2011
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
Projekt: „Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy“ Reg. č. CZ.1.07/1.3.07/22.0004
1. OBSAH 1.
OBSAH ............................................................................................................................................. 2
2.
INFORMACE O ZPRACOVATELI ........................................................................................................ 3
3.
ÚVOD ............................................................................................................................................... 5
4.
CÍL STUDIE ....................................................................................................................................... 6
5.
SOUHRNNÉ INFORMACE O PRŮBĚHU REALIZACE PROJEKTU ......................................................... 7
6.
METODIKA ZPRACOVÁNÍ STUDIE .................................................................................................... 9 6.1.
Přípravná fáze .......................................................................................................................... 9
6.2.
Analytická fáze....................................................................................................................... 10
6.3.
Implementační fáze ............................................................................................................... 10
7.
SOUHRNNÉ VÝSLEDKY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘENÍ ....................................................................... 11 7.2.
Fundraising ............................................................................................................................ 13
7.3.
Komunikační a prezentační dovednosti ................................................................................ 30
7.4.
Týmová spolupráce, vedení týmu v projektovém řízení ....................................................... 48
7.5.
Projektové řízení.................................................................................................................... 64
7.6.
Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace ..................................................... 82
7.7.
Softwarové řízení projektu .................................................................................................... 95
7.8.
Příprava projektové žádosti, monitoring projektu .............................................................. 108
8.
PŘIPOMÍNKY KE VZDĚLÁVACÍM MODULŮM ............................................................................... 127 8.1.
Fundraising .......................................................................................................................... 127
8.2.
Komunikační a prezentační dovednosti .............................................................................. 129
8.3.
Týmová spolupráce a vedení týmu v projektovém řízení ................................................... 132
8.4.
Projektové řízení.................................................................................................................. 135
8.5.
Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace ................................................... 140
8.6.
Softwarové řízení projektu .................................................................................................. 146
8.7.
Příprava projektové žádosti, monitoring projektu .............................................................. 148
9.
Závěr ............................................................................................................................................ 151
10.
Seznam použitých informačních zdrojů .................................................................................. 152
11.
Seznam příloh .......................................................................................................................... 153
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
2
2. INFORMACE O ZPRACOVATELI Název:
LAPTUS s.r.o. rozvojová agentura
Právní forma podnikání:
společnost s ručením omezeným
Sídlo:
Křenova 438, 162 00 Praha 6
Pracoviště:
Dlouhá 32, 412 01 Litoměřice
Statutární orgán:
Jan Piegl - jednatel společnosti
IČ:
284 98 577
DIČ:
CZ28498577
Kontaktní osoba:
Mgr. Michaela Jindrová
Mail:
[email protected]
Telefon:
773 568 990
Společnost LAPTUS s.r.o. se zabývá dotačním, projektovým, personálním a marketingovým poradenstvím. Zaměřuje se na rozvojovou činnost v oblastech zavádění nových produktů, technologií, inovací a aktivit.
Spolupracujeme se širokým spektrem subjektů: se soukromými firmami, obcemi a městy, či školami,
vzdělávacími
institucemi
a
nestátními
neziskovými
organizacemi.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
3
Mezi hlavní aktivity společnosti patří: dotační poradenství v rámci Strukturálních fondů EU vzdělávání reklama, marketing a PR realizace a tvorba rozvojových dokumentů
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
4
3. ÚVOD V rozmezí let 2009 – 2011 došlo k úspěšné realizaci projektu Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy“ CZ.1.07/1.3.07/22.0004. Hlavní příčinou jeho potřebnosti byla především skutečnost, že Česká republika vstoupila od 1. ledna 2007 do nového programovacího období 2007-13. Období pro ni velice významného z hlediska objemu finančních prostředků, které mohla v tomto období z prostředků evropských fondů vyčerpat. Aby mohly subjekty z těchto prostředků úspěšně finanční podporu získat, bylo třeba je na tuto oblast připravit a odborně je vyškolit. Především v oblasti školství a nestátních neziskových organizací byla tato potřeba nejcitelnější. Operační programy zaměřené přímo na aktivity nestátních neziskových organizací (včetně vzdělávacích institucí a škol) nabídly a stále nabízejí možnosti pro rozvoj činností těchto subjektů. Pouze odborné zaškolení však těmto institucím mohlo umožnit, aby na tuto podporu dosáhly a naučily se nejen správně sestavit žádost o její poskytnutí, ale také osvojit si poznatky o správném naplňování klíčových aktivit projektů a jejich administraci.
Významnou skutečnost v oblasti využitelnosti získaných poznatků a jakousi nadstavbu přínosu projektu představuje fakt, že znalosti o projektovém řízení získané v průběhu realizace Projektu mohou jeho účastníci dále uplatnit nejen při čerpání prostředků z evropských fondů, ale při celé řadě dalších rozvojových aktivit, na které lze principy projektového managementu uplatnit.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
5
4. CÍL STUDIE Cílem této studie je přinést souhrnný přehled informací o aktivitách projektu „Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy“ CZ.1.07/1.3.07/22.0004 a jejich zhodnocení. Především si však tato studie klade za cíl přinést podněty umožňující rozpracování vzdělávacích modulů, které v rámci aktivit Projektu jako pilotní studijní materiály vznikly a umožnit tak jejich kvalitativní posun po jejich prvotním ověření v praxi. Podněty jsou ve studii rozpracovány dle dílčích vzdělávacích oblastí formou doporučení. Součástí Studie jsou dále výsledky dotazníkového šetření, které proběhlo mezi účastníky vzdělávacích modulů po skončení realizované výuky v rámci Projektu. Dotazníková šetření proběhla samostatně v rámci všech sedmi realizovaných vzdělávacích modulů.
Jejich
výsledky jsou v textu Studie rozpracovány nejprve graficky s následnou slovní analýzou. Cílem dotazníkového šetření byla především otázka, zda připravené vzdělávací moduly mají skutečný vzdělávací význam pro potřeby účastníků Projektu, poskytnou jim nosné informace nutné pro správné a efektivní řízení projektů a jsou tak připraveny pro další vzdělávání pracovníků vzdělávacích institucí a škol i v budoucnu.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
6
5. SOUHRNNÉ INFORMACE O PRŮBĚHU REALIZACE PROJEKTU Myšlenka realizace projektu vztahující se k projektovému řízení vzešla ze společenské objednávky základních a středních škol v Ústeckém kraji. Tyto instituce totiž správně vycítily velkou šanci, která se jim v programovacím období 2007 – 2013 otevřela a chtěly získat možnost podílet se na čerpání evropských prostředků pro rozvoj své činnosti. Projekt je z tohoto důvodu primárně zaměřen na pedagogické i nepedagogické pracovníky základních a středních škol Ústeckého kraje. Ze skupiny pedagogických pracovníků se konkrétně jedná o učitele a lektory. Skupinu nepedagogických pracovníků zastupovali zejména pracovníci ekonomických úseků škol. Cíl projektu tedy představuje úsilí o pilotní proškolení těchto pracovníků v oblasti projektového řízení, tak aby mohli následně samostatně zpracovávat projekty v rámci vlastních škol, případně přenášet poznatky o projektovém řízení prostřednictvím učebního procesu také svým žákům a studentům. V průběhu realizace vznikl jako hlavní výstup projektu soubor sedmi tematických komplexních studijních modulů, které byly z tištěné formy následně převedeny také do formy digitální. Především možnost využívat digitální formu materiálů se v průběhu realizace vzdělávacích aktivit ukázala jako velice přínosná. Hlavní osu projektu představoval soubor jeho klíčových aktivit, které lze přehledně shrnout následujícím způsobem: 1. Přípravná fáze 2. Tvorba studijních opor 3. Digitalizace studijních opor 4. Příprava a realizace vzdělávání pracovníků základních a středních škol 5. Závěrečná konference a zhodnocení projektu
Jednotlivé fáze projektu se vzájemně časově prolínaly a svými aktivitami tvořily komplexní celek. Výstupem Přípravné fáze byla především realizovaná Analýza znalostní úrovně Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
7
školských pracovníků v oblasti projektového řízení, která přinesla informace o stávající situaci v oblasti projektového řízení před začátkem realizace projektových aktivit. Tvořila tak jejich odrazový můstek. Tato studie byla součástí úvodní konference k Projektu, která se konala dne 4. 3. 2010 v Městském divadle Děčín. Konference si vytkla za cíl informovat o podstatě projektu, jeho aktivitách a přínosu pro pracovníky škol včetně prostoru pro diskuzi. Na základě zmapování vědomostní úrovně pracovníků školských institucí v oblasti projektového řízení, provedeného formou rozsáhlého dotazníkového šetření mezi cílovou skupinou Projektu, bylo poté již možné navrhnout zamýšlené studijní opory a zaměřit se na jejich rozpracování a specifikaci. Zásadním krokem při přípravě studijních opor s ohledem na jejich následné využití v praxi představovalo převedení studijních opor do digitální podoby. Takto připravené studijní opory zahrnující vždy tištěnou i digitální formu, poté již byly připraveny pro pilotní realizaci vzdělávacích modulů v praxi. Výuka byla realizována v rozmezí 2009 – 2010. V každém z kalendářních roků proběhla celkem čtyři dvoudenní soustředění realizovaná přibližně se čtyřtýdenním odstupem. Po skončení těchto vzdělávacích aktivit proběhla také závěrečná zahraniční studijní cesta do Štrasburku s cílem získat konkrétní poznatky z Evropského parlamentu jako centra dění EU. Celkem se tedy jednalo o devět vzdělávacích aktivit. Závěrečnou klíčovou aktivitu představuje uspořádání závěrečné konference k Projektu, shrnující výsledky a prezentující jeho přínos pro cílovou skupinu. Souhrnný časový harmonogram klíčových aktivit projektu Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy CZ. 1.07/1.3.07/22.0004 Klíčová aktivita
Časový rámec realizace
01 přípravná fáze
07/2009
02 tvorba studijních opor
03 2009 – 10/2010
03 digitalizace studijních opor
08/2009 – 01/2011
04 příprava a realizace vzdělávání pracovníků základních a středních škol 05 závěrečná konference, vyhodnocení a diseminace projektu
04/2009-09/2010
09/2010 – 06/2011
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
8
6. METODIKA ZPRACOVÁNÍ STUDIE Pro zpracování studie jsme použili následujících postupů: texty studijních opor – vzdělávacích modulů původní Analýza znalostní úrovně školských pracovníků v oblasti projektového řízení dotazníkové šetření provedené mezi CS pro získání zpětné vazby ohledně realizovaných vzdělávacích modulů veřejně dostupné zdroje, odborná literatura a zkušenosti našich pracovníků pro přípravu připomínek ke vzdělávacím modulům
Etapy realizace Následující harmonogram ukazuje jednotlivé etapy zpracování studie:
19.1.2011– 18.2.2011
•Přípravná fáze •Analytická fáze 12.1.2011 – 19.1.2011
•Implementační fáze •Předání finálního návrhu k oponentuře zadavateli
18.2.2011– 25.2.2011
25.2.2011 – 1.3.2011 •Zapracování připomínek •Předání finálního produktu zadavateli
6.1. Přípravná fáze V přípravné fázi práce na studii Analýza vzdělávacích modulů v rámci projektového řízení a jejich pilotního ověření v praxi jsme se zaměřili na shromáždění veškerých potřebných podkladů pro provedení efektivní analýzy – přípravu dotazníků k sedmi realizovaným
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
9
vzdělávacím modulům, metodiku hodnocení získaných dat, kompletaci textů vzdělávacích modulů v tištěné i digitální podobě, technické náležitosti.
