Specifikace - Vyvolávací systém pro městský úřad ve Frýdlantu nad Ostravicí Požadovaná specifikace Interní objednávání klientů Popis systému Systém musí umožňovat objednání a rovněž rezervaci termínu příští návštěvy klienta. Klient může být objednán k určité činnosti na konkrétní termín. Vyvolávací systém bude realizován v jedné budově Městského úřadu č.p.139 ve Frýdlantu nad Ostravicí, a to pro Odbor vnitřních věcí a obecní živnostenský úřad a Odbor dopravy. Realizace objednávání a rezervace bude na jedné centrální výdejně lístku s dotykovou obrazovkou, která bude umístěna přímo na recepci. V čekacích místnostech pro odbor vnitřních věcí a obecní živnostenský úřad bude umístěn jeden hlavní LCD panel v přízemí a v I. NP bude umístěn další LCD panel pro odbor dopravy., tzn. 2 ks hlavních LCD panelů.. Dále pro odbor dopravy budou umístěny nad jednotlivými přepážkami 4 přepážkové displeje a pro odbor vnitřních věcí a obecní živnostenský úřad 2 přepážkové displeje. Požadovaná funkcionalita aplikace Fronty Automatické vyvolání klienta dle pořadí na základě povelu obsluhy Přednostní vyvolání klienta dle vlastního výběru Zobrazení fronty pro vybraná pracoviště Zobrazení více front pro různá pracoviště Nastavení default připojené fronty pro konkrétní počítač Filtr fronty dle různých ukazatelů Řazení fronty dle uživatelem zvolených kritérií Přesun klienta do jiné fronty Převzetí klienta z jiných front Odložení vyvolání o určenou dobu Přerušení aktuálně volaného klienta a jeho návrat do čekárny Administrace Správa uživatelských účtů umožňuje vytvářet, rušit a měnit uživatelské účty pro přístup do aplikace Nastavovat dobu platnosti účtů a nahlížet do historie změn účtů Nastavení přístupových práv k funkcionalitám Vytváření rolí a přidělování rolí uživatelským účtům Integrace uživatelských účtů s Active directory Windows server 2012 Monitoring Určený zaměstnanec zadavatele bude mít možnost dohledu nad celým provozem – délku jednotlivých front, počet odbavených či čekajících klientů na jednotlivých přepážkách atd. Tyto informace pak poslouží k organizaci klientských front a tedy ke zrychlení procesu obsluhy.
Statistiky Veškeré získané údaje budou zobrazeny v přehledných statistikách sloužících k přehledu nejen o návštěvnosti klientů a době jejich obsluhy, ale i o práci konkrétních zaměstnanců, jejich vytíženosti, vytíženosti jednotlivých přepážek či konkrétních činností. Výstup sledovaného období může být zobrazen v grafické podobě a exportován typicky do txt a csv. Komponenty vyvolávacího systému: 1. Hlavní LCD panely – 2 ks Musí splňovat tyto základní funkce: zobrazení pořadového čísla aktuálně volaných klientů a název přepážky – provedení červenou barvou zobrazení čísla přepážky, na kterou je klient volán - číslem zelené barvy zobrazování historie volaných klientů - využívá víceřádkového zobrazování zobrazení směrových šipek v provedení zelené barvy - napomáhá orientaci klientů Dále se požaduje rozšíření základních funkcí hlavních displejů o možnost: promítání videa nebo obrazové prezentace - vhodné pro umístění propagačních a prezentačních materiálů provozovatele systému - podpora video formátů mpeg2, wmv, avi a dalších - podpora obrazových formátů jpg, bmp,gif a dalších - volitelná možnost doplnění o TV vysílání - podpora HD rozlišení zobrazování textového řádku - vhodné pro rychlé sdělovaní aktuálních informací - umožňovat zobrazovat textové informace formou běžícího textu nebo prolínajících se obrazovek Provedení LCD hlavní displeje budou realizovány zapojením běžných TV panelů do vyvolávacího systému. obrazovky požadujeme o úhlopříčce minimálně 50 palců. Promítané obrazové a video sekvence, stejně jako obsah textového řádku musí být snadno měnit pomocí SW nástroje. Informace promítané na hlavní displej nesmí zatěžovat síťový provoz, musí být využíván vlastní hardware (PC apod.) Zapojení a komunikace Panely se budou připojovat přes HDMI rozhraní do řídícího PC, které bude komunikovat s vyvolávacím systémem prostřednictvím Ethernetu Napájení LCD hlavních displejů budou připojeny do běžné elektrické sítě AC 230V.
