SONET LIGHT. Interactief Softwarepakket voor Loon- en Personeelsadministratie

SONET LIGHT Interactief Softwarepakket voor Loon- en Personeelsadministratie

Prato Services NV Henry Fordlaan 47 ■ Genk Zuid Zone 11 ■ 3600 Genk Tel 089/518670 Fax 089/355339 Email [email protected]

SONET LIGHT Interactief Softwarepakket voor Loon- en Personeelsadministratie

© 2000, Prato Services NV / Genk Niets van dit computerprogramma, de daarin opgenomen databestanden, noch van de op de kaft vermelde gegevens mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, via een retrievalsysteem of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De gebruiker van dit product wordt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie verleend voor het gebruik van de software en de gebruikershandleiding.

HOOFDSTUK 0: INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 0: Inhoudsopgave......................................................................................................................................... 1 Hoofdstuk 1: Inleiding .................................................................................................................................................... 1 1.1. Voorwoord.......................................................................................................................................................... 1 1.2. Opstarten van SONET LIGHT ........................................................................................................................... 1 1.2.1. Windows starten....................................................................................................................................... 1 1.2.2. De Windows-omgeving ............................................................................................................................ 1 1.2.3. SONET LIGHT starten ............................................................................................................................. 2 1.3. Hoofdscherm...................................................................................................................................................... 2 Hoofdstuk 2: Fiches....................................................................................................................................................... 1 2.1. Werkgever.......................................................................................................................................................... 1 2.1.1. Overzichtscherm werkgevers................................................................................................................... 1 2.1.1.1. Titelbalk ............................................................................................................................................... 1 2.1.1.2. Menubalk ............................................................................................................................................. 1 2.1.1.2.1. Bestand: detail, werknemers, secties, historiek en snelingave................................................... 2 2.1.1.3. Het overzichtscherm van werkgevers ................................................................................................. 2 2.1.1.3.1. Zoeklijn: Wgnr/Wgnaam .............................................................................................................. 2 2.1.1.3.2. Gegevenslijst ............................................................................................................................... 2 2.1.2. Detailscherm werkgevers......................................................................................................................... 2 2.1.2.1. Algemeen ............................................................................................................................................ 3 2.1.2.2. Instellingen .......................................................................................................................................... 3 2.1.2.3. Relaties................................................................................................................................................ 4 2.1.2.4. Betalingen............................................................................................................................................ 4 2.1.2.5. Extra Info ............................................................................................................................................. 5 2.1.2.6. Dimona ................................................................................................................................................ 6 2.1.3. Sectie ....................................................................................................................................................... 6 2.1.3.1. Overzicht secties ................................................................................................................................. 6 2.1.3.2. Detail secties ....................................................................................................................................... 7 2.2. Werknemer......................................................................................................................................................... 8 2.2.1. Overzichtscherm Werknemers................................................................................................................. 8 2.2.1.1. Het overzichtscherm van werknemers ................................................................................................ 8 2.2.1.1.1. Zoeklijn: Wnnummer/Wnnaam; Straat; Stad; Persoonnummer; Geboortedatum ....................... 8 2.2.1.1.2. Gegevenslijst ............................................................................................................................... 9 2.2.2. Detailscherm werknemers...................................................................................................................... 10 2.2.2.1. De werknemer-werkbalk.................................................................................................................... 11 2.2.2.2. Beschrijving van de werknemersfiche............................................................................................... 12 2.2.2.2.1. Toonvelden................................................................................................................................ 12 2.2.2.2.2. TABBLAD Algemeen................................................................................................................. 13 2.2.2.2.3. TABBLAD Werknemer Info ....................................................................................................... 15 2.2.2.2.4. TABBLAD Contract.................................................................................................................... 16 2.2.2.2.5. TABBLAD Cyclus ...................................................................................................................... 19 2.2.2.2.6. TABBLAD Loon Info .................................................................................................................. 19 2.2.2.2.7. TABBLAD RSZ-Info................................................................................................................... 20 2.2.2.2.8. TABBLAD Extra Info.................................................................................................................. 21 2.2.2.2.9. TABBLAD Attesten.................................................................................................................... 21 Hoofdstuk 3: Loonformules............................................................................................................................................ 1 3.1. Samenstelling Loonformules.............................................................................................................................. 3 3.1.1. Per Uur (01).............................................................................................................................................. 3 3.1.2. Per Dag (02)............................................................................................................................................. 3 3.1.3. Per Maand (04) ........................................................................................................................................ 4 3.1.4. Forfaitair (06)............................................................................................................................................ 4 3.1.5. Sociaal Abonnement Km (15) .................................................................................................................. 5 3.1.6. Sociaal Abonnement Km (16) .................................................................................................................. 5 Hoofdstuk 4: Aanmaak .................................................................................................................................................. 1 4.1. Inleiding.............................................................................................................................................................. 1 4.2. Planning ............................................................................................................................................................. 1 4.2.1. Bespreking onderdelen ............................................................................................................................ 2 4.2.1.1. Keuze .................................................................................................................................................. 2 4.2.1.2. Opslaan als.......................................................................................................................................... 3 4.2.1.3. Dagcode tonen / Daguren tonen / Uitleg tonen................................................................................... 3 4.2.1.4. Toolbox................................................................................................................................................ 4 4.2.1.5. Twee codes op één dag ...................................................................................................................... 4

4.2.1.6. Uren..................................................................................................................................................... 5 4.2.1.7. Lange Periode ..................................................................................................................................... 5 4.2.1.8. Bewaar ................................................................................................................................................ 5 4.2.1.9. Samenvatting....................................................................................................................................... 6 4.2.1.10. Ledig tabel ...................................................................................................................................... 7 4.3. Standaard kalender............................................................................................................................................ 7 4.3.1. Bespreking van de invulvelden ................................................................................................................ 7 4.4. Snelingave ......................................................................................................................................................... 8 4.4.1. Volgende velden kunnen ingevuld worden .............................................................................................. 8 4.4.2. Bespreking onderdelen ............................................................................................................................ 9 4.4.2.1. Prestaties............................................................................................................................................. 9 4.4.2.2. Vorige maand .................................................................................................................................... 10 4.4.2.3. Samenvatting..................................................................................................................................... 10 4.4.2.4. Status ................................................................................................................................................ 10 4.4.2.5. Loonformules..................................................................................................................................... 11 4.4.2.6. Forfaitaire bedragen meetellen ......................................................................................................... 11 4.4.2.7. Premies ............................................................................................................................................. 12 Hoofdstuk 5: Voorschotten ............................................................................................................................................ 1 5.1. Voorschotten ...................................................................................................................................................... 1 5.2. Koppeling Isabel................................................................................................................................................. 2 Hoofdstuk 6: Prestaties & Premies................................................................................................................................ 1 6.1. Prestaties ........................................................................................................................................................... 1 6.1.1. Wijzigen.................................................................................................................................................... 2 6.2. Premies .............................................................................................................................................................. 3 6.2.1. Een nieuwe premie aanmaken / verwijderen ........................................................................................... 3 Hoofdstuk 7: Tellers....................................................................................................................................................... 1 7.1. Aanmaken teller ................................................................................................................................................. 1 7.2. Aanpassen van een teller................................................................................................................................... 3 7.3. Verwijderen van een teller.................................................................................................................................. 3 7.4. Loondatabase /Prestatiedatabase ..................................................................................................................... 3 Hoofdstuk 8: Historiek ................................................................................................................................................... 1 8.1.1. Overzicht Loonruns .................................................................................................................................. 1 8.1.2. Kwartaal overzicht .................................................................................................................................... 3 8.1.3. Specifieke Loonrun................................................................................................................................... 3 Hoofdstuk 9: Rapportage............................................................................................................................................... 1 9.1. Loonbriefjes........................................................................................................................................................ 1 9.2. Loonlijsten .......................................................................................................................................................... 2 9.2.1. Tabblad Loonberekening.......................................................................................................................... 3 9.2.2. Tabblad Voorschotten van lonen ............................................................................................................. 4 9.2.3. Tabblad Werknemerslijst.......................................................................................................................... 4 9.2.4. Tabblad Statistieken................................................................................................................................. 5 9.2.5. Exporteren van afdrukken op het scherm ................................................................................................ 5 9.3. Excel rapportering .............................................................................................................................................. 7 9.4. Brieven & Documenten ...................................................................................................................................... 8 9.4.1. Bespreking knoppen ‘Detail’, ‘Preview’ en ‘Kopieer document’ ............................................................... 9 Hoofdstuk 10: Onderhoud........................................................................................................................................... 1 10.1. Database ....................................................................................................................................................... 1 10.2. Import / export ............................................................................................................................................... 1 10.2.1. Export gegevens ...................................................................................................................................... 2 10.2.2. Import gegevens....................................................................................................................................... 3 10.2.3. Tikklok ...................................................................................................................................................... 5 10.2.4. Compact Database................................................................................................................................... 5 Hoofdstuk 11: BIJLAGEN ........................................................................................................................................... 1 11.1. Wet op de privacy ......................................................................................................................................... 1

HOOFDSTUK 1: INLEIDING 1.1. VOORWOORD Om het maximum uit je loonadministratie te halen, ben je verplicht om zeer goed op de hoogte te zijn van de sociale wetgeving. De loonadministratie uitgeven aan specialisten is dan ook een ideale oplossing. Om het papierwerk te minimaliseren streeft SAP er naar om alles zoveel mogelijk geautomatiseerd te laten verlopen. Hiermee bekomen we een verkleining van de kans op fouten en verkrijgen we veel meer bruikbare en waardevolle informatie. Om deze informatie ook tot bij de klant te krijgen, ontwikkelde SAP het softwarepakket SONET LIGHT. SONET LIGHT verhuist een gedeelte van de papieradministratie naar de PC van de klant. Alle werknemergegevens zijn dan onmiddellijk beschikbaar, alle prestaties kunnen op computer voorbereid worden en eventueel van de tikklok ingelezen worden, alle berekende loongegevens zijn in een handomdraai beschikbaar. Deze handleiding is bedoeld voor de gebruikers van SONET LIGHT en probeert in het kort de belangrijkste funktionaliteiten te beschrijven. We wijzen er nog op dat het gebruik van de gegevens onderworpen is aan de wetgeving op de privacy waarvan je een samenvatting in bijlage vindt. Verder vind je in bijlage enkele belangrijke afspraken.

Prato behoudt zich het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van Prato te worden beschouwd. Prato neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. De in deze publicatie beschreven software wordt onder licentie geleverd en mag uitsluitend volgens de bijgevoegde licentievoorwaarden worden gebruikt en gekopieerd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Prato.

1.2. OPSTARTEN VAN SONET LIGHT 1.2.1. WINDOWS STARTEN

Het pakket SONET LIGHT draait onder Windows. Het is dus nodig dat eerst Windows opgestart wordt. Dat gebeurt als je de computer start.

1.2.2. DE WINDOWS-OMGEVING In Windows kom je in het startscherm terecht, ook wel het bureaublad genoemd. Vanuit het startscherm worden de toepassingen onder Windows gestart. Op het bureaublad vind je een taakbalk met de knop Start en een aantal pictogrammen terug. Indien je een pakket onder Windows gebruikt, veronderstellen we dat je vertrouwd bent met de basisprincipes.

Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 1 / 1

1.2.3. SONET LIGHT STARTEN

Klik op de knop START in de taakbalk en klik in het menu Programma’s op het pakket SONET LIGHT of dubbelklik op het pictogram (icoon) van SONET LIGHT op het bureaublad.

Onmiddellijk na het opstarten vraagt SONET LIGHT je paswoord om je identiteit te bewijzen. Deze gegevens kan je invullen in het SONET LIGHT Loginscherm.

Bevestig je paswoord met een druk op de Entertoets of klik op de knop INLOGGEN.

1.3. HOOFDSCHERM Bij een correct paswoord krijg je toegang tot de verschillende modules van SONET LIGHT die je terugvindt in het hoofdscherm. De modules zijn: fiches loonberekening lijsten aanmaak onderhoud Door een klik op de juiste knop, kom je terecht in het door jou gekozen onderdeel. Sommige modules zijn niet bereikbaar omdat zij specifiek betrekking hebben op de loonberekeningen en draaien daarom enkel bij SAP.

Figuur 1: Hoofdscherm


Hoofdstuk 1 / 2

HOOFDSTUK 2: FICHES 2.1. WERKGEVER 2.1.1. OVERZICHTSCHERM WERKGEVERS Klik in het hoofdscherm op de knop WERKGEVER of selecteer de menumogelijkheid BESTAND en vervolgens WERKGEVER.

Figuur 2: Overzicht werkgevers

2.1.1.1. Titelbalk Het hoofdscherm bevat een titelbalk waarin volgende gegevens vermeld staan: de naam van het scherm en de database.

