Stichting Alphense Kinderboerderijen

Stichting Alphense Kinderboerderijen

“De kinderboerderij dat zijn wij” VRIJWILLIGERSBELEID

vastgesteld 26 februari 2014

2

Vrijwilligersbeleid- waarom, voor wie en wat? Waarom? Omdat onze vrijwilligers onmisbaar zijn… De belangrijkste reden om vrijwilligersbeleid op te stellen is dat onze vrijwilligers onmisbaar zijn. Want laten we eerlijk zijn: zonder onze vrijwilligers geen Kinderboerderij Zegersloot en Bospark en dus geen Stichting Alphense Kinderboerderijen (de Stichting) met gemiddeld zo’n 65.000 bezoekers per jaar! Het zijn onze vrijwilligers die de dagelijkse voer- en mestrondes uitvoeren en die het onderhoud van de Kinderboerderijen verzorgen. Het belang van onze vrijwilligers vraagt om serieuze benadering: vrijwilligersbeleid. Het gevoel bestaat dat met betrekking tot onze vrijwilligers teveel aan het toeval en goede intenties wordt overgelaten en veel ongeschreven regels gelden. Met dit vrijwilligersbeleid weten onze vrijwilligers wat wij van hen verwachten maar óók wat zij van de Stichting kunnen verwachten. Daarnaast zet het beleid de acties op een rij die het bestuur wil nemen om nieuwe vrijwilligers te werven en de tevredenheid van de bestaande vrijwilligers te peilen en te verbeteren. Voor wie? Voor al onze vrijwilligers Dit vrijwilligersbeleid richt zich op alle verschillende vrijwilligers van de Stichting. Dus wat jou taak ook is (dierverzorging, jeugdhulp klusser, ponyhulp, fotograaf, bestuurslid), hoe vaak je ook werkt (van 1 keer in de maand tot 2 keer in de week) en hoeveel uren je ook maakt (van 1 uur tot 500 uur) dit vrijwilligersbeleid is voor jou bedoeld! Wat? Veel onderwerpen Het vrijwilligersbeleid van de Stichting Alphense Kinderboerderijen gaat in op veel verschillende onderwerpen maar probeert tegelijk beknopt te zijn. De inhoudsopgave op de volgende pagina geeft aan hoe dit vrijwilligersbeleid is opgebouwd. Hierin zijn ook een aantal doelen uit het Beleidsplan 2011-2015 Schaapjes op het Droge terug te vinden.

3

4

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 5 1

Uitgangspunten ............................................................................................................................... 7

2.

Nieuwe vrijwilligers ......................................................................................................................... 9

3

Bestaande vrijwilligers................................................................................................................... 11

Bijlage I Beschrijving taken en werkzaamheden vrijwilligers................................................................ 17 Bijlage II Vrijwilligersovereenkomst en gedragscode............................................................................ 21

5

6

1

Uitgangspunten

Dit vrijwilligersbeleid is gebaseerd op onderstaande uitgangspunten. De Kinderboerderij dat zijn wij Alle vrijwilligers samen maken de Kinderboerderij. Een goede samenwerking tussen vrijwilligers waarbij zij duidelijk en op een juiste toon met elkaar communiceren is daarvoor van belang. Doelen Stichting Basis voor het vrijwilligersbeleid zijn de twee doelen van de Stichting:


beheer en onderhoud van Kinderboerderijen en dierweide Dijksloot en




het leveren van een bijdrage aan de kennis van de bezoekers over de op de boerderijen aanwezige dieren (educatie).

Financiering van de Stichting De Stichting is volledig afhankelijk van de gemeentelijke subsidie, donaties, sponsorgelden en opbrengst van de verkoop van dieren en producten. In de praktijk betekent dit dat de financiële middelen van de Stichting beperkt zijn. Taken van onze vrijwilligers De Stichting kent verschillende typen vrijwilligers met verschillende taken:


Vrijwilliger dierverzorging - verantwoordelijk voor het voeren van de dieren, uitmesten van de stallen en het onderhouden van contact met bezoekers (vanaf 18 jaar)




Jeugdhulp - helpen van de vrijwilliger dierverzorging. Jeugdhulpen zijn tussen de 12 en 18 jaar oud.




Klusser - verantwoordelijk voor het uitvoeren van onderhoudsklussen op de Kinderboerderijen




Ponyhulp - verzorgt de pony(‘s): stal uitmesten, beweging geven, bezoekers in contact brengen met de pony’s, ’s middags voeren




