SMĚRNICE O OBĚHU ÚČETNÍCH DOKLADŮ č. 1
Účetní jednotka: Obec Suchohrdly Označení: Směrnice č.1 Zpracoval: Bajerová Anna Schválila : Matochová Hana Projednáno a schváleno v ZO : 25.8.2010 Směrnice nabývá účinnosti : 2.1.2010. Nahrazuje: Směrnici o oběhu účetních dokladů č.1
Oddíl I Úvod - společná část Právní úprava: -
Zákon č. 40/1964 Sb., Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích
-
Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích
-
Zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané jednotky -
Zákoník práce č. 262/2006 Sb.,
Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů -
Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 137/2006 Sb.,o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška MF ČR č. 430/2001 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v organizačních složkách státu a státních příspěvkových organizacích, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky -
Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole
-
Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech). Čl. 1 Forma - náležitosti 1.1. Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které v souladu s § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "zákon o účetnictví"), musí obsahovat a)
označení účetního dokladu,
b)
obsah účetního případu a jeho účastníky,
c)
peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
d)
okamžik vyhotovení účetního dokladu,
e)
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d),
f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka - ÚSC, pouze účetním dokladem. 1.2. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění. 1.3.
Forma směrnice:
-
popisná,
-
schematická.
1.4.
Oběh účetních dokladů:
prokazuje postup předávání dokladů od jejich vyhotovení až po uložení - archivaci ve smyslu vnitřní směrnice organizace "Spisový, archivační a skartační řád" č. 5 ze dne 2.1.2009. -
vymezuje oprávnění a odpovědnost jednotlivých osob za ověření věcné i formální správnosti,
uvádí návaznost pracovních postupů včetně lhůt předávání dokladů mezi jednotlivými pracovníky obecního úřadu. Čl. 2 Formy kontrol účetních dokladů 2.1
Druhy účetního dokladu:
-
externí doklady,
-
interní doklady.
2.2 Kontrolou formální správnosti se rozumí kontrola náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví a zákona o finanční kontrole, tj. oprávněnosti pracovníků, kteří nařídili nebo schválili operace, které účetní doklady dokládají. Prověřuje se rovněž, zda doklad obsahuje všechny předepsané náležitosti. Z formálního hlediska přezkušují před právním úkonem účetní doklady správci rozpočtu, po uskutečnění právního úkonu hlavní účetní. Oprávněnost pracovníků podepsaných na účetním dokladu se provádí porovnáním podpisu s podpisovým vzorem. 2.3 Kontrolou přípustnosti a věcné správnosti se rozumí přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Kontrola správností finanční a majetkové operace (dále jen "operace") spočívá v kontrole souladu s právními předpisy a dalšími dokumenty, které svědčí pro přípustnost operace a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností. Přezkušuje
se správnost údajů v účetních dokladech, tj. jejích soulad se skutečností. Jde zejména o správnost peněžních částek, údajů o množství, účetního období, data zdanitelného plnění, správnost podpisu operace, početní správnost číselných údajů vznikajících aritmetickými operacemi aj., ve smyslu ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb., k finanční kontrole. Správnost údajů se přezkušuje u každého dokladu. Přezkoušení účetních dokladů z věcného hlediska potvrdí svým podpisem dle podpisového vzoru. Z věcného hlediska a z hlediska přípustnosti přezkušují účetní doklady příkazci operací – tj. starosta obce. Přezkušováním přípustnosti operací se rozumí prověřování, zda k hospodářským operacím dochází v souladu s obecně platnými předpisy, s vnitřními předpisy a se schválenými finančními limity. Z hlediska přípustnosti operací přezkušují účetní doklady v rozsahu svých kompetencí příkazci operací i správce rozpočtu (hlavní účetní) ve smyslu ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb., k finanční kontrole. 2.4 Příprava k zaúčtování vyžaduje opatření dokladu číslem z číselné řady. Pracovník odpovědný za zaúčtování (hlavní účetní) předepíše na účetní doklad, případně na přílohu k účetnímu dokladu účtovací předpis a další nutné informace. Celá pořizovací věta se skládá z následujících slov: -
Číslo účetního dokladu
-
Datum účetního případu
-
Syntetický účet
-
Analytický účet
-
Kapitola
-
Oddíl a paragraf
-
Položka
-
Účelový zdroj organizace
-
Hodnota na straně Má Dáti
-
Hodnota na straně Dal
2.5.1 Označení účetních dokladů, účetních knih a ostatních účetních záznamů a jejich uspořádání musí být provedeno tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají. 2.5.2 Opravy v účetních záznamech lze realizovat v souladu s ustanovením § 35 odst. 1 až 6 zákona o účetnictví a nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nese příslušní odpovědni pracovníci, níže uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů. 2.5.3 Obec Suchohrdly není plátce DPH. 2.5.4 Zaúčtování dokladu do účetních knih ve smyslu § 13 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyžaduje zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno. 2.6 Úschova, minimální lhůty jsou stanoveny zákonem o účetnictví a zodpovědná osobastarosta obce . Archivaci účetních dokladů je třeba realizovat v souladu s ustanovením § 33 odst. 8 zákona o účetnictví.
