I NLEI DI NG
spatio Zoekt u een automatiseringssysteem dat naadloos past bij uw dagelijkse serviceactiviteiten? Wilt u een softwarepartner die weet wat er in de service- en installatietechniek speelt? Lees in deze brochure dan alles over Spatio - de unieke software van Newminds - voor uw planning, uw servicebussen (voorraadaanvulling), uw buitendienst (werken met pda) en nog veel meer.
bekend terrein zijn, profiteert u van software, afgestemd op uw bedrijfssituatie. Eenvo ud in g eb ruik
Spatio is gebaseerd op Microsoft DynamicsTM Nav. Dat betekent voor u vertrouwdheid en gebruiksgemak. Tien tegen één dat u namelijk al met Microsoft werkt. Voor uw e-mail, uw tekstverwerker of uw spreadsheets. De gebruiks-vriendelijkheid van bijvoorbeeld Outlook, Word of Excel kent u dus al. Dat maakt ook werken met Spatio voor u eenvoudig.
Voor w i e i s Sp a t i o
Spatio is speciaal ontworpen voor bedrijven in de service- en installatietechniek; bedrijven die ‘Service’ met een hoofdletter schrijven en diezelfde ‘Service’ ook zoeken bij hun automatiseringspartner. Omdat de specifieke problemen, vraagstukken en doelstellingen van uw branche voor ons al jaren
De belangrijkste mogelijkheden van Spatio vindt u in deze brochure. Mist u bepaalde functionaliteit of hebt u speciale wensen? Vraag het ons.
2
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
Ove rzic h t
We l ke m odu les p a s s en b ij u?
ONDERW E G
NC NA
V
IN
FI
V
R OO
RA
KO
PLANBORD
IEE
D
L
N A
PROJECTE
OP HET WEB
O
P
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
3
ER
SER
KO
OP
VICE
4
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
planbord
P l a n bo rd & A g end a
Als serviceverlener hebt u te maken met strakke planningen en efficiënte inzet van mensen en middelen. Het planbord van Spatio is speciaal gemaakt om dit doel te bereiken.
Met de unieke planmodule van Spatio kunt u: • Ingeplande taken koppelen aan de persoonlijke agenda’s van uw medewerkers en aan de module tijdregistratie (dagstaatverwerking) • Statistische informatie inzien over bezochte relaties, binnengekomen klachten, afgehandelde storingen, openstaande taken, geplande taakuitvoering etc.
D ir e ct o v e rz i c ht
Vo o r w i e?
In Spatio werken de planners vaak met twee beeldschermen: eentje voor de storingen van servicecalls en eentje voor overzicht op het planbord. Voert u een storing of onderhoudscontract in op het ene scherm, dan ziet u de gevolgen hiervan direct op het planscherm. En dankzij dit geïntegreerde planbord hebt u in één oogopslag inzichtelijk waar zich welke technici of verkopers bevinden. Zo kunt u binnenkomende storingen of aanvragen direct doorspelen aan de dichtstbijzijnde medewerker.
De planmodule is bijzonder geschikt voor bedrijven die te maken hebben met de servicetaken voor monteurs, verkopers en overige medewerkers. Waar kan Planbord & Agenda concreet bij ondersteunen? Inplannen van monteurs Voor o.a.: • Nieuwplaatsingen (installatie verkochte producten) • Storingsoplossing • Onderhoudswerkzaamheden • Projectafronding (restpunten etc.) Inplannen van verkopers (ook binnendienst) Voor o.a.: • Bezoeken, bezoekrapporten en follow-up • Offerte- en projectopvolging • Leadregistratie en follow-up • Klachtenregistratie en klachtopvolging Inplannen van taken voor overige medewerkers Voor o.a.: • Calculaties en tekeningen • Vakantieplanningen • Besprekingen Desgewenst kunt u de ingeplande taken en afspraken direct in uw Outlookagenda laten bijwerken.
