Social Mediaprotocol
Versie: februari 2014 Voorgenomen besluit : maart 2014 Behandeld in MR : juni 2014
Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1 Social media ......................................................................................................................................... 4 1.1 Algemeen ....................................................................................................................................... 4 1.2 Inzet social media op het Lauwers College ................................................................................... 4 2 Protocol................................................................................................................................................. 6 2.1
Uitgangspunten ........................................................................................................................... 6
2.2 Doelgroep en reikwijdte ................................................................................................................ 6 2.3 Social media in de school ............................................................................................................. 6 2.3.1 Voor alle gebruikers (medewerkers, leerlingen en ouders/verzorgers) .................................. 6 2.3.2 Voor medewerkers tijdens werksituaties ................................................................................. 7 2.3.3 Voor medewerkers buiten werksituaties ................................................................................. 7 Do’s en don’ts voor socialmediagebruik .................................................................................................. 8
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 2
Inleiding Social media zijn een fenomeen dat niet meer uit het dagelijks leven weg te denken is. Personeel, ouders, leerlingen, bijna iedereen maakt er gebruik van. Hierdoor geeft de opkomst van social media ons de kans om op een digitale manier en via een korte lijn te communiceren met leerlingen, ouders/verzorgers en andere belanghebbenden. In dit social mediaprotocol geven wij als eerst een korte toelichting op de inzet van social media binnen het Lauwers College. Verder beschrijft dit stuk wat wij verwachten van de werknemers, leerlingen en ouders/verzorgers op dit gebied. Alle contacten met de media namens het Lauwers College vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de bestuurder. Als het de relatie van de bestuurder of die van de Raad van Toezicht betreft, vindt de communicatie namens de stichting Lauwers College met de media uitsluitend plaats door de voorzitter van de Raad van Toezicht. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerkers (ouders, leerlingen en betrokken) om op hun privéaccounts te handelen volgens dit protocol.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 3
1 Social media 1.1 Algemeen Social media zijn in deze tijd een belangrijk communicatiemiddel. Bijna alle leerlingen hebben een account op Twitter of Facebook, ouders hebben een Linked-in of Twitter account en ook de meeste docenten en andere werknemers zijn wel ‘aangesloten’ bij een of meer van de hierboven genoemde sociale media. Het Lauwers College is zich bewust dat wij als school ons voordeel kunnen halen uit socialmediagebruik. Door social media kun je het positieve imago van de school versterken. Daarnaast is het ook een belangrijk middel om onze belangrijkste doelgroep –de leerlingen, te bereiken. Via social media kun je het positieve imago van de school versterken, maar je kunt net zo snel het imago van de school schaden. Om deze reden heeft het Lauwers College een socialmediaprotocol opgesteld voor zowel medewerkers, ouders en verzorgers en leerlingen. Uitgangspunt is dat professionals en leerlingen verstandig met de verschillende media omgaan. Het digitale gedrag op social media wijkt niet af van het echte gedrag binnen de school. Als bijlage bij dit protocol is een aantal do’s en don’ts op het gebied van social media toegevoegd.
