Studi Eksplorasi Pemanfaatan Email di Zimbra Mail Server Pada Domain “students.paramadina.ac.id. ADE HERDIANA
ABSTRACT Paramadina University - Information Technology 2013
Ade Herdiana/209000003
The Exploration Study The Use Of Email In Zimbra Mail Server on Domain “students.paramadina.ac.id”.
8 Pages, 1 Tabel, 1 Figure, 1 Attachment This research is an exploratory study about the use of the student's e-mail at the Paramadina University. It aims to obtain an information on: to what extent the students use and benefit the Zimbra based e-mail with the domain students.paramadina.ac.id. The Paramadina student's email is expected to be used by students to support their lectures and campus activities as well as to spread information. In this study, the data were collected through Focus Group Discussion (FGD). The FGD was done two times, involving 16 (sixteen) students from different courses. The first FGD was filled with eight students who actively use the students e-mail service, and the second FGD brought in different eight students who do not use the facility. One of the findings from this research is that Zimbra based student's e-mail has yet to be used to the fullest KeyWord : Eksploration Study, The use Of email, Zimbra, Paramadina University Bibliografi : 3 Books, 1 Report, 1 Interview 5 Websites (1998 – 2010)
1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi saat ini telah menuntut kemajuan di semua sektor kehidupan. Manusia menggunakan teknologi informasi dalam menunjang kebutuhan hidup mereka. Salah satu pemanfaatan hasil teknologi informasi yang digunakan adalah email. Email atau surat elektronik adalah transmisi pesan melalui jaringan elektronik seperti internet (Tschabitscher).
Pemanfaatan Email tentunya didukung oleh aplikasi atau perangkat lunak. Salah satunya adalah Zimbra Collaboration Suite. Zimbra Collaboration Suite adalah perangkat lunak open source untuk email server dan kolaborasi (groupware) dari Zimbra, Inc, yang terletak di San Mateo, California, Amerika Serikat. Perangkat lunak ini menyediakan solusi email server yang powerful, penjadwalan dan kalender grup, kontak dan manajemen penyimpanan dokumen via web (Sugianto, 2007).
Dalam kaitannya dengan hal di atas, Universitas Paramadina sebagai salah satu institusi pendidikan dalam usianya keduabelas sudah menunjukkan pengaruhnya di dunia pendidikan dan juga telah mengaplikasikan teknologi informasi sebagai salah satu penunjang. Untuk mendukung proses tersebut Universitas Paramadina juga memanfaatkan Zimbra Mail Server sebagai solusi email server pada tahun 2009
(Djuanda, 2010), dan untuk
mengakses Email tersebut Universitas Paramadina menggunakan email berdomain “students.paramadina.ac.id”.
Dengan domain yang tersedia, untuk setiap mahasiswa memiliki akun untuk mengakses email tersebut. Melalui akun yang dimiliki, berbagai informasi telah disebarkan melalui email tersebut. Tidak hanya pengumuman kampus, tetapi juga segala informasi mengenai aktifitas perkuliahan baik yang berlangsung dalam kampus maupun informasi yang berasal dari luar kampus. Seiring dengan pemakaian email pada domain “students.paramadina.ac.id”, peneliti ingin mengetahui sejauh mana penggunaan email tersebut terkait dengan penerapan Zimbra sebagai mail server di Universitas Paramadina. Dari data yang di peroleh dari Divisi IT Universitas
Paramadina
terkait
aktivitas
penggunaan
email
pada
domain
“students.paramadina.ac.id” per Februari 2011 peneliti memperoleh data yang sangat menarik untuk di teliti. Mahasiswa Universitas Paramadina yang memlilki account email pada domain students.paramadina.ac.id tercatat erdapat 2534 mahasiswa. Angka tersebut terdiri dari mahasiswa angkatan 2001 hingga anggkatan 2010.
