SKO De Zwerm bestuursreglement Versie 1.0. REGLEMENT VAN HET BESTUUR VAN Stichting voor Katholiek Onderwijs DE ZWERM. Pagina 1

SKO De Zwerm – bestuursreglement

Versie 1.0

REGLEMENT VAN HET BESTUUR VAN Stichting voor Katholiek Onderwijs DE ZWERM

Pagina 1


Versie 1.0

Inhoud BEGRIPSBEPALINGEN -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 STATUS EN WERKINGSDUUR----------------------------------------------------------------------------------------------- 4 BENOEMING BESTUURSLEDEN -------------------------------------------------------------------------------------------- 4 ROOSTER VAN AFTREDEN BESTUURSLEDEN --------------------------------------------------------------------------- 5 BENOEMINGSPROCEDURES ------------------------------------------------------------------------------------------------ 5 ORGANISATIE VAN BESTUREN --------------------------------------------------------------------------------------------- 5 WERKWIJZE VAN BESTUREN ----------------------------------------------------------------------------------------------- 5 ALGEMENE TAKEN VAN HET BESTUUR ---------------------------------------------------------------------------------- 7 TOEZICHT OP MANDAAT ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 7 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET STICHTINGSBESTUUR ------------------------------------------------------ 7 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET TOEZICHTHOUDEND BESTUUR ------------------------------------------ 9 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET (UITVOEREND) BESTUUR -------------------------------------------------- 9 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE ALGEMEEN DIRECTEUR --------------------------------------------------- 10 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN CENTRAAL DIRECTIE OVERLEG ----------------------------------------------------- 11 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET SECRETARIAAT ------------------------------------------------------------- 11 MAATREGELEN IN HET KADER VAN TOEZICHT ---------------------------------------------------------------------- 11 EIGENHEID EN IDENTITEIT ------------------------------------------------------------------------------------------------ 11 FINANCIEEL BELEID STICHTING ------------------------------------------------------------------------------------------ 12 SLOTBEPALING -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Bijlage 1: Competentieprofielen van bestuursleden ----------------------------------------------------------------- 1 Profiel ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 Uitwerking hoofdcomponenten uit het competentieprofiel --------------------------------------------------- 3 Bijlage 2: Stichtingsbestuur – overzicht namen en functies -------------------------------------------------------- 1 Bijlage 3: Stichtingsbestuur – Rooster Van Aftreden----------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 4: Sollicitatie- en benoemingsprocedures--------------------------------------------------------------------- 1 Directieleden verbonden aan een school --------------------------------------------------------------------------- 1 Algemeen Directeur------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Bijlage 5 Organisatieschema SKO De Zwerm--------------------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 6 Overzicht vergaderschema besturen.------------------------------------------------------------------------ 1 Bijlage 7 Vergader agenda -------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 8: Procesbeschrijvingen en nadere aanwijzingen ----------------------------------------------------------- 1 Algemeen -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

Pagina 2


Versie 1.0

Tijdlijnen en verzorging documenten en vergaderingen -------------------------------------------------------- 3 Format Advies. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 Format voorlegger. -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Bijlage 9 – Samenstelling Bovenschools Management en Onderst. ---------------------------------------------- 1 Bijlage 10 – Vertegenwoordiging naar buiten en aanspreekpunt : ----------------------------------------------- 1 Bijlage 11 – Identiteit -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 12 – Functioneringsgesprekken en beoordelingen directeuren ----------------------------------------- 1 Functioneringsgesprekken ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Beoordelingsgesprekken------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 13 – Samenstelling directies. ------------------------------------------------------------------------------------- 1 Algemeen -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Overzicht--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bijzondere omstandigheden -------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Petrus Dondersschool ------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 BS De Zuidwester------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 Bijlage 14 – Lijst van bijgewerkte pagina’s------------------------------------------------------------------------------ 1

BEGRIPSBEPALINGEN artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder: Mandaat

:

Machtiging door het bestuur waarbij een bevoegdheid wordt gegeven aan een ander tot het in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuur uitoefenen van deze bevoegdheid.

Vaststellen

:

Bestuurlijk handelen gericht op het geldend worden van een document.

Stichtingsbestuur

:

Het volledige bestuur van Stichting Katholiek Onderwijs De Zwerm, zijnde het bevoegd gezag op grond van art.1 WPO

Toezichthoudend be- : stuur

Het niet uitvoerend deel van het stichtingsbestuur; het deel van het bestuur belast met het toezicht op het bestuur.

Bestuur

:

Het deel van het stichtingsbestuur dat belast is met uitvoerende taken van het bestuur .

Stichtingsvoorzitter

:

Voorzitter van het stichtingsbestuur, tevens voorzitter van het toezichthoudend bestuur

Voorzitter

:

Voorzitter van het van het bestuur.

Pagina 3


Versie 1.0

Bestuurslid

:

Een lid van het bestuur of toezichthoudend bestuur.

Algemeen Directeur

:

Door het bestuur als algemeen directeur en daarmee als algemeen (voor alle scholen van de Stichting Katholiek Onderwijs De Zwerm) coördinator en beheerder aangewezen en als zodanig omschreven directeur.

Portefeuille

:

Specifiek aandachtsgebied van een bestuurslid.

Centraal Directie Over- : leg

De vergadering van de Algemeen Directeur met de directeuren van de scholen onder het bestuur.

Voorzitter CDO

:

Algemeen Directeur, tevens lid van het Centraal Directie Overleg.

Beleidsmedewerker

:

Een personeelslid, niet verbonden aan een van de scholen, belast met de ondersteuning bij voorbereiding en uitvoering van beleid.

Secretariaat

:

Personeel, niet verbonden aan een van de scholen, belast met de ondersteuning van het bestuur. Het secretariaat wordt geleid door de Algemeen Directeur.

STATUS EN WERKINGSDUUR artikel 2 Het bestuursreglement is gebaseerd op artikel 18 van de statuten1. Het wordt vastgesteld door het stichtingsbestuur. Het stelt een nadere omschrijving vast van de benoeming van bestuursleden, Algemeen Directeur, beleidsmedewerkers, de werkwijze van het bestuur, de taken en bevoegdheden van het bestuur, de taken en bevoegdheden die worden opgedragen, gemandateerd aan de Algemeen Directeur, het Centraal Directie Overleg en de voorzitter CDO en het beleid van de stichting. artikel 3 Het bestuursreglement geldt voor 1 jaar. Tijdig, doch uiterlijk 3 maanden voor expiratie, wordt onderzocht of aanpassing noodzakelijk of wenselijk is. Als dit niet het geval is, wordt de werkingsduur telkenmale met 2 jaar verlengd. Indien het stichtingsbestuur zulks noodzakelijk acht, kan het bestuursreglement tussentijds aangepast worden artikel 4 Het bestuursreglement treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het door het bestuur is vastgesteld.

