Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage

Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage

Snel op weg met Access Online

›› Voor het gebruik van de applicatie ›› De meest gebruikte functies in overzichtelijke stappen

Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage De snelstartgids Betalingen en Rapportage is voor alle gebruikers die op een snelle en eenvoudige manier met Access Online willen starten. Tevens is een snelstartgids Beheer beschikbaar. Bij elke stap staat cursief aangegeven hoe u deze kunt bereiken. Onder 2. Persoonlijke gegevens staat bijvoorbeeld Resources > Persoonlijke gegevens.

1. Inloggen Ga naar: www.accessonline.abnamro.com i Access Online is alleen te gebruiken met Internet Explorer (Microsoft).

d Volg de inloginstructies op uw

scherm. i Er is een nieuw rekeningnummer voor u geopend. Het rekeningnummer is alleen bedoeld om in te loggen. Op deze rekening kan geen betalingsverkeer plaatsvinden.

e U komt in het hoofdscherm van

Tip

Access Online. Rechtsboven kunt u de taal wijzigen in Nederlands.

Voeg dit scherm toe aan uw favorieten. Onderaan het scherm vindt u belangrijke mededelingen over Access Online.

i De taalinstelling wordt op uw computer opgeslagen en dient op een andere computer opnieuw ingesteld te worden. Deze taalinstelling geldt alleen voor het hoofdscherm.

a Klik op Access Online. b Kies als inlogmethode

e.dentifier2. c Voer uw rekeningnummer en

Tip

pasnummer in en klik op Verzenden. U kunt de grootte waarin schermen geopend worden aanpassen door éénmalig rechts onderin de browser uw scherm groter of kleiner te slepen met de linkermuisknop. De juiste werking is afhankelijk van lokale instellingen op uw computer.

2

Hoofdscherm Access Online e

Het hoofdmenu van Access Online: ››Onder Cash Management vallen de rapportagemodule (Rapportage) en betaalmodule (Betalingen).

››Onder Resources vallen de beheermodule (Beheer) en de Persoonlijke gegevens.

››Om goed van de betaal- en rapportagemodule gebruik te kunnen

Tip Gebruik de menu items aan de linkerkant van uw scherm om door Access Online te navigeren. U kunt met de knop Vorige linksboven in uw browser niet naar de vorige pagina vanwege de beveiligde (https://) omgeving.

maken, dienen eerst de beheermodule en persoonlijke gegevens ingesteld te worden.


3

Persoonlijke gegevens a

b

i Vanwege veiligheid wordt u na twee uur automatisch uitgelogd

2. Persoonlijke gegevens Ga naar: Resources > Persoonlijke gegevens Hier kunt u uw persoonlijke voorkeuren instellen, zoals de taal. Deze snelstartgids Betalen en Rapportage is gebaseerd op een Nederlandse taalinstelling. De administrator heeft uw taalinstelling bepaald. a Controleer of NL - Nederlands bij Taal

is geselecteerd. b Selecteer Komma bij Decimaalsymbool. c Vink Standaard SEPA Credit Transfer op het losse betalingsscherm aan.

d Selecteer Nieuw bij Standaardtype

voor bank en begunstigde, indien u vaak nieuwe begunstigden opvoert. e Klik op Verzenden. i U krijgt de melding dat uw gegevens zijn geactualiseerd. Uw wijzigingen zijn binnen 45 minuten actief.

f Klik op Sluiten rechtsboven in uw

scherm.

Tip U kunt bij Persoonlijke gegevens ook het openingscherm van de betaalmodule wijzigen. c

d

e

4

Betalingen Ga naar Cash Management > Betalingen De betaalmodule opent standaard met het tonen van de openstaande en recente betalingen (Openstaand/recent). Hier vindt u alle uitgevoerde en verwijderde betalingen van de afgelopen zeven dagen, daarna verdwijnen deze automatisch naar de Historie. Klik op Betalingen. De betaalopties worden hieronder uiteengezet.

b

c

3. Lokale (binnenlandse) betalingen en Losse (buitenlandse) betaling Voor binnenlandse betalingen, ga naar: Betalingen > Lokale betalingen > Nederland, België, Frankrijk, Duitsland, Engeland en Mexico. Voor buitenlandse betalingen, ga naar: Betalingen > Losse betaling a Selecteer het Type betaling. b Kies de Van rekening. c Selecteer type Begunstigde. Er zijn

drie opties: een nieuwe begunstigde binnenland/buitenland (Nieuw, zie stap 3.1a en stap 3.1b), een intracompany betaling (Eigen rekening, zie stap 3.2) en een eerder opgeslagen begunstigde (Eigen lijst, zie stap 3.3).

I II III IV

3.1a Nieuwe begunstigde - binnenlandse betaling I Selecteer Nieuw. II Vul de Naam in. Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage

V

Betalingen III Vul de Plaats in.

