Spisový a skartační řád zdravotních a sociálních organizací

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace

Spisový a skartační řád zdravotních a sociálních organizací Spisový řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Řád spisové služby organizace /název a adresa organizace/ dále jen /zkratka organizace/ obsahuje závazné normy pro práci s dokumenty a předarchivní péči. 1.2. Spisovou službou se v této směrnici rozumí soubor legislativních opatření, pravidel a vnitřních úkonů organizace, které mají za účel efektivní nakládání s dokumenty organizace a upravují jejich příjem, třídění, doručování, označování, evidování, oběh, vyřizování a odesílání a ukládání. 1.3. Řád spisové služby je závazný pro /název organizace/ a všechny její organizační útvary. Za jeho dodržování odpovídají /statutární zástupce organizace a pracovníci s delegovanou pravomocí v oblasti spisové služby/. 1.4. Řád spisové služby vychází z následujících právních norem a předpisů: 1.4.1. zákon ze dne 30. června 2004 č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, 1.4.2. vyhláška ze dne 13. prosince 2004 č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, 1.4.3. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, 1.4.4. zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, 1.4.5. zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších přepisů, 1.4.6. vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, 1.4.7. instrukce č. 13 ministerstva zdravotnictví České socialistické republiky ze dne 8. července 1980 č.j. VT/1-203-8. 7. 80, kterou se vydává skartační řád a skartační plán pro ústavy národního zdraví. 1.5. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti /název organizace/. 1.6. Spis je soubor dokumentů došlých na organizaci nebo vzniklých z její činnosti, který se týká jedné a téže věci. 1.7. Podatelna je specializované pracoviště pro příjem a evidenci dokumentů organizace. Podatelna působí též jako výpravna. 1.8. Spisovna je odborné pracoviště k ukládání všech vyřízených dokumentů organizace do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 2. Příjem dokumentů 2.1. Dokumenty se přijímají v podatelně organizace. Pokud dokument přijme jiná část organizace, zajistí jeho předání k zaevidování do podatelny. Záznam o telefonickém podání a podání učiněná ústně či jinou formou (faxem. e-mailem) musí být bezodkladně zaevidována v podatelně. Ustanovení zvláštních právních předpisů zůstávají nedotčena. 2.2. Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance před názvem organizace se předávají neotevřené zaměstnanci. Pokud po otevření dopisu zjistí, že dokument má úřední charakter, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v podatelně.

1

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace 2.3.

Písemnosti přijímané v elektronické podatelně se přijímají dle vyhlášky 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách. 2.4. Zaměstnanec pověřený vedením spisové evidence opatří všechna doručená podání v den, kdy byla úřadu doručena, podacím razítkem. Písemnosti se zaevidují v podacím deníku a vyplní otisk podacího razítka. Doručené telegramy, faxy a elektronicky přijímané písemnosti eviduje podatelna jako ostatní podání, opatří je podrobným časovým údajem o doručení (hodina) a předá je zpracovateli. 2.5. Otisk podacího razítka obsahuje: název organizace, datum doručení, číslo jednací a počet listů a příloh. Vzor razítka je uveden v příloze č. 1. 2.6. Obálka se ponechává jako součást dokumentu: 2.6.1. není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedené na písemnosti s datem poštovního razítka, 2.6.2. není-li písemnost podepsána, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, 2.6.3. má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, 2.6.4. u zásilek zasílaných na dodejku, 2.6.5. je-li podací razítko otištěno pouze na obálce, 2.6.6. u stížností, 2.6.7. je-li adresa odesílatele pouze na obálce. 2.7. V ostatních případech se obálka vyřadí bez skartačního řízení. 2.8. Hromadné podání v téže věci (např. hlášení, zprávy) se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Evidují se ve sběrném archu, který je označen jednacím číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. Tiskopis sběrného archu vyplní zpracovatel, který jej připojí ke spisu. 3. Evidence dokumentů 3.1. Veškeré dokumenty doručené do organizace a vzniklé z její činnosti podléhají evidenci. 3.2. V podacím deníku se neevidují reklamní letáky a brožury, pozvánky a rozmnožené tiskoviny (noviny, brožury, knihy). 3.3. Dále se v podacím deníku neevidují dokument, které mají vlastní evidenci nebo jsou součástí odborné dokumentace. 3.4. Spisovou evidenci vede podatelna a spisovna. 3.5. Spisová evidence je vedena v základních evidenčních pomůckách manuálně nebo pomocí výpočetní techniky. 3.6. Základními evidenčními pomůckami jsou podací deník a rejstřík. 3.7. Zápisy do základních evidenčních pomůcek se provádějí čitelně trvalým způsobem. Chybný zápis se nepřepisuje, nepřelepuje ani jinak neodstraňuje, ale přeškrtne tak, aby zůstal čitelný, a nahradí se správným zápisem opatřeným datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl. 3.8. Všechna podání doručená organizaci a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. 3.9. Podací deník je vázaná kniha, která se v záhlaví opatří přesným názvem organizace, rokem popř. roky v nichž je používána, a počtem číslovaných stran. Podací deník obsahuje následující údaje: 3.9.1. pořadové číslo dokumentu, pod nímž je dokument v podacím deníku evidován (číselná řada začíná v deníku 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dne 31. prosince),

