Fakultas Bisnis dan Ekonomika

Calyptra: Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya Vol.3 No.1 (2014)

RANCANGAN KAIZEN PADA TOKO WELLY MOTOR KECAMATAN TANAH GROGOT

Thelisa Manajemen/Fakultas Bisnis dan Ekonomika [email protected]

Abstrak - Penelitian ini bertujuan untuk membuat rancangan kaizen pada Toko Welly Motor yang merupakan toko ritel sparepart. Dalam aktivitasnya Toko Welly Motor kurang memiliki kesadaran dalam memperhatikan peluang perbaikan dari lingkungan kerjanya sehingga dapat menyebabkan masalah seperti tidak adanya tujuan dan arahan yang membentuk motivasi kerja, keadaan ruangan yang tidak rapi, keamaan dan keselamatan kerja terancam, dan tidak adanya kesadaran pekerja terkait perbaikan. Cara menyelesaikan masalah yang terjadi adalah dengan merancangkan Kaizen pada Toko Welly Motor. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dan menggunakan metode kaizen. Metode kaizen yang dirancang terdiri dari 6 langkah. Tahap pertama menemukan potensi perbaikan dengan mengidentifikasi hal yang dapat menimbulkan masalah. Tahap kedua menganalisis metode yang digunakan saat ini dengan analisis unit kerja. Tahap ketiga mencetuskan ide perbaikan dengan proses brainstorming. Tahap keempat dilakukan perumusan visi dan misi, rancangan 5S (pemilahan, penataan, pembersihan, pemantapan, dan pembiasaan), perbaikan gerakan kerja dengan metode Therblig, dan penghapusan kerja menunggu proses mesin (komputer dan mesin cetak). Tahap kelima merancangkan langkah dalam mengkomunikasikan, mengarahkan, memotivasi, dan memberdayakan karyawan untuk melaksanakan rancangan. Tahap keenam dirancangkan dengan pembuatan jadwal forum diskusi untuk evalusi dan membuat rancangan perbaikan terus-menerus dari hasil evaluasi. Manfaat rancangan ini bagi Toko Welly Motor adalah memberikan kesadaran terhadap peluang perbaikan yang selalu ada, meningkatkan produktifitas kerja, efisiensi waktu, profit, keselamatan dan kesehatan kerja, serta memperoleh kepercayaan dari konsumen. Kata kunci: Kaizen, 5S, Metode Therblig, Analisis unit kerja. Abstract - This study aims to make a kaizen design at Welly Motor. Welly Motor is a retail shop. In Store activities, Welly Motor have a lack awareness about opportunities for improvement in work environment. so can lead to problems in its operations. The problem that can arise is the lack of purpose and direction that make up the motivation to work, the room is not tidy, health and safety is threatened, and the lack of worker’s awareness about improvement. How to solve the problem that occurs is to devise Kaizen on Welly Motor. This study used a qualitative approach and using kaizen method. Design of kaizen method consists of six steps. The first stage is finding a potential improvement by identifying things that can cause problems. The second stage of

1


the method used to analyze the current work unit analysis. The third stage is had an idea by brainstorming process. The fourth stage of the formulation of the vision and mission, design 5S (sort, set in order, shine, standardize, and sustain), improvements of the therblig method on labor movement, and the elimination of pending work machines (computers and printers ). The fifth stage of drafting step in communicating, directing, motivating, and empowering employees to implement the design. The sixth stage is make schedule for evaluation and discussion forums and design continuous improvement from evaluation results . The benefits of this design for Welly Motor is to provide awareness of the opportunities for improvement, improve labor productivity, time efficiency, profit, health and safety, as well as gain the trust of consumers. Keywords : Kaizen, 5S, Therblig Methods, Unit Anlysis PENDAHULUAN Sejak dulu, perdagangan selalu menjadi faktor ekonomi pertama di Indonesia. Bahkan Indonesia memulai hubungan dengan negara-negara tetangga juga dimulai dari industri perdagangan. Hingga saat ini perdagangan dalam bentuk apapun selalu menjadi suatu jenis industri yang terdepan dan juga mengalami peningkatan dari tahun ke tahun. Perdagangan eceran atau sekarang disebut sebagai perdagangan ritel bahkan disingkat menjadi bisnis ritel, adalah kegiatan usaha menjual barang atau jasa kepada perorangan untuk keperluan sendiri, keluarga, atau rumah tangga (Ma’ruf, 2006, p.7). Salah satu jenis bisnis ritel yang berkembang dikarenakan besarnya pertumbuhan industri otomotif adalah bisnis spare part. Perdagangan spare part terkadang tidak hanya menjual produk melainkan juga memberikan alternatif yaitu penjualan jasa berupa bengkel. Banyaknya peminat masyarakat individu maupun kelompok yang menginvestasikan dananya ke dalam usaha dagang spare part tidak terlepas dari pertumbuhan pengguna kendaraan bermotor yang selalu meningkat. Dengan adanya pekembangan jumlah kendaraan bermotor yang semakin bertambah tiap tahunnya, hal ini berbanding lurus dengan kebutuhan akan spare part dan kebutuhan lain dari kendaraan tersebut. Hal tersebutlah yang menjadi peluang usaha hingga terbentuknya Toko Welly Motor. Toko Welly Motor adalah suatu bentuk usaha dagang yang bergerak dalam bidang sparepart dengan menjual sparepart untuk motor, mobil, chainsaw, dan kebutuhan dalam industri otomotif seperti motor dan mobil. Toko Welly Motor berdiri sejak tahun 2003 di kota Tanah

