SOAL & JAWAB UNIT PERJAWATAN AKADEMIK BAHAGIAN SUMBER MANUSIA (BSM) 1) DASAR/KONSEP LATIHAN S :
Apakah yang dimaksudkan dengan latihan?
J :
Latihan bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan disiplin bertujuan menambah ilmu pengetahuan dan kemahiran untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ini dicapai melalui sebarang bentuk pembelajaran seperti kursus, latihan semasa bekerja dan program mentoring/coaching atau yang seumpama dengannya yang menyumbang kepada pembangunan individu dan kecemerlangan organisasi.
S :
Apakah objektif yang ingin dicapai dengan memberikan latihan/kursus kepada kakitangan universiti?
J
Objektif yang ingin dicapai dalam memberikan latihan/kursus kepada kakitangan universiti adalah: Menyediakan anggota yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi Mencapai hasil kerja yang berkualiti/bermutu tinggi Meningkatkan kompetensi dan produktiviti Membentuk nilai-nilai murni dan sikap-sikap positif Mewujudkan nilai cipta (value-creation) dan nilai tambah (value-added) di dalam sektor awam Menyediakan halatuju kemajuan kerjaya
: a) b) c) d) e) f)
S :
Apakah kursus yang ditawarkan oleh Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia?
J :
Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia menawarkan kursus berdasarkan struktur latihan kakitangan universiti yang meliputi semua skim perjawatan. Walau bagaimanapun penawaran kursus ini adalah berdasarkan kajian keperluan kursus yang dijalankan dan kedudukan kewangan universiti. Bagi kursus yang sangat-sangat diperlukan oleh kakitangan tetapi tidak dilaksanakan di UPSI, kakitangan terbabit boleh memohon kursus di luar UPSI mengikut prosedur yang telah ditetapkan.
1
2) PERMOHONAN LATIHAN S :
Bagaimanakah cara permohonan untuk mengikuti latihan?
J :
Permohonan kursus adalah dilakukan secara online melalui MyUPSI Portal (http://myupsi.upsi.edu.my). Setelah mendapat perakuan daripada Ketua Jabatan, pemohon akan mendapat memo tawaran untuk menghadiri kursus terbabit.
S :
Di manakah saya boleh melihat/merujuk jadual latihan tahunan Unit Latihan?
J :
Kalendar latihan boleh diperolehi atau dirujuk di laman web rasmi UPSI (http://upsi.edu.my) dan juga menerusi MyUPSI Portal (http://myupsi.upsi.edu.my)
S :
Bolehkah saya membatalkan permohonan latihan saya dan menggantikan dengan yang lain?
J :
Setiap kakitangan UPSI perlu merancang dengan teliti kursus yang perlu diambil berdasarkan Struktur Latihan Pembangunan Kakitangan dengan mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Setelah mendapat perakuan daripada Ketua Jabatan, pemohon tidak boleh menarik diri daripada menghadiri kursus kecuali dengan alasan yang munasabah dan mendapat kelulusan Pendaftar.
2
3) KURSUS PENGESAHAN JAWATAN/WAJIB S :
Apakah kursus wajib bagi kakitangan Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) sebelum mendapat pengesahan dalam jawatan?
J :
Terdapat beberapa kursus yang wajib dihadiri oleh semua kakitangan baru UPSI sebelum mendapat pengesahan dalam perkhidmatan. Bagi kakitangan akademik, kursus-kursus yang wajib dihadiri adalah seperti berikut: a) Kursus Orientasi Kakitangan Baru b) Kursus Induksi Khusus c) Kursus Induksi Umum d) Kursus Bahasa Inggeris* i. Let’s Speak English ii. Functional English e) Kursus BITARA UPSI f) Kursus Pensijilan Pengajaran dan Pembelajaran Pendidikan Tinggi g) Program Latihan Pra-Pensyarah *Perlu menduduki Placement Test untuk mendapat pengecualian kursus tersebut Hanya perlu menghadiri salah satu kursus yang dinyatakan Kursus kakitangan bukan akademik adalah seperti berikut: a) b) c) d) e)
Kursus Orientasi Kakitangan Baru Kursus Induksi Khusus Kursus Induksi Umum Kursus Bahasa Inggeris* i. Let’s Speak English ii. Functional English Kursus BITARA
* Hanya perlu menghadiri salah satu kursus yang dinyatakan S : J :
Bagaimanakah cara untuk memohon kursus-kursus wajib tersebut? Sepertimana kursus –kursus lain, kursus wajib tersebut juga boleh dimohon melalui MyUPSI Portal (http://myupsi.upsi.edu.my).
