DAPATKAH APLIKASI ACCURATE DITERAPKAN PADA PT. COMETINDO CITRA SEMESTA ? Oleh: SUSANAH NIM : 232010055
SKRIPSI Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan – persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI
: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2014 i
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jl. Diponegoro 52 – 60 Tlp: (0298) 321212, 311881 Salatiga , 50711 - Indonesia Fax. (0298) – 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
: SUSANAH
NIM
: 232010055
Program Studi : Akuntansi Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi : Judul
: Dapatkah Aplikasi Accurate Diterapkan Pada PT. Cometindo Citra Semesta ?
Pembimbing
: Harijono, SE. M.Com (Hons), PhD
Tanggal diuji : 24 Januari 2014 adalah benar – benar karya saya.
Di dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah – olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah – olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh. Salatiga, 8 Januari 2014 Yang memberi pernyataan,
Susanah ii
For I know the thoughts that I think toward you, saith the LORD, thoughts of peace, and not of evil, to give you an expected end. Jeremiah 29 : 11
Yet thou in thy manifold mercies forsookest them not in the wilderness: the pillar of the cloud departed not from them by day, to lead them in the way; neither the pillar of fire by night, to shew them light, and the way wherein they should go. Nehemiah 9 : 19
For of him, and through him, and to him, are all things: to whom be glory forever. Amen. Romans 11 : 36
iv
ABSTRACT
Computer information technology makes it possible for a company to gather, save, process, and report data, as well as distribute information to users. PT. Cometindo Citra Semesta is a company which needs a computerized accounting information system. A company which utilizes a manual system will face problems in producing financial reports. Besides that, the financial reporting cycle that is managed by an outside party (freelancer) does not maximally use Accurate Software, which causes difficulties for a company to access financial reports when they are needed to make decisions. The purpose of this research is to find out how the Accurate Application can be applied in the company operational cycle. The research also strives to discover how the Accurate Application can be used with a computerized information system to aid accountants in organizing their financial reports. Besides interviews, observations and documents are analyzed to obtain company business processing data as well as company transaction documents. The results of the research analysis for the company accounting information system show that the Accurate Application can be used by a company in the buying and selling, which becomes a company operational cycle. The process, which starts from document making related activities, will automatically record general ledgers and company accounting ledgers. An analysis of company documents and business processes shows changes from being a manual system to becoming a computerized system. The accounting section, which is responsible for making financial reports, also can utilize the Accurate Application.
Keywords: accounting information system, financial report cycle, computerized accounting information system
v
SARIPATI
Teknologi informasi (TI) menggunakan komputer memampukan suatu perusahaan mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai. PT. Cometindo Citra Semesta adalah salah satu perusahaan yang membutuhkan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi. Perusahaan yang memiliki sistem manual menghadapai masalah dalam menghasilkan pelaporan keuangannya, selain itu siklus pelaporan keuangan yang ditangani oleh pihak luar perusahaan (freelancer) tersebut menggunakan Software Accurate dengan tidak maksimal menyebabkan perusahaan kesulitan dalam mengakses laporan keuangannya sewaktu-waktu ketika dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Berdasarkan informasi yang di dapat melalui wawancara, perusahaan kini juga membutuhkan akuntan yang akan fokus mengerjakan laporan keuangan perusahaannya. Penelitian ini ingin mengetahui bagaimana aplikasi Accurate dapat diterapkan pada siklus operasional perusahaan dan dengan sistem informasi terkomputerisasi bagaimana aplikasi Accurate dapat digunakan untuk membantu akuntan dalam menyusun laporan keuangannya. Selain wawancara, observasi dan dokumentasi dilakukan untuk memperoleh data proses bisnis perusahaan serta dokumen transaksi perusahaan. Hasil dari analisi penelitian pada sistem informasi akuntansi perusahaan adalah Accurate dapat digunakan perusahaan pada bagian penjualan dan pembelian yang menjadi siklus operasional perusahaan. Proses yang berawal dari pembuatan dokumen terkait aktivitas akan otomatis melakukan pencatatan pada jurnal umum dan buku besar akuntansi perusahaan. Analisis terhadap dokumen dan proses bisnis perusahaan mengalami perubahaan dari sistem manual menjadi terkomputerisasi. Bagian akuntansi yang memiliki tugas dalam melakukan proses pelaporan keuangannya juga dapat mengakses pada Accurate.
Kata kunci
: Sistem Informasi Akuntansi, Accurate, Siklus Pelaporan Keuangan, Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala berkat dan rahmat yang diberikan, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi yang terkomputerisasi saat ini bagi perusahaan dapat memudahkan perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Selain itu juga dapat mengintegrasikan beberapa bagian dalam perusahaan untuk melakukan pencatatan akuntansi dalam satu database yang sama. Hal ini menunjukan efisiensi dan efektivitas dari pengerjaan laporan keuangannya. Penelitian ini menfokuskan pada sistem informasi akuntasi dengan studi kasus pada PT. Cometindo Citra Semesta. IT dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melaksanakan proses bisnisnya. Sistem informasi yang terkomputerisasi menggunakan salah satu software yang memiliki fitur berdasarkan kebijakan peraturan pajak di Indonesia yaitu Aplikasi Accurate. Penggunaan aplikasi Accurate yang dapat mengintegrasikan aktivitas bagian penjualan dan pembelian yang dapat membantu siklus operasional perusahaan dari awal proses pembuatan dokumen hingga menghasilkan laporan yang terkait dengan aktivitas tersebut, dan hal ini terkait dengan real time processing. Penulis menyadari penelitian ini belum sempurna dan penulis berharap di masa yang akan datang, ada yang dapat melengkapi penelitian ini agar menjadi lebih baik. Akhir kata, semoga penelitian ini dapat berguna untuk penelitian selanjutnya dan berguna untuk pihak – pihak yang membutuhkan referensi. Salatiga, 8 Januari 2014
Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis menyadari dalam penyusunan penelitian ini tidak bisa diselesaikan oleh penulis sendiri. Berbagai pihak terlibat dalam pembuatan penelitian ini baik dengan cara memberi motivasi, bimbingan dan lain – lain. Pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang terlibat dalam penelitian ini : 1. Keluarga besar tercinta: Mama, Cece Annie dan Koko Yohan, Cece Mili Chana, dan Koko-koko sekandung lainnya yang telah memberikan dukungan baik motivasi dan materil dalam menghadapi tantangan dimasa perkuliahan maupun sampai akhirnya penulis menyelesaikan penelitian ini. 2. Heliconia Foundation: Carli Cooper dan keluarga, serta Oom Bert-Jan yang telah memberikan beasiswa untuk melanjutkan perkuliahan hingga jenjang S1. 3. Bapak Paskah Harijono, SE. M.Com (Hons), PhD selaku pembimbing yang dengan sabar dan teliti membimbing penulis menyelesaikan penelitian ini. 4. Bapak Paskah Ika Nugroho, SE., M.Si., CMA selaku wali studi yang membantu penulis selama kuliah di Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW. 5. Bapak Hari Sunarto, SE. MBA selaku Dekan Fakultas Ekonomika dan Bisnis UKSW. 6. Bapak dan Ibu dosen Matakuliah Pengantar Statistika, Laboratorium Pengauditan, Akuntansi Keuangan Lanjutan, dan Laboratorium Sistem Informasi Akuntansi atas kerjasamanya sebagai rekan asisten dan pengajar. 7. Staff pengajar di FEB UKSW yang telah mendidik penulis selama berkuliah di FEB UKSW. 8. Rekan Korps Asisten FEB yang kompak. Semoga tetap dapat bekerjasama dengan baik. 9. Untuk teman – teman angakatan 2010 dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu penyusunan penelitian ini. 10. Untuk teman-teman Kost Kauman 29 : Novi, Candra, Maria, dan teman-teman lain yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah mendukung dan memberikan motivasi dalam menyelesaikan penelitian ini dan mengisi hari-hari saya di Salatiga
viii
DAFTAR ISI
Judul …………………………………………………………………………………….…. i Surat Pernyataan Keaslian Skripsi ………………………………………………………… ii Halaman Persetujuan ……………………………………………………………………… iii Halaman Motto ……………………………………………………………………………. iv Abstract …………………………………………………………………………………..... v Saripati …………………………………………………………………………………….. vi Kata Pengantar ………………………………………………………………………….…. vii Ucapan Terima Kasih ………………………………………………………………...…… viii Daftar Isi …………………………………………………………………………….…….. ix Daftar Tabel ……………………………………………………………………………….. xi Daftar Gambar ………………………………………………………………..…………… xii Daftar Lampiran……………………………………………………………..…………… xiii Pendahuluan ………….……………………………………………….…..………..……… 1 Tinjauan Pustaka…... ……………………………………………………..………….……. 4 Sistem Informasi Akuntansi………………..........…………………..………...…… 4 Siklus Pelaporan Keuangan………………………………………...……………. 5 Bagan Alir Flowchart…………………………………………................................ 9 Prinsip Dasar Pembuatan Formulir……………...…………………………………. 10 Accurate …………..….………………………...…………………………………. 12 Sistem Informasi Terkomputerisasi …………..………..………………………….. 15 Metode Penelitian ……………………………………………………………..…………... 16 Objek Penelitian ……………………………………………………...……..…...… 16 Metode Pengumpulan Data ……………………………………………..…….…… 17 Metode Analisis Data …………………………………………………….……..…. 17 Teknik dan Langkah Analisis………………........………………………........…… 18 Pembahasan ………………………………………………........……………………...……18 Profil Perusahaan …………………….………………………………….........…… 18 Proses Bisnis Perusahaan ………………………………………………..……..…. 20 ix
Transformasi Sistem Menggunakan Accurate……..…………………….………. 23 Analisis Dokumen……………………………………..…………………….…… 36 Proses Bisnis Menggunakan Accurate…………………………………..……..…. 42 Proses Ujicoba Accurate……………………………..…………………….………. 44 Siklus Pelaporan Keuangan Perusahaan………………..…………………….…… 47 Keterbatasan Accurate............................………………..…………………….…… 53 Penutup …………………………………………………………..……………………...… 54 Kesimpulan ………………………………………………………..………….…… 54 Keterbatasan Penelitian dan Saran……………………………………………….
55
Daftar Pustaka ……………………………………………………………………….…….. 57 Lampiran …………………………………………………………………………..………. 58 Daftar Riwayat Hidup……………………………………………………………..………. 78
x
DAFTAR TABEL
Table 1 Simbol-simbol Umum Bagan Alir ......................................................................................9 Table 2 Setup User Profile Accurate .............................................................................................36
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Setup Currency..............................................................................................................25 Gambar 2 Setup Company Profile .................................................................................................25 Gambar 3 Setup Informasi Pajak Perusahaan ................................................................................26 Gambar 4 Setup Default Mata Uang Rupiah .................................................................................27 Gambar 5 Setup Default Mata Uang USD .....................................................................................27 Gambar 6 Setup Default Mata Uang Euro .....................................................................................28 Gambar 7 Setup Pajak ...................................................................................................................28 Gambar 8 Setup Ketentuan Pembayaran........................................................................................28 Gambar 9 Customer List ................................................................................................................29 Gambar 10 Vendor List ..................................................................................................................29 Gambar 11 Setup Persediaan Produk Siemens ..............................................................................31 Gambar 12 Setup Persediaan Produk Lain.....................................................................................31 Gambar 13 Inventory List ..............................................................................................................32 Gambar 14 Fiscal Fixed Asset Type ..............................................................................................33 Gambar 15 Setup Kebijakan Aset Tetap Perusahaan ....................................................................33
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Flowchart Perusahaan ................................................................................................58 Lampiran 2 Flowchart Perubahan Siklus Perusahaan ...................................................................60 Lampiran 3 Contoh Dokumen Invoice Perusahaan .......................................................................62 Lampiran 4 Contoh Dokumen Faktur Pajak Perusahaan ..............................................................63 Lampiran 5 Contoh Dokumen Delivery Order Perusahaan ..........................................................64 Lampiran 6 Contoh Dokumen Surat Permohonan Pembayaran Perusahaan ................................65 Lampiran 7 Contoh Dokumen Purchase Order Perusahaan ........................................................66 Lampiran 8 Contoh Dokumen Quotation Perusahaan ..................................................................67 Lampiran 9 Contoh Dokumen Invoice dan Delivery order Accurate ...........................................68 Lampiran 10 Contoh Dokumen Purchase Order Accurate ...........................................................69 Lampiran 11 Contoh Daftar Akun ................................................................................................70 Lampiran 12 Contoh Daftar Pelanggan Perusahaan .....................................................................73 Lampiran 13 Contoh Daftar Pemasok Perusahaan .......................................................................74 Lampiran 14 Contoh Daftar Persediaan Perusahaan ....................................................................75 Lampiran 15 Contoh Daftar Aktiva Tetap Perusahaan .................................................................76 Lampiran 16 Contoh Neraca Awal Tahun Perusahaan ..................................................................77
xiii
PENDAHULUAN Kebutuhan akan informasi akuntansi yang reliable yaitu akurat dan wajar, terkait erat dengan transaksi bisnis perusahaan. Alasan utama atas kebutuhan tersebut adalah kemungkinan ada kejadian hilangnya pendapatan perusahaan dan ketidakefisiensian kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan alasan tersebut juga perusahaan perlu memilik suatu sistem informasi akuntansi yang dapat diandalkan. Beberapa kasus yang terjadi seperti kasus pencucian uang atau pelanggaran atas kekayaan intelektual perusahaan membuat pengendalian internal perusahaan yang berfokus pada akuntansi keuangan dan pelaporannya menjadi tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Perusahaan mulai berfokus pada sistem akuntansi mereka, tujuannya adalah untuk memastikan informasi yang dilaporkan dalam laporan keuangan tersebut relevan dan tepat (Kieso et al., 2011). Peran Sistem informasi akuntansi (SIA) menjadi salah satu fasilitas utama perusahaan dalam menghasilkan informasi yang berkulitas dan sekaligus menjadi salah satu strategi bisnis bagi perusahaan. Peran tersebut terbukti memberikan banyak manfaat dalam menunjang kualitas dan optimalisasi kinerja perusahaan (Hutabarat, 2011). SIA merupakan suatu alat yang dapat membantu pemilik perusahaan dan pihak manajemen dalam rangka mengendalikan aktivitas-aktivitas perusahaan terhadap rencana yang telah ditetapkan terlebih dahulu, sehingga rencana perusahaan tersebut dapat berjalan lebih lancar secara efisien dan efektif serta terarah (Milala, 2009). Sistem akuntansi yang terkomputerisasi memiliki tiga keunggulan dibandingkan
dengan
sistem
akuntansi
manual.
Pertama,
sistem
yang
terkomputerisasi membuat proses pencatatan sampai pelaporan keuangan perusahaan menjadi lebih sederhana dan mudah. Transaksi dicatat dalam form dan terproses dalam waktu yang sama di dalam proses pencatatan akuntansi lainnya seperti buku besar. Kedua, proses yang terkomputerisasi lebih akurat dari pada sistem manual. Ketiga, sistem dapat membantu menyediakan informasi laporan posisi keuangan yang ter-update yang dapat digunakan manajemen untuk mengambil keputusan. (Reeve et al., 2008). Pada sistem manual, karena lamban dan kurang luwesnya aktivitas yang dilakukan, pelaksanaan proses ini biasanya
1
memerlukan waktu yang lebih panjang. Akan tetapi dalam suatu sistem pengolahan data elektronis, laporan keuangan bisa disusun setiap saat (Widjajanto, 2001). Di dalam dunia yang saat ini berubah demikian cepat, banyak perusahaan yang menemukan bahwa harus memenuhi kebutuhan dengan cepat dan efisien. Seiring dengan makin dewasanya industri software, semakin banyak perusahaan yang membeli software oleh karena kemudahan ketersediaan software dan biaya yang lebih murah. Menurut perkiraan 80% perusahaan saat ini memasang komputer, menggunakan atau mempertimbangkan untuk menggunakan software massal (Widjajanto, 2001). PT. Cometindo Citra Semesta merupakan perusahaan trading dan service dalam bidang mechanical electrical industry sector adalah salah satu perusahaan yang menggunakan software massal. Perusahaan yang berdiri sejak 4 Febuari 2011 tersebut mulai ingin mengembangkan SIA yang telah dimilikinya selama 2 tahun terakhir. Kebutuhan tersebut muncul untuk meningkatkan kualitas pelaporan keuangannya perusahaan yang selama ini dikerjakan secara terpisah dengan subsistem lainnya. Hal ini juga untuk memenuhi kebutuhan laporan keuangan bagi perusahaan vendor yang bekerjasama dengan PT. Cometindo Citra Semesta, terkait pemantauan kinerja distributor. Berdasarkan informasi awal yang didapatkan oleh peneliti dari Direktur Teknik perusahaan, sistem yang sudah ada saat ini dilakukan secara manual. Siklus operasional yang terdiri dari siklus pendapatan dan pengeluaran perusahaan dilakukan oleh bagian penjualan dan bagian pembelian secara terpisah. Sedangkan pencatatan dan pelaporan keuangan perusahaan dikerjakan oleh karyawan diluar perusahaan
atau
freelancer.