Fotograaf – maakt foto’s tijdens activiteiten

Een uitgebreidere beschrijving van de taken en werkzaamheden is te vinden in bijlage I. Naast deze standaard taken helpt een aantal vrijwilligers bij het organiseren van verschillende activiteiten. Een groot deel van de vrijwilligers helpt bij de activiteiten zelf. Vrijwilliger omdat… Vrijwel al onze vrijwilligers werken bij ons omdat zij dit leuk vinden. Voor veel van onze vrijwilligers is het verzorgen van en werken met onze dieren de belangrijkste reden voor hun betrokkenheid. En dan is het ook juist de verscheidenheid aan dieren en werkzaamheden die het werk interessant 7

maakt. Andere motieven van onze vrijwilligers zijn: het werken met de handen, mensen en dieren in contact brengen en nieuwe mensen leren kennen. De flexibiliteit in het inplannen van de werkzaamheden beperkt vervolgens de drempel om daadwerkelijk vrijwilliger te worden. Dit betekent dat de Stichting om haar vrijwilligers te behouden moet zorgen voor een verscheidenheid van dieren en werkzaamheden en de mogelijkheid om in contact te komen met andere mensen. Vrijwillig maar niet vrijblijvend Vrijwilligerswerk wordt vrijwillig gedaan maar dit betekent niet dat het werk vrijblijvend is. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij hun afspraken nakomen en zich houden aan de gegeven instructies. Vrijwilligerscoördinator De Stichting heeft een vrijwilligerscoördinator: Marja Dieho. Zij is verantwoordelijk voor selectie, begeleiding en inroosteren van de vrijwilligers. Ook voert zij de functioneringsgesprekken. Samen met het bestuur regelt zij de werving van nieuwe vrijwilligers en bepaalt zij wie een sleutel krijgt van de Kinderboerderij. Cultuur: gastvrij, gezellig, handen uit de mouwen en meedenken De Kinderboerderij wil een fijne plek zijn voor vrijwilligers, dieren en bezoekers. Dit betekent dat we het belangrijk vinden om gastvrij te zijn en dat we het graag gezellig hebben. Daarnaast is er genoeg te doen om onze dieren en bezoekers tevreden te houden dus: ‘handen uit de mouwen’. En natuurlijk kan er altijd wat beter, meedenken en positieve feedback zijn daarom meer dan welkom. Onze vrijwilligers zijn… Onze vrijwilligers zijn zelfstandig, communicatief vaardig, hebben verantwoordelijkheidsgevoel, werken graag met mens en dier en kunnen het werk lichamelijk goed aan. Vanaf 12 jaar is het mogelijk om jeugdhulp te worden, vanaf 18 jaar is het mogelijk om zelfstandig een dienst te draaien en de eindverantwoordelijkheid te hebben. Positie van de vrijwilligers Onze vrijwilligers zijn onmisbaar. Onder leiding van of volgens de instructies van de beheerders voeren zij hun taken uit. De beheerders zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. De Stichting wordt bestuurd door een bestuur bestaand uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en bestuurslid PR. Het bestuur heeft bij haar werkzaamheden nauw overleg met de beheerders. Het bestuur heeft een doorslaggevende stem bij het nemen van beslissingen en heeft bij geschillen het laatste woord.

8

2.

Nieuwe vrijwilligers

2.1 Huidige werving en selectie activiteiten Het werven en selecteren van nieuwe vrijwilligers staat wanneer nodig op de agenda van de bestuursvergadering. Werving van nieuwe vrijwilligers vindt voornamelijk plaats op de volgende manieren:


advertenties via Vrijwilligersnetwerk Participe




vermelding op eigen website




flyers op de Kinderboerderijen en in de kibo-kraam bij activiteiten




aanspreken van bezoekers van de Kinderboerderij




Een enkele keer wordt een tweet verstuurd met de oproep om vrijwilliger te worden of wordt initiatief genomen voor een krantenartikel. Als Participe een speciale actie heeft om vrijwilligers te werven probeert de Stichting hierbij aan te sluiten.

Vrijwilligerscoördinator Marja Dieho voert de kennismakingsgesprekken met potentiële vrijwilligers. Hierbij informeert zij de potentiële vrijwilliger over de Stichting en de werkzaamheden. Ook motivatie, verwachtingen en wensen worden besproken. Naar aanleiding van dit gesprek bepaalt de vrijwilligerscoördinator of de vrijwilliger geschikt is voor het werk bij de Stichting. Bij haar beslissing let de vrijwilligerscoördinator onder andere op de volgende zaken:


zelfstandig kunnen werken




of de potentiële vrijwilliger het werk geestelijk en lichamelijk aan kan




of de potentiële vrijwilliger en de Kinderboerderij bij elkaar passen

2.2 Gewenste toekomstige werving en selectie activiteiten De selectie van vrijwilligers vindt naar tevredenheid plaats. Voor de werving van vrijwilligers is extra inspanning gewenst omdat de huidige manieren van werven niet voldoende resultaat opleveren. Mogelijke acties:


Verbeteren van de doorlopende advertenties bij Participe en op de website: eenduidigheid en aansprekendheid verbeteren




Publiciteitsactie waarbij via verschillende media en op verschillende manieren potentiële vrijwilligers worden benaderd (bijvoorbeeld via scholen, supermarkten, dierenwinkels, dierenartsen), met bijvoorbeeld dagen dat mensen kennis kunnen maken met het werk en de Kinderboerderij




Nadere inventarisatie plaats onder de vrijwilligers in hoeverre zij bereid zijn het bestuur te ondersteunen in activiteiten en ontwikkelingen. 9

2.3 Introductie en proefperiode De vrijwilligerscoördinator geeft een nieuwe vrijwilliger uitleg over de werkzaamheden van de, vervolgens gaat een proefperiode in. De nieuwe vrijwilliger loopt dan een aantal keer mee met een bestaande vrijwilliger om de werkzaamheden onder de knie te krijgen. De vrijwilligercoördinator neemt gedurende de proeftijd contact met de bestaande vrijwilliger(s) over het functioneren van de nieuwe vrijwilliger. De duur van de proefperiode kan verschillen maar omvat minimaal 4 diensten. Aan het einde van de proefperiode bespreken de nieuwe vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator de voortzetting dan wel beëindiging van het vrijwilligerswerk.