Katagori
jumlah
All User
2534
Inactive User
1192
Message count
10 / hour
Message volume
20 mb
Statistik penggunaan email students.paramadina.ac.id sampai 9 Februari 2011, divisi IT
Dari jumlah 2534 account yang terdaftar ternyata terdapat 1192 account yang inactive. Inactive account artinya banhwa si pemilik account tidak pernah membuka email nya (log in). Email zimbra pada domain “students.paramadina.ac.id” seharusnya menjadi identitas dari mahasiswa tersebut dan bisa menjadi salah satu alat verifikasi bahwa mahasiswa tersebut memang benar mahasiswa Universitas Paramadina. Melihat kenyataan bahwa jumlah pemilik account inactive yang mencapai 1192 account tersebut membuat peneliti berasumsi ada sesuatu yang menyebabkan mengapa jumalah inactive account zimbra Universitas Paramadina mencapai angka tresebut. Selain dari jumlah yang tidak menggunakan email students.paramadina.ac.id peneliti pun tertarik untuk mengetahui sejauh mana penggunaan
email students.paramadina.ac.id dari aktivitas mahasiswa Universitas Paramadina dalam menggunakan email “students.paramadina.ac.id”. Data diatas melatarbelakangi peneliti untuk melakukan penelitian ini. Oleh karena itu penelitian ini diberi judul “Studi Eksplorasi pemanfaatan email di Zimbra Mail Server pada domain “students.paramadina.ac.id” 2. Permasalahan Permasalahan utama yang ingin diteliti oleh peneliti yaitu :
Bagaimana pemanfaatan Email padadomain“students.paramadina.ac.id” bagi proses penyampaian informasi kepada mahasiswa?
Mengapa banyak mahasiswa Universitas Paramadina tidak menggunakan Email pada domain “students.paramadina.ac.id”?
3. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya penelitian ini adalah: Mengetahui
sejauh
mana
pemanfaatan
email
dengan
domain
“students.paramadina.ac.id” dikalangan mahasiswa Universitas Paramadina. Mengetahui apa yang menyebabkan beberapa mahasiswa Universitas paramadina enggan menggunakan Email pada domain “students.paramadina.ac.id” dan mencari solusinya.
4. Metodologi Penelitian Dalam penelitian ini, pengambilan data menggunakan metode kualitatif, dengan menggunakan Focus Group Discussion (FGD). FGD (Herdiansyah, 2010), merupakan metode yang dilakukan dengan berdiskusi dan berdiaog bersama, bertatap muka dengan sesama responden/subjek/informan guna menghasilkan informasi langsung dengan berbagai sudut pandang. 5. Hasil Penelitian Berdasarkan hasil Focus Group Discussion yang diadakan dua kali pada responden dengan kriteria yang berbeda, setelah dilakukan analisa data secara kualitatif, berikut hasil
dan pembahasan dalam penelitian yang berjudul ”Evaluasi Pemanfaatan Email Di Zimbra Mail Server Pada Domain „students.paramadina.ac.id“ . .Alasan
utama
mahasiswa
universitas
Paramadina
menggunakan
email
„students.paramadina.ac.id‟ adalah karena diwajibkan oleh beberapa dosen, Domain email consumer (gmail.com - yahoo.com) memiliki waktu akses yang lama, kemudahan dalam menambah kuota email secara gratis serta nama domain yang lebih menjual juga menjadi alasan mengapa mahasiswa menggunakan email zimbra „students.paramadina.ac.id‟. Sementara alasan mengapa mahasiswa tidak menggunakan „students.paramadina.ac.id‟ adalah karena tidak tahu bahwa mereka memiliki email berdomain „students.paramadina.ac.id‟, adanya kehwatiran email yang dikirim tidak terkirim dan seringnya down pada server email „students.paramadina.ac.id‟. Lama penggunaan Email zimbra „students.paramadina.ac.id‟ dimulai setelah pengenalan email tersebut pada mata kuliah Pengantar Teknologi Informasi dan mata kuliah Praktikum Pengantar Teknologi Informasi. Penggunaan Email zimbra „students.paramadina.ac.id‟, selain memang digunakan untuk mengirim tugas, email zimbra „students.paramadina.ac.id‟ juga digunakan untuk beberapa kepentingan seperti mengirimkan CV, Proposal, chating dengan sesama pengguna, menyebarkan informasi pada mailing list yang tersedia pada email zimbra „students.paramadina.ac.id‟ juga untuk menyimpan beberapa dokumen