SO

Configuratiehandleiding SCOL PO/SO

Rovict

auteur: datum: versie:

Rovict B.V.

Postbus 388

Rovict augustus 2010 2

3760 AJ Soest

T 035 6036080

F 035 6036081

Configuratiehandleiding

SCOL

Inhoudsopgave

1

Inleiding ................................................................................................................. 3

2

Configuratie van de SCOL ..................................................................................... 4

3

4

2.1

Schoolgegevens invoeren ........................................................................................ 4

2.2

EDEX gegevens inlezen ........................................................................................... 5 2.2.1 EDEX bestanden inlezen.............................................................................. 5 2.2.2 Waarschuwingen .......................................................................................... 6 2.2.3 Groepen kiezen ............................................................................................ 6 2.2.4 Ongekoppelde gegevens.............................................................................. 7 2.2.5 Handmatig koppelen ..................................................................................... 7 2.2.6 Samengestelde groepen beheren ................................................................ 8 2.2.7 Gebruikersbeheer en gebruikersbeheer leerlingen ...................................... 8 2.2.8 Afname vergrendelen ................................................................................. 10

Gebruikersrollen en gebruikersrechten in de SCOL ............................................. 11 3.1

Rollen beheren ....................................................................................................... 11

3.2

Gebruikersrechten wijzigen .................................................................................... 12

SCOL gegevens importeren (bij overstap van SCOL 2 naar SCOL 3).................. 15 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

5

SCOL bestand selecteren .......................................................................... 15 Waarschuwingen ........................................................................................ 15 Gebruikers aanmaken ................................................................................ 16 Voltooien ..................................................................................................... 16

Tot slot ................................................................................................................. 18

-2-


SCOL

1

Inleiding

De Sociale Competentie ObservatieLijst (SCOL) is een leerlingvolginstrument voor sociale competentie. Het SCOLpakket bestaat uit een softwareprogramma met en configuratiehandleiding en een inhoudelijke handleiding, die gaat over het leerlingvolginstrument. In deze configuratiehandleiding staat beschreven hoe u de SCOL-programmatuur kunt configureren, alvorens u ermee aan de slag kunt gaan. Ook vindt u in deze handleiding uitleg over hoe u rollen en rechten kunt toekennen aan gebruikers. Op de website www.scol.nl kunt u de installatiehandleiding en de inhoudelijke handleiding downloaden. Daarnaast vindt u op de website informatie over de laatste ontwikkelingen rondom de SCOL. Via de website kunt u, indien u dat wenst, ook een supportverzoek indienen bij de supportafdeling van Rovict. Leeswijzer

Deze handleiding begint met een uitleg over de stappen van de configuratie. Wanneer u voor de eerste keer inlogt in de SCOL, komt u in een wizard terecht. Deze wizard biedt u de mogelijkheid om schoolgegevens in te voeren, een bestand van SCOL 2.x te importeren, EDEX bestanden in te lezen en gebruikers aan te maken. Na het afronden van de configuratiewizard kunnen alle aangemaakte gebruikers met de SCOL aan de slag gaan. In hoofdstuk 3 wordt de rollen- en rechtenstructuur van de SCOL uitgelegd. In hoofdstuk 4 wordt aandacht besteed aan het importeren van een SCOL 2.x bestand. Dit hoofdstuk is uitsluitend bedoeld voor scholen die nog de overstap moeten maken van SCOL 2.x naar het webbased SCOL 3. En tot slot staat in hoofdstuk 5 beschreven waar u terecht kunt, indien u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft.

-3-


SCOL

2

Configuratie van de SCOL

Deze handleiding gaat ervan uit dat u succesvol voor de eerste keer in de SCOL ingelogd bent en dat u met het doorlopen van de configuratiewizard kunt starten. De configuratiewizard bestaat uit een stappenplan van drie hoofdstappen, namelijk: 1. schoolgegevens invoeren; 2. SCOL 2.x bestand importeren; 3. EDEX gegevens inlezen. Bij stap 2 en 3 heeft u de mogelijkheid om gebruikers aan te maken. Hieronder worden de stappen 1 en 3 achtereenvolgens behandeld. Voor scholen die de overstap maken van SCOL 2.x naar het webbased SCOL 3, is de import van SCOL 2 gegevens in stap 2 beschreven in hoofdstuk 4. Omdat vrijwel alle scholen deze overstap al hebben gemaakt, hebben we de toelichting op deze stap verschoven om de leesbaarheid van de configuratiehandleiding te verbeteren.

2.1

Schoolgegevens invoeren

In de eerste stap kunt u de schoolgegevens invoeren.

Schoolnaam: U kunt hier de naam van uw school invoeren. De schoolnaam wordt linksboven in het scherm naast het logo weergegeven. Schoollogo:

U kunt het logo van uw school boven aan ieder scherm tonen. Dit kunt u doen door met de knop het logo van uw school te selecteren. LET OP: het geselecteerde bestand moet een JPEG bestandsformaat hebben.

Overige velden:

In de overige velden kunt u de adresgegevens en het bestuursnummer van de school invoeren.

Klik op de knop om verder te gaan.

-4-


SCOL

2.2

EDEX gegevens inlezen

EDEX staat voor EDucatieve EXport. EDEX is een standaard dat binnen het primair onderwijs veel gebruikt wordt. EDEX is bedoeld om leerling-, groeps-, leerkrachten leerjaargegevens op een eenvoudige wijze uit te wisselen tussen softwareprogramma's. Op deze manier is het niet nodig een dubbele administratie te voeren. In de SCOL kunnen EDEX bestanden ingelezen worden. Voor iedere afname is het noodzakelijk om in de SCOL te beschikken over de meest actuele groepssamenstellingen en leerlinggegevens. Immers, indien een leerling ontbreekt in de SCOL kan er geen scorelijst voor deze leerling ingevuld worden. Het is onmogelijk om handmatig leerlingen in de SCOL in te voeren. De werkprocedure verloopt als volgt: Maak voor iedere afname een EDEX export uit uw leerlingadministratiesysteem. Ieder leerlingadministratiesysteem binnen het primair onderwijs beschikt over een EDEX exportfunctie. Lees in de SCOL de actuele EDEX bestanden in. Er bestaan drie soorten EDEX bestanden: EDEX 2, EDEX 3 en EDEXML. De SCOL kan alle drie de varianten inlezen. 2.2.1

EDEX bestanden inlezen

U dient eerst een afnamemoment te selecteren waarvoor u gegevens wilt inlezen. Het is de bedoeling dat u voor ieder afnamemoment actuele bestanden inleest. Zo kunt u voor iedere leerling resultaten invoeren. Vervolgens dient u een keuze te maken of u EDEX bestanden of een EDEXML bestand wilt inlezen. Indien u kiest voor EDEX bestanden kunt u middels de knop de vier EDEX bestanden selecteren. U dient alle vier de bestanden te selecteren. Klik vervolgens op de knop om verder te gaan. Indien u kiest voor een EDEXML bestand kunt u middels de knop het EDEXML bestand selecteren. EDEXML betreft slechts één bestand. Klik vervolgens op de knop om verder te gaan.

