Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Radkově
Radkov 58, 747 83 Radkov, IČO 00635 383, TEL., FAX. 556/309067,
[email protected]
Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Radkově
Úvodní ustanovení Tento spisový a skartační řád se vztahuje na činnost Obecního úřadu v Radkově. Spisový a skartační řád vychází ze zákona o archivnictví č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a jeho prováděcí vyhlášky č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Spisový a skartační řád upravuje výkon spisové služby, který představuje zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti Obecního úřadu v Radkově, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Za dokumenty pro účely tohoto spisového a skartačního řádu se považují veškeré písemné, obrazové, zvukové elektronické a jiné záznamy, ať již v podobě písemné či digitální, které vznikly z činnosti Obecního úřadu v Radkově. Součástí spisového a skartačního řádu je i spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačnímu znaky a skartačními lhůtami. Tento spisový a skartační řád je platný pro všechny pracovníky.
I. Příjem dokumentů 1) Veškeré dokumenty (došlé poštou, e-mailem, přijaté mimo úřad, telefonicky či ústní podání, o nichž byl učiněn záznam) se přijímají v podatelně obecního úřadu a přejímá je pověřená osoba. Pokud dokument příjme jiný pracovník úřadu, předá jej neprodleně k evidenci do podatelny. Dokumentem se rozumí každý záznam v písemné nebo digitální podobě. 2) Dokumenty přijaté v elektronické podobě se vytisknou a zaevidují se v tištěné podobě. 3) Za doručený dokument podle odstavce 1 se považuje také dokument přijatý mimo kancelář například vzniklý při osobním jednání, na služební cestě nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl zaevidován. Evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu. 4) Dokumenty podléhající zvláštnímu způsobu příjmu a evidence se evidují odděleně v samostatné evidenci. Takovým druhem dokumentů jsou: Faktury jsou podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů přijímány odděleně a vede se pro ně samostatná evidence tj. kniha faktur. Vedením knihy faktur je pověřena účetní obecního úřadu. Stížnosti jsou evidovány samostatně. Dokumenty obsahujících utajované skutečnosti jsou evidovány samostatně dle ustanovení zákona č. 148/1998 Sb. a vyhlášky č. 137/2003 Sb. Příjem těchto dokumentů zajišťuje starosta obce.
5) Dokument, případně obálka dokumentu se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jeho zaevidování se předá k vyřízení . Otisk podacího razítka se umístí na obálku tehdy, jestliže se obálka předá adresátovi neotevřená. 6) Podací razítko obsahuje vždy: název obecního úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů, počet příloh, spisový znak, jméno zpracovatele. Vzor podacího razítka viz. příloha č. 5 tohoto spisového a skartačního řádu 7) Pokud je na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, případně jim určené osobě, neotevřená. Zjisti-li adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální nebo e-mailové podobě, musí být rovněž zaevidován. 8) Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními předpisy doručována do vlastních rukou, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, v ostatních případech se vyřazuje bez skartačního řízení ihned po otevření.
II. Evidence dokumentů 1) Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti Obecního úřadu v Radkově se evidují v podacím deníku. Podací deník vede pověřená osoba. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 2) Dokumenty obsahující utajované skutečnosti jsou evidovány ve zvláštním podacím deníků, stížnosti v evidenci stížností a faktury v knize faktury. Do podacího deníku nebudou zapisovány pozvánky, nabídkové letáky, propagační materiály, sbírky zákonů, vyhlášky, noviny, časopisy a knihy. 3) Podací deník (tiskopis SEVT-01 1706) je kniha vytvořena z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem organizace Obecní úřad Radkov, roky, během nichž je užíván, a počtem všech listů. 4) Dokumenty jsou do podacího deníku zapisovány v číselném a časovém pořadí, v němž byly obecnímu úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. 5) O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován b) datum doručení dokumentu nebo , jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku c) identifikace odesílatele a jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“ d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh e) stručný obsah dokumentu
f) jméno zaměstnance, kterému byl dokument přidělen k vyřízení g) způsob vyřízení h) komu byla odpověď zaslána, případně na vědomí i) den odeslání, počet listů odeslaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh j) spisový a skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu k) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Pověření osoba je povinna zaznamenat v podacím deníku o evidovaném dokumentu vždy minimálně výše uvedené údaje. Současně má právo vést o dokumentu ještě další údaje, které slouží k jeho podrobnějšímu zaevidování, tyto údaje však vede dle vlastního rozhodnutí. Při zápisu do podacího deníku se vyplní údaje pod a) až f), ostatní údaje se doplňují postupně podle stádia života dokumentu. 6) Číselní řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince téhož roku. Zbývající kolonky se pod posledním zápisem proškrtnou do konce stránky a označí se slovy „Ukončeno 31. prosince číslem jednacím „ a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 7) Zjisti-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje – vzniká spis. 8) Zápisy se do podacího deníku provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. Oprava se opatří datem, jménem a podpisem toho, kdo ji provedl. Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu včetně všech změn. 9) Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy zkratku označení obecního úřadu, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován (vzor - Č.J.: OURA/číslo z podacího deník/200….rok). 10) Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník. Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součásti spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „sběrný arch“.
III. Rozdělování a oběh dokumentů 1) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předávání a přebírání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě i časově veškerou manipulaci s dokumentem. 2) Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušné organizační jednotce, případně zaměstnanci určenému k vyřízení.
3) Pověřený zaměstnanec potvrdí převzetí dokumentu zkratkou podpisu v podacím deníku, případně v pomocné evidenci.
