Statuten. Concept Statutenwijziging. Statuten Begripsbepalingen. Club Pan European Nederland. Inleiding. Uitvoering besluit

Club Pan – European Nederland

Concept Statutenwijziging Heden, + tweeduizend twaalf, verschenen voor mij, mr. Catharine Helena Dymphna Maria Groot, notaris te Oisterwijk: 1. de heer Martinus Johannes Antonius Maria Meeuwis, wonende te Tilburg; 2. de heer Henricus Adrianus Joseph de Jong, wonende Mierlo. De verschenen personen verklaarden bij deze akte te handelen als voorzitter respectievelijk secretaris van de vereniging: Club Pan European Nederland, statutair gevestigd te Breda, kantoorhoudende te 5731 XR Mierlo, Nachtegaallaan 10, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 40284535, en als zodanig genoemde rechtspersoon hierbij rechtens vertegenwoordigende, hierna te noemen: "vereniging".

Statuten

Inleiding De verschenen personen, verklaarden: - dat bij akte, die op negentien mei negentienhonderd vijfennegentig voor + notaris te + werd verleden, de vereniging is opgericht; - dat bij gemelde akte van oprichting de statuten van de vereniging zijn vastgesteld, die laatstelijk algeheel zijn gewijzigd en geheel opnieuw zijn vastgesteld bij akte van statutenwijziging, die op negenentwintig oktober twee duizend een voor mr. P.H.H.G. Veugen notaris te Weert werd verleden; - dat bij de ledenvergadering van +datum een besluit tot statutenwijziging overeenkomstig artikel 12 van de statuten is genomen en tevens besloten is hen te machtigen de akte van statutenwijziging te tekenen, welk besluit aan deze akte zal worden gehecht.

Uitvoering besluit Ter uitvoering van gemeld besluit verklaarden de verschenen personen de statuten van de vereniging algeheel te wijzigen en met ingang van vandaag geheel opnieuw vast te stellen als volgt:

Statuten Begripsbepalingen a. Adviseurs: door het bestuur benoemde personen die het bestuur gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren; b. Algemene ledenvergadering: vergadering waarvoor alle leden worden uitgenodigd en het orgaan dat de in de statuten genoemde beslissingen neemt; c. Bestuur: leden die als zodanig tijdens de algemene ledenvergadering zijngekozen; d. Comité: een door het bestuur benoemd orgaan voor de uitvoering van specifiek te bepalen werkzaamheden; e. Commissie: een voor de betreffende werkzaamheden door het bestuur benoemd orgaan dat uit haar midden een voorzitter kiest; f. Contributie: het door de algemene ledenvergadering vastgesteld bedrag dat jaarlijks door elk van de leden aan de vereniging is verschuldigd; g. Huishoudelijk reglement: een aanvulling op de statuten die de uitwerking van een aantal artikelen van de statuten nader omschrijft en door de algemene ledenvergadering dient te worden goedgekeurd; h. Ledenadministratie: de perso(o)n(en) binnen de vereniging die verantwoordelijk is(zijn) voor de actualisatie van de ledenlijst, de opzeggingen en aanmeldingen verwerken en hierover contact onderhouden met het bestuur; i. Media: de PanPost – een periodiek magazine -, de Club Pan-EuropeanNederland (CPEN) website en de digitale nieuwsbrieven j. Aanvullende reglementen: door het bestuur in overleg met de commissies vast te stellen reglementen; k. Voorzitter, secretaris, penningmeester: functies verdeeld binnen het bestuur uit de door de algemene ledenvergadering gekozen bestuursleden; l. Werkgroep: door het bestuur, of door een commissie (na goedkeuring door het bestuur) in het leven geroepen orgaan om het bestuur of een commissie te ondersteunen; m. Alert: een mededeling in het clubblad, een item in een digitale nieuwsbrief of een schriftelijke mededeling waarmee de leden worden geïnformeerd over het verschijnen van een bepaalde publicatie op de website en die de precieze vindplaats van de publicatie bevat;

Statuten

Club Pan – European Nederland n. Bestuursmededeling: een publicatie in de onder i genoemde media waarbij aan de volgende voorwaarden is voldaan: - De publicatie is van het bestuur uitgegaan; - De publicatie is herkenbaar als zijnde een bestuursmededeling; - De leden zijn op het verschijnen van de bestuursmededeling attent gemaakt door middel van minimaal één door het bestuur verzonden alert; - De publicatie zelf vermeldt minstens één alert die haar als bestuursmededeling aankondigt.

Artikel 1 – Naam en zetel 1. De vereniging draagt de naam: CLUB PAN - EUROPEAN NEDERLAND. 2. Zij is gevestigd te BREDA. 3. De vereniging bezit volledige rechtsbevoegdheid. 4. De vereniging is ingeschreven in het handelsregister, dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel voor West - Brabant.

Artikel 2 – Duur 1. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd en is opgericht op negentien mei negentienhonderd vijfennegentig. 2. Het boekjaar, tevens verenigingsjaar, valt samen met het kalenderjaar.

Artikel 3 – Doel 1. De vereniging stelt zich ten doel: a. het motorrijden te bevorderen en te beoefenen; b. de belangen van motorrijders in het algemeen te behartigen; c. het met elkaar in contact brengen van alle in het bezit van een geldig rijbewijs voor deze categorie motorfiets bezitters en/of berijd(st)ers van de Honda Pan - European motorfiets of de in de toekomst door Honda geproduceerde en verklaarde opvolger van de Pan - European; d. de belangen van haar leden, voor zover deze met het bezit van en het rijden op een sub c. genoemde motorfiets verband houden, in het bijzonderte behartigen; e. onder haar leden een vriendschapsband te bevorderen. 2. De vereniging tracht dit doel te bereiken door alle wettige middelen en in het bijzonder door: a. het houden van clubtochten en toerritten in clubverband; b. het organiseren van bijeenkomsten; c. het deelnemen met een of meer clubteams aan evenementen uitgeschreven door andere motorclubs of overkoepelende organisaties van motorrijders; d. het organiseren van andere evenementen op motorgebied; e. het uitgeven van een clubblad en/of digitale nieuwsbrief en onderhouden van een website; f. samenwerking met andere motorclubs; g. ondersteuning te bieden aan haar leden ten aanzien van het bezit en gebruik van de in lid 1 sub c van dit artikel genoemde motorfiets(en). 3. De vereniging heeft geen winstoogmerk.

