Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 1: Introductie ERP

Businessprocessen met SAP: Studeeraanwijzingen

H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 1: Introductie ERP Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 1.

2.

3. 4.

5.

6.

Je kan uitleggen wat ERP is en de afkorting ERP voluit schrijven. - Een zakelijk softwarepakket om bedrijfsprocessen te automatiseren en integreren zodat gegevens en informatie door het hele bedrijf kunnen gedeeld worden. - Enterprise Resource Planning - SAP = Systems, Applications en Products in dataprocessing Je kan uitleggen wat de term ‘Best Practices’ inhoudt. - Best practice is een methode die het meest effectief en efficiënt is voor een taak dan andere methodes. Je kan 4 marktleiders in de ERP markt opsommen. - SAP, Oracle (PeopleSoft & JD Edwards), Microsoft (Navision & Axapta), Exact Je kan 5 voordelen en 2 nadelen opsommen van ERP. - +: Betere stroomlijning van bedrijfsprocessen - +: Basis voor betere bedrijfsbeslissingen - +: Gedeeld gebruik van bedrijfsgegevens - +: Betere en snellere kijk op bedrijfsgegevens - +: Betere samenwerking van toepassingen - - : Aanpassingen aan standaardversie pakket maken een upgrade moeilijk en duur - - : Bedrijfsvoering wijzigt snel en ERP kan niet altijd volgen Je kan de rol van vendors en partners uitleggen in het ERP proces. - Vendor is het bedrijf dat de erp aanbiedt. - Partners zijn bedrijven die samenhangen aan een softwarepakket en u helpen dit beter toe te passen naar uw noden. Je kan de 4 ontwerpalternatieven bij de implementatie van een ERP pakket bondig uitleggen. - Vanilla-implementatie: Complete pakket zonder wijzigingen invoeren o Voordelen:  Totale integratie over alle functionele gebieden  Re-engineering van alle bedrijfsprocessen o Nadelen:  Kostbaar  Vergt lange doorlooptijd - Selectie van ERP-modules o Voordelen:  Minder kostbaar en kortere doorlooptijd o Nadelen  Totale integratie van data ontbreekt  Beperkte toepasbaarheid en gebruik - Zelf ontwikkelen op maat o Voordelen  Kan een systeem creëren dat gebaseerd is op eigen specifieke behoeften  Concurrenten hebben niet de beschikking over een dergelijk systeem o Nadelen  Vergt lange doorlooptijd en veel middelen  Kostbaar  Risicovol  Is niet zeker of het concurrentievoordeel geeft - Onderhoud van bestaande legacy-systemen o Voordelen  Bekend met de situatie o Nadelen

1


7.

8.

9.

10.

11.

12. 13. 14.

15.

H1

 Kan nadelig zijn voor de concurrentiepositie Je kan 1 succesverhaal en 1 verhaal waarbij er problemen ontstonden bij de implementatie van ERP bondig beschrijven. - In 2000 besloot Pizza Hut België een ERP-systeem in te voeren op 3 maanden tijd. Ze kozen voor Microsoft Dynamics Navision omdat het een uitgebreid systeem was en toch betaalbaar. Microsoft Dynamics laat je ook vrij in de keuze van partner en zo werd er voor GMI Group gekozen. - Coca-Cola besloot SAP te implementeren. Ze paste eerst haar processen aan en leidde het personeel op voor ze overgingen op het SAP-systeem. De Go-Live was gepland voor april, normaal een rustige maand. Nu was er net een warmterecord in april waardoor er veel meer vrachtwagenladingen nodig waren. De buffer voor onvoorziene aanvraag werd snel overtroffen. Hierbij kwam de strubbelingen om de orders goed in het systeem te krijgen. Het systeem kon door de achterstand niet worden geupdate en dit zorgde voor tijdelijke vervuiling van de database. Je kan zonder bijkomend opzoekwerk de implementatie van ERP bij Citronas en Champignons beschrijven. - Citronas: Rotterdamse fruitgroothandel. Microsoft Navision in combinatie met SI Foodware van Schouw Informatisering. Belangrijk was dat het ERP-pakket ook in de toekomst flexibel kan worden aangepast en dat iedereen op hetzelfde moment over informatie kan beschikken zonder afhankelijk te zijn van collega’s. Citronas koos voor een vrij grote projectgroep waarin alle key-users vertegenwoordigd waren. De implementatie heeft 8 maanden geduurd. Hun partners krijgen stickers met partijnummer, gekoppeld aan informatie van teler en over partij zelf. Zo zijn de partijen terug traceerbaar. - Banken Champignons richt zich Europees op productie, marketing en sales van champignons en andere paddenstoelen. Nieuw ERPsysteem door toenemend belang van traceerbaarheid, overnames bedrijven en nog geen geautomatiseerde voorraadadministratie. Zijn bij andere AGF-organisaties gaan informeren welke pakketen zij gebruikten. Zo gekomen bij Microsoft Dynamics navision en Schouw Informatisering. Champignons verwacht de investering na 3 jaar terugverdiend te hebben. Je kan de volgende afkortingen voluit schrijven en beknopt omschrijven: CRM, SCM,BI en BOM. - CRM: Customer Relationship Management is een technologie waarbij het optimaliseren van de contacten met de klant centraal staat. Klanten die een hogere waarde vertegenwoordigen voor de organisatie krijgen een betere behandeling. - SCM: Supply Chain Management, integraal ketenbeheer, is een principe waarbij een betere functionaliteit van het deelnemende bedrijf in de keten ontstaat dmv het verbeteren van processen en samenwerking met leveranciers en afnemers. - BI: Binnenlandse Overschrijvingen: voor betalingen aan Belgische leveranciers. BU: voor betalingen aan buitenlandse leveranciers. DOM: Domiciliëring .  Betalingssysteem – betalingswijzen BI BU BOM - BOM: Bill of Materials: stuklijst met materialen die nodig zijn om een product te maken. Je kan een bestaand bedrijf in SAP B1 raadplegen en gegevens opzoeken. Je kan de verschillende modi van het pakket gebruiken zoals zoeken, lezen, toevoegen en wijzigen. Je kan gegevens sorteren en filteren. Je kan het verschil uitleggen tussen stamgegevens (Master Data) en transactiegegevens en van beide 2 voorbeelden opsommen. - Stamgegevens zijn gegevens die geruime tijd hetzelfde blijven. Bv artikels, werknemers. Worden eenmalig vastgelegd en blijven dan zo goed als ongewijzigd. - Transactiegegevens zijn procesgeoriënteerde gegevens of anders gezegd gegevens die gecreëerd worden naar aanleiding van een bedrijfsproces. Bv aankooporders, productieorders, betalingen. Je kan Master Data Zakenpartners aanmaken met SAP B1. Je kan de werking van de betalingsconditie 30 dagen einde maand illustreren aan de hand van een cijfervoorbeeld. Je kan uitleggen wat er bedoeld wordt met deellevering per order toestaan. - Selecteer deze optie om aan te geven dat afleveringsbewijzen kunnen worden opgesteld voor een deel van de records in een klantorder Je kent het normale BTW-tarief van toepassing in België. - 0% op dagbladen en bepaalde weekbladen - 1% op goud en munten - 6% op onder meer landbouwproducten, bepaalde voedingsmiddelen en waterdistributie, bepaalde geneesmiddelen, boeken, tijdschriften, kunstvoorwerpen, personenwagens en personenvervoer, …