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
5
I nkoop & Ve rkoop
In ko o p & v erko o p
Wilt u meer uit de administratie rond uw in- en verkoop halen en een betere afstemming bereiken tussen deze twee trajecten? De in- en verkoopmodule
van Spatio koppelt deze gegevens en zorgt daardoor voor een optimaal inkoopbeleid.
Uitgebreide klant- en le v e r an ci e r s of f e rt e s
Sp ec i fi ek e i n k o o p fu n c t i es :
• Match en koppeling inkoop- en verkoopregel • Automatische inkoopaanvraag/bestelling incl. artikelspecificaties • Inzicht in leverdatum van leveranciersbestelling • Bepaling leverdatum per verkooporder (o.b.v. inzicht leverancierslevering)
Met deze modules kunt u zeer snel uitgebreide offertes maken. Deze offertes zijn zo opgemaakt dat u ze direct naar uw klanten kunt versturen. Zo krijgt u nooit een verschil tussen de verstuurde en de opgeslagen offerte. Wat biedt de in- en verkoopmodule u: • Meerdere offerteversies maken en opslaan • Standaardvoorwaarden koppelen aan offertes • Standaardteksten eenmalig invoeren (zoals inleiding) • Uitgebreide omschrijving toevoegen bij artikelen en diensten (evt. per offerte aanpasbaar) • Taken offerteopvolging aanmaken (incl. plaatsing op planbord en in agenda)
D i r ec t e i n k o o p
Koopt u artikelen specifiek in voor een bepaalde verkooporder, bijvoorbeeld bij maatwerk of niet voorradige onderdelen? Dan kunt u in het speciale modulegedeelte voor directe inkoop per verkoopregel aanvinken of u het product direct wilt bestellen of alleen een (prijs)aanvraag doet.
S p e cif ie k e v e rk oo p f u n c ti e s:
• Verwachte slagingskans en opdrachtdatum bij offerte invullen • Omzetprognoselijst (op basis van slagingskans) • Statistiek van binnengehaalde en misgelopen opdrachten (inclusief reden)
6
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
7
se rvi c e
Op t i m a l i satie v o o r s erv icecalls en voorraad
Vo o r r a a d a a n v u l l i n g s e r v ice b u s s e n
Machinehistorie
Wilt u inzicht in alles wat met uw geleverde apparaten te maken heeft? Spatio bevat een module met een uitgebreide machinehistorie. Ieder product waarop u service verleent, staat hier automatisch als service-item aangemerkt, zodra u het uitlevert.
Efficiënte inzet van uw monteurs begint niet alleen met een goede planning, maar ook met snelle voorraadaanvulling van hun servicebussen. De speciale voorraadmodule van Spatio houdt de hoeveelheid onderdelen per servicebus bij. Verbruikt uw monteur ’s middags een onderdeel, dan kan de nachtkoerier dit de volgende morgen al aanvullen dankzij de lijst die Spatio per bus uitdraait. De module boekt het onderdeel vervolgens automatisch af van het centrale magazijn en verhoogt de voorraad in de servicebussen.
Wat houdt de machinehistorie zoal bij: • Gebruikte onderdelen • Verholpen storingen • Locatie van de machine • Leveranciersafspraken • Garantie op de machine • Garantie bij uw leverancier • Productinruil, -revisie en -herverkoop, incl. eventueel nieuwe garantietermijn
Plannen van o n d e r h o u ds c on t ra c t e n
Ser vi c ec a l l s
Belt uw klant, dan hebt u dankzij de module Servicecalls snel alle relevante klantinformatie op uw beeldscherm: van afgenomen apparaten inclusief serienummers en bijbehorende onderhoudscontracten tot garanties, afgelegde bezoeken en verrichte handelingen. Vanuit dit scherm helpt u uw klant dus adequaat. Als uw telefooninstallatie hiervoor geschikt is, verschijnen deze gegevens zelfs al op uw beeldscherm zodra uw relatie belt!
