yang mempengaruhi mutu harus direkam/dicatat untuk lebih memastikan pencapaian sasaran dan sebagai umpan balik bagi kegiatan perencanaan berikutnya.

2.3.4 Elemen-elemen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Manajemen mutu ISO 9001:2000 terdiri dari lima klausul utama yang harus diikuti. Penetapan lima klausul tersebut ditujukan untuk mencapai kepuasan pemilik proyek dengan cara mencegah ketidaksesuaian produk pada setiap pelaksanaan. Adapun ke-5 klausul tersebut adalah : a.

Klausul 4. Sistem Manajemen Mutu

Klausul 4.1 Persyaratan umum Klausul ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah


untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus, melalui : 1.

Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi

2.

Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini

3.

Menetapkan kriteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektifitas operasional dan pengendalian proses di atas

4.

Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini

5.

Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini

6.

Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini Klausul 4.2 Persyaratan dokumentasi Klausul 4.2.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa sistem manajemen mutu membutuhkan

dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen, dimana dokumen dalam ISO 9000:2000 didefenisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup : a. Persyaratan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu b. Manual

(buku

panduan)

mutu.

Manual

mutu

merupakan

dokumen

yang

menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi. Spesifikasi di sini didefinisikan sebagai dokumen yang menyatakan persyaratan-persyaratan Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

c. Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh standar internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefinisikan sebagai cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000 adalah : pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit

internal, pengendalian produk

nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif d. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses diluar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang ditetapkan e. Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional ISO 9001:2000. catatan didefenisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan Klausul 4.2.2 Manual mutu Klausul ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk suatu organisasi, menspesifikasikan dan mempertimbangkan persyaratan yang tidak dapat ditetapkan dalam manual mutu dari organisasi itu. Manual mutu harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu. Manual mutu juga harus menjadi referensi terhadap prosedur-prosedur sistem manajemen mutu dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Dengan demikian, manual mutu harus memperhatikan hal-hal berikut : a. Ruang lingkup dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

b. Hal-hal yang berkaitan dengan klausul 7 (realisasi produk) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi c. Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedurprosedur itu d. Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevansi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel. Klausul 4.2.3 Pengendalian dokumen Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Dokumentasi harus dapat dibaca; revisi harus dapat dikendalikan dan dapat diidentifikasi dengan segera, dipelihara dalam susunan yang teratur dan dipertahankan untuk suatu periode waktu yang ditentukan. Prosedur dan tanggung jawab harus ditetapkan dan dipelihara berkaitan dengan pembuatan dan modifikasi dari berbagai jenis dokumen. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut: a. Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan b. Peninjauan ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuan ulang dokumendokumen c. Identifikasi suatu revisi dari dokumen-dokumen d. Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan


e. Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca, teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali f. Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang berasal dari eksternal adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali g. Mencegah penggunaan dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu Klausul 4.2.4 Pengendalian catatan mutu Organisasi

harus

menetapkan dan

memelihara prosedur tertulis untuk

pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis itu harus menetapkan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pemeliharaan, waktu pemeliharaan dan disposisi dari catatancatatan mutu. Catatan mutu diperlukan untuk memberikan mutu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dan efektivitas operasional dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh standar internasional ISO 9001:2000, adalah : a. Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen b. Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel c. Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan


d. Hasil-hasil dari peninjauan ulang persayaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang itu e. Hasil-hasil dari input disain dan pengembagan yang terkait dengan persyaratan produk f. Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan g. Hasil-hasil verifikasi disain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan h. Hasil-hasil validasi disain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan i. Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu j. Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekusns pemantauan atau pengukuran k. Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur (taceabelity) produk itu diperlukan l. Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan m. Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional n. Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan o. Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

p. Hasil-hasil audit internal beserta tindak lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit intenal itu q. Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk r. Ledakan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil termasuk konsesi atau kelonggaran yang diperoleh s. Hasil-hasil dari tindakan korektif t. Hasil-hasil dari tindakan pencegahan

b.

Klaususl 5. Tanggung jawab manajemen

Klausul 5.1

Komitmen manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (Top Management Commitment).

Manajemen

organisasi

harus

memberikan

manajemen

menuju

pengembangan dan peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut : a. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan-persyaratan dan peraturanperaturan yang ada serta diterapkan pada lingkup organisasi dari produk yang ditawarkan b. Memulai atau mengajukan tindakan/ukuran-ukuran serta mengkomunikasikannya keseluruh organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan. c. Menetapkan kebijakan mutu (Quality Policy) dan tujuan mutu (Quality Objectives) d. Meninjau ulang persayaratan-persyaratan sumber daya, guna mencapai tujuan-tujuan mutu


e. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu. Prinsipprinsip manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000 f. Melakukan peninjauan ulang manajemen mutu ISO 9001:2000 Klausul 5.2

Fokus Pelanggan

Klausul ini memaksa (menguatkan) keterlibatan manajemen puncak dengan kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan. Manajemen organisasi harus memiliki metodologi yang menjamin bahwa kebutuhankebutuhan dan ekpektasi pelanggan telah ditetapkan melalui sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan dikonversikan kedalam persyaratan-persyaratan serta sesuai dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Demikian pula tanggung jawab yang terkait dengan produk, termasuk persayratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan telah diidentifikasi dan ukuran-ukuran telah ditetapkna untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Kausul 5.3

Kebijakan Mutu

Klausul ini telah dikembangkan agar menjamin bahwa manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mutu. Kebijakan mutu yang dirumuskan harus memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan peningkatan terus-menerus efektifitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuantujuan mutu. Manajemen organisasi harus memperhatikan hal-hal berikut agar memenuhi persyaratanpersyaratan dalam klausul 5.3 tentang kebijakan mutu a. Memiliki kebijakan mutu dari organisasi Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

b. Kebijakan mutu itu ditandatangani oleh manajemen puncak c. Kebijakan mutu sesuai dengan tujuan dari organisasi d. Kebijakan mutu itu mencakup pernyataan komitmen untuk memenuhi persyaratanpersyaratan, kepuasan pelanggan dan peningkatan terus-menerus e. Kebijakan mutu itu dikomunikasikan dan dipahami pada tingkat yang tepat dalam organisasi melalui ukuran-ukuran yang sesuai f. Menetapkan mekanisme untuk meninjau ulang kesesuaian kebijakan mutu g. Mengendalikan kebijakan mutu Klausul 5.4

Perencanaan

Klausul 5.4.1 Tujuan mutu Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus menetapkan tujuantujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang relevan dalam organisasi yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tujuan-tujuan mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus-menerus, sebaiknya dengan menggunakan konsep SMART (specific, measurable, achievable, result orinted, timely) ketika menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang berarti : tujuan-tujuan mutu harus ditetapkan secara : a. Spesifik (bukan bersifat umum) b. Dapat diukur c. Dapat dicapai d. Berorientasi pdaa pencapaian hasil e. Tepat waktu untuk mencapai tujuan itu (ada batas waktu yang jelas untuk pencapaian tujuan mutu itu ) Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Klausul ini telah diperbaiki untuk kejelasan dan menjamin bahwa manajemen perubahan telah dimasukkan dalam perencanaan. Manajemen puncak harus menjamin bahwa perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam klausul 4.1, tujuan-tujuan mutu, dan integritas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada sistem manajemen mutu itu direncanakan dan dilaksanakan. Perencanaan mutu harus konsisten dengan semua persyaratan lain dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan didokumentasikan dalam suatu format yang sesuai praktek pengoperasian organisasi, sebaiknya dengan menggunakan konsep RHUMBA (realitic ,humanistic, understandable, measurable, behavioral, attainable) ketika merencanakan mutu organisasi, yang berarti perencanaan mutu harus bersifat : a. Realistic yaitu ambisius yang menantang (bukan angan-angan) b. Humanistic yaitu memperhatikan aspek sumber daya manusia c. Understandable yaitu dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi d. Measurable yaitu memiliki ukuran-ukuran (indikator pengukuran) yang jelas e. Dapat ditindaklanjuti sampai pada rencana tindakan (action plan) menggunakan 5W2H (what, where, who, when, why, how, how much) f. Dapat dicapai apabila rencana itu dilaksanakan Organisasi harus memberikan pertimbangan pada isu-isu berikut, secara tepat, ketika melakukan perencanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, agar mampu memenuhi persyaratan-persyaratan mutu yag dispesifikasikan : 1. Tujuan-tujuan mutu dan rencana-rencana mutu Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

2. Alokasi sumber-sumber daya spesifik, tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan 3. Proses-proses yang merupakan praktek pengoperasian organisasi dan prosedurprosedur beserta instruksi-intruksi tertulis spesifik mana yang diterapkan, termasuk mempertimbangkan proses-proses dari persyaratan-persyaratan dalam klausul 7 (realisasi produk) dari ISO 9001:2000 yang dikeluarkan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi 4. Identifikasi dan akuisi (tambahan) dari setiap peralatan, sumber-sumber daya dan keterampilan yang mungkin dibutuhkan 5. Identifikasi dari verifikasi (pengujian) yang sesuai pada tahap-tahap yang tepat selama realisasi dan penyerahan produk agar memenuhi kebutuhan pelanggan 6. Klarifikasi (penjelasan atau uraian) dari standar-standar penerimaan untuk semua persyaratan mutu, temasuk pertimbangan-pertimbangan subyektif yang ada 7. Keperluan untuk dan penyiapan catatan-catatan mutu 8. Peningkatan terus menerus dari sistem manajemen mutu Klausul 5.5

Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

Klausul 5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang Klaususl ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus memperhatikan halhal berikut a. Mengidentifikasi fungsi-fungsi dan hubungan keterkaitannya guna memudahkan pencapaian efektifitas sistem manajemen mutu b. Mendefenisikan komposisi dari manajemen organisasi


c. Membuat struktur oganisasi yang secara tegas dan jelas mengidentifikasi berbagai hubungan keterkaitan fungsional d. Mendefenisikan tanggung jawab dan wewenang serta mengkomunikasikan kepada mereka yang terlibat dalam operasional dari sistem manejemen mutu ISO 9001:2000 Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen Klausul ini secra tegas menyatakan bahwa manajemen puncak harus mengangkat secara formal sehingga anggota manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, serta memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektifitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Dengan demikian, seorang wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi : a. Jaminam bahwa proses-proses dari sistem manajemen mutu ditetapkan dan dipelihara b. Laporan kepada manajemen tentang kinerja dari sistem manajemen mutu, termasuk kebutuhan-kebutuhan untuk peningkatan c. Promosi kesadaran tentang usaha-usaha memenuhi kebutuhan pelanggan keseluruh organisasi Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal Klausul ini merupakan klausul baru yang menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektifitas dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000.


