STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS (Studi Deskriptif Kualitatif Mengenai Strategi Komunikasi International Office Universitas Sebelas Maret Surakarta Periode 2011 dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing)

Oleh : DWI AJI HERMAWAN D0207009 SKRIPSI Diajukan untuk Melengkapi Tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Ilmu Komunikasi

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user

i


digilib.uns.ac.id

STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS (Studi Deskriptif Kualitatif Mengenai Strategi Komunikasi International Office Universitas Sebelas Maret Surakarta Periode 2011 dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing)

Oleh: DWI AJI HERMAWAN D0207009

Skripsi Diajukan Untuk Melengkapi Tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Studi Ilmu Komunikasi

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

“Berfikirlah bila sedetik lagi kita akan mati. Dengan begitu, tentunya kita tidak ingin berbuat kesalahan pada detik yang sekarang. Ingatlah bahwa dunia ini hanya sementara dan akherat itu yang selamanya. Al Qur’an dan Al Hadits adalah pedoman hidup kita.”

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

HALAMAN PERSEMBAHAN

Karya ini saya tujukan untuk orang tuaku, saudara-saudaraku, dan teman-temanku.

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamua’alaikum Wr. Wb. Puji syukur kepada Allah SWT, karena atas ridho dan kasih sayang-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS (Studi Deskriptif Kulaitatif Mengenai Strategi Komunikasi International Office Universitas Sebelas Maret Surakarta Periode 2011 dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing)”. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini diajukan untuk memenuhi persyaratan menyelesaikan program sarjana Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menyadari bahwa banyak pihak-pihak yang telah memberikan bantuan dan kontribusinya sehingga penghargaan dan ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada : 1. Prof. Pawito, Ph.D., Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS yang telah memberikan ijin penelitian. 2. Dra. Prahastiwi Utari, M.Si., Ph.D., Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS, yang telah memberikan ijin penelitian. 3. Drs. Subagyo, S.U.,

selaku Pembimbing Akademik

yang telah

memberikan banyak nasehat dan arahan selama penulis menjadi mahasiswa. 4. Tanti Hermawati, S.Sos., M.Si., selaku Pembimbing Skripsi yang telah memberikan banyak arahan dan dukungan selama penyusunan skripsi. 5. Dr. H. Widodo Muktiyo, S.E., M.Comm., selaku Ketua Sidang Skripsi yang telah menguji skripsi. 6. Nora Nailul A, S.Sos, M.LMEd,Hons., selaku Sekretaris Sidang Skripsi yang telah menguji skripsi. commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

7. Agus Dwi Priyanto, S.S, M.CALL, kepala International Office UNS yang telah memberi ijin dan kesempatan untuk melakukan penelitian, serta informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. 8. dr. Paramasari Dirgahayu, Ph.D., Koordinator Divisi International Student Services yang telah memberikan motivasi dan informasi dalam penelitian. 9. Sulistyo Joko Wahyudi, S.T, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, dan Multimedia di International Office yang telah memberi informasi dalam penelitian. 10. Albert Muhammad I.N, S.Sos, Staff Administrasi & Keuangan, Pelayanan

Mahasiswa di International Office yang telah memberi informasi dalam penelitian. 11. Rizky Adi Yanuasari, S.S, Staf Divisi International Student Services yang telah memberi informasi dalam penelitian. 12. Seluruh Karyawan dan Karyawati International Office UNS yang telah membantu proses penelitian. 13. Ibrahim, Mohammad Anwar Ahmadi Omid, Kristina Baina, dan Cao Tai Loc, selaku mahasiswa asing yang telah memberi informasi dalam penelitian. 14. Ayah, Ibu, Mas Wawan dan Dik Yudha yang selalu membantu dalam doa, semangat, dan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. 15. Saudara-saudaraku yang selalu mengingatkan dan memberi semangat. 16. Anis yang selalu menginspirasiku, yang selalu mendukungku agar bisa menjadi imam yang kuat. 17. Penghuni kos Ridho, yang telah memberikan kebersamaan, kekeluargaan, dan persahabatan bagi penulis. 18. Teman-teman Komunikasi 2007, yang telah mendukung, menyemangati, dan menghibur, sebagai sahabat dan keluarga yang selalu ada dalam suka maupun duka, serta kebersamaan dalam perjuangan yang selalu melekat dalam benak penulis selama di bangku perkuliahan. commit to user

viii


digilib.uns.ac.id

19. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyusunan skripsi. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pembaca. Besar harapan dengan adanya skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan bermanfaat bagi perkembangan ilmu pengetahuan khususnya ilmu komunikasi. Wassalamua’alaikum Wr. Wb. Surakarta, September 2012

Penulis

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .........................................................................................

i

HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................

ii

LEMBAR PENGESAHAN ...........................................................................

iii

MOTTO ............................................................................................................

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN .......................................................................

v

KATA PEMNGANTAR .................................................................................

vi

DAFTAR ISI .....................................................................................................

x

DAFTAR GRAFIK ......................................................................................

xiii

DAFTAR TABEL .........................................................................................

xiv

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................

xv

ABSTRAK .....................................................................................................

xvi

ABSTRACT ..................................................................................................

xvii

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah........................................................

1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................

7

1.3 Tujuan Penelitian ..................................................................

7

1.4 Manfaat Penelitian ................................................................

7

1.5 Tinjauan Pustaka 1.5.1

Komunikasi ...................................................................

8

1.5.2

Strategi Komunikasi ....................................................

12

1.5.3

Komunikasi Pemasaran ...............................................

15

1.5.4

Reputasi .......................................................................

40

1.6 Kerangka Pemikiran .............................................................. 44 1.7 Metodologi Penelitian 1.7.1

Metode Penelitian ......................................................... 47

1.7.2

Jenis Penelitian.............................................................. 47

1.7.3

Lokasi Penelitian ........................................................... 48

1.7.4

Subjek Penelitian........................................................... 48 commit to user Metode Pengumpulan Data ........................................... 49

1.7.5

x


BAB II

digilib.uns.ac.id

1.7.6

Teknik Sampling ........................................................... 51

1.7.7

Teknik Validita Data ..................................................... 51

1.7.8

Teknik Analisis Data ..................................................... 52

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 2.1 Gambaran Umum Universitas Sebelas Maret 2.1.1 Sejarah Univeritas Sebelas Maret ................................... 55 2.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi Universitas Sebelas Maret ....... 58 2.1.3 Visi, Misi, dan Tujuan Universitas Sebelas Maret .......... 59 2.2 Gambaran Umum International Office UNS 2.2.1 Sejarah International Office ............................................. 60 2.2.2 Visi dan Misi International Office .................................. 63 2.2.3 Tujuan International Office ............................................. 63 2.2.4 Struktur Organisasi International Office ......................... 64 2.2.5 Tugas International Office .............................................. 66 2.3 International Student Services Office .................................. 75 2.4 Mahasiswa Asing yang Studi di UNS .................................. 76

BAB III PENYAJIAN DATA 3.1 Data Informan ....................................................................... 78 3.2 Strategi Komunikasi Pemasaran International Office UNS dalam Membidik Mahasiswa Asing 3.2.1

Penelitian ....................................................................... 81

3.2.2

Perencanaan ................................................................... 88

3.2.3

Pelaksanaan ................................................................... 91 A. Advertising ............................................................. 91 B. Personal Selling ...................................................... 97 C. Public Reations ..................................................... . 105 D. Direct Marketing ................................................... 115 E. Word of Mouth ...................................................... 125

3.2.4

Evaluasi ....................................................................... 131 commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

BAB IV ANALISIS DATA 4.1 Penelitian ............................................................................. 137 4.2 Perencanaan ......................................................................... 140 4.3 Pelaksanaan ........................................................................ 141 4.4 Evaluasi .............................................................................. 151 BAB IV

PENUTUP A. Kesimpulan ............................................................................. 157 B. Saran a. Saran Bagi Peneliti Lainnya ......................................... 159 b. Saran Bagi International Office ................................... 160

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………... 162 LAMPIRAN...................................................................................................... 165

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GRAFIK

Grafik 1.1 Peningkatan Jumlah Mahasiswa Asing Tahun 2009-2012 ................. 84

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2006-2009 ................................................................................................. 76 Tabel 1.2 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2009-2010 ................................................................................................. 76 Tabel 1.3 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2010-2011 ................................................................................................. 77 Tabel 1.4 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2011-2012 ................................................................................................. 77 Tabel 1.5 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2012-2013 ................................................................................................. 77 Tabel 2.1 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Asal Negara Tahun 2009-2012 ................................................................................................. 85

commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Model Komunikasi Lasswell................................................................ 8 Gambar 1.2 Unsur-unsur dalam Proses Komunikasi ............................................... 9 Gambar 1.3 Konsep-konsep Inti Pemasaran .......................................................... 13 Gambar 1.4 Karakteristik Jasa .............................................................................. 18 Gambar 1.5 Jenis Pemasaran Jasa ......................................................................... 19 Gambar 1.6 Kerangka Pemikiran .......................................................................... 45 Gambar 1.7 Teknik Triangulasi Sumber ............................................................... 53 Gambar 1.8 Teknik Analisis Interaktif .................................................................. 54 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Humas dan Kerjasama .......................... 61 Gambar 2.2 Struktur Organisasi International Office UNS ................................... 65 Gambar 3.1 Website UNS ................................................................................... 116 Gambar 3.2 Website International Office ........................................................... 117 Gambar 3.3 Website International Office dengan Facebook Connect ................ 120 Gambar 3.4 Facebook Connect International Office ........................................... 121

commit to user

xv


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Dwi Aji Hermawan, D0207009, STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS (Studi Deskriptif Kualitatif tentang Strategi Komunikasi International Office Universitas Sebelas Maret Surakarta Periode 2011 dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing) Skripsi, Surakarta: Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, September 2012. Persaingan antar Perguruan Tinggi telah memasuki lingkup internasional. Beberapa Perguruan Tinggi di Indonesia sudah mulai membuka diri kepada dunia internasional. Jumlah mahasiswa asing merupakan salah satu patokan internasionalisasi sebuah Perguruan Tinggi. Sebagai salah satu Perguruan Tinggi di Indonesia, Universitas Sebelas Maret melalui International Office menyusun strategi komunikasi dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Hal ini dilakukan agar mampu bersaing dengan Perguruan Tinggi lain dalam upaya mewujudkan internasionalisasi universitas. Lokasi penelitian dilakukan di Univeritas Sebelas Maret (UNS) yang terletak di Kota Surakarta, Jawa Tengah. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui strategi komunikasi International Office dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif kualitatif. Dalam menentukan informan, peneliti menggunakan teknik purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dan dokumentasi yang diperoleh dari lokasi penelitian. Teknik analisis data yang digunakan adalah model analisis interaktif yang meliputi reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah International Office UNS menggunakan strategi komunikasi dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Strategi komunikasi dilaksanakan melalui empat tahapan, yaitu penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. International Office UNS menggunakan program kegiatan dalam bentuk alat-alat komunikasi dalam menyampaikan pesan kepada mahasiswa asing. Ada lima jenis alat komunikasi yang digunakan International Office UNS, yaitu: advertising, personal selling, public relations, direct marketing, dan word of mouth. Penentuan alat-alat komunikasi yang digunakan memberikan pengaruh terhadap terbangunnya reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing.

Kata kunci: strategi komunikasi, alat-alat komunikasi, reputasi commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Dwi Aji Hermawan, D0207009, Communication Strategies of International Office UNS in Reputation Build (Descriptive qualitative study on communication strategies of International Office Sebelas Maret University 2011 in reputation build of overseas students) Thesis, Surakarta: Faculty of Social Sciences and Political Sciences Surakarta, September 2012. The competition of Higher Education in Indonesia has entered into International scope. Several Universities or Higher Education Institutions has welcomed this international competition requests. The number of overseas students refers to the internationalization in a university. Sebelas Maret University as one of the higher education institutions also sets the strategies to reputation build of overseas students by International Office. Setting the strategies is conducted to qualify this university to be able to compete to realize university internationalization. The research was conducted in Sebelas Maret University (UNS) located in Surakarta, Central of Java. It aims to identify the communication strategies of International Office to reputation build of overseas students by International Office. This research is a descriptive qualitative research. Purposive sampling technique is used to determine the informant. The research uses in-depth interview and documentation of data obtained to collect data. Data analysis technique used in this research is interactive analysis which consists of data reduction, presenting data, and drawing conclusion. It can be concluded from the research that International Office UNS uses communication strategies to reputation build of overseas students by International Office. The strategies are performed through four steps namely research, planning, execution, and evaluation. International Office UNS employs communication tools in conveying message to overseas students. There are five types of communication tools used by International Office UNS: advertising, personal selling, public relations, direct marketing, and word of mouth. Determining the communication tools used gives influences in the UNS’s reputation build of overseas student.

Key words: communication strategies, communication tools, reputation

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Indonesia memiliki banyak perguruan tinggi yang berkualitas, salah satunya ialah Universitas Sebelas Maret yang berdiri secara resmi tanggal 11 Maret 1976 dengan Surat Keputusan Republik Indonesia No. 10 tahun 1976. UNS merupakan salah satu Perguruan Tinggi di Indonesia yang sedang go international. Akhir Januari 2006, Departemen Pendidikan Nasional membentuk Tim Gugus Tugas penetapan 10 Perguruan Tinggi di Indonesia yang akan dipersiapkan sebagai universitas-universitas yang akan dikembangkan menjadi universitas kelas dunia. UNS adalah salah satu dari 10 Perguruan Tinggi tersebut (www.republika.co.id). Pengembangan beberapa universitas kelas dunia di Indonesia dapat menjadi terobosan penting dalam rangka akselerasi dan peningkatan kualitas dan daya saing antara Perguruan Tinggi Indonesia dengan Perguruan Tinggi mancanegara. Peningkatan jumlah mahasiswa asing merupakan salah satu tolak ukur internasionalisasi sebuah universitas. Tidak hanya UNS yang sedang melakukan internasionalisasi universitas, Perguruan Tinggi lain seperti UGM dan ITB juga melakukan ini. ITB membentuk International Relation Office (IRO) yang dibawahi oleh Directorate of Partnership and International Relations yang bertujuan untuk memberikan bantuan pelayanan secara profesional kepada commitdan to user

1


digilib.uns.ac.id

mahasiswa internasional selama studi. UGM membentuk Office of International Affair (OIA) yang bertujuan untuk menyediakan informasi, memudahkan prosedur aplikasi, dan sebagai pendamping mahasiswa potensial. Selain itu juga bertujuan untuk menjamin setiap mahasiswa internasional mendapatkan pelayanan terbaik selama menjadi mahasiswa. Tahun 2009 UNS membentuk Internasional Office untuk memuluskan langkah internasionalisasi universitas dengan harapan UNS akan lebih dikenal dan diakui secara internasional. Kantor Humas dan Kerjasama UNS telah menjalankan tugas ini sebelum International Office berdiri. Kedudukan Kantor Humas dan Kerjasama berdasarkan Surat Keputusan Rektor UNS No: 649/ J27/KL/2004 tentang Pembentukan Kantor Humas dan Kerjsama membawahi 3 bagian yaitu Koordinator Kerjasama Luar Negeri, Koordinator Media Hubungan Eksternal dalam Negeri, dan Koordinator Hubungan Internal dan Sistem Informasi. Pembentukan International Office berasal dari bagian Koordinator Kerjasama Luar Negeri. Landasan berdirinya International Office adalah Surat Keputusan Rektor UNS No: 81A/H27/OT/2010 tentang Pembentukan International Office Universitas

Sebelas

Maret.

Visinya

adalah

menjadi

ujung

tombak

internasionalisasi Universitas Sebelas Maret, sedangkan misinya adalah mengembangkan internasionalisasi pendidikan dan pengajaran Universitas Sebelas Maret, mengembangkan internasionalisasi penelitian Universitas Sebelas Maret, dan mengembangkan kerjasama di Universitas Sebelas Maret bertaraf internasional. commit to user

2


digilib.uns.ac.id

International Office merupakan lembaga fungsional di bawah Rektor yang mana tugas sehari-harinya di bawah pembinaan Pembantu Rektor IV. Lembaga ini dikelola oleh seorang kepala dibantu oleh sekretaris, tiga staff (staff administrasi, staff keuangan, staff IT dan Database), lima koordinator divisi. Masing-masing koordinator memiliki tugas dalam international partnership, international student services, international recognition, international quality staff development, dan international publications. Sebelumnya, International Office hanya memiliki empat divisi saja, yaitu: international partnership, international student services, world recognized university, dan international staff development. Perencanaan dan persiapan untuk internasionalisasi UNS semakin terlihat setelah dirombaknya struktur organisasi International Office yang hingga kini menjadi struktur resminya. Ada enam poin tujuan International Office UNS, pertama; untuk mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait internasionalisasi Universitas Sebelas Maret, kedua; melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait kerjasama internasional, pelayanan tamu dan mahasiswa internasional dan peningkatan rangking universitas dalam World Ranking University, ketiga; melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga commit to user

3


digilib.uns.ac.id

ahli di luar negeri, keempat; melakukan koordinasi antar bidang di tingkat universitas agar internasionalisasi Universitas Sebelas Maret berjalan efektif dan efisien, kelima; melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi serta dengan kepala biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja, keenam; menjadi juru bicara universitas di dunia internasional. Sebagai ujung tombak internasionalisasi UNS, International Office masih tergolong muda, yang baru berdiri tahun 2009. Namun dalam usahanya, lembaga ini sudah mampu menunjukkan kemampuannya dan memberikan perkembangan yang positif bagi UNS. Salah satunya, sejak tahun 2009 hingga 2011 grafik jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS semakin bertambah. Hal ini bisa dibandingkan dengan tahun sebelum International Office berdiri, mahasiswa asing yang kuliah di UNS hanya berjumlah kurang dari 20 orang per tahun. Setelah International berdiri tahun 2009 jumlah mahasiswa asing menjadi 63 orang, tahun 2010 berjumlah 90 orang, tahun 2011 berjumlah 108 orang, dan tahun 2012 berjumlah 116 orang (www.harianjoglosemar.com). Semua hal yang diperoleh International Office saat ini tentunya tidak terlepas dari strategi komunikasi yang telah dilakukan. Kini UNS mulai dikenal di dunia internasional, jumlah mahasiswa asing yang semakin bertambah setiap tahun merupakan salah satu wujud dari keberhasilan International Office dalam menjalankan strategi komunikasi. Strategi komunikasi dibutuhkan International Office untuk membangun reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing. Reputasi yang terbangun baik di commit to user

4


digilib.uns.ac.id

kalangan mahasiswa asing dapat meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Strategi yang telah diterapkan sangat penting peranannya, tanpa adanya strategi yang baik, tentunya tidak mungkin bila suatu kegiatan komunikasi dapat berjalan dengan baik sesuai perencanaan. Universitas merupakan salah satu bentuk non profit organization atau organisasi nirlaba. Sebagaimana halnya dengan Universitas Sebelas Maret didirikan bukan untuk mencari keuntungan yang bersifat finansial, namun pada hakekatnya lembaga pendidikan ini bertujuan memberikan layanan kepada stakeholder. Salah satu stakeholder-nya ialah mahasiswa. Mahasiswa asing merupakan salah satu stakeholder UNS yang sangat penting keberadaannya dalam internasionalisasi universitas ini. Semakin banyak mahasiswa asing yang studi di sini, semakin terlihat pula internasionalisasi yang terjadi di UNS. Namun, membuat mereka untuk bisa mengambil keputusan kuliah di tempat ini juga bukanlah hal mudah. Masih banyak universitas yang lebih berkelas di dunia selain UNS. Untuk ukuran Jawa Tengah dan Indonesia, bisa dibilang Universitas Sebelas Maret sudah tidak asing lagi untuk didengar. Namun, bila dilihat dalam skala internasional, mungkin nama Universitas Sebelas Maret belum begitu dikenal oleh khalayak. Saat ini UNS Solo menempati ranking ketujuh perguruan tinggi terbaik di Indonesia versi 4icu dan webometrics. Secara keseluruhan, peringkat tersebut naik dibandingkan tahun sebelumnya yang diumumkan pada Juli 2011 lalu. Peringkat UNS meningkat dari posisi ke-12 ke posisi 7 di Indonesia dan meningkat dari commit to user

5


digilib.uns.ac.id

posisi ke-43 menjadi ke-31 pada tataran Asia Tenggara. Pada level dunia, UNS juga mengalami peningkatan dari posisi 1.361 tahun lalu menjadi peringkat 1.186 (www.okezone.com). Secara berkala peringkat UNS di dunia mengalami peningkatan. International Office sebagai ujung tombak internasionalisasi tentunya harus ekstra kerja keras dalam menjalankan kegiatan komunikasi demi mewujudkan tujuannya, dan seluruh komponen di dalam UNS pun harus siap serta mampu bersaing dengan perguruan tinggi - perguruan tinggi di dunia. International Office merupakan fasilitator bagi UNS dalam mewujudkan internasionalisasi universitas sehingga dibutuhkan dukungan, bantuan, dan kerjasama dengan unit-unit yang lain sebagai kesatuan sistem. Agar UNS siap dan mampu bersaing dengan perguruan tinggi yang lain, dibutuhkan strategi tepat. Strategi komunikasi yang diterapkan oleh International Office UNS sangat menentukan keberhasilannya dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Melalui penerapan strategi ini, International Office dapat mengetahui tingkat keberhasilan setiap alat komunikasi yang digunakan. Hal inilah yang menarik perhatian peneliti dalam melakukan penelitian, mengingat mahasiswa yang menjadi bidikannya bukanlah mahasiswa lokal namun mahasiswa asing. Terlebih lagi memasarkan produk jasa juga bukanlah hal yang mudah, karena penyaluran jasa bersifat langsung dari penyedia jasa kepada penerima jasa.

commit to user

6


digilib.uns.ac.id

1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penelitian ini merumuskan permasalahan sebagai berikut : “Bagaimana strategi komunikasi International Office Universitas Sebelas Maret dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing?” 1.3. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai bagaimana strategi komunikasi yang dilakukan International Office Universitas Sebelas Maret dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada berbagai pihak, antara lain: 1. Akademik Penelitian ini dapat meningkatkan pemahaman tentang bagaimana strategi komunikasi yang dilakukan perguruan tinggi dalam membangun reputasi pada stakeholder-nya, dalam hal ini adalah mahasiswa asing. Selain itu dapat juga digunakan oleh peneliti lain untuk menganalisis organisasi-organisasi yang setipe dengan universitas, atau membandingkan hasilnya.

2. Praktisi

commit to user

7


digilib.uns.ac.id

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan yang bermanfaat bagi instansi/ perguruan tinggi yang menerapkan strategi komunikasi untuk membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. 1.5. Tinjauan Pustaka 1.5.1

Komunikasi

Kata komunikasi berasal dari serapan bahasa Inggris yaitu communication, yang dirujuk dari kata latin communis yang berarti “sama”, communico, communicatio atau istilah communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah communis adalah istilah yang paling disebut-sebut sebagai asalusul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata lainnya yang mirip. Elvinaro Ardianto mengutip pernyataan Mulyana (2000: 41), pengertian ini mengartikan bahwa “suatu pikiran, suatu makna”, atau “suatu pesan yang dianut secara sama” (Elvinaro Ardianto, 2007: 2). Dalam komunikasi, antara pihak yang terlibat di dalamnnya harus terdapat kesamaan arti. Komunikator harus mengerti apa yang disampaikan dan sebaliknya komunikan mengerti makna pesan tersebut, sehingga proses komunikasi dapat berlangsung (Onong Effendy, 1992: 3). Menurut Sam, komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seseorang individu (komunikator) kepada individu lain (komunikan). Komunikasi adalah suatu transaksi, proses simbolik yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya dengan maksud membangun hubungan antar sesama manusia melalui pertukaran informasi untuk menguatkan sikap dan tingkah laku orang lain commit to user

8


digilib.uns.ac.id

serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku orang lain (Sam Abede Pareno, 2002: 4). Menurut Harold Lasswell, cara yang paling tepat untuk menggambarkan kegiatan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan: who, says what, in which channel, to whom, and with what effect”. Gambar 1.1 Model Komunikasi Lasswell

Who Communicator

Says What Message

In Which Channel Medium

To Whom Receiver, communicant, communicate, receipient

With What Effect Effect, impact, influence

Berdasarkan pemaparan Harold Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu (Onong Effendy, 2003: 10). Dari penjelasan di tersebut, terdapat komponen-komponen

yang

merupakan syarat terjadinya komunikasi, yaitu: a. Komunikator : orang yang menyampaikan pesan b. Pesan

: pernyataan yang didukung oleh lambang

c. Media

: sarana atau saluran yang mendukung pesan bila

komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya d. Komunikan

: orang yang menerima pesan

e. Efek

: dampak sebagai pengaruh dari pesan. commit to user

9


digilib.uns.ac.id

Terence A. Sim menyebutkan, unsur-unsur dalam proses komunikasi adalah sumber (source), penerjemahan (encoding), pesan (message), saluran (channel), penerima (receiver), interpretasi (decoding), gangguan (noise), dan umpan balik (feedback). Gambar 1.2 Unsur-unsur dalam Proses Komunikasi

Sumber (menerjemahkan pesan)

Saluran penyampaian pesan

pesan

Penerima (mengartikan pesan)

gangguan

Umpan balik

Sumber : Terence A. Sim, Periklanan dan Promosi Aspek Tambahan Komunikasi Pemasaran Terpadu (2003: 164)

Sesuai dengan gambar, sumber atau pengirim adalah orang atau kelompok orang yang memiliki pemikiran (ide, rencana penjualan, dan lain-lain) untuk disampaikan

kepada

orang

atau

kelompok

orang

yang

lain.

Sumber

menerjemahkan (encoding) untuk mencapai tujuan komunikasi. Encoding adalah suatu proses menerjemahkan pikiran ke dalam bentuk-bentuk simbolis. Sumber tersebut memilih tanda-tanda spesifik dari berbagai kata, struktur kalimat, simbol, dan unsur non-verbal yang sangat luas pilihannya untuk menerjemahkan sebuah commit to user pesan sehingga dapat dikomunikasikan secara efektif kepada khalayak sasaran. 10


digilib.uns.ac.id

Pesan merupakan suatu ekspresi simbolis dari pemikiran sang pengirim. Dalam komunikasi pemasaran, pesan dapat berbentuk antara lain berupa sebuah iklan, presentasi penjualan, rancangan kemasan, dan berbagai petunjuk di tempat pembelian. Saluran penyampaian pesan adalah suatu saluran yang dilalui pesan dari pihak pengirim, untuk disampaikan kepada pihak penerima. Misal : penyampaian pesan melalui media elektronik, media cetak dan penyampaian langsung melalui wiraniaga, telepon, surat langsung, display di tempat pembelian, juga secara tidak langsung melalui mouth to mouth. Penerima adalah orang atau kelompok orang yang diinginkan pengirim sebagai penerima ide-ide pengirim. Dalam komunikasi pemasaran, penerima adalah pelanggan dan calon pelanggan suatu produk atau jasa. Decoding melibatkan aktivitas yang dilakukan pihak penerima dalam menginterpretasi atau mengartikan pesan pemasaran. Noise adalah gangguan atau distorsi. Noise dapat terjadi pada tahap mana pun dalam proses komunikasi. Suatu pesan yang melintas dalam suatu saluran komunikasi akan dipengaruhi stimulus-stimulus eksternal yang mengganggu dalam penyampaiannya ke penerima. Unsur terakhir yaitu umpan balik, umpan balik memungkinkan sumber pesan memonitor seberapa akurat pesan yang disampaikan dapat diterima. Umpan balik memungkinkan sumber untuk menentukan apakah pesan sampai pada target secara akurat atau apakah pesan tersebut perlu dirubah untuk memberikan commit to user gambaran yang lebih jelas di benak penerima.