Freelancer
mengerjakan
laporan
keuangan
perusahaan tidak selalu meng-update buku besar perusahaan, melainkan dalam jangka waktu tertentu proses penyusunan dan pelaporan keuangan dikerjakan proses akuntansinya. Berdasarkan hal tersebutlah perusahaan menemukan masalah ketika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan laporan keuangan yang akan dijadikan dasar pengambilan keputusan, hal tersebut sulit untuk dilakukan. Kebutuhan laporan keuangan yang dapat disajikan tepat waktu (timeliness), yaitu
2
menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut dibutuhkan, yang mampu menutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dan lebih cepat. Kebutuhan akan akuntan sendiri muncul karena melihat perkembangan dari aktivitas operasional perusahaan yang semakin banyak dan kompleks sehingga membutuhkan seorang karyawan yang selalu memperbaharui informasi keuangan perusahaan. Selain itu dengan SIA yang terkomputerisasi tersebut dapat diotorisasi langsung oleh pemilik, karena ketika perusahaan membutuhkan informasi tertentu dapat secara langsung mengakses kedalam software tersebut. Adanya penggunaan SIA yang tidak terintegrasi dengan maksimal juga menjadi hal yang perlu diperhatikan perusahaan. Freelancer yang mengerjakan laporan keuangan perusahaan menggunakan salah satu Software SIA yaitu Accurate. Accurate adalah perangkat lunak yang menyediakan suatu sistem yang sebenarnya dapat mengintegrasikan antara siklus pendapatan, siklus pengeluaran, dan
siklus
pelaporan
keuangan.
Pengintegrasian
ini
sebenarnya
dapat
mempermudah perolehan data dan proses penyusunan laporan keuangan perusahaan. SIA perusahaan dengan menggunakan Accurate tersebut juga dapat menjawab kebutuhan perusahaan untuk memiliki SIA yang terkomputerisasi yang dapat diakses bagian akuntansi dalam melakukan proses pelaporan keuangannya. Berdasarkan latarbelakang penelitian, maka peneliti menyimpulkan beberapa persoalan penelitian, yaitu : Apakah Accurate dapat diterapkan pada siklus operasional perusahaan yaitu bagian penjualan dan pembelian PT. Cometindo Citra Semesta secara optimal? Dengan sistem informasi yang terkomputerisasi tersebut bagaimana aplikasi Accurate dapat digunakan untuk membantu akuntan perusahaan dalam menyusun laporan keuangannya ? Berdasarkan itulah tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah memenuhi kebutuhan perusahaan untuk memiliki sistem informasi akuntansi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi keuangan yang sewaktu-waktu diperlukan oleh PT. Cometindo Citra Semesta melalui perusahaan memiliki siklus pelaporan keuangan yang menggunakan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi.
3
Diharapkan dengan penelitian ini kedua pihak yang terkait dapat memperoleh manfaatnya masing-masing : 1. Bagi Pembaca dan Akademisi Memperoleh pengetahuan dan pengalaman mengenai penerapkan SIA khususnya pada siklus pelaporan keuangan yang terkomputerisasi dengan software Accurate versi 3.0 pada sebuah perusahaan. 2. Bagi Perusahaan Dari hasil penerapan software Accurate dengan versi 3.0 yang baru tersebut dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan pelaporan keuangannya dan memenuhi kebutuhan informasi akuntansi yang reliable, sehingga dapat membantu perusahaan dalam menghasilkan laporan keuangan.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk mendukung bagi sistem yang lebih besar. (Romney & Steinbart, 2006). Komponen-komponen dalam sistem informasi tersebut dapat terdiri dari: (1) orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi, (2) prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi, (3) data, tentang proses-proses bisnis organisasi, (4) software yang dipakai untuk memproses data organisasi, (5) infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. SIA melakukan hal tersebut entah dengan sistem manual atau melalui sistem terkomputerisasi. Istilah sistem informasi menyiratkan
4
penggunaan teknologi komputer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Sistem informasi yang berbasis komputer merupakan satu rangkaian perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna. (Bodnar & Hopwood, 2006) Menurut Romney dan Steinbart SIA (2006) memiliki tiga fungsi penting bagi organisasi atau perusahaan yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. Singkatnya fungsi sistem tersebut adalah untuk mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Fokus dari fungsi ini adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan akurat dan andal.
Siklus Pelaporan Keuangan Menurut Bodnar dan Hopwood (2006) siklus pelaporan keuangan bukan merupakan suatu siklus operasi. Siklus ini mendapatkan data akuntansi dan data operasi dari siklus-siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Kesesuaian penyajian laporan keuangan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum memerlukan banyak jurnal penyesuaian dan penilaian. Penilaian dan jurnal ini tidak hanya sematamata berasal dari transaksi pertukaran yang terjadi dalam aktivitas bisnis,
5
misalnya depresiasi dan perhitungan kurs valuta asing. Aktivitas semacam ini merupakan bagian dari siklus pelaporan keuangan perusahaan. Siklus penyusunan laporan keuangan meliputi berbagai kegiatan pengolahan data yang diperlukan untuk menyelenggarakan buku besar (general ledger), termasuk buku besar pembantu (subsidiary ledger), dan penyusunan laporan keuangan yang memuat ikhtisar hasil-hasil operasi perusahaan. (Widjajanto, 2001). Data-data yang dihimpun dalam siklus ini dapat berupa: (1) Data transaksi rutin yang berasal dari siklus operasional perusahaan yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan; (2) Data mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, misalnya pembayaran dan pelunasan instrument utang serta pembelian atau penjualan surat berharga yang bersifat investasi yang berasal dari analisis pada eksekutif keuangan; (3) Data anggaran yang disusun oleh eksekutif anggaran; (4) Data mengenai ayat-ayat jurnal penyesuaian yang disusun oleh kontroler Siklus pelaporan keuangan ada 4 aktivitas dasar yaitu : 1. Pemutakhiran (updating) buku besar Pemutakhiran buku besar merupakan langkah pertama dalam daur penyusunan laporan keuangan. Proses ini merupakan pencatatan ayat-ayat jurnal yang berasal dari dua sumber, yaitu: a. Subsistem akuntansi. Subsistem yang dimaksudkan adalah subsistem-subsistem yang terkait pada masing-masing siklus operasional. Dalam teori, proses pemutakhiran buku pembantu dilakukan “transaksi demi transaksi”. Artinya, setiap terjadi transaksi, dilakukan proses pemutakhiran. Namun dalam praktik biasanya proses tersebut dilakukan secara “kelompok”. Artinya proses itu dilaksanakan dalam bentuk hasil suatu kelompok transaksi dalam suatu periode (harian, mingguan, atau bahkan bulanan) dengan menggunakan ayat-ayat jurnal kelompok b. Subsistem Keuangan. Untuk memutakhirkan buku besar dan buku pembantu, subsistem keuangan menghasilkan ayat-ayat jurnal yang bersifat individual sehingga dilaksanakan secara “transaksi demi
6
transaksi”. Transaksi yang berasal dari subsistem keuangan pada umumnya adalah transaksi yang bersifat nonrutin. Ayat jurnal yang dipergunakan untuk memutakhirkan buku besar dimuat dalam suatu voucher jurnal. Masing-masing ayat jurnal digunakan untuk memutakhirkan buku besar disimpan dalam file voucher jurnal. File ini berisikan informasi yang biasanya dimuat dalam buku besar pada sistem manual dan merupakan hasil (bukan input) dari proses posting. 2. Pembuatan ayat jurnal penyesuaian Tahap kedua yang harus dilakukan dalam siklus pelaporan keuangan adalah pembuatan berbagai ayat jurnal penyesuaian (Adjusting entries). Ayat-ayat jurnal penyesuaian ini dibuat oleh subsistem akuntansi, yaitu setelah neraca saldo disusun. Ada lima jenis ayat jurnal penyesuaian : a. Ayat jurnal accruals yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang bertujuan untuk menyatakan peristiwa yang telah terjadi, tetapi penerimaan atau pengeluaran kasnya belum dilaksanakan b. Ayat jurnal defferals yang dibuat pada akhir periode akuntansi dengan tujuan untuk menyatakan adanya
penerimaan ata
pengeluaran kas sebelum terjadinya peristiwa atau transaksi yang terkait c. Ayat jurnal estimasi yang merupakan perhitungan bagian tahun bersangkutan dari suatu biaya yang mencakup beberapa periode ke depan d. Ayat jurnal revaluasi yang digunakan untuk menyatakan selisih antara nilai buku dan nilai sesungguhnya dari suatu aktiva atau perubahan dalam prinsip akuntansi e. Ayat jurnal koreksi yang digunakan untuk memperbaiki dampak kesalahan-kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. Informasi ayat jurnal penyesuaian juga disimpan dalam file voucher jurnal, dan jika semua ayat jurnal itu sudah diperhitungkan, selanjutnya dapat disusun neraca saldo. Neraca saldo ini akan digunakan sebagai input bagi tahap selanjutnya.
7
3. Penyusunan laporan keuangan Dalam penyusunan laporan keuangan, perhitungan rugi-laba disusun terlebih dahulu dengan menggunakan data dari saldo akun-akun pendapatan dan biaya di neraca saldo. Setelah perhitungan rugi-laba diselesaikan, baru disusun neraca. Proses ini memerlukan ayat-ayat jurnal penutup untuk menutup semua akun pendapatan dan biaya lalu memindahkan saldo rugi-laba ke akun laba ditahan. Pada sistem pengolahan data elektronik akun-akun pendapatan dan biaya bisa ditutup setiap saat (dinihilkan), tetapi angka akumulasi sejak awal tahun hingga tanggal penutupan bisa dipertahankan dalam suatu kolom khusus. Laporan terakhir yang disusun adalah laporan aliran kas. Laporan ini disusun berdasarkan data dari perhitungan rugi-laba dan neraca ditambah dengan berbagai informasi mengenai kegiatan investasi dan pembiayaan yang dilaksanakan perusahaan. 4. Penyusunan laporan manajerial Penyusunan laporan manajerial merupakan langkah terakhir dalam siklus pelaopran keuangan. Langkah ini menghasilkan berbagai jenis laporan manajemen yang pada umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis laporan yaitu : a. Laporan kontrol buku besar. Memuat daftar voucher jurnal yang disusun menurut urutan nomor, nomor akun, atau tanggal dan pencatatan saldo akun buku besar. Laporan ini digunakan untuk mengecek kecermatan proses pencatatan ke buku besar (posting). b. Laporan yang terkait dengan anggaran. Sebagai alat perencanaan dan evaluasi kegiatan digunakan laporan-laporan anggaran. Penyusunan laporan keuangan yang berdasarkan aktivitas pertama sampai aktivitas ketiga merupakan kegiatan untuk menyajikan laporan yang utamanya ditujukan bagi pihak ekstern. Sedangkan kegiatan keempat, yaitu penyusunan laporan manajerial menjelaskan bahwa selain untuk kebutuhan pihak ekstern, siklus penyusunan laporan keuangan pada suatu sistem informasi akuntansi, juga menghasilkan laporan untuk manajemen (pihak intern).
8
Bagan Alir ( Flowchart) Bagan alir (flowchart) adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
Bagan
alir
menggunakan
serangkaian
simbol
standar
untuk
mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. Tabel 1 Simbol-simbol Umum Bagan Alir SIMBOL Simbol input/output
1
2
3
NAMA
KETERANGAN
Dokumen
Dokumen atau laporan: dokumen tersebut dapat dipersiapkan dengan tulisan tangan atau dicetak dengan computer Digambarkan dengan cara menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas Fungsi input atau output apapun di dalam bagan alir program. Juga dipergunakan untuk mewakili jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen Informasi yang ditampilkan oleh peralatan output on-line, seperti terminal, monitor, atau layar Memasukan entry data melalui peralatan on-line seperti terminal atau personal computer
Beberapa tembusan dari satu dokumen Input/output: Jurnal/buku besar
Tampilan
Pengetikan online (on-line keying) Simbol Pemerosesan
Pemrosesan Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan komputer dengan komputer: biasanya menghasilkan perubahan atas data atau informasi Proses manual Pelaksanaan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual Proses pendukung
Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh peralatan selain computer
9
Simbol Penyimpanan Disk magnetis
File N
Data disimpan secara permanen di dalam disk magnetis; dipergunakan untuk file utama (master file) dan database File dokumen secara manual disimpan dan ditarik kembali; huruf yang ditulis di dalam simbol menunjukan urutan pengaturan file secara N= numeris, A= alfabetis, D= dasar tanggal
Simbol arus lain-lain Arus dokumen atau proses Arus data atau informasi
On-page connector
Off-page connector Terminal
Keputusan
Arah pemrosesan atau arus dokumen; arus yang normal berada dibawah dan mengarah ke kanan Arah arus data/ informasi; sering dipergunakan untuk memperlihatkan data yang dikopi dari satu dokumen ke dokumen yang lainnya Menghubungkan arus pemrosesan dari satu halaman yang sama; penggunaan konektor ini akan menghindari garisgaris yang saling silang di satu halaman Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke, halaman lain Titik awal, akhir, atau pemberhentian dalam suatu proses atau program; juga dipergunakan untuk menunjukan adanya pihak eksternal Langkah pengambilan keputusan; dipergunakan dalam sebuah program komputer bagan alir untuk memperlihatkan pembuatan cabang ke jalan alternatif Sumber: Romney & Steinbart, 2006
Prinsip Dasar Pembuatan Formulir Formulir dokumen adalah wujud fisik rekaman transaksi sebagai alat penetapan tanggung jawab dan permintaan dilakukannya suatu kegiatan. (Romney & Steinbart, 2006). Formulir dokumen pada dasarnya digunakan untuk:
10
1. Menetapkan tanggung jawab kegiatan untuk memulai, mencatat, atau menyelesaikan transaksi, 2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, 3. Mengirim data dari satu pihak ke pihak lainnya, 4. Merekam transaksi atau meminta dilakukannya suatu kegiatan. Berikut prinsip dasar pembuatan dokumen yang perlu dipahami oleh seorang akuntan: 1. Formulir yang ditujukan untuk pihak ekternal perlu diberi nama perusahaan (berikut logo) serta alamatnya yang dicetak pada posisi yang jelas, biasanya dibagian atas formulir. Untuk formulir intern, sebenarnya hal ini tidak diperlukan, meskipun banyak perusahaan juga melakukannya. 2. Judul formulir harus dicetak agar penggunanya jelas. Judul ini harus jelas dan deskriptif agar tujuan penggunaannya mudah dipahami. 3. Setiap formulir harus memiliki nomor petunjuk sehingga dapat dijadikan referensi pencatatan baik oleh pihak yang mengisi atau pun yang menerimanya. 4. Harus disediakan ruang untuk tanggal sedikitnya satu ruang untuk setiap formulir. 5. Kalau formulir diisi secara manual harus dibuat garis pedoman penulisan. Kalau diisi dengan alat, mesin atau komputer, garis pedoman itu tidak diperlukan. 6. Kalau formulir yang digunakan cukup lebar, dan pencatatannya dilakukan disebelah kiri dan kanan yang harus berada dalam satu baris, maka setiap baris
penulisan
diberi
nomor
urut
sehingga
dapat
mengurangi
kemungkinan kesalahan. 7. Agar fungsi formulir efektif, ruang data pada formulir harus disusun teratur, sistematis, dan logis. Untk mengetahui urutan logika itu, diperlukan studi yang cukup. 8. Untuk menarik perhatian, bagian-bagian yang penting dapat diberi warna khusus. 9. Sebagai alat kontrol, setiap lebar formulir dapat diberi nomor seri.
11
10. Untuk menghemat waktu pengisiannya, dapat digunakan teknik tick mark, yaitu pengisian dengan hanya memberi tanda tertentu atau dengan menuliskan Y/T (ya/tidak). Tentu saja teknik ini hanya dapat digunakan untk bagian-bagian data yang memungkinkan. 11. Sedapat mungkin gunakan teknik pengisian bersama untuk beberapa formulir yang bentuknya mirip. Oleh sebab itu, jika jenis data yang diisikan ke dalam formulir banyak kesamaannya antara satu dokumen dengan dokumen lainnya, maka bilamana tidak mungkin digabung, teknik penulisannya dapat dilakukan secara bersama, misalnya dengan kertas karbon.