Klausul 5.6

Peninjauan Ulang Manajemen

Klausul 5.6.1 Umum Klausul ini menyatakan bahwa manajemenmutu harus meninjau ulang sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 serta menetapkan dan merencanakan periode waktu peninjauan ulang manajemen agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektifitas dari sistem manajemen mutu. Klaususl 5.6.2 Input Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus-menerus, yang berkaitan dengan : a. Hasil-hasil audit b. Umpan balik pelanggan c. Kinerja proses dan kesesuaian produk d. Status dari tidakan korektif an preventif e. Tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu f. Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajemen harus mencakup tindakan-tindakan yang berkaitan dengan : a. Peningkatan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan c. Sumber-sumber daya yang diperlukan


c. Klausul 6. Manajemen Sumber Daya Klausul 6.1

1Penyediaan Sumber Daya

klausul ini menyatakan bahwa personel yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas harus didefinisikan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 serta memiliki kompetensi yang berkaitan dengan pendidikan yang relevan, pelatihan, keterampilan, pengalaman. Klaususl 6.2.2

Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan

Ruang lingkup dari klaususl ini telah dikembangkan sehingga mencakup tidak hanya kebutuhan pelatihan, tetapi juga kompetensi dan kesadaran. Manajemen organisasi harus memeperhatikan hal-hal berikut: a. Mengidentifikasi dan menetapkan kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksankan pekerjaan yang memepengaruhi mutu produk b. Memberikan pelatihan atau tindakan lain yang diambil untuk memenuhi kebutuhan kompetensi itu serta melakukan evaluasi efekifitas dari tindakan yang dilakukan itu c. Menjamin bahwa karyawannya sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan bagaimana mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu d. Memelihara catatan-catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja dari personel Klausul 6.3

Infrastruktur

Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Prasarana mencakup, serta dapat berlaku pada: a. Gedung, ruang kerja dan utilitas terkait Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

b. Peralatan proses (baik perangkat keras maupun lunak, dan c. Layanan pendukung (seperti angkutan atau komunikasi) Klausul 6.4

Lingkungan Kerja (Work Environment)

Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk d. Klausul 7. Realiasi Produk (Produk Realization) 7.1

Perencanaan Realisasi Produk

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus taat azas dengan persyaratan prosesproses lain dari sistem manajemen mutu. Dalam merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan yang berikut, jika sesuai: a. Sasaran mutu dan persyaratan bagi produk b. Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan penyediaan sumber daya yang khas bagi produk itu c. Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, dan uji yang khas bagi produk dan kriteria keberterimaan produk d. Rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan Keluaran perencanaan ini harus dalam bentuk yang sesuai bagi metode operasi organisasi 7.2

Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk Organisasi harus menetapkan: Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

a. Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan b. Persyratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tapi perlu untuk pemakaian yang ditentukan atau yang dimaksudkan, bila diketahui c. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan produk, dan d. Persyaratan tambahan apapun yang ditentukan oleh organisasi 7.2.2 Tinjauan Persyaratan Berkaitan dengan Produk Organisasi harus meninjau persyaratan berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum komitmen organisasi untuk memasok produk kepada pelanggan (misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa a. Persyaratan produk telah didefenisikan b. Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang sebelumnya dinyatakan, diselesaikan, dan c. Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang telah ditentukan Rekaman hasil tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan harus dipelihara. Bila pelanggan tidak memberikan pernyatan tertulis tentang persyaratan, persyaratan pelanggan harus ditegaskan kembali confirmed) oleh organisasi sebelum hal itu diterima Bila persyaratan produk diubah, organisasi harus memastikan bahwa dokumen relevan diubah dan personel relevan tersebut disadarkan tentang persyaratan yng diubah


7.2.3 Komunikasi Pelanggan Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan a. Informasi produk b. Penawaran, penanganan kontrak/pesanan, termasuk perubahan, dan c. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan 7.3

Perancangan dan Pengembangan

7.3.1 Perencanaan Perancangan dan Pengembangan Organisasi

harus

merencanakan

dan

mengendalikan

perancangan

dan

pengembangan produk. Selain perencanaan perancangan dan pengembangan, organisasi harus menetapkan: a. Tahap perancangan dan pengembangan, b. Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap perancangan dan pengembangan, dan c. Tanggung jawab dan wewenang untuk perancangan dan pengembangan Organisasi harus mengelola bidang temu (interfaces) antara kelompok berbeda terkait dalam perancangan dan pengembangan untuk memastikan komunikasi efektif dan kejelasan penugasan tanggung jawab. Keluaran perencanaan harus diperbaharui, jika sesuai, selagi perancangan dan pengembangan berlangsung. 7.3.2

Masukan Perancangan Dan Pengembangan

Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara. Inputan ini harus mencakup Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

a. Persyaratan fungsi dan kinerja (performance) b. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku c. Jika dapat, informasi yang diturunkan dari perancangan serupa yang sebelumnya, dan d. Persyaratan lain yang perlu bagi perancangan dan pengembangan Masukan ini harus ditinjau akan kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, tidak bias dan tidak saling bertentangan. 7.3.3 Keluaran Perancangan Dan Pengembangan Keluaran perancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang memungkinkan verifikasi terhadap masukan perancangan dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan / dilepas. Keluaran perancangan dan pengembangan harus: a. Memenuhi persyaratan masukan bagi perancangan dan pengembangan b. Memberi informasi yang sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa/ layanan c. Berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk, dan d. Menentukan karakteristik produk yang penting (essential) untuk pemakaian yang aman dan benar 7.3.4 Tinjauan Perancangan dan Pengembangan Pada tahap yang sesuai harus dilakukan tinjauan sistematis pada perancangan dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan a. Untuk nilai kemampuan hasil perancangan dan pengembangan yang memenuhi persyaratan, dan b. Untuk menunjukkan masalah apapun dan menyarankan tindakan yang diperlukan Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Peserta tinjauan harus mencakup wakil-wakil fungsi yang berkaitan dengan tahap-tahap perancangan dan pengembangan yang ditinjau. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara 7.3.5 Verifikasi Perancangan dan Pengembangan Harus dilakukan verifikasi sesuai dengan pengaturan yng direncanakan untuk memastikan bahwa keluaran perancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil tinjauan dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara 7.3.6 Validasi Perancangan Dan Pengembangan Harus dilakukan validasi perancangan dan pengembangan menurut pengaturan yang telah direncanakan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan bagi pengaplikasian yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan, bila diketahui. Bila dimungkinkan validasi harus diselesaikan sebelum penyerahan atau implementasi produk. Rekaman hasil validasi dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara 7.3.7 Pengendalian Perubahan Perancangan dan Pengembangan Perubahan perancangan dan pengembangan harus ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, jika sesuai , dan disetujui sebelum dilaksanakan. Tinjauan perubahan perancangan dan pengembangan harus mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk yang telah diserahkan/ sampaikan Rekaman hasil tinjauan perubahan dan tindakan apapun yang perlu harus dipelihara


7.4

Pembelian

7.4.1 Proses Pembelian Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Jenis dan jangkauan pengendalian pada pemasok dan produk yng dibeli harus bergantung pada pengaruh produk yang dibeli pada produk berikutnya atau pada produk akhir. Organisasi harus menilai (evaluate) dan memilih (select) pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan organissai. Kritearia seleksi, evaluasi dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apapun yang perlu dan muncul dari evaluasi tersebut harus dipelihara 7.4.2 Informasi Pembelian Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli, termasuk bila sesuai a. Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan b. Persyaratan kualifikasi personel, dan c. Persyaratan sistem manajemen mutu Organisasi harus memastikan kecukupan persyaraatn pembelian yang ditentukan sebelum dikomunikasikan ke pemasok 7.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli Organisasi harus menetapkan dan melaksanakan kegiatan inspeksi atau lain-lain yang diperlukan untuk memastikan produk yag dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang telah ditentukan.


Bila organisasi atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi ditempat pemasok, organisasi harus menyatakan pengaturan verifiksi yang dimaksudkan dan metode pelepasan produk dalam informasi pembelian 7.5

Produksi Dan Penyediaan Jasa/Layanan

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa/ Layanan Organisasi harus merencanakan dan menjalankan produksi dan peneydiaan layanan dalam keadaan terkendali. Keadaan terkendali harus mencakup, dapat berlaku untuk: a. Tersedianya informasi yang menguraikan karakteristik produk b. Tersedianya instruksi kerja, jika diperlukan c. Pemakaian peralatan yang sesuai d. Tersedianya dan pemakaian sarana pemantauan dan pengukuran e. Pelaksanaan dari pemantauan dan pengukuran f. Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan 7.5.2 Validasi Proses Untuk Produksi dan Penyediaan Jasa/ Layanan Organisasi harus memvalidasi proses apapun untuk produksi dan penyediaan jasa bila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan. Ini mencakup proses apapun bila kekurangannya hanya terlihat setelah produk dipakai atau jasanya telah diserahkan. Validasi harus memperagakan kemampuan proses ini untuk mencapai hasil yang direcanakan Organisasi harus menetapkan pengaturan bagi proses ini termasuk dapat berlaku a. Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

b. Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel c. Pemakaian metode dan prosedur tertentu d. Persyaratan untuk rekaman (record) e. Validasi ulang 7.5.3 Identifkasi dan Mampu Telusur Bila sesuai, organisasi harus mengidentifikasikan produk dengan cara yang sesuai di seluruh realisasi produk. Organisasi harus mengidentifikasikan status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Bila mampu telusur dipersyaratkan, organisasi harus mengendalikan dan merekam identifikasi khas dari produk. 7.5.4 Properti Pelanggan Organisasi harus berhati-hati (exercise care) dengan property pelanggan ketika didalam pengendalian organisasi atau saat dipakai oleh organisasi. Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi dan menjaga property pelanggan yang disediakan untuk dipakai atau dirangkaikan (incorporation) ke dalam produk jadi. Jika property apapun dari pelanggan hilang, rusak atau ditemukan tak layak pakai, hal ini harus dilaporkan ke pelanggan dan rekamannya tetap dipelihara. 7.5.5 Pengawetan Produk Organisasi harus mengawetkan kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan. Pengawetan ini harus mencakup identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan. Pengawetan juga harus berlaku juga bagi bagian-bagian (parts) yang menjadikan produk.


7.6

Pengendalian Sarana Pemantauan Dan Pengukuran Organisasi harus menetapkan pemantuan dan pengukuran yang dilakukan dan

sarana pemantauan pengukur yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang ditetapkan. Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan melakukannya dengan cara taat azas dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Bila perlu untuk memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus: a. dikalibrasi atau diverifikasi pada selang waktu tertentu. Atau sebelum dipakai, terhadap standard pengukuran yang tenurut (traceable) kestandard internasional atau nasional, bila standard itu tak ada, dasar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi harus direkam b. disetel atau disetel ulang (re-adjustable) seperlunya c. teridentifikasi untuk memungkinkan status kalibrasinya ditetapkan d. dijaga (safeguarded) dari penyetelan yang akan membuat hasil pengukurannya tidak sah e. dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan Selain itu, organisasi harus menilai dan merekam keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi harus melakukan tindakan sesuai pada peralatan dan produk manapun yang terpengaruh. Rekaman hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara.