Figuur 3: Titelbalk

2.1.1.2. Menubalk

Figuur 4: Menumogelijkheden


Hoofdstuk 2/ 1

2.1.1.2.1. Bestand: detail, werknemers, secties, historiek en snelingave Je kan zowel met de muis als met het toetsenbord een opdracht uit het menu kiezen, een functie activeren, etc. Wanneer een opdracht een toegangstoets heeft, wordt dat aangegeven met een onderstreepte letter. Je kan zo’n opdracht uitvoeren door de ALT-toets en de toegangstoets tegelijk in te drukken. Achter sommige menuopdrachten vind je een sneltoets. Je kan de opdracht ook uitvoeren door de overeenkomende toets in te drukken. De menumogelijkheden binnen ‘Bestand’ vind je ook onderaan op je scherm in de vorm van knoppen. Via deze weg geraak je eveneens in het gewenste onderdeel.

2.1.1.3. Het overzichtscherm van werkgevers 2.1.1.3.1. Zoeklijn: Wgnr/Wgnaam

Figuur 5: Zoeklijn

In de zoeklijn vind je twee zoekvelden terug. Dankzij deze zoekvelden kan je de lange lijst gegevens filteren op basis van de criteria die je in deze zoekvelden invult. Het resultaat is een gefilterde lijst die voldoet aan alle ingegeven voorwaarden. Als voorwaarde bij nummer moet je het volledige nummer ingeven dat je wilt hebben. Als voorwaarde bij naam mag je de volledige naam ingeven, maar kan je je ook beperken tot de beginletters. Het systeem geeft je dan een overzicht van alle namen die beginnen met de letters die je in je voorwaarde gedefinieerd hebt.

2.1.1.3.2. Gegevenslijst

Figuur 6: Gegevenslijst

De gegevenslijst toont je een alfabetische lijst van alle werkgevers. De inhoud van de gegevenslijst wordt bepaald door de voorwaarden die je in de zoeklijn ingegeven hebt.

2.1.2. DETAILSCHERM WERKGEVERS

Als je een bepaalde record in het overzichtsscherm geselecteerd hebt, kan je de details van deze record opvragen. Dubbelklik op de record of kies in de menubalk BESTAND en vervolgens DETAIL of klik onder aan het scherm op de knop DETAIL. Het scherm dat de detailgegevens van de firma toont, bestaat uit een aantal invulvelden die de firma identificeren en uniek maken. Het detailscherm bestaat uit 6 tabbladen: Algemeen, Instellingen, Relaties, Betalingen, Extra Info en Dimona.


Hoofdstuk 2/ 2

2.1.2.1. Algemeen

Toont algemene informatie over de firma.

Figuur 7: Tabblad Algemeen

Deze informatie kan je niet wijzigen en wordt als zodanig geleverd door de dossierbeheerder van SAP. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden.

2.1.2.2. Instellingen Toont een overzicht van een aantal ingestelde parameters.

Figuur 8: Tabblad Instellingen

Deze gegevens kan je niet wijzigen en worden met de standaard informatie geleverd. Voor eventuele wijzigingen moet er met de dossierbeheerder van SAP contact genomen worden.


Hoofdstuk 2/ 3

2.1.2.3. Relaties

Toont een overzicht van alle mogelijke relaties van de firma. Klik je in het linker gedeelte van het scherm een bepaalde relatie aan, dan verschijnt deze relatie meer in detail in het rechter gedeelte van het scherm.

Figuur 9: Tabblad Relaties


2.1.2.4. Betalingen Toont een overzicht van de verschillende betalingsmogelijkheden.

Figuur 10: Tabblad Betalingen



Hoofdstuk 2/ 4

2.1.2.5. Extra Info

Figuur 11: Tabblad Extra Info

Deze gegevens worden gebruikt en beheerd door de dossierbeheerder bij SAP. In dit tabblad wordt allerlei Extra Info bijgehouden, specifiek aan de klant. Volgende codemogelijkheden zijn aanwezig: Loonformule niet importeren Wanneer deze code geactiveerd is, betekent dit dat SAP met loonformules hier gedefinieerd geen rekening zal houden bij de import. Bijvoorbeeld als de klant zelf de voorschotten beheert en hier dus geen import van dient te gebeuren. Sortering loonbriefjes Het is mogelijk de loonbriefjes te laten sorteren op: sectie/werknemernummer werknemernaam kostenplaats/sectie/werknemernummer sectie/werknemernummer teamleader/sectie/werknemernummer Druk totaal loon/wedde op loonbrief De mogelijkheid bestaat om het totaal loon/wedde op het loonbriefje te drukken. Dit is specifiek naar arbeiders toe voorzien. Je kan zo het standaard loon (wedde) van een arbeider zien met daarbovenop alle extra premies, zoals anciënniteit, verantwoordelijkheid,… . Samen vormen deze het totale loon van de arbeider. Druk anciënniteitsdatum op loonbriefje Belangrijk om weten is dat deze anciënniteitsdata ook op sectie- en werknemerniveau vastgelegd kunnen worden. Er kan een keuze gemaakt worden tussen volgende mogelijkheden: Geen anciënniteitsdatum, enkel datum in dienst Enkel de anciënniteitsdatum drukken, geen datum in dienst Datum in dienst en anciënniteitsdatum drukken


Hoofdstuk 2/ 5

2.1.2.6. Dimona

Figuur 12: Tabblad Dimona

Bij dimona beschouw je het bedrijf als een natuurlijk persoon. De nodige gegevens kan je in dit tabblad ingeven. Bij een nieuwe firma kan het voorlopige RSZ-nummer ingegeven worden.

2.1.3. SECTIE 2.1.3.1. Overzicht secties Klik op de knop SECTIE binnen het overzichtscherm van de werkgever of kies in de menubalk BESTAND en vervolgens SECTIES of druk op de F6 toets. Dit scherm toont een overzicht van de afdelingen of secties binnen de firma. Volgende velden worden getoond: Nummer van de werkgever; Nummer van de sectie; Naam of omschrijving van de sectie; Nummer van het paritair comité; Naam of omschrijving van het paritair comité; Boekhoudkundig nummer van de RSZ

Figuur 13: Overzichtscherm secties

Het aanmaken van een nieuwe sectie en/of aanpassen van een bestaande sectie gebeurt uitsluitend door de dossierbeheerder bij SAP.


Hoofdstuk 2/ 6

2.1.3.2. Detail secties

Selecteer de record die overeenkomt met een bepaalde sectie en dubbelklik op deze record of klik onder aan links op de knop DETAIL.

Figuur 14: Detailscherm Secties


Hoofdstuk 2/ 7

2.2. WERKNEMER 2.2.1. OVERZICHTSCHERM WERKNEMERS

Klik in het hoofdscherm op de knop WERKNEMERS of klik in het overzichtscherm van de werkgever op de knop WERKNEMERS of beweeg via de menubalk.

Figuur 15: Werknemers

2.2.1.1. Het overzichtscherm van werknemers 2.2.1.1.1. Zoeklijn: Wnnummer/Wnnaam; Straat; Stad; Persoonnummer; Geboortedatum

Figuur 16: Zoeklijn.

In de zoeklijn vind je vijf zoekvelden terug. Dankzij deze zoekvelden kan je de lange lijst gegevens filteren op basis van de criteria die je in deze zoekvelden invult. Het resultaat is een gefilterde lijst die voldoet aan alle ingegeven voorwaarden. Als voorwaarde bij nummer moet je het volledige werknemernummer ingeven dat je wilt hebben. Als voorwaarde bij naam mag je de volledige naam ingeven, maar kan je je ook beperken tot de beginletters. Het systeem geeft je dan een overzicht van alle namen die beginnen met de letters die je in je voorwaarde gedefinieerd hebt.


Hoofdstuk 2/ 8

2.2.1.1.2. Gegevenslijst

De inhoud van de gegevenslijst wordt bepaald door de voorwaarden die je in de zoeklijn ingegeven hebt.

Figuur 17: Gegevenslijst

Sorteervolgorde Standaard wordt de lijst gesorteerd op het veld Sectie. De werknemers die uit dienst zijn worden standaard verborgen. De gegevenslijst kan op verschillende velden gesorteerd worden. Klik daarvoor gewoon op de kolomnaam van de kolom waarop je wenst te sorteren en kies via de sorteerknoppen rechts bovenaan het scherm of je op- of aflopend wenst te sorteren.

Verplaatsen van kolommen Je kan zelf de plaats van de kolommen bepalen in de gegevenslijst. Klik op een kolomnaam en via een keuzelijst bij de kolomnaam kan je de gewenste kolomnaam selecteren die je op deze plaats wil positioneren.

Export naar Excel Standaard kan de al dan niet gefilterde lijst geëxporteerd worden naar Excel. Zorg dat je de juiste gegevenslijst voor je hebt staan en klik vervolgens op de Excel-knop die je rechts bovenaan je scherm vindt.

Actieve contracten Standaard zijn enkel die personen zichtbaar in de gegevenslijst die vandaag in dienst zijn. Je kan ook Alle contracten tonen (uitdienst, of toekomstige werknemers) door de keuze ‘Alle contracten’ te selecteren op de knop links onderaan het scherm.


Hoofdstuk 2/ 9

Navigatietoetsen Met behulp van de navigatietoetsen onderaan het scherm kan je naar het eerste, het vorige, het volgende en het laatste contract in de gegevenslijst springen.

Nieuw, Detail Via de knop NIEUW kan je een nieuw werknemerscontract aanmaken en via de knop DETAIL kan je de detailfiche van een bestaand werknemerscontract openen.

2.2.2. DETAILSCHERM WERKNEMERS Als je een bepaalde werknemer in het overzichtsscherm geselecteerd hebt, kan je de details van deze werknemer opvragen. Dubbelklik op de record of klik onder aan het scherm op de knop

Figuur 18: Detailscherm Werknemer

Het scherm dat de detailgegevens van de werknemer toont, bestaat uit een aantal toonvelden die de werknemer identificeren en uniek maken. Het detailscherm bestaat uit 8 tabbladen: Algemeen, Werknemer Info, Contract, Cyclus, Loon Info, RSZ Info, Extra Info, Attesten. Verder kan je in de rechter bovenhoek van het scherm de Werknemer-werkbalk terugvinden.


Hoofdstuk 2/ 10

2.2.2.1. De werknemer-werkbalk

Nieuwe werknemer Je kan een nieuwe werknemer aanmaken vanuit het werknemer-overzichtscherm of vanuit het werknemer-detailscherm. Bewaar werknemer Je kan wijzigingen die je in een bestaande werknemersfiche aangebracht hebt, opslaan. Verwijder werknemer Je kan een werknemersfiche, waarvoor nog geen lonen berekend werden, verwijderen. Annuleer Je kan een handeling ongedaan maken. Uiteraard mag je de wijziging nog niet opgeslaan hebben. Zoekscherm contracten Met deze knop kan je terug naar je werknemer-overzichtscherm springen. Dimona aangifte Zodra je een nieuw werknemerscontract aanmaakt, een bestaand wijzigt of verwijdert, moet een dimona aangifte gebeuren. Klik je op deze knop, dan kom je in volgend scherm terecht:

Figuur 19: Dimona-aangifte scherm

In dit scherm kan je heel wat algemene informatie terugvinden. Het merendeel van de velden werd reeds door het systeem ingevuld. Belangrijk om weten is dat in het veld ‘Datum verzonden (Sonet)’ de datum genoteerd staat van wanneer de aangifte van de klant naar SAP gestuurd werd. In het veld ‘Datum verzonden (RSZ)’ staat de datum wanneer de aangifte van SAP naar de RSZ vertrokken is. Onderaan het scherm vind je een historiek terug van alle gebeurtenissen. Denk maar aan ‘klaar’, ‘naar RSZ’, ‘gelukt’, ‘nummer terug’,… . Bovenaan het scherm staat enkel de laatste status vermeld. Eerste contract; Vorig contract; Volgende contract; Laatste contract Interessant om weten is dat bij het bewegen van het ene naar het andere contract, het systeem het tabblad dat vooraan stond, blijft tonen.


Hoofdstuk 2/ 11

2.2.2.2. Beschrijving van de werknemersfiche De werknemersfiche bestaat uit een aantal toonvelden en een achttal tabbladen.