IV. Vyřizování dokumentů 1) Dokument vyřizuje pověřený zaměstnanec. Vyřídí-li dokument jinak než v listinné podobě, například osobně nebo telefonicky, učiní o tom dokumentu záznam. 2) Po vyřízení se dokument založí. Vyřízení se vyhotovuje ve dvou exemplářích . Jeden se odesílá žadateli, druhý se připojuje k došlému dokumentu a spolu s ním se ukládá ve spisovně obecního úřadu. Opatří se datem a podpisem zaměstnance, který ho vyřídil. Bere-li dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam. 3) Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu, zapíše se do podacího deníku pod samostatným číslem jednacím a do rubriky podacího deníku „Došlo od“ se poznamená „Vlastní“. 4) Zaměstnanec pověřený vedením deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení vyřízení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku. 5) Všechny věci týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacího dokumentu, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. 6) Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání a odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součásti spisu. 7) Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem skartační lhůtou případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu obce. 8) Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 9) Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. 10) Skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničí. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzena rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.
V. Vyhotovování dokumentů 1) Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“ vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty. 2) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti obecního úřadu se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálku dokumentů. 3) Dalšími náležitostmi dokumentů vzniklých z úřední činnosti obecního úřadu vedle náležitostí uvedených v oddílu 4 jsou datum, počet dokumentu, počet listů příloh nebo svazků příloh, jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu.
VI. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1) Dokument podepisuje pověřená osoba. Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka. 2) Razítka se shodným textem se rozlišují pořadovým číslem. 3) Obecní úřad v Radkově vede evidenci razítek, obsahují otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko užívá, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 4) Razítko se vyřadí z evidence v případě jeho ztráty platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování.
VII. Odesílání dokumentů Odesílání dokumentů zajišťuje pověřený pracovník, který dbá, aby byl odesílaný dokument vybaven všemi náležitostmi a učiní záznam o odeslání v podacím deníku.
VIII. Ukládání dokumentů 1) Vyřízené dokumenty jsou ukládány v příruční spisovně v kanceláři a koncem roku se předávají do spisovny. Dokumenty jsou předávány do spisovny roztříděné a podepsané. Podpis obsahuje druh písemnosti , rok vzniku nebo rok vyřízení nebo rok ztráty právní platnosti, dále pak spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. 2) D podacího deníku se poznamená, jaký spisový znak, skartační znak a jaká skartační lhůta byla dokumentu přidělena. 3) Pověřená osoba přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. Ve spisovně se dokument ukládá podle spisového plánu obecního úřadu. 4) O zapůjčených dokumentech vede spisovna zvláštní evidenci, tj. sešit, kde jsou tyto údaje: Pořadové číslo, datum výpůjčky, název dokumentu, podpis osoby, které byl spis zapůjčen, datum vrácení a podpis pověřeného pracovníka.
6) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací, kterým byla ztráta řešena. 7) Dokument v digitální podobě se skartačními znaky A a V vzniklý z činnosti obecního úřadu v Radkově musí být zapsán do formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pro splnění této podmínky je vytištění dokumentu ihned po jeho převzetí nebo vyřízení.
IX. Podrobnosti skartačního řízení a postup při vyřazování dokumentů Tento skartační řád upravuje postup obecního úřadu při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů nepotřebných nadále pro činnost obecního úřadu a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení písemnosti ve spisovně. Bez skartačního řízení nelze ničit žádné písemnosti. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti obecního úřadu, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou již potřebné pro další činnost obecního úřadu. 1) Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence. Pověřený pracovník připravuje ke skartaci ucelené celky dokumentů. Skartační řízení se provádí nejméně jedenkrát za čtyři roky. 2) Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. roku následujícího po vyřazení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen na obecním úřadě a po jeho uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3) Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud obec potřebuje dokument pro další činnost. Tato skutečnost se oznámí Státnímu okresnímu archivu v Opavě. 4) Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny. Komise je jmenována starostou obce. Skartační komise má minimálně tři členy. 5) Dokumenty ke skartačnímu řízení připravuje zaměstnanec pověřený vedením spisovny. V seznamu dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo „S“. V seznamu bude uvedeno pořadové číslo dokumentu, ukládací (spisový) znak, typ dokumentu, rok jeho vzniku, skartační lhůta a počet evidenčních jednotek (balíků, krabic, složek, svazků, knih). 6) Dokumenty se skartačním znakem „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadovaná listinná podoba s náležitostmi originálu. 7) Pověřená osoba zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek Státnímu okresnímu archivu v Opavě v listinné podobě ve dvojím vyhotovení.
8) Na základě skartačního návrhu provede příslušný archiv odbornou archivní dohlídku dokumentů navrhovaných k archivaci. Při odborné dohlídce archivář posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie. Zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu. Pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, předají se mezi dokumenty se skartačním znakem „A“. Dále pak posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. Uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení do archivu, seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení a tyto seznamy přiloží k protokolu o skartačním řízení. 9) Po odborné prohlídce se sepíše skartační protokol, který obsahuje soupis všech dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie příslušné archivní evidence.Dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. Dokumenty skupiny „A“ pak budou předány na základě protokolu a o předání se sepíše záznam. 10) Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí obecní úřad jejich zničení. Zničením dokumentů se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. 11) Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají na obecním úřadě a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy. 12) Evidenční pomůcky (podací deník, kniha faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.