2.7 Archivace a skartace Úschova, archivace a skartace se řídí spisovým, archivním a skartačním řádem organizace,(Směrnice č. 5, ze dne 2.1.2008) ve kterém jsou stanoveny bližší podmínky.
Čl. 3 Předmět úpravy -
Oběh dokladů - výdajová část
a)
Dodavatelské faktury
b)
Doklady k účtování o stavu a pohybu majetku
c) Doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd d)
Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách
e)
Doklady k ostatním platbám
f)
Doklady k účtování o fondu kulturních a sociálních potřeb
h)
Doklady k účtování cenin
a)
Oběh dokladů - příjmová část Vydané faktury
-
Oběh pokladních dokladů
-
Oběh bankovních dokladů
-
Podpisové vzory Čl. 4 Závaznost směrnice
4.1 Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních účetních dokladů, ověřujících provedení hospodářských operací spojených s účtováním o majetku, závazcích, tvorbě výsledku hospodaření, výdajových a příjmových operacích, o nichž se účtuje v účetnictví, tj.: -
faktur a dobropisů za dodávky investiční povahy,
-
faktur a dobropisů za dodávky neinvestiční povahy,
-
dokladů k ostatním platbám (bez faktur),
-
dokladů k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a srážek z mezd,
-
faktur vydaných externím fyzickým a právnickým osobám,
-
dokladů k ostatním nefakturovaným příjmům,
-
dokladů při pracovních cestách,
-
pokladních dokladů,
-
dokladů za pohledávky z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení.
4.2 Hospodaření organizace - ÚSC a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno výše uvedenými základními předpisy a Českými účetními standardy. 4.3. Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci Obce Suchohrdy. 4.4. Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje Směrnice č.2 o finanční kontrole.
