Studi Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Profit dan Nonprofit

Studi Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Profit dan Nonprofit Wiwin Widiasih Program Pascasarjana Teknik Industri ITS Surabaya Kampus Sukolilo ITS Surabaya [email protected] Primahasmi Dalulia Program Pascasarjana Teknik Industri ITS Surabaya Kampus Sukolilo ITS Surabaya [email protected]

ABSTRAK Proses Bisnis adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mengelola dan meningkatkan proses organisasi baik pada sektor swasta maupun publik. Tujuan dari pembuatan Manajemen Proses Bisnis adalah untuk melakukan perbaikan efisiensi dan efektivitas secara terus menerus dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Lembaga yang berorientasi pada profit dan lembaga yang tidak berorientasi pada profit (nonprofit) tentu telah menerapkan Manajemen Proses Bisnis dalam menjalankan organisasinya. Namun, pada umumnya lembaga nonprofit masih dinilai sebagai lembaga yang aktif dalam melakukan perbaikan secara terus menerus pada proses bisnis. Lembaga profit dan nonprofit tidak hanya memiliki beberapa karakteristik yang berbeda namun juga terdapat beberapa persamaan. Paper ini bertujuan untuk melakukan studi komparasi terhadap implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis yang dilakukan oleh lembaga profit dan nonprofit dengan pendekatan kualitatif. Dengan dilakukan studi komparasi yang bersifat kualitatif tersebut diharapkan dapat menjadi kajian dalam implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis baik pada lembaga profit dan nonprofit. Pada tahapan komparasi proses bisnis digunakan suatu model penilaian Manajemen Proses Bisnis dengan menggunakan beberapa aspek antara lain keselarasan strategis, pemerintahan, metode, teknologi informasi, sumber daya manusia, dan budaya. Dari enam aspek yang dinilai terdapat dua aspek yang memiliki hasil sama antara organisasi pemerintah nonprofit dengan organisasi profit. Aspek yang sama adalah aspek yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Kata kunci— Organisasi nonprofit, Organisasi profit, Proses Bisnis.

I. PENDAHULUAN Menurut Hove, et al. (2015), perusahaan dalam menciptakan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham melalui efisiensi dan efektivitas merupakan kegiatan pada organisasi yang disebut sebagai proses bisnis. Manajemen Proses Bisnis adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mengelola dan meningkatkan proses organisasi baik pada sektor swasta maupun publik (Niehaves, et al., 2013). Manajemen Proses Bisnis adalah kegiatan yang mencakup bisnis dan teknologi yang menyediakan kontrol terhadap proses tersebut. Tujuan dari pembuatan Manajemen Proses Bisnis adalah untuk melakukan perbaikan efisiensi dan efektivitas secara terus menerus dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Lembaga yang berorientasi pada profit dan lembaga yang tidak berorientasi pada profit (nonprofit) tentu telah menerapkan Manajemen Proses Bisnis dalam menjalankan organisasinya. Namun, pada umumnya lembaga nonprofit masih dinilai sebagai lembaga yang aktif dalam melakukan perbaikan secara terus menerus pada proses bisnis. Pada sektor pemerintahan pengembangan Manajemen Proses Bisnis perlu dilakukan, karena menurut Becker, et al. (2006) organisasi pemerintahan juga perlu melakukan evaluasi kembali terhadap proses bisnis seperti melakukan review terhadap manajemen keuangan dan pelayanan masyarakat. Untuk mengoptimalkan dan mempertahankan

Seminar Nasional Terpadu Keilmuan Teknik Industri, 7 Nopember 2015, UniversitasBrawijaya – Malang A-5-1