X. Závěrečné ustanovení Tento spisový a skartační řád a plán byl schválen Zastupitelstvem obce Radkov dne 5.2.2007 a nabývá platnosti od 1.1.2007. Od tohoto data pozbývá současně platnosti předchozí spisový a skartační řád a plán obce ze dne 1.2.1993
…………………………….. Petr Dubový starosta
……………………………… Marek Hrubý místostarosta
Seznam příloh: Příloha č. 1: Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Příloha č. 2: Vzor skartačního návrhu na vyřazení dokumentů Příloha č. 2a: Seznam dokumentů obecního úřadu se skartačním znakem „A“, „S“ navržených k vyřazení ze spisovny Příloha č. 3: Vzor protokolu o skartačním řízení Příloha č. 4: Vzor podacího deníku Příloha č. 5: Vzor podacího razítka Příloha č. 6: Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Příloha č. 7: Vysvětlivky pojmů
Příloha č.1
Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin
Jednotlivé skupiny spisových znaků Znaky všeobecné Organizace činnosti Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu Personální práce Finance Životní prostředí Živnostenské podnikání Správa majetku obce Doprava a silniční hospodářství Obchod a cestovní ruch Územní plánování a stavební řád Kultura Záležitosti církví a náboženských společností Školství a sport Zdravotnictví Sociální péče Požární ochrana Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku
spisové znaky od - do 51 - 99 101-108 111-115 117-122 176-182 201-250 253 254-260 276-283 302-306 326-341 401-411 431-432 451-457 526-537 552-559 581-585 601-624
Spisové znaky spisového a skartačního plánu ZNAKY VŠEOBECNĚ:
Spisový znak (podznak) 51 51.1 51.2 51.3 51.4 52 52.1 52.2 52.3 52.5 53 53.1 53.2 54 54.1 54.2 54.3 54.4 54.4.1 54.4.2 55 56 56.1 56.2 56.3 56.4 56.5 56.6 57 57.1
Heslo Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: Dokumenty starosty (primátora) Dokumenty místostarosty (náměstků) Dokumenty tajemníka Dokumenty vedoucích odborů Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: Součinnost se správními úřady Součinnost s jinými subjekty Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. Mikroregiony, přeshraniční spolupráce Organizace členění a působnost úřadu: Systemizace úřadu Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící předpisy Řízení, kontrola a metodická činnost: u obecního úřadu u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu Metodické materiály: vlastní ostatní Rehabilitace Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) všeobecně hospodářské nájemní majetkoprávní kolektivní ostatní Statistika, výkaznictví Časové řady ukazatelů
Skartační znak/lhůta
V/10 V/10 V/10 V/10
V/5 V/5 V/5 V/5 A/5 A/5 A/5 A5 V/5 A/5 S/5 A/10
V/51) V/51) S/51) A/51) A/51) V/51) V/51)
57.2 57.3 57.4 57.5 57.6 58 58.1 58.3 58.4 59 60 60.1 60.2 61 61.1 61.1.1 61.1.2 61.1.3 61.1.4 61.1.5 61.1.6 61.1.7 61.2 61.2.1 61.2.2 61.2.3 61.2.4 61.2.5 61.3 61.3.1 61.3.2 61.3.3
Roční výkazy, výroční zprávy Výkazy s kratší než roční periodicitou Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů Jednorázové soupisy Podkladový materiál k výkazům Automatizace, výpočetní technika Informační systém úřadu Programová dokumentace Provozní dokumentace, licence Petiční právo Stížnosti, podněty a oznámení občanů Stížnosti, podněty a oznámení občanů Hodnocení, rozbory, evidence Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný systém, krizové řízení Ochrana obyvatelstva: Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby aj.) Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, ukrytí, nouzové přežití aj.) Hospodaření s materiálem civilní ochrany Zařízení civilní ochrany Organizace školení fyzických a právnických osob Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva Integrovaný záchranný systém: Organizace Integrovaného záchranného systému Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) Koordinace záchranných a likvidačních prací Financování, náhrady Zahraniční pomoc Krizové řízení: Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový štáb) Zvláštní skutečnosti Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení)
A/5 S/5 V/52) V/52) S/52) A/51) S/54) S/54) V/10 V/5 A/5
A/5 V/5 V/5 S/5 V/5 S/5 A/5
V/5 S/5 V/5 S/5 A/5 A/5 V/5 S/5
61.3.4 61.3.5 61.3.6 61.4 61.4.1 61.4.2 61.4.3 62 63 63.1 63.2 63.3 63.4 63.4.1 63.4.2 63.4.3 65 66 67 67.1 67.2 67.3 67.4 67.5 68 69 70 70.1 70.2 70.3 70.4 70.5 73 74 75
Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy aj.) Financování, náhrady Humanitární pomoc Hospodářská opatření pro krizové stavy Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy Zahraniční styky a cesty Referendum, místní referendum Vyhlášení, průběh a výsledek referenda Ostatní dokumentace referenda Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování Ostatní dokumentace Použité hlasovací lístky a úřední obálky Plány, koncepce, programy rozvoje obce Pokuty (ukládání, hrazení) Přestupky, správní delikty Rozbory, hodnocení Evidence přestupků Konkrétní případy Správní delikty podnikajících právnických osob a fyzických osob Správní delikty podle zákona o obcích Ochrana státního a služebního tajemství Fotografování, filmování (povolení aj.) Spisová služba Skartační řízení Podací deník (jednací protokol) Doručovací knížka Rejstříky k podacím deníkům Jiná pomocná evidence Privatizace Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů
A/5 S/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 A/10 V/5 S4)
A/10 V/5 S5) A/10 S/5 A/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 S/5 A/5 A/51) S/51) A/5)6) V/56) A/10 A/5 S/5
76 76.1 76.2 76.3 77
77.1
77.2 77.3 77.4 77.5 77.6 78 79 82 82.1 82.2 83 84 84.1 84.2 87 87.1 87.2 88 88.1 88.2 89 89.3 89.4 91 91.1
Propagační činnost Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) Monitoring tisku, výstřižková služba Jiné formy prezentace obce Volby Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v obci Organizačně technické zabezpečení voleb Ostatní volební dokumentace Seznamy voličů Použité hlasovací lístky a volební obálky Volby přísedících u soudu Konference, porady, konzultace Reklama: Vlastní Cizí Obecně prospěšné práce Poskytování informací, styk s veřejností Poskytování informací ze zákona Vyhodnocení Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu Dokumenty na vědomí Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti Dotace, grantová podpora Dotace, grantová podpora Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím Právní předpisy Návrhy zákonů Stanoviska k návrhům právních předpisů Veřejné zakázky, výběrové řízení Veřejné zakázky
