*smith&nephew. Gedragscode en bedrijfsprincipes

*smith&nephew

Gedragscode en bedrijfsprincipes

SMITH & NEPHEW GEDRAGSCODE EN BEDRIJFSPRINCIPES Inhoud

Bericht van onze Chief Executive Introductie

3. A. B. C.

E. F. G.

Werknemers van bedrijf Gedrag op de werkplek Belangenvermenging Schenkingen aan politieke partijen en contact met overheidsambtenaren Vertrouwelijke en persoonlijke informatie, privacy en beveiliging Computers en wereldwijde informatiesystemen Boeken, bescheiden, documentbeheer Contractbeheer

4. A. B. C.

Ondernemingszaken / marktplaats Antitrust en concurrentie Externe communicatie Effectenrecht en handel met voorkennis

1. Code voor bedrijfsprincipes D. 2. A. 1. 2. 3. 4.

Contact met Deskundigen in de Gezondheidzorg Oneigenlijke betalingen Algemene verboden Geschenken Privé-vluchten In dienst nemen van familieleden of vrienden

B. Ethisch contact met DGZ’s en overheidsfunctionarissen 1. Overzicht 2. Beoordeling van behoeften 3. Commissieregelingen 4. Ontmoetingen en amusement 5. Bedrijfsgesponsorde product training en onderwijs 6. Maaltijden 7. Conferenties 8. Onderwijsbestanddelen 9. Betalingen en registraties 10. Beurzen en donaties met betrekking tot DGZ’s 11. Verkoop- en marketingprogramma’s 12. Product evaluatie en monsters 13. Gebruik van promotiemateriaal 14. Advies over claims en vergoedingen 15. Gedrag in een operatiekamer of klinische omgeving 16. Vertegenwoordigers van derden

5. A. B. C.

Regel- en wetgeving en kwaliteit Gezondheid, veiligheid en milieu Regel- en wetgeving Openbaarmaking van wetenschappelijke onderzoeksresultaten D. Internationale controle op handel 6. Melding van wangedrag Bijlage A. Definities Bijlage B. Referentielijst van wereldwijde operationele procedures

BOODSCHAP VAN ONZE CHIEF EXECUTIVE Wij ontwikkelen al meer dan 150 jaar geavanceerde medische apparatuur voor deskundigen in de gezondheidszorg en hun patiënten over de gehele wereld. Ons pionierswerk helpt patiënten om hun leven sneller te hervatten. Wij streven naar een cultuur van prestatie, innovatie en vertrouwen. Wij zijn van oordeel dat integriteit de basis dient te zijn van onze bedrijfspraktijken. Ons bedrijf heeft een sterke reputatie wat betreft integriteit en ethisch gedrag en onze naam en producten worden over de gehele wereld vertrouwd. Omdat ons succes zo nauw samenhangt met onze reputatie is het aan ons allen om deze te behouden. De verantwoordelijkheid om te verzekeren dat onze klanten en concurrenten ons blijven vertrouwen ligt bij ons allen, iedere dag.

Handelen met integriteit is meer dan de wet naleven. Zij die met ons handelen mogen ook verwachten dat wij acceptabele ethische maatstaven naleven. Wij dienen ons ten alle tijden ethisch te gedragen, zelfs in situaties waar de wet onduidelijk of nog in ontwikkeling is. U dient deze gedragscode en gerelateerde procedures te volgen. Niets – zelfs niet het niet behalen van doelen, competitievermogen of directe bevelen van uw meerdere – mag ooit onze toewijding aan integriteit aantasten. Wij rekenen allen op elkaar om deze maatstaven te waarborgen en om onze reputatie van integriteit te behouden. Ik dank u voor uw bijdrage in deze gezamenlijke inspanning. Hoogachtend, Dave Illingworth

Deze gedragscode vormt de basis van onze fundamentele wettelijke en ethische principes en is van toepassing op zowel onze medewerkers als degenen die namens ons optreden. Het verschaft u de informatie die u nodig heeft om uw dagelijkse werkzaamheden uit te voeren op de vereiste manier.


INTRODUCTIE Wij helpen mensen om hun leven te hervatten door nieuwe apparatuur van hoge kwaliteit te ontwikkelen die het menselijk lichaam herstellen en genezen. Wij doen dit door onze bedrijfsprincipes – prestatie, innovatie en vertrouwen – te volgen in onze dagelijkse werkzaamheden.

In sommige regio’s kunnen plaatselijke wetten, regulaties of handelsvereisten strengeer zijn dan het beleid dat in deze code wordt uiteengezet. Voor alle gevallen geldt dat wij verwachten dat u de plaatselijke wetten, regulaties of handelsvereisten volgt, zoals beschreven in de procedures.

Wij zijn toegewijd aan onze principes van integriteit, oprechtheid en bekwaamheid. Onze gezondheidszorgprogramma’s respecteren de dokterpatiënt relatie volledig. Wij hebben een cultuur van openheid, verantwoordelijkheid en naleving voor al onze bedrijfsactiviteiten. Wij zullen nimmer proberen om medische deskundigen en instituten te beïnvloeden om onze producten te gebruiken door gebruik te maken van illegale methodes om hen aan te sporen om dit te doen. Ons management is vastbesloten om te verzekeren dat wij de beste zijn in onze categorie wat betreft naleving in alle markten waarin wij zaken doen.

Deze code vervangt niet uw verantwoordelijkheid om juiste inschattingen te maken en uw gezond verstand te gebruiken. Deze code beschrijft ook niet alle wetten en het volledige bedrijfsbeleid die van toepassing zijn, noch de volledige details van individuele wetten. Straffen voor wangedrag kunnen streng zijn, inclusief financiële straffen en strafrechtelijke veroordeling, en kunnen ertoe leiden dat onze producten niet meer in aanmerking komen voor terugbetaling door de overheid of voor andere programma’s. Onder vele van deze wetten kan iedereen die betrokken is in illegale activiteiten verantwoordelijk worden gehouden. Dit betekent dat u, onze klanten en derden, en het bedrijf zelf, wettelijk aansprakelijk kunnen worden gehouden. Wij kunnen ook disciplinaire maatregelen tegen u nemen, inclusief het beëindigen van uw contract.

Deze code is overal waar wij zaken doen van toepassing. Om uw extra begeleiding te geven voor deze code zijn er meer gedetailleerde procedures beschikbaar. Al onze medewerkers dienen de relevante wetten, deze code en alle andere relevante procedures te begrijpen en te volgen. Alle vertegenwoordigers van derden die direct of indirect namens ons zaken doen dienen ook de relevante wetten, deze code en alle andere relevante procedures te begrijpen en te volgen.

Deze gedragscode maakt deel uit van onze toewijding om ons saneringsprogramma wereldwijd te verbeteren. Ieder bedrijfsonderdeel heeft een plaatselijke nalevingfunctionaris aangewezen voor iedere regio en heeft een structuur opgezet om deze programma-activiteiten te ontwikkelen en te controleren. Meer gedetailleerde informatie kunt u vinden op website http://compliance.smith-nephew.com. Indien u nog vragen heeft kunt u op ieder moment contact opnemen met de personen die op de website worden vermeld.

Gedragscode en bedrijfsprincipes 01

1. GEDRAGSCODE EN ALGEMENE BEDRIJFSPRINCIPES PRESTATIE / INNOVATIE / VERTROUWEN INTRODUCTIE Smith & Nephew helpt personen bij het opnieuw opbouwen van hun leven door de ontwikkeling en levering van innovatieve, hoogwaardige medische hulpmiddelen die het menselijk lichaam herstellen en genezen. Wij bereiken dit doel door de integratie van onze bedrijfswaarden - Prestatie, Innovatie en Vertrouwen - in alle aspecten van ons dagelijks zakelijk leven.

Prestatie Prestatie betekent openstaan voor klantbehoeften. Wij stellen en realiseren duidelijke doelen en normen. Wij leveren kwaliteit en waarde. Wij streven naar continue verbetering. Hierdoor hebben onze klanten, collega’s en aandeelhouders vertrouwen in onze producten en in ons.

Innovatie

BEDRIJFSPRINCIPES Wij respecteren de rechten van alle belanghebbenden en streven naar het opbouwen van open, eerlijke en constructieve relaties. Wij houden rekening met ethische, sociale, ecologische, juridische en financiële overwegingen in onze planning en bedrijfsbeslissingen.

Medewerkers Wij streven naar het scheppen van een open, uitdagende, productieve en participerende omgeving gebaseerd op constructieve relaties. Wij onderhouden een goede communicatie met onze medewerkers door regelmatige en tijdige bedrijfsinformatie en overleg. Wij stellen duidelijke doelen en prestatienormen alsook de training, informatie en deskundigheid die vereist zijn om taken naar behoren te vervullen. Wij geven eerlijke waardering en hanteren een prestatiegerelateerde beloningsregeling. Wij streven naar samenwerking met onze medewerkers om individuele talenten, vaardigheden en bekwaamheden te ontplooien. Wij moedigen leer- en ontwikkelingstrajecten aan om volledig te kunnen bijdragen tot het zoeken naar constante verbetering.