2


H1

-

16. 17.

18.

19.

20.

12% op onder meer bepaalde vaste brandstoffen (o.a. steenkool, bruinkool en cokes), op de sociale huurwoningen en horeca - 21% op alle goederen en diensten welke onderworpen zijn aan de BTW en die niet elders zijn opgesomd. Je kan Master Data Artikels aanmaken met SAP B. Je kan uitleggen welke 3 artikelclassificaties of artikelsoorten er voorzien zijn binnen B1. - Magazijnartikel. Bruikbaar in voorraadbeheer. - Verkoopartikel. Wordt verkocht aan klant. - Inkoopartikel. Wordt gekocht bij leverancier. Je kan uitleggen waarom er geen 1 op 1 relatie bestaat tussen een artikel en een eenheidsprijs. - Er zijn meerdere prijslijsten in omloop. Op elk van deze lijsten wordt het artikel geprijsd. Bv inkoopprijslijsten – kleine klanten. Je kan bij de inkoopgegevens aan de hand van een voorbeeld de volgende begrippen verklaren: inkoophoeveelheidseenheid, artikel per inkoopeenheid, verpakkingseenheid en hoeveelheid per verpakkingseenheid. Je kan net hetzelfde voor de verkoopgegevens.

3


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 2:Re-engineering Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 21. Je kan 5 externe en 5 interne bedrijfsregels (factoren) opsommen die het modelleren van bedrijfsprocessen beïnvloeden. - Wat: o Extern: Bedrijven moeten kunnen garanderen dat hun bedrijfsprocessen en zeker hun boekhoudkundige registraties conform zijn aan wetten en kwaliteitsnormen o Intern: Regels die het bedrijfsbeleid verwoorden: Wanneer de koper niet betaalt na 30 dagen, moet een bericht “nalatigheid betaling” verstuurd worden. Deelleveringen zijn niet toegestaan - Intern:Lange broek, geen hoofddoek, .. - Extern: werktijden, pauzes, … 22. Je kan aan de hand van een schema uitleggen welke 3 stromen er door een bedrijf vloeien. - Zie afbeeldingen 23. Je kan uitleggen waarom functionele processen geen bedrijfsprocessen zijn voor SAP. - Functionele processen: inkoop, productie, verkoop & marketing, logistiek, personeelszaken, ontwikkeling/R&D, administratie, informatieverzorging - Functionele processen zijn de afdelingen in het bedrijf 24. Je kan uitleggen wat operationele en managementprocessen zijn. - Management: houden overzicht over de operaties van een bedrijf. - Operationele: bestaan uit de kernprocessen (zie functionele processen) + ondersteunende processen en creëren de primaire waarde stroom. - Supporting: ondersteunen de core processen (infrastructuur, personeel, technologie, verwerving goederen en diensten) 25. Je kan uitleggen wat een bedrijfsproces is. - een samenspel van geordende activiteiten die met behulp van bepaalde input (personeel, diensten, goederen, informatie, …) een resultaat opleveren dat toegevoegde waarde creëert voor het bedrijf 26. Je kan de volgende afkortingen voluit schrijven en bondig toelichten: BPM, BPMN en BPR. - BPM: Business Process Modelling is een verzameling van methoden en technieken om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Bv. Get mug (1s) -> put tea in mug (2s) ->fill kettle (5s) -> … - BPMN: Business Process Modelling Notation. BPMN is gebaseerd op de activiteitendiagrammen van UML. Het doel van BPMN is om alle stakeholders (business analist, ontwikkelaar, proceseigenaar) een beeld te geven van de bedrijfsprocessen. - BPR: Business Process Re-Engineering. BPR is het herbedenken en herontwerpen van business processen om dramatische verbeteringen te zien op gebied van performance, zoals kost, kwaliteit, service en snelheid. Theemachine duurt 5s ipv o Efficiënte herontwerp van processen in de VALUE CHAIN (waardeketen) o Creëren van nieuwe business rules o Hertekenen van bestaande bedrijfsstromen o Verwijderen van verouderde rules en stromen 27. Je kan 1 praktijkvoorbeeld van BPR uitleggen zonder extra opzoekwerk. - Wal-Mart bestelde zelf voorraad bij fabrikanten als Proctor and Gamble. Resultaat was ofwel te kleine ofwel te grote voorraden. - Na een BPR-proces verzorgt Proctor and Gamble zelf de voorraden bij WalMart omdat zij beter inzicht hebben in de tendensen op de markt. - Resultaat: beter voorraadbeheer; effectiever aanvullen van de voorraden 28. Je kan het verband uitleggen tussen IT en BPR. - Ontwikkelingen in IT en technologie zijn vaak de drijfveer tot het herdenken van de bedrijfsprocessen. - De nood aan procesverbetering kan aanleiding zijn tot nieuwe ontwikkelingen op vlak van IT en technologie.

