SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI PEMBERDAYAAN EKONOMI, SOSIAL DAN MANAJEMENPESANTREN (CONNECT PESANTREN)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 4 Pebruari 2012

SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI PEMBERDAYAAN EKONOMI, SOSIAL DAN MANAJEMENPESANTREN (CONNECT PESANTREN) Fuad Hasan, Aris Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember email : [email protected] ABSTRAK Wacana pemberdayaan pesantren bukanlah hal baru.Faktor determinan yang mendorong hal itu adalah adanya kenyataan posisi pesantren yang sangat strategis bagi mobilisasi transformasi sosial dan ekonomi masyarakat di Indonesia. Selain karena kuantitasnya yang sangat banyak –sekitar 19 juta santri se-Indonesia-, posisi pesantren yang tersebar jauh ke berbagai pelosok desa di Indonesia menjadikannya sebagai faktor penting pemberdayaan masyarakat Indonesia. Posisi sosiologis pesantren dalam hubungan Kiai dan masyarakat sekitar yang sangat kuat patronasenya, menjadi variabel determinan dalam meningkatkan efektifitas mobilisasi sosial masyarakat sekitarnya. Banyak modal sosial yang telah dimiliki pesantren bagi transformasi sosial dan ekonomi, antara lain kejujuran, kepercayaan, profesionalisme, dan komunikatif antar masyarakat. Berbagai posisi strategis pesantren di atas, maka program pemberdayaan pesantren berarti juga pemberdayaan masyarakat Indonesia. Berbagai potensi di atas secara jelas menunjukkan bahwa pesantren memiliki modal sosial dan kekuatan ekonomi yang efektif dan strategis bagi pemberdayaan masyarakat. Akan tetapi berbagai potensi ekonomi tersebut tidak akan sulit dan bahkan tidak mungkin berkembang apabila tidak terjadi komunikasi yang intensif antar pesantren. Kekuatan ekonomi tidak akan tangguh dan kokoh apabila tidak terdapat konsolidasi informasi yang besar antar potensi dan hasil ekonomi pesantren. Kekuatan ekonomi pesantren tetap akan menjadi sektor-sektor informal dengan skala ekonomi yang kecil dan rendah. Dalam konteks demikian akan sulit bagi pesantren menjadi motor penggerak dan bahkan pilar ekonomi yang kuat. Dalam penelitian ini penulis akan membuat sebuah dokumen tentang Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi bagi Pemberdayaan Ekonomi, Sosial dan Manajemen Pesantren (Connect Pesantren) dalam rangka pengendalian internal organisasi oleh eksekutif dan pemetaan Potensi Pondok Pesantren dengan menggunakan acuan dari Software Requirement Specifications (SRS) standard IEEE Std 830-1993 dan menggunakan metode ITIL V.3 dalam lingkup fase Service design. Kata kunci: Pondok pesantren, Connect Pesantren, SRS, ITIL V.3, Service design

PENDAHULUAN Wacana pemberdayaan pesantren bukanlah hal baru.Faktor determinan yang mendorong hal itu adalah adanya kenyataan posisi pesantren yang sangat strategis bagi mobilisasi transformasi sosial dan ekonomi masyarakat di Indonesia. Selain karena kuantitasnya yang sangat banyak –sekitar 19 juta santri se-Indonesia-, posisi pesantren yang tersebar jauh ke berbagai pelosok desa di Indonesia menjadikannya sebagai faktor penting ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-1