2.2.2.2.1. Toonvelden

Figuur 20: Bovenste gedeelte werknemersfiche

WerknemerNr Het werknemernummer is eigenlijk het contractnummer. Eén persoon kan meerdere werknemernummers (ook wel contractnummers genoemd) hebben. Sectie In dit veld staat de sectie waartoe de werknemer behoort. Naam Naam en voornaam van de werknemer. Begin contract De datum waarop het contract start. Eind contract De datum waarop het contract eindigt. Anciënniteit Aan de hand van deze datum wordt de anciënniteit berekend. Deze datum kan gelijk zijn aan de datum waarop het contract start. Deze datum kan eveneens gelijk zijn aan een eerdere datum dan de begindatum van dit contract. De werknemer kan namelijk al langer in de firma actief zijn, maar onder een ander contract. PersoonNr Het persoonnummer is het nummer van de werknemer. Belangrijk om weten is dat één persoonnummer verschillende werknemernummers kan hebben. Zowel persoonnummers als werknemernummers (ook wel contractnummers genoemd) zijn uniek binnen de firma. Type Type contract. Indienst De datum in dienst.


Hoofdstuk 2/ 12

2.2.2.2.2. TABBLAD Algemeen

Figuur 21: Tabblad Algemeen

Een aantal invulvelden vragen wat meer uitleg: Adres Straatnaam. Postcode Er zijn twee invulvelden voorzien voor het ingeven van de postcode. In het eerste wordt de numerieke code ingegeven. Voor een Belgische postcode wordt ook enkel dit eerste invulveld gebruikt. Het tweede veld dient voor het alfanumerieke gedeelte, bijvoorbeeld de zone bij Nederlandse postcodes. Geboortedatum Je kan de geboortedatum zelf intypen in de vorm DD/MM/JJJJ. Het is belangrijk ook de voorloopnul mee te geven. Je kan de geboortedatum eveneens selecteren in de kalender die verschijnt als je het uitschuifbalkje aanklikt.

Geboorteplaats Benaming geboorteplaats. Burgerlijke staat Zodra bij burgerlijke staat ‘Gehuwd’ of ‘Feitelijk gescheiden’ ingevuld staat, kan je aan de gegevens van de echtgeno(o)t(e). Bij alle andere mogelijkheden worden de gegevens van de echtgeno(o)t(e) geblokkeerd. Rijbewijs Hier wordt ingegeven of de werknemer al dan niet beschikt over een rijbewijs. Anciënniteit Aan de hand van deze datum wordt de anciënniteit berekend. Deze datum kan gelijk zijn aan de datum waarop het contract start. Deze datum kan eveneens gelijk zijn aan een eerdere datum dan de begindatum van dit contract. De werknemer kan namelijk al langer in de firma actief zijn, maar onder een ander contract.


Hoofdstuk 2/ 13

Communicatie type, Communicatie, Info In de communicatie-grid kan je alle mogelijke communicatiemiddelen bundelen, waarop je de persoon in kwestie kan bereiken. Volgende mogelijkheden biedt het systeem aan:

Bij Info kan je extra informatie invullen (bijvoorbeeld: telefoonnummer ouders) Betalingsvorm, Rekeningnummer Bij de betalingsmethode wordt gevraagd naar de betalingsvorm (via bank, contant) en naar een rekeningnummer. Het rekeningnummer wordt gecontroleerd op geldigheid. Echtgenoot Zodra in het veld ‘Burgerlijke Staat’ de mogelijkheid ‘Gehuwd’ of ‘Feitelijk gescheiden’ ingevuld is, zijn de gegevens van de echtgenoot beschikbaar. Naam echtgenoot De naam en voornaam van de echtgeno(o)t(e). Geboortedatum echtgenoot Je kan de geboortedatum zelf intypen in de vorm DD/MM/JJJJ. Het is belangrijk ook de voorloopnul mee te geven. Je kan de geboortedatum eveneens selecteren in de kalender die verschijnt als je het uitschuifbalkje aanklikt. Beroep echtgenoot Je kan kiezen tussen volgende mogelijkheden: ambtenaren, andere, dienstbode, handarbeider, hoofdarbeider, mijnwerker, zeeman ter koopvaardij, zelfstandige, zonder beroep. Fiscale code echtgenoot In dit veld kan een keuze gemaakt worden tussen: alleenstaande, beperkt beroepsinkomen, niet ten laste, ten laste (zonder inkomen) of weduwe-weduwnaar. Verder kan ingegeven worden of het al dan niet om een minder valide echtgeno(o)t(e) gaat. Let op: de vermindering van bedrijfsvoorheffing voor alleenstaanden wordt slechts toegepast wanneer onder fiscale code ‘alleenstaande’ of ‘weduwe-weduwnaar’ staat. Er wordt niet getest op de burgerlijke staat. Fiscale codes: Aantal kinderen Hierin mag het totaal aantal kinderen ingegeven worden (inclusief het aantal kinderen ten laste). Aantal kinderen ten laste In dit invulveld geef je enkel het aantal kinderen ten laste in. Anderen ten laste Andere personen ten laste. Aantal minder valide kinderen Aantal mindervalide kinderen. Mindervalide kinderen ten laste tellen dubbel. Recht op kinderbijslag Je kan kiezen tussen volgende mogelijkheden: Ja, in aanvraag Nee Ja


Hoofdstuk 2/ 14

KinderbijslagfondsNr Zodra in het veld ‘Recht op kinderbijslag’ de mogelijkheid ‘Ja’ aangeduid is, dien je in dit veld het nummer in te geven. Belasting Het percentage (normaal 100) van het belastbaar inkomen dat als basis dient om de belastingen te berekenen. Indien het veld op 0 staat (bijvoorbeeld bij studenten, grensarbeiders of gedetacheerde werknemers) wordt er geen BV afgehouden INSZ In dit veld wordt het rijksregisternummer ingevuld. Dit wordt gecontroleerd op geldigheid. Ziekenfonds Nr Hier kan het nummer van het ziekenfonds ingevuld worden. SIS Het nummer in de linker benedenhoek van de SIS Kaart, m.a.w. het SISkaartnummer, dient in dit veld ingevuld te worden. Cao 26 Beslag Indien er loonbeslag is, dient het bedrag ingevuld te worden in het tabblad ‘Loon Info’. Kas Wordt beheerd door de SAP dossierbeheerder. Referentie nummer Wordt beheerd door de SAP dossierbeheerder.

2.2.2.2.3. TABBLAD Werknemer Info

Figuur 22: Tabblad Werknemer Info

Tekst loonbriefje De tekst die hier ingevuld wordt, wordt onderaan het loonbriefje afgedrukt. Let wel, deze tekst verschijnt enkel op het loonbriefje van deze werknemer en elke maand weer totdat jij deze tekst hier verwijdert of wijzigt. Ervaring In dit veld kan je ervaringen van de werknemer in kwestie wegschrijven. Info Hierin kan je algemene info wegschrijven over de werknemer in kwestie.


Hoofdstuk 2/ 15

2.2.2.2.4. TABBLAD Contract

Figuur 23: Tabblad Contract

Sectie Kies in dit veld de sectie waartoe deze werknemer behoort. Type contract Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: - (onbekend), bepaalde tijd, betaalcontract niet automatisch naar RSZ, eenvolgende van bepaalde tijd, onbepaalde tijd, verbreking, vervangingsovereenkomst, wel omschreven werk. Stelsel In dit veld wordt het aantal effectief gewerkte dagen ingegeven. Bijvoorbeeld iemand werkt in de ene week 3 dagen en in de andere 2 dagen. Deze werknemer werkt effectief 2,5 dagen per week. Je kan tevens de code A ingeven, dit betekent een volledig variabel stelsel. Type leerling Je kan een keuze maken tussen volgende vier mogelijkheden: erkende leerling industrieel leercontract, erkende leerling van de middenstand, leerling in opleiding tot, leerling socio professionele inpassing. Leercontract Nr Dit nummer kan je terugvinden op het leercontract. Uren/Week deeltijds Dient enkel ingevuld te worden voor deeltijdse werknemers. Geef je hier het cijfer O in, dan betekent dit dat de persoon voltijds werkt. Uren/Week maatman Het gemiddeld aantal uren per week dat iemand gewerkt moet hebben verhoogd met het aantal uren betaalde compensatie. Uren/Week voltijds Hoeveel uren iemand werkelijk werkt. Uren/Week voltijds Hoeveel uren iemand werkt, zonder rekening te houden met de compensatie. Dit aantal moet altijd kleiner of gelijk zijn aan 38u.


Hoofdstuk 2/ 16

Bijvoorbeeld: 0 40 40 37

0 39 40 37

In bovenstaand voorbeeld gaat het over een voltijdse werknemer. Deze werknemer moet gemiddeld 38 uren per week werken, inclusief betaalde compensatie. In werkelijkheid werkt deze werknemer 39 uren. Aangezien het aantal uren per week maatman en het aantal uren per week voltijds gelijk zijn, betekent dit dat er geen betaalde compensatie is. Toch is het verschil met het werkelijk aantal uren gewerkt één uur (39-38). Dit gaat dan om onbetaalde compensatie. In het tweede voorbeeld zien we dat er twee uren compensatie zijn (40u maatman – 37u voltijds = 3u). De drie uren zijn betaalde compensatie (40u werkelijk voltijds – 37u voltijds = 3u). In het derde voorbeeld zien we dat er één uur compensatie is (39u maatman – 37u voltijds = 2u). Toch zien we dat er in werkelijkheid niet één maar drie uren meer gewerkt wordt (40u werkelijk voltijds – 37u voltijds = 3u), waarvan één betaalde compensatie is en de andere twee onbetaalde compensatie. Functie Forfetair Volgende mogelijkheden kunnen gekozen worden: - (niet van toepassing), kelner/barman, seizoensarbeider. Functie Korte omschrijving van de functie ingeven (maximaal 40 karakters). Dit verschijnt onder andere op het loonbriefje. Looncategorie Toont een lijst van alle looncategorieën (afhankelijk van PC), waaruit een keuze gemaakt kan worden. Activiteit t.o.v. risico Toont een lijst van alle mogelijke codes waaruit een keuze gemaakt kan worden. Begindatum Datum in dienst . Einddatum Datum uit dienst. Reden ontslag In dit veld vind je een lijst met mogelijke redenen van ontslag. Gepensioneerd In dit veld kan je aangeven of een werknemer al dan niet gepensioneerd is. Grensarbeider Ja, indien: De werknemer in een gemeente woont die tot de Duitse grenszone behoort en werkt in een gemeente die tot de Belgische grenszone behoort. De werknemer in een gemeente woont die tot de Franse grenszone behoort en werkt in een gemeente die tot de Belgische grenszone behoort. De werknemer in een gemeente woont die tot de Nederlandse grenszone behoort en werkt in een gemeente die tot de Belgische grenszone behoort. Jaarlijks dient er een aangifte te gebeuren van de grensarbeiders bij het ministerie van financiën (Model NL/D/F). Neemt contact op met uw dossierbeheerder om de juiste grenszone te kennen. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 2/ 17

Proeftijd In dit veld kan vrije tekst ingegeven worden. Einddatum proeftijd Deze datum kan van belang zijn als je iemand in zijn proeftijd wil ontslaan. Info In dit veld kan je vrije tekst ingeven. Scholing Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: onbekend, lager onderwijs, secundair onderwijs, hoger niet universitair onderwijs, universitair onderwijs. Directie Hier kan je aangeven of de werknemer al dan niet tot de directie behoort. C131B In dit veld kan je aangeven of al dan niet een C131B document aangemaakt moet worden. Dimona code Zowel bij de aanvang als bij het beëindigen van de tewerkstelling dient een dimona-aangifte te gebeuren. Je kan de aangifte zelf doen, manueel, via de website van de RSZ. Je kan kiezen voor een automatische dimona-aangifte, hierbij beslist het systeem in jou plaats hoe, wanneer en waarover een dimona moet gebeuren. Denk maar aan iemand die in dienst komt, een wijziging, … . Er is een veiligheidsmarge van 4 dagen om de dimona op te volgen. Voor een contract korter dan 15 dagen wordt de automatische dimona-aangifte voor indienst en uitdienst gelijktijdig gedaan. Voor contracten langer dan 15 dagen, gebeurt eerst de indienstdimona-aangifte en moet je uiteraard wachten tot de einddatum bekend is. Door de dossierbeheerders bij SAP wordt gebruik gemaakt van de laatste mogelijkheid: automatisch goed te keuren. Hier worden vaak eerst dimona-aangiftes op goedkeuring gezet vooraleer ze doorgestuurd worden. Maatregel reorg. Arbeidst. Je kan een keuze maken tussen volgende mogelijkheden: aangepaste arbeid met loonverlies, arbeidsduurvermindering, gedeeltelijke LBO, halftijds brugpensioen, nieuwe arbeidsregeling, volledige LBO. Personeelsregister Nr Indien het nummer van de werknemer niet overeenstemt met het nummer in het personeelsregister, kan dit laatste nummer hier worden ingegeven. Statuut Volgende mogelijkheden kunnen gekozen worden: artiest, militair kandidaat, seizoensarbeider, thuiswerker, tijdelijk. Contract

Vanuit een bestaand contract kan een nieuw contract aangemaakt worden voor de huidige werknemer. Uiteraard dient het huidige contract een einddatum te bevatten, vooraleer een nieuw contract aangemaakt kan worden. Tevens kan een contract verwijderd worden, zolang er geen gegevens op historiek beschikbaar zijn. Historiek Onderaan het scherm vind je een historiek van de geselecteerde werknemer binnen de huidige firma. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 2/ 18

2.2.2.2.5. TABBLAD Cyclus

Figuur 24: Tabblad Cyclus

In het tabblad Cyclus dient de arbeidscyclus van de werknemer genoteerd te worden. Het dagnummer, de dagcode en het aantal uren per dag kunnen ingegeven worden. Zodra je de cyclus ingegeven hebt, kan je deze bewaren en kent het systeem automatisch een cyclusnummer toe. Mocht je het cyclusnummer kennen, kan je dit nummer ineens ingeven in het veld ‘cyclus nr’, zonder de hele cyclus uit te typen. Je dient enkel nog op de knop REFRESH te klikken.