Accurate Accurate adalah piranti lunak akuntansi buatan Indonesia. Program ini memiliki fungsi yang sama seperti Peachtree Accounting (USA), Simply Accounting (Canada), dan Myob Accounting (Australia). Dibandingkan programprogram impor tersebut Accurate memiliki kelebihan, yaitu dapat menggunakan menu berbahasa Indonesia dan kompatibel dengan aturan perpajakan di Indonesia (Sulistiawati, 2005) Menurut Mahmudi (2006) beberapa alasan yang dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk menggunakan Accurate sebagai tools (alat bantu) yang membantu proses pekerjaan anda supaya lebih cepat, mudah, dan menyenangkan diantaranya : 1. User friendly (mudah digunakan) 2. Tingkat keamanan (security) yang valid, karena setiap user bisa diatur password-nya masing-masing untuk setiap aktivitas dengan 3 tingkatan yaitu untuk membuat (create), merubah (edit), dan melaporakan (report) 3. Kemampuan explore semua laporan kedalam media excel, fle.pdf, csv, file.rtf, file.txt
12
4. Dibuat oleh perusahaan di Indonesia (Jakarta), sehingga jika terjadi kerusakan terhadap data dapat dengan cepat ditangani oleh developer secara langsung dan jika ingin bertanya-tanya langsung tentang cara pemakaian dapat datang langsung ke developer atau melalui telefon dengan tarif lokal yang murah. 5. Sesuai dengan standar akuntansi keuangan di Indonesia terutama dalam penentuan metode pencatatan dan perhitungan yang diatur dalam SAK tersebut 6. Tersedianya 2 pilihan menu bahasa yang diinginkan yaitu dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris 7. Terhubung dengan laporan perpajakan Indonesia seperti pembuatan faktur pajak standar, pelaporan SPT Masa, PPN 1195, dan SPT tahunan PPH Badan Formulir 1771 Fitur yang diberikan oleh accurate, sebagai berikut : 1. Multi fungsi a. Multi currencies, dapat mencatat transaksi mata uang asing terutama untuk akun tipe kas/bank, piutang dan utang. Setiap terjadi
perubahan
kurs
saat
pembelian/penjualan
dengan
pembayaran utang/piutang akan dicatat secara otomatis sebagai realisasi selisih kurs (realized gain/loss) untuk setiap mata uang. Setiap akhir bulan (periode) disediakan fasilitas period end untuk menghitung jumlah unrealized gain/loss dari kurs pada awal periode dengan kurs saat akhir periode pada bulan yang bersangkutan b. Multi warehouse, dapat mengetahui posisi kuantitas suatu barang berada di gudang mana saja c. Multi user, beberapa orang dapat mengakses satu data yang sama di komputer yang berlainan yang sudah terhubung dengan jaringan sesuai dengan akses dan password masing-masing
13
d. Multi sales tax, setiap faktur pembelian maupun penjualan dapat menghitung 2 tingkat pajak penjualan yaitu PPN dan pajak penjualan barang mewah (PPnBM) e. Multi discount, setiap faktur untuk masing-masing barang dapat ditentukan masing-masing diskon dengan diskon yang bertingkat. Diskon setiap faktur dapat diisikan dalam jumlah presentase bertingkat atau langsung jumlah angka yang biasanya digunakan untu diskon pembulatan di bagian bawah faktur f. Multi salesman, setiap faktur penjualan dapat dipilih siapa penjualnya dengan penentuan batasan komisi yang akan diberikan kepada penjualan tersebut g. Multi form template, setiap formulir isian dapat didesain sendiri dengan lebih dari satu macam jenis cetakan voucher. Misalnya perusahaan dapat membedakan cetakan untuk faktur pajak standar, faktur pajak komersial, faktur tagihan untuk tipe pelanggan tertentu dan lainnya h. Multi unit, setiap item barang (inventory parts) dapat dibagi satuannya dalam tiga tingkatan dimana tingkatan pertama (unit1) sebagai unit default dalam perhitungan setiap kuantitasnya. Setiap tingkatan berikutnya dikalikan dengan standar unit 1 tersebut 2. Bilingual (dua bahasa), dapat ditampilkan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. 3. Pilihan metode perhitungan persediaan antara metode rata-rata (average) atau FIFO dengan pencatatan metode perpetual 4. Modul yang sudah dijadikan dalam satu paket, dimana setiap modul terdiri dari beberapa aktivitas sehari-hari dan menghasilkan satu laporan terpadu. 5. Customize report, satu jenis laporan yang sudah disediakan dapat dikustomisasi sendiri oleh user menjadi puluhan bahkan ratusan jenis laporan yang sudah dimodifikasi sesuai dengan pengelompokan dan tampilan yang diinginkan oleh user sendiri. Perubahan ukuran lebar kolom
14
yang dapat diatur sendiri oleh user dengan mudah, tampilan jenis angka, huruf, warna, dan skala perhitungan setiap angka di laporan 6. Client server, dari bebrapa pilihan jenis jaringan yang akan digunakan, Accurate memilih jaringan dengan model client server sebagai model jaringan yang menjamin sampainya data yang diinput oleh user ke dalam server. Model kerja sistem client server ini adalah database diletakan di satu komputer, sebut saja di sebuah server, sedangkan user memasukan data di komputer lainnya yang di sebut dengan client. Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan sumber daya yang dirancang untuk mentransformasi data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan ke berbagai pihak pengambil keputusan. Istilah SIA mencakup penggunaan teknologi informasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna. Komputer saat ini digunakan dalam berbagai jenis sistem informasi. Organisasi menggunakan komputer untuk memproses data transaksi yang nantinya dapat membantu dalam menghasilkan informasi (Bodnar & Hopwood, 2006). Menurut Widjajanto (2001) dibandingkan dengan konversi sistem manual, konversi data menggunakan komputer memiliki keunggulan: 1. Dapat meningkatkan Throughput dan efisiensi, khususnya jika volume data yang diolah cukup besar. Throughput adalah ukuran kapasitas sistem mulai input sampai output dalam suatu periode tertentu. Dengan menggunakan komputer, throughput akan semakin besar, sehingga jika volume data yang diolah cukup besar, biaya per transaksi akan semakin rendah. 2. Memudahkan pekerjaan, karena komputer dapat melakukan perhitungan secara otomatis, bisa mencatat data tanggal dan waktu secara otomatis, dapat membuat nomor urut secara otomatis, dan lain-lainnya. Selain itu, komputer juga mampu melakukan verifikasi kecermatan angka-angka data transaksi input dan membandingkan data tersebut dengan data yang sah.
15
Komputer juga dapat membuat ikhtisar sesuai dengan acuan yang digunakan. 3. Menyajikan informasi yang cepat dan akurat. Laporan dan analisis yang diproses dan disusun oleh komputer dapat disajikan dengan jauh lebih cepat jika dibandingkan apabila dikerjakan oleh manusia. Selain cepat, komputer juga dapat menyajikannya dengan kecermatan yang tinggi. Munculnya komputer juga memberikan pengaruh traumatik dan keuntungan pada fungsi akuntansi. Pada sisi negatif, fungsi akuntansi kehilangan atau terpaksa membagi tanggung jawab utamanya dengan komputer, sedangkan sisi positifnya komputer telah memberikan dukungan yang sangat besar kepada fungsi akuntansi dan para manajer akuntansi. Komputer membantu para akuntan untuk menyajikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan. Meskipun demikian, tanggung jawab akuntansi melaporkan kepada pihak luar dan mengevaluasi prestasi serta hasil sistem informasi tidak dipengaruhi oleh kehadiran komputer. Membandingan pengaruh negatif dengan pengaruh positif, pengaruh bersih di masa yang akan datang adalah positif (Wilkinson, 1994)
METODE PENELITIAN Obyek Penelitian Obyek yang diteliti adalah sistem informasi akuntansi pada PT Cometindo Citra Semesta. Perusahaan tersebut berlokasi di Shopping Arcade B-16, Jakarta Garden City, Cakung Timur, Jakarta Timur 13910. Fokus penelitian ini adalah menggambarkan dan memperbaiki desain SIA perusahan
yang dilaksanakan secara manual kemudian diubah dengan
menggunakan
perangkat
lunak
Accuate.
Sistem
yang
baru
tersebut
diimplementasikan pada PT Cometindo Citra Semesta dengan cara mempelajari dan menganalisis komponen-komponen terkait yang meliputi dokumen dan catatan yang digunakan, prosedur yang dilakukan, beserta fungsi-fungsi yang terkait, serta pelaporannya.
16
Metode Pengumpulan Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Jenis data primer yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara yang dilakukan terhadap direktur teknik perusahaan yaitu Bapak Yohan Widyatmoko ST. Data sekunder yang diperoleh peneliti dari catatancatatan, dokumen-dokumen, yang dipakai dalam menunjang proses transaksi dari proses penjualan sampai pada penagihan terhadap penjualan kredit perusahaan dan pelaporan keuangan perusahaan. Metode pengumpulan data adalah sebagai berikut : a) Dokumentasi Dokumen-dokumen yang diperoleh peneliti terkait dengan transaksi penjualan, pembelian, dan sampai dengan penagihan atas penjualan kredit yang dilakukan perusahaan, dapat berupa dokumen pendapatan seperti bukti transfer, faktur penjualan tunai, bill of lading. Dokumen pengeluaran dan buku jurnal yang kemudian di posting ke dalam buku besar b) Wawancara Wawancara dilakukan terhadap direktur perusahaan yaitu Bapak Yohan Widyatmoko ST. Data yang diperoleh adalah terkait prosedur transaksi dan proses bisnis dari perusahaan, serta profil perusahaan c) Observasi Pengumpulan data berdasarkan observasi yang diperoleh adalah struktur organisasi dan prosedur bisnis perusahaan.
Metode Analisis Data Teknik analisis yang digunakan adalah kualitatif deskriptif. Analisis ini dilakukan dengan membandingkan teori-teori yang ada dengan kenyataan yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan data-data yang diperoleh serta untuk menguraikan atau memberi pendapat dalam pengambilan keputusan dari laporan yang telah diperoleh. Metode ini dilakukan agar memberikan gambaran umum
17
perusahaan, khususnya mengenai sistem informasi akutansi yang terkomputerisasi di perusahaan yaitu dengan menggolongkan data dan dokumen yang ada dalam bentuk penyajian data. Teknik dan Langkah Analisis Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : a) Memahami proses bisnis yang ada di perusahaan PT Cometindo Citra Semesta dan menggambarkan proses tersebut dengan flowchart b) Mengidentifikasi
kebijakan-kebijakan
perusahaan
sesuai
dengan
requirement yang ada dalam Accurate. c) Melakukan transformasi sistem manual perusahaan dengan sistem pada Accurate d) Melakukan analsis dokumen transaksi yang digunakan perusahaan dengan dokumen yang dapat dihasilkan melalui software Accurate. e) Mengidentifikasi perubahan sistem yang terjadi dari transformasi sistem yang manual dengan terkomputerisasi f) Melakukan uji coba dengan menjalankan aplikasi dengan transaksi yang telah ada pada setiap transaksi bagian penjualan, bagian pembelian, dan bagian akuntansi PEMBAHASAN Profil Perusahaan PT. Cometindo Citra Semesta yang berdiri sejak 4 Febuari 2011 adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang mechanical mesin pabrik. Perusahaan ini tidak hanya melayani penjualan spare part mesin saja, tetapi juga melayani perbaikan (service) mesin pabrik yang rusak. Perusahaan yang telah menjadi distributor resmi dari PT. Simens Indonesia sejak 2012 tersebut tidak hanya melakukan tansaksi penjualan dan pembeliannya dalam negeri, tetapi juga di luar negeri. Perusahaan ini mendedikasikan kegiatan operasionalnya untuk membuat pelanggan puas dengan meningkatkan keterampilan, kinerja sistem informasi dan
18
komunikasi melalui pengiriman cepat solusi inovatif untuk mengatasi masalah yang dihadapi pelanggan. PT. Cometindo Citra Semesta memiliki visi yaitu untuk menjadi pemasok terkemuka, mandiri, dan menguntungkan untuk pasar Indonesia yang lengkap dalam otomotif industri dan sistem kontrol. Selain itu, perusahaan bertujuan untuk menjadi salah satu yang terbaik dan dapat dipercaya mitra industri di seluruh dunia, sehingga harapannya perusahaan dapat melihat kepuasan pelanggan dan mitranya, dan akan menjalin kerjasama yang berkelanjutannya dari hubungan kerja yang terjalin tersebut. Siklus pelaporan keuangan yang ada saat ini masih dikerjakan oleh akuntan freelance yang membantu dari luar perusahaan. Melihat perkembangan kedepan perusahaan ingin memiliki akuntan sendiri yang akan melakukan pencatatan transaksinya sampai menghasilkan laporan keuangan. Hal ini disampaikan Direktur perusahaan karena semakin kompleks dan banyaknya transaksi-transaksi di perusahaan yang perlu menjadi fokus seorang akuntan khusus perusahaan. Hal ini juga menjawab kebutuhan informasi akuntansi yang dibutuhkan perusahaan sewaktu-waktu dalam proses pengambilan keputusan. Perusahaan yang memiliki 13 orang karyawan tersebut memiliki 4 bagian utama yaitu: (1) Bagian teknisi, yaitu orang yang bertanggung jawab atas konsultasi dan upgrade mesin customer dan menjadi tempat pemasangan dan perbaikan mengenai permesinan pabrik; (2) Bagian Penjualan, yaitu orang yang bertanggung jawab melakukan proses dari penerimaan Purchase Order (PO) pelanggan sampai dengan melakukan penagihan atas pembelian yang dilakukan oleh customer (3) Bagian Pengiriman, yaitu bertanggung jawab melakukan pengemasan barang sesuai dengan pesanan customer dan melakukan pengiriman barang tersebut kepada customer, (4) Bagian Pembelian, bertanggungjawab mencari dan melakukan pembelian barang kepada vendor jika barang tidak tersedia di persediaan perusahaan. Pembelian dilakukan sesuai dengan Purchase Order (PO) yang diberikan customer kepada perusahaan. Proses ini berawal dari proses melakukan pencarian barang dari beberapa vendor dan kemudian sampai barang dikirimkan oleh vendor dan diterima perusahaan.
19
Proses Bisnis Perusahaan Siklus pelaporan keuangan yang merupakan kebutuhan perusahaan adalah siklus yang akan menerima data akuntansi berupa dokumen-dokumen transaksi dari siklus lainnya yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran kas perusahaan. Proses bisnis perusahaan yang ada di PT Cometindo Citra Semesta dapat di gambarkan dalam flowchart (Lampiran 1) dan berikut siklus yang diterapkan pada perusahaan : 1. Bagian Penjualan Bagian Penjualan adalah bagian yang menangani proses permintaan pembelian dari customer hingga terjadinya penerimaan pembayaran dari customer atas kesepakatan suatu transaksi penjualan. Berawal dari customer yang menyampaikan PO-nya kepada perusahaan dan perusahaan mengkonfirmasi customer bahwa PO yang bersangkutan telah diterima dan atas PO tersebut dilakukan pengecekan persediaan apakah barang yang diminta tersedia (ready stock) di perusahaan. Proses pengecekan ini akan menentukan apakah barang tersedia atau tidak, jika tersedia maka PO dapat langsung diproses lebih lanjut dalam hal pengiriman barangnya. Sedangkan, jika pengecekan tersebut menghasilkan barang tidak tersedia, maka karyawan bagian penjualan melakukan pengecekan barang ke vendor, sehingga dari hasil pengecekan ini menghasilkan keputusan barang tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta customer tersedia maka PO tersebut akan dibuatkan salinannya dan diberikan ke bagian pembelian untuk dilakukan proses pembelian, sedangkan PO asli disimpan sampai mendapatkan konfirmasi ketersediaan barangnya di perusahaan dari bagian pembelian. Jika barang tidak tersedia maka PO tersebut akan dikembalikan
ke customer.
Berdasarkan
informasi
dari
Direktur
perusahaan, selama ini perusahaan selalu memenuhi kebutuhan customer, jadi
untuk
pengembalian
PO
kepada
customer
sangat
kecil
kemungkinannya. Hal tersebut sesuai dengan tujuan perusahaan yaitu
20
memuaskan pelanggan dengan menyediakan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Apabila barang tersedia atau telah tersedia setelah proses pembelian di persediaan perusahaan, bagian penjualan mempersiapkan dokumen yang akan dikirim bersama barang yaitu Delivery Order (DO) 3 rangkap, Invoice 3 rangkap, faktur pajak 3 rangkap, dan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) 1 rangkap, yang dokumen tersebut dikirimkan melalui email customer ataupun cetakan aslinya dengan pendistribusian sebagai berikut: Invoice dan faktur pajak rangkap 1 dan rangkap 3, serta SPP diberikan ke customer, dan sisanya disimpan di bagian penjualan tersebut. Sedangkan untuk DO diberikan keseluruhannya ke bagian pengiriman untuk di lampirkan pada saat pengiriman barang dilaksanakan. Setelah semua dokumen diterima,oleh customer, perusahaan meminta konfirmasi atas pembayaran oleh customer baik melalui bilyet giro atau bukti transfer. Apabila melalui Transfer, bagian penjualan dapat memperoleh bukti transfer tersebut dan mengkonfirmasi pemilik untuk melakukan pengecekan penerimaan uang tersebut direkening secara online, sedangkan jika dengan bilyet giro, perusahaan akan menerima pembayaran melalui pemindahbukuan antar rekening yang akan diotorisasi pemilik. 2. Bagian Pengiriman Pada bagian pengiriman menerima DO 3 rangkap, Invoice rangkap 1 dan 3, faktur pajak rangkap 1 dan 3, dan SPP yang telah dibuat oleh bagian penjualan. Setelah itu bagian pengiriman melakukan pengemasan berdasarkan jenis barang yang diminta sesuai dokumen. Pengiriman ini dapat dilakukan oleh karyawan perusahaan sendiri (customer dalam kota) maupun pengiriman dengan jasa ekspedisi tertentu (customer luar kota). Jika pengiriman dari pihak perusahaan sendiri maka DO dan tanda terima disertakan dan di tandatangani oleh penerima, tetapi jika pengiriman dengan jasa ekspedisi DO rangkap 3 saja yang dilampirkan beserta dokumen. Dan rangkap 1 dan 2 disimpan oleh perusahaan di bagian
21
pengiriman. Setelah pengiriman dilakukan bagian pengiriman melakukan konfirmasi ke bagian penjualan agar bagian penjualan yang melakukan konfirmasi penerimaan barang langsung kepada customer. 3. Bagian Pembelian Bagian Pembelian adalah bagian yang akan melakukan proses yang berawal dari menerima PO salinan dari bagian penjualan untuk dilakukan proses pembeliannya hingga perusahaan menerima barang yang dibeli tersebut. Berdasarkan PO salinan yang diterima tersebut bagian pembelian melakukan proses permintaan penawaran kepada vendor sehingga penawaran (quotation) vendor akan diterima perusahaan. Proses permintaan penawaran kepada vendor dilakukan secara online (by email). Proses penawaran inilah yang menentukan kesepakatan harga barang. Setelah kesepakatan pembelian dilakukan, bagian pembelian membuat PO 2 rangkap atas nama perusahaan dimana rangkap pertama dikirimkan ke vendor dan rangkap 2 disimpan di bagian pembelian. Pada saat pengiriman PO rangkap 1 tersebut perusahaan melakukan konfirmasi dan meminta data terkait NPWP (informasi terkait pajak untuk vendor baru) perusahan vendor dan Invoice juga disertakan untuk perusahaan dapat melakukan pembayaran. Proses pembayaran ini langsung akan ditangani oleh pemilik sendiri, sehingga bukti transfer akan diberikan ke bagian pembelian untuk melakukan konfirmasi. Setelah pembayaran dilakukan dan konfirmasi ke perusahaan vendor atas pembayarannya dengan bukti transfer tersebut juga telah dilakukan, barang yang dibeli tersebut akan diterima perusahaan dalam waktu tertentu sesuai dengan masa pengirimannya yang telah ditentukan. Pada saat barang diterima bersama dengan dokumen asli (tercetak) yaitu DO, Invoice dan faktur pajak dari vendor, penerima dari bagian pembelian melakukan pengecekan kesesuaian barang sesuai dengan POC yang dibuat perusahaan. Jika barang tidak sesuai, perusahaan akan mengkonfirmasi perusahaan vendor untuk meminta barang yang sesuai dan mengirimkan kembali barang yang tidak sesuai tadi. Sedangkan jika barang sesuai maka
22
seluruh dokumen disimpan sesuai dengan nomor urut dan barang disimpan, serta lakukan konfirmasi ke bagian penjualan lebih lanjut mengenai ketersediaan barang tersebut, agar bagian penjualan dapat mengkonfirmasi penjualnnya kepada customer dan melanjutkan proses penjualan dan pengiriman barang ke customer.
