Stručný obsah ČÁST I Word 2007: Začněte dokument s tím nejnovějším a nejlepším 1. 2. 3 4. 5.
Novinky v aplikaci Word 2007 Tvorba dokumentů ve Wordu 2007 Vzhled stránky a stránkování Formátování dokumentů pomocí šablon Dosažení profesionálního vzhledu pomocí motivů
33 61 87 111 133
ČÁST II Práce s obsahem: Od zdrojů informací po revizi 6. 7. 8. 9. 10.
Základy tvorby dokumentů Dokonalejší navigace v dokumentu Práce se stavebními bloky a dalšími textovými nástroji Vyhledávací služby a referenční nástroje Osnova a struktura dokumentu
149 175 193 217 245
ČÁST III Vizuální prvky: tabulky, grafy, diagramy, obrázky 11. Tabulky 12. Prezentace dat pomocí diagramů SmartArt a grafů 13. Oživení dokumentu obrázky, kresbami a nadpisy WordArt
265 285 313
ČÁST IV Profesionální dokument: seznamy, styly, pozadí a okraje 14. Zarovnání obsahu, formátování odstavců a seznamů 15. Efektivní formátování pomocí stylů 16. Rozvržení formátu stránek pomocí pozadí, vodoznaků a textových oken 17. Upoutání pozornosti pomocí ohraničení a stínování
K1528-mistr word.indb 3
343 381 411 433
2.4.2008 14:25:04
4
STRUČNÝ OBSAH
ČÁST V Projekty vytvářené ve spolupráci: sdílené dokumenty, revize, zabezpečení 18. Sdílení dokumentů a spolupráce online 19. Revize dokumentů a nástroje pro označení 20. Ochrana dokumentu a otázky bezpečnosti
455 487 519
ČÁST VI Komplexní dokumenty: Oddíly, hlavní dokumenty a odkazy 21. 22. 23. 24. 25.
Sloupce a oddíly – pokročilé formátování textu Vytváření a správa hlavních dokumentů Práce s odkazy Obsah a referenční tabulky Vytváření rejstříků
545 563 579 595 611
ČÁST VII Publikování: Word světu 26. 27. 28. 29. 30. 31.
Nástroje pro tisk Blogování s Wordem 2007 Hromadná korespondence Úprava dokumentů pomocí ovládacích prvků obsahu Práce s XML Práce s makry a jazykem VBA
Přílohy
K1528-mistr word.indb 4
625 649 659 683 705 727
753
2.4.2008 14:25:04
Obsah Pravidla používaná v této knize a jejich vlastnosti Pravidla pro text Pravidla vzhledu Poznámka redakce českého vydání
Úvod
25 25 25 26
27 Seznámení s aplikací Word 2007 O této knize
27 28
ČÁST I Word 2007: Začněte dokument s tím nejnovějším a nejlepším Kapitola 1
Novinky v aplikaci Word 2007 Náhled do minulosti: Počátky Wordu Zcela nový způsob práce: Změny ve Wordu 2007 Jaké jsou dnešní potřeby pracovního světa Vstupte do světa Wordu 2007
Seznámení s uživatelským rozhraním Wordu 2007 Najděte co potřebujete intuitivně Objevujeme pás karet Významně přepracovaná nabídka Soubor Zrychlená práce se souborem pomocí panelu nástrojů Rychlý přístup Spouštění dialogů Používání motivů Práce s galeriemi Používání dynamického náhledu Provádění rychlých změn formátování pomocí miniaturního panelu nástrojů Zobrazení dokumentu v odlišném světle Speciální zobrazení – Rozložení dokumentu a Miniatury
Zobrazení pravítek a mřížky Zobrazení více stránek Práce s více dokumenty
Porozumění údajům a nástrojům ve stavovém řádku Nastavení Možností aplikace Word 2007 Nastavení Centra zabezpečení Microsoft Word Využití Zdrojů informací Co bude dál?
K1528-mistr word.indb 5
33 34 35 36 36
38 39 39 40 41 42 42 44 45 45 47 49
50 52 53
55 56 57 59 60
2.4.2008 14:25:04
6
OBSAH
Kapitola 2
Tvorba dokumentů ve Wordu 2007
61
Tvorba a práce s obsahem dokumentů
62
Vytváření nových dokumentů z šablon Otvírání naposledy použitých dokumentů Vkládání dat
62 64 65
Provádění základních úprav Vybírání textu Výběr informací myší Výběr informací pomocí klávesnice Vyjímání, kopírování a vkládání Tlačítko Možnosti vložení
Používání schránky sady Office Otevření schránky sady Office Vkládání obsahu schránky sady Office Vymazání obsahu schránky sady Office
Nástroje Zpět, Znovu a Opakovat Použití nástroje Zpět Použití nástrojů Znovu či Opakovat
Tvorba dokumentů s povolenými motivy Podívejte se na motivy v akci Barvy motivu Písma motivů Efekty motivů
Otvírání dokumentů Wordu 97–2003 v režimu kompatibility Převod existujících dokumentů do formátu Wordu 2007 Spuštění kontroly kompatibility Ukládání dokumentů Ukládání změn v aktuálních dokumentech Ukládání souborů pomocí dialogu Uložit jako Určení výchozího formátu pro ukládání
Otvírání místních a sdílených dokumentů Využívání funkcí automatického obnovení a ukládání na pozadí Integrace Wordu 2007 v sadě Microsoft Office 2007 Proměňte dokumenty Wordu v prezentace PowerPointu Upravujte poznámky nebo podklady z PowerPointu ve Wordu Sdílení dat z Excelu s Wordem
Co bude dál?
65 66 66 67 67 68
69 70 70 70
71 71 72
72 72 73 73 74
75 75 76 77 77 78 79
80 80 83 84 84 84
85
Kapitola 3
Vzhled stránky a stránkování Základní nastavení vzhledu stránky Změna okrajů a orientace Změna nastavení okrajů Výběr orientace
Výběr velikosti a zdroje papíru Výběr velikosti
K1528-mistr word.indb 6
87 88 88 89 90
90 91
2.4.2008 14:25:05
OBSAH Výběr zdroje Ukládání výchozího vzhledu stránky do aktuální šablony
7 91 92
Ovládání konců stránek a oddílů
94
Manuální vložení konců stránek Tvorba dalších oddílů Vkládání konců pro obtékání textu
94 95 96
Práce s proměnným nastavením stránky Nastavení více stránek Zarovnávání obsahu svisle mezi okraje Vytvoření ohraničení stránky nebo oddílu
Vkládání záhlaví a zápatí Přidání čísel stránek Vytvoření záhlaví a zápatí Odstranění záhlaví a zápatí
97 99 100 101
101 101 102 106
Práce s mřížkou dokumentu
106
Nastavení Mřížky dokumentu Zobrazení mřížky kreslení Přidání a ovládání číslování řádků
107 108 109
Co bude dál?