2.2.2.2.6. TABBLAD Loon Info

Figuur 25: Tabblad Loon Info

In dit tabblad kunnen op werknemersniveau loonformules aangemaakt worden. Aan elke looncode wordt een waarde en eenheid toegekend die geldig is vanaf een zelf in te geven startdatum. Verandert één van deze looncodes in de loop van de tijd, dan kan deze hergedefinieerd worden met een nieuwe startdatum. De oude code dient voorzien te worden van een einddatum. Een voorbeeld zie je in voorgaand scherm voor de looncode 5000. Je kan aan elke looncode een type en referentie (bijhorende omschrijving) toekennen. Stel dat je medewerker een loonsverhoging kreeg door indexatie of door opslag.

Zowel bij de looncode als bij de eenheid, kunnen omschrijvingen getoond worden. Duidt daarvoor de mogelijkheid ‘Toon omschrijvingen’ aan. Je komt dan in onderstaand scherm terecht:


Hoofdstuk 2/ 19

Figuur 26: Toon omschrijvingen

Het bijhouden van alle looncodes met hun verloop zorgt voor een overzichtelijke historiek. Een duidelijk overzicht van deze historiek zie je als je op de knop ANDER OVERZICHT klikt. Let wel dat je de correcte begindatum ingeeft in het veld ‘Van Actieve datum’. Standaard wordt de systeemdatum in dit veld geplaatst en zal je weinig van de historiek kunnen zien.

Figuur 27: Ander overzicht

In dit scherm zie je afwisselend in gele en witte kleur het verloop van alle looncodes van een bepaalde werknemer.

2.2.2.2.7. TABBLAD RSZ-Info

Figuur 28: Tabblad RSZ Info

In dit tabblad kunnen RSZ verminderingen bijgehouden worden. Dit tabblad wordt voornamelijk gebruikt en beheerd door de SAP dossierbeheerder. Waarde De waarde van de RSZ korting kan gekozen worden uit een lijst.


Hoofdstuk 2/ 20

Geldig van / Geldig tot / Oorsprong Van wanneer tot wanneer deze RSZ korting geldig is en de oorsprong van deze korting.

INSZnr Verv. / INSZnr Oorspr. Verder is het INSZnr (oorspr.) voor de persoon waarop de korting aangevraagd is nodig voor bepaalde kortingen en het INSZnr (verv.) voor de persoon waarop de korting momenteel op van toepassing is. Datum Hier dient de datum van het arbeidsreglement ingegeven te worden. Uur/week na Uur/week voor Voor een korting in het kader van arbeidsduurvermindering, dienen voor of na die periode de uren/week kenbaar gemaakt te worden.

2.2.2.2.8. TABBLAD Extra Info

Figuur 29: Tabblad Extra Info

Dit tabblad kan gebruikt worden om bijvoorbeeld een werknemer aan een bepaalde kostenplaats of aan een bepaalde teamleader toe te kennen. Ook kan je in dit tabblad bijvoorbeeld aangeven dat de anciënniteitsdatum afgedrukt moet worden op een loonbriefje, of kan je een persoon toekennen aan een bepaalde tewerkstellingsplaats. Afhankelijk van de code die je kiest, kan uit een lijst van waarden een keuze gemaakt worden.

2.2.2.2.9. TABBLAD Attesten

Figuur 30: Tabblad Attesten

Je kan in dit tabblad meerder soorten attesten ingeven, zoals C32A.


Hoofdstuk 2/ 21

HOOFDSTUK 3: LOONFORMULES Loonformules kunnen aangemaakt worden op werkgeversniveau, werknemersniveau of sectieniveau.

Figuur 31: Overzicht Loonformules op werkgeversniveau

Figuur 32: OverzichtLoonformules op sectie niveau

Figuur 33: Overzicht Loonformules op werknemersniveau


Hoofdstuk 3/1

De werkwijze van bovenstaande drie schermen verloopt als volgt:

Figuur 34: Tabblad Loon Info

Aan elke looncode wordt een waarde en eenheid toegekend die geldig is vanaf een zelf in te geven startdatum. Dit vormt de loonformule. Verandert één van deze looncodes in de loop van de tijd, dan kan deze hergedefinieerd worden met een nieuwe startdatum. De oude code dient voorzien te worden van een einddatum. Een voorbeeld zie je in voorgaand scherm voor de looncode 5000. Je kan aan elke looncode een type en referentie (bijhorende omschrijving) toekennen. Stel dat je medewerker een loonsverhoging kreeg door indexatie of door opslag.

Zowel bij de looncode als bij de eenheid, kunnen omschrijvingen getoond worden. Duidt daarvoor de mogelijkheid ‘Toon omschrijvingen’ aan. Je komt dan in onderstaand scherm terecht:

Figuur 35: Toon omschrijvingen

Het bijhouden van alle looncodes met hun verloop zorgt voor een overzichtelijke historiek. Een duidelijk overzicht van deze historiek zie je als je op de knop ANDER OVERZICHT klikt. Let wel dat je de correcte begindatum ingeeft in het veld ‘Van Actieve datum’. Standaard wordt de systeemdatum in dit veld geplaatst en zal je weinig van de historiek kunnen zien.

Figuur 36: Ander overzicht

In dit scherm zie je afwisselend in gele en witte kleur het verloop van alle looncodes van een bepaalde werknemer. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 3/2

3.1.

SAMENSTELLING LOONFORMULES

Volgende eenheden kunnen toegekend worden aan een looncode:

3.1.1. PER UUR (01)

Het aantal uren geboekt, wordt vermenigvuldigd met het bedrag. Bijvoorbeeld: Datum 1/10

Aantal 8 uur

Dagcode ADL

De code ADL geeft recht op een ploegentoeslag, meer bepaald looncode 347. Deze looncode staat geconfigureerd als 0,4715€ per uur (meer bepaald code eenheid 01). Looncode 347

Bedrag 0,4715

Eenheid 01

Op 1/10 zal de loonberekening als volgt inboeken: Datum 1/10

Looncode 347

Aantal 8

Bedrag 0,4715

Waarde 3,77

3.1.2. PER DAG (02) Er wordt slechts één eenheid toegekend per dag. Eén of meerdere dagcodes op één dag kunnen aanleiding geven tot deze looncode. De aantallen worden steeds geprorateerd tot op één dag. Bijvoorbeeld: Datum 1/10

Aantal 3 uur

Dagcode ADV

1/10

3 uur

ADL

1/10

2 uur

ADN

Zowel ADV, ADL als ADN geven recht op maaltijdcheques, looncode 736. Deze code staat geconfigureerd als zijnde –1,11€ per dag. Looncode 736

Bedrag -1,11

Eenheid 02

Op 1/10 zal de loonberekening als volgt inboeken: Datum 1/10 1/10 1/10


Looncode 736 736 736

Aantal 0,375 0,375 0,250

Bedrag -1,11 -1,11 -1,11

Waarde -0,42 -0,42 -0,28

Hoofdstuk 3/3

3.1.3. PER MAAND (04)

Aan hand van de ingegeven prestaties wordt het bedrag herberekend naar een uurbedrag dat verdeeld wordt over de verschillende prestaties. Bijvoorbeeld: Iemand heeft een maandloon van 1500€. Looncode 5000

Bedrag 1500

Eenheid 04

In de prestaties staat: Datum 1/10 2/10 3/10 4/10 5/10 …

Aantal 8 uur 8 uur 8 uur 8 uur 8 uur

Dagcode VAK VAK AD AD AD

In totaal voor de volledige maand tellen we 144 AD-uren en 16 VAK-uren. Een algemeen totaal van 160 uren. Het theoretische uurloon bedraagt 1500€ / 160 uren = 9,375€ per uur De loonberekening zal het volgende inboeken: Datum 1/10 2/10 3/10 4/10 …

Looncode 222 222 201 201

Aantal 8 8 8 8

Bedrag 9,375 9,375 9,375 9,375

Waarde 75 75 75 75

3.1.4. FORFAITAIR (06)

Het bedrag wordt gewoon toegekend. Deze eenheid wordt gebruikt voor looncodes die niet gekoppeld worden aan dagcodes en gewoon worden uitbetaald. Bijvoorbeeld: Op de werknemersfiche wordt een voorschot gedefinieerd. Looncode 683

Bedrag -371,84

Eenheid 06

Dit voorschot wordt forfaitair in mindering gebracht zonder dat er dagcodes aan te pas komen. Door de loonberekening zal het volgende ingeboekt worden: Datum 1/10


Looncode 683

Aantal 1

Bedrag -371,84

Waarde -371,84

Hoofdstuk 3/4

3.1.5. SOCIAAL ABONNEMENT KM (15)

In Waarde bevindt zich het aantal km voor het sociaal abonnement. Bijvoorbeeld: De werknemer legt een enkele afstand af van 23 km. Looncode 901

Bedrag 23

Eenheid 15

Met deze eenheid wordt het weekbedrag gedeeld door 5.

3.1.6. SOCIAAL ABONNEMENT KM (16)

In Waarde bevindt zich het aantal km voor het sociaal abonnement. Bijvoorbeeld: De werknemer legt een enkele afstand af van 23 km. Looncode 901

Bedrag 23

Eenheid 16

Met deze eenheid wordt het maandbedrag gedeeld door de te presteren dagen van de betrokken maand.

Bij een loonberekening wordt steeds uitgegaan van de EERSTE dag van de loonperiode. Loonformules die geldig zijn op deze dag, worden berekend. Wanneer een werknemer in dienst komt midden in de loonperiode, dienen zijn loongegevens ingevuld te worden met ‘datum geldig van’ = de eerste dag van de loonperiode of vroeger.


Hoofdstuk 3/5

HOOFDSTUK 4: AANMAAK 4.1. INLEIDING Bij het ingeven van de prestaties dient de volgende werkwijze gerespecteerd te worden: Stap 1 Planning Stap 2 Standaard Kalender Stap 3 Snelingave De module ‘Planning’ laat toe om door middel van een jaaroverzicht dagen of periodes vast te leggen. Periodes van collectieve sluiting, feestdagen of economische werkloosheid lenen zich hiertoe uitstekend, maar ook vakantiedagen, ziekteperiodes, bevallingsrust en dergelijke meer kunnen in de planning snel en eenvoudig ingebracht worden. Door nadien een Standaardkalender (zie 3.2) te laten lopen, worden de betreffende dagen rechtstreeks overgenomen/opgenomen in de Snelingave (zie 3.3). Je kan de jaarplanning opstellen op het niveau van de hele onderneming, op het niveau van een bepaalde sectie of op het niveau van een individuele werknemer. Indien er gebruik gemaakt wordt van een tikkloksysteem, zullen de eerste twee stappen meestal niet gebruikt worden.

4.2. PLANNING Om in het onderdeel planning te geraken ga je als volgt te werk: Klik in het hoofdscherm op de knop PLANNING binnen de rubriek AANMAAK. Er verschijnt (als optie) een klein paswoordscherm. Geef het juiste paswoord in, druk op de Entertoets en het planningjaaroverzicht verschijnt.

Figuur 37: Overzicht Jaarplanning


Hoofdstuk 4 / 1

4.2.1. BESPREKING ONDERDELEN

Het scherm overzicht jaarplanning bestaat uit verschillende onderdelen. Bovenaan vind je enkele belangrijke selectie- en invulvelden. De rest van het scherm wordt gevuld met een planningsagenda waarin je veranderingen kan aanbrengen. Onderaan het scherm bevinden zich enkele actieknoppen waarmee je bepaalde handelingen kan uitvoeren.