Grogot, Kabupaten Paser, Kalimantan Timur. Tepatnya di jalan

2


dimana merupakan pusat perdagangan kota tersebut yaitu jalan Yos Sudarso No.42 RT.8 RW.1. toko ini terletak di pojok jalan yang merupakan persimpangan tiga. Dengan jalan yang besar dan adanya halaman di depan toko memungkinkan para pelangan yang datang dengan mudah untuk parkir dari pinggir jalan sehingga aksesibilitasnya baik. Tiap badan usaha akan memiliki keunggulan bersaing yang berbeda, mulai dari harga, barang yang berkualitas, penggunaan teknologi, adanya layanan purna jual, hingga pada lingkungan kerja sebagai pendukung pekerjaan entitas yang ada di badan usaha. Tanpa disadari ternyata lingkungan kerja, budaya dalam bekerja, kepemimpinan, tiap gerakan kecil dalam suatu pekerjaan akan mempengaruhi kinerja dan mampu menjadi keunggulan kompetitif suatu badan usaha. Terdapat banyak perubahan ke arah perbaikan yang telah dilakukan di Toko Welly Motor. Tujuan ke arah yang lebih baik tercermin dalam pernyataan pemilik yang ingin membangun tujuan bersama yang akan dikomunikasikan kepada SDM yang ada, menjalin hubungan dengan pelanggan, dan meningkatkan image badan usaha. Tujuan yang di buat sekarang tidak terlepas dari pencapaian yang telah ada saat ini. Tidak ada masalah yang begitu signifikan mempengaruhi keadaan badan usaha Toko Welly Motor tersebut. Namun, berdasarkan keadaan yang telah dijabarkan berkaitan dengan kesadaran pemilik akan perbaikan untuk badan usaha maka dapat diidentifikasi bahwa banyak peluang perbaikan yang dapat diterapkan oleh badan usaha tersebut. Terdapat beberapa perubahan yang telah dilakukan. Perubahan tersebuh berupa perubahan kecil yang dilakukan perlahan dan pada akhirnya membawa perbaikan pada badan usaha. Hal tersebut ada yang dilakukan karena adanya masalah atau hal yang mengganggu kinerja badan usaha namun juga ada yang dilakukan karena merupakan peluang perbaikan (bukan karena adanya masalah tertentu untuk diperbaiki) yang ternyata menghasilkan perubahan ke arah yang lebih baik. Oleh sebab itu bukan hanya mempertahankan kinerja yang baik bagi badan usaha, namun juga perlu adanya kesadaran untuk melakukan perbaikan terus menerus berupa kesadaran akan pentingnya perbaikan dan melakukan perubahan kecil secara terus menerus yang mengarah kepada tindakan yang lebih baik yang dinilai berdasarkan kesepakatan bersama.

3


Terdapat metode perbaikan terus-menerus yang populer disebut sebagai metode kaizen. Perbaikan melalui Kaizen adalah tindakan perbaikan fungsi yang sedang berlangsung melibatkan langkah-langkah kecil yang dilakukan secara terus-menerus. Orientasi daripada pemikiran teori kaizen adalah berfokus pada proses, dimana jika setiap proses dapat diperbaiki dan mengurangi setiap hal yang tidak perlu, melakukan perbaikan secara keseluruhan, pemberian motivasi pada setiap gerakan, maka hasil akan sangat baik dan dapat mencapai efisiensi kerja. Banyak hal yang diperhatikan dalam metode kaizen, seperti kepemimpinan, produktivitas, pemborosan, proses kerja, dan banyak prinsip-prinsip yang ada dalam kaizen.

KAJIAN TEORI Jasa – jasa merupakan aktivitas, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan untuk dijual. Contohnya antara lain bengkel reparasi, salon, kursus keterampilan, hotel, dan rumah sakit. Proses desain atau perancanngan sistem penyampaian jasa merupakan suatu proses kreatif yang diawali dengan menyusun tujuan jasa. Dari tujuan itu baru diidentifikasikan dan dianalisis semua alternatif yang dapat digunakan mewujudkannya. Ritel - Salah satu jenis industri jasa adalah ritel. Menurut kotler dan Amstrong (2001, p62), ”Retailer / pengecer adalah semua kegiatan yang dilibatkan dalam penjualan barang atau jasa langsung ke konsumen akhir untuk penggunaan pribadi non-bisnis”. Toko adalah tempat dimana konsumen melakukan pembelian yang terencana maupun yang tidak terencana (Tirmizi et al, 2009). Toko ini menjual puluhan bahkan ratusan jenis barang setiap hari, dan konsumen membeli barang tersebut dengan sebagian dari pendapatan mereka. Lingkungan Kerja - Dalam kegiatan bisnis baik itu sektor jasa maupun manufaktur, terdapat hal yang memperngaruhi bisnis tersebut. Kinerja dipengaruhi oleh berbagai faktor yang dikemukakan oleh Kuswandi (2004: 27) antara lain kepuasan karyawan, kemampuan karyawan, motivasi, lingkungan kerja, serta kepemimpinan. Lingkungan kerja adalah faktor- faktor di luar manusia baik fisik maupun non fisik dalam suatu organisasi. Faktor- fisik ini mencakup peralatan kerja, suhu ditempat kerja, kesesakan dan kepadatan, kebisingan, luas