11


digilib.uns.ac.id

Dari berbagai penjelasan tentang komunikasi tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi merupakan penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari komunikator kepada komunikan melalui media tertentu dan menghasilkan dampak-dampak atau efek-efek tertentu. Hal penting dalam komunikasi adalah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Fungsi komunikasi adalah pengutaraan pikiran dan perasaan dalam bentuk pesan untuk membuat komunikan menjadi tahu atau terjadi perubahan sikap, pendapat dan perilakunya (Onong Effendy, 2004:16) 1.5.2

Strategi Komunikasi

Seperti yang telah disampaikan oleh Onong Effendy di atas bahwa hal penting dalam komunikasi adalah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Berdasarkan pada hal tersebut maka dalam melakukan komunikasi dibutuhkan strategi yang tepat agar efek yang dihasilkan sesuai dengan keinginan komunikator. Strategi berasal dari kata Yunani yaitu strategeia, yang artinya seni atau ilmu untuk menjadi seorang jenderal (Fandy Tjiptono, 1997:2). Mengutip pendapat dari Stoner dan Freeman, Fandy Tjiptono dalam bukunya “Strategi Pemasaran” menuliskan definisi strategi ke dalam dua perspektif: pertama, strategi sebagai program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan mengimplementasikan misinya; kedua, strategi sebagai pola tanggapan atau commit to user

12


digilib.uns.ac.id

respon organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu (Fandy Tjiptono, 1997:3). Dalam suatu instansi atau organisasi terdapat tiga level strategi yaitu: level korporasi, level unit bisnis atau lini bisnis, dan level fungsional. Strategi level korporasi dirumuskan oleh manajemen puncak yang mengatur kegiatan dan operasi organisasi yang lini atau unit bisnisnya lebih dari satu. Strategi level unit bisnis lebih diarahkan pada pengelolaan kegiatan dan operasi suatu bisnis tertentu. Strategi level fungsional merupakan strategi dalam kerangka fungsi-fungsi manajemen (riset pengembangan, keuangan, produksi dan operasi, pemasaran, sumber daya manusia) yang dapat mendukung strategi level unit bisnis. Sebagaimana yang telah diuraikan tersebut, pemasaran merupakan salah satu aspek fungsional manajemen dan strategi pemasaran termasuk dalam strategi level fungsional (Fandy Tjiptono, 1997:3-6). Kegiatan komunikasi harus dirancang dengan baik sehingga dibutuhkan strategi komunikasi sebagai dasar dalam cara menjalankan komunikasi. Menurut Onong Uchjana Effendy, strategi komunikasi merupakan panduan perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan (Onong Uchjana Effendy: 1986:97). Untuk mencapai tujuan tersebut, strategi komunikasi harus dapat menunjukkan bagaimana operasionalnya secara taktis yang harus dilakukan, dalam arti bahwa pendekatannya bisa berbeda-beda sewaktu-waktu tergantung dari situasi dan kondisi. Onong Uchjana Effendy menambahkah bahwa teori komunikasi yang paling bisa digunakan untuk mendukung strategi komunikasi adalah yang telah dikemukakan oleh Harold D. Lasswell. commit to user

13


digilib.uns.ac.id

Menurut Onong Uchjana Effendy, serangkaian proses yang harus dilalui dalam menjalankan strategi komunikasi adalah (Onong Uchjana Effendy, 1993: 124-131) : a. Penelitian Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap penelitian ini, instansi/ organisasi berusaha mencari keterangan yang merupakan data faktual sehingga dapat diperoleh kesimpulan. b. Perencanaan Dalam tahap ini instani/ organisasi melakukan penyusunan daftar masalah (problem). Dengan adanya daftar masalah tersebut akan dapat dilakukan pemikiran dengan cepat untuk mengatasi dan sekaligus menentukan orang-orang yang akan menggarap pelaksanaannya nanti. Semua masalah yang mungkin akan dihadapi ditulis dan disusun dengan rapi dan jelas. Demikian pula pemikiran-pemikiran yang mungkin dapat memecahkan masalah tadi. Kegiatan perencanaan merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya pekerjaan secara keseluruhannya. c. Pelaksanaan Pada tahap ini, pelaksanaan dari kegiatan instansi/ organisasi merupakan kegiatan komunikasi, yang mana kegiatan pelaksanaan commit to user

14


digilib.uns.ac.id

merupakan kegiatan yang menjelaskan dan melaksanakan programprogam yang telah ditetapkan dalam perencanaan. d. Evaluasi Evaluasi merupakan penilaian setiap tahap tentang program yang telah direncakan dan dilaksanakan, apakah sesuai dengan target dan tujuan. Tujuan evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilakukan instansi/ organisasi benar-benar dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang berdasarkan hasil penelitian ataukah tidak. Evaluasi ini penting sekali karena tanpa penilaian, instansi/ organisasi tidak akan dapat mengetahui sampai di mana kelancaran kegiatan yang telah berlangsung. 1.5.3

Komunikasi Pemasaran

Pemasaran memiliki hubungan yang erat dengan komunikasi, pemasaran tidak akan berlangsung tanpa adanya komunikasi. Berikut penjelasan dari Sciffman dan Lazarkanuk (1994: 283) yang mendefinisikan komunikasi sebagai the unique tool that marketers use to persuede consumers to act in desire way, yaitu suatu alat yang digunakan pemasar untuk mempengaruhi konsumen agar berbuat sesuai dengan keinginannya (Onong Effendy, 2004:16). Dalam definisi tersebut disebutkan bahwa komunikasi merupakan alat yang dipakai pemasar untuk menyampaikan pesan dan untuk mempengaruhi konsumen agar berbuat sesuai dengan kehendak atau keinginan si pemasar. commit to user

15


digilib.uns.ac.id

Istilah pemasaran dalam bahasa inggris dikenal dengan nama marketing. Asal kata pemasaran adalah pasar yaitu market. Yang dipasarkan di sini adalah barang dan jasa. Memasarkan produk tidak hanya berarti menawarkan atau menjual barang dan jasa, melainkan lebih luas dari itu. Menurut Terence A. Shim, komunikasi pemasaran dapat dipahami dengan menguraikan dua unsur pokoknya yaitu komunikasi dan pemasaran. Komunikasi adalah proses di mana pemikiran dan pemahaman disampaikan antar individu, atau antara organisasi dengan individu. Sementara itu, pemasaran adalah sekumpulan kegiatan di mana perusahaan dan organisasi lainnya mentransfer nilai-nilai (pertukaran) antara mereka dengan pelanggannya (Terence A. Shim, 2003:4). Sementara itu, Onong Effendy mendefinisikan komunikasi pemasaran sebagai proses komunikasi yang terjadi antara pembeli dan penjual yang di dalamnya meliputi pemberian stimulus dengan harapan memperoleh respon yang diinginkan dan dapat digunakan dalam mengambil keputusan pemasaran (Onong Effendy, 1981:12). Dalam pemasaran, ada dua macam produk yang dipasarkan yaitu produk barang dan produk jasa. Kedua produk ini memiliki karakter yang berbeda. Produk yang berupa barang mudah kita jumpai dan bahkan sering kita gunakan. Namun

bila

produk

itu

adalah

jasa,

dibutuhkan

menginterpretasikannya. commit to user

16

kecermatan

dalam


digilib.uns.ac.id

Cnarles W. Lamb mendefinisikan jasa sebagai hasil dari usaha penggunaan manusia dan mesin terhadap sejumlah orang atau objek. Jasa meliputi suatu perbuatan, suatu kinerja, atau suatu upaya yang tidak bisa diproses secara fisik (Cnarles W. Lamb, 2001:482). Kotler juga mendefinisikan jasa sebagai semua kegiatan atau manfaat yang dapat ditawarkan suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak berwujud (intangible) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu (Kotler dan Armstrong, 2008:266). Menurut Cnarles W. Lamb, jasa memiliki karakteristik unik yang membedakannya dengan barang, yaitu: tidak berwujud (intangibility), tidak dapat dipisahkan (inseparability), keragaman (heterogenity), dan tidak tahan lama (perishability) (Cnarles W. Lamb, 2001:483). Kotler dan Armstrong juga menyebutkan ada empat karakteristik jasa yang ditampilkan dalam bentuk gambar sebagai berikut:

Gambar 1.4 Empat Karakteristik Jasa Tak berwujud Jasa tidak dapat dilihat, dirasakan, diraba, didengar, atau dibaui sebelum membeli Variabilitas Kualitas jasa bergantung pada siapa yang menyediakannya dan kapan, di mana, dan bagaimana

Jasa commit to user

17

Tak terpisahkan Jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedianya Dapat musnah Jasa tidak dapat disimpan untuk dijual atau digunakan beberapa saat kemudian


digilib.uns.ac.id

Sumber: Kotler dan Armstrong, Prinsip-prinsip Pemasaran, (2008:292)

Berdasarkan karakteristik jasa tersebut, menurut Kotler dan Armstrong ada tiga jenis pemasaran jasa: Gambar 1.5 Jenis Pemasaran Jasa Perusahaan

Pemasaran internal

Pemasaran eksternal

Karyawan

Pelanggan Pemasaran interaktif

Sumber: Kotler dan Armstrong, Prinsip-prinsip Pemasaran (2008:295)

Pemasaran internal menggambarkan tugas yang diemban organisasi dalam rangka melatih dan memotivasi karyawan yang berhubungan langsung dengan pelanggan untuk bekerja sebagai tim dalam memberikan kepuasan kepada pelanggan. Pemasaran interaktif berarti bahwa kualitas jasa sangat bergantung pada kualitas interaksi antara penghantar jasa dengan penerima jasa selama transaksi. Pemasaran eksternal menggambarkan aktivitas normal yang dilakukan oleh organisasi dalam mempersiapkan, menetapkan harga, melakukan distribusi, commit to user dan mempromosikan jasa kepada para pelanggan.

18


digilib.uns.ac.id

Fandy Tjiptono mengutip pendapat Gronroos (Kotler, 1994:469) yang menyatakan bahwa pemasaran jasa tidak hanya membutuhkan pemasaran eksternal tetapi juga pemasaran internal dan pemasaran interaktif (Fandy Tjiptono, 1995:111) Dalam pemasaran jasa, dikenal adanya organisasi nirlaba yaitu organisasi yang didirikan untuk mencapai tujuan berbeda dari tujuan bisnis biasa, dalam hal ini bukan untuk mencari keuntungan/ laba, pangsa pasar, atau pengembalian investasi (Cnarles W. Lamb, 2001: 497). Cnarles juga menyampaikan definisi pemasaran organisasi nirlaba sebagai usaha organisasi nirlaba untuk memberikan suatu pertukaran yang saling memuaskan dengan target pasar (Cnarles W. Lamb, 2001: 499). Organisasi nirlaba diharapkan untuk memberikan pelayanan yang sama, efektif dan efisien yang merespon keinginan dan preferensi dari pelanggannya. Dalam organisasi nirlaba juga tidak dapat diukur kesuksesan atau kegagalan melalui istilah keuangan yang ketat. Perlu dipahami bahwa kegiatan marketing tidak hanya milik industri, perdagangan, namun kegiatan marketing meliputi marketing yayasan, marketing lembaga pendidikan, marketing pribadi, marketing masjid, marketing non-profit organization (nirlaba). Tujuan pemasaran non-profit organization adalah membuat satisfaction kepada pelanggan yang akan menikmati produk yang dihasilkan. Oleh sebab itu, lembaga-lembaga tersebut harus benar-benar mengenal pelanggan yang akan dilayaninya. Jika pelanggan merasa puas, maka keuntungan commit to user

19


digilib.uns.ac.id

akan datang dengan sendirinya, produsen akan memetik keuntungan secara terusmenerus sebagai hasil dari memberikan kepuasan kepada konsumen (Buchari Alma, 1998:5). Ada berbagai bentuk organisasi nirlaba. Willian J. Stanton melakukan penggolongan organisasi nirlaba yang salah satunya organisasi nirlaba dalam bidang pendidikan yang terdiri dari sekolah dasar swasta, sekolah menengah, akademi, dan universitas (Willian J. Stanton, 1993: 243). Berdasarkan penggolongan tersebut, akademik dan universitas yang termasuk dalam lembaga pendidikan tinggi merupakan organisasi nirlaba dalam bidang pendidikan. Organisasi nirlaba pendidikan melakukan pemasaran terhadap produk jasanya agar target market mau untuk menggunakan produk jasanya. Kotler & Fox (1985) dalam Jurnal Hemsley-Brown J.V. dan Oplatka I. (2006: 316-338) memberikan definisi pemasaran dalam konteks pendidikan sebagai berikut: “Kotler & Fox provided a definition of education marketing as early as 1985, stating that marketing in the context of education was: the analysis, planning, implementation and control of carefully formulated programs designed to bring about voluntary exchanges of values with a target market to achieve organisational objectives.” “Kotler & Fox mendefinisi pemasaran pendidikan sejak tahun 1985, menyatakan bahwa pemasaran dalam konteks pendidikan adalah: analisis, perencanaan, pelaksanaan, dan pengontrolan program yang dirumuskan secara cermat yang dirancang untuk menciptakan pertukaran nilai yang suka rela dengan target pasar untuk mencapai tujuan organisasi.” Produk jasa Perguruan Tinggi perlu dipasarkan agar mahasiswa mengetahuinya dan berminat untuk menggunakan jasa tersebut. Rambat Lupiyoadi menyampaikan beberapa karakteristik produk jasa Perguruan Tinggi commit to user sebagai berikut (Rambat Lupiyoadi, 2001:126) : 20


digilib.uns.ac.id

a. Perguruan tinggi termasuk dalam kelompok jasa murni (pure services), yang mana pemberian jasa yang dilakukan didukung alat kerja atau sarana pendukung, seperti: ruang kelas, kursi, meja, dan buku. b. Jasa

yang

diberikan

membutuhkan

kehadiran

pengguna

jasa

(mahasiswa), yaitu pelanggan yang mendatangi lembaga pendidikan untuk

mendapatkan

jasa

yang

diinginkan

(meskipun

dalam

perkembangannya ada yang menawarkan program distance learning, universitas terbuka, kuliah jarak jauh, dan lainnya). c. Penerima jasa adalah orang, yaitu pemberian jasa yang berbasis orang. Sehingga berdasarkan hubungan dengan pengguna jasa (pelanggan/ mahasiswa) bersifat hight contact system yaitu hubungan pemberi jasa dengan pelanggan tinggi. Pelanggan dan penyedia jasa terus berinteraksi selama proses pemberian jasa berlangsung. d. Hubungan dengan pelanggan adalah berdasarkan member relationship yaitu setelah pelanggan menjadi anggota lembaga pendidikan tersebut, sistem pemberian jasa akan berjalan terus-menerus dan teratur sesuai kurikulum yang ditetapkan. Perguruan Tinggi membutuhkan alat untuk mempengaruhi calon mahasiswa dan mahasiswa agar mau menggunakan jasa yang ditawarkan. Hal tersebut disampaikan oleh Rambat Lupiyoadi yang menyatakan bahwa kegiatan promosi tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi antara organisasi dengan konsumen, melainkan juga sebagai alat untuk mempengaruhi konsumen dalam commit to user

21


digilib.uns.ac.id

kegiatan penggunaan jasa sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya (Rambat Lupiyoadi, 2001:108). Bauran promosi (promotional mix) merupakan salah satu elemen dalam bauran pemasaran jasa (marketing mix services). Bauran pemasaran jasa terdiri dari (Rambat Lupiyoadi, 2001:58) :

a. Product, yakni jasa seperti apa yang ingin ditawarkan. b. Price, yakni bagaimana strategi penentuan harga. c. Promotion, yakni bagaimana promosi yang harus dilakukan. d. Place, yakni bagaimana sistem penghantaran (delivery system) yang akan diterapkan. e. People, yakni tipe kualitas dan kuantitas orang yang akan terlibat dalam pemberian jasa. f. Process, yakni bagaimana proses dalam operasi tersebut. g. Customer service, yakni tingkat service (service level) yang bagaimana yang akan diberikan kepada konsumen. Fandy Tjiptono juga memberikan definisinya, baginya promosi adalah semua

kegiatan

yang

dimaksudkan

untuk

menyampaikan

atau

mengkomunikasikan suatu produk kepada pasar sasaran, untuk memberi informasi tentang keistimewaan, kegunaan, dan yang paling penting adalah tentang keberadaannya, untuk mengubah sikap ataupun untuk mendorong orang to user untuk bertindak (Fandy Tjiptono, commit 1995:200).

22


Menurut

digilib.uns.ac.id

Fandy

Tjiptono,

tujuan

utama

promosi

adalah

menginformasikan, mempengaruhi dan membujuk, serta mengingatkan pasar sasaran tentang organisasi/ perusahaan dan bauran pemasarannya. Secara rinci ketiga tujuan tersebut dijabarkan sebagai berikut (Fandy Tjiptono, 1995:201) :

a. Menginformasikan Menginformasikan dalam hal ini meliputi: menginformasikan pasar mengenai produk baru, memperkenalkan cara pemakaian yang baru dari suatu produk, menyampaikan perubahan harga kepada pasar, menjelaskan cara kerja produk, menginformasikan jasa-jasa yang disediakan, meluruskan kesan yang salah, mengurangi ketakutan atau kekhawatiran pembeli, dan membangun citra perusahaan. b. Membujuk pelanggan sasaran Membujuk pelanggan sasaran untuk: membentuk pilihan merek, mengalihkan pilihan ke merek lain, mengubah persepsi pelanggan terhadap atribut produk, mendorong pembeli untuk belanja saat itu juga, dan mendorong pembeli untuk menerima kunjungan salesman. c. Mengingatkan Mengingatkan dalam hal ini meliputi: mengingatkan pembeli bahwa produk yang bersangkutan dibutuhkan dalam waktu dekat, mengingatkan pembeli commit to user akan tempat-tempat yang menyediakan produk organisasi/ perusahaan, membuat

23


digilib.uns.ac.id

pembeli tetap ingat walaupun tidak ada kampanye iklan, dan menjaga agar ingatan pertama pembeli jatuh pada produk perusahaan. Bauran promosi mencakup aktivitas advertising, personal selling, sales promotion, public relations, informasi dari mulut ke mulut (word of mouth), dan direct marketing (Rambat Lupiyoadi, 2001:108). a. Advertising (periklanan) Periklanan merupakan salah satu bentuk komunikasi impersonal (impersonal communication) yang digunakan oleh perusahaan barang atau jasa. Peran periklanan dalam pemasaran jasa adalah untuk membangun kesadaran (awareness) terhadap keberadaan jasa yang ditawarkan, untuk menambah pengetahuan konsumen tentang jasa yang ditawarkan, untuk membujuk calon konsumen untuk membeli atau menggunakan jasa tersebut, dan untuk membedakan diri antara perusahaan satu dengan perusahaan lain (diferentiate the service) yang mendukung positioning jasa (Rambat Lupiyoadi, 2001:108). Sedangkan menurut Fandy Tjiptono, periklanan itu berbeda dengan iklan, periklanan adalah seluruh proses yang meliputi penyiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan iklan. Sementara itu, iklan adalah bentuk komunikasi tidak langsung yang didasari pada informasi tentang keunggulan atau keuntungan suatu produk yang disusun sedemikian rupa sehingga menimbulkan rasa menyenangkan yang akan merubah pikiran orang untuk membeli/ menggunakan produk (Fandy Tjiptono, 1995:206). Fandy Tjiptono juga menyebutkan ada empat sifat iklan : public commit to user presentation yaitu memungkinkan setiap orang menerima pesan yang sama 24


digilib.uns.ac.id

tentang produk, pervasiveness yaitu pesan iklan yang sama dapat diulang-ulang untuk memantapkan penerimaan informasi, amplified expressiveness yaitu mampu mendramatisasi organisasi/ perusahaan dan produknya melalui gambar dan suara untuk menyentuh perasaan audience, dan sifat yang terakhir ialah impersonality yaitu tidak memaksa audience untuk memperhatikan dan menanggapi karena merupakan komunikasi monolog (Fandy Tjiptono, 1995:206). Menurut Frank Jefkins, periklanan dapat diklasifikasikan menjadi dua bentuk menurut media yang digunakan yaitu iklan lini atas (above the line) dan iklan lini bawah (below the line). Iklan lini atas merupakan jenis iklan yang mengharuskan pembayaran komisi kepada biro iklan, contohnya adalah tayangan iklan media cetak, televisi, radio, bioskop dan sebagainya. Sedangkan iklan lini bawah adalah jenis-jenis iklan yang tidak mengharuskan adanya komisi, seperti iklan pada pameran, brosur, lembar informasi dan sebagainya (Frank Jefkins, 1996:28). Frank Jefkins menyatakan bahwa above the line dan below the line samasama memiliki manfaat kelebihan tersendiri. Dalam hal tertentu, pengguna akan mendapatkan banyak manfaat dari iklan below the line karena dalam hal tertentu ia bisa lebih efektif daripada media iklan above the line (Frank Jefkins, 1996:136). Periklanan membutuhkan media untuk menjalankan aktivitasnya, beberapa media yang digunakan antara lain: surat kabar, majalah, radio, televisi, bioskop, papan reklame, direct mail, car cards, lampu-lampu, katalogu buku, buku telpon, dan sebagainya (Buchari Alma, 1998:134). commit to user

25


digilib.uns.ac.id

Buchari Alma menyebutkan bahwa kegiatan periklanan dapat dilakukan dengan berbagai bentuk, yaitu: papan reklame, berupa papan promosi yang dipasang di tempat strategis; poster, berupa tulisan singkat tentang apa yang dipromosikan di atas kertas; katalog buku (booklet) yaitu kertas dengan desain yang menarik, berisi keterangan dengan gambar atau foto, yang di dalamnya memuat informasi produk yang ditawarkan; folder, dibuat dalam bentuk kertas yang dilipat-lipat hingga menarik, kecil mungil, dihiasi tulisan dan gambar, serta foto; spanduk yaitu informasi yang ditulis di kain atau sejenisnya yang pada umumnya direntangkan di atas jalan atau di lokasi acara; banner, yaitu informasi yang ditulis di selembar kain yang dipasang berdiri; slide, yaitu bahan yang diproyeksikan di dalam bioskop sehingga menjadi bahan iklan yang ditayangkan sebelum pemutaran film; dan iklan, yaitu sejenis reklame yang dipasang di media cetak dan media elektronik (Buchari Alma, 1998:136). Frank Jefkins juga menyebutkan bahwa salah satu jenis media iklan lini bawah literatur penjualan yang terdiri dari leflet, folder, booklet, broadsheet, katalog, jadwal perjalanan, kartu pos berwarna, peralatan tulis menulis, sisipan/ stuffer, catatan harian kecil, catatan nomor telepon, kartu jaminan, kartu garansi, daftar harga dan formulir pemesanan, formulir sayembara (Frank Jefkins, 1996:137) b. Personal Selling (penjualan perorangan) Personal selling (penjualan perorangan) adalah bentuk komunikasi antar inidividu di mana tenaga penjual/ wiraniaga menginformasikan, mendidik dan commit to user

26


digilib.uns.ac.id

melakukan persuasi kepada calon pembeli untuk membeli produk atau jasa organisasi/ perusahaan tersebut (Terence A. Shim, 2003:5). Menurut Rambat Lupiyoadi, personal selling memiliki peranan penting dalam pemasaran jasa, karena interaksi secara personal antara penyedia jasa dan konsumen sangat penting, jasa tersebut disediakan oleh orang bukan mesin, dan orang merupakan bagian produk jasa (Rambat Lupiyoadi, 2001:109). Ada beberapa sifat personal selling yang dikemukakan oleh Fandy Tjiptono, yaitu (Fandy Tjiptono, 1995:202): ·

Personal confrontation, yaitu adanya hubungan yang hidup, langsung, dan interaktif antara dua orang atau lebih.

·

Cultivation, yaitu sifat yang memungkinkan berkembangnya segala macam hubungan, mulai dari sekedar hubungan jual beli sampai dengan suatu hubungan yang lebih akrab.

·

Response, yaitu situasi yang seolah-olah mengharuskan pelanggan untuk mendengar, memperhatikan dan menanggapi.

Sifat personal selling dapat dikatakan lebih luwes karena tenaga penjual dapat secara langsung menyesuaikan penawaran penjualan dengan kebutuhan dan perilaku masing-masing calon pembeli. Melalui personal selling, penjual berhadapan langsung dengan pembeli potensial (Rambat Lupiyoadi, 2001:109). Dalam personal selling, Fandy Tjiptono juga menuliskan, aktifitas personal selling memiliki beberapa fungsi sebagai berikut: prospecting, yakni commit to user

27


digilib.uns.ac.id

mencari pembeli dan menjalin hubungan dengan mereka; targeting, yakni mengalokasikan kelangkaan waktu penjual demi pembeli; communicating, yakni memberikan informasi mengenai produk perusahaan kepada pelanggan; selling, yakni

mendekati,

mempresentasikan

dan

mendemonstrasikan,

mengatasi

penolakan, serta menjual produk kepada pelanggan; information gathering, yakni melakukan riset dan intelejensi pasar; allocating, yakni menentukan pelanggan yang akan dituju (Fandy Tjiptono, 1995:205). Berkaitan dengan alat-alat personal selling, Fandy Tjiptono mengutip pendapat Kotler (1994), alat-alat promosi personal selling meliputi sales presentations, sales meetings, program-program insentif, contoh produk, dan fairs and trade shows (Fandy Tjiptono, 1995: 203). Sales presentations yaitu menggunakan presentasi untuk mempromosikan produk kepada calon pelanggan dan membangun komunikasi personal yang efektif secara timbal balik. Sales presentations dilakukan dengan cara mengunjungi calon pelanggan secara langsung. Sales meeting merupakan usaha untuk mempersiapkan dan membangun persepsi yang sama dalam menjalankan personal selling. Program-program insentif bertujuan untuk menarik minat dan mendapatkan tanggapan yang cepat dari calon pelanggan. Sedangkan fairs and trade shows merupakan usaha mengenalkan produk secara langsung kepada calon pelanggan dan pengunjung secara langsung dengan melakukan pembukaan stand di pameran dan sejenisnya. c. Sales Promotion (promosi penjualan) commit to user

28


digilib.uns.ac.id

Sales promotion adalah semua kegiatan yang dimaksudkan untuk peningkatan arus barang atau jasa dari produsen sampai pada penjualan akhirnya (Rambat Lupiyoadi, 2001:109). Promosi penjualan terdiri dari semua kegiatan pemasaran yang mencoba merangsang terjadinya aksi pembelian suatu produk yang cepat atau terjadinya pembelian dalam waktu yang singkat. Sifat-sifat yang terkandung dalam sales promotion diantaranya adalah komunikasi, insentif, dan undangan (invitation) (Fandy Tjiptono, 1995:209). Sifat komunikasi mengandung arti bahwa sales promotion mampu menarik perhatian dan memberikan informasi yang memperkenalkan pelanggan kepada produk. Sifat insentif yaitu memberikan keistimewaan dan rangsangan yang bernilai bagi pelanggan. Sedangkan sifat undangan mengandung arti mengundang khalayak untuk membeli saat itu juga. Terdapat

beberapa

jenis

dan

tujuan

sales

promotion,

adapun

pengelompokan jenis sales promotion dijelaskan oleh Rambat Lupiyoadi, sebagai berikut: Sales promotion dapat dikelompokkan menjadi beberapa jenis yaitu (Rambat Lupiyoadi, 2001:110): · Customer promotion yaitu sales promotion yang bertujuan untuk mendorong pelanggang untuk membeli, bentuknya dapat berupa: free offers (tawaran cuma-cuma), samples (sampel), demonstrations (demonstrasi), coupons commit to user

29


digilib.uns.ac.id

(kupon), cash refunds, prized (hadiah), contest (kontes), dan warranties (jaminan). · Intermediaries (perantara), berupa free goods, discounts, advertising alowances, cooperative advertising, distribution contests, awards. · Sales force promotion yaitu sales promotion yang bertujuan untuk memotivasi armada penjual, bentuknya dapat berupa: bonus, penghargaan, contests dan hadiah untuk tenaga penjual terbaik (prized for best performer). Tujuan sales promotion disampaikan oleh Buchari Alma, menurutnya sales promotion bertujuan untuk : menarik konsumen atau pelanggan baru, memberi hadiah atau penghargaan kepada konsumen atau pelanggan lama, meningkatkan pembelian ulang dari konsumen lama, menghindarkan konsumen lari ke merek lain, mempopulerkan merek atau meningkatkan loyalitas, meningkatkan volume penjualan jangka pendek dalam rangka memperluas market share jangka panjang (Buchari Alma, 1998:141).

d. Public Relations (PR) Kotler (1991:465) menyatakan nama lain untuk public relations yaitu “publicity” yang didefinisikan sebagai “activities to promote a company or its products by planting news about it in media, not paid for by the sponsor”, yang diartikan sebagai kegiatan untuk mempromosikan perusahaan atau produk dengan commit to user

30


digilib.uns.ac.id

pemberitaan di media massa, tanpa harus membayar sponsor (Buchari Alma, 1998:140). Pada public relations terdapat dua aspek yang hakiki, yang harus ada di dalamnya. Kedua aspek tersebut adalah (Onong Uchjana Effendy, 1993:110): Pertama, sasaran public relations adalah publik intern dan publik ekstern. Publik intern adalah orang-orang yang berbeda atau tercakup oleh organisasi, seluruh pegawai mulai dari staff sampai karyawan bawahan, sedangkan publik ekstern adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya. Kedua, kegiatan public relations adalah komunikasi dua arah timbal balik. Ini berarti bahwa dalam penyampaian informasi, baik ke publik intern maupun ke publik ekstern harus terjadi umpan balik, sehingga dapat mengetahui adanya opini publik. Menurut Rambat Lupiyoadi, public relations sangat peduli terhadap beberapa tugas pemasaran, antara lain: membangun citra, mendukung aktivitas komunikasi lainnya, mengatasi permasalahan dan isu yang ada, memperkuat positioning perusahaan, mempengaruhi publik yang spesifik, mengadakan launching produk barang / jasa baru (Rambat Lupiyoadi, 2001:110). Rambat Lupiyoadi juga menyampaikan bahwa di dalam pemasaran juga terdapat program-program kegiatan public relation meliputi: publikasi, events, hubungan dengan investor, pameran / exhibitions, dan mensponsori beberapa commit to user acara. 31


digilib.uns.ac.id

Selain itu, Fandy Tjiptono juga mengemukakan kegiatan-kegiatan public relation terdiri dari (Fandy Tjiptono, 1995:212): ·

Press relations Tujuan hubungan pers adalah untuk memberikan informasi yang pantas dimuat di surat kabar agar dapat menarik perhatian publik terhadap seseorang, produk, jasa, atau organisasi.

·

Product publicity Aktivitas ini meliputi berbagai upaya untuk mempublikasikan produkproduk tertentu.

·

Corporate communication Kegiatan ini mencakup komunikasi internal dan eksternal, serta mempromosikan pemahaman tentang organisasi.

·

Lobbying Lobbying merupakan usaha untuk bekerjasama dengan pembuat undang-undang

dan

pejabat

pemerintah

sehingga

organisasi/

perusahaan mendapatkan informasi-informasi penting yang berharga, juga terkadang dimaksudkan untuk mempengaruhi keputusan yang akan diambil. ·

Counseling Aktivitas ini dilakukan dengan cara memberi saran atau pendapat kepada manajemen mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan publik dan mengenai posisi dan citra organisasi/ perusahaan. commit to user

32


digilib.uns.ac.id

Fungsi-fungsi public relations tersebut dapat diimplementasikan dalam sejumlah program sebagai berikut (Fandy Tjiptono, 2008:558): ·

Publikasi, diantaranya laporan (annual reports), brosur, artikel, company newsletters, company megazine, dan materi audio visual.

·

Events, diantaranya adalah konferensi pers, seminar, pameran, kontes dan kompetisi, perayaan ulang tahun, sponsorship (olahraga, musik, pendidikan dan budaya), penggalangan dana, peragaan busana, tur, dan lain-lain.

·

Berita, yakni konferensi pers atau press release.

·

Pidato, berkaitan dengan informasi dan relasi publik.

·

Aktivitas layanan publik, berupa cause-related marketing yang berusaha mengombinasikan antara corporate phylanthropy dan kepentingan bisnis perusahaan. Contohnya, merancang program kepedulian sosial dengan cara menyumbangkan sebagian hasil penjualan produk kepada pihak-pihak tertentu seperti panti asuhan, penderita kanker, anak jalanan, yayasan, dan seterusnya.

·

Identity, meliputi logo perusahaan, alat tulis, brosur, signs, business cards, business form, gedung, seragam, websites, dan dress codes.