Widiasih, Dalulia

perbaikan proses bisnis penting dilakukan untuk memberikan gambaran bentuk pemerintahan dalam menciptakan struktur yang tepat, metrik, peran, dan tanggung jawab untuk mengukur, meningkatkan, dan mengelola kinerja proses bisnis perusahaan. Beberapa organisasi tidak sepenuhnya paham dan mengerti bagaimana melakukan perbaikan pada proses, khususnya pada hubungan antara visi misi dan bagaimana peran visi misi tersebut dalam menjalankan organisasi. Dalam melakukan perbaikan, perlu digambarkan secara jelas bagaimana visi misi dan hubungan-hubungan dengan proses terkait. Konsep Manajemen Proses Bisnis sama tua dengan disiplin ilmu Teknik Industri (Gulledge dan Sommer, 2002). Konsep Manajemen Proses Bisnis telah banyak dikenal namun implementasinya di lapangan belum sesuai dengan teori yang ada (Trakman, 2010). Kajian mengenai implementasi dan pengembangan Manajemen Proses Bisnis pada pemerintahan telah dilakukan (Niehaves, et al. 2013). Sedangkan kajian mengenai implementasi Manajemen Proses Bisnis pada lembaga profit masih sangat sedikit dilakukan. Lembaga profit dan nonprofit tidak hanya memiliki beberapa karakteristik yang berbeda namun juga terdapat beberapa persamaan. Oleh karena terdapat perbedaan dan persamaan karakteristik yang mendasar dalam lembaga profit dan nonprofit maka tidak menutup kemungkinan implementasi dan pengembangan konsep Manajemen Proses Bisnis keduanya juga memiliki perbedaan dan persamaan. Paper ini bertujuan untuk melakukan studi komparasi terhadap implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis yang dilakukan oleh lembaga profit dan nonprofit. Dengan dilakukan studi komparasi tersebut diharapkan dapat menjadi kajian dalam implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis baik pada lembaga profit dan nonprofit. Lembaga nonprofit dalam paper ini adalah lembaga pemerintahan. Dimana lembaga pemerintahan merupakan lembaga nonprofit dengan karakteristik yang unik. Sistem telah ditetapkan secara baku dan sulit untuk diubah. Selain itu, lembaga pemerintahan lebih terikat dengan regulasi pemerintahan suatu negara. Apabila perubahan suatu organisasi atau bisnis proses dilakukan, maka perubahan itu merupakan suatu perubahan yang sulit dilakukan, karena akan berdampak pada

regulasi dan peraturan yang baku. Untuk itulah, organisasi pemerintahan merupakan suatu bentuk organisasi nonprofit yang menarik untuk dieksplorasi dalam suatu bentuk penelitian. Studi komparasi implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis pada lembaga profit dan nonprofit yang dilakukan pada paper ini dilakukan dengan metode kualitatif. Metode kualitatif memiliki kelebihan dalam hal kejelasan penjabaran suatu fenomena serta hubungan antar variabel dapat diidentifikasi dan dijelaskan secara menyeluruh dengan cepat. Metode kualitatif dalam penelitian ini dilakukan dengan kajian literatur yang membahas terkait implementasi konsep Manajemen Proses Bisnis pada lembaga terkait. Selanjutnya paper ini distrukturkan dengan susunan antara lain: bagian satu berisi mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, serta ruang lingkup penelitian; bagian dua berisi mengenai studi literatur terkait penelitian yaitu teori Manajemen Proses Bisnis baik secara umum maupun pada pemerintahan dan lembaga profit; bagian tiga berisi mengenai justifikasi dan assessment aspek dalam komparasi Manajemen Proses Bisnis; bagian empat berisi analisis hasil studi komparasi; dan bagian lima berisi mengenai temuan dan kekurangan dalam paper serta peluang penelitian yang akan datang. II. STUDI LITERATUR A. Manajemen Proses Bisnis Pertama kali konsep Manajemen Proses Bisnis dikenalkan oleh Business Process Management Initiative (BPMI). BPMI merupakan lembaga yang berhasil diinisiasi pada tahun 2000. BMPI merupakan sebuah badan organisasi internasional yang mana memiliki tanggung jawab untuk melakukan standarisasi Business Process Management System (BPMS). BPMS bertujuan untuk membuat sistem terintegrasi, aktivitas rutin otomatis, pengelolaan semua fase atau tahap dalam proses, membuat proses tampak mulus atau lancar, menjadi kendali dalam kontrol (Jung et al., 2007). Dalam konsep Manajemen Proses Bisnis memiliki siklus hidup sebagaimana diilustrasikan dalam Gambar 1. Manajemen Proses Bisnis memiliki enam fase antara lain creation, modeling, pre analysis, enactment, post analysis, dan