-5-


SCOL

EDEX inlezen en het invullen van de SCOL Bij het invullen van het scoreformulier en het opvragen van de overzichten worden in de selectievelden Schooljaar en Afname automatisch de meest recente afnamemomenten getoond. Dit gebeurt op basis van de datum van de server waarop het SCOL-programma geïnstalleerd is. Er zijn twee belangrijke data waarop de selectievelden geüpdate worden: 1 augustus (najaar): Op deze datum gaat het nieuwe schooljaar voor het SCOL-programma van start. Voor het SCOL-programma is het belangrijk dat na 1 augustus nieuwe EDEX-bestanden ingelezen w orden. Pas na het inlezen van de EDEX-bestanden zal de groepsindeling voor het nieuwe schooljaar goed in SCOL staan. 1 januari (voorjaar): Op deze datum gaat in het SCOL-programma het tweede afnamemoment van start. Voor het SCOL-programma is het belangrijk dat ook na 1 januari nieuwe EDEX-bestanden ingelezen worden. Pas na het inlezen van de EDEX bestanden wordt de tweede afname van het schooljaar aangemaakt. Het selectieveld Afname wordt dan dus omgezet van 1 Najaar naar 2 Voorjaar. Bij de kiezer voor schooljaar en afname op het scherm Systeembeheer>EDEX inlezen zullen steeds de huidige, één volgende en twee voorgaande afnames te selecteren zijn ten opzichte van de omzetdata (zie boven). Een voorbeeld: op 1 september 2010 zullen bij de afnamekiezer op het scherm. Systeembeheer>EDEX inlezen vier opties getoond worden: 2010-2011 2 Voorjaar 2010-2011 1 Najaar 2009-2010 2 Voorjaar 2009-2010 1 Najaar De betreffende afname wordt echter alleen zichtbaar voor de leerkracht bij het invullen en opvragen van overzichten als er ook een EDEX op die afname is geïmporteerd. Het is dus zeer belangrijk dat u een nieuwe set EDEX-gegevens inleest bij de overgang naar het volgende afnamemoment. Doet u dit niet, dan is het nieuwe afnamemoment niet beschikbaar. 2.2.2

Waarschuwingen

Het is mogelijk dat er na het inlezen van de EDEX bestanden waarschuwingen getoond worden. Deze waarschuwingen zijn niet altijd blokkerend. Indien er slechts enkele fouten in de EDEX bestanden zitten, kan het inlezen voortgezet worden. Indien er veel fouten in de EDEX bestanden zitten, wordt het inlezen gestopt. Wij adviseren u om in dit geval nogmaals EDEX bestanden uit uw leerlingadministratiesysteem te exporteren en deze opnieuw in te lezen in de SCOL. Blijft de fout zich voordoen, dan willen wij u vragen contact op te nemen met de supportafdeling van Rovict. 2.2.3

Groepen kiezen

In stap 3 kunt u aangeven welke groepen u in de SCOL wilt inlezen. Het is namelijk niet altijd vanzelfsprekend dat u alle groepen die in uw leerlingadministratiesysteem aanwezig zijn, ook in de SCOL wilt inlezen. U kunt de groepen die u wilt inlezen, selecteren door een vinkje voor de groepen te plaatsen. Klik op de knop om verder te gaan.

-6-


SCOL

2.2.4

Ongekoppelde gegevens

In het ingelezen bestand kunnen leerkrachten en/of leerlingen aangetroffen worden die niet aan een groep gekoppeld zijn. Indien u de leerkrachten selecteert, worden deze ingelezen in de SCOL. U kunt dan voor de leerkrachten een gebruikersaccount aanmaken. Leerlingen die niet aan een groep gekoppeld zijn, kunnen niet in de SCOL ingelezen worden. Als u deze situatie wilt herstellen, kunt u dit wijzigen in uw leerlingadministratiesysteem. U kunt vervolgens opnieuw een EDEX export maken en deze nogmaals inlezen in de SCOL.

2.2.5

Handmatig koppelen

In het ingelezen EDEX bestand kunnen leerling aangetroffen worden waarbij de voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht zeer veel overeenkomsten vertonen met een leerling die al in de SCOL bestaat. Wanneer drie van de vier genoemde gegevens identiek zijn en één afwijkend is, dan wordt in deze stap aan de gebruiker gevraagd of het hier om dezelfde leerling gaat. Indien het inderdaad dezelfde leerling betreft, wordt de nieuw ingelezen leerling gekoppeld aan de reeds bestaande leerling. Gaat het hier om een nieuwe leerling, dan wordt deze toegevoegd in de SCOL database. -7-


SCOL

Indien bij het inlezen van een EDEX bestand alle vier de gegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht) van een leerling gelijk zijn, wordt deze leerling als bestaande leerling beschouwd, en dus niet nogmaals toegevoegd in de SCOL database. Indien bij het inlezen van een EDEX bestand minder dan drie van de gegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht) van de leerling gelijk zijn, wordt deze leerling als nieuwe leerling beschouwd, en dus toegevoegd in de SCOL database.