Houdt u van overzicht? Voer dan bij het afsluiten van een onderhoudscontract het aantal (en eventueel de data van de) servicebeurten in Spatio in. Ook kunt u onderhoud en storingen (servicecalls) dankzij deze module snel via e-mail uitbesteden aan collega-bedrijven (bijv. bij te weinig eigen capaciteit).
8
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
PROJ ECTEN
Ca l c u l a t i e v a n p ro jecten
P r o j ec t en vo o r c a l c u l er en
Bij uitvoering van grotere projecten wilt u natuurlijk compleet overzicht van alle hieraan gerelateerde zaken: van dataplanning en begroting tot daadwerkelijke kosten. De Spatio projectmodule maakt dit mogelijk.
Wilt u inzicht in de verwachte brutomarge van een project? Spatio houdt uw inkoop- en verkoopprijzen bij en geeft u een eerste indruk. Vervolgens zet u binnen de module Projectcalculatie de verwachte projectkosten en opbrengsten tegen elkaar af voor een helder projectbudget. Dankzij direct inzicht in het verwachte financiële resultaat, kunt goed offreren.
Met de module Projectinformatie kunt u: • Alle betrokken partijen registreren (incl. bijvoorbeeld architect, aannemer etc.) • Basisinformatie vastleggen (zoals startdatum, deadlines etc.) • Documenten koppelen (zoals bestek, tekeningen, calculaties etc.) • Document mailen naar alle betrokkenen • Taken koppelen aan project, planbord en agenda van uw medewerker(s )
Taakoverzicht binnen Projectcalculatie: • Verkoopoffertes en -orders koppelen aan project • Directe kosten invoeren (bijv. huur van een kraan, inzet medewerkers) • Indirecte kosten meewegen (management, administratie etc., vaak percentage van projectkostprijs)
P r o je ct e n n a c a l c u l e re n
Ter m i j n fa c t u r a t i e
Goed ondernemerschap begint bij realistische calculaties. Maar hoe weet u of uw voorcalculatie klopte? Uw gemaakte kosten hebt u inzichtelijk dankzij onze Spatio module Dagstaatverwerking (tijdregistratie): u registreert de werkelijk bestede uren aan een project en kent materiaalverbruik toe via het projectdagboek. Informatie over de gerealiseerde omzet haalt u uit de gefactureerde bedragen. Samen vormt dit uw nacalculatie, die leidt tot de daadwerkelijke winstmarge. Deze module bevat ook overzichten om voor- en nacalculatie te vergelijken voor meer inzicht en efficiency.
Factureert u grote bedragen in delen? Met de Spatiomodule Termijnfacturatie kan dat. Het programma boekt de gefactureerde bedragen niet direct in de winst-en-verliesrekening, maar parkeert ze op een balansrekening. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld 30% bij opdracht, 60% bij levering en 10% bij acceptatie van de klant te factureren.
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
9
10
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
Onde rweg
Sp a t i o o nd erw eg
“Service vanaf mijn patio.” Dat is wat een relatie gekscherend zei over de softwarenaam Spatio. Dit is weliswaar niet de achterliggende gedachte, maar
klopt feitelijk wel. Want dankzij Spatio hebt u altijd en overal, thuis, op vakantie of gewoon op kantoor toegang tot en overzicht van uw bedrijfsgegevens.
Vo o r t e c hn i c i
Vo o r ver k o p er s
Spatio ondersteunt uw serviceteam onderweg via mobiele apparatuur. Per laptop of pda loggen de servicemonteurs in in uw bedrijfsnetwerk en registreren ze verbruikte materialen en bestede uren op de geplande werkbonnen die Spatio doorstuurt. Na de registratie stuurt de monteur de info terug naar het systeem.
Werkt u met verkopers op de weg? Vergroot dan hun efficiency met de module Verkopersportal. Uw verkoper krijgt een laptop of kan ’s avonds vanuit huis zijn administratie bijwerken. Wat kan uw verkoper met Verkopersportal: • Bezoekrapporten vastleggen (inclusief contactpersonen, adresinformatie etc.) • Klachten registreren • Nieuwe leads registreren • Artikelvoorraad inzien • Offertes en orders invoeren
Wat kan uw monteur met Spatio: • Servicebonnen inzien • Voorraad in centraal magazijn of collega bussen inzien • Verbruikte materialen en uren registreren • Digitale handtekening laten zetten door klant
U bepaalt hoe u dit proces wilt organiseren.