1.2 Inzet social media op het Lauwers College Het Lauwers College kan een aantal mogelijkheden aangeboren binnen de social media om verschillende doelgroepen te bereiken. Twitter Twitter is een zogenaamde microblog internetdienst waarbij gebruikers korte berichten publiceren via je computer, tablet of telefoon. Bij Twitter draait het erom dat je in maximaal 140 tekens vertelt waar je mee bezig bent, of wat je bezig houdt. Inzet bij: communicatie met ouders van (nieuwe) leerlingen, werving nieuw personeel, crisiscommunicatie Doelgroep: Schoolbesturen, ouders van (nieuwe) leerlingen, docenten (werving), leerlingen (crisiscommunicatie) Linked-in LinkedIn is een netwerk dat gericht is op professionals, met op het moment van schrijven ruim 250 miljoen leden. Het belangrijkste doel van de site is leden te laten profiteren van elkaars netwerk. In toenemende mate worden discussies rondom zakelijke issues gevoerd, vacatures geplaatst en referenties gegeven. Inzet: relaties met oud-leerlingen onderhouden (netwerk, alumni), werving nieuw personeel Doelgroep: oud-leerlingen, schoolbesturen, docenten (werving), stagebedrijven, netwerken.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 4
Facebook Facebook is een sociaal netwerk met meer dan 1 miljard leden, dat wereldwijd wordt gebruikt en met name populair is onder studenten. Op Facebook laat je zien wat je bezig houdt op dat moment. Ook is er de mogelijkheid om elkaar berichten te sturen. Inzet: Werving nieuwe leerlingen, communicatie met huidige leerlingen, relatie met oud-leerlingen onderhouden Doelgroep; huidige en potentiele leerlingen, oud-leerlingen.
Youtube YouTube is een website voor het kosteloos uploaden, bekijken en delen van filmpjes. Het motto van YouTube is ‘Broadcast Yourself’. Volgens YouTube zouden er in 2012 meer dan 4 miljard filmpjes per dag worden bekeken, met als recordhit een filmpje met meer dan een miljard hits. Inzet: Werving nieuwe leerlingen, communicatie met leerlingen en ouders, personeel informeren. Doelgroep: Huidige en potentiele leerlingen en ouders, personeel.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 5
2 Protocol Eerder in dit stuk geven we aan dat we van ons personeel en onze leerlingen verwachten dat zij verstandig met de verschillende media omgaan. Hieronder volgt een concrete uitleg van wat wij als school hieronder verstaan.
2.1
Uitgangspunten 1. Lauwers College onderkent het belang van social media; 2. Dit protocol heeft als doel bij te dragen aan een goed en veilig school- en onderwijsklimaat; 3. Dit protocol bevordert dat de instelling, medewerkers, leerlingen en ouders op de social media communiceren in het verlengde van de missie en visie van de onderwijsinstelling. Daarbij worden de reguliere fatsoensnormen in acht genomen. In de regel betekent dit dat we respect voor de school en elkaar hebben en iedereen in zijn waarde laten; 4. De gebruikers van social media dienen rekening te houden met de goede naam van de school en van een ieder die betrokken is bij de school; 5. Het protocol dient de onderwijsinstelling, haar medewerkers, leerlingen en ouders tegen zichzelf en anderen te beschermen tegen de mogelijke negatieve gevolgen van de social media. 6. Het is toegestaan om social media te gebruiken voor onderwijs- en PR- doeleinden. Hiervoor dienen afgeschermde accounts te worden gebruikt, waarop uitsluitend informatie met betrekking tot het onderwijs en het Lauwers College wordt vermeld.
2.2 Doelgroep en reikwijdte 1. Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle betrokkenen die deel uitmaken van de schoolgemeenschap, dat wil zeggen medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en mensen die op een andere manier verbonden zijn aan het Lauwers College; 2. De richtlijnen in dit protocol hebben enkel betrekking op schoolgerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen school, werk en privé.