Berkaitan

dengan

alat-alat

yang

digunakan,

Rambat

Lupiyoadi

menyebutkan alat-alat yang digunakan public relations perguruan tinggi berupa: materi atau bahan tertulis seperti laporan tahunan lembaga, katalog, majalah alumni, jurnal, dan brosur; berita tentang perguruan tinggi yang menarik dan commit to user

33


digilib.uns.ac.id

tersedia pada media yang cocok; materi audio visual dan software seperti videotape, videodisk, audio cassettes, slides; juru bicara; events atau kegiatankegiatan yang dirancang agar dapat menarik perhatian pasar sasaran; kontak personal seperti petugas administrasi, staf fakultas, alumni, mahasiswa; dan jasa telpon informasi (Rambat Lupiyoadi, 2001: 138). e. Word of Mouth Menurut Rambat Lupiyoadi, word of mouth memiliki pengaruh dan dampak yang sangat besar terhadap pemasaran jasa dibandingkan dengan aktivitas komunikasi lainnya. Dalam hal ini, peranan orang sangat penting dalam mempromosikan jasa. Customer sangat dekat dengan pengiriman jasa, dengan kata lain customer tersebut akan berbicara dengan pelanggan lain yang berpotensial tentang pengalamannya dalam menerima jasa tersebut, sehingga word of mouth ini sangat besar pengaruhnya dan dampaknya terhadap pemasaran jasa dibandingkan dengan aktivitas komunikasi lainnya (Rambat Lupiyoadi, 2001:110). Fandy Tjiptono mengutip Schnaars, menyampaikan bahwa terciptanya kepuasan pelanggan dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya hubungan antara instansi dengan pelanggannya menjadi harmonis, memberikan dasar yang baik bagi pembelian ulang dan terciptanya loyalitas pelanggan, dan membentuk suatu rekomendasi dari mulut ke mulut (word of mouth) yang menguntungkan bagi instansi (Fandy Tjiptono, 1995:27). commit to user

34


digilib.uns.ac.id

Bonsardi & Ekwulugo (2003) menyampaikan bahwa inti prinsip pemasaran yang terpenting adalah semua kegiatan pemasaran harus diarahkan pada pelanggan. Hal tersebut terdapat dalam jurnal Hemsley-Brown J.V. and Oplatka sebagai berikut: Bonsardi & Ekwulugo (2003), who claimed that “a centrally important principle of marketing is that all marketing activities should be geared towards the customer”, also relied on the literature used in business sector marketing, and applied it to the context of higher education. Bonsardi & Ekwulugo (2003), menyatakan bahwa “sebuah inti prinsip pemasaran yang terpenting adalah semua kegiatan pemasaran harus diarahkan pada pelanggan”, juga berdasarkan pada penggunaan literatur pemasaran sektor bisnis yang mana itu bisa diplikasikan dalam konteks perguruan tinggi (Hemsley-Brown J.V. and Oplatka, 2006:316-338). Dalam jurnalnya, Ahmad M. Zamil menyampaikan pentingnya word of mouth dalam strategi pemasaran, yaitu sebagai berikut: The findings of this study indicate that Companies of all types have to be aware that word of mouth is an important part of the marketing strategy. Companies must build good relations with its customers to earn their loyalty, and ensure their commitment to talk about the virtues of the company and its products in all forums. Managers must understand that the satisfied customer can attract new customers through word of mouth. Temuan dalam penelitian ini mengindikasikan bahwa seluruh tipe perusahaan menyadari bahwa word of mouth merupakan bagian penting dalam strategi pemasaran. Perusahaan harus membangun hubungan baik dengan pelanggannya agar mendapatkan loyalitas mereka, dan memastikan komitmen mereka untuk mau berbicara tentang kebaikan perusahaan dan produknya pada seluruh pendengar. Manager harus memahami bahwa dengan memberikan kepuasan kepada pelanggan maka dapat menarik pelanggan baru yang mana hal tersebut dilakukan melalui word of mouth (Ahmad M. Zamil, 2011:24-29). Charles H. Patti, dalam jurnalnya menyampaikan keberhasilan merekrut mahasiswa asing melalui word of mouth, berikut kutipannya: commit to user

35


digilib.uns.ac.id

I noticed an article in a recent issue of the Sydney Morning Herald that pointed out the international recruiting success that the University of Sydney had with word-of-mouth communication. Saya melihat artikel di edisi terbaru Sydney Morning Herald bahwa keberhasilan Universitas of Sidney dalam merekrut mahasiswa internasional adalah melalui word of mouth (Charles H. Patti, 2005:415424). Dalam jurnalnya, J. Bonnema dan D.L.R. Van der Waldt menyampaikan word of mouth sebagai sumber informasi yang disukai, berikut kutipannya: The study shows that there are specific categories of information sources that each subgroup prefers to consult when seeking information about tertiary institutions. The study has also shown that media or advertising sources are not always the preferred source, but that social sources, word of mouth or direct sources from the institution are prefered. Studi menunjukkan bahwa terdapat beberapa kategori tentang sumbersumber informasi yang disukai setiap subgroup untuk mencari informasi tentang perguruan tinggi. Studi juga menunjukkan bahwa sumber media atau adertising tidak selalu menjadi sumber yang disukai, tetapi media sosial, word of mouth atau sumber langsung dari institusi lebih disukai (J. Bonnema and D.L.R. Van der Waldt, 2008: 314-327). Schüller David dan Rašticová Martina dalam jurnalnya menyampaikan pentingnya rekomendasi dari teman dan kerabat dekat bagi calon mahasiswa dalam menentukan pilihan studi di univeristas, berikut kutipannya: From the outcomes of the enquiry, it is also clear that recommendations by friends and relatives are very important for a potential student to gain information on study at a university. A good piece of advice from a close friend influence the choice of a university. Dari hasil penelitian yang telah dijelaskan menunjukkan bahwa rekomendasi dari teman dan kerabat dekat sangat penting bagi seorang calon mahasiswa dalam mendapatkan informasi tentang studi yang akan dipilih. Saran baik dari seorang teman dekat mempengaruhi sebuah keputusan dalam menentukan pilihan universitas (Schüller David dan Rašticová Martina, 2011:58-71).

f. Direct Marketing

commit to user

36


digilib.uns.ac.id

Direct marketing adalah penggunaan alat penghubung non-personal untuk berkomunikasi secara langsung dengan atau mendapatkan tanggapan langsung dari pelanggan tertentu atau dengan calon pelanggan (Philip Kotler, 1998: 704). Bagi konsumen, direct marketing bersifat menyenangkan, mudah, dan pribadi. Sementara itu, manfaat direct marketing bagi pemasar sebagai alat yang kuat untuk membangun hubungan dengan pelanggan. Terdapat beberapa bentuk direct marketing, menurut Kotler dan Armstrong direct marketing meliputi direct mail marketing, catalog marketing, pemasaran kios, teknologi baru pemasaran langsung digital, dan online marketing (Kotler dan Armstrong, 2006:226). Direct-mail marketing (pemasaran pengeposan langsung), yaitu pemasaran langsung dengan mengirimkan penawaran, pengumuman, pengingat, atau barang lain kepada seseorang di alamat tertentu. Catalog marketing (pemasaran katalog) adalah pemasaran langsung melalui media cetak, video, atau katalog elektronik yang dikirimkan kepada pelanggan terpilih, tersedia di toko-toko, atau dihadirkan secara online. Telephone marketing (pemasaran telepon) merupakan pemasaran langsung yang menggunakan telepon untuk menjual secara langsung kepada pelanggan. Direct-response television marketing (pemasaran televisi respon langsung) ialah pemasaran langsung melalui televisi, termasuk iklan televisi respon langsung (atau infokomersial) dan saluran belanja rumah. Gambaran direct-response commit to user

37


digilib.uns.ac.id

television marketing berupa tayangan spot televisi yang secara persuasif menggambarkan sebuah produk dan memberikan nomor bebas pulsa atau situs web untuk memesan. Sedangkan saluran belanja rumah adalah program televisi atau seluruh saluran yang didedikasi untuk menjual produk. Teknologi baru pemasaran langsung digital, terdiri dari pemasaran telepon seluler, podcasts dan vodcasts, dan TV interaktif (ITV). Pemasaran telepon seluler yakni mengirim informasi produk ke telepon seluler. Podcasts (arsip audio) dan vodcasts (arsip video) adalah arsip yang dapat didownload melalui podcasting. TV Interaktif, memungkinkan penonton berinteraksi melalui program dan iklan televisi dengan menggunakan remote control. Online marketing, usaha organisasi untuk memasarkan produk dan pelayanan serta membangun hubungan dengan pelanggan melalui internet. Organisasi dapat melakukan pemasaran online dengan setidaknya melakukan satu cara dari keempat cara berikut: menciptakan situs web, menempatkan iklan atau promosi secara online, menciptakan komunikasi web, dan menggunakan e-mail Untuk menjalankan online marketing dibutuhkan adanya internet. Kotler dan Armstrong menyampaikan bahwa internet merupakan jaringan publik luas dari jaringan komputer yang menghubungkan segala jenis pengguna di seluruh dunia satu sama lain dan menghubungkan mereka dengan “penyimpanan informasi” yang sangat besar (Kotler dan Armstrong, 2006:237). Dalam jurnal Schüller David dan Rašticová Martina, disebutkan bahwa commitpotensi to user yang besar dalam keberhasilan facebook, twitter, youtube memiliki

38


digilib.uns.ac.id

komunikasi yang besar antara universitas dengan calon mahasiswa dan mahasiswanya, berikut kutipannya: The study results indicate that social networks (Facebook, Twitter) and other applications (such as YouTube) promise a huge potential of the communication between the universities and its potential students that has yet to be used to the full. Hasil studi menunjukkan bahwa jejaring sosial (facebook, twitter), dan aplikasi lainnya (seperti youtube) menjanjikan keberhasilan dalam melakukan komunikasi antara universitas dengan calon mahasiswa apabila digunakan secara makasimal. (Schüller David dan Rašticová Martina, 2011:58-71)

1.5.1

Reputasi

Reputasi organisasi dibentuk dari integrasi seseorang dengan keseluruhan informasi yang diperolehnya tentang organisasi. Integrasi dapat diwujudkan dengan adanya komunikasi. Dengan demikian reputasi organisasi merupakan akumulasi dari individu-individu (publik) yang bersinggungan dengan organisasi (Ike Devi Sulistyasningtyas, 2004: 113-126).

Penjelasan Ike tersebut menekankan bahwa reputasi organisasi di dibentuk melalui integrasi yang mana integrasi ini dapat terwujud melalui komunikasi. Komunikasi menjadi poin penting bagi terbentukya suatu reputasi. Charles Fombrun dalam bukunya Reputation menyatakan bahwa reputasi adalah nilai dari citra perusahaan dan merupakan sumber dari keunggulan berkompetisi sebagaimana pendapat Argenti berikut ini: commit to user

39


digilib.uns.ac.id

“…dalam organisasi yang telah memiliki nilai reputasi, maka manager dalam organisasi itu harus berusaha untuk membangun, melanjutkan dan mempertahankan reputasi tersebut dalam berbagai bentuk aktifitas yang dapat (i) membentuk identitas yang khas (ii) kegiatan yang berhubungan dan konsisten dengan citra yang telah melekat pada publik” (Argenti,1998:78). Dalam sebuah organisasi, pembahasan mengenai publik adalah hal yang sangat mendasar. Suatu organisasi akan tumbuh dan berkembang di dalam suatu masyarakat, dan akan selalu menghadapi tekanan, baik dari publik yang berasal dari luar organisasi maupun dari dalam organisasi. Dengan demikian maka hubungan yang dilakukan oleh organisasi manapun tidak akan lepas dari publik dan opininya. Meskipun publik memiliki arti yang sangat luas, namun pengertian publik dalam organisasi menyangkut segmen yang sangat spesifik, yang disebut stakeholder, di mana masing-masing segmen tersebut mempunyai kepentingan latar

belakang

yang

berbeda.

Robinson

(dalam

Goldhaber,

1990:89)

mendefinisikan publik sebagai sekelompok orang yang memiliki kepentingan yang sama. Sementara pesan publik adalah yang ditujukan untuk mencapai banyak orang atau yang berpotensi mencapai banyak orang. Grunig berpendapat bahwa organisasi akan lebih mudah melakukan komunikasi dengan publik yang aktif, karena publik aktif melakukan pencarian informasi daripada publik pasif yang hanya menerima informasi saja. Di lain pihak, publik yang aktif juga tidak dengan serta merta mudah dibujuk. Mereka tidak hanya mencari informasi dari satu pihak, melainkan dari sejumlah pihak. Tentu saja organisasi perlu memberi informasi dan menyebarkan pada sumber yang mempunyai kredibilitas untuk membela kepentingannya (Ike Devi commit to user Sulistyasningtyas, 2004: 113-126). 40


digilib.uns.ac.id

Cohen dan Fiegenbaum menyatakan, dalam lingkungan yang kompetitif, reputasi merupakan identitas yang penting dalam setiap kepentingan stakeholder, sehingga reputasi juga merupakan bagian dari komunitas lingkungan stakeholder yang dibangun dari dimensi internal, eksternal dari kondisi masa lalu, sekarang, dan dipersepsikan untuk masa datang (Sulastri, 2006: 23-40). Mengelola reputasi lebih kompleks dan bukan hanya menjual produk atau jasa kepada konsumen. Pengelolaan reputasi melibatkan kualitas dari adanya interaksi antara pegawai organisasi, konsumen, kelompok-kelompok masyarakat dan pihak-pihak lain. Interaksi ini akan memberikan dampak yang besar bagi organisasi, sehingga perlu pengelolaan komunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal organisasi (Ike Devi Sulistyasningtyas, 2004: 113-126). Andreassen T. W menjelaskan lebih rinci bahwa ada kaitannya antara reputasi perusahaan dengan kepuasan konsumen dan kesetiaan konsumen, yang lebih jauh didefinisikan sebagai berikut (Wayan Kemara Giri, 2009: 1-13) : “corporate reputation is the attitude towards the service provider or brand, and is established and developed in the customers mind through communication and experience. When customers are satisfied with the services rendered, their attitude toward the company is improved”. Berkaitan dengan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika berkomunikasi dengan konsumen, Widodo Muktiyo dalam bukunya “Membangun Usaha dengan Kekuatan Image” menuliskan : “Jadikan konsumen sebagai sahabat sejati yang memberikan nilai atau masukan baru pada kita. Konsumen jangan dianggap sebagai sesuatu yang berbeda. Sehingga ada hal yang dapat diperoleh dari konsumen, tidak sekedar konsumen memperoleh commit tosesuatu user dari kita. Jadi membangun

41


digilib.uns.ac.id

kebersamaan itu tidak sekedar kenal, tapi lebih dari itu. Nilai tadi bisa memberikan satu kesinambungan hubungan kita.”

1.6. Kerangka Pemikiran Secara

sederhana kerangka pemikiran penelitian ini dapat dijelaskan

dengan gambar sebagai berikut : Gambar 1.6 Kerangka Pemikiran Instansi Produk Jasa Strategi Komunikasi

Penelitian

Perencanaan

Pelaksanaan

Evaluasi

Alat-alat Komunikasi commit to user Advertising

Personal selling

Self promotion

Public 42 relations

Word of mouth

Direct marketing


digilib.uns.ac.id

Sasaran

Setiap perusahaan/ instansi menghasilkan produk barang atau jasa. Salah satu instansi tersebut adalah Universitas Sebelas Maret (UNS) yang menghasilkan produk jasa. Produk jasa yang ditawarkan UNS adalah pendidikan. Sebagai salah satu perguruan tinggi di Indonesia yang ingin diakui secara internasional, tentunya UNS memiliki cara tersendiri dalam mewujudkan keinginan tersebut. Salah satunya dengan mendirikan International Office UNS yang dijadikan sebagai ujung tombak internasionalisasi universitas ini. Mahasiswa adalah salah satu stakeholder perguruan tinggi, baik itu mahasiswa lokal maupun mahasiswa asing. Salah satu tugas yang diemban International Office UNS adalah meningkatan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Upaya meningkatkan jumlah mahasiswa asing ini dilakukan International Office dengan cara membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing. Untuk mewujudkan pencapaian tersebut, International Office UNS membutuhkan strategi komunikasi yang tepat. Strategi komunikasi mencakup empat tahap yaitu: penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Empat tahap ini saling berkesinambunan dan membentuk siklus. Penelitian dilakukan untuk menyusun perencanaan, perencaaan tidak akan berguna tanpa realisasi commit to user sehingga dibutuhkan pelaksanaan, dan terakhir adalah evaluasi yang digunakan 43


digilib.uns.ac.id

untuk mengukur tingkat keberhasilannya, yang pada akhirnya hasil evaluasi akan digunakan kembali untuk bahan penelitian dan untuk menyusun perencanaan berikutnya. Strategi komunikasi sangat penting digunakan agar dapat diperoleh hasil yang sesuai dengan target dan tujuan. Dalam strategi ini terdapat alat-alat komunikasi yang digunakan, terdiri dari : advertising, personal selling, self promotion, public relations, direct marketing, dan word of mouth. Alat-alat komunikasi inilah yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan dan berkomunikasi secara terus-menerus dengan target market mereka. Komunikasi yang baik harus diciptakan agar target pasar tahu tentang keberadaan produk sehingga reputasi universitas dapat terbangun pada kalangan mahasiswa asing yang mana mahasiswa asing merupakan salah satu stakeholder UNS. Setiap perguruan tinggi memiliki cara-cara sendiri dalam menjalankan komunikasi pemasaran, termasuk juga UNS. International Office UNS dibentuk tahun 2009, dengan umur yang masih muda lembaga ini sudah membawa tanggung jawab yang besar dalam internasionalisasi UNS. Untuk ukuran Jawa Tengah dan Indonesia, bisa dibilang Universitas Sebelas Maret sudah tidak asing lagi untuk didengar. Namun, bila dilihat dalam skala internasional, mungkin nama Universitas Sebelas Maret

belum begitu dikenal oleh khalayak. Untuk itu

International Office memerlukan strategi komunikasi yang tepat dalam menghadapi ini. commit to user

44


digilib.uns.ac.id

Melalui penelitian ini akan diperoleh gambaran yang jelas, lengkap, dan mendalam tentang strategi komunikasi yang diterapkan International Office UNS dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing.

1.7. Metodologi Penelitian 1.7.1

Metode Penelitian

Dalam penelitian ini digunakan metode penelitian kualitatif. Metode penelitian kualitatif bertujuan untuk menjelaskan fenomena dengan sedalamdalamnya melalui pengumpulan data sedalam-dalamnya (Rachmad Kriyantono, 2009:56). Penelitian ini tidak mengutamakan besarnya populasi atau sampling, bahkan populasi atau samplingnya sangat terbatas. Jika data yang terkumpul sudah mendalam dan bisa menjelaskan fenomena yang diteliti, maka tidak perlu mencari sampling lainnya. Di sini yang lebih ditekankan adalah persoalan kedalaman (kualitas) data bukan banyaknya (kuantitas) data. 1.7.2

Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif. Jenis penelitian ini bertujuan membuat deskripsi secara sistematis, faktual, dan akurat tentang fakta-fakta dan sifat-sifat populasi atau objek tertentu. Peneliti commit to user sudah mempunyai konsep (biasanya satu konsep) dan kerangka konseptual.

45


digilib.uns.ac.id

Melalui kerangka konseptual (landasan teori), peneliti melakukan operasionalisasi konsep yang akan menghasilkan variabel beserta indikatornya. Penelitian ini untuk menggambarkan realitas yang sedang terjadi tanpa menjelaskan hubungan antar variabel. Menurut M. Iqbal Hasan, penelitian deskriptif bertujuan untuk melakukan pengukuran secara cermat terhadap fenomena-fenomena masyarakat (sosial) tertentu. Dalam penelitian ini, peneliti mengembangkan konsep dan menghimpun fakta, tetapi tidak melakukan pengujian hipotesis (M. Iqbal Hasan, 2002:13). Jalaluddin Rakhmat juga menyatakan, penelitian ini tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesis atau membuat prediksi (Jalaluddin Rakhmat. 2001:24). 1.7.3

Lokasi Penelitian

Penelitian ini berlokasi di Universitas Sebelas Maret Surakarta, tepatnya di International Office UNS. Peneliti mengambil lokasi ini karena UNS adalah salah satu perguruan tinggi negeri di Indonesia yang sedang go international. Selain itu, International Office UNS adalah ujung tombak internasionalisasi UNS. 1.7.4

Subjek Penelitian

Penelitian kualitatif tidak bertujuan untuk membuat generalisasi hasil penelitian, sehingga tidak dikenal istilah sampel. Sampel dalam penelitian kualitatif disebut informan atau subjek penelitian, yaitu orang-orang yang dipilih diwawancarai atau diobservasi sesuai tujuan penelitian (Rachmad Kriyantono, commit to user

46


digilib.uns.ac.id

2008:163). Disebut subjek penelitian, bukan objek penelitian karena informan dianggap aktif mengkonstruksi realitas. Dalam penelitian ini, informan yang dipilih adalah Agus Dwi Priyanto, S.S, M.CALL. (kepala International Office), Sulistyo Joko Wahyudi (staf IT & Database, Desain Grafis, Web, Multimedia), dr. Paramasari Dirgahayu, Ph.D. (koordinator divisi International Student Services), Rizky Adi Yanuasari, S.S. (Staf

divisi

International

Student

Services),

Muhammad

Albert

(Staff

Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) dan beberapa mahasiswa asing yaitu Kristina Baina (mahasiswa Rusia), Cao Tai Loc (mahasiswa Vietnam), Ibrahim (mahasiswa Palestina), dan Mohammad Anwar Ahmadi Omid (mahasiswa Afganistan). 1.7.5

Metode Pengumpulan Data

Dalam mengumpulkan data digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut ini: a. Wawancara mendalam (In-depth interview) Menurut Iqbal Hasan, wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung oleh pewawancara kepada responden, kemudian jawaban-jawaban responden dicatat atau direkam (M. Iqbal Hasan, 2002:58). Rachmad Kriyantono juga menyebutkan wawancara mendalam adalah suatu cara mengumpulkan data atau informasi dengan cara langsung atau bertatap commit to user

47


digilib.uns.ac.id

muka dengan informan agar mendapatkan data lengkap dan mendalam (Rachmad Kriyantono, 2008:100). Burhan Bungin juga mejelaskan bahwa metode wawancara mendalam sama seperti metode wawancara lainnya, hanya peran pewawancara, tujuan wawancara, peran informan, dan cara melakukan wawancara yang berbeda dengan wawancara pada umumnya. Sesuatu yang amat berbeda dengan metode wawancara lainnya adalah wawancara mendalam dilakukan berkali-kali dan membutuhkan waktu yang lama bersama informan di lokasi penelitian, yang mana kondisi ini tidak pernah terjadi pada wawancara pada umumnya (M. Burhan Bungin, 2008:108).

Biasanya metode ini menggunakan sampel yang terbatas, jika peneliti merasa data yang dibutuhkan sudah cukup maka tidak perlu mencari sampel (responden) yang lain. Metode ini memungkinkan peneliti untuk mendapatkan alasan detail dari jawaban responden yang antara lain mencakup opininya, motivasinya, nilai-nilai ataupun pengalaman-pengalamannya. b. Dokumentasi Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi hal-hal yang dirasa belum cukup diperoleh peneliti, data-data yang diperoleh dengan pengumpulan lewat dokumen atau catatan yang ada dan dianggap relevan dengan masalah yang diteliti.

commit to user

48


digilib.uns.ac.id

Tujuan dokumentasi menurut Rachmad Kriyantono adalah untuk mendapatkan informasi yang mendukung analisis dan interpretasi data (Rachmad Kriyantono, 2008:118).

1.7.6

Teknik Sampling

Penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling. H.B. Sutopo menyebutkan bahwa dalam teknik ini jumlah informan tidak ditentukan sebab yang penting bukan jumlahnya tetapi kelengkapan dan kedalaman informasi yang bisa digali sesuai dengan yang diperlukan bagi pemahaman masalahnya (Sutopo, 2002:37). Teknik purposive sampling sering digunakan dalam penelitian yang menggunakan wawancara mendalam, teknik ini lebih dipilih untuk penelitian yang lebih mengutamakan kedalaman data (Rachmad Kriyantono, 2008:157). 1.7.7

Teknik Validitas Data

Menurut H.B. Sutopo, terkait dengan penggunaan teknik purposive sampling maka sebagai usaha peningkatan validitas data dalam penelitian kualitatif sering digunakan teknik triangulasi sumber sebagai pelaksanaan proses multi perspektif (H.B. Sutopo, 2002:37). Dalam penelitian ini juga digunakan teknik triangulasi sumber yang berarti membandingkan dan mengecek ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang commit to user diperoleh dari sumber yang berbeda (Rachmad Kriyantono, 2008:70).

49


digilib.uns.ac.id

Teknik ini mengarahkan peneliti agar di dalam mengumpulkan data dalam satu permasalahan yang sama menggunakan beragam sumber yang tersedia sehingga data yang digali lebih mantap kebenarannya (H.B. Sutopo, 2002:79). Penekanan pada teknik ini terletak pada perbedaan sumber data, bukan pada teknik pengumpulan data atau yang lainnya. Gambar 1.7 Teknik Triangulasi Sumber Informan 1 Data

Wawancara

Informan 2 Informan 3

Sumber : H.B. Sutopo, Metodologi Penelitian Kualitatif, Dasar Teori dan Terapan (2002:80)

1.7.8

Teknik Analisis Data

Analisis data dalam suatu penelitian digunakan peneliti agar dapat melakukan penarikan kesimpulan-kesimpulan. Rachmad Kriyantono menjelaskan bahwa analisis data dalam penelitian kualitatif pada dasarnya dikembangkan dengan maksud hendak memberikan makna (making sense of) terhadap data, menafsirkan (interpreting), atau mentransformasikan (transforming) data dalam bentuk-bentuk narasi yang kemudian mengarah pada temuan yang bernuansakan proposisi-proposisi ilmiah (thesis) yang akhirnya sampai pada kesimpulankesimpulan final (Rachmad Kriyantono, 2008:101). commit to user

50


digilib.uns.ac.id

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Model Analisis Interaktif (Interactive Models of Analysis), seperti yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman . Penelitian ini bergerak diantara tiga komponen, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan, dimana aktivitas ketiga komponen tersebut bukanlah linear namun lebih merupakan siklus dalam struktur kerja interaktif. Adapun teknik analisis data, divisualisasikan dalam bentuk gambar. Gambar 1.8 Teknik Analisis Interaktif Pengumpulan data

Reduksi data

Sajian data

Penarikan simpulan/ verifikasi

Sumber : H.B. Sutopo, Metodologi Penelitian Kualitatif, Dasar Teori dan Terapan (2002:96)

Keterangan gambar: ·

Reduksi data Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data (kasar) yang ada dalam fieldnote.

·

Sajian data

commit to user

51


digilib.uns.ac.id

Merupakan suatu rakitan organisasi informasi yang memungkinkan kesimpulan riset yang dilakukan. ·

Penarikan kesimpulan/ verifikasi Dalam awal pengumpulan data, peneliti sudah harus mulai mengerti apa arti dari hal-hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, dan proposisiproposisi. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses pengumpulan data berakhir.

commit to user

52


digilib.uns.ac.id

BAB II DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 2.1 Gambaran Umum Universitas Sebelas Maret 2.1.1

Sejarah Universitas Sebelas Maret

Bermula dari sekitar tahun 1946, para pengelola perguruan tinggi di Kota Surakarta berkeinginan untuk mendirikan sebuah universitas negeri. Keinginan tersebut menemui titik terang setelah pada 11 Januari 1968, Pemda Kodya Surakarta membentuk Tim Pengumpul dan Pengolah Data (TIM P2D) persiapan universitas negeri di Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota Nomor 22/Kep/VII-1/1972 tertanggal 1 maret 1972. Melalui surat Nomor 7/pend.1/KDept/1972 tertanggal 9 September 1972, Walikota Surakarta mengirimkan prausulan mendirikan universitas negeri di kota Surakarta kepada pemerintah pusat melalui Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Pada 30 Juli 1973, gagasan mendirikan universitas negeri di Kota Surakarta juga diajukan ke lembaga legislatif (DPRD) Kota Madya Surakarta. Gagasan tersebut disetujui melalui Surat Keputusan DPRD Kota Madya Surakarta Nomor 5/DPRD VIII/1973 tertanggal 22 Agustus 1973. Sejalan dengan itu, tanggal 14 Juni 1974, rapat koordinasi Perguruan Tinggi Swasta (PTS) juga menghasilkan rekomendasi bahwa 12 PTS yang ada di Kota Surakarta bersedia mengabungkan diri untuk mendirikan sebuah universitas Negeri. Rapat tim tanggal 5 Juli 1974 berhasil membentuk Presidium Pimpinan Perguruan Tinggi Gabungan Surakarta. commit to user

53


digilib.uns.ac.id

Melalui Surat Keputusan Walikota Surakarta No. 55/ Kep/C-6/1975, tanggal 9 April 1975, dibentuk Presidium Universitas Negeri Persiapan Surakarta. Setelah bekerja, pada 1 Juni 1975 bertempat di Pagelaran Karaton Kasunanan Surakarta disepakati lahirnya Universitas Gabungan Surakarta yang disingkat UGS. Ini merupakan hasil dari penyatuan beberapa Perguruan Tinggi Kedinasan dan Perguruan Tinggi Swasta di Kota Surakarta. Peresmian UGS dilakukan oleh Inspektur Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Untuk pertama kalinya pengelolaan UGS ditangani oleh sebuah Presidium. Saat diresmikan, UGS memiliki 8 fakultas yaitu Fakultas Ekonomi, Fakultas Sospol, Fakultas Hukum, Fakultas Pertanian, Fakultas Teknik, Fakultas Kedokteran, Fakultas Keolahragaan, dan Fakultas Geografi, dengan jumlah mahasiswa 1.842 orang. Tahun 1975, IKIP Negeri Surakarta bersedia meleburkan diri dan bergabung dengan UGS. Pengabungan UGS dengan PTPN Veteran Cabang Surakarta, AAN Negeri Surakarta, STO Negeri Surakarta, dan IKIP Negeri Surakarta akhirnya menjadi cikal bakal berdirinya Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret. Tanggal 11 Maret 1976, Universitas Sebelas Maret (UNS) resmi berdiri berdasarkan Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 1976 yang ditandatangani tanggal 8 Maret 1976 dengan nama resmi Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret. Melalui surat ini, untuk pertama kalinya UNS diijinkan berjalan dengan membuka 17 jurusan dari 9 fakultas yang terdiri dari Fakultas Ilmu Pendidikan, Fakultas Keguruan, Fakultas Sastra Budaya, Fakultas Sosial commit to user

54


digilib.uns.ac.id

Politik, Fakultas Hukum, Fakultas Ekonomi, Fakultas Kedokteran, Fakultas Pertanian, dan Fakultas Teknik. Meskipun baru berdiri, Universitas Sebelas Maret telah memiliki tenaga dosen/ asisten sebanyak 810 orang yang terdiri dari 365 dosen/ asisten tetap dan 454 dosen/ asisten tidak tetap, serta memiliki 5.578 mahasiswa. Pada tanggal 8 Maret

1976

Menteri

Pendidikan

dan

Kebudayaan

mengeluarkan

SK

No.03/C/Depk/76 yang mengantur tentang Pimpinan Sementara Universitas Sebelas Maret, adapun pejabat sementara di lingkungan UNS meliputi Rektor, Pembantu Rektor I Bidang Akademis, Pembantu Rektor II Bidang Administrasi dan Keuangan, dan Pembantu Rektor III Bidang Kemahasiswaan. Untuk sementara, Kantor Pusat Universitas Sebelas Maret bertempat di Pagelaran Keraton Surakarta, sedangkan untuk kegiatan kuliah tersebar beberapa lokasi. Dalam perkembangannya, tahun 1982 Perguruan Tinggi ini sempat mengalami pergantian nama sejak dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 55 Tahun 1982, nama resmi Universitas Negeri Surakarta Sebelas Maret diganti menjadi Universitas Sebelas Maret yang biasa disingkat dengan nama UNS. Antara tahun 1977 sampai dengan tahun 1986, UNS berhasil memiliki kampus terpadu di Kentingan Jebres melalui pembangunan berbagai sarana dan prasarana pendidikan secara bertahab. Kampus kentingan tersebut luasnya 60 hektar yang diperoleh dari Walikota Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota Surakarta tanggal 18 Oktober 1976 No. 238/Kep/T3/1976. Pada kurun waktu tersebut diletakkan landasan program percepatan peningkatan kualitas pendidikan, termasuk berdirinya Fakultas Matematika dan Ilmu Alam (MIPA) melalui Surat commit to user

55


digilib.uns.ac.id

Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 0297/0/1996, tanggal 1 Oktober 1996. Sampai saat ini, UNS memiliki sembilan fakultas dengan 54 program studi S1. Saat ini Universitas Sebelas Maret berpusat di jalan Ir. Sutami No.36A Kentingan, Surakarta 57126. Selain di Kentingan, Universitas Sebelas Maret memiliki beberapa kampus yang letaknya terpisah, yaitu kampus Fakultas Ekonomi program Diploma 3 di daerah Mesen, kampus Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) program pendidikan (prodi) olah raga di daerah Manahan dan di Ngoresan, prodi teknik mesin di daerah Pabelan dan PGSD di daerah Kleco Surakarta.