10

3

Bestaande vrijwilligers

3.1 Vrijwilligersovereenkomst en gedragscode De Kinderboerderij heeft een belangrijke rol in de gemeente Alphen aan den Rijn. Wekelijks bezoeken gemiddeld 1240 mensen één van onze Kinderboerderijen. Dit zijn dus bijna 65.000 bezoekers per jaar! Voor de bezoekers én dieren is het belangrijk dat de Kinderboerderijen een veilige en prettige plek is. De vrijwilligers zijn zowel het gezicht van de Kinderboerderij als de verzorgers van de dieren. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor een veilige Kinderboerderij waar mens en dier graag willen zijn bij hen ligt. Het is dus aan de vrijwilligers om op een juiste manier te handelen en zijn of haar gedrag aan te passen aan zijn/haar verantwoordelijkheid. Om duidelijk te maken wat dit gewenste gedrag is, is een gedragscode opgesteld. De gedragscode bestaat uit 7 hoofdregels, die zijn uitgewerkt in subregels. Van vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich zowel aan hoofd- als subregels houden. De gedragscode maakt onderdeel uit van de vrijwilligersovereenkomst. Het is de bedoeling dat vanaf januari 2014 alle vrijwilligers van de Kinderboerderij deze overeenkomst en gedragscode ondertekenen. Tot 2014 heeft de Kinderboerderij nooit gewerkt met een expliciete gedragscode en een vrijwilligersovereenkomst. Dit werd nooit nodig gevonden, maar tijden veranderen. De maatschappij vraagt om duidelijke afspraken neergelegd in een gedragscode en vrijwilligersovereenkomst. De afgelopen jaren gingen vele organisaties de Kinderboerderij voor. De Stichting concludeerde een achterstand op dit gebied. Het project ‘In veilige handen’ van Participe vormde een extra aanzet voor het opstellen van gedragscode en vrijwilligersovereenkomst. Door het ondertekenen van de overeenkomst is voor iedereen duidelijk welke regels er gelden en wordt het mogelijk om elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag. De volledige gedragscode en overeenkomst vind je in bijlage II. Met het opstellen en ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst en gedragscode wordt een van de doelen van het beleidsplan 2011-2015 behaald. De zeven hoofdregels De volledige gedragscode vind je op de volgende pagina. De zeven hoofdregels zijn:


Regel 1: Afspraak is afspraak

Vrijwilligerswerk is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Dat betekent dat je de afgesproken diensten draait en dit ook doet volgens de instructies! We rekenen op je!


Regel 2: Werk samen

Een van de subregels is: stel je sociaal op naar je mede-vrijwilliger. Houd bijvoorbeeld samen pauze en maak ook wat te drinken voor de ander. 11




Regel 3: Behandel onze bezoekers als onze gasten

Dit betekent bijvoorbeeld dat alle gasten jou aan moeten durven spreken om iets te vragen. Dus sluit je niet af van de bezoekers door bijvoorbeeld met mede-vrijwilligers te gaan zitten smoezen. Wat veel vrijwilligers doen is bezoekers uit zichzelf iets leuks vertellen over een dier of kinderen mee laten helpen met de voerronde. Dit hoeft niet maar voor veel kinderen is dit wel een hoogtepuntje!


Regel 4: Respecteer anderen en hun grenzen

Iedereen moet zich geestelijk en lichamelijk veilig voelen op de Kinderboerderij. Dit betekent bijvoorbeeld dat je anderen niet beledigt of tegen hun zin aanraakt. De vrijwillig(st)er die grensoverschrijdend gedrag heeft vertoond wordt door de beheerders en het bestuur ter verantwoording geroepen. Bij strafbare feiten wordt de politie ingeschakeld.


Regel 5: Denk om dierenwelzijn en voorkom onveilige situaties

Laat bijvoorbeeld geen gereedschap rondslingeren zodat andere mensen of dieren zich hieraan kunnen bezeren.


Regel 6: Wees herkenbaar als vrijwilliger en geef het goede voorbeeld




Regel 7: Praat met beheerders en bestuur wanneer nodig

Dit geldt zeker bij conflicten, kritiek of klachten maar ook leuke ideeën zijn welkom! Tot slot een tip: lees het kibonieuws dat je krijgt toegestuurd. Behalve nieuws staan hier onder meer activiteiten en veranderde verzorginstructies in.

3.2 Inroosteren Iedere vrijwilliger bespreekt met vrijwilligerscoördinator Marja Dieho hoe vaak hij/zij een dienst wil draaien en welke dag en dagdeel de voorkeur heeft. Per kwartaal neemt de vrijwilligerscoördinator contact op met de vrijwilligers dierverzorging om hen in te plannen. Met de ponyhulpen en klussers worden voor langere tijd afspraken gemaakt over hun inzet. De hulp van de fotografen wordt ad hoc ingeroepen.

