SMĚRNICE PRO ZADÁVÁNÍ OPRAV NEMOVITÉHO MAJETKU DRUŽSTVA č. 2 – 022 - 0614 I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Směrnice je vydána v souladu s platným organizačním řádem OSBD Česká Lípa. Stanoví způsob zadávání oprav nemovitého majetku ve správě, vlastnictví nebo spoluvlastnictví OSBD Česká Lípa a byla odsouhlasena představenstvem družstva na jeho 46. zasedání dne 27. 5. 2014 pod bodem 46.4. Směrnice je závazná pro všechny pracovníky správy družstva, ustanovené správce domů, volené členy samospráv a členy družstva a je platná od 1. 6. 2014. Směrnice v plném rozsahu nahrazuje a ruší směrnici č. 2 - 022 - 0611 ze dne 1. 6. 2011. II. DRUHY OPRAV Opravy se dělí podle místa, druhu, rozsahu a způsobu opravy. 1) Podle místa se opravy dělí na: a) opravy ve společných částech domu, b) opravy v jednotkách (bytech, garážích, nebytových prostorech). c) opravy v provozních prostorech. 2) Podle druhu a rozsahu se opravy dělí na: a) havárie, b) preventivní údržbu, c) běžné opravy, d) rekonstrukce, e) modernizace. 3) Podle způsobu se opravy dělí na: a) opravy svépomocí, b) opravy prostřednictvím dodavatelské firmy. III. VÝKLAD POJMŮ 1) Společné části domu jsou části domu, určené pro společné užívání, a to i když jsou umístěné mimo dům, zejména základy, střecha, hlavní svislé a vodorovné konstrukce, vchody, schodiště, chodby, balkony, lodžie, terasy, prádelny, sušárny, kočárkárny, kotelny, komíny, rozvody tepla (u objektů s centrální dodávkou tepla), rozvody teplé a studené vody, kanalizace, plynu, elektřiny, vzduchotechniky, výtahy, hromosvody, společné antény; dále se za společné části považují příslušenství domu (např. kůlny, dílny, septiky) a společná zařízení domu (např. vybavení prádelny, mandlu apod.). V bytech jsou společné části domu definovány v čl. 31 Stanov OSBD Česká Lípa a v prohlášení vlastníka. 2) Opravy v bytech - veškeré opravy bytu a jeho vnitřního vybavení, které nejsou vyjmenovány v odst. 1) tohoto článku. 3) Nebytový prostor - místnost nebo soubor místností, které nejsou rozhodnutím stavebního úřadu určeny k bydlení ani ke společnému užívání. 4) Rekolaudovaný nebytový prostor - místnost nebo soubor místností, které nejsou rozhodnutím stavebního úřadu určeny k bydlení ani ke společnému užívání a sloužily původně jako prostory ke společnému užívání. 5) Provozní prostory - nebytové prostory, sloužící k činnosti správy družstva. 6) Havárie - takový stav, při kterém dochází nebo jehož trváním hrozí poškozování majetku domu nebo uživatelů či je ohroženo zdraví nebo životy osob. Havarijní oprava je alespoň provizorní odstranění již vzniklé závady tak, aby se zabránilo vzniku dalších nebo hrozících škod na 1
majetku domu a uživatelů či ohrožení zdraví a životů osob. 7) Preventivní údržba - činnost, konaná za účelem udržení objektu v provozuschopném stavu. Spočívá v pravidelné kontrole stavu objektu a provádění preventivních zásahů. 8) Běžná oprava - souhrn činností, konaných po poruše za účelem navrácení do provozuschopného stavu. Sestává se z doby, potřebné k vyhledání poruchy (detekce a lokalizace), odstranění nedostatků a v kontrole správné funkce. 9) Rekonstrukce - zásahy, které mají za cíl změnu účelu nebo technického užití objektu. 10) Modernizace - zásahy, které zlepšují původní stav na současné kvalitativní požadavky. 11) Zástupce samosprávy - volený člen samosprávy (člen výboru, předseda, pověřený předseda) nebo ustanovený správce; případně člen samosprávy, pověřený ke konkrétnímu úkonu výborem či členskou schůzí samosprávy. 12) Pojistná událost - taková situace, kdy vznikne v domě škoda na majetku domu nebo osob a to vlivem událostí či okolností, jež jsou uvedeny v pojistné smlouvě. 