Sterk Vrijwilligerswerk ‘stimuleren, faciliteren, waarderen en koesteren’
UITWERKINGSNOTITIE Waddinxveens Vrijwilligerswerk 2002
INHOUDSOPGAVE Inleiding
3
Beleidsaanbevelingen Waddinxveen Aanbevelingen uit de conceptnotitie
4 4
Overwegingen naar aanleiding van het proces
5
Stimulering vrijwilligerswerk Waddinxveen en het versterken van de communicatie tussen gemeente, instellingen en vrijwilligers 7 De toneelmeester
7
Organisatie
8
Algemene taken
8
Vacaturebank
9
Financiële facilitering
10
Collectieve ongevallen- en W.A.-verzekering
10
Scholing en deskundigheidsbevordering
10
De waardering van vrijwilligers
11
Intern vrijwilligersbeleid organisatie
11
Waddinxveense vrijwilligersprijs
11
Financiële paragraaf
12
Inleiding
12
Het initiëren van een Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk
12
Vacaturebank
12
Collectieve W.A.- en ongevallenverzekering
12
Deskundigheidsbevordering
13
Waddinxveense Vrijwilligersprijs
13
Slot
13
2
INLEIDING Aan IMEinterim is opdracht verleend een plan van aanpak te maken voor het opstellen van een vrijwilligersbeleid binnen de gemeente Waddinxveen. Dit onderzoek heeft geleid tot een eerder verschenen basisnotitie voor het opstellen van een vrijwilligersbeleid waarin de volgende fasen zijn opgenomen: 1. onderzoeksfase: probleemanalyse en conclusies op basis van het onderzoek; 2. inventarisatiefase: op 3 niveaus (politiek, instellingen en doelgroep) inventariseren wat het beeld is van en de visie op vrijwilligersbeleid. Hierbij worden de uitkomsten van de onderzoeksfase meegenomen; 3. beleidsanalyse: het verzamelde materiaal zal worden geanalyseerd en geconcipieerd in een conceptrapport; 4. einddiscussie: In een discussiebijeenkomst zullen de conclusies uit het conceptrapport worden besproken met de gemeente, instellingen en de doelgroep; 5. eindrapportage. Deze uitwerkingsnotitie is op basis van de hierboven beschreven stappen tot stand gekomen. In het eerste deel van deze notitie zijn bondig de belangrijkste beleidsaanbevelingen uit de conceptnotitie samengevat. Daarna worden ervaringen besproken die zijn opgedaan in het beleidsproces. Tenslotte wordt een voorstel gedaan om de beleidsaanbevelingen te concretiseren in verdere actiepunten. De notitie wordt afgesloten met een financiële paragraaf.
3
BELEIDSAANBEVELINGEN WADDINXVEEN Aanbevelingen uit de conceptnotitie Op basis van een tweetal enquêtes en een reeks interviews zijn in de conceptnotitie een aantal beleidsaanbevelingen gedaan. Steeds terugkerende termen in de interviews en enquêtes waren: stimuleren, faciliteren, waarderen en koesteren. Onder deze termen werd het volgende begrepen: 1. Stimuleren: het aantrekkelijk maken van het vrijwilligerswerk en het aanpakken van het tekort aan vrijwilligers. 2. Faciliteren: het financieel ondersteunen van vrijwilligerswerk zodat er maximale kwaliteit geboden kan worden. 3. Waarderen: zorgdragen voor verbinding van de vrijwilliger aan de organisatie (korte dan wel lange termijn). 4. Koesteren: het versterken van de communicatie tussen de gemeente en de instellingen en het gebruik maken van de deskundigheid van de diverse vrijwilligersorganisaties en deze bundelen in een lokaal platform. Uit deze centrale begrippen werden een viertal beleidsaanbevelingen gedaan: 1. het ontwikkelen van een vrijwilligerssteunpunt; 2. zorgdragen voor financiële facilitering op meerdere vlakken; 3. het organiseren van een waarderingspakket (beloning); 4. het versterken van de communicatie tussen instellingen en vrijwilligers. De basisnotitie is gepresenteerd aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waddinxveen en voor kennisgeving ter beschikking gesteld aan de raadscommissie Welzijn, Ecuatie en Zorg d.d. 8 mei 2002. De basisnotitie is deels ook gebruikt als leidraad voor de subsidieaanvraag Tijdelijke stimuleringsregeling vrijwilligerswerk bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
