Software pro váš úspěch
říjen 2011 Přechod na V4 v plném proudu Akce pro slovenská města a obce Komunikace s VZP ČR Úspěšné implementace
Newsletter
NOVINKY
Přechod na V4 v plném proudu V minulém čísle newsletteru jsme vás seznámili se systémem V4 – novou generací softwaru Vema, kterou reagujeme na nejnovější trendy v oblasti informačních technologiích. V4 jsme úspěšně ověřili u pilotních zákazníků, kterým děkujeme za spolupráci. Nyní jsou na řadě všichni ostatní.
Připomínáme • Zavedení V4 do vašich organizací proběhne ve dvou etapách. V první dojde k přeinstalování a nastavení provozní části systému bez zásadních změn v oblasti práce s aplikacemi. To se stane předmětem druhé etapy, kdy získáte nového V4 klienta. • Přechod na nový systém V4 je pro všechny uživatele povinný a s výjimkou síových licencí není licenčně zpoplatněn! Náklady na přechod jsou tvořeny pouze školením a případným čerpáním služeb. • Pro získání licenční karty na systém V4 si musí každá organizace nechat vyškolit minimální počet uživatelů stanovený dle rozsahu licence. • U víceuživatelských licencí musí mít každá organizace provedenou migraci svého provozního prostředí za asistence konzultantů společnosti Vema. • Obě tyto podmínky mají za cíl garantovat bezproblémový přechod na nový systém. Výsledkem bude jednotné nastavení systému, efektivnější provoz a podpora. • Plánované ukončení podpory stávajících systémových konfigurací je červen 2012. Toto se týká pouze systému, všechny aplikace distribuované po roce 2005 budou ve V4 provozuschopné.
Přechod u jednouživatelských verzí Jedná se o nejjednodušší konfigurace. Předpokládáme, že si uživatel realizuje přechod na V4 sám na základě informací získaných na školení. V případě zájmu je možné si tento přechod objednat jako službu. Zákazníci získají licenci V4 na základě účasti jednoho pracovníka na školení.
Přechod u víceuživatelských verzí Konfigurace těchto zákazníků se mohou lišit podle náročnosti zabezpečení a způsobu provozu systému. Abychom mohli určit správný způsob přechodu na systém V4, pošleme všem zákazníkům na registrovaný email výchozí dotazník. V případě potřeby bychom Vás pak požádali o vybrané konfigurační soubory pro detailnější analýzu. Výsledkem bude individuální nabídka s přesným postupem přechodu na V4. Dotazníky očekávejte v týdnu od 24. 10. 2011.
Školení uživatelů Nyní pro vás chystáme školení, kde se dozvíte vše potřebné o přechodu na V4. Školení jsou určena pro koncové uživatele a správce. První školení uživatelů začíná 21. 10. 2011.
2
Semináře PAM Žhavé novinky z aplikace Mzdy (verze PAM 26.03) na konci září zazněly na seminářích v deseti českých a šesti slovenských městech. Na českých seminářích byla na programu například problematika výměry a čerpání dovolené a její specifika při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby. Seznámili jsme vás také s možnostmi evidence nároku a čerpání náhradního volna nebo se způsobem výpočtu čistého průměrného výdělku pro úřady práce. Probíraly se také novinky v aplikacích KZP, ELD a RNP – podrobnosti se dočtete v tomto newsletteru na str. 4. Slovenské semináře se nesly především v duchu novely zákoníku práce a změn v oznamovací povinnosti pro zdravotní pojišovny. Obě změny jsou platné od 1. září 2011 a verze PAM 26.03 je důsledně zohledňuje.
Napsali o nás Odborné tituly IT Systems, Extra PC a Podnikatel uveřejnily případové studie o našich úspěšných implementacích. Ukázky ze studií z brněnských veletrhů, z města Ostravy či z třebíčské nemocnice najdete na straně 4. V Hospodářských novinách vyšel 5. září článek o trendech v problematice docházky a plánování pracovní doby zaměstnanců. Na otázky redaktorky Hany Kejhové o nové aplikaci pro plánování dovolené odpovídala vedoucí analytička ekonomiky a logistiky Ing. Dagmar Hrušková.