4


ruang kerja sedangkan non fisik mencakup hubungan kerja yang terbentuk di perusahaan antara atasan dan bawahan serta antara sesama karyawan. Lingkungan kerja itu mencakup hubungan kerja antara sesama karyawan dan hubungan kerja antara bawahan dan atasan serta lingkungan fisik tempat karyawan bekerja (Sihombing, 2004) Kaizen - Salah satu unsur paling fundamentalis dalam TQM (Total Quality Management) adalah perbaikan berkesinambungan atau dalam istilah jepang dikenal dengan nama kaizen (Hari Purnomo,2004:305). Filsafat kaizen mengatakan bahwa cara hidup kita--menjadi kehidupan kerja kita, atau kehidupan sosial kita, atau kehidupan kita dirumah selayaknya menjadi perilaku yang konstan. Kaizen berarti penyempurnaan yang berkesinambungan baik dalam kehidupan pribadi, dalam keluarga, lingkungan sosial maupun di tempat kerja, apabila diterapkan pada lingkungan kerja kaizen berarti penyempurnaan berkesinambungan yang melibatkan setiap orang baik manajer maupun karyawan (Imai, 1992:4). Terdapat langkah-langkah konkret yang digunakan Toyota dalam buku yang ditulis Isao Kato yaitu “Toyota Kaizen Methods, 6 Langkah Perbaikan” untuk mengajarkan proses kaizen. Secara umum, ada 6 langkah utama dalam kaizen dan langkah tersebut serupa dengan metode lain seperti metode ilmiah dan pemecahan masalah. Namun, perbedaan mendasarnya adalah kaizen terdapat tingkat kebebasan yang lebih tinggi dan penekanan yang lebih besar pada pencetusan ide orisinal. Ide dan penekanan tesebut berbeda tergantung pada keadaan masin-masing. Secara umum, semua metodologi perbaikan mengikuti suatu pola dasar, yaitu rencanakan-lakukan-periksa-perbaiki, dan proses kaizen tidaklah berbeda.

GAMBARAN BADAN USAHA Toko Welly Motor merupakan suatu badan usaha berbentuk toko yang bergerak dibidang perdagangan eceran (retailer), sekaligus bergerak sebagai distributor bagi toko-toko lain yang mempunyai kapasitas lebih kecil. Toko Welly Motor didirikan pada tahun 2003 yang berlokasi di Jalan Yos Sudarso No.42 Tanah Grogot, Kalimantan Timur. Daerah jalan Yos Sudarso merupakan pusat

5


bisnis di Tanah Grogot dan merupakan titik utama masyarakat untuk membeli semua kebutuhan dari berbagai komoditas mulai makanan dan minuman, pakaian, alat rumah tangga, otomotif, hingga spare part. Toko Welly motor ini buka setiap hari selama 9 jam mulai pukul 8 pagi hingga pukul 5 sore. Dengan berbagai macam jenis barang yang diperdagangkan, sebagian besar dan hampir semua akan di letakkan di toko dan stok yang masih banyak akan diletakkan di gudang. Barang yang ada di toko tergolong banyak sehingga kadang terjadi penumpukan barang yang diletakkan seadanya di dalam toko, kegiatan toko yang buka setiap hari tidak memberi kesempatan dalam kesadaran untuk memperbaiki keadaan toko yang dapat mengganggu kenyamanan dan keamanan kerja. Sejak awal badan usaha ini di mulai, sistem pendataan menggunakan pengumpulan nota yang ditulis secara manual dan perhitungan total omzet dan pembelian akan dilakukan menggunakan kalkulator. Sejak tahun 2012 lalu, Toko Welly Motor menggunakan perangkat komputer untuk mendata stok barang, pembelian, dan penjualan.Toko Welly Motor juga mulai mengembangkan penulisan nota menjadi input data dan di cetak. Dalam pendataan keuangan, mulanya dilakukan menggunakan Ms.Excel dengan mengetik ulang data yang tertulis di nota ke dalam komputer lalu menggunakan formula untuk menghitung total pembelian, hutang, omzet, dan laba badan usaha. Sejak awal tahun 2013 Toko Welly Motor menggunakan software khusus untuk toko yang memudahkan pencatatan serta perhitungan. Terdapat beberapa jabatan dalam struktur organisasi Welly Motor yaitu pimpinan, wakil pimpinan, dan petugas toko. Masing-masing jabatan memiliki deskripsi tigas masing-masing yang harus dilakukan setiap harinya. Proses perancangan dimulai dengan pengumpulan data melalui wawancara dan observasi langsung, lalu data-data tersebut akan dijadikan sebagai suatu acuan untuk melakukan perancangan sesuai dengan teori yang digunakan.

