SPESIMEN DARAH

HUSM/TDM/QP-01

PENERIMAAN DAN PENYARINGAN BORANG PERMOHONAN PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Disediakan oleh:

DELLEMIN CHE ABDULLAH

Diluluskan oleh:

ABDUL HAKIM HJ. ABDULLAH

Tarikh efektif:

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

01.04.2010

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 1 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & Tajuk: ISI KANDUNGAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

PERKARA

1

Isi Kandungan

2

Rekod Pindaan

3

Definisi

4

Singkatan

5

Tujuan, Skop, dan Dokumen Rujukan

6-9

Prosedur dan Tanggungjawab

10

Rekod

11

Carta Alir

12

Senarai Lampiran i. Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 2 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & Tajuk: REKOD PINDAAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) Pindaan 3

REKOD PINDAAN/SEMAKAN NO. VERSI

TARIKH PINDAAN/ SEMAKAN

HURAIAN PINDAAN

1

1/11/2009

Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada versi MS ISO 15189:2007

2

02/02/2010

Perubahan di Carta Alir ms 11/12: Rekod dalam RPS dan komputer

3

01/04/2010

Perubahan pada prosedur penomboran sampel/spesimen no. 1 mukasurat 9 daripada 12.

3

05/08/2010

Pindaan 1: Ms 2/12 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan/semakan. Tambahan semakan pada tajuk.

3

08/08/2011

Pindaan 2: Ms 5/12 Tambahan skop Drug yang dianalisis (Valproic Acid dan Phenytoin)

3

20/09/2011

Pindaan 3: Ms 3,5,6,7,8,9, dan 12/13 Tambahan secara dalam talian atau manual

TANDATANGAN PENGESAHAN

REKOD SEMAKAN TARIKH SEMAKAN

NAMA PENYEMAK

04/08/2010

Dellemin Che Abdullah

08/08/2011

Dellemin Che Abdullah

19/09/2011

Dellemin Che Abdullah

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

TANDATANGAN SEMAKAN

Tarikh efektif

TANDATANGAN KELULUSAN

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH (HUSM/TDM/QP-01)

1.

Muka surat

3 drp 14

Versi

3

Tajuk: DEFINISI

DEFINISI

Penerimaan Sampel/Spesimen Darah: Proses menerima BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah bagi tujuan analisis.

Penyaringan Sampel/Spesimen Darah: Proses penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah mengikut kriteria-kriteria yang ditetapkan.

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH (HUSM/TDM/QP-01)

2.

Muka surat

4 drp 14

Versi

3

Tajuk: SINGKATAN

SINGKATAN PPS

= Penolong Pegawai Sains

PM

= Pembantu Makmal

BPPDT

= Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik

RPS

= Rekod Penerimaan Spesimen

RPUS/SD

= Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah

QP

= “Quality Procedure”

R/N

= “Registration Number”

FPDTP

= Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit

TDM

= Therapeutic Drug Monitoring

TDMSyS

= Therapeutic Drug Monitoring System

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH (HUSM/TDM/QP-01)

3.

Tajuk: TUJUAN, SKOP DAN DOKUMEN RUJUKAN

Muka surat

5 drp 14

Versi

3

TUJUAN

Untuk menerangkan proses penerimaan serta penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah pesakit bagi drug-drug yang dimonitor (Amikacin, Gentamycin, Vancomycin, Valproic Acid dan Phenytoin).

4.

SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk pemonitoran drug terapeutik dan melibatkan semua staf yang terlibat di Unit/Makmal Pemonitoran Drug Terapeutik, Jabatan Farmasi, HUSM.

5.

DOKUMEN RUJUKAN i. Polisi Jabatan Farmasi ii. Manual Operasi Peralatan yang digunakan (Rujuk manual peralatan masing masing) iii. Sisip Maklumat Reagen (Reagent Package Insert) iv. Garis Panduan Keselamatan Pekerja, Jabatan Farmasi, HUSM v. Standard MS ISO 9001:2008 vi. LAB0RATORY QUALITY MANUAL – Medical Laboratories Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM/LCD/LQM) vii. Rujukan-rujukan lain yang berkaitan.

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 6 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & Tajuk: PROSEDUR DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH TANGGUNGJAWAB Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) 6.

PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR 6.1

6.2

TANGGUNGJAWAB

Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara Manual) & Sampel/ Spesimen Darah

PPS/PM

6.1.1

Terima BPPDT dan sampel/spesimen darah.

6.1.2

Saring BPPDT dan sampel/spesimen darah

6.1.3

Cop/catat daftar masa terima serta tandatangan ringkas penerima atas BPPDT.

PPS/PM

6.1.4

Rekod maklumat pesakit dan sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis dan/atau secara elektronik.

PPS/PM

6.1.5

Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini.