2.2.6

Samengestelde groepen beheren

In de SCOL heeft u de mogelijkheid om groepen samen te voegen. Dit kan wenselijk zijn als er op uw school met combinatiegroepen wordt gewerkt. Een combinatiegroep kent twee of meer leerjaren. Bij de EDEX export verdeelt uw leerlingadministratiesysteem de combinatiegroep op in meerdere groepen, elk met hun eigen leerjaar. Het leerjaar is in de EDEX namelijk gekoppeld aan de groep en niet aan de individuele leerlingen. Het gevolg hiervan is, dat u de combinatiegroep twee of meer keren terugziet na de import in SCOL, namelijk per leerjaar één. U kunt de 'opgeknipte' combinatiegroepen daarom weer samenvoegen onder Systeembeheer > Samengestelde groepen beheren. 2.2.7

Gebruikersbeheer en gebruikersbeheer leerlingen

Gebruikers aanmaken Indien in de EDEX bestanden nieuwe gebruikers zijn aangetroffen, worden deze in stap 6 getoond. Als u een vinkje voor de gebruikers laat staan, krijgen zij een gebruikersaccount. Door het vinkje weg te halen, voorkomt u dat de gebruikers worden aangemaakt. U heeft de mogelijkheid om de inloggegevens van de gebruikers te printen en/of te mailen. Deze keuze maakt u door de juiste radiobutton voor de gebruikersnaam te selecteren. Indien u de inloggegevens afdrukt, wordt ieder account op een aparte pagina geprint. Op deze manier is het eenvoudig om de inloggegevens te verspreiden. Bij iedere gebruiker kunt u aangeven welke rol deze moet krijgen. Meer uitleg over de rollen- en rechtenstructuur in de SCOL vindt u in hoofdstuk 3 van deze handleiding. -8-


SCOL

Gebruikers verwijderen Naast de lijst met mogelijke nieuwe gebruikers staat een lijst met gebruikers die wel in de SCOL aanwezig zijn, maar niet voorkomen in de ingelezen EDEX bestanden. Indien u de gebruikers wilt behouden, hoeft u verder niets te doen. Als u deze gebruikers uit de SCOL wilt verwijderen, kunt u een vinkje voor de gebruiker plaatsen. De gebruiker wordt vervolgens verwijderd. Nieuwe gebruiker aanmaken Tot slot wordt op het scherm de mogelijkheid geboden om een nieuwe gebruiker aan te maken. Dit is een gebruiker die niet in de EDEX bestanden voorkomt en ook niet aanwezig is in de SCOL. Door middel van het plusje achter iedere regel kunt u nog een gebruiker toevoegen. Klik op de knop om de configuratiewizard af te sluiten.

Leerling gebruikers beheren Indien u gebruik maakt van de LeerlingSCOL, kunt u bij Systeembeheer > LeerlingSCOL > Gebruikersbeheer leerlingen gebruikers voor uw leerlingen aanmaken.

-9-


SCOL

Om leerling gebruikers te kunnen aanmaken, moeten er EDEX gegevens op de betreffende afname zijn ingelezen en mag de afname niet vergrendeld zijn (Systeembeheer > SCOL afname vergrendelen). U kiest eerst een afname waarvoor u leerling gebruikers wilt aanmaken en vervolgens kunt u groepen en leerlingen selecteren. De inloggegevens kunt u afdrukken in tabelvorm, op etiketten die u vervolgens aan de leerlingen kunt verstrekken, of in beide vormen. Omdat de LeerlingSCOL bedoeld is voor leerlingen vanaf groep 6, zal de SCOL alleen de groepen van leerjaar 6 tonen. Omdat de SCOL de groepen van het speciaal (basis)onderwijs niet op deze leerjaren kan filteren, zullen bij deze schoolsoorten alle geïmporteerde groepen getoond worden. Maar ook daar geldt, dat de LeerlingSCOL niet voor leerlingen jonger dan leerjaar 6 bedoeld is. Iedere keer als de beheerder opnieuw inloggegevens voor een groep of leerling opvraagt, zullen er nieuwe wachtwoorden worden gegenereerd. Na het verstrekken van de inloggegevens kunt u het onderdeel Gebruikersbeheer leerlingen dus niet gebruiken om de verstrekte inloggegevens na te slaan. De eerder verstrekte inloggegevens gaan daarmee verloren en u zult de nieuwe moeten verstrekken. Na het invullen van de LeerlingSCOL vragenlijst, wordt de account van de betreffende leerling automatisch afgesloten. 2.2.8