HASIL RANCANGAN A. Langkah 1: Menemukan Potensi Perbaikan Hal terpenting dalam memulai langkah ini adalah merancangkan bagaimana cara menemukan potensi perbaikan yang dapat dilakukan dan

6


memiliki pengaruh positif terhadap objek rancangan. Adapun langkah yang digunakan dalam menemukan peluang perbaikan dengan cara memberi informasi kepada pimpinan toko dan melibatkan petugas toko dalam mengidentifikasi 7 jenis pemborosan yang dilakukan pada aktivitas sehari-hari di dalam toko yaitu: Tabel 1 Tujuh Jenis Pemborosan No 1

Pemborosan Produksi berlebihan (Overproduction): Toko Welly Motor adalah badan usaha dagang yang tidak memproduksi barang seperti badan usaha manufaktur sehingga jenis pemborosan ini tidak dapat diidentifikasi.

No 5

Pemborosan Pengangkutan berlebih (over conveyance): Di Toko Welly Motor tidak terdapat masalah mengenai pengangkutan berlebih mengingat lokasi yang berdekatan dan cenderung dapat dicapai oleh petugas toko dengan tepat.

2

Persediaan berlebih (Excess inventory): Persediaan yang berlebih berasal dari pencatatan persediaan yang tidak tepat sehingga akan dilakukan pemesana ulang disaat barang masih mencukupi. Hal tersebut terjadi karena penataan yang tidak rapi sehingga pencatatan tidak tepat karena barang sush ditemukan dan dianggap tidak ada.

6

Gerakan berlebih (excess motion): segala pergerakan yang tidak memberikan nilai tambah terhadap pelanggan adalah pemborosan gerakan. Seperti berjalan, menjangkau, mencari, mengangkat, memilih, mengatur, adalah potensi penyebab pemborosan gerakan yang ada.

3

Sisa bahan dan pengerjaan ulang (scrap and rework): Pemborosan dalam hal ini terjadi pada pengulangan pekerjaan karena salah atau gagal dalam melakukan proses input nota, mencetak atau saat menarik kertas nota dari mesin cetak tidak benar sehingga kertas nota sobek dan harus di cetak ulang. Waktu tunggu (waiting time): pemborosan dalam hal waktu tunggu terjadi ketika petugas toko yang sedang melayani konsumen harus menunggu petugas yang lain mengambil barang yang stoknya sudah habis di toko sehingga akan dibuka dalam kemasan baru yang terdapat di gudang.

7

Pemrosesan berlebih (overprocessing): proses atau kegitan yang dilakukan berulang karena ketidakjelasan informasi dan pengetahuan yang kurang yang dimiliki karyawan sehingga harus bertanya langsung kepada pimpinan dan proses penjualan akan terhambat bahkan akan terulang mulai dari pimpinan yang langsung menemui pelanggan dan menanyakan ulang apa yang dibutuhkan karena petugas toko kurang informasi mengenai produk atau tidak menemukan produk.

4

Sumber: Observasi, 2013

Selain pemborosan, hal yang dapat berdampak buruk bagi badan usaha apabila tidak diperbaiki karena dapat menimbulkan masalah terkait efisiensi dan efektivitas kerja, hal tersebut terkait dengan penempatan barang dan peralatan, kerapian, dan sikap dari pihak yang terkait di dalamnya. Salah satunya seperti banyaknya barang yang berserakan baik itu didalam atau diluar kardus penyimpanan yang diletakkan disembarang tempat. Kardus barang yang

7


diletakkan disembarang tempat dapat membahayakan karena terhalangnya jalan atau tersandung barang yang ada di lantai

B. Langkah 2: Menganalisis Metode yang Digunakan Saat Ini Dalam analisis ini akan dirancangkan penulisan komponen kerja suatu pekerjaan yang akan ditempatkan satu per satu dalam proses pemikiran perbaikan. Beberapa level pekerjaan yang akan dianalisis adalah pekerjaan atau kegiatan yang paling sering dilakukan dalam proses pelayanan pelanggan yaitu penjualan barang, penulisan nota, dan pengemasan barang.

Gambar 1 Analisis Unit Kerja Penjualan Barang (Sumber: observasi penulis, 2013) Dalam penjualan barang seperti pada gambar di atas, kerja yang akan dilihat adalah menjual barang, namun unsur kerja yang sebenarnya dapat diidentifikasi lebih dalam dan dapat diketahui bahwa kerja yang utama adalah memberi barang dan nota kepada konsumen lalu mengambil uang dari konsumen.

