Strategic Planning and Action to strengthen climate resilience of Rural Communities in Nusa Tenggara Timor Province (SPARC)
KERANGKA ACUAN SELEKSI LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT – CIVIL SOCIETY ORGANIZATION (LSM-CSO MITRA) MITRA SPARC DI TIGA KABUPATEN PERCONTOHAN PROVINSI NTT
I. PENDAHULUAN Program SPARC didukung dari Global Environment Facility (GEF) / Special Climate Change Fund (SCCF) melalui United Nations Development Programme (UNDP). Sebagai implementing partner di tingkat nasional adalah Kementrian Lingkungan Hidup dan penanggung jawab di tingkat Provinsi adalah Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda) Provinsi NTT. Komponen pada penguatan dan pengembangan Lembaga dan masyarakat pedesaan yang tahan iklim yang terkait ketahanan pangan, ketahanan air dan mata pencaharian menjadi target program. Proyek SPARC diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan kebijakan nasional mengenai adaptasi perubahan iklim dengan target di tiga kabupaten percontohan yaitu Sumba Timur, Manggarai dan Sabu Raijua. SPARC diharapkan mampu menghasilkan rencana aksi masyarakat di 21 - 40 desa dan 120 kelompok komunitas yang berdasarkan pada risiko iklim yang telah diidentifikasi di masa mendatang dan penilaian terhadap kerentanannya. Berdasarkan penilaian ini, pengembangan strategi yang terkait dengan Pengurangan Risiko Bencana (DRR) sebagai dampak iklim berbasis masyarakat akan disiapkan. Fasilitator lokal yang terlatih akan memandu pelaksanaannya bersama dengan kelompok masyarakat dalam rangka untuk mengelola risiko perubahan iklim yang mempengaruhi ketahanan pangan, air dan mata pencaharian. SPARC telah dimulai sejak tahun 2013 dan akan berakhir tahun 2016. Implementasi aksi adaptasi di tingkat kelompok komunitas dimulai pada tahun 2014. Untuk tercapainya target implementasi ditingkat komunitas maka diperlukan penguatan kapasitas ditingkat kelompok masyarakat dan pemerintah kabupaten. Pendampingan bagi kelompok masyarakat dibutuhkan dalam melaksanakan aksi-aksi adaptasi perubahan iklim serta penguatan didalam penyusunan rencana kerja yang mendukung ketahanan iklim. Sementara itu, target lokasi yang tersebar 21 sd 40 desa di tiga kabupaten program membutuhkan pendampingan yang efisien dan efektif sehingga tujuan untuk penguatan kapasitas kelompok masyarakat dapat dicapai. Kelompok masyarakat yang terseleksi dan berpartisipasi didalam menerapkan kegiatan aksi adaptasi perubahan iklim perlu diberikan pelatihan keterampilan teknis dalam managemen organisasi, keterampilan teknis dalam menerapkan kegiatan aksi ketahanan iklim untuk ketahanan pangan, air dan mata pencaharian. Untuk itu SPARC membutuhkan lembaga mitra didalam melaksanakan pendampingan bagi kelompok masyarakat dan penguatan pemerintah daerah (kabupaten) didalam integrasi program ketahanan iklim kedalam program pembangunan daerah. Lembaga mitra dimaksud adalah Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) lokal – civil society organization (CSO) lokal yang bekerja dan memiliki pengalaman dibidang ketahanan iklim serta pemberdayaan masyarakat.