3.3 Informatievoorziening Informatievoorziening aan en communicatie met vrijwilligers gebeurt op verschillende manieren en met verschillende middelen. E-mail, bellen en face-to-face De vrijwilligers kunnen de beheerders en het bestuur altijd e-mailen of bellen. Hiervoor ontvangen de vrijwilligers de contactgegevens. Als zowel vrijwilliger als beheerder op de Kinderboerderij zijn vindt uiteraard ook ‘live’ contact plaats.

12

Overdrachtboek, aankondigingen Op beide Kinderboerderijen is een overdrachtboek aanwezig. Dit is een belangrijk communicatiemiddel tussen beheerders en vrijwilligers. Beheerders schrijven hierin specifieke instructies, vrijwilligers schrijven bijzonderheden van hun dienst op. Het kan voorkomen dat een specifieke instructie voor langere tijd gevolgd moet worden. Deze instructies worden als apart notitie in de keukens opgehangen. Ook andere aankondigingen, bijvoorbeeld van activiteiten, zijn op aparte notities in de keukens te vinden. Voerrooster, mestrooster, instructiehandboek Op beide Kinderboerderijen zijn een voerrooster en mestrooster aanwezig. Deze roosters geven aan wat wanneer gedaan moet worden en hoe. Vrijwilligers zijn verplicht deze roosters te volgen. In de aanwezige instructieboeken zijn de werkzaamheden nader uitgewerkt. Kibo-nieuws Een aantal keer per jaar ontvangen alle vrijwilligers een mail met het kibo-nieuws. Hierin vinden vrijwilligers nieuws over de Kinderboerderij maar ook andere mededelingen zoals seizoensafhankelijke instructies. Vrijwilligershandboek Het vrijwilligershandboek heeft als doel om vrijwilligers praktische informatie en achtergrondinformatie te geven. Het is bedoeld als handig overzichtsdocument van relevante informatie en bestaat uit twee delen. ‘Deel 1 praktische handleiding’ bevat:


de vrijwilligerswijzer met contactgegevens;




de gedragscode en vrijwilligersovereenkomst;




het werkhandboek met beschrijving van de werkzaamheden op hoofdlijnen;




Informatie over het beëindigen van vrijwilligerswerk.

In ‘Deel 2 achtergrondinformatie’ zijn het Beleidsplan, dit vrijwilligersbeleid en algemene informatie over de Stichting opgenomen.

Op Kinderboerderij Bospark en Zegersloot is altijd één exemplaar van het Vrijwilligershandboek en het instructieboek voor vrijwilligers aanwezig. Alle vrijwilligers krijgen het Vrijwilligershandboek ook digitaal toegezonden. Nieuwe vrijwilligers krijgen een leen-exemplaar mee om door te lezen.

3.4 Inspraak Vrijwilligers kunnen altijd bij bestuur en beheerders terecht met ideeën, feedback en agendaonderwerpen voor de bestuursvergadering. Voor het geven van input bestaat geen formele procedure. De input wordt in de bestuursvergadering besproken en er wordt besloten wat met de input gedaan wordt. Dit wordt vervolgens teruggekoppeld aan de vrijwilliger.

13

De beheerders zijn aanwezig bij bestuursvergaderingen en hebben ruimte om hun mening te geven. Beheerders en bestuurders nemen ook de belangen van vrijwilligers mee bij besluitvorming. Over het algemeen hebben vrijwilligers geen inspraak in besluiten van het bestuur. Het bestuur kan uiteraard wel kiezen om een specifieke onderwerp of besluit voor te leggen aan de vrijwilligers.

3.5 Verzekering en onkostenvergoeding Verzekering Het is belangrijk dat vrijwilligers verzekerd zijn, zodat zij zonder problemen hun werk kunnen doen. Voor alle inwoners van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft de gemeente een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. Alle vrijwilligers in de gemeente zijn daardoor verzekerd tijdens het uitvoeren van hun vrijwilligerswerk voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. Daarnaast heeft de gemeente een polis afgesloten waarin bestuurdersaansprakelijkheid voor vrijwilligers is meeverzekerd is. (Bron: http://www.participe.nu/vrijwilligers/vrijwilligersverzekering/) De vrijwilligers van de kinderboerderij vallen ook onder deze verzekering. Onkostenvergoeding Eventuele onkosten die vrijwilligers vanwege het vrijwilligerswerk maken worden in principe niet vergoed. In specifieke gevallen kan dit anders zijn. Bijvoorbeeld als deze onkosten gemaakt worden in het kader van het organiseren van activiteiten van de Kinderboerderij. Hiervoor geldt dat aan de beheerders toestemming moet worden gevraagd voordat de onkosten worden gemaakt. De beheerders zijn beslissingsbevoegd tot €500,-. Bij bijzondere uitgaven boven dit bedrag leggen zij de vraag voor aan het bestuur.