BENOEMING BESTUURSLEDEN artikel 5

1 Statuten SKO De Zwerm 2011

Pagina 4


Versie 1.0

1. Het bestuur benoemt bij voorkeur personen met grote affiniteit met het (primair) onderwijs en met gedegen portefeuillegerichte kennis en ervaring in besturen. 2. Competentieprofielen van bestuursleden zijn opgenomen in bijlage 1. 3. Bestuursleden onderschrijven de Katholieke Identiteit van de stichting.. 4. Een bestuurslid kan voorgedragen worden door een bestuurslid, de Algemeen Directeur, een directeur van een aan de stichting gebonden school en de GMR. 5. Namen van kandidaten voor een bestuurszetel dienen, met beschrijving van de persoon en diens achtergrond te worden ingezonden bij het bestuurssecretariaat. Dit minstens veertien dagen vóór de datum van de vergadering tijdens welke het toezichthoudend bestuur in vacatures of uitbreidingen zal gaan voorzien. Een voordracht voor benoeming van een uitvoerend bestuurslid dient altijd van een advies van het bestuur voorzien te zijn. De keuze uit de gestelde kandidaten geschiedt overeenkomstig het hierboven gestelde. 6. Op verzoek van de voorzitter kan de stichtingsvoorzitter besluiten om, met in acht name van een redelijke behandelingstijd de voordracht schriftelijk af te handelen. 7. Een overzicht namen en van functies van het stichtingsbestuur zijn opgenomen in bijlage 2.

ROOSTER VAN AFTREDEN BESTUURSLEDEN artikel 6 Het rooster van aftreden, bedoeld in artikel 4 punt 4 van de statuten, is als bijlage 3 aan dit reglement gevoegd.

BENOEMINGSPROCEDURES artikel 7 De sollicitatie- en benoemingsprocedures voor de Algemeen Directeur, directieleden en leerkrachten zijn als bijlage 4 aan dit bestuursreglement toegevoegd.

ORGANISATIE VAN BESTUREN artikel 8 Voor de Zwerm wordt het organisatiemodel als in bijlage 5 gehanteerd.

WERKWIJZE VAN BESTUREN artikel 9 1. Het stichtingsbestuur komt in beginsel 1 maal per jaar in vergadering bijeen, of zo vaak als nodig is voor een goede uitwisseling van informatie en coördinatie. 2. Het niet uitvoerend bestuur komt in beginsel 2 maal per jaar in vergadering bijeen, of zo vaak als nodig is voor een goede uitvoering van zijn taken en bevoegdheden. 3. Het bestuur komt in beginsel 6 maal per jaar in vergadering bijeen, of zo vaak als nodig is voor een goede uitvoering van zijn taken en bevoegdheden 4. Het (uitvoerend) bestuur laat de Algemeen Directeur en directieleden als adviseur tot zijn vergaderingen toe als noodzakelijk voor beeldvorming, beleidsontwikkeling en uitvoering. De noodzaak tot aanwezigheid wordt vastgesteld door de voorzitter. 5. Tenminste twee maal per jaar belegt het bestuur een vergadering met de GMR. 6. Indien de voorzitter dit noodzakelijk acht of een verzoek van een geleding daartoe aanleiding geeft, belegt het bestuur een vergadering met (vertegenwoordigers van) een geleding.

Pagina 5


Versie 1.0

7. Indien daar aanleiding toe bestaat, kan het stichtingsbestuur en het niet uitvoerend bestuur uitvoerend bestuursleden of derden uitnodigen als deskundige of als informatiebron bij haar vergaderingen. 8. Indien daar aanleiding toe bestaat, kan het bestuur niet uitvoerend bestuursleden of derden uitnodigen als deskundige of als informatiebron bij haar vergaderingen. 9. Een overzicht vergaderschema besturen is opgenomen als bijlage 6 artikel 10 De agenda voor de vergadering wordt door zorg van de secretaris opgesteld. Het secretariaat draagt zorg voor de administratieve afhandeling, inclusief het tijdig beschikbaar stellen van relevante documenten en adviezen aan deelnemers aan de vergadering. Het format voor vergadering is gevoegd als bijlage 7. artikel 11 Het bestuur maakt voor verslaglegging, post- en archiefzaken alsmede voor andere werkzaamheden het bestuur betreffende gebruik van de diensten van het secretariaat. artikel 12 1. Besluitvorming vindt zo mogelijk plaats bij consensus. Onder consensus wordt verstaan dat geen van de leden overwegende bezwaren heeft met het besluit. Wanneer consensus naar het oordeel van de voorzitter niet mogelijk is gebleken, beslist de voorzitter of het besluit bij meerderheid van stemmen genomen zal worden of dat het besluit uitgesteld wordt. 2. Het verslag maakt in geval van stemmen bij meerderheid expliciet melding van de afwijkende standpunten. artikel 13 1. Van de vergaderingen van het bestuur wordt een verslag gemaakt. 2. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van het bestuur vastgesteld. Indien, naar het oordeel van de voorzitter de tijdspanne tussen de opeenvolgende vergaderingen te lang is, kan hij besluiten het verslag, of delen daarvan eerder vast te stellen. Hierbij moet een redelijke termijn in acht genomen worden, waarin de leden van het bestuur en eventuele adviseurs kunnen reageren op het verslag. artikel 14 Het bestuur kan taken en bevoegdheden delegeren of mandateren aan de Algemeen Directeur, aan het centraal directieoverleg en aan de voorzitter van het directieoverleg. artikel 15 1. Het bestuur kan, voor het uitvoeren van deeltaken of studies een commissie bestaande uit tenminste 2 van haar leden instellen. 2. De bevindingen van een in het vorige punt bedoelde commissie worden voor goedkeuring en/of beslissing tot uitvoering voorgelegd aan het bestuur. artikel 16 Aan het stichtingsbestuur en bestuur kan gevraagd of ongevraagd advies worden gegeven.

Pagina 6


Versie 1.0

Artikel 17 Procesbeschrijvingen en nadere aanwijzingen zijn opgenomen in bijlage 8, 9 en 10.

ALGEMENE TAKEN VAN HET BESTUUR artikel 18 1. Het stichtingsbestuur draagt op basis van de statuten de eindverantwoordelijkheid voor de hele stichting. In die hoedanigheid is het stichtingsbestuur belast met alle uit de wet en genoemde statuten voortvloeiende taken en bevoegdheden. 2. Alle bestuursleden dragen bij aan een goede informatie voorziening vanuit het stichtingsbestuur, het toezichthoudend bestuur en het bestuur naar de algemeen directeur en de medewerkers van De Zwerm. 3. Het bestuur benoemt de Algemeen Directeur. 4. Het bestuur mandateert taken en bevoegdheden aan de Algemeen Directeur en het Centraal Directie Overleg. De Algemeen Directeur, de voorzitter CDO en het Centraal Directie Overleg kunnen voor de uitvoering van taken een beroep doen op beleids- en stafmedewerkers, op individuele directeuren en commissies in het leven roepen. 5. Het bestuur stelt een reglement op het bovenschools management vast, waarin de benoeming van de Algemeen Directeur, het aan de Algemeen Directeur verleende mandaat en de wijze waarop de Algemeen Directeur zijn taken en bevoegdheden uitoefent, nader worden geregeld. 6. Het bestuur stelt een reglement op het Centraal Directie Overleg vast, waarin de wijze waarop het Centraal Directie Overleg zijn taken en bevoegdheden uitoefent, nader wordt geregeld.