3
4) SIJIL PENYERTAAN S :
Bilakah sijil penyertaan kursus akan diberikan kepada peserta?
J :
Sijil kursus akan diserahkan kepada peserta kursus dalam tempoh masa dua (2) minggu selepas kursus. Walau bagaimanapun, sijil penyertaan hanya akan diberikan kepada peserta yang hadir sepenuhnya kursus tersebut. Peserta yang tidak hadir penuh kursus terbabit dianggap sebagai tidak menghadiri kursus.
5) IMPLIKASI KETIDAKHADIRAN S : J
Apakah tindakan yang akan dikenakan apabila seseorang itu gagal menghadiri kursus yang dipohon? : Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia akan memberikan Surat Peringatan kepada peserta yang gagal hadir kursus tanpa mengemukakan alasan yang munasabah. Surat tersebut akan dimasukkan ke dalam fail peribadi kakitangan tersebut dan membawa kesan buruk terhadap rekod perkhidmatan kakitangan berkenaan.
6) KURSUS INDUKSI S : Apakah yang dimaksudkan dengan Kursus Induksi? J : Kursus Induksi adalah kursus yang wajib dihadiri oleh penjawat awam bagi semua lantikan baru pada atau selepas 1 Januari 1992 (Pekeliling Perkhidmatan Tahun 1991). Kursus ini terbahagi kepada dua (2) iaitu Induksi Umum dan Induksi Khusus. Kursus induksi terbahagi kepada dua (2) kumpulan perjawatan iaitu Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1 yang merangkumi Gred 27 dan ke atas dan Kumpulan Sokongan Gred 17 dan ke bawah. S : Apakah objektif pelaksanaan kursus induksi terhadap kakitangan universiti? J : Objektif pelaksanaan Kursus Induksi terhadap kakitangan universiti adalah seperti berikut: a) Memberi pendedahan yang sama kepada semua anggota dalam Perkhidmatan Awam mengenai sejarah negara, dasar utama kerajaan, rancangan dan program pembangunan negara b) Memberi penjelasan tentang sistem pentadbiran, prosedur-prosedur utama, arahan-arahan dan pekeliling serta panduan-panduan kerajaan c) Memberi kefahaman mengenai kaedah pengurusan serta keperluankeperluan asas dan khusus bagi satu-satu perkhidmatan dan agensi d) Memupuk nilai dan etika kerja cemerlang di kalangan semua anggota dalam Perkhidmatan Awam
4
S :
Apakah perbezaan di antara Kursus Induksi Umum dan Kursus Induksi Khusus?
Perkara
Induksi Umum
Pengisian
Jangkamasa kursus
Dasar Pembangunan Negara, Perintah Am, Panduan Pengurusan Pejabat dan Arahan Keselamatan, Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan, Pengurusan Sumber dan Organisasi, Pengurusan Perakaunan Kerajaan dan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam. i) Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1 · 11 hari bekerja ii) Kumpulan Sokongan Gred 17 dan Ke bawah · 7 hari bekerja
Lokasi Kursus Penilaian
S
Induksi Khusus Memberi penerangan dan bimbingan selaras dengan keperluan dan matlamat organisasi
Dilaksanakan dalam jangkamasa 3 hari sahaja bagi semua kumpulan dan gred jawatan
Dilaksanakan di luar kawasan Dilaksanakan di dalam UPSI kawasan UPSI Mempunyai elemen penilaian Tidak mengandungi elemen yang terbahagi kepada dua (2) penilaian kaedah iaitu Penilaian Sepanjang Kursus (PSK) dan Ujian Akhir Kursus (UAK).
:
Bagaimana peserta dinilai semasa mereka menjalani Kursus Induksi Umum?
J :
Peserta akan dinilai melalui tugasan kumpulan, tugasan individu, penilaian daripada fasilitator kursus dan ujian di akhir kursus. Terdapat beberapa perbezaan elemen penilaian yang diberikan kepada peserta bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1 dan Kumpulan Sokongan Gred 17 dan Ke bawah. Elemen penilaian tersebut adalah seperti berikut :
i) Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1 Fasilitator Kursus
Tugasan Kumpulan
Tugasan Individu
Ujian Akhir Kursus
20%
20%
20%
40%
5
ii) Kumpulan Sokongan Gred 17 dan Ke bawah Fasilitator Kursus
Tugasan Kumpulan
Ujian Akhir Kursus
40%
30%
30%
S :
Apakah format ujian akhir untuk Kursus Induksi Umum?
J :
Bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1, format ujian akhir adalah berbentuk objektif (aneka pilihan) dan subjektif (esei) manakala bagi Kumpulan Sokongan Gred 17 dan ke Bawah, soalan adalah berbentuk objektif sahaja.