Bila dipakai dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, kemampuan perangkat lunak (software) komputer untuk memenuhi aplikasi yang dimaksudkan harus ditegaskan. Ini harus dilakukan sebelum pemakaian awal dan ditegaskan kembali seperlunya. e. Klausul 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan 8.1 umum a. Organisasi harus merencanakan dan menetapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan perbaikan yang diperlukan b. Untuk memperagakan kesesuaian produk c. Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu ini harus bergantung pada ketetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik dan jangkauan pemakaiannya 8.2

Pemantauan dan Pengukuran (Monitoring dan Measurement)

8.2.1 Kepuasan Pelanggan Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini harus ditetapkan 8.2.2 Audit Internal Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apaka sistem manajemen mutu: a. Memenuhi pengaturan seperti yang direncanakan. Pada persyaratan standar internasional ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

b. Dilaksanakan dan dipelihara secara efektif Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan bidang yang diaudit, seperti juga hasil audit yang lalu. kriteria, ruang lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan tidak berpihaknya proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan perencanaan dan pelaksanaan audit, dan pelaporan hasil serta pemeliharaan rekaman. Harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab atas bidang yang diaudut harus memastikan bahwa tindakan yang diambil tanpa penundaan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Organisasi harus menerapkan metode sesuai untuk pemantauan dan, jika dapat, pengukuran

dari

proses

sistem

manajemen

mutu.

Metode-metode

ini

harus

memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, harus dilakukan koreksi dan tindakan perbaikan seperlunya untuk memastikan kesesuaian produk 8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk verifikasi bahwa persyaratan produk dipenuhi ini harus dilakukan pada tahap-tahap sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturannya sudah direncanakan. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dipelihara. Rekaman harus menunjukkan orang yang berwenang melepas produk. Pelepasan produk atau penyerahan jasa/ layanan tidak boleh dilanjutkan sampai semua pengaturan terencana diselesaikan secara memuaskan, kecuali kalau disetujui oleh kewenangan yang relevan, dan bila dapat disetujui oleh pelanggan. 8.3

Pengendalian Poduk yang Tidak Sesuai Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai pada persyaratan

produk ditandai dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau penyerahan yang tidak disengaja. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang terkait dengan produk tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi. Organisasi harus menangani produk tidak sesuai dengan satu atau lebih cara berikut. a. Dengan melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan b. Dengan membolehkan pemakaian, pelepasan atau penerimaan melalui konsesi oleh orang berwenang yang relevan dan, bila dapat oleh pelanggan c. Dengan melakukan tindakan mencegah pemakaian atau penerapan awal yang dimaksudkan Rekaman yang bersifat ketidaksesuaian dan tindakan apapun berikutnya termasuk konsesi yang diperoleh, harus dipelihara. Bila produk tidak sesuai dikoreksi,padanya harus dilakukan verifikasi ulang untuk memperagakan pada persyaratan yang berlaku. Bila poduk tidak sesuai ditemukan setelah penyerahan atau pemakaian dimulai, organisasi harus melakukan tindakan yang sesuai pada pengaruh, atau pengaruh potensial, dari ketidaksesuian tersebut.


8.4

Analisa data Organisasi harus menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data sesuai untuk

memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu dan untuk mengevaluasi dimana perbaikan berlanjut sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dan dari sumber relevan lain. a. Kepuasan pelanggan b. Kesesuaian pada persyaratan produk c. Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan, dan d. Pemasok 8.5

Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berlanjut (Continual Improvement) Organisasi

harus

melakukan

tindakan

untuk

menghilangkan

penyebab

ketidaksesuaian untuk mencegah terulang kembali. Tindakan koreksi harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: a. Peninjauan terhadap ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan) b. Penetapan penyebab ketidaksesuaian c. Penilain/ pengevaluasian kebutuhan tindakan yang diambil untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang lagi d. Penetapan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan e. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

f. Peninjauan terhadap tindakan koreksi yang dilakukan 8.5.2

Tindakan Pencegahan Organisasi

harus

menetapkan tindakan untuk

menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadi kembali tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensial itu. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: a. Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya b. Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian c. Penetapan dan implementasi tindakan yang diperlukan d. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan e. Peninjauan tindakan pencegahan yang dilakukan


BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1

Umum Metodologi penelitian ini adalah bagaimana tata cara penelitian ini dilakukan.

Pemilihan metode yang sesuai dengan tujuan penelitian sangat berpengaruh pada caracara dalam memperoleh data. Pengumpulan data yang diambil harus sesuai dengan apa yang diharapkan pada penelitian ini. Dalam mencapai maksud dan tujuan dari penelitian ini, maka dilakukan beberapa tahapan yang dianggap perlu. Pelaksanaan yang dilakukan secara garis besar adalah tahapan berikut : a. Tahap pertama adalah menentukan daerah atau lokasi yang akan ditinjau pada penelitian ini, sesuai dengan maksud dan tujuan penelitian. b. Tahap kedua adalah tinjauan pustaka, mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan penelitian ini, yang bersumber dari buku-buku serta referensi lainnya seperti jurnal-jurnal, referensi dari instansi-instansi yang terkait sebagai bahan pertimbangan dalam mengkaji penelitian ini. Adapun instansi tersebut adalah PT.Waskita Karya, PT.Angkasa Pura II, Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara bagian penerbangan. c. Tahap ketiga adalah menyusun hipotesa-hipotesa dalam bentuk pengumpulan data yang menyangkut parameter-parameter yang berhubungan dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Data-data tersebut antara lain: lokasi Bandar Udara Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Kuala Namu beserta time skedulle pelaksanaan proyek, struktur organisasi PT.Waskita Karya, kebijakan mutu PT. Waskita Karya. d. Tahap keempat adalah pengoperasian data yang dibutuhkan, metode-metode pengumpulan data dan penyajian data yang telah diperoleh melalui survey pengumpulan data. e. Tahap kelima adalah analisa data dari survey lapangan. Dalam penelitian ini meliputi klasifikasi data-data yang dikumpulkan serta pelaksanaan manajemen mutu di lapangan. f. Tahap akhir atau keenam adalah pengambilan kesimpulan serta pemberian saran berdasarkan hasil penelitian


Urutan tahap-tahap penelitian ini, secara terperinci dapat dilihat pada diagram dibawah ini :

Tinjauan Pustaka

Pengumpulan Data

Data Primer o Pengukuran kalibrasi o Time Schedulle pelaksanaan proyek

Data Sekunder o Kebijaksanaan mutu dari instansi terkait o Notulen rapat manajemen mutu internal o Prosedur umum rencana mutu

Tabulasi Data

Analisa Data  Identifikasi dan Klarifikasi data yang dikumpulkan  Analisa setiap Parameter  Persentase pelaksanaan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000

Kesimpulan dan Saran Gambar. Bagan Alir Metodologi Penelitian Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

3.2

Pengumpulan data

3.2.1 Tujuan Pengumpulan Data Dalam studi penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, diperlukan datadata yang berkaitan dengan penelitian ini, yang dapat digunakan untuk analisa lebih lanjut. Sehingga didapatkan suatu cara yang tepat untuk memberikan solusi yang lebih baik untuk mengoptimalkan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada proyek bandara Kualanamu kabupaten Deli Serdang. Adapun tujuan dari pengumpulan data dalam penelitian ini adalah untuk mendapatkan data-data primer dan sekunder dari pelaksanaan pekerjaan pondasi dan struktur atas gedung terminal bandara Kualanamu yang menjadi objek penelitian sehingga didapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai pelaksanaan sistem manajemen mutu pada proyek bandara Kualanamu.

3.2.2 Penentuan Lokasi Penelitian Sesuai dengan maksud dan tujuan penelitian ini, maka lokasi penelitian yang dijadikan studi penelitian adalah Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, khususnya pekerjaan pondasi dan terminal yang dikerjakan oleh PT.Waskita Karya. Dalam hal ini, penulis mengkaji sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh PT. Waskita karya.


3.2.3 Pengumpulan Data Primer Data-data primer dalam bentuk wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dengan penelitian ini. Seperti, bapak Ir. Heru suprayitno sebagai pelaksana Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Lingkungan dan Mutu (K3LM) PT.Waskita Karya. Data-data primer yang diambil adalah data melalui wawancara dengan pertanyaan seputar hal-hal yang menyangkut dengan penelitian ini. 3.2.4 Pengumpulan Data Sekunder Sesuai dengan tujuan yang akan dicapai dari penelitian ini untuk studi penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 , data-data sekunder yang dikumpulkan adalah : a. Kebijaksanaan mutu dari instansi terkait b. Notulen rapat manajemen mutu internal c. Prosedur umum rencana mutu

3.3

Sistematika Pengumpulan Data Dalam penelitian ini pengumpulan data dilakukan secara sistematis berdasarkan

tujuan penelitian yang ingin dicapai. Adapun sistematika pengumpulan data meliputi : a.

Lokasi/tempat pengambilan data Sesuai dengan tujuan penelitian, lokasi/tempat pengambilan data adalah Proyek Bandar Udara Kuala Namu.

b.

Waktu Pengumpulan Data Proses pengumpulan data dilaksanakan pada bulan September-Oktober 2008.


Pengumpulan data pada lokasi yang ditentukan, dilakukan dengan meminta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan manajemen mutu ISO 9001:2000 kepada perusahaan dan pada saat pekerjaan sedang dilaksanakan di lapangan.

3.3.1 Cara Pengambilan Data a.

Pengambilan data dilakukan dengan cara : Pengambilan data dengan pengamatan secara langsung ke Bandara kuala Namu. Metodenya adalah dengan ikut mengamati pekerjaan dilapangan, sehingga disesuaikan dengan persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000

b.