Artikel 4 – Lidmaatschap 1. De vereniging kent gewone leden, ereleden en duoleden. 2. Gewone leden zijn die natuurlijke personen die overeenkomstig het bepaalde in dit artikel gestelde als zodanig zijn toegelaten. Ereleden worden op voorstel van het bestuur, dan wel op schriftelijk verzoek van tenminste tien leden, door de algemene ledenvergadering benoemd. Voor de benoeming is een twee/derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen vereist. Een duolid is de partner van een gewoon lid, die overeenkomstig het bepaalde in dit artikel als zodanig is toegelaten. 3. Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar. 4. Over toelating van een lid -een natuurlijk persoon in het bezit van een geldig rijbewijs voor deze categorie motorfiets die bezit(s)ter en/of berijd(st)er is van een Honda Pan- European motorfiets of de in de toekomst door Honda geproduceerde en verklaarde opvolger van de Pan – European- beslist het bestuur op een daartoe

Club Pan – European Nederland schriftelijk bij haar ingediend verzoek. Bij niet toelating door het bestuur kan, op verzoek van de betrokkene, de algemene ledenvergadering alsnog tot toelating besluiten. 5. Het bestuur houdt een register bij, waarin minimaal de namen, de adressen en geboortedata van de leden zijn opgenomen. 6. De namen van de (nieuwe) leden worden periodiek binnen de vereniging gepubliceerd.

Artikel 5 – Verplichtingen

Statuten

1. De leden zijn gehouden: a. aan de voor hen geldende contributieverplichting te voldoen. b. de statuten en de reglementen van de vereniging alsmede de besluiten van het bestuur, van de algemene ledenvergadering of van een ander tot besluitvorming bevoegd orgaan van de vereniging na te leven; c. de belangen van de vereniging niet te schaden. 2. De leden zijn voorts verplicht zich jegens elkaar en jegens de vereniging te gedragen naar redelijkheid en billijkheid. 3. De in leden 1 en 2 van dit artikel genoemde verplichtingen worden beoordeeld en bevorderd door het bestuur.

Artikel 6 – Einde van het lidmaatschap 1. Het lidmaatschap eindigt door: a. overlijden van het lid; b. opzegging door het lid; c. opzegging door het bestuur namens de vereniging; d. ontzetting uit het lidmaatschap; e. het niet voldoen aan de contributieplicht. 2. Beëindiging van het lidmaatschap door opzegging kan slechts per einde van een verenigingsjaar. Opzegging geschiedt door een schriftelijke kennisgeving welke voor de eerste november van het jaar in het bezit van de ledenadministratie moet zijn. De ledenadministratie van de vereniging is verplicht de ontvangst van deze kennisgeving binnen twee weken schriftelijk aan het lid te bevestigen. Indien de opzegging niet tijdig heeft plaatsgevonden loopt het lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar, tenzij het bestuur anders besluit of van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 3. Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging geschiedt door het bestuur indien redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 4. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken door het bestuur wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging benadeelt. Het betrokken lid wordt zo spoedig mogelijk van het ontzettingsbesluit, onder opgaaf van redenen, in kennis gesteld. Hem/ haar staat binnen een maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene ledenvergadering. Dit beroep wordt behandeld tijdens de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep, is het lid geschorst tot aan de uitspraak van de algemene ledenvergadering. De algemene ledenvergadering beslist op het beroep met een meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. 5. Indien de contributie niet binnen vier maanden na aanvang van het verenigingsjaar is voldaan, wordt het lidmaatschap met onmiddellijke ingang beëindigd. 6. Wanneer het lidmaatschap in de loop van enig verenigingsjaar ongeacht de reden of oorzaak eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele lopende verenigingsjaar door het lid verschuldigd tenzij het bestuur anders besluit.

Artikel 7 – Donateurs en sponsors 1. De vereniging kent naast leden donateurs en sponsors. 2. Donateurs zijn (rechts)personen die door het bestuur als zodanig zijn toegelaten en die eenmalig en/of periodiek een bijdrage storten. 3. Sponsors zijn (rechts)personen die zich bereid hebben verklaard de vereniging financieel te steunen met minimaal een door het bestuur jaarlijks vast te stellen bedrag. 4. Het bestuur kan het donateur- of sponsorschap opzeggen.

Statuten

Club Pan – European Nederland Artikel 8 – Organen van de vereniging 1. In de vereniging fungeren de volgende organen: a. de algemene ledenvergadering; b. het bestuur; c. de kascontrolecommissie (ad hoc); d. de toercommissie; e. de techniekcommissie; f. de commissie Public Relations en Communicatie; g. de commissie verzekeringen en verkeersaangelegenheden. 2. Een commissie telt bij voorkeur drie of meer leden. De zittingstermijn in een commissie is drie jaar. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. 3. De kascontrolecommissie bestaat uit drie leden plus een plaatsvervangend lid. De leden van de kascontrolecommissie treden jaarlijks af en kunnen zich, op de langst zittende na, terstond herkiesbaar stellen. Elk jaar stelt zich een nieuw verenigingslid beschikbaar om zitting te nemen in de commissie. De benoeming wordt door de algemene ledenvergadering bekrachtigd. Leden van de kascontrolecommissie kunnen niet tevens zitting hebben in enig ander orgaan van de vereniging, uitgezonderd de algemene ledenvergadering. 4. Voor elke commissie dient een globale werkwijze te worden vastgesteld tussen enerzijds de commissie en anderzijds het bestuur. De commissies kunnen in overleg met het bestuur werkgroepen benoemen indien het om specifieke taken gaat. 5. Een commissie kan alleen indien en voor zover zij daartoe door het bestuur schriftelijk gemachtigd is, financiële verplichtingen aangaan dan wel de vereniging anderszins in rechte binden.

Artikel 9 – Financiën 1. De financiën van de vereniging worden beheerd door de penningmeester en bestaan uit: a. contributies van de leden; b. entreegelden; c. donaties/sponsorgelden; d. subsidies en andere inkomsten; e. toevallige baten; f. advertentie-inkomsten; g. opbrengsten uit overige activiteiten. 2. De gewone leden betalen jaarlijks een contributie. De hoogte van de contributie wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering. De duoleden betalen jaarlijks een contributie gelijk aan de helft van de contributie van gewone leden. 3. Bij toelating tot het lidmaatschap is het lid een entreegeld verschuldigd waarvan de hoogte eveneens door de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld. 4. Voor het beschikken over bank- en/of girosaldi, tot een bedrag zoals op voorstel van het bestuur wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering, is de handtekening van de penningmeester voldoende. Voor het beschikken over een bedrag van meer dan het door de algemene ledenvergadering vastgestelde bedrag is de handtekening van penningmeester en een ander bestuurslid vereist. 5. Voor het aangaan van geldleningen, alsmede voor het kopen, vervreemden, bezwaren, huren of verhuren van registergoederen, voor overeenkomsten, waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich tot zekerheidsstelling voor de schuld van een derde verbindt, alsmede voor het aangaan van overeenkomsten waarvan de duur die van een jaar overschrijdt, behoeft het bestuur de voorafgaande goedkeuring van de algemene ledenvergadering.