V dané fázi byla vypracována úvodní část studie informující o základních charakteristikách projektu a jeho aktivitách pro získání jasné představy o průběhu projektu v předchozích dvou letech.
6.2. Analytická fáze V první části této fáze jsme se zaměřili na provedení dotazníkového šetření mezi cílovou skupinou. Respondenty tohoto dotazníkového šetření byli přímí účastníci vzdělávacích modulů, kteří dotazníky vyplňovali vždy po absolvování daného vzdělávacích modulu. Dotazník byl koncipován tak, aby vystihl význam vzdělávání pro účastníky jak z hlediska obsahového, tak z hlediska metodického přístupu.
V druhé části jsme se detailně zabývali texty jednotlivých vzdělávacích modulů, tak jak byly použity k výuce v rámci problematiky projektového řízení. Jednotlivá témata jsme posoudili jednak z hlediska kvantity obsažených informací tak i z hlediska jejich kvality. Zařadili jsme doplňující poznatky teoretického rázu a také metodická doporučení.
6.3. Implementační fáze V této fázi jsme výstupy naší analytické činnosti vycházející z realizovaného dotazníkového šetření a textů studijních modulů zpracovali do souborné podoby, předali zadavateli k oponentuře a zapracovali vzniklé připomínky do textu.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
10
7. SOUHRNNÉ VÝSLEDKY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘENÍ Na základě získaných dat v rámci realizovaného dotazníkového šetření (ukázka dotazníku je Příloha č. 1 této studie) jsme připravili souhrnné výsledky. Vzdělávání v rámci projektu Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy absolvovalo za dobu jeho realizace celkem 59 účastníků z celkově 43 škol. První běh vzdělávání se uskutečnil v podobě 4 soustředění v průběhu roku 2009, celkově se jej zúčastnilo 30 účastníků – zástupců celkem 25 škol, z čehož se jednalo o 14 základních škol a 11 středních škol. Druhý běh školení, realizovaný stejnou formou v roce 2010, absolvovalo 29 účastníků z 25 škol. Konkrétně se jednalo o 8 základních škol, 14 středních škol, 1 zástupce mateřské školy a 2 zástupce dětských domovů a školní jídelny. V druhém běhu se tedy podařilo kvalitativně rozšířit cílovou skupinu o zástupce dalších školských zařízení. Ke každému vzdělávacímu modulu byl připraven hodnotící dotazník. Dotazníkové šetření bylo provedeno u 24 pracovníků školských zařízení z Ústeckého kraje, kteří se zúčastnili vzdělávání v rámci Projektu. 7.1.
Metodika zpracování dotazníků:
V dotaznících měli respondenti hodnotit každou z otázek stupnicí od 1 do 5, kdy jednička znamenala nejhorší hodnocení a pětka hodnocení nejlepší. Pro účely zpracování dotazníků a jejich následného grafického vyjádření formou grafů byla použitá číselná stupnice od 1 do 5 převedena do slovního hodnocení pro lepší orientaci a srozumitelnost: 5 odpovídá hodnocení „Rozhodně ano“ 4 odpovídá hodnocení „Ano“ 3 odpovídá hodnocení „Spíše ano“ 2 odpovídá hodnocení „Spíše ne“ 1 odpovídá hodnocení „Rozhodně ne“
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
11
V poslední otázce každého dílčího dotazníku měli respondenti očíslovat jednotlivé části modulu stupnicí např. 1 – 5 podle důležitosti pro jejich osobní využití, kdy 1 byla nejdůležitější a 5 nejméně důležitá část. Při zpracování pak jednotlivé části modulu získaly bodové ohodnocení podle důležitosti, kterou respondenti uvedli (příklad: 1 – nejdůležitější získala 5 bodů, 2 – méně důležitý získala 4 body atd. až 5 – nejméně důležitá část získala 1 bod). Na základě bodového ohodnocení pak byla každá dílčí část vzdělávacího modulu převedena do grafického vyjádření.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
12
7.2. Fundraising
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
13
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
14
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
15
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
16
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
17
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
18
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
19
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
20
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
21
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
22
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
23
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
24
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
25
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
26
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
27
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
28
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
29
7.3. Komunikační a prezentační dovednosti
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
30
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
31
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
32
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
33
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
34
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
35
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
36
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
37
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
38
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
39
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
40
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
41
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
42
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
43
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
44
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
45
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
46
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
47
7.4. Týmová spolupráce, vedení týmu v projektovém řízení
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
48
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
49
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
50
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
51
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
52
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
53
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
54
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
55
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
56
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
57
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
58
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
59
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
60
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
61
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
62
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
63
7.5. Projektové řízení
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
64
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
65
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
66
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
67
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
68
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
69
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
70
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
71
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
72
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
73
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
74
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
75
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
76
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
77
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
78
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
79
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
80
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
81
7.6. Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
82
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
83
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
84
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
85
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
86
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
87
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
88
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
89
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
90
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
91
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
92
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
93
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
94
7.7. Softwarové řízení projektu
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
95
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
96
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
97
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
98
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
99
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
100
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
101
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
102
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
103
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
104
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
105
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
106
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
107
7.8. Příprava projektové žádosti, monitoring projektu
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
108
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
109
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
110
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
111
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
112
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
113
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
114
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
115
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
116
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
117
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
118
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
119
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
120
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
121
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
122
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
123
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
124
Výstupy z provedeného dotazníkového šetření souhrnně vypovídají o skutečnosti, že respondenti byli s průběhem a náplní kurzů velice spokojeni a to jak po obsahové tak po metodické stránce. Převážné většině respondentů vyhovoval přístup lektorů, který považovali za dostatečně individuální, nápaditý s množstvím informačních ilustrativních materiálů s praktickým významem. Pro většinu účastníků mělo absolvování vzdělávání osobní přínos, dobře zde byl podle jejich názoru vyvážen poměr mezi teorií a praxí. Vzdělávání bylo zaměřeno především na nové informace, nebylo tedy jen opakováním známého a pomohlo tak účastníkům skutečně rozšířit jejich vědomostní rozhledy. Jako nejdůležitější dílčí témata z realizovaných tematických školení byla účastníky prostřednictvím dotazníkového šetření vyhodnocena následující: Zdroje fundraisingu, postata fundraisingu Nejčastější chyby řečníků, příprava prezentace Metody práce v týmu, role v týmu Úvod do projektového řízení Ekonomika projektu, podstata a význam účetnictví Založení projektu, úkoly Projektový záměr OP VK Na základě námětů a připomínek přímých účastníků vzdělávání je ke zvážení promyslet především následující doporučení: K bloku Komunikace zařadit informace o facilitaci a asertivních technikách V oblasti týmové spolupráce věnovat více času praktickému nácviku Bloku Projektového řízení poskytnout větší hodinovou dotaci pro možnost hlubšího proniknutí do tématu V bloku Ekonomiky projektu se zaměřit na konkrétní vypracování rozpočtu
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
125
Další doporučení a možnosti kvalitativního rozvoje vzdělávacích kurzů jsou obsaženy v následující kapitole, která analyzuje vzdělávací moduly z pohledu nezávislých odborníků a poskytuje jejich reflexi.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
126
8. PŘIPOMÍNKY KE VZDĚLÁVACÍM MODULŮM Vzdělávání v rámci Projektu proběhlo celkem v 7 vzdělávacích okruzích, jejichž tematické vymezení je následující: Fundraising Komunikační a prezentační dovednosti Týmová práce a vedení týmu v projektovém řízení Projektové řízení Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace Softwarové řízení projektu Příprava projektové žádosti, monitoring projektu Následující řádky jsou věnovány detailnímu pohledu na jednotlivé vzdělávací moduly očima nezávislých odborníků. Tato kapitola společně s výsledky dotazníkového šetření podává komplexní zprávu a zpětnou vazbu o realizovaném vzdělávání v rámci Projektu.