S :
Siapakah Panel Penggubal soalan untuk ujian akhir Induksi Umum?
J :
Panel Penggubal soalan Induksi Umum adalah berbeza mengikut kumpulan perjawatan. Kursus induksi bagi Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Sokongan 1, soalan digubal oleh Panel Penggubal Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA). Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia hanya memohon soalan daripada pihak JPA bagi tujuan mengadakan ujian akhir untuk Induksi Umum manakala Panel Penggubal soalan bagi Kumpulan Sokongan Gred 17 dan Ke Bawah adalah Panel Penggubal soalan dari UPSI.
S :
Berapakah tempoh masa keputusan Kursus Induksi Umum boleh diperolehi atau diketahui oleh peserta?
J :
Keputusan dan Sijil Kursus akan diperolehi oleh peserta setelah Ketua Panel SysCPD mengesahkan keputusan tersebut. Proses ini mengambil masa sekurang-kurangnya tiga (3) bulan daripada tarikh akhir mengikuti kursus. Sijil Kursus Induksi Umum tersebut akan dihantar kepada individu melalui jabatan masing-masing.
S :
Bagaimana pula bagi mereka yang kandas dalam Kursus Induksi Umum?
J :
Bagi mereka yang didapati kandas dalam Kursus Induksi Umum ini, mereka diberi peluang mengulangi ujian akhir kursus induksi pada siri yang seterusnya.
6
7) KURSUS KENEGARAAN S :
Siapakah kumpulan sasaran untuk Kursus Kenegaraan?
J :
Semua anggota perkhidmatan awam yang ingin menduduki Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) TK1 sebagaimana yang ditetapkan oleh Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002.
S :
Apakah objektif Kursus Kenegaraan?
J :
Objektif Kursus Kenegaraan ini adalah : i.
untuk memberi pendedahan dan pembentukan ketahanan diri anggota perkhidmatan awam dari segi fizikal dan mental bagi meningkatkan patriotisme kepada negara dan kerajaan
ii.
untuk memberi penjelasan tentang pengurusan disiplin dan pembentukan sahsiah anggota perkhidmatan awam dalam menjalankan tugas
iii.
untuk memupuk sikap, nilai-nilai murni dan etika kerja cemerlang di kalangan semua anggota perkhidmatan awam
S :
Apakah kurikulum Kursus Kenegaraan?
J
Kurikulum Kursus Kenegaraan merangkumi sejarah kebangkitan negara; isu dan ehwal semasa; kesetiaan kepada Raja, Kerajaan dan Negara; pengurusan integriti seperti pencegahan rasuah, akauntabiliti, moral dan etika; dan pembangunan diri dan kumpulan. Walau bagaimanapun, pihak penganjur kursus boleh mengubahsuai kandungan kursus tertakluk kepada kelulusan Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Awam.
:
S :
Berapakah tempoh masa/hari untuk mengikuti Kursus Kenegaraan?
J :
Kursus Kenegaraan ini mengambil masa selama lima (5) hari. Pihak penganjur kursus boleh mengubah tempoh kursus tertakluk kepada kelulusan Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Awam.
S :
Bagaimana peserta dinilai semasa mereka menjalani Kursus Kenegaraan?
J
:
Penilaian merangkumi dua (2) kaedah iaitu penilaian sepanjang kursus dan ujian di akhir kursus. Peserta akan dinilai melalui Latihan Dalam Kumpulan (LDK) – 55%, Ujian Aneka Pilihan (OMR) – 40% dan Pendidikan Jasmani
7
dan Kesihatan (PJK) – 5%. Pencapaian markah mengikut tahap kelulusan adalah seperti berikut: AGIHAN MARKAH
TAHAP KELULUSAN
LDK (55%)
OMR (40%)
PJK (5%)
CEMERLANG
50 – 55
35 – 40
4–5
LULUS
28 – 49
20 – 34
0–3
KANDAS
0 – 27
0 – 19
–
S :
Apakah format ujian untuk Kursus Kenegaraan?
J :
Ujian di dalam Kursus Kenegaraan ini merupakan soalan berbentuk objektif. Walau bagaimanapun, bentuk dan bilangan soalan ujian ini berbeza mengikut kumpulan sama ada Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan.
S :
Adakah diberi pengecualian daripada mengikuti Aktiviti Pendidikan Jasmani dan Kesihatan kepada mereka yang sakit, sudah berumur dan sebagainya?
J :
Ya. Bagi mereka yang tidak mampu untuk mengikuti aktiviti tersebut boleh dikecualikan setelah dimaklumkan kepada Ketua Fasilitator kursus dengan syarat mereka mengemukakan surat perakuan doktor.