4.2.1.1. Keuze

Figuur 38: Keuzevierkantjes

Toont alle selectiemogelijkheden van algemeen tot werknemersniveau. Je maakt je keuze duidelijk door de vierkante selectievakjes aan te klikken. Je kan meerdere vakjes tegelijk aanklikken. Buiten het eerste (Algemeen), dien je alle selectiemogelijkheden verder te specifiëren in de daarvoor bestemde invulvelden. Als je Paritair Comité aanklikt, verschijnt een bijkomend invulvak waarin je het Paritair Comité nummer kan ingeven. Bij Werkgever, Sectie en Werknemer verschijnt naast een invulvak ook een blauw pijltje. Hiermee open je een lijst (look-up box) waarin je je keuze kan maken. Let op, klik steeds in het linker gedeelte van het lijstje om te selecteren.

Figuur 39: Knop Gegevens Hernieuwen

Let wel, als je een lager niveau dan Werkgever selecteert, moet je het vakje bij Werkgever toch mee aanduiden en verder specifiëren. Bijvoorbeeld: Je wil de planning klaarmaken voor één bepaalde werknemer. Het volstaat niet enkel deze werknemer aan te klikken. Het systeem moet namelijk weten voor welke werkgever deze werknemer werkt. Hetzelfde geldt voor de sectie. Als je je keuze gemaakt hebt en je selectievoorwaarden verder ingevuld hebt, merk je dat de knop ‘Gegevens Hernieuwen’ groen kleurt. Dit wil zeggen dat de planning die je wenst te zien op basis van je keuze nog niet zichtbaar is, maar binnengeladen kan worden door op de knop GEGEVENS HERNIEUWEN te klikken.


Hoofdstuk 4 / 2

In onderstaand voorbeeld werd de selectie Werkgever aangeduid en het nummer 67300 geselecteerd alsook Werknemer en het nummer 55. Het resultaat ziet er als volgt uit:

Figuur 40: Overzicht Jaarplanning na een selectie

4.2.1.2. Opslaan als Als je je selecties gekozen en veranderingen aangebracht hebt, bevestig deze veranderingen dan door achter de geselecteerde keuzemogelijkheden het ronde selectievakje aan te klikken. Je kan slechts op één niveau wijzigingen bewaren. Met andere woorden je kan maar één selectierondje selecteren als je wenst op te slaan. Het systeem zal de gegevens dan ook bewaren op het niveau dat jij gekozen hebt. Als je nu op de knop ‘Bewaren’ klikt, zal het systeem dus de gegevens exact zoals jij het wenst, opslaan.

Figuur 41: Overzicht Jaarplanning aangepast

4.2.1.3. Dagcode tonen / Daguren tonen / Uitleg tonen Deze mogelijkheden kan je elk apart of in combinatie met elkaar selecteren. Dagcode tonen zorgt ervoor dat in de vakjes van de planning de dagcode vermeld staat. Daguren tonen zal de uren in de vakjes laten zien. Uitleg tonen laat bij je muisaanwijzer een vermelding zien van de dagcode en daguren als je op een bepaald vakje staat. Als je deze mogelijkheden aanklikt, zal je nog niets merken in het planningoverzicht. Vergeet dus niet op de knop GEGEVENS HERNIEUWEN te klikken en dan zal je onderstaand resultaat bekomen:


Hoofdstuk 4 / 3

Figuur 42: Dagcodes tonen

Nota: Altijd op de knop ‘Gegevens Hernieuwen’ klikken na elke wijziging die je doorgevoerd hebt en waarvan je het resultaat wenst te zien.

4.2.1.4. Toolbox In de toolbox kan je de juiste dagcode selecteren en deze in de planning plaatsen. Klik eerst bovenaan rechts op de knop TOOLBOX.

Figuur 43: Knop Toolbox

Onderstaand scherm zal verschijnen. Normalerwijze staat het venster ‘Toolbox’ open.

Figuur 44: Venster Toolbox

Kies eerst in de toolbox de gewenste dagcode. Klik vervolgens met de muis op de dag waar je deze dagcode wenst neer te zetten. Zo kan je dagcodes invoegen, veranderen en verwijderen in de jaarplanning.

4.2.1.5. Twee codes op één dag Elke dag wordt opgedeeld in twee vakjes. Het bovenste vakje vertegenwoordigt het eerste dagdeel en het onderste het tweede dagdeel. Klik je voor het eerst op het bovenste van de twee, dan vult het systeem de twee blokjes onder elkaar met deze code. Wens je op diezelfde dag, maar voor het tweede deel een andere code, selecteer deze code dan eerst en klik vervolgens op het onderste van de twee vakjes. Bijvoorbeeld: Een werknemer neemt het eerste dagdeel een compensatie en het tweede dagdeel vakantie. Selecteer de code van het eerste dagdeel, in dit voorbeeld compensatie, en klik op het bovenste vakje. Beide vakjes lichten op in de kleur van de gekozen code. Selecteer vervolgens de code van het tweede dagdeel, in dit voorbeeld vakantie, en klik op het onderste vakje. Een voorbeeld hiervan zie je op 26 december in onderstaande figuur.

Figuur 45: Twee codes inbrengen op éénzelfde dag


Hoofdstuk 4 / 4

4.2.1.6. Uren

De codes kan je in de toolbox selecteren, maar de uren dienen op een andere wijze ingegeven te worden. Beweeg met de pijltjestoetsen (let op: gebruik de muis niet voor deze handeling, hiermee zal je de code overschrijven in plaats van selecteren) naar het gewenste vakje zodat dit geselecteerd is en druk vervolgens op de Entertoets. Zo kom je in volgend scherm terecht:

Figuur 46: Ingave uren

In dit scherm kan je het gewenste aantal uren ingeven die bij een bepaalde code horen en bevestigen met de Knop OK.

4.2.1.7. Lange Periode Wens je een code aan meerdere opeenvolgende dagen tegelijk toe te kennen, sleep dan met de muis over de vakjes van de verschillende dagen, deze worden automatisch ingekleurd met de code die je gekozen had. Wens je een code aan meerdere opeenvolgende dagen tegelijk toe te kennen, zonder een weekend te overschrijven, dan kan je best gebruik maken van de knop LANGE PERIODE. In onderstaand scherm kan je dan exact specifiëren welke dagen je wenst in te plannen met deze code.

Figuur 47: Lange Periode

Vul de juiste dagcode in en datum Van/Tot. Je kan in dit scherm het aantal uren ingeven als deze afwijken van de arbeidscyclus op werknemersniveau. Hiervoor moet je niet meer beroep doen op de Entertoets zoals hierboven vermeld staat. Duidt ten slotte de dagen aan die in deze periode voorkomen en klik daarna op de knop Inboeken.

4.2.1.8. Bewaar Als je een aantal veranderingen aangebracht hebt in de planning en je wilt deze veranderingen bewaren, dan ga je best als volgt te werk: klik eerst bovenaan links een rond keuzevakje aan bij één van de niveaus die je reeds geselecteerd had en klik vervolgens op de knop BEWAREN. Doe je dit niet in deze volgorde, dan zal het systeem je verwittigen met een kleine boodschap. De planning zal bewaard worden op het niveau waarop jij de planning weggeschreven hebt. Heb je een verkeerd rondje geselecteerd, dan zal het systeem een melding geven bij het opslaan als het gaat om een niveauprobleem. Heb je bijvoorbeeld de planning opgevraagd van Werkgever 999800 en van Werknemer 2, dan toont het systeem uiteraard de planning van Werknemer 2. Boek je bijvoorbeeld de individuele vakantie in van de werknemer en sla je daarna per ongeluk op op Algemeen Niveau of zelfs op Werkgeversniveau, dan krijg je een melding. Het systeem wil je waarschuwen voor de onlogische keuze van het opslaan. Gebeurde dit niet, dan zou de planning van deze persoon op niveau van het hele bedrijf opgeslaan zijn en ben je de oorspronkelijke bedrijfsplanning verloren.


Hoofdstuk 4 / 5

Dus het systeem verwittigt je steeds als het niveau van opslaan hoger ligt dan het laagst gekozen niveau in het overzicht.

De wijzigingen die je aangebracht hebt kan je samengevat bekijken in het scherm dat zal verschijnen nadat je op de knop BEWAAR geklikt hebt.

Figuur 48: Gewijzigde Prestaties

Afhankelijk van het niveau dat je gekozen hebt, kan je de gewijzigde prestaties bekijken. Zijn deze na een controle in orde, klik dan op de knop BEWAAR. Zijn ze niet in orde, klik dan op de knop TERUG.

4.2.1.9. Samenvatting Met dit onderdeel is het mogelijk een samenvatting te zien van codes, aantallen en totaaluren per jaar of per maand.

Figuur 49: Scherm Samenvatting

Selecteer je in het linker gedeelte van het scherm een bepaalde maand, dan verschijnt rechts een samenvatting van alle prestaties die in deze maand zijn ingegeven. Selecteer je links het jaar, dan verschijnt rechts een samenvatting van het hele jaar. Klik je op een plusje dat voor elke maand verschijnt, dan zal deze maand links uitgebreid worden in een overzicht van alle dagen van deze maand. De bedoeling is dat je een dag kan selecteren en hiervan de samenvatting kan bekijken.


Hoofdstuk 4 / 6

4.2.1.10. Ledig tabel

Je hebt de planning op een bepaald niveau binnengehaald. Je hebt allerlei wijzigingen aangebracht. Je kan deze wijzigingen ongedaan maken, zolang je nog niet op bewaren geklikt hebt. Druk op de knop LEDIG TABEL. De hele tabel zal leeggemaakt worden. Klik terug op de knop ‘Gegevens Hernieuwen’ en de oorspronkelijke gegevens van je keuze worden terug binnengeladen. Deze bewerking kan uiteraard vervangen worden door het niet opslaan van de wijzigingen die je aangebracht hebt.

4.3. STANDAARD KALENDER Alvorens over te gaan tot het ingeven van de reële prestaties, is het noodzakelijk een standaardkalender te laten lopen. De dagen van het normale uurrooster of de eventuele wijzigingen die je hieraan hebt aangebracht via de Planning (4.2), worden dan automatisch overgenomen in de prestatieopgaven van de snelingave (4.4). Hiervoor ga je als volgt te werk. Vooraleer je in het scherm ‘Standaardkalender’ komt, vraagt het systeem je eerst naar je paswoord.

Figuur 50: Aanmaken Standaard Kalender

4.3.1. BESPREKING VAN DE INVULVELDEN Keuzelijst Deze keuzemogelijkheid staat standaard juist. Alle Bestaande dagen overschrijven Deze mogelijkheid selecteren, betekent dat wanneer je na het ingeven van een planning terug de standaardkalender laat lopen, de reeds ingegeven codes en uren in de planning terug overschreven worden met de gegevens die in de standaard kalender staan. Is deze mogelijkheid niet geselecteerd, dan worden de ingegeven gegevens niet overschreven. Bestaande dagen overschrijven zal standaard nooit aangeduid staan. Alle andere selectiemogelijkheden blijven best aangeduid. Hiermee maak je duidelijk dat de planning op alle niveaus geïntegreerd wordt in de standaardkalender. Datum op te maken van-tot / periode Vul de begindatum van de loonperiode correct in en beweeg met de tabtoets door de andere twee veldjes. Je zal opmerken dat beide veldjes aangepast worden. Werkgever Het werkgeversnummer. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 4 / 7

Sectie van/tot De vermelding 1-9999 betekent dat voor alle secties de kalender wordt aangemaakt. Indien je je wil beperken tot bepaalde secties, kan je meerdere sectienummers ingeven, gescheiden door een ; teken. Sectienummers die elkaar opvolgen, moet je niet één voor één opsommen met een ; teken als scheidingsteken, maar kan je snel weergeven door het beginnummer en eindnummer in te geven, gescheiden door een –teken. Werknemer van/tot De vermelding 1-999999 betekent dat voor alle werknemers de kalender wordt aangemaakt. Indien je je wil beperken tot bepaalde werknemers, kan je meerdere werknemernummers ingeven, gescheiden door een ; teken. Werknemernummers die elkaar opvolgen, moet je niet één voor één opsommen met een ; teken als scheidingsteken, maar kan je snel weergeven door het beginnummer en eindnummer in te geven, gescheiden door een –teken. Start aanmaak Zodra de juiste gegevens zijn ingevuld, wordt de standaardkalender aangemaakt door een druk op de knop Start Aanmaak.