8.1. Fundraising Modul „Fundraising“ je informačně dobře vystavěn. První kapitola „Fundraising“ rozvádí základní pojmy, které jsou pro pochopení tématu nezbytné (fundraising, marketing, dárcovství, sponzoring). Pro frekventanty kurzu je klíčové znát možné zdroje pro získání finanční dotace. Modul tyto možnosti přehledně uvádí, zůstává však na obecné rovině. Je žádoucí, aby bylo tomuto tématu věnováno více prostoru ve smyslu specifikace aktuálních grantových výzev jednotlivých institucí, evropských fondů, nadací, firem. Uvedení konkrétních příkladů umožní frekventantovi praktické uchopení tématu. Jako vhodný se jeví rozbor 2- 3 současných grantových výzev a jejich náležitostí. Samozřejmostí je podpora sdílení osobních zkušeností účastníků kurzu a odkazy na zdroje informací umožňující zjistit, jaké možnosti v oblasti fundraisingu (aktuální výzvy) existují. Velkou roli v oblasti fundraisingu hraje činnost nadací a nadačních fondů, účastníkům je možné jako doplňující pramen ke studiu doporučit zákon o nadacích a nadačních fondech.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
127
Zajímavou možností pro školy je navázání kontaktu s konkrétní firmou a na principu firemního dobrovolnictví udržovat blízký kontakt a spolupráci mezi školou a zvolenou firmou. Firemní dobrovolnictví je ve světě rozšířeným fenoménem, který zahrnuje mnoho forem podpory. Může se jednat o jednorázové dobrovolnické akce, kdy zaměstnanci firmy a vybrané NNO/školy spolupracují na zvoleném krátkodobém projektu. Formou „talentové banky“ předávají zaměstnanci firmy své specifické či odborné znalosti. Často využívanou formou je možnost rozvoje interpersonálních dovedností prostřednictvím „stínování“ pracovníků firem – tzv. mentoringu. Na základě příkladů dobré praxe je vhodné toto téma účastníkům blíže představit jako aktuální a světový trend v oblasti fundraisingu, možný k jejich využití. Modul příkladně vyzdvihuje význam osobní žádosti a osobního kontaktu, který funguje v oblasti fundraisingu jako klíčový. Téma je v textu přehledně zpracováno se sumou základních informací. Jako vhodné se jeví rozšíření o základní pravidla neverbální komunikace, které může žadatel při osobní schůzce využít. Velice žádoucí je praktický nácvik situací formou modelových situací se zpětnou vazbou ostatních účastníků, případně využitím kamery a společnou diskuzí nad natočenými sekvencemi. Pokud organizace usiluje o získání prostředků prostřednictvím fundraisingu, je třeba, aby si uvědomila, proč dárci peníze poskytují. Dárci mohou mít významný důvod. Mohou být osobně zainteresováni na výsledcích podpořené činnosti. Řídí se příkladem ostatních ve svém okolí, kteří peníze tímto způsobem dávají. Vědí, že jejich jméno bude viditelně propojeno s podpořeným projektem. Očekávají, že budou pravidelně informováni o činnostech organizace. Mají přesnou představu o tom, jak budou jejich peníze využity se zárukou efektivnosti a šetrnosti. Vědí, že se jim za darované peníze dostane slov díků. Chuť dávat peníze vychází hned z několika důvodů, které je výhodné s účastníky kurzu probrat a poskytnout jim tak pohled z opačné strany – očima dárce – kterého potřebují zaujmout. V oblasti fundraisingu existují zvláštnosti v právních a daňových aspektech pro skupiny ziskových a neziskových organizací. K výuce je proto vhodné připojit alespoň stručný exkurz darovací a sponzorskou smlouvou a smlouvou o zápůjčce ve formě vzorů smluv a rozboru jejich náležitostí.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
128
Při realizaci fundraisingu v praxi, které se věnuje druhá kapitola vzdělávacího modulu, je nutné vyzdvihnout především etický aspekt fundraisingu. Vždy se jedná o práci s veřejností či její částí, která se zakládá na pozitivní PR a důvěryhodném image organizace ve společnosti. V současné době značně narostl význam on-line fundraisingu, jehož etickému kodexu se kapitola věnuje. Důležitou roli však stále hraje „klasická“ forma fundraisingu s vlastními etickými kodexy, které je proto vhodné pro úplnost tématu do kapitoly doplnit, případně s oběma kodexy pracovat komparativní metodou a diskutovat o důvodech jejich rozdílností. Velice přínosné jsou pro účastníky kurzu praktické typy uvedené pro oblasti používání e-mailu při komunikaci s jejich přispěvateli (umožnění vždy se odhlásit z mailing listu, neposílat nevyžádané emaily či spamy, atd.) Žádoucím prvkem modulu je praktický rozbor konkrétních zkušeností jednotlivých účastníků, diskuze nad eticky náročnými situacemi pro podporu a aktivizaci jejich fundraisingových činností.
8.2. Komunikační a prezentační dovednosti Modul „Komunikační a prezentační dovednosti“ je přehledně rozdělen do tří kapitol. První kapitola „Komunikace a komunikační dovednosti“ se detailně zabývá teoretickým ukotvením tématu. Text by však bylo vhodné uchopit přehlednější formou s využitím grafických znázornění (schéma komunikačního procesu – viz níže).
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
129
Pro přehlednost je také důležité zachovat logický sled tématu: obecné definice, dělení komunikace a jednotlivé druhy komunikace (text se nejprve věnuje verbální komunikaci, neverbální komunikaci, metakomunikaci a poté se opět vrací k tématu dialogu jako významné formě verbální komunikace, což může být pro některé účastníky matoucí. Obsahově je oddíl o verbální komunikaci velice dobře zpracován včetně pravidel efektivního naslouchání. Je žádoucí doprovodit text technikami pro nácvik efektivního naslouchání. Významný
aspekt
v komunikaci
představuje
empatie,
schopnost
vcítění
se
do
komunikačního partnera a jeho sdělení – proto by téma empatie nemělo v textu chybět. Pro úplnost je vhodné doplnit rizikové faktory verbální komunikace (role stereotypů, předsudků, efekt prvního dojmu, halo efekt,...), se kterými se lidé setkávají v každodenní sociální interakci a na které je třeba dát pozor. Druhy komunikace je možné také prakticky rozpracovat ve skupinách (silné a slabé stránky, využití ve společnosti, apod.) a téma verbální komunikace tak shrnout a to v závislosti na časových možnostech kurzu. Oblast neverbální komunikace představuje rozsáhlé téma. Kromě prostorové, zrakové komunikace a gestikulace je vhodné doplnit téma o oblasti: haptiky (řeč dotyku, např. stisk ruky) posturologie (poloha těla – např. zkřížené ruce) kinetiky (pohyb jako výraz, např. chůze) mimiky (řeč tváře – např. pohled, grimasy) Velkou roli v neverbální komunikace hrají kulturní odlišnosti komunikujících partnerů. Výrazné jsou tyto rozdíly např. mezi euroamerickými a asijskými národy (teritorialita, gestikulace, apod.) a je třeba na ně proto upozornit. Druhá kapitola vzdělávacího modulu je zaměřena na konflikty a jejich řešení. Přehledně definuje konflikt včetně jeho pozitivních i negativních aspektů a základní přístupy k řešení konfliktu. Vzhledem k pětihodinové časové dotaci je žádoucí téma hlouběji rozvinout. Konflikt je přirozenou součástí lidské interakce, a pokud je dobře zvládnut, má pozitivní vztah na mezilidské vztahy. Subjekty, které nejsou schopné řešit své konflikty, dřív nebo později zanikají. Na rozdíl od nepříliš vhodných a efektivních metod řešení konfliktů jako jsou např. pasivita, násilí existuje řada efektivních metod, které lze označit jako řešení konfliktů jednáním. Mezi ně patří vyjednávání, kdy je spor řešen přímým jednáním protistran
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
130
prosazující své zájmy, mediace (řešení za účasti neutrální osoby – mediátora, který odpovídá za procesní stránku jednání), projednávání a facilitace (osoba facilitátora). Je možné blíže specifikovat téma mediace, které patří mezi užívané techniky řešení konfliktů v osobní i pracovní rovině. Nabízí se v případě, že dojde k selhání vyjednávání – vzájemná komunikace selže, účastníci sporu nejsou schopni oddělit vztahové aspekty konfliktu od těch věcných (tz. depersonifikace problému). Protistrany mají zcela odlišný pohled na základní věci – např. odlišné kulturní návyky. Velice vhodným nástrojem pro pochopení jsou modelové situace a přímý nácvik role mediátora v praxi – v jednodušších případech totiž dostačuje, pokud jako mediátor zasáhne manažer (ředitel). Profesionální mediátor bývá najímán až ve složitějších případech. Způsob, jakým člověk přistupuje k řešení konfliktů, vychází především z jeho psychologických a osobnostních charakteristik a zkušeností. S účastníky kurzů je proto možné dále rozebrat pět základních stylů řešení konfliktů: želva (únikový styl), žralok (soupeřivý styl), medvídek (přizpůsobivý styl), liška (kompromisní styl) a sova (integrační styl) a zvážit vhodnost jejich využití. Třetí a zároveň závěrečnou část modulu tvoří kapitola Prezentační dovednosti. Obsahově je kapitola velice dobře uchopena – od definice prezentace, přípravy prezentace přes pravidla pro mluvené projevy a nejčastější chyby řečníků po tipy pro úspěšnou prezentaci. Pro zefektivnění praktického přínosu je ke zvážení rozšířit kapitolu o návrhy relaxačních technik jako forem zvládání trémy. Sem spadají především dvě velké skupiny relaxačních technik. Technikami autosugesce si jedinec vrývá do vědomí (i nevědomí), co potřebuje. Nejznámější technikou je pravděpodobně autogenní trénink. Metody řízené imaginace pomáhají odvést pozornost a umožňují mírnit narůstající pocit napětí. Opět je možné věnovat se přímo praktickému nácviku zvolené relaxačních techniky, pokud to časové možnosti kurzu umožní.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
131
Nejvhodnější formou nácviku prezentačních dovedností je samotná praxe. Proto tato část vzdělávacího modulu vyžaduje co nejvíce prostoru věnovanému samotnému prezentování a poskytování zpětné vazby účastníkům k jejich prezentačním schopnostem.