TOEZICHT OP MANDAAT

Artikel 19

1. De Algemeen Directeur legt aan het bestuur verantwoording af over de wijze waarop hij/zij de gemandateerde taken en bevoegdheden uitoefent. 2. De voorzitter van het Centraal Directie Overleg legt aan het bestuur verantwoording af over de wijze waarop het Centraal Directie Overleg de gemandateerde taken en bevoegdheden uitoefent.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET STICHTINGSBESTUUR

artikel 20

Met uitsluiting van andere personen en organen binnen de stichting zijn de volgende taken en bevoegdheden aan het stichtingsbestuur voorbehouden. 1. 2. 3. 4. 5.

Het oprichten en ontbinden van de stichting alsmede het wijzigen van de statuten. Het realiseren en bewaken van de grondslag en de doelstelling van de stichting. De zorg voor de identiteit van de stichting. Het vaststellen en wijzigen van het reglement. Het besluiten tot verregaande samenwerking of fusie met een andere rechtspersoon, dan wel een ingrijpende wijziging of het beëindigen van een dergelijke samenwerking. 6. Het benoemen, berispen, schorsen en ontslaan van bestuursleden. 7. Het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijgen, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt. Dit geldt mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de stichting ter zake van deze handelingen Pagina 7


Versie 1.0

Pagina 8


Versie 1.0

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET TOEZICHTHOUDEND BESTUUR Artikel 21 1. Het vaststellen van de beleidslijnen van het te volgen strategisch, financieel, sociaal, onderwijskundig en identiteitsbeleid. 2. Het uitoefenen van toezicht op de ontwikkeling en uitvoering van het beleid. 3. Het vaststellen van het strategisch beleid en het vaststellen van richtlijnen voor uitvoering van het beleid. 4. Het vaststellen van het financieel beleid in algemene zin: - het vaststellen van de beleidsuitgangspunten voor het opstellen van de begroting, voor het budgethouderschap, voor het kapitaalsbeheer, voor inkomsten uit eigen kapitaal van SKO De Zwerm, voor het budgetrecht inzake gebouw-afhankelijke en niet gebouw-afhankelijke zaken; - Het vaststellen van de begroting; - Het benoemen van de registeraccountant; - Het vaststellen van de jaarrekening - Het vaststellen van het Sociaal Jaarverslag.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET (UITVOEREND) BESTUUR

Artikel 22

1. Het vaststellen van het reglement op het bovenschools management, het reglement op het directeuren-overleg, het reglement voor de MR en voor de GMR. 2. Het sluiten van contracten met een onderwijsbureau/administratiekantoor alsmede een ingrijpende wijziging of verbreking daarvan. 3. Het aangaan van kredietovereenkomsten met banken en andere kredietinstellingen ten behoeve en ten laste van de stichting. 4. Het optreden als procespartij bij juridische procedures. 5. Het beheer van het eigen vermogen van de stichting, i.o.m. de richtlijnen van het toezichthoudend bestuur. 6. Het benoemen, berispen, schorsen en ontslaan van personeelsleden. 7. Het vaststellen van beoordelingen van de individuele directeuren. 8. Het houden van periodieke functioneringsen beoordelingsgesprekken met de Algemeen Directeur tevens voorzitter van het Centraal Directie Overleg. 9. Het valideren van de door de Algemeen Directeur gehouden periodieke functioneringsen beoordelingsgesprekken met directeuren en beleidsmedewerkers. De voorzitter kan per gesprek besluiten een bestuurslid bij het gesprek aanwezig te laten zijn. 10. Het uitoefenen van toezicht op het beleid, de uitvoering van het beleid en de evaluatie van het functioneren van het Centraal Directie Overleg. 11. Het zorg dragen voor tijdelijke waarneming bij schorsing, ontslag of langdurige ontstentenis van de Algemeen Directeur / voorzitter van het Centraal Directie Overleg. 12. Het op voorstel van de voorzitter van het Centraal Directie Overleg ter verantwoording roepen van de directeur die handelt in strijd met de bepalingen van dit reglement, van het reglement op het bovenschools management, van het reglement op het Centraal Directie Overleg, van het directiestatuut, of in strijd met door het bestuur vastgesteld beleid, richtlijnen en regels. 13. Het adviseren betreffende en het opstellen van voorstellen tot wijziging van het strategisch beleid 14. Het, i.o.m. de richtlijnen van het (toezichthoudend/) stichtingsbestuur vaststellen van het personeelsbeleid in algemene zin: - het opstellen van de beleidsuitgangspunten voor het formatiebeleid, het vaststellen van het beloningsbeleid, het scholingsbeleid en loopbaanbeleid;

Pagina 9


Versie 1.0

- het vaststellen van het sociaal jaarverslag, van het privacyreglement, van het meerjarenformatieplan en het formatieplan, deeltijdbeleid, taakbeleid. 15. Het uitvoeren van het financieel beleid en uitvoering van financiële afhandeling i.o.m. de richtlijnen van het toezichthoudend bestuur. 16. Het uitvoeren van het materieel beleid in algemene zin: - het opstellen van de voostellen voor de begroting van de materiële instandhouding, voor de meerjarenplanning onderhoud, voor de reserveringen en fondsvorming; - het vaststellen van de meerjarenplanning voor preventief onderhoud en de vervanging/vernieuwing van het onderwijsleerpakket; - na toetsing door het toezichthoudend bestuur besluiten tot aanzienlijke verbouwing/onderhoud of nieuwbouw; 17. Het vaststellen van het onderwijskundig, identiteits- en kwaliteitsbeleid in algemene zin, waaronder: - het vaststellen van de beleidsuitgangspunten voor het opstellen van een schoolplan, schoolgids en jaarverslag; - het vaststellen van het zorgplan en het achterstandenplan; - het vaststellen van een klachtenregeling; - het vaststellen van beleid met betrekking tot de organisatie van de scholen en de kwaliteitszorg. 18. Het vaststellen van het door de voorzitter van het Centraal Directie Overleg opgestelde jaarverslag inzake het beleid, inclusief het sociale beleid en de mate waarin en de wijze waarop het democratisch functioneren van de stichting tot stand is gekomen. 19. Het voeren van DGO. 20. Het voeren van overleg met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. 21. Het voeren van overleg met de medezeggenschapsraden van de afzonderlijke scholen. 22. Het instellen en oopheffen van commissies.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE ALGEMEEN DIRECTEUR artikel 23 Het bestuur mandateert de volgende taken en bevoegdheden aan de Algemeen Directeur: a. Het leiding geven aan de directies van de scholen behorende tot de Stichting Katholiek Onderwijs De zwerm. b. Het in samenwerking met het Centraal Directie Overleg coördineren van activiteiten die de scholen behorende tot de Stichting Katholiek Onderwijs De zwerm gezamenlijk betreffen. c. Het leiding geven aan het secretariaat, beleidsmedewerkers en stafmedewerkers van de Stichting Katholiek Onderwijs De zwerm. d. Het, in opdracht van het bestuur vertegenwoordigen van het bestuur naar buiten in algemene zin en specifiek in: -

