EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL COMMUNICATIE VERTEGENWOORDIGINGEN Thematische ondersteuning
SPECIFIEKE OVEREENKOMST VOOR EEN ACTIESUBSIDIE [NR.] OVEREENKOMSTIG KADEROVEREENKOMST [NR.]
Deze specifieke overeenkomst (“de overeenkomst”) wordt gesloten tussen: De Europese Gemeenschap (“de Gemeenschap”), vertegenwoordigd door de Commissie van de Europese Gemeenschappen (“de Commissie”), die voor de ondertekening van deze overeenkomst wordt vertegenwoordigd door Willy Hélin, Hoofd van de Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in België enerzijds, en [volledige officiële naam] [officiële rechtsvorm]1 [wettelijk registratienummer]2 [volledig officieel adres] [btw-nummer], (“de gastorganisatie”), die voor de ondertekening van deze overeenkomst wordt vertegenwoordigd door [voornaam, familienaam, functie], De volgende bijlagen vormen een integrerend onderdeel van de overeenkomst:
Bijlage I Bijlage II
1 2
Actieplan Totale begroting van het actieplan
Weglaten indien de partner een publiekrechtelijke entiteit is. Weglaten indien de partner een publiekrechtelijke entiteit is.
1
ARTIKEL 1 – VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST 1.1 De overeenkomst wordt opgesteld overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de tussen de Commissie en de gastorganisatie gesloten kaderovereenkomst nr. […] van […]. 1.2 De Commissie heeft besloten onder de voorwaarden van deze overeenkomst en de kaderovereenkomst, die de gastorganisatie verklaart te kennen en te aanvaarden, subsidie te verlenen voor de in bijlage I beschreven actie met de titel “………..” (“de actie”). 1.3 De gastorganisatie aanvaardt de subsidie en verbindt zich ertoe alles in het werk te stellen om, onder haar eigen verantwoordelijkheid, de acties als omschreven in bijlage I uit te voeren, met inachtneming van de bepalingen van bovengenoemde kaderovereenkomst, die geldt voor de uitvoering van de overeenkomst. ARTIKEL 2 – DUUR 2.1
De acties vangen aan op [...] (“aanvangsdatum van de actie”)3.
2.2
De acties hebben een duur van […] maanden te rekenen vanaf de aanvangsdatum.
2.3. De termijn voor de uitvoering van de acties is bepalend voor de periode waarin kosten in aanmerking komen voor communautaire subsidiëring. ARTIKEL 3 – FINANCIERING VAN DE ACTIE De totale kosten van het actieplan worden geraamd op EUR […], overeenkomstig de totale begroting in bijlage II. De actie wordt door de Commissie medegefinancierd tot een maximumbedrag van EUR […], d.w.z. maximaal 50% van de totale subsidiabele uitgaven. De medefinanciering door de Commissie wordt verleend in de vorm van forfaitaire bedragen van in totaal […] ter medefinanciering van de volgende categorie(en) kosten: [module ] wordt gefinancierd met een forfaitair bedrag van EUR […] [module ] wordt gefinancierd met een forfaitair bedrag van EUR […] [module ] wordt gefinancierd met een forfaitair bedrag van EUR […] Onverminderd artikel II.19 van de kaderovereenkomst wordt het uiteindelijke subsidiebedrag vastgesteld overeenkomstig artikel II.17 van de kaderovereenkomst. Het bedrag aan medefinanciering door de gastorganisatie en/of externe sponsors wordt vermeld in de totale begroting als bedoeld in de eerste alinea. De totale begroting moet in evenwicht zijn en er moet een onderscheid worden gemaakt tussen kosten die wel c.q. niet voor communautaire financiering in aanmerking komen, overeenkomstig de definities in artikel II.14 van de kaderovereenkomst. 3
Overeenkomstig artikel 112 van het Financieel Reglement kan subsidiëring van reeds begonnen acties slechts worden toegestaan indien de aanvrager kan aantonen dat het noodzakelijk was met de actie te beginnen vóór de ondertekening van de overeenkomst. In dat geval mogen de subsidiabele uitgaven evenwel niet vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag zijn gedaan, behalve in naar behoren gemotiveerde, uitzonderlijke gevallen (die in het basisbesluit worden genoemd of bij steunverlening in crisissituaties en humanitaire operaties).
