Studiedag VZI Risicomanagement Toepassing van gecertificeerde kwaliteitsmanagementsystemen Kees van Putten, DEKRA Solutions B.V.
Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt bij de beheersing van risico’s Want het • bevat afspraken over het beheersen van de relatie van de organisatie met klanten. • wordt door de organisatie opgezet, gedocumenteerd, ingevoerd, onderhouden en de doeltreffendheid ervan wordt voortdurend verbeterd. • onderkent risico’s en beheerst deze op een passende wijze. • is een samenhangend geheel, intern en extern. • bevordert bewustwording, transparantie, en zingeving
Slide 2
© 2011 DEKRA
Een kwaliteitsmanagementsysteem ordent de beheersing van risico’s Voorbeeld van een inhoudsopgave: Beleid Missie, visie Afdelingsbeleid Jaarplan MTA Prestatie indicatoren Kwaliteitssysteem Doel Structuur Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Beheersing van documenten Registratie en archivering Middelen Ruimten en voorzieningen Kalibratie meetinstrumenten Financiële middelen Computer en applicatiebeheer Informatiebronnen Slide 3
© 2011 DEKRA
Personeel en Organisatie Organisatiestructuur Functiebeschrijvingen Overlegvormen Opleiding en training Besturende processen Structureel verbeteren Omgaan met afwijkingen Klachtenafhandeling Interne audits Klanttevredenheidsonderzoek Managementcyclus Primaire processen Aanschaffen Onderhouden Bijdrage aan veiligheid Adviseren Kennis overdragen Wetenschappelijk onderzoek Ontwikkelen en vervaardigen Buiten gebruik stellen
Een certificatienorm stelt kaders voor de beheersing van risico’s
Slide 4
© 2011 DEKRA
Doet u wat de klant vraagt? • Medische afdelingen Er zijn risico’s op het raakvlak van medische technologie en medische afdelingen (verschillend management, verschillende belangen). Dienstverleningsovereenkomsten (DVO, SLA) bieden de mogelijkheid om beheersmaatregelen voor deze risico’s af te spreken. • Patiënten Risicomanagement o.a. betreffende veiligheid, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van medische hulpmiddelen maakt deel uit van procesmanagement en genoemde DVO’s. • Klanttevredenheid Het periodiek onderzoeken van de ervaringen van klanten is een goed hulpmiddel voor het onderkennen van (onderliggende) risico’s en het effectief verbeteren ervan, mits er een goed beleid is! Slide 5
© 2011 DEKRA
Het beleid bepaalt het kwaliteitsniveau en daarmee het risiconiveau Het • geeft kaders en richtlijnen voor beheersing. • geeft de te realiseren balans aan tussen de (soms strijdige) belangen die om behartiging vragen, zoals veiligheid en beschikbaarheid. • is afgeleid van en past binnen het ziekenhuisbeleid. • bepaalt de procesdoelen. Onderwerpen kunnen bijv. zijn: • veiligheid • deskundigheid • klantgerichtheid • snelheid • kostenbesparing • motivatie medewerkers Slide 6
© 2011 DEKRA
Het kwaliteitsniveau • bepaalt het imago (visitekaartje). • laat zien wat de organisatie kan en wil. • geeft aan waar de organisatie voor staat. • volgt uit de visie, krijgt vorm in het beleid en realiseert zich in de uitvoering van het werk.
Slide 7
© 2011 DEKRA
Processen geven betekenis aan risico’s ● Risicomanagement per proces ● Risico’s zijn verbonden met procesdoelen: Geen doel geen risico. ● Er is een oorzaak - gevolg keten van gekoppelde risico’s. “Risicoplaatsing” is van belang. ● Kans van optreden, het effect op de procesdoelen en de mogelijke hersteltijd voordat het effect manifest wordt bepalen de zwaarte van het risico. ● Processen beschrijven de omstandigheden waarbinnen de beheersmaatregelen werkzaam zijn. ● Processen bepalen (ook) de zwaarte van het restrisico (na beheersing).