110
Kapitola 4
Formátování dokumentů pomocí šablon
111
Podstata nástrojů formátování Objasnění fungování šablon Podrobný pohled na šablonu Normal Začínáme se šablonami
111 113 114 116
Používání šablon z dialogu Nový dokument
Tvorba vlastních šablon Vytvoření šablony na základě existujícího dokumentu Vytvoření šablony na základě existující šablony Vytvoření šablony na základě nové, prázdné šablony Ukládání šablony
Připojení šablon k dokumentům Práce s globálními šablonami Ruční načtení globálních šablon Automatické načítání globálních šablon Vypnutí globálních šablon
Úprava stávajících šablon Úprava souboru šablony stávajícího dokumentu Úprava šablony stávajícího dokumentu během práce s dokumentem Využití Organizátora k přejmenování, odstranění a kopírování stylů
Ochrana šablon Co bude dál?
116
120 120 121 121 121
124 126 127 128 128
129 129 129 130
131 132
Kapitola 5
Dosažení profesionálního vzhledu pomocí motivů Motivy ve Wordu 2007
K1528-mistr word.indb 7
133 134
2.4.2008 14:25:05
8
OBSAH
Co se v motivu nachází? Motivy, rychlé styly a šablony Prohlížení motivů pomocí dynamického náhledu Změna motivu Změna barev motivu Výběr nového písma Výběr efektů motivu
Tvorba vlastního motivu Tvorba vlastního barevného schématu Přizpůsobení sady písem motivu Ukládání vlastních motivů
Co bude dál?
134 135 137 138 139 140 141
142 142 144 144
145
ČÁST II Práce s obsahem: Od zdrojů informací po revizi Kapitola 6
Základy tvorby dokumentů Účinné formátování textu a odstavců Nastavení vzhledu a velikosti písma Využití textových atributů a efektů Další textové formáty Velká/malá písmena Zvýraznění textu Změna barvy textu Práce se skrytým textem Kontrola proložení znaků Mazání atributů formátování
Účinné umístění obsahu Nástroje pro zarovnání textu
Vkládání symbolů a speciálních znaků Vkládání symbolů Automatické vkládání symbolů
Vkládání speciálních znaků
Vkládání rovnic Přístup k nástrojům a nastavením rovnic Přístup k sadám symbolů rovnic a strukturám
Vkládání dat a časových údajů Vkládání polí Vlastnosti dokumentu Co bude dál?
149 149 150 154 155 156 156 157 157 158 159
160 160
161 161 162
164
164 167 168
170 172 174
Kapitola 7
Dokonalejší navigace v dokumentu Jednoduchá navigace ve Wordu 2007 Přístup do oblastí dokumentu pomocí Rozložení dokumentu a Miniatur
K1528-mistr word.indb 8
175 175 176
2.4.2008 14:25:05
OBSAH
Pohyb v dokumentu pomocí klávesových zkratek a funkčních kláves Navigace pomocí objektu pro procházení Vyhledávání textu a prvků uvnitř dokumentu Vyhledávání výskytů formátování Vyhledávání speciálních znaků pomocí kódů
Přeskakování mezi oblastmi dokumentu pomocí funkce Přejít na Tvorba záložek pro navigaci v dokumentu Změna pohledu Zobrazení a uspořádání oken Zobrazení Rozdělit Zobrazení oken vedle sebe Přepínání mezi několika okny
Co bude dál?
9
179 180 182 184 184
186 187 188 188 189 190 191
191
Kapitola 8
Práce se stavebními bloky a dalšími textovými nástroji Nástroje na dosah ruky Stavění se stavebními bloky Vkládání stávajících stavebních bloků Tvorba stavebních bloků Úprava vlastností stavebních bloků Odstraňování stavebních bloků
Maximální využití automatických oprav Řízení automatických oprav během práce v dokumentu Přidávání položek automatických oprav Nahrazování a odstraňování položek automatických oprav Určování výjimek
Lineární formát: Automatické opravy pro matematiku Efektivní používání Automatického formátu Buďte „chytřejší“ s inteligentními značkami Používání inteligentních značek Vypnutí inteligentních značek Zkontrolování dokumentu Získání dalších inteligentních značek Pochopení inteligentních značek
Co bude dál?
193 194 194 196 199 202 203
204 205 206 207 207
208 210 212 212 214 214 214 215
215
Kapitola 9
Vyhledávací služby a referenční nástroje Nástroje pro překlad Používání podokna Zdroje informací pro získávání informací Používání vyhledávacích služeb Ovládání vyhledávacích služeb Zapínání a vypínání vyhledávacích služeb Přidávání vyhledávacích služeb Aktualizace a odebírání vyhledávacích služeb
K1528-mistr word.indb 9
217 218 218 219 221 222 222 223
2.4.2008 14:25:05
10
OBSAH Použití Rodičovské kontroly k blokování závadného obsahu
Budování věrohodnosti dokumentu pomocí nástrojů pravopisu a gramatiky Kontextová kontrola pravopisu Výhody automatické kontroly pravopisu a gramatiky Rychlá oprava podtrženého textu případ po případu
224
225 225 226 226
Výběr jazyka pro kontrolu pravopisu a gramatiky Kontrola pravopisu a gramatiky v celém dokumentu
229 230
Ovládání zobrazení kontroly pravopisu či gramatiky a výjimky Nastavení voleb kontroly pravopisu Nastavení voleb kontroly gramatiky
232 234 235
Definování gramatických pravidel
Správa vlastních slovníků Úprava vlastních slovníků Vytváření nových vlastních slovníků Přidávání vlastních slovníků Výběr výchozího slovníku Zakázání, odebrání a odstranění slovníků
Vytvoření slovníku výjimek
Prohlížení statistik dokumentu Posuzování úrovně čitelnosti dokumentu Zobrazení statistiky počtu slov
Co bude dál?