8


Gambar 2 Analisis Unit Kerja Pembuatan Nota (Sumber: observasi penulis, 2013) Dalam pembuatan nota seperti gambar di atas, yang dilakukan adalah menginput penjualan ke dalam komputer lalu mencetak untuk diberikan kepada konsumen. Adapun langkah utama seperti input dan cetak dengan unsur kerja ketik dan klik adalah pekerjaan yang bernilai tambah dimana pada langkah utama inilah harus dicari perbaikan yang dapat dilakukan untuk memaksimalkan kegiatan. Pada unit kerja pengamasan, yang dilakukan adalah seperti gambar di bawah dengan unsur kerja dari langkah utama yang bernilai tambah. Sebelum menyerahkan barang, terdapat 3 unsur kerja mengemas barang yang harus dilakukan.

Pada

unsur

kerja

tersebut,

harus

dimaksimalkan

dengan

memperhatikan gerakan megambil barang, memasukkan dalam kemasan, dan menutup kemasan dengan mengetahui detail gerakannya. Dekan demikian dapat diperhatikan hal apa yang memperlancar dan menghambat kegiatan di dalam unsur kerja.

9


Gambar 3 Analisis Unit Kerja Pengemasan (Sumber: observasi penulis, 2013) C. Langkah 3: Mencetuskan Ide Orisinal Dalam mencetuskan ide-ide perbaikan yang dapat digunakan sesuai dengan keadaan Toko Welly Motor maka dilakukan rancangan berikutnya melibatkan proses brainstorming (sumbang saran) dengan pimpinan, wakil pimpinan, dan petugas toko dalam mencetuskan ide untuk perbaikan. Adapun beberapa ide perbaikan yang akan dirancang adalah perumusan visi dan misi, perancangan 5S, analisis gerakan, dan pemisahan kerja manual dengan kerja mesin.

D. Langkah 4: Menyusun Rencana Penerapan Dalam langkah 4 akan dijelaskan lebih rinci mengenai perancangan dari ide yang telah dicetuskan dan bagaimana perencanaan dalam penerapan dengan cara perancangan perbaikan yang sesuai dengan keadaan hingga dapat dengan tepat diterapkan di Toko Welly Motor.

10


1. Rancangan visi dan misi Dengan memperhatikan keadaan bisnis, sumber daya, pesaing, dan kemampuan yang dimiliki, maka rancangan visi dan misi yang sesuai untuk menunjang dasar pedoman kerja pada Toko Welly Motor adalah sebagai berikut: Visi: Menjadi toko yang unggul dalam bidang perdagangan dan tangguh menghadapi persaingan di Tanah Grogot Misi: 1.

Memberikan layanan prima untuk kepuasan konsumen dengan fokus kepada variasi dan kualitas produk

2.

Meningkatkan hubungan dengan supplier sebagai mitra kerja

3.

Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan memberikan lapangan pekerjaan

2. Rancangan 5S a. Ringkas / Pemilihan / Seiri Tujuan dari perancangan seiri ini adalah memindahkan barang-barang yang telah terpilih sebagai barang-barang yang tidak dibutuhkan atau masih belum dibutuhkan ke area yang bukan merupakan area aktivitas. Dalam hal ini, cara yang digunakan adalah dengan menentukan tingkat kepentingan dari barangbarang maupun peralatan yang ada. Adapun tingkat pembagian kepentingan tersebut dibagi menjadi 4 dengan sangat penting (SP) yang menunjukkan bahwa barang-barang atau peralatan merupakan barang yang digunakan setiap harinya, penting (P) menunjukkan bahwa peralatan tersebut hampir setiap hari digunakan, tidak penting (TP) menunjukkan bahwa barang-barang atau peralatan tersebut jarang digunakan sehingga tidak perlu berada dekat dengan daerah aktifitas, sangat tidak penting (STP) yang menunjukkan bahwa barangbarang atau peralatan tersebut sudah tidak dapat digunakan lagi atau tidak berfungsi sehingga perlu dijauhkan atau dibuang. Kegiatan ini nantinya akan menghasilkan penempatan barang pada tempat yang seharusnya. Perlakuan pada barang yang dipilih terbagi menjadi 3 yaitu didekatkan (DK), dijauhkan (DJ), dan disingkirkan atau dibuang (DB).

11


Tabel 2 Stratifikasi dan Perlakuan Barang atau Peralatan Berdasarkan Tingkat Kepentingan No

Nama

1 Kain lap 2 Dispenser 3 Gelas 4 Perkakas/toolkit 5 Kursi 6 Meja Kerja 7 Laci penyimpanan 8 Tempat tissue dan tissue 9 Adaptor 10 Money tester 11 Bolam + kabel 12 Corong Air 13 Koran 14 Karet Gelang 15 Staples 16 Buku nota 17 Tempat Sampah 18 Alat tulis 19 Kemucing 20 Sapu 21 Serok 22 Tali Rafia 23 Lakban 24 Gunting 25 Kardus kosong 26 Botol Minum 27 Dokumen (buku dan kertas) 28 Kantong plastik Sumber: Observasi penulis, 2013

Jumlah 3 1 6 1 4 1 2 1 1 1 1 1 Banyak Banyak 2 2 2 Banyak 2 2 1 2 2 5 Banyak 5 Banyak Banyak

Satuan Buah Buah Buah Set Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Lembar Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Rol Buah Buah Buah Buah Buah Buah