Wij zijn energiek, creatief en enthousiast en streven constant naar verbetering. Wij zijn toekomstgericht, voldoen aan klantbehoeften, overwinnen obstakels en ontwikkelen kansen. Wij leren van onze successen en mislukkingen. Wij ondersteunen en moedigen nieuwe ideeën aan.

De werving, het behoud en de promotie van medewerkers zijn gebaseerd op de kwalificaties en vakkundigheden die vereist zijn voor de uit te voeren taken. Wij tolereren geen enkele discriminatie en bieden gelijke aanstellings- en promotiekansen gebaseerd op verdienste.

Vertrouwen

Wij streven naar het opbouwen van diversiteit in een werkomgeving waar wederzijds vertrouwen en respect heersen en waar iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de prestatie en reputatie van ons bedrijf.

Vertrouwen moet worden verdiend. Wij winnen vertrouwen door persoonlijke en nauwe relaties op te bouwen met onze klanten, collega’s en gemeenschappen. Door naar de behoeften van mensen te luisteren, en deze behoeften te begrijpen en te respecteren. Door open en eerlijk te zijn en onze beloften na te komen. Wij geloven in integriteit en een ethische, eerlijke benadering van zakelijke activiteiten.

02


Wij streven naar het scheppen van gezonde en veilige werkomstandigheden voor alle medewerkers. Wij bereiken dit doel door ervoor te zorgen dat gezondheid, veiligheid en de werkomgeving als een integraal deel van onze zakelijke activiteiten worden beheerd en wij erkennen dat de inzet van onze werknemers een belangrijk onderdeel van dat proces vormt.

Wij maken geen gebruik van enige vorm van dwangarbeid of kinderarbeid.

Bedrijfsrelaties

Wij ondersteunen de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Dit betekent dat wij de rechten van de mens, de waardigheid en de privacy van het individu en het recht van medewerkers op vrijheid van vereniging, vrijheid van meningsuiting en het recht om te worden gehoord respecteren.

Wij werken uitsluitend samen met belanghebbenden die onze zakelijke principes en gezondheids-, veiligheids-, sociale en milieunormen naleven.

Klanten Wij streven naar het ontwikkelen en leveren van innovatieve, kostenefficiënte oplossingen die concrete voordelen bieden aan professionele zorgverleners en hun patiënten door verbeterde behandelingen, gemak en snelheid van productgebruik en verminderde gezondheidszorgkosten. Om dat engagement gestand te doen, zullen wij opleidings- en trainingsprogramma’s die voldoen aan de wettelijke vereisten blijven bieden aan professionele zorgverleners en een aanzienlijke investering in onderzoek en ontwikkeling handhaven. Onze producten zijn ontworpen met het oog op veiligheid en betrouwbaarheid voor het beoogde gebruik en voldoen aan of overtreffen alle wettelijke en reglementaire vereisten met inbegrip van de vereisten betreffende verpakking, etikettering en gebruiksaanwijzingen. Wij trachten te anticiperen op toekomstige normen en vereisten teneinde de gezondheid en veiligheid van klanten en patiënten te verhogen.

Aandeelhouders Wij voeren onze activiteiten uit overeenkomstig algemeen aanvaarde principes en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en in het bijzonder de beursregels van de effectenbeurzen in Londen en New York. Wij streven naar aanhoudende, winstgevende groei en een superieur rendement voor onze aandeelhouders. Wij verschaffen tijdige, regelmatige, betrouwbare en duidelijke informatie over onze activiteiten, structuur, financiële situatie en prestatie.

Wij streven naar het tot stand brengen van wederzijds bevorderlijke relaties met alle zakelijke belanghebbenden.

Maatschappij en gemeenschap Wij werken samen met de nationale en lokale overheidsinstanties en andere organisaties om te voldoen aan onze wettelijke en burgerlijke verplichtingen, wij beperken onze impact op het milieu en dragen bij aan de ontwikkeling van wetgeving en reglementering die betrekking hebben op onze zakelijke belangen. Wij streven ernaar om een goede maatschappelijke burger te zijn door een actief lid te zijn van onze lokale gemeenschappen en door het ondersteunen en aanmoedigen van medewerkers die zich bezig houden met buurtwerk.

Duurzame ontwikkeling Wij streven naar het aanbrengen van continue verbeteringen in het beheer van onze impact op sociaal, economisch en milieugebied en het ontwikkelen van duurzame zakelijke activiteiten. Wij zetten ons in voor de bescherming van het milieu door het gebruik van hernieuwbare hulpbronnen waar mogelijk en ontwikkelen fabricageprocessen en producten die de nadelige effecten op het milieu tot een minimum beperken.

Concurrentie Wij streven ernaar onze activiteiten uit te voeren overeenkomstig het principe van een gezonde en eerlijke concurrentie en in overeenstemming met alle toepasselijke anti-trust- en mededingingswetten en –reglementering. Overeenkomsten of stilzwijgende afspraken met concurrenten om prijzen vast te stellen of de verkoop te beperken zijn verboden. Wij zullen de producten van een concurrent niet oneerlijk afbreken en eventuele vergelijkingen van onze producten en die van onze concurrenten zullen nauwkeurig zijn en op feiten berusten.


Bedrijfsintegriteit

BESTUUR EN NALEVING

Wij streven naar eerlijkheid en billijkheid in alle aspecten van onze zakelijke activiteiten en verwachten hetzelfde van onze zakelijke relaties.

Onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurders vormen de meerderheid van bestuurders van de Raad van Bestuur en de Ethische- en Nalevingscommissie van de Raad van Bestuur van Smith & Nephew.

Wij verstrekken of ontvangen geen ongepaste financiële motivatieprikkels, hetzij direct of indirect, met het oog op het realiseren van bedrijfswinst of financieel voordeel. De onderneming verstrekt geen donaties aan politieke partijen. Onze administratieve boekingsbescheiden en ondersteunende documenten zijn ontwikkeld om de ware aard van onze onderliggende transacties te beschrijven en te weerspiegelen en voldoen aan de toepasselijke boekhoudkundige normen.

Geheimhouding en privacy Medewerkers mogen geen vertrouwelijke informatie over het bedrijf bekend maken aan personen die geen toestemming hebben ontvangen om te beschikken over de informatie of de informatie gebruiken voor persoonlijk voordeel. Medewerkers mogen geen vertrouwelijke eigendomsinformatie van derden ontvangen zonder een door het bedrijf goedgekeurde geheimhoudingsovereenkomst aan te gaan. Alle medewerkers dienen de wetgeving, reglementering en omschreven gedragscodes inzake persoonsgegevens en privacy te respecteren en na te leven.

Belangenvermenging Alle medewerkers dienen bedrijfsbeslissingen te nemen die in het beste belang van het bedrijf zijn. Alle medewerkers dienen persoonlijke activiteiten en financieel belang of transacties te vermijden die in tegenstrijd kunnen zijn met hun verantwoordelijkheden jegens het bedrijf of het bedrijf van een legitieme bron van inkomsten kunnen beroven. Alle medewerkers dienen het uitvoeren van activiteiten, die als nadelig voor het bedrijf worden beschouwd, te vermijden en hun posities of toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie niet voor persoonlijk voordeel te misbruiken.

04


De uitvoerende bestuurders zijn verantwoordelijk voor het uitdragen en naleven van de gedragscode en bedrijfsprincipes door alle medewerkers. De dagelijkse verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd aan het senior management van ons bedrijf. Zij zijn verantwoordelijk voor de invoering van deze principes, indien nodig door middel van een meer uitvoerige begeleiding afgestemd op specifieke bedrijfs- of lokale behoeften en vereisten. De naleving van deze principes en de verantwoordelijkheid voor het vertrouwd zijn hiermee berust bij alle medewerkers. Medewerkers, die waar nodig advies dienen in te winnen, dienen tevens vertrouwd te zijn met de wetgeving en reglementering die betrekking hebben op hun zakelijke activiteiten en alle wetgeving en reglementering na te leven die van toepassing is op de activiteiten van het bedrijf, waar deze ook uitgevoerd mogen worden. Het niet naleven van de wetgeving en reglementering kan disciplinaire actie, met inbegrip van de beëindiging van het dienstverband van de medewerker tot gevolg hebben. Alle medewerkers en personen die onderworpen zijn aan de gedragscode en bedrijfsprincipes zijn verplicht om alle potentiële overtredingen van de gedragscode en de bedrijfsprincipes, overtredingen van wetten, beleidslijnen en procedures of vereisten voorgeschreven door het bedrijf van tijd tot tijd te melden aan een lokale nalevingsfunctionaris of via andere erkende meldingsprocedures. De nalevingsfunctionaris kan, afhankelijk van de aard van de overtreding, de overtreding melden aan de Ethische en Nalevingscommissie van de Raad van Bestuur. Het bedrijf kan disciplinaire actie ondernemen tegen alle medewerkers of personen die onderworpen zijn aan de gedragscode en bedrijfsprincipes en die op de hoogte zijn van een overtreding maar in gebreke blijven om deze te melden. De meldplicht is onderworpen aan de naleving van de lokale wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

De meldingen van medewerkers worden strikt vertrouwelijk behandeld en het bedrijf zal alle mogelijke stappen ondernemen om de anonimiteit van de medewerker te garanderen. Medewerkers die te goeder trouw bepaalde kwesties melden, ondervinden geen represailles van het bedrijf. De naleving van de gedragscode en de bedrijfsprincipes, gedetailleerde gedragscodes en andere vereisten die door het bedrijf zijn voorgeschreven, zijn van tijd tot tijd onderhevig aan een herziening door de Ethische en Nalevingscommissie van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur van Smith & Nephew zal medewerkers geen zakelijk verlies voortvloeiende uit de naleving van deze principes en andere verplichte beleidsregels en instructies verwijten.