13) Jeden případ opravy - tímto se rozumí činnost, kterou právnická či fyzická osoba provádí ve smyslu zadání dle čl. IV., odst. 1) v jednom místě a čase na technologicky samostatném celku. Rozdělení větší opravy na více technologicky samostatných celků lze pouze na základě zápisu z členské schůze nebo rozhodnutím ředitele správy družstva, podloženým technickými či finančními důvody. Rozdělením díla na více částí nesmí dojít ke snížení jeho užitných vlastností nebo být ohrožena jeho budoucí funkce a délka záruky. Technologicky samostatným celkem se rozumí taková část díla, kterou lze samostatně převzít a používat. IV. ZPŮSOB ZADÁVÁNÍ OPRAV 1) Podkladem pro zadání opravy společných částí domu je: a) u opravy v předpokládané výši do 15 000 Kč v jednom případě dle Stanov OSBD Česká Lípa žádanka, podepsaná předsedou výboru samosprávy b) u opravy v předpokládané výši do 50 000 Kč v jednom případě dle Stanov OSBD Česká Lípa žádanka, podepsaná ustanoveným správcem, pověřeným předsedou nebo předsedou samosprávy a minimálně jedním členem výboru samosprávy a orazítkovaná razítkem samosprávy, c) u opravy v předpokládané výši nad 50 000 Kč v jednom případě dle Stanov OSBD Česká Lípa zápis z členské schůze, d) u opravy v předpokládané výši nad 50 000 Kč v jednom případě u samosprávy, kde je ustanoven správce dle Stanov OSBD Česká Lípa rozhodnutí představenstva, e) oprávněný požadavek bytového technika. Tímto se rozumí pouze taková oprava, jejíž neprovedení by omezilo nebo ohrozilo řádné a nerušené užívání bytu či domu nebo by hrozilo způsobení škod na majetku nebo bylo v rozporu s platnou legislativou. Takové rozhodnutí musí být samosprávě neprodleně oznámeno, f) závazné stanovisko příslušného státního orgánu (hygiena, stav. úřad, IBP, SPO apod.). Toto stanovisko musí být samosprávě neprodleně předáno v kopii. 2) Opravy v bytech ve smyslu čl. III., odst. 2) této směrnice si zajišťuje a hradí uživatel sám. Výjimkou je pouze rozhodnutí členské schůze dle čl. 77, odst. 2 k) Stanov OSBD Česká Lípa. Požádá-li uživatel přímo nebo prostřednictvím samosprávy pracovníky správy družstva o technickou radu či výběr dodavatele, příslušný pracovník správy družstva doporučí způsob opravy, případně realizační firmu. 3) Je-li nebytový prostor ve smyslu čl. III. odst. 3) a 4) umístěn v bytovém domě, vymezí družstvo v tzv. prohlášení vlastníka ty části budovy, které jsou společné bytovým jednotkám i těmto nebytovým prostorům. Náklady na opravy těchto částí budovy hradí společně správa družstva a samospráva. Klíčem k rozúčtování těchto nákladů je vzájemný podíl podlahových ploch nebytových prostor a bytů. Opravy části budovy, společné jen nebytovým prostorám, zadává a hradí správa družstva, viz čl. IV. odst. 4). Opravy části budovy, společné jen bytovým jednotkám, se zadávají a hradí stejně jako opravy ostatních společných prostor. 4) Opravy veškerých nebytových prostor, vč. jejich společných částí, zadávají příslušní bytoví 2
technici na základě uzavřené nájemní smlouvy. 5) Opravy provozních prostor družstva zadává stavební technik, vedoucí technického úseku nebo ředitel správy družstva. 6) Jsou-li v bytovém domě vestavěné garáže, rozhoduje o opravách těch částí, které jsou společné všem, vždy samospráva příslušného domu. V. ZPŮSOB OBJEDNÁVÁNÍ OPRAV 1) Opravu, zadanou dle čl. IV. této směrnice, je oprávněn objednat pouze pracovník správy družstva a to buď příslušný bytový technik, stavební technik, energetik, vedoucí technického úseku nebo ředitel správy družstva. Opravy provozních prostor objednává stavební technik, vedoucí technického úseku nebo ředitel správy družstva. 