4


H1

29. Je kan een BPM-schema van één of meerdere bedrijfsprocessen van een willekeurige onderneming in woorden omschrijven. 30. Je kan op basis van een BPM-schema van één of meerdere bedrijfsprocessen van een willekeurige onderneming de pijnpunten in het bedrijfsproces opzoeken en beschrijven. 31. Je kan op basis van een BPM-schema van één of meerdere bedrijfsprocessen van een willekeurige onderneming voorstellen formuleren om het proces grondig te herwerken. 32. Je kan vanuit de MasterData in SAP B1 bedrijfregels afleiden in verband met zakenpartners en artikels. 33. Je kan aantonen dat SAP B1 bedrijfsprocessen ondersteunt aan de hand van een concreet voorbeeld. 34. Je kan uitleggen waarom de implementatie van SAP B1 leidt tot BPR. Vraag 2 afbeeldingen

V e rko o p m a rkt G e ld

1.

In fo rm a tie

2.

3.

G o e d e re n

In ko o p m a rkt Goederenstroom

5


H1

V erkoopm arkt Levering van goederen en diensten

G ereed halffabrikaat

G ereed product

P roducten

+

+

H alffabrikaat

B ew erkingen

-

+ A anw ending

V erbruik

G ebruik

A anw ending

M aterialen

B edrijfsm iddelen

P ersoneel

-

-

U itval

+ D iensten

-

A fstoting

M aterialen

Inkoopm arkt

V erloop

+ B edrijfsm iddelen

+ P ersoneel

A rbeidsm arkt

Geldstroom

6


H1

Informatiestroom

7


H1

8


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 3:Implementatie en Change Management Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 35. Je kan de 6 fasen van het ERP systeemontwerpproces opsommen en bespreken. - Planning - Requirements-analyse: RFP - Ontwerp: Re-engineering en customizing - Detailontwerp: GAP-analyse - Implementatie: opzetten beveiliging, heldesk, gebruikerstraining, change management + TESTEN - Na Go Live: onderhoud en verbetering 36. Je kan de 3 niveaus waarvoor requirements moeten worden opgesteld opsommen en bondig bespreken. - De kwaliteit van IT-toepassingen laat zich uitdrukken in de mate waarin wordt voldaan aan de eisen en verwachtingen van opdrachtgevers, gebruikers - Business (Waarom): Identificatie van te verbeteren bedrijfsprocessen - User (Wat): Identificatie van te ondersteunen bedrijfsprocessen - System (Hoe): Requirements staan aan de basis van plannen voor en besluitvorming over aankoop, ontwikkeling en onderhoud van IT (hardware, software, netwerk, …) 37. Je kan uitleggen waar RFP (Request For Proposal) voor staat en daarbij de begrippen priority en mandatory situeren. - Requirements worden opgelijst in een RFP of Request For Proposal. Deze begeleidt een offerteaanvraag bij verschillende vendors. Beslissen of iets Must have – Nice to Have – Should have is. - Priority: Elk item een nummer geven van belangrijkheid. - Mandatory: Must have. 38. Je kan minstens 3 verschilpunten opsommen tussen re-engineering en customizing. - Pasvorm in organisatie: o Re-engineering: werkt goed wanneer veranderingen beperkt zijn, op grote schaal kan het de organisatie verstoren. o Customizing: Verstoort organisatie minder omdat software specifiek ontwerpen is voor de huidige werkmethodieken. - Tijdigheid: o Re-engineering: software is kant-en-klaar en dus klaar om geïmplementeerd te worden. o Customizing: Mogelijk langdurig tijdsbeslag bij ontwikkeling van systemen. - Kosten: o R: Implementatie kan efficiënt uitgevoerd worden. o C: Mogelijke aanzienlijke kosten van op maat gemaakte implementatie. - Eisen: o R: Legt beperkingen op aan ontwerp, gebaseerd op bedrijfsmodellen en best practices. o C: meer flexibiliteit, niet beperkt door best practices, geen beperkingen aan ontwerp. - Pasvorm: o R: eisen worden door ERP-systeem ondersteund. o C: unieke eisen worden mogelijk niet door ERP-systeem ondersteund. 39. Je kan de GAP analyse situeren binnen het ERP systeemontwerpproces en bondig beschrijven. - Detailontwerpfase: Elk gebied dat niet is afgedekt wordt kandidaat voor customization of reengineering – De processen die niet overeenkomen met het systeem worden herontworpen (BPR) – De noodzakelijke customizations worden gecodeerd en doorgevoerd. 40. Je kan de term key-users gebruiken en verduidelijken. - Belangrijkste mensen binnen de organisatie, mensen die duidelijk overzicht hebben op de bedrijfsprocessen. Key-users moeten er ook voor zorgen dat andere mensen enthousiast blijven tijdens het hele project. 41. Je kan 3 testen opsommen en bondig bespreken die het bedrijf moet uitvoeren voor de Go Live van het pakket.