3.6 Waarderingsbeleid Zonder haar vrijwilligers kan de Stichting niet draaien. Wij vinden het belangrijk om onze waardering naar de vrijwilligers over te brengen. Tweemaal per jaar organiseert de Stichting daarom een bijeenkomst voor alle vrijwilligers waar de voorzitter de vrijwilligers namens bestuur en beheerders bedankt voor hun inzet. Elk jaar in januari wordt een nieuwjaarsreceptie georganiseerd en ontvangen alle vrijwilligers een bedankje. Aan het einde van de zomervakantie organiseert de Stichting jaarlijks een diner. Hiervoor zijn vrijwilligers en partners uitgenodigd. Ook probeert de Stichting zoveel mogelijk aan te sluiten op landelijke en lokale (gemeentelijke) acties om vrijwilligers in het zonnetje te zetten. Rond de kerst wordt een aanvullende activiteit georganiseerd speciaal voor de vrijwilligers: kerststukjes maken. Voor de materialen wordt over het algemeen wel een kleine bijdrage gevraagd.

3.7 Begeleiding en cursussen Begeleiding Na een inwerkperiode voeren de vrijwilligers hun taken zelfstandig uit alleen of in samenwerking met andere vrijwilligers. De beheerders zijn op verschillen de tijden aanwezig op de Kinderboerderijen en telefonisch en per e-mail beschikbaar voor vragen en uitleg. 14

Marja Dieho is de vrijwilligercoördinator en vaak het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers. Cursussen Wanneer noodzakelijk organiseert de Stichting een verplichte uitlegsessie over een specifiek onderwerp. Een voorbeeld is de sessie met de ponyhulpen hoe om te gaan met het gedrag van een pony. Het doel van het bestuur is om jaarlijks een inventarisatie te maken van de behoefte aan informatie bij vrijwilligers. Hierbij kunnen zij ook aangeven over welk onderwerp zij geïnformeerd willen worden. Bij voldoende belangstelling organiseert de Stichting dan een korte cursus of informatieavond. Mogelijke onderwerpen voor deze cursussen lopen uiteen maar hebben altijd een link met het werk op de Kinderboerderij. Denk bijvoorbeeld aan een korte EHBO-cursus of uitleg over bijen.

3.8 Klachtenprocedure en conflictoplossing Klachten en conflicten kunnen voorgelegd worden aan één van de beheerders of bij het bestuur. Dit kan mondeling, telefonisch, per e-mail of per brief. De ontvangst van de klacht of het conflict wordt bevestigd waarbij ook wordt aangegeven wanneer welke stappen ondernomen zullen worden. Bij conflicten zal vaak een gesprek over het conflict en de mogelijke oplossingen worden gevoerd met de betrokken personen. Afhankelijk van de betrokken personen zal één van de beheerders of bestuursleden dit gesprek leiden. Bij klachten is het mogelijk een gesprek te voeren over de klacht. Wanneer nodig wordt de klacht in de eerst volgende bestuursvergadering besproken en wordt besloten hoe met de klacht wordt omgegaan. Dit besluit wordt teruggekoppeld aan de vrijwilliger die de klacht inbracht.

3.9 Functioneringsgesprekken en vrijwilligerstevredenheid Functioneringsgesprekken Als daar aanleiding voor is, vanuit de vrijwilliger of één van de beheerders vindt een functioneringsgesprek plaats een vrijwilliger. In een functioneringsgesprek wordt het vrijwilligerswerk geëvalueerd en verbeterpunten genoemd. Het gesprek vindt in principe plaats met één van de beheerders. Bij bijzonderheden koppelen de beheerders dit terug aan het bestuur. In het Beleidsplan 2011-2015 ‘Schaapjes op het droge’ wordt ingezet op jaarlijks functioneringsgesprekken met alle vrijwilligers. Het is gebleken dat dit niet werkbaar is vanwege de grote tijdsinvestering die dit vraagt. De benodigde tijd kan op dit moment beter worden gebruikt. Vrijwilligerstevredenheid De Stichting heeft tot doel om in de periode 2014 – 2015 een HBO-stagiair te werven om onder de vrijwilligers een onderzoek te doen naar hun motivatie, ideeën, wensen en visie. Uitkomsten van dit onderzoek kan het bestuur helpen om richting te geven aan het vrijwilligersbeleid en daarmee meer gericht vrijwilligers te werven en te behouden. 15

Dit doel is ook opgenomen in het Beleidsplan 2011-2015 ‘Schaapjes op het droge’.

3.10 Beëindiging vrijwilligerswerk Vrijwillige beëindiging vrijwilligerswerk Bij vrijwillig vertrek van de vrijwilliger wordt in principe een termijn van 4 weken in acht genomen voor het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst. In overleg wordt bepaald wat de laatste datum is dat de vrijwilliger nog vrijwilligerswerk zal doen. De wens om het vrijwilligerswerk te beëindigen kan mondeling of per e-mail aan de vrijwilligerscoördinator Marja Dieho gemeld worden. Voor dierverzorgers geldt dat we hen vragen tijdig voor het maken van een nieuw rooster aan te geven als zij willen stoppen. We vragen hen ook de voor hen ingeplande diensten nog te doen. Gedwongen beëindiging vrijwilligerswerk Een reden voor gedwongen beëindiging van het vrijwilligerswerk ligt in het niet goed functioneren van de vrijwilliger en het vertonen van ongewenst gedrag. Over het algemeen vindt ontslag pas plaats als na herhaaldelijke evaluatie geen verbetering in het functioneren heeft plaatsgevonden. Bij seksueel ongewenst gedrag kan hiervan afgeweken worden. De evaluatiegesprekken en het ontslaggesprek vinden plaats met de beheerders. Ontslag vindt pas plaats als beide beheerders het hierover eens zijn. Wanneer nodig mengt, op verzoek van de beheerders, een bestuurslid zich hierin. Afscheidsgesprek Bij beëindiging van het vrijwilligerswerk vindt een afscheidsgesprek plaats als daar behoefte aan is. Tijdens dit gesprek kan de vertrekkende vrijwilliger verbeterpunten aandragen, bijvoorbeeld voor het vrijwilligersbeleid.