2
Tijdens de uitvoering van de acties mag de gastorganisatie vragen om de begroting aan te passen door een module te vervangen door een of meer andere modules met dezelfde waarde. De gastorganisatie richt een dergelijk verzoek tot aanpassing bij aangetekende brief met ontvangstbevestiging of op gelijkwaardige wijze tot de Commissie, die zich het recht voorbehoudt de aanpassing binnen een termijn van twintig dagen vanaf de dag van ontvangst van het verzoek te weigeren. Na het verstrijken van die termijn wordt het verzoek geacht te zijn ingewilligd. ARTIKEL 4 – WIJZE VAN BETALING 4.1
VOORFINANCIERING
Binnen 45 dagen na de datum van ondertekening van de overeenkomst door de laatste van de twee partijen bij de overeenkomst, wordt aan de gastorganisatie een voorfinanciering verstrekt van EUR […], d.w.z. 70% van het in artikel 3 vermelde maximale subsidiebedrag. 4.2
BETALING VAN HET SALDO
Het verzoek om betaling van het saldo gaat vergezeld van het eindverslag over de uitvoering en van de volgende documenten tot staving van de definitieve vaststelling van het forfaitaire bedrag: Module
M1: Primaire informatiediensten voor het grote publiek
M2: Website
M3: Elektronische nieuwsbrief
Acties Centrum minimaal 20 uur per week geopend Adequate bewegwijzering / aanduidingen, locatie en faciliteiten conform de vereisten in de oproep Eén medewerker die informatiediensten verleent conform de vereisten in de oproep Ondersteuning van de vertegenwoordiging van de Commissie conform de vereisten in de oproep Deelname aan door de Commissie georganiseerde coördinatie/trainingsbijeenkomsten Website of speciale webpagina op de website van de gastorganisatie waar de aandacht op het informatiecentrum wordt gevestigd; dient minimaal 1 x per week bijgewerkt te worden EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften Elektronische nieuwsbrief die minimaal 1 x per maand onder ten minste honderd contacten wordt verspreid EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften
M4: Audiovisueel materiaal
Minimaal 500 cd’s/dvd’s Dvd met minstens 15 minuten speelduur Cd-rom met minstens 0,6 Gb materiaal EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften
M5: Gedrukt materiaal
Minimaal 500 exemplaren Publicatie van minstens 10 pagina’s op A5formaat Voor andere gedrukte materialen dient
3
Bewijsstukken Aantal persoonlijke contacten Aantal behandelde telefonische oproepen Aantal behandelde e-mails Aantal medewerkers van het centrum te vermelden in de onlinerapportagetool
Hyperlink vermeld in de onlinerapportagetool
Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Inhoudsopgave van de 12 elektronische nieuwsbrieven Verspreidingslijst(en) Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Onderwerp en doelgroep van het geproduceerde materiaal Verspreidingslijst(en) vergezeld van één exemplaar van de publicatie(s) Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Onderwerp en doelgroep van het
M6: Media
M7: Evenementen binnen
M8: Evenementen buiten
M9: Evenementen
bovengenoemd aantal als uitgangspunt te worden genomen EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften Minimaal 20 bijdragen aan audiovisuele of gedrukte media Publicatie van artikelen in de gedrukte media, deelname aan tv-/ radioprogramma’s, advertenties van het centrum in gedrukte/audiovisuele media EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften Een totale deelname van minimaal 100 deelnemers voor alle evenementen Een evenement dient minimaal 3 uur te duren EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften
Een totale deelname van minimaal 200 deelnemers voor alle evenementen Een evenement dient minimaal 3 uur te duren EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften
Evenementen binnen en buiten met een totale deelname van minimaal 200 deelnemers voor alle evenementen Een evenement dient minimaal 3 uur te duren EU-informatie toegespitst op de communicatieprioriteiten van de Commissie en de lokale behoeften
M10: Evaluatie/ Effectbeoorde ling/ Feedback
Uitvoeren van een evaluatie-/ effectbeoordelingsstudie; opstellen van feedbackverslag van minimaal 5 blz. op basis van een methodologische evaluatie van ten minste 75% van de activiteiten
M11: Andere activiteiten
In te vullen door de aanvrager
geproduceerde materiaal Verspreidingslijst(en) vergezeld van één exemplaar van de publicatie(s) Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: lijst van de geleverde bijdragen en naam van de auteur (in voorkomend geval) naam van het medium en publicatiedatum Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Aantal elementen Doelgroepen Deelnemerslijsten vergezeld van het programma van elk evenement Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Aantal elementen Doelgroepen Deelnemerslijsten vergezeld van het programma van elk evenement Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota met informatie over: Aantal elementen Doelgroepen Deelnemerslijsten vergezeld van het programma van elk evenement Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota over de geplande follow-up van de studie vergezeld van een exemplaar van de studie Door de gastorganisatie ondertekende en gestempelde nota over de uitvoering van de respectieve activiteiten
De Commissie heeft 45 dagen de tijd om het technische uitvoeringsverslag te aanvaarden of te verwerpen en om overeenkomstig artikel II.17 van de kaderovereenkomst het saldo te betalen, dan wel om aanvullende bewijsstukken of informatie te verlangen, volgens de procedure van artikel II.15 van de kaderovereenkomst. In dat geval heeft de gastorganisatie 15 dagen de tijd om de gevraagde aanvullende informatie of een nieuw verslag te verstrekken. De Commissie kan deze betalingstermijn volgens de procedure van artikel II.16 van de kaderovereenkomst opschorten. ARTIKEL 5 – OVERLEGGING VAN VERSLAGEN EN ANDERE DOCUMENTEN 4
Van het uitvoeringsverslag en de overige documenten als bedoeld in artikel 4 moet één exemplaar in het [taal] worden overgelegd binnen vier maanden na afloop van de in artikel 2, punt 2, vermelde duur van de acties. ARTIKEL 6 – BANKREKENING De betalingen gebeuren in euro’s op de onderstaande bank- of subrekening van de gastorganisatie4: Naam van de bank: […] Filiaaladres: […] Precieze benaming van de rekeninghouder: […] Volledig rekeningnummer (inclusief bankcodes): […] IBAN-code van de rekening: […] Deze rekening of subrekening moet de identificatie van de betalingen van de Commissie mogelijk maken.
HANDTEKENINGEN
Voor de gastorganisatie
Voor de Commissie
[voornaam/familienaam/functie]
Willy Hélin Hoofd van de Vertegenwoordiging
[handtekening]
[handtekening]
Gedaan te [plaats], [datum]
Gedaan te [plaats], [datum] In tweevoud in het […]
4
Zoals blijkt uit het identificatiedocument van de rekening dat door de betrokken bank is afgegeven of gewaarmerkt.
5