Untuk

mendapatkan

informasi

tentang

UNS,

dapat

dengan

mengunjungi situs www.uns.ac.id atau dengan menghubungi melalui telephone atau faximile di 0271-663378. 2.1.2

Tugas Pokok dan Fungsi Universitas Sebelas Maret

Bab 1 pasal 2 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 0201/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret, menyebutkan bahwa tugas pokok Universitas Sebelas Maret adalah menyelenggarakan program pendidikan akademik atau profesional dalam sejumlah disiplin ilmu pengetahuan, teknologi, dan / atau kesenian tertentu. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, UNS mempunyai fungsi sebagai berikut: a. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi. b. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan kesenian.

commit to user

56


digilib.uns.ac.id

c. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat. d. Melaksanakan pembinaan civitas akademika dan hubungan dengan lingkungan. e. Melakukan kegiatan layanan administrasi.

2.1.3

Visi, Misi dan Tujuan Universitas Sebelas Maret

Berdasarkan Keputusan Senat UNS No. 417/J27/HK.PP/2006 tertanggal 16 Agustus 2006, visi Universitas Sebelas Maret adalah menjadi pusat dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya nasional. Adapun misi Universitas Sebelas Maret dirumuskan sebagai berikut: a. Menyelenggarakan

pendidikan

dan

pengajaran

yang

menuntut

pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan dan sikap. b. Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni. c. Menyelenggarakan

kegiatan

pengabdian

pada

masyarakat

yang

berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat. Sedangkan tujuan Universitas Sebelas Maret adalah sebagai berikut: a. Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar guna mengembangkan kemampuannya secara optimal. b. Menghasilkan lulusan yang bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur; cerdas, terampil dan mandiri; serta sehat jasmani, rohani commit to user dan sosial. 57


digilib.uns.ac.id

c. Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan membangun kehidupan yang lebih baik. d. Diseminadi hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi secera terus-menerus menuju kehidupan yang lebih modern. e. Menggali dan mengembangkan nilai-nilai budaya luhur nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik didalam maupun diluar kampus. f. Mengembangkan

pranata kehidupan

yang lebih beradab menuju

terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai dan religius. g. Mendukung terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil dan makmur. h. Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. 2.2 Gambaran Umum International Office 2.2.1

Sejarah International Office

Pada tahun 2004, berdasarkan SK Rektor No: 649/J27/KL/2004, disebutkan bahwa dalam rangka memberikan dukungan pengelolaan serta keberlangsungan pembinaan hubungan masyarakat dan kerjasama antara Universitas Sebelas Maret dengan berbagai instansi atau lembaga, baik dalam maupun luar negeri, perlu dibentuk Kantor Humas dan Kerjasama UNS. commit to user

58


digilib.uns.ac.id

Keberadaan Kantor Humas dan Kerjasama ini merupakan bagian dari implementasi fungsi manajemen kebijakan Universitas Sebelas Maret yang berkedudukan sebagai lembaga fungsional. Kedudukannya langsung bertanggung jawab kepada Rektor. Struktur Kantor Humas dan Kerjasama sendiri fleksibel, bisa berkembang sesuai kebutuhan. Kantor Humas dan Kerjasama merupakan cikal bakal berdirinya International Office UNS. Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor: 649/J27/KL/2004 tanggal 30 Oktober 2004, struktur organisasi Kantor Humas dan Kerjasama Universitas Sebelas Maret sebagai berikut : Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Humas dan Kerjasama REKTOR PEMBANTU REKTOR I

PEMBANTU REKTOR II

PEMBANTU REKTOR III

KEPALA KANTOR SEKRETARIS

KOORDINATOR KERJASAMA LUAR NEGERI

KOORDINATOR MEDIA HUBUNGAN EKSTERNAL DALAM NEGERI

TASK FORCE

WILAYAH ASIA, AFRIKA, AUSTRALIA

WILAYAH AMERIKA DAN EROPA

KOORDINATOR HUBUNGAN INTERNAL DAN SISTEM INFORMASI

TASK FORCE

MEDIA RELATION

PEMERINTAH/ SWASTA DAN MASYARAKAT

commit to user

59

JARINGAN HUMAS LEMBAGA/ FAKULTAS/ UNIT

TASK FORCE

SISTEM INFORMASI

PROTOKOLER


digilib.uns.ac.id

Struktur tersebut mengalami perubahan setelah dibentuknya International Office pada tahun 2009 sebagai langkah internasionalisasi UNS yang akan mengurus semua kegiatan yang berhubungan dengan luar negeri, harapannya Perguruan Tinggi ini akan lebih dikenal dan diakui secara internasional. Pembentukan International Office berasal dari koordinator kerjasama luar negeri dan koordinator international services yang kedudukannya di bawah Kantor Humas dan Kerjasama. Landasan berdirinya organisasi ini adalah Surat Keputusan

Rektor

UNS

No:

81A/H27/OT/2010

tentang

Pembentukan

International Office Universitas Sebelas Maret. International Office merupakan lembaga fungsional di bawah Rektor yang mana tugas sehari-harinya di bawah pembinaan Pembantu Rektor IV. Lembaga ini dikelola oleh seorang kepala dibantu oleh sekretaris, tiga staff (staff administrasi, staff keuangan, staff IT dan Database), lima koordinator divisi. Masing-masing koordinator memiliki tugas dalam international partnership, international student services, international recognition, international quality staff development, dan international publications. Sebelumnya, International Office hanya memiliki empat divisi saja, yaitu: international partnership, international student services, world recognized university, dan international staff development. Perencanaan dan persiapan untuk internasionalisasi UNS semakin terlihat setelah dirombaknya struktur organisasi International Office yang hingga kini menjadi struktur resminya. Kantor International Office UNS terletak di gedung rektorat lantai 2. Dari lima divisi di International Office empat diantaranya satu ruangan di gedung commit to user

60


digilib.uns.ac.id

rektorat, sedangkan satunya lagi yaitu divisi International Student Service Office terletak di gedung Pusat Komunikasi. Untuk mendapatkan informasi dari International

Office

UNS,

dapat

dilakukan

dengan

mengunjungi

situs

www.io.uns.ac.id atau melalui email [email protected] atau melalui telephone/ faximile di 0271-633961. 2.2.2

Visi dan Misi International Office UNS

Dalam memberikan pelayanan yang baik, International Office berpegang kepada visinya yaitu menjadi ujung tombak internasionalisasi Universitas Sebelas Maret. Misi Interntinol Office terbagi menjadi tiga poin yaitu : a. Mengembangkan internasionalisasi pendidikan dan pengajaran Universitas Sebelas Maret b. Mengembangkan internasionalisasi penelitian Universitas Sebelas Maret c. Mengembangkan kerjasama di Universitas Sebelas Maret bertaraf internasional.

2.2.3

Tujuan International Office

Ada enam poin tujuan International Office UNS yang terdiri dari : a. Untuk mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset)

di

Universitas

Sebelas

Maret

terkait

internasionalisasi

Universitas Sebelas Maret. b. Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait kerjasama internasional, pelayanan tamu dan commit to user

61


digilib.uns.ac.id

mahasiswa internasional dan peningkatan rangking universitas dalam World Ranking University. c. Melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan

internasional,

peningkatan

penerimaan

dan

pelayanan

mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga ahli di luar negeri. d. Melakukan

koordinasi

antar

bidang

di

tingkat

universitas

agar

internasionalisasi Universitas Sebelas Maret berjalan efektif dan efisien e. Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi serta dengan kepala biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja. f. Menjadi juru bicara universitas di dunia internasional.

2.2.4

Struktur Organisasi International Office

Berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Sebelas Maret Nomor 50A/H.27/OT/2011 Tentang Perubahan Struktur Organisasi International Office Universitas Sebelas Maret, stuktur organisasinya sebagai berikut:

commit to user

62


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.2 Struktur Organisasi International Office UNS

REKTOR PR I

PR II

PR III

DEKAN FAKULTAS/ DIREKTUR PASCASARJANA/ KEPALA UPT/ KEPALA LEMBAGA

PRV I

KEPALA ............................ INTERNATIONAL OFFICE

TASKFORCE INTERNATIONAL OFFICE FAKULTAS/ PASCASARJANA/ UPT/ LEMBAGA

SEKRETARIS Staf Administrasi

KOORDINATOR DIVISI INTERNATIONAL PARTNERSHIP

KOORDINATOR DIVISI INTERNATIONAL STUDENT SERVICES

KOORDINATOR DIVISI INTERNATIONAL RECOGNITION

Staf Keuangan

KOORDINATOR DIVISI INTERNATIONAL QUALITY STAFF DEVELOPMENT

Staf IT & Database

KOORDINATOR DIVSI INTERNATIONAL PUBLICATIONS

INTERNATIONAL OFFICE TASKFORCE

Orang-orang

yang

menempati

jabatan

dalam

struktur

organisasi

International Office : a. Agus Dwi Priyanto, S.S, M.CALL. sebagai Kepala International Office. b. Dr. Risa Suryana, S.Si, M.Si. sebagai Sekretaris International Office. c. M. Taufiq Al Makmun, S.S, M.A sebagai Koordinator Divisi International Recognition. commit to user

63


digilib.uns.ac.id

d. dr. Paramasari Dirgahayu, Ph.D. sebagai Koordinator Divisi International Students Services. e. Dr. Tonang Dwi Ardyanto, Ph.D. sebagai Koordinator Divisi International Partnership. f. Dr.rer.nat. Sri Mulyani, M.Si. sebagai Koordinator Divisi International Quality Staff Development. g. Dr. Eng. Agus Purwanto, ST, MT. Sebagai Koordinator Divisi International Publications. h. Albert Muhammad Isrun Naini, S.Sos dan Fitrah Ramadania, S.S sebagai Staf Administrasi dan Staf Keuangan. i. Sulistyo Joko Wahyudi sebagai Staf IT & database.

2.2.5

Tugas International Office UNS

Dalam menjalankan fungsinya, International Office UNS membagi tugas sesuai dengan jabatannya masing-masing. Berikut ini pembagian tugasnya: a. Kepala International Office UNS ·

Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait Internasionalisasi Universitas Sebelas Maret.

·

Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait dengan kerjasama internasional, pelayanan tamu dan mahasiswa internasional, dan peningkatan rangking universitas dalam World Rank University. commit to user

64


·

Melakukan

digilib.uns.ac.id

sinkronisasi

dan

terobosan

berbagai

kegiatan

untuk

internasionalisasi Universitas Sebelas Maret, baik melalui peningkatan kemitraan

internasional,

peningkatan

penerimaan

dan

pelayanan

mahasiswa asing, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University, peningkatan kualitas publikasi internasional, dan peningkatan kualitas staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar dan menjadi tenaga ahli di luar negeri. ·

Melakukan

koordinasi

antar

bidang

di

tingkat

univeritas

agar

internasionalisasi Universitas Sebelas Maret berjalan efektif dan efisien. ·

Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi serta dengan Kepala biro-biro lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja.

·

Mengkoordinasikan semua tugas koordinator yang berada di bawahnya agar dapat berjalan secara efektif dan fungsional untuk menunjang kerja organisasi universitas.

·

Menjadi juru bicara universitas di dunia Internasional.

b. Sekretaris International Office UNS ·

Mengkoordinir sekretariat untuk mendukung pengembangan sistem dan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam penilaian kinerja berbasis World Rank University.

commit to user

65


·

digilib.uns.ac.id

Mengatur, menyiapkan, dan mengadakan segala keperluan kegiatan administrasi kantor yang dibutuhkan untuk menunjang kerja International Office.

·

Mengerjakan segala kegiatan rutin ataupun eksidental kantor dan mendistribusikan semua tugas yang ada kepada para koordinator yang bersangkutan, bagian dibawahnya dan atau pihak lain yang terkait di dalamnya.

·

Menjalankan fungsi administrasi dan surat menyurat dengan tertib.

·

Mengatur sistem kerja International Office agar dapat berjalan secara efektif dan fungsional dengan melibatkan bagian-bagian lain yang terkait.

·

Mewakili Kepala pada berbagai acara atau rapat bilamana yang bersangkutan berhalangan hadir.

·

Mengembangkan dan mengelola database agar tetap terbaru dan terakurat.

·

Mengorganisir dan membuna staf untuk melaksanakan tugas sesuai dengan bidangnya.

c. Koordinator Divisi International Partnership ·

Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pengembangan kemitraan internasioanal.

·

Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, pimpinan Fakultas, Paskasarjana, Lembaga dan UPT serta jajaran dibawahnya dalam commit to user

66


digilib.uns.ac.id

rangka meningkatkan jalinan kerjasama dengan berbagai pihak di luar negeri secara aktif. ·

Merencanakan dan melakukan kegiatan terobosan terhadap berbagai kemungkinan yang bisa dijalin dalam bidang kerjasama luar negeri.

·

Merencanakan dan melakukan kegiatan terobosan dalam asosiasi Perguruan Tinggi pada tingkat internasional.

·

Memastikan semua Memorandum of Understanding (MOU) dengan pihakpihak internasional akan terealisasi sampai menghasilkan nilai yang menguntungkan bagi Universitas Sebelas Maret.

·

Bertanggung jawab terhadap kesinambungan dan keberhasilan dalam membangun kerjasama dengan pihak luar negeri.

·

Secara aktif mengkoordinasikan semua kegiatan kerjasama luar negeri dengan berbagai pihak internal yang terkait (fakultas, lembaga, UPT, dan lain-lain).

·

Mengkoordinasikan semua database kerjasama luar negeri untuk menunjang kelancaran kerja proses pengambilan keputusan pimpinan universitas.

·

Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja funsional yang telah dilakukannya.

·

Membentuk dan memfungsikan taskforce untuk mengkaji dan melakukan terobosan baru agar kerjasama luar negeri dapat berjalan efektif serta meningkatkan keikutsertaan Universitas Sebelas Maret dalam organisasi profesi internasional.

commit to user

67


digilib.uns.ac.id

d. Koordinator Divisi International Recognition ·

Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam penilaian kinerja berbasis World Rank University.

·

Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik, Kepala Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, Pimpinan Fakultas, Paskasarjana, Lembaga dan UPT serta jajaran dan jajaran di bawahnya dalam rangka kelengkapan suplemen, peningkatan dan pertahanan ranking Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University.

·

Merencanakan dan melakukan kegiatan terobosan terhadap berbagai kemungkinan yang bisa dijalin dalam meningkatkan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

·

Bertanggung jawab terhadap kesinambungan dan peningkatan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

·

Mengkoordinasikan semua kegiatan sosialisasi sistem World Rank University, dan taskforce di tingkat universitas dan fakultas yang menangani masing-masing indikator yang disyaratkan Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

·

Mengembangkan

sistem

untuk

peningkatan

kapasitas

fakultas,

paskasarjana, lemnbaga dan UPT di Universitas Sebelas Maret commit to lingkungan user

68


digilib.uns.ac.id

dalam meningkatkan kontribusinya pada peningkatan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES). ·

Mendampingi pimpinan dalam integrasi perencanaan universitas dengan kebutuhan World Rank University dan memberi dukungan pimpinan untuk publikasi dan sosialisasi proses dan hasil keterlibatan Universitas Sebelas Maret dalam World Rank University.

·

Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukannya untuk dibahas di International Office.

·

Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan ranking Universitas Sebelas Maret baik dalam sistem Webometrics maupun Times Higher Education Supplement (THES).

e. Koordinator Divisi International Student Services ·

Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pelayanan mahasiswa asing dan multikulturalisme Universitas Sebelas Maret.

·

Berupaya meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang studi di Universitas Sebelas Maret.

·

Memfasilitasi pelayanan kepada mahasiswa asing di lingkungan Universitas Sebelas Maret.

·

Mengkoordinasikan kebutuhan dalam pengelolaan mahasiswa asing di Universitas Sebelas Maret. commit to user

69


·

digilib.uns.ac.id

Menampung masukan-masukan dari mahasiswa asing untuk disampaikan kepada pimpinan universitas.

·

Memberi saran dan masukan kepada pimpinan universitas yang berkaitan dengan pengelolaan mahasiswa asing di Universitas Sebelas Maret.

·

Membangun jalinan kerjasama dengan agen-agen pendidikan yang memfasilitasi rekruitmen mahasiswa asing.

·

Menyediakan informasi dan melakukan persiapan program pertukaran mahasiswa (student exchange), baik inbound maupun outbound.

·

Meningkatkan motivasi pelajar asing agar merasa aman, nyaman, dan betah hidup dan belajar di Universitas Sebelas Maret.

·

Memfasilitasi mahasiswa asing dalam berhubungan dengan pengawasan ijin-ijin di imigrasi, kedutaan, Kemendiknas atau institusi lainnya.

·

Secara rutin membuat laporan evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukannya.

·

Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kepuasan mahasiswa asing.

f. Koordinator Divisi International Quality Staff Development ·

Mengembangkan sistem dan melaksanakan perubahan pola pikir (mindset) di Universitas Sebelas Maret terkait dalam pengembangan staf pengajar bertaraf internasional.

·

Melakukan koordinasi dengan Kepala Biro Administrasi Akademik dalam rangka meningkatkan jumlah dosen yang belajar ke luar negeri di universitas bertaraf internasional. commit to user

70


·

digilib.uns.ac.id

Merencanakan dan melakukan terobosan terhadap berbagai kemungkinan yang bisa dijalin dalam meningkatkan dosen belajar di luar negeri dan dosen yang melakukan kegiatan akademik internasional (pembicara seminar, penulis jurnal, dan lain-lainnya) dan kedatangan tenaga ahli asing ke Universitas Sebelas Maret baik untuk pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

·

Meningkatkan kepercayaan diri sivitas akademika yang akan berangkat ke luar negeri dengan cara pelayanan profesional dan peningkatan pengetahuan/ kejelasan mengenai beberapa hal yang menyangkut hubungan internasional.

·


·

Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kualitas dosen Universitas Sebelas Maret.

g. Koordinator Divisi International Publications ·

Menciptakan sistem untuk meningkatkan kualitas suasana akademika (academic atmosphere) di Universitas Sebelas Maret, terutama untuk mendorong sivitas akademika mempublikasi karya ilmiahnya pada forum dan jurnal internasional.

·

Melakukan evaluasi terhadap karya ilmiah baik yang dipublikasikan melalui jurnal internasional maupun konferensi internasional, untuk selanjutnya diusulkan untuk mendapatkan penghargaan. commit to user

71


·

digilib.uns.ac.id

Menyelenggarakan forum diskusi rutin (Working Paper Forum) dalam lima kelompok disiplin ilmu, yaitu Art & Humanities, Life Science, Natural Science, Social Science, dan Engineering & Technology.

·

Menyelenggarakan pelatihan berkesinambungan tentang penulisan artikel jurnal internasional.

·

Mengupayakan agar karya ilmiah sivitas akademika Universitas Sebelas Maret dapat dipublikasikan pada jurnal internasional dan terindeks oleh Scopus, Ebsco, atau database situs jurnal internasional elektronik lainnya.

·

Mengupayakan diterbitkannya jurnal internasional pada setiap fakultas dan program paskasarjana Universitas Sebelas Maret.

·


·

Membentuk dan memfungsikan taskforce dalam meningkatkan kualitas publikasi sivitas akademika Universitas Sebelas Maret.

h. Taskforce ·

International Office Taskforce adalah tenaga fungsional dari civitas akademika yang membantu penyelenggaraan fungsi koordinator dalam melaksanakan tugasnya.

·

International Office Taskforce tingkat fakultas, paskasarjana, lembaga dan UPT adalah tenaga yang ditunjuk langsung oleh pimpinan fakultas, paskasarjana, lembaga dan UPT untuk menjalankan fungsi dukungan Inhternational Office di unit kerjanya masing-masing. commit to user

72


·

digilib.uns.ac.id

International Office Taskforce di universitas bertanggung jawab kepada Kepala melalui koordinator divisi, sedangkan di tingkat fakultas, paskasarjana, lembaga, dan UPT bertanggung jawab kepada pimpinan unit kerja masing-masing.

2.3 International Student Services Office (ISSO) Divisi International Student Service Office (ISSO) adalah tim khusus yang bertugas memberikan pelayanan kepada mahasiswa, staf pengajar, dan konsultan asing dari berbagai negara yang belajar atau bertugas di Universitas Sebelas Maret. Dalam melaksanakan tugasnya, divisi ISSO membentuk taskforce dengan personil yang bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan mahasiswa internasional di UNS. Divisi International Student Service Office memiliki visi dan misi dalam menjalankan tugas dan perannya, visinya adalah menjadi pusat layanan mahasiswa internasional Universitas Sebelas Maret yang bermutu, sedangakan misinya ialah mengembangkan sistem layanan akademik dan non akademik bagi pengelola dan mahasiswa internasional yang pasti, mudah dipahami, dan sederhana; menyediakan ruang publik bagi mahasiswa internasional untuk saling berbagi pengalaman dan kesulitan selama belajar; menyediakan layanan yang ramah dan bersahabat; dan menciptakan image positif UNS. Kantor divisi International Student Service Office terletak di lantai 2 gedung Pusat Komunikasi UNS. ISSO menyediakan ruangan khusus bagi commit to user

73


digilib.uns.ac.id

mahasiswa asing dengan fasilitas yang lengkap yaitu berupa ruangan AC yang nyaman dan bersih, televisi, air minum, pendampingan, komputer, dan internet.

2.4 Mahasiswa Asing yang Studi di UNS Berikut ini data jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS: Tabel 1.1 Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2006-2009 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9

PEMBIAYAAN STUDI Swadana IDB KNB Pasiad Dharmasiswa Unggulan Double Degree Internship Student Exchange Jumlah

JUMLAH MAHASISWA 30 4 14 5 7 0 1 0 2 63

Tabel 1.2 Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2009-2010 NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9



commit to user

74


digilib.uns.ac.id





PEMBIAYAAN STUDI Swadana IDB KNB Pasiad Darmasiswa Unggulan Double Degree Internship Student Exchange Jumlah


Tabel 1.5 Jumlah Mahasiswa Berdasarkan Pembiayaan Tahun 2012-2013 NO 1 2 3 4 5 6 7

PEMBIAYAAN STUDI Darmasiswa IDB KNB MIT Exchange Pasiad Swadana Unggulan Jumlah

JUMLAH MAHASISWA 17 13 18 9 13 45 1 116

commit to user

75


digilib.uns.ac.id

BAB III PENYAJIAN DATA 3.1 Data Informan Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dengan metode wawancara mendalam dan dokumentasi. Melalui metode wawancara mendalam, peneliti mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada informan untuk menggali data secara lengkap dan mendalam, kemudian jawaban-jawaban informan tersebut dicatat dan direkam. Hal ini dimaksudkan untuk menggali data secara mendalam tentang strategi komunikasi yang dilakukan International Office UNS. Pemilihan informan dalam penelitian ini dilakukan dengan teknik purposive sampling yang mana peneliti tidak menentukan jumlah informannya, melainkan menginginkan kelengkapan dan kedalaman informasi. Dalam hal ini informan haruslah orang yang benar-benar menguasai permasalahan yang ingin diteliti peneliti. Berikut ini data informan yang berasal dari UNS: Informan

Usia

Jenis Kelamin

Pekerjaan

Lama Bekerja

Dr. H. Widodo Muktiyo, S.E., M.Comm.

48 tahun

Laki-laki

Pembantu Rektor IV

1, 5 tahun

commit to user

76


Agus Dwi Priyanto, S.S, M.CALL

dr. Paramasari Dirgahayu, Ph.D.

digilib.uns.ac.id

38 tahun

46 tahun

Laki-laki

Kepala International Office

4 tahun

Perempuan

Koordinator divisi international student services

4 tahun

Sulistyo Joko Wahyudi, S.T

31 tahun

Laki-laki

Albert Muhammad I.N, S.Sos

26 tahun

Laki-laki

Rizky Adi Yanuasari, S.S

24 tahun

Perempuan

Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia Staff Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa Staf Divisi International Student Services

3 tahun

2,5 tahun

3 tahun

Selain informan yang berasal dari International Office, peneliti juga mengambil informan dari mahasiswa asing. Berikut ini data informan dari mahasiswa asing: Informan

Usia

27 tahun Mohammad Anwar 27 Ahmadi Omid tahun 20 Kristina Baina tahun Ibrahim

Jenis Kelamin

Negara

Laki-laki

Palestina

Laki-laki

Afganistan

Perempuan commit to user

77

Rusia

Prodi S2 Ilmu Komunikasi S2 Teknik Mesin Bahasa Indonesia


Cao Tai Loc

digilib.uns.ac.id

23 tahun

Laki-laki

Vietnam

Bahasa Indonesia

3.2 Strategi Komunikasi International Office UNS dalam Membangun Reputasi Universitas di Kalangan Mahasiswa Asing Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan salah satu organisasi nirlaba yaitu organisasi yang tidak bertujuan untuk mencari keuntungan secara finasial, yang dicari di sini adalah nilai pertukaran yang saling memuaskan antara instansi dengan pelanggan. Agar tercipta pertukaran yang saling memuaskan, maka universitas harus mengenal siapa yang akan dilayaninya sehingga segala kebutuhan mahasiswa dapat terpenuhi. Bila kebutuhan mahasiswa dapat dipenuhi oleh universitas, maka reputasi yang baik akan terbangun sehingga mampu memancing minat calon mahasiswa untuk menggunakan jasanya dan mampu mempertahankan mahasiswa untuk terus melanjutkan studinya di UNS. Saat ini UNS sedang go International, sehingga mahasiswa dalam hal ini adalah mahasiswa asing. Untuk menghadapi persaingan dengan perguruan tinggi lain, International Office membutuhkan strategi sehingga mahasiswa asing tidak lari ke perguruan tinggi yang lain. Strategi tersebut diwujudkan oleh UNS dalam bentuk program-program kegiatan komunikasi. Melalui penerapan strategi ini, kebutuhan-kebutuhan mahasiswa asing dapat dipenuhi sehingga reputasi univeristas dapat terbentuk di kalangan mahasiswa asing. Peningkatkan jumlah commit to user

78


digilib.uns.ac.id

mahasiswa asing di UNS merupakan hasil yang diharapkan dengan terbentuknya reputasi ini. Upaya International Office dalam membangun reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing dilakukan dengan menerapkan strategi komunikasi. Strategi komunikasi yang diterapkan International Office merupakan suatu cara yang diterapkan untuk menggali potensi kampus yang selanjutnya disampaikan ke luar negeri melalui kemasan dalam bentuk informasi dan reputasi. Potensi internal kampus yang dimaksud adalah fakultas yang terdiri dari dosen dan mahasiswa. Hal ini disampaikan oleh Widodo Muktiyo selaku Pembantu Rektor IV sebagai berikut: “Jadi strategi komunikasinya International Office itu menggali potensi internal. Kampus itu dari fakultas. Dari fakultas itu siapa saja? Yaitu dari dosen-dosen-dosennya, mahasiswa-mahasiswanya. Nah kemudian dari itu tadi dibawa keluar, dikemas melalui informasi, reputasi itu tadi.”