9


H1

-

42.

43.

44.

45.

46.

47.

48.

49.

Conversietesten User Acceptance testen Integratietesten Dry Run testen : in oud en nieuw systeem tegelijk werken. Stress testen : Veel mensen tegelijk dezelfde actie laten doen om te kijken wat het systeem dan doet. Crashtest - Volume testen: Veel mensen tegelijk veel data laten uploaden Je kan 3 elementen opsommen die het bedrijf moet voorzien na het Go Live gaan van het pakket. - Upgrade naar nieuwe versie van SAP - Integratie met andere systemen - Verbeteringsprojecten Je kan 5 kritische succesfactoren van Gulla tijdens de ERP-implementatie opsommen. - Vermijd customization - Preventieve trouble shooting - Formeel projectplan - Een goede ERP implementatie strategie - Goede communicatie - Toegewijd personeel en consultants Je kan een link leggen tussen de methodiek ASAP en het 6 fasen watervalmodel. - Project preparation = planning - Business blueprint = conceptfase: bedrijfsprocessen + GAP-analyse - Realization: het systeem wordt ingericht conform de overeengekomen bedrijfsblauwdruk. - Final preparation: opleiding van eindgebruikers, het overbrengen van gegevens en systeem naar een productieomgeving, de zogenaamde Cut Over, Uitvoeren van laatste systeemtests - Go Live & support Je kan een link leggen tussen de kritische succesfactoren van Gulla en de ASAP methode van SAP waarbij je minstens gebruik maakt van 3 kritische succesfactoren. Je kan 3 veranderingen opsommen en bondig bespreken waartoe het implementeren van een ERP pakket leidt voor de werknemers van het bedrijf. - Werknemers gaan anders werken o Verschuiving in het takenpakket o Bepaalde jobs verdwijnen o Nieuwe jobdefinities ontstaan o Teamwork neemt toe o Verschuiving in verwachte competenties  Communicatievaardigheden  IT-vaardigheden - Machtsverhoudingen veranderen o Horizontale organisatie Je kan de 4 C’s van het 4C model opsommen en bondig bespreken. - Weerstanden en problemen met de menselijke kant van verandering zijn de meest voorkomende oorzaken van het mislukken van een project - Consciousness: bewustzijn van de nood aan verandering - Commitment: zichzelf engageren om deel te nemen aan de verandering en ze te ondersteunen. - Competence: kennis over hoe te veranderen en vaardigheid om dit ook te doen. - Continuity: om de verandering volledig te integreren en in te bedden Je kan de metaforen kaas en doolhof bespreken uit de film Who moved my cheese? en dit concreet maken met een voorbeeld binnen het ERP verhaal. - Kaas: wat wil je bereiken (job, geld, waardering, winst, marktleider, …) - Doolhof: waar zoek je naar wat je wil bereiken (op de werkvloer, binnen de afdeling of het bedrijf waar je werkt, familie, vriendenkring, …) Je kan de 4 types van personen en hun houding t.o.v. veranderingen bespreken uit de film Who moved my cheese?. - Muis Sniff: Is zich bewust van nood aan verandering; beoordeelt continu huidige situatie en onderneemt vroegtijdig actie

10


H1

-

Muis Scurry: Schiet in actie op het moment dat verandering zich opdringt, springt mee op de kar maar is niet het brein achter de actie - Mens Hem: Ontkent de nood aan verandering omdat hij vreest dat change alleen meer ellende betekent - Mens Haw: Leert na verloop van tijd zich aan te passen aan nieuwe omstandigheden omdat hij inziet dat change vooruitgang betekent - Mensen: Worden in vertrouwde situatie zelfgenoegzaam en arrogant, hebben geen aandacht voor continu wijzigende omgevingsfactoren, angst en frustratie belemmeren reacties op veranderingen - Muizen: Berusten nooit in situatie en blijven waakzaam, zijn zich bewust van continu wijzigende omgevingsfactoren (dagelijkse inspectie kaasvoorraad), ondernemen actie op het moment dat change zich opdringt (kaas zakt onder minimum voorraad), zoeken naar opportuniteiten en bereiken na change betere resultaten dan tevoren (meer kaas) 50. Je kan 4 spreuken uit de film Who moved my cheese? opsommen en bondig bespreken. - The more important Your cheese is to you The more you want to Hold on to it. - If you do not change, You can become Extinct. - Smell the cheese often So you know when It is getting old - What Would You Do If You Weren’t Afraid? - Movement In a New direction Helps you find New cheese - When you move Beyond your fear, You feel free - Imagining myself Enjoying new cheese Even before I find it, Leads me to it - The quicker you let go Of old cheese The sooner you find New cheese - It is safer to Search in the maze Than remain in a Cheeseless situation - Old beliefs Do not lead you To new cheese - When you see that You can find and Enjoy new cheese You change course - Noticing small changes Early helps you adapt To the bigger changes That are to come 51. Je kan de spreuken van Who moved my cheese? toepassen op een case zoals bijvoorbeeld de muziekindustrie. 52. Je kan de emotionele cyclus van veranderingen bespreken en toepassen op de 4 personen uit de film Who moved my cheese? - Zekerheid – twijfel – hoop – vertrouwen – tevredenheid - Dit proces is enkel van toepassing op Haw. De rest blijft ergens daarin hangen. Muizen zijn altijd positief – Hem is negatief.