4
Overwegingen naar aanleiding van het proces In de lijn van het plan van aanpak was het de bedoeling dat op dinsdag 5 maart 2002 een bijeenkomst gehouden zou worden voor betrokkenen van instellingen en verenigingen. Doel van deze bijeenkomst was om de conclusies uit het conceptrapport verder aan te scherpen en te concretiseren. Ondanks de inzet van de afdeling W.E.R. van de gemeente Waddinxveen bleek de animo om aan de bijeenkomst deel te nemen te gering om deze doorgang te laten vinden. Nog geen 15% van de genodigden gaf vooraf aan aanwezig te zullen zijn. Besloten is om de bijeenkomst te vervangen door een aantal interviews met instellingen en vrijwilligers. Hierdoor is de voorgenomen aanpak om tot een beleidsnotitie vrijwilligersbeleid te komen gewijzigd. Om een verklaring te kunnen geven van de lage respons van het veld op de onderdelen in proces en te komen tot een notitie, is het nuttig om eerst wat afstand te nemen. Hierdoor kan er op een evenwichtigere en nuchtere manier tegen het proces worden aangekeken. De keuzen en accenten ten aanzien van dit perspectief zijn uiteraard subjectief. Maar tegelijk werpen ze een noodzakelijk licht op de vooronderstellingen en het referentiekader van waaruit de beleidsaanbevelingen worden gedaan.
In het hele beleidsproces valt op dat het begrip verbinding meerdere keren en in meerdere facetten genoemd wordt. Door een groot aantal instellingen en verenigingen wordt de communicatie met de gemeente over het onderwerp vrijwilligersbeleid als onvoldoende ervaren. De gemeente zou in de ogen van de instellingen en verenigingen onvoldoende interesse tonen in het wel en wee van de verenigingen. Ambtenaren zouden in hun ogen niet echt geïnteresseerd zijn in het vrijwilligerswerk in Waddinxveen. Het gesprek met de gemeente (lees ambtenaren) gaat in hoofdzaak over de theoretische en cijfermatige wereld van subsidieverzoeken, jaarplannen, begrotingen en jaarrekeningen. Het echte gesprek over de inhoud en de problemen van het vrijwilligerswerk die verenigingen en instellingen ervaren, wordt door vele instellingen en verenigingen gemist. Hierdoor zou de gemeente ook nauwelijks echt op de hoogte zijn wat er onder de meeste verenigingen en instellingen speelt. Wanneer doorgevraagd wordt of verenigingen en instellingen onderling wel veelvuldig inhoudelijk overleg voeren over vrijwilligerswerk e.d., is het antwoord in de meeste gevallen negatief. Van elkaars activiteiten is men eveneens nauwelijks op de hoogte. Ervaringen worden nauwelijks uitgewisseld en van elkaars kennis en kunde wordt vrijwel geen gebruik gemaakt. Veel verenigingen en instellingen proberen zelf de oplossingen te vinden voor problemen die zij tegenkomen. Hierdoor kunnen gemakkelijk frustraties ontstaan omdat de problemen enerzijds hierdoor niet opgemerkt worden en anderzijds prestaties niet gewaardeerd worden omdat ze niet kenbaar worden gemaakt.
5
Gelet op de conclusies van het conceptrapport en de bevindingen bij het opstellen van de uitwerkingsnotitie zal het beleid van de gemeente de komende jaren zich vooral moeten richten op het aanbrengen van een zekere structuur in het veld van vrijwilligersinstellingen. Deze structuur is nodig om op een doeltreffende manier inhoud te geven aan de ‘beleidsambities’ stimuleren, faciliteren, waarderen en koesteren.