4.4. SNELINGAVE Deze toepassing is de laatste stap in de prestatieopgaven. De gegevens die hierin opgenomen worden, dienen als basis voor de uiteindelijke loonberekening. Indien je de vorige stap correct uitgevoerd hebt, zal je merken dat reeds heel wat prestaties correct zijn ingevuld. Enkel de wijzigingen van het laatste ogenblik moeten nog ingegeven worden. Je gaat als volgt te werk. Klik in het hoofdscherm op de knop SNELINGAVE onder de rubriek LOONBEREKENING. Zo kom je terecht in onderstaand Snelingave-scherm:

Figuur 51: Snelingave

4.4.1. VOLGENDE VELDEN KUNNEN INGEVULD WORDEN Werkgever, Sectie, Werknemer Betaalperiode Is een code die bestaat uit drie of vier cijfers, waarvan de laatste twee de aard van de berekening weergeven (bv: …10=gewone loonberekening; …11=vakantiegeld, eindejaarspremie,…). Het eerste cijfer of de eerste twee cijfers slaan op de maand (bv: 610=gewone loonberekening van de maand juni; 611=vakantiegeld, eindejaarspremie,… van de maand juni los van de kalender) Samenvatting dagcodes tonen Toont een overzicht van de verschillende dagcodes. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 4 / 8

Verder gaan vanaf werknemer boven Je hebt op een eerder moment de prestaties van een aantal werknemers ingegeven in de snelingave. Je wenst de draad nu terug op te pakken. Selecteer de werknemer waarmee je terug van start moet gaan en selecteer de keuze ‘verder gaan vanaf werknemer boven’. Je ziet nu de Let er wel voor op dat je bij het invullen van de verschillende velden niet met de entertoets naar het volgende invulveld beweegt, maar de tabtoets of de muis gebruikt. Het resultaat van je keuze zie je in onderstaand scherm:

Figuur 52: Snelingave scherm

Je kan makkelijk van de ene werknemer naar de andere bewegen met de navigatietoetsen bovenaan rechts op het scherm.

De wijzigingen die je voor de huidige werknemer aangebracht hebt, worden bewaart, zodra je naar de vorige of volgende werknemer beweegt.

4.4.2. BESPREKING ONDERDELEN 4.4.2.1. Prestaties In deze rubriek kan je zelf de standaard kalender van een door jou gekozen werknemer veranderen. Klik in de velden waar je veranderingen wenst aan te brengen. Indien er al gegevens instaan, kan je deze gewoon overschrijven. Een snelle manier om code en uren in te geven is de volgende: klik met de rechtermuisknop in het veld code en/of uren, een lijst met codes en uren verschijnt waaruit je met de muis snel een keuze kan maken door deze gewoonweg even aan te klikken. Als je in het veld code klikt, zal je ongetwijfeld opmerken dat er een uitschuifbalkje verschijnt, met een opzoeklijst die dient om het opzoeken van de juiste code te vergemakkelijken. Ook achter Ploegencode (Pc), Kostenplaats (Kp) en Afdeling (Afd) schuilt een opzoeklijst waarin je de juiste code kan selecteren. Wens je op eenzelfde dag twee verschillende codes, kostenplaatsen, afdelingen en uren toe te kennen, dan dien je deze dag twee maal in te geven. Beweeg met de schuifbalk tot de laatste record Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 4 / 9

en klik in de nieuwe record. Vul de gegevens verder in van de dag waarop je een tweede reeks gegevens wenst in te vullen. Bevestig elke wijziging door met de tabtoets te bewegen naar de volgende regel.

4.4.2.2. Vorige maand Met deze knop kan je de prestaties van de vorige maand raadplegen.

Figuur 53: Vorige maand

4.4.2.3. Samenvatting

4.4.2.4. Status

Figuur 54: Status

Berekenen Het loon van de betrokken werknemer staat klaar om berekend te worden. Wachten Het loon van de betrokken werknemer wordt niet berekend. Deze mogelijkheid is voornamelijk van belang voor de dossierbeheerders bij SAP. Transactie Het loon staat in een tussenbestand. Deze mogelijkheid is voornamelijk van belang voor de dossierbeheerders bij SAP. Historiek Het loon is berekend en er bestaan historiekgegevens van. Handleiding Sonet Light

Hoofdstuk 4 / 10

4.4.2.5. Loonformules

Figuur 55: Loonformules

Je kan vanuit het Snelingavescherm de loonformules van een bepaalde werknemer opvragen om te raadplegen of eventueel te veranderen, zonder telkens terug naar de werknemersfiche te moeten gaan. Je kan van niveau veranderen en naar een andere werknemer gaan als je wenst. Te zien zijn de loonformules van dit bepaalde contract Meer uitleg over loonformules vind je in Hoofdstuk 4. De loonformules staan rechtstreeks op het Snelingavescherm om onmiddellijk te kunnen raadplegen.

Figuur 56: Raadpleging loonformules

4.4.2.6. Forfaitaire bedragen meetellen Verder bestaat nog de mogelijkheid om forfaitaire bedragen te laten meetellen. Stel dat een werknemer langdurig ziek is, dan geldt deze voorwaarde uiteraard niet en kan deze uitgeschakeld worden.


Hoofdstuk 4 / 11

4.4.2.7. Premies

Figuur 57: Premies

Eenmalige gegevens kunnen op deze plaats ingegeven worden. Bijvoorbeeld: Code 253(= overuren) + Aantal(=aantal uren) zelf ingeven en de computer berekent de toeslag zelf. Bijvoorbeeld: Code 303(=commissie) + Waarde zelf ingeven, het aantal ingeven is dan niet meer nodig. Naar gelang de aard van de gedefinieerde gegevens, dienen volgende velden ingevuld te worden: Datum, Looncode, Kp, Afd, Pc, Aantal, Bedrag, Waarde. In het invulveld Looncode verschijnt volgende zoeklijst, zodat je hieruit makkelijk een keuze kan maken:

Figuur 58: Overzicht Looncodes


Hoofdstuk 4 / 12

HOOFDSTUK 5: VOORSCHOTTEN 5.1. VOORSCHOTTEN SONET LIGHT geeft de mogelijkheid om voorschotten in te geven en een betaalbestand aan te maken voor betaling via de banksoftware. Klik vanuit het hoofdscherm op de knop VOORSCHOTTEN.

Figuur 59: Voorschotten

Sectie De mogelijkheid bestaat om via de knop een overzicht te krijgen van alle secties die in het bedrijf actief zijn, zo kan je makkelijk je keuze maken. Je bent niet verplicht dit veld in te vullen. Jaar / Periode Bij Periode wordt de betaalperiode ingevuld. De betaalperiode is een code die bestaat uit drie of vier cijfers, waarvan de laatste twee de aard van de berekening weergeven (bv: …10=gewone loonberekening; …11=vakantiegeld, eindejaarspremie,…). Het eerste cijfer of de eerste twee cijfers slaan op de maand (bv: 610=gewone loonberekening van de maand juni; 611=vakantiegeld, eindejaarspremie,… van de maand juni los van de kalender). Code Hierin staat de code ‘683’, ontvangen voorschotten. De lijst binnenladen Zodra alle gewenste velden ingevuld zijn, klik je op de knop REFRESH.Onderaan verschijnt het totaalbedrag van de uit te betalen voorschotten. Wanneer alles in orde is, klik je op de knop SLUITEN.


Hoofdstuk 5 / 1

5.2. KOPPELING ISABEL Klik in het hoofdscherm op de knop KOPPELING ISABEL binnen de rubriek AANMAAK. Zo kom je terecht in onderstaand scherm:

Figuur 60: Koppeling Isabel

Bestand Dubbelklik in het veld bij bestand en het venster Opslaan Als zal geopend worden. Hierin kan je aanduiden waar het bestand geplaatst moet worden. Zorg dat bij bestandstype FBF-Bestand vermeld staat. Dit staat voor Bestand voor binnenlandse betalingen. Periode Hier wordt de loonperiode en het jaar vermeld. Type Voorschotten. Na het invullen van de velden, klik je op de knop AANMAKEN. Het systeem verwerkt de gegevens en geeft de melding: ‘Bankbestand aangemaakt + Bedrag’. Dit bestand kan opgevraagd worden in de banksoftware.


Hoofdstuk 5 / 2

HOOFDSTUK 6: PRESTATIES & PREMIES 6.1. PRESTATIES Klik in het Werknemersscherm op de knop PRESTATIES.

Figuur 61: Overzichtscherm werknemers

Figuur 62: Prestatiescherm.


Hoofdstuk 6 / 1

Prestaties geven een overzicht van de voorlopige of de definitieve kalender: De voorlopige kalender wordt na elke loonberekening aangemaakt op basis van het arbeidsregime in de werknemersfiche (gevisualiseerd door een groen stoplicht). Op elke dag worden het aantal uren en de prestatiecode getoond. Met een dubbelklik op de gekozen dag, kom je in het scherm ‘Input Prestaties’ terecht. Hier kan je de voorgestelde prestaties aanpassen, maar dit gebeurt doorgaans in de Snelingave. De definitieve kalender toont de berekende prestaties. Deze kunnen niet meer aangepast worden via dit scherm (gevisualiseerd door een rood stoplicht). Prestaties kunnen op voorhand ingeladen zijn door SAP of zelf gemaakt worden via de tikklok of via de standaard kalender (=standaard arbeidsregime uit werknemersfiche) waarbij er rekening gehouden wordt met de planning.

6.1.1. WIJZIGEN Enkel de afwijkingen op de normale prestaties (voorbeeld ziekte) dienen gewijzigd te worden. Dit noemen we het "Principe van de uitzondering". Wijzigingen gebeuren doorgaans in het Snelingave-scherm. Wens je de wijzigingen toch hier te doen, ga je best als volgt te werk: Een cursor verschijnt in de prestatiekader. De prestatie van één dag bestaat uit de uren en een dagcode (voorbeeld AD=Arbeidsdag). De cursor gaat op de 1ste dag staan. Met de verschillende richtingstoetsen of met behulp van de muis wandel je naar de dag van de te wijzigen prestatie. Met een dubbelklik op de dagcode en als die nog niet aanwezig is met een dubbelklik op het nummer van de dag, kom je in het scherm ‘Input Prestaties’ terecht en kan je het gewenste aantal prestaties ingeven.

Figuur 63: Input Prestaties


Hoofdstuk 6 / 2

6.2. PREMIES Onderaan in het Prestatiescherm zie je een gedeelte dat betrekking heeft op Premies. Een premie bestaat uit een berekeningscode, een aantal en een bedrag. De premies die vermeld staan in de werknemersfiche, komen steeds automatisch terug. Premies die in dit scherm vermeld staan, zijn eenmalig en dus enkel in de betreffende periode berekend.

Figuur 64: Premies

6.2.1. EEN NIEUWE PREMIE AANMAKEN / VERWIJDEREN Dubbelklik op eender welke record of druk de F10 toets in. Onderstaand scherm verschijnt. Hierin kan je nieuwe éénmalige premies aanmaken. De berekeningscode kan je eenvoudig kiezen door in het veldje onder code te klikken. Een lange lijst met codes en beschrijvingen zal verschijnen. Klik je keuze aan en ga gewoon verder met het invullen van de velden. Je kan, indien nodig, een zelfgemaakte premie terug vewijderen door de regel te selecteren en op de knop ‘Verwijder’ te klikken.

Figuur 65: Invullen Premies

Eenmalige gegevens kunnen op deze plaats ingegeven worden. Bijvoorbeeld: Looncode 253 (=overuren): enkel Aantal (=aantal uren) ingeven, want de computer berekent zelf het ingegeven aantal x het uurloon aan 50%. Bijvoorbeeld: Looncode 303 (=commissie): enkel Waarde zelf ingeven, het aantal ingeven is dan niet meer nodig. Wil je een éénmalige premie negatief formuleren, dan moet je zelf het minteken mee invullen. Naar gelang de aard van de gedefinieerde gegevens, dienen volgende velden ingevuld te worden: Datum, Looncode, Kp, Afd, Pc, Aantal, Bedrag, Waarde.


Hoofdstuk 6 / 3

HOOFDSTUK 7: TELLERS De module TELLERS kan gebruikt worden om over een bepaalde periode na te gaan op hoeveel uren of dagen iemand nog recht heeft van een bepaald dagtype of om een gecumuleerd overzicht te krijgen van een specifieke looncode.

7.1. AANMAKEN TELLER Klik in het hoofdscherm op de knop TELLERS.

Figuur 66: Overzicht Tellers

De tellers kunnen op verschillende niveau’s gedefinieerd worden : werkgever sectie werknemer Indien je bovenaan het scherm de werkgeversnummer ingeeft, kom je in het scherm ‘Overzicht Tellers’. Na een druk op de Entertoets verschijnen de reeds gedefinieerde tellers.

Figuur 67: Overzicht Tellers

Links onderaan het scherm staat de knop DEFINIEER TELLERS.


Hoofdstuk 7 / 1

Figuur 68: Definieer Tellers

Om een teller aan te maken, klik je op de knop TOEVOEGEN.