1
1.1. TUJUAN DAN HASIL YANG DIHARAPKAN Tujuan jangka panjang dari penyelenggaraan program hibah kerjasama antara LSM dengan SPARC didalam pendampingan penguatan kelompok komunitas adalah terwujudnya masyarakat di lokasi pilot project yang mampu melakukan tindakan aksi adaptasi perubahan iklim secara partisipatif dan mandiri, baik dari langkah perencanaan sampai dengan penerapan aksi adaptasi sehingga terwujud langkah-langkah aksi adaptasi yang berkelanjutan. Untuk mencapai tujuan jangka panjang tersebut, maka dalam jangka pendek program kerjasama ini ditujukan untuk memberikan pendampingan kepada kelompok masyarakat di tingkat desa dalam implementasi program dan membangun sinergi serta melakukan integrasi program berbasis masyarakat kedalam program pemerintah daerah dan lembaga lainnya melalui proses perencanaan. Disamping itu diharapkan juga terjadinya proses pembelajaran di tingkat komunitas untuk memahami kondisi-kondisi yang terjadi sebagai dampak dari perubahan iklim serta mampu melakukan interpretasi dan tindakan melalui pembelajaran dari dibentuknya posko iklim di target pilot project.
1.2. Output yang diharapkan dari program hibah LSM/CSO
Tersusunnya proposal kegiatan aksi adaptasi pada 120 kelompok komunitas di tiga kabupaten target atau 40 kelompok komunitas di masing-masing kabupaten target (Kab. Sabu Raijua, Kab. Manggarai dan Kab. Sumba Timur) dibidang pangan, air dan mata pencharian. Dikuatkannya kapasitas kelompok-kelompok komunitas pelaksana percontohan aksi adaptasi di desa-desa target di tiga kabupaten atau 7 sd 10 desa di masing-masing kabupaten target dan dibentuknya kelompok-kelompok tersebut jika belum ada kelompok komunitas yang akan melaksanakan aksi adaptasi. Terfasilitasinya partisipasi kelompok-kelompok komunitas target untuk memiliki kemampuan dalam penyusunan proposal, managemen keuangan, pelaporan kegiatan, dan implementasi program aksi adaptasi perubahan iklim. Adanya monitoring secara berkesinambungan pada kelompok-kelompok masyarakat yang menerima hibah ataupun program aksi adaptasi dari pemerintah daerah dan lembaga lainnya Adanya laporan bagi pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan keuangan serta laporan implementasi kegiatan teknis kelompok masyarakat penerima hibah ke pada proyek dan pemerintah daerah. Terbentuknya 12 (dua belas) posko iklim di desa target pilot project di tiga kabupaten atau minimal 4 posko iklim di masing-masing kabupaten. Terwujudnya kemampuan kelompok komunitas didalam mengenali dan memahmi potensi wilayah, ancaman bencana yang ada sebagai dampak iklim, kerentanan, serta menganalisis kondisi iklim dan risiko bencana untuk selanjutnya memiliki kemampuan merumuskan rencana aksi adaptasi komunitas dalam pengurangan risiko dampak. Terbentuknya forum multistakeholder ketahanan iklim di tingkat desa target di masingmasing kabupaten Adanya sinergi rencana dan implementasi aksi adaptasi perubahan iklim dengan programprogram pemerintah daerah (provinsi dan kabupaten) serta lembaga lainnya. Terbangunnya jaringan kerjasama dan partisipasi antar lembaga serta Lembaga desa, lembaga agama dan adat ditingkat desa dan kabupaten dengan kelompok-kelompok masyarakat pelaksana aksi adaptasi didalam tujuan penguatan kelompok-kelompok komunitas. Terintegrasiya program adaptasi perubahan iklim kedalam perangkat perencanaan desa/kelurahan melalui mekanisme rembug dan musrenbang desa.
2
Terdokumentasikannya kegiatan-kegiatan aksi adaptasi yang dilaksanakan oleh kelompokkelompok masyarakat.