Oddíl II Oběh dokladů - výdajová část Čl. 5 Přijaté - Dodavatelské faktury 5.1 Faktury došlé do podatelny. 5.1.1
Přijaté faktury jsou:
-
podatelnou ji označeny datem a předá hlavní účetní pro zápis do knihy došlých faktur,
-
označeny interní číselnou řadou (vzestupně),
-
zaúčtovány jako předpis závazku,
opatřeny vnitřním účetním dokladem - "Likvidační lístek“ a neprodleně předloženy příkazci operace, který ověří věcnou správnost. 5.1.2 -
Příkazce operace neprodleně provede věcnou správnost
omylem dodaná faktura na obec musí být neprodleně vrácena podatelně,
pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí ji podatelna s písemným odůvodněním přímo dodavateli a kopii, odůvodnění předá účetní obce. 5.2. Věcnou a obsahovou správnost přezkušuje příkazce operace a Typ faktury
správce rozpočtu potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru:
Cenová hranice
Došlé faktury Není stanovena Není stanoveno
Funkce
Jméno
starostka
Hana Matochová
Hlavní účetní
Anna Bajerová
Podpis
5.3. Ověřený originál faktury předá příkazce operace neprodleně, nejpozději do 7 dnů, k proúčtování. 5.4 Formální správnost pro možnosti proúčtování a další způsob evidence zkontroluje a potvrzuje svým podpisem účetní obce. 5.5. Při zajišťování dodávek jsou správci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 137/2006 Sb.,o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších úprav. Čl. 6 Likvidace a placení faktur 6.1 Účetní doklady - vnitřní Účetní doklad "Likvidační lístek" vyhotovuje účetní obce ke každé došlé faktuře jako její součást ihned po obdržení faktury. Účetní doklad je předán spolu s fakturou k ověření přípustnosti a věcné správnosti. 6.2. Správce rozpočtových prostředků (hlavní účetní) po obdržení faktury zajistí: -
kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,
připojení příloh souvisejících s fakturou - kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod., -
kontrolu platby z hlediska výše limitu,
-
kontrolu přípustnosti operace
6.3 Správci rozpočtu hospodaří s rozpočtovými prostředky ve smyslu ustanovení §13 vyhlášky č. 416/2004 Sb., 6.4 Hlavní účetní provede: -
kontrolu podpisu oprávněného správce.
-
provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném účetním dokladu.
a) b) c)
doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů, účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku, provede úhradu faktury. Čl. 7 Doklady k účtování o evidenci majetku
7.1. Inventární karty DNHM a DHM vyhotovuje formou záznamu do počítače pověřený pracovník (referentka obce) v jednom vyhotovení při převzetí DNHM a DHM do evidenčního stavu organizace. Čl. 8 Zásoby 8.1. Postupy při pořízení, evidenci a spotřebě zásob jsou obsahem vnitřní "Směrnice pro hospodaření s majetkem ÚSC" č.10 ze dne 2.1.2010, viz kap. zásoby. 8.2. Neeviduje se drobného hmotného majetku (krátkodobého) od 0,- do 3.000,- Kč 8.3. Pořízení tohoto majetku se účtuje podle způsobu „B“ nebo přímo do spotřeby na příslušné nákladové účty Čl. 8a Drobný dlouhodobý majetek 8a.1 Drobný dlouhodobý hmotný majetek v ocenění od 3.000,- Kč do 40 000,- Kč (viz § 7 odst. 3 vyhlášky č. 505/2002 Sb., vzpp.) a drobný dlouhodobý nehmotný majetek v ocenění 0,- Kč do 60 000,- Kč (viz § 8 odst. 6 vyhlášky č. 505/2002 Sb.) se účtuje na příslušných majetkových účtech 018 a 028. V inventurních soupisech drobného dlouhodobého majetku jsou zaznamenávány skutečnosti podle § 30 odst. 2 zákona o účetnictví v souladu s ustanovením "Směrnice o hospodaření s majetkem organizace". 8a.2 Drobný dlouhodobý hmotný majetek pod hranicí 3.000,Kč se eviduje na základě posouzení významnosti účetní jednotkou. Oddíl III Ostatní výdajové doklady Čl. 9 Doklady k účtování o mzdách 9.1. Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou sestavy zpracované: -
rekapitulace vyplacených mezd celkem,
-
vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc,
-
přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách,
-
přehled odvodu na zdravotní pojištění dle pojišťoven,
-
rekapitulace srážek,
-
hromadné příkazy k úhradě,
9.2. Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje účetní obce ve smyslu ustanovení organizačního řádu. 9.3 Podklady pro výplatu mimořádných odměn předkládá starosta obce účetní ke zpracování 9.4. Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování ve mzdové účtárně do 1. dne v běžném měsíci.
9.5. Mzdová účetní zpracuje mzdy a celkovou rekapitulaci do 8. dne v měsíci, provede veškeré odvody finančních prostředků a předá výplatnici k vyplacení do pokladny. Čl. 10 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách a)
Tuzemské pracovní cesty
10.1. Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven cestovní příkaz. 10.2. Konání tuzemské pracovní cesty povolují a schvalují zaměstnancům předem starosta obce. 10.3. Před nástupem pracovní cesty se může zaměstnanci na jeho žádost poskytnout záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí pokladní obce. -
Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad.
Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit účtárně do deseti pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou část zálohy do pokladny. 10.4. Koncem roku je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování a vrátit zálohu nejpozději 3 pracovní dny před posledním pracovním dnem v roce 10.5. Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají pokladní obce. Pověřený zaměstnanec provede kontrolu věcné a formální správnosti, prověří formální náležitosti neprodleně od převzetí vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů s podpisem vedoucího zaměstnance, oprávněného schvalovat pracovní cestu. 10.6. Poté provede výplatu cestovních náhrad nebo k inkasu nevyúčtované části zálohy. 10.9. Cestovní náhrady se řídí zvláštní vnitřní směrnicí č 8. ze dne 1.1.2003 o "Pracovních cestách a cestovních náhradách". Čl. 11 Doklady k ostatním platbám 11.1. Pokyny k ostatním platbám (např. zálohám, splátkám, nájemnému) vystavují příkazce rozpočtu a správce rozpočtu formou příkazů. Pokyny předají účetní obce, která zajistí úhradu a zabezpečí proúčtování platby. Čl. 12 Doklady k účtování o sociálním fondu 12.1. Tvorbu, používání a hospodaření s fondem FKSF upravuje vyhláška č. 114/2002 Sb., o FKSP 12.2. Oběh účetních dokladů při použití prostředků fondu je shodný s postupem dle čl. 11 této směrnice s tím, že: - účetní doklady ve stanovených případech spolupodepisuje pověřený zaměstnanec - pověření zaměstnanci se řídí Vnitřním předpisem o sociálním fondu a zásadách pro jeho používání. Čl. 13 Doklady k účtování cenin 13.1. Nákup cenin zabezpečuje ze zálohy poskytnuté pokladníkem pověřený zaměstnanec (dále jen "zaměstnanec odd.") dle potřeb vznikajících při výkonu jednotlivých činností, nebo nákup cenin od poštovní doručovatelky . 13.2. Bezprostředně po nákupu cenin předkládá pokladníkovi doklad k proúčtování. 13.3. Pokladní vede evidenci pořízených cenin a provádí jejich inventarizaci.
13.4. Účetní zabezpečí návaznost účtování o zálohách na provozní zálohy, ceniny a účtování o výdajích a příjmech v návaznosti na pokladní doklady.
Oddíl IV Oběh dokladů - příjmová část Čl. 14 Vystavené faktury 14.1. Faktury za hmotné dodávky, služby, práce aj., které za úplatu organizace poskytuje, vystavuje účetní obce na základě pokynu starosty bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky ve dvojím vyhotovení. 14.2. Faktura zaúčtována jako předpis pohledávky neprodleně v souladu s ustanovením § 11 odst. 2 a § 12 odst. 2, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 14.3. Fakturu zašle pokladní obce odběrateli. Druhá faktura slouží účtárně k zaúčtování a sledování platby. 14.4. Účetní fakturu eviduje a sleduje dle splatnosti den úhrady. Dále účtní provede: -
zaúčtování pohledávky,
-
založení faktury do rejstříku podle čísla,
-
upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti,
14.5. Vydané faktury kontroluje po věcné a formální stránce, schvaluje a podepisuje příkazce operace. Oddíl V Oběh dalších (smíšených) dokladů Čl. 15 Pokladní operace a pokladní doklady 15.1. Účetním záznamem o pokladních operacích ve smyslu ustanovení § 11 a § 12 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví se pro účely této směrnice rozumějí: -
pokladní kniha,
-
příjmové pokladní doklady,
-
výdajové pokladní doklady,
-
přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů.
15.2. Pokladní knihu vede pověřený pracovník – pokladní obce. Pokladník provede zaúčtování pokladny do 3. dne následujícího měsíce a následně předá originály dokladů opatřené podpisy svým a starostou obce účetní obce.. 15.3. Limit pokladny - není stanoven 15.4. Pokladní operace smí provádět jen pokladník. 15.5. Pokladník má tyto povinnosti:
zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti (název a číslo, název organizace, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných správců), -
vede chronologicky záznamy v pokladní knize,
ve stanovených termínech předkládá doklady o pokladních operacích s pokladní knihou k ověření dokladů; po ověření jsou doklady jsou zaúčtovány.