Artikel 10 – Bestuur

1. Het bestuur bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf (meerderjarige) leden. De bestuurders worden door de algemene ledenvergadering uit de leden gekozen. Bestuursleden worden kandidaat gesteld door het bestuur of door tenminste vijf leden. De kandidaatstelling geschiedt door middel van een bindende voordracht. Het bestuur wijst uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Het bestuur is bevoegd uit haar midden een dagelijks bestuur te benoemen en de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur vast te stellen. 2. Het bestuur kan zich in specifieke situaties laten bijstaan door deskundigen/adviseurs. 3. De algemene ledenvergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij termen daartoe aanwezig

Statuten

Club Pan – European Nederland acht. Voor een daartoe strekkend besluit is een meerderheid vereist van tenminste twee/derde van het aantal ter vergadering uitgebrachte stemmen. Een schorsing die niet binnen drie maanden wordt gevolgd door een besluit tot ontslag, eindigt door verloop van die termijn. 4. De bestuurders zijn bevoegd te allen tijde zelf hun ontslag te nemen, mits dit schriftelijk geschiedt met een opzeggingstermijn van tenminste drie maanden. De bestuursleden worden gekozen voor een periode van twee jaar en treden af volgens een bij huishoudelijk reglement op te maken rooster. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Wie in een tussentijdse vacature wordt gekozen, neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. 5. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging. Alle bestuurders gezamenlijk, alsmede de voorzitter en een ander bestuurslid gezamenlijk, zijn bevoegd de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen. De bestuursleden kunnen zich daarbij door een schriftelijk daartoe gemachtigde doen vertegenwoordigen. 6. a. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging die aan het bestuur of aan bestuursleden toekomt, is onbeperkt en onvoorwaardelijk, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. Een wettelijk toegelaten bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan slechts door de algemene ledenvergadering worden beperkt, van voorwaarden worden voorzien of worden ingetrokken. b. De uitsluiting, beperkingen en voorwaarden gelden mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de vereniging ter zake van de in Artikel 9 lid 5 bedoelde handelingen. 7. Bestuursleden aan wie krachtens de statuten of op grond van een volmacht vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegekend, oefenen deze bevoegdheid uitsluitende uit nadat tevoren een bestuursbesluit is genomen waarbij tot het aangaan van de betreffende rechtshandeling is besloten. 8. Indien in het bestuur een vacature ontstaat, blijven de overblijvende bestuursleden een bevoegd college vormen. In dat geval zijn de overblijvende bestuursleden bevoegd tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering zelf vervanging voor de ontstane vacature te regelen. In geval van twee vacatures zullen deze worden ingevuld door afgevaardigden van de commissies. 9. De vereniging wordt op de vergadering van andere verenigingen, organisaties of instanties vertegenwoordigd door een daartoe door het bestuur aangewezen bestuurslid, die bevoegd is op die vergadering namens de vereniging en de leden aan de stemming deel te nemen. 10. Vergaderingen van het bestuur worden zo dikwijls gehouden als een bestuurslid de wens daartoe te kennen geeft, alsmede telkens wanneer ter voldoening aan de bepalingen van de statuten een besluit moet worden genomen. 11. Van het verhandelde in een vergadering worden notulen gemaakt, die op de eerstvolgende vergadering dienen te worden vastgesteld. 12. Geen besluiten als bedoeld in lid 9 van dit artikel kunnen echter in een bestuursvergadering worden genomen dan wanneer aldaar tenminste twee/derde van het aantal bestuursleden aanwezig zijn.

Artikel 11 – Algemene ledenvergaderingen

1. Binnen drie maanden, na afloop van elk boekjaar wordt een algemene ledenvergadering (jaarvergadering) gehouden. Het bestuur brengt in deze vergadering zijn jaarverslag uit en doet, onder overlegging van de nodige bescheiden, rekening en verantwoording van haar in het afgelopen boekjaar gevoerd bestuur en beleid. 2. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks een kascontrolecommissie (zie Artikel 8 lid 3) tot onderzoek van de rekening en verantwoording over het lopend casu quo laatst verstreken boekjaar. Deze commissie brengt ter jaarvergadering verslag uit van haar bevindingen. Deze commissie kan zich door een deskundige laten bijstaan. 3. Het bestuur is verplicht aan de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken, haar desgewenst de kas en waarden van de vereniging te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven. Het bestuur is verplicht de relevante bescheiden tien jaar lang te bewaren. 4. Indien goedkeuring van de rekening en verantwoording wordt geweigerd, benoemt de algemene ledenvergadering een andere commissie, bestaande uit drie leden en een plaatsvervangend lid, die een nieuw onderzoek doet naar de rekening en verantwoording. Deze commissie heeft dezelfde bevoegdheden als de eerder genoemde commissie. Binnen een maand na de benoeming brengt zij aan de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. Wordt ook dan de goedkeuring geweigerd dan neemt de algemene ledenvergadering al die maatregelen welke door haar in het belang van de vereniging nodig worden geacht. Goedkeuring door de algemene ledenvergadering van het jaarverslag en van de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot decharge voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken. 5. De oproepingen ter vergadering geschieden door publicatie in het clubblad, in de digitale nieuwsbrief en als bestuursmededeling op de website. Op de website is tevens de actuele agenda en bijkomende informatie uiterlijk drie weken van te voren beschikbaar. In het geval dat het niet mogelijk is om de oproep in het