Strategi komunikasi meliputi empat tahapan proses yaitu penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Untuk menguraikan strategi komunikasi yang dilakukan International Office UNS dalam membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing, bagian ini akan dibagi menjadi empat tahapan tersebut. 3.2.1

Penelitian

Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap penelitian ini, commit to user

79


digilib.uns.ac.id

instansi/ organisasi berusaha mencari keterangan yang merupakan data faktual sehingga dapat diperoleh kesimpulan. International Office terlebih dahulu melakukan penelitian terhadap stakeholder-nya yaitu mahasiswa asing dalam menentukan strategi komunikasi yang tepat. Penelitian ini digunakan untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa asing dan untuk mengetahui permintaan mahasiswa asing yang kuliah di UNS. Dengan berdasarkan data-data yang diperoleh melalui penelitian ini, International Office melakukan tindak lanjut terhadap masukan dan permintaan mahasiswa asing tersebut. Tindak lanjut yang dilakukan oleh International Office adalah dengan menyusun program-program untuk mahasiswa asing yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan mahasiswa asing. International Office mendapatkan data-data penelitian melalui penyebaran kuesioner kepada mahasiswa asing. Hal tersebut disampaikan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “IO menyebarkan angket dengan maksud mendapatkan masukan dari user (mahasiswa asing). Dengan begitu kita bisa mengetahui apa permintaan mereka. Setelah itu, ditindaklanjuti apa apa yang menjadi hasil penelitian itu.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) Hal serupa juga disampaikan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Kita gunakan kuesioner, karena ini berkaitan dengan mahasiswa asing jadi yang menjalankan penelitian ini divisi ISS (International Student Services). Hasil penelitian ini kita pakai untuk mengetahui kebutuhan mahasiswa asing. Kan IO itu belum lama berdiri, jadi butuh banyak data tentang mahasiswa asing. Dari hasil penelitian ini, lalu kita susun program-program untuk mereka.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) International

Office

juga

menggunakan

social

gathering

untuk

mendapatkan data-data yang berkaitan dengan program kegiatan yang ditujukan commit to merupakan user kepada mahasiswa asing. Social gathering acara yang dikemas dalam

80


digilib.uns.ac.id

bentuk diskusi untuk membahas program kegiatan yang dilakukan oleh International. Diskusi ini dilakukan oleh International Office dengan mahasiswa asing. Sebelum pelaksanaan diskusi, terlebih dahulu International Office melakukan sampling terhadap mahasiswa asing sebagai perwakilan dalam diskusi. Tujuan dilakukan social gathering ini adalah untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa asing terhadap program kegiatan International Office, dan untuk mengecek penerimaan mahasiswa asing terhadap suatu perencanaan program baru yang akan diberlakukan kepada mahasiswa asing. Melalui social gathering ini, diharapkan program kegiatan yang dilakukan oleh International Office dapat diukur tingkat keberhasilannya. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizki Adi Yanuasari sebagai berikut: “Kita juga ada social gathering. Ini bentuknya diskusi dengan mahasiswa asing, tapi kita lebih dulu menentukan mahasiswa asing yang akan kita libatkan dalam social gathering ini. Jadi kan, kita sudah melaksanakan program ya, kita coba minta masukan dari mereka. Terus ada juga kita bikin program baru, kita cek ke mereka, kira-kira mereka menerima program ini atau tidak. Kalau kita sudah dapat datanya kan kita bisa mengukur tingkat keberhasilan program itu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

International Office tidak hanya mengandalkan pada hasil penelitian melalui kedua cara itu dalam membuat perencanaan program kegiatan. International Office juga menghimpun data melalui wawancara yang sifatnya non formal yang dilakukan ketika memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut banyak dilakukan oleh divisi ISS yang bertanggung jawab atas pelayanan kepada mahasiswa asing. Setiap hari divisi ISS berhadapan langsung dengan mahasiswa asing, hal tersebut memungkinkannya untuk menggali datacommit to user

81


digilib.uns.ac.id

data yang dibutuhkan dalam membuat perencanaan program kegiatan. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Data-data juga kita dapat lewat wawancara yang non formal. Kan kita selalu standby di sini, ngawasin mereka. jadi kita sering ngobrol dengan mereka. dari obrolan itulah kita bisa masuk untuk menanyakan hal-hal yang berguna bagi perencanaan kegiatan, dari situ juga kita dapat mengetahui penilaian mereka terhadap program-program yang kita miliki.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

Melalui cara ini pula, International Office dapat melakukan tindakan yang cepat dalam menangani masalah yang berkaitan dengan ketidaklancaran program kegiatan yang dilaksanakan. Dalam mengumpulkan data yang berkaitan dengan perencanaan program kegiatan, International Office juga menggunakan data yang berasal dari dokumentasi. Berikut ini data peningkatan jumlah mahasiswa asing di UNS. Grafik 1.1 Peningkatan Jumlah Mahasiswa Asing Tahun 2009-2012

120 100 80 60 40

108

90

116

63

20 0 2009/2010

2010/2011

2011/2012

commit to user

82

2012/2013


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan grafik tersebut, jumlah mahasiswa asing sejak tahun bedirinya International Office terus bertambah, yaitu dimulai dari tahun 2009/2010 jumlah mahasiswa asing di UNS sebanyak 63 orang, tahun 2010/2011 berjumlah 90 orang, tahun 2011/2012 berjumlah 108 orang, dan tahun 2012/2013 berjumlah 116 orang. Bila dilihat dari asal negara, mahasiswa asing yang kuliah di UNS sebagian besar berasal dari negara berkembang. Berikut ini tabel yang menunjukkan jumlah mahasiswa asing yang dihitung berdasarkan asal negaranya. Tabel 2.1 Jumlah Mahasiswa Asing Berdasarkan Asal Negara No

Negara

Tahun Akademik 2009/2010

2010/2011

2011/2012

2012/2013

1

Prancis

5

2

1

1

2

Italia

-

3

-

-

3

Belanda

-

-

1

-

4

Finlandia

-

-

1

-

5

Inggris

-

-

1

-

6

Norwegia

-

-

1

-

7

Spanyol

-

-

1

-

8

Taiwan

-

-

1

-

9

Jepang

1

3

3

3

10

Korea Selatan

1

1

-

-

11

Ukraina

-

1

-

-

12

Estonia

-

2

-

-

13

Ceko

-

-

1

-

14

Romania

1 commit to user

1

1

83


digilib.uns.ac.id

15

Serbia

-

-

2

2

16

Slovakia

-

-

1

1

17

Rusia

-

-

-

2

18

Malaysia

26

26

26

33

19

Papua Nugini

1

1

-

-

20

Thailand

1

8

7

6

21

Timor Leste

5

2

5

5

22

Vietnam

3

6

12

13

23

Tajikistan

2

5

5

3

24

Turki

1

1

1

1

25

Turkmenistan

4

10

10

9

26

Palestina

-

1

1

1

27

Libya

-

-

5

14

28

Mesir

-

-

1

1

29

Myanmar

-

-

1

1

30

China

1

2

2

1

31

Kamboja

3

5

5

7

32

Laos

4

4

1

1

33

Uzbekistan

-

-

2

2

34

Afganistan

-

-

1

1

35

Uganda

2

1

1

-

36

Madagaskar

4

4

1

1

37

Afrika Selatan

-

-

1

1

38

Nigeria

-

-

1

1

39

Suriname

1

1

-

-

40

Lesotho

-

-

2

2

41

Vanuatu

-

-

2

2

65

90

108

116

Jumlah Total

commit to user

84


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan data tersebut, jumlah mahasiswa terbanyak dari tahun 20092012 berasal dari negara Malaysia. International Office menyadari bahwa peminat UNS adalah berasal dari negara berkembang. Hal tersebut dapat terlihat dari jumlah mahasiswa asing yang kuliah disini, 10 negara berasal dari negara maju dan 31 negara berasal dari negara berkembang. Meskipun lebih banyak negara berkembang, bukan berarti strategi komunikasi yang dilakukan International Office tidak berhasil. Hal tersebut disampaikan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Peminat UNS masih berasal dari negara berkembang. Itu malah bagus, semakin terlihat kan siapa yang ingin kuliah ke sini. Namun, itu bukan berarti kita terus tidak menginginkan mahasiswa asing yang lain. Itu bagus untuk IO, karena kita belum lama bekerja dan kini sudah ada mahasiswa yang menaruh minat kuliah ke sini. Berbeda ya dengan dulu, kita dapat beberapa limpahan dari universitas lain.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) Mahasiswa asing yang menjadi target International Office dalam menjalankan strategi komunikasi ini adalah mahasiswa asing dari negara berkembang. Namun hal tersebut bukan berarti menutup kesempatan bagi mahasiswa asing dari negara maju untuk kuliah di UNS. Pada dasarnya UNS terbuka untuk seluruh mahasiswa asing yang memiliki keinginan kuliah di sini. Hal tersebut dipertegas oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Untuk saat ini, kita memang lebih mentargetkan mahasiswa asing dari negara berkembang. Tapi, kita juga tetap mengupayakan yang dari negara maju. Ya, karena data menunjukkan seperti itu, jadi kita ingin fokus di negara berkembang dulu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services)

commit to user

85


3.2.2

digilib.uns.ac.id

Perencanaan

Salah satu misi Universitas Sebelas Maret adalah menjadikan Universitas Sebelas Maret sebagai perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. International Office merupakan lembaga yang didirikan sebagai fasilitator terwujudnya misi ini. Visi International Office adalah menjadi ujung tombak internasionalisasi Universitas Sebelas Maret. Segala hal yang berkaitan dengan urusan luar negeri menjadi tanggung jawabnya, salah satunya adalah mahasiswa asing. Di dalam draft tujuan International Office tertuang dua poin yang berkaitan dengan mahasiswa asing yaitu: pertama, melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait dengan kerjasama internasional, pelayanan dan tamu dan mahasiswa internasional serta peningkatan rangking universitas dalam World Rangking University; kedua, melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga ahli di luar negeri. Mengacu pada kedua tujuan tersebut, International Office melakukan perencanaan dalam rangka peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa international (mahasiswa asing). International Office memiliki divisi International Student Services (ISS) dengan visinya menjadi pusat layanan mahasiswa international Universitas Sebelas Maret yang bermutu. Dalam draft tujuan ISS, commit to user

86


digilib.uns.ac.id

selain memberikan berbagai pelayanan dan fasilitas kepada mahasiswa asing juga berupaya meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Usaha International Office dalam meningkatkan jumlah mahasiswa asing dilakukan dengan cara membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. International Office bersentuhan langsung dengan mahasiswa asing sehingga upaya membangun reputasi universitas ini penting dilakukan oleh International Office dalam mewujudkan internasionalisasi di UNS. Strategi komunikasi dilakukan oleh International Office untuk membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Perencanaan strategi komunikasi yang dirancang merupakan hasil dari analisis data dan fakta yang diperoleh melalui penelitian. Data dan fakta yang diperoleh melalui penelitian, dianalisis oleh International Office untuk menciptakan perencanaan program kegiatan yang tepat. Perencanaan program kegiatan yang diterapkan oleh International Office berlaku untuk satu tahun kerja yang dengan diakhiri evaluasi terhadap perencanaan dan pelaksanaan program kegiatan. Perencanaan dalam strategi komunikasi dibuat oleh International Office dengan melibatkan semua divisi. ISS banyak memberikan masukan dalam melakukan perencanaan program kegiatan karena divisi tersebut yang bertanggung jawab terhadap keberadaan mahasiswa di UNS, yaitu dalam peningkatan jumlah dan peningkatan pelayanan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Perencanaan kita buat kemudian kita konsultasikan ke Bapak Kepala lalu commit to user kita diskusikan bersama-sama dengan divisi yang lain. Kita yang lebih tahu

87


digilib.uns.ac.id

tentang mahasiswa karena setiap hari kita berkomunikasi dengan mereka. Jadi banyak program-program yang muncul dari kita, tapi kita juga sering dapat masukan dari divisi lain. Karena memang kita ada di satu sistem, jadi harus saling mendukung.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Upaya International Office membangun reputasi univesitas di kalangan mahasiswa asing dilakukan dengan menggunakan alat-alat komunikasi yang meliputi advertising, personal selling, public relations, direct marketing, word of mouth. Reputasi yang baik akan mampu memberikan perkembangan yang positif terhadap jumlah mahasiswa asing di UNS. Berkaitan dengan tujuan membangun reputasi melalui alat-alat komunikasi ini, International Office menyatakan melakukannya untuk meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang berkualitas dan berasal dari berbagai negara. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Jelas ya, eee untuk merekrut mahasiswa yang berkualitas. Kita ingin tidak hanya satu negara saja ya, tapi juga dari berbagai negara yang kuliah di sini.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Sulistyo Joko Wahyudi juga mengungkapkan hal serupa sebagai berikut: “Ya, untuk mendatangkan mahasiswa asing, untuk menjaring mahasiswa asing agar masuk di UNS. Biar jumlahnya bertambah. Karena indikator kerjanya IO itu kan jumlah mahasiswa asing yang studi di perguruan tinggi ini.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Target yang ingin dicapai International Office melalui penggunaak alat-alat komunikasi ini ini adalah jumlah mahasiswa asing 1500 orang. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Sudah menjadi patokan umumlah. 5% persen dari 30.000 jadi 1.500 mahasiswa asing. Ini target yang ingin kita capai.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student commitServices) to user

88


digilib.uns.ac.id

Melalui strategi komunikasi yang telah disusun, International Office berharap segala program kegiatan yang telah direncanakan dapat membangun reputasi univeritas di kalangan mahasiswa asing. Reputasi yang baik di kalangan mahasiswa asing diharapkan dapat memancing minat mahasiswa asing studi di UNS sehingga jumlah mahasiswa asing akan meningkat. 3.2.3

Pelaksanaan

Melalui penelitian, International Office mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan program kegiatan yang akan dilakukan. Hasil penelitian diolah menjadi perencanaan program kegiatan. Tahap selanjutnya adalah pelaksanaan, yaitu menjalankan program kegiatan yang telah disusun dalam perencanaan. Pelaksanaan program kegiatan dilakukan untuk menyampaikan pesan dari International Office kepada mahasiswa asing agar reputasi universitas dapat terbangun. Pelaksanaan program kegiatan ini dilakukan dalam melalui alat-alat komunikasi yang terdiri dari advertising, personal selling, public relations, direct marketing, dan word of mouth. Berikut ini penjelasan tentang program kegiatan yang dilakukan International Office : a. Advertising International Office UNS menggunakan iklan lini bawah (above the line) dalam menjalankan periklanan. Iklan lini bawah lebih dipilih untuk digunakan dibandingkan dengan iklan lini atas (above the line) dengan pertimbangkan bahwa dibutuhkan biaya yang besar untuk melakukan iklan lini atas. Sasaran International Office adalah mahasiswa asing, bila menggunakan iklan lini atas commit user luar negeri. Dalam melakukan maka media yang digunakan juga harustomedia

89


digilib.uns.ac.id

kegiatan periklanan, tidak semua yang termasuk di dalam media iklan lini bawah dipakai, hanya beberapa saja yang digunakan yaitu booklet, leaflet, banner, dan spanduk. Seperti yang diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Kalau untuk mahasiswa asing, kita lebih memaksimalkan penggunaan media yang tidak berbayar, ya seperti tadi, leaflet, booklet, banner, dan spanduk. Kalau kita pakai media lain berarti kan kita harus pakai media luar, berapa itu biayanya, pasti besar. Jadi kami memilih memaksimalkan media yang bisa kami kelola sendiri.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)

Hal serupa diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kami lebih memilih, pakai promosi yang tidak berbayar, yaa menggunakan media yang bisa kita buat sendiri. Kalau melalui tv, radio, surat kabar itu kan kita harus membayar, dan tidak efektif juga.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Berkaitan dengan cara penyebarannya, International Office melakukannya dengan cara pendekatan kepada orang-orang internal UNS. Dalam hal ini adalah dosen, mahasiswa, atau karyawan yang bekerja di UNS. Jadi ketika ada acara seperti pameran luar negeri, kunjungan luar negeri, dan conference itu mereka dilibatkan yaitu dengan cara media iklan lini bawah ini dititipkan kepada mereka untuk disampaikan ke negara atau instansi yang menjadi tujuan di luar negeri. Cara ini dilakukan untuk meminimalkan dana yang harus dikeluarkan. Selain itu, untuk leaflet dan booklet juga disediakan oleh International Office di receptionist. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh peneliti, leaflet berisi tentang program yang ditawarkan kepada mahasiswa asing seperti program beasiswa dan program BIPA (Bahasa Indonesia bagi Penutur Asing), leaflet juga bisa berisi commit to user tentang fakultas dan program studi yang ditawarkan, nomor telepon, email, dan

90


digilib.uns.ac.id

faximile. Booklet berisi informasi tentang: lokasi geografis Univeritas Sebelas Maret; fakultas dan program studi yang ditawarkan; tinggal atau hidup di Surakarta; rangking UNS di dunia; fasilitas umum yang diberikan; penelitian yang dilakukan UNS; UNS membangun hubungan secara global yaitu Asia, Amerika, Australia, Afrika, Eropa; belajar bahasa Indonesia di UNS; UNS menawarkan beasiswa

untuk

mahasiswa

asing

dan

penjelasan

syarat-syarat

untuk

mendapatkannya; alamat website UNS, website International Office, nomor telepon, email dan faximile. Yang terakhir, spanduk acara berisi informasi acara yang saat itu sedang berlangsung. 1) Leaflet Berdasarkan

data

yang

diperoleh

peneliti,

International

Office

menggunakan leaflet ketika ada acara pameran luar negeri, kunjungan luar negeri, dan conference. Konten informasi yang disampaikan melalui leaflet ini adalah mengenai produk-produk jasa yang dimiliki UNS. Produk-produk tersebut adalah fakultas

dan

program

studi

yang

sudah

siap

untuk

menerima

dan

menyelenggarakan pendidikan bagi mahasiswa asing, serta program kuliah bahasa Indonesia. Seperti yang diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Leaflet ini kita pakai ketika ada pameran, kunjungan, conference atau semua kegiatan luar negeri itu kita selalu pakai. Konten informasi yang kita sampaikan seputar fakultas dan prodi yang dalam tanda kutip sudah siap kita jual. Tidak seperti di booklet itu kita masukkan semua, kalau yang di leaflet itu informasinya lebih khusus. Misalkan saja kita hanya menulis tentang kedokteran, teknik mesin, kemudian belajar bahasa Indonesia” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) commit to user

91


digilib.uns.ac.id

Berkaitan dengan hal tersebut Mohammad Anwar Ahmadi Omid mengungkapkan sebagai berikut: “Saya pernah baca itu, saya harus kuliah bahasa Indonesia sebelum S2 saya. Iya, itu isinya tentang kuliah bahasa Indonesia, BIPA. Jadi saya harus belajar bahasa Indonesia sebelum kuliah di UNS. Itu dua semester kuliah bahasa Indonesia.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office membuat leaflet untuk menyampaikan program-program yang ditawarkan kepada mahasiswa asing. Salah satu program tersebut adalah BIPA (Bahasa Indonesia bagi Penutur Asing) yaitu pembelajaran bahasa Indonesia bagi mahasiswa asing yang akan kuliah di UNS. 2) Booklet Booklet ini merupakan media penyampai pesan yang berbentuk cetakan yang kemasannya seperti buku. Bagi International Office, booklet digunakan untuk menyampaikan pesan tentang gambaran umum UNS yang meliputi sejarah dan perkembangan UNS, posisi geografis UNS, posisi UNS dalam perangkingan universitas di dunia, budaya dan ikon kota Surakarta, cara hidup di kota Surakarta, dan produk-produk jasa yang ditawarkan yaitu fakultas dan program studi di UNS yang sudah siap untuk menyelenggarakan pendidikan bagi mahasiswa asing. Hal ini diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Ya, kita membuat booklet tentang UNS secara umum. Materinya ya menerangkan tentang posisi geografis UNS, posisi di rangking dunia, menjelaskan tentang budaya dan icon tentang Solo atau UNS, dan produk jasa yang bisa kita tawarkan. Jadi isinya itu UNS apa, seperti apa, hidup di Solo seperti apa, kemudian UNS punya fakultas dan prodi apa saja yang siap. Nanti dibuatnya lebih provokatif, jadi tidak seperti profile”. commit to user

92


digilib.uns.ac.id

Hal serupa juga diungkapkan Cao Tai Loc sebagai berikut: “Isinya, jelaskan UNS, life in Solo, culture, itu saya suka culture Solo. Terus jurusan dan services. Banyak informasinya.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)

Penggunaan booklet tidak hanya dengan cara dititipkan kepada orang UNS yang ke luar negeri, melainkan orang asing yang berkunjung ke sini juga tidak luput dari mata International Office. Berikut pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi: “Kalau ada tamu asing yang datang ke UNS biasanya juga kita kasih. Jadi orang asing yang datang kita bawain, orang kita yang keluar negeri kita nitip”. (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

Masing-masing mahasiswa asing yang kuliah di UNS juga mendapatkan booklet. Berikut yang diungkapkan oleh Kristina Baina: “Saya baca itu, ada informasi, jadi lebih tahu UNS dan Solo. Sebelumnya tidak, tidak punya teman di Solo, tidak bisa tanya. Sekarang bisa cerita keluarga dan teman”. (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, penggunaan booklet ini tidak hanya sekedar diberikan kepada calon mahasiswa asing, namun juga diberikan kepada mahasiswa asing UNS. Booklet diberikan kepada mahasiswa asing UNS untuk melengkapai informasi yang diterima dan dimilikinya sehingga informasi tersebut bisa disampaikan kepada orang lain di negaranya masing-masing. Harapannya, UNS lebih dikenal oleh publik internasional dengan cara komunikasi yang murah.

commit to user

93


digilib.uns.ac.id

3) Banner Banner digunakan ketika ada acara pameran pendidikan. Informasi yang tercantum di banner adalah informasi tentang acara dan identitas UNS. Banner digunakan ketika pameran pendidikan. Penggunaan banner ini agar pengunjung yang melintas di area stand UNS dapat dengan mudah mengetahui bahwa ini stand UNS. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “...ada juga banner, kita pasang di depan stand biasanya. Biar pengunjung bisa melihat dan mudah membacanya, ini kami siapa dari mana. Begitu.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kita pakai banner itu kalau ada pameran pendidikan, kita taruh di depan stand biasanya. Terus kalau informasinya ya tentang, ini acara apa, dan ada identitas UNS di situ. Ya seperti itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) 4) Spanduk International Office juga menggunakan spanduk dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi, dalam hal ini adalah spanduk acara. Spanduk acara ini digunakan ketika ada acara outing class untuk mahasiswa asing, pameran beasiswa luar negeri, dan kuliah umum. Penggunaan spanduk acara ini untuk memberikan informasi tentang acara yang saat itu sedang berlangsung. Hal ini diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Iya kami membuat spanduk acara, itu kita pakainya ketika outling class nya mahasiswa asing, terus pameran beasiswa luar negeri, kuliah umum. Karena spanduk acara itu kita pakainya ketika penyelenggaraan acara saja. Dari segi fungsinya juga hanya sekedar memberitahukan acara yang sedang berlangsung saat itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) commit to user

94


digilib.uns.ac.id

Berikut yang disampaikan oleh mahasiswa asing Mohammad Anwar Ahmadi Omid : “Saya lihat itu. Pas acara pameran beasiswa di sini itu ya, ada spanduk itu.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Kristina Baina juga mengungkapkan sebagai berikut: “Lihat spanduk waktu acara outbond, isinya nama acara itu. Yang dibuat IO (International Office).” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Secara keseluruhan, alat-alat komunikasi yang digunakan International Office dalam periklanan ini sudah mampu dibuat secara in house yaitu International Office sudah dapat membuatnya dengan alat-alat yang tersedia. Seperti yang disampaikan Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kita sudah punya alat-alat produksi, alat-alat produksi untuk produk marketing kayak kamera, kayak spec komputer yang kuat untuk editing untuk desain grafis. Faktor pendukungnya kan secara alat itu, jadi sudah bisa melakukannya secara in house.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) b. Personal Selling International Office melakukan kegiatan personal selling dengan tujuan untuk mendapatkan tanggapan yang cepat dari calon mahasiswa asing atau instansi pendidikan luar negeri. Tanggapan yang dimaksud adalah ketertarikan untuk studi di UNS. Hal ini disampaikan oleh Agus Priyanto sebagai berikut: “Kita ingin menawarkan secara langsung, dan dapat respon langsung juga. Nah, itu kan bisa dilakukan lewat kunjungan dan pameran.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: commit to user

95


digilib.uns.ac.id

“Kami pakai personal selling karena, ingin menarik minat mereka dengan cepat, jadi kan apa yang kita promosikan itu, mereka cepat tanggapi.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Pihak-pihak yang dilibatkan dalam menjalankan kegiatan personal selling adalah karyawan International Office, Kepala International Office, Rektor, Dosen, Dekan, dan pihak atas nama International Office yang terkait kerjasama. Hal tersebut disampaikan Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Yang dilibatkan itu pimpinan universitas, kepala kantor, dekan, dosen juga, ya yang berkepentingan dengan kunjungan itulah.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Begini-begini, bisa IO sendiri dalam arti bapak Kepala atau Bapak kepala yang lain, bisa juga atas nama IO diwakili siapa tadi yang mempunyai inisiasi kerjasama. Tapi semua materi dari IO. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

Dalam menjalankan kegiatan personal selling, International Office menggunakan sales presentations, sales meetings, program-program insentif, dan pameran. 1) Sales Presentations International Office melakukan sales presentation melalui acara kunjungan. Kunjungan ini ada dua macam yaitu kunjungan dari UNS ke luar negeri dan kunjungan dari luar negeri ke UNS. International Office melakukan sales presentation di kedua bentuk kunjungan ini. Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Albert Muhammad I.N: “... kunjungan itu kita yang ke luar negeri atau mereka yang ke sini. Terus, kunjungan ke universitas itu nanti kita akan dipertemukan dengan jurusan to usermengadakan kerjasama, lalu kita mana atau fakultas manacommit yang ingin

96


digilib.uns.ac.id

melakukan komunikasi bla bla bla, ya promosilah, apa yang bisa kita berikan untuk mereka secara langsung. Terus ada juga kunjungan dari luar negeri ke sini seperti universitas dari Malaysia, Prancis, Italia. Mereka ke sini dengan beberapa dosen dan mahasiswa. Kemudian kita presentasikan UNS kepada mereka.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Dalam melakukan kunjungan luar negeri, International Office menyusun dan mengatur segala kebutuhan yang diperlukan sewaktu kunjungan. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Itu, kita yang arrange semuanya, kita yang kontak mereka, ya kita yang menghubungkan, tapi untuk yang menandatangani, itu bukan kapasitas kita. Karena itu kita melibatkan Kepala yang lain.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Isi materi yang yang digunakan ketika melakukan sales presentations adalah informasi tentang fakultas atau program studi yang sudah siap untuk bekerjasama dengan universitas lain di luar negeri dan program-program insentif. Albert Muhammad I.N menyatakan sebagai berikut: “... apa yang disiapkan adalah materi tentang fakultas atau jurusan apa yang bisa di-join-kan dengan mereka, yang pada akhirnya biasanya berujung pada student exchange. Terus ada juga program insentif seperti beasiswa dan BIPA.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

Berkaitan dengan sales presentation yang dilakukan International Office, Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut: “Pertama datang sini, ada presentasi dia, banyak informasi. Itu bantu saya. Saya jadi banyak tahu UNS. Dulu saya sedikit tahu, sampai sini saya tahu banyak. Presentasi itu baik informasinya.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)

Dalam melakukan sales presentation melalui kunjungan ini, International commitsebagai to userberikut: kartu nama, buku profile Office menggunakan bantuan alat-alat

97


digilib.uns.ac.id

UNS, buku panduan pelayanan mahasiswa asing, leaflet berbahasa Inggris dan Indonesia, video profile UNS, banner, dan merchandise berupa bolpoin, flashdisk, vandel. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Banyak yang kita bawa, diantaranya buku profile, buku panduan mahasiswa asing, leaflet, banner, merchandise, dan lain-lain. Kita pakai itu semua untuk membantu menyampaikan pesan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Pertama, kartu nama itu sudah jelas, kedua buku panduan profile UNS, buku panduan untuk pelayanan mahasiswa asing, leaflet berbahasa inggris indonesia, video profile, banner, terus marchandise berupa bolpoin, terus ada juga flashdisk. Seperti itu, dan juga vandel kalau ke universitas.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Kristina Baina juga menyampaikan hal serupa sebagai berikut: “Waktu mereka presentasi itu, itu ada buku panduan, leaflet, video, banner, merchandise, dan lainnya saya lupa. Kami diberi itu, oleh International Ofice.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) 2) Sales Meetings International Office melakukan persiapan dalam bentuk sales meeting sebelum melakukan kunjungan ataupun pameran. Dalam pertemuan ini membahas tentang: materi keunggulan yang dimiliki UNS, akses beasiswa yang bisa diperoleh mahasiswa asing, material support yang akan dibawa. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Pasti kami melakukan meeting sebelum acara, ya untuk mempersiapkan semua yang harus kita sampaikan, apa yg akan kita negosiasikan dengan pihak sana, apa yang harus dibawa ke sana. Ya itu biar semuanya berjalan sesuai rencana. Itu pasti kita lakukan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) commit to user

98


digilib.uns.ac.id

Hal tersebut diperjelas dengan pernyataan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Yang disiapkan apa, ya kita bikin materi-materi apa yang akan kita bawa ke sana, yaitu yang kita bicarakan. Pertama adalah materi untuk meeting di sana, kira-kira kita unggul dalam bidang apa, mereka unggul dalam bidang apa. Akses beasiswa apa yang bisa diaraih oleh mahasiswa sana dan mahasiswa kita. Terus yang kedua adalah material support seperti leaflet, booklet, flashdisk, bolpoin itu disiapkan.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) 3) Program-program Insentif Program-program insentif digunakan International Office untuk menarik minat calon mahasiswa agar kuliah di UNS. Bagi mahasiswa asing yang berminat kuliah di UNS, ada program yang dinamakan dengan BIPA yaitu program kuliah bahasa Indonesia bagi mahasiswa asing sebelum masuk ke perkuliahan reguler bersama dengan mahasiswa Indonesia. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut : “Iya, seperti tadi, BIPA itu kita buat karena belum ada kelas internasional. Jadi biar mahasiswa bisa kuliah reguler. Keuntungannya buat kita, dosen tidak perlu menggunakan bahasa Inggris, karena mahasiswa asing sudah bisa bahasa Indonesia. Dan mahasiswa juga tidak perlu khawatir selama di sini, karena mereka lebih dulu belajar bahasa Indonesia, kemudian barulah mereka masuk kuliah.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services)

Hal serupa juga disampaikan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut : “Satu, saya kuliah bahasa Indonesia 1 tahun, di sini, itu BIPA ya, setelah itu kuliah S2 teknik mesin sampai sekarang.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

commit to user

99


digilib.uns.ac.id

Program insentif yang lainnya adalah dengan mencarikan beasiswa ke DIKTI bagi mahasiswa asing yang studi di UNS. Berikut pernyataan yang disampaikan oleh Albert Muhammad I.N. : “Begini, jadi ketika kita melakukan kunjungan dan lainnya itu, kita selalu kasih insentif dalam bentuk beasiswa, kita carikan mereka beasiswa. Seperti darmasiswa, KNB, dan lainnya. Tujuan supaya mereka tertarik untuk ke sini.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Hal serupa juga diungkapkan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Mereka bilang beasiswa darmasiswa ke saya. Itu baik, karena di negaraku, aku kuliah Bahasa Indonesia. Beasiswa ya, darmasiswa itu membantu saya mudah kuliah di UNS. Saya bisa praktek, belajar bahasa Indonesia di UNS dengan murah.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Program-program insentif ini terbukti efektif memancing minat mahasiswa asing untuk studi di UNS. Hal tersebut diungkapkan melalui contoh dari Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Ada, sudah ada beberapa, satu dari Jepang, satu dari Mesir itu, itu semua seperti itu. Jadi di sana kita tawarkan, ada yang mau ikut? Setelah itu berlalu, terus ngobrol-ngbrol dan biasanya menemui IO, ada mahasiswa kami yang tertarik, mohon untuk difasilitasi. Ya, kita mengusahakan, kita mengajukan nama itu dengan berkas-berkas yang bersangkutan tadi.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