Akce pro slovenská města a obce Až do konce roku si mohou slovenská města a obce pořídit software Vema za velmi výhodných cenových podmínek. Připravili jsme pro ně dva balíčky, v jejichž ceně je i implementace a zaškolení. Akce je vhodná i pro současné zákazníky, kteří využívají aplikace pro mzdy a personalistiku a chtěli by systém rozšířit o ekonomickou oblast. Více informací najdete na našem webu. Obsah balíčka • licencie produktov: Účtovníctvo, Fakturácia, Banka, Pokladňa, Majetok
1. • služby – inštalácia, zaškolenie (2 dni)
Akčná cena
750 €
• cestovné • licencie produktov: Účtovníctvo, Fakturácia, Banka, Pokladňa, Majetok, Mzdy
2. • služby – inštalácia, zaškolenie (3 dni)
990 €
• cestovné
3
Jako první komunikujeme s VZP! Používáte aplikaci KZP pro komunikaci se zdravotními pojišovnami? Máme pro vás důležitou zprávu! V aplikaci jsme jako první softwarová společnost v České republice realizovali komunikaci s největší zdravotní pojišovnou VZP prostřednictvím B2B rozhraní. Nyní tak můžete podávat Hromadné oznámení zaměstnavatele a Přehled plateb pojistného zaměstnavatele přímo v systému Vema již na sedm českých zdravotních pojišoven: • • • • • • •
Všeobecná zdravotní pojišovna ČR Česká průmyslová zdravotní pojišovna Oborová zdravotní pojišovna zaměstnanců bank, pojišoven a stavebnictví Zaměstnanecká pojišovna Škoda Revírní bratrská pokladna, zdravotní pojišovna Zdravotní pojišovna METAL-ALIANCE Vojenská zdravotní pojišovna
Stranou zůstává pouze Zdravotní pojišovna ministerstva vnitra ČR, která neumožňuje přímou komunikaci.
Připravte se na VREP Česká správa sociálního zabezpečení umožňuje svým klientům zasílat vybrané druhy formulářů v elektronické podobě. Takzvaná e-Podání dosud ČSSZ přijímala prostřednictvím Portálu veřejné správy (PVS) nebo přes Veřejné rozhraní pro e-Podání (VREP). Vzhledem k ukončení provozu transakční části PVS k 31. prosinci 2011 bude od příštího roku elektronická komunikace s ČSSZ probíhat pouze přes VREP. Aplikace Vema jsou na to připraveny. V prosincových verzích ELD (pro podání evidenčních listů důchodového pojištění) a RNP (pro podání registru nemocenského pojištění) bude ukončena podpora komunikace prostřednictvím PVS. Od ledna pak bude jako plnohodnotná náhrada fungovat podání přes VREP.
4
UKONČENÉ IMPLEMENTACE
Komplexní HR Vema formou ASP pro Veletrhy Brno Veletrhy Brno zpracovávaly do konce roku 2010 personální a mzdovou agendu v rámci informačního systému SAP. Na něj byly napojeny další informační systémy, jako evidence docházky, stravovací systém a další. Společnost poptávala cenově přiměřený mzdový a personální systém, který by bylo možné snadno integrovat do stávajícího prostředí. Klíčovým požadavkem bylo rychlé a precizní zapracování aktuální legislativy. Definitivní rozhodnutí o implementaci HR Vema padlo v závěru roku 2010, bylo dohodnuto řešení formou ASP. Zákazník objednal téměř všechny HR aplikace, které Vema nabízí, včetně portálového řešení. První schůzka k implementaci se uskutečnila počátkem prosince. Hlavní prioritou se stalo zpracování lednových mezd již v systému Vema. Díky dobré spolupráci všech členů implementačního týmu se podařilo úvodní etapu v termínu ukončit a lednové mzdy byly řádně vyplaceny v IS Vema. Následovaly implementace aplikací Personalistika, Komunikace s ČSSZ, Komunikace se zdravotními pojišovnami, Systemizace a Vzdělávání. Nakonec proběhla implementace aplikace Adresářové služby, která slouží k předávání údajů ze systému Vema do dalších systémů, a Portálu Vema. Souběžně probíhala školení uživatelů. Některé standardní aplikace byly na základě podnětů od zákazníka vylepšeny či rozšířeny o novou funkčnost. Rovněž vznikly zakázkové moduly naprogramované přímo dle individuálních potřeb zákazníka. „Informační systém Vema nám nyní umožňuje bezproblémové zpracování personálních dat, dodržení legislativního rámce a kvalitní provázání na ostatní interní systémy. Velkou přidanou hodnotu spatřujeme v tom, že zaměstnanci i manažeři mají možnost přistupovat k personálním datům a procesům prostřednictvím portálu. V neposlední řadě celá implementace ASP řešení nám poskytla významnou úsporu provozních nákladů,“ zhodnotil výsledek implementace personální manažer společnosti Veletrhy Brno Ing. Tomáš Kroupa, PhD.
