SPISOVÝ PLÁN
Spisový plán Vysoká škola finanční a správní, o.p.s.
Spis. znak
Akademická rada ustavení, členství,volba a odvolání členů jednací řád zápisy ze zasedání podklady pro jednání
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.6.1 2.6.2 2.7 2.8 2.9 2.10 2.10.1 2.10.2 2.11 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 4. 4.1 4.2 4.3
Popis
Akce pořádané VŠFS (fakultou, pracovištěm) fotografická, zvuková a jiná dokumentace letáky, pozvánky, plakáty, pozvánky apod. - ukázky hodnocení, výsledky, zprávy zabezpečení (organizační, ekonomické) hosté,delegáti, cizinci záznamy o návštěvách významných osobností seznamy a pozvánky organizační zabezpečení, ubytování konference, sympozia protokoly, zprávy, dokumenty, materiály, seznamy účastníků organizační zabezpečení, ubytování paměti, vzpomínky a jiné záznamy týkající se historie VŠFS pamětní kniha,materiály dokumentující historii školy medaile přednášky a projevy akademických funkcionářů, významných odborníků a umělců, hostů VŠFS apod. ostatní tiskové konference Bezpečnost a ochrana zdraví při práci inspekce bezpečnosti práce školení BOZP výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny práce (roční a delší) záznamy o kontrolách a dodržování bezpečnostích předpisů úrazy hlášení o smrtelných a těžkých hlášení lehkých záznamy o úrazech kniha úrazů a nemocí z povolání Dokumentace staveb dodavatelská stavební a technologická dokumentace skutečného provedení celé stavby vlastních (jednotlivých) staveb dílčí projektové a stavební výsledky
skart. skart. znak doba
A A A V
10 10 10 5
A A S S
10 5 5 5
A5 V5 S5 S5 S5 A5 A 50 A5
V 10 V5 A5
V 10 S3 S5 S5 V S V S
10 10 10 5
A 10 A 10 S 10
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.12.1 4.12.2 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.17.1 4.17.2 4.17.3 4.17.4 4.17.5
4.17.6
Popis
situační plány fotodokumentace vlastních staveb kolaudace zápisy o přejímce staveb projektová dokumentace - úvodní, prováděci, zadávací a technický projekt zadání staveb realizační výkresy rozpisy stavební, požadavků, investi apod. rozpočty souhrnné ostatní správní výměry (územní rozhodnutí, stavební povolení apod. stavební deníky studie (srovnávací, projektové, technologické,zastavovací) technické zprávy stavby a stavebně montážní práce dlouhodobé výhledy stavební povolení a souhlas k zahájení stavby rozhodnutí o umístění, změnách a vyklizení stavby investiční studie (záměry, úkoly) včetně posudků a schvalovacích procesů stavební rozpočty 4.17.5.1 souhrnné 4.17.5.2 ostatní provozní písemnosti (průběh, změny, dohled nad stavbou, zápisy z jednání
skart. skart. znak doba A A A A
10 5 10 10
A S S S
10 10 10 5
A5 S5 A 10 V 10 A 20 A5 V 10 A 20 A 20 A 20 V 10 S5 S 10
Doprava dispečink (rozpisy jízd)
S5
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11
evidence o stavu motorových vozidel, změnách, nákupu, vyřazení pohonné hmoty - veškeré písemnosti pojištění motorových vozidel příkazy k jízdě skladová evidence náhradních dílů, pneumatik, olejů styk s pojišťovnou - korespondence údržba, oprava a provoz vozidel výkazy o výkonech zápisy o TP žádanky o přepravu
S S S S S S S S S S
5 2 5 3 5 10 5 5 3 3
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7
Ediční činnost Ediční plány evidence zakázek+ objednávky práce a materiálu roční rozbory výkazy výroby, výrobní podklady a příkazy zápisy ze schůzí edičních komisí žádanky na xerokopie publikace
A S A S S S
5 5 5 5 5 3
5. 5.1 5.2
6.