2

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace 3.9.2. datum doručení dokumentu nebo, jedná.li se o dokument vzniklý z činnosti původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, 3.9.3. identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti původce, zapíše se jako „Vlastní“, 3.9.4. číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, 3.9.5. stručný obsah dokumentu, 3.9.6. název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popř. jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu, 3.9.7. způsob vyřízení, 3.9.8. den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh, 3.9.9. spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání), 3.9.10. záznam o vyřazení ve skartačním řízení. 3.10. Podání zaevidovaná v podacím deníku se zapíší do rejstříku. Rejstříky se vedou obvykle pro období čtyř let. 3.11. Před zápisem nového podání do podacího deníku příslušný zaměstnanec zjistí pomocí rejstříků, zda už nebylo v téže věci evidováno jiné podání. V kladném případě připojí předchozí dokument k novému podání. U otisku podacího razítka na novém podání poznamená číslo jednací předchozího dokumentu. Číslo jednací předchozího dokumentu se též poznamená v podacím deníku u pořadového čísla nového podání, s nímž je spojeno. U jednacího čísla předchozího dokumentu se poznamená číslo jednací s nímž bylo číslo spojeno do kolonky „uloženo“. 3.12. Číselná řada v podacím deníku vždy začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a opatří formulí „Uzavřeno dne 31. 12. číslem jednacím …“ a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 3.13. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku, lomené posledním dvojčíslím běžícího roku /nebo celým rokem/ a zkratkou vyjadřující název organizace příp. doplněným číselným nebo abecedním označením vyřizovatele. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem. 3.14. Podatelna předává zaevidované dokumenty proti potvrzení k vyřízení. /Stanovení způsobu potvrzení např. proti podpisu v doručovací knížce./ 4. Vyřizování dokumentů 4.1. Dokumenty se vyřizují účelně správně a rychle. 4.2. Pokud není jinak dáno, vyřizují se dokumenty obvykle do třiceti dnů. Pokud není možno v této lhůtě podaní vyřídit, oznámí se žadateli přibližná lhůta, ve které bude podání vyřízeno. 4.3. V případě, že došlý dokument nevyžaduje zvláštní opatření nebo sdělení, poznamená na ní pracovník, kterém,u byla předělena k vyřízení, že obsah byl vzat na vědomí, označí písemnost datem a podpisem a předá dokument spisovně k založení.

3

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Veškeré dokumenty, týkající se téže věci tvoří spis. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejmladšího dokumentu. 4.5. Odpověď na doručené podání se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu. K podání se vždy připojuje stejnopis případně koncept vyřízení. 4.6. Vyřídí-li zpracovatel dokument jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokument, případně připojí záznam na zvláštním listu. 4.7. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu organizace, vyžádá si zpracovatel číslo jednací od zaměstnance pověřeného vedením spisové evidence a současně sdělí jeho obsah pro zápis do podacího deníku. Do rubriky podacího deníku „Došlo od“ se napíše vlastní. 4.8. Každá příloha musí být označena číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. „K č.j. …/..“). 4.9. Zpracovatel, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, příp. rokem zařazení dokumentu nebo spisu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který je součástí tohoto spisového a skartačního řádu. 5. Úprava a podepisování dokumentů, užívání razítek 5.1. Dokumenty vzniklé z činnosti organizace se označují záhlavím s jejím názvem, sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. 5.2. Dalšími náležitostmi dokumentů vzniklých z činnosti organizace jsou: 5.2.1. datum, 5.2.2. počet listů dokumentu, 5.2.3. počet listů příloh nebo počet svazků, 5.2.4. jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem. 5.3. Podepisování dokumentů se řídí podpisovým /nebo organizačním/ řádem organizace. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. 5.4. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude předělen skartační znak „A“, se vyhotovuje na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty tj. papír, který je výrobcem garantován jako trvanlivý (nekyselý). 5.5. Organizace vede evidenci razítek s jejich otiskem a jménem, příjmením, funkcí, datem a podpisem zaměstnance, který razítko převzal a užívá. 5.6. Ztráta razítka se neprodleně nahlásí Ministerstvu vnitra – odboru dozoru a kontroly veřejné správy (nám. Hrdinů 3, 140 02 Praha 4, tel. 974 816 411, e-mail [email protected]), který je zveřejní ve Věstníku vlády pro orgány krajů a orgány obcí. 6. Odesílání písemností 6.1. Odesílání dokumentu zajišťuje výpravna, která je součástí podatelny /případně určí spisový řád jinak/ . 6.2. Odesílaný dokument musí obsahovat veškeré náležitosti a záznam o jeho odeslání se učiní do podacího deníku. 7. Ukládání písemností 7.1. Dokumenty a spisy se ukládají do spisovny protokolárně. Vzor protokolu předání do spisovny je uveden v příloze tohoto spisového a skartačního řádu. 7.2. Pracovník spisovny po překontrolování úplnosti předávaných dokumentů a spisů je zanese do evidence spisovny. 4.4.

4

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace 7.3. 7.4. 7.5.

Evidence spisovny je vedena v archivní knize. Dokumenty a spisy se ve spisovně ukládají dle spisového plánu. Dokumenty zůstávají ve spisovně uloženy tak dlouho, dokud po jejich vyřízení či ztrátě platnosti uplyne jejich skartační lhůta uvedená ve skartačním plánu. 7.6. Dokument v digitální podobě se skartačními znaky „A“ a „V“ vzniklý z činnosti organizace musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zabezpečit, převedou se takové dokumenty do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří se náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně se postupuje při vyřazování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. 7.7. Dokumenty s prošlou skartační lhůtou se vyřazují ve skartačním řízení. 7.8. Průběh a náležitosti skartačního řízení upravuje skartační řád. 8. Půjčování dokumentů ze spisovny 8.1. Nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně je povoleno pracovníkům vedení organizace, pracovníkům útvaru /úseku, oddělení/ z jejichž činnosti dokument vznikl, pracovníků kontroly či pracovníků pověřeným ředitelem. 8.2. Dokumenty ze spisovny půjčuje pouze pracovník spisovny. 8.3. Žadatel oznámí pracovníkovi spisovny přesnou obsahovou náplň dokumentů nebo uvede přímo dokument, který požaduje k nahlédnutí nebo opsání. Do dokumentů se nahlíží a výpisy (event. kopie) se pořizují v místnostech spisovny. 8.4. Při zapůjčení dokumentu mimo prostor spisovny se vyhotovuje výpůjční lístek a výpůjčka se eviduje v knize výpůjček. 8.5. Výpůjčky mimo prostory organizace povoluje pouze její ředitel /statutární zástupce/ . 8.6. Každý, kdo si dokumenty půjčuje nebo do nich nahlíží, plně zodpovídá za jejich bezpečnost a ochranu. 8.7. Pracovník spisovny je povinen se přesvědčit, zda je vrácený dokument v pořádku. 8.8. Při ztrátě či zničení dokumentu se toto poznamená do podacího deníku do rubriky o vyřazení spolu s číslem jednacím, kterým byla ztráta či zničení vyšetřeno.