2) Oprava se objednává písemně a to formou řádné objednávky. Objednávka musí obsahovat předepsané identifikační znaky z hlediska obsahu objednávané opravy (např. druh, rozsah, termíny, cenu apod.), z hlediska daňových předpisů (IČ, DIČ, č. účtu, název organizace apod.) a z hlediska vnitřních směrnic družstva (číslo objednávky, datum, jméno a podpis objednávajícího, razítko družstva, číslo samosprávy apod.). Objednávku je oprávněn podepsat příslušný bytový technik, stavební technik, energetik, vedoucí technického úseku a ředitel správy družstva. Objednávka se nevystavuje, je-li na opravu sepsána smlouva o dílo. Smlouvu o dílo je oprávněn podepsat pouze předseda a člen představenstva nebo ředitel správy družstva (prokurista). Zvláštním druhem objednávky je tzv. celoroční objednávka. Ta se vystavuje v takovém případě, kdy by opakující se vystavování jednotlivých objednávek se stejným textem zbytečně zvyšovalo administrativu a náklady správy nebo pokud smluvní strana není ochotna na opakované práce podepsat řádnou smlouvu o dílo. Celoroční objednávku podepisuje ředitel správy družstva. 3) Jde-li o havárii, u níž v případě prodlení hrozí vznik dalších či vyšších škod, není při objednávání opravy nutné předem vystavovat objednávku. Je-li odstranění havárie objednáno přímo nájemníkem nebo zástupcem samosprávy, je tento nejpozději následující pracovní den povinen o havárii a způsobu odstranění jejích následků informovat příslušného bytového technika a neprodleně dodat žádanku. Bytový technik po prověření vystaví dodatečně objednávku. Nedodá-li samospráva žádanku, je bytový technik oprávněn tuto vystavit sám. 4) Jde-li o opravu, jejíž předpokládaný celkový náklad nepřesáhne výši 50 000 Kč v jednom případě, lze opravu zadat přímo bez výběru a provést pouze na základě písemné objednávky nebo dohody o provedení práce bez uzavřené smlouvy o dílo. 5) Opravu, jejíž předpokládaný celkový náklad převyšuje 50 000 Kč a která je řádně schválená dle čl. IV této směrnice, lze také objednat přímo bez nutnosti výběrového řízení a to na základě požadavku samosprávy. Požadavek musí být vyjádřen písemně usnesením členské schůze. Tento postup se použije obvykle v případech, že se jedná o osvědčenou a zavedenou firmu, případně se jedná o dokončení či pokračování předešlé opravy, časovou tíseň, vysokou odbornost, přání samosprávy apod. Podmínkou je souhlas příslušného pracovníka správy. Rozsah zakázky musí být specifikován písemnou výzvou jednomu zájemci. Nedojde-li v průběhu objednávání k dohodě mezi zástupci správy a samosprávy, postupuje se podle článku V. odst. 6) až 11) této směrnice (řádný výběr z více zájemců). 6) Jde-li o opravu, jejíž předpokládaný celkový náklad je v rozmezí 50 000 až 150 000 Kč v jednom případě, lze opravu zadat také přímo bez výběru. V tomto případě je nutný souhlas příslušné samosprávy a to formou podpisu alespoň jednoho člena výboru samosprávy (příp. pověřeného předsedy nebo ustanoveného správce) a razítka samosprávy na smlouvě o dílo. Není-li k dispozici razítko samosprávy, ověří podpis příslušný technik. Pokud tento souhlas nebude udělen, je nutné provést řádný výběr alespoň ze dvou nabídek. Na opravu nad 50 000 Kč musí být vždy uzavřena řádná smlouva o dílo. 7) Jde-li o opravu, jejíž předpokládaný celkový náklad přesáhne výši 150 000 Kč v jednom případě a nedošlo-li k dohodě dle čl. V., odst. 5), je povinnost příslušného pracovníka družstva provést řádný a regulérní výběr z nejméně tří konkurenčních nabídek. U všech oprav nad 150 000 Kč 3