Statuten

Club Pan – European Nederland clubblad te plaatsen ontvangen uitsluitend die leden waarvan geen e-mailadres ontvangen is een schriftelijke alert. Tot één week voor de algemene ledenvergadering kunnen agendapunten schriftelijk worden ingediend bij de secretaris. 6. Behalve de in lid 1 van dit artikel bedoelde jaarvergadering zullen algemene ledenvergaderingen worden gehouden zo vaak het bestuur dit wenselijk acht, alsmede zo vaak dit schriftelijk met opgaaf van de te behandelen onderwerpen wordt verzocht door tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende gedeelte van de stemmen in de algemene ledenvergadering indien alle leden vertegenwoordigd zijn. 7. Na ontvangst van een verzoek als bedoeld in lid 6 van dit artikel is het bestuur verplicht tot bijeenroeping van een algemene ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek tot bijeenroeping binnen veertien dagen nadat dit door het bestuur werd ontvangen, geen gevolg wordt gegeven, zullen de verzoekers zelf tot de bijeenroeping kunnen overgaan op de wijze waarop het bestuur de algemene ledenvergadering bijeenroept. 8. Alle leden hebben toegang tot de algemene ledenvergaderingen. Leden die geschorst zijn, hebben geen toegang tot de algemene ledenvergaderingen, tenzij zij bij de algemene ledenvergadering beroep hebben ingesteld in welk geval zij bevoegd zijn alleen de behandeling van hun beroep bij te wonen. Ieder lid, behoudens geschorste leden, heeft een stem. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. 9. Stemming over zaken geschiedt mondeling. Het aannemen van voorstellen bij acclamatie is mogelijk mits dit geschiedt op voorstel van de voorzitter. Over alle voorstellen betreffende zaken wordt beslist bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen voor zover de statuten niet anders bepalen. Bij staking van stemmen wordt het voorstel aangehouden tot de volgende vergadering. Staken dan wederom de stemmen dan is het voorstel verworpen. 10. Stemming over personen kan op voorstel van de voorzitter bij acclamatie, tenzij één of meerdere leden verzoeken om een schriftelijke stemming. 11. Bij stemming over personen is hij/zij gekozen die de volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen die het grootste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is hij/ zij gekozen die bij de tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Onder stemmen wordt verstaan, geldig uitgebrachte stemmen, zodat niet in aanmerking komen, blanco en met de naam van het stemmend lid ondertekende stembiljetten, dan wel iets anders aanduiden dan in stemming is gebracht of andere namen bevatten dan van de personen over wie wordt gestemd. 12. Een ter vergadering door de voorzitter uitgesproken oordeel dat een besluit is genomen, is bindend. Indien echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan wordt betwist, vindt een nieuwe stemming plaats indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk geschiedde, een stemgerechtigd aanwezig lid dit verlangt. 13. De voorzitter van het bestuur leidt de vergaderingen. Bij zijn afwezigheid of ontstentenis zal een van de andere bestuursleden als voorzitter van de vergadering optreden. Van het ter algemene ledenvergadering behandelde worden door de secretaris of door een door de voorzitter gevraagd lid van de vereniging notulen gehouden. De notulen worden in de eerstvolgende PanPost of indien dit als gevolg van een te snelle verschijningsdatum, niet haalbaar is in de daarop volgende PanPost gepubliceerd en dienen door de eerstvolgende algemene ledenvergadering te worden vastgesteld.

Artikel 12 – Statutenwijziging

1. Wijziging van de statuten kan slechts plaats hebben na een besluit van de algemene ledenvergadering waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat daarin wijziging van de statuten zou worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste drie weken bedragen. 2. Zij die de oproeping tot de algemene ledenvergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen voor de dag van de vergadering een afschrift van dit voorstel, waarin de voorgestelde wijziging(en) woordelijk is/zijn opgenomen, op een daartoe geschikte plaats ter kennis brengen van de leden tot na afloop van de dag waarop de vergadering werd gehouden. 3. Tot wijziging van de statuten kan door de algemene ledenvergadering slechts worden besloten met een meerderheid van ten minste twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. 4. De statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat daarvan een notariële digitale nieuwsbrief en op de website. Ieder bestuurslid afzonderlijk is dan tot het doen verlijden van deze akte bevoegd. De bestuurders zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde statuten te deponeren ten kantore van de Kamer van Koophandel binnen welks gebied de vereniging haar zetel heeft.


Artikel 13 – Ontbinding en vereffening

1. De vereniging wordt ontbonden door een besluit daartoe van de algemene ledenvergadering, genomen met tenminste twee/derde meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. 2. Bij de oproeping tot de in lid 1 van dit artikel bedoelde vergadering, moet worden medegedeeld dat ter vergadering zal worden voorgesteld de vereniging te ontbinden. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste veertien dagen bedragen. Indien bij een besluit tot ontbinding te dien aanzien geen vereffenaars zijn aangewezen, geschiedt de vereffening door het bestuur. 3. Een eventueel batig saldo zal worden aangewend voor door de algemene ledenvergadering te bepalen zodanige doeleinden als het meest met het doel van de vereniging overeenstemmen, terwijl de algemene ledenvergadering tevens een of meer bewaarders aanwijst. 4. Na ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen die van de vereniging uitgaan, moeten aan haar naam worden toegevoegd de woorden: “in liquidatie”.

Statuten

Artikel 14 – Huishoudelijk reglement

1. De algemene ledenvergadering kan bij huishoudelijk reglement nadere regels geven omtrent het lidmaatschap, het bedrag en de wijze van heffing van contributies en entreegelden, de werkzaamheden van het bestuur, de vergaderingen, de wijze van uitoefening van het stemrecht en alle verdere onderwerpen waarvan de regeling haar gewenst voorkomt. 2. Wijziging van het huishoudelijk reglement kan geschieden bij besluit van de algemene ledenvergadering met een meerderheid van twee/derde van het aantal ter vergadering aanwezige leden. Een wijziging kan geschieden op voorstel van het bestuur of op voorstel van de leden. Indien dit door de leden wordt voorgesteld, dient zulks schriftelijk te worden verzocht, door tenminste een/derde van de ter vergadering aanwezige leden. 3. Het huishoudelijk reglement zal geen bepalingen mogen bevatten die afwijken van of in strijd zijn met de statuten of de wet, tenzij de afwijking door de statuten of de wet wordt toegestaan. 4. De overige reglementen worden door het bestuur vastgesteld.

Artikel 15 – Aansprakelijkheid

De vereniging aanvaardt, behoudens aansprakelijkheid ingevolge de wet, geen aansprakelijkheid voor ongevallen of letsel, van welke aard dan ook, aan een of meer leden overkomen of voor schade aan eigendommen van leden door diefstal, verlies, beschadiging of op andere wijze.

Artikel 16 – Fusie

Voor een besluit tot fusie van de vereniging met een andere vereniging is het bepaalde in Artikel 12 leden 1 en 2 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17 – Slotbepaling

1. In zaken waarin deze statuten, het huishoudelijk reglement of de overige reglementen niet voorzien of bij enig geschil omtrent de toepassing daarvan, beslist in spoedeisende gevallen het bestuur. 2. Deze beslissing dient in de eerstvolgende algemene ledenvergadering aan de leden bekend te worden gemaakt.