A/5 V/5 V/5
A/107)
A/10 S/5 V/5 S/57) S8) A/5 V/5 V/51) S/51) V/5 S/5 A/5
S/1 S/1 V/10 V/5 V/5 V/5 V/51)
91.2 93 95 96 97 99
Výběrové řízení Předběžná ochrana orgánem státní správy Ukládání sankcí Vymáhání pohledávek Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů Nadace, nadační fondy
V/5 V/5 V/5 S/15 S/5 A/5
ORGANIZACE ČINNOSTI: 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí 101.1 Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): 101.1.1 zastupitelstva 101.1.2 rady 101.1.3 výborů a komisí Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a 101.2 podkladů: 101.2.1 zastupitelstva 101.2.2 rady 101.2.3 výborů a komisí 101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí 102 Zvláštní orgány obce 102.1 Činnost zvláštních orgánů obce 102.2 Bezpečnostní rada obce 102.3 Krizový štáb obce 104 Vyhlášky a nařízení obce 104.1 Obecně závazné vyhlášky obce 104.2 Nařízení obce 105 Zastupování obce a obecního úřadu 105.1 Řízení podle správního řádu soudního 105.2 Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) 105.3 Právní zastupování ve finančních záležitostech Dobrovolné svazky obcí Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje 106 ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj 108 Evropská unie 108.1 Region soudržnosti 108.2 Národní rozvojový plán 108.3 Operační programy 108.4 Regionální rada
V/5 V/5 V/5
A/10 A/10 A/10 A/5 V/5 V/5 V/5 A/51) V/51) A/10 A/10 V/5 A/51) A/10 A/10 V/10 V/10 A/10
AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU: 111 111.1 111.2 111.3 112 112.1 112.2 112.3 112.4 113 113.1 113.2 113.3 114 114.1 114.2 115 115.1 115.2 115.3
Plány kontrolní činnosti a interního auditu: krátkodobé dlouhodobé Kontrolní řád Kontroly Kontroly vlastní Kontroly ve spolupráci s jinými orgány Zprávy z kontrol provedených jinými orgány Rozbory a vyhodnocení Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce Podklady Interní audit Zpráva o interním auditu Podklady Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): - zastupitelstva - rady - výborů a komisí
S/5 A/10 A/5 V/10 V/10 V/10 A/10
V/10 V/10 S/10 A/10 S/10 A/5 A/5 A/5
PERSONÁLNÍ PRÁCE: 117 117.1 117.2 117.3 118 118.1 118.2 118.3 118.4 118.5 118.6 118.7 118.8 118.9
Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: Kvalifikace a vzdělávání Hmotné zabezpečení Ověřování odborné způsobilosti Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) Snížení pracovního úvazku Evidenční listy Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti Náhrada škody Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků Zdravotní pojištění Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování,
V/10 S/5 S/5 S/50 S/5 S/5 S/3 S/5 S/5 S/10 S/10 S/5
akreditace, zmocnění apod. 118.10 Postihy podle zákoníku práce 118.11 Výběrová řízení na obsazení pracovních míst 118.12 Žádosti o zaměstnání 119 Záležitosti pracovně právní 119.1 Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu 119.2 Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce 119.5 Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) 120 Záležitosti členů obce, výborů a komisí Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena 120.1 zastupitelstva 120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení 120.3 Odměny včetně odvodů z odměn 120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) 120.5 Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů 121 Mzdy, půjčky zaměstnancům 121.1 Platový řád 121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů 121.4 Odměňování 121.5 Náhrady za dovolenou 121.6 Věcná plnění Mzdové listy Vzhledem k potřebě mzdových listů pro účely 121.8 důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění se doporučuje skartační znak a lhůta S/50 121.9 Daň z příjmu 121.10 Sociální pojištění 121.11 Výplatní lístky 121.12 Půjčky zaměstnancům 122 Péče o pracovníky Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, 122.1 odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké 122.1.2 ostatní 122.2 Pracovní podmínky žen 122.3 Pracovní podmínky mladistvých 122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností 122.5 Závodní stravování 122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy
S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 A/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/510) V/51) S/51) S/5 S/5 S/5 S/30 S/10 S/10 S/5 S/5
A/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5
FINANCE: 176 Rozpočty 176.1 Rozpočtový výhled 176.2 Roční rozpočty, rozpočtová opatření 176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření 176.4 Ostatní dokumenty finančního hospodaření 177 Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací 177.1 Finanční plány a rozpočty 177.3 Rozbory hospodaření 177.3.1 roční 177.3.2 kratší Ostatní dokumenty o finančním hospodaření 177.4 příspěvkových organizací 178 Daně, dávky, poplatky 178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí 178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) 178.3 Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků 178.4 Místní daně a poplatky 178.5 Katastr domovní daně 178.7 Daň z přidané hodnoty 180 Konfiskace, propadnutí majetku 180.1 Konfiskační záležitosti Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a 180.2 zákon č. 71/1959 Sb.) Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 180.3 61/1986 Sb.) 181 Účetnictví: 181.1 Účetní výkazy: 181.1.1 Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit 181.1.2 Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a 181.2 ostatní účetní doklady Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo 181.3 účetních písemností je nahrazujících) 181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek 181.5 Ostatní účetní dokumenty Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či 181.6 nesplněných závazků 181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí 181.10 Cenné papíry
A/10 A/10 A/10 S/10 A/10 A/10 S/10 S/5 S/5 S/5 V/5 S/5 V/5 S/10 A/10 A/20 A/20
A/10 S/10 S/10 S/5 S/59) S/5 S/101) S/5 V/101)
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ: 201 201.1 201.1.1 201.1.2 201.2 201.3 201.4 201.5 201.7 201.8 202 203 203.1 203.1.1 203.1.2 203.2 203.5 203.6 203.7 203.8 204 205 206 206.1 206.2 206.3 206.4 206.5 206.6 206.7 206.7.1 206.7.2 206.8 206.9 206.10