Čl. 17 Pokladní doklady 16.1. Příjmový pokladní doklad Vystavuje pokladní v originále a jedné kopii při součtu stvrzenek za jeden vystavené za jeden den. Na jeho základě provede zaúčtování do pokladní knihy a přiloží jej k vyúčtování pokladny, které provede bezodkladně. Kopie zůstává uložena v pokladně a archivuje se společně s pokladními doklady. 16.2. Stvrzenka Vystavuje ji a podepisuje pověřený pracovník ve dvou vyhotovení h hned pří příjmu peněz do příruční pokladny na kurtech v letních měsících. Stvrzenky podepíše pověřený pracovník, který peníze přijal. Stvrzenky slouží ke kontrole peněz přijatých do pokladny 16.3. Výdajový pokladní doklad Vystavuje jej pracovník pověřený vedením pokladny jednou při výdeji peněz z pokladny a který slouží s příslušným dokladem k zaúčtování a k archivaci. Na dokladu musí být podpisy pokladníka a příjemce peněz . Čl. 17 Oběh bankovních dokladů Styk s bankou zajišťuje pověřený pracovník – účetní obce. Prování po odsouhlasení a schválení úhradě příkazů , přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy. Časový průběh Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru starosta obce. Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru hlavní účetní. Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu. 17.1. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. 17.2. Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje na pokyn příkazce operace a správce rozpočtu hlavní účetní. Příkaz podepisuje starosta a místostarosta obce a pokladní obce, kteří mají dispoziční právo k účtům dle platných podpisových vzorů uložených v peněžních ústavech. Příkazy se rovněž proplácejí elektronicky. 17.3. Výpisy z účtu doručuje peněžní ústav zpravidla denně účtárně ke kontrole realizovaných plateb dle příkazu a k proúčtování. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účtárna šetření a vydává opravený příkaz k úhradě.
Oddíl VI Ostatní (neúčetní) doklady Čl. 18a Smlouvy o převodu vlastnictví 18.1. Smlouvy o převodu vlastnictví jsou vyhotoveny v souladu s věcnými záměry a ustanoveními obsaženými v obecně závazných předpisech. 18.2. Smlouvu o převodu vlastnictví zajišťuje starosta obce. Za organizaci podepisuje tyto smlouvy statutární zástupce. 18.3. Smlouvy se vypracují nejméně ve čtyřech vyhotoveních vždy před datem předání majetku. 18.4. Smlouvy podléhající registraci do katastru nemovitostí budou předloženy Katastrálnímu úřadu.
18.5. Registrovaná (potvrzená) smlouva se založí k majetkovému spisu u pokladní obce, která vystaví doklad o zařazení a vyřazení majetku a předá jej účetní k proúčtování. 18.6. Ostatní smlouvy obchodního charakteru, např. smlouvy na užívání nebytových prostor a smlouvy na užívání bytů, podepisuje starosta obce. Vždy ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno obdrží přejímající organizace nebo občan a druhé je založeno v dokumentaci u organizace, která smlouvu vystavila. 18.7. Podpis smlouvy o prodeji, nájmu a pronájmu bytového i nebytového prostoru, převody vlastnictví pozemků, mohou být uskutečněny pouze v souladu s ustanovením výše uvedených obecně závazných předpisů. 18.8. Smlouvy musí obsahovat kogentní ustanovení obchodního, resp. občanského zákoníku. Čl. 18 b Dotační tituly
18.1. Dle ustanovení § 47 o uspořádání a označování podrozvahových účtů vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané jednotky, se nově uspořádá oběh dokladů, které se vztahují k přijetí a poskytnutí příspěvků a dotací.
18.2. Žádosti o dotace zpracuje starosta obce a informaci o finančním objemu předává současně ve formě avíza účetní obce.