PO-platform PO-kamer WSNS bestuur 3501

e. Het, in samenwerking met het Centraal Directie Overleg voorbereiden van bestuursbeleid op alle terreinen; f. Het (doen) uitvoeren van bestuursbeleid, voor zover deze niet door bestuur in overeenstemming met het reglement, het Centraal Directie Overleg of door individuele directeuren in overeenstemming met het directiestatuut worden uitgevoerd. g. Het, rekening houdend met het gestelde in art. 22 punt 9 houden van periodieke functioneringsen beoordelingsgesprekken met directeuren en beleidsmedewerkers.

Pagina 10


Versie 1.0

h. Het verzorgen van een goede informatievoorziening naar het bestuur, beleidsmedewerkers en de overige medewerkers van De Zwerm. i. Het, in opdracht van het bestuur verzorgen van een goede informatievoorziening naar het toezichthoudend bestuur en stichtingsbestuur. artikel 24 De Algemeen Directeur treedt op als voorzitter van het Centraal Directieoverleg.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN CENTRAAL DIRECTIE OVERLEG artikel 25 Het bestuur mandateert de volgende taken en bevoegdheden aan het Centraal Directie Overleg: a. het voorbereiden van bestuursbeleid op alle terreinen; b. het (doen) uitvoeren van bestuursbeleid, voor zover deze niet door bestuur in overeenstemming met het bestuursreglement, door de Algemeen Directeur in overeenstemming met het reglement op het bovenschools management of door individuele directeuren in overeenstemming met het managementstatuut worden uitgevoerd.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET SECRETARIAAT

artikel 26

a. Het ondersteunen van het stichtingsbestuur en individuele bestuursleden als noodzakelijk voor het op goede wijze uitvoeren van hun taken. b. Het om niet ondersteunen van de “stichting Vrienden van De Zwerm”. c. Het uitvoeren van bedrijfsvoering voor zover dit niet is belegd bij de scholen. d. Het uitvoeren van materiële instandhouding voor zover dit niet is belegd bij de scholen of derden. e. Het bijhouden van het archief. f. Het coördineren van stichting brede ICT

MAATREGELEN IN HET KADER VAN TOEZICHT

artikel 27

1. Het toezichthoudend bestuur kan een besluit van het bestuur, de Algemeen Directeur of een besluit van het Centraal Directie Overleg dat strijdig is met wet en regelgeving, het strategisch beleid van de stichting, het bestuursbeleid, het reglement, het belang van de stichting of redelijkheid en billijkheid geheel of gedeeltelijk schorsen of vernietigen. 2. Het bestuur kan een besluit van de Algemeen Directeur, een besluit van het Centraal Directie Overleg of een besluit van een directeur dat strijdig is met wet en regelgeving, het strategisch beleid van de stichting, het bestuursbeleid, het reglement, het belang van de stichting of met redelijkheid en billijkheid geheel of gedeeltelijk opschorten of vernietigen. 3. Het besluit tot opschorting of vernietiging wordt de betrokkenen schriftelijk en met redenen omkleed meegedeeld. 4. Het besluit tot opschorting of vernietiging schort de uitvoering van het besluit onmiddellijk op.

EIGENHEID EN IDENTITEIT

artikel 28

Pagina 11


Versie 1.0

1. Het stichtingsbestuur zal in haar beleid streven naar het behoud van eigenheid en identiteit van ieder van de onder de stichting ressorterende scholen. 2. Het beleid van de stichting betreffende de identiteit is gericht op het uitdragen van de Katholieke waarden en normen en levensbeschouwing. De notitie Identiteit is als bijlage 11 aan dit bestuursreglement toegevoegd.

FINANCIEEL BELEID STICHTING artikel 29 1. Het financieel beleid van de stichting, beschreven in het Strategisch Beleid, is gericht op het toekennen van de geoormerkte financiële middelen met dien verstande dat er per school een afzonderlijke administratie gevoerd zal worden. 2. Voor elke school en voor het bovenschools management zal een begroting en een jaarrekening worden vastgesteld. artikel 30 Ten behoeve van de invulling van het Strategisch Beleid zal door het stichtingsbestuur uit de ter beschikking staande middelen financiële ruimte worden gecreëerd door middel van een reservering van een deel van het budget.

SLOTBEPALING artikel 31 Bij verschil van inzicht over de uitleg van de bepalingen van dit bestuursreglement beslist het stichtingsbestuur.

Pagina 12


Versie 1.0

Bijlage 1: Competentieprofielen van bestuursleden Profiel Het profiel omschrijft de profieleisen van de leden van het stichtingsbestuur en is van toepassing bij de invulling van vacatures in het bestuur. Basiselementen

Basispakket

a) Algemene functieeisen

Alle leden: onderschrijven van de uitgangspunten van het Katholiek Onderwijs onderschrijven van de doelstelling van de stichting als onderwijsinstelling zijn ambassadeur van de stichting hebben affiniteit met Primair Onderwijs kunnen werken op academisch niveau beschikken over beleidsmatig, strategisch en visionair denkvermogen bezitten van bestuurlijke ervaring op uitvoerend niveau dan wel ervaring als toezichthouder het op strategisch niveau kunnen opereren voldoende tijd en energie ter beschikking stellen zijn maatschappijbewust en beschikken over kennis van- en affiniteit met de regio onderschrijven de bestuurscode PO- Raad Alle leden: kunnen zich verantwoorden naar derden als wettelijk voorgeschreven kunnen toezicht houden als wettelijk en in reglement voorgeschreven kunnen adviseren en richting geven aan het uitvoerend bestuur kunnen goedkeuring, richtlijnen en beleid aan het uitvoerend bestuur en overige elementen binnen de stichting eenduidig vastleggen kunnen hun toezichthoudende werkzaamheden op efficiënte wijze inrichten en uitvoeren volgens toezichtkaders- en instrumenten hebben kennis van en ervaring met het werkgeverschap Alle leden: kunnen zich verantwoorden naar het toezichthoudend bestuur en aan derden als wettelijk voorgeschreven kunnen nieuw beleid, aanpassingen op bestaand beleid initiëren, plannen, ontwikkelen en beschrijven kunnen nieuwe processen en aanpassingen op bestaande processen initieren, plannen, ontwikkelen, beschrijven en (doen) uitvoeren kunnen het toezichthoudend bestuur adviseren leggen opdrachten en richtlijnen aan de Algemeen Directeur, het Centraal Directieoverleg en overige elementen binnen de stichting eenduidig vast kunnen hun uitvoerende werkzaamheden op efficiënte wijze inrichten en uitvoeren hebben kennis van en ervaring met het werkgeverschap