Ukázková implementace v Nemocnici Třebíč Nemocnice Třebíč zpracovávala mzdy a vedla personální agendu do konce roku 2010 pro zhruba 1100 pracovníků v informačním systému UNICOS na platformě DOS. Nejistota v možnosti provozování dosavadního systému a potřeba zefektivnění personální práce vedla nemocnici k hledání nového dodavatele softwaru pro řízení lidských zdrojů. Jako ideální řešení zákazník zvolil využívání všech aplikací formou služby ASP. V této formě byly v třebíčské nemocnici implementovány aplikace Mzdy, Personalistika, Vzdělávání, Komunikace s ČSSZ a také speciální modul pro zaúčtování mezd do stávajícího účetního systému GORDIC. Pro migraci dat z původního mzdového a personálního systému byl využit speciální migrační modul. Prostředí aplikace Personalistika bylo třeba upravit tak, aby zohledňovalo kategorii nositelů zdravotních výkonů. Imple-
5
mentace personálního informačního systému v Nemocnici Třebíč započala v listopadu 2010 a byla ukončena počátkem května 2011. Díky vysokému nasazení implementačního týmu probíhala hladce a v plánovaných termínech. V této situaci sehrála důležitou a velmi pozitivní roli skutečnost, že zákazník se rozhodl využít služby ASP. Tak bylo možné vždy operativně vyřešit vzniklé problémy „na dálku“ – přihlášením se vzdáleně k datům zákazníka. „Zpracování mezd se nyní urychlilo a mám také daleko větší možnosti při výstupech a rozborech dat. Díky tomu jsem schopna okamžitě reagovat na požadavky vedení,“ zhodnotila výsledek zavedení aplikací Vema vedoucí personálního oddělení nemocnice Eliška Coufalová.
Centralizace a implementace nových částí HR Vema ve městě Ostrava Statutární město Ostrava zpracovává mzdy a vede personalistiku v IS Vema pro zhruba 4000 zaměstnanců již od roku 1996. Magistrát zpracovával mzdy a personalistiku společně s menšími městskými obvody v jedné společné databázi se společnými číselníky. Další čtyři městské obvody a městská policie si vedly mzdovou a personální agendu ve svých oddělených databázích. Databáze byly pouze metodicky udržovány ve stavu, který umožňoval ručně relativně snadno spojovat výsledky alespoň tak, aby město jako jeden právní subjekt mohlo plnit zákonné povinnosti zaměstnavatele vůči státu a institucím. Základní motivací pro změnu tohoto stavu byla nutnost zavést centrální správu rolí a uživatelů pro přístup do všech městských informačních systémů, tzv. Identity Management (IdM). Bez ní již nebylo možné dále zajišovat bezpečnost jednotlivých IS. Bylo rozhodnuto, že jedinou zdrojovou datovou autoritou pro IdM bude databáze IS Vema. Město dále požadovalo otevření personálního systému do intranetu. Dále mělo zájem sjednotit procesy vzdělávání a navázat je na centrální personalistiku a implementovat systém pro čerpání zaměstnaneckých výhod a komplexní systém pro správu a zúčtování služebních cest. Prvním nezbytným krokem bylo sloučení šesti dílčích databází. To bylo spojeno s rozsáhlými přečíslováními v datech; vždy však s ohledem na to, aby nebyla narušena možnost tvorby srovnatelných výstupů před i po změně. Po sloučení databází byla zahájena implementace aplikace Systemizace. Následně byl naprogramován modul tvořící datovou pumpu z databáze personálního IS Vema do IdM. Současně byl nakonfigurován a spuštěn Portál Vema, který v rámci intranetu prezentuje personální informace podle tzv. bezpečnostního modelu. Pak již následovala implementace aplikací Vzdělávání, Zaměstnanecké výhody a Cestovní příkazy. Projekt byl zahájen v dubnu 2010 a definitivně ukončen přesně za rok. Díky velkému nasazení celého implementačního týmu probíhala implementace hladce a v plánovaných termínech. Nyní se každý zaměstnanec města Ostrava může na intranetu podívat na své stránky personálního portálu Vema, kde nalezne mnoho zajímavých informací jako např. svůj výplatní lístek, nabídku pro něj vhodných vzdělávacích akcí, čerpání zaměstnaneckých výhod a desítky dalších důležitých údajů. Vedoucí zde naleznou údaje o svých podřízených.