Transformasi Sistem Menggunakan Accurate Accurate adalah salah satu software sistem informasi akuntansi yang dapat diterapkan pada suatu perusahaan. Software yang memberikan sarana pencatatan akuntansi yang Real Time Processing tersebut juga memiliki keunggulan yaitu perpindahan data manual yang dimiliki perusahaan untuk dimasukan kedalam accurate. Beberapa proses yang menjadi dasar setup Accurate adalah kebijakan yang diterapkan dalam perusahaan, daftar nama akun perusahaan, daftar informasi mengenai persediaan, customer, dan vendor perusahaan, dan yang terakhir adalah rancangan dokumen yang disesuaikan dengan dokumen penggunaan pada perusahaan. Pelaksanaan persiapan tersebut dilakukan pada awal proses pembuatan database dan file baru perusahaan. Dalam proses persiapan ini angka yang disajikan adalah angka fiktif atau tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, tetapi prinsip dari data tersebut sama. Berikut proses persiapan yang dilakukan : 1. Kebijakan Perusahaan dan Prosedur Perusahaan Kebijakan yang dimiliki perusahaan sangat penting diketahui karena dapat menjadi acuan dasar persiapan pada Accurate. Hal tersebut akan menyesuaikan dengan penggunaan software yang ada. Berikut yang dapat menjadi acuan persiapan dari Accurate itu sendiri yaitu : a. Perusahaan memiliki kebijakan atas pembentukan dan penggunaan Kas
Kecil
(Patty
Cash)
sebesar
Rp.
3.000.000
dengan
menggunakan sistem pencatatan dana tetap. Dana kas kecil ini digunakan untuk membiayai penunjang operasional harian perusahaan dengan nilai transaksi dibawah Rp. 250.000 seperti bensin, tol, parker, air minum, sumbangan, dan lain-lain. Pengisian
23
dana kas kecil akan dilakukan setiap seminggu sekali dengan ketentuan hari yang ditetapkan perusahaan. b. Seluruh Transaksi perusahaan terkait penerimaan pelunasan piutang dari transaksi penjualan dibayarkan dengan transfer ke rekening perusahaan. Begitu pula untuk pembayaran utang perusahaan
terkait
pembelian
kepada
vendor
pembayaran
dilakukan dengan mentransfer sejumlah uang melalui rekeningg perusahaan. c. Metode penyusutan aktiva yang diterapkan perusahaan adalah metode garis lurus dan metode penilaian persediaan adalah Average (rata-rata). d. Harga yang dicantumkan pada saat penjualan adalah harga yang sudah termasuk didalamnya biaya pengiriman. e. Perusahaan menggunakan 3 jenis mata uang (currency) yaitu: USD, Euro, dan Rupiah. Mata uang ini adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian perusahaan, namun dalam pelaporannya perusahaan menggunakan mata uang Rupiah. f. Data periode akuntansi yang digunakan dalam penggunaan Accurate ini adalah data periode tahun 2013, sehingga setup Accurate ini berada di periode antara 31 Desember 2012 hingga 31 Desember 2013. g. Seluruh proses penjualan yang dilakukan perusahaan dalam transaksi penjualannya dilakukan atas dasar kepercayaan pada customer, hal tersebut dikarenakan customer perusahaan yang merupakan pabrik-pabrik besar yang ada di Indonesia adalah customer yang sifatnya tetap. Atas dasar itulah sistem pembayaran dari aktivitas penjualan perusahaan dilakukan setelah barang di kirim atau dilakukan penyetelan mesin tersebut. h. Perusahaan memiliki persediaan yang disimpan di lemari persediaan kantor saja. Perusahaan tidak memiliki jumlah
24
persediaan barang yang besar, sehingga penyimpanan persediaan cukup di satu lokasi saja (centre). 2. Laporan Pendukung Setup Awal Proses setup awal perusahaan ini dilakukan dengan menggunakan Quick Setup (Persiapan Singkat) yang disediakan oleh software tersebut untuk melakukan penginputan data manual ke dalam accurate. Beberapa laporan manual yang dibutuhkan menjadi bahan untuk melakukan setup awal pada accurate adalah : a. Berikut data informasi umum perusahaan yang dapat mendukung program Accurate dijalankan dengan maksimal adalah : Gambar 1 Setup Currency
Gambar 2 Setup Company Information
25
Gambar 3 Setup Informasi Pajak Perusahaan
b. Daftar Akun Perusahaan Daftar akun perusahaan (lampiran 12) adalah daftar yang menjadi setup awal perusahaan, dimana semua nama akun-akun yang dapat digunakan perusahaan dalam proses bisnisnya. Di dalam tampilan daftar akun tersebut terdapat 2 jenis akun yaitu Akun parent (induk) dan akun child (anak). Akun-akun tersebut dikelompokan menjadi 2 kategori laporan utama yaitu : (1) Kelompok Neraca : Cash/Bank, Account Receivable, Inventory, Other Current Assets, Fixed Assets, Accumulated Depreciation, Account Payable, Other Current Liabilities, Long Term Liabilities, dan Equity; (2) Kelompok Laba/Rugi : Revenue, Cost of Goods Sold, Expense, Other Income, dan Other Expense. Setelah nama akun-akun tersebut dimasukan ke dalam Accurate, berikut dilakukan persiapan atas Akun Default Mata Uang. Proses ini ditujukan untuk menghubungkan satu akun dengan akun lain yang dibedakan dalam 3 jenis mata uang yang nantinya digunakan dalam transaksi perusahaan. Terdapat 5 akun yang dibedakan yaitu : (1) Akun Utang, akun untuk mengakui timbulnya hutang usaha saat terjadi pembelian secara kredit, retur pembelian, dan pembayaran utang; (2) Akun Piutang, akun untuk mengakui timbulnya piutang usaha saat terjadinya penjualan secara kredit, retur penjualan, dan penerimaan pembayaran utang; (3) Diskon
26
Penjualan, akun untuk mencatat potongan penjualan yang dilakukan secara kredit saat terjadi penjualan yang berada di bagian bawah form penjualan; (4) Laba/Rugi Terealisir, akun utntuk mengakui
selisih
utang/piutang
kurs
dengan
akibat
dari
transaksi
munculnya
transaksi
saat
pelunasan/pembayaran,
utang/piutang tersebut; (5) Laba/Rugi Belum Terealisir, akun untuk mengakui selisih kurs sementara pada saat akhir periode bulanan. Dihitung dari saldo akun kas/bank, piutang, dan utang dalam mata uang laporan (Rupiah) dibandingkan dengan nilai saldo dalam mata uang aslinya setelah dikalikan dengan kurs yang diakui pada saat melakukan period end. Berikut setup yang dilakukan : Gambar 4 Setup Default Mata Uang Rupiah
Gambar 5 Setup Default Mata Uang USD
27
Gambar 6 Setup Default Mata Uang Euro
Setup berikutnya yang dilakukan adalah setup pada other list yang terdiri dari 2 jenis setup yang perlu dilakukan yaitu Syarat Pembayaran yang mungkin dapat diterapkan pada perusahaan dan Kode Pajak untuk mencatat transaksi pembelian/penjualan barang yang terkena Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak Penjualan Barang Mewah (PPnBM). Berikut setup yang dilakukan : Gambar 7 Setup Pajak
Gambar 8 Setup Ketentuan Pembayaran
c. Daftar Pelanggan dan Saldo Piutang Awalnya Setup data pelanggan yang dilakukan dengan persiapan singkat diperlukan daftar pelanggan beserta saldo awal tahunnya dari periode sebelumnya. Data Daftar pelanggan tersebut dalam format
28
excel (lampiran 13). Data tersebut di-import dalam Accurate dan berikut hasil proses input-nya : Gambar 9 Customer List
d. Daftar Pemasok dan Saldo Utang Awalnya Proses setup data pemasok juga tdiak jauh berbeda dengan proses setup pada data pelanggan diatas. Data yang akan diinput tersebut juga disiapakan dahulu dan dalam format excel (lampiran 14). Berikut hasil import data pemasok beserta saldo awalnya : Gambar 10 Vendor List
e. Daftar Persediaan Dan Saldo Awal Perusahaan
melakukan
penjualan
barang
tidak
hanya
mendistribusikan produk Siemens saja, melainkan barang selain Siemens juga. Berdasarkan kondisi tersebut, persediaan perusahaan membedakan 2 jenis persediaannya yaitu Persediaan Barang Siemens (Inventory – Siemens) dan Persediaan barang selain Siemens (Inventory - Other Inventory). Sebelum dilakukan proses import data persediaan dan saldo awalnya (lampiran 15), dilakukan setup atas Akun Default Item. Fungsi dari Default item tersebut
29
adalah sebagai akun yang akan digunakan sebagai jurnal saat ada transaksi yang berhubungan dengan item tersebut. Terdiri dari 8 kotak isian default item berdasarkan jenis inventory yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu : (1) Persediaan, akun ini digunakan untuk mencatat bertambahnya barang (debit) saat dibeli atau saat terjadinya retur penjualan. Jika terjadi penjualan akun ini akan dicatat disebelah kredit sebesar harga pokok barang tersebut; (2) Penjualan, akun ini digunakan untuk mencatat saat terjadinya penjualan terhadap item tersebut. Penjualan akan dicatat disebelah kredit sebagai jumlah pendapatan (revenue) sebesar harga jualnya; (3) Retur Penjualan, akun ini digunakan untuk mencatat saat terjadi retur penjualan (debit) sebesar harga jualanya; (4) Diskon Item Penjualan, akun ini digunakan untuk mencatat nilai diskon atas kolom setiap item barang yang dijual; (5) Harga Pokok Penjualan, akun ini digunakan untuk mencatat nilai harga pokok barang yang dijual saat terjadinya penjualan pada sisi debit dan saat terjadinya retur penjualan di sisi kredit; (6) Retur Pembelian, akun ini mencatat pengurangan barang saat terjadi retur pembelian yang dicatat pada sisi kredit sebagai pengurang persediaan; (7) Akun Biaya, akun ini perlu diisikan hanya terhubung terhadap tipe item yang non inventory parts; (8) Akun Barang Pengiriman, akun ini untuk mencatat pengakuan utang sementara atas penerimaan barang yang belum ada tagihan fakturnya secara resmi. Berikut contoh setup untuk setiap jenis barang :
30
Gambar 11 Setup Persediaan Produk Siemens
Gambar 12 Setup Persediaan Produk Lain
Proses setup setiap jenis persediaan tersebut diikuti proses import data barang persediaan per jenis persediaan (lampiran 15). Setelah setup tersebut, dilakukan hasil dari proses tersebut adalah seperti berikut dengan metode penilaian persediaan adalah rata-rata :
31
Gambar 13 Inventory List
f. Daftar aktiva Tetap Perusahaan Saldo Awalnya Berdasarkan UU perpajakan di Indonesia, aktiva dikelompokan ke dalam beberapa golongan. Aktiva bangunan dibedakan dalam 2 kelompok yaitu permanen (20 tahun) dan semi permanen (10 tahun). Sedangkan untuk Aktiva yang bukan bangunan dibagi menjadi 4 golongan yang dibedakan dengan umur pemakaiannya yaitu : dengan umur sampai dengan 4 tahun, 4-8 tahun, 8-16 tahun, dan 20 tahun. Metode penyusutan yang diterapkan pada suatu perusahaan juga dapat dipilih antara Double Declining Balance Method atau Straight Line Method, dimana masing-masing metode memiliki ketentuan umur pemakaian asetnya dan tarif penyusutannya. Berikut ketentuan metode penyusutan dan rate (tarif penyusutan) yang berlaku dan diinput sesuai dengan ketentuan perpajakan Indonesia :
32
Gambar 14 Fiscal Fixed Asset Type
Setelah dilakukan input tipe aktiva pajak dan rate penyusutannya, berikut dilakukan proses setup untuk penggunaan metode penyusutan yang diterapkan oleh perusahaan perusahaan yaitu Straight Line Method (Metode Garis Lurus). Berikut Setup yang ditetapkan : Gambar 15 Setup Kebijakan Aset Tetap Peusahaan
33
Akhir dari setup atas Aktiva Tetap perusahaan adalah melakukan import data dari Data Aset List Perusahaan (lampiran 16). Data dalam Aset list tersebut merepresentasikkan hasil dari inputan data pada Accurate. g. Neraca Awal Tahun per tanggal 31 Desember 2012 (lampiran 17) Proses
persiapan
singkat
adalah
media
yang
membantu
mempercepat proses input data ke dalam database Accurate. Melalui proses persiapan tersebut beberapa data yang telah diisikan saldo awalnya secara otomatis adalah :
Saldo Piutang kepada pelanggan untuk setiap mata uang
Saldo Utang kepada pemasok untuk setiap mata uang
Saldo persediaan barang dagangan untuk setiap jenis inventory parts yang dimiliki perusahaan
Saldo Awal aktiva tetap
Berdasarkan setup yang telah dilakukan tersebut, ada 6 akun kelompok neraca yang tidak perlu dilakukan input saldonya, kecuali jenis akun dibawah ini yaitu :
Saldo Akun Kas dan Bank, Saldo aktiva lancar lainnya, dan Saldo akun utang lancar lainnya. Ketiga jenis akun tersebut dilakukan input saldonya langsung melalu daftar akun dan di-input-kan langsung pada nama akun masing-masing berdasarkan pada kolom Opening Balance. Saldo akun utang panjang
Saldo akun akumulasi penyusutan, pengisian saldo awal pada akumulasi penyusutan diisikan secara sekaligus dari menu period end dengan ketentuan periode Desember 2012. Aktiva tetap akan secara otomatis terhitung saldo awalnya dengan perhitungan aktiva tetap disusutkan per jenis aktiva masing-masing sesuai dengan metode penyusutan, umur ekonomis, serta nilai residunya.
34
Saldo Akun Ekuitas, setelah semua neraca telah dimasukan kecuali akun ekuitas Laba Ditahan ( Retained Earnings), Nilai yang dimasukan adalah nilai yang jumlahnya sama dengan besarnya nilai pada Opening Balance Equity. Jika semua saldo sudah di input secara benar secara otomatis nilai Saldo Laba Ditahan akan sama besar dengan akun Opening Balance Equity tersebut.