8.3. Týmová spolupráce a vedení týmu v projektovém řízení Modul „Týmová spolupráce a vedení týmu v projektovém řízení“ je rozdělen do tří kapitol. V první kapitole nazvané „Týmová spolupráce“ je vyzdvižen význam personálního obsazení projektového týmu s důrazem na pozici vedoucího projektu. Ukotvení tématu v teorii metod vedení uvádí autokratický a demokratický styl vedení. Aby bylo ukotvení úplné, je třeba téma doplnit dále o styl liberálního vedoucího a dále styl participativního jednání. Dále je důležité vyzdvihnout skutečnost, že dobrý vedoucí pracovník umí volně přecházet mezi jednotlivými styly podle a pružně tak reagovat na měnící se podmínky situace. Do obsahu je vhodné zařadit více grafických znázornění ilustrujících probírané téma – například schéma typů projektového lídra (viz níže) pro různé druhy projektů na základě dvou os (osobní charakteristiky vhodné pro projektový management).
pozn. termín „adhokracie“ značí volné pružné prostředí Metody týmové práce - ©4 Euro Partners s.r.o., 2006
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
132
Přínosné je vyzdvihnout typy vedoucích týmu podle zastoupení jejich introverze/extroverze a smyslovosti/intuice.
Metody týmové práce - ©4 Euro Partners s.r.o., 2006
Kapitola přehledně vysvětluje požadavek „SMART“ týkající se cílů, které si musí projektový tým umět nastavit a následně je plnit. Problematiku image projektového manažera je možné více rozpracovat formou diskuze s odkazem na Etický kodex manažera uveřejnění na stránkách, který je uveřejněn na webových stránkách Společenské odpovědnosti firem. Druhá kapitola nazvaná „Tým jako druh pracovní skupiny“ jasně vymezuje specifika pracovních skupin a zdůrazňuje důležitost existence společného cíle pro efektivní fungování týmu jako pracovní skupiny. Je účelné doplnit text o pojem synergického efektu, který způsobí, že jednotliví členové skupiny mezi sebou přestávají soutěžit a veškerou svou energii koncentrují na „boj“ s konkurencí vně organizace. Při fungujícím synergickému efektu dále platí, že úspěch jednoho člena týmu je považován za úspěch celého týmu – nikoli úspěch jednotlivce ohrožující ostatní. Odborná literatura (Plamínek, 2000) udává, že vznik synergického efektu přeměňuje pracovní skupinu na kvalitativně vyšší stupeň, o které hovoří právě jako o týmu. Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
133
Kapitola dále uvádí poznatky o rolích členů projektového týmu, které přímo vychází z poznatků Dr. Meredith Belbin. Její teorie stanovuje 8 (9) základních rolí, které je třeba obsadit pro efektivní fungování týmů. Text role definuje. Vzhledem k osmihodinové časové dotaci kurzu je však možné proniknout do tématu hlouběji a poskytnout účastníkům samotný test týmových rolí, aby sami zjistili své role v týmu a tak lépe pochopili jejich fungování. Poznatky z testu je možné následně ověřit praktickou technikou nácviku týmové práce s volbou dle vlastního uvážení. Závěrečná kapitola modulu, nazvaná Efektivní práce, je zaměřena na vývojová stádia týmu s typickými činnostmi, které je charakterizují. Přehledně informuje o standardech projektových týmů jako nezbytných opěrných bodech jejich činnosti a dále o faktorech, které podporují nebo naopak zeslabují soudržnosti týmu. Dobře teoreticky uchopené téma je třeba posunout do praktické roviny. Sami účastníci mohou společnou diskuzí zhodnotit týmovou práci, se kterou mají osobní zkušenost a své zkušenosti srovnat. Okrajově je možné zmínit téma firemní kultury a jejích specifických znaků, které posilují koherenci týmové práce, případně problematiku etických kodexů organizací s konkrétními příklady etických kodexů dostupných na webových stránkách. Téma je vhodné doplnit o konkrétní pravidla dobrého člena týmu – týmového hráče. Efektivní variantou je téma rozebrat společně se skupinou a společně je vytvořit. Jedná se především o následující pravidla (Metody týmové práce - ©4 Euro Partners s.r.o., 2006): sdílet odpovědnost za efektivitu skupiny připravovat se na schůzky omluvit se, pokud nemůžeme na schůzku přijít sebedisciplína uvědomovat si vlastní neverbální projevy brát na vědomí názory ostatních rozvíjet dobré komunikační dovednosti nechat si vysvětlit nejasné body plnit své úkoly při řešení sporů používat rozum oprostit se od osobních otázek v debatě
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
134
být dobrý pozorovatel Alternativně je možné stejnou metodou sestavit „desatero dobrého týmu“ (Plamínek, 2000) 1. Má srozumitelné cíle, se kterými se jeho členové identifikují a které je proto dokážou motivovat. 2. Má přiměřenou velikost – takovou, která umožňuje, aby se lidé mezi sebou individuálně znali. 3. Jeho členové mají dobře rozdělené role – tak, aby existujících rozdílů mezi nimi bylo využito k vytváření synergie. 4. Jeho účinnost je úspěšně koordinována uznávanou vůdčí osobností nebo společným úsilím členů. 5. Jeho členové spolu pravidelně, otevřeně a přímo komunikují. 6. Mezi jeho členy je důvěra a jistota vzájemné podpory. 7. Jeho členové mají schopnost kritického uvažování a společného poučení z vlastních chyb. 8. Jeho členové umějí registrovat a využívat své úspěchy a společně se z nich radovat. 9. Má dobrou schopnost rozložit pozornost mezi dosahování výsledků , zdokonalování procesu spolupráce a uspokojování individuálních potřeb svých členů.
10. Dosahuje dobrých výsledků, plní stanovené cíle, prostě: má úspěch. V závěrečné kapitole modulu je dobré vyzdvihnout význam zpětně vazby jako projektové techniky zajišťující efektivní fungování týmu. Jejím jádrem je pravidlo „popsat, ale nehodnotit“. Zpětná vazba zprostředkovává vlastní dojem, popisuje konkrétní jednání osoby – ne však osobu samotnou. Osoba poskytující zpětnou vazbu nejprve zprostředkuje pozitivní ohlasy, poté kritické a na závěr opět ty pozitivní (tzv. metoda sendviče + - + ). Obsah zpětné vazby je přísně důvěrný.
8.4. Projektové řízení Vzdělávací modul „Projektové řízení“ je rozdělen do čtyř kapitol, ve kterých se postupně věnuje tématům projektových činností, specifik projektu, fází projektu a projektových cílů. Úvod přehledně vymezuje pojem projektu a uvádí krátkou sondu do historie projektového
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
135
řízení. V textu je zahrnuta zmínka o metody Total Quality Management, kterou je vhodné vzhledem k její komplexnosti více specifikovat, případně alespoň odkázat na prameny k dalšímu studiu. Projektový trojúhelník jako základní schematické znázornění základen projektového managementu tvoří základní plán projektu, což z textu není úplně patrné a je třeba na tuto skutečnost při výuce poukázat.
V druhé kapitole se modul věnuje definici projektové činnosti a charakteristickým rysům projektu. Kapitolu je vhodné rozšířit alespoň stručně o příklady organizačních struktur, se kterými je možné se v rámci projektového řízení setkat. S organizační strukturou úzce souvisí jednotlivé pozice v projektovém týmu (hlavní manažer, finanční manažer, asistent manažera, koordinátor,...), které je třeba hned v začátku projektu stanovit a vydefinovat tak povinnosti a kompetence jednotlivých členů týmu. Obsazení projektového týmu je dáno především odborností vzhledem k požadovanému výkonu, dostupností v času vzhledem k nastavenému harmonogramu a v neposlední řadě také náklady na výkon činnosti, které jsou jasně vymezené rozpočtem projektu.
Třetí kapitola se detailně věnuje životnímu cyklu projektu, podrobně rozebírá jednotlivé fáze. V úvodu je možné téma rozšířit o základní úvahu na téma životních cyklů projektu a jejich přínosu. Každá fáze projektu definuje, jaká práce má být v určitém období rozvoje projektu vykonána. Každá fáze je charakteristická svými konkrétními výstupy, které jsou následně ověřovány a hodnoceny, stejně tak jako osobami, které se do projektu v daném časovém úseku zapojují. Pro ilustraci životního cyklu je možné využít grafická znázornění typického průběhu čerpání nákladů projektu, případně typického nasazení lidských zdrojů.