Cao Tai Loc kuliah di UNS setelah mendapatkan beasiswa darmasiswa. Informasi beasiswa ia peroleh melalui temannya yaitu mahasiswa Vietnam yang kuliah di UNS. Berikut yang ia ungkapkan: “Sebelum saya, ada teman kuliah di sini. Banyak tanya dia, bilang ada beasiswa darmasiswa. Saya ke embassy, masuk surat-surat untuk kuliah di UNS. Dan saya dapat beasiswa itu.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) commit to user

100


digilib.uns.ac.id

4) Pameran Pameran pendidikan ini terdiri dari dua macam yaitu pameran pendidikan yang diadakan di dalam negeri dan pameran pendidikan yang diadakan di luar negeri. Pameran pendidikan dalam negeri dan pameran luar negeri yang dilakukan International Office merupakan pameran yang diadakan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI). Melalui pameran yang diadakan oleh DIKTI, International Office berperan sebagai peserta. Berikut ini pernyataan dari Agus Dwi Priyanto: “Ya, kita ada pameran, itu dari DIKTI, kita sebagai perserta bersama universitas lainnya. Pameran ini tidak hanya ke luar negeri, tapi di dalam negeri juga.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Pameran ini dilakukan di dalam negeri dan luar negeri. Pemeran itu diadakan oleh DIKTI, jadi bersama-sama universitas yang lain itu langsung bertemu dengan calon pelanggan, mahasiswa-mahasiswa, orangorang yang ingin kuliah di Indonesia.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Pemeran pendidikan merupakan acara yang dikemas untuk umum. Alatalat promosi yang digunakan dalam pameran pendidikan dengan kunjungan hampir sama, yang membedakan hanyalah di dalam pameran tidak ada sesuatu yang mengarah pada hubungan kerjasama. Hal tersebut diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Kalau pameran, itu hampir sama, tapi kita tidak menyiapkan apa yang bisa di-join-kan. Karena pameran itu untuk umum, bukan untuk universitas.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Dalam menjalankan pameran pendidikan, International Office melibatkan user pameran pendidikan ini adalah pihak internal yaitu karyawannyacommit sendiri.toTujuan

101


digilib.uns.ac.id

untuk melakukan sosialisasi tentang UNS dan mencari mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Yang melakukan pameran kami sendiri, dari pihak internal IO. Tujuannya ya sosialisasi UNS, dan mencari mahasiswa.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal tersebut dipertegas oleh Sulistyo Joko Wahyudi yang mengungkapkan sebagai berikut: “Ya kami yang disuruh berangkat, cuma dari internal IO (International Office) saja yang ke sana. Nggak ada yang lain.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

Pelaksanaan pameran pendidikan adalah dengan membuaka stand di lokasi pemeran. Kemudian International Office memberikan informasi kepada pengunjung dengan melakukan tanya jawab dengan mereka. Selain itu juga dilakukan penyebaran leaflet dan pemasangan banner. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Kita jaga stand, kemudian kita memberi informasi kepada pengunjung, kita bagi media promo kita, kita pakai leaflet, pasang banner, kayak gitu. Oh iya, ketika pameran, kita juga dapat tanggapan langsung dari pengunjung, jadi kemarin itu dari Malaysia, itu kita dapat sekitar tujuh orang yang mengisi formulir untuk mendaftar kuliah di sini.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)

Sulistyo Joko Wahyudi mengungkapkan hal yang serupa sebagai berikut: “Kalau pameran itu, ya kita cuma buka stand aja, semua buka stand, terus ketika ada yang datang atau bertanya ya kita jelaskan dan kita jawab. (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

Hal serupa juga diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut:

commit to user

102


digilib.uns.ac.id

“Jadi, mereka buka stand, orang datang melihat dan bertanya. Saya juga datang waktu di UNS. Sepertinya mereka kerjasama dengan Australia. Itu bagus, mudah dapat informasi buat saya.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office telah melakukan pameran pendidikan di luar negeri satu kali yang diselenggarakan di Malaysia. Sedangkan di pameran di Indonesia juga sekali yang diadakan di UNS bersama dengan universitas-universitas dari Australia. c. Public Relations Pelaksanaan kegiatan public relations dilakukan oleh International Office dalam bentuk hubungan internal, hubungan eksternal, publikasi layanan, dan penguatan identity. 1) Hubungan Internal Hubungan

internal

merupakan

hubungan

dengan

karyawannya.

International Office mengadakan rapat secara rutin dua kali dalam sebulan untuk melakukan koordinasi dalam upaya peningkatkan kualitas kerja karyawan. Rapat juga difungsikan sebagai tempat pengakraban antar karyawan dan sharing tentang keluhan atau permasalah yang dihadapi saat menjalankan jobdesk. Berikut pernyataan dari Agus Dwi Priyanto: “Ooo, per bulan 2 kali. Untuk konsolidasi kegiatan, ya itu pokoknya minimal 2 minggu sekali. Konsolidasi maksudnya, kita kan punya 5 divisi, divisi itu kan punya tugasnya masing-masing, kita integrasikan pelaksanaan tugas-tugas mereka, ya biar lebih maksimal kerja dan hasilnya.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)

Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Ada rapat dua kali sebulan, ya untuk koordinasi biar kinerjanya commit to lebih user akrab, jadi bisa sharing keluhan meningkat, juga biar secara internal

103


digilib.uns.ac.id

dan masalah ketika bekerja, begitu”. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) 2) Hubungan Eksternal a) Hubungan dengan Mahasiswa Asing Membangun hubungan baik dengan mahasiswa asing wajib dilakukan karena mereka yang mendapatkan dan merasakan secara langsung jasa yang diberikan oleh UNS. Membangun hubungan baik dapat dilakukan melalui pelayanan yang cepat tanggap dan penuh perhatian terhadap mahasiswa. Kepuasan mahasiswa asing menjadi kepuasan bagi UNS yang telah memberikan pelayan jasa kepada mereka. Seperti yang diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Membangun hubungan baik dengan mahasiswa asing itu melalui pelayanan. Kita coba mencukupi semua kebutuhan mereka karena mereka sekarang tinggal di negara ini. Banyak hal yang berbeda jadi kita harus memperhatikan mereka, cepat tanggap dengan mereka. Kalau tidak begitu, mereka bisa kecewa. Kita harus menanamkan pemikiran, kepuasan mereka adalah kepuasan kita.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) International Office menciptakan suasana kekeluargaan dan bersahabat dengan para mahasiswa asing untuk meningkatkan keakraban dan memudahkan komunikasi antara kedua belah pihak. Selain itu, hubungan yang dekat dengan mahasiswa asing memudahkan International Office untuk mengetahui feedback setelah memberikan layanan. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Hubungan kekeluargaan dibangun, bersahabat dengan mereka. Jadi kita mudah dapat feedback dari mereka. Mereka mau ini, mau ini, mereka tidak suka ini, ya begitulah. Kita jadi tahu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) commit to user

104


digilib.uns.ac.id

Hal serupa juga diungkapkan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Aku ngomong tidak formal, jadi tidak malu. Mereka baik, aku senang dengan mereka. Mereka seperti temanku. Kalau formal aku malu pasti.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Cao Tai Loc juga menyatakan hal sebagai berikut: “Ya mereka baik, sedikit saya kasihan, mereka sedikit jumlah, harus melayani banyak mahasiswa. Itu baik. Saya suka kerja mereka. Mereka baik, dan selalu bantu saya.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) b) Hubungan dengan Pers Membangun kerjasama dan hubungan baik dengan pers dilakukan untuk menjaga dan menambah jumlah publikasi yang positif tentang UNS. Dalam membangun hubungan ini, International Office melakukannya dengan cara melayani kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pers dan memperlakukan mereka dengan baik. International Office melayani kebutuhan informasi kepada pers melalui press release, press conference dan wawancara kepada pihak yang mempunyai kewenangan untuk menjawab. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Hubungan informal kita jalan, hubungan formal kita dengan teman-teman Humas, dan kalau kita punya sesuatu yang bisa diberitakan ya kita membuat release, dan biasanya saya sendiri yang bikin. Bahkan saya bikin tidak hanya dalam bentuk release, saya buat news report yang ready to publish, supaya teman-teman wartawan tinggal cuma nambahin lah, tinggal nambahin kalau kita ketemu ketika press conference itu. Release yang saya buat seperti itulah, yang sudah siap terbit.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga diungkapkan oleh Albert Muhammad I.N sebagai berikut: “Kami coba selalu usahakan, menjaga dan menambah publikasi berita yang positif, dari pers, karena itu kami sediakan informasi ke mereka melalui press release, press conference atau wawancara secara langsung, to user kedatangan mereka dengan cara lalu melayani mereka dancommit menyambut

105


digilib.uns.ac.id

yang baik juga”. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa) Membangun hubungan baik dengan pers penting untuk dilakukan karena pers adalah mitra kerja International Office. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Mereka kan juga mitra, kita tidak bisa bekerja sendiri sendiri iya kan, korp bisnis mereka kan di informasi, kita adalah sebuah informasi dan kita butuh informasi kita disebarkan.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)

Berkaitan dengan cara penyampaian press release kepada pers, International Office melibatkan Humas UNS yang digunakan sebagai jembatan untuk menyampaikan press release kepada wartawan-wartawan. Berikut pernyataan dari Albert Muhammad I.N: “Ya, kami membuat press release kemudian memberikannya kepada koordinator wartawan, kemudian diberikan disampaikan kepada wartawan-wartawan. Koordinator wartawan ini ada di Humas UNS”. (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

Press release yang dibuat oleh International Office ini berisikan tentang acara-acara mahasiswa asing UNS, kunjungan luar negeri dan kunjungan dari luar negeri ke UNS, pameran pendidikan di luar negeri dan di dalam negeri, dan kesepakatan kerjasama yang dilakukan oleh UNS dengan universitas lain. Surat kabar yang sering memberitakan adalah Joglosemar, Solopos dan Suara Merdeka, sedangkan untuk media televisi adalah TATV dan JogjaTV. Media dari luar negeri sangat diharapkan dapat melakukan publikasi tentang UNS, namun hal itu masih sulit untuk diusahakan oleh International Office. commit to user

106


digilib.uns.ac.id

c) Hubungan dengan pemerintah Menjaga hubungan baik dengan pemerintah menjadi kewajiban bagi International Office demi mempermudah langkah dalam pencapaian tujuan. Instansi-instansi pemerintah yang bekerjasama dengan UNS adalah DIKTI, Kedutaan Besar, Dinas Pariwisata Kota Surakarta, Dinas Kepolisian, dan Dinas Transmigrasi. Hal tersebut diungkapkan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Untuk mempermudah ruang gerak kami, kami membangun hubungan dengan DIKTI, Kedutaan Besar, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Surakarta, terus Dinas Kepolisian, dan Dinas Transmigrasi. Yaa ini memang harus kita lakukan, karena memang akses itu akan mudah ya, kalau hubungan sudah terjalin dengan baik”. (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga disampaikan oleh Albert Muhammad I.N. sebagai berikut: “Iya mas, supaya aksesnya mudah. Kami sering berhubungan dengan imigrasi, kepolisian, DIKTI, dan lain sebagainya. Itu kita bangun semua, biar mudah aksesnya.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

International Office membangun hubungan baik dengan DIKTI berkaitan dengan kebijakan sehubungan dengan kedudukan UNS ada di bawah DIKTI. Hubungan baik harus diciptakan supaya kebijkan yang dikeluarkan DIKTI menguntungkan UNS seperti dalam hal beasiswa. Kedutaan Besar merupakan penyambung lidah dari mahasiswa asing ke DIKTI dan ke UNS. Hubungan baik harus diciptakan untuk mempermudah akses informasi bagi mahasiswa asing berkaitan dengan kuliah di UNS. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Surakarta memberikan informasi yang banyak mengenai kalender acara di Kota Surakarta dan banyak mahasiswa asing yang sangat berminat untuk terlibatcommit dalamto user acara yang berkelas Internasional.

107


digilib.uns.ac.id

Keberadaan warga negara asing di Indonesia harus diketahui oleh Dinas Kepolisian setempat, sehingga hubungan baik harus terjalin untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi merupakan dinas yang mengelola ijin warga negara asing yang menempati Indonesia. Hubungan yang baik perlu diciptakan untuk kemudahan akses. d) Hubungan dengan luar negeri International Office merupakan ujung tombak Internasionalisasi UNS, segala hal yang berhubungan dengan urusan luar negeri menjadi tanggung jawabnya. Membangun hubungan baik dengan luar negeri sangatlah penting untuk dilakukan. Beberapa pihak dari luar negeri yang bekerja sama adalah Kedutaan Besar dari luar negeri, Universitas-universitas dari luar negeri, taskforce hubungan luar negeri. International Office bekerja sama dengan Kedutaan Besar ini karena dalam aktivitasnya memang berkaitan dengan hubungan luar negeri yang salah satunya adalah keberadaan mahasiswa asing yang studi di UNS dan tinggal di negara Indonesia. Berikut pernyataan dari Albert Muhammad I.N: “Kan mereka sering menanyakan, gimana kabar warga negara kami yang kuliah di UNS, ada berapa jumlahnya, mengambil studi apa, ya seperti itulah. Jadi ya karena kita memiliki mahasiswa asing itu, kita menjadi terhubung dengan kedutaan besar mereka. Hubungan ini harus dijaga, supaya kalau ada apa-apa dengan mahasiswa, kita mudah menindaklanjutinya.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa)

Dalam upaya membangun hubungan baik dengan luar negeri, International Office menciptakan kesan yang baik melalui komunikasi elektronik dan commit to userdiwujudkan dengan memberikan komunikasi secara langsung. Hal tersebut

108


digilib.uns.ac.id

pelayanan kepada mereka dengan standar pelayanan mereka. Hal tersebut diungkapkan Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Kesan baik, baik melalui komunikasi elektronik maupun komunikasi verbal secara langsung, mereka sering datang ke sini kita beri layanan. Kita ikuti standar pelayanan mereka, ya kayak gitu. Terus, kebanyakan kita membangun hubungannya dengan universitas.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office)

International Office membangun kerjasama dengan universitas-universitas di luar negeri berikut ini: dari America yaitu Pittsburgh University, Florida State University; dari Australia yaitu Curtin University, Griffith University, La Trobe University; dari Egypt yaitu Al-Azhar University, Cairo University, Canal Suez University, Ain Shams University; dari France yaitu La Rochelle University; dari Germany yaitu Karlsruhe University, International Education Center for Energy Solution (ENED); dari Netherland yaitu Utrecht University, Leiden University; dari Philipphines yaitu The University of Philipphines Los Banos (UPLB), SEARCA; dari China yaitu Jinan University, Guangxi University for Nationalities, Guangdong University, Zhanjiang University, South China University of Tropical Argiculture, Chinese Academy of Tropical Agriculture Science; dari Japan yaitu Tottori University, Kokushikan University; dari Thailand yaitu Chiang Mai University, Kasetsart University, Prince of Songkla University; dari Malaysia yaitu Universiti Sains Malaysia, Universiti Teknikal Melaka, Universiti Utara Malaysia, Universiti Tun Abdul Razak. Untuk mempermudah dan memperlancar hubungan dengan universitas di luar negeri, International Office membangun hubungan melalui taskforce yang commit to user

109


digilib.uns.ac.id

akan menjembatani antara International Office dengan Universitas yang bersangkutan. Berikut ini pernyataan dari Albert Muhammad I.N: “Khusus untuk yang di Australia, kita punya taskforce tersendiri. Itu namanya ibu Merry, beliau adalah perwakilan kita di Australia. Jadi ketika ada univerirsitas di sana mau bekerja sama dengan UNS, itu melalui dia. Tapi ini khusus hanya untuk di Australia. Diharapkan kita bisa juga untuk ke benua yang lain.” (Albert Muhammad I.N, Staf Administrasi & Keuangan, Pelayanan Mahasiswa). 3) Publikasi Layanan International Office melakukan publikasi dalam bentuk materi audio visual yang terdiri dari video profil dan video acara. Video profile profile ini memiliki fungsi yang sama dengan booklet dalam periklanan yang dibuat oleh International Office. Materi yang terkandung di dalamnya juga sama, hanya berbeda dalam hal bentuk, yaitu video profil itu audio visual sedangkan booklet itu visual yang dimuat dalam kertas. Seperti yang diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi : “Ya sama dengan booklet itu, ya materi pendukung itu, pendukung untuk promo. Kontennya kan sama dengan booklet, cuma medianya aja yang video. Ngomongin tentang UNS itu di mana, UNS seperti apa, prestasi di dunianya seperti apa, letak gegrafisnya di mana, di Solo, di Solo itu di mana, Indonesia, Indonesia itu dekat mana, dekat Borobudur, kehidupan di Solo seperti apa, punya fakultas apa saja, ya begitulah.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, dari segi penggunaanya, video profile memiliki kesamaan dengan booklet yang dibuat International Office. International

Office

menggunakan

video

profile

yaitu

memutar

dan

membagikannya ketika ada acara-acara berikut: kunjungan, pameran, dan conference. Jumlah produksi video profil terbatas, berbeda dengan booklet. commit to user

110


digilib.uns.ac.id

Booklet lebih banyak karena dari segi biaya pembuatannya lebih murah dibandingkan dengan video profil. Selain menggunkan video profil, International Office juga menggunakan video acara. Video acara ini sifatnya dokumentasi yaitu dibuat ketika ada acaraacara seperti outbond, kunjungan budaya, belajar budaya, culture night. Walaupun hanya dokumentasi, tetapi International Office tidak asal-asalan dalam membuatnya karena video acara ini akan diupload di internet melalui youtube dan di-share melalui facebook. Berikut penjelasan dari Sulistyo Joko Wahyudi : “Itu dokumentasi acara mahasiswa asing, acara outbond misalkan, acara kunjungan budaya ke mana, belajar batik, ke tempat pembuatan gamelan, atau culture night. Bikin clip kecil-kecil, kadang setiap acara juga kita bikin opening acaranya ya identity acaranya, bumper-bumper gitu. Ada yang versi panjang yang itu biasanya culture night. Nah, itu nanti kalau dah jadi kita upload di youtube, lalu di-share di facebook.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Berkaitan dengan video acara, Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut: “Video acara melihat, bagus, bisa buat tertawa. Malu lihat, jadi tertawa ... itu lihat di youtube, juga download.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Mohammad Anwar Ahmadi Omid juga mengungkapkan sebagai berikut: “Iya, mereka buat video. Ketika di Bali, belajar menari, belajar gamelan, membuat batik, maaf membatik maksudnya, mereka juga buat itu. Itu baik, bisa membuat memory, membuat tidak lupa ya.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

4) Penguatan Identitas International office juga menggunakan merchandise untuk mengauatkan identitas UNS. Merchandise digunakan oleh International Office untuk membuat commit to user

111


digilib.uns.ac.id

mahasiswa asing maupun tamu dari luar negeri teringat dengan aktivitas-aktivitas yang pernah dilakukannya di UNS. Di

dalam

merchandise

tercantum

logo

UNS

dan

acara

yang

diselenggarakan saat itu. Pencantuman logo dan nama acara ini penting karena agar penerima merchandise selalu ingat dengan UNS dan acara yang pernah diikuti. Beberapa merchandise yang dibuat IO adalah flashdisk, bolpoin, vandel, mug, t-shirt dan foto. Hal ini sesuai dengan yang disampaikan Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Yang kita buat itu flashdisk, bolpoin, vandel, mug, t-shirt. Kalau yang lainnya itu per acara biasanya beda-beda, jadi ya tergantung mahasiswa atau tamu yang datang juga, gitu. Tapi yang standar itu tadi. Kadang ada tambahan, atau kadang kita pakai foto. Itu kita berikan kepada mereka, kita bagikan, jadi sewaktu pulang itu ada kenang-kenangan dari acara yang telah diselenggarakan, kan di situ tercantum logo UNS dan acara.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Hal serupa juga disampaikan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Iya, saya dikasih mug, t-shirt, bolpoin, iya flashdisk. Notebook (buku catatan) dikasih ada nama acara, ada logo, tulisan UNS. Saya senang dapat itu.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Mohammad Anwar Ahmadi Omid juga menyampaikan sebagai berikut: “Saya dapat mug, flashdik, ini waktu pertama datang, ada yang lain, tapi saya lupa.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

d. Direct Marketing International Office tidak menggunakan semua bentuk direct marketing. Hanya satu jenis saja yang digunakan yaitu online marketing yang terdiri dari website, facebook page, youtube, dan e-mail. Online marketing digunakan karena commit to user

112


digilib.uns.ac.id

internet jangkauannya luas, informasi mudah diakses, murah, dan bisa dikelola sendiri. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut: “Kalau ini kita lebih pada penggunaan online marketing, kenapa, karena pasar kita internasional, semua orang mudah bisa mengakses internet, dan internet ini tidak terbatas jarak ya, semua ada di situ. Ketika orang mencari informasi apa, pertama larinya pasti ke internet. Dan dari segi biaya juga ini murah, karena kita sendiri yang kelola.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office) Hal serupa juga disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kita pakai online marketing, jadi kita bikin website, facebook page, terus youtube, iya kita ada juga e-mail. Bagi kami ini murah, dan semua orang bisa mengakses informasi melalui internet.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

Isi pesan yang ingin disampaikan International Office melalui direct marketing adalah menunjukkan kepada publik bahwa UNS memiliki kualitas. Kualitas UNS ini dikemas dalam bentuk berita-berita yang pada akhirnya ditujukan untuk meningkatkan kerjasama dan jumlah mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Ya menunjukkan bahwa kita punya ini, punya ini itu, ya kemasankemasan informasi tadi yang kita beritakan, ingin kita sampaikan ke publik itu, bahwa kita punya ini itu artinya punya kualitas, kita punya aktivitas yang selama ini sudah berjalan ... ujung-ujungnya juga untuk mendatangkan: satu kerjasama, dua mendatangkan mahasiswa asing.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) 1) Website International Office UNS International Office membuat situs web www.io.uns.ac.id untuk menjalankan komunikasi pemasaran. Selain itu, International Office juga membuat account di situs jejaring sosial yaitu facebook page UNS International commit to user

113


digilib.uns.ac.id

Office. Hal ini dimaksudkan untuk membuat koneksi antara web International Office dengan facebook page. Berikut ini pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi: “Iya, ada, io.uns.ac.id itu ada. Terus di dalam situ kita konekkan dengan facebook page-nya IO. Jadi IO punya facebook page juga di facebook, kita konekkan juga dengan situs resmi kita.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Mahasiswa asing mendapatkan informasi tentang UNS melalui website. Informasi di website dapat diakses oleh mahasiswa asing ketika masih di negaranya. Hal tersebut diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut: “Informasi, pertama kali saya dapat dari website, ya mana lagi dapat saya, itu yang bisa saya lakukan dari negaraku. Membuka internet dan dapat informasi dari website.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Hal serupa juga diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut: “Website saya buka, baik informasinya. Saya punya banyak informasi dari itu. Dapat informasi UNS, life in Solo, dan banyak lain.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) Berdasarkan pengamatan peneliti, di website Univeritas Sebelas Maret yang beralamatkan di www.uns.ac.id bisa dijumpai find page website International Office. Melalui website induk UNS itu, pengunjung website bisa menemukan link untuk masuk di website International Office. Peneliti melingkari find page website International Office dengan garis merah untuk memperjelas gambar tersebut. Berikut tampilan gambarnya :

commit to user

114


digilib.uns.ac.id

Gambar 3.1 Website UNS

commit to user

115


digilib.uns.ac.id

Gambar 3.2 Website International Office

Website International Office menggunakan bahasa Inggris. Penggunaan website International Office bertujuan untuk menyebarluaskan informasiinformasi kepada publik. Informasi yang disebarkan melalui website ini didominasi tentang aktivitas-aktivitas mahasiswa asing. Aktivitas-aktivitas tersebut dikemas dalam bentuk berita yang kemudian ditampilkan ke dalam website International Office dan facebook page-nya. Selain itu, website juga menyediakan informasi tentang produk-produk layanan International Office, program-program beasiswa yang disediakan untuk orang asing, dan beasiswa yang disediakan pihak luar ke sini. Hal tersebut disampaikan oleh Agus Dwi Priyanto sebagai berikut:

commit to user

116


digilib.uns.ac.id

“Supaya orang tidak harus secara fisik datang ke sini. Mereka bisa dapat dengan mudah mengetahui fasilitas dan layanan apa yang diberikan International Office, dan memudahkan arus informasi ke publik. Kalau informasinya, itu tentang produk-produk layanan International Office, program-program beasiswa yang disediakan untuk orang asing, beasiswa yang disediakan pihak luar ke sini, kegiatan-kegiatan yang mendukung program International Office.” (Agus Dwi Priyanto, Kepala International Office). Sulistyo Joko Wahyudi juga menyampaikan sebagai berikut: “Ya menyebar informasi, informasi itu kan kadang ada intern untuk orang UNS sendiri, ada yang ekstern untuk pihak luar. Dan yang paling dominan selama ini yang sering kita lakukan, web itu kita gunakan untuk memberitakan aktivitas mahasiswa asing di UNS. Jadi acara-acara mereka, aktivitas-aktivitas mereka di sini kita kemas dalam bentuk berita untuk kita tayangkan di situ. Nah kita lebih percaya dengan model kemasan promo seperti itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia).

Berdasarkan pengamatan peneliti, selain informasi tentang aktivitasaktivitas mahasiswa asing, website juga menyediakan informasi sebagai berikut: pertama, halaman home website menyajikan informasi terbaru tentang beasiswa luar negeri, tinggal dan hidup di Surakarta, berita-berita UNS, mahasiswa luar negeri yang kuliah di UNS, kalender event Surakarta; kedua, halaman UNS International Offce menyajikan informasi tentang profil International Office dan kontak; ketiga, halaman International Collaboration berisi tentang kerjasama internasional, bagaimana menjalin hubungan internasional, partners internasional, pemetaan kerjasama UNS; keempat, halaman International Student berisi tentang tinggal dan hidup di Surakarta, mahasiswa asing yang kuliah di UNS, pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing; kelima, halaman scholarship berisi tentang informasi beasiswa untuk mahasiswa asing, dan informasi beasiswa untuk commit to user kuliah ke luar negeri; keenam, halaman repository masih kosong. 117


digilib.uns.ac.id

Halaman repository ini direncanakan akan berisi informasi tentang panduan bagi mahasiswa luar negeri, bagaimana caranya mendaftarkan diri sebagai mahasiswa UNS dan lainnya yang berkaitan dengan proses penerimaan mahasiswa asing di UNS. Informasi ini belum tersedia karena sistemnya belum ada, hal tersebut masih menunggu keputusan dari pihak kantor Sistem Penerimaan Mahasiswa Asing (SPMB) untuk membangun dan menyampaikan sistem yang sudah jadi kepada International Office, karena kewenangan untuk membangun sistem tersebut bukan di pihak International Office.

2) Menciptakan Komunikasi Web International Office menciptakan komunikasi web dengan menggunakan facebook page. Facebook page ini terhubung langsung dengan website www.io.uns.ac.id, hal ini agar berita yang di-update melalui facebook dapat terlihat di website. Ini juga berlaku sebaliknya yaitu agar berita yang di-update melalui website dapat terlihat di facebook. Informasi yang disampaikan melalui facebook page Intenational Office ini berupa berita tentang aktivitas-aktivitas yang dilakukan International Office. Berikut pernyataan dari Sulistyo Joko Wahyudi : “Yang kita lakukan, eee di IO itu kan ada acara rutin untuk mahasiswa asing seperti culture night, kemudian acara-acara lain mulai mereka datang hingga ke pelepasan. Kita orientasi sampai mereka datang di sini kita bikinkan banyak acara. Outbond, kunjungan-kunjungan budaya, culture night yang nanti pada akhirnya farewell (pelepasan) itu juga kita bikinkan acara untuk mereka. Acara untuk mereka itu kan kadang yang sifatnya budaya. Nah, acara-acara itu yang kita kemas dan baik dokumentasinya maupun promo-promo kecilnya itu yang kita nanti kita tayangkan di youtube, findpage facebook-nya IO.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) commit to user

118


digilib.uns.ac.id

Hal serupa juga disampaikan oleh Ibrahim sebagai berikut: “Benar, update informasi sama di facebook dan website. Itu membuat mudah ingat, mudah buka juga, karena sudah connect.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina)

Tampilan website International Office dengan facebook connect adalah sebagai berikut: Gambar 3.3 Website International Office dengan Facebook Connect

Berdasarkan gambar tersebut, facebook connect dimuat dalam halaman website International Office. Bila pengunjung klik link facebook “UNS International Office” maka akan terhubung langsung dengan “facebook page International Office”. Di website juga dimuat berita “Warna-warni Pendidikan Jogja TV, UNS Cultural Night 2012”. Pengunjung yang klik link tersebut akan terhubung ke youtube yang halamannya berisikan video dokumentasi acaranya.

commit to user

119


digilib.uns.ac.id

Sedangkan tampilan facebook page International Office adalah sebagai berikut: Gambar 3.4 Facebook Page International Office

Berdasarkan gambar tersebut, website dan facebook page International Office menujukkan update informasi yang sama. Dalam wawancaranya, Sulistyo Joko Wahyudi menambahkan terdapat ledakan marketing melalui youtube dan situs jejaring sosial facebook. Berikut pernyataannya: “Jadi cara kita melakukan pemasaran melalui ini dengan, kita kemas promosi itu melalui news gitu ya. Aktivitas kita apa kita kemas dalam kemasan berita. Kita beritakan, kita ceritakan keluar, dan kadang-kadang temen-temen itu yang nge-share lagi. Jadi ledakan marketing-nya ya ledakan lewat facebook, lewat youtube, jejaring sosial.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) commit to user

120


digilib.uns.ac.id

Mohammad Anwar Ahmadi Omid juga mengungkapkan sebagai berikut: “Saya sering share informasi, dari facebook ke teman-teman. Bentuknya bisa tulisan, bisa link video youtube. Kadang-kadang teman tanya, terus saya jawab itu. Iya, comment.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

Youtube digunakan oleh International Office untuk meng-upload video aktivitas-aktivitas mahasiswa asing selama menjadi mahasiswa di UNS. Setelah itu International Office menampilkan link di facebook page agar bisa dilihat oleh member-nya.