Afname vergrendelen

Nadat de afname is afgerond, is het mogelijk deze te vergrendelen bij Systeembeheer > SCOL afname vergrendelen. Door een afname te vergrendelen, zijn de scoreformulieren van de afname niet meer toegankelijk voor gebruikers. De overzichten blijven wel te benaderen. Het vergrendelen van een afname heeft twee belangrijke redenen: - u voorkomt hiermee dat er later nog per ongeluk mutaties worden aangebracht in de resultaten van de afname, en - u voorkomt, dat u bij het klaarzetten van de volgende afname per ongeluk de nieuwe EDEX over een bestaande afname importeert. Op een vergrendelde afname kan namelijk geen EDEX meer geïmporteerd worden.

- 10 -


SCOL

3

Gebruikersrollen en gebruikersrechten in de SCOL

Na het afronden van de configuratiewizard kunt u de gebruikersrollen en gebruikersrechten nog verder instellen. Hieronder wordt de werking van de rollen- en rechtenstructuur in de SCOL uitgelegd.

3.1

Rollen beheren

In het onderdeel ‘Rollen beheren’ kunt u aan iedere rol rechten geven. Vervolgens kunt u in het onderdeel ‘Gebruikersrechten wijzigen’ gebruikers aan rollen koppelen. Iedere gebruiker in de SCOL heeft één rol.

In de SCOL worden vier rollen onderscheiden, te weten: Schooldirectie, Administrateur, Begeleider en Groepsleerkracht. In ‘Rol kiezen’ selecteert u de rol waarvan u de rechten wilt wijzigen. De volgende rechten zijn in de SCOL te onderscheiden: Het recht om SCOL formulieren in te vullen. Het recht om leerlingoverzichten te bekijken. Het recht om groepsoverzichten te bekijken. Het recht om schooloverzichten te bekijken. Per recht kan aangegeven worden of de rol de gegevens van ‘Alle leerlingen’ mag zien of alleen van de ‘Eigen leerlingen’. Voorbeeld: Indien u een gebruiker de rol ‘Schooldirectie’ geeft, mag deze gebruiker (in de standaard instelling) geen SCOL scores invoeren. Wel mag deze gebruiker van alle leerlingen het leerlingoverzicht bekijken, van alle groepen het groepsoverzicht bekijken en alle schooloverzichten bekijken.

- 11 -


SCOL

Standaard worden de volgende rechten aan de rollen toegekend: Recht

Schooldirectie

Administrateur

Begeleider

Groepsleerkracht

Scores invoeren

Nee

Ja, alle leerlingen

Ja, alle leerlingen Ja, eigen leerlingen

Leerlingoverzichten Ja, alle leerlingen Nee bekijken

Ja, alle leerlingen Ja, alle leerlingen

Groepsoverzichten bekijken

Ja, alle leerlingen Nee

Ja, alle leerlingen Ja, alle leerlingen

Schooloverzichten bekijken

Ja

Ja

Nee

Ja

Middels de knop kunt u de rechten behorend bij een rol weer in de standaard instelling terugzetten. Achter ieder recht kunt u aanvinken of een rol het betreffende recht krijgt. In de kolom ‘Data afhankelijkheid’ kunt u aangeven of de rol toegang heeft tot ‘Eigen leerlingen’ of ‘Alle leerlingen’. In het onderdeel ‘Gebruikersrechten wijzigen’ kunt u per gebruiker aangeven wat de eigen leerlingen zijn. Tot slot kunt u in het blok ‘Gebruikers met deze rol’ zien aan welke gebruikers de rol is toegekend. Middels de knop worden de wijzigingen opgeslagen. Met de knop worden de wijzigingen niet behouden.