235
237 237 238 239 240 240
241
242 242 243
244
Kapitola 10
Osnova a struktura dokumentu Vylepšení osnovy ve Wordu 2007 Kreativní osnovy Wordu 2007 11 důvodů pro tvorbu osnovy u složitého dokumentu Zobrazení dokumentu jako osnovy Nástroje osnovy
Tvorba nové osnovy Volba zobrazení osnovy Zobrazení odlišných úrovní textu Zobrazení prvního řádku textu Zobrazení a skrytí formátování
Práce s nadpisy v osnově Vkládání nadpisu Použití úrovní osnovy Zvyšování a snižování úrovně nadpisů
Souběžné zobrazení osnovy a Rozložení při tisku Změna osnovy Rozbalení a sbalení osnovy Přesouvání témat osnovy Přesouvání témat nahoru a dolů
Vyjímání a vkládání částí z osnovy Přetažení na nové místo
Tisk osnovy
K1528-mistr word.indb 10
245 245 246 247 248 250
251 252 252 253 254
255 255 255 256
256 257 258 258 258
258 259
260
2.4.2008 14:25:06
OBSAH
Zobrazení Rozložení dokumentu vs Osnova Co bude dál?
11
260 261
ČÁST III Vizuální prvky: tabulky, grafy, diagramy, obrázky Kapitola 11
Tabulky Tvorba tabulek ve Wordu Vložení Rychlé tabulky Použití mřížky k vytvoření tabulky Vložení tabulky a nastavení automatického přizpůsobení Návrh tabulky Převod textu na tabulku Vložení tabulky z Excelu
Tvorba vnořených tabulek Úprava tabulek Zobrazení znaků formátování tabulky Označení buněk tabulky Kopírování a vkládání dat tabulky Vkládání sloupců a řádků Vkládání buněk Odstranění sloupců, řádků a buněk Přesouvání řádků a sloupců Slučování buněk Rozdělování buněk
Změna velikosti tabulek Automatické přizpůsobení Změna velikosti celé tabulky Změna šířky sloupce a výšky řádku Rovnoměrné rozmístění dat v řádcích a sloupcích Změna směru textu
Vylepšení tabulek pomocí formátování Změna formátu tabulek pomocí stylů Tvorba vlastních stylů tabulky Další hrátky s formátováním Umístění tabulek v dokumentu Obtékání textu kolem tabulek
Práce s funkcemi v tabulkách Co bude dál?
265 265 266 266 268 268 269 269
270 271 271 272 273 273 274 274 275 275 275
276 276 276 277 277 277
278 278 279 281 281 281
283 284
Kapitola 12
Prezentace dat pomocí diagramů SmartArt a grafů Vkládání diagramů SmartArt Tvorba diagramu SmartArt Vkládání a formátování textu diagramu Změna formátování diagramu
K1528-mistr word.indb 11
285 285 286 288 289
2.4.2008 14:25:06
12
OBSAH
Kreativní tvorba grafů Typy grafů Wordu 2007 Novinky ve tvorbě grafů v Microsoft Office 2007 Jak na základní graf?
290 292 293 293
Změna typu grafu Tvorba šablony grafu Nástroje grafu
295 295 296
Vkládání dat do grafu
297
Práce s datovým listem Změna uspořádání dat
Úprava a vylepšení dat v grafu Výběr nového rozložení grafu Použití stylů grafu Vložení názvu grafu Práce s osami Vložení mřížky a spojnic trendu Zobrazení a umístění legendy grafu Práce s popisky dat
Formátování grafů Změna formátu u prvků grafu Formátování tvarů Vložení stínu, záře a dalších efektů
Co bude dál?
298 300
300 301 302 303 304 306 307 307
309 310 310 311
312
Kapitola 13
Oživení dokumentu obrázky, kresbami a nadpisy WordArt Vkládání ilustrací do dokumentů Vkládání obrázků Vložení klipartu Podrobnější hledání Hledání online klipartů
Vkládání tvarů a čar Práce s kreslicím plátnem Použití mřížky
Vkládání WordArtu
Vylepšení vzhledu obrázků Použití Stylů obrázků Vložení obrázku do tvaru Ohraničení obrázku Přidání efektu k obrázku
Úprava a nastavení obrázků Oříznutí obrázku Změna velikosti obrázků Otočení obrázků Vložení titulků do obrázků
Úprava kreseb Použití Stylů tvarů Přidání a formátování textu tvarů Úprava čar a výplní
K1528-mistr word.indb 12
313 314 314 315 315 316
317 318 318
319
320 320 321 321 322
322 323 324 325 326
327 327 328 329
2.4.2008 14:25:06
OBSAH Změna výplně tvaru Nastavení průhlednosti tvarů
Formátování stínů a prostorových efektů Přidání a ovládání stínů Změna pozice stínů Zbarvení stínů
Použití a úprava prostorových efektů Přidání prostorového efektu Ovládání světla, barvy, úhlu a dalších nastavení Úprava prostorového úhlu
Uspořádání ilustrací na stránce Zarovnávání objektů Seskupení a oddělení objektů Ovládání vrstev objektu Pozice ilustrací Obtékání textu Přidání a úprava hraničních bodů
Co bude dál?
13 329 331
331 331 332 332
333 333 333 334
335 335 337 337 338 338 339
340
ČÁST IV Profesionální dokument: seznamy, styly, pozadí a okraje Kapitola 14
Zarovnání obsahu, formátování odstavců a seznamů Odstavce v dokumentech – víc než jen tematické bloky textu Formátování odstavců pomocí zarovnání a odsazení textu Zarovnání odstavců pomocí pravítka Zobrazení a konfigurace pravítka Nastavení odsazení zprava a zleva Odsazení nebo předsazení pouze prvního řádku
Zarovnání odstavců pomocí dialogového okna Odstavec
Problematika řádkování Řádkování Úprava mezer před a za odstavcem
Zarovnání pomocí tabulátoru Nastavení zarážek pomocí pravítka Nastavení zarážek pomocí dialogového okna Tabulátor Odstranění ručně definovaných zarážek
Zalomení řádků a stránek Dělení slov
343 344 346 346 347 347 348
348
350 352 353
353 355 357 358
359 360
Automatické dělení slov v celém dokumentu Dělení slov v části nebo v celém dokumentu ručně
361 361
Vytváření iniciál v existujících odstavcích Vytváření efektních seznamů
362 364
Kdy se hodí odrážky Když záleží na pořadí
Vytvoření jednoduchého seznamu
K1528-mistr word.indb 13
364 365
366
2.4.2008 14:25:06
14
OBSAH Vytváření seznamů při psaní Ukončení seznamu
Úprava seznamů s odrážkami Výběr nové odrážky z knihovny Výběr značky odrážky z jiných zdrojů Změna písma odrážky Změna symbolu odrážky Obrázková odrážka
Úprava číslovaných seznamů Výběr formátu číslování Změna formátu číslování Pokračování číslování Nový začátek číslování Konverze seznamu s odrážkami na číslovaný seznam (nebo obráceně)
Změna odsazení seznamu Vytváření a používání víceúrovňových seznamů Vytvoření nového stylu seznamu Úprava stylu seznamu
Co bude dál?