Member

meresponnya

dengan

melakukan

comment,

atau

menyampaikannya (share) ke teman-temannya. Hal tersebut seperti yang diungkapkan Sulistyo Joko Wahyudi: “Jadi yang acara cultural night itu kan opening-nya kita upload. Lalu mereka share, kemudian teman-teman mereka menanyakan yang dari Prancis, Kroasia dan lainnya juga lihat. Kemudian mereka tahu, ada acara ini to. Itu di mana? Di UNS, UNS mana? Solo. Kemudian mereka tahu siapa kita. Jadi secara tidak langsung kan kita juga melakukan promo dengan itu, tetapi sifatnya tidak komersil, tetapi membangun awareness melalui layanan-layanan itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Hal serupa juga disampaikan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut: “Teman-temanku tahu saya di sini, dari facebook, dari share informasi. Mereka lihat itu, lihat UNS lewat itu. Saya sering, teman tanya,’Itu acara UNS ya?’ Ya ini acara UNS.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

Dalam

menciptakan

komunikasi

pemasaran

melalui

media

ini,

International Office melakukannya dengan cara yang dijelaskan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: commit to user

121


digilib.uns.ac.id

“Cara melalui facebook page ini, jadi kami menyebarkan informasi, mereka merespon dengan bertanya atau nge-like, lalu kami menanggapinya dengan menjawab atau sedikit bercanda dengan mereka. Nah biasanya seteleh mereka tahu informasi itu, mereka terus nge-share informasi ini ke teman-temannya”. (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Berikut ini pernyataan-pernyataan yang diungkapkan mahasiswa asing terkait dengan keberadaan facebook page UNS International Office. Cao Tai Loc mengungkapkan sebagai berikut: “Informasi bagus, saya banyak tahu, itu informasi banyak tentang aktivitas, dan informasi remembering untuk lakukan ini, ya remembering. Dan ya, bisa chatting dengan teman-teman.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) Mohammad Anwar Ahmadi Omid mengungkapkan sebagai berikut: “Itu baik, itu membuat kita bisa ngobrol, comment. Ada posting, kita baca, kita comment. Mereka (International Office) juga menjawab kalau kita tanya. Dan, itu bisa dibaca banyak orang. Jadi cepat, mudah.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Kristina Baina mengungkapkan sebagai berikut: “iya, kita dapat informasi, ada link kita acara, ada juga perintah untuk kita. Kita harus perpanjang Visa, seperti itu. Dan banyak lain. Kalau tidak tahu, kita bisa tanya.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia) Melalui facebook page, International Office membangun komunitas untuk memberi kemudahan dalam berbagi informasi. Pengunjung website bisa dengan mudah berkomunikasi langsung dengan International Office atau berkomunikasi dengan komunitas yang sudah dibangun melalui facebook page International Office. Kemudahan berbagi pesan diciptakan oleh International Office agar terjadi komunikasi yang efektif. commit to user

122


digilib.uns.ac.id

3) Penggunaan E-mail Dalam menjalankan aktivitas direct marketing, International Office menggunakan e-mail: [email protected]. E-mail ini dapat didapatkan dengan mudah melalui website International Office di www.io.uns.ac.id. Pengunaan e-mail ini untuk berkomunikasi dengan pengunjung website, mahasiswa, calon mahasiswa, Kedutaan Besar yang memiliki hubungan dengan UNS, Kementerian Luar Negeri, Dikti, dan Universitas-universitas yang membangun kerjasama dengan UNS. Hal ini disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Ya ada, bisa dong, di situ kan ada kontaknya e-mail. Kita menggunakannya dengan pengunjung website, mahasiswa, dengan calon mahasiswa yang bertanya, dengan kedubes yang berhubungan dengan UNS, dengan kementerian luar negeri, dengan Dikti, dengan universitas lain, dengan yang berhubungan dengan pendidikan. Koliganya ya sekitar itu saja.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

e. Word of Mouth International Office benar-benar menyadari bahwa komunikasi dari mulut ke mulut sangat penting dalam melakukan pemasaran jasa. Oleh karena itu, pelayanan kepada mahasiswa asing terus ditingkatkan untuk menciptakan komunikasi yang baik dari mulut ke mulut. Banyak mahasiswa asing yang kuliah di UNS yang merupakan hasil dari proses komunikasi dari mulut ke mulut. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Ada banyak, kita menyadari betul kalau komunikasi dari mulut ke mulut ini sangat efektif sekali. Itu promosi yang gratis, tidak perlu pergi keluar. Dan beberapa tahun ini, kita amati, banyak mahasiswa yang kuliah ke sini karena diajak oleh temannya.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) commit to user

123


digilib.uns.ac.id

Hal serupa juga disampaikan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Iya, banyak itu yang ke sini karena diajak temannya. Makanya sekarang kita tingkatkan pelayanan.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Word of mouth atau komunikasi dari mulut ke mulut tidak tercipta dengan sendirinya, namun ada proses dibalik terciptanya komunikasi melalui mulut ke mulut ini. Pelayanan jasa yang baik kepada mahasiswa asing memberikan efek yang positif bagi terbangunannya kesan yang baik di kalangan mahasiswa asing. International Office menggunakan layanan-layanan ini dalam melakukan perencanaan komunikasi dari mulut ke mulut. Hal tersebut juga diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Ada banyak layanan, mulai dari layanan kedatangan, layanan ijin tinggal di imigrasi, layanan pendampingan seperti mencarikan kos, kemudian layanan akademik dan matrikulasi seperti serah terima mahasiswa di prodi yang dituju, layanan kesehatan yaitu jadi mahasiswa harus memiliki asuransi kesehatan, eee layanan sosial budaya itu yaaa layanan social gathering and culture gathering,terus eee layanan advokasi jadi ketika ada masalah hukum kita melakukan pendampingan, kemudian layanan pelepasan. Ini semua kita berikan ke mereka supaya mereka nyaman, tidak ada masalah, dan puas dengan apa yang kita berikan ke mereka.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) Terkait dengan pemberian layanan tersebut, Ibrahim mengungkapkan sebagai berikut: “Saya sangat senang dengan service di sini, mereka jemput saya di airport, cari saya tempat tinggal, kasih tahu warung makan. Mereka baik, di luar negeri, saya tidak lihat seperti ini.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina) Berdasarkan data yang diperoleh peneliti, International Office memiliki delapan pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing, terdiri dari: commit to user

124


digilib.uns.ac.id

1) Layanan kedatangan yang meliputi penjemputan, akomodasi sementara, orientasi kampus dan Surakarta, pembekalan mahasiswa, pendampingan mahasiswa dalam mendapatkan akomodasi permanen. 2) Layanan imigrasi dan ijin tinggal yang terdiri dari pengurusan visa tinggal (KITAS), pelaporan ke Poltabes saat pertama kali tiba di UNS, pengurusan Surat Keterangan Laporan Dini(SKLD), pengurusan Allien ID Card atau KTP orang asing, dan pelaporan database mahasiswa internasional secara berkala ke Poltabes Surakarta. 3) Layanan pendampingan yaitu pendampingan saat mencari kos atau tempat tinggal

sementara,

bersangkutan

monitoring

mendapatkan

dan

beasiswa

menjamin untuk

mahasiswa

hidup,

yang

pendampingan

berkelanjutan terhadap masalah teknis atau non teknis selama mahasiswa internasional studi di UNS. 4) Layanan akademik dan matrikulasi yang berupa matrikulasi dan pengantar pelajaran bahasa Indonesia, perpanjangan beasiswa dan ijin belajar mahasiswa, registrasi sebagai mahasiswa baru di UNS, memastikan mahasiswa internasional mendapatkan atribut UNS, melakukan serah terima mahasiswa yang bersangkutan kepada program studi yang dituju, bersama dengan pembimbing akademik secara aktiv memonitor hasil studi mahasiswa internasional, mempersiapkan sertifikat/ ijazah/ rekap nilai saat mahasiswa yang bersangkutan selesai masa studi. 5) Layanan kesehatan yaitu memastikan bahwa mahasiswa internsional sudah memiliki asuransi kesehatan. commit to user

125


digilib.uns.ac.id

6) Layanan sosial budaya terdiri dari memperkenalkan budaya Indonesia khususnya budaya Jawa kepada mahasiswa Internasional, memberikan berbagai kursus atau keterampilan yang berhubungan dengan budaya Indonesia (menari, gamelan, membatik), memberikan bekal kepada mahasiswa internasional bagaimana hidup aman dan nyaman di kultur budaya Solo-Indonesia. 7) Layanan advokasi yaitu dengan memberikan pendampingan jika suatu saat mahasiswa

mendapatkan

masalah

terkait

hukum

Indonesia,

dan

memberikan pngertiuan tentang hukum-hukum yang terkait dengan orang asing di Indonesia. 8) Layanan

pelepasan

meliputi

persiapan

event

“farewell

party”,

mengkoordinasikan dengan bidang akademik mengenai pemenuhan syaratsyarat mahasiswa internasional tersebut, menyiapkan cindera mata, pengisian buku alumni mahasiswa internasional, menjalin hubungan berkesinambungan selepas mahasiswa internasional pulang ke negaranya. World of mouth memberikan hasil yang positif bagi pertambahan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Mahasiswa asing yang merasa nyaman selama kuliah di UNS mengajak teman dan saudaranya untuk mendaftar kuliah di sini melalui program beasiswa. Selain itu ada juga yang meneruskan kuliah dengan biaya sendiri setelah beasiswanya habis. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Karena merasa nyaman, biasanya mereka mengajak teman, mengajak saudara untuk apply beasiswa ke sini biasanya. Yang biaya sendiripun juga commit to user ada seperti Naomi, Naomi itu dulu di sini cuma belajar bahasa Indonesia 126


digilib.uns.ac.id

satu tahun, Naomi dan Isobe belajar bahasa Indonesia satu tahun. Kemudian Naomi perpanjang dua tahun S2 dengan biayanya sendiri, Master di Culture Studies. Yang Isobe juga berniat seperti itu, tapi ternyata dia di negaranya diterima sebagai polisi, sehingga nggak jadi, tapi masih punya keinginan melanjutkan studi di UNS.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Rizky Adi Yanuasari menambahkan contohnya sebagai berikut: “Contohnya ini juga, Naomi Isobe, Naomi itu dari Universitas Kokusikan. Tahun kedua Naomi ngajak Isobe untuk mendaftar, tahun ketiga Isobe ngajak Jun (mahasiswa Kokusikan juga) yang sekarang masih studi di sini. Jadi kayak gitu, ngajak temen, ngajak temen, kaya gitu.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Mahasiswa asing mendapatkan informasi tentang kuliah di UNS melalui teman-teman senegaranya yang lebih dulu kuliah di UNS, seperti yang diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut: “Banyak informasi dari teman di sini. Paling banyak dapat dari teman. Dia bilang, orang ramah, hormati agama beda. Jadi tidak takut ke sini, aku senang.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) Mahasiswa asing mengajak temannya untuk kuliah di UNS, hal tersebut diungkapkan oleh Mohammad Anwar Ahmadi Omid sebagai berikut: “Temanku mau kuliah di sini juga, ya sekarang dia sedang mengurus ijinnya. Saya memberi informasi ke temanku itu. Mungkin tahun depan dia masuk. Sekarang dia apply untuk kuliah ke sini.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan) Pelayanan yang baik dari International Office kepada mahasiswa asing membuat mereka melanjutkan studi di UNS. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Banyak mahasiswa asing yang sudah sudah selesai studi dari sini dan mereka kembali lagi ke sini untuk melanjutkan studinya, atau perpanjang program beasiswa di sini setelah program beasiswa mereka habis, atau ganti program beasiswa tetapi tetap memilih tempat studinya di UNS, to user Sumayah dari Thailand, Horia diantaranya adalah Lohmicommit dari Thailand,

127


digilib.uns.ac.id

dari Romania, Loc dari Vietnam, Li Mey dari China, Oanh dari Vietnam, Jung So Jin dari Korea Selatan, Asama Chetam dari Thailand.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Hal tersebut juga diungkapkan oleh Cao Tai Loc sebagai berikut: “Iya, saya lanjut S2 komunikasi, masih proses. Belum tahu kapan masuk.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam)

International Office berhasil dalam menjalankan promosi melalui pelayanan-pelyanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Melihat fakta-fakta tersebut, bolehlah dibilang komunikasi melalui mulut ke mulut ini terbilang positif dan memberikan hasil yang baik dan nyata dalam pertambahan jumlah mahasiswa asing.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) Hal serupa juga diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Kalau menurutku, benar-benar promosi yang dilakukan international office itu berjalan gitu lho. Salah satunya juga dalam bentuk layanannya yang sudah memberikan kesan kepada mahasiswa asing terdahulu yang terus dari mulut kemulut mereka menginformasi atau promosi ke negaranya masing-masing.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Mahasiswa asing menceritakan pengalamannya selama kuliah dan tinggal di Surakarta kepada teman-teman dan keluarganya, seperti yang diungkapkan oleh Kristina Baina sebagai berikut: “Cerita kalau ada teman tanya, sering cerita jalan-jalan dan orang Solo. Mereka ajak jalan-jalan, saya suka itu. Kadang share di facebook. Keluarga senang lihat senang saya di Solo.” (Kristina Baina, mahasiswa asing dari Rusia)

commit to user

128


digilib.uns.ac.id

Aktivitas komunikasi lain yang mendukung terciptanya komunikasi dari mulut ke mulut adalah melalui direct marketing yaitu dengan menggunakan media facebook page. Hal tersebut diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Nah kadang temen-temen mahasiswa asing itu jadi agen promo kita karena ketika dia puas, dia suka, senang. Dia pasang di facebook yang kemudian dilihat oleh teman-temannya. Ya itu kan seperti broadcast juga to pada akhirnya. Jadi secara tidak langsung kita promonya melalui dari mulut ke mulut tapi melalui mulut maya gitu ya, lewat facebook masingmasing mahasiswa itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Hal serupa juga diungkapkan oleh Ibrahim sebagai berikut: “Iya, saya sering share itu. Karena saya senang dengan mereka, dan itu baik. Temanku jadi tahu apa yang saya kerjakan di UNS.” (Ibrahim, mahasiswa asing dari Palestina) 3.2.4

Evaluasi

Stategi dapat diketahui tingkat keberhasilannya setelah dilakukan evaluasi. Evaluasi merupakan penilaian setiap tahap tentang program yang telah direncanakan dan dilaksanakan, apakah sesuai dengan target dan tujuan yang ingin dicapai. Sebagaimana juga International Office juga melakukan evaluasi terhadap strategi komunikasi yang diterapkan. Evaluasi dilakukan oleh International Office setelah selesai pelaksanaan program kegiatan. Evaluasi ini tidak dilakukan secara rutin. Pelaksanaan evaluasi dilakukan dalam bentuk rapat koordinasi yang di dalamnya membahas tentang program yang akan dievaluasi. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizki Adi Yanuasari sebagai berikut: commit to user

129


digilib.uns.ac.id

“Kita melakukan evaluasi setelah pelaksanaan program. Tidak rutin, tapi dalam rapat koordinasi pasti ada satu pembahasan untuk evaluasi.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) International Office juga melakukan evaluasi seluruh program kegiatan yang dilakukan pada akhir tahun. Hasil evaluasi ini sangat berguna untuk menyusun perencanaan di tahun berikutnya. Melalui evaluasi ini, International Office dapat mengetahui tingkat keberhasilan program yang dilakukan. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Kita ada rapat evaluasi yang kita lakukan di akhir tahun. Itu membahas tentang seluruh program kegiatan, termasuk program pemasaran. Kita lakukan evaluasi ini untuk mengetahui tingkat keberhasilan program. Kalau kita tahu kan nanti ke depannya kita bisa buat yang lebih baik lagi.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia)

International Office melibatkan mahasiswa asing dalam evaluasi yaitu dengan cara menerima kritik dan saran dari mereka. Mahasiswa asing adalah stakeholder UNS, mereka dilibatkan dalam evaluasi program kegiatan komunikasi sebagai penerima jasa. Kritik dan saran dari mereka sangat penting untuk membangun stategi komunikasi yang lebih baik. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Kita menerima kritik dan saran dari mahasiswa asing. Mahasiswa asing harus dilibatkan dalam evaluasi, karena mereka yang merasakan langsung jasa kita. Jadi itu apa yang mereka sampaikan ke kita itu berguna sekali. Kita harus terbuka dengan mereka, suapaya, kedepannya kita bisa lebih baik.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Setelah dilakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui kendalakendala yang dihadapi dalam menjalankan program kegiatan. Belum siapnya fakultas dan program studi di UNS menggangu pelaksanaan program kegiatan. commit to user

130


digilib.uns.ac.id

Ketika International Office menjalankan kegiatan, beberapa kali pembicaraan sudah mengarah pada kerjasama dengan universitas luar negeri, namun fakultas dan jurusan yang dibicarakan belum siap mengadakan kuliah bagi mahasiswa asing. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Sama halnya dengan yang berkaitan dengan mahasiswa asing, kita sudah promo, mahasiswa asingnya sudah kelihatan, sudah jelas siapa yang mau datang. Itu kadang di fakultas dan jurusan yang belum siap.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) International Office juga mengalami kendala dalam konten informasi di website yang masih belum lengkap. Bagian yang masih kurang dalam website ini adalah penjelasan tentang alur penerimaan mahasiswa asing di UNS. Kekurangan ini dikarenakan belum adanya sistem yang dibakukan oleh UNS dalam hal ini adalah kantor SPMB. International Office tidak memiliki kewenangan dalam perumusan sistem ini. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut : “Misalkan, jalur penerimaan mahasiswa asing. Kalau kita lakukan, webnya IO itu bisa saja itu kita sampaikan, kita bikin dan menginformasikan. Tetapi kalau sistemnya belum ada, sistemnya yang mau diinformasikan, ini jalur masuknya satu gini dua gini tiga gini, SOP nya belum ada ya gimana bisa diinformasikan.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing juga terdapat kendala yaitu kurangnya sumber daya manusia. Saat ini International Office memperkerjakan dua karyawan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Sebelumnya International Office dibantu oleh Kantor Kerjasama di dalam memberikan pelayanan mahasiswa, namun sekarang secara penuh dipegang oleh International Office. Resiko kesalahan dalam memberikan pelayanan akan commit to user

131


digilib.uns.ac.id

semakin besar bila jumlah karyawan hanya dua orang. Hal tersebut diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut: “Ada dua karyawan untuk pelayanan mahasiswa asing. Tapi itu masih dibebani dengan pekerjaan umum IO. Karena sekarang urusan mahasiswa asing benar-benar diurus IO. Sebelumnya urusan keimigrasian dibantu Kantor Kerjasama. Saya pikir memang harus ada tambahan mungkin dua orang lagi. Soalnya yang terjadi sekarang contohnya saya harus menjalankan seluruh layanan untuk mahasiswa asing. Saya masih bisa mengerjakan, tapi resiko melakukan kesalahan jadi semakin besar karena tanggungan saya banyak.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) Dengan melakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui tingkat keberhasilan program kegiatan yang dilakukan. Hasil yang diperoleh setelah melakukan pameran pendidikan kurang memuaskan. Bagi International Office penggunaan pameran untuk menjalankan personal selling dinilai kurang efektif. Dari segi finansial, dana yang dikeluarkan juga besar. Hal tersebut diungkapkan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut: “Ketika kita evaluasi kadang tidak efektif, satu, acara di sana kadang seperti kita ditipu EO pameran itu. Menjanjikan pameran besar diikuti pengunjung yang banyak, kenyataannya di sana belum tentu. Berkaca dari hal itu, kadang kita berfikir apa yang besar itu belum tentu menghasilkan yang lebih baik, lebih bagus dengan model yang sudah kelihatan.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Dalam hal publikasi, International Office menggunakan dua macam bentuk video yaitu video profil dan video acara. Bagi International Office, penggunaan video profil ini dianggap kurang begitu efektif karena video membutuhkan media lain untuk menyampaikan pesan. Media lain yang dimaksud adalah media pemutar video. Hal tersebut disampaikan oleh Sulistyo Joko Wahyudi sebagai berikut:

commit to user

132


digilib.uns.ac.id

“Tidak begitu efektif bagi kita video itu. Karena video itu kan butuh alat lain untuk memutar. Tapi kalau booklet itu satu orang kita kasih satu, dia sudah bisa langsung buka di tempat, lebih efektif itu.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Video acara lebih efektif penggunaannya daripada video profil. Dari segi finasial, video acara hanya membutuhkan biaya yang lebih sedikit dibandingkan dengan video profil. Melalui video acara ini International Office mampu menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut melalui dunia maya internet. Hal tersebut dapat tercipta dengan melibatkan direct marketing yang dilakukan International Office melalui facebook dan youtube. Berkaitan dengan hal tersebut, Sulistyo Joko Wahyudi mengungkapkan sebagai berikut : “Iya, biayanya lebih sedikit dibandingkan dengan yang profil. Terus ini, jadi kan video acara ini melibatkan mereka (mahasiswa asing UNS) langsung, yang kita videokan itu mereka. Kalo kita share video acara mereka di internet tentunya mereka senang kan. Nah, itulah yang terjadi. Kemudian mereka comment, share ke temannya, mereka ceritakan itu ke teman-temannya.” (Sulistyo Joko Wahyudi, Staf IT & Database, Desain grafis, Web, Multimedia) Komunikasi dari mulut ke mulut memberikan hasil yang bagus bagi terbangunnya reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Keberhasilan ini diperoleh melalui pelayanan-pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Hal serupa juga diungkapkan oleh Rizky Adi Yanuasari sebagai berikut : “Kalau menurutku, benar-benar promosi yang dilakukan international office itu berjalan gitu lho. Salah satunya juga dalam bentuk layanannya yang sudah memberikan kesan kepada mahasiswa asing terdahulu yang terus dari mulut kemulut mereka menginformasi atau promosi ke negaranya masing-masing.” (Rizky Adi Yanuasari, Staf International Student Services) commit to user

133


digilib.uns.ac.id

Melalui layanan-layanan ini, image positif terbangun di kalangan mahasiswa asing terhadap UNS. Hal ini sangat membantu dalam pertambahan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Hal tersebut diungkapkan oleh Paramasari Dirgahayu sebagai berikut: “Ada banyak layanan ... Ini semua kita berikan ke mereka supaya mereka nyaman, betah, tidak ada masalah dan puas dengan apa yang kita berikan ke mereka. Mereka memandang positif kita, itu terlihat ketika mereka mengajak teman-teman mereka kuliah di sini.” (Paramasari Dirgahayu, Koordinator International Student Services) Setelah melakukan evaluasi, International Office dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan dalam penerapan komunikasi pemasaran. Hasil evaluasi ini sangat bermanfaat dalam penyusunan strategi komunikasi tahun berikutnya.

commit to user

134


digilib.uns.ac.id

BAB IV ANALISIS DATA

Strategi komunikasi secara sistematis dilakukan International Office melalui langkah-langkah sebagai berikut: pertama, penelitian yaitu pengumpulan data-data yang berkaitan dengan pekerjaan yang akan dilakukan; kedua, perencanaan yaitu menyusun program kegiatan berdasarkan data-data yang diperoleh melalui penelitian; ketiga, pelaksanaan yaitu menjalankan perencanaan program kegiatan sehingga tujuan dapat tercapai; keempat, evaluasi yaitu melakukan koreksi terhadap perencanaan dan pelaksanaan program kegiatan agar diketahui tingkat keberhasilan program tersebut. 4.1 Penelitian International Office merupakan ujung tombak internasionalisasi UNS. Segala aktivitas yang berkaitan dengan luar negeri menjadi tanggung jawabnya. International Office membangun reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing agar mereka berminat untuk studi di UNS. Reputasi yang baik memberikan keuntungan dalam meningkatkan jumlah mahasiswa asing. Peningkatan jumlah mahasiswa asing merupakan salah satu indikator internasionalisasi sebuah universitas. International Office melakukan penelitian terlebih dahulu dalam menyusun strategi komunikasi untuk mendapatkan data-data yang berkaitan dengan program kegiatan yang akan dilakukan. Hal tersebut sebagaimana yang disampaikan Onong Uchjana Effendy bahwa tahap penelitian merupakan kegiatan commit to user

135


digilib.uns.ac.id

mendapatkan data dan fakta (fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap (Onong Uchjana Effendy, 1993: 124-131). International Office mendapatkan data-data yang berhubungan dengan pekerjaan yang akan digarap melalui penyebaran kuesioner, social gathering, dan dokumentasi. Divisi yang menjalankan penelitian ini adalah divisi International Student Services (ISS). Divisi inilah yang ditunjuk untuk melakukan penelitian kepada mahasiswa asing di UNS. Penelitian yang melibatkan mahasiswa asing adalah penelitian yang dilakukan melalui kuesioner dan social gathering. ISS ditunjuk untuk melakukan penelitian karena berhubungan dengan tugasnya dalam peningkatan pelayanan dan peningkatan jumlah mahasiswa asing di UNS sehingga divisi ini yang paling banyak berkomunikasi secara langsung dengan mahasiswa asing. Data-data

penelitian

dibutuhkan

oleh

International

Office

untuk

menentukan strategi yang tepat dalam membidik mahasiswa asing. International Office menggunakan survei dalam mengumpulkan data dari mahasiswa asing, yaitu dengan menggunakan kuesioner. Survei menurut Rachmat Kriyantono merupakan metode penelitian yang menggunakan kuesioner sebagai instrumen pengumpulan data. Tujuannya adalah untuk memperoleh informasi dari sejumlah informan yang dianggap mewakili populasi tertentu (Rachmat Kriyantono, 2006:59) International Office menggunakan kuesioner untuk mendapatkan masukan dari mahasiswa asing dan untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan mereka selama kuliah di UNS. Dengan mengetahui kebutuhan dan keinginan mahasiswa commit to user

136


digilib.uns.ac.id

asing dengan baik, maka International Office akan meraih keberhasilan dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Kotler dan Armstrong sebagai berikut: “Harus dipahami bukan dalam pengertian lama mengenai penjualan (menjual), tetapi harus dalam pengertian baru, yakni pemenuhan kebutuhan pelanggan (pemasaran) ... pemenang adalah mereka yang paling pandai membaca keinginan pelanggan dan memberikan nilai tertinggi kepada pelanggan sasaran mereka.” (Kotler dan Armstrong, 1992:5)

International Office juga menggunakan focus group discussion (FGD) untuk mengumpulkan data-data. Ini dilakukan dalam bentuk social gathering, yaitu pertama, International Office menentukan masalah yang akan dibahas; kedua, menentukan sampel yaitu mahasiswa asing dijadikan sumber data; ketiga, menentukan lokasi yang biasanya dilakukan di kantor International Office; keempat, pelaksanaan; kelima, menganalisis data. Tujuan International Office melakukan social gathering adalah untuk mendapatkan masukan tentang program kegiatan yang dilakukan dan untuk mengukur penerimaan mahasiswa asing terhadap program baru yang akan diterapkan. Selain itu, International Office juga menggunakan dokumentasi yang digunakan untuk mendukung data-data yang diperoleh melalui survei dan FGD. Rachmat Kriyantono mengatakan bahwa metode observasi, kuesioner, atau wawancara sering dilengkapi dengan kegiatan penelusuran dokumentasi. Tujuannya untuk mendapatkan informasi yang mendukung analisis dan interpretasi data (Rachmat Kriyantono, 2006:118). commit to user

137


digilib.uns.ac.id

International Office dapat mengetahui perkembangan jumlah mahasiswa asing dari tahun ke tahun dengan menggunakan dokumentasi. Data ini berguna untuk mengukur keberhasilan International Office dalam menjalankan program kegiatan. Berdasarkan data ini, terlihat bahwa jumlah mahasiswa asing terus bertambah dari tahun ke tahun yaitu dimulai dari tahun 2009/2010 jumlah mahasiswa asing di UNS sebanyak 63 orang, tahun 2010/2011 berjumlah 90 orang, tahun 2011/2012 berjumlah 108 orang, dan tahun 2012/2013 berjumlah 116 orang. Selain itu, International Office melakukan dokumentasi untuk mengetahui asal negara mahasiswa asing yang kuliah di UNS. Data ini digunakan untuk mengetahui darimana saja mahasiswa asing yang berminat studi di UNS dan berapa jumlah mahasiswa asing yang dihitung berdasarkan asal negaranya. Melalui data ini maka International Office dapat menentukan siapa target market yang tepat. International Office menjadikan mahasiswa asing dari negara berkembang sebagai target marketnya. 4.2 Perencanaan Perencanaan dalam strategi komunikasi disusun oleh International Office agar di dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa semua program kegiatan tidak melenceng dari tujuan dibentuknya International Office. Dari enam poin tujuan berdirinya International Office, dua diantaranya berkaitan dengan mahasiswa asing yaitu: pertama, melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan Universitas Sebelas Maret yang terkait dengan kerjasama internasional, pelayanan dan tamu dan mahasiswa internasional serta peningkatan commit to user

138


digilib.uns.ac.id

rangking universitas dalam World Ranking University; kedua, melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui peningkatan kemitraan internasional, peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional, peningkatan rangking Universitas Sebelas Maret dan peningkatan staf pengajar Universitas Sebelas Maret untuk belajar menjadi tenaga ahli di luar negeri. Berkaitan dengan perencanaan yang dilakukan International Office dalam meningkatkan jumlah mahasiswa asing di UNS, pada poin pertama disebutkan bahwa International Office melakukan perencanaan dan koordinasi kegiatan Universitas

Sebelas

Maret

yang

terkait

dengan

pelayanan

mahasiswa

internasional. Poin yang kedua, International Office melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan untuk internasionalisasi Universitas Sebelas Maret baik melalui salah satunya adalah peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa internasional. Dari dua poin tujuan ini, dapat diketahui bahwa International Office melakukan perencanaan kegiatan terkait dengan pelayanan mahasiswa asing, dan peningkatan penerimaan dan pelayanan mahasiswa asing. Berkaitan dengan upaya membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing, tujuan dilakukan strategi komunikasi ini tidak lepas dari upaya untuk meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang berkualitas dan sesuai jumlah target, yang berasal dari berbagai negara di dunia. Target jumlah mahasiswa asing yang ingin dicapai adalah 1500 orang. Jumlah ini merupakan standar yang harus dicapai oleh setiap perguruan tinggi yang berkelas internasional. Reputasi yang commit to user