II.LINGKUP KERJA LSM/CSO Untuk mencapai hasil yang diharapkan seperti tersebut di atas, maka secara umum ruang lingkup kegiatan penyelenggaraan program akan mencakup kegiatan berikut:
1. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada fasilitasi penyusunan rencana kerja (proposal) kelompok komunitas, pengelolaan keuangan kelompok (grant) serta upaya peningkatkan kesadaran dan pengetahuan masyarakat terhadap potensi ancaman bencana karena dampak iklim di wilayahnya, dan pengembangan sikap dan perilaku yang mendukung berkembangnya upaya tindak aksi adaptasi ketahanan iklim. 2. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada fasilitasi dan pendampingan untuk implementasi rencana aksi adaptasi perubahan iklim dibidang pangan, air dan mata pencaharian dalam upaya pengurangan kerentanan dan menumbuhkan ketahanan iklim. 3. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya peningkatan kapasitas kelompok masyarakat dan masyarakat desa umumnya, kelembagaan masyarakat dan pemerintahan desa untuk mengurangi risiko iklim 4. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya pengintegrasian pengurangan risiko iklim ke dalam pembangunan demi keberlanjutan; 5. Kegiatan-kegiatan yang mengarah pada upaya penyusunan rencana dan aturan, baik pada tingkat komunitas maupun desa, di antaranya adalah rencana aksi komunitas, aturan dan kesepakatan masyarakat, peraturan desa (Perdes), rencana penanggulangan resiko iklim, dan RPJMDes.
III.OUTPUT LSM/CSO a. Kegiatan tahap I bulan 0 – ke 3 meliputi : 1. Kajian potensi dan kebutuhan desa dalam usaha mengatasai ancaman iklim dan kerentanan yang dibuat secara partisipatif bersama komunitas (berisi cerita dan foto). - Peta desa yang dibuat oleh masyarakat yang menggambarkan potensi desa, sumber mata pencaharian, lokasi terancam iklim, lokasi komunitas terdampak, lokasi masyarakat miskin/marginal, aksi adaptasi. Peta desa menjadi acuan bersama dalam penyusunan proposal. - Pembuatan media peningkatan kesadaran masyarakat mengenai ancaman iklim dan aksi adaptasinya. 2. Fasilitasi penyusunan proposal kelompok komunitas secara partisipatif - Sosialisasi tingkat desa mengenai program dan ajakan membuat proposal kegiatan o Dijelaskan mengenai ancaman iklim dan kerentanan yang dihadapi oleh desa (Referensi: hasil kajian SPARC/CCROM peta resiko iklim, grafik jaring labalaba ttg kerentanan sosial-ekonomi). o Kegiatan yang dilakukan adalah untuk mengurangi resiko iklim (ancaman iklim dan kerentanan sosial ekonomi) o Kegiatan ini tidak ditujukan untuk dana simpan pinjam atau dana bergulir o Kelompok yang tertarik dapat mendiskusikan dengan anggota kelompoknya untuk usulan kegiatan - Pembentukan kelompok komunitas - Pembentukan Kemas Proklim di tingkat desa sebagai lembaga payung proposal kegiatan
3
-
Perumusan masalah, prioritas kegiatan dan rencana kegiatan melalui konsultasi dengan komunitas dan tim teknis/SKPD. Penyusunan rencana kerja dan anggaran proposal kegiatan komunitas. Bersama komunitas menuliskan proposal yang sensitif gender dan mengatasi resiko iklim Memfasilitasi proses review proposal komunitas yang dilakukan oleh Tim Teknis/SKPD dan SPARC-DC sampai dihasilkannya proposal final dari komunitas dan proposal desa dibawah koordinasi Kemas Proklim.
b. Kegiatan tahap II bulan ke-4 s.d bulan ke-7. 3. Penguatan kelompok komunitas - Pelatihan management keuangan kelompok komunitas dan desa (Kemas ProKlim) - Pelatihan pengorganisasian kelompok - Pelatihan monitoring kegiatan dan pelaporan kegiatan - Fasilitasi implementasi kegiatan komunitas - Dengan dukungan Tim Teknis/SKPD melakukan penguatan kemampuan teknis (operasional dan perawatan) dan pemasaran produk sesuai dengan kebutuhan komunitas, fasilitasi pembentukan Pusat informasi iklim dan bencana serta fasilitasi pelaksanaan Sekolah Lapang Iklim. - Melakukan monitoring implementasi kegiatan bersama dengan Tim Teknis/SKPD dan SPARC-DC.