SEPA criteria: ››De Van rekening is een rekening in

IV Kies voor Standaard of IBAN

Nederland.

rekeningnummer. V Vul het Rekeningnummer begunstigde in. VI Wilt u de begunstigde opslaan, ga verder met stap XIII op pagina 7. Zo niet, ga verder met stap d op pagina 9.

i Als u ook van buitenlandse rekeningen SEPA betalingen wilt doen, sluit dan een SEPA overeenkomst af.

››De betaling vindt plaats binnen de EU-lidstaten, Zwitserland, IJsland, Liechtenstein of Noorwegen. Een lijst met alle SEPA-landen vindt u op www.abnamro.nl/sepa.

Tip

››De valuta is EUR. ››Het juiste IBAN rekeningnummer en

Indien u de optie Kosten voor leeg laat, wordt automatisch SHA – Gedeeld gekozen.

Swiftadres zijn beschikbaar.

››De optie Kosten voor staat op SHAGedeeld.

III

I

XIII VI V

XI

VII

VIII XI

6

X

Betalingen 3.1b Nieuwe begunstigde - buitenlandse betaling

XIII Wilt u de begunstigde opslaan, volg

de onderstaande stappen.

››Klik op . ››Vul een zelfgekozen Code Begunstigde

I Selecteer Nieuw. II Bepaal of de betaling aan de hier

rechts vermelde SEPA criteria voldoet. Zo niet, ga verder met stap III. Zo ja, ga verder met stap V. III Vink de optie SEPA-overboeking uit. IV Vink de optie Valideer internationale betaling conform EU-richtlijnen, die nu zichtbaar wordt, uit. V Klik op . VI Vul de Naam van de begunstigde in. VII Vul de Plaats van de begunstigde in.

in.

››Vul een zelfgekozen Rekeningcode en Naam rekening in.

››Bent u bezig met een binnenlandse

betaling, selecteer dan Nieuw bij type Bank en vul een Banknaam in. ››Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Begunstigde succesvol

i Plaats begunstigde heeft bij een losse (buitenlandse) betaling geen sterretje (*), maar is toch een verplicht veld.

opgeslagen. Verstuur de begunstigde ter autorisatie.

››Klik op Verzenden. ››Volg de autorisatie-instructies op uw

VIII Voer het juiste Land van de

scherm.

begunstigde in. IX Kies voor Standaard of IBAN

i U krijgt de melding Begunstigde succesvol geautoriseerd. Deze zal actief zijn na 10 minuten. U kunt gewoon doorgaan met uw betalingen.

Tip U kunt de Code Begunstigde naar Rekeningcode en Naam begunstigde naar Naam rekening kopiëren.

rekeningnummer. X Vul het Rekeningnummer

begunstigde in. XI Voer het Swiftadres in; klik op

.

i Indien het Swiftadres meerdere keren voorkomt, kunt u de bovenste kiezen.

XII Klik op het juiste Swiftadres in de

lijst met zoekresultaten.


Betalingen U keert automatisch terug naar het betaalscherm. XIV Ga verder met stap d op pagina 9.

d

e f g

3.2 Intracompany overboeking I Selecteer Eigen rekening. II Klik op

.

III Selecteer vervolgens in de

zoekresultaten de gewenste rekening door in de kolomnaam Rek.code op de groene rekeningcode te klikken. IV Ga verder met stap d op pagina 9. 3.3 Een opgeslagen begunstigde

IV Kies de juiste valuta.

I Selecteer Eigen lijst. II Vul een gedeelte van de naam van

de begunstigde in en klik op

h

V Ga verder met stap d op pagina 9.

.

III Indien nodig selecteer in de

zoekresultaten de gewenste begunstigde door in de kolomnaam Beg.code op de groene

Tips Indien u op Verzenden klikt, wordt het Controleren van een betaling automatisch uitgevoerd. JJ U kunt een betaling ook Opslaan als model om de betaling later opnieuw te gebruiken. Hiervoor voegt u een model referentie nummer toe aan de betaling. De betaling is nu terug te vinden via Betalingen > Modelbetalingen en te herkennen aan de Modelreferentie. JJ

begunstigdecode te klikken.

