Slezská univerzita v Opavě Obchodně podnikatelská fakulta v Karviné
SOFTWAROVÁ PODPORA TVORBY PROJEKTŮ Distanční studijní opora
Karel Skokan František Huňka
Karviná 2012
Projekt OP VK 2.2 (CZ.1.07/2.2.00/15.0176) „Rozvoj kompetencí managementu a pracovníků VŠ MSK (s podporou ICT)“
Obor:
Organizace a management, informatika
Klíčová slova:
Projekt, projektové řízení, životní cyklus projektu, procesy, oblasti znalostí, zahájení, plánování, realizace a ukončení projektu, časový plán, síťové grafy, plán zdrojů a nákladů; MS Projekt, MS Visio, aplikace, tvary, výkresy, vkládání objektů, tisk diagramů, datová řešení.
Anotace:
Studijní opora je stručným úvodem do problematiky projektového řízení a ukázkou možnosti využití speciálního software při řešení projektu. Skládá se ze dvou zřetelně oddělených, avšak navazujících částí. První část, kterou tvoří kapitoly 1 až 3, je úvodem do problematiky projektového řízení. Druhá část učebního textu v kapitolách 4 - 9 je věnována aplikaci softwarového nástroje MS Visio v projektovém řízení.
©
Slezská univerzita v Opavě
Autor:
Prof. Ing. Karel Skokan, Ph.D. Doc. Ing. František Huňka, CSc.
Lektoři: ISBN
OBSAH 1 ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ............................................................................7 1.1 Řízení změn....................................................................................................................7 1.2 Projekty a operace.........................................................................................................8 1.2.1 Definice projektu...................................................................................................10 1.2.2 Klasifikace projektů...............................................................................................11 1.3 Řízení projektů............................................................................................................13 1.4 Program a portfolio projektů.................................................................................15 2 ŽIVOTNÍ CYKLUS PROJEKU A PROCESY PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ..............18 2.1 Systémový přístup k projektovému řízení................................................................18 2.2 Životní cyklus projektu...............................................................................................21 2.2.1 Definice a průběh životního cyklu projektu..........................................................22 2.2.2 Obsah jednotlivých fází životního cyklu projektu.................................................26 2.2.3 Příklady životního cyklu projektu.........................................................................28 2.3 Procesy v projektovém řízení.....................................................................................31 2.4 Skupiny procesů v projektovém řízení......................................................................35 2.4.1 Oblasti znalostí projektového řízení......................................................................35 2.4.2 Procesy projektového řízení podle oblastí znalostí...............................................37 3 PLÁNOVÁNÍ PROJEKTU................................................................................................41 3.1 Souhrnný pohled na plánování projektu...................................................................41 3.2 Struktura členění prací...............................................................................................42 3.3 Organizační struktura projektu.................................................................................45 3.4 Časový plán projektu..................................................................................................47 3.4.1 Procesy řízení času projektu..................................................................................47 3.4.2 Síťové grafy...........................................................................................................47 3.4.3 Ganttovy diagramy................................................................................................55 3.5 Plánování zdrojů a nákladů projektu........................................................................56 3.5.1 Plánování zdrojů projektu......................................................................................56 3.5.2 Odhady nákladů projektu.......................................................................................58 3.5.3 Sestavení rozpočtu projektu...................................................................................61 4 APLIKACE MS VISIO A JEJÍ MOŽNOSTI...................................................................65 4.1 Start aplikace Visio......................................................................................................66 4.2 Kreslení tvarů..............................................................................................................71 4.3 Uspořádání obrazců ve výkresu.................................................................................71 4.4 Vrstvy obrazců ............................................................................................................72 5 ZÁKLADNÍ ÚPRAVY........................................................................................................75 6 VKLÁDÁNÍ OBJEKTŮ A ZOBRAZENÍ DIAGRAMŮ................................................77 7 KONTROLA A TISK DIAGRAMŮ.................................................................................81 8 DALŠÍ MOŽNOSTI APLIKACE PŘI PROPOJENÍ S EXTERNÍMI DATY..............83 8.1 Vytvoření datového symbolu......................................................................................85 8.2 Přidání textu do obrazce.............................................................................................86 8.3 Přidání datové čáry (pruhu) do obrazce...................................................................87 8.4 Přidání sady ikon do obrazce.....................................................................................89 8.5 Použití barevného kódování výplně podle hodnoty dat...........................................91 8.6 Import dat....................................................................................................................92 3
8.7 Propojení řádků dat s obrazci ve výkresu.................................................................93 8.7.1 Propojení řádků s existujícími obrazci jeden po druhém ......................................93 8.7.2 Automatické propojení řádků s existujícími obrazci.............................................93 8.7.3 Vytváření obrazců z dat ........................................................................................93 9 DATOVÁ ŘEŠENÍ .............................................................................................................95 9.1 Zdroje dat.....................................................................................................................96 9.2 Vytvoření kontingenčního diagramu.........................................................................97 9.3 Organizační diagram..................................................................................................99 9.3.1 Jednoduchý organizační diagram..........................................................................99 9.3.2 Automatické vytvoření organizačního diagramu z nového datového souboru....100 9.3.3 Automatické vytvořené organizačního diagramu pomocí stávajícího zdroje dat 100 9.4 Časová osa..................................................................................................................102
4
ÚVODEM Projektové řízení nebo řízení projektů je disciplína, která se prolíná do praktického života každého z nás. Veškeré činnosti, se kterými se v životě setkáváme, se dají rozdělit do činností rutinních, které provádíme denně a mnohdy bez přemýšlení a do činností jedinečných, kterými chceme vytvořit něco nového nebo něco změnit. První skupinu činností bychom mohli nazvat operace, druhou projekty. Projektové řízení se často spojuje s technickými obory a je vyučováno na technických fakultách vysokých škol. V posledním desetiletí se však u nás pojmy jako projekt a řízení projektu používají běžně ve všech oborech, a to díky zejména fondům Evropské unie, které podporují právě realizaci různých projektů nejen v podnikatelské sféře, ale i na úřadech, ve školách, v obcích a městech. Znalost základních pojmů projektového řízení se proto dnes počítá k základní gramotnosti člověka dnešní doby, podobně jako je znalost využívání výpočetní techniky, práce s Internetem nebo znalost jazyků. Předkládaný učební text je jedním z mnoha úvodních učebních materiálů, který může napomoci studujícím tuto gramotnost o projektovém řízení zvýšit. V prvé části se věnuje úvodu do oboru projektové řízení, ve druhém představuje zajímavý softwarový nástroj MS Visio, který je dnes součástí balíku MS Office a dá se z výhodou použít zejména při dokumentaci a zpracování projektu.
5
RYCHLÝ NÁHLED STUDIJNÍ OPORY Studijní opora se člení do devíti kapitol. První tři kapitoly se věnují problematice projektového řízení, dalších šest kapitol stručně popisuje práci s programem MS Visio. Úvodní kapitola vysvětluje význam projektové řízení v denním životě a klade do protikladu operace – rutinní činnosti a projekty, které představují činnosti jedinečné, omezené časem a zdroji a směřované ke konkrétnímu cíli. Dále přináší definici a způsoby klasifikace projektů. Následuje vysvětlení životního cyklu projektu a jeho fází a charakteristika procesů projektového řízení podle jednotlivých oblastí znalostí. Ve třetí kapitole je představen souhrnný plán projektu, struktura členění prací, organizační struktura projektu a jsou vysvětleny postupy pro sestavení časového plánu projektu a plánu nákladů. Výklad je doprovázen řadou schémat a obrázků, které usnadňují jeho pochopení. Prostudováním této části získá student přehled o hlavních aktivitách přípravy projektu. Čtvrtá kapitola zahajuje výklad k softwarovému nástroji MS Visio, který se používá pro vytváření různých typů diagramů, obrazců a schémat pro kancelářské použití. Dovíte se, jak začít pracovat s aplikací Visio, jak lze uspořádat obrazce ve výkresu a jak využívat vrstvy obrazců, Následuje popis, jak upravovat snadno struktury dat, jak vkládat do výkresů objekty a zobrazovat diagramy, provádět jejich kontrolu a tisk. Dvě závěrečné kapitoly se pak zabývají dalšími možnostmi programu při propojení s externími daty a tzv. datovými řešeními, která umožňují čerpat data z externích zdrojů uložených v rámci jiných MS produktů. Výklad je doprovázen řadou praktických ukázek v prostředí Visio.
6