pemberdayaan masyarakat Indonesia. Posisi sosiologis pesantren dalam hubungan Kiai dan masyarakat sekitar yang sangat kuat patronasenya, menjadi variabel determinan dalam meningkatkan efektifitas mobilisasi sosial masyarakat sekitarnya. Banyak modal sosial yang telah dimiliki pesantren bagi transformasi sosial dan ekonomi, antara lain kejujuran, kepercayaan, profesionalisme, dan komunikatif antar masyarakat. Berbagai posisi strategis pesantren di atas, maka program pemberdayaan pesantren berarti juga pemberdayaan masyarakat Indonesia. Pemberdayaan pesantren mencakup berbagai aspek dan bidang, yang mana salah satunya adalah aspek ekonomi. Kesadaran akan pentingnya keberdayaan ekonomi pesantren mulai muncul ke permukaan beberapa tahun terakhir ini. Komitmen terhadap program pemberdayaan ekonomi pesantren makin menguat dan bahkan mulai menjadi arus utama (mainstraem) pengembangan pesantren. Misalnya, sarasehan II tentang pengembangan ekonomi pesantren oleh Pimpinan Pusat Rabithah Mahad Islamiyah (RMI), di Ponpes Pulosari, Garut, Jawa Barat, dengan diikuti oleh 75 pengasuh ponpes se-Jabar, secara serius membahas berbagai wacana potensi modal sosial bagi program pengembangan ekonomi pesantren. Bahkan, ketua PB NU, Hasyim Muzadi menyatakan bahwa pesantren tidak akan berkembang dan kuat jika tidak didukung dengan kekuatan ekonomi yang mandiri. Dicontohkan bagaimana sekolah Al-Azhar di Mesir mampu membebaskan biaya pendidikan siswanya yang berjumlah jutaan orang, karena mereka memiliki tanah wakaf yang lebih besar dari wakaf negara Mesir. Dengan membawa misi perluasan dan pemerataan hak akses, peningkatan mutu, relevansi dan daya saing, serta penguatan tata kelola dan akuntabilitas pondok pesantren, Kementrian Agama memerlukan data dan informasi yang berkaitan dengan pondok pesantren di Indonesia, baik itu supply ataupun demand. Data dan informasi ini dibutuhkan dalam rangka untuk menentukan kebijakan-kebijakan. Oleh karena itu, Kementrian agama mengintegrasikan data dan informasi tersebut. Dengan adanya integrasi data dan informasi, Kementrian Agama dapat mengevaluasi standard dan kebijakan yang telah dikeluarkan dari laporan-laporan tersebut serta data-data yang terintegrasi didalamnya. Kebutuhan akan akurasi dan integritas data serta informasi, yang menjadi dasar analisa untuk pembuatan kebijakan-kebijakan Pondok pesantren, telah menjadi alasan yang mendasar dari kegiatan ini. Sebagai salah satu simpul utama dalam siklus Manajemen Pondok Pesantren, Kementrian Agama memerlukan suatu instrumen yang kuat untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan dalam pengembangan kebijakan. Kementrian Agama juga memerlukan interaksi dengan simpul utama lainnya dalam siklus manajemen pondok pesantren yang berperan sebagai penjamin kualitas pondok pesantren, yaitu UIN Malang. Dalam rangka implementasi kebijakan integrasi informasi Pondok pesantren, maka diperlukan pengembangan Data Dictionary yang akan mendefinisikan data yang ada di dalam siklus manajemen pondok pesantren, baik internal Kementrian agama maupun entitas lain yang terkait. Integrasi sistem informasi melalui jaringan internet mempunyai beberapa manfaat, yaitu 1) meningkatkan akses dan kelengkapan data dan informasi UIN dalam melakukan pembinaan dan pemberdayaan pondok pesantren, 2) meningkatkan mobilisasi potensi dan kekuatan yang dimiliki pondok pesantren kepada masyarakat (dakwah), 3) meningkatkan adanya rasa ukhuwah dan jamaah antar pondok pesantren dan UIN, 4) membangun data-data sekunder sebagai dasar riset dan pengembangan pondok pesantren, 5) meningkatkan kompetensi dan kapabilitas pengasuh dan santri pondok pesantren melalui peningkatan akses informasi via internet, dan 6) meningkatkan interaksi antar pondok pesantren, sehingga akan meningkatkan wawasan dan mempercepat akses ilmu pengetahuan. ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-2