Bekendheid en slot

De verschenen personen zijn mij, notaris, bekend. De wettelijk verplichte identificatie heeft voorzover nodig volgens voorschrift plaatsgehad. WAARVAN AKTE is verleden te Oisterwijk op de datum in het hoofd van deze akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen personen en de door mij, notaris, daarop

Statuten

Club Pan – European Nederland gegeven toelichting en, nadat ik, notaris, had gewezen op de gevolgen die uit de inhoud van de akte voortvloeien, hebben de verschenen personen eenparig verklaard tijdig van de inhoud van deze akte te hebben kennis genomen, daarmee in te stemmen en op volledige voorlezing van de akte geen prijs te stellen. Vervolgens is deze akte beperkt voorgelezen en onmiddellijk daarna door de verschenen personen ondertekend en onmiddellijk daarna door mij, notaris,


Huishoudelijk Reglement


Artikel 1 – Lidmaatschap

1. De ledenadministratie stelt het Bestuur binnen 4 weken na ontvangst van een verzoek om toelating als lid daarvan in kennis. 2. Indien het Bestuur tot toelating c.q. afwijzing van het lidmaatschap besluit geeft de secretaris hiervan binnen 8 weken na aanmelding aan het aspirant lid daarvan schriftelijk bericht. 3. Bij afwijzing van een aanvraag heeft de aanvrager het recht van beroep bij de algemene ledenvergadering. Dit beroep moet worden ingesteld door middel van een aan de secretaris gerichte brief. Deze plaatst een dergelijk beroep op de agenda van de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering beslist, gehoord het Bestuur en desgewenst de appellant, met gewone meerderheid van stemmen. 4. Een nieuw lid wordt er bij aanvang van het lidmaatschap op gewezen dat de statuten en het huishoudelijk reglement te vinden zijn op de website. 5. De leden zijn jaarlijks een contributie verschuldigd waarvan de hoogte door de Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld. De contributie wordt jaarlijks, door middel van automatische incasso, voor 1 februari geïnd. In incidentele gevallen kan het Bestuur met betrekking tot de betaalwijze hiervan afwijken. 6. Zij die in de loop van het verenigingsjaar lid van de vereniging geworden zijn, zijn de gehele contributie verschuldigd als hun lidmaatschap aanvangt voor 1 juli. Bij toelating tot het lidmaatschap na 1 juli is de helft van de contributie verschuldigd. Binnen 4 weken na toelating tot het lidmaatschap wordt de verschuldigde contributie geïncasseerd.

Artikel 2 – Bestuur

1. Het Bestuur kan zich laten bijstaan door en kan bepaalde taken delegeren aan een daartoe door haar ingestelde commissie. Voor de handelingen van deze commissie(s) draagt het Bestuur de verantwoording (zie artikel 8 van de statuten). 2. Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het beëindigen van hun functie, de onder hun berusting zijnde stukken aan het Bestuur af te dragen. 3. Het bestuur zorgt voor periodieke berichtgeving. 4. Het bestuur coördineert de activiteiten van de ingestelde commissies, comités en werkgroepen.

Artikel 3 – Voorzitter

1. De voorzitter regelt de volgorde van behandeling van zaken die op de vergaderingen moeten worden afgedaan en zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten, in het huishoudelijk reglement en de overige reglementen. 2. De voorzitter verleent het woord aan de sprekers en heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen dan wel het woord te ontnemen. 3. De voorzitter ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van het Bestuur en de vereniging.

Artikel 4 – Secretaris

1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. 2. Notulen worden door de secretaris bijgehouden; na goedkeuring van de notulen ondertekent hij/zij deze tezamen met de voorzitter. De notulen van de algemene ledenvergadering worden gepubliceerd (zie Statuten artikel 11, lid 13).


Club Pan – European Nederland 3. De secretaris houdt bij de algemene ledenvergaderingen een presentielijst bij van de leden die ter vergadering aanwezig zijn. Ieder van de aanwezige leden op de vergadering is verplicht deze presentielijst te tekenen. 4. De secretaris zorgt voor de verzending van uitnodigingen van vergaderingen. 5. Ter gelegenheid van de Algemene Ledenvergaderingen stelt hij/zij jaarlijks een verslag samen van de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt in de Algemene Ledenvergadering aan de orde gesteld. 6. De secretaris beheert de besluitenlijst.

Artikel 5 – Penningmeester

1. De penningmeester draagt de verantwoording voor de geldmiddelen van de vereniging die onder zijn/haar berusting zijn. De invordering van de contributies is aan hem/haar opgedragen. 2. Voor het doen van uitgaven die de som van een door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld bedrag te boven gaan en voor het aangaan van verbintenissen die de vereniging voor een bedrag dat door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld bedrag te boven gaat kunnen verbinden, dient een ander bestuurslid van de vereniging mede te tekenen. 3. De penningmeester is belast met het voeren van de financiële administratie en geeft op de Algemene Ledenvergadering een toelichting op de ontvangsten en uitgaven in het afgelopen boekjaar.

Artikel 6 – Toercommissie

1. De toercommissie bestaat uit tenminste drie leden. Zij benoemd uit haar midden een voorzitter en is verantwoording verschuldigd aan het Bestuur. 2. De toercommissie is belast met het voorbereiden, organiseren en uitzetten van motortoerritten, meerdaagse evenementen en het coördineren van opleidingen, die voor alle leden toegankelijk zullen zijn. 3. Als bijlage bij de statuten en het huishoudelijk reglement is het reglement toercommissie opgenomen dat jaarlijks door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 7 – Techniekcommissie

1. De techniekcommissie bestaat uit tenminste drie leden. Zij benoemd uit haar midden een voorzitter en is verantwoording verschuldigd aan het Bestuur. 2. De techniekcommissie is belast met alle technische aspecten rondom de Honda Pan European motorfiets of de door Honda geproduceerde opvolger van de Pan European. 3. Als bijlage bij de statuten en het huishoudelijk reglement is het reglement techniekcommissie opgenomen dat jaarlijks door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 8 – Commissie PR en Communicatie

1. De commissie PR en Communicatie bestaat uit tenminste drie leden. Zij benoemt uit haar midden een voorzitter en is verantwoording verschuldigd aan het Bestuur. 2. De commissie PR en Communicatie houdt zich bezig met publicaties in de PanPost, de publicaties op de website, de regeling rondom de Panshop en alle afspraken die te maken hebben met de PR van de CPEN. De commissie zal zich tevens bezig houden met het in stand houden en uitbouwen van nationale en/of internationale contacten binnen het belangengebied van de vereniging. Deze regelingen en afspraken worden jaarlijks door het bestuur, in overleg met de betrokkenen, vastgesteld. Indien tussentijdse wijzigingen noodzakelijk zijn kan de voorzitter van de Commissie PR en Communicatie dit op de agenda plaatsen van de bestuursvergadering, waarbij de commissievoorzitters aanwezig zijn.