11


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 4: Inkopen - Procurement Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 53. Je kan de Kraljic matrix met behulp van een schema verduidelijken en je vergeet hierbij niet de waarden op de assen en de namen van de 4 producten in de kwadranten. Invloed op de winst

Inkooprisico

54. Je van voor elk kwadrant van de Kraljic matrix een concreet voorbeeld geven. hefboomproducten: etenswaar routineproducten: kantoorartikelen strategische producten: onderhoud oude betaalkaarten systeem khk knelpuntproducten: medische apparatuur 55. Je kan de link tussen het inkoopproces, het verkoopproces en de productie verduidelijken.

56. Je kan de geld, goederen en documentenstroom bij het inkoopproces met behulp van een schema uitleggen.

12


H1

57. Je kan het verloop van het inkoopproces vanaf de bestelling tot de betaling bondig bespreken. Inclusief de verwerking van terugzendingen. Een dienst of directie wil een aantal goederen of diensten aankopen, men zal hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens in SAP opgenomen zijn. Eventueel kan er ook verwezen worden naar condities in inforecords en raamcontracten (vb. prijscondities). De bestelde goederen of diensten uit onze bestelbon worden geleverd. Men controleert de geleverde artikels, de foutieve worden ingeval van een materiaal teruggestuurd, en voor de goedgekeurde wordt een goederenontvangst in het SAP-systeem aangemaakt. Voor de geleverde goederen wordt van de leverancier een factuur ontvangen. De factuur wordt gecontroleerd en ingegeven in het SAP-systeem. We onderscheiden volgende twee stappen: o in een eerste fase wordt de factuur decentraal geregistreerd door een logistieke dienst; o in een tweede fase wordt de geregistreerde factuur na controle centraal doorgeboekt door DFIN. De aankoopfactuur is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. In geval er zich een prijs- en/of een hoeveelheidsverschil voordoet tussen de bestelbon en de aankoopfactuur of er heeft nog geen goederenontvangst plaatsgevonden waar deze verplicht was, dient de budgethouder de aankoopfactuur eerst vrij te geven. Zolang dit niet gebeurd is, kan het geregistreerd document niet in SAP doorgeboekt worden. Tenslotte zal de financiële dienst tot betaling overgaan. Dit kan pas nadat de geregistreerde factuur geboekt werd. 58. Je weet welke documenten uit de module inkoop in SAP B1 invloed hebben op het voorraadniveau van de producten. Als je een bestelling ingeeft komt het aantal artikels dat je hebt besteld in het veld “In bestelling”. Als je daarna de leverbon ingeeft gaat het aantal artikels van het veld “In bestelling” naar het veld “In Magazijn”. 59. Je weet dat het minimale inkoopproces uitsluitend bestaat uit registratie van de ontvangen factuur (en de uitgaande betaling). 60. Je weet hoe prijzen aan producten en leveranciers gekoppeld worden in SAP B1. 61. Je kan cijfergegevens op SAP B1 formulieren zoals factuurbedragen, orderbedragen, rekeningsaldo, … toelichten. 62. Je kan datums op SAP B1 formulieren zoals leverdatum, boekingsdatum, vervaldatum, … toelichten. 63. Je kan met behulp van SAP B1 masterdata artikels en zakenpartners invoeren zoals je dit reeds deed voor Ecobos. 64. Je kan met behulp van SAP B1 het inkoopproces verwerken zoals je dit reeds deed voor Ecobos.

13


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 5: Verkopen - Sales Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 65. Je kan de 5 fasen van de customer life cycle opsommen. - Fase 1: Acquisitie/ prospectfase: de klant wordt geworven en doet zijn eerste aankopen. - Fase 2: Switch/ trialfase: de klant zoekt bevestiging, concurrerende producten worden uitgeprobeerd. - Fase 3: Loyaltyfase: de klant wordt min of meer trouw en met cross- en up-sellingtechnieken wordt het rendement van de klant verhoogd. - Fase 4: Re-activatiefase: extra aandacht voor de klant die dreigt te "ontsnappen“. - Fase 5: Deur-op-slotfase: de klant zo lang mogelijk en winstgevend behouden 66. Je weet waar de afkorting CRM voor staat. - Customer Relationship Management: werkwijze waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat 67. Je kan de relatie tussen CRM en ERP bondig uitleggen.

-

1 + 1 = 1.5 o Wanneer ERP ook ingezet wordt voor CRM 1+ 1 = 3 o Wanneer ERP en CRM geïntegreerd samen werken

68. Je kan een belangrijke speler op de CRM markt opgeven. - Salesforce, Siebel, NetSuite 69. Je kan een zelf gekozen bedrijfscase omtrent het succesvol inzetten van een CRM tool bondig uitleggen. - Mercedes Benz: Internet is een belangrijk communicatiekanaal geworden. Dat was voor Mercedes de reden om internet integraal onderdeel te maken van de marketingprocessen. Als iemand via de site informatie aanvraagt, dan moet die vraag wel goed afgehandeld worden. Er moet dus een aansluiting zijn op de CRM-tools. Het doel is natuurlijk om zoveel mogelijk auto's te verkopen aan tevreden klanten. De CRM-tools gebruiken we om te filteren welke brochureaanvragen in aanmerking komen voor ons prospectprogramma. Uit resultaatmeting is inmiddels gebleken dat de inzet van CRM-tools leidt tot een hogere conversie dan voorheen. De conversie van mensen die online een offerte aanvragen is zelfs 17%. Dat overtuigt ook onze dealers van het nut van online communicatie. Zij moeten uiteindelijk de deal sluiten. 70. Je kan de link tussen het inkoopproces, het verkoopproces en de productie verduidelijken. - Zie H4 71. Je kan de geld, goederen en documentenstroom bij het verkoopproces met behulp van een schema uitleggen.