Skartační řád 1. Úvodní ustanovení 1.1. Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny ve skartačním řízení. 1.2. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. 1.3. Za průběh skartačního řízení odpovídá statutární zástupce organizace. 1.4. Skartační řízení je souhrn pracovních úkonů prováděných při systematickém vyřazování dokumentů a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Skartační řízení se provádí každoročně za celou organizace za dohledu příslušného archivu. 1.5. Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam dokumentů organizace rozdělených dle věcných hledisek a označených spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. 1.6. Skartační znaky určují, jak bude s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloženo: 1.6.1. skartační znak „A“ označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do příslušného archivu,

5

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace 1.6.2. skartační znak „S“ označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení, 1.6.3. skartační znak „V“ označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem „A“ nebo „S“. 1.7. Skartační lhůty určují dobu, ve které nesmí být dokument vyřazen. Skartační lhůta je uváděna v letech a počítá se vždy od 1. 1. následujícího roku po roce, kdy byla písemnost vyřízena (uplynula její právní platnost). Od 1. 1. roku následujícího po uplynutí této lhůty může být písemnost zařazena do skartačního řízení a tím vyřazena. 1.8. Skartační lhůty 1.9. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty organizace, u nichž uplynuly skartační lhůty a které nejsou potřebné pro další činnost organizace. 1.10. Pro přípravu a provedení skartace se jmenuje komise. 1.11. Pracovník spisovny je členem skartační komise. 2. Skartační řízení 2.1. U dokumentů, jejichž skartační lhůty uplynuly, ověří pracovník spisovny jejich úplnost, správnost skartačních znaků a lhůt, a to zda jsou již skartační lhůty prošlé, dále zda opravdu zanikla právní a provozní potřeby těchto písemností pro organizaci. 2.2. Podle označení písemností rozdělí skartační komise dokumenty do skupin „A“ a „S“. 2.3. Dokumenty skupiny „V“ se znovu posoudí a podle výsledku posouzení se rozdělí do skupin „A“ a „S“. 2.4. Skartační komise vypracuje skartační návrh, kterým organizace požádá příslušný archiv o provedení odborné archivní prohlídky, posouzení dokumentů a povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Vzor skartačního návrhu je uveden v příloze spisového a skartačního řádu. 2.5. Skartační návrh podepisuje statutární zástupce organizace a členové skartační komise. 2.6. Skartační návrh se odesílá ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu. 2.7. Příslušný archiv na základě skartačního návrhu posoudí dokumenty v něm obsažené a o průběhu skartačního řízení sepíše pověřený pracovník archivu se členy skartační komise skartační protokol. Součástí skartačního protokolu je seznam dokumentů vybraných za archiválie s určením jejich kategorie a seznam dokumentů skupiny „S“ určených ke zničení a případné nedostatky a úkoly uložené příslušným archivem. Na základě skartačního protokolu se vydá skartační povolení ke zničení dokumentů skupiny „S“. Bez souhlasu příslušného archivu nelze žádné dokumenty ničit nebo předávat do sběru. 2.8. Po provedeném skartačním řízení organizace: 2.8.1. v dohodnutém termínu odevzdá protokolárně archiválie příslušnému archivu, 2.8.2. zajistí zničení dokumentů skupiny „S“, a to buď předáním firmě, zabývající se likvidací úředních dokumentů, nebo komisionelní likvidací, 2.8.3. zaznamená vyřazení dokumentů v evidenčních pomůckách (archivní knize a podacím deníku). 2.9. Při vyřazování a předávání dokumentů do příslušného archivu či firmě ke zničení je nutno zabezpečit řádný a trvalý dozor tak, aby se žádné dokumenty neztratily nebo nedostaly do nepovolaných rukou. 2.10. V období přípravy a průběhu skartačního řízení jsou písemnosti ponechány v původním spisovém uspořádání a je zajištěna jejich přístupnost. Teprve po podepsání skartačního protokolu a vydání skartačního povolení jsou provedeny úpravy dokumentů k odvozu a ku zničení.

6

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace 2.11. Při reorganizaci nebo likvidaci organizace je bezpodmínečně nutné dbát na to, aby nedocházelo ke ztrátám a ničení dokumentů. Za řádné vyřazení likvidované organizace je odpovědný právní nástupce nebo likvidátor. 2.12. Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění příslušným archivem, a ničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako porušení povinností uložených zákonem.

Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem …. .

7

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha spisového a skartačního řádu č. 1

Vzor podacího razítka

8

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 2: Spisový a skartační plán

Spisový a skartační plán Spisový znak I. I.1. I.2. I.3. I.4. I.5. I.6. II. II.1. II.2. II.3. II.4. II.5.

II.6. II.7. III. III.1. III.2. III.3. III.4. III.5. IV. IV.1. IV.2. IV.3. IV.4. IV.5. IV.6. IV.7. IV.8. IV.9. IV.10. V.

Druh dokumentu Publikace, dokumentace Knihy (pokud nejsou součástí knihovny) Časopisy Noviny Výstřižky z novin týkající se ústavu Bibliografické záznamy časopiseckých článků (liter. služba viz též 646.2) Publicistická a přednášková činnost ved. prac. ústavu Řízení a organizace Dokumentace o organizaci ústavu, písemnosti o ustavení ústavu, organizační řády Delimitační rozhodnutí, změny, rozšíření ústavu Kroniky ústavní, životopisné doklady o osobách, které se významně účastnily založení a rozvoje ústavu Organizační instrukce pro činnost jednotlivých zařízení ústavu (kompl. sbírky) Organizační průzkumy, studijní zprávy z účasti na závažných sympoziích, poradách o organizaci a řízení apod. Zápisy o poradách vedoucích pracovníků Korespondence vedení ústavu Kontrola Směrnice pro organizaci a provádění kontrol Zprávy o kontrolách, revizích a prověrkách vlastních (vnitřní revize), příkazy k odstranění nedostatků Zprávy o kontrolách revizích a prověrkách nadřízených orgánů Stížnosti a oznámení občanů Evidence stížností Právní záležitosti Písemnosti upravující vnitřní organizaci právní služby Písemnosti pří řízení, např. o náhradách škod, vymáhání nedoplatků apod. Zastupování ústavu, plné moci, zmocnění, podpisová oprávnění Kniha regresů Spisy o vymáhání ošetřovného Rozhodnutí o regresní náhradě Návrhy pro regresní komisi Hlášení úrazů a výše regresní náhrady Regresní návrhy v trestním řízení Výzva k zaplacení regresní náhrady Hygiena

9

Skartační znak

Lhůta roků

S S S A A

20 5 1 1 5

V

5

A

10

A A

10 10

A

10

V

10

A V

5 5

A S

5 10

A

10

V A

5 5

A S

10 10

S

10

S S S S S S S

5 10 10 10 10 10 10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace V.1. V.2.