pada briefcase yang merupakan salah satu fitur yang tersedia pada email zimbra. Pemanfaatan fitur Fitur kaya yang disediakan oleh zimbra belum terlalu banyak dimanfaatkan oleh pengguna, hanya fitur seperti chat, filter dan briefcase yang digunakan. Alasan kurang memaksimalkan fitur lebih kepada disesuaikan dengan kebutuhan karena memang email zimbra lebih digunakan hanya untuk penyebaran informasi. Penyebaran Informasi melalui email „students.paramadina.ac.id‟ termasuk efektif, namun tingkat efektifitasnya dapat ditingkatkan jika semua pengguna yang terdaftar memiliki email „students.paramadina.ac.id‟ aktif menggunakan email ini. Kegiatan kegiatan kampus yang disebarkan melalui mailing list email „students.paramadina.ac.id‟ selalu direspon dengan baik oleh pengguna. Bagi sebagian pengguna email „students.paramadina.ac.id‟ yang tidak aktif, mereka mengetahui informasi kampus dari twitter Universitas Paramadina, poster, majalah dinding dan facebook Universitas paramadina. Tingkat kepuasan pengguna dalam menggunakan
email ini puas karena memang sudah sesuai dengan kebutuhkan, meskipun masih ada ketidakpuasan karena sistem yang sering down, tampilan yang tidak bisa diubah, serta pengguna aktif yang masih sedikit dan lampiran berkas yang masih kecil. 6. Kesimpulan dan Saran 6.1 Kesimpulan Pemanfaatan email zimbra pada domain „students.paramadina.ac.id‟ ternyata belum maksimal karena: 1. Pengguna belum menggunakan dan mengetahui fitur fitur yang disediakan oleh email berbasis zimbra. 2. Kurangnya sosialisasi tentang pentingnya menggunakan email zimbra berdomain „students.paramadina.ac.id‟ dikalangan mahasiswa. 3. Seringnya
terjadi
gangguan
pada
server
„students.paramadina.ac.id‟
yang
mengakibatkan transmisi email terganggu pada saat pengiriman maupun penerimaan. 6.2 Saran Universitas Paramadina sebagai salah satu institusi pendidikan yang berbasis IT sudah seharusnya aliran data kegiatan belajar mengajar maupun aktivitas mahasiswanya
lebih
mengedepankan
penggunaan
email
berdomain
“students.paramadina.ac.id”. Paramadina dapat membuat peraturan untuk seluruh mahasiswa agar menggunakan email berdomain “students.paramadina.ac.id” selain itu juga perlu adanya sosialisasi yang solid dan training singkat tentang memaksimalkan fitur yang tersedia pada zimbra.
Bibliography Djuanda, y. (2010, February 12). Penggunaal email zimbra. (A. Herdiana, Pewawancara) Ha, A. (2009, March 5). VenturBeat. Dipetik November 8, 2010, dari VenturBeat Company: http://venturebeat.com/2009/03/05/zimbra-tops-40m- paid-users-more-popular-than-gmail Herdiansyah, H. (2010). Metodologi penelitian Kualitatif untuk ilmu ilmu sosial. Jakarta: Salemba Humanika. Newman, F. (2002). Mengamankan Web Server dari Serangan Hacker atau Craker. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Radicati, S. (2010). Email Statistic Report, 2010. California, USA: The Radicati Group, Inc. A Technology Market Research Firm. Stern, M. (1998). Netware Untuk Koneksi Ke Internet. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Sugianto, M. (2007, December 15). About ZImbra. Dipetik November 8, 2010, dari Komunitas Zimbra Indonesia: http://www.zimbra.web.id/2007/12/15/about-zimbra/ Sugianto, M. V. (2010, July 28). Training Zimbra Mail Server. Dipetik November 8, 2010, dari Excellent Infotama Kreasindo: http://www.vavai.biz/training/training-zimbra-mail-server-14-15agustus-2010/ Teknis Balintar.net. (2008, Maret 7). Dipetik November 8, 2010, dari Balintar Company: http://www.balinter.net/news_78_Istilah_Dan_Pengertian_Internet.html Tschabitscher, H. (. (t.thn.). About.com. Dipetik November http://email.about.com/cs/beginningemail/a/email_basics.htm
8,
2010,
dari
Email:
Vermaat, S. C. (2007). Discovering Computers, Menjelajah Dunia Komputer: Fundamental, Edisi 3. Jakarta: Salemba Infotek.
Biodata Penulis
Nama
: Ade Herdiana
Tempat Tanggal Lahir: Cirebon, 20 Agustus 1989 NIM
: 209000003
Program Studi
: Teknik Informatika
Jenjang
: S1