2. CONTACT MET DESKUNDIGEN IN DE GEZONDHEIDSZORG U dient, indien nodig door advies op te vragen, de wetten en regulaties die van toepassing zijn op ieder contact dat u heeft met deskundigen in de gezondheidszorg en overheidsfunctionarissen te kennen en na te leven. Als een fabrikant van medische apparatuur volgen wij de codes die door AdvaMed en Eucomed zijn gepubliceerd, alsmede soortgelijke branchecodes in andere markten. De principes van deze branchecodes zijn er op gericht om medische beslissingen te beschermen tegen oneigenlijke beïnvloeding. Branchecodes vormen de basis voor een minimale maatstaf die door de branche wordt geaccepteerd. Zoals hierboven reeds vermeld, kunnen plaatselijke wetten, regulaties en handelsvereisten in sommige regio’s strenger zijn. Voor alle gevallen geldt dat ieder contact met DGZ’s dient te voldoen aan de wet, regulaties en branchecode van het betreffende land (hetgeen het land kan zijn waar de DGZ gevestigd is of een praktijkvergunning heeft).

Ledere variatie op deze gedragscode of de geassocieerde wereldwijde standaard operationele procedures dienen te worden goedgekeurd door de plaatselijke nalevingfunctionarissen (of hun gelijken) en de WBO-verantwoordelijke na consultatie met onze juridische afdeling en, indien nodig, de hoofden van andere afdelingen (zoals financiële, medische and marketing afdelingen). U dient schriftelijk bewijs te hebben van deze goedkeuring en alle variaties moeten verenigbaar zijn met deze code en met de vereisten van plaatselijke wetten en branchecodes. Voor internationale evenementen (met betrekking tot een DGZ die in een ander land werkzaam is) gelden de volgende regels.

A. ONEIGENLIJKE BETALINGEN 1. Algemene verboden U mag geen oneigenlijke betalingen aanbieden of doen (zowel direct als indirect, contant of in natura) aan deskundigen in de gezondheidszorg, overheidsfunctionarissen of ieder ander persoon. U mag ook anderen niet aanmoedigen om oneigenlijke betalingen te doen, of dit toe te laten. U mag geen oneigenlijke betalingen verzoeken of ontvangen (zowel direct als indirect, contant of in natura) aan deskundigen in de gezondheidszorg, overheidsfunctionarissen of ieder ander persoon, of anderen aanmoedigen om dit te doen.


Verscheidene landen hebben wetten die oneigenlijke betalingen aan overheidsfunctionarissen verbieden, zoals bijvoorbeeld het verdrag van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en de Verenigde Staten Buitenlandse Corrupte Praktijken Akte. •

•

Deze restricties zijn tevens van toepassing als deze vormen van oneigenlijke betalingen door sommigen worden beschouwd als acceptabele handelspraktijken in een bepaald land of in een bepaalde cultuur. Wij hebben besloten dat u zich dient te houden aan dit deel van de code in alle markten waarin wij werken – zelfs als deze maatstaven strenger zijn dan die in de bewuste markt voor anderen gelden, en ook wanneer dit betekent dat bepaalde zakelijke mogelijkheden worden gemist. De restricties gelden voor alle vormen van oneigenlijke betalingen, zowel voor directe betalingen als voor betalingen via andere personen die namens u handelen. U dient vooral voorzichtig te handelen met vertegenwoordigers van derden. U verbreekt deze code indien u een betaling maakt aan een vertegenwoordiger van derden waarvan u weet dat deze een oneigenlijke betaling zal maken met betrekking tot onze aangelegenheden, of indien u deze u hiervan verdenkt.

2. Geschenken U mag geen geschenken aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg of overheidsfunctionarissen tenzij het geschenk voldoet aan de uitzonderingsclausule in de procedures. Indien geschenken volgens de procedures zijn toegestaan, wordt de reële marktwaarde bepaald op basis van de winkelwaarde, en niet op basis van de onkosten die zijn gemaakt om het artikel aan te schaffen. Zie GSOP 005 Geschenken aan deskundigen in de gezondheidszorg en overheidsfunctionarissen

3. Privé-vluchten U mag geen vluchten aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg of overheidsfunctionarissen aan boord van privé-vliegtuigen of privé-charters tenzij u hiervoor schriftelijke toestemming heeft van de plaatselijke nalevingfunctionaris en WBO president.

06


4. In dienst nemen van familieleden of vrienden U mag geen directe familieleden (hieronder gedefinieerd) van deskundigen in de gezondheidszorg of overheidsfunctionarissen in dienst nemen als werknemer, vertegenwoordiger van derden, of aannemer om deskundigen in de gezondheidszorg of overheidsfunctionarissen aan te moedigen om onze producten of diensten te kopen. Voordat u iemand in dienst neemt als werknemer, als een vertegenwoordiger van derden, of als aannemer dient u toestemming te verkrijgen van de plaatselijke nalevingfunctionaris of WBO president. Dit betekent dat u hen alle relevante informatie dient te verstrekken met betrekking tot de kwalificaties en de achtergrond van de kandidaat, alsmede de voorgestelde positie. U mag niet toestaan dat personen van wie wij weten dat zij direct verwant zijn aan een deskundige in de gezondheidszorg of een overheidsfunctionaris optreden als de vertegenwoordiger of accountmanager voor die deskundige in de gezondheidszorg of overheidsfunctionaris tenzij u hiervoor schriftelijke toestemming heeft van de plaatselijke nalevingfunctionaris of WBO president. Behalve voor geautoriseerde transacties in verband met uw zaken, mag u geen commerciële betrekkingen hebben met DGZ’s, of instituut, of organisatie die in handen is of wordt gecontroleerd door een DGZ of a directe verwante van een DGZ, tenzij u hiervoor schriftelijke toestemming heeft van de plaatselijke nalevingfunctionaris of WBO president. Wij kunnen alleen toestemming verlenen in gevallen waar bescherming wordt geboden tegen mogelijke belangenverstrengeling. Directe verwantschap betekent iedereen die in het huis woont van een deskundige in de gezondheidszorg, of de echtgenoot, echtgenote, kind, broer, zus, ouder, stiefouder, stiefbroer, stiefzus, schoonvader of -moeder, zwager, schoonzus, grootouder, kleinkind, en de echtgenoot of echtgenote van een grootouder of kleinkind van een DGZ.

B. ETHISCH CONTACT MET DGZ’S EN OVERHEIDSFUNCTIONARISSEN 1. Overzicht De restricties op oneigenlijke betalingen zijn niet van toepassing op legitieme betalingen aan deskundigen in de gezondheidszorg om oprechte zakelijke redenen. In sommige omstandigheden kan het toegestaan zijn om zaken te doen met een deskundige in de gezondheidszorg, zoals voor de volgende regelingen: • • • • • • • • •

consultatie studietoelagen professionele vergaderingen en voordrachten onderwijs klinische studies en publicaties betalingen voor expositie-stal licentie-overeenkomst onderzoek, beurzen en donaties; en andere vormen van betalingen aan medische educatieve organisaties, medische verenigingen en opleidingsinstellingen.

U mag echter geen regeling aangaan tenzij u zich aan deze code en gerelateerde procedures houdt. Het is nimmer toegestaan om financiële overeenkomsten aan te gaan met deskundigen in de gezondheidszorg om hen te belonen voor het kopen of gebruiken van een product (zie het onderdeel over oneigenlijke betalingen hierboven).

2. Beoordeling van behoeften Ieder WBO gaat alleen regelingen aan in overeenstemming met een goedgekeurd plan en budget, dat wij een beoordeling van behoeften zullen noemen. Het WBO Nalevingcommittee zal de beoordeling van behoeften minimaal één maal per jaar herzien. Ieder WBO zal alle nodige inspanningen doen om te verzekeren dat de vertegenwoordigers van derden alleen regelingen aangaan die in overeenstemming zijn met deze code en met de beoordeling van behoeften van de WBO. Het WBO Nalevingcommittee zal substantiële aanpassingen aan de beoordeling van behoeften niet goedkeuren tenzij het verzoek aanwijsbaar oprecht is en een commercieel redelijke zakenbehoefte dient dat op het moment van goedkeuring van de beoordeling van behoeften niet was voorzien.