b) Elementen voor toezichthoudend bestuur

c) Elementen voor uitvoerend bestuur

Pagina 1 - 1


d) Functiegebonden elementen

e) Persoonsgebonden elementen

f) Uitsluiting

Versie 1.0

De voorzitter: heeft managers vaardigheden (teamleider) is zakelijk en bindend is communicatief beschikt over analytisch denkvermogen heeft bestuurlijke ervaring en is extern gezaghebbend is stimulerend is beschikbaar voor tussentijds overleg De penningmeester en toezichthouder financiële zaken: zijn deskundig en hebben ervaring op financieel, economisch en fiscaal gebied Hebben ervaring in het opzetten en beoordelen van begrotingen en jaarrekeningen. Portefeuillehouders en materiedeskundige toezichthouders: hebben inhoudelijke kennis op het gebied van het onderwijs hebben kundigheid en ervaring op het gebied van management- en organisatieontwikkeling hebben kundigheid en ervaring op het aan hen toegewezen aandachtsgebied zijn kostenbewust bezitten bestuurlijke/politieke/sociale deskundigheid Persoonskenmerken: specifieke kennis en ervaring afhankeSociaal vaardig lijk van de functie binnen het bestuur: Inspirerend en bemoedigend - arbeidsmarkt, werkgeverswerknemers Professioneel en beschikbaar - bestuurlijk / governance Leerbaar en veranderingsbereid - bestuurlijk / politiek - commercieeel Aanspreekbaar en aansprekend - financieel/ bedrijfsvoering Van onberispelijk gedrag - HRM - juridisch - medezeggenschap - onderwijs Voor zover verenigbaar met bovenstaande eisen, artikel 5 van het reglement en artikel 4 van de statuten kunnen sekse, leeftijd, achtergrond en etniciteit geen reden zijn tot afwijzing

Pagina 1 - 2


Versie 1.0

Uitwerking hoofdcomponenten uit het competentieprofiel 1. Denkvermogen a. Beleidsmatig denkvermogen: moet in staat zijn zicht te krijgen en te houden op alle voor de organisatie van belang zijnde beleidsvelden; waaronder: i. extern in relatie met en tot marktpartijen, overheden of andere externe belanghebbenden; ii. intern in relatie met en tot interne partijen, zoals het college van bestuur en de GMR. b. Strategisch denkvermogen: het vermogen zicht te krijgen en te houden op de totale voor de organisatie relevante (deel) markten, consumenten en ontwikkelingen in de omgeving van de organisatie. c. Visionair denkvermogen, het vermogen afstand te kunnen nemen van de dagelijkse praktijk en zich te concentreren op hoofdlijnen en op lange termijn beleid en deze te koppelen aan de einddoelen van de organisatie. 2. Maatschappelijke inbreng - 'van buiten naar binnen' Is goed geïnformeerd over maatschappelijke, politieke en onderwijskundige ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren, brengt deze informatie op een relevante en inspirerende manier over op het beleid van de organisatie. 3. Ambassadeurschap - 'van binnen naar buiten' Ontwikkelt gemakkelijk relaties binnen en buiten de kring van de organisatie en bestendigt deze voor het verkrijgen of verstrekken van informatie over het handelen, beleid en belang van de organisatie en het onderwijs in het algemeen. 4. Richting geven en strategisch denken Denkt in hoofdlijnen en niet in details, doet voorstellen voor de vertaling van een visie in strategische doelen en beleid, kan een gemeenschappelijk beeld van wenselijk en toekomstig beleid op hoofdlijnen formuleren, weet anderen voor eigen ideeën en meningen te winnen, komt met vernieuwende ideeën. 5. Bemoedigen en inspireren Handelt in woord en daad ondersteunend naar de organisatie, stimuleert tot actie en draagt eigener beweging inspirerende oplossingen en ideeën aan. 6. Brede professionaliteit en beschikbaarheid Draagt bij aan gemeenschappelijk belang, ook wanneer er geen direct persoonlijk belang aanwezig is of dat hierop zelfs van nadelige invloed kan zijn en is bereid binnen de grenzen van het redelijke een daadwerkelijke bijdrage te leveren wanneer hierom wordt gevraagd. 7. Veranderingsbereidheid en leerbaarheid Staat open voor en kan zich aanpassen aan nieuwe inzichten, veranderende omstandigheden en verhoudingen, eisen en regelgeving en kan nieuwe informatie gemakkelijk opnemen en toepassen. 8. Aanspreken en bereid zijn aangesproken te worden Spreekt medebestuurders en, wanneer noodzakelijk of gewenst andere partijen aan op het vervullen en actualiseren van de vereiste competenties, op het verzaken hiervan of op het handelen of spreken in strijd hiermee en accepteert feedback van anderen.

Pagina 1 - 3


Versie 1.0

Bijlage 2: Stichtingsbestuur – overzicht namen en functies Naam Q.P.F. Buizert

Functie Stichtingsvoorzitter en portefeuillehouder

J.A. van der Linden

Secretaris2 en Portefeuillehouder

N.C. Küthe

Toezichthouder

L.H Boersma

Portefeuillehouder

J.A.H. Garvelink Vacature Vacature

Portefeuillehouder Toezichthouder Toezichthouder

Activiteit Voorzitter en uitvoerend bestuurder, tevens portefeuillehouder Algemene Zaken en Financiën Secretaris en uitvoerende bestuurder, tevens portefeuillehouder Onderwijs en Identiteit. Voorzitter toezichthoudend bestuur. Personeel en juridische zaken Infrastructuur en ICT Secretaris Financiën

Opmerkingen Voorzitter stichtingsbestuur, tevens voorzitter bestuur (uitvoerend). Secretaris stichtingsbestuur en bestuur (uitvoerend).

2 Voor stichtingsbestuur en toezichthoudend bestuur worden, zolang vacature bestaat, secretariële diensten geleverd door secretariaat of, in opdracht van stichtingsvoorzitter, door een uitvoerend bestuurslid.

Pagina 2 - 1


Versie 1.0

Bijlage 3: Stichtingsbestuur – Rooster Van Aftreden Naam

Afloop 1e termijn

Q.P.F. Buizert

1 januari 2016

J.A. van der Linden

1 januari 2016

N.C. Küthe

1 januari 2016

L.H. Boersma

1 januari 2016

J.A.H. Garvelink

1 januari 2016

Verlenging tot

Opmerkingen

Vacature Vacature

Pagina 3 - 1


Versie 1.0

Bijlage 4: Sollicitatie- en benoemingsprocedures

Directieleden verbonden aan een school BEGRIPSBEPALINGEN artikel 1 In deze procedure wordt verstaan onder: Vaststellen

: Bestuurlijk handelen gericht op het geldend worden van een document of benoeming.