v jednom případě musí příslušný pracovník družstva vypracovat žádost o předložení cenové nabídky v písemné podobě. Způsob doručení žádostí jednotlivým uchazečům (poštou, elektronicky, osobně, internetem) musí být evidován a založen spolu s žádostí o předložení cenové nabídky. Žádost musí být zároveň doručena i zástupci samosprávy. Nabídky musí být doručeny v zalepených obálkách s označením samosprávy a druhu opravy. Bude-li konečná cena díla u vybrané firmy vyšší, než byla předpokládaná hranice výběrového řízení, dokončí se výběrové řízení podle původních pravidel. V případě překročení hranice ceny díla nad 500 000 Kč, musí provedený výběr potvrdit zpětně stálá výběrová komise na svém nejbližším jednání. V případě jejího nesouhlasu bude proveden nový výběr dle regulí viz čl. V., odst. 8). 8) Jde-li o opravu, jejíž předpokládaný celkový náklad přesáhne výši 500 000 Kč v jednom případě a nedošlo-li k dohodě dle čl. V., odst. 5), provádí výběr stálá výběrová komise družstva, složená z ředitele správy družstva (předseda komise), vedoucího technického úseku (zapisovatel komise), vedoucího ekonomického úseku, stavebního technika, energetika nebo příslušného bytového technika, zástupce samosprávy, člena představenstva a kontrolní komise. 9) Výběrové řízení je povinen svolat vždy příslušný pracovník správy a zodpovídá za jeho řádný průběh. Výběrové řízení je prováděno ve spolupráci se samosprávou. Minimální počet členů výběrové komise jsou dva pracovníci správy družstva a jeden zástupce samosprávy. Výjimečně může proběhnout výběrové řízení bez účasti zástupce samosprávy. V tomto případě je minimální počet členů výběrové komise dva pracovníci správy družstva a vedoucí technického úseku. Výsledek výběrového řízení musí být samosprávě oznámen. Z výběrového řízení musí být pořízen písemný zápis, viz článek X., odst. 3) této směrnice. Nelze-li z časových nebo technických důvodů zajistit dostatečný počet nabídek, je možné provést výběr alespoň ze dvou nabídek, výsledek výběrového řízení musí potvrdit svým podpisem vedoucí technického úseku (není-li zároveň členem výběrové komise) nebo ředitel správy družstva. 10) Není-li z objektivních důvodů možné provést výběrové řízení a není-li dohoda se samosprávou dle článku V. odst. 5) této směrnice, může ředitel správy družstva od něj upustit a rozhodnout o objednání přímo. Objektivními příčinami se rozumí např. vysoká specializace opravy, časová tíseň, zvláštní požadavky na charakter opravy či záruky, nezájem ze strany dodavatelských firem apod. 11) Má-li kdokoliv z účastníků výběrového řízení objektivní a faktické námitky proti průběhu výběrového řízení či nesouhlasí-li z konkrétních důvodů s jeho závěrem, má právo vyslovit svůj nesouhlas v průběhu výběrového řízení. V takovém případě je výběrové řízení pozastaveno a předseda výběrové komise má za povinnost neprodleně informovat prostřednictvím vedoucího technického úseku ředitele správy družstva. Ten přezkoumá průběh řízení a rozhodnutí výběrové komise a buď potvrdí její rozhodnutí, nebo nařídí nové výběrové řízení. Výsledek následně sdělí stěžovateli a to minimálně v termínech, obvyklých pro vyřizování stížností. Stížnost na rozhodnutí stálé výběrové komise družstva řeší obdobným způsobem představenstvo družstva na svém nejbližším zasedání. 12) Veškeré opravy, na které byla uzavřena smlouva nebo dohoda, přebírá pracovník družstva, v jehož kompetenci byla práce prováděna a to písemným zápisem o předání a převzetí. Převzetí díla musí probíhat fyzicky na místě a musí k němu být pozván zástupce samosprávy. Pozvání zajišťuje příslušný pracovník družstva a to nejméně tři dny předem. Nedostaví-li se pozvaný zástupce samosprávy, převezme dílo pracovník družstva sám. 13) Vznikne-li v průběhu realizace opravy potřeba víceprací, přímo souvisejících s původní opravou, schvaluje vícepráce do výše 10% ceny díla příslušný technik a člen výboru samosprávy, nad 10% je nutný souhlas alespoň výboru samosprávy. Nemá-li samospráva výbor, odsouhlasí vícepráce kromě příslušného technika a zástupce samosprávy (pověřený předseda, správce) také vedoucí technického úseku.