V.3. V.3.a. V.3.b. V.4. V.5. V.5.a. V.5.b. V.6. V.7. V.8. V.9. V.10. VI.

VI.1. VI.2. VI.3.

VI.4. VI.5. VI.6. VI.7.

VI.8. VI.9. VI.10. VI.11. VI.12.

VI.13. VI.14. VI.15. VI.16.

Směrnice, instrukce a metodické pokyny Písemnosti o výsledcích hygienických šetření, měření škodlivin (o hlučnosti, osvětlení, prašnosti atd.) a nápravných opatření a jejich kontrole Písemnosti o bydlení kolektivního charakteru (internáty pro pracující, koleje): pís. o hyg. provozu pís. o hyg. výstavby Úmrtní listy a doklady o úmrtí na karantenní nemoci Písemnosti o hygieně v zařízeních společného stravování: pís. o hyg. provozu pís. o hyg. výstavby Písemnosti o výživném režimu Písemnosti o dezinfekci, dezinsekci a deratizaci Protokoly pro bakteriologickou a sérologickou laboratoř Žádanky o bakteriologické, sérologické, virologické vyšetření Průvodní listy k bakteriologickému a sérologickému vyšetření Dokumenty (dokumentace) všeobecné, zpracovávané (používané ve všech zdravotnických zařízeních (ambulantních, ústavních aj.), dokumenty klientů Denní pracovní záznamy Výkazy o činnosti (pracovní výkazy) Zdravotní záznamy včetně vložek a doplňků (chorobopisy viz též zdrav. záznamy u ost. částí léč. prev. péče, kde jsou určité odchylky v ústavních zař., v zubní péči, v psychiatrické péči v tbc péči) Zápisy o průběhu ošetření (vyšetření) z odborných ambulantních zařízení Lékařské zprávy – nálezy Průvodní listy (průvodky) pro různá vyšetření Provozní deníky (knihy) a záznamy pro radiodiagnostiku a radioterapii, biochemická vyšetření, rozbory moče, rehabilitační péče apod. Knihy rozborů Záznamy o spotřebě omamných látek (sešity) Recepty na léky a poukazy na ortopedické pomůcky – jako součásti faktur nebo vyúčtování za léky Tiskopisy receptů a žádanek na léčiva, omamné látky neplatné a poškozené Hlášení zhoubného novotvaru

Evidence nemocných včetně doporučení a záznamu o průběhu léčení (např. na rehabilitačních odděleních) Hlášení zdravotních sester Kniha návštěv Sociální dokumentace

10

A V

10 5

V S S

5 10 5

V S V V S S

5 10 10 3 5 2

S

2

S S S

S

3 5 100 od narození evidovan ého 3

S S S

3 3 5

S S S

5 5 1

S

ihned

S

100 od narození evidovan ého 5

S S S S

3 5 10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace VII. VII.1. VII.2. VII.3. VII.4. VII.5. VIII. VIII.1. VIII.2. VIII.3.

VIII.4. VIII.5.

VIII.6.

VIII.7.

VIII.8.

VIII.9.

VIII.10.

VIII.11. VIII.12. VIII.13. VIII.14. VIII.15. VIII.16.

Práce, pracovníci, mzdy Směrnice, instrukce ap Kolektivní dohody (smlouvy, dohody o spolupráci, text, uzavírání a plnění Vypsání konkursů na místa Písemnosti v agendě vysílání pracovníků do zahraničí, doporučování cest zaměstnanců do ciziny Korespondence personálního oddělení Písemnosti týkající se konkrétních pracovníků Osobní spisy pracujících, jednotná evidence pracujících Přihlášky a odhlášky k pojištění Pracovní (učební) smlouvy a závažné písemnosti týkající se uzavření,změny, skončení pracovního poměru, vedlejšího pracovního poměru, vedlejší činnosti s pracovníkem, pracovní náplně jednotlivých pracovníků, platové výměry, srážky ze mzdy pokud nejsou součástí osobního spisu Písemnosti týkající se plnění povinností, hodnocení a kázně pracovníka Běžné písemnosti týkající se povolování, změn, výjimek v pracovní době, nařízení práce přes čas, povolení dovolené, náhrady mzdy za dovolenou, náhrady mzdy při překážkách v práci, při povolení studia při zaměstnání, náhrady výdajů pracovníkovi v souvislosti s výkonem práce (cest. účty) apod.) Běžné písemnosti (hromadné povahy) týkající se více zaměstnanců (přehledy o dovolených, o pracovních brigádách apod.) Záznamy o poučení (školení) jednotlivého pracovníka v ochraně a bezpečnosti práce, o přidělení ochranných pomůcek, o úrazech Písemnosti o konkrétní účasti pracovníků (kolektivů) na zajišťování bezpečnosti a ochrany zdraví při Práci. Zápisy o prověrkách ochrany a bezpečnosti při práci, o hromadných školeních v OBP Písemnosti o provedených dohlídkách orgánů státního odborného dozoru nad OBP, včetně písemností o likvidaci závad písemnosti o mimořádných formách stidia a školení, o úlevách v práci pracovníka, o hmotném zabezpečení pracovníka při školení Běžné písemnosti o provozu a zařízení stravovacích, ubytovacích, kulturních a tělovýchovných zařízení Výsledky sociálního průzkumu pracovníků Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách zaměstnanců (hromadné spisy) Běžné písemnosti o zdravotních a sociálních podmínkách pracovníka a jeho mimopracovních podmínkách Běžné písemnosti o přidělování bytů zaměstnancům Závažnější (nenormativní) písemnosti o pracovních

11

A A

10 10

S V

5 10

S

5

S S S

45 10 10

V

10

S

10

S

5

S

45

V

30

V

20

S

5

V

5

A V

10 5

V

5

S V

10 5


VIII.17. VIII.18. VIII.19. VIII.20. VIII.21. VIII.22.