Een commissie van managers zal de deskundigen in de gezondheidszorg uitkiezen om consultatiediensten te verlenen in overeenstemming met de relevante procedures. De beslissing zal niet worden beïnvloed door verkoopoverwegingen. Betalingen in verband met regelingen mogen niet hoger zijn dan het goedgekeurde budget. Betalingen voor consultatiediensten mogen niet meer kosten dan de reële marktwaarde van de consultatiediensten, gebruik makend van informatie over compensatie van een onafhankelijke organisatie (indien mogelijk). De WBO Nalevingfunctionaris en Groep Ethische en Nalevingfunctionarissen dienen minimaal één keer in de twee jaar de methode om de reële marktwaarde vast te stellen te testen en goed te keuren voor ieder WBO of geografische regio binnen ieder WBO. Zie GSOP 006 Beoordeling van Behoeften Zie GSOP 007 Regelingen en Regelingen Database

3. Commissieregelingen U mag alleen een commissieregeling met een deskundige in de gezondheidszorg aangaan voor een product of dienst indien wij verwachten dat de deskundige in de gezondheidszorg een substantiële bijdrage zal leveren, of heeft geleverd, aan het ontwikkelen van het product of de dienst. Ieder WBO dient een proces op te zetten om te verzekeren dat alle substantiële bijdragen aan intellectueel eigendom, door de deskundige in de gezondheidszorg of door een groep waarin de deskundige in de gezondheidszorg actief betrokken is, worden geregistreerd. Zie GSOP 006 Beoordeling van Behoeften Zie GSOP 007 Regelingen en Regelingen Database

4. Ontmoetingen en amusement Alle ontmoetingen tussen u en deskundigen in de gezondheidszorg met betrekking tot bedrijfszaken dienen professioneel te zijn en de juiste doelstellingen te hebben. U mag verkoop, promotionele of andere zakenontmoetingen hebben met deskundigen in de gezondheidszorg om, bijvoorbeeld, producteigenschappen, verkoopvoorwaarden of contracten te bespreken.


Alle kosten in verband met deze ontmoetingen dienen te zijn geautoriseerd en worden betaald in overeenstemming met relevante wetten en branchecodes. Wij betalen niet de onkosten voor de echtgenoot of echtgenote van de deskundige in de gezondheidszorg, of voor andere personen die niet betrokken zijn in de aangelegenheid. U dient in geen enkel geval een deskundige in de gezondheidszorg te belonen voor het kopen of gebruiken van een product. Het is toegestaan om redelijke reis- en accommodatiekosten te betalen tijdens de ontmoeting (bijvoorbeeld om faciliteiten of zware apparatuur te bezichtigen), tenzij de relevante wet, branchecode of procedure dit verbieden. Om er zeker van te zijn dat u zich op de belangrijke zaken concentreert, mag u geen enkel amusement of ontspannende evenementen of activiteiten aanbieden, zoals golf, skiën, jagen of vakanties, aan deskundigen in de gezondheidszorg. Zie GSOP 008 Onkosten voor zakenvergaderingen met deskundigen in de gezondheidszorg en Bedrijfsgesponserde Product Training en Onderwijs.

5. Bedrijfsgesponserde product training en onderwijs U mag bedrijfsgesponserde product training en onderwijs aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg om hen te helpen onze producten veilig en effectief te gebruiken. Deze evenementen dienen plaats te vinden in een klinische en educatieve omgeving, zoals conferentiecentra, hotels, of onze kantoren. De locatie en beschrijving van het evenement mogen niet suggereren dat amusement of ontspannende activiteiten het voornaamste doel zijn van de ontmoeting. Wij kunnen alle deskundigen in de gezondheidszorg bescheiden maaltijden aanbieden en conferenties houden in verband met deze evenementen. Deze maaltijden dienen bescheiden te zijn in waarde (en tijd), binnen de educatieve of trainingsdoelen te vallen en in overeenstemming met de wetten en branchecodes die van toepassing te zijn.

08


Indien de deskundigen in de gezondheidszorg moeten reizen om de evenementen bij te wonen kunnen wij redelijke reis- en accommodatievergoedingen betalen in overeenstemming met de relevante wetten en branchecodes. U mag geen maaltijden, drankjes, reizen of andere onkosten betalen aan gasten van de deskundigen in de gezondheidszorg, of voor ieder ander persoon, die geen duidelijk professioneel belang hebben in de informatie die tijdens de ontmoeting wordt gedeeld. Zie GSOP 008 Onkosten voor zakenvergaderingen met deskundigen in de gezondheidszorg en Bedrijfsgesponserde Product Training en Onderwijs

6. Maaltijden U mag uit beleefdheid een maaltijd aanbieden terwijl u zaken doet, zo lang u aan de volgende restricties en procedures voldoet en u zich aan de wetten en branchecodes die van toepassing zijn houdt. Maaltijden dienen bescheiden en zeldzaam te zijn en mogen geen deel uitmaken van amusement of een ontspannnend evenement, en dienen plaats te vinden in een omgeving die geschikt is voor een zakengesprek. U mag alleen een maaltijd aanbieden aan specialisten in de gezondheidszorg die de ontmoeting daadwerkelijk bijwonen. U mag geen maaltijden aanbieden aan het gehele personeel van een kantoor indien niet iedereen de ontmoeting bijwoont, of aan een echtgenoot, echtgenote of andere gast. U mag ook geen maaltijden aanbieden als u zelf niet aanwezig bent bij de maaltijd. Zie GSOP 008 Onkosten voor zakenvergaderingen met deskundigen in de gezondheidszorg en Bedrijfsgesponserde Product Training en Onderwijs

7. Conferenties Wij waarderen onafhankelijke, wetenschappelijke of beleidsvormende conferenties die wetenschappelijke kennis en medische vooruitgang bevorderen en die bijdragen aan betere gezondheidszorg, inclusief: •

•

•

conferenties die worden gesponsord door nationale, regionale, of gespecialiseerde medische genootschappen; conferenties die worden gesponsord door geaccrediteerde, voortgaande medische onderwijsinstellingen, en beursrondes en andere formele ontmoetingen waar artsen de klinische gevallen van één of meerdere patiënten bespreken.

Wij steunen sommige conferenties en in sommige landen sponsoren wij deskundigen in de gezondheidszorg zodat zij conferenties kunnen bijwonen, in overeenstemming met de relevante wetten en branchecodes. Zie GSOP 009 Beurzen en Donaties met betrekking tot Deskundigen in de Gezondheidszorg

8. Onderwijsbestanddelen

10. Beurzen en donaties met betrekking tot deskundigen in de gezondheidszorg Wij mogen beurzen of donaties geven aan een deskundige in de gezondheidszorg uit liefdadigheid of wegens humanitaire redenen in overeenstemming met de code en relevante wetten en branchecodes. Beurzen of donaties met betrekking tot deskundigen in de gezondheidszorg mogen alleen worden gegeven na goedkeuring van een relevante commissie. Beurzen of donaties in verband met deskundigen in de gezondheidszorg mogen niet worden gegeven door, of namens, ons in verband met vorige, huidige of mogelijk toekomstige aankopen van onze producten of diensten. De relevante beurzen- en donatiecommissie mag beurzen of donaties alleen geven: •

•

om daadwerkelijk onafhankelijk medisch onderzoek te steunen dat medische wetenschap of onderwijs bevordert, zo lang het duidelijk gedefinieerde doelen en mijlpalen heeft die niet verbonden zijn aan het kopen van onze producten; of aan liefdadigheidsinstellingen of geaccrediteerde liefdadigheidsdoelen, zoals het verlenen van zorg voor de meest behoeftigen, voorlichting aan patiënten, publiek onderwijs, of om evenementen te sponsoren waarvan de opbrengsten bestemd zijn voor liefdadigheidsdoelen.

U mag af en toe bescheiden artikelen, zoals bijvoorbeeld medische tekstboeken en anatomische modellen, aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg als dit patiënten kan helpen, of als het een eerlijke educatieve functie vervult, zo lang dit binnen de relevante wet is. Beurzen en donaties mogen alleen aan organisaties worden gegeven die hier recht op hebben volgens de relevante wet en mogen niet direct of indirect 9. Betalingen en registraties Alle betalingen aan deskundigen in de gezondheidszorg worden gegeven aan individuele deskundigen in de gezondheidszorg. of overheidsfunctionarissen moeten eerst worden geautoriseerd in overeenstemming met de relevante Zie GSOP 009 Beurzen en Donaties met betrekking tot autorisatieprocedure. Alle betalingen die wij (of Deskundigen in de Gezondheidszorg vertegenwoordigers van derden of anderen namens ons) doen, dienen te worden geregistreerd. Deze registraties dienen, tenminste, de details van wie de betaling ontvangt en het doel van de betaling te bevatten. U mag in geen enkel geval de transacties of de registraties daarvan vervalsen of verbergen. Betalingen dienen gemaakt te worden per cheque of elektronisch betaalmiddel.


11. Verkoop- en marketingprogramma’s

13. Gebruik van promotiemateriaal

U mag niet betrokken zijn in verkoop, marketing of ander gedrag dat niet in overeenstemming is met de relevante wetten, inclusief wetten die zijn ingevoerd om gezondheidszorgfraude of misbruik te voorkomen. De wetten kunnen de mogelijkheid om iets van waarde aan te bieden aan een deskundige in de gezondheidszorg om hen aan te moedigen om onze producten en diensten te kopen, gebruiken of te bestellen. Alle regelingen met betrekking tot kortingen, inruil, monsters, huur van apparatuur, verbeteringen en dergelijke dienen in overeenstemming te zijn met de WBO procedures die van toepassing zijn.