367 367
368 368 368 369 369 370
371 371 372 373 373 374
374 375 377 379
380
Kapitola 15
Efektivní formátování pomocí stylů Předpoklady pro zvládnutí kapitoly Základy formátování Základy stylů
Galerie rychlých stylů a sada rychlých stylů Používání a změna stylů pomocí galerie rychlých stylů Záměna nebo úprava sady rychlých stylů Uživatelské sady rychlých stylů
Jak přimět styly, aby pomáhaly Zvládnutí panelu Styly
382 382 384
386 387 388 389
392 393
Vytváření a úprava stylů
396
Úprava existujících stylů Další vlastnosti stylů
398 399
Vytváření stylů na základě stylů již existujících Určení stylu následujícího odstavce Automatická aktualizace stylů Úprava šablony dokumentu
Nástroje na správu stylů Kontrola stylů Panel Zobrazit formátování Porovnání s jiným textovým formátem Sledování nekonzistentního formátování
Správa stylů Vztah mezi výchozím nastavením, stylem Normální a stylem (žádný styl) Klávesové zkratky pro styly
Závěrečné úvahy o stylech Co bude dál?
K1528-mistr word.indb 14
381
399 400 400 400
401 401 402 402 403
404 407 408
410 410
2.4.2008 14:25:06
OBSAH
15
Kapitola 16
Rozvržení formátu stránek pomocí pozadí, vodoznaků a textových oken Základy rozložení a návrhu Pozadí a vodoznak Vytvoření pozadí a vodoznaku Přidání pozadí na stránky prohlížené na webu Přidání vodoznaku do dokumentů určených pro tisk Vytvoření vlastního vodoznaku
Změna a odstranění pozadí a vodoznaku
Umístění textu pomocí textových polí a tvarů Přidání textového pole Vložení textu do textového pole Formátování textových polí Formátování textu v textovém poli Změna tvaru textového pole Automatické přizpůsobení velikosti textového pole obsahu
Propojená textová pole Přesuny mezi propojenými textovými poli Kopírování a přesuny propojených textových polí Odstranění propojení textových polí Odstranění propojeného textového pole bez ztráty textu
Přizpůsobení Možností rozložení editoru Word 2007 Co bude dál?
411 412 414 414 414 415 416
418
419 420 422 423 424 425 426
427 428 428 429 430
431 432
Kapitola 17
Upoutání pozornosti pomocí ohraničení a stínování Přidání jednoduchého ohraničení Vytvoření složitějšího ohraničení Výběr nastavení ohraničení Výběr stylů čar ohraničení Výběr barvy Stanovení šířky ohraničení
Vytváření částečných ohraničení Použití ohraničení stránky Vytvoření ohraničení stránky Přidání efektního ohraničení Přidání ohraničení k oddílu a k odstavcům Ohraničení oddílu
433 433 434 436 437 438 440
440 441 442 443 443 444
Úprava rozestupu ohraničení Vložení grafických vodorovných čar Přidání ohraničení k obrázkům Přidání ohraničení v tabulce Stínování na pozadí obsahu
444 446 447 448 450
Přidání stínování do tabulek a odstavců Úvahy o stínování
450 451
Co bude dál?
K1528-mistr word.indb 15
452
2.4.2008 14:25:07
16
OBSAH
ČÁST V Projekty vytvářené ve spolupráci: sdílené dokumenty, revize, zabezpečení Kapitola 18
Sdílení dokumentů a spolupráce online Sdílení dokumentů v editoru Word Vytvoření a používání sdíleného pracovního prostoru Proč vytvořit a používat pracovní prostor dokumentu? Server Windows SharePoint Server 3.0 a editor Word 2007
Sdílení dokumentu Uložení dokumentu na server dokumentů Vytváření pracovního prostoru dokumentu Popis panelu úloh Správa dokumentů
Pracovní prostor dokumentů Pohyb na webu Přidání informací na web
Nastavení parametrů po správu dokumentů Práce s panelem úloh Správa dokumentů Přidání členů skupiny Přidělení úkolů Práce s dokumenty
Spolupráce online Zasílání rychlých zpráv Práce s nástrojem Místa v síti Přidání místa na síti Vytvoření zástupce odkazujícího na server FTP Přístup ke zdrojům uloženým na síti Ukládání dokumentů na síť
Používání šablon skupiny Sdílení dokumentů prostřednictvím elektronické pošty Nastavení priority zprávy elektronické pošty Označení zprávy pro další zpracování Vyžádání potvrzení Odložení doručení Přidání hlasovacích tlačítek
Posílání faxů Vytvoření faxu Používání faxových služeb
Co bude dál?
455 456 457 458 458
460 460 461 462
464 464 465
466 467 467 469 470
472 472 474 474 474 475 475
476 478 479 480 480 480 481
482 482 483
485
Kapitola 19
Revize dokumentů a nástroje pro označení Přínos uspořádaného procesu revize Seznamte se s nástroji pro označení
K1528-mistr word.indb 16
487 488 488
2.4.2008 14:25:07
OBSAH
Přizpůsobení parametrů recenzenta Přizpůsobení barev spojených s recenzenty
Prohlížení komentářů a revizí Efektivní způsob vkládání a správy komentářů Vložení standardních komentářů Vložení hlasových a ručně psaných komentářů
Sledování změn Sledování změn v průběhu oprav Úprava vzhledu sledovaných změn Sledování přesunu textu a tvarů na řádku Vyznačení změn v tabulce Přizpůsobení vzhledu čar změněných řádků
Přizpůsobení bublin a podokna revizí Styly v bublinách a v podokně revizí Zobrazení a skrytí bublin Přizpůsobení velikosti a umístění bublin pro prohlížení na webu
Tisk komentářů a sledovaných změn Revize komentářů a sledovaných změn Reakce na komentáře Odstranění komentářů Přijetí a odmítnutí navržených úprav Zpracování sledovaných změn jednotlivě Přijmutí nebo odmítnutí všech sledovaných změn najednou
Ochrana dokumentu před vložením komentářů nebo revizí Porovnání a kombinování dokumentů Porovnání dvou verzí dokumentu (právní porovnání) Kombinování revizí více autorů
Co bude dál?