S :
Bagaimana pula penilaian terhadap mereka yang sakit, sudah berumur dan sebagainya?
J :
Bagi mereka yang sakit, sudah berumur dan sebagainya, mereka masih lagi dinilai mengikut format penilaian Kursus Kenegaraan iaitu Latihan Dalam Kumpulan (LDK), Ujian Aneka Pilihan (OMR) dan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan (PJK). Untuk mencapai tahap kelulusan LULUS, peserta hanya perlu memperolehi sekurang-kurangnya 28 markah (LDK), 20 markah (OMR) dan 0 markah (PJK).
S :
Bagaimana proses keputusan Kursus Kenegaraan dikeluarkan?
J :
Setelah kursus ini berakhir, markah Latihan Dalam Kumpulan (LDK), Ujian Aneka Pilihan (OMR) dan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan (PJK) akan dicampurkan menjadi peratus (%) dan kemudiannya cadangan keputusan tersebut dikemukakan kepada Mesyuarat Panel Penilaian Kursus Kenegaraan untuk pertimbangan dan keputusan sama ada Lulus dengan Cemerlang, Lulus atau Kandas. Bagi mereka yang Lulus dengan Cemerlang dan Lulus, akan diberikan Sijil Kursus Kenegaraan.
8
S :
Bagaimana pula bagi mereka yang kandas Kursus Kenegaraan?
J :
Bagi mereka yang didapati kandas Kursus Kenegaraan ini, mereka boleh diberi peluang mengulangi kursus ini selepas setahun dari tarikh kursus yang dihadiri. Pengurangan tempoh ini boleh dipertimbangkan oleh Panel Penilaian Kursus Kenegaraan.
S :
Berapa lamakah keputusan tersebut boleh diperolehi atau diketahui oleh peserta Kursus Kenegaraan?
J :
Keputusan dan Sijil Kursus Kenegaraan akan diperolehi oleh peserta setelah Mesyuarat Panel Penilaian Kursus Kenegaraan membuat tersebut dan ianya mengambil masa sekurang-kurangnya dua (2) bulan daripada tarikh akhir mengikuti kursus. Sijil Kursus Kenegaraan tersebut akan dihantar kepada individu melalui jabatan/kementerian masing-masing.
8) KURSUS BITARA S :
Apakah yang dimaksudkan dengan Kursus BITARA?
J :
Kursus BITARA UPSI adalah suatu kursus yang direka khas untuk kakitangan UPSI bagi mengukuhkan struktur organisasi, sistem tadbir urus dan pengurusan sumber manusia dan menyemaikan rasa cinta kakitangan kepada universiti. Kursus ini juga direka bagi menerapkan enam (6) nilai BITARA UPSI di kalangan warga UPSI dengan gabungan aktiviti fizikal, syarahan, perbincangan, role play/games dan tayangan video/nyanyian. Enam (6) nilai Bitara tersebut adalah :
BIL.
1
2
3
NILAI BITARA
PENUNJANG
Berintegriti
i. ii. iii. iv.
Amanah Telus Akauntabiliti Adil
Profesional
i. ii. iii. iv.
Iltizam Cinta Ilmu Kompeten Beretika
Semangat Berpasukan
i. ii. iii. iv.
Muafakat Fokus Matlamat Hormat Menghormati Bangga UPSI
9
4
5
6
Berorientasikan Pelanggan
i. ii. iii. iv.
Responsif Proaktif Mesra Berkualiti
Prihatin Kebajikan Anggota
i. ii. iii. iv.
Empati Penghargaan Keselesaan Persekitaran Peluang Untuk Maju
Kreatif & Inovatif
i. ii. iii. iv.
Penambahbaikan Berterusan Nilai Tambah Rebut Peluang Berdaya Cipta
S :
Apakah kriteria pemilihan peserta BITARA?
J :
Kursus Bitara UPSI adalah kursus wajib yang perlu dihadiri oleh semua kakitangan UPSI. Peserta kursus ini adalah kakitangan yang berjawatan tetap dan kontrak sahaja. Bagi memenuhi keperluan kursus ini, peserta dikehendaki memohon untuk mengikuti kursus tersebut di laman web rasmi UPSI (http://upsi.edu.my) atau menerusi MyUPSI Portal (http://myupsi.upsi.edu.my). Jumlah peserta adalah dihadkan seramai 60 orang bagi setiap kursus untuk memberi lebih keselesaan kepada pesertapeserta kursus.
S :
Berapa tempoh masa/hari kursus ini berlangsung?