Studi Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Profit dan Nonprofit

evolution. Sebuah proses bisnis diciptakan oleh processdesigners yang mana memiliki pengetahuan mendalam mengenai proses enterprise. Ketika membangun proses bisnis yang baru, process designers melakukan disuksi dengan pelaku proses atau aktivitas seperti pekerja, pelanggan, dan rekan bisnis yang bertujuan untuk melakukan sistensis dan analisis terhadap pendapat dan requirement yang beragam. Fase creation didefinisikan sebagai process template dengan memodelkan bahasa proses. Dalam fase pre-analysis, process template dapat dioptimalkan dengan melakukan penerapan beragam variansi metode analisis proses termasuk didalamnya teknik analisis struktur seperti PERT/CPM dan teknik simulasi seperti Petri-net. Tiga fase awal tersebut disebut sebagai fase desain atau “builttime”. Fase enactment merupakan proses yang dibangun dari process template dan dikoleksi di dalam database oleh mesin aliran kerja (workflow engines). Kemudian dilakukan analisis terhadap process template dalam fase post analysis.

Gambar1 Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis (Sumber: Jung et al., 2007)

Gambar 2 Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Pemerintahan

Dalam Aalst, et al. (2003), Manajemen Proses Bisnis didefinisikan sebagai pendukung proses bisnis dengan menggunakan metode, teknik, dan software untuk aktivitas desain, pengundangan, kontrol, dan analisis proses operasional meliputi pekerja, organisasi, aplikasi, dan dokumen-dokumen serta sumber informasi lainnya. B. Manajemen Proses Bisnis Pemerintahan Manajemen Proses Bisnis adalah praktik manajemen dari proses bisnis yang digunakan oleh lembaga pemerintahan dalam tujuannya meningkatkan kinerja operasional. Manajemen Proses Bisnis adalah pendekatan terstruktur dengan menggunakan metode, kebijakan, metrik, praktik manajemen, dan perangkat lunak untuk mengelola dan terus mengoptimalkan kegiatan organisasi dan proses. Selain kemampuan untuk mengatur proses dan menyediakan metode pemerintahan, kebijakan, dan metrik untuk memastikan Manajemen Proses Bisnis pemerintahan, Manajemen Proses Bisnis pemerintahan diperlukan untuk menghubungkan proses pemerintahan sehari-hari untuk tata kelola perusahaan, nilai tata kelola, tata kelola kinerja, dan teknologi informasi (TI) pemerintahan. Pada Gambar 2 disajikan hubungan antara fungsi-fungsi dalam lembaga pemerintahan yang digambarkan dalam Manajemen Proses Bisnis. C. Manajemen Bisnis Proses Lembaga Profit Organisasi adalah sekumpulan beberapa orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Boonie dan Katz dalam Rahmah (2012) organisasi adalah suatu proses yang tersusun yang orang-orang di dalamnya saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Stoner dalam Rahmah (2012), organisasi adalah suatu pola hubunganhubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. Menurut Stephen P. Robbins dalam Rahmah (2012), organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Dari definisi yang disampaikan beberapa ahli tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwasannya organisasi adalah kumpulan lebih dari satu