Data-data sekunder diperoleh langsung dari pelaksana K3LM PT.Waskita Karya

3.3.2 Tenaga dan Peralatan Dalam Pengumpulan Data Survey yang dilakukan untuk mengambil data-data yang berkaitan dengan persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Pengambilan data dilakukan dengan mengamati dan mencatat secara langsung. Pengambilan data dilakukan oleh pelaksana K3LM pada Bandar Udara Kuala Namu. Adapun peralatan yang digunakan pada saat pengambilan data adalah : a. Lembar Data. b. Ballpoint atau Pensil c. Alat Dokumentasi seperti Kamera


3.4

Metode analisa Setelah diperoleh hasil data dari lapangan secara deskriptif maka data tersebut

akan dianalisa. Adapun hasil analisa pada penelitian ini adalah untuk mengetahui sejauh mana persyaratan-persyaratan manajemen mutu ISO 9001:2000 telah dilaksanakan secara optimal oleh PT.Waskita Karya. Data yang dikumpulkan dituang ke dalam suatu analisa kuantitatif agar dapat disusun dan diinterprestasikan, dengan tahap-tahap yang telah ditentukan. DATA CODING

DATA ENTERING

Ada kesalahan Tidak ada kesalahan DATA CLEANING

DATA OUTPUT

DATA ANALYZING Gambar. Tahapan Dalam Analisis Data Kuantitatif


BAB IV STRUKTUR ORGANISASI DAN DATA PROYEK

4.1 Pengertian Umum Organisasi adalah suatu bentuk perkumpulan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk suatu tujuan yang sama dan terikat secara formal dalam perkumpulan dimana selalu terdapat hubungan antara seseorang/kelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/kelompok orang lain yang disebut bawahan. Pelaksanaan fungsi pengorganisasian menghasilkan suatu organisasi yang dapat digerakkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Keberhasilan suatu proyek sangat tergantung pada faktor mutu yaitu: dana, bahan, peralatan, waktu, tenaga kerja. Untuk mengelola mutu tersebut diatas diperlukan suatu pengorganisasian yang baik agar dapat dinilai dari kemampuannya untuk menciptakan suatu organisasi yang baik. Organisasi dapat dikatakan baik, apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1. Terdapat tujuan yang jelas 2. Tujuan organisasi harus difahami oleh setiap orang dalam organisasi 3. Tujuan organisasi harus dapat diterima oleh setiap orang di dalam organisasi 4. Adanya kesatuan arah 5. Adanya kesatuan perintah 6. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang 7. Adanya pembagian tugas 8. Struktur organisasi harus relative permanen Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

9. Adanya jaminan jabatan 10. Balas jasa yang diberikan pada seseorang harus setimpal dengan jasa yang diberikan orang tersebut 11. Penempatan orang yang sesuai dengan keahliannya Fungsi organisasi secara umum adalah : 1. Sebagai sarana dimana anggota bekerjsama untuk mencapai suatu tujuan. 2. Membagi pekerjaan agar nantinya tidak terjadi tumpang tindih dan uiplikasi pekerjaan 3. Membagi wewenang dan tanggungjawab sehingga tujuan yang telah ditetapkan tercapai. 4. Mengatur tentang bagaimana kerjasama akan dilakukan

4.2. Ruang Lingkup Perusahaan Ruang lingkup implementasi sistem manajemen mutu di perusahaan PT. Waskita Karya mencakup semua persyaratan yang diminta di dalam standard ISO 9001:2000 di kantor pusat, wilayah, divisi, cabang (termasuk cabang di luar negeri) dan proyek, mulai dari proses marketing-produksi sampai ke pelanggan, serta proses pendukung lainnya yang berlaku di perusahaan.

4.3. Sejarah Singkat PT. Waskita Karya (PERSERO) PT.Waskita Karya adalah perusahaan negara (PN) yang lahir sejak Januari 1961, dari perusahaan asing bernama “Volker Aannemings Maatschppij N.V.”, yang dinasionalisir berdasarkan peraturan pemerintah No. 62/1961. semula waskita banyak bergerak di bidang bangunan air, seperti pengerukan, pelabuhan dan irigasi. Sejak 1973 Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

status berubah menjadi “Persero” dan mulai mengembangkan sayapnya sebagai kontraktor umum yang melaksanakan berbagai jenis pekerjaan konstruksi. Seperti : Jalan, Jembatan, Pelabuhan, Bandara, Gedung, Pabrik dan lain-lain. Tahun 1980-an Waskita mulai melaksanakan proyek-proyek berteknologi tinggi. Alih teknologi di kembangkan melalui kerjasama operasi maupun kerjasama usaha dengan kontraktor asing. Hasil karya yang patut dibanggakan antara lain : Bandara Internasional SOEKARNO-HATTA, Pabrik Semen PADANG, Hotel Sahid, Reaktor serba guna SIWABESSY, pelabuhan KUALA TANJUNG, dan PLTU Muara Karang di Jakarta. Memasuki tahun 1990-an, beberapa proyek gedung bertingkat tinggi yang bergengsi telah diselesaikan di Jakata, diantaranya : gedung BANK INDONESIA, GRAHA NIAGA, PURI BANK EXIM, WISMA KOTA BNI, dan HOTEL SANGRI-LA, serta sejumlah apartemen baik di Jakarta maupun di beberapa kota besar lainnya di seluruh Indonesia. Waskita berhasil mencatat prestasi khusus di bidang pembangunan jembatan, yaitu :jembatan RAJAMANDALA, RANTAU BERANGIN, dan BARELANG IV. Keberhasilan yang sama diraih di bidang

pembangunan Bendungan dengan

diselesaikannya pembangunan 5 buah bendungan dengan waktu yang lebi cepat dari rencana yaitu : bendungan PONDOK, GEROKGAK, TILONG, GAPIT da SUMI. Dalam rangka meningkatkan kinerja, Waskita menerapkan system manajemen keselamatan, ksehatan krja,lingkungan dan mutu yang mengacu pada standart inrnasional yaitu OHSAS 18001:1999 (Occupational Health & Safety Assessment Series), ISO14001:2004 ((Environmental Management System) dan ISO 9001:2000 (Quality Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

Manajemen System) dan mendpatkan sertifikat ISO 901 pada tahun 1995 dan OHSAS 18001 pada tahun 2005 yang sekaligus merupakan bukti bahwa perusahaan dapat memahami dan memenuhi persyaratan keselamatan, ksehatan kerja, lingkungan dan mutu di dalam operasionalanya. Memasuki millennium ketiga, dalam rangka menyongsong era globalisasi, perusahaanmelakukan pmbaharuan di segala biang baik menyangkut visi, misi, strategi, system, struktur, bahkan budaya perusahaan. Dengan motto “maju dengan karya bermutu”, Waskita siap untuk menjadi badan usaha terkemika di Asia Tenggara

4.4. VISI dan MISI Perusahaan Visi perusahaan yaiu menjadi badan usaha terkemuka dalam industri konstruksi dan MISI perusahaan yaitu meningkatkan nilai perusahaan melalui produk dan jasa kontruksi yang bermutu dan berdaya saing tinggi, berusaha untuk memenuhi harapandan kepuasaan para Stakeholder utama dengan cara menetapkan, menerapkan dan merawat Sitem Manajemen Waskita (SMW). Untuk mewujudkan tujuan tersebut, Waskita bertekad : 1. Mematuhi semua peraturan dan persyartan lain yang berlaku sesuai kaidah GCG, temasuk persyaratan pelanggan. 2. Melakukan recruitment, pengembangan karir, suksesi, penilaian kinerja pegawai serta peningkatan pengetahuan dan keterampilan pegawai melalui pelaatihan dan pembelajaran, pengalaman dan inovasi serta menyediakan tempat dan sarana kerja yang sehat, aman dan nyaman untuk meningkatkan kepuasan an produktivitas kerja pegawai. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

3. Meminimalkan resiko usaha, mengelolainformasi yang aman tersedia da akurat, mencegah polusi, meningkatkan fisiensi kerja, mengefisiensikan penggunaan dan perawatan sumber daya serta mengutamakan produk ramah lingkungan. 4. Menjadikan visi, misi dan nilai-nilai budaya serta tantang internal/ ekstrnal yang dihadapi perusahaan sebagai dasar alam menetapkan arah dan starategi, sasaran, program, pengelolaan semua proses kegiatan, mengkomunikasikan serta meninjau secara periodic agar tetap relevan. 5. Menggunakan Malcolm Baldrige Criteria for Performance Excellence (MBCFPE) sebagai alat untuk mengukur SMW serta untuk perbaikan berkelanjutan.


BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR II

DIREKTUR II

DIREKTUR I

BIRO KEUANGAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

BIRO SEKRETARIAT PERUSAHAAN

BIRO PENGAWASAN INTERN

BIRO PERINTISAN PENGEMBANGAN DAN HUKUM

BIRO PENELITIAN, PENGEMBANGAN, PERENCANAAN, PENGENDALIAN PRODUKSI, DAN TEKNOLOGI INFORMASI

KEPALA BAGIAN

KEPALA BAGIAN

KEPALA BAGIAN

KEPALA BAGIAN

KEPALA BAGIAN

WILAYAH I

WILAYAH II

WILAYAH III PEMASARAN & PERINTISAN

ANGGARAN & PENGENDALIAN

PROYEK DIVISI I

PRODUKSI

DIVISI II GARIS KOMANDO

DIVISI III

PEMBINAAN FUNGSIONAL


4.5. Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah organisasi yang terbentuk di dalam pelaksanaan suatu proyek. Ada beberapa unsur yang terlibat dalam suatu proyek, unsur-unsur tersebut adalah : 1. Pemilik Pemilik adalah perorangan atau badan usaha yang memberikan tugas atas nama pribadi atau kuasa pemilik dan mempunyai sumber keuangan proyek. Pada proyek bandara Kualanamu ini yang menjadi pemilik adalah P.T Angkasa Pura II. 2. Konsultan Perencana Konsultan Perencana adalah perusahaan yang memenuhi syarat untuk melaksanakan tugas konsultan dalam bidang perencanaan, perancangan beserta kelengkapannya. Konsultan perencana pada proyek bandara Kualanamu ini adalah P.T Dacrea. 3. Konsultan Pengawas Konsultan pengawas adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk melaksanakan tugas konsultan dalam bidang pengawasan pekerjaan fisik. Konsultan pengawas pada proyek bandara Kualanamu ini adalah P.T Angkasa Pura Schiphool. 4. Kontraktor atau Pelaksana Pekerjaan Fisik Kontraktor atau pelaksana pekerjaan fisik adalah perusahaan yang memenuhi persyaratan untuk melakukan pemborongan pekerjaan konstruksi fisik dan


kelengkapannya. Kontraktor pada proyek Bandara Kualanamu ini salah satunya adalah P.T Waskita Karya. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK


PEMILIK PROYEK (PT. ANGKASA PURA II)

DIREKSI PENGAWAS (DARI PEMILIK)

KONSULTAN PERENCANA (PT. DACREA)

KONSULTAN PENGAWAS (PT. ANGKASA PURA SCHIPOOL)

KONTRAKTOR (PT. WASKITA KARYA)

SUB KONTRAKTOR (PT. PAPUA AMAKANE)

SUB KONTRAKTOR (PT. VIALINE MANDIRI AGUNG SELARAS)

SUB KONTRAKTOR (PT. KARTA WIJAYA PUTRA)

KETERANGAN : = HUBUNGAN STRUKTURAL = HUBUNGAN KONTRAKTUAL = HUBUNGAN KOORDINASI

4.6 Struktur Organisasi P.T Waskita Karya


Setelah memenangkan tender, maka untuk mencapai tujuan/sasaran yang telah ditetapkan, P.T Waskita Karya menyusun organisasi di lapangan. Sebagai kontraktor, P.T Waskita Karya mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut : 1. Mengambil alih kewenangan di lapangan dari pemilik untuk memulai pelaksanaan. 2. Melaksanakan semua pekerjaan lapangan sesuai dengan dokumen kontrak yang telah disetujui. 3. Melakukan koordinasi pada setiap tahap pekerjaan, mengajukan pertimbangan kepada konsultan pengawas dan menangani metode kerja selama hal tersebut memungkinkan. 4. Mengajukan tuntutan dalam hal perpanjangan waktu pelaksanaan atau pekerjaan tambahan. Untuk melaksanakan proyek yang telah diberikan pada P.T Waskita Karya. Maka P.T Waskita Karya membentuk organisasi di lapangan yang didalamnya terdapat personil inti P.T Waskita Karya. Tugas dan wewenang masing-masing strukur jabatan adalah sebagai berikut: 1. Manajer Proyek a. Fungsi Utama Jabatan: Memimpin, mengarahkan, dan mengorganisir seluruh pelaksanaan kegiatan proyek dengan menggunakan sumber daya yang dimiliki agar mencapai sasaran penjualan dan laba melalui produksi yang sesuai dengan persyaratan baik dari segi waktu, biaya, dan sebagainya. b. Tugas Pokok 1) Menyusun struktur organisasi proyek yang disertai dengan uraian pekerjaan yang telah ditetapkan.