Alle verkoop- en marketingactiviteiten dienen te worden uitgevoerd binnen de goedgekeurde productetikettering en met gebruik van het voorafgekeurde promotiemateriaal. ‘Promotiemateriaal’ betekent beschrijvingen of afbeeldingen van producten en hun kenmerken en eigenschappen, verklaringen van het beoogde of gesuggereerde gebruik, en de geschiktheid van de producten voor bepaalde medische condities, in papieren of elektronische versie. Promotiemateriaal omvat etiketten, reclame, tijdschriftartikelen, referentieteksten, verkoop- en marketinghulpmiddelen en tentoongestelde producten. In ieder land mag u alleen promotiemateriaal gebruiken dat voor de inwoners van dat land is goedgekeurd. De plaatselijke vertegenwoordiger voor regelgevende zaken dient goedkeuring te verlenen aan specifiek promotiemateriaal voor een bepaalde regio of land. U mag onze producten alleen promoten voor plaatselijk goedgekeurde naleving en gebruik.

Zie GSOP 010 Goedkeuring voor Verkoop- en Marketingprogramma’s

12. Product evaluatie en monsters Onder bepaalde omstandigheden mag u gratis producten aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg, voor evaluatiedoeleinden en om te beslissen om deze producten te gebruiken, bestellen of te kopen, of om ze in de toekomst aan te prijzen. Indien u gratis verbruikbare of financiële producten aanbiedt voor evaluatiedoeleinden dient u dit te doen onder de voorwaarden van een formeel programma dat door de WBO ontwikkeld is en goedgekeurd is door de plaatselijke nalevingfunctionaris. Wij zullen u niet compenseren voor gratis producten die u aanbiedt. U mag in geen geval gratis producten aanbieden aan deskundigen in de gezondheidszorg om hen te belonen voor het kopen of het gebruiken van onze producten. Zie GSOP 011 Evaluatie- en monsterprogramma’s

10


Zie GSOP 012 Ontwikkeling en Goedkeuring van Promotiemateriaal - Literatuur en Productetikettering

14. Advies over claims en vergoedingen Wij leveren nauwkeurige en eerlijke informatie om de dekking van mogelijke vergoedingen en gezondheidsfinanciering op onze producten en diensten te verklaren aan deskundigen in de gezondheidszorg . Wij helpen ook deskundigen in de gezondheidszorg en anderen om gunstige dekking en geschikte vergoedingniveau’s te verkrijgen van degenen die overheids- en commerciële ziekteverzekeringen betalen. Alle informatie en hulp die wij verlenen, of die namens ons worden verleend, dienen echter nauwkeurig en niet misleidend te zijn en in overeenstemming te zijn met de relevante wetten.

U mag zich niet mengen in de onafhankelijke klinische besluitvorming van een deskundige in de gezondheidszorg. U mag ook geen dekking, vergoedingen of gezondheidsfinanciering verlenen met als doel om de deskundige in de gezondheidszorg onwetmatig aan te sporen om onze producten te kopen, gebruiken of aan te prijzen. Relevante wetten kunnen u verbieden om gratis diensten te leveren om van algemene onkosten kwijt te schelden die een deskundige in de gezondheidszorg anders zou moeten betalen als onderdeel van hun zakenactiviteiten. Personen die een valse claim of registratie maken om een betaling van de overheid te ontvangen of om geld te behouden waar zij geen recht op hebben kunnen wettelijk worden vervolgd. Een persoon of bedrijf die iemand helpt, aanspoort of verzoekt om een valse vergoedingsclaim te maken kan wettelijk aansprakelijk worden gehouden voor die valse claim. U mag geen manieren voorstellen aan anderen om diensten te factureren die medisch niet noodzakelijk zijn, of betrokken zijn in fraudulente praktijken om oneigenlijke betalingen te ontvangen. Om u voor vergissingen op dit gebied te behoeden is niemand geautoriseerd om vergoedingen of claimprocedures namens u voor te stellen, met uitzondering van claims in overeenstemming met onze schriftelijke instructies en begeleiding.

15. Gedrag in een operatiekamer of klinische omgeving U dient onze training voor het zich bevinden in een operatiekamer te voltooien voordat u namens ons een operatiekamer of andere klinische omgeving bezoekt.

16. Vertegenwoordigers van derden Wij vertrouwen op vertegenwoordigers van derden om onze producten en diensten naar vele regio’s te brengen. Zij spelen een belangrijke rol en dienen zich daarbij aan de relevante wetten, deze gedragscode en de branchecodes die van toepassing zijn te houden. U mag nimmer toestaan dat een vertegenwoordiger van derden onwettelijk handelt namens ons. De plaatselijke nalevingfunctionaris en onze managers die toezicht houden op vertegenwoordigers van derden zijn verantwoordelijk voor het selecteren en controleren van de vertegenwoordigers van derden, en voor hun kwalificaties, contracten en training. Zie GSOP 014 Vertegenwoordigers van Derden

3. WERKNEMERS VAN HET BEDRIJF A.GEDRAG OP DE WERKPLEK Werknemers moeten een werkomgeving handhaven waarin iedereen zich welkom voelt; zonder intimidatie, discriminatie of ander ongepast gedrag. Smith & Nephew tolereert geen ongepast gedrag op de werkplek. Bij uw dagelijkse werkzaamheden dient u zich beleefd en voorkomend te gedragen tijdens uw contact met andere werknemers en derden met wie het bedrijf zaken doet. De volgende gedragsuitingen zijn verboden: • • •

Raciale, religieuze of andere stereotypering Vernederende grappen of gebaren Fysiek of mondeling gedrag van seksuele, racistische of lasterlijke aard Intimiderende of agressieve handelingen Ongepaste humor Verspreiden of vertonen van offensief materiaal op de werkplek

U mag een operatiekamer of andere klinische omgeving • alleen betreden indien u hiervoor toestemming heeft • gekregen van de relevante vertegenwoordiger van de • faciliteit. U dient ten alle tijden de relevante wetten en procedures te volgen. De schending van dit beleid door werknemers kan Zie GSOP 013 Gedrag in de Operatiekamer en Andere beschouwd worden als een zwaar vergrijp en Klinische Omgevingen disciplinaire maatregelen tot gevolg hebben, met inbegrip van beëindiging van dienstverband.


B. BELANGENVERMENGING Zowel op uw werk als in uw vrije tijd mag u geen handelingen uitvoeren die in conflict zijn met uw verantwoordelijkheden tegenover het bedrijf. Geen enkele activiteit op het werk of thuis mag de reputatie of goede naam van het bedrijf schaden. Misbruik van de hulpmiddelen of invloed van het bedrijf is ook verboden. Zelfs zonder kwade intenties kan een optredend conflict een negatief effect hebben. Het is belangrijk dat u overweegt hoe uw handelingen overkomen en de schijn van een belangenconflict voorkomt. Maak (schriftelijk aan uw manager) uw externe activiteiten, financiële belangen of relaties bekend die een conflict kunnen vormen of hier de schijn van kunnen opwekken Vermijd handelingen of relaties die een potentieel conflict kunnen veroorzaken of de schijn van een conflict met uw baan of de belangen van het bedrijf kunnen opwekken. Wees op uw hoede voor cadeaus of andere voordelen van derden die zaken willen doen met Smith & Nephew en accepteer geen voorwerpen of voordelen van aanzienlijke waarde in gevallen waar het doel, het effect of de schijn het beïnvloeden van uw oordeel is. Raadpleeg uw manager in geval van twijfel. Gebruik geen hulpmiddelen, intellectuele eigendommen, tijd of voorzieningen van het bedrijf, met inbegrip van kantooruitrusting, e-mail en computertoepassingen voor persoonlijk voordeel. Profiteer niet persoonlijk van eventuele kansen waarin het bedrijf een belang kan hebben en die aan het licht komen door het gebruik van uw functie, informatie of eigendom van het bedrijf. Vraag toestemming van de secretaris van de vennootschap of de juridische afdeling voordat u een positie als functionaris of directeur bij een extern bedrijf accepteert terwijl u een medewerker van het bedrijf bent. Vraag toestemming aan uw manager voor uw toetreding tot de Raad van Bestuur van een organisatie zonder winstoogmerk, vooral wanneer de organisatie relaties onderhoudt met Smith & Nephew of rekent op onze financiële of andere ondersteuning. De toestemming wordt onthouden wanneer deze positie een belangenconflict kan veroorzaken.

12


C. SCHENKINGEN AAN POLITIEKE PARTIJEN EN CONTACT MET OVERHEIDSAMBTENAREN De aanwending van fondsen of activa van het bedrijf voor bijdragen aan overheidsambtenaren of politici, in welke vorm dan ook (hetzij in contanten, eigendommen, diensten of gebruik van voorzieningen) is ten strengste verboden. Het verstrekken van geld of andere voorwerpen van waarde (reis- en representatiekosten bijvoorbeeld) aan overheidsambtenaren, hetzij wel of niet verbonden met zakelijke doeleinden, kan opgevat worden als een schending van de plaatselijke wetten.