Na de monteursklus rolt de klantfactuur dan automatisch uit de printer op kantoor.
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
11
I NT ER NET
Sp a t i o o p het w eb
Wilt u de professionaliteit van uw interne organisatie naar buiten uitstralen? Dankzij Spatio en Newminds kunt u alle gewenste product- en servicegegevens online beschikbaar stellen voor (potentiële) klanten
en andere zakenrelaties. Een gekwalificeerd team van Newminds ontwikkelt uw webapplicatie en koppelt deze eenvoudig aan Spatio.
Uw p r o d u c tc a t a l o g u s o n l i n e
In fo r m a t i e vo o r u w k l a n t en
Hoe benut u al uw artikelinformatie online? Spatio houdt uw artikelgegevens bij, inclusief prijzen, voorraad etc. Voegt u foto’s en afbeeldingen toe, hangt u er bijlagen aan (Word, Excel, pdf’s met prijs- of technische informatie, handleidingen etc.) en maakt u een indeling in categorieën, dan hebt u uw productcatalogus al bijna compleet. Door inzet van onze module Website/productcatalogus stuurt Spatio uw website aan en verschijnen uw producten in de online productcatalogus.
Biedt u uw klanten graag meer service en gebruiksgemak? Of wilt u uw binnendienst ontlasten? Geef uw relaties dan toegang tot bestelen onderhoudsinformatie, zoals: • Gekochte apparaten • Afgesloten onderhoudscontracten • Gemelde storingen • Status storingen (hoe laat komt de monteur) • Prijzen van onderdelen en accessoires Uw klant hoeft minder te vragen, want de antwoorden vindt hij zelf al op uw website!
Uw e ig e n w e bw i n k e l
Wilt u het bestelgemak voor uw klanten verhogen? Via een speciale module loggen uw klanten in op uw website voor het online plaatsen van orders. Accessoires en onderdelen van apparatuur die ze gebruiken kunnen ze via de webshop bestellen. Spatio leest de bestellingen automatisch vanuit de webapplicatie in. U beoordeelt ze en neemt ze vervolgens op in de reguliere orderverwerking. Geen gedoe met inrichten van uw webshop: Spatio regelt het voor u.
12
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
14
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
mee r spatio
M e e r m o g elijkheden met Spatio
Calculeren van o n d e r h o u ds c on t ra c t e n
Ad r esver i fi c a t i e
Ergert u zich ook aan een verkeerd gespelde of onjuiste adressering? Maak al bij het eerste contact met een prospect een goede indruk. Gebruikt u onze postcodemodule en toetst u een postcode met huisnummer in, dan maakt Spatio via het internet contact met Cendris en vraagt het de correcte adresgegevens op. De juiste straat en woonplaats vult het systeem vervolgens automatisch in bij uw relatie.
Wat kost uw onderhoudscontract? Om deze vraag te beantwoorden kunt u in Spatio onderhoudscontracten vastleggen. De module Contractcalculatie maakt vervolgens alle (financiële) details inzichtelijk: • Aantal onderhoudsbeurten • Tijdsduur gemiddelde onderhoudsbeurt • Uurtarief per monteur • Verwacht materiaalgebruik • Uit te besteden werk • Overige posten Dankzij Contractcalculatie krijgen uw onderhoudscontracten een stevig fundament in de vorm van een goede voorcalculatie.