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
Popis
skart. skart. znak doba
6.9
časopisy vydané VŠFS vlastní podkladové materiály, redakční písemnosti rukopisy po vydání rukopisy nevydaných publikací skripta a učebnice povinný výtisk schvalovací a ostatní agenda články v tisku články a příspěvky pracovníků jubilea a nekrology zápisy z jednání redakční rady
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5
Energetika bilance spotřeby paliv a energií evidence telekomunikačních zařízení penále, poplatky revize energetických zařízení rozpočty spotřeby paliv
S S S S S
5 5 5 5 3
8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
Granty fond rozvoje VŠFS grantová agentura ČR vnitřní granty VŠFS zahraniční MŠMT nebo jiná ministerstva dokumentace projektů z JPD 3
V V V V V S
5 5 5 5 5 10
S A S S
10 10 10 10
6.7.1 6.7.1.1 6.7.1.2 6.7.1.3 6.7.1.4 6.7.2 6.7.2.1 6.7.2.2 6.8 6.8.1 6.8.2
7.
8.
9. 9.1 9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4 9.2 9.2.1 9.2.2 9.3 9.4. 9.4.1 9.4.2 9.4.3 9.4.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.8.1 9.8.2
Informační soustava banka bankovní doklady úvěrové smlouvy a změny úvěru, povolení banky výpisy z kont a účtů běžné písemnosti ze styku z peněžními ústavy Bilance bilance účetní (roční a delší bilance zahajovací, vyčleňovací a závěrečné s přílohami a průvodními zprávami (roční a delší) daně - veškerá agenda(daňová přiznání, prohlášení, měsíční a roční zúčtování daní atd.) dotace a příspěvky investiční systémové individuální na provoz dokladové revize (zápisy) evidence pohledávek a závazků veškeré faktury finanční záležitosti centralizované finanční prostředky a jejich použití (fondy, odvody,příděly) výkazy o plnění finančního plánu
A S A V
10 5 5 5
A 20 S6 V3 V3 A5
S 10 A 10 S 10
V V V S S S S
10 5 5 5 5 5 10
A 10 S5
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
9.8.3 9.8.4 9.8.5 9.8.6 9.8.7
Popis
výkazy o plnění finančního plánu (roční a delší) výkazy ostatní limity bankovní metodika financování
skart. skart. znak doba A S S S A
10 10 3 5 10
9.22
zásadní písemnosti o financování subjektu a finančních zdrojích fondy finanční ( základní, rezervní, reprodukce HIM, kult.a soc.potřeb aj.) evidence, změny příděly, čerpání, převody, výkaz apod.za období roční a delší) hospodaření výsledky a hodnocení za období roční a delší výsledky dílčí, krátkodobé a ostatní Knihy bilanční,hlavní,účetní,účetních závěrek a rozvah faktur, pokladní,drobného vydání kontrolní sestavy a soupisky likvidační protokoly v účetnictví likvidační protokoly mezd, pohledávek, závazků, cestovních účtů, styk s dodavateli manka - veškeré písemnosti odpisový plán pohledávky - upomínky, likvidace rozbory hospodaření souhrnné, komplexní (roční a delší) sklady a skladové hospodářství evidence materiálových zásob, objednávky, dodací listy, převodky, žádanky skladové karty státní statistické výkazy (roční a delší) účetní doklady pokladní, bankovní, vyúčtování, akreditivy,dobropisy, vrubopisy a všechny ostatní běžní dílčí doklady účetní výkazy
10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10
Inventarizace inventarizační komise - složení, zápisy, zprávy inventární knihy, rejstříky inventární zápisy místní inventární seznamy (po ztrátě platnosti) odpisy, odpočty ostatní písemnosti písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy DHM písemnosti - přehledy, sestavy, výkazy ZP vyřazovací protokoly vyúčtování cestovního příkazu
S A S S S S S A S S
11.1 11.2 11.3
Katedry koncepce výuky a učební plány zápisy ze schůzí kateder korespondence katedry
V5 S5 S5
9.9 9.9.1 9.9.2 9.10 9.10.1 9.10.2 9.11 9.11.1 9.11.2 9.12 9.13 9.14 9.15 9.16 9.17 9.18 9.19 9.19.1 9.19.2 9.20 9.21
10.
11.