16

Bijlage I Beschrijving taken en werkzaamheden vrijwilligers I.1 Algemeen Verkoop van dieren en producten
Verkoop van andere dieren dan konijnen en cavia’s wordt gecoördineerd door de beheerders. Geïnteresseerden moeten naar hen worden door verwezen.


Reserveren van dieren is in principe niet mogelijk. Kopen is gelijk betalen en meenemen.




Zegersloot: vrijwilligers mogen de konijnen en cavia’s in het verkoophok verkopen. Ook zijn verschillende binnen en buitenrennen te koop. Bij onduidelijkheid niets verkopen maar vragen aan of doorverwijzen naar de beheerders.




Zegersloot: verkoopbare producten zijn eieren, honing, pauwenveren, noten (voor zover aanwezig)




Bospark: verkoop van dieren vindt plaats op Zegersloot niet op Bospark. Verwijs geïnteresseerden dus door naar Zegersloot.




Bospark: verkoopbare producten zijn eieren, en pauwenveren (voor zover aanwezig)




Elke verkoop moet in het kasboek vermeld worden, schrijf hierin het product, de hoeveelheid en het ontvangen bedrag




Het bij verkoop ontvangen bedrag moet in het geldpotje worden gedaan.

Veiligheid Laat geen gereedschap slingeren, voorkom verwondingen aan mensen en dieren. Let erop dat bij vertrek de hekken en gebouwen goed afgesloten zijn. Voorkom op deze manier uitbrekende dieren en inbraak. Aanvullende activiteiten De beheerders en het bestuur beheren de prikborden en informatieborden. Vrijwilligers hangen geen briefjes op zonder vooroverleg en toestemming van beheerders en/of bestuur. Vraagt een bezoeker om het ophangen van een aankondiging, vermeld deze vraag in het overdachtboek. Doe de eventuele op te hangen briefjes ook in het overdrachtboek. Een aantal keer per jaar organiseert de Stichting speciale activiteiten voor haar bezoekers en vrijwilligers. Voorbeelden zijn het Schaapscheerdersfeest, Dierendag en kerststukjes maken. Vrijwilligers zijn welkom om in de activiteitencommissie plaats te nemen en op deze manier bij te dragen aan de organisatie van activiteiten. Ook hulp gedurende de activiteit wordt op prijs gesteld maar is niet verplicht

I.2 Dierverzorgers en jeugdhulpen

17

Ochtenddienst Start: tussen 8.15 uur en 8.30 uur Acties:


Zegersloot: door de week hek van het slot laten voor bezoekers en geldautomaten installeren. In het weekend het hek op slot draaien zodat geen bezoekers binnen kunnen komen. ’s Ochtends installeren van de geldautomaten is in het weekend niet nodig.




Bospark: vrijwilliger mag kiezen of zij het hek van het slot laat en zo bezoekers toelaat of dat zij het hek op slot draait.




Lezen overdrachtboek voor eventuele bijzonderheden




Voerronde uitvoeren volgens het voerrooster: geef niet teveel of te vaak eten. Bij de voerronde ook watertoevoer controleren en waterbakken verversen. Het voerrooster is te vinden boven de voersilo’s. Let op eventuele aanvullingen/afwijkingen die in het keukentje hangen of boven de betreffende hokken.




Na de voerronde op het mestrooster kijken welke hokken deze dag uitgemest moeten worden.




Bij aanwezigheid van bezoekers: bezoekers te woord staan en eventueel producten en dieren verkopen




Aan het einde van de dienst: overdrachtboek invullen.

Naast de verplichte werkzaamheden mag de vrijwilliger nog extra werkzaamheden uitvoeren zoals, speeltoestellen schoonmaken, spinnenwebben verwijderen, straat vegen en zaken afstoffen. Op zowel Zegersloot als Bospark ligt een uitgebreid instructiehandboek waarin het voeren en mesten wordt uitgelegd. Middagdienst Start: 14.00 uur Einde: 16.30 uur Acties:


Hek van het slot laten voor bezoekers en geldautomaten installeren/deur voor voerautomaten openen.




Lezen overdrachtboek




Ronde maken langs dieren: staan ze er goed bij, hebben ze allemaal te drinken?




Bezoekers verwelkomen, aanspreken op eventueel ongewenst gedrag en vragen beantwoorden 18




Eventueel producten en dieren verkopen




Tussen 15.00 en 16.30 voeren volgens het voerrooster




Bospark: Voor sluiting deur voor voerautomaten sluiten en vergrendelen




Zegersloot: Voor sluiting geldbakken uit voerautomaten verwijderen en in keukentje opbergen




Bezoekers wijzen op sluitingstijd, controleren of iedereen van het terrein af is en de hekken sluiten




Aan het einde van de dienst: overdrachtboek invullen.