3. Rancangan User Profile Kebutuhan akan database Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi yang hanya satu tetapi dapat diakses oleh siapapun juga yang berada dalam lingkungan jaringan perusahaan sesuai dengan akses dan kewenangan masing-masing pengguna dalam menampilakan database perusahaan. Perusahaan yang menggunakan dengan tujuan mengoptimalkan kinerja perusahaan dan mempercepat laporan keuangan, dimana kebutuhan akan informasi akuntansi sewaktu-waktu dapat dipenuhi.Salah satu fitur yang dimiliki oleh software Accurate adalah multi user, yaitu fitur dimana beberapa orang dapat mengakses satu data yang sama di komputer yang berlainan yang sudah terhubung dengan jaringan sesuai dengan akses dan password masing-masing. Fitur multi user tersebut perlu didukung dengan sistem Terminal Client Server, dimana database cukup hanya dibuatkan di dalam server, sementara yang lain hanya sebagai pengguna saja. Kelebihan Client Server dari sistem ini adalah terjaminnya data inputan sampai ke server dengan baik, hal tersebut ditunjukan dengan pengembalian database seperti semula sebelum suatu transaksi disimpan ketika terjadi putusnya hubungan listrik sewaktu-waktu. Pada Perusahaan PT. Cometindo Citra Semesta yang memiliki 2 bagian utama dalam proses bisnisnya yaitu Bagian Penjualan dan Bagian Pembelian. Kedua Bagian tersebut berada pada level user dalam Accurate. Berikut Infomasi yang dapat dijadikan setup user profile Accurate :
35
Tabel 2 Setup User Profile Accurate Login Name Penjualan Pembelian Full Name Karyawan Satu Karyawan Dua Karyawanpembelian Password Karyawanpenjualan Level User User Akses Yang Diperbolehkan Dapat mengakses pembuatan, edit dan pelaporan yang terdiri dari aktivitas SO, DO, Invoicing, Customer Receipt, Tab Sale dan Sales Return. Dapat mengakses print dokumen yang bersangkutan. mengakses Dapat pembuatan, edit, dan pelaporan dari aktivitas PO, Tab Purchase pembelian, penerimaan barang, vendor payment, dan purchase return Dapat mengakses seluruh informasi dari persediaan Tab Item dan perusahaan, kecuali pergantian harga per unit dari Inventory persediaan. Dapat mengakses pada Tab GL & Others kecuali pada Daftar Akun, Jurnal Voucher dan Laporan Keuangan. Hal ini Tab General berkaitan dengan karyawan dapat mengakses setiap jurnal Ledger & Others dari transaksi yang dilakukan baik penjulana maupun pembelian. Pada Tab ini, kedua bagian tidak dapat melakukan akses apapun, dikarenakan tidak adanya kepentingan yang dimiliki Tab Bank & Fixed Asset kedua bagian tersebut dengan transaksi utama dari penjualan dan pembelian.
Analisis Dokumen Dari proses bisnis PT. Cometindo Citra Semesta tersebut dapat diidentifikasi beberapa dokumen yang digunakan oleh perusahaan. Dengan menggunakan Accurate dimana dapat dilakukan setting pada tampilan dokumen sesuai dengan kondisi dokumen yang digunakan perusahaan saat ini. Berikut analisis dokumen yang digunakan perusahaan terhadap prinsip dasar persyaratan dokumen sehingga hasilnya dapat diimplementasikan pada dokumen yang dihasilkan aplikasi Accurate:
36
1. Invoice Invoice (lampiran 3) yang biasa dikenal dengan faktur penjualan adalah dokumen yang berisikan mengenai penjualan yang dilakukan perusahaan. Melalui dokumen Invoice ini transaksi yang ingin dicatat adalah tagihan atas pembelian yang dilakukan customer, sehingga ada proses dimana perusahaan dapat mengakui piutang usaha dan penjualan perusahaan. Informasi yang tertera pada Invoice PT. Cometindo Citra semesta adalah : Nomor Invoice, tanggal pembuatan Invoice, Nomor PO, tanggal PO yang bersangkutan, nama dan informasi lengkap dari perusahaan yang dilakukan penagihannya, No urut, keterangan barang, jumlah barang, harga barang per unit, dan total jumlah tagihan, PPN 10%, Total keseluruhan
tagihan,
catatan
yang
menginformasikan
model
pembayarannya, dan terakhir tanda tangan dari direktur perusahaan yang diikuti tempat dan tanggal, serta nama lengkap dan jabatan dari yang bertanda tangan tersebut. Invoice (lampiran 9) yang ada pada kegiatan penjualan perusahan dengan Accurate dinamakan sales Invoice. Pada Sales Invoice manual dan hasil Accurate memiliki attribute yang sama,kecuali pada PO date. Pada hasil Invoice Accurate tidak dapat menampilkan tanggal PO yang berhubungan dengan PO tagihan, tetapi untuk No Po dapat menjadi identitas PO tagihan tersebut. Dokumen invoice perusahaan yang dicetak pada kertas yang telah memiliki kepala surat yang terdiri dari nama perusahaan dan alamat serta logo perusahaan dengan tinta berwarna biru menjadi yang ciri khas dari perusahaan telah disusun secara teratur, sistematis, dan logis. Judul formulir yang tercetak jelas terletak dibawah setelah identitas lengkap perusahaan. Setiap dokumen perusahaan memiliki nomor petunjuknya sendiri, sehingga dapat dijadikan referensi. Tanggal dan nomor dokumen tersebut tercetak di posisi kanan atas setelah judul dokumen. Ruang formulir yang sempit yang dihasilkan Accurate dan tercetak pada komputer maka nomor urut tidak menjadi syarat penting. Dokumen yang
37
akan tercetak 3 rangkap tersebut akan dilakukan pencetakanya pada kertas karbon. 2. Faktur Pajak Pengertian Faktur Pajak (FP) menurut ketentuan Pasal 1 angka 23 UU PPN, adalah merupakan bukti pungutan pajak (PPN) yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan penyerahan BKP atau JKP, atau bukti pungutan pajak (PPN) karena impor BKP yang digunakan oleh Ditjen. Bea dan Cukai. Dokumen Faktur Pajak (lampiran 4) ini dibuat oleh perusahaan yang menyerahkan BKP/JKP dan sebagai bukti atas pemungutan pajak yang dilakukan oleh perusahaan penerbit, untuk dilaporakan kepada kantor pajak. PT. Cometindo Citra Semesta membuat dokumen tersebut berdasarkan standar dari ketentuan yang berlaku dalam ketentuan perpajakan. Faktur Pajak juga dapat langsung dihasilkan dengan format yang sesuai dengan ketentuan perpajakan yang juga diterapkan pada perusahaan. Faktur pajak akan otomatis dibuat pada saat perusahaan melakukan penjualan, khususnya pada saat pencatatan transaksi Sales Invoice. Selain dapat dilakukan perhitungan Pajak Keluaran, Faktur Pajak juga dapat dicetak langsung pada software Accurate ini. Dokumen faktur pajak yang ada tidak dapat dilakukan perubahan, hal tersebut berkaitan dengan standar yang dimiliki sesuai dengan peraturan pajak di Indonesia. 3. Delivery Order Delivery Order (DO) adalah dokumen yang digunakan dalam rangka penyerahan barang kepada pelanggan (pengiriman). Pada PT. Cometindo Citra Semesta DO (lampiran 5) dapat juga berfungsi sebagai surat jalan yaitu surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada customer (pembeli) atau penerima. Sedangkan, DO itu sendiri adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut, yang ditujukan kepada bagian pengiriman.
38
Pengiriman ini diinformasikan jenis barang dan tanggal pengirimannya. Informasi terkait adalah : tanggal DO, Nomor DO, Nomor dan tanggal PO yang bersangkutan, informasi lengkap mengenai perusahaan tujuan pengiriman, nomor urut, deskripsi barang, jumlah barang dan satuan barang. Selain itu terdapat juga informasi pembuat DO dan tanda tangan pembuat, disediakan juga kolom untuk penerima melakukan tanda tangan pada saat penerimaan barang dan informasi tanggal penerimaan. DO yang dihasilkan dengan Accurate dokumennya dapat dilihat dalam lampiran 9. Dokumen ini yang membedakan dengan dokumen manual adalah sama seperti dokumen Invoice yaitu tanggal PO yang berhubungan dengan identitas PO selain No PO itu sendiri. Dokumen DO tidak berbeda jauh prinsip pembuatan yang dimiliki seperti dokumen invoice. Dokumen tercetak pada kertas yang memiliki kepala surat dengan nama dan alamat perusahaan, terdapat judul dokumen, tanggal dan nomor dokumen tercetak pada sisi kanan atas, dan terdapat juga nomor referensi dokumen PO yang menjadi dasar transaksi pengiriman barang. Dokumen ini juga dilakukan percetakannya dengan 3 rangkap pada kertas karbon. 4. Surat Permohonan Pembayaran Surat permohonan pembayaran (lampiran 6) adalah surat yang dibuat oleh PT. Cometindo Citra Semesta terkait dengan penagihan atas perusahaan customer yang telah dilakukan pengiriman barangnya. Perbedaan fungsi antara Surat ini dengan faktur adalah informasi syarat pembayaran yang lebih detail mengenai proses dan ketentuan pembayarannya. Dalam dokumen SPP terdapat informasi mengenai kepada siapa tagihan dilakukan, nomor dan tanggal PO yang ditagihkan, total tagihan yang ditagihkan, serta lampiran apa saja menyertai surat tagihan tersebut, informasi nomor rekening dan nama penerima serta Nama bank dan alamat bank penerima. Surat tersebut ditandatangani oleh pihak perusahaan PT. Cometindo Citra Semesta yaitu Manager.
39
Surat permohonan penagihan tersebut tidak dapat dihasilkan melalui Accurate, karena dokumen tersebut tidak memiliki standarisasi yang sama pada setiap perusahaan customer yang memiliki ketentuan penjualan yang berbeda. Dokumen ini juga tidak diberikan kepada setiap customer perusahaan, melainkan perusahaan tertentu yang memiliki kebijakan yang memerlukan surat penagihan pula dalam penagihannya. Surat ini berlaku seperti surat pada umumnya yang memiliki kepala surat dengan informasi nama, logo, dan alamat perusahaan. Selain itu terdapat juga nama tempat dan tanggal pembuatan surat. Terdapat nomor referensi surat dan hal yang menjadi tujuan surat dibuat. Alamat yang ditujukan juga tertera setelah catatan hal tersebut. Surat tersebut terdiri dari 3 paragraf dimana paragraph pembuka, isi, dan penutup yang kemudian surat disertai dengan tandatangan pembuatnya. 5. Purchase Order Cometindo Purchase Order (PO) merupakan surat yang diterbitkan oleh pihak pembeli sebagai konfirmasi kepada penjual/supplier atas pembelian suatu jenis barang, jumlah barang yang dipesan, harga yang telah disepakati dan syarat pembayaran atas pembelian barang tersebut. Dokumen PO (lampiran 7) dibuat perusahaan dan akan disampaikan kepada perusahaan vendor atas request pembelian yang dilakukan. Dalam PO tersebut terdapat informasi mengenai: Nomor dan tanggal PO, Project name, referensi no, informasi tujuan PO diberikan dengan memfokuskan kepada Nama penerima jika tersedia, no urut, deskripsi barang, quantity, price, Subtotal, PPN, dan tanda tangan dari Direktur perusahaan yang disertai cap perusahaan. Hasil dokumen PO yang dilakukan pencetakannya dengan Accurate dapat dilihat dalam lampiran 10. Pada PO tersebut yang membedakan informasi dengan PO manual adalah pada kolom informasi pemasok dan informasi pengiriman, yaitu dimana tidak ada informasi contac person yang dapat di hubungi baik secara email ataupun nomor telepon. Kondisi tersebut dapat diatas pada Accurate yang merupakan sistem terkomputerisasi juga
40
memiliki data perusahaan pemasok secara lengkap, sehingga informasi tersebut dapat diakses dalam database yang bersangkutan. Prinsip pembuatan dokumen pada PO ini memenuhi persyaratan yang ada yaitu terdapat nama, alamat, dan logo perusahaan pada bagian atas dokumen. Memiliki tanggal dan nomor referensi dokumen serta kolom tersendiri untuk infomasi nama dan alamat vendor yang ditujukan. Dokumen ini dibuat rangka 2 dan dilakukan perncetaknnya dengan kertas karbon. 6. Quotation Selain lima dokumen diatas, ada juga dokumen Quotation (surat penawaran). Pada PT. Cometindo Citra Semesta, dokumen ini ditangani langsung oleh Dirut perusahaan, sehingga dalam flowchart (lampiran 1) tidak terlihat. Dokumen ini adalah dokumen yang diotorisasi oleh Dirut untuk menawarkan suatu barang kepada customer. Dalam surat penawaran tersebut berikut attribute yang tercantum didalamnya : Project Name, No refrensi dari PO pembeli, No. Quotation, Nama perusahaan tujuan penawaran dan tujuan pengiriman, No urut, keterangan nama barang,m quatity, masa pengiriman, harga per unit, jumlah dari harga berdasarkan kuantitas, dan informasi terkait subtotal dan transaksi dan Pajak yang dikenakan atas barang (PPN 10%), dan yang terakhir adalah total keseluruhan dari transaksi. Quotation (lampiran 8) tersebut ditandatangani oleh Dirut langsung. Quotation juga tidak dapat disatukan proses pembuatannya pada Accurate. Hal ini terjadi karena perusahaan melakukan penawarannya dengan mengirimkan penawaran tersebut bukan dengan sales order yang ada pada Accurate. Sales order pada Accurate digunakan untuk customer mengisikan data pesanan mereka, sedangkan pada PT. Cometindo Citra Semesta adanya permintaan penawaran terdahulu dari customer dan permintaan tersebut direspon perusahaan dengan memberikan Quotation (penawaran). Penawaran tersebut tidak dapat memastikan perusahaan customer akan melakukan pembelian untuk kedepannya, karenanya pada
41
dokumen tersebut juga tidak akan memunculkan pencatatan apapun pada jurnal akuntansi perusahaan. Prinsip pembuatan dokumen ini sesuai dengan prinsip dasar pembuatan dokumen. Quotation yang dikerjakan secara manual memiliki garis pedoman penulisan dan ruang yang cukup sehingga format penulisannya perlu dilakukan dengan format yang berada pada satu baris yang sama antara sisi kiri ataupun kanan.