3.2

Gebruikersrechten wijzigen

Nadat u de rollen in de SCOL van de gewenste rechten heeft voorzien, kunt u in dit onderdeel de rechten per gebruiker wijzigen.

- 12 -


SCOL

Indien u van een gebruiker de rechten wilt wijzigen, dient u deze gebruiker te selecteren. Het is raadzaam om binnen een school enkele gebruikers beheerdersrechten te geven. Een beheerder heeft toegang tot de systeembeheerfunctionaliteiten van de SCOL. Zo kan de beheerder bijvoorbeeld nieuwe EDEX bestanden inlezen en nieuwe gebruikers aanmaken. U geeft een gebruiker beheerdersrechten door de radiobutton van ‘Geen’ naar ‘Applicatie’ te verplaatsen. Indien een gebruiker beheerdersrechten heeft, komt de rol (Groepsleerkracht Administrateur, Begeleider of Schooldirectie) bij de gebruiker te vervallen. Deze gebruiker heeft dan toegang tot alle groepen in de SCOL. Dus de functie ‘Eigen leerlingen’ is niet van toepassing bij deze gebruiker. Daarnaast heeft deze gebruiker toegang tot zowel het scoreformulier als de leerling-, groeps- en schooloverzichten. Voorbeeld 1: Een gebruiker heeft de rol ‘Schooldirectie’. Door deze rol heeft de gebruiker geen toegang (uitgaande van de standaard instellingen) tot het scoreformulier en wel toegang tot de leerling-, groeps- en schooloverzichten. Voorbeeld 2: Een gebruiker heeft de rechten van applicatiebeheerder. De radiobutton ‘Applicatie’ is bij de gebruiker dus aangeklikt. In dit geval heeft de gebruiker toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit, behorende bij de rechten van applicatiebeheerder. Deze gebruiker heeft tevens toegang tot ‘Alle leerlingen’, het scoreformulier en alle overzichten in de SCOL. Er zijn drie mogelijkheden te onderscheiden: Een gebruiker heeft ‘Geen’ beheerdersrechten: Deze gebruiker heeft geen toegang tot systeembeheerfunctionaliteit in de SCOL. Een gebruiker heeft ‘Applicatie’ beheerdersrechten: Deze gebruiker heeft toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit behorende bij de applicatiebeheerder. Een gebruiker heeft ‘Server’ beheerdersrechten: Deze gebruiker heeft toegang tot de systeembeheerfunctionaliteit behorende bij de serverbeheerder. De inloggegevens van de Serverbeheerder worden tijdens de installatie van de SCOL aangemaakt. De serverbeheerder heeft toegang tot twee onderdelen in de SCOL, te weten: Serverbeheer: In dit onderdeel kunnen serverinstellingen gedaan worden en serverwerkzaamheden ingepland worden. Database leegmaken: In dit onderdeel kunnen databases van scholen leeggemaakt worden. In het onderste blok ziet u de groepen van de school. Iedere gebruiker kan gekoppeld worden aan één of meerdere groepen. Indien een gebruiker aan een groep gekoppeld is, worden de leerlingen in deze groepen als ‘Eigen leerlingen’ gezien. Voorbeeld 3: Een gebruiker heeft de rol ‘Groepsleerkracht’. In de standaard instelling kan een ‘Groepsleerkracht’ alleen scores invoeren van ‘Eigen leerlingen’. Stel: de gebruiker wordt in dit blok aan groep 3 en 4 gekoppeld, dan kan deze gebruiker van de leerlingen van groep 3 en 4 het SCOL scoreformulier invullen.

- 13 -


SCOL

U kunt groepen aan een gebruiker koppelen door een vinkje voor de groep te zetten. Klik vervolgens op de knop om de wijzigingen te behouden. De nieuwe rechten voor de gebruiker zijn direct van kracht. Klik op de knop om de wijzigingen niet te behouden.