Tingkat Kepentingan TP TP TP TP P P P P P P P P P P P P SP SP SP SP SP SP SP SP SP SP SP SP

Perlakuan DJ DJ DJ DJ DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK DK

b. Rapi / Penataan / Seiton Pada tahap ini, hal yang perlu dilakukan di Toko Welly Motor adalah dengan menyimpan barang-barang atau peralatan yang diperlukan pada tempat yang benar

dengan

mempertimbangkan

efisiensi

dalam

pengambilan

dan

penggunaan. Sebelum peletakan pada tempat yang dirancang, sebelumnya akan dicatat tempat asal barang atau peralatantersebut untuk kemudian diidentifikasi apakah tempat tersebut merupakan tempat yang seharusnya dalam mendukung aktivitas. Berikut adalah perancangan penempatan peralatan :

12


Tabel 3 Rancangan peletakan No A

Rancangan Untuk kain lap yang penggunaannya sangat jarang perlu dijauhkan dari area kerja. Peletakannya dengan digantung di dinding depan toilet

No F

Rancangan Alat tulis yang terdiri dari bolpoin, spidol, pensil, dan penggaris perancangannya diletakkan di 3 tempat yaitu di meja kerja, di atas rak pada dua bagian toko yaitu samping kanan dan kiri.

B

Gelas diletakkan pada 1 tempat yaitu di atas dispenser dalam posisi terbalik agar tidak menampung kotoran, dimana jika ingin minum maka pihak yang berkaitan harus datang ke dekat dispenser.

G

Tali rafia, lakban, dan gunting sangat sering digunakan sehingga peletakannya harus berada dekat dengan area aktivitas yaitu untuk melakukan pengemasan. Tali rafia digantung pada lemari besar dari kayu yang telah ditancapkan paku. Lakban dan gunting diletakan menjadi satu dalam keranjang kecil sebagai penyimpanan dan diletakan di atas rak barang.

C

Perkakas yang jarang digunakan namun berada pada area tengah toko dan berukuran cukup besar akan dirancang untuk dijauhkan dari area aktivitas sehari-hari sehingga diletakan di lantai yang sebelumnya semua perkakas telah disatukan dalam tas besar yang memang disiapkan untuk penyimpanan perkakas.

H

Botol minum yang sebelumnya diletakan di sembarang tempat sebaiknya diletakan dekat dengan pihak yang terlibat yaitu 2 botol untuk petugas toko dan 3 botol untu pemilik. Botol tersebut merupakan botol ukuran 1500 ml dan diletakan di lantai dengan dibungkus plastik dalam keadaan terbuka sehingga mudah diambil namun tetap terhindar dari debu.

D

Tempat tissue dan tissue yang sebelumnya berada disembarang tempat akan dirancang untuk diletakan di area tengah toko yaitu di samping komputer kasir, diatas rak barang.

I

Dokumen yang diletakkan seadanya di atas meja kerja akan ditempatkan dengan posisi tegak berdiri menggunakan pembatas buku yang terbuat dari besi.

E

Staples yang sebelumnya sering hilang karena peletakan yang sembarangan akan dirancang untuk diletakan di area bersama dengan alat tulis yaitu di meja kerja bersama dengan alat tulis yang ada di meja tersebut, dan sisanya di keranjang kecil beserta lakban dan gunting.

Sumber: Observasi dan diskusi

c. Resik / Pembersihan / Seiso Terdapat beberapa hal yang dilakukan pada tahap pembersihan pada Toko Welly Motor yaitu dengan menjaga kebersihan secara keseluruhan pada area toko. Untuk memaksimalkan kegiatan pembersihan maka dirancang untuk pembuatan jadwal pembersihan toko secara berkala dan terjadwal yang dapat dilihat pada tabel 12, dimana akn dibuat jadwal piket dan kegiatan kebersihan

13


yang harus dilakukan beserta waktunya. Hal tersebut akan dipantau oleh wakil pimpinan. d. Rawat / Pemantapan / Seiketsu Pemantapan dilakukan dengan memberi kontrol visual. (a) Pembatas jalur pada barang dagangan dan barang atau peralatan Pemberian visual pembatasan jalur pada persediaan barang dagangan diberi dengan lakban berwarna hitam di lantai, rak, atau lemari yang belum memiliki batasan khusus. Berikut adalah gambar sebelum dan sesudah perancangan pemberian pembatas jalur.

Sebelum

Sesudah

Gambar 4 Pembatas Jalur (Sumber: Welly Motor, diolah) (b) Peta penempatan barang dagangan Perancangan peta penempatan persediaan barang dagangan berfungsi untuk membantu mengetahui lokasi penempatan barang. Ukuran toko yang besar dan banyaknya variasi barang sering membuat pekerja bingung atau suatu saat lupa terhadap penempatan tersebut. Peta yang di tempel di etalase toko bagian tengah diharapkan dapan menjadi pengingat dan informasi yang digunakan untuk mencegah terbuangnya waktu dalam mencari barang dan juga terjadinya kesalahan dalam pencarian.