2) Memberi pengarahan dan penyusunan tenaga teknis pelaksanaan seluruh tahapan pekerjaan. 3) Mengorganisir seluruh kegiatan proyek. 4) Mengorganisir pengelolaan keuangan, alat kerja, material, dan sumber proyek. 5) Membina dan mengelola sumber daya ketenagakerjaan sesuai dengan pekerjaan yang ada. 6) Mengupayakan nilai lebih proyek bagi perusahaan. 7) Mangupayakan peningkatan pengetahuan dan keterampilan tenaga kerja. 8) Melakukan pengendalian jadwal, kualitas pekerjaan, dan biaya pelaksanaan. 9) Melaksanakan tertib administrasi/penyimpanan dokumen mutu tenaga kerjanya. 10)

Membina hubungan baik dengan owner, serta dengan pihak-pihak lain yang

terkait dalam pelaksanaan proyek. c. Wewenang 1) Melakukan tindakan bila terjadi penyimpangan pelaksanaan baik dalam hal mutu, biaya, dan waktu pelaksanaan. 2) Melakukan penerimaan dan pengeluaran dana yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. 3) Mengelola sumber daya manusia baik dalam hal rekruitment maupun dalam pemberhentian pegawai. 4) Menetapkan kebutuhan akan sumber daya baik yang berupa kebutuhan akan alat, material, tenaga kerja maupun dana. 5) Menetapkan penggunaan sumber daya sub kontraktor dan pemasok yang akan digunakan. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

2. Kepala Seksi Teknik (K.S.T) a. Fungsi Utama Jabatan Mengelola kegiatan pengawasan dan pengendalian rencana kerja proyek, serta mengatur dan merintis hubungan antara pelanggan sehingga terciptanya peluang pekerjaan tambahan melalui value engineering. b. Tugas Pokok 1.

Menyusun rencana kerja mingguan dan bulanan untuk semua keperluan sumber daya dan mengendalikan pemanfaatan sumber daya tersebut secara efektif dan efisien.

2.

Merencanakan semua kegiatan pelaksanaan dilapangan dan sumber daya yang diperlukan.

3.

Menyusun proposal alternatif disain atau jenis bahan agar mendapatkan hasil yang lebih efisien.

4.

Melaksanakan sistem manajemen mutu dan kebijakan mutu disetiap usaha diproyek.

5.

Mengendalikan mutu pekerjaan dan waktu pelaksanaan sesuai rencana yang ditetapkan dalam spesifikasinya.

6.

Mengadakan supervisi terhadap pelaksanaan pekerjaan dan waktu pelaksanaan pekerjaan dan melakukan pencegahan dan penanggulangan kecelakaan kerja.

c. Wewenang 1) Mengembangkan metode kerja untuk mendapatkan pemanfaatan sumber daya yang efektif dan efisien. 2) Menyusun proposal dan alternatif disain atau jenis bahan agar mendapatkan hasil yang optimal.


3. Staf Seksi Perencanaan a. Fungsi dan Tugas Utama Menyiapkan gambar-gambar kerja dan detail rancana pekerjaan dengan hitungan waktu pelaksanaan yang tersedia dan sumber daya yang digunakan. b. Tugas Pokok 1) Mempersiapkan detail rencana kerja untuk pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan. 2) Menyiapkan gambar kegiatan pelaksanaan di lapangan berdasarkan kebutuhan yang diperlukan. 3) Melaksanakan supervisi atas pelaksanaan pekerjaan. 4) Menyusun laporan kemajuan pekerjaan.

4. Staf Seksi Survey a. Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan persiapan langkah-langkah mengenai rencana pelaksanaan pekerjaan yang diawali dengan penelitian, pengecekan awal, baik mengenai kesiapan bahan, sumber daya alat dan material. b. Tugas Pokok 1) Melaksanakan semua survey lapangan yang berhubungan dengan pelaksanaan di lapangan 2) Melakukan pengukuran-pengukuran dan pemeliharaan terhadap patok-patok tetap sebagi pedoman pelaksanaan pekerjaan. 3) Melakukan pengumpulan atas hasil kerja lapangan.


c. Wewenang Merekomendasikan kepada kasi teknik mengenai pemanfaatan sumber daya yang ada

5. Quality Assurance a. Tugas Utama Jabatan Mengelola dan melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan pengendalian dokumen yang berhubungan dengan penerapan sistem Quality Assurance dan upaya peningkatan mutu diproyek yang menjadi tanggung jawabnya. b.

Tugas Pokok

1) Mengidentifikasi semua dokumen baik asli maupun dokumen terkendali. 2) Melaksanakan sistem manajemen mutu dan kebijakan mutu disetiap kegiatan proyek. 3) Menyusun rencana mutu sesuai dengan persyaratan kontrak dan sistem manajemen mutu dan merekomendasikannya kepada manajer proyek. c. Wewenang Menyelenggarakan Quality Audit dalam hal pelaksanaan pekerjaan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Kepala Seksi Komersial a. Fungsi Utama Jabatan Mengelola dan melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan pengendalian biaya dan evaluasi proyek serta membuat laporan perkembangannya, disamping menangani pengelolaan administrasi kontrak dengan pihak ketiga.


b. Tugas Pokok 1) Mengidentifikasi perjanjian kontrak dan membuat alternatif usulan bila menemukan kondisi yang memberatkan posisi PT. Waskita Karya. 2) Menyiapkan standar kontrak proyek dan merekomendasikannya kepada manajer proyek untuk proyek yang menjadi tanggung jawabnya. 3) Memonitor pelaksanaan proyek dan mengevaluasi realisasi biaya versus RAB. 4) Membuat laporan dua mingguan mengenai pelaksanaan proyek yang menjadi tanggung jawabnya dan mengkaitkan dengan rencana kebutuhan dana proyek. 5) Membuat laporan bulanan yang merupakan hasil analisis dari perkembangan pelaksanaan proyek dengan disertai proyeksi sampai dengan proyeksi selesai. c. Wewenang 1) Merekomendasikan kepada manajer proyek mengenai hasil analisis kebutuhan sumber daya dan evaluasi perkembangan proyek. 2) Mengadakan audit intern mengenai realisasi biaya dan persediaan bahan dalam gudang 7. Staf Seksi Administrasi Kontrak a. Fungsi Utama Jabatan Menyelenggarakan pemantauan atas dokumen kontrak yang berkaitan dengan perolehan proyek dan sumber daya serta membuat laporan perkembangannya. b. Tugas Pokok 1) Mengidentifikasi perjanjian kontrak dan membuat alternatif usulan bila menemukan kondisi yang memberatkan posisi PT. waskita Karya


2) Menetapkan Standar pokok proyek dan merekomendasikannya kepada manajer proyek untuk proyek yang menjadi tanggung jawabnya. 3) Merekomendasikan hasil analisa review kontrak yang menjadi tanggung jawabnya kepada kepala seksi pengendalian biaya dan evaluasi proyek/ komersial. c. Wewenang Merekomendasikan hasil analisa review kontrak atas hasil perolehan proyek maupun atas perolehan sumber daya. 8. Staf Pengendalian dan Evaluasi Proyek a. Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan kegiatan pengendalian mutu dan evaluasi rencana kerja dan pelaksanaan proyek. b. Tugas Pokok 1) Menyusun anggaran biaya proyek bersama tim proyek. 2) Menyusun rencana kebutuhan dana per dua mingguan untuk keperluan produksi. 3) Menyusun data prestasi pekerjaan untuk keperluan penagihan. 4) Menyerahkan data proposal penagihan yang telah disetujui kepada bagian keuangan. c. Wewenang 1) Merekomendasikan hasil evaluasi biaya kepada manajemen proyek untuk ditindak lanjuti. 2) Merekomendasikan hasil evaluasi prestasi mandor, sub kontraktor, dan supplier kepada manajer proyek.


9. Quality Surveyor a. Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan kegiatan pengujian bahan, material, peralatan dan sumber daya proyek yang menjadi tanggung jawab apakah sesuai dengan spesifikasi dan pesanan. b. Tugas Pokok 1) Menyiapkan pengujian sumber daya yang sudah ada, apakah telah sesuai dengan spesifikasi atau perkataan yang dipersyaratkan baik dari segi volume barang maupun kualitas. 2) Menyiapkan data survey bahan, material dan peralatan baik dari segi harta maupun kapasitas penyediaan barang yang diperlukan. 3) Menyiapkan sumber daya yang menjadi kebutuhan pokok proyek yang sesuai dengan kebutuhan baik dari volume barangnya maupun dari segi kualitas. 4) Menyiapkan jadwal penyediaan sesuai dengan schedulle yang telah ditetapkan c. Wewenang Memeriksa spesifikasi material bahan yang berkaitan dengan pesanan yang telah dilakukan. 10. Staf Seksi Skedulling a. Fungsi Utama Jabatan Menyiapkan perhitungan waktu pelaksanaan yang berupa time schedulle, baik yang berupa master schedulle dan NWP (Network Planning) dengan mengkaitkan terhadap metode kerja yang dipakai. b.