D. VERTROUWELIJKE EN PERSOONLIJKE INFORMATIE, PRIVACY EN BEVEILIGING Het bekend maken van de vertrouwelijke of persoonlijke informatie van het bedrijf is niet toegestaan, behalve in verband met de uitvoering van de activiteiten van het bedrijf. Indien u meent dat u gedwongen bent om informatie te onthullen, dan dient u advies in te winnen bij de juridische afdeling van het bedrijf. U mag de vertrouwelijke informatie van het bedrijf niet voor persoonlijk voordeel gebruiken, zowel tijdens als na uw dienstverband bij het bedrijf. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan alle nietpublieke informatie met betrekking tot het bedrijf waarvan de geheimhouding tot voordeel strekt voor het bedrijf of waarvan de openbaarmaking nadelig is voor het bedrijf. Het bedrijf streeft ernaar haar intellectuele eigendommen te beschermen en er wordt verwacht dat u intellectuele eigendommen beschouwt als vertrouwelijke informatie waarop deze code van toepassing is. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie van andere organisaties of van externe bronnen in uw werk voor het bedrijf te gebruiken zonder eerst advies in te winnen bij de juridische afdeling van het bedrijf. Voorzichtigheid is geboden bij het verzenden van vertrouwelijke informatie van het bedrijf vanwege de open omgeving van elektronische communicatie en u dient de informatie altijd te verzenden in overeenstemming met het beleid inzake Wereldwijde Informatiesystemen ("GIS").

Het bedrijf zet zich in voor het beschermen van persoonlijke informatie. U dient alle beleidslijnen en vereisten, die van toepassing zijn op het verzamelen, het gebruik en de opslag van persoonlijke informatie, na te leven. Het bedrijf verkoopt geen gegevens met persoonlijke informatie aan derden tenzij het bedrijf hiertoe toestemming heeft ontvangen van de personen wier informatie in de gegevens is opgenomen. Neem contact op met uw manager, uw plaatselijke nalevingsfunctionaris of de juridische afdeling van het bedrijf indien u vragen of problemen heeft met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie.

Hoewel u de elektronische apparatuur van het bedrijf mag gebruiken voor incidentele persoonlijke zaken, wordt uw persoonlijke privacy tijdens het gebruik van de informatie- of communicatiesystemen van het bedrijf niet gegarandeerd. Aangezien alle documenten en informatie in deze systemen het eigendom zijn van het bedrijf, kunnen ze te allen tijde worden bekeken. Zoals vermeld in de wereldwijde standaard bedrijfsprocedures (GSOP) met betrekking tot het Aanvaardbaar gebruik van IT, in overeenstemming met de toepasselijke wetten, behoudt het bedrijf het recht tot de toegang tot en de controle van de informatie- en communicatiesystemen, met inbegrip van e-mailberichten en andere elektronische documenten van medewerkers, voor alle gepaste doeleinden.

Het is niet toegestaan om de hulpmiddelen of Zie GSOP 015 Bescherming en gebruik van vertrouwelijke communicatiesystemen van het bedrijf te gebruiken informatie voor berichten die: Zie GSOP 016 Bescherming en gebruik van persoonlijke informatie • beledigende of aanstootgevende taal bevatten • illegale of obscene informatie bevatten • in alle waarschijnlijkheid zullen leiden tot het E. COMPUTER EN WERELDWIJDE verlies van of schade aan het werk of de INFORMATIESYSTEMEN systemen van de ontvanger Toegang tot het internet en andere elektronische • lasterlijk zijn communicatiesystemen (zoals e-mail, onmiddellijke • het werk van de werknemer of anderen berichtgeving en voicemail) bevorderen de dagelijkse belemmeren activiteiten van het bedrijf aanzienlijk. Het gebruik • werknemers benaderen voor niet hiervan veroorzaakt echter ook beveiligingsproblemen. geautoriseerde doeleinden Als gevolg hiervan dienen er een aantal voorzorgsmaatregelen te worden genomen om de De GIS afdeling van het bedrijf heeft een integriteit, vertrouwelijkheid en veiligheid van de Informatiebeveiligingsverklaring en een beleid technologie en de informatie van het bedrijf met betrekking tot het Aanvaardbaar gebruik van te waarborgen. IT geadopteerd. Toegang tot het internet vormt een risico voor zowel uw computer als alle informatiesystemen van het bedrijf. U Zie GSOP 017 Verklaring informatiebeveiliging Zie GSOP 018 Aanvaardbaar gebruik van IT wordt verzocht om uitsluitend goedgekeurd materiaal en methoden voor deze activiteiten te gebruiken.


F. BOEKEN, BESCHEIDEN, DOCUMENTBEHEER G. CONTRACTBEHEER Het bedrijf hanteert specifieke administratieve en meldingsnormen en streeft naar het in stand houden van nauwkeurige administratieve boeken en bescheiden, consistente financiële rapporten en een effectieve interne financiële controle. Het bedrijf heeft een interne audit afdeling die de geschiktheid van de interne financiële controle en de systemen en de naleving van de financiële handleiding van de groep controleert. Als beursgenoteerd bedrijf is het bedrijf gehouden tot naleving van verschillende wetten en reglementeringen en de regels van de financiële toezichthouders en effectenbeurzen waarop haar aandelen worden verhandeld. Deze verplichtingen vereisen het onafhankelijke toezicht op de administratieve verantwoordings- en verslagleggingsmethoden van het bedrijf alsmede een verhoogde bestuursverantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid en volledigheid van de financiële rapporten van het bedrijf. Voor aanvullende informatie over de beleidslijnen en procedures met betrekking tot financiële zaken, zie de Financiële handleiding van de groep op http://life/documents/index.jsp?category=5 Krachtens de lokale wetten en voorschriften dient u actieve documenten en archieven in stand te houden op een manier die geschikt is voor uw dagelijkse behoeften. Inactieve of historische documenten moeten beschreven worden op een overdrachtslijst van bescheiden en op een redelijke manier worden opgeslagen om dergelijke documenten tegen beschadiging te beschermen. De documenten die volgens de wet voor bepaalde perioden bewaard moeten worden, mogen niet gedurende die periode worden vernietigd. De reguliere vernietiging van documenten dient onmiddellijk te worden gestaakt in geval van een wettelijk verzoek tot voorlegging van deze documenten of indien de juridische afdeling u heeft verzocht om bepaalde documenten te bewaren.

U dient het volgende na te leven met betrekking tot de contracten van het bedrijf: •

•

Zie GSOP 020 Contractbeheer

4. ONDERNEMINGSZAKEN / MARKTPLAATS A. ANTITRUST EN CONCURRENTIE Antitrust- en mededingingswetten reguleren o.a. de relaties tussen concurrenten; distributieovereenkomsten; octrooien; copyright en handelsmerk licenties; territoriale beperkingen voor wederverkopers en licentienemers; terugstortingen en kortingen aan klanten; en het prijsbepalingsbeleid. Deze wetten verbieden in het algemeen overeenkomsten tussen het bedrijf en onze concurrenten die invloed hebben op prijzen, algemene verkoopvoorwaarden of eerlijke concurrentie. Als u verantwoordelijk bent voor gebieden waarop deze wetten van toepassing zijn, dan dient u met deze wetten en hun implicaties vertrouwd te zijn, in het bijzonder hun toepasselijkheid in het land waar u werkzaam bent. U mag geen afspraken maken met een concurrent om: •

Er wordt van u verwacht dat u vertrouwd bent met de specifieke vereisten van uw bedrijf en locatie alsook met de toepasselijke procedures voor globale werkeenheden. Zie GSOP 019 Documentbeheer

14


Alle contracten moeten door het juiste aantal bevoegde ondertekenaars zijn goedgekeurd en ondertekend. De juridische afdeling van het bedrijf of de secretaris van de vennootschap zal u omtrent toestemming adviseren. Een grondige bedrijfsdoorlichting moet uitgevoerd worden voor alle verkoopmaatschappijen die van belang zijn voor het bedrijf. De bedrijfsdoorlichting vormt de basis van een selectie- en kwalificatieproces dat de reputatie van het bedrijf beschermt door het vermijden van relaties met tegenpartijen met slechte reputaties.

• • •

offertes, offertevoorwaarden, kortingen, promoties of prijzen te bespreken prijzen overeen te komen offertes of inschrijvingen te manipuleren markten of klanten toe te kennen of weigeren zaken te doen met een andere partij

•

met een distributeur of klant overeen te komen of van hen te eisen dat ze bedrijfsproducten tegen bepaalde prijzen of voorwaarden wederverkopen en hoe of aan wie ze onze producten wederverkopen (met enkele uitzonderingen zoals toegestaan door de juridische afdeling van het bedrijf)

U mag de producten van een concurrent niet oneerlijk ondermijnen en eventuele vergelijkingen van onze producten en die van onze concurrenten moeten nauwkeurig zijn en op feiten berusten. U mag geen oneerlijk voordeel tegenover een concurrent gebruiken door manipulatie, verzwijging, misbruik van vertrouwelijke informatie, onjuiste voorstelling van materiële feiten of andere oneerlijke transacties. U moet onze activiteiten in overeenstemming met de principes van eerlijke concurrentie en in naleving van alle toepasselijke wetten en reglementeringen uitvoeren.