14


H1

72. Je kan het verloop van het verkoopproces vanaf de offerte tot de betaling bondig bespreken. Je kan dit ook rekening houdend met retouren. - Offerte – levering – uitgaande factuur – uitgaande creditnota 73. Je kan het verschil tussen het push forward en pull forward principe bondig uitleggen.

74. Je weet welke documenten uit de module verkopen in SAP B1 invloed hebben op het voorraadniveau van de producten.

75. Je weet dat het minimale verkoopproces in SAP B1 uitsluitend bestaat uit registratie van de uitgaande factuur (en de binnenkomende betaling). 76. Je weet hoe prijzen aan producten en klanten gekoppeld worden in SAP B1. 77. Je kan cijfergegevens op SAP B1 formulieren zoals factuurbedragen, orderbedragen, rekeningsaldo, … toelichten. 78. Je kan datums op SAP B1 formulieren zoals leverdatum, boekingsdatum, vervaldatum, … toelichten. 79. Je kent het concept van alternatieve artikelen bij het opmaken van offertes in SAP B1. - Offerte – tabblad Inhoud – Type A 80. Je kan verkoopdocumenten opstellen waarbij er gewerkt wordt met alternatieve verkoophoeveelheidseenheden (pallet, doos, krat, …) 81. Je kan met behulp van SAP B1 het verkoopproces verwerken zoals je dit reeds deed voor Ecobos.

15


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 6: Financiële verslaggeving Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 82. Je kan 3 operationele en/of managementcontrole functies uitgevoerd door de financiële administratie dienst van een bedrijf opsommen en bondig verduidelijken. - Operationele functies o facturatie, betalingen, opvolging wanbetalers, … - Managementcontrolefuncties o Controle van betalingen, facturen, orders, … o Budgettering = toekomst:financiële planning voor komende periode:  Opbrengsten vs kosten: resultaat: investeringsruimte op lange termijn  Inkomsten vs uitgaven: liquiditeitspositie: fondsenopname o Cash management: De geldvoorraad optimaliseren zodat  het totale middelenbeslag wordt geoptimaliseerd;  de kosten van de geldstromen minimaliseren;  de rentekosten worden geminimaliseerd of de renteopbrengsten gemaximaliseerd.  Gebruikte technieken:  Cash-Flow-analyses: Bv: voorraadstijging = opslorping van fondsen ten koste van andere bestedingen, Bv: verkoop van investeringsgoed = vrijkomen van fondsen ten voordele van andere bestedingen  What If-analyses: Bv: schaalverkleining van onderneming: hoeveel voorraaddaling verantwoord? = vrijkomen van fondsen o Investeringsanalyse en management: Een investering is een opoffering in tijd of geld ten behoeve van een doel dat pas op lange termijn wordt behaald.  In de bedrijfseconomie spreekt men van een investeringen en niet van kosten als het doel op lange termijn (>1 jaar) behaald wordt.  Een investering staat op de balans als vaste activa. Voorbeelden zijn machines, gebouwen en transportmiddelen.  Vaste activa worden afgeschreven.  Beslissen omtrent doorvoeren investering via evaluatietools zoals: Pay Back Periode terugverdientijd via inkomende kasstromen, NPV = Net Present Value verdisconteerde actualisering van toekomstige opbrengsten, IRR = Internal Rate Of Return rendement van investering aan de hand van kasstromen vergelijken met een vooropgesteld rendement 83. Je kan minimum 5 voordelen van ERP ten opzicht van traditionele software (=boekhoudpakketten zoals ProAcc) opsommen en bondig verduidelijken. - Doorlopende documentenstroom - Naadloze integratie tussen verschillende modules - Voorziet altijd up-to-date managementinformatie - Benutting van gegevens uit financiële registratie voor BI (Gedrag van klanten, ABC-analyse van regio’s) - Beter inzicht in consolidatieresultaten - Correct inzicht in Cash Flow: aanwending en vrijkomen van vermogen vb voorraad - Betere kostprijsboekhouding 84. Je kan uitleggen wat Corporate Governance is. - Doel: Witte boorden criminaliteit aanpakken o Lernout & Hauspie, Beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven ( Enron, WorldCom…), Bankencrisis 2008-2009 - Middel: Extra regels en toezicht voor beursgenoteerde bedrijven o Owv noodzaak aan betere rapportering: in leesbare vorm, objectief, internationaal geüniformiseerd, doorzichtige waarderingen - Voordelen: o Transparante rapporteringsoutput, Gestandaardiseerde interpretatie - Gevolgen:

16


H1

o Kostenverhogend voor het bedrijf, Meer info leveren, Meer wetgeving opvolgen Grootste probleem o Integreren van gegevens uit diverse applicaties, uit diverse dochterondernemingen - Oplossing:ERP!!!!! 85. Je kan de link tussen het financiële proces en de andere bedrijfsprocessen uitleggen. -

86. Je begrijpt het concept beginbalans en eindbalans. - Beginbalans: bij oprichting van een onderneming, bij opening van een nieuw boekjaar - Eindbalans: Gewijzigde situatie op rekening voor BEZIT EN SCHULD

87. Je begrijpt het concept journaal. - een beschrijving van elke verrichting met allerlei info wordt in het journaal geschreven - Journaalgegevens overnemen in ‘grootboek’ of ‘rekeningen’= een overzicht van de onderneming per vermogensbestanddeel 88. Je kan bondig de werking van de actief, passief, kosten en opbrengsten rekeningen bespreken.