Club Pan – European Nederland 3. Als bijlage bij de statuten en het huishoudelijk reglement is het reglement techniekcommissie opgenomen dat jaarlijks door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 9 – Commissie Verzekeringen en Verkeersaangelegenheden

1. De commissie verzekeringen en verkeersaangelegenheden adviseert het bestuur inzake (collectieve) verzekeringen; zij geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het Bestuur en staat het Bestuur bij waar nodig. 2. De commissie verzekeringen en verkeersaangelegenheden houdt ontwikkelingen op het gebied van verkeersregels, veiligheid voor motorrijders e.d. bij en publiceert de ontwikkelingen en veranderingen in het clubblad, de digitale nieuwsbrief of op de website.

Artikel 10 – PanShop

1. Met de artikelen uit de PanShop wordt de herkenbaarheid van Club Pan-European Nederland vorm gegeven en de naamsbekendheid vergroot. 2. Als bijlage bij de statuten en het huishoudelijk reglement is de reglement PanShop opgenomen dat jaarlijks door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 11 – Bijzondere bepalingen

1. Duo- en/of zijspanpassagiers welke door leden worden meegenomen tijdens door de vereniging georganiseerde motor(toer)evenementen, behoeven geen lid van de vereniging te zijn. 2. Tijdens evenementen en te verrijden toertochten wordt toegestaan dat partners van leden en maximaal een introducé (inclusief duo- en/of zijspanpassagier) aan deze evenementen c.q. toertochten deelnemen. 3. Jaarlijks kan voor een door het Bestuur nader vast te stellen evenement worden bepaald dat deelname aan dit “open evenement” eveneens is toegestaan voor niet-leden 4. De in dit artikel bedoelde “niet-leden” dienen, om gerechtigd te zijn deel te nemen aan het bedoelde evenement c.q. toertocht, het door het Bestuur vastgestelde inschrijfgeld te hebben voldaan.

Artikel 12 – Kostenvergoedingen

1. Alle leden van het bestuur en door het bestuur aangewezen commissieleden kunnen een kilometervergoeding ontvangen voor het bijwonen van (bestuurs- en commissie-) vergaderingen van Club Pan-European Nederland. 2. Overige vergaderingen die in het belang zijn van Club Pan-European Nederland kunnen hiervoor in aanmerking komen mits vóóraf door het bestuur te zijn goedgekeurd. De afstand wordt bepaald door de kortste afstand tussen huisadres en vergaderplaats met als leidraad een routeplanner. De hoogte van de kilometervergoeding wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld. 3. Jaarlijks ontvangen leden van het bestuur en door hun aangestelde commissieleden een vergoeding voor kleine onkosten, die gelijk is aan de jaarcontributie. 4. Grotere uitgaven dienen te allen tijde vooraf te gaan door een beslissing en toestemming van de penningmeester c.q. het bestuur.



Bijlage Redactie-organisatie PanPost

Artikel 1 – Regeling redactie PanPost

1. De PanPost is als clubmagazine het officiële orgaan van CPEN dat uitgegeven wordt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van CPEN. Het bestuur sluit een contact met een drukker voor een bepaalde periode. Na deze periode wordt de samenwerking geëvalueerd met de redactie van de PanPost. Het bestuur spreekt een nieuwe contractperiode af of sluit een contract met een andere drukker. De PanPost verschijnt 6 maal per jaar en wordt naar alle leden en adverteerders verzonden. 2. De redactie maakt deel uit van de Commissie PR en Communicatie. Taken van de redactieleden: - de hoofdredacteur, tevens voorzitter van de commissie PR en Communicatie, is verantwoordelijk voor de inhoud van de PanPost; - de redactiesecretaris ontvangt de kopij van de inzenders en stuurt deze door naar de corrector en na correctie naar de vormgever; - de eindredacteur is verantwoordelijk voor correct taalgebruik; - de redactieleden ontvangen de kopij ter beoordeling en sturen deze bij afwezigheid van de redactiesecretaris door naar de correctoren en na correctie naar de vormgever; - de vormgever is lid van de redactie en verantwoordelijk voor de opmaak van de PanPost. De vormgever stuurt, na de goedkeuring van de hoofdredacteur (na opmaak), de kopij naar de drukker.

Artikel 2 – Exploitatie

1. Het bestuur van CPEN is verantwoordelijk voor de exploitatie van het blad binnen het jaarlijks op te stellen budget. Dit budget maakt deel uit van de totale begroting van CPEN en wordt aan de ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd. De commissie PR en Communicatie is verantwoordelijk voor de advertentieacquisitie ter ondersteuning van de exploitatie, hiertoe bijgestaan door de verantwoordelijken voor deze acquisitie. 2. De penningmeester van CPEN wordt op de hoogte gehouden van de adverteerders en int de advertentiekosten, de ledenadministratie draagt zorg voor de juiste geactualiseerde ledenlijst voor de verzending.

Artikel 3 – Redactie PanPost

1. Het bestuur van de vereniging vertrouwt de redactie een onafhankelijke positie toe in de overtuiging dat dit de kwaliteit van de journalistieke werkzaamheden bevordert en daardoor in het belang is van CPEN. 2. De redactie van de PanPost werkt op journalistiek verantwoorde wijze, dat wil zeggen met toepassing van de beginselen van vrije nieuwsgaring, verificatie van bronnen en feiten en van hoor en wederhoor, waar dit noodzakelijk wordt geacht. Zij streeft naar onpartijdige berichtgeving over de activiteiten van de vereniging, alsmede over de aankondiging van evenementen en vergaderingen. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden voor de onderlinge communicatie tussen de leden. 3. De redactie van de PanPost zorgt voor het uitgeven van zes nummers per jaar volgens een tijdschema van uit te geven nummers. Dit is noodzakelijk voor de publicatie van de geplande evenementen en bijeenkomsten. 4. De redactie onthoudt zich van negatieve publicaties over de club of rondom leden van CPEN, waardoor deze in hun naam worden geschaad. Dat houdt niet in dat de redactie en/of leden geen kritische noten mogen schrijven. 5. Indien door de redactie en/of vormgever wijzigingen worden aangebracht in verslagen en/of artikelen en er sprake is van een fundamenteel ander artikel, geschiedt dit na overleg en met goedkeuring van de betrokken inzender. Deze heeft drie dagen tijd om te reageren. Is binnen die tijd geen schriftelijke goedkeuring binnen, dan wordt de betrokken inzending niet gepubliceerd. 6. Er is geen sprake van een fundamentele wijziging als de volgorde van de informatie anders is gerangschikt, verbeteringen zijn aangebracht en andere koppen worden gebruikt. 7. Het plaatsen van de foto’s, en het aantal daarvan, is een verantwoordelijkheid van de redactie. Beeldmateriaal moet rechtenvrij worden aangeleverd. 8. In het colofon van ieder nummer van de PanPost wordt de deadline voor het aanleveren van artikelen en beeldmateriaal omschreven. Tevens wordt in ieder nummer aangegeven hoe artikelen dienen te worden aangeleverd.