c. Kegiatan tahap III bulan ke-8 s.d bulan ke-11. 4. Pembuatan bahan komunikasi/sosialisasi komunitas: - Media sosialisasi hasil aksi adaptasi - Dokumentasi Cerita Sukses/Ringkasan Capaian per bulan 5. Advokasi kebijakan Adaptasi Perubahan Iklim di tingkat desa - Integrasi perencanaan adaptif iklim kedalam RPJMDes, Musrenbangdes. - Pembuatan kebijakan desa yang mendukung kegiatan adaptasi perubahan iklim. - Integrasi adaptasi PI dengan Kegiatan Pengurangan Resiko Bencana tingkat komunitas/desa.
d. Kegiatan tahap IV bulan ke-12. Laporan final kegiatan diseluruh desa dampingan.
IV.KERANGKA WAKTU Kerjasama yang diusulkan adalah untuk masa kegiatan 12 bulan. Perpanjangan pelaksanaan kegiatan hanya dapat dilakukan setelah memberitahukan secara tertulis dan disetujui oleh UNDP dan tidak memiliki implikasi terhadap penambahan anggaran (no cost extention). Program kerjasama SPARC dengan LSM/CSO direncanakan selama 2 tahun dan perpanjangan tahun kedua dapat dilanjutkan setelah dilakukan evaluasi kinerja di tahun pertama.
4
V.TIM SELEKSI Tim seleksi LSM/CSO adalah tim seleksi dari Bappeda Prov.NTT. Dalam melakukan review administrasi dan proposal, tim seleksi dapat menyertakan staff teknis atau tenaga ahli dari institusi terkait, sesuai dengan substansi dalam proposal.
VI. TAHAPAN KEGIATAN SELEKSI Waktu
Seleksi LSM/CSO akan dilakukan dalam kurun waktu 3 sd 21 November 2014 di kota provinsi dan jika dibutuhkan dapat melakukan identifikasi serta observasi ke kabupaten target program. Kegiatan Identifikasi LSM dan penyampaian informasi/Pengumuman kepada LSM Penyerahan dokumen oleh LSM/CSO, review dan seleksi administrasi dan kelengkapan LSM/CSO Penyampaian hasil seleksi administrasi kepada LSM/CSO Pertemuan,workshop penyusunan proposal Penulisan proposal Review proposal Pertemuan hasil review proposal Perbaikan proposal Proposal final
Waktu 10-18 November 2014 25 - 27 November 2014 28 November 2014 1 Desember 2014 2 - 7 Desember 2014 8 Desember 2014 10 Desember 2014 10 - 11 Desember 2014 12 Desember 2014
Tim seleksi dapat melakukan perubahan atau perpanjangan waktu untuk tahapan dan jadwal proses seleksi dengan memperhatikan kondisi yang terjadi.