18.3. Rozhodnutí o přidělení transferu (příspěvku, dotace, investiční nebo neinvestiční) předává starosta současně (neprodleně) účetní obce k zaúčtování na příslušný syntetický účet.
18.4. Přehled bude obsahovat minimálně: U žádosti o dotaci: - název dotačního titulu, - právní podklad, - finanční objem, - identifikační znaky, - předpokládané období přijetí dotace. U poskytnutých dotací: - název dotačního titulu, - právní podklad, - finanční objem, - identifikační znaky, - předpokládané období poskytnutí dotace.
Čl. 19 Objednávky 19.1. Pro uzavírání objednávek platí obdobný postup, jako je výše uvedený u smluv. Objednávky musí být vystavovány a realizovány v souladu s věcným ustanovením souvisejících vnitřních norem a předpisů a v souladu s organizačním řádem organizace. 19.2. Objednávky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních. Originál se zašle dodavateli a kopie je založena u pokladní obce, která objednávku vystavila jen se souhlasem starosty. 19.3. Evidence objednávek se vede u pokladní obce 19.4. Objednávku může vystavit vždy pověřený pracovník pouze na to, co je zahrnuto v rozpočtu. V případě, že půjde o objednávku mimo rozpočtovaná vydání, musí být odsouhlasena radou obce. 19.5. Objednávka musí být řádně očíslována, opatřena podpisem starosty obce. Oddíl VII Podpisové vzory Čl. 20 Povinnost aktualizace 20.1. Podpisové vzory osob oprávněných vydávat a schvalovat dispozice s rozpočtovými prostředky u peněžních ústavů zajišťuje a aktualizuje účtárna. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů, kopie je uložena v účtárně. 20.2. Podpisové vzory příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní a pokladní obce zajišťuje účetní obce. 20.3. Seznam podpisových vzorů se vyhotovuje pro hlavní účetní. 20.4. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně správců finančních prostředků a z toho plynoucích kompetencí a odpovědností, se musí aktualizovat podpisové vzory. Čl. 21 Podpisové vzory - příloha 21.1. Podpisový řád charakterizuje oprávnění, resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností v účetní jednotce. 21.2. Schéma podpisového řádu Jméno, Příjmení, Funkce
Podpis
Hana Matochová , starostka obce
…………………………………………
Josef Bláha , místostarosta
………………………………………..
Anna Bajerová, účetní Jana Kabilková pokladní
……………………………………… ……………………………………….
Za aktualizace podpisového řádu odpovídá účetní obce
21.3. Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů Jméno, příjmení
funkce
Jana Kabilková
pokladní
Anna Bajerová
účetní
podpis ……………….…………………………………… ………………………………………………………
Oddíl VIII Archivace Čl. 22 Úschova účetních záznamů 22.1. Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v § 31 zákona o účetnictví. 22.2. Dle zákona o účetnictví se účetní záznamy uschovávají: a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví ( § 33 odst. 2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. 22.3. Zákon o účetnictví stanoví i výjimky: a) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně. b) Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené zákonem na účetní záznamy. Dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1. c) Účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízeních, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají; účetní písemnosti, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění. d) Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů, uschovávají účetní jednotky, dokud příslušné ministerstvo financí republiky nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností. Plán úschovy účetních písemností se děje podle ustanovení vnitřní směrnice č.5 ze dne 2.1.2009 Spisového, archivačního a skartačního řádu organizace, který obsahuje ustanovení týkající se: -
místností archivu, resp. objektu,
-
osoby zodpovědné za vedení archivu,
-
způsobu uspořádání a označení účetních písemností předávaných do archivu,
-
způsobu a termínů pro předávání účetních písemností do archivu,
-
způsobu vypůjčování účetních písemností z archivu a jejich vracení do archivu,
-
skartačního řádu.