Untuk menjamin proses integrasi tersebut berjalan. Integrasi data dan informasi tersebut diwujudkan dengan pengembangan Database Terpusat dan Modul Master Data, baik internal Kementrian agama maupun entitas lain yang terkait. Acuan utama Database terpusat adalah dokumen Sistem Informasi Eksekutif seluruh Pondok Pesantren dan Proses Bisnis. Dengan lingkup pesantren yang sangat luas, dalam penelitian ini mengambil contoh hanya satu pondok pesantren yaitu Pondok Pesantren Sunan Drajat (PPSD), dimana Pondok pesantren Sunan Drajat (PPSD) telah memiliki system informasi yang lengkap yang bisa dijadikan acuan atau tolak ukur untuk pengembangan sistem informasi ini yang dalam hal ini penulis memberi nama Connect pesantren, dan data center di integrasikan dengan data center UIN Malang sebagai pusat informasi Pondok Pesantren seluruh Indonesia. Merujuk data dalam profil, PPSD berdiri pada 07 September 1977 (profil PPSD, 2010) PPSD mengalami perkembangan yang signifikan, ini dapat diketahui dari jumlah santri tahun 2010 sekitar 5000 santri. Dari sejumlah santri tersebut antara lain berasal dari berbagai daerah di Indonesia dan luar negeri, diantaranya Lamongan, Gresik, Bojonegoro, Tuban, Jombang, Kalimantan Barat, Riau, Medan, NTB, Jakarta, Jawa Tengah, Jambi, Madura, Surabaya dan Malaysia. Pada Tahun 1990, PPSD telah berhasil mengembangkan lembaga pendidikan, baik formal maupun non formal, antara lain Madrasah Ibtidaiyah (MI) Al- Muawwanah, Madrasah Tsanawiyah (MTs) Sunan Drajat, Madrasah Aliyah (MA) Sunan Drajat, Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 2 Paciran, Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) NU 1, Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) NU 2, Sekolah Menengah Kejuruan Kelautan (SMKK), Madrasah Mu’allimin Mu’allimat (MMA), Madrosatul Qur’an, Madrasah Diniyah, Lembaga Pengembangan Bahasa Asing (LPBA), Ma’had Aly sampai pada tahun 2010 PPSD memiliki Sekolah tinggi Agama Islam Raden Qosim (STAIRA). Selain itu, dalam rangka memperkuat perekonomian pondok pesantren, PPSD juga mengembangkan divisi/unit bisnis, diantaranya : PT. SDL (PT Sunan Drajat Lamongan) yang membawahi divisi pembuatan pupuk phosphat alam, dolomit, pertambangan dan persewaan alat berat, Smesco, BMT, Aidrat, jus mengkudu, Radio Persada, Sunan Drajat TV (SDTV), peternakan sapi, dan kambing serta koppotren (koperasi pondok pesantren) (Profil PPSD, 2010) Dari kesemua ini ada dalam tanggung jawab manajemen PPSD, oleh sebab itu, banyak Sistem yang dikelola oleh PPSD.Dengan perkembangan yang sangat kompleks. Berdasarkan uraian diatas, maka penelitian ini akan menghasilkan sebuah dokumen tentang Spesifikasi Kebutuhan Sistem Informasi Eksekutif bagi Pemberdayaan Ekonomi, Sosial dan Manajemen Pesantren (Connect Pesantren), dalam rangka pengendalian internal organisasi oleh eksekutif dan pemetaan Potensi Pondok Pesantren. yang dalam hal ini data center akan di tempatkan di UIN Malang. Sebelum perangkat lunak digunakan oleh pengguna, proses demi proses dalam pengembangan perangkat lunak telah dilalui. Fase spesifikasi kebutuhan dalam pembuatan perangkat lunak merupakan fase yang sangat menentukan keberhasilan perangkat lunak.Panduan dalam membangun perangkat lunak yang baik adalah berdasarkan Daur Hidup Pembangunan Perangkat Lunak (DHPPL) (Wiegers, K. E, 2003). DHPPL terdiri dari beberapa proses yaitu perencanaan, perancangan, pembangunan, pelaksanaan, pemeliharaan. Proses pembangunan perangkat lunak tersebut menghasilkan Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL), code program, arsitektur sistem, dan artifak lain. SKPL adalah sebuah deskripsi kebutuhan perangkat lunak. Kebutuhan perangkat lunak terbagi menjadi dua bagian yaitu fungsional dan non fungsional. Kebutuhan fungsional yaitu fungsi atau layanan yang harus disediakan atau dimiliki oleh perangkat lunak. Kebutuhan non fungsional atau biasa disebut kebutuhan kualitas adalah atribut, karakteristik, kualitas atau batasan yang harus dipenuhi oleh perangkat lunak baik pada lingkungan pembangunan ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-3