Op zowel Zegersloot als Bospark ligt een uitgebreid instructiehandboek waarin het voeren en mesten wordt uitgelegd.

I.3 Klussers Voor het uitvoeren van de klussen bestaat geen vast rooster. Eén van de beheerders coördineert de werkzaamheden en bespreekt de te nemen acties met de klussers.

I.4 Ponyhulpen De ponyhulpen zijn verantwoordelijk voor de zorg van de pony’s. Dit omvat de volgende activiteiten:


Lezen overdrachtboek




Poetsen van de pony(‘s)




Uitmesten van de stal(len) en bak/uitloop volgens het mestschema




Trainen met de pony(‘s) waarbij rekening wordt gehouden met eventuele aanwijzingen van de beheerders




Bezoekers met pony(’s) in contact brengen




Voeren van de pony(‘s) volgens het voerschema




Aan het einde van de dienst: invullen overdrachtboek

Cap verplicht bij ponyrijden Bij alles staat veiligheid voorop! Dit betekent dat bij het ponyrijden altijd een veiligheidshelm (cap) moet worden gedragen. Wordt geen cap gedragen dan wordt de betreffende ponyhulp tijdelijk geschorst. Bij herhaaldelijk niet dragen van een cap wordt het vrijwilligerswerk van de ponyhulp beëindigd. Het dragen van een cap is ook bij het rijden met de ponywagen wenselijk. Pony’s blijven in principe op terrein De pony’s moeten op het terrein van de kinderboerderij blijven. Hierop is slechts één uitzondering: met de pony Billy mag het terrein wel verlaten worden, hiervoor is een speciale verzekering 19

afgesloten. Met Billy op pad buiten het terrein mag echter alleen onder een aantal voorwaarden. Bij overtreding van de voorwaarden mag de betreffende ponyhulp niet meer met Billy buiten het hek. De voorwaarden zijn:


De ponyhulp moet een lesje aangespannen rijden hebben gevolgd en heeft expliciete toestemming van één van de beheerders dat hij/zij in principe met Billy naar buiten mag. De beheerders besluiten hierover op grond van o.a. hun inschatting van de vaardigheden en verantwoordelijkheidsgevoel van de ponyhulp.




De ponyhulp heeft toestemming van zijn/haar ouders




Kinderen van bezoekers mogen niet mee




Mensen die geen vrijwilliger zijn bij de kinderboerderij mogen niet mee tenzij één van de beheerders uitdrukkelijk heeft toegestemd




De ponyhulp meldt altijd aan andere vrijwilliger dat hij/zij op pad gaat, hoe lang en welk rondje hij/zij van plan is te rijden.




De ponyhulp heeft altijd een werkende mobiel mee




Geen geklier: racen, op- en af het wagentje springen er aan hangen etc.




Bij het oversteken van grotere wegen moet iemand naast Billy lopen




Houdt rekening met het andere verkeer: auto's, fietsers, wandelaars etc. Blijf vriendelijk!




Geen uren op pad




Breng Billy niet bezweet terug, houd ook rekening met zijn conditie

I.5 Fotografen Voor de fotografen bestaat geen vast rooster. De fotografen nemen zelf initiatief om bij activiteiten te fotograferen.

20

Bijlage II Vrijwilligersovereenkomst en gedragscode

Gedragscode Regel 1: Afspraak is afspraak


De vrijwillig(st)er komt op tijd voor de kibodienst;




Kan de vrijwillig(st)er door omstandigheden zijn/haar kibodienst toch niet draaien, dan meld hij/zij zich ruim van tevoren af;




De vrijwillig(st)er leest bij de start van de dienst het overdrachtboek;




De vrijwillig(st)er doet alle werkzaamheden die horen bij de dienst en doet ze op de juiste manier: hij/zij volgt de voerschema’s, mestschema’s en eventuele andere werkafspraken;




De vrijwillig(st)er vult aan het eind van de dienst het overdrachtboek in;




De vrijwillig(st)er laat bij vertrek de kinderboerderij opgeruimd achter en sluit alle deuren en hekken goed af.

Regel 2: Werk samen


De vrijwillig(st)er stelt zich sociaal op naar mede-vrijwilligers ers (vrijwilligers dierverzorging, klussers, ponyhulpjes, fotografen, bestuurders en beheerders);




De vrijwilligers bespreken hoe zij de kibodienst gezamenlijk gaan uitvoeren en verdelen wanneer nodig de werkzaamheden;

Regel 3: Behandel onze bezoekers als onze gasten


De vrijwillig(st)er is gastvrij, attent, voorkomend en benaderbaar voor alle bezoekers van de kinderboerderij.




De vrijwillig(st)er probeert de vragen van bezoekers zo goed mogelijk te beantwoorden. Bij twijfel over het juiste antwoord verwijst de vrijwillig(st)er naar de beheerders.