Půdní fond Vynětí zemědělské půdy: Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu Ochrana využití zemědělského půdního fondu Změny kultur a využití půdního fondu Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku Návrhy dobývacích prostorů návrhy tras nadzemních a podzemních vedení Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v zemědělství: Evidence soukromě hospodařícího rolníka - fyzické osoby Evidence zemědělského podnikatele - fyzické osoby, právnické osoby, zahraniční osoby Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům Veterinární opatření Plemenitba Včelařství Chov a ochrana zvířat Zemědělské práce (zajištění) Zemědělské organizace a podniky Myslivost Uznání honiteb Nájemní smlouvy Myslivecké plánování a statistika Oblasti pro chov zvěře Lovecké lístky (evidence) Náhrada škod Myslivecký hospodář, myslivecká stráž Rybářský hospodář Rybářská stráž Evidence honebních společenstev Nehonební pozemky Chov zvěře v zajetí, lovečtí dravci
A/15 A/15 V/5 V/10 A/5 S/5 A/10 V/5 V/5
V/10 V/10 S/5 V/5 S/5 V/5 V/5 S/5 V/5 A/5 V/5 V/5 V/5 S/510) V/5 A/5 V/5 A/10 V/5 V/10
207 207.1 207.2 207.3 207.4 207.5 207.6 208 221 221. 1
Rybářství Rybářské revíry Rybníky rybníkářsky neobhospodařované Plánování a rybářské hospodaření Rybářský hospodář a rybářská stráž Evidence rybářských lístků Náhrady škod Posuzování vlivů na životní prostředí Lesní hospodářství: Pozemky určené k plnění funkcí lesa: Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce 221.1.1 lesa 221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a 221.1.3 k vydání územního rozhodnutí 221.1.4 Dělení lesních pozemků 221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa 221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa 221.2. Užívání lesů: 221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů 221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese 221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce 221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku 221.3. Hospodářská úprava lesů: Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních 221.3.1 hospodářských osnov 221.4. Hospodaření v lesích: Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr 221.4.1 semen 221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností 221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče 221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní 221.4.5 hospodářské osnovy Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do 221.4.6 osmdesáti let věku Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích 221.4.7 pozemcích 221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního 221.4.9 hospodáře 221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů 221.5 Ochrana lesů:
A/5 A/5 V/5 A/5 S/510) V/5 V/10
A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/10 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5
A/10 V/5 V/5 V/10 V/5 V/10 V/5 A/10 A/10 V/5
221.5.1 221.5.2 221.5.3 221.6. 221.6.1. 230 231 231.1 231.2 231.4 231.5 231.5.1 231.5.2 231.6 231.7 231.8 231.9 231.9.1 231.10 231.11 231.12 233 233.1 233.2 233.3 233.3.1
233.3.2
233.4 233.4.1 233.4.2 233.5 233.6 233.7 245 245.1
Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí Opatření proti rozšíření škůdců Ustanovení a zrušení lesní stráže Státní správa lesů: Opatření k odstranění zjištěných nedostatků Vodohospodářské plánování Vodní hospodářství Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí Opravné prostředky proti rozhodnutí Vodní toky, rybníky: Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize) Vodní stráž Vodoprávní dozor Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) Protipovodňová ochrana: Povodňový plán obce Hraniční vody Důlní vody Revitalizace vodních toků Vodovody a kanalizace Plán rozvoje vodovodů a kanalizací Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací Evidence vodovodů a kanalizací: majetková provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: Ochranná pásma Výjimky z ochranných pásem Vodné a stočné Čistírny odpadních vod a kanalizace Technický audit vodovodů a kanalizací Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu
V/5 V/5 A/10 V/10 A/5 V/5 A/5 S/5 V/20 V/20 V/5 A/10 A/5010) A/5 A/20 V/10 A/20 A/10 A/10 A/10
V/10
A/10 A/10 S/5 V/20 A/5 A/5
ovzduší 245.2 Snižování emisí, stanovení emisních limitů 245.3 Poplatky za znečištění ovzduší 245.4 Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší 245.5 Evidence stacionárních zdrojů 245.6 Dozor nad ochranou ovzduší 246 Ochrana přírody 246.1 Realizace vyhlášky o chráněných částech území 246.2 Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody 246.3 Chráněné části přírody Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných 246.4 krajinných prvků 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody 246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení 246.7 Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA) Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin 246.8 (CITES) 246.9 Geografické nepůvodní druhy 246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les 246.11 Stráž ochrany přírody Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně 246.12 přírody a krajiny 249 Odpadové hospodářství Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících 249.1 odpadové hospodářství 249.4 Evidence skládek odpadů 249.6 Dozor na obecní skládce odpadu 249.8 Evidence hlášení 250 Geologie Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, 250.1 sanace) 250.2 Dobývání výhradního ložiska Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových 250.4 územích 250.5 Změna a rušení dobývacího prostoru 250.7 Skládky odpadních hmot Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění 250.8 geologických prací 250.9 Náhrady škod způsobených geologickými pracemi 250.10 Hornická činnost: 250.10.1 Souhlas s důlní činností 250.10.2 Náhrada škod způsobených důlní činností
S/5 S/5 S/5 V/5 S/5 A/5 A/5 V/5 A/5 A/5 V/5 A/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5
A/51) A/510) S/5 S/5 A/10 A/10 A/10 A/5 V/5 S/5 S/5 A/10 V/5
ŽIVNOSTENSKÉ PODNIKÁNÍ: 253 253.1 253.1 1 253.1.3 253.2 253.2.1 253.2.2 253.2.3 253.2.4 253.3 253.3.1 253.3.2 253.5 253.5.1 253.5.2 253.5.3 253.5.4 253.7
Živnostenské podnikání: Živnostenský úřad: Metodické a organizační pokyny a stanoviska Organizační záležitosti Živnostenské oprávnění: Fyzické osoby Právnické osoby Zahraniční osoby Nevzniklá živnostenská oprávnění Živnostenský rejstřík: Rejstřík Nahlédnutí a výpis z rejstříku Cizí podnikatelé: Živnostenská oprávnění Provozovny Automaty obsluhované spotřebitelem Ostatní dokumenty Vyjadřování ke stavebnímu řízení