6
AKCE A PARTNERSTVÍ
Vema generálním partnerem konference New Vision in HR Stejně jako minulý rok, i letos jsme se stali generálním partnerem mezinárodní konference New Vision in HR 2011. Prestižní akce pro HR manažery, specialisty rozvoje lidských zdrojů a odborníky z personálních agentur a vzdělávacích institucí se uskutečnila 21. září v hotelu Gate One v Bratislavě. Přednášející přijali pozvání až z Dánska, Velké Británie či Hong Kongu. Navzdory této rozmanitosti se všechny přednášky nesly v duchu společné myšlenky „jak být šastný v práci“. Zaznělo množství nápadů, metod, zkušeností, ale všichni se shodli na jednom - firma si musí svých zaměstnanců vážit a poskytnout jim čas nejen na práci, ale i na relax a načerpání nových sil, protože hlavním potenciálem firmy jsou právě oni.
Nasbírejte zkušenosti na Fóru personalistů Jste-li personalista a chcete se dozvědět o nejnovějších trendech na poli řízení lidských zdrojů, nenechejte si ujít prosincovou konferenci Fórum personalistů. Co čeká manažery v příštích letech? Ovlivní penzijní reforma, demografický vývoj a kvalita školství české a slovenské společnosti? Je potřeba inovací skutečně klíčová pro další ekonomický růst a vývoj? Jak prostředky vložené do rozvoje zaměstnanců proměnit v investici s konkrétními výsledky? Pořadatelé slibují odpovědi na tyto a spoustu dalších otázek od předních odborníků, přátelské prostředí, zajímavé myšlenky a zkušenosti z českých i zahraničních společností. Společnost Vema je bronzovým partnerem akce – přij te za námi na náš prezentační stánek a promluvte si s námi o tom, jak zlepšit personální práci ve vaší společnosti prostřednictvím našemu softwaru. Akce se koná 6. – 7. prosince v pražském hotelu Clarion Congress Hotel Prague. Více informací a přihlášku na akci najdete na webových stránkách pořadatele.
7
Kontakty Česká republika Vema, a. s. Okružní 871/3a 638 00 Brno IČ: 26226511 tel.: 530 500 000 fax: 530 500 170 Call Centrum: ccv.vema.cz Žlutá linka: 900 200 200 (20 Kč/min. vč. DPH) Zelená linka: 800 100 262 www.vema.cz
Pobočky: Praha LONGIN Business Center Na Rybníčku 1329/5 120 00 Praha 2 tel: 274 810 172
České Budějovice Kamarytova 2689 370 01 České Budějovice tel: 387 316 126
Olomouc Ibsenova 496/19 779 00 Olomouc tel: 585 220 334
Plzeň Šafaříkovy sady 2455/5 301 00 Plzeň tel: 530 500 000
Slovenská republika Vema, s. r. o. Prievozská 14/A 821 09 Bratislava IČ: 31 35 53 74 tel: 02 20 510 900 Call Centrum Vema: ccv.vema.sk Žlutá linka: 0900 406 000 (1 €/min. vč. DPH) Registrace požadavků: 02 20 510 912 www.vema.sk
Pobočka: Banská Bystrica Zvolenská cesta 14 974 05 Banská Bystrica tel: 02 20 510 900
© 2011 Vema, a. s.
www.vema.cz