J :
Kursus ini berlangsung selama 4 hari 3 malam.
S :
Apakah pengisian Kursus BITARA UPSI?
J :
Kursus ini cuba menerapkan enam (6) nilai BITARA UPSI yang perlu diamalkan oleh setiap kakitangan UPSI. Terdapat juga aktiviti fizikal iaitu senaman, kayak, Management Game dan Explore Race. Kemudian peserta akan melalui program penerapan nilai Bitara sehingga hari terakhir kursus.
S :
Siapakah yang layak diberikan penangguhan bagi menghadiri Kursus Bitara UPSI?
J :
Kursus Bitara UPSI adalah kursus wajib bagi tujuan pengesahan jawatan dan kenaikan pangkat. Kakitangan perlu merancang dengan sebaik-baiknya untuk menyertai kursus ini bagi memudahkan proses pengesahan jawatan. Walau bagaimanapun, kakitangan akan diberikan penangguhan bagi kes-kes tertentu : • Cuti Belajar SLAB/SLAI/Sabatikal
10
• •
Cuti Bersalin Cuti Haji
Bagi kes kecemasan dan kes-kes lain peserta perlu mengemukakan surat penangguhan melalui Ketua Jabatan kepada Pendaftar. Permohonan yang mendapat kelulusan Pendaftar sahaja akan diberi penangguhan. S :
Siapakah fasilitator bagi Kursus Bitara UPSI?
J :
Kursus Bitara UPSI ini dirancang dan dibangunkan pada tahun 2006 oleh UPSI dan dibantu oleh pakar runding (Focus Learning) maka fasilitator kursus ini adalah terdiri daripada pensyarah-pensyarah dan pegawaipegawai UPSI dengan bimbingan pihak konsultan. Mulai tahun 2008, kursus ini menggunakan sepenuhnya tenaga fasilitator dari UPSI tanpa bantuan konsultan.
S :
Bagaimanakah status permohonan Kursus Bitara ini dapat diketahui?
J :
Peserta boleh menelefon Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia untuk mengetahui status permohonan bagi kursus ini. Surat tawaran kepada peserta akan diserahkan dua (2) minggu sebelum tarikh kursus.
S :
Bolehkah saya menghadiri kursus ini jika saya mengalami masalah kesihatan?
J :
Peserta yang mengalami masalah kesihatan tidak digalakkan untuk menyertai kursus ini tetapi bagi masalah kesihatan yang berpanjangan seperti lelah dan sakit jantung, kakitangan boleh menyertai kursus ini dengan memaklumkan masalah kesihatan tersebut kepada urusetia dengan kadar yang segera. Peserta akan diberikan pengecualian untuk aktiviti fizikal seperti kayak.
S :
Sekiranya saya berminat untuk menjadi fasilitator kursus ini, bagaimanakah cara permohonan tersebut dilakukan?
J :
Kakitangan yang berminat untuk menjadi fasilitator Kursus Bitara perlu menghantar memo kepada Pendaftar melalui Ketua Jabatan. Bahagian Sumber Manusia akan memproses permohonan tersebut dan akan memberikan latihan kepada kakitangan tersebut. Kakitangan tersebut akan diberikan satu slot pada kursus ini sebagai ujian kepada kemampuan kakitangan tersebut. Setelah panel penilai berpuas hati, kakitangan tersebut akan diserapkan menjadi fasilitator Kursus Bitara UPSI.
11
S :
Apakah tindakan yang akan dikenakan jika saya tidak menghadir kursus Bitara UPSI?
J :
Kakitangan yang tidak menghadiri Kursus Bitara UPSI tanpa alasan yang menusabah akan diberi Surat Peringatan atau Surat Amaran. Ia akan memberi implikasi yang tidak baik terhadap rekod perkhidmatan kakitangan tersebut. Surat tersebut akan dimasukkan ke dalam fail peribadi dan akan membawa kesan kepada pengesahan jawatan dan kenaikan pangkat.
8) KURSUS ANJURAN LUAR S :
Bagaimanakah proses permohonan Kursus Anjuran Luar?
J :
Pemohon perlu mendapatkan Borang Permohonan Mengikuti Kursus Anjuran Agensi Luar dengan melayari laman web rasmi Bahagian Sumber Manusia (http://bsm.upsi.edu.my).
S :
Siapakah yang bertanggungjawab untuk membiayai perbelanjaan kursus tersebut?
J :
Pemohon boleh memohon untuk mengikuti kursus anjuran luar menggunakan peruntukan BSM atau PTj masing-masing. Jika menggunakan peruntukan BSM, perlu mendapat kelulusan Timbalan Pendaftar Kanan Bahagian manakala jika menggunakan peruntukan PTJ, pemohon perlu mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan masing-masing.