4
Orientační tabulka základních kritérií při zadávání oprav společných částí domů: Předpokládaný Způsob náklad na opravu (v Způsob zadání objednání Kč) Žádanka, 1 Do 15 000 Objednávka podpis Žádanka, 2 15 001 – 50 000 Objednávka podpisy 50 001 – 150 000
Členská schůze
150 001 – 500 000
Členská schůze
500 001 a více
Členská schůze
Výběrové řízení Ne Ne
Dohoda samosprávy a Smlouva o dílo technika nebo výběr alespoň ze dvou nabídek Dohoda samosprávy a Smlouva o dílo technika nebo výběr alespoň ze tří nabídek Dohoda samosprávy a technika nebo výběr alespoň Smlouva o dílo ze tří nabídek, stálá výběrová komise družstva
VI. VLASTNÍCI BYTŮ 1) Vlastníci bytových jednotek vykonávají a uplatňují svá práva účasti na správě domu, t.j na opravách, údržbě a investicích do společných částí domu, zejména na schůzích společenství vlastníků jednotek. 2) Je-li vlastník bytu zároveň členem družstva, je jeho právo účasti na správě domu uspokojeno možností účasti na členské schůzi samosprávy. V procesu rozhodování o opravách a údržbě v domě musí být dodržena zásada, že rozhoduje kvalifikovaná většina dle platných Stanov OSBD Česká Lípa. Není-li na samosprávě zvolen výbor samosprávy, nahrazuje rozhodnutí členské schůze rozhodnutí představenstva. V tomto případě bude informovanost vlastníka bytu zajištěna obvyklým způsobem (např. oznámením na vchodové vývěsce). 3) Není-li vlastník bytu členem družstva, jeho právo účasti na správě domu je upraveno jako u všech vlastníků smlouvou o správě společných částí domu. Kromě toho pro financování oprav, investic či nákladů na údržbu nad 50 000 Kč bude zajištěna jeho informovanost buď bytovým technikem, ustanoveným správcem objektu nebo svoláním společenství vlastníků. VII. OPRAVY SVÉPOMOCÍ 1) Rozhodne-li se orgán samosprávy pro zajištění některé opravy svépomocí, je nutné, pokud má oprava charakter práce, ke které je potřeba zvláštní oprávnění či odborné zkoušky, toto oprávnění vždy předložit před sepsáním dohody o provedení práce. Oprava nesmí být charakteru, vyžadujícího dodržování zvláštních předpisů o bezpečnosti práce (např. výškové práce, nakládání s nebezpečnými látkami a plyny apod.) a při provádění opravy nesmí být ohroženo zdraví či život pověřených pracovníků nebo bydlících. 2) Oprava svépomocí musí být schválena jako ostatní opravy dle čl. IV., odst. 1) s tím, že příslušný schvalující orgán družstva určí (na žádance, v zápise čl. schůze či usnesením) jmenovitě pracovníka či pracovníky, kteří opravu provedou, termín prací, výši odměny a způsob proplacení. Pokud k provedení práce je nutné zajistit materiál či náhradní díly, určí způsob zajištění (přímý nákup, objednávka) a případně osobu, pověřenou jeho zajištěním. 3) Je-li oprava svépomocí sjednána včetně záruky, přebírá práci písemně příslušný bytový technik. V opačném případě může práce převzít pověřený člen samosprávy nebo ustanovený správce. Převzetí potvrdí svým podpisem na dohodě o provedení práce. 5
4) Oprava svépomocí je vyloučena v případě, že: a) náklady na opravu by přesáhly částku 30 000 Kč v jednom případě (práce vč. materiálu, příp. dopravy), b) se jedná o opravu dle čl. IX, odst. 3 (pojistná událost). VIII. SPECIFICKÉ OBLASTI ÚDRŽBY NEMOVITÉHO MAJETKU Vedle výše uvedených druhů oprav zajišťuje správa družstva ve smyslu čl. 72 odst. 1) Stanov OSBD Česká Lípa veškeré legislativně povinné revize a zkoušky. Jedná se zejména o: a) Komplexní servis výtahů - tato činnost je smluvně zajišťována prostřednictvím odborné firmy. Veškeré povinné úkony při servisu a dozoru výtahů (revize, zkoušky, pravidelná údržba, drobné opravy, vyprošťování osob a odstraňování havárií vč. nepřetržité havarijní služby) jsou zajištěny smluvně a placeny v měsíčním paušálním poplatku. Tento je stanoven vždy předem a smluvně garantován. Dodržování termínů a smluvních závazků sleduje příslušný bytový technik. Při zadávání oprav výtahů, které nejsou charakteru ohrožující bezpečnost či zdraví osob nebo nejsou finančně kryty z měsíčního paušálu, platí přiměřeně pravidla dle čl. IV. této směrnice (co do výše rozhodování). Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. V rámci zajištění jednotného servisu, garancí a postupu modernizace výtahů může být upuštěno od výběrového řízení ve smyslu čl. V. b) Elektrorevize společných částí domu - jsou sjednány dodavatelsky na základě řádné smlouvy o dílo. Součástí smlouvy o dílo je i plán revizí se zákonnými lhůtami. Rozsah i termín revize je dán technickými normami. Je-li v domě prádelna nebo místnost s mokrým prostředím, bude takto zrevidována, přesto, že se momentálně takto nepoužívá. Před zahájením revize je firma povinna minimálně 5 dní předem oznámit písemně zástupci samosprávy přesné datum zahájení činnosti. Při zjištění závad, bránících dalšímu užívání rozvodů nebo ohrožujících zdraví osob je smluvní firma povinna tyto závady za úhradu odstranit ihned na místě. Revizi přebírá energetik družstva, který dál zajišťuje odstranění závad z revize, které svou podstatou nebrání dalšímu užívání rozvodů nebo neohrožují bezpečnost osob. U těchto oprav platí stejná pravidla co do výše rozhodování a výběru firem, jako u ostatních oprav. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. c) Revize plynových rozvodů a spotřebičů - jsou zajištěny revizním technikem plynu. Revize probíhají dle schváleného plánu revizí s tříletou zákonnou periodou. Před zahájením revize je revizní technik plynu povinen minimálně 5 dní předem oznámit písemně zástupci samosprávy přesné datum zahájení činnosti. Vzhledem ke skutečnosti, že revize se provádí i v jednotlivých bytech, dohodne si revizní technik případně i individuální termín revize s uživatelem. Revizi se zjištěnými závadami předá revizní technik energetikovi družstva k zajištění odstranění závad. Opravy na bytových plynových spotřebičích si hradí uživatel sám. Odmítne-li uživatel na místě uhradit provedenou opravu, oprava se přesto provede a platbu vymáhá správa družstva zákonnou cestou jako dluh. Opravy na rozvodu plynu ke spotřebičům hradí samospráva, u těchto oprav platí stejná pravidla co do výše rozhodování a výběru firem, jako u ostatních oprav. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. d) Revize hromosvodů - jsou sjednány dodavatelsky na základě řádné smlouvy o dílo. Před zahájením revize je smluvní firma povinna minimálně 5 dní předem oznámit písemně zástupci samosprávy přesné datum zahájení činnosti. Při zjištění závad, bránících dalšímu užívání nebo ohrožujících zdraví osob je smluvní firma povinna tyto závady za úhradu odstranit. Revizi přebírá energetik družstva, který dál zajišťuje odstranění závad z revize, které svou podstatou nebrání dalšímu užívání nebo neohrožují bezpečnost osob. U těchto oprav platí stejná pravidla co do výše rozhodování a výběru firem, jako u ostatních oprav. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. 6
e) Vyvážení a čištění septiků, odebírání vzorků k rozboru - na základě zpracovaných provozních řádů septiků má družstvo povinnost vyvážet a čistit domovní septiky v majetku nebo užívání družstva a to ve lhůtách, daných jednotlivými provozními řády. Dále družstvo zajišťuje odběr a rozbor kontrolních vzorků a to v četnosti dle nařízení vodohospodářského orgánu. Dodržování určených lhůt zajišťuje energetik družstva. Práce provádí na základě objednávky nebo smlouvy o dílo odborná firma. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. f) Revize a čištění komínů - na základě Nařízení vlády č. 91/2010 Sb. má družstvo povinnost zajistit v zákonných lhůtách pravidelné revize, kontroly a čištění používaných vývodů a komínů. Dodržování lhůt zajišťuje příslušný bytový technik včasným objednáním buď celoroční objednávkou, nebo smlouvou o dílo. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. g) Provozní kontroly zařízení pro zásobování požární vodou (revize hydrantů) - jsou sjednány dodavatelsky na základě smlouvy o dílo. Součástí smlouvy je i roční plán revizí se zákonnými lhůtami. Rozsah i termín revize je dán technickými normami. Před zahájením revize je firma povinna minimálně 5 pracovních dní předem oznámit písemně zástupci samosprávy přesné datum zahájení činnosti. Při zjištění závad je smluvní firma povinna tyto závady za úhradu na místě odstranit a doplnit chybějící části zařízení. Revizi přebírá požární technik. Opravy se posuzují jako nutné ve smyslu čl.IV. odst. 1 písm. e), není k nim tedy nutný souhlas samosprávy. IX. POJISTNÁ UDÁLOST 1) Objekty družstva jsou pojištěny proti následkům živelných pohrom. Samosprávy se finančně spoluúčastní na svých pojistných událostech ve výši, konkretizované v uzavřené smlouvě s příslušnou pojišťovnou. Stane-li se pojistná událost, postupuje se takto: a) uživatel (je-li způsobena škoda v bytě) nebo předseda samosprávy, příp. ustanovený správce domu (jde-li o škodu na společných částech domu) zkontaktuje neprodleně příslušného bytového technika a nahlásí pojistnou událost b) bytový technik ověří, zda se jedná o pojistnou událost, na kterou se vztahuje pojištění domu. Pokud ano, zajistí potřebné doklady k nahlášení pojistné události a předá je určenému pracovníkovi správy 2) Pro zadávání oprav po pojistné události platí stejná pravidla jako pro ostatní opravy dle této směrnice. Vzhledem k nutnosti doložit řádně vzniklou škodu je zakázáno provádět tyto opravy svépomocí. X. ROZSAH A OBĚH DOKLADŮ 1) Žádanka na opravu - vystavuje ji předseda samosprávy (či zastupující člen výboru), ustanovený správce domu nebo pověřený předseda. Žádanka by měla být vyplněna ve všech předepsaných kolonkách (je-li to možné) a měla by tedy obsahovat tyto náležitosti - číslo samosprávy, druh a rozsah požadované práce, termín opravy, případný kontakt se členem samosprávy, datum vystavení, podpis a razítko zástupce samosprávy. Žádanku eviduje bytový technik, stavební technik nebo energetik (podle druhu požadované opravy) a přikládá jí k originálu faktury. V případě opravy, odsouhlasené dle čl. IV., odst. 1 písm. e) a f), vystavuje žádanku bytový technik. Kontrolu četnosti vystavených žádanek v rámci jedné samosprávy provádí zpětně bytový technik a to nejméně jednou za tři měsíce. Vzor vyplněné žádanky je přílohou této směrnice. Žádanku lze vystavit na stránkách družstva i v elektronické podobě. 2) Objednávka - vystavuje a podepisuje ji ve smyslu čl. V., odst. 1) a 2) příslušný bytový technik, stavební technik, energetik, vedoucí technického úseku nebo ředitel správy družstva. Objednávka musí obsahovat minimálně tyto náležitosti - interní evidenční číslo, datum vystavení, jméno a sídlo realizační firmy, rozsah požadované práce, termín zahájení a ukončení prací, cenu práce (je-li v době vystavení známa), sjednanou záruční lhůtu (je-li jiná než obvyklá 7
3)
4)
5)
6)
dle zákona), případně způsob převzetí práce. Výjimku tvoří tzv. celoroční objednávka, která se vystavuje ve zvláštních případech, viz čl. V., odst. 2). Tato neobsahuje konkrétní cenu ani termíny díla, musí však obsahovat omezení k jejímu zneužití (např. předchozí souhlas pracovníka správy, razítko samosprávy apod.). Žádost o předložení cenové nabídky – vytváří jí příslušný bytový technik, stavební technik, energetik nebo vedoucí technického úseku. Žádost musí obsahovat identifikaci domu, rozsah a specifikaci prací, přibližné termíny realizace a termín ukončení výběrového řízení. Žádost archivuje ten pracovník správy družstva, v jehož pravomoci je oprava realizována. Kopii žádosti o předložení cenové nabídky obdrží na požádání zástupce příslušné samosprávy. Zápis z výběrového řízení - pořizuje ho buď příslušný bytový technik, stavební technik, energetik, vedoucí technického úseku nebo ředitelem pověřený člen stálé výběrové komise. Archivuje ho ten pracovník správy družstva, v jehož pravomoci je výběrové řízení prováděno. Zápis musí obsahovat minimálně tyto náležitosti - den a místo konání, jména a podpisy přítomných osob, místo (číslo samosprávy) požadované opravy a předmět výběrového řízení (druh a rozsah opravy). Dále stručnou charakteristiku shromážděných nabídek vč. cen a výsledek výběru se stručným zdůvodněním. Kopii zápisu z výběrového řízení obdrží na požádání zástupce