139


digilib.uns.ac.id

baik akan memancing minat mahasiswa asing untuk studi di UNS sehingga tujuan International Office dapat tercapai. Perencanaan program kegiatan yang dirancang oleh International Office merupakan hasil dari analisis data dan fakta yang diperoleh melalui survei, FGD, dan dokumentasi. Perencanaan ini diberlakukan selama satu tahun kerja. Di akhir masa kepengurusan dilakukan evaluasi terhadap perencanaan dan pelaksanaannya. Hasil evaluasi ini digunakan untuk melakukan perencanaan kegiatan tahun depan. Perencanaan disusun dengan melibatkan seluruh divisi di International Office. Dalam pelaksanannnya, divisi International Student Services (ISS) paling banyak memberikan suara dalam perencanan ini. Perencanaan disusun berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh ISS, sehingga data banyak berasal dari divisi ini. Hal ini erat kaitannya dengan keberadaan divisi ISS yang dibentuk dengan tujuan untuk memberikan dan meningkatkan pelayanan kepada mahasiwa asing, dan meningkatkan jumlah mahasiswa asing yang studi di UNS. Perencanaan program disusun oleh ISS setelah dilakukan analisis data penelitian. Kemudian perencanaan tersebut disampaikan kepada Kepala International Office yang selanjutnya dilakukan rapat dengan seluruh divisi untuk membahas keseluruhan perencanaan program tersebut. Hasil rapat inilah yang akan dipakai sebagai perencanaan dalam strategi. Perencanaan yang dilakukan oleh International Office ini sesuai dengan pendapat Groenendijk, van der Meiden dan Fancounier (1986) dalam Maria Assumpta Rumanti yaitu bahwa dalam menjalankan kegiatan, perencanaan yang commit to user

140


digilib.uns.ac.id

terencana sangat menentukan tercapai tidaknya tujuan organisasi. Untuk itu perlu pertimbangan pendapat, persetujuan organisasi dan orang-orang kunci organisasi, dan sesuai dengan arah/ tujuan organisasi (Maria Assumpta Rumanti, 2002:279). 4.3 Pelaksanaan Pelaksanaan program kegiatan dilakukan oleh International Office dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Pelaksanaan ini dilakukan melalui program-program kegiatan komunikasi. Onong Uchjana Effendy mengatakan bahwa pelaksanaan kegiatan instansi/ organisasi merupakan kegiatan komunikasi, yang mana kegiatan pelaksanaan merupakan kegiatan yang menjelaskan dan melaksanakan program-progam yang telah ditetapkan dalam perencanaan (Onong Uchjana Effendy, 1993: 124-131). International Office menggunakan strategi untuk membangun reputasi UNS di kalangan masiswa asing. Pengertian strategi menurut Fandy Tjiptono yang mengutip pendapat Stoner dan Freeman, adalah program yang digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi serta mengimplementasikan misinya (Fandy Tjiptono, 1997:3). International Office menggunakan alat-alat komunikasi sebagai program untuk mencapai tujuan. Alat-alat komunikasi yang digunakan untuk membangun reputasi ini dalam bentuk bauran promosi. Menurut Rambat Lupiyoadi, bauran promosi (promotional mix) mencakup aktivitas advertising, personal selling, sales promotion, public relations, informasi dari mulut ke mulut (word of mouth), dan direct

marketing

(Rambat

Lupiyoadi,

2001:108).

commit to user

141

International

Office


digilib.uns.ac.id

menggunakan bauran promosi yang terdiri dari : advertising, personal selling, public relations, direct marketing, dan word of mouth. Pelaksanaan kegiatan periklanan dilakukan oleh International Office melalui media iklan lini bawah. Tidak semua media iklan lini bawah dipakai International Office. Hanya beberapa saja yang dipakai yaitu: leaflet, booklet, banner, dan spanduk. Media iklan lini bawah dipakai oleh International Office karena biaya yang lebih sedikit dibandingkan dengan media iklan lini atas. Hal tersebut sebagaimana disampaikan oleh Frank Jefkins bahwa iklan lini bawah (below the line) adalah jenis-jenis iklan yang tidak mengharuskan adanya komisi, seperti iklan pada pameran, brosur, lembar informasi dan sebagainya. Sedangkan iklan lini atas (above the line) merupakan jenis iklan yang mengharuskan pembayaran komisi kepada biro iklan, contohnya adalah tayangan iklan media cetak, televisi, radio, bioskop dan sebagainya (Frank Jefkins, 1996:28). Penggunaan media iklan lini bawah menjadi pilihan bagi International Office dalam melakukan pelaksanaan komunikasi pemasaran melalui periklanan. Hal tersebut diterapkan dengan tujuan efisiensi biaya. Selain itu, mereka juga beranggapan bahwa media iklan lini atas kurang efektif untuk digunakan saat ini. Biaya yang dikeluarkan untuk iklan lini atas terlalu besar dibandingkan dengan biaya iklan lini bawah. Selain hal itu, kurang begitu efektif juga melakukan pemasaran besar-besaran melalui media iklan lini atas untuk ukuran perguruan tinggi yang kategorinya termasuk ke dalam organisasi nirlaba yaitu organisasi yang tidak tertuju untuk mencari keuntungan secara finansial. commit to user

142


digilib.uns.ac.id

Terkait dalam menjalankan personal selling, International Office menggunakan

alat-alat

promosi

personal

selling

yang

meliputi

sales

presentations, sales meetings, program-program insentif, dan pameran. Hal tersebut sebagaimana disampaikan Fandy Tjiptono yang mengutip pendapat Kotler (1994), alat-alat personal selling meliputi sales presentations, sales meetings, program-program insentif, contoh produk, dan fairs and trade shows (Fandy Tjiptono, 1995: 203). Sales presentations yaitu menggunakan presentasi untuk mempromosikan produk kepada calon pelanggan dan membangun komunikasi personal yang efektif secara timbal balik. Sales presentations dilakukan dengan cara mengunjungi calon pelanggan secara langsung. Ini dilakukan International Office melalui acara kunjungan. Sales meeting merupakan usaha untuk mempersiapkan, dan membangun persepsi yang sama dalam menjalankan personal selling. Ini dilakukan sebelum kunjungan dan pameran pendidikan. Program-program insentif bertujuan untuk menarik minat dan mendapatkan tanggapan yang cepat dari calon pelanggan yang diwujudkan dalam bentuk program beasiswa dan program BIPA. Sedangkan fairs and trade shows merupakan usaha mengenalkan produk secara langsung kepada calon pelanggan dan pengunjung dengan melakukan pembukaan stand di pameran. Program-program insentif mampu memancing minat mahasiswa asing untuk studi di UNS. Mahasiswa asing menyatakan bahwa program BIPA dan beasiswa ini sangat membantu mereka selama kuliah di UNS. Berkaitan dengan program beasiswa, Cao Tai Loc mengungkapkan sebagai berikut: commit to user

143


digilib.uns.ac.id

“Saya kuliah di UNS pakai beasiswa, ini bantu saya. Sekarang saya lanjut lagi di UNS, pakai beasiswa juga. Ini bantu saya. Saya menolong orang tua, kuliah sedikit uang.” (Cao Tai Loc, mahasiswa asing dari Vietnam) Berkaitan dengan program BIPA, Mohammad Anwar Ahmadi Omid mengungkapkan sebagai berikut:

“Program BIPA bagus. Saya tahu UNS tidak punya international class. Jadi, saya harus kuliah bahasa Indonesia. Pertama saya pikir, bagaimana saya bisa bicara cepat seperti orang Indonesia. Tapi sekarang saya bisa. Saya bisa kuliah master di sini. Saya dapat beasiswa KNB untuk kuliah.” (Mohammad Anwar Ahmadi Omid, mahasiswa asing dari Afganistan)

International Office menjalankan kegiatan public relations yang terdiri dari: membangun dan menjaga hubungan baik dengan publik internal dan eksternal, publikasi melalui video profil dan video acara, dan membentuk identitas UNS melalui pemberian merchandise. Onong Uchjana Effendy mengatakan bahwa dalam public relations terdapat dua macam publik yaitu, publik intern adalah orang-orang yang berbeda atau tercakup oleh organisasi, seluruh pegawai mulai dari staff sampai karyawan bawahan; sedangkan publik ekstern adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang ada hubungannya dan diharapkan ada hubungannya (Onong Uchjana Effendy, 1993:110). Publik internal International Office adalah karyawannya, sedangkan publik eksternalnya adalah mahasiwa asing, lembaga internal UNS, pers, instansi pemerintah, pihak luar negeri. International Office membangun dan menjaga hubungan baik dengan publiknya agar tercipta akses yang mudah dalam melakukan segala kegiatan komunikasi. commit to user

144


digilib.uns.ac.id

International Office merupakan fasilitator UNS dalam berbagai urusan luar negeri. International Office melibatkan pihak-pihak internal UNS dalam menjalankan aktvitasnya seperti Kantor Humas dan Kerjasama yang merupakan lembaga cikal bakal berdirinya International Office, Fakultas, Dosen, LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat), LPP (Lembaga Pengembangan Pendidikan), UPT Pusat Komputer. Selain membangun dan menjaga hubungan baik dengan publiknya, International Office juga melakukan publikasi layanan yang dilakukan dalam bentuk audio visual yaitu video profil dan video acara. Dalam hal publikasi, Fandy Tjiptono menyebutkan bahwa salah satu kegiatan public relations adalah melakukan publikasi yang diantaranya dapat diimplementasikan melalui materi audio visual (Fandy Tjiptono, 2008:558). Untuk menciptakan identitas UNS yang kuat di benak publiknya, International Office menggunakan merchandise. Frank Jefkins menyebutkan bahwa salah satu pekerjaan yang harus dilakukan oleh public relations adalah menciptakan dan memelihara identitas perusahaan yang bisa dilakukan melalui penggunaan merchandise (Frank Jefkins, 1995:30). International Office menjalankan komunikasi melalui direct marketing. Kotler dan Armstrong menyebutkan bahwa direct marketing memiliki beberapa bentuk yaitu: direct mail marketing, catalog marketing, pemasaran kios, teknologi baru pemasaran langsung digital, dan online marketing (Kotler dan Armstrong, 2006:226). commit to user

145


digilib.uns.ac.id

Dari berbagai bentuk direct marketing tersebut, International Office memilih menggunakan online marketing untuk menjalankan kegiatan komunikasi. Target pasar International Office adalah mahasiswa asing. Untuk menjangkau publik yang sangat luas tersebut, International Office perlu menggunakan internet sebagai alat penyampai pesan. Internet dapat diakses oleh siapa saja dengan cepat selama di tempat itu disediakan layanan internet. Kotler dan Armstrong mengatakan bahwa internet merupakan jaringan publik luas dari jaringan komputer yang menghubungkan segala jenis pengguna di seluruh dunia satu sama lain dan menghubungkan mereka dengan “penyimpanan informasi” yang sangat besar (Kotler dan Armstrong, 2006:237). Melalui Internet, International Office dapat menyampaikan informasi tentang produk UNS dan menyampaikan layanan yang akan diberikan kepada pelanggannya yaitu mahasiswa asing. Melalui internet juga bisa dibangun hubungan yang baik dengan mahasiswa asing. Hal tersebut sesuai dengan penyampaian Kotler dan Armstrong yang menyebutkan bahwa online marketing merupakan usaha organisasi untuk memasarkan produk dan pelayanan serta membangun hubungan dengan pelanggan melalui internet. Organisasi dapat melakukan pemasaran online dengan setidaknya melakukan satu cara dari keempat cara berikut: menciptakan situs web, menempatkan iklan atau promosi secara online, menciptakan komunikasi web, dan menggunakan e-mail (Kotler dan Armstrong, 2006:226). International Office melaksanakan kegiatan direct marketing dalam bentuk sebagai berikut: menciptakan situs web, menciptakan komunikasi web, dan commit to user

146


digilib.uns.ac.id

menggunakan email. International Office tidak menempatkan iklan atau promosi secara online dalam pelaksanaan kegiatan direct marketing. Bagi International Office, penggunaan direct marketing ini sangat penting. Hal ini direalisasikan pelaksanaannya dengan menciptakan website berbahasa Inggris, facebook dan youtube, dan penggunaan email. Pelaksanaan kegiatan melalui direct marketing ini memberikan hasil yang baik bagi reputasi UNS. Melalui website www.io.uns.ac.id International Office bisa menyampaikan informasi ke dunia. Mahasiswa asing banyak mendapatkan informasi tentang UNS melalui website ketika mereka masih di negaranya. International Office menciptakan komunikasi web melalui facebook dan youtube. Hasil yang diperoleh melalui keduanya sangat baik yaitu facebook dan youtube mampu menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut dari mahasiswa asing UNS kepada teman-teman dan keluarga di negaranya. Selain itu, facebook juga mendukung terciptanya hubungan yang baik antara mahasiswa asing dengan International Office dan antara sesama mahasiswa asing. International Office juga menggunakan email untuk berkomunikasi. Komunikasi melalui email digunakan ketika komunikasi tatap muka tidak bisa dilakukan, sehingga email menjadi sarana yang bisa digunakan untuk melakukan komunikasi secara langsung. Dalam jurnal Hemsley-Brown J.V. and Oplatka, I. (2006), dikatakan bahwa dalam pemasaran jasa, Perguruan Tinggi memasarkan produk jasa berupa layanan, bukan produk barang. Pemasaran jasa memiliki perbedaan dengan pemasaran barang. Sebagai contoh, Mazzarol (1998) fokus pada sifat jasa dalam pemasaran jasa. Ia menyoroti karakteristik kunci yang memberikan dasar untuk pemasaran commit to user

147


digilib.uns.ac.id

jasa : sifat layanan pendidikan adalah “berdasarkan orang” dan menekankan pentingnya hubungan dengan pelanggan. International Office menciptakan hubungan baik dengan pelanggannya yaitu mahasiswa asing. Hal tersebut sangat terlihat ketika memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Dalam menjalankan strategi komunikasi, International Office menyadari bahwa komunikasi dari mulut ke mulut (word of mouth) sangat berguna untuk membangun reputasi universitas yang baik di kalangan mahasiswa asing. Untuk menciptakan komunikasi ini, International Office menciptakan layanan-layanan khusus kepada mahasiswa asing. Hal itu bukan bermaksud untuk mendeskriminasikan antara mahasiswa asing dengan mahasiswa Indonesia, namun memang apa yang dibutuhkan oleh mereka berbeda. Sebagai mahasiswa asing yang menempati negara lain, membutuhkan banyak bantuan yang mana hal ini diwujudkan oleh International Office dengan pemberian layanan-layanan. Pemberian pelayanan kepada mahasiswa asing menjadikan mahasiswa asing betah studi di UNS, betah tinggal di UNS, senang dan puas selama menjadi mahasiswa UNS. Seperti yang disampaikan oleh Rambat Lupiyoadi bahwa word of mouth memiliki pengaruh dan dampak yang sangat besar terhadap pemasaran jasa dibandingkan dengan aktivitas komunikasi lainnya. Dalam hal ini, peranan orang sangat penting dalam mempromosikan jasa. Customer sangat dekat dengan pengiriman jasa, dengan kata lain customer tersebut akan berbicara dengan pelanggan lain yang berpotensial tentang pengalamannya dalam menerima jasa tersebut, sehingga word of mouth ini sangat besar pengaruhnya dan dampaknya commit to user

148


digilib.uns.ac.id

terhadap pemasaran jasa dibandingkan dengan aktivitas komunikasi lainnya (Rambat Lupiyoadi, 2001:110). International Office menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut (word of mouth) melalui layanan-layanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Layanan-layanan tersebut adalah: layanan kedatangan, layanan imigrasi dan ijin tinggal, layanan pendampingan, layanan akademik dan matrikulasi, layanan kesehatan, layanan sosial budaya, layanan advokasi, dan layanan pelepasan. Terciptanya komunikasi dari mulut ke mulut ini diawali dengan: pertama, International Office memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing; kedua, mahasiswa asing merasa senang dan puas dengan layanan tersebut; ketiga, mahasiswa asing bercerita kepada teman-teman dan keluarga di negaranya; keempat, teman atau keluarga mahasiswa asing tersebut tertarik untuk kuliah di UNS; kelima, mahasiswa asing UNS menghubungi International Office bahwa ada teman atau keluarganya yang ingin kuliah di sini; keenam, International Office meminta teman atau keluarga mahasiswa asing menghubungi International Office, kemudian dilakukan tindak lanjut terhadap permintaan tersebut. Melalui word of mouth reputasi UNS terbangun dengan baik. Word of mouth juga membangun minat mahasiswa asing untuk studi di UNS dan melanjutkan kuliah di UNS ke program studi yang lebih tinggi seperti master dan doktor. 4.4 Evaluasi Evaluasi dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilakukan International Office benar-benar dilaksanakan sesuai dengan perencanaan atau commit to user

149


digilib.uns.ac.id

tidak. Evaluasi ini penting sekali karena tanpa penilaian, International Office tidak akan dapat mengetahui sampai di mana kelancaran dan keberhasilan kegiatan yang telah berlangsung. International Office melakukan evaluasi dalam tiga bentuk yaitu: 1. Evaluasi yang dilakukan setelah pelaksanaan program kegiatan. Evaluasi ini tidak dilakukan secara rutin dengan melakukan penjadwalan, namun dilakukan ketika usai pelaksanaan salah satu program kegiatan komunikasi. Dengan melakukan evaluasi yang cepat maka program kegiatan komunikasi yang dilakukan berikutnya pada tahun yang sama dapat lebih baik. 2. Evaluasi yang dilakukan dengan menerima kritik dan saran dari mahasiswa asing. Mahasiswa asing adalah stakeholder UNS sehingga sudah seharusnya mahasiswa asing selaku pihak yang menerima jasa dilibatkan dalam evaluasi program kegiatan yang dilakukan oleh International Office. Kritik dan saran dari mereka sangat penting untuk membangun statregi komunikasi yang lebih baik. Hal ini merupakan bentuk feedback dari stakeholder kepada penyedia jasa. Oleh karena itu, International Office sangat terbuka terhadap kritik dan saran dari mahasiswa asing. Fandy Tjiptono menyampaikan bahwa organisasi yang berpusat pada para pelanggannya untuk menyampaikan saran dan keluhan. Informasi-informasi ini dapat memberikan ide-ide dan masukan kepada organisasi dan memungkinkannya untuk bereaksi dengan tanggap dan cepat untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul (Fandy Tjiptono, 1995:39). commit to user

150


digilib.uns.ac.id

3. Evaluasi kerja yang dilakukan di akhir tahun. Evaluasi ini rutin dilakukan di akhir tahun oleh International Office. Dalam evaluasi ini dibahas segala program kegiatan yang dilakukan oleh International Office termasuk program kegiatan komunikasi. Hasil evaluasi ini sangat berguna untuk mengetahui tingkat keberhasilan komunikasi yang dilakukan selama satu tahun kerja. Dalam menjalankan program kegiatan, International Office terkendala dengan masalah belum siapnya fakultas dan program studi di UNS. Belum semua fakultas dan prodi di UNS siap dalam melakukan pengajaran kepada mahasiswa asing. Program studi merupakan produk jasa UNS, kesiapan prodi sangat dibutuhkan demi kelancaran penyampaian pesan yang dilakukan International Office. Sistem penerimaan mahasiswa asing di UNS juga belum jelas, hal tersebut menjadikan kendala International Office dalam melakukan kegiatan komunikasi kepada mahasiswa asing. Dibutuhkan prosedur yang jelas dalam melakukan seleksi penerimaan mahasiswa asing di UNS. International Office perlu mempublikasikan kepada mahasiswa asing tentang sistem penerimaan mahasiswa asing yang baku. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi distorsi pesan antara UNS kepada mahasiswa asing dan untuk megantisipasi tindakan-tindakan yang dapat merugikan kedua belah pihak. Kendala juga dihadapi oleh International Office dalam ketersediaan jumlah SDM dalam melakukan pelayanan mahasiswa asing. Jumlah karyawan 2 orang terlalu sedikit untuk mengusahakan penciptaan pelayanan yang baik. Malahan ini commit to user

151


digilib.uns.ac.id

bisa membuka peluang kesalahan dalam memberikan pelayanan. International Office perlu menambah karyawan di bagian pelayanan mahasiswa. Karakteristik jasa adalah tak terpisahkan, jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedianya (Kotler dan Armstrong, 2008:292). Kualitas pelayanan jasa sangat menentukan kepuasan pelanggan, sehingga dalam hal ini kualitas karyawan International Office dalam memberikan pelayanan sangat menentukan kepuasan mahasiswa asing. UNS termasuk dalam kategori non-profit organization. Buchari Alma mengatakan bahwa tujuan non-profit organization adalah membuat kepuasan kepada pelanggan yang akan menikmati produk yang dihasilkan. Oleh sebab itu, lembaga-lembaga tersebut harus benar-benar mengenal pelanggan yang akan dilayaninya. Jika pelanggan merasa puas, maka keuntungan akan datang dengan sendirinya, produsen akan memetik keuntungan secara terus-menerus sebagai hasil dari memberikan kepuasan kepada pelanggan (Buchari Alma, 1998:5). Evaluasi sangat penting dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan program kegiatan yang dilakukan oleh International Office. Dengan mengetahui setiap kemampuan setiap program yang digunakan dalam berkomunikasi maka akan terlihat mana program yang perlu ditinjau ulang kembali penggunaannya dan mana program yang harus digencarkan dalam melakukan promosi. Bagi International Office, pameran pendidikan yang dilakukan untuk menjalankan personal selling belum memberikan hasil yang memuaskan. Pameran pendidikan malah terkesan mengahambur-hamburkan dana dalam melakukan komunikasi pemasaran. Minat mahasiswa asing untuk mengikuti pameran pendidikan masih kurang sehingga pameran sepi pengunjung. commit to user

152


digilib.uns.ac.id

Dalam menjalankan fungsi public relations, International Office melakukan publikasi layanan melalui video profil dan video acara. Penggunaan video profil tidak begitu efektif dan praktis karena membutuhkan media lain untuk memutarnya. Video acara lebih efektif penggunaannya, dari segi finasial, biaya yang dibutuhkan lebih sedikit dibandingkan dengan video profil. Video acara mampu menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut melalui facebook dan youtube. Konten di dalam video acara adalah mahasiswa asing UNS dan acaranya, sehingga bila mereka terdokumentasikan mereka maka merasa senang, kemudian terciptalah komunikasi dari mulut ke mulut ini dalam bentuk comment dan share pesan. International Office sangat diuntungkan melalui ini, karena layananlayanan yang mereka miliki dipublikasikan oleh pelanggannya sendiri yaitu mahasiswa asing. International Office menciptakan word of mouth melalui pelayananpelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing. Upaya International Office menciptakan komunikasi dari mulut ke mulut ini berhasil dengan baik dalam membangun reputasi UNS di kalangan mahasiswa asing. Pelayanan yang baik menciptakan reputasi yang baik di benak mahasiswa asing. Komunikasi dari mulut ke mulut dilakukan oleh mahasiswa asing UNS kepada teman dan keluarga di negaranya. Pelayanan yang baik dari International Office kepada mahasiswa asing mampu menumbuhkan hubungan kekeluargaan sehingga tidak terdapat jarak antara International Office dengan mahasiswa asing. Dalam memberikan pelayanan, International Office memegang prinsip bahwa kepuasan mahasiswa asing adalah kepuasan International Office juga. commit to user

153


digilib.uns.ac.id

Hal tersebut sesuai dengan yang disampaikan oleh Rambat Lupiyoadi bahwa dalam pemasaran jasa, komunikasi dari mulut ke mulut memiliki pengaruh dan dampak yang sangat besar terhadap pemasaran jasa dibandingkan dengan aktivitas komunikasi yang lainnya (Rambat Lupiyoadi, 2001:110). Hasil evaluasi digunakan oleh International Office untuk menyusun strategi komunikasi pemasaran tahun berikutnya. Melalui evaluasi ini, tingkat keberhasilan suatu program pemasaran dapat terukur dengan baik. International Office dapat mengetahui kelemahan dan keunggulan setiap program yang digunakan. Secara keseluruhan, strategi komunikasi yang dilakukan oleh International Office mampu membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa. Hal tersebut dibuktikan dengan pernyataan-pernyataan dari mahasiswa asing yang memandang baik UNS. Selain itu, reputasi yang baik juga mendorong mahasiswa asing untuk studi dan melanjutkan studi di UNS.

commit to user

154


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang diperoleh peneliti, International Office melakukan strategi komunikasi dalam membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing melalui empat tahap berikut: 1. Penelitian International Office menunjuk divisi International Student Services (ISS) untuk melakukan penelitian. Agar diperoleh data yang lengkap, penelitian dilakukan dalam tiga macam yaitu: pertama, survei yang dilakukan melalui penyebaran kuesioner; Focus Group Discussion (FGD) yang dilakukan melalui acara social gathering; dan dokumentasi yang berupa pendataan mahasiswa asing di UNS. International Office menggunakan hasil penelitian untuk menyusun perencanaan strategi komunikasi. 2. Perencanaan Strategi komunikasi dilakukan untuk membangun reputasi di kalangan mahasiswa asing. Reputasi yang baik digunakan untuk memancing minat mahasiswa asing studi di UNS. Target jumlah mahasiswa asing yang ingin dicapai adalah 1500 orang yang berasal dari berbagai negara di dunia. Perencanaan disusun berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh ISS, kemudian disampaikan kepada kepala International Office, dan seterusnya dilakukan rapat dengan seluruh divisi. Perencanaan disusun dengan commit to user

155


digilib.uns.ac.id

mempertimbangkan pendapat dan persetujuan orang-orang kunci agar sesuai dengan tujuan International Office. 3. Pelaksanaan Pada tahap ini, International Office melakukan penyampaian pesan kepada mahasiswa asing dengan menggunakan alat-alat komunikasi yang terdiri dari: advertising, menggunakan media iklan lini bawah (below the line) yang terdiri dari booklet, leaflet, banner, spanduk acara; personal selling, pelaksanaannya berupa sales meeting, program-program insentif (beasiswa dan BIPA), sales presentations (melalui kunjungan), dan pameran; public relations, membangun dan menjaga hubungan baik dengan publik internal (karyawan) dan publik eksternal (mahasiswa asing, instansi internal UNS, pers, instansi pemerintah, pihak luar negeri), melakukan publikasi layanan dalam bentuk audio visual (video profil dan video acara), dan membentuk identitas UNS melalui pemberian merchandise; direct marketing, menggunakan online marketing yang berupa menciptakan situs web, menciptakan komunikasi web, dan menggunakan e-mail; word of mouth, dilakukan melalui pemberian layanan-layanan kepada mahasiswa asing sejak pertama kali datang hingga pelepasan. 4. Evaluasi International Office melakukan evaluasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan setiap program kegiatan yang digunakan dalam membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa asing. Evaluasi dilakukan dalam tiga bentuk yaitu: pertama, evaluasi yang dilakukan setelah commit to user

156


digilib.uns.ac.id

pelaksanaan kegiatan; kedua, evaluasi dengan membuka kritik dan saran dari mahasiswa asing; ketiga, evaluasi kerja yang dilakukan di akhir tahun. Secara keseluruhan, strategi komunikasi yang dilakukan oleh International Office mampu membangun reputasi universitas di kalangan mahasiswa. Hal tersebut dibuktikan dengan pernyataan-pernyataan dari mahasiswa asing yang memandang baik UNS. Selain itu, reputasi yang baik juga mendorong mahasiswa asing untuk studi dan melanjutkan studi di UNS. B. Saran Berdasarkan hasil penelitian, peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat, yaitu: a. Saran bagi peneliti lain 1. Belum banyak penelitian bidang ilmu komunikasi yang dilakukan pada perguruan tinggi yang pada dasarnya merupakan non profit organization atau disebut juga dengan organisasi nirlaba. Masih terdapat sisi lain yang bisa diteliti tentang komunikasi yang dilakukan oleh International Office UNS, misalkan pengaruh word of mouth dalam pengambilan keputusan mahasiswa asing dalam memilih perguruan tinggi. 2. Peneliti perlu melakukan pendekatan secara personal untuk mendapatkan data-data yang lengkap dari informan. Jumlah tatap muka dalam melakukan wawancara dengan informan sangat menentukan kualitas data yang digali. Semakin banyak wawancara yang dilakukan, maka akan semakin mendalam data yang akan diperoleh. commit to user

157


digilib.uns.ac.id

b. Saran bagi International Office 1. International

Office

harus

meningkatkan

layanan-layanan

kepada

mahasiswa asing agar tercipta komunikasi dari mulut ke mulut yang berkelanjutan di kalangan mahasiswa asing. Salah satunya adalah dengan melakukan penambahan karyawan atau taskforce yang menangani mahasiswa asing supaya pelayanan lebih maksimal dan mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam memberikan pelayanan. Reputasi yang baik dapat tercipta melalui kualitas pelayanan yang baik. 2. Kegiatan periklanan harus lebih dimaksimalkan lagi terutama yang berkaitan dengan cara penyebaran media iklan lini bawah. Periklanan harus melakukan digitalisasi dalam bentuk direct marketing yaitu melalui media online. Dalam arti, media iklan lini bawah yang dipakai digitaliasi kedalam bentuk soft file yang bisa di-download oleh pengunjung website. 3. Penggunaan direct marketing melalui media internet harus terus ditingkatkan dengan menciptkan program-program terbaru. Media Internet memiliki akses yang sangat luas, sehingga komunikasi yang dilakukan melalui media ini harus bisa lebih maksimal daripada yang sekarang yaitu tidak hanya sebatas meng-update informasi melalui website, facebook, youtube, dan berkomunikasi melalui e-mail. Masih ada cara yang lain seperti membuat blog berbahasa inggris dan membuat iklan baris di website, blog, akun jejaring sosial. Selain itu, masih terdapat banyak cara yang murah atau gratis yang bisa dimaksimalkan pengunaannya melalui media internet.

commit to user

158


digilib.uns.ac.id

4. Belum adanya sistem jalur penerimaan mahasiswa asing secara baku dapat menimbulkan masalah di waktu yang akan datang, walaupun kini masalah tersebut masih samar. Oleh karena itu, International Office harus terus mendesak Kantor SPMB untuk segera membangun sistem tersebut.

commit to user

159

STRATEGI KOMUNIKASI INTERNATIONAL OFFICE UNS DALAM MEMBANGUN REPUTASI UNIVERSITAS

Recommend Documents