V/10 V/10 S/101) S/101) S/10 S/5 A/106) S/5 V/5 V/5 V/5 S/5 S/5
SPRÁVA MAJETKU OBCE: 254 254.1 254.1.1 254.1.2 254.1.3 254.2 254.2.1 254.2.2 254.3 254.3.1 254.3.2 254.3.3 254.3.4 254.3.5 254.3.6 254.3.7 254.3.8 254.3.9 254.3.1
Hospodaření a správa majetku Evidence majetku: Obecní pozemky Obecní budovy U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec Inventarizace majetku: Dílčí inventurní soupisy, podklady Výsledná zpráva Hospodaření s majetkem obce: Nabývání majetku Převod majetku Převod práva hospodaření s majetkem Nájemné Rekonstrukce a modernizace majetku Opravy a údržba majetku Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) Pojištění majetku Vyřazování majetku Zábor, užívání majetku obce
A/5 A/5 A/5 S/5 A/5 A/5 A/10 A/10 S/5 V/51) S/5 S/5 S/5 S/5 S/5
0 254.4 254.4.1 254.4.2 254.4.3 255 255.1 255.2 256 257 260 260.1 260.2 260.3
Bytový majetek: Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) Modernizace a adaptace bytů Nájemné Nebytové prostory Přidělování Nájemné Veřejné osvětlení Majetková účast obce Pohřebnictví, evidence hrobů Pohřebnictví Evidence hrobů Evidence válečných hrobů
S/10 S/5 S/5 S/10 S/5 S/5 V/10 V/5 A/510) A/510)
DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ: 276 Doprava 276.1 Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti 276.1.1 Integrované dopravní systémy 276.1.2 Dopravní průzkumy 276.2 Jízdní řády 276.3 Mechanizace nakládky a vykládky Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, 276.4 zastávky, stanoviště Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu 276.5 vozidel na pozemních komunikacích 276.6 Rozvoj motorismu 276.10 Bezpečnost silničního provozu 277 Silniční doprava 277.1 Nákladní přeprava: 277.1.1 Stanovisko k vydání a odebrání koncese 277.1.2 Povolení pro dopravní činnost, která není živností Povolení k provozu nákladních vozidel o sobotách a 277.1.3 nedělích Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti v nákladní 277.1.4 dopravě 277.1.5 Finanční způsobilost k provozování nákladní dopravy 277.1.6 Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy 277.2 Přeprava osob: 277.2.1 Stanovisko k vydání koncese 277.2 Licence k provozování pravidelné autobusové dopravy .2
A/10 A/10 S/5 S/5 V/5 S/5 S/5 V/5
S/10 S/5 S/5 S/51) S/5 S/5 S/10 V/5
277.2.3 277.2.4 277.2.5 277.2.6 277.2.7 277.4 280 280.1 280.2 280.4 280.6 280.7 280.8 280.9 280.10 280.13 280.14 280.15 280.16 280.16. 1 280.16. 2 280.17 280.18 280.21 280.22 280.23 280.24 280.25 280.26 281.4
Povolení k přepravě osob, která není živností Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti k dopravě osob Smlouvy o závazku veřejné služby Finanční způsobilost k provozování dopravy osob Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Nemotorová doprava Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace Příprava plánů investic a velkých oprav Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) Běžná údržba pozemních komunikací a mostů Zimní údržba pozemních komunikací Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních komunikací Zvláštní užívání pozemních komunikací Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací Cyklostezky Nemovitosti Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci
S/5 S/51) S/51) S/5 S/5 S/5
A/10 V/10 S/5 S/5 S/5 S/5 V/10 S/5 A/20 A/10 V/5 A/10
Zřizování věcných břemen
A/10
Reklamní zařízení Kontrolní vážení Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského oprávnění Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné způsobilosti Registr řidičů, vydávání dat z registru řidičů a z evidenčních karet řidičů Neplatné řidičské průkazy Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.)
S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/20 S/1 V/5
OBCHOD A CESTOVNÍ RUCH: 302 303 306
Tržní agenda Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů Cestovní ruch
S/5 V/5 V/5
ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD: Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny druhů dokumentů použije jen tehdy, kdy dokument nelze zařadit do kompletního spisu stavby. 326 326.1 326.2 327 328 328.1 328.2 328.3 328.4 328.5 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341
Územně plánovací dokumentace Územní plány (včetně dokumentace) Urbanistické studie (včetně dokumentace) Územně plánovací podklady Územní rozhodnutí: Rozhodnutí o chráněném území Rozhodnutí o stavební uzávěře Rozhodnutí o umístění stavby Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků Odvolání proti územnímu rozhodnutí Oprávnění k projektové činnosti Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení Státní stavební dohled Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) Stavební úřady Vstup na cizí nemovitosti Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů Sankce podle stavebního zákona Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky Radonový program Program obnovy venkova
A/101) A/101) V/10 A/5 A/5 A/5 V/5 V/5 A/10 V/51) V/5 S/20 A/51) V/10 S/5 A/10 V/10 S/5 V/5 V/5 V/10
KULTURA: 401 401.1 401.2
Kultura Péče o občanské záležitosti Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a jiné veřejné produkce
S/5 V/5
401.3 402 403 403.1 403.2 403.3 403.4 405 406 407 408 409 410 411 411.1
411.2 411.6 411.8 411.9 411.10 411.11
Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce Organizační záležitosti kulturních zařízení Kulturní instituce a zařízení: Divadla Knihovny Muzea a galerie Ostatní Autorský zákon (odvolací řízení) Neziskový sektor (neprůřezové činnosti) Povolování veřejné produkce Tisk, rozhlas, televize a film Neprofesionální umělecké aktivity Kroniky Péče o kulturní památky Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo Evidence kulturních památek Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně přístupného místa Užívání kulturních památek a národních kulturních památek Archeologické výzkumy Příspěvky vlastníkům památek
V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5 V/5 V/5 A/106)
A/10
A/30 A/1010) A/5 A/10 V/5 V/10
ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ: 431
Věci církví a náboženských společností Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a 432 vyjádření)
V/10 A/201)
ŠKOLSTVÍ A SPORT: 451 451.1 451.3 451.4 452 453 453.1
Školy a školská zařízení Školy a školská zařízení zřízená obcí Zřizovací listiny škol a školských zařízení Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí Soukromé a církevní školy Školský rejstřík Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí
V/5 A/10 V/5 V/5 V/5
453.2 Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole 453.3 Výkazy škol a školských zařízení 453.4 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec 455 Pasportizace škol 456 Česká školní inspekce Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských 456.1 zařízení Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a 456.2 školských zařízení 457 Mládež, sport 457.1 Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže 457.2 Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži
S/5 V/5 A/5 A/10 V/5 S/10 S/10 S/10
ZDRAVOTNICTVÍ: 526 526.1 526.2 526.6 527 528
Zdravotnická soustava Zařízení a organizace zdravotnické soustavy Registrace nestátních zdravotnických zařízení Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví Hygienická služba
V/5 V/510) V/5 A/5 V/5
SOCIÁLNÍ PÉČE: 552 Mimoústavní sociální péče 552.1 Výkon opatrovnictví 552.2 Dávky zdravotně postiženým a starým občanům 552.3 Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené 553 Sociální služby 553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb 553.2 Zařízení sociálních služeb 553.2.1 Zřizování 553.2.2 Školení zaměstnanců 553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika 553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb 553.3 Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb 555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče 555.2 Sociálně právní ochrana: Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které 555.2.1 dosáhly zletilosti 555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí 555.2.3 Dokumentace se spisovými značkami Om, Nom, Pon
S/5 S/15 S/5 V/10 A/5 S/5 S/5 S/5 S/10 V/10 S/3 V/10 V/101)
555.3 555.4 556 556.1 556.2 557 559
Pěstounská péče Peněžité a věcné dávky Péče o společensky nepřizpůsobené občany Peněžité a věcné dávky Pomocná evidence Záležitosti národnostních menšin Dávky sociální péče Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče Dávky při nedostatečném příjmu
559.1 559.2
S/1011) S/15 S/15 S/510) V/5 S/10 S/10
POŽÁRNÍ OCHRANA: 581 581.3 582 582.4 582.5 582.6 583 583.1 583.2 583.3 585
Organizace požární ochrany Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) Činnost požární ochrany: Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně Prevence požární ochrany Bezpečnostní a jiná opatření Jednotky požární ochrany Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 Odborná příprava jednotek požární ochrany Výzbroj jednotek požární ochrany Všeobecné prostředky požární ochrany
V/5 S/5 S/5 S/5
S/5 S/5 S/5
VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU: 602 603 603.1 603.3 603.4 604 604.1 604.2 604.3 604.4 605 605.1 605.1.1 605.1.2
Shromažďování Záležitosti vojenskosprávní Odvodní řízení Vojenské újezdy Příprava občanů k obraně státu Území obce a jeho změny Územní změny Městské obvody, městské části Slučování a rozdělování obcí Záležitosti státních hranic Evidence obyvatel Evidence obyvatel: Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí,
V/5 S/5 A/5 V/5 A/10 A/10 A/10 A/10
V/5
605.2 605.3 605.4 605.5 605.6 606 606.1 606.2 606.3 606.4 607 607.1 607.1.1 607.1.2 607.1.3 607.1.4 607.1.5 607.1.6 607.2 607.3 607.4 607.5 607.6 608 609 610 611 611.4 611.5 611.8 611.9 612 613 613.1 613.2 614 614.1
rozvody, stěhování aj.) S/1 Národnostní menšiny Uprchlíci Rozhodování o zrušení trvalého pobytu Přihlašovací lístek k trvalému pobytu Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu Státní občanství Složení státoobčanského slibu Čestné prohlášení o státním občanství Stanoviska a vyjádření Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie) Matriční záležitosti Matriky a sbírky listin: narození manželství úmrtí Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin Matriční doklady do ciziny Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství Rozhodování v matričních věcech Dozor a kontrola vedení matrik Záležitosti matrikářů a matriční obvody Změna jména a příjmení Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha) Archivy a archivnictví Hospodářsko-provozní záležitosti Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů Kancelářská technika Vozový park Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství Číslování domů Číslování domů Informace o číslování domů Ochrana veřejného pořádku Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích
V/5 V/5 V/5 S/50 S/1 V/10 V/100 V/10 S/1
A/1006) A/756) A/756) S/3 S/3 S/3 S/3 S/3 V/5 V/5 V/5 A/20 S/51) V/5 S/5 S/5 S/51) S/5 A/5 A/5 S/3 V/5
614.2 614.2.2 614.2.3 614.2.4 614.3 615 616 616.1 617 617.1 617.2 617.3 617.3.1 617.3.2 619 619.1 620 622 622.1 622.2 622.3 622.4 622.5 622.6 623 623.1.1 623.1.2 623.1.3 623.1.4 623.1.5 623.1.6 623.1.7 623.1.8 623.1.9 623.1.10 624
Obecní policie Úřední záznamy o výkonu městské policie Dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení platnosti, odejmutí, vrácení) Součinnost s jinými orgány a organizacemi Záležitosti bezpečnostně správní Zprávy a informace o občanech Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.) Státní, obecní znaky a symboly Používání státních a obecních znaků a symbolů Znaky, barvy a prapory obce Pečetidla a razítka: Pečetidla Razítka Sbírky Veřejné sbírky Ztráty a nálezy Cestovní doklady Všeobecná agenda Rozhodování v oblasti cestovních dokladů Žádost o vydání cestovního dokladu Změny údajů v cestovních dokladech Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy) Zpráva vstupní dávky (pasy) Občanské průkazy Rozhodování v oblasti občanských průkazů Žádost o vydání občanského průkazu Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu Evidence odcizených a ztracených občanských průkazů Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů Vstupní protokol, výstupní protokol Zpráva vstupní dávky Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem, změně příjmení a o občanském průkazu Protokoly o zničení občanských průkazů Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce
V/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 V/5 A/5 A/512) V/512) V/5 S/3 V/5 V/10 S/15 S/15 S/5 S/5 S/10 S/15 S/5 S/5 S/5 S/1 S/5 S/5 S/1 S/10 S/1
Poznámky: 1. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 6. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 7. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 10. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. 11. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých.