D i g i t a a l d o c u m en t en a r c h i ef
Wilt u voortaan al uw brieven, e-mails en telefoonnotities bij de hand? Duurt uw interne fiatteringsproces te lang? Dankzij Invu Documentbeheer slaat u (gescand) papierwerk op en bewaart u belangrijke e-mails, faxen en documenten uit o.a. Word en Excel. De software stuurt desgewenst zelfs de gegevens van de inkoopfactuur naar uw administratie en maakt inboeken overbodig. En staat een crediteurennota open, dan tovert u deze met een muisklik op uw monitor. Door digitaal opbergen en fiatteren, voorkomt u zoekgeraakte facturen en wint u tijd.
Uit g e b r e i d c re di t e u r e n b e heer
Betalen uw klanten niet tijdig of hebben zij een zetje nodig? De module Creditmanagement ondersteunt uw aanmaningsproces dankzij een overzicht van na te bellen klanten (u bepaalt de criteria). Maakt u gebruik van koppeling met uw telefooncentrale, dan belt Spatio zelfs het juiste telefoonnummer voor u! U noteert alleen nog de (nieuwe) betalingsafspraak en de datum waarop u uw relatie – bij uitblijvende betaling – opnieuw belt.
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
Invu is afkomstig uit Engeland en betreft de enige module die wij niet zelf hebben ontwikkeld, maar als reseller – inclusief Spatiokoppeling met Microsoft DynamicsTM Nav - aanbieden.
15
Mi c rosoft
Ge br u i k s gema k v a n M icro s oft als basis
Spatio is gebaseerd op Microsoft DynamicsTM Nav. Dat betekent voor u vertrouwdheid en gebruiksgemak. Tien tegen één dat u namelijk al met Microsoft werkt. Voor uw e-mail, uw tekstverwerker of uw spreadsheets. De gebruiksvriendelijkheid van bijvoorbeeld Outlook, Word of Excel kent u dus al. Dat maakt ook werken met Spatio voor u eenvoudig.
1 . U w rel at ieb e he e r
Al uw relatiegegevens inclusief contactpersonen vastleggen, van leveranciers en medewerkers tot afnemers. Documenten, e-mails, telefoonnotities linken aan uw contactpersonen. Handig mailings maken en relaties in rayons en (markt)segmenten indelen (bijv. voor statistische informatie) en nog veel meer.
2. Uw inko o p
Offertes aanvragen en inkooporders plaatsen, maar bijvoorbeeld ook ontvangen goederen inboeken (op administratie of in magazijn), inkoopprijzen van verschillende leveranciers vastleggen en automatisch een inkoopvoorstel produceren als de voorraad (teveel) afneemt.
Wa a r o m k i ezen m i l j o en en m en s en vo o r Mi c r o s o ft ?
• Gebruiksvriendelijk: Heldere, uniforme werkwijze in alle programmatuur. • Solide: Bewezen degelijke programmatuur van de grootste softwareproducent ter wereld. • Uitwisselbaar: Moeiteloos gegevens uitwisselen met andere Microsoft programma’s. • Waardevaste investering: De programmatuur groeit mee met uw organisatie.
3 . U w v er k oop
Onder meer verkoopoffertes maken, verkooporders noteren, geleverde goederen boeken (op administratie of in magazijn), evenals verkoopprijzen en kortingen vastleggen voor verschillende klanten(groepen) en artikel(en)(groepen) en retourorders en creditnota’s verwerken.
4 . U w v oor r aa d a d m i n i st r a t i e
Voorraad, voorraadverplaatsing en voorraadtelling bijhouden voor verschillende magazijnen, waardebepaling (zowel bij vaste verrekenprijs als gemiddelde inkoopprijs en LIFO- of FIFOprincipe) en registreren serienummers en goederenlocaties in verschillende magazijnen.
5 . U w s er v i ce p ro c e s
Service-items maken van uw verkochte producten en de leverdatum, garantieperiode en productlocatie bijhouden. Maar ook vastleggen en factureren (per bezoek of periodiek) van onderhoudscontracten, registreren van werkbonnen en verbruik van uren, onderdelen, voorrijkosten etc. op serviceorders voor automatische facturatie.
6 . U w financi ë l e a d mi n i s t r a t i e
Budgetten opstellen, openstaande postenlijsten (in- en verkoop) opvragen, btw- en Intrastataangifte doen en telebankieren. Inclusief compleet rekeningschema.