6
Stimulering vrijwilligerswerk Waddinxveen en het versterken van de communicatie tussen instellingen en vrijwilligers
De toneelmeester In het Waddinxveense vrijwilligerswerk zijn vele verenigingen en instellingen en talloze vrijwilligers actief. Elk proberen zij op hun eigen wijze inhoud te geven aan hun motivaties en doelstelling. De metafoor naar de toneelwereld is snel gelegd. Er zijn talloze acteurs en actrices die ieder een eigen spel willen spelen. Veelal zijn ze zelf hun eigen regisseur. Aan talent geen gebrek, maar des te meer aan medespelers, kostuums, belichting, etc. Hoewel veel materiaal wel aanwezig is, weten slechts weinigen de catacomben te vinden waar het meeste van al het benodigde ligt opgeslagen. Het ontbreekt aan een toneelmeester die overzicht heeft waar alles te vinden. Een persoon die de Waddinxveense schouwburg van het vrijwilligerswerk als zijn eigen broekzak kent. Kortom, iemand die zich verantwoordelijk voelt dat al die toneelstukken worden gestimuleerd, gefaciliteerd, gewaardeerd en gekoesterd. De rol van toneelmeester kan goed ingevuld worden door een in te stellen Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk. Deze in te stellen Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk zou kunnen worden gevormd uit afgevaardigden vanuit de diverse “soortgroepen” waarin veel vrijwilligers actief zijn. Gedacht kan worden aan de volgende vrijwilligersgroepen: -
vrijetijdsbesteding o.m. bestuurslid van een muziekvereniging, vrijwilliger van een wijkvereniging
-
primaire relaties o.m. lid oudervereniging school, leider jeugdvoetbalelftal
-
maatschappelijke zingeving o.m. lid van parochiebestuur, bestuurslid politieke partij/vakbond
-
belangenorganisaties o.m. bestuurslid ouderenbond, lid gehandicaptenplatform
-
hulpverlening o.m. vrijwilliger Zonnebloem/Gouwebloem, vluchtelingenwerk, mantelzorg
7
Organisatie Om de Stimuleringswerkgroep onafhankelijk te kunnen laten functioneren is het wenselijk dat zij vanuit een private rechtsvorm haar taken ten uitvoer kan brengen. Gelet op de aard van de werkzaamheden ligt het ten uitvoer brengen van de aan de Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk toe te delen activiteiten vanuit een stichtingsvorm het meest voor de hand. Daarnaast kan eventueel ondersteunend personeel worden aangesteld conform de CAO welzijn en niet onder de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Regeling (CAR) en uitwerkingsovereenkomst (UWO) zoals deze geld voor overheidspersoneel. De Stichting Waddinxveens Welzijnswerk (SWW) begeeft zich in de uitvoering van haar taken in algemeenheid al deels op het terrein van ondersteuning ten behoeve van het vrijwilligerswerk. Mede gelet op de al aanwezige ervaringen op het gebied van het vrijwilligerswerk en de aard van de door de SWW ontplooide activiteiten is het praktisch de Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk onder te brengen binnen de SWW, met dien verstande dat de Stimuleringsgroep haar activiteiten moet kunnen uitvoeren volgens duidelijke en vaststaande bevoegdheden, zowel op beleidsmatig als facilitair gebied.
Algemene taken Algemene taken die de Stimuleringswerkgroep op zich kan nemen, zijn: •
adviseren van de gemeente over het Waddinxveense vrijwilligerswerk;
•
adviseren van steunorganisaties over de uitvoering van het beleid;
•
het doen van voorstellen over hoe vrijwilligersorganisaties uit verschillende sectoren kunnen samenwerken en hoe verenigingen en instellingen op een betere wijze informatie kunnen uitwisselen;
•
het ondersteunen en verwijzen bij veel voorkomende problemen van vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties.
Beleidsaanbeveling 1: het initiëren van de oprichting van een Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk en deze Stimuleringsgroep haar activiteiten volgens duidelijke en vaststaande bevoegdheden laten uitvoeren onder de paraplu van de Stichting Waddinxveens Welzijnswerk.
8
Vrijwilligers vacaturebank Veel verenigingen en instellingen kampen met een tekort aan vrijwilligers. Het blijkt volgens deze instellingen dat het moeilijk is om nieuwe mensen te interesseren voor vrijwilligerswerk. Door het ontbreken van een infrastructuur is het moeilijk voor potentiële vrijwilligers om het vrijwilligerswerk te vinden waarin zij geïnteresseerd zijn. Op dit moment vervult de Stichting Waddinxveens Welzijnswerk al op informele wijze een steunfunctie voor het vrijwilligersveld. Deze functie kan verder worden uitgebouwd in een vacaturebank. Zo’n vacaturebank ondersteunt de vrijwilligersorganisaties bij het zoeken naar een adequate vrijwilliger, doordat zij gegevens verzamelen van mensen die vrijwilligerswerk willen gaan doen. Hierdoor zijn zij dé aangewezen organisatie om de vrijwilliger en de instelling met elkaar in contact te brengen. Belangrijk is dat deze ontwikkeling gesteund wordt door een groot deel van de betrokken instellingen. Daarom is het van belang dat deze vacaturebank in organisatorische zin onder verantwoordelijkheid van de nog op te richten Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk wordt geplaatst.