PENYERAHAN DOKUMEN Dokumen dikirimkan melalui kurir atau secara langsung kepada : Ketua Tim Seleksi Kerjasama LSM/CSO mitra SPARC d/a Kantor Bappeda Provinsi NTT. Lt II Jalan Polisi Militer 2 Kupang, Nusa Tenggara Timur Dokumen yang telah distempel dan ditandatangani dapat juga diajukan dalam format PDF dan dikirim melalui email ke :
[email protected] dan
[email protected] Dokumen diterima paling lambat tanggal 26 November 2014 (stempel pos)
VII.PEDOMAN PENILAIAN SELEKSI 5
Tahapan Kegiatan Seleksi
Dalam kegiatan seleksi LSM/CSO akan dilakukan tahapan kegiatan seperti berikut :
a. Seleksi kelengkapan administrasi dan concept note Seleksi pada tahapan pertama adalah seleksi perlengkapan administrasi dan penilaian terhadap concept note. Persyaratan administrasi yang dinilai meliputi : 1. Nama LSM/CSO dan Domisili CSO/LSM adalah CSO/LSM yang berasal dari : kabupaten dan provinsi, dimana lokasi kegiatan akan dilaksanakan. Apakah LSM/CSO memiliki kantor dilokasi kabupaten target program (Kab. Sumba Timur, Sabu Raijua dan Manggarai). 2. Aspek pengalaman yang dimiliki dalam bidang pelayanan masyarakat. CSO/LSM yang memiliki pengalaman minimal 5 tahun dalam pendampingan masyarakat dan 2 tahun dibidang adaptasi perubahan iklim. 3. Pengalaman kerjasama dengan lembaga/organisasi/institusi pemerintah dan atau dengan lembaga internasional. 4. Aspek pengalaman melakukan kegiatan diwilayah kerja target kabupaten. CSO/LSM yang memiliki pengalaman minimal dua tahun diwilayah kerja target (kabupaten). 5. Aspek legalitas yang dibuktikan dengan adanya Akta Notaris dan terdaftar secara hukum. 6. Existensi organisasi yang dibuktikan dengan adanya struktur organisasi dan AD/ART 7. Kepemilikan rekening bank atas nama organisasi 8. Memiliki tenaga akhli dibidang pemberdayaan masyarakat, pertanian, ketahanan pangan, sistem irigasi, mata pencaharian dan lingkungan 9. Memiliki tenaga lapangan yang akan ditempatkan di lokasi kegiatan berbasis desa.
Penilaian terhadap Concept note
Concept note yang disusun dapat memberikan gambaran secara singkat tentang strategi pendampingan bagi kelompok masyarakat dalam melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim dan penguatan pemerintah daerah (kabupaten) didalam integrasi program ketahanan iklim kedalam program pembangunan daerah (seperti output yang diharapkan dalam poin III).
b. Penyampaian format proposal
Setelah terseleksi LSM/CSO berdasarkan penilaian concept notes dan persyaratan administrasi maka akan dilanjutkan dengan pertemuan penjelasan tujuan dan target lokasi program serta format proposal kepada LSM/CSO yang telah terseleksi.
c. Pertemuan negosiasi target program dan rencana kerja
LSM/CSO yag terseleksi diberikan waktu selama 15 hari untuk menyusun proposal program dan kemudian dilanjutkan dengan pertemuan pembahasan atau review isi dan rencana kerja proposal. LSM/CSO yang telah terseleksi mempresentasikan proposal dan tim pengadaan serta tim teknis yang disertakan dalam review membeirkan masukan serta negosiasi terhadap budgeting. a) Kesesuaian program yang diusulkan dengan rencana prioritas kegiatan mengacu pada list opsi adaptasi di dsa target b) Struktur rencana anggaran belanja yang proposional antara biaya operasional administrasi dengan biaya program seperti yang disyaratkan c) Program yang diusulkan merupakan program yang berkaitan dengan pendampingan untuk penguatan kelompok masyarakat dalam melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim dan sistem perencanaan serta informasi ditingkat desa, dan penguatan integrasi program dalam perencanaan daerah.