Bestuur

: Het bestuur van Stichting Katholiek Onderwijs De Zwerm

Algemeen Directeur

: Door het bestuur als algemeen (voor alle scholen van de Stichting Katholiek Onderwijs De Zwerm) coördinator en beheerder aangewezen en als zodanig omschreven directeur.

Directielid

: Directeur of adjunctdirecteur van één van de bij de stichting aangesloten scholen.

Directeur

: Lid van de directie zoals vastgelegd in art. 29 WPO

Adjunct Directeur

: Lid van de directie zoals vastgelegd in art. 29 WPO

Centraal Directie Over- : De vergadering van de directeuren van de scholen onder het bestuur. leg Voorzitter CDO

: Voorzitter, tevens lid van het Centraal Directie Overleg.

Sollicitatiecommissie

: De commissie die belast is met het selectieproces en het voordragen van een kandidaat voor benoeming.

Geleding

: De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, de medezeggenschapsraden van de scholen of de afzonderlijke leerkrachten of oudervertegenwoordigingen in een van deze raden.

STATUS EN WERKINGSDUUR artikel 2 De sollicitatie- en benoemingsprocedure directeur en adjunct-directeur is gebaseerd op artikel 17 van de statuten en op de sollicitatiecode voor het primair onderwijs. Het stelt een nadere omschrijving vast van de te volgen procedure bij benoeming van directieleden. Het wordt vastgesteld door het bestuur, met inachtneming van hetgeen in het reglement van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) is vastgelegd.

Pagina 4 - 1


Versie 1.0

artikel 3 Deze procedure wordt vastgesteld en gewijzigd overeenkomstig het gestelde in artikel 4 van het bestuursreglement. artikel 4 De procedure treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het door het bestuur is vastgesteld. UITGANGSPUNTEN artikel 5 Als algemeen uitgangspunt bij deze procedure geldt dat het bestuur bij de benoeming van een directielid gebruik wil maken van weloverwogen advies, uit te brengen door de sollicitatiecommissie. In dit advies moet ruime aandacht gegeven worden aan: 1. 2. 3. 4. 5.

de identiteit en statutaire voorwaarden van SKO De Zwerm; directietaken; onderwijskundige aspecten; leidinggevende capaciteiten en werken in teamverband; eventuele specifieke omstandigheden van de school waarvoor een nieuw directielid benoemd moet worden; 6. inzichten van bestuur, Centraal Directie Overleg, directie en geledingen. artikel 6 Sollicitaties worden gericht aan het bestuur en staan open voor iedereen. Er wordt in beginsel, bij het in beschouwing nemen van de sollicitaties geen onderscheid gemaakt tussen sollicitanten uit het eigen personeelsbestand van de SKO De Zwerm of externe sollicitanten. artikel 7 Voor het vaststellen van de directietaken wordt verwezen naar de vigerende ministeriële voorschriften en aanwijzingen en naar het gestelde in het directiestatuut, het reglement Centraal Directie Overleg en het reglement op het Bovenschools Management van SKO De Zwerm. artikel 8 Zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit en integriteit van advies, selectie en benoeming dient de procedure in beginsel binnen een termijn van 7 weken, te rekenen vanaf het besluit van het bestuur om een sollicitatie te starten, afgerond te worden. Een tentatief tijdschema is opgenomen in annex 1. SOLLICITATIECOMMISSIE artikel 9 De sollicitatiecommissie bestaat uit: 1. De voorzitter van het bestuur of een door hem aan te wijzen lid van hetbestuur; 2. vanuit de school waarvoor de sollicitatieprocedure opgezet is: a. het directielid dat het dienstverband voortzet;

Pagina 4 - 2


Versie 1.0

b. één vertegenwoordiger vanuit het team, zijnde een vertegenwoordiger vanuit de personeelsgeleding van de Medezeggenschapsraad of een vertegenwoordiger van het team, geen lid van de medezeggenschapsraad; c. één vertegenwoordigers van de ouders, zijnde de oudergedelegeerde van de school in het bestuur of een vertegenwoordiger uit de ouderraad of een vertegenwoordiger uit de oudergeleding van de Medezeggenschapsraad; 3. de Algemeen Directeur. artikel 10 De voorzitter van het bestuur of de vertegenwoordiger vanuit het bestuur treedt op als voorzitter van de sollicitatiecommissie. Als secretaris van de sollicitatiecommissie treedt op de Algemeen Directeur of een door de voorzitter aan te wijzen lid van de commissie. artikel 11 Geen lid van de sollicitatiecommissie kunnen zijn: 1. sollicitanten; 2. personen waarvoor de sollicitatieprocedure gestart is; 3. personen die een relatie hebben met één of meerdere sollicitanten, waarbij aangenomen kan worden dat objectiviteit in het geding komt. artikel 12 1. Indien een directielid dat het dienstverband voortzet (art 9.2.a) op basis van artikel 11 geen deel uit mag maken van de sollicitatiecommissie, wordt deze positie niet ingevuld. 2. Indien een Algemeen Directeur (art 9.3)geen deel uit mag maken van de sollicitatiecommissie zal zijn plaats overgenomen worden door een ander lid van het CDO. artikel 13 Van vertegenwoordigers van bestuur, het personeel en de ouders wordt verwacht dat zij voldoende spreekrecht en lastgeving van de eenheid die zij vertegenwoordigen hebben gekregen om een soepele sollicitatie- en benoemingsprocedure te waarborgen. Dit ontslaat de voorzitter er niet van de vertegenwoordigers, waar zulks door hem noodzakelijk geacht wordt, in de gelegenheid te stellen hun achterban te raadplegen. Deze raadplegingen hebben plaats met inachtneming van het tentatief tijdschema (bijlage 1.). artikel 14 Het is aan de sollicitatiecommissie om gedragsregels op te stellen voor de selectie van kandidaten en van kandidaten die in aanmerking komen voor voordracht aan het bestuur. PROCEDURE artikel 15 Na het besluit tot het instellen van een sollicitatiecommissie informeert het bestuur de geledingen, het team en de ouders van dit besluit met het verzoek om in overeenstemming met artikel 10 leden van de sollicitatiecommissie aan te wijzen. Pagina 4 - 3