Werkgever, Sectie, Werknemer Hier wordt bepaald voor welk niveau de teller aangemaakt wordt. Looncode (Loondatabase), Dagcode (Prestatiedatabase) Je krijgt een overzicht van alle loon- of dagcodes door de verrekijker aan te klikken. Cijfer Centraal in een teller staat een “cijfer”. Hiermee duiden we aan op welke basis de teller vertrekt om het “verschil” te berekenen. Bijvoorbeeld : een teller van verlofdagen vertrekt van het cijfer 20; een teller van terugbetaalde kosten vertrekt van het cijfer 0. Type Afhankelijk van de aard van de teller is het type : een aantal, een bedrag of een waarde. (voor historiek) dagen of uren (voor prestaties) Formule Hiermee geven we aan of de teller “optelt” of “aftrekt” ten opzichte van het “cijfer” om tot een verschil te komen. In het geval van de verlofdagen zal de teller “aftrekken” van het cijfer 20.


Hoofdstuk 7 / 2

Omschrijving De mogelijkheid bestaat om een korte omschrijving aan de teller toe te kennen. Dit veld heeft enkel een informatieve betekenis. Cijfer meetellen voor cumuls op loonbriefje Indien je de tellers ook op het loonbriefje wil vermelden, neem dan kontakt op met uw dossierbeheerder bij SAP.

7.2. AANPASSEN VAN EEN TELLER Gebeurt op dezelfde manier als het toevoegen van een teller. Kan gebruikt worden om een teller die op werkgeverniveau ingezet is (bv. 20 vakantiedagen) aan te passen op werknemerniveau. (bv. Een bepaalde werknemer heeft slechts recht op 15 vakantiedagen.)

7.3. VERWIJDEREN VAN EEN TELLER Selecteer de teller die je wenst te verwijderen. Klik op de Ctrl-toets, de geselecteerde teller licht rood op. Het systeem vraagt of u zeker bent om de teller te verwijderen.

7.4. LOONDATABASE /PRESTATIEDATABASE Afhankelijk van de gegevens die opgevraagd worden, wordt Loondatabase en Prestatiedatabase:

er een onderscheid gemaakt tussen

De loondatabase bevat alle berekende gegevens die in de historiek geboekt zijn. Hieruit kunnen Aantallen, Bedragen of Waarden opgevraagd worden. In de prestatiedatabase worden de individuele prestaties, de dagcode en de uren per dag bijgehouden. De prestatieteller kan ook gegevens bevatten die nog niet in historiek staan. Bijvoorbeeld gegevens van de huidige maand die in de snelingave opgenomen zijn, of gegevens uit de planning. Konkreet betekent dit dat voor het verleden de 2 tellers overeenkomen, voor de toekomst geeft enkel een prestatieteller resultaat. Bijvoorbeeld : Teller vakantiedagen. Loondatabase : looncode 123. We gaan ervan uit dat iemand recht heeft op 20 vakantiedagen. In de historiek staan 15 dagen. Heeft nog recht op 5 dagen. Prestatiedatabase : dagcode VAK. In de historiek staan 15 dagen; in de planning staan reeds 2 dagen verlof ingevuld voor december. Het systeem vermeldt dat er nog 3 verlofdagen over zijn.


Hoofdstuk 7 / 3

HOOFDSTUK 8: HISTORIEK Het onderdeel loonhistoriek bezorgt je een overzicht van de reeds berekende lonen over een bepaalde periode en volgens een bepaald schema. Deze gegevens bevinden zich in de bestanden die je importeert van SAP. De historiek kan op verschillende niveaus opgevraagd worden (werkgever, sectie en werknemer). Klik onderaan links op de knop HISTORIEK en je komt terecht in het venster ‘Loonhistoriek’ of selecteer in de menubalk BESTAND en vervolgens HISTORIEK of druk de F7 toets in op je toetsenbord.

Figuur 69: Loonhistoriek

Van een ingegeven jaar kan je een ‘Overzicht Loonruns’, ‘Kwartaal Overzicht’ en ‘Loonrun’ opvragen. Klik je op ‘Loonrun’, dan zal dit scherm verder uitgebreid worden met de mogelijkheid om een bepaald bereik in te kunnen geven.

Figuur 70: Loonhistoriek

8.1.1. OVERZICHT LOONRUNS

Je komt nu terecht in het scherm ‘Loonoverzicht’. Van een opgegeven werkgever zie je in dit scherm loonruns verschijnen over verschillende periodes. Ook staat bij elke loonrun het totaalbedrag van de nettolonen vermeld.


Hoofdstuk 8 / 1

Figuur 71: Loonoverzicht

Het is mogelijk om van elke record het detailscherm op te vragen. Dubbelklik op de record en je komt terecht in het loonoverzichtscherm. Je kan hier verder niets meer in aanduiden.

Figuur 72: Detailscherm loonoverzicht

Dit scherm toont je een volledig overzicht van de loonrun van een bepaalde periode die je in het voorgaande scherm geselecteerd hebt. Met de pijlen onderaan links kan je naar de loonrun van de vorige of volgende periode bewegen.


Hoofdstuk 8 / 2

8.1.2. KWARTAAL OVERZICHT

Figuur 73: Kwartaaloverzicht

In dit scherm zie je een uitgebreid overzicht van de loonruns per kwartaal. Je dient geen periode meer te selecteren zoals bij de voorgaande mogelijkheid. Je krijgt daarentegen ineens een totaaloverzicht van de loonruns van je bedrijf per kwartaal. Let op, als je op de schuifbalk onderaan het scherm klikt, kan je ook de totalen van het jaar zien. Met de schuifbalk ga je als volgt te werk: schuif het blokje naar rechts door het te slepen met de muis of klik in een leeg gedeelte van de schuifbalk waardoor het blokje naar rechts springt.

8.1.3. SPECIFIEKE LOONRUN Deze mogelijkheid toont je een loonrunoverzicht van een zelf te definiëren bereik binnen 1 loonjaar. Let wel dat begin- en eindrun ingegeven dienen te worden (van 210 tot 510, met andere woorden van februari tot en met mei).

Figuur 74: Specifieer loonrun


Hoofdstuk 8 / 3

De loonrun, of ook wel betaalperiode genoemd, is een code die bestaat uit drie of vier cijfers, waarvan de laatste twee de aard van de berekening weergeven (bv: …10=gewone loonberekening; …11=vakantiegeld, eindejaarspremie,…). Het eerste cijfer of de eerste twee cijfers slaan op de maand (bv: 610=gewone loonberekening van de maand juni; 611=vakantiegeld, eindejaarspremie,… van de maand juni los van de kalender) Hier wandel je dus niet van periode tot periode of krijg je ook geen kwartaaloverzicht van de loonruns. Maar deze mogelijkheid laat toe een totaaloverzicht te zien van een zelf te definiëren bereik.


Hoofdstuk 8 / 4

HOOFDSTUK 9: RAPPORTAGE Momenteel kan je drie onderdelen in het SONET LIGHT verhaal raadplegen om aan rapportage te doen: 1. Loonlijsten 2. Excel rapportering 3. Brieven & Documenten (aparte module)

9.1. LOONBRIEFJES

Keuzelijst Je kan loonbriefjes afdrukken die al dan niet gekoppeld zijn aan een loonrun. Uiteraard is enkel de tweede mogelijkheid van toepassing. De eerste mogelijkheid wordt gebruikt bij SAP. Afdrukmethode Je kan ofwel via de printer ofwel via het scherm een afdruk bekomen. Type loonbrief In transactie kan een test loonbriefje afgedrukt worden. Dit kan enkel door SAP uitgevoerd worden. Uit historiek-gegevens kan een definitief loonbriefje afgedrukt worden. Dubbel afdrukken Een loonbriefje kan in tweevoud afgedrukt worden. Alleen voorschot Enkel het voorschot kan op een loonbriefje getoond worden.


Hoofdstuk 9 / 1

9.2. LOONLIJSTEN Het scherm ‘Lijsten na Loonrun’ bestaat uit drie onderdelen: enkele tabbladen, de keuze ‘Selecties’, de keuze ‘Afdrukmethode’. In de tabbladen kies je de lijsten die je wenst af te drukken. Zodra je een lijst geselecteerd hebt, verschijnt er bij de naam van het tabblad waarin je een lijstje geselecteer hebt, een sterretje. Je kan dus verschillende lijsten uit verschillende tabbladen gelijktijdig selecteren, bij elk van deze tabbladen zal dan een sterretje verschijnen. Binnen de keuze ‘Selecties’ bepaal je voor welke groep de gekozen lijsten afgedrukt moeten worden. Binnen de keuze ‘Afdrukmethode’ bepaal je of de lijst onmiddellijk naar de printer afgedrukt moet worden of eerst naar het scherm om verdere bewerkingen te doen.

Figuur 75: Lijsten na Loonrun

Onderaan het scherm Lijsten na Loonrun vind je enkele algemene selecties die op de eerste plaats dienen te gebeuren. Daarna kan je specifiek per tabblad verdere keuzes maken.

Figuur 76: Algemene selecties


Hoofdstuk 9 / 2

Werkgever Opgave van het aansluitingsnummer bij SAP bestaande uit een nummer van 6 cijfers Werknemer van/tot Hier kan je aanduiden voor welke werknemer je een lijst wil afdrukken. Je kan dit per werknemer of voor een groep van werknemers. Eén werknemer: de waarde in ‘van’ en ‘tot’ zijn identiek Meerdere werknemers: in groep af te drukken, d.w.z. van wn-nummer tot wn-nummer. Alle werknemers: van 1 tot 999999 Jaar-Maand van/tot Je kiest voor een periode van maand tot maand binnen hetzelfde jaar of je kan kiezen voor een volledig jaar zonder opgave van de maanden. Banklijsten per sectie afdrukken Deze optie kan indien nodig geselecteerd worden. Afdrukmethode Je kan vragen de lijst te tonen op het scherm of je kan kiezen voor de onmiddellijke afdruk. Database / Keuzelijst De gegevens komen altijd uit de historiek-database. Het gaat ook steeds om gegevens die niet gekoppeld zijn aan een loonrun.

9.2.1. TABBLAD LOONBEREKENING

Figuur 77: Tabblad Loonberekening.

Loonstaat (Loonjournaal) Het loonjournaal toont een overzicht van de volledige loonberekening van bruto naar netto per werknemer, per sectie en totaal van de firma. Deze kan in detail, samengevat of per kostenplaats opgevraagd worden. Banklijst (Netto-Lonen) De banklijst toont een overzicht van de over te schrijven netto-lonen voor de financiële instelling van de werkgever. Hierop verschijnen enkel de werknemers waarvan het bankrekeningnummer bij SAP gekend is. In de controlelijst vind je afwijkingen terug, zoals personen zonder bankrekeningnummer of bedragen die 0 of negatief zijn. Boekhoudkundig Overzicht Dit document is een hulpmiddel om de loonkosten van de voorbije maand op eenvoudige wijze boekhoudkundig te verwerken. Vakantieattest Loonbeslag Loonkost Individuele Rekening (Detail)


Hoofdstuk 9 / 3

Loonstaat (Loonjournaal) totaal per sectie Het loonjournaal per sectie toont een overzicht van de volledige loonberekening van bruto naar netto per sectie van de firma.

9.2.2. TABBLAD VOORSCHOTTEN VAN LONEN

Figuur 78: Voorschotten van lonen.

Banklijst (Te betalen voorschotten) Toont een overzicht van de te betalen voorschotten. De werkgever die zelf de opdracht geeft tot uitbetaling van de voorschotten aan zijn financiële instelling, kan deze lijst hiervoor gebruiken.

9.2.3. TABBLAD WERKNEMERSLIJST

Figuur 79: Tabblad Werknemerslijst.

Je kan een werknemerslijst opvragen met telkens andere gegevens. Adres gegevens komen in elke lijst terug, de bijkomende gegevens per lijst staan tussen ronde haakjes vermeld. Je kan een algemeen overzicht van de prestaties opvragen of meer specifiek, per kostenplaats, per werknemer, … . Ten slotte kan je werknemersetiketten van diegenen die indienst zijn laten uitprinten.


Hoofdstuk 9 / 4

9.2.4. TABBLAD STATISTIEKEN

Figuur 80: Tabblad Statistieken

In het tabblad Statistieken kan je allerlei lijsten afdrukken, die een algemeen beeld geven van bepaalde aspecten in de firma, zoals leeftijd, anciënniteit, personeelsfluctuatie, reden uitdienst, aantal werknemers op een bepaalde datum, afwezigheden… . Ook kan je een overzicht opvragen van alle of enkele looncodes.

9.2.5. EXPORTEREN VAN AFDRUKKEN OP HET SCHERM Druk je af naar de printer, dan komen je lijsten zonder enige verdere bewerking uit de printer. Druk je echter af naar het scherm, dan kan je de lijst verder gaan bewerken. De lijst zal in het programma Crystal Reports getoond worden.

Figuur 81: Rapport in Crystal Reports

Je kan alsnog de lijst onmiddellijk naar de printer sturen door eenvoudigweg op het printicoontje te klikken. Klik je op het exporticoontje (envelop), dan kan je de lijst exporteren naar bijvoorbeeld Excel.