Widiasih, Dalulia

orang yang saling berinteraksi, bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Dalam Rahmah (2012), organisasi dibagi ke dalam profit dan nonprofit. Organisasi profit adalah organisasi yang didirikan dengan tujuan untuk mendapatkan suatu pemasukan dan keuntungan bagi setiap anggota organisasi bisa dalam bidang barang ataupun jasa. Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang termasuk dalam organisasi profit. Contoh organisasi profit adalah Perseroan Terbatas, Firma, dan lain-lain. Sedangkan organisasi nonprofit adalah organisasi yang didirikan dengan tujuan utama menarik perhatian publik, kelompon, atau golongan orang-orang tertentu dan mengesampingkan pendapatan. Organisasi tersebut juga lebih bergerak di bidang jasa. Contoh organisasi nonprofit seperti OSIS, BEM, dan lain-lain. Berdasarkan dokumen APQC (2008), APQC merupakan website yang menyediakan Process Classification Framework (PCF). PCF merupakan sebuah taksonomi proses bisnis lintas fungsional yang dimaksudkan untuk memungkinkan perbandingan obyektif kinerja dalam dan antara organisasi. Salah satu perusahaan perangkat lunak dunia yaitu IBM telah mengacu pada PCF APQC dalam menstrukturkan proses bisnis. PCF APQC berfungsi sebagai tingkat tertinggi, model umum proses bisnis sebuah industri yang memungkinkan organisasi untuk melihat proses bisnis dari sudut pandang lintas industri. Kerangka PCF APQC sudah berpengalaman lebih dari lima belas tahun terkait penggunaan kreatif oleh ribuan industri di seluruh dunia. PCF APQC memberikan landasan database metrik kerja di dunia. APQC juga membantu sebuahorganisasi dalam beradaptasi dengan perubahan lingkungan, membangun cara-cara baru yang lebih baik untuk bekerja, dan berhasil dalam pasar yang kompetitif. Dengan fokus kepada produktivitas, pengetahuan inisiatif manajemen, benchmarking, dan peningkatan kualitas, APQC bekerja dengan organisasiorganisasi anggotanya untuk mengidentifikasi praktik-praktik terbaik, menemukan metode efektif perbaikan, menyebarluaskan temuan, dan menghubungkan individu satu sama lain dengan pengetahuan dan pelatihan. APQC didirikan sejak tahun 1977 merupakan organisasi nirlaba berbasis anggota di seluruh dunia di semua sektor bisnis, pendidikan, dan pemerintahan (APQC, 2008).

Gambar 3 PFC Perusahaan Perangkat Lunak IBM

Gambar 3 merupakan salah satu contoh kerangka dalam proses bisnis perusahaan perangkat lunak IBM dalam PCF APQC. Interpretasi PCF pada Gambar 3 sebagai berikut:  Category: merupakan level tertinggi dalam PCF yang mengindikasikan keseluruhan nomer (contoh, 8.0 dan 9.0)  Process Group: merupakan item dengan satu angka desimal (contoh, 8.1 dan 9.1) dinyatakan sebagai kelompok proses.  Process: merupakan item dengan dua angka desimal (contoh, 8.1.1 dan 9.1.2) dinyatakan sebagai proses.  Activity: merupakan item dengan tiga angka desimal (contoh, 8.3.1.1 dan 9.1.1.1) dinyatakan sebagai aktivitas dalam proses. III. KOMPARASI PROSES BISNIS Pada tahapan komparasi proses bisnis digunakan suatu model penilaian Manajemen Proses Bisnis yang diusulkan oleh Niahaves et al. (2013) yang mana beberapa aspek yang digunakan antara lain keselarasan strategis, pemerintahan, metode, teknologi informasi, sumber daya manusia, dan budaya. Keselarasan strategi berkaitan dengan hubungan antara proses bisnis dan tujuan perusahaan. Pemerintahan merupakan hal yang berkaitan dengan pengambilan keputusan pada organisasi. Metode adalah teknik atau pendekatan yang digunakan untuk mengggambarkan proses bisnis pada seluruh aspek dalam perusahaan. Teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses bisnis. Beberapa perangkat lunak dan perangkat keras digunakan untuk menyediakan informasi dan membangun


Studi Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Profit dan Nonprofit

proses bisnis. Sumber Daya Manusia adalah karakter dari sumber daya manusia dalam perusahaan kaintannya dengan proses bisnis. Budaya adalah sikap dari semua elemen dalam menghadapi perubahan organisasi (Nihaeves et al., 2013). Dari aspek-aspek yang diusulkan dilakukan studi komparasi terhadap lembaga nonprofit yaitu pemerintahan dan lembaga profit. Hasil komparasi disajikan pada Tabel 1. IV. ANALISIS HASIL KOMPARASI PROSES BISNIS Tabel 2 merupakan ringkasan hasil persamaan dan perbedan mengenai komparasi Manajemen Proses Bisnis. Dari enam aspek yang dinilai terdapat dua aspek yang memiliki hasil sama antara organisasi pemerintah nonprofit dengan organisasi profit. Aspek yang sama adalah aspek yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan budaya perusahaan. Sumber Daya Manusia pada organisasi profit dan nonprofit pada umumnya sama-sama tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai proses bisnis organisasinya. Elemen yang memahami dengan baik Manajemen Proses Bisnis pada umumnya adalah bagian yang terkait langsung dengan pembuatan atau perencanaan proses bisnis organisasi. Budaya merupakan sikap elemen organisasi terhadap adanya perubahan. Baik organisasi profit dan nonprofit pada umumnya sulit menerima perubahan pada organisasi sehingga apabila terdapat perubahan atau improvement pada proses bisnisnya akan membutuhkan waktu yang lama untuk proses sosialisasi, konfigurasi, dan adaptasi. Perbedaan pada aspek keselarasan strategis. Pada organisasi profit strategi perusahaan berorientasi pada output dan kepuasan konsumen. Sedangkan pada organisasi nonprofit berorientasi pada pelayanan masyarakat. Pada aspek pemerintahan, pengambilan keputusan pada organisasi profit merupakan tugas dari pimpinan tertinggi perusahaan. Namun regulasi pemerintah setempat harus tetap diperhatikan. Pada organisasi nonprofit, pengambilan keputusan langsung dari pemerintahan pusat (mandataroy). Pada aspek metode, organisasi profit metode yang digunakan pada umumnya lebih beragam dan kompleks. Sehingga didapatkan hasil yang lebih detail menggambarkan hubungan antar proses bisnis. Pada organisasi