PPS/PM

PPS/PM

6.1.5.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail berserta BPPDT dan satukan dengan yang baru diterima.

PPS/PM

6.1.5.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru.

PPS/PM

Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara DalamTalian) & Sampel/ Spesimen Darah 6.2.1

Klik pada paparan ”NEW” dan pastikan sampel/spesimen adalah sama dengan BPPDT

6.2.2

Klik pada paparan ”ACCEPTED” dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

PPS/PM

PPS/PM

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 7 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & TANGGUNGJAWAB SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01)

PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

6.2.3

Rekod maklumat pesakit dan sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis. 6.2.4 Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini. 6.2.4.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail 6.2.4.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru.

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

PPS/PM PPS/PM PPS/PM PPS/PM

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 8 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & TANGGUNGJAWAB SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

6.2.1 Penyaringan BPPDT (Secara Manual) PPS/PM A. Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik. i. Pastikan maklumat berikut lengkap diisi: Biodata; Nama, R/N, Wad/Klinik, Berat, Umur, Jantina; “Name/Signature and Chop of Requesting Doctor”; dan maklumat-maklumat lain jika perlu: -

Sekiranya tidak lengkap/bermasalah, BPPDT masih diterima, dan hubungi pihak wad/klinik untuk lengkapkan/betulkan maklumat yang diperlukan. Catat maklumat di dalam BPPDT berkenaan (nama staf yang dihubungi dan juga tandatangan ringkas staf yang menghubungi).

Nota: Bagi kes-kes yang tidak memenuhi spesifikasi hendaklah dicatatkan pada Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah. (Rujuk HUSM/TDM/QP-11)

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 9 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & TANGGUNGJAWAB SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

6.2.2 Penyaringan Sampel (Secara Manual)

PPS/PM

B. Pemeriksaan Sampel/spesimen Darah i. Pastikan kriteria berikut dipatuhi: a. Maklumat pesakit sama sepertimana yang tercatat pada BPPDT. b. Sampel/spesimen mestilah terdiri daripada darah. c. Sampel/spesimen darah perlu diisi ke dalam bekas yang sesuai (plain test tube). d. Bekas sampel/spesimen darah berlabel nama pesakit, nombor pendaftaran (R/N), wad/klinik, serta jenis ujian yang diminta (Drug Requested).

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 10 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & Tajuk: PROSEDUR DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH TANGGUNGJAWAB Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) 6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB

PENOMBORAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

PPS/PM

1)

Penomboran dibuat mengikut nombor penerimaan spesimen di dalam Buku Rekod Penerimaan Spesimen (HUSM/51/UPDT/03).

2)

Penandaan hendaklah dibuat pada bekas sampel/spesimen darah berkenaan dengan menggunakan pen berdakwat kekal dan jelas.

Nota: Bagi kes di mana terdapat 2 sampel bagi pesakit yang sama penomboran hendaklah dipecahkan kepada abjad yang sesuai. Contoh sampel Pre dan Post hendaklah

dilabelkan a dan b.

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 11 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & Tajuk: REKOD SAMPEL/SPESIMEN DARAH Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01)

1.

REKOD i.

Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik: HUSM/JF/PK1.09/L2

ii.

Rekod Penerimaan Spesimen: HUSM/51/UPDT/03

iii.

Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit: HUSM/51/UPDT/06

iv.

Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah: HUSM/TDM-08

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH (HUSM/TDM/QP-01)

8.

Muka surat

12 drp 14

Versi

3

Tajuk: CARTA ALIR

CARTA ALIR (SECARA MANUAL)

PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

Terima BPPDT dan sampel/spesimen

Saring BPPDT dan sampel/spesimen Hubungi wad untuk selesaikan masalah dan catat pada BPPDT

tidak

Memenuhi kriteria

ya tidak

Memenuhi kriteria

ya

Rekod Penolakan Ujian Sampel/spesimen Darah

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Cop BPPDT atau daftar masa terima serta tandatangan ringkas

Rekod dalam RPS dan komputer

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 13 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH Tajuk: SENARAI LAMPIRAN Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01) 9.

CARTA ALIR (SECARA DALAM TALIAN)

PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

Klik pada paparan ”NEW” dan pastikan sampel/spesimen adalah sama dengan BPPDT

Klik pada paparan”REJECTED” dan system akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa

tidak

Memenuhi kriteria

ya

Rujuk QP11

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Klik pada paparan ”ACCEPTED” dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.

Tarikh efektif

01.04.2010

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN & Muka surat 14 drp 14 PENYARINGAN BPPDT & SAMPEL/SPESIMEN DARAH Tajuk: SENARAI LAMPIRAN Versi 3 (HUSM/TDM/QP-01)

i.

Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik: HUSM/JF/PK1.09/L2

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif

01.04.2010