maupun pengoperasiannya. Kebutuhan Fungsional digunakan untuk pendefinisian layanan yang akan disediakan, bagaimana reaksi sistem terhadap input dan apa yang harus dilakukan oleh sistem pada situasi khusus (kebutuhan sistem dilihat dari kacamata pengguna). Umumnya SKPL direpresentasikan dengan menggunakan bahasa alamiah (natural language). Dalam tesis ini menggunakan pendekatan kontekstual dengan metode ITIL V.3.pada fase Service design. Dimana salah satu tujuan dari service design sendiri adalah untuk memastikan kualitas layanan TI pada tingkat pengambilan keputusan (Eksekutif) oleh kontribusi perbaikan keseluruhan dalam kualitas layanan TI. METODA Penelitian adalah suatu proses, yaitu rangkaian langkah-langkah yang dilakukan secara terencana dan sistematis untuk mendapatkan jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tertentu. Langkah-langkah yang dilakukan tersebut harus serasi dan mendukung satu sama lain, agar penelitian yang dilakukan mempunyai bobot yang memadai dan memberikan kesimpulan yang tidak meragukan. Singarimbun (1998) menegaskan pula bahwa penelitian merupakan suatu proses panjang. Penelitian berawal pada minat untuk mengetahui fenomena tertentu dan selanjutnya berkembang menjada gagasan, teori, konseptualisasi, pemilihan metode penelitian yang sesuai dan seterusnya. Hasil penelitian pada gilirannya akan melahirkan gagasan dan teori baru pula sehingga merupakan suatu proses yang tiada henti. Dengan demikian hasil penelitian yang diperoleh merupakan dasar dari suatu proses belajar yang kritis terhadap suatu permasalahan. Untuk mendapatkan hasil penelitian yang baik, diperlukan urutan dan tahapan penelitian yang baik pula.Tahapan penelitian ini sangat penting agar penelitian yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah dan mudah dipahami.Setiap tahap dalam penelitian merupakan penentu tahap-tahap selanjutnya sehingga diperlukan urutan langkah-langkah penelitian yang tersusun dengan baik. Tahapan yang dilakukan meliputi : Tahapan Proses Penelitian, Studi Pendahuluan, Pengumpulan Data dan Informasi, Analisa Sistem yang berjalan, Analisa Kebutuhan Sistem, Merumuskan Arsitektur Sistem Pangkalan Data, Analisa Potensi Masalah, Mendefinisikan Spesifikasi Kebutuhan Pangkalan Data, Requirement Reuse, Merumuskan usulan Rencana pengembangan Pangkalan Data, Merumuskan Key Success Factor, Verifikasi Kebutuhan. HASIL DAN DISKUSI Berdasarkan studi lapangan awal terdapat analisis sistem yang berjalan yang telah ada di pondok pesantren sunan drajat yang bisa digunakan sebagai acuan untuk pengembangan system informasi bagi pemberdayaan ekonomi, sosial dan manajemen pesantren.tetapi telah kami identifikasi beberapa kelemahan-kelemahan mendasar pada sistem tersebut yang perlu diatasi terutama belum ada nya standart atau framework sebagai landasan untuk membangun system sehingga system tersebut masih dibangun secara parsial dan oleh karena itu perlu dilakukan analisis kebutuhan sistem, yang bertujuan untuk mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan dari sistem connect pesantren. Pada pertemuan awal penulis dengan stakeholder pondok pesantren diketahui bahwa system connect pesantren bertujuan untuk melakukan penyajian data dan informasi terhadap kebijakan dan pengelolaan TI pada seluruh pondok pesantren berdasarkan framework ITIL V3, service design life cycle. Secara detail, tujuan system ini penulis jabarkan menjadi kebutuhan fungsional yang akan dijelaskan di bawah ini.

ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-4


Kebutuhan fungsional adalah deskripsi dari aktivitas dan pelayanan yang harus disediakan oleh system. Berdasarkan hasil pembicaraan dengan stakeholder dan analisa penulis, maka kebutuhan fungsional system adalah : 1. Sistem harus mampu menghasilkan standart format pelaporan, menentukan dan menggabungkan sumber – sumber data. Menentukan metrik., batasan kapasitas layanan. 2. Sistem harus mampu membantu mengintegrasikan seluruh komponen system berupa statistik dalam rangka mensejajarkan kapasitas dengan permintaan user. 3. Sistem harus mampu membantu pembuat kebijakan (eksekutif) dalam melakukan analisa dengan menghasilkan informasi kepada eksekutif berupa level pondok pesantren yang di control tiap manajemen layanan. 4. Sistem harus mampu menyimpan data – data dari masing – masing sumber data secara aman. Mappinghasil wawancara awal dengan Ketua Pondok pesantran sunan drajat terhadap lifecycle ITIL adalah sebagai berikut : Tabel 1. Mapping Tujuan Penelitian (Hasil Wawancara) dengan Lifecycle ITIL

No. 1

Tujuan Penelitian

Lifecycle ITIL Service Level Management (SLM)

2.

Aplikasi design yang Sudah ada saat ini Ketersediaan content

3.

Bentuk layanan katalog

Service Catalogue Management (SCM)

4.

Kapasitas layanan

Capacity Management (CM)

5.

Sistem Keamanan

Information Security Management (ISM)

6.