8

a

Betalingen d Kies indien nodig de juiste valuta. e Voer het Bedrag overboeking in. f Voer de Uitvoerdatum in. i U kunt de uitvoerdatum maximaal 90 dagen in de toekomst plaatsen.

g Vul eventueel een Omschrijving in.

a

h Klik op Verzenden. i Er verschijnen bovenaan uw scherm

één of meerdere meldingen. Wanneer de meldingen in het zwart zijn, is de betaling succesvol verzonden en gaat u verder met stap k. j Wanneer de meldingen rood zijn, zijn het foutmeldingen. Er zijn dan velden niet of verkeerd ingevuld. I Pas de foute of ontbrekende velden aan. II Klik opnieuw op Verzenden.

a

4. Betaling corrigeren/aanvullen Ga naar: Betalingen > Onvolledig/Corrigeren Zolang een betaling niet geautoriseerd is, staat deze bij Onvolledig/Corrigeren. Vanuit hier kunt u de betaling wijzigen en opnieuw ter autorisatie klaarzetten. a Klik op de groene rekeningcode in de

kolom Van rekening bij de betaling die u wilt wijzigen. b Breng uw wijzigingen aan en klik op Verzenden.

i U krijgt de melding Betaling verzonden. k Autoriseer de betaling (zie 9.

Autoriseren).

d

b

c


Betalingen e

a b c

d

f i i U krijgt de melding Betaling verzonden. c Autoriseer de betaling (zie 9.

Autoriseren).

h

g

10

Betalingen 5. Bestand importeren Ga naar: Betalingen > Bestand importeren In Access Online kunt u betalingsbestanden (bijvoorbeeld ClieOp03 of BTL91) importeren. Incassobestanden vallen hier ook onder. Voor het importeren van een

betalingsbestand kunt u gebruik maken van standaard importprofielen. a

a Klik in de kolom Korte naam op

ClieOp03 voor het importeren van een betalingsbestand met binnenlandse betalingen. Klik op BTL91 voor het importeren van een betalingsbestand met buitenlandse betalingen. i Enkel gebruikers met de bevoegdheid om salarisdetails in te zien, kunnen de individuele salarisposten bekijken.

c

b Klik achter de Bestandsnaam op

Bladeren om een bestand te selecteren. c Selecteer het bestand en klik op Openen. d Indien het een ClieoOp03 bestand betreft, kunt u de Batchreferentie aanpassen. e Klik op Importeren.

d

b

i De uploadvoortgang wordt getoond. U krijgt de melding Het bestand is succesvol geupload.

f Klik op Sluiten in het

voortgangsscherm. g Autoriseer het betalingsbestand (zie

9. Autoriseren). e


Betalingen 6. Batch Ga naar: Betalingen > Batch Een batch is een verzameling van betalingen. Op het rekeningafschrift behouden de onderliggende betalingen niet de status van losse betaling, maar wordt de batch als één bedrag afgeschreven. U kunt batches handmatig aanmaken. Het is echter aan te bevelen deze (vanuit een boekhoudpakket) te importeren. Zie hiervoor 5. Bestand importeren.

a

c

b

Tip U kunt een Incasso ook Opslaan als model om de opgevoerde posten later opnieuw te gebruiken. Hiervoor voegt u een model referentie nummer toe aan de Incasso. Het incassobestand inclusief toegevoegde posten is nu terug te vinden via Betalingen > Modelbetalingen en te herkennen aan de Modelreferentie.

12

Betalingen f

a b

c

d

e g j a Vul een zelfgekozen Batchreferentie

i Klik op Post toevoegen om meer

in.

betalingen aan de batch toe te voegen.

i U kunt hier bijvoorbeeld de datum invullen.

j Wanneer de batch compleet is, klik in

b Voer een Uitvoerdatum in.

i U krijgt de melding Batchbetaling verzonden.

c Vink Salarisbetaling aan als enkel

het Batch scherm op Verzenden.

gebruikers met de bevoegdheid om salarisdetails in te zien de individuele salarisposten mogen bekijken d Kies de Van rekening. e Klik op Opslaan. i U krijgt de melding Batchbetaling opgeslagen. f In het blok Opdrachtgever is de knop

Post toevoegen verschenen. Klik op deze knop. g Klik op en vul de verplichte velden in. Ook de Plaats is verplicht. i Zie 3. Lokale (binnenlandse) betalingen en Losse (buitenlandse) betaling voor extra informatie over de verplichte velden.

i

h Klik op Verzenden. De betaling is

toegevoegd aan de batch. i U krijgt de melding Post verzonden. h Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage

Betalingen k Autoriseer de batch (zie 9.

Tip

Autoriseren).

7. Sets

U kunt door middel van de checkbox in de groene balk alle betalingen en/ of incasso’s tegelijkertijd selecteren. Indien meer dan 50 items moet autoriseren, kunt u bij Rijen per pagina het aantal getoonde items per pagina verhogen, zodat alles op één pagina past en u alles in één keer kunt autoriseren.

b

Een set is een verzameling van losse betalingen die als één geheel geautoriseerd kan worden. Bij een set ziet u naast het bedrag van de losse betalingen ook het totaalbedrag. Los van de kosten is het verschil tussen batches en sets, dat bij sets de betalingen op het rekeningafschrift de status van losse betaling behouden, terwijl dit bij batches niet het geval is (zoals ook bij 6. Batch aangegeven). Een set aanmaken kan op twee manieren: via Sets (zie stap 7.1) of vanuit een Lokale of Losse betaling (zie stap 7.2). 7.1 Set aanmaken via Sets Ga naar: Betalingen > Sets a Klik op Nieuw. b Vul een Setnaam in. c Klik op Opslaan.