V předprojektové fázi dochází k vytvoření podnikatelského záměru. V tomto momentu je vhodné vyjít z praktických ukázek. Projektové fáze projektu jsou v textu kapitoly velice detailně rozebrány. Ve výčtu „podfází“ tohoto úseku je však třeba dělení fází projektů srozumitelněji vyznačit a navázat na text, který za dělením následuje. Vyjasnit tedy, že podfáze a – e patří do plánování, podfáze f patří do realizační části projektu a fáze g-h, které projekt ukončují a vyhodnocují – patří tedy do fáze poprojektové. Iniciace projektu je v prostředí škol úzce spojena se strategickým plánováním škol. Na semináři je tedy možné věnovat se alespoň okrajově strategickým plánům škol a autoevaluaci. Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
136
Pro praktičtější zaměření této části modulu je ke zvážení, zda do textu nezakomponovat spíše procesní model projektového managementu. Zahrnuje následující skupiny procesů: iniciace a zahájení projektu, plánování projektu, vlastní řízení v průběhu projektu – koordinace, monitorování a kontrola a uzavření projektu. Toto dělení přináší ucelený pohled na jednotlivé fáze projektu, které jsou svoji konkrétností snáze uchopitelné a využitelné. Přehledným způsobem je zde poté možné doplnit základní dokumenty, vstupy a výstupy jednotlivých fází (Svozilová 2006) a v diskuzi je společně převést na prostředí škol.
Skupina procesů
Iniciace a zahájení projektu
Vstupy
Výstupy
• strategické cíle podniku
• Zakládající listina projektu
•hlavní faktory
•Předběžná definice předmětu
podnikatelského prostředí
projektu
•lidské zdroje podniku
•dokumentace k nákupu (při
•finanční a materiální zdroje
pořízení projektu z vnějšího
podniku
prostředí)
•podniková kultura
•hodnotící kritéria výběru
•podnikové systémy
dodavatele
•soubor podnikových procesů •podniková pravidla a metodiky •historické informace •souhrn znalostí a zkušeností podniku •popis práce, která má být provedena •rozsah pověření sponzora projektu
Plánování projektu
• Zakládající listina projektu
•Definice předmětu projektu
•Předběžná definice předmětu
•Plán projektu
projektu
•dohody a kontrakty pro snížení rizik •dohody a kontrakty pro nákup
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
137
a subdodávky •dokumentace k nákupu subdodávek •hodnotící kritéria výběru subdodavatele
Řízení a koordinace
•Plán projektu
•výstupy projektu
projektových prací
•Definice předmětu projektu
•požadované změny
•schválené změny
• provedené změny
•schválené nápravné akce
•provedené nápravné akce
•schválené preventivní akce
• provedené preventivní akce
•schválené zprávy o opravách
•provedené opravy •hlášení o provedené práci
Monitorování a kontrola
•Plán projektu
•schválené změny
• Definice předmětu projektu
•odmítnuté změny
•schválené výstupy projektu
•schválené nápravné akce
•požadované změny
•schválené preventivní akce
•provedené změny
•schválené zprávy o opravách
•provedené nápravné akce
•Plán projektu – aktualizace
•provedené preventivní akce
•Definice předmětu projektu –
•provedené opravy
aktualizace
•hlášení o provedené práci
•doporučené nápravné akce •doporučené preventivní akce •souhrnné zprávy o stavu projektu •výhledy •ověření výsledků oprav •schválené výstupy projektu
Uzavření projektu
•Plán projektu, včetně
•schválený produkt, služba
pozdějších aktualizací
nebo jiný výsledek projektu
•Definice předmětu projektu,
•uzavřený kontrakt
včetně pozdějších aktualizací
•soubor podnikových procesů –
•schválené změny
aktualizace
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
138
•odmítnuté změny
•administrativní uzavření
•schválené nápravné akce
projektu -dokumentace
•schválené preventivní akce •schválené opravy •doporučené nápravné akce •doporučené preventivní akce •souhrnné zprávy o stavu projektu •ověření výsledků oprav •schválené výstupy projektu
Dále je přínosné zdůraznit důležitost systémového přístupu při řízení projektů. Jednotlivé procesy na sebe navazují, prolínají se a vzájemně na sebe působí. Úspěch projektu je tedy do velké míry odvislý od stupně integrace jednotlivých aktivit do fungujícího celku. Závěrem je možné završit modul tématem nejčastějších problémů při řízení projektů. V první fázi je možné čerpat ze zkušeností účastníků kurzu. Poté lze téma shrnout výčtem obvyklých příčin. Ve fázi iniciace se může jednat například o volbu špatné cenové strategie, která následně ovlivní všechny další fáze. Stejně negativní vliv mají i špatně nastavené cíle. Při plánování je rizikem nejasná či nedostatečná formulace cílu Definice předmětu projektu. Nedostatkem je také špatné posouzení rizik projektu či jejich opomenutí. Ve fázi koordinace a řízení je rizikovou především oblast komunikace – např. nezvládnutí objemné komunikace, špatné rozdělení odpovědností, pomalé rozhodování, apod. Při monitorování a kontrole může negativně působit nepravidelnost či nedůslednost prováděných kontrol či špatně navržená korekční opatření. I fáze uzavření projektu může být riziková – např. při podcenění závěrečných, ukončovacích prací. Ve třetí kapitole se obsah modulu zaměřuje na projektové cíle. Zde se účastníci učí zpracování návrhu projektu. Je zde navržen jasný postup přípravy návrhu projektu s přehledným rozpracováním jednotlivých fází. Informačně je kapitola dobře a přehledně zvládnuta. Téma efektivně rozvedou doplňující materiály – např. praktické ukázky studie proveditelnosti, analýzy rizik, apod. Téma modulu projektového řízení uzavírá výuka práce s MS Power Point – softwarovým nástrojem pro zpracování prezentací projektu. Tato ryze prakticky zaměřená část výuky je Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
139
nastavena
formou
samostudia
prostřednictvím
bezplatných
internetových
kurzů.
Třicetihodinovou dotací je tématu věnováno dostatek prostoru pro osvojení základních dovedností, vhodné je umožnit účastníkům možnost konzultace.
8.5. Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace Vzdělávací modul „Účetnictví, ekonomika projektu příspěvkové organizace“ představuje rozsáhlý soubor informací nezbytných pro zvládnutí tématu projektového řízení. Vedle věcné části je finanční část řízení projektů velmi důležitým aspektem projektového managementu, bez kterého nelze projet úspěšně realizovat. Úvod modulu je zaměřen na zvládnutí základní terminologie jako úvodu do ekonomické problematiky a porozumění jejím základním pojmům. Pozornost je věnována pojmu oběžný majetek, který text dále rozvádí z hlediska struktury zásob, zásobovací činnosti a pohybu materiálu. Text je přehledně členěn s množstvím definic a příkladů. Následuje téma dlouhodobého majetku a rozvedení jeho základního členění na dlouhodobý majetek hmotný, nehmotný a finanční včetně uvedení konkrétních příkladů, které dobře ilustrují, co do které ze skupin skutečně patří. Každý projekt má své náklady a výnosy, je tedy třeba se v textu věnovat i těmto základním ekonomickým kategoriím. Především náklady představují často členěnou ekonomickou kategorii při řízení projektů. Text uvádí základní členění na náklady materiálové, mzdové a finanční. V rozpočtu projektu OPVK se příjemce setkává s jinými kategoriemi nákladů, které jsou přehledně členěny do osmi kapitol a dále se dělí na náklady přímé a nepřímé. Těm je však věnována bližší pozornost v tématu kapitol rozpočtu projektu, kterému se vzdělávací modul, vzhledem k jejich důležitosti, věnuje v dalším textu. Téma nákladů je v textu dobře teoreticky ukotveno a graficky zvládnuto. Kapitola dále podrobně rozebírá další ekonomické kategorie, kterými jsou aktiva a pasiva jako součást ekonomické rozvahy (bilance). Bez zvládnutí těchto ekonomických kategorií není možné při studiu pokračovat dál. Je třeba skutečně ověřit porozumění učivu ze strany frekventantů kurzu. Do základní terminologie je zahrnut ještě pojem financování, který kapitola opět podrobně rozebírá. Text je přehledně členěn a srozumitelně obsahově vystavěn. Uvádí členění financování a jeho rozpracování na financování z vlastních a cizích
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
140
zdrojů. Zde je vhodné doporučit téma zdrojů ke společné diskuzi a společné zvažování jejich kladných a negativních stránek v oblasti školství. Kromě zdrojů je možné dělit financování také z hlediska času. U krátkodobého financování chybí údaj pro bod 3, který je v textu pouze vyznačen, není však už obsahově doplněn. Vhodná je diskuze nad jednotlivými typy financování – krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé – a volbě adekvátních variant pro oblast školství. Úvod do problematiky uzavírá téma úvěrů, kde jsou velice vhodně doplněny podmínky uzavírání smlouvy o úvěru z hlediska získání informací, úvěrové analýzy, uzavření smlouvy, kontroly dodržování podmínek úvěrové smlouvy a klasifikace úvěrů podle míry rizika. Jednou z prvních podmínek, kterou musí úspěšný žadatel o finanční podporu naplnit, představuje zřízení samostatného účtu projektu. Při zacházení s tímto účtem poté musí postupovat v souladu s aktuální Příručkou pro příjemce a zabránit tak postihům, které plynou z porušování pravidel rozpočtové kázně. Tuto skutečnost je třeba v textu zdůraznit. Dále je nutno před navázáním na další téma vyzdvihnout význam rozpočtu projektu, který je nedílnou součástí právního aktu mezi poskytovatelem podpory a příjemcem. Pro správné a včasné čerpání z projektového účtu je vhodné doporučit frekventantům zpracování plánu čerpání projektového rozpočtu, který jim bude následně sloužit jako pomůcka pro správné a včasné čerpání jednotlivých položek rozpočtu a pomůže vyhodnotit, zda bude třeba nějaké změny v rozpočtu, a naplánovat potřebná výběrová řízení. Další důležitou informací, kterou je v textu potřeba zmínit, představuje skutečnost, že žadatel nemá ve vyúčtování projektu nárok na částku, která nebyla v průběhu realizace projektu vyčerpána. Rozsáhlejší tematickou část představují způsobilé výdaje, které může příjemce dotace hradit z prostředků OP VK. Text nejprve specifikuje náležitosti tzv. způsobilého výdaje, které musí být ze strany příjemce dotace splněny. V následující části poté rozebírá jednotlivé kapitoly rozpočtu projektu dle jednotlivých kategorií. Jedná se o: 1. Osobní výdaje související s realizací projektu 2. Cestovní náhrady související s realizací projektu 3. Zařízení související s realizací projektu 4. Místní kancelář 5. Nákup služeb souvisejících s realizací projektu