IX. IX.1. IX.2. IX.3. IX.4. IX.5. IX.6. IX.7. IX.7.a. IX.7.b. IX.7.c. IX.8. IX.9. IX.10. IX.11. IX.12. IX.13. IX.14. X. X.1. X.2. X.3. X.4. X.5. X.6. X.7.

podmínkách žen, mladistvých a učňů (např. písemnosti v záležitostech zařizování společných provozoven služeb pro domácnost atd.) Ostatní běžné písemnosti týkající se pracovních podmínek žen, mladistvích a učňů Konkrétní případy jednotlivců - žen, mladistvích a učňů v sociálních a podobných záležitostech Dohody o hmotné odpovědnosti Písemnosti o náhradách škod způsobených pracovníkem nebo pracovníkovi Písemnosti z pracovně právních sporů jednotlivců Závažné písemnosti, týkající se sporů více zaměstnanců, např. spory celých kolektivů zaměstnanců s vedením ústavu Plánování, rozpočtování, účetní a operativní evidence, statistika (sociálně ekonomická informace) Zásady pro sestavování Organizace prvotní evidence Všeobecné pokyny Dlouhodobé (výhledové) plány rozvoje s nejdůležitějšími podklady (včetně písemností o plnění) Plány rozvoje, víceleté (5LP) (včetně písemností o plnění) Plány roční - ústavní plán (vč. pís. o plnění) Plány úkolů (pracovní) - dlouhodobé, a roční - kratší než roční - osobní Technicko-organizační opatření pro zajištění plnění a kontrolu plánů Běžná korespondence vztahující se k plánům a jejich částem Krátkodobá (dekádní, měsíční) hlášení a rozbory plnění plánu Čtvrtletní, pololetní rozbory plnění plánu Roční rozbory činnosti a hospodaření a statistické výkazy o plnění plánu Zápisy z porad a schůzí o plánování a kontrole plnění plánu Souhrnné (komplexní) výroční zprávy nadřízených orgánů (ONV, KNV, NVP) hodnotící zdravot. činnost Rozpočtování, financování Normy výdajů, úsporná opatření Rozpočty, sestavování, schvalování Podklady k rozpočtům Spisy o otevírání rozpočtových úvěrů, o přesunech a vázání rozpočtových prostředků Spisy o běžném hospodaření podle rozpočtu Vysvětlivky a rozbory ke čtvrtletním výkazům o plnění rozpočtu Spisy o projednávání peněžní potřeby s nadřízenými

12

S

5

V

5

V V

10 10

V V

10 10

S S S A

10 5 3 20

A A

10 5

A S S V

10 5 1 5

S

3

S

3

S A

3 10

S

3

A

10

A A S V

10 10 5 5

S S

5 5

S

5


X.8. X.9. X.9.a. X.9.b. X.10. X.11. X.12. X.13. X.14. X.15. X.16. XI. XI.1. XI.2. XI.3. XI.4. XI.5. XI.6.

XI.7. XI.8. XI.9. XI.10. XI.11. XI.12. XI.13. XI.14. XI.15. XI.16. XI.16.a. XI.16.b. XI.17. XI.18. XI.19. XI.20. XI.21. XI.22. XII. XII.1.

orgány Podklady pro krátkodobou (měsíční) kontrolu hospodaření podle rozpočtu Rozbory hospodaření kontrola plnění rozpočtů): - roční - čtvrtletní Zprávy a záznamy o revizích hospodaření rozpočtovými prostředky a plnění nápravných opatření Spisy o zřizování účtů u peněžních ústavů, běžná korespondence s peněžními ústavy Likvidace pohledávek a závazků, platební styk mezi dlužníky a věřiteli Majetek - nabytí, převody Náhrady škod Příjmy, vybírání, řízení Zprávy z porad a schůzí o rozpočtování a financování a kontrole plnění rozpočtu Účetnictví a operativní evidence Směrnice a písemnosti o organizaci účetní evidence Roční státní účetní výkazy a roční účetní závěrky Měsíční, čtvrtletní a pololetní státní účetní výkazy a účetní závěrky Knihy došlých a vydaných faktur Účetní doklady (faktury aj.) Seznamy účtů na volných listech, sestav, účetních knih a arch. knihy po dobu úschovy zapsaných údajů, nejméně však Mzdové listy Výplatní listiny Mzdové podklady Daňové výkazy Náhrady cestovních a stěhovacích výdajů Dokladové revize (účetní kontrola) včetně nápravných opatření Ostatní pomocné písemnosti účetní evidence Inventarizační komise, ustanovení Inventarizační pracovní plány Protokoly o fyzických inventurách součást účetních uzávěrek ostatní Protokoly o vyřazovacím (výukovém) řízení invent. předmětů Písemnosti o ztrátách invent. předmětů, o náhradách Operativní evidence, inventární karty Rejstříky základních prostředků, ceníky Evidence DKP Evidenční karty osobního inventáře propuštěných zaměstnanců Statistika Směrnice a organizace statistické evidence a výkaznictví

13

S

1

A S V

10 5 10

S

5

S

10

A S S S

10 5 5 5

A A S

10 10 10

S S S

10 5 10

S S S S S V

45 10 10 10 5 10

S S S

5 5 5

A S S

10 10 10

S S A S S

5 5 20 5 3

A

10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace XII.2. XII.3. XIII.