Proses Bisnis Menggunakan Accurate Software Accurate yang digunakan adalah aplikasi yang membantu perusahaan dalam memudahkan memproses transaksi bisnisnya untuk menghasilkan laporan keuangan lebih cepat dan mudah. Penggunaan software ini akan otomatis berdampak pada perubahan proses bisnis perusahaan PT. Cometindo yang beralih dari sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Perubahan siklus penjualan dan pembelian tersebut dapat dilihat dalam lampiran 2, berikut rekapan perubahan yang terjadi pada sistem penjualan dan pembelian perusahaan: 1. Sistem Penjualan perusahaan adalah sistem yang melayani dari penerimaan permintaan pembelian dari customer mengalami perubahan pada penggunaan sistem Accurate. Perubahan tersebut tidak hanya semata karena penggunaan Accurate saat, tetapi juga ada beberapa aktivitas yang dapat ditambahkan pada bagian ini. Perubahan tersebut meliputi: a. Perubahan pertama pada sistem ini adalah proses manual bagian penjualan bermula dari penerimaan PO dari customer, sedangkan pada
perubahannya
bagian
penjualan
menerima
inquiry
(permintaan penawaran) dari customer, sehingga bagian penjualan yang melakukan pengecekan barang pada database persediaan dan dapat membuat penawaran dengan menggunakan quotation. Pembuatan quotation ini juga diotorisasi oleh Dirut perusahaan, sehingga harga yang tertera pada penawaran adalah harga yang
42
juga ditentukan oleh Dirut. Perubahan ini terjadi karena pada proses inquiry dan quotation tersebut di kerjakan oleh Dirut langsung, sehingga bagian penjualan harus melakukan pengecekan persediaan lagi pada proses manual, dalam arti ada pekerjaan sama yang dilakukan secara berulang apabila dikerjakan terpisah oleh orang yang berbeda yaitu pengecekan persediaan. Proses pembuatan penawaran ini dibuat secara manual, karena pada Accurate dokumen tidak dapat disatukan. b. Perubahan berikutnya pada bagian penjualan adalah proses pembuatan dokumen yang digunakan seperti DO, invoice, dan faktur pajak dapat dilakukan langsung dalam sistem ini. Proses pembuatan dokumen ini juga akan secara otomatis melakukan pencatatan transaksi pada general journal. c. Ketersediaan
database
untuk
persediaan
juga
membantu
perusahaan dalam mengakses informasi persediaan perusahaan dan mengawasi pembelian dan penjualannya. Database dapat diakses oleh bagian penjualan dengan tujuan apabila barang tidak tersedia, bagain penjualan dapat data persediaan yang akan dijual, sehingga bagian pembelian dapat mengakses data informasi tersebut untuk dilakukan pembeliannya selain dengan quotation rangkap 2 yang diberikan. 2. Bagian Pembelian juga mengalami perubahan dari perubahan sistem terkomputerisasi tersebut. Perubahan meliputi berikut : a. Data awal menjadi dasar pembuatan PO perusahaan pada sistem manual adalah salinan dari PO customer, tetapi dengan perubahan baru bagian pembelian menerima adalah quotation rangkap 2 yang dibuat oleh bagian penjualan. Quotation tersebut yang akan menjadi dasar bagian penjualan membeli persediaan barang kepada vendor dengan membuat PO. b. Sama dengan sistem penjualan pada pembuatan dokumennya, bagian pembelian juga mengalami perubahan dari yang manual
43
menjadi terintegrasi dengan Accurate. Dokumen tersebut adalah PO perusahaan. Selain PO saja, bagian pembelian juga harus melakukan proses input data penerimaan barang yang sekaligus diikuti dengan tagihannya dan pembayaran yang telah dilakukan dengan dasar bukti transfer yang diotoriasasi oleh Dirut perusahaan. c. Perubahan proses penerimaan barang dan pembayaran terjadi seiring perubahan sistem terkomputerisasi tersebut. Awalnya perusahaan yang melakukan pembayaran dahulu baru menerima barang yang bersangkutan, namun pada sistem yang baru perusahaan menerima barang yang disertakan dengan tagihannya, sehingga apabila barang sesuai maka akan dilakukan pembayaran oleh Dirut dan dilakukan pencatatannya oleh bagian penjualan pada vendor payment. 3. Perubahan berikutnya untuk kedua bagian tersebut adalah adanya Laporan Penjualan dan Laporan Pembelian yang dapat dihasilkan oleh setiap bagian dari kegiatan transaksi yang telah dilakukan selama periode tertentu. Laporan tersebut menjadi salah satu output dari laporan-laporan yang dapat dihasilkan dan menjadi pertanggung jawaban setiap bagian kepada Dirut perusahaan yang menjadi tujuan pembuatan laporan itu sendiri. Proses Ujicoba Accurate Setelah setup atas Accurate dilakukan, maka langkah terakhir untuk memastikan sistem tersebut dapat berjalan semestinya, dilakukan ujicoba pada sistem tersebut dengan transaksi-transaksi yang normal dilakukan pada perusahan. Uji coba tersebut dilakukan dengan 4 jenis transaksi yang dapat dilakukan yaitu : 1. Transaksi pembayaran utang kepada vendor atas pembelian pada periode sebelum 31 Desember 2012 dengan percobaan mata uang yang digunakan perusahaan pada transaksi pembeliannya. Transaksi pembelian yang
44
dilakukan perusahaan tidak hanya pada mata uang rupiah saja, tetapi juga dalam mata uang USD dan Euro untuk perusahaan vendor asing. Pada transaksi ini yang menjadi dasar proses input transaksi adalah bukti pembayaran yang telah dilakukan terlebih dahulu oleh perusahan. Transaksi pembayaran yang dilakukan pada vendor yang menggunakan transaksi dengan rupiah dapat dilakukan langsung pada aktivitas purchase dengan menu vendor payment. Dalam transaksi tersebut bagian pembelian yang melakukan pemilihan nama vendor yang akan dibayarkan, kemudian memilih jenis akun yang digunakan untuk pembayaran. Data transaksi pembayaran perusahaan vendor akan muncul dan bagain pembelian memberikan tanda tick mark pada kolom pembayaran, maka secara otomatis nominal pembayaran akan muncul dan akan tercatat dalam general journal pada saat perusahaan melakukan penyimpanan data. Transaksi dengan mata uang USD dan Euro harus diawal dengan mengisikan faktur pembelian dengan nilai pembelian yang dilakukan dengan masing-masing mata uang. Hal ini dilakukan karena saldo utang kepada vendor asing yang dikenakan PPN akan ditampilkan jumlah tagihan dalam mata uang aslinya yang ditambahkan dengan tagihan PPN dalam mata uang rupiah. Sehingga dari pencatatan tersebut akan muncul tagian PPN dalam bentuk rupiah pada vendor payment. Transaksi pembayaran akan menampilkan adanya realize gain/loss dari perbedaan kurs awal tahu dengan kurs pada saat pembayaran. 2. Transaksi penerimaan pembayaran piutang dari perusahaan customer atas transaksi penjualan pada periode sebelum 31 Desember 2012. Pembayaran piutang perusahaan yang hanya memiliki saldo pada mata uang rupiah dapat langsung dilakukan oleh bagian penjualan. Transaksi yang didasarkan pada bukti pembayaran yang dilakukan perusahaan customer dapat dimasukan melalui aktivitas penjualan menu customer receipt. Sama dengan pencatatan pembayaran utang, dilakukan pemilihan customer dahulu yang melakukan pmbayaran maka nominal tagihan akan muncul
45
dan memberikan tick mark pada kolom bayar. Data transaksi akan otomatis tercatat pada general journal ketika data disimpan. 3. Melakukan ujicoba pada sistem pembelian Accurate. Uji coba yang dilakukan pada sistem ini mengikuti prosedur yang telah disesuaikan dengan sistem Accurate ini dan dapat juga diterapkan pada perusahaan. Berawal dari pembuatan PO kepada vendor dan pembuatan PO tersebut tidak menimbulakan perubahan pada posisi keuangan sehingga tidak ada data yang muncul dalam general journal, tetapi ketika terjadi pembayaran pada suatu PO, maka PO akan muncul pada Histori Buku Besar pada menu daftar - buku besar – akun histori aktifitas pada PO tersebut. Dilanjutkan dengan proses pencatatan purchase invoice yang diterima bersamaan dengan barang yang dibeli perusahan kepada vendor. Melakukan input nomor form dahulu, kemudian memilih vendor yang melakukan pengiriman barang tersebut dan memilih PO yang menjadi identitas pembelian atas dasar pemesanan tersebut. Maka akan muncul data pada barang yang dipesan akan keluar sesuai dengan PO tersebut, dan bila data disimpan, transaksi ini akan mencatat jurnal bertambahnya persediaan, pajak masukan, dan utang perusahaan. Hasil jurnal tersebut dapat dilihat pada general journal. Dilanjutkan dengan transaksi pembayaran utang yang dicatat pada menu vendor payment dengan ketentuan yang sama dengan pembayaran utang seprti yang telah dijelaskan pada pembayaran utang perusahaan. 4. Transaksi ujicoba atas sistem penjualan Accurate. Transaksi ini berawal dari pembuatan DO yang diikuti pembuatan Invoice (sales invoice) pada aktivitas penjualan hingga penerimaan pembayaran piutang dari customer. Bagian penjualan tidak hanya menginput pada form saja, melainkan juga dapat mencetak dokumen tersebut. Proses pembuatan DO akan mempengaruhi berkurangnya kuatitas barang senilai harga pokok penjualan, sedangkan pembuatan invoice mempengaruhi nilai piutang dagang beserta nilai harga pokok persediaan di dalam kartu persediaan beserta pajak keluaran terkait PPN.
46
Dokumen yang telah siap dan di tanda tangani oleh direktur yang berwenang, dokumen dan barang tersebut dikirimkan beserta dengan barangnya. Tagihan tersebut setelah diterima customer dan dilakukan konfirmasi pembayarannya, bagian penjualan melakukan input atas bukti pembayarannya ke dalam customer receipt seperti proses penerimaan pembayaran piutang pelanggan.
Siklus Pelaporan Keuangan Perusahaan PT. Cometindo Citra Semesta pada awalnya menyerahkan siklus pelaporan keuangan pada freelancer, kini perusahaan dapat memiliki karyawan akuntan sendiri untuk mengerjakan laporan keuangannya. Bagian akuntan yang mengerjakannya laporan keuangannya mendapatkan data akuntansi terkait data operasi dari siklus-siklus yang lain serta memproses data tersebut sedemikian rupa sehingga laporan keuangan dapat disajikan. Kesesuaian penyajian laporan keuangan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum memerlukan banyak jurnal penyesuaian dan penilaian. Penyesuaian dan penilaian tidak hanya semata-mata berasal dari transaksi pertukaran yang terjadi dalam aktivitas bisnis bagian penjualan dan bagian pembelian saja. Aktivitas semacam ini merupakan bagian dari siklus pelaporan keuangan perusahaan. Data transaksi rutin yang berasal dari siklus operasional perusahaan yaitu bagian penjualan dan bagian pembelian yang dapat diakses oleh bagian akuntansi melalui Accurate. Siklus keuangan perusahaan yang dimana akan akan ditangani langsung oleh akuntan pula, hal ini terkait dengan pengeluaran kas selain dari transaksi kedua bagian tersebut. Setup Accurate atas ketentuan akses Bagian Akuntansi dilakukan agar bagian akuntansi adalah sebagai supervisor dengan ketentuan yang dapat mengakses chart of account dan jurnal voucher. Secara umum siklus pelaporan keuangan pada PT. Cometindo Citra Semesta ada 4 aktivitas dasar yang dilakukan akuntan yaitu :
47
1. Proses pencatatan jurnal voucher pada Accurate. Kegiatan operasional perusahaan selain dari transaksi penjualan dan pembelian saja, ada juga transaksi yang terjadi dan perlu dilakukan pencatatannya kedalam laporan keuangan perusahaan seperti pengeluaran atas beban dari kegiatan operasional perusahaan, asset lancar lainnya, utang lancar lainnya, dan pendapatan dan beban diluar operasional perusahaan. Transaksi tersebut dilakukan pencatatan oleh bagian akuntansi perusahaan atas dasar bukti transaksi yang telah dilakukan dari setiap transaksi yang dilakukan. 2. Pembuatan ayat jurnal penyesuaian (Adjusting entries). Ayat-ayat jurnal penyesuaian ini dibuat oleh akuntan dengan dasar kebijakan yang telah ditetapkan pada perusahaan. Ada lima jenis ayat jurnal penyesuaian yang dapat dibuat oleh bagian akuntan : a. Ayat jurnal accruals yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
dapat
ditentukan
perusahaan
sewaktu-waktu
ketika
membutuhkan laporan keuangan. Pencatatan ini bertujuan untuk menyatakan peristiwa yang telah terjadi, tetapi penerimaan atau pengeluaran kasnya belum dilaksanakan. b. Ayat jurnal defferals yang dibuat pada akhir periode akuntansi dengan tujuan untuk menyatakan adanya penerimaan atau pengeluaran kas sebelum terjadinya peristiwa atau transaksi yang terkait. c. Ayat jurnal koreksi yang digunakan untuk memperbaiki dampak kesalahan-kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. Informasi ayat jurnal penyesuaian juga disimpan dalam file voucher jurnal, dan jika semua ayat jurnal itu sudah diperhitungkan, selanjutnya dapat disusun neraca saldo. Neraca saldo ini akan digunakan sebagai input bagi tahap selanjutnya.Penyusunan laporan keuangan 3. Proses penyusunan laporan keuangan perusahaan dapat langsung diakses oleh bagian akuntan apabila dalam aktivitas general ledger dengan memilih menu financial report. Semua aktivitas yang sudah dilakuakan pencatatannya akan otomatis terhitung pada laporan keuangan yang
48
terkait. Laporan keuangan yang ditampilkan akan muncul sesuai periode yang di input oleh akuntan pada awal pembuatannya. Laporan keuangan yang dapat dihasilkan Accurate terdiri dari Laporan Laba/Rugi, Laporan Laba Ditahan, Neraca, dan Laporan Arus Kas. Laporan-laporan tersebut juga dapat ditampilkan dalam bentuk dokumen excel. Laporan yang dapat diakses sewaktu-waktu tersebut dapat disusun berdasarkan seluruh data transaksi yang telah dicatat oleh seluruh bagian perusahaan, dalam hal ini bagian penjualan, bagian pembelian, dan bagian akuntansi itu sendiri. 4. Aktivitas terakhir adalah penyusunan laporan manajerial dalam siklus pelaporan keuangan. Langkah ini menghasilkan jenis laporan manajemen yaitu Laporan kontrol buku besar. Laporan Manajerial memuat daftar voucher jurnal yang disusun menurut urutan nomor, nomor akun, atau tanggal dan pencatatan saldo akun buku besar. Laporan ini digunakan untuk mengecek kecermatan proses pencatatan ke buku besar (posting). Setup pada user profile untuk bagian akuntansi yang adalah adalah pada level supervisor yang dapat mengakses keseluruhan dari aplikasi Accurate dan dengan pembatasan akses pada proses penjualan dan pembelian. Bagian akuntansi perusahaan dapat mengakses aktivitas utama seperti : 1. Aktivitas General Ledger. Menu utama yang dapat diakses oleh bagian akuntansi ada 5 menu yaitu : a. Financial Statement. Laporan keuangan yang dapat dihasilkan dalam Accurate ini dapat diakses dalam menu Laporan Keuangan. Jenis laporan dan format penulisan yang tersedia dapat dipilih sesuai dengan keinginan pelaporannya. b. Journal Voucher. Transaksi yang dapat masuk dalam jurnal umum ini adalah transaksi yang tidak dapat dimasukan dari menu lainnya di Accurate atau selain transaksi yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian. Beberapa transaksi yang dapat dimasukan dalam jurnal umum adalah :
49
Setoran tunai kepada rekening perusahaan di bank
Pengambilan atau penarikan sejumlah dana tunai dari salah rekening bank perusahaan
Transfer dana antar bank
Penyesuaian atas pendapatan dan biaya
Proses period end yang dibuatkan jurnal secara otomatis
Transaksi koreksi dan penyesuaian lainnya
Ujicoba transaksi pada journal voucher atas transaksi yang mungkin terjadi pada perusahaan adalah seperti proses transfer dana tunai dalam rekening bank perusahaan dan transaksi pembelian mata uang asing. Proses pencatatan akan otomatis terekam pada jurnal umum perusahaan. Proses pembuatan jurnal voucher berawal dengan membuka aktivitas general ledger menu Journal Voucher kemudian akan muncul tampilan kolom jurnal yang dapat diisikan dengan akun tertentu. Seperti melakukan penjurnalan pada akuntansi, adanya nilai yang seimbang pada sisi debit dan kredit dengan nama akun yang berhubungan dengan transaksi. Transaksi akan otomatis tercatat pada general journal ketika transaksi tersebut disimpan dan ditutup ataupun disimpan dan membuat baru. c. Menu Currency. Perusahaan dapat melakukan penambahan atau mengganti setting pada jenis mata uang yang digunakan pada menu currency ini. d. Chart of Account. Daftar akun yang digunakan dalam transaksi perusaaan dapat ditambah ataupun dirubah berdasarkan kebutuhan perusahaan. Penambahan daftar akun mungkin terjadai ketika ada transaksi baru dengan nama akun yang belum ada pada chart of account tersebut.
50
2. Aktivitas Kas dan Bank adalah aktivitas yang dilakukan pencatatannya atas transaksi perbankan seperti pembayaran, penerimaan, dan rekonsiliasi bank. Berikut menu utama yang dapat diakses : a. Menu pembayaran lainnya (other payment) aktivitas ini berguna sebagai pembayaran uang selain untuk pembelian barang/jasa, transaksi yang dapat dimasukan adalah pembayaran untuk akun dengan tipe selain utang, piutang, dan akun kas & bank. Transaksi seperti pembayaran biaya-biaya, utang lancar lainnya, dan pembeliah harta lancar lainnya. Ujicoba yang dilakukan adalah atas pembelian office supplies dan pembayaran sewa untuk 2 bulan mendatang. Pada pembuatan other deposit karyawan hanya memilih jenis pembayaran dengan menggunakan kas atau bank, dan pada kolom utama pencatatan hanya mengisikan akun yang menjadi dasar tujuan pengeluaran tersebut, dengan tidak mengabaikan jumlah uang uang dikeluarkan perlu dilakukan perhitungan dengan manual. b. Menu penerimaan lainnya (other deposit) aktivitas ini berguna sebagai penerimaan uang selain dari penjualan barang/jasa, baik piutang, utang, dan kas & bank. Transaksi yang dapat dimasukan adalah seperti penerimaan bunga dari bank dan penerimaan pendapatan
lainnya.
Ujicoba
ini
dilakukan
atas
transaksi
penerimaan bunga atas giro yang dimiliki perusahaan. Transaksi tersebut juga akan otomatis muncul pada jurnal umum dan akan terlihat pada laporan Laba/rugi perusahaan. c. Menu Bank Book dimana seluruh transaksi yang mengakibatkan perubahan terhadap saldo akun kas/bank akan dicatat dalam buku tersebut. Tampilan pada form tersebut perlu disesuaikan dahulu periode yang menjadi perhatian perusahaan pada buku bank. Seluruh transaksi akan muncul dan memperlihatkan setiap sumber transaksi yang bersangkutan tersebut pula.
51
d. Menu terakhir adalah rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank adalah proses dimana akun kas perusahaan yang berada di bank disesuaikan pencatatannya dengan yang bank dimiliki. Rekening Koran yang diterima perusahaan setiap akhir bulan dijadikan dasar dari proses ini. Proses rekonsiliasi ini dilakukan input nilai pada new statement balance sesuai dengan rekening Koran yang diterima tersebut, setelah itu menyesuaikan tanggal rekonsiliasi. 3. Aktivitas Persediaan (Inventory). Aktivitas utama ini yang terkait dengan akuntansi adalah melakukan penyesuaian persediaan antara fisik dan pencatatan yang ada pada database persediaan perusahaan. Penyesuaian yang terjadi karena dimungkinkan adanya pengurangan persediaan karena barang hilang atau rusak dan mengakui penambahan persediaan bukan karena transaksi pembelian seperti setoran modal dalam bentuk persediaan. Proses pencatatan ini akan terekam pada jurnal pada jurnal umum secara otomatis. 4.