Slide 8
© 2011 DEKRA
Processen geven een overzichtelijke indeling van het werk Een voorbeeld van een indeling van primaire processen: Aanschaffen
Bijdrage aan veiligheid
Identificatie en registratie van medische apparatuur
Adviseren
Acceptatie en ingebruikname medische apparatuur
Kennis overdragen
Medische apparatuur op proef ter beoordeling
Wetenschappelijk onderzoek verrichten
Beoordeling medische investeringen
Ontwikkelen en vervaardigen
Vervangingsadviezen
Buiten gebruik stellen
Onderhouden
Afkeuren medische apparatuur
Preventief onderhoud medische apparatuur
Opslag/Afvoer medische apparatuur buiten gebruik
Storingsmelding MTA Reparatiewerkzaamheden MTA Onderhoudscontracten medische apparatuur Vrijgave medische apparatuur na onderhoud / reparatie Bruikleenapparatuur
Slide 9
© 2011 DEKRA
Management van mensen •
“Menselijke” beheersmaatregelen voor risico’s zijn: •
Expertise instrumentatietechnicus
•
Expertise gebruiker
•
Training
•
Instructie
•
Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden
•
Slide 10
Het kwaliteitsmanagementsysteem geeft inzetten en het borgen van deze beheersmaatregelen aan.
© 2011 DEKRA
Management van middelen Het managen van medische hulpmiddelen zijn de primaire Processen van het kwaliteitsmanagementsysteem: •
Aanschaffen, testen, registreren en beheersen, vrijgeven, onderhouden, storingen herstellen, afkeuren en buiten gebruik stellen
Management van middelen volgens de norm ISO 9001:2008 heeft betrekking op: •
Beschikbaarheid ondersteunende middelen
•
Bekwaamheid personeel
•
Infrastructuur (gebouwen, procesuitrusting, ondersteunende diensten)
•
Werkomgeving, werkomstandigheden
Slide 11
© 2011 DEKRA
Meten van prestaties en fouten voor een juiste beoordeling (1) •
Prestatie-indicatoren signaleren de mate van beheersing van risico’s.
•
Zij geven de mogelijkheid om bedrijfsresultaten (bij) te sturen.
•
Acties indien een doelstelling niet is gehaald: •
Analyseren voor correcties
•
Analyseren voor corrigerende maatregelen (oorzaakanalyse, root cause analysis)
Slide 12
© 2011 DEKRA
Meten van het systeem voor een juiste beoordeling (2) •
Interne audits •
•
Nagaan in hoeverre hetgeen is vastgelegd overeenkomt met de werkelijke uitvoering en deze uitvoering effectief is. Een management review (directiebeoordeling)
•
•
Nagaan in hoeverre het kwaliteitsmanagementsysteem geschikt is voor het realiseren van het geformuleerde beleid en het nemen van maatregelen voor verbetering. Review van processen, werkinstructies
•
Slide 13
Nagaan in hoeverre de procesbeschrijving en de procesbeheersing nog passend zijn als bijdrage om het geformuleerde beleid te realiseren. © 2011 DEKRA
Voortdurend verbeteren (1) •
Bronnen voor verbetering (van de doeltreffendheid) zijn: •
Het kwaliteitsbeleid
•
Geconstateerde fouten, afwijkingen, gemelde incidenten
•
Ervaringen en oordelen van klanten, klachten
•
Testresultaten van medische hulpmiddelen
•
Uitkomsten van prestatie-indicatoren
•
Procesanalyses
•
Leveranciersbeoordelingen
•
Auditresultaten
•
Directiebeoordeling, realisatie doelstellingen
•
Verbetermaatregelen
•
Ad hoc suggesties, voorstellen
Slide 14
© 2011 DEKRA
Voortdurend verbeteren (2) •
Gebeurt structureel en stapsgewijs: •
Beoordelen verbetermogelijkheden
•
Inventariseren onderliggende risico’s
•
Waarderen geconstateerde risico’s
•
Bepalen, vaststellen en doorvoeren van verbetermaatregelen en het beheersen daarvan
•
Registreren van de resultaten van de getroffen maatregelen
•
Beoordelen van de doeltreffendheid van de getroffen maatregelen
Slide 15
© 2011 DEKRA
Conclusie •
Risicomanagement en het kwaliteitsmanagementsysteem gaan hand in hand:
•
Risicomanagement maakt het kwaliteitsmanagementsysteem doelmatig, transparant, doeltreffend en aansluitend bij de werkelijkheid.
•
Het kwaliteitsmanagementsysteem geeft structuur en borging aan het risicomanagement.
•
Samen bevorderen zij dat de ziekenhuis instrumentatietechnici hun beste bijdrage leveren aan de zorg in het ziekenhuis, als volwassen partners, en de aantoonbaarheid daarvan.
Slide 16
© 2011 DEKRA
Voor meer informatie
DEKRA Solution B.V. Kees van Putten, 026 356 2591 E-mail:
[email protected] Training voor risicomanagement in de zorg wordt door DEKRA verzorgd, meer informatie beschikbaar op; www.dekra.certification.com
17
Dank u voor uw aandacht!