Versie 1.0

artikel 16 Na opdracht van het bestuur wordt door de Algemeen Directeur een vacaturestelling geplaatst in één of meer dagbladen, het Schooljournaal of een ander door het bestuur op te geven medium en wordt de vacature bekendgemaakt aan het personeel behorend tot het personeelsbestand van SKO De Zwerm. artikel 17 Aan de hand van de sollicitatiebrieven selecteert de sollicitatiecommissie: 1. reflectanten die niet in aanmerking komen voor de verdere sollicitatieprocedure; 2. sollicitanten waarvan/waarover aanvullende informatie gewenst wordt, (natrekken van referenties, met inachtneming van het gestelde in artikel 7 van de sollicitatiecode voor het primair onderwijs zoals neergelegd in de CAO 2009); 3. sollicitanten die, eventueel nadat aanvullende informatie verkregen is, aangemerkt worden als kandidaat. artikel 18 De sollicitatiecommissie houdt sollicitatiegesprekken met de geselecteerde kandidaten. Bij deze gesprekken behoren alle in artikel 5 genoemde aandachtspunten aan de orde gebracht te worden. Na afronding van het laatste sollicitatiegesprek selecteert de sollicitatiecommissie de kandidaten die in aanmerking komen voor voordracht aan het bestuur. artikel 19 De kandidaten die in aanmerking komen voor voordracht aan het bestuur, hebben, op uitnodiging een gesprek met het team. artikel 20 De sollicitatiecommissie draagt één of meerdere kandidaten voor aan het bestuur. Elke kandidaatstelling aan het bestuur zal daarbij zijn voorzien van een korte toelichting met daarin opgenomen de beweegredenen die hebben geleid tot voordracht van de kandidaat. artikel 21 Het bestuur neemt aan de hand van de voordracht(en) een voorgenomen besluit m.b.t. de benoeming van het directielid en legt het voorgenomen besluit voor advies voor aan de medezeggenschapsraad van de betrokken school. artikel 22 Na ontvangst van een positief advies van de medezeggenschapsraad benoemt het bestuur het nieuwe directielid. artikel 23 In geval de medezeggenschapsraad een negatief advies uitbrengt, zal het bestuur, met inachtneming van de door de medezeggenschapsraad opgegeven beweegredenen tot het negatief advies zijn voor-

Pagina 4 - 4


Versie 1.0

genomen besluit heroverwegen en een nieuw voorgenomen besluit m.b.t. de benoeming van het directielid aan de medezeggenschapsraad voorleggen. AANVULLENDE RICHTLIJNEN EN TAKEN artikel 24 De zorg voor het natrekken van referenties, het voor (een) gesprek(ken) oproepen van geselecteerde kandidaten en het afschrijven van niet voor verdere sollicitatie in aanmerking komende reflectanten of kandidaten berust bij de Algemeen Directeur of, indien de Algemeen Directeur geen deel uitmaakt van de sollicitatiecommissie door een door de voorzitter aan te wijzen lid van de sollicitatiecommissie. artikel 25 Het bestuur draagt zorg voor het schriftelijk bekendmaken van de uitslag aan die kandidaten die aan het bestuur zijn voorgedragen voor benoeming. Aan de te benoemen kandidaat wordt een brief met de uitslag in tweevoud verzonden met het verzoek om één exemplaar, voor akkoord getekend terug te zenden aan het bestuur. artikel 26 Beslissingen door de sollicitatiecommissie worden bij voorkeur unaniem, doch tenminste met meerderheid van stemmen genomen. Indien een beslissing tot voordracht aan het bestuur niet unaniem genomen is, dienen afwijkende inzichten, met redenen omkleed in de toelichting vermeld te worden. artikel 27 De beslissingen omtrent voordracht aan het bestuur (art. 20) worden door de voltallige sollicitatiecommissie genomen. artikel 28 Gesprekken van kandidaten met het team hebben in beginsel een oriënterend karakter. Deze gesprekken moeten zowel het team als de kandidaat in de gelegenheid stellen met elkaar kennis te maken en inzicht te krijgen in elkaars ideeën en methoden van werken. De vertegenwoordiger van het team en/of de vertegenwoordiger uit de leerkrachten geleding zal in de gelegenheid gesteld worden om de bevindingen van deze gesprekken toe te lichten in de sollicitatiecommissie vóórdat de commissie een besluit neemt voor voordracht aan het bestuur. artikel 29 Na acceptatie van de benoeming door de benoemde verzorgt de Algemeen Directeur de mutatieformaliteiten en overige noodzakelijke administratieve afhandeling. SLOTBEPALING artikel 30 Bij verschil van inzicht over de uitleg van de bepalingen van deze sollicitatie- en benoemingsprocedure directieleden beslist het bestuur.

Pagina 4 - 5


Versie 1.0

Algemeen Directeur Voor selectie en benoeming van de Algemeen Directeur wordt de procedure voor sollicitatie en benoemingsprocedure voor een directielid verbonden aan een school gevolgd met de volgende aanpassingen: artikel 9 De sollicitatiecommissie bestaat uit: 1. 2. 3. 4. 5.

De voorzitter van het bestuur of een door hem aan te wijzen lid van het bestuur; Een na ontvangen advies van de schooldirecteuren door de voorzitter aan te wijzen directeur; Een door de voorzitter aan te wijzen beleidsmedewerker; één vertegenwoordiger vanuit de P-GMR; één vertegenwoordiger vanuit de O-GMR.

artikel 15 Na het besluit tot het instellen van een sollicitatiecommissie informeert het bestuur het CDO, de beleidsmedewerkers en de GMR van dit besluit met het verzoek om in overeenstemming met artikel 9 leden van de sollicitatiecommissie voor te stellen of aan te wijzen. artikel 19 De kandidaten die in aanmerking komen voor voordracht aan het bestuur, hebben, op uitnodiging een gesprek met het CDO. Indien de voorzitter zulks als noodzakelijk of wenselijk beoordeeld kunnen kandidaten ook uitgenodigd worden voor een gesprek met het bestuur. artikel 28 Gesprekken van kandidaten met het CDO en bestuur hebben in beginsel een oriënterend karakter. Deze gesprekken moeten zowel het team als de kandidaat in de gelegenheid stellen met elkaar kennis te maken en inzicht te krijgen in elkaars ideeën en methoden van werken. De vertegenwoordiger van het team en/of de vertegenwoordiger uit de leerkrachten geleding zal in de gelegenheid gesteld worden om de bevindingen van deze gesprekken toe te lichten in de sollicitatiecommissie vóórdat de commissie een besluit neemt voor voordracht aan het bestuur. Overige aanpassingen 1. De overige in de procedure voor directieleden verbonden aan een school beschreven rol en activiteiten van de Algemeen Directeur worden uitgevoerd door een door de voorzitter aan te wijzen persoon. 2. De overige in de procedure voor directieleden verbonden aan een school beschreven rol en activiteiten van de MR en deel daarvan worden belegd bij de GMR.