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
141
6. Stavební úpravy související s realizací projektu 7. Přímá podpora 8. Výdaje vyplývající přímo ze Smlouvy/Opatření/Rozhodnutí Ke studiu tématu je studentům vhodné doporučit aktuální Příručku pro Příjemce finanční podpory z OP VK (Operační program vzdělávání a konkurenceschopnost). Je nutné upozornit na potřebu sledovat webové stránky zprostředkujícího subjektu a hlídat si aktualizace Příručky a dalších dokumentů, které projektové řízení často významně ovlivňují. Obsahová stránka tématu je v textu dobře pokryta. Pro praktické uchopení učiva je dobré pracovat s konkrétními rozpočty již proběhnutých projektů, případně s rozpočty projektů, v nichž se účastníci aktuálně pohybují. Další část kapitoly je věnována nepřímým nákladům, které tvoří významnou část rozpočtu projektu. Na úvod je vhodné zdůraznit rozdíl mezi přímými a nepřímými náklady. Dále je dobré věnovat velkou pozornost konkrétním příkladům nepřímých nákladů, tak aby jejich podstatu účastníci skutečně pochopili. Důležitý je fakt, že výše nepřímých nákladů se přímo odvozuje od výše přímých nákladů a je tedy třeba rozplánovat a sledovat, jakým způsobem dochází k čerpání z projektového účtu, aby nedošlo k porušení pravidel rozpočtové kázně. Analogicky ke způsobilým výdajům text obsahuje také informace o výdajích, které nelze hradit z projektových prostředků – tzv. nezpůsobilých výdajů. Pokud tedy vzniknou, jsou hrazeny z prostředků příjemce dotace z vlastních zdrojů. Frekventantům je potřeba zdůraznit, že nezpůsobilé výdaje jsou také výdaje nevynaložené v souladu s cíli projektu a nejsou pro jejich dosažení nezbytné. Pro způsobilost výdajů je nutné zachovat zásady přiměřenosti, hospodárnosti a efektivnosti v souladu s platnou evropskou nebo českou legislativou a dbát také na časový rámec čerpání. Konkrétní příklady nezpůsobilých nákladů jsou v textu jasně vymezeny. Projekt je systém plný celé řady procesů, které na sebe vzájemně působí a ovlivňují se. Není proto neobvyklým jevem, pokud je třeba udělat v rozpočtu změnu. Účastníkům je však nutné zdůraznit, že změny je možné realizovat pouze ve stanovených mezích a za dodržování určitých podmínek. V případě tzv. nepodstatné změny (přesun v rámci jedné kapitoly rozpočtu /mezi kapitolami do výše 15%/ vytvoření nové položky případně její
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
142
zrušení) není potřeba změnu dopředu ohlašovat a stačí její provedení oznámit v textu Monitorovací zprávy za období, ve kterém k ní došlo. I v tomto případě je však vhodné účastníkům doporučit konzultace u poskytovatele (nejčastěji KÚ), které mohou pomoci předejití výskytu vážnějších problémů. Pouze v kapitole osobních nákladů nelze objem schválených financí navyšovat vůbec. Podstatné změny projektu text modulu jasně definuje, rozšíření účastníkům poskytne aktuální Příručka pro Příjemce. Na tomto místě je nutné zdůraznit skutečnost, že platnost podstatné změny nastává až od data podepsání Dodatku ke smlouvě. Při finančním řízení projektu patří mezi stěžejní povinnosti příjemce vedení účetnictví projektu, řádně oddělené od účetnictví organizace (např. samostatným účetním střediskem). Dále je účastníky potřeba upozornit na nutnost oddělit v účetnictví přímé a nepřímé náklady tak, aby mohli poskytovateli dotace jasně vykázat jejich čerpání. Při čerpání projektových peněz platí zvláštní pravidla pro faktury i originály, stejně jako pro objednávky i smlouvy. Účastníkům je vhodné doporučit revizi vlastních interních předpisů, ve kterých by jako příjemci měli mít dobu archivace do roku 2025, nastavený vnitřní kontrolní systém projektu a podpisové vzory a limit projektové pokladny (pokud je zřízena). Oblast projektového řízení, která je často chápána jako problematická, představuje téma zadávání zakázek z prostředků OP VK. Tato problematičnost spočívá v celé řadě náležitostí, které musí zadavatel zakázek splnit a být také schopen je vykázat. Zákon č. 137/ 2006 SB. o veřejných zakázkách postupy a náležitosti definuje – a do této skupiny zadavatelů patří vedle měst a obcí právě školy. Okrajově je třeba zmínit, že pro ostatní subjekty, na které se nevztahuje výše jmenovaný zákon (NNO, právnické osoby, sdružení,…) platí Závazné pokyny pro zadávací řízení OP VK. V této části výuky je určitě vhodné zjistit míru informovanosti a zkušenosti účastníků a odkázat je na nosné informační zdroje. Obsahově je kapitola kvalitně vystavěna s dobrou logickou provázaností – předmět zakázky (dodávky, stavební práce, služby), stanovení předmětu zakázky a stanovení předpokládané hodnoty zakázky. Text dobře vyzdvihuje důležité pravidlo, které zakazuje dělit předmět jedné zakázky – posuzováno jako porušení rozpočtové kázně.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
143
• zakázky malého rozsahu (mimo rámec zákona o veřejných zakázkách) TYP A
do 200 000,00 Kč bez DPH
TYP B
200 000,00 Kč – 800 000,00 Kč bez DPH
TYP C
800 000,00 Kč – 2 000 000,00 Kč bez DPH
Pro každý je charakteristický konkrétní postup. U typu A postačuje dodavatelem potvrzená objednávka bez nutnosti uzavřít smlouvu. U typu B je již nutná písemná výzva k podání nabídek aspoň 3 dodavatelů s minimální lhůtou 9 kalendářních dnů a písemná smlouva s dodavatelem. Typ C vyžaduje nabídky alespoň 5 dodavatelů s minimální lhůtou podání nabídek 10 dní. Zde je povinností uveřejnit oznámení o VŘ na stránkách zadavatele. Hodnocení nabídek provádí minimálně 3členná komise. Uzavřená písemná smlouva s dodavatelem je opět nutností. Frekventantům je nutné zdůraznit, aby při zadávání VŘ postupovali absolutně v souladu se Závaznými pokyny pro zadávací řízení OP VK a drželi se doporučení Příručky pro příjemce. Zakázky s vyšší hodnotou se již zcela drží litery zákona o veřejných zakázkách. Jedná se o následující zakázky: Typ D
2 000 000,00 Kč – 6 000 000,00 Kč bez DPH
Typ E
6 000 000,00 Kč a výše bez DPH
U obou typů zakázek se jedná o vyšší finanční objemy, ke kterým se váže celá řada pravidel. Je třeba nabádat frekventanty k maximální obezřetnosti a postupu zcela v souladu se zákonem a jím stanovenými podmínkami. Ty jsou ve studijním textu přehledně shrnuty. Specifickou pozornost je třeba věnovat tématu zadávací dokumentace. Je vhodné vyjít z textu modulu a zadat účastníkům vypracování cvičné zadávací dokumentace. U hodnocení nabídek je třeba vyzdvihnout především povinnost vedení evidence všech přijatých nabídek. Stejně tak musí být zdůrazněna povinnost zadavatele neotvírat a nehodnotit takové nabídky, které přišly po uplynutí lhůty pro podávání nabídek. Závěr kapitoly je věnován náležitostem písemné smlouvy uzavírané s vítězem VŘ a tématu poskytování informací všem účastníkům řízení – zde je vhodné
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
144
zdůraznit především skutečnost, že při podávání odpovědi na dotaz uchazeče ohledně podmínek zadávané zakázky, musí zadavatel poslat odpověď i se zněním původního dotazu a to všem osloveným dodavatelům. Výběrové zrušení je samozřejmě možné také zrušit. Mimo stanovená pravidla, kdy VŘ musí být zrušeno, platí, že VŘ lze zrušit kdykoli v jeho průběhu, pokud je k tomu oprávněný důvod. Neustále je třeba účastníky vybízet k tomu, aby byli v úzkém kontaktu se svým poskytovatelem podpory, konzultovali s ním možné nejasnosti a řešili vzniklé problémy. Jedině takový projekt má vizi úspěšného průběhu bez zbytečných komplikací. Poskytovatel podpory také pořádá semináře pro úspěšné žadatele týkající se jak věcné, tak finanční části řízení projektů včetně seminářů zaměřených na ZŘ. V každém případě je však nutné si uvědomit, jaký typ projektu má projektový manažer před sebou. Zde je důležité rozebrat rozdíl mezi investičními a neinvestičními projekty a alespoň krátce hovořit o tématu příjmů projektu, a to i když se jedná o projekt neinvestiční. V tomto případě se jedná především o úroky z projektového účtu, se kterými je při vykazování příjmů a nákladů také potřeba počítat. Modul Ekonomiky projektu příspěvkové organizace zahrnuje také samostatný oddíl nezbytný pro finanční část řízení projektů – poznatky z účetnictví. V úvodní části jsou zahrnuty především informace tvořící úvod do problematiky účetnictví – jeho funkce a základní účetní metody, přičemž toto uchycení v základních účetních pojmech je nezbytným předpokladem pro další pochopení tématu. Důraz v celé části studia je potřeba klást na praktické zaměření tématu. Účastníky je dále dobré upozornit na důležitost pravidelné aktualizace legislativy, která se v oblasti účetnictví pravidelně mění, případně dochází i ke změnám mimo tento pravidelný rámec. Hned v úvodu kurzu je třeba frekventanty informovat, že jeho cílem není podrobná výuka účetnictví. Na to by jeho hodinová dotace rozhodně nestačila. Cílem je seznámení se s základními účetními pojmy a kategoriemi, se kterými účastníci přijdou při projektovém řízení do styku. Na základě úvodní teoretické části, která je vhodně doplněna o přílohu účtového rozvrhu, je vystavěna konkrétněji zaměřená kapitola soustředěná na účtování nejčastějších účetních případů v rámci projektu. Zde se jedná především o: dlouhodobý majetek (hmotný /nehmotný)
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
145
ceniny zaměstnance a instituce náklady a výnosy rozpočet projektu účetní závěrka a uzavírání účetních knih Řada příkladů, které jednotlivé účetní události doplňují, vypovídá o praktickém zaměření tématu umožňující snazší pochopení jednotlivých témat ze strany účastníků. Prostor je potřeba dát konkrétním dotazům, na jejichž bázi je možné druhou část modulu také vystavět.