14


(c) kontrol visual lainnya Untuk mengingatkan dan mengendalikan tindakan dari para pihak yang terlibat di toko maka dibutuhkan kontrol visual berupa slogan mengenai beberapa hal penting seperti kebersihan dan keamanan dimana dengan adanya kontrol visual berupa slogan akan mampu mengantisipasi terjadi tindakan yang tidak sesuai dengan tujuan dari tahap sebelumnya. Adapun slogan yang akan diletakan di Toko Welly Motor adalah sebagai berikut

Gambar 5 Penempelan Slogan (Sumber : Welly Motor, diolah)

Gambar 6 Penempelan Slogan (Sumber : Welly Motor, diolah)

e. Rajin / Pembiasaan / Shitsuke Pembiasaan merupakan tahap akhir dalam perancangan 5S, dimana tahap ini dilakukan untuk membentuk kebiasaan yang sangat penting dalam melakukan 5S. Pembiasaan akan dimuali dengan pemberitahuan pertama mengenai 5S dimana pada saat komunikasi dibutuhkan kerjasama yang baik dan rasa ingin tahu serta keinginan untuk lebih maju. Penyuluhan akan dilakukan selama beberapa hari hingga 1 minggu bersamaan dengan aktivitas sehari-hari toko apabila terdapat waktu senggang. Penyuluhan dan pengarahan selama 1 minggu akan dilanjutkan dengan praktek dan penilaian langsung oleh pimpinan dan wakil pimpinan. Jika petugas melakukan tugasnya tanpa kesalahan yang berarti selama 1 bulan penuh maka akan mendapat bonus sebesar Rp.25.000

15


3. Perbaikan gerakan kerja Langkah dalam rancangan ini adalah dengan menentukan kegiatan apa yang akan dianalisis, lalu memecah gerakan dalam kegiatan tersebut menjadi gerakan yang terperinci, menandai gerakan dengan simbol therblig, lalu menganalisis gerakan mana yang bernilai tambah dan mana yang merupakan pemborosan. Adapun kegiatan yang akan dianalisis adalah membuat nota yang dilakukan dengan input ke komputer kasir dengan posisi petugas berdiri. Adapun hasil dari analisis tersebut adalah:

Tabel 5 Ide Kaizen Berdasarkan Analisis Therblig TANGAN KIRI POIN KAIZEN

PENJELASAN

TANGAN KANAN THERBLIG

PENJELASAN

Tangan menunggu

Menjulurkan tangan ke mouse

Tangan menunggu

Memegang mouse

Tangan menunggu

Menggunakan mouse

POIN KAIZEN 1. melakukan 5S terkait penataan

+

1.melakukan 5S terkait pembiasaan 2.Mengurangi jarak

Tangan menunggu

Melepas mouse

Menjulurkan tangan ke arah keyboard

Menjulurkan tangan ke arah keyboard

Menggunakan keyboard

Menggunakan keyboard

Melepaskan keyboard

Melepaskan keyboard

Menarik tangan kembali

Menarik tangan kembali

Sumber: Analisis penulis

16

1.melakukan 5S terkait pembiasaan 2.Mengurang i jarak


4. Pemisahan kerja manual dan kerja mesin Pemisahan kerja manual dan mesin yaitu merancang pengisian kegiatan ada pekerjaan yang sebelumnya adalah hanya menunggu kerja mesin seperti mesin cetak, dan komputer kasir. Waktu yang digunakan dalam menunggu akan dimanfaatkan dengan melakukan pembersihan, melayani pelanggan, mengemas barang, dengan pembiasaan aga petugas toko tidak perlu menunggu kerja mesin.

E. Langkah 5: Menerapkan Rencana Dalam menerapkan rencana, peran pimpinan sangat dibutuhkan untuk mampu memberi motivasi dan meningkatkan kemampuan karyawan. Oleh karena itu akan dilakukan perancangan beberapa hal perlu dilakukan untuk membentuk karyawan yang mampu berpikir, memutuskan, dan bertindak proaktif serta cerdas untuk memberikan yang terbaik bagi apa yang dikerjakan. Adapun hal yang perlu dilakukan dalam langkah penerapan rencana adalah (1) komunikasi berupa penyampaian secara langsung oleh pimpinan toko mengenai rancangan yang akan diimplementasikan selama 3 bulan pertama dengan tujuan memberi informasi dan pemahaman kepada karyawan, (2) pengarahan dengan melakukan penerapan rancangan sesuai dengan pengetahuan yang telah dikomunikasikan. Pengarahan dilakukan dengan praktek langsung di lingkungan toko, (3) motivasi berupa reward yang diharapkan mampu menambah semangat untuk bekerja dengan baik terutama dalam hal peningkatan omzet yang berasal dari penjualan dan pelayanan kepada konsumen, dan yang terakhir adalah (4) pemberdayaan dengan pemberian wewenang dalam penyusunan barang dagangan untuk meningkatkan kinerja.