17


H1

89. Je kan een aankoopfactuur en een verkoopfactuur manueel registreren in het journaal en op de grootboekrekeningen. 90. Je kan met behulp van SAP B1 de automatische boekingen in verband met aankopen, verkopen en bankverrichtingen opzoeken en bondig bespreken zoals je dit reeds deed bij Ecobos. 91. Je kan met behulp van SAP B1 manueel kasverrichtingen registreren in het jouraal zoals je dit reeds deed bij Ecobos. 92. Je kent 2 manieren waarop gelijkaardige boekingen versneld verwerkt worden binnen SAP B1 (periodieke boekingen/sjabloon) en je weet wanneer je welke methodiek moet toepassen. 93. Je kan de koers van verschillende valuta instellen binnen SAP B1. 94. Je kan een journaalverslag en een winst- en verliesrekening opvragen binnen SAP B1.

18


H1

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 7: Productie Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 95. Je kan de link tussen het inkoopproces, het verkoopproces en productie verduidelijken. Zie H4 Productie moet gekoppeld zijn aan sales om juiste voorraadniveaus eindproduct te kunnen handhaven. Sales moet inzicht hebben in de productieplanning om een realistische levertermijn af te spreken met klanten Procurement/inkopen moet inzicht hebben in de productieplanning om de juiste voorraden aan grondstoffen aan te kopen en te zorgen dat deze op het juiste moment geleverd worden. (Just In Time) 96. Je kan de link tussen ERP en MES uitleggen.

-

MES is het ‘verlengde’ van ERP naar de productie toe. MES schermt de snelle en complexe veranderingen in de proceslaag af van ERP zodat ERP een blijvend en uniform zicht behoudt op de productielaag. MES ‘bestuurt’ en ‘beheert’ de controlelaag, inclusief de zakelijke invalshoek, als rechtstreekse verlengde van het ERP systeem MES communiceert van en naar ERP en proceslaag. 97. Je kan 3 functionaliteiten van MES opsommen en bondig bespreken. Data Collection Acquisition: gegevensverzameling: omvat het opslaan van real-time-informatie van procesbesturingssystemen en eventueel handmatige invoer, naar historische informatie op minuutbasis. Performance Analysis: geeft inzicht in de performance van het productieproces. Product Tracking & Genealogy: Om een product te volgen van grondstof tot eindproduct wordt online informatie bijgehouden Quality Management: het beheersen van kwaliteitsgegevens rond grondstof, tussen- en eindproduct. Process Management: heeft als doel het productieproces te optimaliseren. Document Control: Het formaliseren en automatiseren van standaarddocumenten, van belang bij naleving van kwaliteits-, milieu- en veiligheidseisen Dispatching production units: Het reguleren van de stroom van de productie-eenheden door het proces. Operations scheduling: Het bepalen van de productievolgorde aan de hand van prioriteiten, productkarakteristieken en recepten. Operations scheduling zorgt ervoor dat het opzetten en omstellen van de productie zo min mogelijk tijd in beslag neemt Labor management: Geeft de status van het personeel weer, houdt bij wat de aanwezigheid is geweest van het personeel en de taken die zijn uitgevoerd. Ism Resource Allocation functie Resource allocation & status: Het toewijzen en beheren van alle middelen welke gebruikt kunnen worden in het productieproces zoals gereedschappen, machines, arbeidskrachten, materialen en documenten. Maintainance/Service management: Alle activiteiten die te maken hebben met onderhoud. 98. Je kan 3 manieren van Lot Sizing (=bestelhoeveelheid bepalen) opsommen en bondig bespreken.