8.6. Softwarové řízení projektu Vzdělávací modul „Softwarové řízení projektu“ se zaměřuje na využití konkrétního softwarového programu MS Project, který je speciálním nástrojem navrženým na podporu řízení projektů. Vhodně tak doplňuje soubor informací, který by měl získat každý projektový manažer nebo pracovník pohybující se v oblasti projektového řízení. Modul je velice dobře graficky i informačně vystavěn. Výkladový text je doplněn o množství názorných ukázek práce v prostředí MS Project formou obrázků, které dobře ilustrují probíranou látku a umožňují dobrou orientaci v učivu. Modul předpokládá, že se s problematikou MS Project setkávají účastníci poprvé, v textu je tedy nejprve rozpracován úvod do prostředí MS Project s vysvětlením základních pojmů. Cílem druhé kapitoly je naučit účastníky práci se soubory – projekty – a použití šablon při vytváření nových projektů. Třetí kapitola se zaměřuje na nastavení základních vlastností projektu při jeho založení (aktuální datum, pracovní čas). Text je opět velice vhodně doplněn názornými ukázkami práce v prostředí MS Project. Čtvrtá kapitola objasňuje prostředí Ganttova diagramu, v jehož prostředí uživatel pracuje s úkoly projektu. U každého úkolu lze zadat jeho název, datum zahájení a dobu trvání – uživatel má pak přesný přehled o průběhu jednotlivých aktivit projektu, které je třeba realizovat. To představuje velkou výhodu jak pro nováčky v projektovém řízení, tak i pro zkušené projektové manažery, kteří se věnují více projektům najednou. Pátá kapitola je zaměřená na pojem zdrojů, jejich rozdělení a
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
146
vlastností. Program MS Project rozděluje náklady na pracovní, materiálové a nákladové. Pracovní náklady jsou definovány jako konkrétní lidé s určitou dostupností a kapacitou (objem úkolů, které jsou schopni zvládnout). U materiálových zdrojů program zaznamenává jejich odčerpávání. Novinkou je možnost nastavení tzv. nákladových zdrojů, které tvoří tzv. fixní náklady patřící ke konkrétnímu úkolu. Vše je opět graficky dobře názorně pojato. Po zvládnutí základů práce se souborem – projektem v prostředí MS Project modul rozebírá i složitější techniky. V praxi projektového řízení může nastat situace, kdy je potřeba práci na úkolu přerušit. Zdroje mohou být přetížené. Tyto i další obdobné problémy lze v programu řešit a přizpůsobit tak soubor projektu reálnému dění. V následující kapitole jsou účastníci seznámeni s možnostmi zobrazení projektu formou tabulek, diagramů či formulářů. Zde je vhodné doplnit názornými ukázkami jednotlivých zobrazení. Se začátkem realizace projektu začíná i proces sledování projektu, který je třeba monitorovat. Tématu se podrobně věnuje další samostatná kapitola a v prostředí MS Project informuje hned o několika metodách sledování projektu dle různých úrovní. Sledování projektu představuje důležitou součást projektového řízení – pouze na jeho základě je možné činit včasné změny vyplývající z odklonu od původního plánu a předcházet tak výskytu vážnějších problémů v průběhu realizace projektu, na což je účastníky vhodné upozornit. Závěr modulu je věnován možnostem tisku prostřednictvím aplikace MS Project s popisem dvou hlavních způsobů tisku – prostřednictvím tisku zobrazení a tisku sestav. Výhodou sestav je především fakt, že umožňuje uživateli samostatně vytisknout např. probíhající činnosti, pracovní vytížení či náklady. Práce s MS Project může přinést mnohá ulehčení v projektovém řízení. Předpokladem tohoto ulehčení je však zvládnutí základních funkcí uživatelské práce s touto aplikací, o což vzdělávací modul usiluje.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
147
8.7. Příprava projektové žádosti, monitoring projektu Vzdělávací modul „Příprava projektové žádosti, monitoring projektu“ uzavírá téma projektového řízení a ve svém obsahu využívá poznatky z předešlých výukových modulů. Modul je již specificky zaměřen přímo na oblast školství. V první kapitole „Příprava projektové žádosti“ je téma vystavěno na základě informací o životních fázích projektu z modulu Projektové řízení. Velkým přínosem je zde především množství pracovních listů, které ilustrují následující témata a umožňují její praktické rozpracování. projektový záměr předprojektová studie analýza projektu syntéza projektu SWOT analýza projektu fundraising Druhá kapitola „Realizace projektové žádosti“ je zaměřena na získání konkrétních praktických kompetencí pro oblast realizace projektové žádosti. Jejím cílem je provést účastníky procesem od zpracování konkrétní žádosti i finanční podporu, přes realizaci projektu a k závěrečnému ukončení a vyhodnocení projektu. Modul vyzdvihuje především důležitost jasné představy projektového týmu o zdrojích, které bude možné využít pro čerpání prostředků na realizaci projektu. Před účastníky je třeba vyzdvihnout nutnost detailní znalosti příslušného operačního programu, ze kterého chtějí čerpat a současně monitoring zveřejňování aktuálních výzev, na které je pak možné reagovat. Pro přípravu vlastní žádosti se používá speciální PC program Benefit 7. S účastníky je vhodné projít text Návodu pro vyplnění Benefitové žádosti. Kromě odkazu na stránky k vyplnění Benefitu je vhodné odkázat dále na webové stránky Evropského sociálního fondu (www.esfrcr.cz) a webové stránky Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy v sekci strukturální fondy (http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/op-vpk-obdobi-2007-2013). Při výkladu je třeba zdůraznit téma monitorovacích indikátorů, které si projektový tým v žádosti nastavuje – v Benefitu stanovené monitorovací indikátory jsou pro realizaci projektu závazné a jejich nenaplnění vede ke krácení rozpočtu.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
148
Po schválení projektové žádosti dochází k podpisu smlouvy s poskytovatelem finanční podpory (tzv. Smlouva o realizaci grantového projektu). Je však důležité upozornit také na možnost, že projekt je ve schvalovacím řízení podpořen za předpokladu určitých změn. V tomto případě musí žadatel projekt přepracovat (např. doložit vysvětlení nejasností, upravit rozpočet) a teprve přepracovaná verze se přikládá jako příloha Smlouvy o realizaci grantového projektu. Stěžejním dokumentem pro úspěšnou realizaci projektu je detailní nastudování Příručky pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Text příručky se může v průběhu realizace projektu změnit, je třeba sledovat stránky Zprostředkujícího subjektu nebo na stránkách MŠMT. V současné době je aktuální verze 4. Příručku je vhodné s účastníky projít a umožnit jim orientaci v textu.