6
d)
Justifikasi bidang kegiatan yang diusulkan yang dituangkan dalam proposal sesuai dengan bidang program kegiatan yang akan dikerjakan yang meliputi aspek substansi proposal, latar belakang, kajian masalah, hasil yang akan diharapkan, pendekatan, pengorganisasian, kelompok penerima manfaat, kerangka kerja (work plan), jadwal, rencana anggaran belanja, dsb, sesuai dengan format yang disarankan e) latar belakang f) identifikasi atau gambaran detail, situasi dan kondisi lokasi wilayah kerja terkait dengan bidang kegiatan yang akan dikerjakan g) kajian masalah yang terjadi sesuai dengan bidang kegiatan yang dikerjakan h) tujuan kegiatan i) hasil yang diharapkan
j) pendekatan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan k) kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dan tahapan kegiatannya l)
m) n) o) p) q)
target penerima manfaat dan gambaran detail yang akan menerima manfaat serta target kuantitatif dan kualitatif resiko kegagalan yang mungkin akan dihadapi karena kendala ditingkat implementasi pola pemantauan dan evaluasi kegiatan rencana anggaran biaya jadwal pelaksanaan kerangka kerja
d. Finalisasi dan persetujuan proposal
LSM/CSO yang terseleksi melakukan perbaikan terhadap proposal yang telah direview dan dilakukan persetujuan oleh tim seleksi dengan membuat berita acara.
e. Pembuatan MoU dan Kontrak Kerjasama
Proposal yang telah disepakati didukung dengan naskah kerjasama dan kontrak kerja pelaksanaan kegiatan.
7
LAMPIRAN PENILAIAN SELEKSI ADMINISTRASI
1. IDENTITAS ORGANISASI Nama LSM/CSO Tahun berdiri/dibentuk Alamat kantor Nomor telp kantor/fax Alamat Email kantor Nomor akte notaris Nama Direktur Nomor HP direktur Alamat Email direktur
: : : : : : : : :
2. KEABSAHAN DAN STRUKTUR ORGANISASI Indikator dan dokumen 1.Copy akte notaris 2.Surat keterangan berkantor /memiliki kantor di Kabupaten target (Kab.Sumba Timur atau Manggarai atau Sabu Raijua) dari kelurahan/desa/kecamatan 3.Copy struktur organisasi (dilegalisasi pendiri) 4.Copy CV tenaga ahli yang dimiliki (sesuai dengan kebutuhan (pertaninan, ketahanan pangan, ketahanan air/irigasi, mata pencaharian, penguatan masyarakat dan lingkungan) 5.Copy AD/ART organisasi 6.Copy rekening bank 7.Copy CV tenaga lapangan tingkat desa
Ya/tersedia
Tidak
Keterangan
Keterangan : Diberikan tanda rumput () pada kolom “ya” atau “tidak”.
3. PENGALAMAN ORGANISASI Nama/Judul Kegiatan
Lembaga Donor/Instansi (kerjasama)
Tahun Kerjasama
Anggaran (Rp)
Jumlah staff/tim (orang)
Lokasi
Target penerima manfaat
Catatan : Setiap kegiatan kerjasama dilengkapi dengan copy laporan akhir
8
4. CONCEPT NOTE (Gambaran singkat organisasi dan konsep pendampingan penguatan kelompok masyarakat dalam melaksanakan aksi adaptasi perubahan iklim, max 10 halaman).
1. Latar belakang organisasi, visi, misi (aspek internal) 2. Menguraikan masalah singkat yang dituangkan sesuai dengan analisis situasi dan kondisi terkait dengan ketahanan iklim 3. Tujuan yang akan dicapai dari kegiatan untuk memecahkan masalah yang terjadi 4. Sasaran yang ingin dicapai 5. Pola pendekatan/metoda yang akan dilakukan sesuai dengan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan 6. Tahapan kegiatan dituangkan untuk mencapai tujuan 7. Menguraikan hasil yang diharapkan dari setiap kegiatan (kualitatif dan kuantitatif) 8. Menguraikan dampak kegiatan yang akan terjadi 9. Menguraikan penerima manfaat ,karakterisasinya, golongan atau kelompok, jenis kelamin 10. Menguraikan pola pengawasan dan pemantauan, baik pada saat pelaksanaan kegiatan maupun pasca kegiatan 11. Menguraikan Aspek resiko dan penanggulangannya 12. Menguraikan struktur tim yang akan terlibat/dibutuhkan
9