příslušné samosprávy. Smlouva o dílo - návrh předkládá buď příslušný technik nebo vybraná realizační firma. Smlouvu připomínkuje příslušný pracovník správy družstva, případně ve spolupráci se zástupci samosprávy a předkládá prostřednictvím vedoucího technického úseku (který ji musí parafovat) k podpisu řediteli správy družstva (ten případně předsedovi představenstva). Smlouva musí v sobě obsahovat a smluvně zakotvovat veškeré náležitosti, které byly rozhodující při výběrovém řízení. Dále musí smlouva obsahovat veškeré rozhodné náležitosti dle platné legislativy. Smlouvu archivuje ten pracovník správy družstva, v jehož pravomoci je oprava realizována. Obsahuje-li smlouva ustanovení o placení splátek, příslušný pracovník družstva je povinen ji před podpisem předat k odsouhlasení vedoucímu ekonomického úseku. Na požádání je povinen příslušný pracovník správy družstva umožnit zástupci samosprávy nahlédnout do smlouvy. Zápis o předání a převzetí díla - pořizuje ho buď příslušný bytový technik, stavební technik, energetik, vedoucí technického úseku (podle druhu opravy a výše finančního objemu) nebo realizační firma (ve smyslu znění smlouvy o dílo). Zápis musí obsahovat minimálně tyto náležitosti - datum předání a převzetí, jména a podpisy přítomných osob (minimálně příslušný pracovník správy družstva a zástupce realizační firmy, případně zástupce samosprávy, byl-li přítomen), cenu díla, smluvní datum ukončení díla, stav předávaných prací, soupis případných drobných závad a závěr předávacího řízení - zda práce byla či nebyla převzata. Bylo-li dílo převzato, musí zápis obsahovat ujednání o datu ukončení sjednané záruční lhůty. Bylo-li dílo převzato s drobnými vadami či nedodělky, musí zápis o předání a převzetí díla obsahovat také potvrzení o odstranění těchto závad. Nebylo-li dílo převzato, musí zápis obsahovat datum příštího předání. Zápis archivuje ten pracovník správy družstva, který archivuje smlouvu o dílo i zápis z výběrového řízení. Kopii zápisu o předání a převzetí poskytne na požádání zástupci samosprávy. Vzor předávacího protokolu je přílohou této směrnice, lze však použít při zachování všech výše uvedených údajů i jiný typ protokolu.
RNDr. Jiří Bárta předseda představenstva Přílohy:
Petr Murka místopředseda představenstva
1. Vzor předávacího protokolu 2. Vzor žádanky o opravu
8
ZÁPIS O PŘEDÁNÍ A PŘEVZETÍ DÍLA Objednatel: Název: Ulice, č.p.: PSČ, obec: IČO: DIČ:
Okresní stavební bytové družstvo Česká Lípa Barvířská 738 470 01 Česká Lípa 00005622 CZ00005622
Zhotovitel: Název: Ulice, č.p.: PSČ, obec: IČO: DIČ: Druh opravy (předávaného díla): Adresa objektu: Samospráva: Cena z výběrového řízení: Smlouva o dílo ze dne: Smluvní cena díla: Důvod změny ceny díla: Smluvní termíny realizace díla: Smluvní záruka: Konečná cena díla: Důvod změny smluvní ceny: Termín skutečného ukončení díla: Důvod změny termínu ukončení: Stav předávaného díla, zjištěné vady či nedodělky:
Termín odstranění vad či nedodělků nebo dalšího předávacího řízení:
Závěr předávacího řízení: Dnešního dne zhotovitel předal nepředal objednateli zhotovené dílo a objednatel převzal nepřevzal od zhotovitele zhotovené dílo. Datum předání a převzetí: Datum ukončení záruční doby:
------------------------za objednatele
-------------------------za samosprávu
9
-----------------------za zhotovitele
Žádanka oprav č. 040 Samospráva č.
Jméno zástupce :
113
Jan Novák
Přesná adresa domu : Ulice :
Květinová
Obec :
Česká Lípa
Č.pop. : 4 – 8
Práci převezme : pan Novák Dům (byt) přístupný : kdykoliv - zvonit u p. Nováka
Byt č. (podlaží) :
Telefon
6, 3. patro domů : 487 555 444 práce : 487 454 545
Popis požadované opravy (materiálu) : Výměna nefunkčního uzávěru přívodu studené vody ve vchodě č. p. 6.
Schváleno na členské (výborové) schůzi dne :
17. 9. 2002 Jan Novák
.…………………………………………. Vystaveno dne :
razítko a podpis zástupce samosprávy
29.9.2002
Žádanku převzal : Pilný – byt. technik
Dne : 30. 9. 2002
Poznámky : Je nutné předem vyrozumět obyvatele vchodu, že nepoteče voda !
Číslo zakázky :
2002 / 004 - Pi
10