Základní členění Příručky je následující: 1. Proces od rozhodnutí o přidělení finanční podpory po uzavření smluvního vztahu 2. Procesy a pravidla realizace projektu 3. Pravidla projektového řízení 4. Typy partnerství při realizaci projektu a vzájemné vztahy příjemce dotace a partnera 5. Procesy a pravidla finančního řízení 6. Veřejná podpora a podpora de minimis 7. Postupy při zadávání zakázek při pořizování zboží, služeb či stavebních prací z prostředků finanční podpory OP VK 8. Pravidla monitorování realizace projektu a zpracování monitorovacích zpráv 9. Kontroly, audit a auditorská zpráva 10. Vztahy a povinnosti příjemce vůči cílovým skupinám, resp. osobám z cílových skupin 11. Pravidla pro provádění informačních a propagačních aktivit
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
149
12. Archivace dokladů vztahující se k projektu v listinné i elektronické podobě u příjemce i u partnera 13. Přílohy
Kromě jejího textu je důležité sledovat metodické pokyny zveřejňované v průběhu roku na webových stránkách zprostředkujícího subjektu. Zde je také možné nalézt potřebné formuláře pro sestavení monitorovacích zpráv, které příjemce podpory předkládá ve stanovených časových úsecích. Účastníkům je třeba doporučit průběžnou spolupráci se ZS, konzultace a společné řešení nejasností, které se v průběhu projektu vyskytnou. Pro úspěšné žadatele pořádá ZS také školení upřesňují požadavky na projektové řízení, která jsou velice přínosná a je tedy více než vhodné jejich absolvování doporučit. Vzhledem k 36hodinové dotaci tohoto vzdělávacího modulu je efektivní věnovat dostatek prostoru zodpovídání praktických dotazů účastníků kurzu a rozvíjení jejich vlastních zkušeností s projektovým řízením. K obsahovým doporučením je vhodné ještě připojit doporučení k formální stránce vzdělávacích modulů – především sjednocení grafické úpravy. Vzdělávací moduly pro potřeby projektového řízení jsou celkově dobře navrženy s pokrytím všech oblastí, které tvoří základ znalostní vybavenosti pracovníka v projektovém řízení. Oblast školství je specifická a i tímto způsobem by se k ní mělo přistupovat. Velký potenciál spočívá už v samotných účastnících kurzu, z jejichž zkušeností je třeba vyjít. Stejně tak je důležité poskytnout dostatek prostoru pro zodpovídání konkrétních dotazů.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
150
9. Závěr V současné době nabízí oblast projektového řízení významnou možnost rozvoje školám a školským zařízením. Tuto možnost však mohou uchopit a úspěšně využít pouze ty subjekty, které ovládají základní teoretické znalosti a umějí je využít v oblasti projektové praxe. V rámci Studie byly shrnuty a analyzovány výstupy projektu Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka škol. Byla provedena analýza realizovaných vzdělávacích modulů, ze které vyplynula doporučení k jejich kvalitativnímu rozvoji. Pro potřeby Studie bylo dále zrealizováno dotazníkové šetření mezi účastníky vzdělávání v rámci Projektu, jehož výstupy jsou významnou součástí Studie. Oblast projektového řízení disponuje velkým potenciálem nejen v současnosti, ale také směrem do budoucna. Proto je žádoucí učitele a pracovníky škol v této oblasti podporovat a rozvíjet tak jejich obzory, které ve výsledku povedou k rozšíření obzorů jejich žáků a studentů.
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
151
10. Seznam použitých informačních zdrojů Literatura: Booher, D. Komunikujte s jistotou. Brno: Computer Press 1999. Eggert, M.A., Falzon, W. Řešení konfliktů. Praha: Portál, 2005. Hayes, N. Psychologie týmové práce: strategie efektivního vedení týmů. Praha: Portál 2005 Kraft, J. Kapitoly z ekonomie. Liberec: Technická univerzita v Liberci 2002. Lewis, D. Tajná řeč těla. Praha: Hodego, 2001 Plamínek, J. Synergický management. Praha: Argo 2000. Polačková, Z. Fundraisingové aktivity. Jak získat finanční prostředky od místní komunity. Praha: Portál 2005
Zdroje: http://www.kr-ustecky.cz/ : Příručka pro příjemce finanční podpory z Operačního programu Vzdělávání pro konkurence schopnost. Řídící orgán OP VK. 2010. www.regionhranicko.cz/.../13/.../sts_prac_skup_24012006.ppt, Metody týmové práce - ©4 Euro Partners s.r.o.,
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
152
11. Seznam příloh Příloha č. 1. Vzor dotazníku použitého v dotazníkovém šetření Příloha č. 2. Seznam škol a školských zařízení zapojených do vzdělávání v rámci projektu
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
153
Příloha č. 1
Příloha č. 2 Seznam škol a školských zařízení zapojených do vzdělávání v rámci projektu Pověřená obec Děčín
Typ šk. zařízení ZŚ a MŠ
Děčín
SŠ
Název a adresa
Kontakt
ZŠ a MŠ Máchovo nám. 405 02 Děčín IV. Evropská obchodní akademie, p.o. Komenského nám. 520/2 40502 Děčín 2
[email protected]
[email protected]
Děčín
ZŚ
ZŠ J. Vohradského, T. G. Masaryka 678, 407 77 Šluknov
[email protected]
Děčín
ZŠ
[email protected]
Děčín
ZŠ
ZŠ Komenského nám. 622/3 405 02 Děčín 1 ZŠ Dr. Miroslava Tyrše, Vrchlického 630/5, 405 02 Děčín II-Nové Město
Děčín
Děčín
Děčín
SŠ
SŚ
SŠ
Děčín
ZŠ
Děčín
ZŠ
Děčín
ZŚ a MŠ
Děčín
ZŠ
Děčín
Děčín
DD + školní jídelna SŚ
Děčín
SŠ
SŠ služeb a cestovního ruchu Varnsdorf Bratislavská 2166, 407 47 Varnsdorf Střední lesnická škola a Střední odborná škola sociální Šluknov, T. G. Masaryka 580, 407 77 Šluknov Střední škola řemesel a služeb Děčín IV. Ruská 147/46, 405 02 Děčín IVPodmokly ZŠ Na Stráni 879/2, p.o. 405 02 Děčín VI-Letná ZŠ Malšovice Chmelnická 31, 405 02 Děčín V-Rozbělesy ZŠ a MŠ Dobkovice, Dobkovice 83, 407 03 ZŠ Mikulášovice 20, 407 79, Mikulášovice Dětský domov "Země dětí" a Školní jídelna, Komenského 491 Česká Kamenice 407 21 Gymnázium Děčín Komenského náměstí 4, 405 01 Děčín Střední odborná škola mediální techniky a polygrafie Rumburk , Jiříkovská 840/4, 408 01 Rumburk
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
[email protected]
[email protected]
Děčín
SŠ
Děčín
ZŠ
Děčín
SŚ
Děčín
MŠ
Chomutov
Litoměřice
DD + školní jídelna SŚ
Litoměřice
ZŚ a MŠ
Litoměřice
ZŠ a MŠ
Litoměřice
SŠ
Litoměřice
SŠ
Litoměřice
ZŠ a MŠ
Louny
SŠ
Louny
SŠ
Most
ZŠ
Most
SŚ
Most
SŠ
Teplice
SŠ
Teplice
ZŠ
Střední zdravotnická škola a Obchodní akademie Rumburk, Františka Nohy 959/6, 408 01 Rumburk 1 ZŠ Varnsdorf, Edisonova 2821 407 47 Varnsdorf VOŠ a SPŠ stavební Děčín Čsl. armády 681/10, 405 02 Děčín Mateřská škola Klostermannova 1474/11, Děčín VI.
[email protected]
[email protected] [email protected]
[email protected]
DD a Školní jídelna Chomutov Čelakovského 822/8, 430 01 Chomutov Vyšší odborná škola, Obchodní akademie a Střední odborná škola EKONOM, o.p.s. Litoměřice Palackého 730/1 412 01 Litoměřice-Předměstí Základní škola a mateřská škola Žalany, Rtýňská 156, 417 63 Žalany ZŠ a MŠ Liběšice, Liběšice 170 411 46 SOŠ,SOU Roudnice nad Labem Neklanova 1806 41301 Roudnice nad Labem SSOŠ , s.r.o. Litoměřice, Máchovy schody 13/4 , 41201 Litoměřice Lingua Universal soukromá ZŠ a MŠ s.r.o., Sovova 480/2 412 01 Litoměřice-Předměstí
[email protected]
SOU A SOŠ SČMSD Žatec s.r.o. Hošťálkovo náměstí 132 438 01 Žatec Gymnázium Podbořany, Komenského 843, 441 01 Podbořany Základní škola profesora Matějčka Zd. Štěpánka 340, 434 01 Most VOŠ,SPgŠ a OA Most, Zdeňka Fibicha 2778/20, 434 01 Most Střední odborná škola Meziboří, nám. 8. května 400, 435 13 Meziboří Biskupské gymnázium Krupka 1 – Bohosudov, Koněvova 100/ 41742 Krupka ZŠ při Biskupském gymnáziu Krupka 1 – Bohosudov, Koněvova 34,
[email protected]
[email protected]
[email protected] [email protected] [email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]. cz
[email protected] [email protected] [email protected]
[email protected]
[email protected]
Teplice
ZŠ
Teplice
ZŠ
Teplice
SŠ
Teplice
ZŠ
Ústí nad Labem
ZŚ
Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem Ústí nad Labem
SŠ
Ústí nad Labem
SŠ
ZŠ ZŠ a MŠ SŠ
Krupka 1 - Bohosudov ZŠ Bílá cesta, Verdunská 2958 415 01 Teplice Hotelová škola Teplice, p.o. Smetanovo náměstí 786/1 415 01 Teplice-Trnovany SŠ sociální Perspektiva a VOŠ , s.r.o Dubí, Mírová 218/6, 417 03 DubíPozorka
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Základní škola Dubí 1, Školní náměstí 177, 417 01 Dubí ZŠ E. Krásnohorské , Elišky Krásnohorské 3084/8, 400 11 Ústí nad Labem SOŠ Ústí nad Labem, Stará 2702/100, 400 11 Ústí n.L. ZŠ Muchova 228, Chlumec, p.o. 403 39 Chlumec ZŠ a MŠ Tisá Tisá 419, 403 36 Gymnázium dr. V. Šmejkala, Stavbařů 2857/5, 400 11 Ústí nad Labem-Severní Terasa
[email protected]
Gymnázium, Jateční 22, 400 01, Ústí nad Labem
[email protected]
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
[email protected]
2011
Studie: „Nastavení dalšího směřování vzdělávání v oblasti projektového řízení“
Zpracovatel:
Nositel projektu:
www.eoaprojekt.cz
Projekt: „Projektové řízení – klíčová kompetence pracovníka školy“ Reg. č. CZ.1.07/1.3.07/22.0004