Beleidsaanbeveling 2: Het ontwikkelen van een vrijwilligers vacaturebank
9
Financiële facilitering
Collectieve Ongevallen en W.A.-verzekering Gebleken is dat vrijwilligers vaak onvoldoende verzekerd zijn. Organisaties die geen verzekeringen voor de vrijwilligers afsluiten kunnen in grote financiële problemen komen als zij met een schadeclaim worden geconfronteerd. Om de organisaties te stimuleren verzekeringen voor vrijwilligers af te sluiten en tegelijkertijd de financiële barrières voor de organisaties weg te nemen wordt een collectieve Wettelijke Aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering afgesloten. De gemeente Waddinxveen sluit een basisverzekering af voor alle vrijwilligersorganisaties en instellingen die met vrijwilligers werken en die deel willen nemen aan de verzekering. De organisaties nemen gratis deel. De gemeente betaalt de totale kosten voor de verzekering. Op basis van een door ons ter beschikking staande offerte bedragen de kosten bij een geschatte deelname van 6.000 vrijwilligers € 3.000,- op jaarbasis.
Beleidsaanbeveling 3: het afsluiten van een collectieve WA-verzekering voor vrijwilligers
Scholing en deskundigheidsbevordering Vrijwilligers worden niet altijd in de gelegenheid gesteld om de voor hun werk noodzakelijke of gewenst geachte deskundigheid op te doen. Een belangrijke reden hiervoor is dat (vrijwilligers)organisaties vaak niet over voldoende financiële middelen beschikken om hieraan invulling te geven. Scholing en deskundigheidsbevordering zijn van belang voor motivatie van vrijwilligers en bevorderen de kwaliteit van hun werk. Hiervoor zal een subsidiefonds ‘scholing en deskundigheidsbevordering vrijwilligers’ ingesteld worden (€ 5.000,- structureel). Op dit fonds kunnen (vrijwilligers)organisaties onder voorwaarden een beroep doen voor een bijdrage in de kosten van scholing en deskundigheidsbevordering voor hun vrijwilligers. Het zal hierbij gaan om incidentele bijdrage die wordt verleend op basis van medefinanciering door de aanvrager. Voor het fonds Scholing- en Deskundigheidsbevordering Vrijwilligers zullen de voorwaarden voor subsidieverstrekking nog moeten worden vastgesteld.
Beleidsaanbeveling 4: het instellen van een fonds 'Scholing- en Deskundigheidsbevordering Vrijwilligers'
10
De waardering van vrijwilligers Intern vrijwilligersbeleid organisaties Het is van belang dat organisaties zelf een stimulerend vrijwilligersbeleid gaan voeren. De op te richten stimuleringsgroep Waddinxveens vrijwilligerswerk die haar activiteiten zal ontplooien onder de paraplu van de Stichting Waddinxveens Welzijnswerk zal hierin een belangrijke faciliterende taak krijgen. Zij is met name de groep die door het geven van voorlichting, het ontwikkelen van modelbeleid t.b.v. organisaties kan aansporen dit beleid te gaan ontwikkelen en uitvoeren. De gemeente kan via het instrument van budgetsubsidiëring hierin eveneens een sturende rol spelen.
Beleidsaanbeveling 5: het stimuleren van intern vrijwilligersbeleid bij instellingen
Waddinxveense Vrijwilligersprijs Met het instellen van een prijs wordt het belang van vrijwilligerswerk nadrukkelijk in de belangstelling gezet. Naast een promotionele kant werkt het stimulerend naar organisaties en om vrijwilligerswerk nog meer te waarderen. Jaarlijks op 7 december (internationale vrijwilligersdag) kan de prijs worden uitgereikt aan een individuele vrijwilliger dan wel aan een organisatie, instelling, groepen en projecten die actief zijn in het Waddinxveense vrijwilligerswerk. De voordracht van drie genomineerden gebeurt door de stimuleringsgroep Waddinxveens vrijwilligerswerk. Het college van burgemeester en wethouders kiest vervolgens uit deze genomineerden de prijswinnaar. Bij het toekennen van de prijs wordt met name op de maatschappelijke betekenis van het werk van de vrijwilliger dan wel op de manier waarop een organisatie ‘zorg’ besteedt aan haar vrijwilligers gelet. Jaarlijks wordt een prijs ter grootte van € 1.000,- uitgereikt voor de ‘beste’ vrijwilliger dan wel vrijwilligersorganisatie. De andere genomineerden ontvangen als blijk van waardering een bedrag van € 500,-. De totale kosten voor prijs, nominatie, jury e.d. worden geraamd op € 4.000,- op jaarbasis.