F. Langkah 6: Mengevaluasi Metode Langkah terakhir adalah merancang bagaimana mengevaluasi rancangan yang nantinya akan diterapkan dan benar-benar bisa terjadi sesuai dengan keingan. Hal penting dalam langkah ini adalah membuat rancangan untuk mengukur kinerja proses sebelum dan sesudah tindakan. Cara mengukurnya adalah bergantung pada tindakan yang diterapkan dan tujuan apa yang diinginkan dalam tindakan tersebut. Setelah itu maka akan muncul pemikiran untuk rancangan metode baru yang lebih baik. Pengevaluasian dilakukan dengan diskusi

17


kelompok dan mengisi form sumbang saran tiap bulannya sebagai bahan oertimbangan, korensi, dan rencana tindakan kedepannya.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Berdasarkan permasalahan, potensi perbaikan, keadaan dari Toko Welly Motor , dan wawancara terhadap pimpinan toko, maka terdapat rancangan yang dapat mengatasi permasalahan, meningkatkan perbaikan yang selama ini telah dilakukan, dan membantu mencapai tujuan dari badan usaha dalam melakukan perbaikan dan pengembangan. Perancangan yang dilakukan adalah perancangan konsep Kaizen. Berdasarkan dari rancangan yang telah dilakukan dari analisis penelitian, rekomendasi yang dapat disampaikan untuk Toko Welly Motor adalah permasalahan yang terjadi dapat diperbaiki dengan mengimplementasikan metode kaizen dengan 6 langkah seperti yang telah dijelaskan pada tahap sebelumnya. Beberapa rekomendasi tambahan lainnya adalah: 1. Memberikan sistem reward tiap bulan dan kenaikan gaji tiap tahun jika mampu menjalankan rancangan dengan baik dan tidak ada permasalahan dalam penerapan. Hal ini akan memberikan motivasi untuk bekerja lebih baik. 2. Adanya turun tangan dari pimpinan dalam memberikan contoh sehingga membentuk motivasi dan kesadaran karyawan yang ada. Sikap pemimpin tersebut contohnya seperti membuang sampah pada tempatnya dan meletakkan barang kembali pada tempatnya sekaligus mengarahkan karyawan tanpa bertindak dengan hanya mengingatkan dan memberi perintah namun tidak pernah bertindak langsung. 3. Membentuk kegiatan forum diskusi yang diikuti oleh pimpinan, wakil pimpinan, dan karyawan untuk mendiskusikan kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendukung penerapan kaizen yang telah dirancang. 4. Sebaiknya menambah karyawan sebagai petugas toko dan melakukan pembagian tanggung jawab agar dapat memudahkan kegiatan toko yang tergolong banyak dan pelanggan yang cukup banyak juga.

18


DAFTAR PUSTAKA Brunet, Adam Paul., Steve New. 2003. Kaizen in Japan: an empirical study. http://www.emeraldinsight.com/researchregister. 17 Agustus 2013 Imai, Masaaki. Penerjemah: Mariani Gandamihardja. 2001. Kaizen (ky’zen): Kunci Sukses Jepang Dalam Persaingan. Jakarta: Penerbit PPM Karkoszka, T., J. Honorowicz. 2009. Kaizen philosophy a manner of continuous improvement of processes and products. http://www.journalamme.org. 17 Agustus 2013 Kato, Isao., dan Art Smalley. Penerjemah: Slamat Parsaoroan Sinambela dan Sih Gagas. 2012. Toyota Kaizen Method - 6 Langkah Perbaikan. Yogyakarta: Gradien Mediatama Khan, Imran Ahmad. 2011. KAIZEN : The Japanese Strategy for Continuous Improvement. www.visualsoftindia.com/journal.html. 18 Agustus 2013. Listiani, Teni. 2010. Implementation of “5S” Concept in Creating Ergonomic Work Environment at STIA LAN Bandung. http://www.stialanbandung.ac.id/index.php.15 Agustus 2013 Mukaromah, Septina. 2009. Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadap Peningkatan Produktivitas Karyawan Pada CV Codo Wajak Malang. http://lib.uinmalang.ac.id/. 17 Agustus 2013 Riyanjaya, Achmad Arif. 21 Apr 2013. Pengaruh Budaya Kaizen dan Kepemimpinan Terhadap Kinerja BMT Syariah Sejahtera Ngembal Bae Kudus. http://jurnal-sosioekotekno.org/article. 17 Agustus 2013 Septaviani, Rima. 2012. Faktor-Faktor yang Berhubungan dengan Praktik 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsi, Shitsuke) pada Mekanik Bengkel Sepeda Motor X Kota Semarang. http://ejournals1.undip.ac.id/index.php/jkm. 15 Agustus 2013 Susanto, Agus. 2013. Membangun Mental Kaya ala Jepang. Surabaya: Pena Semesta Utami, Christina Whidya. 2010. Manajemen Ritel: Strategi dan Implementasi Operasional Bisnis Ritel Modern di Indonesia. Edisi.2. Jakarta: Salemba Empat Wellington, Patricia. Alih Bahasa: Drs. Alexander Sindoro. 1998. Strategi Kaizen untuk Kepedulian pada Pelanggan. Batam: Interaksara

19

Fakultas Bisnis dan Ekonomika

Recommend Documents