2.3 Social media in de school 2.3.1 Voor alle gebruikers (medewerkers, leerlingen en ouders/verzorgers) 1. Het is medewerkers en leerlingen niet toegestaan om tijdens de lessen actief te zijn op social media, tenzij de social media voor onderwijsdoeleinden wordt gebruikt; 2. Het is betrokkenen toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en andere betrokkenen niet schaadt; 3. De betrokkene is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die hij of zij publiceert op de social media; 4. Elke betrokkene dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht; 5. Het is voor betrokkenen niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van schoolgerelateerde personen en situaties op de social media te zetten tenzij de betrokkenen uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing hebben gegeven; 6. Foto-, film- en/of video- en geluidsopnames, gemaakt vanuit educatieve doeleinden mogen, zonder voorafgaand overleg met betrokkenen, gebruikt worden door de school voor werving en PR. Indien een ouder/verzorger bezwaar heeft dat zijn/haar zoon of dochter herkenbaar op beeldmateriaal te zien is, dan dient hij/zij dit kenbaar te maken bij de betreffende locatiedirecteur.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 6
7. De school wijst het toevoegen van leerlingen als “vriend “ op social media af. Een personeelslid heeft een voorbeeldfunctie en dient een professionele afstand tot de leerling te houden. 8. Alle betrokkenen nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden (bijvoorbeeld: mensen pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen) dan neemt de school passende maatregelen. (Voor leerlingen wordt er naast het protocol nog een actie met posters uitgezet om leerlingen attent te maken hoe je met social media om dient te gaan.) 2.3.2 Voor medewerkers tijdens werksituaties 1. Medewerkers hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik van social media; privémeningen van medewerkers kunnen eenvoudig verward worden met de officiële standpunten van de onderwijsinstelling; 2. Indien een medewerker deelneemt aan een discussie die (op enige wijze) te maken heeft met het Lauwers College dient de medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van het Lauwers College; 3. Als online communicatie dreigt te ontsporen dient de medewerker direct contact op te nemen met zijn/haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken; 4. Bij twijfel of een publicatie in strijd is met deze richtlijnen neemt de medewerker contact op met zijn/haar leidinggevende. 2.3.3 Voor medewerkers buiten werksituaties 1. Het is de medewerker toegestaan om schoolgerelateerde onderwerpen te publiceren mits het geen vertrouwelijke of persoonsgebonden informatie over de school, zijn medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen betreft. Tevens mag de publicatie de naam van de school niet schaden; 2. Indien de medewerker deelneemt aan een discussie die (op enigerlei wijze) te maken heeft met de onderwijsinstelling dient medewerker te vermelden dat hij/zij medewerker is van het Lauwers College; 3. Indien de medewerker over het Lauwers College publiceert moet hierin duidelijk naar voren komen dat de standpunten en meningen in dit bericht de eigen persoonlijke mening zijn en los staan van eventuele officiële standpunten van het Lauwers college. Verder meldt de medewerker dat hij of zij niet verantwoordelijk is voor de inhoud en uitlatingen van derden.
Het Lauwers College vertrouwt erop dat zijn medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen verantwoord om zullen gaan met social media en heeft dit protocol opgezet om een ieder die bij het Lauwers College betrokken is of zich daarbij betrokken voelt daarvoor richtlijnen te geven. Deze richtlijnen zijn niet vrijblijvend en het Lauwers College verwacht dat zowel medewerkers, leerlingen en ouders/verzorgers zich daaraan houden.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 7
Do’s en don’ts voor socialmediagebruik Do’s:
Maak duidelijk dat je vanuit je persoonlijke rol spreekt, en niet uit naam van de organisatie;
Maak je bronnen kenbaar;
Signaleer berichten en/of filmpjes (ook van studenten) en stuur deze door naar medewerker PR;
Geef fouten toe en maak excuses indien nodig;
Spreek met respect over anderen;
Respecteer het copyright, gebruik nooit logo’s, beeldmateriaal of muziek zonder toestemming;
Check de reacties op je berichten;
Advies: plaats een pasfoto op je account/profiel.
Don’ts
Plaats geen vulgair materiaal;
Plaats geen logo als profielfoto;
Spreek niet namens Lauwers College, maar namens jezelf;
Post geen verkapte reclameboodschappen;
Citeer geen collega’s of (mede) leerlingen;
Plaats geen dingen die je in verlegenheid zouden kunnen brengen;
Bij twijfel het bericht nooit plaatsen;
Volg op Twitter geen ‘bedenkelijke’ figuren;
Gebruik de een Group op LinkedIn niet als Marktplaats.
(social) Mediaprotocol - Lauwers College
Pagina 8