Tugas Pokok


1) Menyiapkan data rencana kerja mingguan dan bulanan untuk keperluan sumber daya dengan mengacu dari master schedule dan NWP. 2) Menyiapkan detail rencana kegiatan pelaksanaan dilapangan berdasarkan metode penelitian. 3) Menyiapkan format kendali atas pelaksanaaan pekerjaan, baik untuk mingguan maupun bulanan. 4) Pelaksanaan monitoring dan pencatatan atas pelaksanaan pekerjaan secara teratur dari NWP yang telah ditetapkan. 11. Kepala Seksi Pengadaan dan Peralatan a.

Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan kegiatan pengadaan bahan, material, peralatan dan sumber daya sub kontraktor untuk keperluan proyek yang menjadi tanggung jawabnya.

b.

Tugas Pokok

1) Melaksanakan tertib administrasi penyelenggaraan perolehan sumber daya proyek. 2) Melaksanakan tata cara perolehan sebagaimana yang telah ditetapkan divisi. 3) Mengadakan survey bahan, material dan peralatan, baik dari segi harga maupun barangnya. 4) Memantau hasil perkembangan harga secara kontinu. 5) Mengadakan pengadaan sumber daya yang menjadio kebutuhan proyek sesuai dengan analisis harga dan spesifikasinya. c.

Wewenang Memeriksa spesifikasi material


12. Staf Seksi Pengadaan dan Peralatan a.

Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan kegiatan penyediaan data-data, bahan, material, peralatan dan sumber

daya untuk keperluan proyek yang menjadi tanggung jawabnya. b.

Tugas Pokok

1) Menyiapkan Administrasi penyelenggaraan perolehan sumber daya proyek. 2) Melaksanakan perolehan sumber daya sebagaimana yang telah ditetapkan divisi. 3) Menyiapkan data survey bahan, material, peralatan baik dari segi harga maupun barangnya. 4) Menyiapkan sumber daya yang menjadi kebutuhan pokok sesuai dengan kebutuhannya baik dari segi harga maupun volume bahannya. 5) Menyiapkan jadwal pengadaan sesuai dengan schedulle yang telah ditetapkan. c.

Wewenang Memeriksa spesifikasi material dan bahan yang berkaitan dengan pesanan yang telah

dilakukan. 13. Kepala Seksi Administrasi Keuangan dan Personalia a.

Fungsi Utama Jabatan Mengelola sumber daya proyek yang meliputi keuangan, akuntansi, administrasi

kepersonaliaan yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien. b.

Tugas Pokok

1) Membuat rencana anggaran belanja proyek secara baik dan bermutu. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

2) Memantau atas realisasi anggaran yang telah ditetapkan. 3) Memantau pembuatan berita acara tagihan dan segera memproses faktur tagihannya. 4) Menyusun rencana tagihan untuk tim proyek dan melaporkannya ke divisi. 5) Menyusun laporan berkala ruang lingkup proyek. 6) Menyimpan arsip-arsip personalia yang dibutuhkan. 7) Menyiapkan data-data rencana kebutuhan pegawai serta program rencana rekrut pegawai. c. Wewenang 1) Memeriksa aspek keuangan yang berkaitan dengan kebutuhan anggaran dan produksinya. 2) Menyediakan absensi pegawai dan merekomendasikannya kepada atasan untuk mengambil tindakan bagi pegawai yang tidak disiplin. 14. Staf Seksi Administrasi Keuangan a. Fungsi Utama Jabatan Membantu kasie administrasi keuangan dalam mengelola keuangan proyek baik meliputi anggaran, penyiapan data-data pekerjaan, dan penyiapan berkas tagihan. b. Tugas Pokok 1) Melakukan pendataan mengenai kebutuhan belanja untuk keperluan dua mingguan dan rencana bulanan dari bagian teknik dan lapangan. 2) Memonitor tagihan-tagihan yang telah masuk dan membuat jadwal rencana pembayarannya sesuai kontrak yang telah ada. 3) Melaksanakan monitoring atas pelaksanaan melalui tahapan yang telah ditetapkan 4) Menyelengarakan pembukuanterhadap semua pengeluaran Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

c. Wewenang Melaksanankan verifikasi atas pengeluaran kas/bank, apakah sesuai dengan dokumen atau tidak. 15. Staf Seksi Akuntansi a.

Fungsi Utama Jabatan Membantu kasie administrasi keuangan dalam mengelola pembukuan transaksi

proyek. b.

Tugas Pokok

1) Melaksanakan proses pembukuan atas transaksi secara akurat. 2) Melakukan proses akuntansi secara periodik dicetak sebagai bahan pertimbangan evaluasi tim manajememn proyek. c.

Wewenang Melaksanakan verifikasi atas pengeluaran kas/bank apakah sesuai dengan dokumen

atau tidak. 16. Staf Personalia Umum a. Fungsi Utama Jabatan Melaksanakan kegiatan administrasi kepersonaliaan dan umum di proyek yang menjadi tanggung jawabnya. b. Tugas Pokok 1) Menghitung dan membayar gaji, lembur, uang cuti, kompensasi lainnya sesuai dengan aturan dan tepat waktu. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

2) Menyimpan arsip-arsip personalia yang diperlukan. 3) Menyiapkan laporan berkala ruang lingkup personalia dan umum. 4) Menyiapkan data rencana kebutuhan pegawai serta program rencana rekrut pegawai. c. Wewenang Menyediakan dan memeriksa absensi pegawai dan merekomendasikan kepada atasannya untuk diberikan tindakan kepada pegawai yang tidak disiplin. 17. Staf Seksi Gudang a.

Fungsi Utama Jabatan Membantu kasie administrasi dalam mengelola pembukuan gudang proyek

sebagaimana mestinya. b. Tugas Pokok 1) Melakukan verifikasi dan pencatatan atas bahan/material baik yang masuk maupun keluar. 2) Melakukan pengawasan dan keamanan bahan/material yang berada dibawah tanggung jawabnya. c. Wewenang Melaksanakan verifikasi atas pengeluaran dan penerimaan bahan-bahan, apakah sesuai dengan dokumen atau tidak. 18. Kasir a. Fungsi Utama Jabatan Menyelenggarakan penerimaan dan pengeluaran (kas dan Bank) secara tertib. b. Tugas Pokok 1) Menerima tagihan/piutang baik berupa cek/giro maupun transfer bank. Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

2) Memegang dan menyimpan uang tunai secara aman. 3) Memonitor pencairan termin-termin pada bank. 4) Membuat bukti penerimaan kas/bank setiap transaksi. 19. Pelaksana Utama a.

Fungsi Utama Jabatan Memimpin usaha penyelenggaran pekerjaan konstruksi di proyek agar sesuai dengan

jadwal, spesifikasi, mutu, biaya yang telah dijadwalkan. b.

Tugas pokok

1) Menyusun program produksi secara periodik. 2) Membuat izin-izin pelaksana. 3) Mengkoordinir pekerjaan pelaksana di proyek. 4) Menyusun metode kerja yang efisien dan efektif. 5) Mengkoordinir pengendalian pengamanan sumber daya. c. Wewenang 1) Menghentikan pekerjaan sementara apabila terdapat penyimpangan pelaksanaan dan merekomendasikan kepada manajer proyek. 2) Menegur pelaksanaan bila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan. 20. Pelaksana a. Fungsi utama jabatan Memimpin usaha penyelenggaraan pekerjaan konstruksi di proyek dengan berpedoman pada jadwal spesifikasi, mutu, biaya, yang telah ditetapkan oleh pelaksanaan utama.


b. Tugas Pokok 1) Menyiapkan sarana dan prasarana produksi secara teliti dan tertib. 2) Menyiapkan gambar-gambar kerja. 3) Menyiapkan pekerja-pekerja di proyek. 4) Mengkoordinir pekerja-pekerja. 5) Menyiapkan laporan kegiatan produksi mingguan yang meliputi pencapaian target dan pengamanan sumber daya material. c.

Wewenang Merekomendasikan kepada pelaksanan utama bila terdapat penyimpangan

pelaksanaan kegiatan dari rencana yang telah ditetapkan.


BAB V ANALISA PENERAPAN MANAJEMEN MUTU ISO-9001:2000 OLEH PT. WASKITA KARYA

5.1. Tanggung Jawab Manajemen Berdasarkan hasil wawancara dan dari data yang diperoleh, bahwa tanggung jawab manajemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek sebagai wakil manajemen telah sesuai dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Misalnya : a.

Pembagian tugas-tugas atau kegiatan di proyek kepada seluruh personil secara tertulis, medetail dan terperinci agar tidak mengalami kesulitan dalam waktu pelaksanaannya.

b.

Jadwal evaluasi rencana kemajuan mingguan dapat dilaksanakan sesuai dengan program yang dibuat oleh manajer proyek yang ditetapkan oleh pimpinan puncak perusahaan.

5.2 Struktur Organisasi Dalam menjalankan aktifitas perusahaan, struktur organisasi telah ditetapkan untuk menjamin seluruh aktifitas operasional perusahaan berjalan dengan efektif.



5.3. Sistem mutu Sistem manajemen mutu pada pelaksanaan proyek Bandara Kuala Namu, dilaksanakan secara bertahap dan berkelanjutan. Misalnya: a.

Persyaratan kontrak telah dimonitor dan dievaluasi sesuai dengan prosedur yang telah direncanakan

b.

Proses pelaksanaan pekerjaan dan titik inspeksi/tes termasuk daftar instruksi kerja dan dokumen telah dilaksanakan dan tidak mengalami kesulitan

5.4. Pengendalian Desain Aktivitas desain pada proyek ini dilakukan oleh tim desain yang dipimpin oleh kepala seksi teknik. Sebagian pekerjaan sistem desain diserahkan oleh tim desain kepada pihak ketiga (subkontraktor). Proses desain dilakukan dalam tiga tahapan, yaitu dimulai dengan menetapkan masukan-masukan yang dibutuhkan, kemudian dianalisis dan ditinjau kesesuaiannya, hingga akhirnya dihasilkan keluaran desain tahap konsep yang berupa kriteria dan preliminary design. Tahap verifikasi dilakukan oleh Waskita dengan cara pembuatan perhitungan alternatif, membandingkan desain yang dihasilkan dengan desain yang sudah teruji, menganalisa dokumen-dokumen yang dihasilkan dan melaksanakan pengujian. Pada tahap validasi, validasi atas desain dilakukan dengan cara menetapkan bahwa keluaran desain tahap verifikasi dilaksanakan untuk tahap konstruksi dan melakukan tinjauan terhadap hasil inspeksi dan kemudian dari pelaksanaan pada tahap konstruksi.