9) PRAKTIKUM S :
Bagaimanakah cara untuk memohon praktikal di UPSI?
J :
Pemohon perlu menghantar surat permohonan praktikum kepada Unit Latihan, Bahagian Sumber Manusia dan seterusnya Unit Latihan akan menghantar permohonan tersebut kepada PTj yang tertentu berdasarkan kelayakan pelajar tersebut.
S :
Adakah UPSI memberi elaun atau tempat penginapan kepada pelajar praktikal tersebut?
J :
UPSI tidak menawarkan sebarang elaun atau tempat penginapan kepada pelajar praktikal terbabit.
12
Sistem Pembelajaran Profesional Berterusan (Continuous Professional Development – SyCPD) 1) KAKITANGAN PENTADBIRAN & SOKONGAN S :
Berapakan mata minimum yang perlu dikumpulkan oleh kakitangan Pentadbiran dan Sokongan?
J :
Mata minimum yang perlu dikumpulkan adalah berdasarkan kumpulan gred perkhidmatan kakitangan tersebut seperti jadual dibawah : GRED
MATA MINIMUM/ SETAHUN
41 - 54 27 - 40 17 - 26 1 - 16
30 25 20 10
S :
Berapakan mata minimum yang perlu dikumpulkan oleh kakitangan akademik?
J :
Bagi tujuan Penilaian Tahap Kecekapan, seseorang kakitangan Akademik Gred DS 45 – 54 harus mengumpulkan mata minimum sebanyak 48jam setahun dan melengkapkan empat (4) modul PTK yang telah ditetapkan dan masa setahun. Bagi kakitangan Akademik yang tidak menduduki PTK, mereka hanya perlu mengumpulkan 10 mata minimum setahun untuk tujuan Penilaian Prestasi. Mereka perlu menduduki Kursus CPD (Pentadbiran & Sokongan) yang dianjurkan Universiti. Walaubagaimanapun, kakitangan di Gred DG 41 – 54, mereka perlu memenuhi keperluan mata minimum sepertimana kakitangan Pentadbiran dan Sokongan Gred 41 – 54.
S :
Bolehkan pengumpulan mata yang melebihi mata minimum dibawa ke tahun hadapan?
J :
Pengumpulan mata yang melebihi mata minimum tidak dibenarkan dibawa ke tahun hadapan (keputusan Mesyuarat Panel SysCPD; Bil 1/2009, 15 Januari 2009)
13
S :
Adakah kakitangan perlu disahkan jawatan dahulu untuk mengumpul mata CPD?
J :
Tidak perlu. Semua kakitangan lantikan tetap , sama ada sudah disahkan dalam perkhidmatan atau dalam tempoh percubaan perlu mengumpulkan mata CPD
S :
Berapakah mata CPD sekiranya seseorang kakitangan menghadiri kursus atau seminar yang termasuk dalam kompetensi?
J :
Mata CPD yang layak diperolehi oleh kakitangan tersebut ialah 1 jam bersamaan 1 mata untuk jam sebenar berkursus dan 1.5 mata untuk satu hari persidangan.
S :
Adakah mata CPD boleh dipohon bagi kakitangan yang menghadiri syarahan umum? Boleh.
J : S :
Adakah mata CPD boleh dipohon oleh kakitangan yang menjalankan tugas hakiki? (Cth: pensyarah yang mengajar, boleh atau tidak memohon mata CPD apabila memberi kuliah?)
J :
Tidak boleh sekiranya adalah tugas hakiki.
S :
Bagaimana jika seorang kakitangan itu berkhidmat kurang daripada setahun? Berapakan mata minimum yang perlu dikumpulkan?
J :
Jika seseorang kakitangan berkhidmat kurang daripada setahun, formula berikut akan digunakan untuk mengira mata minimum SysCPD yang perlu dikumpulkan. Bil. Bulan Berkhidmat 12 bulan
X
Mata minimum
S :
Bagaimana jika seseorang kakitangan tidak mencapai mata minimum CPD?
J :
Kakitangan tersebut akan mendapat Aras I atau Aras II sahaja mengikut kriteria yang telah ditetapkan dan juga menjejas sumbangan kepada Laporan Penilaian Prestasi Tahunannya (LPPT)
14
S :
Apakah program latihan yang disediakan di dalam SysCPD?