17
491 492
493 495 495 496
497 498 499 500 500 500
501 501 502 502
504 505 506 507 508 508 510
511 513 514 516
517
Kapitola 20
Ochrana dokumentu a otázky bezpečnosti Nástroje pro zabezpečení Šifrování dokumentů Odstranění zabezpečení
Omezení formátování Omezení úprav na sledované změny, komentáře nebo změny ve formulářích Odstranění osobních údajů a skrytých dat Odstranění osobních údajů
Příprava souborů formátu PDF nebo XPS Stažení doplňku pro uložení souborů ve formátech PDF nebo XPS Formáty PDF a XPS Uložení dokumentů ve formátech PDF nebo XPS
Označení dokumentu elektronickým podpisem a elektronickým razítkem Získání elektronického certifikátu Vytvoření elektronického certifikátu
K1528-mistr word.indb 17
519 520 521 522
523 525 526 526
527 528 528 528
530 530 532
2.4.2008 14:25:07
18
OBSAH Připojení elektronického podpisu k souboru Přidání razítka Zobrazení podpisů Odstranění podpisu
Centrum zabezpečení Prohlížení a odstranění důvěryhodných zdrojů
Označení souboru jako ukončený Stanovení úrovní oprávnění Přizpůsobení oprávnění Nastavení přístupových práv k dokumentům
Co bude dál?
533 534 534 535
536 538
538 539 540 540
541
ČÁST VI Komplexní dokumenty: Oddíly, hlavní dokumenty a odkazy Kapitola 21
Sloupce a oddíly – pokročilé formátování textu Podstata komplexních dokumentů Vytvoření titulní strany Návrh vzhledu dokumentu Předdefinované sloupce Vytvoření dokumentu s více sloupci Tlačítko Sloupce Určení parametrů sloupců pomocí dialogového okna Sloupce Vytvoření sloupců v části dokumentu Stanovení nestejné šířky sloupců Změna šířky sloupce pomocí pravítka Vkládání textu do sloupců Výběr zarovnání textu Začátek nového rozložení sloupců Vložení ukončení sloupce Odstranění ukončení sloupce
Práce v oddílech Vytvoření oddílu Odstranění ukončení oddílu
Číslování řádků Odstranění číslování řádků
Co bude dál?
545 545 547 548 549 550 550 551 552 553 554 555 556 557 557 558
558 558 560
561 562
562
Kapitola 22
Vytváření a správa hlavních dokumentů Kdy použít hlavní dokument Začínáme s hlavním dokumentem Zobrazení nástrojů pro hlavní a vnořené dokumenty Co je v hlavním dokumentu?
K1528-mistr word.indb 18
563 564 564 565 566
2.4.2008 14:25:07
OBSAH
Příprava hlavních a vnořených dokumentů Vytvoření hlavního dokumentu
19
567 567
Začínáme s existujícím dokumentem Začínáme od nuly
567 569
Vytvoření vnořených dokumentů
569
Import dat pro vnořené dokumenty
571
Navigování v hlavním dokumentu
571
Práce s hlavním dokumentem Odkazy na vnořené dokumenty Rozbalení a sbalení vnořených dokumentů
Úpravy hlavních a vnořených dokumentů Změny v hlavním dokumentu Změny ve vnořeném dokumentu Uzamčení vnořených dokumentů
571 572 573
573 574 574 574
Uspořádání hlavního dokumentu Sloučení vnořených dokumentů Rozdělení vnořených dokumentů Konverze vnořených dokumentů Vytištění hlavního dokumentu Správa hlavního dokumentu
575 576 576 577 577 577
Uložení souborů vnořených dokumentů Přejmenování vnořených dokumentů Výběr vnořených dokumentů
578 578 578
Co bude dál?
578
Kapitola 23
Práce s odkazy Odkazy v editoru Word 2007 Odkazy a styly Přidání a správa pramenů Používání pramenů v jiných dokumentech Zařazení dalších seznamů pramenů
Vložení citace Úprava citace Úprava pramene
Přidání zástupných symbolů Náhrada zástupných symbolů
Vytvoření bibliografie Poznámky pod čarou a vysvětlivky Vkládání poznámek pod čarou a vysvětlivek Přizpůsobení poznámek pod čarou a vysvětlivek Zobrazení a oprava poznámek pod čarou a vysvětlivek Přesun poznámek pod čarou a vysvětlivek Kopírování poznámek pod čarou a vysvětlivek Odstranění poznámek pod čarou a vysvětlivek Vytvoření nového oddělovače
Používání křížových odkazů
K1528-mistr word.indb 19
579 579 581 581 583 583
584 584 585
585 585
586 587 588 588 589 590 591 591 591
592
2.4.2008 14:25:07
20
OBSAH Vytvoření křížového odkazu Úpravy, přesuny a aktualizace křížových odkazů
Co bude dál?
592 594
594
Kapitola 24
Obsah a referenční tabulky Vytváření účelných referenčních tabulek Vytvoření obsahu Použití stylu obsahu Vytvoření přizpůsobeného obsahu Ruční vkládání položek obsahu Výběr formátu Úprava a aktualizace obsahu
Příprava obsahu pro web Přizpůsobení obsahu Přiřazení stylů k úrovním obsahu Změna stylů položek obsahu
Přidání dalších referenčních tabulek Příprava seznamu obrázků Vložení titulků Číslování obrázků
Vytvoření seznamu obrázků Příprava seznamu citací
595 595 596 596 598 600 601 601
602 603 604 604
605 605 605 606
607 607
Ruční vkládání citací
608
Vytvoření seznamu citací
608
Co bude dál?