Oddíl IX Závěrečná ustanovení I. Tato směrnice je součástí vnitřního kontrolního systému Obce Suchohrdly. II. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle daných potřeb a změn kompetencí a odpovědností, vyplývajících ze změn organizačního řádu. III. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce. IV. Návrhy na novelizaci směrnice podává účetní obce. V. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta obce. VI Směrnice nabývá účinnosti po schválení zastupitelstva ÚSC s účinností od 2.1.2010 a podpisem statutárního zástupce.
V Suchohrdly dne 2.1.2010
……………………………………………………. Hana Matochová-starostka obce
Komentář:
Směrnice o oběhu (účetních) dokladů je jednou z nejdůležitějších směrnic organizace. Nově je nezbytně reflektovat nové potřeby vyplývající z účetní reformy a se zavedením nového způsobu zachycování účetních případů na podrozvahových účtech. Podrozvahové účty jsou součástí účetní závěrky (Příloha č. 5, číslo položky P.I. - P.VII.). Způsob zachycování podmíněných pohledávek a podmíněných závazků podle ustanovení § 51 - § 54 vyhlášky č. 410/2009 Sb., vyžaduje účtovat o podmíněných pohledávkách a podmíněných závazcích. Z toho důvodu je nutné upravit jak oběh dokladů, tak účtový rozvrh a stanovit den účetního případu i náležitosti potřebné dokumentace podkladů pro účetní zápis do účetních knih. Jelikož je to zcela nová praxe uplatňovaná při účetních zápisech, je třeba alespoň zpočátku reagovat alespoň stručně na tato ustanovení vyhlášky a tak dát na vědomí, že na reformní kroky je brán zřetel. Postupem času se uvidí, jak tyto potřeby rozpracovávat. Její nezbytnost podporuje § 7 a § 8, dále § 33, § 34 a § 35 zákon o účetnictví, v platném znění, ale i další obecně závazné předpisy, na které jsou v textu odvolávky, např. zákon a vyhláška o finanční kontrole. Směrnice může být konstruována pro další (tedy i neúčetní) doklady, které přicházejí v dané organizaci - ÚSC - do úvahy v souladu s realizovanými hospodářskými operacemi. A které jsou součástí prvotní a operativní evidence, jako např. smlouvy, projekty, žádosti o státní dotace, dotace směrované k EU a další dokumenty vyhotovené organizací a dodané do organizace. Jednotlivá ustanovení směrnice musí být kompatibilní s ustanovením organizačního řádu (s vymezením kompetencí a odpovědností organizačního řádu) a s dalšími navazujícími směrnicemi. Směrnice je "živým dokumentem", podléhá průběžné aktualizaci v závislosti na změnách kompetencí a odpovědností. Uvedený vzor je doporučeným vzorovým dokumentem, se kterým je možno variabilně pracovat, tzn. doplňovat, resp. volit i jiné než zde uvedené postupy podle individuálních potřeb organizace - ÚSC, které vyplývají z různých činností, velikosti a organizačního uspořádání, velikosti, rozsahu činností, povaze a zařazení ÚSC. Na úroveň zpracování a dodržování dohlíží zastupitelstvo, výbory ÚSC, statutární zástupci ÚSC, a jmenovaní zástupci jednotlivých odborů ÚSC, včetně pracovníků interního auditu
Právní úprava: -
Zákon č. 40/1964 Sb., Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích
-
Zákon č. 129/2000 Sb., o krajích
-
Zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané jednotky -
Zákoník práce č. 262/2006 Sb.,
Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů -
Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
-
Zákon č. 137/2006 Sb.,o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška MF ČR č. 430/2001 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v organizačních složkách státu a státních příspěvkových organizacích, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky -
Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole
-
Vyhláška č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech).
Aktualizace směrnice č.1 o oběhu účetních dokladů 21.2. Schéma podpisového řádu Jméno, Příjmení, Funkce
Podpis
Hana Matochová , starostka obce
…………………………………………
Josef Bláha , místostarosta
………………………………………..
Anna Bajerová, účetní Jana Kabilková pokladní Eba Bulínová, pokladní
……………………………………… ………………………………………. ……………………………………….
V Suchohrdly 15.12.2010 …………………………………………………….. Hana Matochová