S5 A5
A5 S5 A S S S S
10 5 5 5 5
S A S A
5 5 3 10
S5 S 10 A 10 S 10
A 10
5 10 5 1 5 5 5 10 5 5
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
Popis
skart. skart. znak doba
12.1 12.2 12.3 12.4 12.5
Knihovny protokoly o výsledku revize fondů statistika (roční) objednávky informačních zdrojů ostatní provozní agenda žádanky na nákup informačních zdrojů
A A S S S
16 5 15 5 5
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6
Kontrola plány kontrolní a revizní činnosti (roční a delší) kontrolní a revizní zprávy, protokoly metodika kontrolní a revizní činnosti revize dokladové, materiálové, strojů a zařízení podkladové materiály a ostatní korespondence agenda stížností a podnětů (pracovníků a studentů)
S S S S S S
10 10 5 5 3 5
14.1 14.2 14.3 14.4
Likvidace organizace nebo jejích součástí škod závad a poruch protokoly likvidační komise
A V S S
5 10 5 5
V V V S
10 10 10 5
12.
13.
14.
15. 15.1 15.2 15.3 15.4 15.5 15.5.1 15.5.2
Organizace a rozvoj VŠFS koncepce rozvoje VŠFS organizační struktura, analýzy její funkčnosti rozvoj informačního systému pro řízení VŠFS Korespondence Směrnice a řády Organizační řád (po ukončení platnosti) Vnitřní předpisy, směrnice (po ukončení platnosti)
A5 V5
16. 16.1 16.2 16.3
Organizace a řízení (školy, institutů, kateder aj.) organizační změny součástí VŠFS reorganizace a zásadní změny v rámci VŠFS delimitace činnosti
V 10 V 10 V 10
17.1 17.2 17.3
Pasporty vlastních staveb a objektů výrobně-technické zařízení po ukončení životnosti
A 20 A 20 S5
17.
18. 18.1 18.1.1 18.1.2 18.2 18.3
Personální záležitosti cesta pracovní přehledy a výkazy tuzemských a zahraničních cest včetně cestovních zpráv studijní cesty a pobyty dovolená konkurzní (výběrové řízení - návrhy, zápisy z jednání, schválení
S 10 S5 S3 S 10
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
Popis
skart. skart. znak doba
18.4 analýzy zaměstnanosti a koncepce vývoje na VŠFS) 18.5
18.6 18.6.1 18.6.2 18.7 18.7.1 18.7.2 18.8 18.8.1 18.8.2
18.8.3
18.8.4 18.8.5 18.9 18.9.1 18.9.2 18.10 18.10.1 18.10.2
osobní spisy obsahující mj. pracovní smlouvy, funkční zařazení, jmenování, výstupní listy, ukončení PP, zápočtové listy, žádosti o důchod, pracovní spory přehledy o počtech pracovníků roční a delší ostatní kvalifikace pracovníků kvalifikační katalogy (resortu) kvalifikační doklady významných a vedoucích pracovníků (ostatní součástí osobního spisu) mzdy a platy směrnice, předpisy a pokyny nadřízených orgánů podklady pro výpočet mezd 18.8.2.1 dohody(DPČ,DPP), autorské honoráře 18.8.2.2 jubilea životní 18.8.2.3 neschopenky a jiné nemocenské dávky 18.8.2.4 obstávky (spoření, půjčky, exekuce atd.) 18.8.2.5 odměny 18.8.2.6 přesčasy 18.8.2.7 mzdové fondy(evidence, změny, čerpání) 18.8.2.8 mzdové listy 18.8.2.9 rozbory mzdového vývoje roční a delší 18.8.2.10 rozbory mzdového vývoje ostatní sjetiny 18.8.3.1 s funkcí účetního dokladu 18.8.3.2 ostatní tarifní a kvalifikační katalogy zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů nemocnost rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, nemocnosti a úrazovosti roční a delší rozbory, výkazy, statistiky nemocí z povolání, nemocnosti a úrazovosti ostatní pojištění sociální a zdravotní statistická hlášení měsíční
V5 V 30
V5 S5 V5 V 40
V5 S S S S S S V S A S
3 3 10 3 3 3 5 30 5 5
S S A V
5 1 5 5
A5 S5
S 10 S 10
výkazy a rozbory pracovní neschopnosti a úrazovosti práce a mzdy zápisy z prověrek a kontrol nadřízených orgánů mzdové rekapitulace (za celou VŠFS) evidence sociálního a zdravotního pojištění evidence sociálního a zdravotního pojištění evidenční listy důchodového pojištění
V S S S S
19.