De vrijwillig(st)er reageert rustig en vriendelijk op eventuele klachten en kritiek. Als hij/zij de klacht niet op kan lossen geeft hij/zij aan de klacht door te zullen geven aan de beheerders en het bestuur. De vrijwillig(st)er schrijft de klacht of kritiek in het overdrachtboek.

21

Gedragscode vervolg Regel 5: Denk om dierenwelzijn en voorkom onveilige situaties
De vrijwillig(st)er jaagt niet zomaar achter dieren aan en is niet agressief naar de dieren toe;


De vrijwillig(st)er zorgt ervoor dat geen onveilige situaties ontstaan voor de mens en dier;




De vrijwillig(st)er waarschuwt bezoekers wanneer nodig;




De vrijwillig(st)er corrigeert bezoekers bij ongewenst gedrag zoals dieren opjagen, agressie naar mens of dier en het beschadigen van opstallen en beplanting.

Regel 6: Wees herkenbaar als vrijwilliger en geef het goede voorbeeld
De vrijwillig(st)er draagt zoveel mogelijk een kiboshirt, trui, bodywarmer of jas zodat iedereen weet dat hij/zij bij de kibo werkt;


De vrijwillig(st)er houdt zich de aan de huisregels van de kibo, hij/zij moet het goede voorbeeld geven;




De vrijwillig(st)er drinkt geen alcohol voor en tijdens zijn/haar kibodienst.

Regel 7: Praat met beheerders en bestuur wanneer nodig
De vrijwillig(st)er vraagt om hulp als zich een situatie voordoet waarmee hij/zij zich geen raad weet.


De vrijwillig(st)er richt zich bij een conflictsituatie tot een beheerder of een bestuurslid om tot een oplossing te komen.




De vrijwillig(st)er gebruikt het overdrachtboek niet als klachtenboek voor andere klachten dan de klachten van bezoekers. De vrijwillig(st)er kan met zijn/haar klacht of kritiek één van de beheerders of bestuur benaderen.

22

Vrijwilligersovereenkomst De ondergetekenden: Stichting Alphense Kinderboerderijen, vertegenwoordigd door …………………………………………………………….., verder te noemen: organisatie (naam)..........................................................................................., verder te noemen: vrijwillig(st)er komen het volgende overeen:

1. De organisatie stelt de vrijwillig(st)er met ingang van.…………........(datum ingang overeenkomst) in de gelegenheid activiteiten te verrichten, waarvoor de vrijwillig(st)er geen betaling ontvangt.

2. De activiteiten zullen bestaan uit:……………..............................................……….................................................................

3. Met de vrijwillig(st)er wordt een proefperiode afgesproken van minimaal 5 keer meewerken met ervaren vrijwilligers , welke met een evaluatie wordt afgesloten.

4.

De vrijwillig(st)er is in principe ...... uur per week/ maand beschikbaar. Dagdelen: …………………………Tijden:……………………..

5. De organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en valt onder de gemeentelijke regeling “verzekering vrijwilligerswerk” en draagt zo zorg voor voldoende verzekering van de vrijwillig(st)er. Zo niet dan draagt de organisatie de zorg voor een voldoende dekkende vrijwilligersverzekering.

6. In geval van verhindering van de vrijwillig(st)er zal deze tijdig de organisatie op de hoogte brengen.

7. De organisatie is vrij toegankelijk voor bezoekers. De organisatie is er verantwoordelijk voor dat de bezoekers zich veilig en gerespecteerd voelen. De vrijwilligers vertalen dit in praktijk door

23

ervoor te zorgen dat er geen onveilige situaties ontstaan, bezoekers te waarschuwen en te corrigeren bij ongewenst gedrag.

8. De vrijwillig(st)er heeft de gedragscode die gehanteerd wordt door de organisatie ontvangen en ondertekend (in 2-voud een voor de vrijwilliger en een voor de organisatie).

9. Voor het vrijwillig beëindigen van deze overeenkomst door de vrijwilliger wordt in principe een termijn van 4 weken in acht genomen. Bij een door de Stichting gedwongen einde van het vrijwilligerswerk van de vrijwilliger kan de overeenkomst per direct beëindigd worden.

10. Indien wegens het aanvaarden van een betaalde baan of andere bindende verplichtingen (zie *) aan de verplichting van artikel 9 niet kan worden voldaan, dient de vrijwillig(st)er het werk zorgvuldig over te dragen, dan wel af te ronden. Bij beëindiging dien(en)t de sleutel(s) ingeleverd te worden bij de beheerder.

11. De vrijwillig(st)er gaat akkoord met de plicht tot geheimhouding van alles wat hem/haar ter ore is gekomen over de organisatie en/of personen bij het uitoefenen van het vrijwilligerswerk evenals na het beëindigen van de overeenkomst.

De vrijwillig(st)er:

Namens de organisatie:

.......................................

.............................

Datum:...........................

Datum:…………….

Plaats:……………..

Plaats:……………….

Handtekening:

Handtekening:

Aldus in 2-voud opgemaakt. Eén exemplaar voor de vrijwillig(st)er en één voor de organisatie. (*)Bindende verplichtingen zijn dwang vanuit o.a. de overheid of uitkeringsinstanties om de tijd van de vrijwillig(st)er anders in te delen c.q. andere werkzaamheden aan te vangen

24