609
Kapitola 25
Vytváření rejstříků Anatomie rejstříku Co přispívá ke kvalitě rejstříku? Rejstřík a Word 2007 Vytvoření položek rejstříku Označení položek pro rejstřík Vytvoření vnořených položek Výběr opakujících se položek Formátování položek Přidání křížových odkazů Určení rozsahu stránek
Generování rejstříku Výběr formátu rejstříku Výběr zarovnání Změna způsobu zobrazení položek Změna sloupců rejstříku
Aktualizace rejstříku Automatické označení položek pomocí souboru konkordance Co bude dál?
K1528-mistr word.indb 20
611 611 612 613 613 613 614 615 616 616 616
617 618 618 619 619
620 620 622
2.4.2008 14:25:08
OBSAH
21
ČÁST VII Publikování: Word světu Kapitola 26
Nástroje pro tisk Na papíře versus elektronicky Náhled před tiskem Seznamte se s náhledem před tiskem Zaměření na detail Opravy v náhledu před tiskem
Rychlý a efektivní tisk Zrušení tiskové dávky Používání dialogového okna Tisk
625 625 626 627 629 631
634 635 636
Vytištění více kopií jednoho dokumentu Tisk rozsahu Tisk prvků dokumentu Tisk několika stránek textu na jeden list Změna měřítka tištěných dokumentů
637 638 639 641 642
Nastavení dalších tiskových voleb Tisk jednotlivých štítků a obálek
642 644
Vytváření štítků
Co bude dál?
646
647
Kapitola 27
Blogování s Wordem 2007 Stručný úvod do blogování Vytvoření nového příspěvku do blogu Vložení textu Vložení webového odkazu Zařazení příspěvku do kategorie Vložení obrázku
Konfigurace účtu Co bude dál?
649 649 651 653 653 654 655
657 658
Kapitola 28
Hromadná korespondence Základy hromadné korespondence Seznamte se s terminologií Začínáme s hromadnou korespondencí Výběr typu dokumentu Začínáme s hlavním dokumentem Použití aktuálního dokumentu Začínáme ze šablony Začínáme z existujícího dokumentu
K1528-mistr word.indb 21
659 659 660 661 661 662 662 663 664
2.4.2008 14:25:08
22
OBSAH
Výběr příjemců Vytvoření nového seznamu Použití existujícího seznamu příjemců Výběr kontaktů z aplikace Outlook
Výběr a třídění příjemců Filtrování seznamu příjemců
Přidání slučovacích polí Vložení bloku adresy Výběr řádku s pozdravem Vložení slučovacích polí Mapování polí databáze Vložení polí editoru
Náhled sloučení Vyhledání konkrétního příjemce Kontrola chyb
Sloučení dokumentů Sloučení do nového dokumentu Volba Tisk dokumentů Sloučení do e-mailu
Vytvoření adresáře Tištění obálek a štítků Vytváření štítků
Co bude dál?
664 665 667 667
668 669
670 671 672 673 675 676
677 677 677
679 679 679 679
680 680 681
682
Kapitola 29
Úprava dokumentů pomocí ovládacích prvků obsahu Základy ovládacích prvků obsahu Začlenění dat a procesů pomocí ovládacích prvků obsahu
Vytvoření dokumentu Zobrazení karty Vývojář
Vložení a formátování statického textu Přidání ovládacích prvků obsahu Typy ovládacích prvků Ovládací prvek Text ve formátu RTF Ovládací prvek Text Ovládací prvek Obrázek Ovládací prvek Pole se seznamem Rozevírací seznam Výběr data Galerie stavebních bloků
Vložení ovládacího prvku
Změna vlastností ovládacího prvku obsahu Vložení názvů a značek Formátování textu ovládacích prvků Uzamčení ovládacích prvků Vkládání položek do seznamů Mapování ovládacích prvků do úložiště dat ve formátu XML
Používání ovládacích prvků obsahu
K1528-mistr word.indb 22
683 684 684
685 685
686 688 689 690 690 691 691 691 692 692
694
694 695 696 698 698 699
699
2.4.2008 14:25:08
OBSAH
23
Ochrana dokumentů Přidání ovládacích prvků starších verzí Přidání ovládacích prvků ActiveX
700 702 703
Ovládací prvky ActiveX a Centrum zabezpečení Vložení ovládacího prvku ActiveX Změna vlastností ovládacího prvku Programování ovládacího prvku
703 703 704 704
Co bude dál?
704
Kapitola 30
Práce s XML
705
XML v minulosti a dnes
706
Přichází něco nového Word 2007 a XML
706 706
Přínos formátu XML v editoru Word 2007 Rychlejší, menší soubory Lepší obnova dat Obsah lze opakovaně použít Mapování dat do firemních procesů Vytvoření vlastních pravidel Detailní pohled na dokument editoru Word 2007 ve formátu XML Propojení souborů XML dokumentu Práce s obsahem
707 708 708 708 709 709 709 713 713
Úvod do XML
714
Slovník XML Definice XML
714 715
Práce s vlastním XML v editoru Word 2007 Zobrazení nástrojů XML Připojení vlastního schématu XML Přidání schématu do seznamu Práce s knihovnou schémat Označování prvků XML v dokumentu
717 717 718 720 720 721
Přidání atributů značek Zobrazení značek
722 723
Odstranění značek XML Nastavení možností XML
723 723
Ukládání XML Jak se vypořádat s prohřešky proti schématu Možnosti zobrazení XML
Co bude dál?
723 724 724
726
Kapitola 31
Práce s makry a jazykem VBA Něco málo o VBA a makrech Ukládání dokumentů a šablon s podporou maker Záznam makra Nastavení a plánování
Spuštění maker
K1528-mistr word.indb 23
727 728 728 730 730
733
2.4.2008 14:25:08
24
OBSAH Přidání makra na panel nástrojů Rychlý přístup Přiřazení klávesové zkratky k makru Automatické spuštění makra
Úprava maker Editor Visual Basic Záznam voleb ve vestavěných dialozích
Další možnosti maker Přejmenování makra, modulu nebo projektu Odstranění a export maker a modulů Import maker a modulů
Ochrana maker Digitální podpis maker Digitální podpis třetí strany Vytvoření sám sebou podepsaného digitálního certifikátu Digitální podpis VBA projektu
Co bude dál?
Přílohy Klávesové zkratky (zkrácené klávesové povely)
Rejstřík
K1528-mistr word.indb 24
733 736 737
739 741 743
744 744 745 746
748 748 749 749 750
752
753 754
801
2.4.2008 14:25:08
Pravidla používaná v této knize a jejich vlastnosti Kniha používá speciální pravidla pro text a vzhled, která mají usnadnit hledání potřebných informací.