Aktivitas aktiva tetap. Accurate memberikan fasilitas perhitungan secara otomatis setiap periode (bulanan) terhadap penyusutan aktiva tetap. Transaksi aktiva tetap ini mencatat aktiva tetap baru, menilai kembali aktiva, dan menghentikan aktiva tetap. Aktiva tetap baru berkaitan dengan dimana perusahaan melakukan pembelian aktiva baik secara tunai maupun kredit. Pada aplikasi ini setiap aktivitas penambahan aktiva ada 2 aktivitas yang harus dilakukan karyawan bagian akuntansi yaitu : a. Proses perolehan aktiva, dengan pembayaran tunai atau dengan kredit b. Proses pencatatan daftar aktiva tetap dengan menentukan metode penyusutan, umur ekonomis, dan nilai sisa. Berikutnya adalah penghentian aktiva tetap. Penghentian aktiva tetap yang dikarenakan aktiva masih memiliki nilai buku, tetapi sudah tidak dapat digunakan lagi. Jurnal yang dapat dilakukan dengan accurate adalah
52
menghilangkan
seluruh
akumulasi
yang
pernah
dilakukan
dan
menghilankan dengan aktiva tetapnya, sedangkan nilai buku atas aktiva yang masih ada akan dicatat ke akun laba/rugi penghentian aktiva tetap. Proses ini dapat dilakukan dengan membuka menu list – fixed asset – fixed asset list, kemudaian pilih lah aktiva yang ingin dihentikan dan klik ganda pada aktiva tersebut dan lakukan klik Dispose. Revaluasi aktiva tetap adalah fungsi dimana penilaian kembali atas nilai aktiva tetap pada saat akhir masa pemakaian. Kondisi ini terjadi ketika aktiva secara fisik masih baik dan dapat digunakan, tetapi umur pemakaian sudah habis. Taksiran pemakaian untuk periode kemudian tersebut akan dinilai kembali. Proses revaluasi seperti pada menu penghentian aktiva ada pada Fixed Asset List, kemudian memilih aktiva bersangkutan dengan double klik yang dilanjutkan memilih kolom revaluasi dimana nantinya akan muncul table yang akan meminta informasi dari data aktiva dan yang akan direvaluasikan. Aktivitas terakhir atas aktiva tetap adalah proses penyusutan. Aktivitas ini perlu dilakukan setiap bulan sekali, dimana salah atu fungsi dari periode end adalah melaksanakan proses perhitungan danpembuatan jurnal voucher atas penyusutan aktiva tersebut. Laporan Aktiva Tetap adalah hasil output yang dapat ditampilkan pada menu Reports – Fixed Asset. Berbagai jenis laporandapat ditampilkan dari daftar ringaks dari aktiva tetap, daftar aktiva berdasarkan tipenya, History aktiva tetap, dan jurnal yang ditimbulkan dari transaksi aktiva tetap pun dapat ditampilkan.
Keterbatasan Accurate Secara umum Aplikasi Accurate ini dapat diterapkan pada PT. Cometindo Citra Semesta, tetapi ada beberapa hal yang menjadi perhatian khusus perusahaan dimana aplikasi tersebut memiliki keterbatasan yang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan secara maksimal. Berikut keterbatasannya :
53
1. Accurate memiliki perbedaan fungsi pada dokumen Sales Order (SO) dan quotation yang dimiliki perusahaan. Pada dokumen SO Accurate yang memiliki catatan atas daftar barang pesanan pelanggan, sedangkan quotation perusahaan adalah dokumen yang dimana digunakan perusahaan untuk menawarkan konsumen atas permintaan barangnya. 2. Pada Accurate proses pembelian yang dilakukan dengan membuat PO kemudian melakukan penerimaan barang dan pembayaran dilakukan secara sistematis, atau dapat pula melalui pembuatan PO dan kemudian dilakukan pembayaran. Proses pencatatan yang terjadi di perusahaan pada transaksi pembelian dapat terjadi pembayaran dengan full payment dahulu kemudian penerimaan barang diakhir. Transaksi ini sulit untuk dilakukan pencatatannya pada bagian pembelian yang memang menjadi tanggung jawabnya. Pencatatan ini nantinya akan ditangani secara khusus oleh bagian akuntansi dalam pencatatannya.
PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan dan telah dibahas maka berikut kesimpulan yang didapat : 1. SIA perusahaan menggunakan Accurate dapat diterapkan pada siklus operasional perusahaan PT. Cometindo Citra Semesta. Setelah dilakukan proses transformasi sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi, dilakukan uji coba pada sistem tersebut pada bagian penjualan dan pembelian. Accurate dapat membantu kedua bagian tersebut dalam proses pencatatan pada setiap dokumen yang digunakan sekaligus pencatatannya pada jurnal. Dokumen yang digunakan perusahaan dapat disesuaikan format dan informasi yang dihasilkan relative sama. Sehingga sistem tersebut dapat digunakan dalam proses yang berawal dari pembuatan dokumen sebagai bukti transaksi. Selain itu terjadinya perubahan proses bisnis perusahaan, dan perubahan tersebut dapat diterima perusahaan
54
terkait dengan proses bisnis dengan Accrate. Real Time Processing yaitu dari proses transaksi awal hingga pelaporan keuangannya dapat dikerjakan secara bersamaan, perekaman data, dan pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama pula. 2. Accurate sebagai sistem informasi akuntansi yang dapat diterapkan pada perusahaan merupakan aplikasi yang dapat membantu bagian akuntansi dalam menghasilkan laporan keuangan. Dari keempat aktivitas yang menjadi tugas dan tanggung jawab bagian akuntan dapat dilakukan pada Accurate. Semua aktivitas terekap pada aktivitas General Ledger, Cash & Bank, Inventory, dan Fixed Assets yang ada pada Accurate. Aktivitas yang menjadi tanggung jawab bagian akuntansi seperti : jurnal voucher, jurnal penyesuaian, proses penyusunan laporan keuangan, dan pembuatan laporan manajerial. Setup yang dilakukan pada bagian akuntansi adalah pada level supervisor, dimana pada level ini akuntan dapat mengakses general ledger khususnya pada chart of account dan financial statement dimana yang dibatasi pengaksesannya pada bagian penjualan dan pembelian.
Keterbatasan Penelitian dan Saran Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, penelitian ini memiliki keterbatasan yaitu: 1. Penelitian yang menggunakan Accurate ini mengabaikan sotware-software lain yang memiliki fungsi dan prinsip kerja yang sama, sehingga perbandingan software-softrware yang memang penting tidak dilakukan pada penelitian ini. 2. Infrastrukstur teknologi yang menjadi persyaratan sistem ini perlu dijalankan dengan memperhatikan komponen dari pelaksana sistem tersebut. Perlunya skill karyawan yang mampu mengoperasikan komputer dan software agar sistem dapat berjalan menjadi keterbatasan yang
55
nantinya perlu diperhatikan, dimana untuk mendukung skill tersebut diperlukan pelatihan kepada user secara khusus. Berdasarkan kesimpulan dan keterbatasan yang didapat dari hasil analisis tersebut tulisan ini mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. Pertimbangan
dalam
menindaklanjuti
kebutuhan
sistem
informasi
akuntansi pada perusahaann, PT. Cometindo dapat menggunakan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi seperti Accurate, sehingga dalam mmpermudah proses penyusunan laporan keuangan perusahaan. 2. Lima komponen utama pada SIA perlu menjadi pertimbangan perusahaan untuk menerapkan SIA dengan Accurate. Lima komponen tersebut dapat yang dapat dipenuhi yaitu : Orang, yaitu perusahaan memiliki karyawan yang mampu mengoperasikan sistem informasi akuntansi yang ada; Prosedur, adanya urutan kegiatan klerikal yang melibatkan beberapa orang yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang; Data, merupakan sumber mengenai proses bisnis perusahaan; Software, penggunaan perangkat lunak yang dipakai untuk memproses data organisasi, adanya jaminan suatu sistem dapat berjalan baik ketika perusahaan menggunakan perangkat lunak yang asli; dan Infrastruktur TI, yaitu terpenuhinya semua persyaratan teknologi yang dibutuhkan pada sistem tersebut, hal tersebut terkait dengan komputer dan perangkat lainnya.
56
DAFTAR PUSTAKA Ali, mahmudi, 2006, Accurate Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan, Grasindo, Jakarta Bodnar, George H., William S. Hopwood, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Hutabarat, Nancy Natalia Margaret, 2011, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Atas Siklus Pendapatan Dan Siklus Pengeluaran Pada Lysa Collection, Universitas Kristen Satya Wacana Kieso Donald E. PH.D., C.P.A., Jerry J. Weygandt PH.D., C.P.A., Terry D. Warfield PH.D., 2011, Intermediate Accounting, volume 1, Jhon Wiley & Sons Inc, United States of America Milala, Nova Elisa BR, 2009, “ Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeliuaran Kas Pada PT. Telkom Kandivre I Medan”, Universitas Sumatra Utara Reeve, James M., dkk, 2008, Principles of Accounting, Salemba Empat, Indonesia Romney, Marshall B., Paul John Steinbart, 2006, Accounting Information System, edisi 9, Salemba Empat, Jakarta Sarosa, Samiaji, 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Satriawan, Tommy, Sistem Akuntansi penerimaan dan Pengeluaran kas pada PT Multi Dimensi Bawen, 2011, Universitas Kristen Satya Wacana. Sulistiawati, Dedhy, 2005, Akuntansi Perusahaan Dagang Menggunakan Accurate, Elex Media Komputindo, Jakarta Widjajanto, Nugroho, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta Wilkinson, Joseph W., Marius Sinaga, 1994, Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi ke 2, Erlangga, Jakarta Zakaria, Christian, 2009, Rancang Aplikasi Microsoft Access Pada Sistem Pembelian, Penjualan, Dan Persediaan Toko Elektronik Jaya Mulya Pati, Universitas Kristen Satya Wacana
57
Lampiran 1 Flowchart Perusahaan
58
59
Lampiran 2 Flowchart Perubahan Siklus Perusahaan
60
61
Lampiran 3 Contoh Dokumen Invoice Perusahaan
INVOICE Bill To :PT. xxxxxx Biring Ere Pangkep Jawa Timur 90667 INDONESIA
No
Invoice No. Invoice Date PO No. PO Date
Description
1
Qty
: 047-ICJ/050813 : August 05, 2013 : 8000004635/ZT01 : May 21, 2013
Price per Unit IDR
1 Unit
Amount IDR Rp
-
Vat 10 %
Rp
-
TOTAL
Rp
-
Sub Total Payment Mode : - T/T FULL AMOUNT - T/T Conversion to IDR is based on the approved exchange rate at the time of remittance. - Payment by bank transfer must be verified
Jakarta, August 05, 2013
xxxxxxxxxx Director
62
Lampiran 4 Contoh Dokumen Faktur Pajak Perusahaan Lembar ke-1 : Untuk Pembeli BKP/Penerima JKP sebagai bukti Pajak Masukan
FAKTUR PAJAK Kode dan Nomor Seri Faktur Pajak :
010 . 901.13.08186112
Pengusaha Kena Pajak Nama
:
PT.COMETINDO CITRA SEMESTA
Alamat
:
Jl.Pademangan VII No.15 I, RT.015 RW.001,Pademangan Timur, Pademangan,Jakarta Utara
N.P.W.P
:
31.288.096.6-044.000
Pembeli Barang Kena Pajak/Penerima Jasa Kena Pajak Nama
:
Alamat
:
N.P.W.P
:
No.Urut
Nama Barang Kena Pajak / Jasa Kena Pajak
Harga Jual/Penggantian/Uang Muka/Termin Valas *)
Rp
Rp
Harga Jual/Penggantian/Uang Muka/Termin *)
0
Dikurangi Potongan Harga
0
Dikurangi Potongan Uang Muka yang telah diterima Dasar Pengenaan Pajak
Rp
-
PPN =10% x Dasar Pengenaan Pajak
Rp
-
Pajak Penjualan Atas Barang Mewah Tarif …….% …….% …….% …….% Jumlah
Rp. Rp. Rp. Rp.
……………… ……………… ……………… ………………
Jakarta, PPnBM
DPP Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
…………. …………. …………. …………. ………….
Direktur
Kurs :
63
Lampiran 5 Contoh Dokumen Delivery Order Perusahaan
DELIVERY ORDER Ship To : PT.INDONESIA TEIJIN DUPONT FILMS Jl.MH.Thamrin,Kel.Panunggangan, Tangerang, INDONESIA
DO No. DO Date PO No. PO Date
Description
No.
: : : :
Quantity
Unit
Note :
Required Signature & Company Stamp Prepared & Approved by
Received By,
Date,
PT. Cometindo Citra Semesta
Ramili
Date :
3/9/2013 Order had been received and verified
64
Lampiran 6 Contoh Dokumen Surat Permohonan Pembayaran Perusahaan Jakarta, 23 September 2013 Ref No. : Hal :
047-PBCJ/230913 Permohonan Pembayaran
PT.xxxxxx Alamat..... Jakarta Barat Indonesia Up : Bagian Keuangan Dengan hormat, Sehubungan dengan PO PT. xxxxxx. No. 8000004635/ZT01 tertanggal 21 Mei 2013, dengan ini kami mengajukan permintaan pembayaran sejumlah Rp. 9.500.000,-( sembilan juta lima ratus ribu rupiah ) termasuk PPN 10%. Sebagai kelengkapan atas tagihan, terlampir kami sampaikan: 1. 2. 3. 4.
PO Asli PT. xxxx No.8000004635/ZT01 Delivery Order Asli No.047-DCJ/050813 Faktur Pajak Penjualan No.010.901-13.08186125 Invoice No.047-ICJ/050813
Pembayaran dapat ditransfer ke rekening kami pada: PT.Bank Negara Indonesia Tbk (BNI) Cabang Harapan Indah, Bekasi a/n PT.COMETINDO CITRA SEMESTA No.Rekening : 13.263366.91 (IDR) Demikian hal ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasama yang diberikan diucapkan terima kasih . Hormat kami, PT.COMETINDO CITRA SEMESTA
Di terima,
(…………………………) (………………………………) Manager
65
Lampiran 7 Contoh Dokumen Purchase Oeder Perusahaan PURCHASE ORDER Project Name :
PAGE
PO-NUMBER
PO-DATE
Referensi No :
1
076/C-J/Q/041113
November 4, 2013
TO :
SHIPMENT TO : PT.COMETINDO CITRA SEMESTA Shopping Arcade B-16, Jakarta Garden City Cakung Timur, Jakarta Timur INDONESIA 13910
Attn.: Attn: Dear Mrs.Ella Thank you very much for your quotaion by email, we have great pleasure in submitting the following purchase order for your consideration : DESCRIPTION
NO. 1
Transducer Pressure Sensor Type: MDT462F-M18-3.5C-32/46-A Brand: Dynisco
Remarks :
PRICE (USD)
QUANTITY 1
pcs
$
400.00
Sub Total VAT 10% Total
SUBTOTAL (USD) $
400.00
$ $ $
400.00 40.00 440.00
Please feel free to contact us at your convenience and we shall be glad to learn that you accept our purchase order. We look forward to receive your feed back. Thank you in advance for your kind attention and coorporation.
PT.COMETINDO CITRA SEMESTA
nama lengkap Director
66
Lampiran 8 Contoh Dokumen Quotation Perusahaan QUOTATION Project Name :
MOTOR SIEMENS
Referensi No :
TO :
Attn:
PAGE
Q-NUMBER
Q-DATE
1
S2-042/J-C/281113
11/28/2013
PT. xxxxx
SHIPMENT TO :
Biringere, Pangkep, Jawa Barat 90667 Telp / Fax : Email :
PT. XXXXXX
PROCURMENT & DEPAT MANAGER
Dear Sir, Thank you very much for your inquires, we have great pleasure in submmitting the following quotation for your consideration : NO.