Beleidsaanbeveling 6: het beschikbaar stellen van de vrijwilligersprijs
11
Financiële paragraaf Inleiding Voor het nieuwe beleid zal een inventarisatie gemaakt moeten worden van de kosten van te implementeren beleid. Op dit moment kan bij sommige onderdelen alleen indicatief aangegeven worden wat hiervan de kosten zouden zijn. Immers, de concrete vertaling van beleidsaanbevelingen in acties moet nog plaatsvinden.
Het initiëren van de oprichting van een Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk, ondergebracht binnen de Stichting Waddinxveens Welzijnswerk Voor het oprichten en exploiteren van een Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk is een substantiële gemeentelijke bijdrage noodzakelijk. Tegen de achtergrond van de voorgestelde taken dient de stimuleringsgroep daarnaast toegerust te worden met een professionele medewerking die zorgdraagt voor de benodigde secretariaatsactiviteiten en de uitvoering van het beleid. Geraamd wordt dat hier een formatie van ca. 20 uur per week (inclusief 12 uur (3 dagdelen) bemanning vacaturebank) voor noodzakelijk is. Vanzelfsprekend kan de stimuleringsgroep zich laten bedienen door vrijwilligers. Uitgaande van een uurprijs van € 25,- bedragen de personele lasten ca € 22.500,per jaar. Voor representatie, kantoorbenodigdheden, etc. dient een bedrag van ongeveer 25% van de salariskosten, zijnde een bedrag van € 6.500,- te worden geraamd.
Vacaturebank Er vanuit gaande dat de personele en administratieve kosten gedekt kunnen worden door de Stimuleringsgroep Waddinxveens Vrijwilligerswerk, zal er voor een vacaturebank nog gezocht moeten worden naar geschikte huisvesting. Indien rekening wordt gehouden met een werkoppervlakte van 40 2
2
m (€ 150,- per m ) zal er nog een additionele bijdrage van de gemeente moeten komen van € 6.000,-.
Collectieve WA- en ongevallenverzekering Het afsluiten van een collectieve Wettelijke Aanpsrakelijksheids- en ongevallenverzekering bij een geschatte deelname van 6.000 vrijwilligers kost de gemeente per jaar ca. € 3.000,-.
12
Deskundigheidsbevordering Momenteel wordt door Stichting Waddinxveens Welzijnswerk een aanbod gedaan op het gebied van cursussen en trainingen voor vrijwilligers en hun organisaties. Dit aanbod zal tot onderdeel gemaakt kunnen worden van de budgetovereenkomst 2002 - 2006 en deels kunnen worden bekostigd uit een op te richten fonds Scholing- en Deskundigheidsbevordering Vrijwilligers. De jaarlijkse gemeentelijke dotatie aan dit fonds wordt geraamd op € 5.000,-.
Waddinxveense Vrijwilligersprijs De totale jaarlijkse kosten van de Waddinxveense vrijwilligersprijs worden geraamd op € 4.000,-
Slot De jaarlijkse kosten voor de uitvoering van het voorgestelde beleid bedragen € 47.000,-. De gemeente Waddinxveen ontvangt voor de uitvoering van het project voor de jaren 2002 t/m 2004 van het ministerie van VWS een stimuleringsbijdrage van € 22.700,- per jaar, onder de voorwaarde dat de gemeente minimaal een zelfde bedrag vrijmaakt voor vrijwilligersbeleid. Een subsidiebeschikking van het ministerie is inmiddels ontvangen. Van een subsidieverzoek aan de provincie Zuid-Holland voor de jaren 2002 t/m 2004 heeft nog geen toekenning plaatsgevonden. De verwachting is echter dat een te verkrijgen subsidie van de provincie het financiële verschil (€ 1.600,-) zal overbruggen.
13