Teknologi Informasi

IT Service (ITSCM)

Availability management (AM)

Continuity

Management

Dari Tabel 1 diatas dapat dilihat bahwa mapping antara tujuan penelitian dengan lifecycle ITIL mengarah pada service design. KESIMPULAN Bertolak dari rumusan masalah yang ditetapkan dalam penulisan thesis ini serta analisis sistem yang sedang berjalan dengan berbagai masalah dan hambatan yang dihadapi dan kemudian melakukan analisis kebutuhan sistem yang baru dengan merancang sistem yang diharapkan untuk menghasilkan sistem informasi berbasis IT maka berikut ini penulis menyajikan beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Dokumen SKPL dikembangkan untuk sebagian tujuan program manajemen layanan design IT dan dukungan TI, yaitu proses manajemen layanan service design ITIL V.3. Dokumen SKPL ini berisi 11 (sebelas) aktifitas yang terdiri dari 9 (sembilan) aktifitas berdasarkan framework ITIL dan 2 (dua) aktifitas tambahan sebagai kebutuhan dari organisasi yaitu pelaporan dan evaluasi. 2. Pelaksana program dibagi menjadi 7 (tujuh) pihak yaitu Pimpinan (U), Service Operator (HO),Service Spesialist (HS), Operation Manager (IM), Software Manager (SM), Network ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-5


Manager (NM), danMaintenance Manager (MM) 3. Diagram RACI menunjukkan tugas dan tanggungjawab masing-masing pihak tersebut diatas dalam tiap langkah aktifitas. 4. Aktifitas-aktifitas yang dikembangkan dari framework ITIL, pelaksanaannya dilakukan secara kontinu dan terus menerus. Sementara aktifitas pelaporan dan evaluasi dilaksanakan pada awal dan akhir bulan saja. 5. Matriks tata laksana dibangun untuk menjadi kesimpulan keseluruhan proses program. Matriks berisikan masing-masing aktifitas dalam program berikut dengan tujuan, indikator kinerja, formulir dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan aktifitas, dan diagram RACI. DAFTAR PUSTAKA Amir, Mafri. 1999. “Etika Komunikasi Massa dalam Pandangan Islam”. Logos. Jakarta: Anthony, Robert N., dkk. Tanpa tahun. “Sistem Pengendalian Manajemen”. Binarupa Aksara. Jakarta. Arifin, I. 1993. “Kepemimpinan Kyai: Kasus Pesantren Tebuireng”. Kalimashada press. Malang. Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktek (Edisi Revisi IV). Jakarta: PT. Rineka Cipta. Busyairi, M. 2010. Perubahan Bentuk Satuan Pendidikan Pondok Pesantren dalam Mempertahankan Eksistensi (Studi Multi Kasus pada Pondok Pesantren Tebuireng Jombang, Pondok Pesantren Gading Malang, dan Pondok Pesantren Sidogiri Pasuruan). Disertasi. Malang: Program Studi Manajemen Pendidikan UM. Bogdan, Robert S & Sari Knope Biklan. 2003. Qualitative Research for Education an Introduction to Theory and Methods. Boston: Allynan Bacon. Bryson, John M.. 2001. Perencanaan Strategis Bagi Organisasi Sosial. Pustaka Pelajar: Yogyakarta. Bryson, J.M. 2002. Perencanaan strategis bagi organisasi sosial.Terjemahan Miftahuddin. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

oleh M.

Davis, Gordon B. 2005. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Penerbit PPM. David, Fred R., 2006. Manajemen Strategis. Edisi Sepuluh. Jakarta: Salemba Empat. Leffingwell, Dean., and Don Widrig. (2000). “Managing Software Requiremnents: A Unified Approach”. Addison-Wesley. Boston Ahwarumi, Biyati. 2011. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pondok Pesantren Sunan DrajatDalam Rangka Pengendalian Internal Organisasi, Skripsi, Malang : Fakultas Ekonomi UIN Malang.

ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-6


Pressman, Roger.(2005). “Software Engineering: A Practitioner’s Approach. 6th Edition”. McGraw-Hill. Romi Satria Wahono and Jingde Cheng. (2002).”Extensible Requirements Patterns of Web Application, IEEE International Symposium on Cyber Worlds (CW 2002)”, Japan IT Governance Institute (2007a), “COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models”, IT Governance Institute. IT Governance Institute (2000), “COBIT 3rd Implementation Tol Set”, IT Governance Institute. IT Service Management Forum (2007), “An Introductory Overview of ITIL V3”, IT Service Management Forum. Office of Government Commerce (2007b), “ITIL Service Design”, The Stationary Office

ISBN : 978-602-97491-4-4 C-54-7

SPESIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI BAGI PEMBERDAYAAN EKONOMI, SOSIAL DAN MANAJEMENPESANTREN (CONNECT PESANTREN)

Recommend Documents