Příloha č.2 Vzor skartačního návrhu pro vyřazení dokumentů
O b e c n í ú ř a d R a d k o v , 747 83 Radkov TEL., FAX.-556/309067,
[email protected]
Naše značka: OUR/ Vyřizuje: V Radkově dne:
/2006
Státní okresní archiv v Opavě Lidická 2a 746 01 Opava
Vaše značka: Váš dopis ze dne: Vyřizuje:
Věc: Skartační návrh na vyřazení dokumentů ze spisovny Na základě zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů, vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s interní směrnicí (spisovým a skartačním řádem) naší organizace č. ……../2006 navrhujeme vyřadit dokumenty uvedené v příloze. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty původce: Obecní úřad Radkov z let……….. s uplynulou skartační lhůtou, které nejsou nadále provozně potřebné pro další činnost naší organizace. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Obecního úřadu v Radkově. Přiložený seznam dokumentů navržených ke skartaci zahrnuje jak dokumenty „S, tak i dokumenty „A“, u dokumentu „V“ byl proveden předběžný výběr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky pracovníky Vašeho archivu navrhujeme termín………. Pracovník pověření vedením spisovny: …………………. Skartační návrh vyhotovila komise ve složení: jména a podpisy
Příloha: 2x seznam dokumentů skupiny „A“ 2x seznam dokumentů skupiny „S“
_______________ Petr Dubový starosta
Úřední hodiny: pondělí a středa 9.00-17.00 hod.
Bankovní spojení: KB Opava, exp.Vítkov
IČO: 00635383
Příloha č.2a ke skartačního návrhu pro vyřazení dokumentů
Seznam dokumentů Obecního úřadu v Radkově se skartačním znakem „A“ navržených k vyřazení ze spisovny Poř. č.
Spisový znak
Obsah dokumentu
Období vzniku
Skartační znak/lhůta
Množství
Podpis:
Seznam dokumentů Obecního úřadu v Radkově se skartačním znakem „S“ navržených k vyřazení ze spisovny Poř. č.
Podpis:
Spisový znak
Obsah dokumentu
Období vzniku
Skartační znak/lhůta
Množství
Příloha č.3 Vzor skartačního protokolu
Protokol o vyřazení písemností u Obecního úřadu v Radkově navržených k vyřazení skartačním návrhem č.j………….. ze dne………… Písemnosti byly vyřazeny podle příslušných předpisů a skartačního řádu Obecního úřadu v Radkově č………….. Odborné archivní prohlídce byli přítomni: - za organizaci:…………………………………………………………………………….. - za příslušný archív:………………………………………………………………………. Písemnosti uvedené ve skartačním návrhu byly posouzeny a bylo o nich rozhodnuto takto: 1. Písemnosti skupiny „A“: ....................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. 2. Písemnosti skupiny „S“:…………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….. Při odborné prohlídce bylo dále zjištěno: ……………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Navržená opatření:……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………... Příští skartační řízení bude: ……………………………………………………………………..
Datum:
__________________________ Pracovník pověřený vedením spisovny
_________________________ Státní okresní archiv v Opavě Lidická 2a, Opava
Příloha č.4
Vzor podacího deníku
Poř. číslo
Datum doručení
Doručeno od/č.j. /vlastní
Počet listů Počet příloh
Stručný obsah
Způsob vyřízení
Vyřizuje
1 2
3 4
5
6
7 8 9
0
Adresát
Odesláno dne Počet listů
Spisový skartační znak
Záznam o vyřízení
Poz
Příloha č.5 Vzor Podacího razítka
Čís. Dopor.
OBECNÍ ÚŘAD RADKOV, okres Opava
Zpracov. Došlo: Č. jedn.:___________________________
Ukládací znak
Poč. listů:_________________________Příl:_______________________
Příloha č.6
Vzor výpůjčního lístku
VÝPŮJČNÍ LÍSTEK Datum převzetí dokumentu: Jméno a příjmení zapůjčitele:
Dokument / spis vrácen dne:
Poznámka:
Podpis, datum:
Obsah a rozsah písemnosti nebo spisu:
Příloha č.7
Vysvětlivky pojmů: Číslo jednací – je pořadové číslo v podacím deníku. Číslo podací – číslo podání u doporučené zásilky. Datum doručení – datum, kdy byla písemnost přijata organizací. Datum podání – datum vyhotovení písemnosti. Dokument – je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Podací deník – základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. Podání – dokument došlý organizaci nebo v něm vzniklý, návrhy učiněné ústně do protokolu a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. Podatelna – místo (kancelář), v němž se přijímají a evidují dokumenty. Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Příruční spisovny – slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro běžnou provozní činnost. Původce. Dokumenty jsou zde uloženy po dobu jednoho roku, v němž vznikly nebo byly vyřízeny. Spisovna – slouží k ukládání dokumentů, které již nejsou za potřebí pro běžnou provozní činnost původce. Dokument zde zůstávají do uplynutí skartačních lhůt a provedení skartačního řízení. Spis – veškeré písemnosti týkající se téže věci (podání, záznamy, rozhodnutí ve správním řízení aj.) Spisové znaky – označují jednotlivé druhy písemností podle jejich obsahu. Spisový plán – přehled věcných skupin dokumentů, podle kterých se spisy ukládají ve spisovně. Skartační plán – rozpis věcných druhů dokumentů organizace, doplněných o skartační znaky a lhůty. Skartační znak – označuje jednotlivé písemnosti, které po uplynutí skartačních lhůt se ve skartačním řízení navrhnou k předání do příslušného archivu nebo ke zničení nebo k posouzení, má-li se písemnost předat do archivu, nebo má-li se zničit.
znak „A“ (archiv) – označuje dokument trvalé hodnoty , který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do příslušného archivu, znak „S“ (stoupa) – označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude po uplynutí skartační lhůty navržen ke zničení, znak „V“ (výběr) – označuje dokument, jehož hodnotu nelze v době vzniku stanovit. Takový dokument bude posuzován až po uplynutí skartačních lhůt a ve skartačním řízení bude posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“. Skartační lhůta – doba, po kterou zůstává dokument uložen u původce. Lhůta , před jejímž uplynutím nesmějí být písemnosti skartovány. Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat.