2. Přepážkové displeje – 6 ks LED displeje číslicové/grafické pasivní/aktivní označení přepážky 3 znaky pro číslo klienta 3. Tiskárna s dotykovou obrazovkou – výdejna lístků (kiosek) – 1 ks termo tisk objednávání a rezervace klientů směrové zobrazení požadované přepážky min. velikost 17 palců Objednání klientů přes internet Popis Aplikace musí umožňovat klientům možnost prohlédnout si aktuální stavy front na našich pracovištích a především možnost objednat se do vyvolávacího systému našeho úřadu na zvolený termín. Požadované možnosti aplikace Monitor Zobrazuje aktuální počet čekajících klientů na jednotlivých činnostech. Umožňuje rozklik na jednotlivé přepážky. Bude možno po celou dobu provozu vidět počty čekajících klientů i počet aktuálně obsluhujících přepážkových pracovišť na daných činnostech. Bude možno po celou dobu provozu zobrazit odhadovanou dobu čekání. Aplikace musí obsahovat slučování pracoviště v závislosti na úředních hodinách. Např. ve čtvrtek je v provozu pouze jedná přepážka pro vyřízení občanských průkazů a cestovních dokladů ( v jiných dnech to jsou dvě přepážky) Objednávání - požadovaný způsob Umožňuje objednání se do systému na konkrétní datum a čas. Klient tak přichází na smluvený čas, je vyvolán s prioritou a vyhne se čekání v dlouhých frontách. Z důvodu zabezpečení systému před tzv. fiktivními klienty se objednaný klient po příchodu do instituce ve vyvolávacím systému autentizuje pomocí obdrženého PINu. Autentizace spočívá v zadání PINu na dotekové obrazovce tiskárny pořadových lístků. Teprve po autentizaci obdrží lístek s pořadovým číslem pro přednostní obsluhu. Forma autentizace klientu umožňuje nastavit časové rozmezí, po které je jeho kód akceptován. Klient tedy není nucen se dostavit na minutu přesně. O časovém rozmezí je klient informován při obdržení PINu. Autentizace taktéž zamezí vyvolávaní objednaných klientů, kteří se z různých důvodů nedostavili. Tito klienti jsou z fronty vyřazeni a obsluze se nenabízí k vyvolání. Statistiky Zaměstnanci určení zadavatelem budou moci odkudkoliv z internetu zabezpečeně přistupovat k aplikaci pro zobrazení statistik vyvolávacího systému.
Postup objednaného klienta vyvolávacím systémem – požadovaný způsob • Klient si v objednávkovém formuláři na webu vybere vhodný časový termín a provede rezervaci. • Potvrzení o rezervaci bude možno zaslat e-mailem a vytisknout. Na potvrzení je čtyřciferný autentizační kód (PIN), činnost, datum a čas, na který se objednal a další pokyny pro klienta. • Po příchodu do instituce si klient na tiskárně s dotekovým displejem volí tlačítko pro objednané klienty a po vyzvání zadá svůj kód. Vyvolávací systém je upozorněn, že se objednaný klient dostavil a zařazuje jej do fronty příslušné činnosti s prioritou, tj. tak, aby byl vyvolán jako první následující klient. • Obsluha na displeji vidí, že je ve frontě klient objednaný přes internet. • Klientovi, který se nedostaví v dohodnutém časovém rozmezí, je PIN zneplatněn a rezervace propadá. • Obsluze tento klient není nabízen, automaticky je obsluze nabízen k vyvolání další klient. Zabezpečení aplikace Komunikace mezi PC vyvolávacího systému a serverem aplikace musí být zabezpečena prostřednictvím HTTPS protokolu. Ověřování přístupových práv bude probíhat při každé komunikaci se serverem. Přístup do administrace aplikace musí být rovněž protokolem HTTPS, ochrana přes login a heslo. Data budou aplikací zasílána vždy na základě vyslání požadavku řídícím počítačem vyvolávacího systému, což prakticky bude zamezovat možnost ohrožení sítě uživatele zvenčí. Flexibilita aplikace • Bezproblémová integrace aplikace do struktury a vzhledu webových stránek uživatele. • Počet klientů a časový interval pro možnost objednávání klientů přes internet bude možno uživatelsky nastavit pro každou činnost vyvolávacího systému. • Uživatelsky lze také nastavit časové rozmezí, ve kterém vyvolávací systém objednaného klienta přijme. Například klientovi, který je objednán na 10:00 bude autentizace přijata v rozmezí od 9:45 do 10:15. O tomto rozmezí je klient informován v potvrzovacím e-mailu. • Veškerá data z konfigurace vyvolávacího systému (názvy činností, počty přepážek, provozní doby) bude do aplikace přenášena automaticky. • Zprovozněním internetového objednávání bude současně umožněno objednávání telefonické či osobně u obslužné přepážky Součástí realizace vyvolávacího systému bude: instalace kabeláže, uchycení a zapojení HW komponent systému (tiskárny lístků, displejů, monitorů atd.) Instalace a nastavení SW, zprovoznění systému, zaškolení uživatelů Technické požadavky Systém bude provozován jako klient server Řídící serverová aplikace musí podporovat virtuální servery VMWARE ESXI 6.0 a operační systém Windows Server 2012 64 bit a výše. Aplikační software ( tlustý klient): Windows 7 prof. 64 bit a výše. Webová aplikace (tenký klient): Internet Explorer 9 a výše, Mozilla Firefox, Chrome
Záruční servis Dodavatel zajistí: - záruční servis na HW a kabeláž min. na 36 měsíců - záruční servis na funkčnost SW min. na 36 měsíců Poskytování HW a SW maintenance – technická podpora a servis Dodavatel zajistí: - odstranění nefunkční součásti HW do 48 hodin v pracovní dny od nahlášení dodavateli - odstranění nefunkčního systému (SW) do 24 hodin v pracovní dny od nahlášení dodavateli - podporu SW po dobu 60 měsíců - update, upgrade systému od data převzetí a uvedení do provozu - podpora HW po dobu 60 měsíců od data převzetí a uvedení do provozu