Roční státní statistické výkazy s roční periodicitou Státní statistické výkazy s kratší než roční periodicitou Zásobování, hospodářské provozy, služby (jen vlastní provozní činnost bez údržby a technické evidence) XIII.1. Směrnice pro zásobování a skladování XIII.2. Technologie skladování XIII.3. Normalizace, typizace materiálu XIII.4. Seznamy disponentů zmocněných ke schvalování (podpisování) hosp. smluv, objednávek, výdejek na zboží ze skladu (viz též ad 14) XIII.5. Ceníky XIII.5.a. vlastní XIII.5.b. ostatní XIII.6. Zmocňovací listy (plné moci) k přebírání zboží XIII.7. Situační zprávy o nákupních možnostech XIII.8. Prospekty, katalogy, vzorkovnice zboží XIV. Zásobování XIV.1. Roční plány hmotného zásobování XIV.2. Hospodářské smlouvy o dodávce výrobků XIV.3. Evidence o plnění hospodářských smluv XIV.4. Přepravní podmínky, dopravní dispozice XIV.5. Písemnosti o penalizaci (požadované nebo placené) XIV.6. Nabídky (poptávky) XIV.7. Objednávky investičních celků XIV.8. Dodací listy na velké investice dílčí i konečné s protokoly o převzetí dokončených prací XIV.9. Žádanky o nákup, objednávky a potvrzení objednávek, urgence dodávek, kontrola přijatých faktur XIV.10. Reklamace dodaného zboží (dodacích lhůt, množství, jakosti, ceny apod.) XIV.11. Průvodní doklady (propustky, konsignace, dodací listy, pokud netvoří součást účetních dokladů) XIV.12. Doklady o přejímání mimořádně velkých položek zboží nebo investic (včetně výkresů konstrukčních) např. při vybavení celých komplexů XIV.13. Záznamy (protokoly) o přejímce dodávek, vadách zjištěných při odběru, o vypořádání škod XIV.14. Evidence (knihy) o došlých zásilkách XIV.15. Písemnosti o obalech (ceny, evidence, vracení, přesuny, závady, vyřazení, zásoby, zavedení atd.) XIV.16. Skladní karty zásob zboží XIV.17. Kopie výkazů skladů, hlášení spotřeby zboží, obratové soupisky zásob XIV.18. Osobní listy na nástroje a prac. pomůcky zaměstnanců XIV.19. Výdejky - převodky zboží XIV.20. Přehledy o likvidaci nadnormativních zásob XIV.21. Běžné písemnosti o likvidaci nadnormativních zásob XIV.22. Kontrola plnění plánu zásobování XIV.23. Měsíční prověrky stavu zásob

14

A S

10 5

A S A S

10 10 10 5

A S S S S

10 10 5 5 5

A S S S S S A A

5 5 3 5 5 5 10 10

S

5

S

5

S

3

A

10

S

5

S S

5 5

S S

5 5

S S S S S S

3 3 5 5 5 3

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Zprávy a rozbory o zásobovací situaci Stravování (ústavní, pacientů, dětí v jeslích a dět. domovech) XV.1. Směrnice pro organizaci stravování, strav. řád XV.2. Stravovací komise, ustanovení, povinnosti, porady XV.3. Písemnosti o hygieně stravování, hygienických prohlídkách personálu XV.4. Rámcové smlouvy o dodávkách potravin aj. zboží XV.5. Objednávky potravin, dodací listy, doklady o příjmu zboží pokud nejsou součástí faktur XV.6. Reklamace dodávek, protokoly o vadách (jakosti, ceny, množství) XV.7. Kalkulace nákladů na stravování XV.8. Rozvrhy stravy na období, jídelní lístky XV.9. Předpisy dietní stravy pro oddělení a celá zdrav. zařízení XV.10. Skladní karty zásob zboží XV.11. Závěsný (příhradový) lístek XV.12. Evidenční karta obalů XV.13. Výkazy spotřebovaných potravin XV.14. Výdejky aj. záznamy o výdeji potravin ze skladu XV.15. Inventurní seznamy zásob zboží a jiné písemnosti o kontrolách stavu zásob (výpočty mank, ocenění zásob, protokoly o poškození, o ztrátách apod.) XV.16. Písemnosti o zužitkování zbytků potravin XV.17. Stížnosti na stravování XV.18. Vybavení kuchyní, běžné písemnosti (neinventární) XV.19. Jídelní náčiní, nádoby, příbory, vybavení XV.20. Jídelny, vybavení, používání XVI. Praní a údržba prádla, oděvů a obuvi XVI.1. Provozní řády prádelen, žehlíren a opravářských krejčovských a obuvnických dílen (organizace práce, příjmu a výdeje prádla aj. věcí) XVI.2. Pracovní postupy, technologie praní, normy spotřeby materiálu, spotřeby energie, kalkulace nákladů na provádění prací XVI.3. Hospodářské smlouvy na praní prádla dodavatelsky XVI.4. Žádanky o vyprání a opravy prádla aj. věcí XVI.5. Pomocné záznamy (přehledy) o praní prádla, o pracích prostředcích XVI.6. Objednávky praní prádla v jiných podnicích (dodavatelsky) XVII. Spisová, doručovatelská, spojovací (telefonní) služba (jen běžná korespondence) XVIII. Archivnictví XVIII.1. Odevzdávání archiválií XVIII.2. Písemnosti ze styku s archivy XIX. Spisová služba XIX.1. Podací deník, rejstřík *)po vyřazení posledního evidovaného dokumentu XIX.2. Archivní kniha

XIV.24. XV.

15

S

5

A V V

10 10 5

S S

5 5

S

5

S S S S S S S S S

2 3 3 5 3 3 3 3 5

S S S S S

1 5 3 3 3

A

10

S

10

S S S

5 1 3

S

2

S

5

A V

10 10

A

*)

A

*)


XIX.3. XIX.4. XIX.5. XIX.6. XIX.7. XIX.8. XIX.9. XIX.10. XIX.11. XIX.12. XX. XX.1. XX.2. XX.3. XX.4. XX.5. XX.6. XX.7. XX.8. XX.9. XX.10. XXI. XXI.1. XXI.2. XXI.3. XXI.4. XXI.5. XXI.6. XXII. XXII.1. XXII.2. XXII.3. XXII.4. XXIII. XXIII.1. XXIII.2. XXIII.3. XXIII.4.