16
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
17
18
spa t io | automatise ring se rvic e - e n installatie t e c hnie k
On ze aanpak
On z e p ro j ecta a n p a k
De enorme keuze aan administratiemodules maakt dat u met Spatio alle kanten op kunt. Maar wat komt er allemaal op u af? Minder dan u denkt, want voor een succesvolle implementatie werken wij met een gedegen en inzichtelijke projectaanpak. Van installatie en applicatie-inrichting tot opleiding en ondersteuning tijdens en na ingebruikname van Spatio. U staat er niet alleen voor!
Zorgeloos installatieproces
Openheid en inzage
Wilt u een software-installatie zonder rompslomp? Newminds checkt of uw infrastructuur voldoet aan de standaardrichtlijnen van Microsoft en werkt voor zover nodig intensief samen met uw leverancier van deze structuur. En alhoewel wij geen computers leveren noch de netwerkinrichting van uw bedrijf verzorgen, adviseren wij u en uw leverancier desgewenst wel hieromtrent.
Wilt u weten wat de status is van een aan ons gestelde vraag? Vraagt uw boekhouding om inzage in de kosten? Via onze eigen webapplicatie hebt u dag en nacht toegang tot alle gegevens, ziet u aan welke vragen wij werken en wie hier mee bezig is. Wekelijks ontvangt u bovendien een e-mailoverzicht met de bestede tijd. Uw facturen van Newminds zijn daardoor nooit een verrassing.
Inrichting van Spatio
Wat hebt u nodig? In overleg met u richten onze consultants Spatio zo in, dat deze bij uw bedrijfsprocessen past. Vervolgens helpen we bij de inrichting van uw systeem. Levert u de gegevens van uw relaties en artikelen aan in Excel, dan zorgen wij voor het overzetten van uw bestaande data in de nieuwe programmatuur. Ook ontvangt u advies bij het inrichten van uw financiële administratie, uw voorraadadministratie, uw voorraadwaardering en andere bedrijfsprocessen. Omdat uw eindgebruikers straks moeten werken met de nieuwe software, luisteren we naar en overleggen we daarnaast regelmatig met een vertegenwoordiging van hen (key-users).
www.newminds.nl
Wa a r o m k i ezen b ed r i j ven voor Newminds?
Opleiding van gebruikers
Om de ingebruikname te versnellen, kunt u uw gebruikers cursussen laten volgen voor bediening van de applicatie (welke toetsen doen wat) of om een bepaald bedrijfsproces nader toe te lichten (zoals het offerteproces).
Veel ondernemers kozen al voor Newminds en Spatio. Onder meer vanwege onze grondige aanpak, de functionaliteit van onze software, onze ruime ervaring met Microsoft (ruim tien jaar!), onze oosterse nuchterheid en ons vermogen om met de nieuwste technologie nieuwe mogelijkheden voor hen te ontsluiten. Ook voor u reden genoeg om voor Newminds te kiezen?
Begeleiding bij ingebruikname
Gaat u aan de slag met Spatio, dan kijken wij mee en helpen we met de eerste orders, de eerste inkopen etc. Eventuele rimpels tijdens de ingebruikname strijken we meteen glad. Pas als u met een gerust hart naar huis gaat, doen wij dat ook.
Fb\khlh_m=rgZfb\l ¢ Ikhc^\m^g
Begeleiding na ingebruikname
Loopt u tegen een probleem aan? Desnoods kunt u zeven dagen per week, 24 uur per dag, met al uw vragen bij onze helpdesk terecht.
s p at i o | a u t o ma t i s eri n g s erv i ce - en i n s ta l l a ti etec h n i ek
19
Vestigingsadres: Lansinkesweg 4 7553 AE Hengelo Postadres: Postbus 960 7550 AZ Hengelo Telefoonnummer: 074 250 10 08 Faxnummer: 074 250 20 89 Internet: www.spatio.nl