DESCRIPTION
QUANTITY
PRICE (EURO)
SUBTOTAL (EURO)
1
pcs
€
-
2
Unit
€
-
€ € € €
-
Remarks : - Delivery Time : 7 Weeks - Payment 100% 2 Weeks after delivery
Sub Total Net Price VAT 10% Grand Total
Please feel free to contact us at your convenience and we shall be glad to learn that you accept our proposal. We look forward to receive your feed back. Thank you in advance for your kind attention and coorporation. PT. COMETINDO CITRA SEMESTA
nama lengkap Director
67
Lampiran 9 Contoh Dokumen Invoice dan Delivery Order Aplikasi Accurat
68
Lampiran 10 Contoh Dokumen Purchase Order Accurate
69
Lampiran 11 Contoh Daftar Akun Perusahaan No. Akun
Nama
Tipe
1101
Cash
Kas/Bank
IDR
1101.001
Cash Rupiah
Kas/Bank
IDR
1101.002
Cash US Dollar
Kas/Bank
USD
1101.003
Petty Cash Rupiah
Kas/Bank
IDR
1101.999
Cash Transfer (Pos Silang)
Kas/Bank
IDR
1102
Bank
Kas/Bank
IDR
1102.001
Bank Panin- USD
Kas/Bank
USD
1102.002
Bank OCBC - Rupiah
Kas/Bank
IDR
1102.103
Bank OCBC - Euro
Kas/Bank
EURO
1102.999
Bank Transfer (Pos Silang) IDR
Kas/Bank
IDR
1103.100
Acc. Receivable [Customer]
Akun Piutang
IDR
1103.101
Account Receivable IDR
Akun Piutang
IDR
1103.102
Account Receivable USD
Akun Piutang
USD
1103.103
Account Receivable EURO
Akun Piutang
EURO
1104
Advance Purchase [Vendor]
Akun Piutang
IDR
1104.001
Advance Purchase IDR
Akun Piutang
IDR
1104.002
Advance Purchase Euro
Akun Piutang
EURO
1104.003
Advance Purchase USD
Akun Piutang
USD
1105
Merchandise of Inventory
Persediaan
1105.001
Inventory - Siemens
Persediaan
1105.002
Inventory - Other Inventory
Persediaan
1106
Suplies Inventory
Aktiva Lancar lainnya
1106.001
Office Supplies
Aktiva Lancar lainnya
Mata Uang
1107
Prepayment
Aktiva Lancar lainnya
1107.001
Prepaid Rent
Aktiva Lancar lainnya
1107.002
Prepaid Insurance
Aktiva Lancar lainnya
1108
Prepaid Tax
Aktiva Lancar lainnya
1108.001
Purchase Tax (VAT IN)
Aktiva Lancar lainnya
1108.025
Prepaid Tax 25
Aktiva Lancar lainnya
1108.026
Prepaid Fiscal Tax
Aktiva Lancar lainnya
1201
Historical FA Value
Aktiva Tetap
1201.001
Vehicle
Aktiva Tetap
1201.002
Equipment
Aktiva Tetap
1202
Accumulated Depreciation
Akumulasi Penyusutan
1202.002
Accum Deprec Vehicle
Akumulasi Penyusutan
1202.003
Accum Deprec Equipment
Akumulasi Penyusutan
1299.999
Fixed Assets Transaction
Aktiva Lancar lainnya
2101
Account Payable [Vendor]
Akun Hutang
IDR
2101.001
Account Payable IDR
Akun Hutang
IDR
2101.002
Account Payable USD
Akun Hutang
USD
2101.003
Account Payable EURO
Akun Hutang
EURO
2102
Advance Sales [Customer]
Akun Hutang
IDR
2102.001
Advance Sales IDR
Akun Hutang
IDR
2102.002
Advance Sales USD
Akun Hutang
USD
2102.003
Advance Sales EURO
Akun Hutang
EURO
2103
Tax Payable
Hutang lancar lainnya
2103.001
Sales Tax [VAT OUT]
Hutang lancar lainnya
2103.002
Exclusive Tax (PPnBM)
Hutang lancar lainnya
2103.021
Tax Payable 21
Hutang lancar lainnya
2103.022
Tax Payable 22
Hutang lancar lainnya
2103.029
Tax Payable 29
Hutang lancar lainnya
2103.999
Other Tax Payable
Hutang lancar lainnya
2104
Accrued Payable
Hutang lancar lainnya
2104.001
Interest Payable
Hutang lancar lainnya
70
2104.001
Interest Payable
2104.002
Salaries Payable
Hutang lancar lainnya Hutang lancar lainnya
2105
Unbilled Receive Inventory from Vend
Hutang lancar lainnya
2199
Others Current Liability
Hutang lancar lainnya
2602
Leasing Payable
Hutang Jangka Panjang
3100
Opening Balance Equity
Ekuitas
3400
Retained Earning
Ekuitas
4101
Sales
Pendapatan
4101.001
Sales Siemens
Pendapatan
4101.002
Sales Other Inventory
Pendapatan
4102
Item Sales Discount
Pendapatan
4102.001
Item Discount Siemens
Pendapatan
4102.002
Item Discount Other
Pendapatan
4103
Invoice Sales Discount
Pendapatan
4103.001
Sales Term Discount
Pendapatan
4103.002
Invoice Sales Discount IDR
Pendapatan
4103.003
Invoice Sales Discount USD
Pendapatan
4103.004
Invoice Sales Discount EURO
Pendapatan
4104
Sales Return
Pendapatan
4104.001
Sales Return Siemens
Pendapatan
4104.002
Sales Return Other
Pendapatan
4200
SERVICE REVENUE
Pendapatan
4200.001
Service Siemens
Pendapatan
4200.002
Service Others
Pendapatan
4300
OTHER MAIN REVENUE
Pendapatan
4300.001
Customer Receipts Term Discount
Pendapatan
4300.002
Freight Charge to Customer Income
Pendapatan
4300.003
Late Charge Income to Customer
Pendapatan
4300.004
Sales Supplies
Pendapatan
4300.999
Other Sales & Service
Pendapatan
5100
Cost of Sales [Inventory]
Harga Pokok Penjualan
5100.001
Cost of Sales Siemens
Harga Pokok Penjualan
5100.002
Cost of Sales Other
Harga Pokok Penjualan
5200
Freight In & Exclusive Tax
Harga Pokok Penjualan
5200.001
Freight In
Harga Pokok Penjualan
5200.002
Exclusive Tax (PPnBM)
Harga Pokok Penjualan
5200.003
Vendor Payments Term Discount
Harga Pokok Penjualan
6100
Sales Expense
Beban
6100.001
Salary Sales Expense
Beban
6100.002
Insurance Sales Expense
Beban
6100.003
Suplies Sales Expense
Beban
6100.004
Rent Sales Expense
Beban
6100.005
Advertising Sales Expense
Beban
6100.006
Entertaintment Expense
Beban
6100.007
Sales Commission Expense
Beban
6100.008
Transportation Sales Expense
Beban
6100.009
Meal & Healty Sales Expense
Beban
6100.010
Repair & Maintenance Sales Expense
Beban
6100.011
Tol, Parking & Oil Sales Expense
Beban
6100.012
Negotiation Sales Expense
Beban
6100.999
Miscellaneous Sales Expense
Beban
6200
General & Adm Expense
Beban
6200.001
Salary G/A Expense
Beban
6200.002
Insurance G/A Expense
Beban
6200.003
Rent G/A Expense
Beban
6200.004
Suplies G/A Expense
Beban
71
6200.004
Suplies G/A Expense
6200.005
Utility Expense
Beban Beban
6200.005.001
Electric & Lighting Expense
Beban
6200.005.002
Phone, Fax Expense
Beban
6200.005.003
Internet Expense
Beban
6200.005.004
Water PAM Expense
Beban
6200.006
Transportation General Expense
Beban
6200.007
Transportation Adm Expense
Beban
6200.008
Meal & Healty G/A Expense
Beban
6200.009
Stationary G/A Expense
Beban
6200.010
Tol, Parking & Oil G/A Expense
Beban
6200.011
Repair & Maintenance G/A Expense
Beban
6200.012
News Paper, Tabloid & Magazine Exp
Beban
6200.013
Professional Fee Expense
Beban
6200.014
Bad Debt Expense - AR
Beban
6200.015
PBB (Fiscal Land & Building)
Beban
6200.016
Charge & Late Fiscal (Sanksi & Denda
Beban
6200.017
Interest Income Tax Art 23
Beban
6200.999
Miscellaneous General/Adm Expense
Beban
6300
Depreciation Expense
Beban
6300.101
Depreciation Expense of Vehicle
Beban
6300.102
Depreciation Expense of Equipment
Beban
6300.103
Amortization of Trade Mark
Beban
6300.104
Amortization of Copy Right
Beban
6300.105
Amortization of Goodwill
Beban
6400
Annual Expense
Beban
6400.001
Benefit of .... (THR)
Beban
6400.002
Bonuses
Beban
7100
Realize Gain (Loss) Foreign Exc
Beban lain-lain
7100.001
Realize Gain (Loss) IDR
Beban lain-lain
7100.002
Realize Gain (Loss) USD
Beban lain-lain
7100.003
Realize Gain (Loss) EURO
Beban lain-lain
7200
Unrealize Gain (Loss) Foreign E
Beban lain-lain
7200.001
Unrealize Gain (Loss) IDR
Beban lain-lain
7200.002
Unrealize Gain (Loss) USD
Beban lain-lain
7200.003
Unrealize Gain (Loss) EURO
Beban lain-lain
8100.001
Bank Adm Expense
Beban lain-lain
8100.002
Interest Expense
Beban lain-lain
8100.003
Donation Expense
Beban lain-lain
8100.004
Gain/Loss Dispossal F.A
Beban lain-lain
8100.005
Interest Income Tax
Beban lain-lain
8100.999
Miscellaneous Other Exp
Beban lain-lain
8199.999
Income Tax Company
Beban lain-lain
9100.004
Interest Income (Deposito)
Pendapatan lain
9100.005
Interest Income (Giro/Rek Koran)
Pendapatan lain
9100.006
Gain/Loss Revaluation FA
Pendapatan lain
9100.999
Miscellaneous Other Income
Pendapatan lain
72
Lampiran 12 Contoh Daftar Pelanggan Perusahaan No
Nama Pelanggan
Alamat Baris 1 Alamat Baris 2 Kota
No Telepon No Fax
1000 CASH IDR 1001 PT. Surya
Jl. Badak 12
Kebayoran Baru
Jakarta Selatan
021 5756678
021 5756679 Mr. Yusak
Kontak
1002 PT. Mega Utama
Jl. Macan
Salemba Tengah
Jakarta Pusat
021 3100210
1003 PT. Radistra
Jl. Tikus
Hayam Wuruk
Jakarta Barat
021 5456678
1004 Warastry Center
Jl. Kucing
Harmoni
Jakarta Pusat
021 5692230
1007 Multi Guna Electric
Jl. Nusa
Pekayon
Bekasi
1999 Allowance for Bad Debt IDR
-
-
-
NPWP
Saldo Awal Saldo per Tgl Pajak1 Mata Uang Termin Tipe Pelanggan
01.125.444.9-100.000
16250000
S 12/31/2012 T
IDR IDR
C.O.D C.O.D
Umum Umum
021 3100211 Mr. Michael
01.135.344.8-200.000
25000000
12/31/2012 T
IDR
C.O.D
Umum
021 5456678 Miss Dewi
01.225.404.7-200.000
20000000
12/31/2012 T
IDR
C.O.D
Umum
021 5692230 Miss Christina 01.325.414.7-110.000
T
IDR
C.O.D
Umum
021 8991001
021 8891005 Agus
T
IDR
C.O.D
Umum
-
-
IDR
C.O.D
Umum
-
01.155.400.9-200.000
71
Lampiran 13 Contoh Daftar Pemasok Perusahaan No V-0001 V-0002 V-0003 V-0004 V-0005 V-0006 V-0007 V-0008 V-0009 V-0010
Nama Siemens Indonesia Victoria Electrical Other Cash Vendor IDR ILTD USD Mechanic Nourth Other Cash Vendor USD Namejchen Utterdome Other Cash Vendor EURO
Alamat1 Jl Kucing 88 Jl Harimau 99 Jl Bangau 104 Jl Kerbau 999 Jl Angsa 103 Jl Macan 200 Jl Kumbang 300 -
Kota Jakarta Timur Surabaya Singapore Dallas Jakarta Selatan Jakarta Utara Jakarta Pusat -
Propinsi DKI Jakarta Jawa Timur Singapore Texas DKI Jakarta DKI Jakarta DKI Jakarta -
Negara Indonesia Indonesia
Telepon 677-8890 677-8891
Kontak Mr Agung Mr Gede
Singapore United States United States
677-8893 677-8894 677-8895
Miss Alit 01.100.234.567.9-125 Miss Sinyo 01.100.234.567.9-126 Mrs Yuliet 01.100.234.567.9-127
Belanda Jerman Eropa
NPWP 01.100.234.567.9-122 01.100.234.567.9-123
Mrs Encik 01.100.234.567.9-128 Mr Romeo 01.100.234.567.9-129 -
Saldo Hutang 20,000,000.00 25,000,000.00 -
Tgl Saldo Hutang Pajak 1 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart 12/31/2003 PPN Standart
72
Mata Uang Termin IDR C.O.D. IDR C.O.D. IDR C.O.D. USD C.O.D. USD C.O.D. USD C.O.D. USD C.O.D. EURO C.O.D. EURO C.O.D. EURO C.O.D.
Lampiran 14 Contoh Daftar Persediaan Perusahaan Item No. Item Description
S001 S002 S003 S004 S005 S006 I0001 I0002 I0003 I0004 I0005 I0006
Siemens Motor 1 Siemens Motor 2 Siemens Motor 3 Siemens Motor 4 Siemens Motor 5 Siemens Motor 6 Electrical Pabrik Brand 1 Electrical Pabrik Brand 2 Electrical Pabrik Brand 3 Electrical Pabrik Brand 4 Electrical Pabrik Brand 5 Electrical Pabrik Brand 6
Def Qty Unit 1 Warehouse
2 3 1 1 4 2 2 3 1 1 1 1
Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs Pcs
Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre Centre
as of Balance Cost/Unit
31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003 31/12/2003
5,000,000 4,500,000 3,000,000 6,000,000 3,400,000 6,700,000 1,000,000 2,000,000 3,000,000 2,500,000 3,400,000 4,000,000
Total Cost
10,000,000 13,500,000 3,000,000 6,000,000 13,600,000 13,400,000 2,000,000 6,000,000 3,000,000 2,500,000 3,400,000 4,000,000
Item Type
Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part Inventory Part
Discount Tax1 Field 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
T T T T T T T T T T T T
Siemens Siemens Siemens Siemens Siemens Siemens Brand 1 Brand 2 Brand 3 Brand 4 Brand 5 Brand 6
73
Field 2 Field 3
Motor Motor Motor Motor Motor Motor Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin
Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin Mesin
Lampiran 15 Contoh Daftar Aktiva Tetap Perusahaan Asset Type Kendaraan 1 Kendaraan 1 Kendaraan 2 Kendaraan 2 Peralatan Kantor 1 Peralatan Kantor 1 Peralatan Kantor 1
Asset Code KD.001 KD.002 KD.003 KD.004 PK.001 PK.002 PK.003
Description MOTOR SUZUKI SATRIA (B 35 YS) MOTOR HONDA SUPRA (B 5555 ZZ) TRUCK COLT DIESEL (B 5566 XX) TOYOTA KIJANG (B 13 EL) Komputer Bagian Pembelian Komputer Bagian Penjualan Komputer Accounting
Purchase Date Usage Date Year Month Depr Method Assets Account 9/8/2011 9/20/2011 4 5 Straight Line Method 1201.001 Vehicle 8/17/2011 8/21/2011 5 0 Straight Line Method 1201.001 Vehicle 1/1/2011 1/1/2011 5 0 Straight Line Method 1201.001 Vehicle 1/1/2009 1/1/2009 8 0 Straight Line Method 1201.001 Vehicle 1/1/2011 1/1/2011 5 0 Straight Line Method 1201.002 Equipment 1/1/2011 1/1/2011 5 0 Straight Line Method 1201.002 Equipment 1/1/2011 1/1/2011 5 0 Straight Line Method 1201.002 Equipment
Accum Deprec Acc 1202.001 Accum Deprec Vehicle 1202.001 Accum Deprec Vehicle 1202.001 Accum Deprec Vehicle 1202.001 Accum Deprec Vehicle 1202.002 Accum Deprec Equipment 1202.002 Accum Deprec Equipment 1202.002 Accum Deprec Equipment
Deprec Exp Acc 6300.103 Deprec Exp of Vehicle 6300.103 Deprec Exp of Vehicle 6300.103 Deprec Exp of Vehicle 6300.103 Deprec Exp of Vehicle 6300.102 Deprec Exp of Equipment 6300.102 Deprec Exp of Equipment 6300.102 Deprec Exp of Equipment
74
Asset Cost Fiscal FA 12,500,000.00 Yes 12,000,000.00 Yes 50,000,000.00 Yes 75,000,000.00 Yes 15,000,000.00 Yes 35,000,000.00 Yes 25,000,000.00 Yes
Lampiran 16 Contoh Neraca Awal Tahun Perusahaan
Aktiva Aktiva Lancar Cash Rupiah Cash US Dollar Petty Cash Rupiah Bank Panin- USD Bank OCBC - Rupiah Bank OCBC - Euro Account Receivable IDR Inventory - Siemens Inventory - Other Inventory Office Supplies Total Aktiva Lancar Aktiva Tetap Vehicle Equipment Accum Deprec Vehicle Accum Deprec Equipment Total Aktiva Tetap TOTAL AKTIVA
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
PT. COMETINDO CITRA SEMESTA Neraca Per Tgl. 31 Dec 2012 Kewajiban dan Ekuitas Kewajiban Kewajiban lancar Account Payable IDR Account Payable USD Account Payable EURO Sales Tax [VAT OUT] Tax Payable 21 Tax Payable 29 Salaries Payable Total Kewajiban lancar
5,000,000 2,000,000 3,000,000 5,900,000 88,000,000 6,600,000 61,250,000 23,600,000 11,900,000 3,000,000 Rp
Rp Rp Rp Rp
99,500,000 75,000,000 (44,237,736) (30,000,000)
210,250,000 Ekuitas OWNERS EQUITY RETAINED EARNING Total Ekuitas Total Kewajiban dan Ekuitas
Rp Rp
Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp
Rp Rp
45,000,000 3,000,000 3,960,000 3,000,000 2,500,000 4,300,000 4,600,000 Rp
66,360,000
Rp Rp
244,152,264 310,512,264
60,000,000 184,152,264
100,262,264 310,512,264
75
Daftar Riwayat Hidup
Personal Details Full Name
: Susanah
Gender
: Female
Place, Date of Birth : Pontianak, December 26, 1991 Nationality
: Indonesia
Marital Status
: Single
Height, Weight
: 160 cm, 50 kg
Health
: Perfect
Religion
: Christian
Address
: Lantana Cluster no. 61, Jakarta Garden City, Cakung,
East Jakarta Mobile
: 082 13701 6176
E-mail
:
[email protected]
Educational Background 1997 - 2003
: PSKD kwitang IV Elementary School, Jakarta
2003 – 2006
: Hati Suci Junior High School, Jakarta
2006 – 2009
:Kristen Ketapang Vocational Senior High School, Jakarta
2010- 2013
: Accounting Department at Satya Wacana Christian University, Salatiga
76
71