Pravidla pro text Pravidlo
Vlastnost
Zkrácené příkazy nabídky
Pro vaše pohodlí používá tato kniha zkrácené příkazy nabídky. Například „Vyberte Nástroje->Formuláře->Navrhnout formulář“ znamená, že máte klepnout na nabídku Nástroje, ukázat na Formuláře a vybrat příkaz Navrhnout formulář.
Tučné písmo
Tučné písmo označuje text, který máte vložit nebo napsat.
Velká Počáteční Písmena
První písmena názvů nabídek, dialogů, prvků dialogů a příkazů jsou velká. Příklad: dialog Uložit jako.
Kurzíva
Kurzíva zvýrazňuje nové termíny.
Znaménko plus (+) v textu
Klávesové zkratky jsou označeny znaménkem + oddělujícím názvy kláves. Například zkratka Shift+F9 znamená, že podržíte klávesu Shift a stisknete F9.
Pravidla vzhledu POZNÁMKA
Poznámky poskytují dodatečné informace vztahující se k probírané úloze. ODKAZ
Křížové odkazy odkazují na jiná místa v knize, kde najdete dodatečné informace k probíranému tématu. UPOZORNĚNÍ
Varování upozorňuje na potíže, které vás mohou potkat při dokončování úkolu, nebo na problémy, jež musíte vyřešit před dokončením úlohy. DO DETAILU
Takto vypadá nástin problému Do detailu Podrobné návody, ve kterých najdete vyčerpávající pohled na funkčnost programu – důvěrné informace, proč daná funkce funguje tak jak funguje. Také zde najdete užitečné informace o různých softwarových problémech.
K1528-mistr word.indb 25
2.4.2008 14:25:08
26
PRAVIDLA POUŽÍVANÁ V TÉTO KNIZE A JEJICH VLASTNOSTI ŘEŠENÍ PROBLÉMU
Takto vypadá nástin problému v Řešení problému Hledejte zde řešení běžných problémů, se kterými se můžete setkat. Řešení problémů následují hned po souvisejících informacích. K hledání problémů podle témat můžete využít rejstřík problémů na konci knihy. PODROBNOSTI
Podrobnosti poskytují doplňkové informace o probíraném tématu. Dozvíte se v nich o technologii nebo vlastnosti.
Poznámka redakce českého vydání I nakladatelství Computer Press, které pro vás tuto knihu přeložilo, stojí o zpětnou vazbu a bude na vaše podněty a dotazy reagovat. Můžete se obrátit na následující adresy: Computer Press redakce počítačové literatury Holandská 8 639 00 Brno nebo
[email protected] Další informace a případné opravy českého vydání knihy najdete na internetové adrese http://knihy.cpress.cz/k1528. Prostřednictvím uvedené adresy můžete též naší redakci zaslat komentář nebo dotaz týkající se knihy. Na vaše reakce se srdečně těšíme.
K1528-mistr word.indb 26
2.4.2008 14:25:09
Úvod Vítejte u knihy Mistrovství v Microsoft Office Word 2007 – vašeho průvodce novou generací tvorby obsahu. Ať už tvoříte informační bulletiny, blogy, výroční zprávy, články do novin nebo jakékoliv jiné interaktivní a představitelné dokumenty, Microsoft Office Word 2007 vám umožní vytvářet, upravovat, vylepšovat a sdílet obsah v téměř jakékoliv myslitelné tištěné či elektronické podobě. Pro mnoho lidí je Microsoft Word starý známý, běžná součást jejich každodenní profesní rutiny. Office Word 2007 obsahuje nové pohotové uživatelské rozhraní, které nabízí potřebné nástroje v závislosti na právě prováděné úloze a objektu, jejž jste označili. (Kapitola 1 vám představí všechny součásti okna aplikace Word 2007 – dozvíte se, jak pracovat s novým pásem karet.) Nové i zkušené uživatele Wordu jistě potěší, až zjistí, jak lehce mohou zcela změnit vzhled dokumentů pomocí motivů, dramaticky vylepšit vzhled obrázků použitím sad rychlých stylů se stíny, rámečky a dalšími prvky, vytvořit profesionální, interaktivní diagramy použitím funkce SmartArt a mnoho dalšího. Jelikož je Word 2007 založen na formátu souborů Office Open XML, obsah, který vytvoříte v aplikaci Word, může být znovu využit nespočtem způsobů. Rozšiřují se tím možnosti využití obsahu pro všechny druhy tiskových a elektronických dokumentů bez omezení platformy. Ve výsledku je Word 2007 aplikací, ve které, ať už je úroveň vašich zkušeností jakákoliv, budete schopni vytvářet, vylepšovat a sdílet vysoce kvalitní, profesionální a znovupoužitelný obsah snadněji než dříve.
Seznámení s aplikací Word 2007 Pokud jste již uživatelem Wordu delší dobu, určitě přemýšlíte nad tím, jestli vynaložená námaha v podobě opětovného učení se používat nové rozhraní a hledání svých oblíbených příkazů opravdu stojí za to. Na to vám můžeme snadno odpovědět: Ano, stojí. Word 2007 není jen nové vydání s malými vylepšeními. Je tak blízko úplně novému produktu, jak je to jen možné. Po mnoha letech ohlasů od tisíců uživatelů se Microsoft vrátil zpět ke kreslicí tabuli a navrhl moderní program na tvorbu dokumentů, který vám umožní rychle vytvořit propracovaný a vysoce kvalitní obsah, jenž vyhovuje potřebám celosvětové, neustále propojené a čím dál mobilnější pracovní síly. Co to znamená pro vás, individuálního uživatele Wordu 2007? Zde je jen několik věcí, které můžete dělat: Vytvářet profesionálně navržené dokumenty snadněji než dříve. Vytvářet, formátovat a ukládat vlastní stavební bloky informací proto, abyste je mohli znovu a znovu vkládat podle potřeby. Vybírat z obrovského pole formátovacích možností pro text, obrázky, diagramy a další. Měnit vzhled celého dokumentu výběrem odlišného motivu. Jednoduše vkládat ovládací prvky obsahu, které umožňují propojit obchodní proces s dokumenty, které vytváříte (bez jakéhokoliv programování). Zjednodušit korespondenci pomocí vylepšených funkcí hromadné korespondence. Odesílat na blog přímo z aplikace Word.