Figuur 82: Export scherm


Hoofdstuk 9 / 5

Na een druk op de OK-knop, wordt de lijst onmiddellijk in Excel binnengehaald.

Figuur 83: Export naar Excel

Hierop kan je je gewenste bewerkingen uitvoeren. Exporteren naar Word verloopt identiek. Je kiest uiteraard in het exportscherm nu voor Word.

Het resultaat ziet er als volgt uit:

Figuur 84: Export naar Word


Hoofdstuk 9 / 6

9.3. EXCEL RAPPORTERING In de menubalk van het scherm ‘Lijsten na Loonrun’ vind je de menukeuze ‘Excel rapportering’ terug. Hiermee kan je, op basis van een selectie vooraf, alle gegevens van het bedrijf laten overhalen naar een draaitabel in Excel. Let wel, er wordt hier totaal geen rekening gehouden met lijsten die je eventueel geselecteerd hebt in de tabbladen en keuzes die je gemaakt hebt bij ‘Selecties’ en ‘Afdrukmethode’. Dit staat hier los van.

Figuur 85: Excel Rapportering

Na een druk op de knop CREËER OVERZICHT, zal je na enige tijd naar Excel gebracht worden.

Figuur 86: Draaitabel Overzicht in Excel

Hierin kan je verschillende keuzes maken. Je dient gewoon de pijltjes bij de grijze veldnamen uit te klikken en daar een selectie te doen. Het resultaat verschijnt onmiddellijk op het scherm. Je kan uiteraard verder gaan door de draaitabel zelf te gaan veranderen, maar dat zien we in een later onderdeel: ‘Afdruk samenvoegen, Draaitabellen & Filteren’.


Hoofdstuk 9 / 7

9.4. BRIEVEN & DOCUMENTEN De module ‘Brieven & Documenten’ is een verzameling van brieven, documenten en lijsten die je kan raadplegen, gebruiken en zelfs wijzigen voor gebruik.

Figuur 87: Brieven & Documenten

Het linker gedeelte toont een overzicht van alle rubrieken die aanwezig zijn. Klik je op een rubriek, dan zie je in het rechtergedeelte de inhoud van deze rubriek. In de rubriek ‘Export’ bijvoorbeeld vind je allemaal lijsten terug die gemaakt zijn in het programma Crystal Reports (.cr). Je selecteert een lijst door er gewoonweg op te dubbelklikken of door op de knop DETAIL te klikken links onder aan het scherm en een dialoogscherm zal volgen:

Figuur 88: Detailscherm

In bovenstaand dialoogscherm kan je een aantal selecties doen, afhankelijk van de lijst die je gekozen hebt. Omdat we een lijst gekozen hebben binnen de rubriek Export, verschijnt bij ‘Methode’ de mogelijkheid ‘Exporteer’. Klik je na het invullen van je selecties op de Druk-knop, dan kom je terecht in volgend scherm:


Hoofdstuk 9 / 8

Hierin vraagt het systeem naar de naam van het bestand. Het pad wordt ook weergegeven. Je leest dit als volgt: het textdocument ‘export.txt’ wordt weggeschreven in het mapje ‘2000’ dat zich in de map ‘Program Files’ bevindt die op zijn beurt op de C-schijf staat. Het systeem zal altijd de naam ‘export’ voorstellen. Het is aan jou om deze naam naar eigen wens te veranderen.

De lijst die je geselecteerd hebt, wordt als een tekstbestand (.txt) weggeschreven. Om dit tekstbestand later in een ander programma te kunnen inlezen, vraagt het systeem in volgend scherm naar een scheidingsteken. Dit scheidingsteken wordt tussen de veldjes geplaatst (bijvoorbeeld: naam;voornaam;werknemernummer;herteleer;anja;29;…). Standaard en dus ook bij ons is dit steeds het puntkomma(;) teken.

Na een druk op de OK-knop krijg je van het systeem een bevestiging dat het bestand is aangemaakt.

Het bestand ‘werknemerslijst.txt’ staat nu klaar op de C-schijf in het mapje ‘2000’ van de map ‘Program Files’. Je kan dit bestand gewoon openen in Word en zelfs gewoon openen in Excel. Je kan er ook nog andere bewerkingen mee gaan doen, zoals samenvoegen in Word of een draaitabel maken in Excel.

9.4.1. BESPREKING KNOPPEN ‘DETAIL’, ‘PREVIEW’ EN ‘KOPIEER DOCUMENT’ Open je Brieven & Documenten 2000 dan zie je enkel de knop DETAIL staan. Klik je op de rubriek ‘Lijsten’ of ‘Etiketten’ en selecteer je binnen deze rubriek in het rechter scherm een mogelijkheid, dan verschijnt de knop PREVIEW. Een rapport in Crystal Reports verschijnt, dat je kan afprinten of eventueel exporteren naar Word of Excel. De knop PREVIEW verschijnt ook in de rubriek ‘Export’, maar is niet voor alle mogelijkheden binnen deze rubriek actief.


Hoofdstuk 9 / 9

Klik je op de rubriek ‘Attest’ en selecteer je binnen deze rubriek een attest, dan verschijnt de knop KOPIEER DOCUMENT. Je kan een attest kopiëren, bewaren en zelf aanpassen.

Dit nieuwe attest zal in de lijst bij Attesten bijgevoegd worden.


Hoofdstuk 9 / 10

HOOFDSTUK 10: ONDERHOUD 10.1. DATABASE SONET LIGHT is zodanig ingesteld dat je de database waarin je werkt nooit zelf moet veranderen. De juiste database zal steeds standaard ingesteld zijn, zodat je onmiddellijk kan beginnen en niet eerst zelf de juiste database moet selecteren. Indien je toch in het scherm Database wenst te zijn om bijvoorbeeld naar het testdossier te gaan, ga je als volgt te werk: Klik in het hoofdscherm op de knop DATABASE binnen de rubriek Onderhoud. Maak vervolgens je keuze uit de databases waar jij toegang toe hebt, bevestig deze met een druk op de knop Inloggen. Mogelijk vraagt het systeem een paswoord.

Figuur 89: Database scherm

Heb je slechts toegang tot één database, dan is dit scherm uiteraard minder van belang.

10.2. IMPORT / EXPORT In dit onderdeel gebeurt de import van gegevens die van SAP komen en de export van gegevens die naar SAP moeten gaan. Bij de uitleg gaan we ervan uit dat een basiskennis van de Windows-omgeving aanwezig is. Denk maar aan het wegschrijven van een bestandje in een map en het openen van bestanden. Klik in het hoofdscherm op de knop IMPORT/EXPORT binnen de rubriek Onderhoud.

Figuur 90: Import/Export scherm


Hoofdstuk 10 / 1

10.2.1. EXPORT GEGEVENS

Jaar Firma Betaalperiode Na een klik op de knop EXPORT kom je terecht in het scherm Export naar SAP. Bovenaan het scherm verschijnt een beknopte omschrijving van wat er allemaal moet gebeuren. Jaar en Firma staan standaard ingevuld en kunnen uiteraard nog veranderd worden. De Betaalperiode moet je zelf nog specifiëren. Export modus alle wn, arbeiders of bedienden Volledige database Dit betekent alles exporteren. Een SAP dossierbeheerder vraagt vaak aan haar/zijn klant een volledige database te exporteren naar SAP. Export secties Indien je als klant toegang hebt tot de FTP server, dan zal de export automatisch gebeuren. Indien je geen toegang hebt tot de FTP server, dien je dit exportbestand per mail naar SAP te sturen. Deze gegevens worden met paswoord beveiligd en zijn "gecrypteerd", m.a.w. onleesbaar gemaakt voor onbevoegden. Het exportbestand zal opgeslaan worden in de map die achter ‘Opslaan naar’ gespecifieerd staat. Je kan zelf nog , mocht dit nodig zijn, een andere map selecteren door op de knop achter ‘Opslaan naar’ te klikken. Klik vervolgens op de knop EXPORTEREN en het bestand wordt aangemaakt. Het bestand is nog niet verstuurd naar SAP, maar bevindt zich nog steeds in het mapje Export op jouw C schijf, of elders als je het pad veranderde. Voeg dit bestand toe aan een mailbericht dat je naar SAP stuurt en de verwerking kan van start gaan bij SAP.


Hoofdstuk 10 / 2

10.2.2. IMPORT GEGEVENS Indien je als klant toegang hebt tot de FTP server, kan je onmiddellijk uit de lijst met klaarstaande bestanden een keuze maken.

Indien je als klant nog geen toegang hebt tot de FTP server, zal je na de verwerking van de loongegevens bij SAP een importbestand ontvangen via mail. Dit bestand kan je via de Windows Verkenner eerst opslaan in de map Export op je C-schijf, de plaats waar ook je exportbestanden klaarstaan om naar SAP te sturen. Vervolgens klik je in het hoofdscherm van SONET LIGHT op de knop IMPORT/EXPORT en daarbinnen op de knop IMPORT. Je komt dan in onderstaand scherm terecht:

Hierin ga je op zoek naar het importbestand dat je op je C-schijf in de map Export weggeschreven had. Selecteer het importbestand en klik op de knop OPENEN.


Hoofdstuk 10 / 3

Bovenstaand scherm verschijnt en toont een lijst van alle onderdelen die geimporteerd moeten worden. Klik op de knop IMPORTEREN en alle gegevens zullen op de juiste plaats automatisch binnengeladen worden.


Hoofdstuk 10 / 4

10.2.3. TIKKLOK Klik op de knop TIKKLOK en je komt in onderstaand scherm terecht:

Figuur 91: Inlezen tikklokbestand

Volgende velden dienen ingevuld of geselecteerd te worden: Geef tikklokbestand Om het tikklokbestand in SONET LIGHT te kunnen inlezen, moet het bestand eerst opgezocht worden. Met een druk op de knop

zie je het volgende scherm:

Figuur 92: Openen

In het Openen-scherm kan je het juiste bestand selecteren en bevestigen.

10.2.4. COMPACT DATABASE

Deze optie dient om de locale SQL server te kunnen uitkuisen. Door het werken op datafiles gebeurt er een logging. Die logging wordt zo complex en groot dat je die kan compacteren.


Hoofdstuk 10 / 5

HOOFDSTUK 11: BIJLAGEN 11.1. WET OP DE PRIVACY Wet van 08.12.92 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de verwerking van persoonsgegevens. De werkgever wordt door de wet als houder van het bestand van persoonsgegevens van zijn werknemers beschouwd. Aan deze houder worden een zes-tal verplichtingen opgelegd: 1. Informatie aan de betrokkene: De persoon wiens gegevens worden verwerkt, dient op de hoogte te worden gebracht van dit feit. Dit kan op twee ogenblikken: 1) ofwel op het ogenblik van de gegevensverzameling: De betrokkene moet op de hoogte worden gebracht van de identiteit en het adres van de houder van het bestand, de eventuele wettelijke of reglementaire basis waarop men steunt, de finaliteit van de verwerking, de mogelijkheid aanvullende inlichtingen te verkrijgen bij het openbaar register, indien het een geautomatiseerde verwerking betreft, recht van toegang en verbetering van de gegevens. 2) Indien de betrokkene de inlichtingsformulieren van SAP NV invult, is aan deze verplichting voldaan, aangezien deze kennisgeving hierop voorzien is. 2. Aangifteplicht: U dient als houder van een bestand geen geautomatiseerde verwerkingen aan te geven bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer voor zover het gaat om de verwerking van persoonsgegevens die uitsluitend noodzakelijk zijn voor de loonadministratie en voor de personeelsadministratie. 3. Verwerkingen inventariseren: De houder van een bestand wordt verplicht van elke geautomatiseerde verwerking een interne staat op te maken.De houder dient dit intern document te bewaren en dient dit steeds te kunnen voorleggen op vraag van de Commissie of van ieder die erom verzoekt. 4. Finaliteitsregel: De persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden voor duidelijk omschreven en wettige doeleinden, zij mogen niet gebruikt worden op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden en die gegevens dienen, uitgaande van die doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn. 5. Beheer en beveiliging van de verwerkingen: De werkgever moet behoorlijke toegangsprocedures en autorisatieniveaus invoeren. Dit gebeurt door het paswoord in SONET LIGHT. Bovendien moeten de gegevens up to date blijven. 6. Recht van toegang: Elke persoon heeft het recht kennis te krijgen van de hem betreffende gegevens die in een verwerking zijn opgenomen. Hiervoor dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in te dienen en voorafgaandelijk 100Bef te betalen. De houder dient binnen een termijn van 45 dagen te antwoorden.


Hoofdstuk 11/ 1

SONET LIGHT. Interactief Softwarepakket voor Loon- en Personeelsadministratie

Recommend Documents