J :
Bagi kakitangan Pentadbiran dan Sokongan, terdapat enam (6) kategori program latihan yang boleh dipohon dalam SysCPD ini iaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Kursus Jangka Pendek ; Kursus Jangka Sederhana/Jangka Panjang ; Pengembangan Ilmu & Kemahiran ; Aktiviti Badan Ikhtisas ; Pengiktirafan kepakaran ; dan Penerbitan/Penulisan
S :
Apakah program latihan yang disediakan di dalam SysCPD bagi kakitangan Akademik?
J :
Bagi kakitangan Akademik, mereka boleh mengikuti Kursus Jangka Pendek /Seminar/ Persidangan/ Bengkel. Walaubagaimana pun, penyertaan hanya akan dikira sebagai peserta sahaja mengikut perkiraan 1 jam = 1 mata. Sebarang penglibatan seorang pensyarah sebagai pemudahcara/ fasilitator/ penganjuran latihan tidak akan diberi mata CPD kerana perkara tersebut akan dikira di CV kenaikan pangkat akademik. Latihan adalah termasuk latihan anjuran Pusat Tanggungjawab dan kursus luar negara.
S :
Apakah kursus atau seminar yang tidak menyumbang kepada mata CPD?
J :
Kursus yang tidak mempunyai kaitan dengan tugas hakiki atau bidang kompetensi kakitangan tersebut.
S :
Apakah yang perlu dilakukan oleh kakitangan untuk menuntut mata CPD apabila kakitangan tersebut menghadiri latihan anjuran pihak luar?
J :
Kakitangan perlu mengisi Borang Permohonan Mata CPD dan mengemukakan dokumen sokongan dan laporan mengikut format yang ditetapkan oleh Unit Latihan untuk pertimbangan SysCPD UPSI.
S :
Adakah kursus anjuran Kementerian Kesihatan Malaysia atau kementerian lain mendapat mata CPD?
J :
Ya, sekiranya ia berkaitan dengan tugas hakiki atau bidang kompetensi kakitangan tersebut.
15
S :
Adakah seseorang kakitangan yang menghadiri kursus anjuran badan sukarela (RELA / Koperasi) dapat / boleh memohon mata CPD?
J :
Permohonan boleh dibuat kepada Panel SysCPD UPSI dan akan ditentukan di peringkat tersebut.
S :
Bagaimanakah mata CPD diberikan bagi setiap kategori tersebut?
J :
Setiap kategori dikreditkan dengan mata CPD yang berlainan mengikut kategori * (lampiran)
S :
Berapakah mata CPD yang diberikan jika kakitangan mengikuti Kursus – kursus wajib perkhidmatan?
J :
Bagi kursus – kursus wajib perkhidmatan seperti Orientasi, Kursus Induksi, Kursus Kenegaran, BITARA dan Let’s Speak English hanya akan diberikan 2 mata CPD (keputusan Mesyuarat Panel SysCPD; Bil 1/2009, 15 Januari 2009)
S :
Adakah mata CPD yang diberikan oleh badan ikhtisas luar sama dengan mata SysCPD UPSI?
J :
Semua mata CDP akan ditentukan oleh Panel SysCPD UPSI mengikut kriteria SysCPD UPSI.
S :
Adakah lawatan sambil belajar untuk menambah pengetahuan dikira mata CPD?
J :
Ianya bergantung kepada aktiviti semasa lawatan dan akan dipertimbangkan oleh Panel SysCPD UPSI.
S :
Apabila CPD dilaksanakan, adakah Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) akan dijalankan?
J :
PTK masih dijalankan dalam format CPD.
S :
Bagaimanakah Penilaian Tahap Kecekapan dilaksanakan dalam SysCPD?
J :
Bagi kakitangan pentadbiran dan sokongan, mereka dikehendaki mengumpulkan cukup mata minimum CPD untuk mendapat Aras III dalam PTK. Untuk mendapatkan Aras IV, kakitangan dikehendaki memohon untuk menjalani penilaian seperti yang ditetapkan oleh Panel Penilai SysCPD UPSI.
16
Butiran lanjut seperti dibawah: Kumpulan Aras Perkhidmatan Gred 17 - 54
I II III IV
Mata CPD <mata minimum ≥mata minimum ≥mata minimum ≥mata minimum
Keterangan Tidak Mencapai Mata Minimum Capai Mata Minimum + Tidak Melengkapi Laporan Kursus Capai Mata Minimum + Melengkapi Laporan Kursus Mencapai Aras III + Lulus Dengan Cemerlang Dalam Penilaian * Kaedah penilaian – Tugasan/ Viva/ Persembahan/ Temuduga lain-lain kaedah (Penilaian dijalankan oleh Panel SysCPD yang dilantik oleh Lembaga Penilaian Kompetensi UPSI)
17
Kumpulan Aras Perkhidmatan Gred 1-16 I II III IV
Mata CPD 0-5 9-Jun ≥10 ≥10 dan lulus kaedah penilaian khas
Keterangan Tidak mencukupi mata minimum Tidak mencukupi mata minimum Capai mata minimum CPD Mencapai Aras III + Lulus Dengan Cemerlang Dalam Penilaian *Kaedah penilaian – temuduga/ persembahan (Penilaian dijalankan oleh Panel SysCPD yang dilantik oleh Lembaga Penilaian Kompetensi UPSI)
S :
Bilakah penilaian oleh Panel SysCPD akan diadakan?