*)po vyřazení posledního evidovaného dokumentu Směrnice pro organizaci spisové a doručovatelské služby (spisový řád a plán, skartační řád a plán) Návrhy (schvalování) racionálních formulářů Podpisová oprávnění (spisů) Podací protokoly, indexy, rejstříky a jiné dříve užívané záznamní knihy podatelny Knihy expedovaných zásilek, vyúčtování poštovného, doručovací knihy Protokoly o skartaci Obálky došlých doporučených zásilek Evidence přísně zúčtovatelných tiskopisů Vzory (otisky) razítek používaných v ústavu Přespočetná vyhotovení, zbytky neplatných tiskopisů Pokladní služba Pokladní řád, úprava platebního styku Zřizování a dotování příručních pokladen Podpisové vzory Běžné písemnosti o pokladních hotovostech, zálohách, inkasu, odvodech přijatých peněz, výměně platidel Pokladní knihy a deníky s přílohami Vyúčtování záloh Záznamy o kontrolách (skontro) pokladny Záznamy o předání a převzetí pokladny Záznamy o předání a převzetí klíčů Záznamy o zajištění pokladen proti vloupání, požáru Agenda dávková Směrnice, instrukce pro dávkovou agendu, pro poskytování léčebných a ortopedických pomůcek Písemnosti o zapůjčení vozíků a jiných léčebných a ortopedických pomůcek pro nemocné (kromě karet) Evidence (karty) zapůjčených předmětů Žádosti o zapůjčení vozíků pro nemocné, o příspěvky na vozíky nebo spec. ortop. pomůcky Písemnosti o peněžních dávkách (příspěvky na motorová vozidla a na spec. invalidní vozíky) Písemnosti o náhradách jízdného (nikoliv povahy účetních dokladů) Přijímání a propouštění pacientů (v lůžkových zařízeních) Instrukce pro přijímání a propouštění pacientů Potvrzení o předání - převzetí věcí pacientů Potvrzení o úschově věcí Deník úschovy cenných věcí Výstavba, technický obnova a údržba zařízení, technické provozy Stavební řád, směrnice pro stavební činnost Instrukce pro technickou, inspekční a revizní službu Technická knihovna. Výtisky technických norem Mapy popisné a technické

16

A

10

S S A

5 10 10

S

3

A S S A S

10 3 měs. 5 10 ihned

A S S S

10 10 10 5

S S V S S A

10 5 5 5 5 10

A

10

S

1

S S

3 3

S

1

S

1

A S S S

10 5 5 5

A A S A

10 10 20 10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace XXIII.5. XXIII.6. XXIII.7. XXIII.8. XXIII.9. XXIII.10. XXIII.11. XXIII.12. XXIII.13. XXIII.14. XXIII.15. XXIV.

XXIV.1. XXIV.2. XXIV.3. XXIV.4. XXIV.5.

XXIV.6. XXIV.7. XXV. XXV.1. XXV.2.

XXV.3. XXV.4. XXV.5. XXV.6. XXV.7.

XXV.8.

XXV.9.

Plány geometrické Plány zastavovací Plány prováděcí, všeobecné, otisky map Výhledové plány výstavby Plány preventivních oprav a údržby, potřeby materiálu a náhradních dílů Projektové úkoly, projekty nových realizovaných staveb Znalecké posudky Technicko-ekonomické kolaudace Závažné písemnosti o pracích nevyžadujících stavební povolení Běžné písemnosti o opatřování stavebních hmot a jiného materiálu na údržbu Práce externích projektantů, dohody o práci Budovy (Věže a stožáry, čistírny odpadních vod mimo budovy, vodojemy a zásobníky, studny, žárotechnické objekty, pozemní komunikace, plochy a úpravy území, podzemní objekty, nadzemní vedení, kanály) *)(Spisy se skartačním znakem A nutno ponechat v ústavu až do vyřazení objektu) Technická evidence, pasporty budov a staveb Záznamy o generálních technických prohlídkách budov a staveb s příkazy k likvidaci nedostatků Písemnosti o rekonstrukcích (gen. opravách) investiční povahy včetně projektů Písemnosti o přidělení služeb. bytů, nájemní smlouvy (po uplynutí platnosti) Zásadní dokumentace o ochraně budov a staveb (instrukce o vstupu do objektů, o zabezpečovacím zařízení, zamykání, střežení budov) Rozdělování služeb vrátných a hlídačů objektů Směrnice o požární ochraně, o organizaci PO Energetické a hnací stroje a zařízení, energetika Zásadní směrnice pro energetické hospodaření Schemata, plány a výkresy energetického zařízení, rozvodů páry, kabelů, kondensátů, vodního hospodářství. Závazné odborné posudky o těchto zařízeních Ostatní písemnosti o zřízení energetických zařízení Energetické bilance, spotřební normy energie a paliv Záznamy o revizích a zkouškách energetických zařízení Deníky (záznamy) o provádění rekonstrukcí a oprav energetických strojů a zařízení Provozní záznamy v kotelnách, ve strojovnách o dodávkách, o výrobě a spotřebě energie a paliv, o výrobě, rozvodu a spotřebě páry a vody Záznamy o instalaci (a provozu) zařízení vzduchotechnických a vodotechnických (zkoušení a čištění vzduchu, úprava vody, vodovodů, čištění odpadních vod) Záznamy o kontrolách spotřeby energie a uskladnění paliv

17

A A V A S

30 20 10 30 10

A V A V

20 10 10 10

S

5

S

10 *)

A V

10 10

A

10

S

10

A

10

S A

3 10

A A

20 10

S S S V

10 10 10 5

S

5

V

10

S

5

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace XXV.10. Záznamy o řízení práce zaměstnanců energetických zařízení XXVI. Pracovní stroje a zařízení (hosp. technika), přístroje a zvláštní technická zařízení (zdrav. tech.) XXVI.1. Směrnice pro správu a ochranu strojů a přístrojů XXVI.2. Písemnosti o opatřování a přejímání strojů a zařízení, evidenční listy a karta strojů, popisy, výkresy a fotografie strojů, výkresy o rozmístění strojů XXVI.3. Písemnosti o přidělování, přemisťování a vyřazování strojů XXVI.4. Generální opravy strojů (časové plány, přehledy) plány preventivních oprav XXVI.5. Písemnosti o běžné údržbě a opravách strojů ) objednávky na opravy, výkazy práce, seznamy nářadí) XXVI.6. Pasporty pro zdrav. i hosp. techniku (jen o zařízeních rozhodujících podle nař. MZd) XXVI.7. Technická evidence strojů a strojního zařízení XXVI.8. Cejchování strojů a přístrojů XXVI.9. Přehledy o využití strojů XXVI.10. Záznamy o hospodaření mazadly na stroje XXVI.11. Záznamy o technických prohlídkách XXVI.12. Běžné písemnosti o práci obsluhovatelů strojů XXVII. Dopravní prostředky, doprava XXVII.1. Provozní řády, směrnice, instrukce pro dopravní službu a hospodaření dopravními prostředky všeho druhu (nejen aut) XXVII.2. Evidence motorových a jiných vozidel XXVII.3. Písemnosti o opatřování, přidělování a vyřazování (odhady, prodej) vozidel XXVII.4. Úřední doklady motorových vozidel (jízdní průkazy, typová osvědčení, pokud jde o vozidla již mimo provoz) XXVII.5. Soupisy inventáře a nářadí k vozidlům (po uplynutí platnosti) XXVII.6. Skladní karty zásob autopotřeb XXVII.7. Evidence autoplášťů, protokoly o vyřazení XXVII.8. Zápisy o technických prohlídkách vozidel XXVII.9. Hospodářské smlouvy na opravy, čištění vozidel, plány oprav XXVII.10. Korespondence o údržbě a opravách vozidel, o pohonných hmotách XXVII.11. Záznamy o provozu (jízdách), výkonech vozidel, rozvrhy dopravní služby XXVII.12. Žádanky, příkazy a dispozice, přijímací a vydací a vážní listy vnitroústavní závodní dopravy XXVII.13. Běžné záznamy o provozu autodílny XXVII.14. Čerpací stanice, garáže, dílny (pro opravy dopravních prostředků), vozovky, parkovací plochy, nakládací rampy údržba, provoz objektů - viz řadu 91 - Budovy, nebo 92 Stavby XXVII.15. Písemnosti o vyhrazení parkování vozidel XXVII.16. Pojištění proti povinnému ručení motorových vozidel