Werknemers: mogen geen vooruitzichten, prestaties of • beleidslijnen aan derden communiceren of inside informatie zonder de toepasselijke toestemming bekendmaken • mogen geen berichten in openbare internetdiscussiefora plaatsen zoals in een chat room, blog, mededelingenbord of een dergelijk open forum op het internet waar het onderwerp betrekking heeft op het bedrijf • moeten verzoeken van de pers naar het relevante personeel van de afdeling Communicatie doorsturen. • moeten verzoeken van financiële analisten en instellingen om financiële informatie over het bedrijf doorsturen naar de persoon die verantwoordelijk is voor beleggersrelaties. • moeten de goedkeuring van hun manager verkrijgen voordat ze een uitnodiging accepteren om een toespraak te houden ter gelegenheid van een extern evenement tijdens bedrijfsuren of met betrekking tot de activiteiten van het bedrijf.

B. EXTERNE COMMUNICATIE Het bedrijf streeft naar het verstrekken van nauwkeurige en betrouwbare informatie aan onze belanghebbenden en buitenstaanders via de media, financiële analisten, beleggers en makelaars. Alle openbare bekendmakingen met inbegrip van prognoses, persberichten, toespraken en andere berichten moeten eerlijk, nauwkeurig, tijdig en onderbouwd zijn. Teneinde consistente en nauwkeurige bedrijfsinformatie te verstrekken en vertrouwelijke informatie geheim te houden, bent u niet bevoegd om te antwoorden op vragen van de pers, effectenanalisten, beleggers of andere buitenstaanders. Indien u benaderd wordt om informatie te verstrekken, dan moet u de naam van de persoon die om informatie verzoekt noteren en onmiddellijk de afdeling communicatie van het bedrijf hiervan in kennis stellen. Uitsluitend bevoegd communicatiepersoneel mag brieven goedkeuren of versturen naar de redacteur of andere mededelingen voor publicatie door de pers namens of voor het bedrijf. Mededelingen met betrekking tot onderwerpen die in alle waarschijnlijkheid globale implicaties hebben voor het bedrijf moeten door de groepsdirecteur Externe Communicatie worden goedgekeurd.

Zie GSOP 021 Externe Communicatie – Media, aandeelhouders en analisten

C. EFFECTENRECHT EN HANDELEN MET VOORKENNIS Bij de uitvoering van uw werkzaamheden kunt u belangrijke informatie over Smith & Nephew of andere bedrijven vernemen voordat de informatie openbaar wordt gemaakt. Het gebruik van deze informatie voor uw financiële of ander persoonlijk voordeel of het verstrekken van deze informatie aan derden vormt een overtreding van dit beleid en kan een schending van de wet betekenen. Hieronder vallen het verwerven of vervreemden van de effecten van bedrijven waarover u belangrijke niet bekendgemaakte informatie heeft en het verstrekken van deze “inside informatie” aan anderen die de effecten op basis van de door u gedeelde informatie verhandelen. Neem in twijfel contact op met de juridische afdeling van het bedrijf of de secretaris van de vennootschap voor advies. Zie GSOP 022 Handelen in Effecten en Handelen met Voorkennis


5. REGEL- EN WETGEVING EN KWALITEIT A.GEZONDHEID, VEILIGHEID EN MILIEU Goede gezondheids-, veiligheids- en milieunormen en –praktijken gaan hand in hand met uitstekende bedrijfsresultaten. Hoge normen zijn essentieel om te garanderen dat de werknemers van het bedrijf, het publiek en anderen op wie uw werkzaamheden een invloed hebben, naar behoren zijn beschermd. Bovendien dragen goede praktijken bij aan bedrijfsprestaties door het beschermen en ontwikkelen van menselijke en fysieke hulpmiddelen en het reduceren van de kosten. Het bedrijf streeft naar het scheppen van een veilige en gezonde werkomgeving die voldoet aan alle toepasselijke wetten. Er wordt van u verwacht dat u zich proactief en medewerkend opstelt ten aanzien van milieu-, gezondheids- en veiligheidskwesties. Het bedrijf streeft naar het eerlijk en doeltreffend handhaven van een veilige werkomgeving om letsel en ziekte te voorkomen. Het bedrijf verwacht dat u de lokale bedrijfsprocedures en veilige werkpraktijken zult naleven, letsel en arbeidsongeschiktheid voortvloeiend uit uw werkzaamheden zult melden, stappen zult ondernemen om ongevallen te voorkomen en in het algemeen veiligheid voorop stelt. De bedrijfsprocedure met betrekking tot gezondheid, veiligheid en milieu is te vinden op http://global.smithnephew.com/master/health_safety_environment_3380. htm Zie GSOP 023 Milieu, gezondheid en veiligheid

B. REGEL- EN WETGEVING Het bedrijf is gehouden tot naleving van omvangrijke overheidswetten. De naleving van deze wetten draagt bij aan de prestatie van het bedrijf door het waarborgen van patiëntveiligheid en het verbeteren van de productprestatie. U dient alle bedrijfsprocedures te volgen tijdens het uitvoeren van uw werkzaamheden met betrekking tot kwaliteitsborging, de vervaardiging van eindproducten door derden, productveiligheid, klinische onderzoeken, de controle van promotiemateriaal, klachten van klanten, ongewenste effecten, marktbewaking, de terugroeping van producten en adviesberichten. Zie GSOP 024 Goede fabricagepraktijken,goede laboratoriumpraktijken, goede klinische praktijken

C. OPENBAARMAKING VAN WETENSCHAPPELIJKE ONDERZOEKSRESULTATEN Het bedrijf hanteert wereldwijde praktijken om haar klanten volledig op de hoogte te houden van het gebruik, de veiligheid, de contra-indicaties en bijwerkingen van haar producten en waar toepasselijk, de operationele vereisten en kenmerken van de producten. Het bedrijf verstrekt deze informatie via verschillende media waaronder: • • • • • • •

16


krantenartikelen en bijsluiters (zowel gedrukt als elektronisch) wetenschappelijke symposia productinformatiefolders mailings aan deskundigen in de gezondheidszorg (DGZ’s) educatieve- en promotiematerialen presentaties door vertegenwoordigers het internet

Ongeacht het gebruikte medium moet de informatie consistent zijn met de wereldwijde wetenschappelijke kennis die beschikbaar is voor de relevante producten, goedgekeurd zijn voor gebruik onder de leiding van uw lokale vertegenwoordiger voor regelgeving en voldoen aan de lokale vereisten van goede medische praktijken en overheidswetten. Artikelen over door het bedrijf gesponsorde onderzoeken moeten voldoen aan de vastgestelde normen voor auteurschap van de publicatiemedia, maatschappij, organisatie of plaats van samenkomst. Zie GSOP 025 Openbaarmaking van wetenschappelijke onderzoeksresultaten

6. MELDING VAN WANGEDRAG U dient alle incidenten te melden waarin iemand deze gedragscode niet heeft gevolgd (of als u vermoedt dat dit het geval is). Indien u dit nalaat, kunnen wij disciplinaire maatregelen tegen u nemen, en u uit uw functie ontheffen. U kunt wangedrag op de volgende wijzen melden: U kunt contact opnemen met: •

• •

D. CONTROLE OP INTERNATIONALE HANDEL Het doel van wetten op de controle van de internationale handel is ervoor te zorgen dat bepaalde landen, rechtspersonen of natuurlijke personen, vooral personen die betrokken zijn bij terroristische activiteiten, geen specifieke goederen, diensten of financiële bijdragen ontvangen. De meeste landen, in het bijzonder de VS en de lidstaten van de Europese Unie, verbieden of vereisen een vergunning om internationaal met bepaalde gesanctioneerde landen handel te drijven. Veel landen houden ook lijsten bij van gesanctioneerde personen en rechtspersonen met wie zakendoen verboden is. Het bedrijf vereist de strenge naleving van deze regels en alle transacties worden onderworpen aan een strenge controle op de naleving van alle toepasselijke regels voor de handel met gesanctioneerde landen en personen en verboden eindgebruikers.

onze nalevingmedewerkers, inclusief de plaatselijke nalevingfunctionaris of de nalevingchef; onze juridische adviseur; of een manager, of senior manager, die de melding door zal geven aan de nalevingfunctionaris of juridische adviseur.

U kunt incidenten ook op de volgende wijzen melden: •

•

Bel de Silent Whistle (Stille Melding) Hotline op + 1 877 874-8416 (uitsluitend in de VS), of op + 1 888 546 3577 (ga naar de Nalevingwebsite voor meer telefoonnummers). De Silent Whistle Hotline kan ook worden gebruikt om vragen te stellen of om nalevinggerelateerde zaken te melden. U kunt een online melding maken op het Silent Whistle intranet op http://smith-nephew.silentwhistle.com.

U kunt uw melding anoniem maken. Er kan van omstandigheden sprake zijn waarin wij de identiteit van de persoon die de melding maakt moeten onthullen. In dat geval zullen wij de informant zo goed mogelijk beschermen.

Zie GSOP 026Controle op internationale handel Wij verzekeren dat er geen actie zal worden ondernomen tegen een ieder die, tegoedertrouw, melding maakt van feitelijk of verdacht wangedrag. Zo’n actie zou ons beleid schenden. Indien u onheuglijk wordt behandeld na het maken van een melding kunt u dit rapporteren.