Plné moci, pověření
S5
20.
Podatelna knihy došlé pošty doporučené dodací lístky doporučených zásilek
S5 S5
18.11 18.11.1 18.11.2 18.11.3 18.11.4 18.11.5
20.1 20.2
5 10 10 10 3
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
Popis
skart. skart. znak doba
20.3
úvěrové (dekádní) lístky)
S3
21.1 21.2 21.3 21.4 21.5
Porady kolegium rektora - zápisy kolegia děkana fakulty vedení VŠFS - zápisy, usnesení kateder, oddělení, fakult a dalších pracovišť - zápisy podkladové materiály k jednání
A A A S S
10 10 5 5 5
22.1 22.2 22.3 22.4 22.5 22.6
Požární ochrana předpisy, směrnice, jiné normy požární knihy protokoly o požárech instruktáže a školení evidence výstroje a výzbroje kontrolní činnost
V S S S S S
5 5 10 5 5 5
23.1 23.2 23.3
Právní záležitosti soudní spory, rozhodnutí, odvolání, smíry trestní záležitosti ostatní právní záležitosti
V5 V5 S5
24.1 24.2 24.3 24.4 24.5 24.6
Předávací seznamy, protokoly a listiny funkcí vedoucích pracovníků agendy jinému pracovníkovi delimitační archiválií do archivu spisů do spisovny protokoly o utajovaných skutečnostech
A S A A S A
21.
22.
23.
24.
Skartace skartační předpisy vlastní skartační návrhy s přílohami včetně protokolů o provedené archivní prohlídce kniha archivní ostatní
25. 25.1 25.2 25.3 25.4 26. 26.1 26.1.1 26.1.2 26.1.3
Smlouvy + majetkoprávní záležitosti Smlouvy smlouvy (kromě autorských a kolektivních) autorské kolektivní (včetně ročního hodnocení)
26.2
5 5 5 5 20 5
A5 A5 A 10 S5
V V V S
20 70 10 20
26.3
přípravy smluv- podklady, návrhy, varianty, připomínky reklamační řízení
S5
27.1 27.2 27.3 27.4
Soutěže připomínky, zadání posuzovací komise, celkové hodnocení soutěže vítězné návrhy, exempláře prací - ukázky organizační zabezpečení
S S A S
27.
10 10 5 10
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
28. 28.1 28.2 28.3 28.3.1 28.3.2 28.4 28.5 28.6 28.7 28.8
Popis
Správa účelových zařízení zásady a předpisy pro ubytování studentů kolejní řád, změny, doplňky zprávy o činnosti a hospodaření souhrny dílčí kolejní komise (rektora) žádosti o ubytování, přidělování míst kolejné - stvrzeny o platbách stravování studentů a zaměstnanců provozní agenda kolejí a menz Správní rada VŠFS zápisy, usnesení, stanoviska ze schůzí a jednání, studie materiály k jednáním organizační a provozní písemnosti
29. 29.1 29.2 29.3 30. 30.1 30.2 30.3 30.3.1 30.3.2
Statistika podkladové soubory informací ročenky a statistické publikace vlastní statistické tabulky, výkazy s komentáři, hlášení, přehledy a sestavy roční a delší dílčí, měsíční aj. Stroje a zařízení (kromě aut) dovoz strojů a zařízení, uvádění do provozu, sledování, kontrola evidenční listy a karty(po vyřazení) generální opravy účetní písemnosti - kopie revizní zkoušky
31. 31.1 31.2 31.3 31.4 31.5 32. 32.1 32.2 32.2.1 32.2.2 32.2.3 32.2.4 32.3 32.4 32.5 32.6 32.7 32.8 32.8.1 32.8.2 32.8.3 32.8.4