18

S

3

A S

10 20

S S

5 10

S

5

V

10

V S S S S S

10 10 5 5 10 5

A

10

S S

10 10

S

5

S

5

S S S S

5 5 5 5

S

5

S

3

S

3

S

5

S S

5 10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace XXVII.17. Záznamy o nehodách při provozu motorových vozidel, o kontrolách řidičů, o školení řidičů XXVII.18. Běžné písemnosti o řízení práce pracovníků dopravní služby XXVIII. Nástroje (nikoliv ZP, pouze DKP apod.) XXVIII.1. Směrnice pro hospodaření a údržbu XXVIII.2. Technická dokumentace XXVIII.3. XXVIII.4. Běžné písemnosti o údržbě XXVIII.5. Záznamy o technických prohlídkách XXIX. Pozemky a trvalé porosty XXIX.1. Evidence pozemků, doklady o nabytí XXIX.2. Mapy pozemků XXIX.3. Geometrické plány pozemků XXIX.4. Dokumentace o klasifikaci, bonifikaci a odhadech XXIX.5. Evidence o výsadbě stromoví (dřevin) XXIX.6. Meliorace pozemků XXIX.7. Zvelebování pozemků, obdělávání (sezónní) půdy, péče o porosty (postřiky, hnojení) XXIX.8. Činnost svépomocná při zvelebování pozemků XXIX.9. Písemnosti týkající se ochrany pozemků (přírody)

19

V

10

S

3

A 10 S 5 po vyřazení věcí S 5 S 5 A A A V A A S

10 20 30 10 30 10 5

S V

5 10

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 3: Protokol o předání dokumentů do spisovny

Předávací protokol

dokumentů předávaných do spisovny (název organizace). Předávající pracovník: Pozn. Časový Skartační Množství rozsah znak a evidenčních lhůta jednotek

Poř. Spisový Druh materiálu č. znak

Předávající pracovník zodpovídá za úplnost předávaných dokumentů a správnost údajů uvedených v předávacím protokole.

................................. Datum

.................................... podpis předávajícího

20

.......................................... podpis pracovníka odpovědného za vedení spisovny

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 4: Skartační návrh

Název organizace V Praze dne Archiv hl. města Prahy Archivní 6 Praha 4

Věc: Návrh na provedení odborné archivní prohlídky

Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme vyřadit dokumenty naší organizace z let ................. . Navrhované dokumenty, rozdělené do skupin A a S, jsou uvedeny v příloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme … .

razítko organizace podpis ředitele/ky podpis pověřeného pracovníka

21

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 5: Příloha skartačního návrhu

Příloha skartačního návrhu Dokumenty skupiny A Pořadové Spisový Druh dokumentů číslo znak

Časový rozsah

Skartační lhůta

Počet balíků, šan.

Dokumenty skupiny S Pořadové Spisový Druh dokumentů číslo znak

Časový rozsah

Skartační lhůta


Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny A Pořadové Spisový Druh dokumentů Časový číslo znak rozsah

Skartační lhůta


Dokumenty skupiny V zařazené do skupiny S Pořadové Spisový Druh dokumentů Časový číslo znak rozsah

Skartační lhůta


22

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 6: Návrh na předání dokumentů Archivu hl. města Prahy

Název organizace V Praze dne Archiv hl. města Prahy Archivní 6 Praha 4

Věc: Návrh na předání archiválií

Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, na základě vyhlášky č. 646/2004 Sb. navrhujeme k předání do Archivu hl. města Prahy archiválie vzniklé z činnosti naší organizace z let ………. . Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne ................ . Žádáme o sdělení termínu předání.

razítko školy podpis ředitele/ky školy podpis pověřeného pracovníka

Příloha č. 7: Příloha k návrhu na předání archiválií do archivu

Příloha k návrhu na předání archiválií Pořadové Spisový Druh dokumentů číslo znak

Časový rozsah

23

Počet balíků, Poznámka pořadačů

Vzorový spisový a skartační řád pro zdravotní a sociální organizace Příloha č. 8: Předávací protokol archiválií do archivu

PROTOKOL o předání archiválií (název organizace) do Archivu hl. města Prahy. Dne .................. předal(a) ..................... Archivu hlavního města Prahy ......................... (počet balíků, krabic pořadačů) z let ...................... navržených k trvalé archivní úschově dopisem č.j. ..................... ze dne ..................... .

Razítko organizace Předal:

Převzal:

V Praze dne .........................

Příloha č. 9:Likvidační protokol

Název organizace Likvidační protokol Dne ................. byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem ze dne ............ . Dokumenty listinné podoby byly spáleny v kotelně organizace, diskety, optické disky a DVD byly zlikvidovány v drtičce. Likvidaci byli přítomni: 1. (Jméno)..................................................(podpis) 2.(Jméno)...................................................(podpis) 3.(Jméno)...................................................(podpis)

V Praze dne ...........................

24

Spisový a skartační řád zdravotních a sociálních organizací

Recommend Documents