Bijlage A DEFINITIES Onder Overeenkomsten wordt verstaan elke overeenkomst of transactie die wordt aangegaan in verband met ons bedrijf en, direct of indirect, betrekking heeft op het aanbod of de betaling verricht aan deskundigen in de gezondheidszorg ten aanzien van adviesdiensten, schenkingen of subsidies. Onder Code of gedragscode wordt verstaan de onderhavige gedragscode en bedrijfsprincipes en verwante procedures. Onder Bedrijf of Smith & Nephew, wij, ons wordt verstaan een bedrijf van de Smith & Nephew groep. Onder Betrokken Personen wordt verstaan medewerkers van de vennootschap, directeuren, agenten, distributeurs en aannemers die wereldwijd voor of namens het bedrijf optreden. Onder schenking wordt verstaan alle geschenken, hetzij in contanten of in natura (met inbegrip van onze producten) verstrekt aan een organisatie zonder winstoogmerk en/of een liefdadigheidsinstelling. Onder GBU wordt verstaan alle globale werkeenheden van de Smith & Nephew groep. Onder Overheidsambtenaar wordt verstaan: • alle functionarissen of werknemers van een overheidsinstantie of ministerie, overheidsinstelling of instelling van een regering; • alle personen die in een officiële hoedanigheid handelen namens een regering of ministerie, overheidsinstelling of instelling van een regering; • alle functionarissen of werknemers van bedrijven of ondernemingen die geheel of gedeeltelijk het eigendom zijn van een regering; • alle functionarissen of werknemers van een openbare internationale organisatie zoals de Wereldgezondheidsorganisatie of de Verenigde Naties; • alle functionarissen of werknemers van een politieke partij of personen die in een officiële hoedanigheid optreden namens een politieke partij; en/of • alle kandidaten voor een regeringsambt.

18


Werknemers of adviseurs van een staatsziekenhuis of staatsinstelling moeten als overheidsambtenaren worden beschouwd. Onder Subsidie wordt verstaan alle betalingen verricht ten aanzien van: (a) Educatieve programma’s van deskundigen in de gezondheidszorg zoals voortdurende medische educatieve activiteiten (met inbegrip van onkosten van sprekers, onkosten voor voorzieningen en bescheiden maaltijden voor deelnemers); (b) patiënt voorlichtings- en belangengroepen, ziektebeeldscreening of consumentengezondheid beurzen; (c) financiering voor medische studenten, specialisten in opleiding of onderzoekers om educatieve congressen bij te wonen; of (d) onafhankelijk medisch onderzoek met wetenschappelijke verdienste. Onder Subsidies en schenkingen Comité wordt verstaan een comité dat bevoegd is om verzoeken om subsidies of schenkingen voor deskundigen in de gezondheidszorg te beoordelen. Een globale werkeenheid kan verkiezen om een onafhankelijk derde comité of onafhankelijke agent in te schakelen om deze functie namens haar uit te oefenen. Onder GSOP wordt verstaan de wereldwijde standaard bedrijfsprocedure. Onder Gezondheidszorgverlener of deskundige in de gezondheidszorg wordt verstaan alle natuurlijke personen of rechtspersonen die de producten of diensten van het bedrijf kopen, huren, aanbevelen, gebruiken, of bij de koop of huur bemiddelen of de producten of diensten voorschrijven. Met inbegrip van, maar niet beperkt tot, artsen, doktersassistenten, verplegend personeel, apothekers, medische directeuren, onderzoekers, researchers, vertegenwoordigers die voor klanten werken, professionele opvoedkundigen, ziekenhuizen, poliklinieken, groepsinkooporganisaties, managed care-organisaties, verzekeringsmaatschappijen, werkgevers, groothandelaars en alle personen die werkzaam zijn bij dergelijke rechtspersonen en die verantwoordelijk of bevoegd zijn om de producten of diensten van het bedrijf te kopen, voor te schrijven, aan te bevelen, te beïnvloeden of te bemiddelen bij de koop of verkoop hiervan.

Onder Ongepaste betaling wordt verstaan alle financiële betalingen of voordelen die ongepast worden aangeboden of verricht worden met het doel om transacties tot stand te brengen of om ongepast voordeel te behalen voor de natuurlijke persoon of rechtspersoon die de betaling verricht of voor ons. Voorbeelden zijn alle zaken van waarde die openlijk of in het geheim worden verstrekt in contanten of in natura met inbegrip van smeergeld, geschenken, schenkingen, subsidies, representatiekosten, commissie of verkoopovereenkomsten, kortingen, terugstortingen of het uitlenen van uitrusting die niet in overeenstemming met deze gedragscode of de procedures zijn uitgevoerd. Onder Relaties met professionele gezondheidszorgverleners wordt verstaan alle relaties met professionele gezondheidszorgverleners waarbij een betrokken persoon een betaling verricht of zaken van waarde verstrekt aan een professionele gezondheidszorgverlener. Onder Lokale Vertegenwoordiger Regel- en Wetgeving wordt verstaan de werknemer van het bedrijf die aangesteld is als verantwoordelijke voor regel- en wetgeving in het toepasselijke land, de toepasselijke regio of globale werkeenheid. Onder Persoonlijke Informatie wordt verstaan alle informatie in welk formaat dan ook, elektronisch of afdruk, die een werknemer, agent, aannemer, professionele gezondheidszorgverlener, klant of patiënt van klant kan identificeren.

Onder Promotiemateriaal wordt verstaan alle verklaringen of foto’s van producten die de eigenschappen of kenmerken aantonen, een verklaring verstrekken inzake het beoogde of voorgestelde gebruik of de geschiktheid voor een bepaalde medische indicatie, hetzij in papieren versie of elektronisch formaat. Promotiematerialen zijn o.a. labels, reclame, krantenartikelen, referentieteksten, verkoop- en marketingmiddelen, displays op tentoonstellingen in alle gedrukte en elektronische formaten zoals brochures, kranten, tijdschriften, audio-/videotapes, software, het internet en dergelijke. Onder Standaard Bedrijfsprocedure wordt verstaan een gecontroleerd document dat voorziet in operationele stappen, criteria, verantwoordelijkheden en materiaal die vereist zijn voor het uitvoeren van een unieke taak, uniek proces of unieke bedrijfsfunctie Schriftelijke procedures moeten worden gevolgd om te garanderen dat de activiteiten op een consistente manier worden uitgevoerd: GSOP’s zijn wereldwijd en zijn van toepassing op alle globale werkeenheden en locaties. Onder Derde vertegenwoordiger wordt verstaan alle distributeurs, verkoopvertegenwoordigers of andere derden die zich bezig houden met het op de markt brengen en het verkopen van onze producten of diensten aan klanten.

Onder Procedures wordt verstaan standaard bedrijfsprocedures (SOP’s of GSOP’s) die betrekking hebben op en ten grondslag liggen aan de onderhavige gedragscode die werd goedgekeurd door de Ethische en Nalevingscommissie van de groep.


Bijlage B REFERENTIELIJST VOOR WERELDWIJDE STANDAARD BEDRIJFSPROCEDURES GSOP nr. 000 GSOP nr. 001 GSOP nr. 002 GSOP nr. 003 GSOP nr. 004 GSOP nr. 005 GSOP nr. 006 GSOP nr. 007 GSOP nr. 008 GSOP nr. 009 GSOP nr. 010 GSOP nr. 011 GSOP nr. 012 GSOP nr. 013 GSOP nr. 014 GSOP nr. 015 GSOP nr. 016 GSOP nr. 017 GSOP nr. 018 GSOP nr. 019 GSOP nr. 020 GSOP nr. 021 GSOP nr. 022 GSOP nr. 023 GSOP nr. 024 GSOP nr. 025 GSOP nr. 026

20

Standaard Bedrijfsprocedure inzake standaard bedrijfsprocedures Nalevingscontrole Toezicht op naleving Onderzoeken naar beschuldigingen van wangedrag Training nalevingsprogramma Geschenken aan deskundigen in de gezondheidszorg of overheidsambtenaren Behoeftenbeoordeling Overeenkomsten en overeenkomsten database Onkosten voor bedrijfsvergaderingen met professionele gezondheidsverzorgers en door het bedrijf gesponsorde producttraining en opleiding Subsidies en donaties aan professionele gezondheidsverzorgers Goedkeuring van verkoop- en marketingprogramma’s Productbeoordelingen en monsters Ontwikkeling en goedkeuring van promotiemateriaal en productlabels Gedrag in de operatiekamer en andere klinische omgevingen Contractbeheer derde vertegenwoordiger Bescherming en gebruik van vertrouwelijke informatie Bescherming en gebruik van persoonlijke informatie Verklaring inzake informatiebeveiliging Aanvaardbaar gebruik van IT Documentbeheer Contractbeheer Externe Communicatie – Media, aandeelhouders en analisten Handelen in Effecten en Handelen met Voorkennis Milieu, Gezondheid en Veiligheid Goede fabricagepraktijken,goede laboratoriumpraktijken, goede klinische praktijken Openbaarmaking van wetenschappelijke onderzoeksresultaten Controle op internationale handel


Smith & Nephew plc 15 Adam Street London WC2N 6LA United Kingdom

www.smith-nephew.com

T + 44 (0) 20 7401 7646 F + 44 (0) 20 7960 3353

Printed on recycled paper

NL

*smith&nephew. Gedragscode en bedrijfsprincipes

Recommend Documents