Club Pan – European Nederland 9. Het bestuur heeft regelmatig, via de voorzitter van de commissie PR en Communicatie, contact over de inhoud en vormgeving van het blad. 10. Alle partijen die samenwerken aan de productie en exploitatie van de PanPost treden in overleg met elkaar als zich situaties voordoen die niet in deze afsprakenlijst staan omschreven.

Artikel 4 – Wijzigingen

1. De bevoegdheid tot wijziging in de redactionele formule en de technische totstandkoming van de PanPost berust bij het bestuur (de uitgever van de PanPost), in overleg met de redactie. De uitgever zal in geval van beslissingen over dit punt de hoofdredacteur vanaf het begin bij de besluitvorming betrekken.



Bijlage Reglement PanShop Artikel 1 – Doel en werkwijze 1. Met de artikelen uit de PanShop wordt de herkenbaarheid van de Club Pan European Nederland vorm gegeven en de naamsbekendheid vergroot. 2. Het beheer van de PanShop is in handen van vrijwilligers die zich inzetten om een goed aanbod van artikelen te waarborgen. De aanschaf van artikelen en de uitbreiding van het assortiment geschiedt in overleg met en na goedkeuring door het bestuur. 3. Ter ondersteuning van een correcte handelwijze zijn onderstaande algemene voorwaarden opgesteld welke van toepassing zijn op allle bestellingen van de PanShop. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien beslist het bestuur.

Artikel 2 – Algemene voorwaarden 1. Wijze van bestellen a. Uitsluitend geregistreerde leden van de Club Pan-European Nederland kunnen eenbestelling plaatsen, door: • Een bestelling te plaatsen via de club website; of • Een duidelijk in blokletters en volledig ingevulde, eenmalige machtiging aan de beheerders door te geven. 2. Eenmalige machtigingen zijn te vinden in het clubblad, de PanPost, of bij clubevenementen. Slechts 1 (één) artikel kan per per machtiging worden gekocht of besteld. De prijzen worden door het bestuur geaccordeerd; het zijn de netto kosten van de artikelen plus de verzendkosten. Als een artikel is uitverkocht kan dit consequenties hebben voor de levering.

Artikel 3 – Wijze van betaling 1. 2.

Er wordt uitsluitend geleverd als: • het vinkje is geplaatst voor akkoord onder aan de bestelling per website; of • de eenmalige machtiging is ondertekend en voorzien van alle noodzakelijke gegevens. Cheques en creditcards worden niet geaccepteerd. Contante betaling is niet mogelijk, tenzij duidelijk anders aangegeven. Eigendomsoverdracht vindt pas plaats nadat het geld definitief op de clubrekening is bijgeschreven.

Artikel 4 – Wijze van levering Bestellingen worden in de regel (als het artikel op voorraad is) binnen 2 weken na ontvangst van de web bestelling of eenmalige machtiging verzonden. Indien het niet op voorraad is zal contact worden gezocht met het betreffende lid. Alle producten worden verzonden via een professionele verzendorganisatie, in de regel Postnl.nl. De artikelen zullen voor verzending afdoende worden verpakt.

Artikel 5 – Reclames en klachten Indien aan de bestelling iets ontbreekt, defect of beschadigd is, dient dit binnen 24 uur na ontvangst aan de beheerders te worden gemeld via telefoon of e-mail. In overleg wordt gezocht naar de beste en snelste oplossing voor het probleem. Klachten die meer dan 7 dagen na ontvangst bij de beheerders binnen komen worden in de regel niet meer door ons in behandeling genomen. Om in behandeling te worden genomen dienen retourzendingen altijd voldoende gefrankeerd te zijn. De PanShop streeft ernaar om klachten binnen 14 dagen na ontvangst naar tevredenheid op te lossen.



Bijlage Reglement Techniekcommissie

Artikel 1 – Reglement techniekcommissie

1. De techniekcommissie bestaat uit tenminste drie leden. Zij benoemt uit haar midden een voorzitter en is verantwoording verschuldigd aan het Bestuur. 2. De techniekcommissie is belast met alle technische aspecten rondom Honda Pan European motorfiets of de door Honda geproduceerde opvolger van de Pan European. 3. De techniekcommissie zal een technisch archief aanleggen welke voor alle leden tegen kostprijs toegankelijk is en zij zal dit archief onderhouden. 4. De techniekcommissie is tevens belast met het verzorgen van voorlichtingsdagen en voorlichtingsmateriaal. 5. De techniekcommissie zal zich tevens bezig houden met het inventariseren van alle specifieke accessoires voor de Honda Pan European of de door Honda geproduceerde opvolger van de Pan European en hiervan regelmatig verslag doen in het clubblad, de digitale of nieuwsbrief of op de website. 6. De techniekcommissie beantwoord technische en onderhoudsvragen over de Honda Pan European. 7. De voorzitter overlegt regelmatig met het Bestuur en de overige commissievoorzitters.



Bijlage Reglement Toercommissie

Artikel 0 – Gebruikte afkortingen en begrippen

1. Afkortingen a. TC: Toercommissie b. PRC: Commissie PR en Communicatie c. LOOT: Landelijk Overleg Orgaan Toerclubs d. KNMV: Koninklijke Nederlands Motorrijders Vereniging 2. Begrippen a. Kilometervergoeding: door het bestuur vastgestelde vergoeding voor reiskosten per eigen vervoer. b. Evenementen: alle door de TC te organiseren clubactiviteiten in binnen en buitenland waaronder: ééndaagse motortoerritten , meerdaagse motorreizen, motorrijvaardigheidstrainingen en cursussen. c. Reisafstand: het traject tussen de woonplaats van het TC-lid en begin- of eindpunt van ééndaagse route of een meerdaags (buitenlands) evenement of van de vergaderplaats. De reisafstand wordt bepaald aan de hand van een routeplanner. d. Ledenrit: een onder begeleiding van de TC door een lid van de club georganiseerde en uitgezette motortoerrit of meerdaags evenement.