- 14 -


SCOL

4

SCOL gegevens importeren (bij overstap van SCOL 2 naar SCOL 3)

Verreweg de meeste scholen zijn overgestapt van SCOL 2.x naar het webbased SCOL 3. Voor die scholen is dit hoofdstuk niet meer van toepassing. Zij hebben deze stappen al doorlopen. 4.1.1

SCOL bestand selecteren

Indien u bent overgestapt van SCOL 2.x naar de nieuwe SCOL is het mogelijk om de gegevens die in de SCOL 2.x database stonden, te importeren in de database van de nieuwe SCOL.

U dient eerst de database van SCOL 2.x te selecteren. Dit bestand heet meestal SCOL2.mdb. Het is belangrijk dat het bestand van het type .mdb is. Het selecteren kunt u doen middels de knop . U zoekt op deze manier het bestand op. Klik vervolgens op om verder te gaan. Klik op de knop wanneer u geen SCOL 2.x database wilt importeren. U start dan met het inlezen van de EDEX gegevens. De volgende melding verschijnt vervolgens op uw scherm: Indien u doorgaat, worden de bestaande gegevens in de database overschreven door de gegevens uit de SCOL 2.x database. Weet u zeker dat u door wilt gaan? Bij het importeren van een SCOL 2.x database worden alle bestaande gegevens in de database verwijderd. Indien u de nieuwe SCOL nog nooit eerder heeft gebruikt, staan er uiteraard geen gegevens in de database. Klik op de knop om verder te gaan. 4.1.2

Waarschuwingen

Het is mogelijk dat er na het importeren van een SCOL 2.x database waarschuwingen getoond worden. Deze waarschuwingen zijn niet blokkerend. Indien een SCOL 2.x database fouten bevat, worden de fouten niet meegenomen naar de nieuwe SCOL database. Zo begint u in de nieuwe SCOL met een foutloze database. De waarschuwingen zijn voor u dus niet meer dan een indicatie van de hoeveelheid gegevens die niet geïmporteerd konden worden. Klik op de knop om verder te gaan.

- 15 -


SCOL

4.1.3

Gebruikers aanmaken

Indien in de SCOL 2.x database gebruikers zijn aangetroffen, worden deze in stap 3 getoond. Als u een vinkje voor de gebruikers laat staan, krijgen zij ook in de nieuwe SCOL een gebruikersaccount. Door het vinkje weg te halen, voorkomt u dat een gebruiker wordt aangemaakt. U heeft de mogelijkheid om de inloggegevens van de gebruikers te printen en/of te mailen. Deze keuze maakt u door de juiste radiobutton voor de gebruikersnaam te selecteren. U kunt uiteraard alleen de inloggegevens per mail versturen, indien u het e-mailadres van de gebruiker heeft ingevuld. Bij iedere gebruiker kunt u aangeven welke rol deze moet krijgen. Meer uitleg over de rollen- en rechtenstructuur in de SCOL vindt u in hoofdstuk 3 van deze handleiding.

4.1.4

Voltooien

Middels de knop kunt u de aangemaakte inloggegevens van de gebruikers printen. Ieder account wordt op een aparte pagina geprint, zodat u de gegevens gemakkelijk kunt verspreiden. Klik op de knop om de configuratiewizard af te sluiten. U slaat dan de stap ‘EDEX gegevens inlezen’ over. Klik op de knop om verder te gaan met het inlezen van EDEX bestanden.

- 16 -


SCOL

- 17 -


SCOL

5

Tot slot

Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben over de installatie en/of configuratie van SCOL, dan kunt u voor meer informatie kijken op de website www.scol.nl. Op deze website vindt u antwoorden op veelgestelde vragen. Wij adviseren u eerst de veelgestelde vragen te bekijken, alvorens u de supportafdeling raadpleegt. Vaak vindt u op de website de antwoorden op de vragen die u heeft. Op de website vindt u ook de nieuwste downloads. Mocht u toch de supportafdeling willen raadplegen, dan heeft u de mogelijkheid om via de website een supportverzoek te versturen. De ondersteuning van de SCOL-programmatuur wordt geleverd door de supportafdeling van Rovict. De supportafdeling is ook per e-mail ([email protected]) en per telefoon bereikbaar (035-6036090).

- 18 -

SO

Recommend Documents