a

14

Betalingen i U krijgt de melding Set is succesvol opgeslagen. d Voeg via de knop Betaling toevoegen

ingevoerde betalingen aan de set toe. i Indien u geen betalingen kunt selecteren, staan er geen ingevoerde betalingen klaar.

e Indien u nog op te voeren betalingen

a

aan de set wilt toevoegen klik dan op Naar bestaande set bij Losse of Lokale betalingen. 7.2 Set aanmaken via Lokale of Losse betaling

b

Ga naar: Betalingen > Lokale betalingen > Nederland óf Ga naar: Betalingen > Losse betaling

8. Incasso a Klik bij een lokale of losse betalingen

op Naar nieuwe set. b Vul een Setnaam in. c Klik op Opslaan. d De betaling is in de set geplaatst en u keert automatisch terug naar het betaalscherm.

Ga naar: Betalingen > Incasso In Access Online kunt u handmatig incasso opdrachten invoeren. U hebt hiervoor wel een machtiging nodig van de

i BIj een Lokale betaling staat nu onder de uitvoerdatum in welke set de betaling zit. Bij een Losse betaling staat dit onder de omschrijving.

j

h

i


Rapportage Ga naar Cash Management > Rapportage De rapportagemodule opent standaard met het tonen van een Overzicht. U navigeert via de tabbladen. De rapportagemodule bestaat uit de tabbladen Overzicht, Historie, Transacties, Rekeningafschriften, Bestanden en Hulp. In elk van bovenstaande tabbladen is voor u een standaard rapport beschikbaar, het zogeheten Sample rapport. Dit rapport kunt u blijvend gebruiken. U kunt er ook voor kiezen dit Sample rapport te wijzigen of zelf een rapport aan te maken.

a

b

e

c

betreffende debiteur. Indien u geen machtiging hebt, wordt uw opdracht niet verwerkt. a Selecteer Binnenland Incasso of SEPA

incasso bij Soort incasso. h 16

g

Rapportage b Vul een zelfgekozen referentie (Ref.

incasso) in. i U kunt hier bijvoorbeeld de datum invullen. c Voer een Uitvoerdatum in. d Kies de Credit rekening. e Bij een SEPA Incasso vult u de

Incassant ID in. i Dit Incassant ID heeft uw organisatie ontvangen bij het afsluiten van de SEPA incasso-overeenkomst.

f Klik op Opslaan.

i U krijgt de melding Incasso opgeslagen of SEPA incasso succesvol opgeslagen.

g In het blok onder Credit rekening

is rechts in het scherm de knop Post toevoegen verschenen. Klik op deze knop. h Klik op en vul de met een sterretje (*) aangegeven verplichte velden in. i Klik op Verzenden. i U krijgt de melding Post verzonden. j Om meer incasso’s toe te voegen, klik

op Post toevoegen. k Wanneer de incasso compleet is, klik

in het Incasso scherm op Verzenden. i U krijgt de melding Automatische incasso

Tip

verzonden.

U kunt onderin het scherm klikken op de link Deze pagina altijd met dit rapport openen.

d

b

c


17

Rapportage a

b

l Autoriseer de incasso (zie 9.

9. Autoriseren

Autoriseren).

Ga naar: Autoriseren Nadat een betaling of incasso verzonden is, verschijnt deze bij Autoriseren. Deze functionaliteit ziet u alleen indien u hiervoor bevoegd bent. a Vink de betaling(en), batch(es),

set(s) en/of incasso(’s) aan die u wilt autoriseren. i Batches, sets en incasso’s kunnen opengeklapt worden, zodat u de onderliggende betalingen kunt bekijken. Klik hiervoor op

achter de batch of de set.

c

d

e

h

18

i

Rapportage i Indien u de betaling, batch, set of incasso niet ziet staan, bent u niet opgenomen in het autorisatiebeleid.

b Klik op Autoriseren. c Volg de instructies op uw scherm. i U krijgt de melding x Betaling(en) geautoriseerd.

Tip In het tabblad Bestanden worden u al uw rapporten overzichtelijk weergegeven. Van hieruit kunt u rapporten uitvoeren, downloaden, bewerken of verwijderen.

b

c

Uitgebreide Informatie In Access Online staan in het hoofdscherm onder Help de Handleidingen en de Frequently Asked Questions (FAQ). JJ

De Snelstartgids Acces Online: Betalingen en Rapportage is ook in het Engels beschikbaar. JJ

Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage19 19

januari 2012

Snelstartgids Access Online: Betalingen en Rapportage

Recommend Documents