Tabel 1 Hasil Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis

Tabel 2 Rekap Hasil Persamaan dan Perbedaan Aspek Komparasi Manajemen Proses Bisnis Persamaan

Sumber Daya Manusia Budaya

Perbedaan Keselarasan Strategis Pemerintahan Metode Teknologi Informasi

nonprofit, pada umumnya proses bisnis bersifat general. Pada aspek teknologi informasi, organisasi profit umumnya mengadopsi teknologi yang modern dalam menggambarkan proses bisnis seperti Petri-net. Sedangkan pada organisasi nonprofit teknologi yang digunakan pada umumnya tidak banyak berubah dari keadaan eksisting dan kurang mengadopsi perihal kemajuan teknologi. V. KESIMPULAN Dari paper ini ditemukan beberapa aspek yang dapat dikomparasi dari satu model yang telah diusulkan oleh Nihaeves et al. (2013) yaitu keselarasan strategis, pemerintahan, metode, teknologi informasi, sumber daya manusia, dan budaya. Pada organisasi profit dan nonprofit telah dikomparasi dengan keenam aspek tersebut dan didapatkan beberapa aspek yang sama maupun beda. Paper ini memiliki keterbatasan yaitu obyek yang dikomparasi hanya mengacu pada satu referensi pada masing-masing organisasi profit dan nonprofit. Pada paper ini teknik kuantitatif belum diaplikasikan untuk studi komparasi Manajemen Proses Bisnis. Untuk penelitian selanjutnya perlu dilakukan uji kecukupan data dalam penentuan


Widiasih, Dalulia

jumlah representatif pada obyek penelitian. Penelitian selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan model assessment Manajemen Proses Bisnis dengan mempertimbangkan hasil komparasi tersebut disertai dengan pendekatan secara kuantitatif. DAFTAR PUSTAKA APCQ, 2008, Petroleum Downstream Back-Office Process Classification Framework, tersedia online di www.apqc.org. Becker, J., Algermissen, L.&Niehaves, B., 2006, A Procedure Model for Process Oriented eGovernment Projects. Business Process Management Journal, I(12), page 61–75. Gulledge, Thomas R., dan Sommer, Rainer A., 2002, Business process management: public sector implications, Business Process Management Journal, Volume 8 Number 4, page 364-376.

Hove, M., von Rosing, G. & Storms, B., 2015, Business Process Management Governance. Dalam: The Complete Business Process Handbook. s.l.:Elsevier Inc, page 599-611. Jung, Jisoo, Choi, Injun, Song, Minseok, 2007, An integration architecture for knowledge management systems and business process management systems, Computer in Industry, 58, page 21-34. Mutia, Rahmah, 2012, Teori organisasi umum ,organisasi profit dan nonprofit, tersedia online di http://mutiarahmah2.blogspot.com/2012/10 /teori-organisasi-umum-organisasiprofit.html (diakses pada 27 Juli 2015 12:14). Trkman, Peter, 2010, The critical success factors of business process management, International Journal of Information Management.


Studi Komparasi Implementasi Manajemen Proses Bisnis pada Lembaga Profit dan Nonprofit

Recommend Documents