19


H1

-

Lot for Lot: De tot nog toe gehanteerde methode om van alle materialen precies de benodigde hoeveelheid te bestellen zodat ze precies op de volgens de leadtime bepaalde termijn beschikbaar Economic Order Quantity (formule van Kamp): Lot sizing bepalen rekening houdend met de kosten die gepaard gaan met het produceren en/of leveren van onderdelen en producten. Cost drivers die daarbij in beschouwing worden genomen zijn ten eerste de voorraadkosten en ten tweede de omstelof bestelkosten. De formule van Kamp gaat wel uit van een bekende, constante vraag. In werkelijkheid is de vraag echter doorgaans niet constant en al evenmin bekend Re-Order Point: Wanneer voorraad onder bepaald niveau zakt wordt vaste hoeveelheid bijbesteld Order up to level: Op vaste tijdstippen wordt voorraad aangevuld tot bepaald niveau 2 bin systeem: 2 ‘denkbeeldige’ bakken voorraad worden aangehouden, waarbij eerst de ene bin wordt gebruikt tot zij leeg is en vervolgens de andere. Wanneer een bin leeg is, wordt er 1 bin bijbesteld. Tot de bestelling arriveert, wordt de andere bin geacht te volstaan 99. Je kan de volgende afkortingen voluit schrijven en/of bondig bespreken: MES, MRP, MPS, BOM, JIT en Kanban. MES: Manufacturing Execution System: MES is de automatiseringslaag tussen de proces- en de productiebesturing op de fabrieksvloer en ERP-systemen in de kantooromgeving. Het is een samenstel van technologieën en technieken die zorgen voor een efficiëntere manier van produceren. MES regelt niet alleen de informatieoverdracht, het voegt functionaliteit toe aan de transactieverwerkende ERPsystemen en de real-time productiebesturingssystemen. MRP: Material Requirements Planning: de hoeveelheid en timing van grondstoffenorders om het hoofdproductieschema (MPS) te realiseren. MRP bepaalt op basis van MPS en BOM-data welke materialen, in welke hoeveelheid, waar, wanneer nodig zijn. o Processen: Identificatie van benodigde voorraad, Berekening van uitleveringstijden, Bepaling van veilige voorraadniveaus, Bepaling van kostenbesparende bestelhoeveelheden o Leidt tot: Creatie nauwkeurige aankooporders, Creatie correcte productieorders MPS: Master production Schedule: Hoofdproductieschema. MPS bepaalt hoeveelheden en data van eindproducten BOM: Bill of Materials: stuklijst met materialen die nodig zijn om een product te maken JIT: Just In Time: exact nakomen van afspraken omtrent tijdstip levering. JIT-planning volgt het pullprincipe: Alleen leveren als besteller dat wil, de afnemer trekt order naar zich toe. o Basisidee: (tussen)voorraden tot NUL herleiden o JIT heeft meeste kans op slagen in stabiele en repetitieve productieomgevingen. o Intern nood aan een betrouwbaar machinepark o Extern nood aan betrouwbare toeleveranciers Kanban: JIT in de praktijk - Ontwikkeld door Toyota - Systeem om productie te sturen zonder dat er tussenvoorraden ontstaan. Kanban = kaart o 2 types: Voorraadkaart en Productiekaart o Met voorraad-kanban (V-kanban) geef je aan vorige werkpost signaal om goederen te verplaatsen. Bij verplaatsen naar volgende werkpost neem je de productie-canban (P-Kanban) van de verplaatste goederen. Dit is het signaal om goederen te produceren of te bestellen bij een voorafgaande werkpost o Voorbeeld: vrachtwagens tussen 3 fabrieken, lege achterlaten en met volle vertrekken. 100.Je kan de 3 types stuklijsten die voorkomen in SAP B1 bespreken en je weet wanneer welk type van toepassing is. Productiestuklijst: In een productiestuklijst wordt een omschrijving gegeven van een gereed product dat bestaat uit verschillende voorraadcomponenten. Tijdens het productieproces worden deze componenten samengevoegd tot een gereed product. Verkoopstuklijst: Het afgewerkt product wordt niet beheerd als een voorraadartikel, maar als een verkoopartikel. De componenten kunnen zowel verkoopartikelen als voorraadartikelen zijn. BV tuinstoel: onderdelen worden apart opgeslagen in magazijn. Referentiestuklijst of sjabloon: Bij een sjabloonstuklijst worden de componenten in een verkoopdocument weergegeven als een lijst met artikelen onder het bovenliggende artikel. Men spreekt van een samengesteld artikel! BV Set tafel met 4 stoelen  klant kan andere tafel kiezen. 101.Je kan 3 soorten productieorders opsommen en bondig bespreken. Standaard – Demontage – Speciaal Bij standaardproductieorder of demontageorder selecteert u een product met een bestaande productiestuklijst.

20


H1

-

Bij een speciale productieorder definieert u de componenten en de hoeveelheden die nodig zijn om het product te maken op het moment dat u de productieorder creëert. 102.Je weet wanneer je welk type productieorder gebruikt. 103.Je kan een BOM met leadtimes opstellen zoals je dit deed in deelopdracht 4 Ecobos. 104.Je kan een MRP run manueel berekenen zoals je dit deed in deelopdracht 4 Ecobos. 105.Je kan met behulp van SAP B1 het productieproces verwerken: a. Je kan de 3 verschillende soorten stuklijsten verwerken binnen SAP B1. Je kan het bijhorende artikel aanmaken en bepalen welke vinkjes er geplaatst moeten worden: magazijnartikel, aankoopartikel en/of verkoopartikel. Je kan uitleggen hoe de verkoopprijs wordt bepaald en welke producten er verschijnen in het verkooporder. Je kan de verschillen tussen de 3 soorten stuklijsten bondig uitleggen. b. Je kan de planningsgegevens van je artikels juist instellen zodat zowel stuklijsten als MRP runs gecreëerd kunnen worden. c. Je kan handmatig een productieorder aanmaken en de bijhorende serienummers creëren. d. Je kan een MRP run simuleren binnen SAP B1. e. Je kan hierbij prognoses instellen. f. Je kan de aankooporders en productieorders genereren.

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 8: Human Resources Na het studeren van dit hoofdstuk en het maken van de oefeningen en de opdrachten, moet je de volgende dingen weten en kunnen: 106.Je kan 5 taken van de HR afdeling opsommen. Onderhouden van nauwkeurige informatie over de werknemers Salaris- en loonadministratie Functieomschrijvingen samenstellen Selectiecriteria opstellen voor aanwerving sollicitanten Opstellen arbeidscontracten Evalueren werknemers Rapportages naar de overheid 107.Je kan de evolutie schetsen van HR systemen. - Webportaal met info over salaris, leaseregelingen, vakantiedagen, aanwezigheden, … - Zelfservice door personeelslid of manager o Reisvergoedingen o Veranderingen in personeelsgegevens o Opleidingen aanvragen - Aanbieden trainingsmateriaal en E-learning - Cloud computing 108.Je kan met behulp van 2 voorbeelden de link tussen HR en andere modules binnen SAP B1 verduidelijken. - Logistiek (PP, PM): HR info nodig voor time management en shift planning. - Sales and Distribution (SD): HR info nodig voor bepalen verantwoordelijke vertegenwoordiger en berekenen commissie. - Financial accounting (FI) en Controlling(CO): HR-info nodig voor loonstaten en kostberekeningen, tijdsrapporteringen, betalen reisvergoedingen en andere onkostennota’s, … - Workflow (WF): HR-info nodig om taken toe te wijzen aan personeelsleden met de vereiste competenties. 109.Je kan 3 functionaliteiten van HR opsommen die ontbreken binnen de HR module van SAP B1. - evaluatie en functioneringsgesprekken trainingen - competenties

21


H1

22

Studeeraanwijzingen Hoofdstuk 1: Introductie ERP

Recommend Documents