5.5. Pengendalian Data dan Dokumen Sistem pengendalian dokumen PT. Waskita Karya di proyek bandara ini dilakukan melalui pusat pengendalian dokumen (PPD) proyek. Dokumen-dokumen yang dikendalikan PPD adalah pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja, gambargambar teknis maupun gambar atau spesifikasi teknis yang diserahkan oleh pelanggan serta dokumen-dokumen rujukan dari luar. Melalui mekanisme PPD, dokumendokumen dikendalikan, disetujui dan disahkan serta didistribusikan ke berbagai pihak yang memerlukan untuk melaksanakan dokumen tersebut. Semua dokumen asli atau dokumen yang telah direvisi ditinjau ulang dan disetujui oleh personil yang berwenang sebelum diterbitkan. Pengendalian data dan dokumen tidak mengalami kesulitan dan sesuai dengan prosedur serta terkoordinir. Data yang dihasilkan dari pelaksanaan isi dokumen terkait disetujui atasan yang bertanggung jawab. Segala perubahan pada data tersebut dapat dilaksanakan apabila disahkan oleh pelaksana. Contoh dokumen dan penomorannya : -

Formulir P6.K3LM-01-01

Prosedur perencanaan mutu

-

Daftar material P6.K3LM-03-04

Daftar Material yang memerlukan penanganan khusus

5.6. Pembelian Berdasarkan data yang diperoleh, dalam bidang pembelian tidak mengalami kesulitan karena telah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Unit teknis telah menetapkan kriteria teknis untuk menilai, memilih dan mengevaluasi subkontraktor. Penilaian terhadap subkontraktor dilakukan dalam beberapa tahapan sebagai berikut : a.

Mengirimkan daftar pertanyan tentang mutu kepada calon subkontraktor yang terdiri dari beberapa kriteria yaitu :


1. Kinerja Mutu 2. Kinerja lingkungan 3. Kinerja K3 b.

Menilai kinerja mutu calon subkontraktor berdasarkan daftar pertanyaan yang telah diisi oleh calon subkontraktor

c.

d.

Menentukan kriteria penilaian menjadi empat (4) kelompok besar yaitu :  Bagus

: Nilai 450-600 (Lulus)

 Sedang

: Nilai 350-450 (Lulus)

 Kurang

: Nilai 300-350 (lulus dengan catatan)

 Buruk

: Nilai < 300 (Gagal)

Mengajukan usulan bagi subkontraktor yang telah lulus penilaian untuk dimasukkan kedalam Daftar Rekanan Waskita (DRW).

e.

Memilih calon subkontraktor yang sudah terdaftar dalam DRW dan memberikan penjelasan

mengenai

spesifikasi,

kuantitas,

jadwal

waktu

pelaksanaan/

pengiriman dan keterangan lain yang diperlukan f.

Meminta calon subkontraktor untuk mengajukan penawaran harga dan menyerahkan contoh katalog atau setifikat uji material yang akan digunakan

g.

Mengatur penempatan, memberi identifikasi, melakukan pengamanan dan pemeliharaan terhadap contoh bahan yang sudah mndapatkan persetujuan

h.

Membuat evaluasi atas penawaran calon subkontraktor dan menyampaikan evaluasi ini kepada Kapro.

i.

Menunjuk subkontraktor yang akan dipakai sesuai kewenangan, berdasarkan evaluasi yang sudah dilakukan Apabila hasil evaluasi tidak sesuai, unit teknis dapat dengan segera

menginformasikan kepada subkontraktor untuk melakukan perbaikan. Dalam hal ini Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

unit teknis tidak mengalami kesulitan, karena sesuai dengan posedur yang telah ditetapkan.

5.7. Properti Pelanggan Pengendalian barang milik pelanggan tidak mengalami kesulitan dan berjalan dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya : -

Pada proses penyimpanan dan penggunaan barang/material yang dipasok oleh pelanggan tidak ditemukan adanya kerusakan atau kehilangan.

51.8. Identifikasi dan Mampu Telusur Banyak dijumpai spesifikasi serta dijumpai ciri-ciri yang berbeda untuk setiap pekerjaan. Untuk mempermudah pemasangan atau perakitan bagian-bagian proyek, maka bagian-bagian yang di bangun diberi nomor menurut gambar kerja, jadi untuk hal ini tidak akan mengalami kesulitan dan dapat diselesaikan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.

5.9. Pengendalian Proses Rangkaian kegiatan pelaksanaan menimbulkan masalah yang potensial, jadi untuk itu pemantauan serta pengendalian rangkaian kegiatan pelaksanaan tersebut harus dilaksanakan secara kontinu, misalnya : -

Adanya ketidaksesuaian mutu pada saat produk dipergunakan atau diuji


5.10. Inspeksi dan Pengujian Inspeksi dan pengujian pada saat penerimaan, saat proses pekerjaan, saat penyerahan semuanya dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, misalnya : a.

Pada saat penerimaan barang/material tidak mengalami kerusakan semuanya telah sesuai dan dapat dipergunakan.

b.

Pada saat proses pekerjaan antara pemilik, konsultan pengawas dan kontraktor dapat bekerjasama dengan baik.

c.

Pada saat penyerahan tidak adanya penyimpangan selama inspeksi dan pengujian.

5.11. Status Inspeksi dan Pengujian Pada status inspeksi dan pengujian dapat dilakukan apabila material atau barang telah lulus inspeksi atau tes. Masing-masing status diberi identitas/kode petugas, misalnya: a.

Petugas yang berhak memeriksa hasil inspeksi yaitu QC (Quality control) serta sebagai pemeriksa material.

b.

Petugas yang mempunyi hak menyimpan hasil inspeksi adalah unit QA (Quality Assurance)

Adapun tahapan-tahapan inspeksi dan pengujian adalah sebagai berikut : 1. Inspeksi dan pengujian pada saat penerimaan Sebelum menggunakan material atau barang yang diterima diperiksa terlebih dahulu sesuai dengan prosedur inspeksi dan pengujian yang dilakukan. Apabila keperluan terhadap material atau barang bersifat mendesak, material atau barang langsung dapat digunakan sementara proses inspeksi atau tes sedang berlangsung. Material atau barang ini diberi identifikasi dan didokumentasikan sehingga barang Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

atau material tersebut dapat ditarik kembali untuk diganti, apabila hasil inspeksi/tes menunjukkan bahwa material atau barang tidak sesuai untuk digunakan. Penerbitan laporan penyimpangan dilaksanakan jika tes yang dilakukan tidak mencegah barangbarang tersebut tidak digunakan. 2. Inspeksi dan pengujian pada saat proses pekerjaan Inspeksi dan pengujian pada saat proses dilakukan bersama-sama antara PT.ANGKASA PURA II sebagai pemilik, PT.ANGKASA PURA SCHIPOOL sebagai konsultan pengawas dan PT. WASKITA KARYA sebagai kontraktor. 3. Inspeksi dan pengujian pada saat penyerahan Inspeksi dan pengujian akhir ditentukan dalam rencana mutu dan ditentukan dalam kontrak untuk melakukan dengan hadirnya pelanggan atau yang ditunjuk mewakili. Inspeksi dan pengujian akhir menandakan selesainya pekerjaan. Data sebelumnya ditinjau apakah semua pengujian yang diisyaratkan sudah dikerjakan dan lolos inspeksi dan pengujian, sebelumnya dilakukan penyerahan pekerjaan kepada pelanggan. Laporan penyimpangan dibuat jika ada penyimpangan muncul selama inspeksi dan pengujian yang dilakukan berdasarkan prosedur pengendalian penyimpangan produk atau proses.

5.12. Pengendalian peralatan inspeksi Pengukuran dan Pengujian Pelaksanaan kalibrasi untuk peralatan pengukuran (Theodolit dan Waterpass, lihat lampiran) dilaksanakan dengan berpedoman kepada pesawat standar yang digunakan sebagai acuan. Hasil kalibrasi baik yang dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga ditinjau oleh unit penanggung jawab. QA menetapkan ketelitian, jangkauan pengukuran dan toleransi alat tersebut. Laporan ketidaksesuaian diterbitkan apabila hasil kalibrasi tidak memuaskan. Untuk mendapatkan keputusan pada alat tersebut Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

yang dapat berupa memperpendek periode kalibrasi atau menurunkan toleransi pngukurannya. Jika keputusan yang diambil adalah menurunkan toleransi pengukuran alat tersebut, maka toleransi baru tersebut harus dituliskan menggantikan nilai toleransi alat yang sebelumnya.

5.13. Tindakan Pencegahan dan Perbaikan Tim permintaan tindakan korektif dan preventif belum menemukan penyimpangan pada pelaksanaan pekerjaan. Jika terdapat kesalahan maka akan segera ditindak lanjuti. Tindakan-tindakan penanggulannya, misalnya : a. Penambahan tim survey yang sesuai dengan kehliannya b. Penambahan peralatan yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhannya masingmasing. Permintaan melaksanakan tindakan korektif dan pencegahan dapat diajukan apabila :  Pada saat audit mutu internal.  Adanya penyimpangan pada produk atau proses yang cenderung berulang dan ditemukan pada tingkat atau hal yang sama pada alat inspeksi/tes dilakukan.  Hasil peninjauan atas rekaman atau catatan penyimpangan produk.  Keluhan yang datang dari pelanggan atas adanya kekurangan pada produk ataupun proses.

5.14. Pengendalian Rekaman Mutu Catatan dan rekaman mutu disimpan sendiri oleh masing-masing unit yang menghasilkan rekaman tersebut. Metode identifikasi, pengumpulan dan pengendalian ditentukan sendiri oleh masing-masing unit yang menyimpan rekaman mutu tersebut.


Penangan yang lebih lanjut atas rekaman yang telah habis masa penyimpanannya ditentukan dalam prosedur penyimpanan rekaman mutu.

5.15. Audit Mutu Internal PT. Waskita Karya mempunyai kebijakan untuk memastikan bahwa semua proses pekerjaan dan bagian-bagian pendukungnya setelah melaksanakan secara efektif dan memasuki program Quality Sistem. Wakil manajemen bertanggung jawab untuk memastikan audit mutu internal dilakukan setiap enam bulan sekali.