Artikel 1 – Reglement

1. Dit reglement wordt door het bestuur in overleg met de commissievoorzitters vastgesteld. 2. De TC bestaat bij voorkeur uit minimaal 3 en maximaal 8 leden. 3. De TC kiest uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De laatste twee functies kunnen gecombineerd worden. 4. Het TC-bestuur organiseert jaarlijks een aantal TC-vergaderingen. 5. De voorzitter overlegt regelmatig met het bestuur en de overige commissievoorzitters. 6. De toercommissieleden verdelen de overige taken onderling. Zoals het beheer van het tourarchief, de beheerder van het onderdeel evenementen op het forum en een beheerder voor bijdragen op de website. 7. De voorzitter bewaakt, indien nodig in samenwerking met de secretaris, de voortgang, continuïteit en tijdigheid ten aanzien van de geplande evenementen. Hij ziet toe op de juistheid en volledigheid van de in clubmedia gepresenteerde TC gerelateerde onderwerpen. De voorzitter ontvangt daarvoor steeds een concept van de PanPost voorafgaand aan publicatie. 8. Alle door de TC te organiseren evenementen worden opgenomen in de clubagenda. 9. De evenementen worden toegelicht in de PanPost, op de website en in de nieuwsbrief 10. De voorzitter dient bij het clubbestuur jaarlijks een voorstel voor de agenda/ evenementenkalender in. Na goedkeuring van het bestuur is de voorzitter verantwoordelijk voor de uitvoering. 11. De voorzitter dient jaarlijks een begroting ter goedkeuring bij het bestuur in . 12. De voorzitter is na goedkeurig van de begroting door het bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van de geplande activiteiten en de invulling van het beschikbare budget. 13. De TC is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de evenementen. Zij draagt zorg voor de uitvoering. 14. De TC zorgt voor een eenduidige communicatie naar de leden in samenspraak met de PRC. Bedoeld is onder meer: routebeschrijvingen, route-informatiebladen, inschrijfformulieren, incassomachtigingen. 15. De TC stelt tijdig informatie over evenementen beschikbaar aan de PRC voor publicatie. 16. De TC stelt de routes elektronisch beschikbaar in formaten tenminste geschikt voor gangbare Garmin GPS apparatuur. De TC kan daarnaast geschreven routebeschrijvingen beschikbaar stellen. 17. De TC organiseert in overleg met het LOOT en de KNMV ook voor niet leden jaarlijks een motortoerrit voor betalende deelnemers. 18. De TC organiseert tenminste jaarlijks een rijvaardigheidscursus.


Club Pan – European Nederland 19. Nederland is verdeeld in vier regio’s, te weten Noord (de provincies Groningen, Friesland Drenthe), Oost (de provincies Flevoland, Overijssel, Gelderland), West (de provincies Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht) en Zuid (de provincies Zeeland, Noord-Brabant, Limburg). De TC wijst TC-leden toe aan een regio. 20. De TC leden zetten jaarlijks meerdere eendaagse toerriten uit. Zij zetten die bij voorkeur uit in de eigen regio. 21. De routes worden beheerd door de TC en blijven het eigendom van de club. De routes worden via het toerarchief op de website alleen aan de leden ter beschikking gesteld. 22. Het TC-lid (de uitzetter) zorgt voor een tijdige controle van zijn route door een ander TC-lid (de narijder). 23. Beide TC-leden (de uitzetter en de narijder) hebben recht op een kilometervergoeding. De vergoeding is gemaximeerd. Per evenement wordt maximaal de lengte van de route en de reisafstand (zie c) vergoed aan zowel de uitzetter als de narijder. Zowel voor uitzetter als narijder kunnen lunchkosten van maximaal € 20,00 worden gedeclareerd (met bon) 24. Voor een gewoon lid (niet TC-lid) die een ledenrit uitzet, gelden dezelfde vergoedingsregels als voor een TC-lid. 25. De TC organiseert jaarlijks ten minste één (buitenlands) meerdaags evenement. Zij doet dat bij voorkeur in samenwerking met een professionele reisorganisatie. 26. De voorzitter dient voorafgaand aan publicatie een voorstel voor een meerdaags evenement in bij het bestuur. Voorzien van een begroting met daarin een specificatie van de geschatte kosten en dekking daarvan. Doelstelling is dat alle kosten, inclusief de eenmalige startkosten, gedekt worden op basis van een eenmalig evenement. Het bestuur beslist over de doorgang van het evenement. 27. Het bestuur kan de organisatie van een evenement dat niet kostendekkend is subsidiëren, indien zij dat in het kader van de doelstelling van de vereniging wenselijk acht. 28. De organisator of begeleider van een meerdaags evenement, wel of geen TC-lid, heeft in principe recht op vergoeding van de op hem drukkende kosten. De overnachtingen ter plekke worden vergoed op basis van een kamer voor twee personen inclusief halfpension. De kosten worden maximaal tweemaal vergoed. Eénmaal bij het uitzetten en organiseren van het evenement en eenmaal bij het actief begeleiden van het evenement. 29. De TC-voorzitter schat de noodzaak van begeleiding in en neemt de daarmee gepaard gaande kosten mee in de begroting. Bij groepen van meer dan 40 deelnemers kan er behoefte zijn aan een extra begeleider. 30. De TC adviseert de deelnemende leden om bij een meerdaags evenement zelf zorg te dragen voor een annuleringsverzekering. De TC wijst leden er actief op dat de deelnemers bij annulering aansprakelijk gehouden worden voor de totale reissom. De TC zal zich van haar kant inspannen om de schade voor de deelnemer bij annulering zoveel mogelijk te beperken maar kan niet aansprakelijk gesteld worden. 31. Bij onderbezetting of annulering door een lid van een meerdaags (buitenlands) evenement kan de TC toestemming verlenen aan deelnemende leden om niet-leden mee te nemen. De niet-leden betalen een toeslag op de reissom van 10 %. 32. In het kader van haar zorgplicht en die van de vereniging ten opzichte van haar leden en derden dragen TC-leden er toe bij dat potentieel gevaarlijke situaties (gevaarzetting) tijdens evenementen vermeden worden of als dat niet mogelijk is, dat ter plekke voldoende maatregelen genomen worden om de veiligheid te waarborgen en letsel en/of schade te voorkomen

Statuten. Concept Statutenwijziging. Statuten Begripsbepalingen. Club Pan European Nederland. Inleiding. Uitvoering besluit

Recommend Documents