J :
Penilaian akan dilakukan pada bulan Jun dan Disember setiap tahun bergantung kepada keputusan Lembaga Penilaian Kompetensi UPSI.
S :
Siapakah Panel Penilai SysCPD yang akan membuat penilaian bagi tujuan Penilaian Tahap Kecekapan?
J :
Sekurang-kurangnya tiga (3) tiga Panel Penilai dilantik oleh Lembaga Penilaian Kompetensi UPSI.
S :
Sekiranya ada kakitangan yang tidak berpuas hati dengan keputusan Panel SysCPD, apakah yang wajar dilakukan?
J :
Beliau boleh membuat rayuan kepada Lembaga Kompetensi UPSI.
S :
Kursus apakah yang diperlukan seseorang kakitangan untuk menghantar Laporan Kursus?
J :
Kakitangan yang ingin dinilai dalam Penilaian Tahap Kecekapan sahaja perlu melengkapkan Laporan Kursus bagi setiap kursus Anjuran Unit Latihan Bahagian Sumber Manusia dan kursus-kursus anjuran agensi luar. Kursus – kursus wajib adalah dikecualikan daripada Laporan Kursus. Format Laporan Kursus boleh didapati di laman web Bahagian Sumber Manusia (http://bsm.upsi.edu.my).
18
S :
Kenapakah seseorang kakitangan tidak mendapat anjakan gaji sedangkan beliau telah mendapat Aras IV?
J :
Selain daripada PTK, syarat untuk mendapatkan anjakan gaji adalah melalui Laporan Penilaian Prestasi yang cemerlang dan perakuan Ketua Jabatan.
S :
Sekiranya kakitangan melanjutkan pelajaran ke peringkat Diploma, Ijazah, Sarjana dan PhD, adakah beliau layak mendapat mata CPD?
J :
Tidak, kerana itu adalah kemajuan kerjaya individu.
S :
Bagaimanakah jika terdapat Ketua Jabatan bersikap pilih kasih dan hanya menghantar kakitangan yang sama sahaja menghadiri kursus atau seminar?
J :
Tidak timbul isu tersebut kerana semua kakitangan layak untuk menghadiri kursus bagi mengumpul mata CPD dan aktiviti ini dipantau oleh Panel SysCPD, UPSI.
S :
Bagaimanakah jika Pusat Tanggungjawab tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk menganjurkan kursus?
J :
Pusat Tanggungjawab boleh membuat kerjasama dengan Unit Latihan melalui perancangan latihan pada penghujung setiap tahun untuk program latihan tahun berikutnya.
2) PENILAIAN PRESTASI S :
Bagaimanakah SysCPD boleh menyumbang kepada markah Penilaian Prestasi?
J :
Mata minimum yang dikumpulkan akan menyumbang kepada Penilaian Prestasi Bahagian Pengetahuan dan Kemahiran. Jika kakitangan mencapai mata minimum, markah di bahagian ini akan dijana secara automatic kepada markah Penilaian Prestasi seperti Jadual di bawah:
Kumpulan
Gred Khas JUSA
Gred
VK VU
Mata CPD Minimum
10 10
Markah Bhg.V
25% 35%
Had maksima Perolehan dari SysCPD Markah LPP 20% 15% 21%
Perolehan dari Pertimbangan Ketua Jabatan Markah LPP 20% - 35% 10% 14%
19
Akademik A B C D
45 - 54 41 - 54 27 - 40 17 - 26 1 - 16
10 30 25 20 10
20% 20% 25% 25% 20%
12% 12% 15% 15% 16%
8% 8% 10% 10% 4%
Bagi yang tidak memenuhi mata minimum yang ditetapkan, markah Penilaian Prestasi bahagian Perolehan dari SysCPD akan ditentukan sepertimana format berikut: Wajaran
% LPP
Mata minimum Mata penuh
x
6*
x
% markah bahagian Pengetahuan & Kemahiran
Wajaran 10
* Dengan perkiraan 6:4. 6 adalah daripada SysCPD, dan 4 lagi daripada ketua Jabatan
20