K1528-mistr word.indb 27
2.4.2008 14:25:09
28
ÚVOD POZNÁMKA
Chtěli bychom poděkovat Stuartu Stupleovi a Tristanu Davisovi za zhodnocení klíčových kapitol, zodpovězení našich dotazů a doporučení dalších rad a postupů.
O této knize Kniha Mistrovství v Microsoft Office Word 2007 je rozdělena do 7 velkých částí, které se zabývají konkrétními aspekty tvorby dokumentů. Část 1 slouží jako představení aplikace Word 2007 (včetně podrobného průvodce novým uživatelským rozhraním) a provede vás úlohami, které využijete pro rychlé vytvoření nových dokumentů. Kapitola 1 zkoumá proměnu světa práce od raných dob aplikace Word a unikátnost nových změn ve Wordu 2007, které byly navrženy tak, aby vyhovovaly požadavkům neustále aktivní pracovní síly. Kapitola 2 poskytuje základy tvorby dokumentů a zahrnuje také informace o sdílení dokumentů s uživateli předchozích verzí aplikace Word. Kapitola 3 popisuje důležitost rozložení stránek a kontroly stránkování. Kapitola 4 ukazuje, jak používat profesionálně navržené šablony jako základ nejrůznějších druhů dokumentů. Kapitola 5 představuje motivy – skvělou funkci, která šetří čas a vylepšuje formát stránek tím, že mění písmo, barvu a efekty jediným klepnutím myši. Část 2 se soustředí na rozvíjení schopností, které využijete během tvorby a práce s obsahem dokumentů. Kapitola 6 pokrývá všechny základní principy úpravy dokumentů ve Wordu 2007, nový editor rovnic a další technologické vylepšení tvorby dokumentů – provázaná pole Vlastnosti dokumentu. Kapitola 7 pomocí série rozdílných metod popisuje detaily pohybu uvnitř dokumentu. Kapitola 8 vysvětluje jak používat různé textové nástroje navržené pro rychlejší psaní opakujícího se textu. Jde například o Stavební bloky, Automatické opravy a Automatické opravy pro matematiku, díky kterým budete mít funkce nového Editoru rovnic na dosah ruky. Kapitola 9 ukazuje, jak používat překlad, zdroje informací a referenční nástroje, kontrolovat pravopis a gramatiku v dokumentu, nastavit jazyk pro kontrolu a také výjimky. Kapitola 10 probírá používání osnov k organizování svých myšlenek a vytvoření obsahového plánu, se kterým se vám bude dobře pracovat. V části 3 se seznámíte se vším, co se týká vizuální stránky dokumentů – naučíte se používat obrázky, grafy, tabulky, zdobený text WordArt a další nástroje. Kapitola 11 vás seznámí s tvorbou tabulek důležitých pro přehlednější prezentaci informací. Pomocí galerie Styly tabulek můžete tabulce vybrat profesionální vzhled, vytvořit znovupoužitelné šablony pro nové tabulky nebo upravit vzhled stávajících tabulek. Kapitoly 12 a 13 vás naučí vše potřebné k tvorbě, vylepšování a práci s ilustracemi všeho druhu. Zjistíte, jak na stránky přidat diagramy SmartArt a grafy, a také jak do dokumentů vložit obrázky, fotky, WordArt a kliparty.
K1528-mistr word.indb 28
2.4.2008 14:25:09
ÚVOD
29
Část 4 radí, jak co nejlépe využít možnosti formátování Wordu 2007. Kapitola 14 ukazuje, jak vytvářet a ovládat formátování odstavců a seznamů. Kapitola 15 seznamuje se styly a ukáže vám, jak upravit formát rozmanitých objektů vybráním, úpravami a ukládáním znovupoužitelných stylů. Kapitola 16 zkoumá cesty, jakými lze upravit formát pozadí stránek, textových oken a rámců. Kapitola 17 předvádí, jak mohou části stránek vyčnívat pomocí ohraničení a stínování. Celá část 5 je věnována sdílení dokumentů s ostatními lidmi. Kapitola 18 přináší přehled možností sdílení dokumentů s ostatními lidmi. V této kapitole se naučíte pracovat se sdílenými pracovními prostory, ukládat soubory na síťový server, používat sdílené šablony a další. Kapitola 19 probírá konkrétní způsoby spolupráce s ostatními lidmi, kteří budou váš dokument revidovat. Naučíte se sledovat, vyhodnocovat a slučovat změny v dokumentu. Kapitola 20 pokrývá možnosti zabezpečení, které vám umožňují odstranit citlivé informace před sdílením souborů, chránit zvolené oblasti a úlohy a pracovat se službou Správa informačních práv (dostupnou jen ve vybraných sadách Office). Část 6 pokrývá úlohy, na které nejspíše při práci s dlouhými či složitými dokumenty narazíte. Kapitola 21 vás naučí, jak přidat a ovládat sloupce v dokumentech. Mimo to se naučíte vytvářet a pracovat s oddíly. Kapitola 22 vám ukáže, jak pracovat s hlavními a vnořenými dokumenty dlouhého dokumentu. Kapitola 23 seznamuje s procesem vkládání citátů, včetně poznámek pod čarou a koncových poznámek. Kapitola 24 ukáže, jak vytvořit obsah a další referenční tabulky, které usnadní vyhledávání uvnitř dokumentu. Kapitola 25 vás provede krok za krokem tvorbou a formátováním rejstříků dlouhých dokumentů. Část 7 ukazuje, jak lze dokumenty publikovat mnoha rozličnými způsoby. Kapitola 26 popisuje podrobnosti tisku ve Wordu. Kapitola 27 radí, jak napsat a poslat obsah na váš blog přímo z Wordu. Kapitola 28 ukáže, jak používat hromadnou korespondenci tak, abyste vytvořili poštu šiřitelnou mnoha způsoby. Kapitola 29 představuje ovládací prvky obsahu a ukáže, jak snadno lze začlenit vaše podnikové procesy přímo do dokumentů. Kapitola 30 se zabývá novým formátem dokumentů Open XML. Osvětlí vám velké změny ve vlastním formátu a představí možnosti práce s novým formátem. Kapitola 31 ukazuje tvorbu, správu a použití maker ve Wordu. Zkoumá také způsoby využití jazyka Visual Basic pro rozšíření funkčnosti vašich dokumentů.
K1528-mistr word.indb 29
2.4.2008 14:25:10