Studijní záležitosti Zápis o Státní závěrečné zkoušce, včetně posudků ZP Diplomy zásady a předpisy pro udílení ověření, duplikáty Kniha absolventů - vydané diplomy forma - druhy, ukázky exkurze, praxe hodnocení, výsledky, souhrny korespondence běžná - dotazy, potvrzení o studiu, žádosti o odklad zkoušek obory studijní předpisy studijní podmínky přijímacího řízení /správní rada/ informace o studiu, propagace seznamy uchazečů (pracovní) - výsledky seznamy nově přijatých a zapsaných nepřijatí ke studiu
skart. skart. znak doba
V5 A5 S S S S S S S
10 10 10 1 5 3 5
A5 S5 S5
S5 S5
S5 S5
S5 S S S S
3 5 5 5
A 50 A A A A S A S
10 20 50 5 5 5 5
A A A S S S S
5 5 5 5 5 5 3
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
32.8.5 32.8.6 32.8.7 32.9 32.10 32.11
32.12
32.13 32.14 32.15 32.15.1 32.15.2
33.1 33.2 33.3 33.4 34. 34.1 34.1.1 34.1.2 34.1.3 34.1.4 34.1.5 34.2 34.3 34.4 34.4.1 34.4.2 34.5 34.5.1
34.5.2 34.5.3
36. 36.1
skart. skart. znak doba
přijatí, ale nenastoupivší na VŠFS přihlášení, ale nedostavivší se k přijímací zkoušce organizace a příprava přijímacího řízení přihláška ke zkoušce seznamy posluchačů studijní spisy - student absolvent : přihláška, ověřená kopie MV, Smlouva o studiu, Rozhodnutí o přijetí, závažná korespondence a žádosti, výpis evidence studia, kopie diplomu, kopie dodatku k diplomu. studijní spisy ukončení studia bez STzK : přihláška, ověřená kopie MV, Smlouva o studiu, Rozhodnutí o přijetí, závažná korespondence, evidence studia, Rozhodnutí o ukončení studia organizační zajištění zápisu, imatrikulace,promoce atp.
S S S S V A
závěrečné, rigorozní protokoly práce s oponentským řízením diplomové,bakalářské,disertační seminární
V 40
Věda vědecké hodnosti předpisy pro udělování návrhy na udělení, přiznání, rozhodnutí VR nostrifikace čestné doktoráty habilitační instituce a styk s nimi práce - technické, výzkumné aj. vědecko-pedagogické tituly předpisy pro udělování jmenovací řízení - návrhy, hodnocení, schválení vědecko-výzkumná činnost expertizy, oponentury, posudky 34.5.1.1 běžné, pracovní a provozní
3 1 3 1 40 40
V 10
S3
V 20 S5
Škody a jejich vyřizování vzniklé organizaci - mimo manka vzniklé pracovníkům a studentům - ztráty zápisy náhradové komise hlášení a protokoly škod včetně výsledků šetření
33.
35.
Popis
S S S S
5 5 5 5
A V A A A V A
20 20 5 5 40 5 5
A A
5 5
S
5
34.5.1.2 významné, globální
V
5
34.5.1.3 pracovní podklady spolupráce s ČAV a dalšími vědeckými pracovišti výkazy, přehledy a zprávy o VVČ (roční a delší)
S S V
5 5 5
Veřejné zakázky - dokumentace
S5
Zahraniční záležitosti smlouvy a dohody o vzájemné spolupráci
A5
SPISOVÝ PLÁN
Spis. znak
36.2 36.2.1 36.2.2 36.2.3 36.3 36.4 36.5 36.6 36.6.1 36.6.2 36.7 36.7.1 36.7.2 36.7.3 36.8 36.8.1
.
Popis
dokumentace a materiály stipendistů pedagogických pracovníků ostatní nabídky studijních pobytů účast na konferencích a jiných zahraničních akcí výroční zprávy zahraniční cesty - pracovní plány provozní agenda - diety, devizové prostředky, letenky apod. výběrové řízení pro studium v zahraničí protokoly o výběrovém řízení osobní materiály vybraných uchazečů osobní materiály nevybraných uchazečů zahraniční studenti v semestrálních programech evidence zahraničních studentů a přehled výsledků studia na VŠFS
skart. skart. znak doba
S S S V V A
5 5 5 5 5 5
S5 S5
S5 S6 S1 V 10