5.16. Pelatihan (Training) Sesuai dengan kebijakan mutu, PT. Waskita Karya dalam rangka pengembangan karyawannya sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun. Setiap pegawai diberikan pelatihan tentang sistem manajemen mutu perusahaan dan prosedur serta instruksi kerja yang berlaku dan yang digunakan dibagian yang menjadi tanggung jawabnya. Pelatihan ini dikoordinasi oleh unit administrasi dan keuangan. Untuk para calon karyawan analisis pembukuan pelatihan dilakukan pada saat wawancara/test penerimaan untuk menjamin bahwa calon tersebut memenuhi kualifikasi yang diperlukan. Untuk mengukur sejauh mana terlaksananya persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 oleh PT. Waskita Karya sebagai salah satu kontraktor yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000, selain memaparkan secara deskriptif, penulis juga menyajikan dalam bentuk tabel dan grafik, berdasarkan data primer dan sekunder yang diperoleh, yaitu dapat dilihat di bawah ini :


Tabel 5.1 Klausul Sistem Manajemen Mutu Persyaratan Umum

50% Umum

12.50%

Pedoman mutu

12.50%

Pengendalian dokumen

12.50%

Pengendalian rekaman

12.50%

Persyaratan Dokumentasi

Persentase 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Persyaratan Umum

Pengendalian rekaman

Pengendalian dokumen

Pedoman mutu

Umum

Persentase

Persyaratan Dokumentasi

Gambar 5.1 Persentase Pelaksanaan Klausul Sistem Manajemen Mutu


Tabel 5.2 Klausul Tanggung Jawab Manajemen

Komitmen Manajemen

16.70%

Fokus Pada Pelanggan

16.70%

Kebijakan Mutu

16.70% Sasaran Mutu

Perencanaan

Perencanaan Sistem Manajemen

16.70%

Mutu Tanggung jawab dan wewenang Tanggung jawab, wewenang dan Wakil Manajemen

16.70%

komunikasi Komunikasi internal Tinjauan Masukan Tinjauan Manajemen

0% Tinjauan Keluaran

Tinjauan Manajemen

Tanggungjawab, wewenang dan

Perencanaan

Kebijakan Mutu

Fokus Pada Pelanggan

Komitmen Manajemen

18.00% 16.00% 14.00% 12.00% 10.00% 8.00% 6.00% 4.00% 2.00% 0.00%

Gambar 5.2 Persentase Pelaksanaan Tanggung Jawab Manajemen mutu


Tabel 5.3 Klausul Manajemen Sumber Daya

Penyediaan Sumber Daya Manusia

25%

Sumber Daya Manusia

25.00%

Prasarana

25.00%

Lingkungan Kerja

25%

30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Penyediaan Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia

Prasarana

Lingkungan Kerja

Gambar 5.3 Persentase Pelaksanaan Manajemen Sumber Daya


Tabel 5.4 Klausul Realisasi Produk

Perencanaan Realisasi Produk

16.70% Penetapan Persyaratan

Proses yang berkaitan dengan Tinjauan persyaratan Pelanggan Komunikasi pelanggan

16.70%

Perencanaan, perancangan dan pengembangan Masukan perancangan dan pengembangan Keluaran perancangan dan pengembangan Perencanaan dan tinjauan perancangan dan Pengembangan pengembangan verifikasi perancangan dan pengembangan validasi perancangan dan pengembangan pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan

16.70%

Proses pembelian Pembelian

Informasi pembelian verifikasi produk yang dibeli

16.70%

Pengendalian produksi dan jasa Validasi proses untuk produksi dan jasa Produksi dan penyediaan jasa identifikasi dan mampu telusur properti pelanggan

16.70%


pengawetan produk Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

16.70%

18.00% 16.00% 14.00% 12.00% 10.00% 8.00% 6.00% 4.00% 2.00% Pengendalian

Produksi dan

Pembelian

Perencanaan

Proses yang

Perencanaan

0.00%

Gambar 5.4 Persentase Pelaksanaan Realisasi Produk Tabel 5.5 Klausul Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Kepuasan Pelanggan Audit Internal

6.25% 0%

Pemantauan dan Pengukuran Pemantauan dan pengukuran proses

6.25%

Pemantauan dan pengukuran produk

6.25%

Pengendalian produk yang tidak sesuai

0%


Analisis Data

0% Perbaikan berlanjut

Perbaikan

0%

Tindakan koreksi

8.3%

Tindakan pencegahan

0%

Persentase

Pemantauan dan pengukuran

pengendalian produk yang tidak sesuai

Analisis Data

tindakan pencegahan

Tindakan koreksi

Perbaikan berlanjut

Pemantauan dan pengukuran produk

Pemantauan dan Pengukuran proses

Audit Internal

Kepuasan Pelanggan

9.00% 8.00% 7.00% 6.00% 5.00% 4.00% 3.00% 2.00% 1.00% 0.00%

Perbaikan

Gambar 5.5 Persentase Pelaksanaan Pengukuran, Analisis dan Perbaikan


BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan Dari penyusunan tugas akhir ini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang lengkap dan terperinci sehingga proses pekerjaan dan bagian-bagian pendukungnya dapat berjalan dengan terencana dan terkendali, baik ditinjau dari aspek pembiayaan, mutu dan waktu sehingga lebih efektif dan benar 2. PT. Waskita Karya sebagai kontraktor, belum dapat sepenuhnya menerapkan sustem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada proyek bandara kuala namu Deli Serdang, hal ini dapat dilihat pelaksanaan skedulle yang belum terlaksana sesuai yang direncanakan. Dari hasil komulatif pelaksanaan hingga bulan November baru terlaksanan 42.32 % yang seharusnya pekerjaan sudah terlaksana sebesar 69.682 %, kesimpulannya PT. Waskita Karya mengalami keterlambatan pelaksanaan sebesar : = Komulatif Rencana – komulatif Terlaksana = 69.682 % - 42.32 % = 27.362 % 3. Dengan

pemakaian

sistem

manajemen

mutu

ISO

9001:2000

akan

menghasilkan produk fisik yang memenuhi standar spesifikasi, karena seluruh prosedur pekerjaan dan pengadaan bahan dilakukan dengan memenuhi standar produk dan mutu/keinginan pemilik proyek, adapun semua itu dapat dicapai Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

oleh karena seluruh pekerjaan dan pengadaan bahan pada proyek ini dilakukan sesuai dengan prosedur standar sistem mutu ISO 9001:2000 4. ISO 9001:2000 mempunyai kelemahan apabila sistem ini diterapkan secara kaku, persoalan dalam skema manajemen mutu yang bersifat kaku umumnya, adalah bahwa skema itu hanya membatasi konsep mutu untuk pengecekan dan kesesuaian, atau pengendalian mutu. Skema tersebut tidak menyajikan pemastian mutu.

6.2 Saran 1. Diharapkan kepada pelaksanan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 tidak hanya bertujuan untuk mendapatkan sertifikatnya saja, namun juga untuk mndapatkan filosofi manajemen mutu tersebut dalam rangka pencapaian tujuan untuk mematikan mutu hasil kerja. 2. Untuk menghasilkan produk-produk yang bermutu, berfungsi dengan baik dan berdaya saing guna memenuhi harapan dan kepuasan pelanggan, maka diharapkan pada PT.Waskita Karya senantiasa mengembangkan sumber daya manusia setiap karyawan, yang berguna untuk menunjang pelaksanaan dan peningkatan sistem manajemen mutu di perusahaan. 3. Untuk keberhasilan manajemen mutu ISO 9001:2000, PT. Waskita Karya sebagai kontraktor pengguna sistem manajemen ini hendaknya melakukan pelaksanaan ISO 9001:2000 serentak dari kantor pusat, wilayah, divisi, cabang hingga proyek dengan pengertian tenaga kerja keseluruhan merupakan suatu team/group yang solid. 4. Dalam hubungan antara perusahaan dan rekannya, hendaknya PT. Waskita Karya menjelaskan mengenai sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 kepada Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

sub kontraktor yang tekait agar memastikan mutu hasil kerja yang akan dicapai sesuai dengan yang diharapkan. 5. Meskipun dalam pelaksanaan pekerjaannya, subkontraktor berpedoman pada kebijaksanaan yang diberikan kontraktor utama, tetap dalam upaya untuk mengantisipasi

kinerja

subkontraktor

yang

seringkali

melakukan

penyimpangan terhadap sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, PT. Waskita Karya sebagai kontraktor utama berkewajiban untuk membentuk suatu tim yang bertugas untuk mengevaluasi ataupun melakukan verifikasi terhadap pelaksanaan pekerjaan dan pengadaan bahan yang dilakukan subkontraktor. Hal ini disebabkan oleh karena pelaksanaan pekerjaan ataupun pengadaan bahan yang dilakukan oleh subkontraktor di lapangan sangat mempengaruhi kredibilitas PT. Waskita Karya sebagai perusahaan yang telah mempunyai sertifikat ISO 9001:2000.


DAFTAR PUSTAKA

Adams, Scott. 2001. Dogbert’s Management Handbook. Jakarta: PT. Grasindo. Anthony, Robert N. 2005. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Gaspersz, Vincent. 2002. ISO 9001:2000. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Griffin. 2004. Manajemen Edisi 7. Jakarta: Erlangga. Handoyo, Hani. Manajemen Edisi II, B.P.F.E Universitas gajah Mada, 1984 Hasibuan, Malayu S.P. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Bumi Aksara. Jannah, Lina Miftahul. 2006. Metode Penelitian Kuantitatif. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Jasin, A. 1981. Manajemen Modern. Jakarta: PDIN-LIPI Lubis, Nurhayati. 2005. Teknik Penyusunan Karangan Ilmiah. Medan : USU Press PT.Qims Intrasindo. 2006. Qims Consulting. Jakarta: PT.Qims Intrasindo. PT.Tirta Lyonnaise Medan. 2003. Awareness dan Documentation Training ISO 9001:2000. Medan: PT.Tirta Lyonnaise Medan. PT. Waskita Karya. 2008. Rencana K3LM Proyek Bandar Udara Medan Baru. Medan: PT. Waskita Karya. PT. Waskita Karya. 2008. SMK3LM Edisi 3 Revisi 2. Medan : PT. Waskita Karya. Tunggal, Amin Wijaya. 1993. Manajemen Mutu Terpadu. Jakarta: Rineka Cipta.


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I :

1. Kebijakan Mutu PT.Waskita Karya 1. Struktur Organisasi Proyek 2. Time Schedulle Proyek 3. Daftar Sub Kontraktor 4. Garis Besar Mutu Pekerjaan 5. Daftar Material yang memerlukan penangan khusus 6. Daftar persyaratan, standard an legislasi 7. Verifikasi sertifikat kalibrasi alat ukut Waterpass 8. Verifikasi keandalan kalibrasi timbangan AMP 9. Penyimpanan dan peralatan alat ukur optic 10. Verikasi kelaikan alat ukur station 11. Verifikasi kelaikan alat ukur Electronic Distance

Meter 12. Koreksi alat ukur Theodolite 13. Verifikasi sertifikat kalibrasi alat ukur Theodolite 14. Pembagian zona pekerjaan 15. Denah lokasi Site facilities Widia Sari : Study Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Pada Proyek Bandara Kuala Namu Kabupaten Deli Serdang, 2009. USU Repository © 2009

16. Kondisi Existing 17. Akses keluar-masuk pekerjaan Grubbing, Clearing & Stripping 18. Akses keluar-masuk pekerjaan timbunan 19. Daftar personil pelaksana inspeksi dan tes 20. Daftar kriteria keberterimaan material/produk Lampiran II :


STUDY PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000 PADA PROYEK BANDARA KUALA NAMU KABUPATEN DELI SERDANG TUGAS AKHIR

Recommend Documents