Pagina 4 - 6


Versie 1.0

Bijlage 5 Organisatieschema SKO De Zwerm

Pagina 4 - 1


Versie 1.0

Bijlage 6 Overzicht vergaderschema besturen. Vergadering Stichtingsbestuur

Tijdplanning 1 maal per jaar

Toezichthoudend bestuur

2 maal per jaar Voorjaar

Najaar

Bestuur

≥ 6 maal per jaar Start van het jaar

Voorjaar

Onderwerpen Vrije informatie-uitwisseling tussen alle bestuursleden. Communiceren richtlijnen bestuur Toezicht Tenminste: 1. Vaststellen jaarcijfers en jaarverslag 2. Toezicht onderwijs 3. Werkgeversrol t.a.v. bestuursleden Tenminste: 1. Werkgeversrol 2. Toezicht onderwijs 3. Jaarverantwoording toezicht Uitvoering. Agendapunten afhankelijk van actuele situatie Tenminste. 1. Opstellen jaarcijfers en jaarverslag 2. Onderwijs 3. Personeelszaken Tenminste. 1. Onderwijs 2. Infra en ICT 3. Personeelszaken

Bijzonderheden Reglement artikel 19

Statuten artikel 9 en reglement artikel 20 Kan gekoppeld worden aan vergadering Stichtingsbestuur

Reglement artikel 21

Opmerkingen: 1. Per schooljaar wordt een vergaderschema opgesteld; 2. Indien de voorzitter van het stichtingsbestuur, het toezichthoudend bestuur of het bestuur dit noodzakelijk of wenselijk acht, kan de voorzitter besluiten tot het houden van extra vergaderingen of vergaderingen verplaatsen of annuleren.

Pagina 6 - 1


Versie 1.0

Bijlage 7 Vergader agenda Format agenda3 bestuursvergaderingen SKO De Zwerm. Vergadering

Stichtingsbestuur / Toezichthoudend bestuur / bestuur4

Datum en tijd Locatie Nr.

Agenda

1

Opening

Voorzitter

Opening en mededelingen Voorzitter

2

Verslag

Secr. / Alg. Dir.

Verslag vorige vergadering

3

Actiepunten

Voorzitter en

4

5

Onderwijs

Financiën

6

Personeel

7

Huisvest.

S Verantwoordelijk

Uitwerking

Resultaat5

Referten

Vaststellen

Zwerm/xxx

Afhandelen

Zwerm/xxx (verslag bijl)

AP.-houders A Portefeuilleh. O

Stand van zaken OGW

Ter informatie

B

Inhuur extra ondersteuning

Besluitvorming

Ja met voorblad

A Alg. Dir.

Maandoverzicht als opgesteld door controller

Ter informatie

Zwerm/yyy met voorblad Alg. Dir.

B Penningmeester

Voorstel extra uitgaven

Besluitvorming

Ja met voorblad

Portefeuilleh. P A Portefeuilleh. Inf

Nieuwe ontwikkelingen

B Alg. Dir.

Handhaving en lopende zaken

3 Cursief is voorbeeld 4 Doorhalen wat niet van toepassing is 5 Vul in: besluitvorming/informeren/beleidsvoorbereiding/advies/…..

Pagina 7 - 1


8

Infra

Portefeuilleh. Inf

9

identiteit

Portefeuilleh. Id

10

Juridisch

Portefeuilleh. J

11

Mededelingen

CDO

Versie 1.0

A Alg. Dir.

Stand van zaken, voor zover niet in eerdere punten aan de orde gekomen.

Informatie

B

Voorstel afhandeling

Besluitvorming

A Alg. Dir.

Stand van zaken

Informatie

B

Voorstel afhandeling

Besluitvorming

Directies

Directeuren

12

Rond-vraag

Voorzitter

13

Sluiting

Voorzitter

Stand van zaken scholen

Pagina 7 - 2

Ja met voorblad

Ja met voorblad


Versie 1.0

Bijlage 8: Procesbeschrijvingen en nadere aanwijzingen Algemeen Het stichtingsbestuur en het toezichthoudend bestuur vertalen hun bevindingen en besluiten in opdrachten aan het bestuur. Op basis van de door het bestuur vastgestelde planning en control cyclus geeft het bestuur opdrachten aan portefeuillehouder en aan de Algemeen Directeur. Naast deze planning en control cyclus kan het bestuur ook andere specifieke bestuursopdrachten meegeven (zoals het herijken van beleidsdocumenten, het in beeld brengen van ontwikkelingen of het evalueren of monitoren van bepaalde ontwikkelingen). In principe volgen het bestuur, de portefeuillehouders en de algemeen directeur de volgende stappen. Stap 0

Identificatie van een te ondernemen activiteit. Activiteiten kunnen voortkomen uit bestaand beleid, opdrachten van derden (o.a. Onderwijsinspectie en gemeente), initiatieven van een bestuurslid, Algemeen Directeur een beleidsmedewerker of een geleding.

Stap 1

Bestuursopdracht aan portefeuillehouder en/of algemeen directeur om een stuk voor te bereiden voor een bepaalde vergadering (ruim van te voren). De algemeen directeur wordt vooraf om advies gevraagd m.b.t. haalbare termijnen. Indien relevant worden randvoorwaarden gesteld.

Stap 2

Portefeuillehouder en algemeen directeur treden in overleg om proces vorm te geven en afspraken te maken. Zie voor een uitwerking van deze procesafspraken hieronder.

Stap 3

Algemeen directeur zorgt samen met zijn medewerkers voor de inhoudelijke uitwerking, het betrekken van de juiste gremia en het opstellen van een concept document. De algemeen directeur en/of de beleidsmedewerker en de portefeuillehouder treden indien nodig of gewenst met elkaar in overleg.

Stap 4

De algemeen directeur stuurt het concept document met voorlegger naar de portefeuillehouder

Stap 5

Eventueel overleg tussen algemeen directeur en/of beleidsmedewerker en portefeuillehouder over het concept document. Vaststellen of het document klaar is voor behandeling en/of besluitvorming in het bestuur.

Stap 6

De portefeuillehouder brengt het document met voorlegger in de bestuursvergadering.

Stap 7

De algemeen directeur geeft ter vergadering een toelichting en eventueel aanvullend advies aan het bestuur

Stap 8

Het bestuur neemt een besluit.

Pagina 8 - 1


Versie 1.0

Toelichting/uitwerking stap 2. 1. De portefeuillehouder en algemeen directeur en, indien van toepassing beleidsmedewerker maken duidelijke afspraken over de wijze waarop het document wordt voorbereid. Uitgaande van de opdracht en de daarin meegegeven (rand-)voorwaarden in het bijzonder over: a. De voorwaarden waaraan het document moet voldoen: b. Vaststellen van elementen / onderwerpen die in het document opgenomen moeten worden; c. De financiële richtlijnen en (rand)voorwaarden; d. Vragen die in het document behandeld en beantwoord moeten worden; e. Vigerende Wet en regelgeving en stichtingsbeleid; f. …………. 2. De vorm van het document (Tekst / presentatie, anders); 3. De alternatieve voorstellen of oplossingen. 4. Advies of inspraak van gremia binnen de Zwerm; 5. Advies of inspraak van derden; 6. Onderlinge consultatie en overleg; 7. Het aan te houden tijdschema: a. Moment dat advies en/of inspraak van gremia binnen de Zwerm en/of van derden beschikbaar moet zijn; b. Moment 1e concept en evt. volgende concepten opgeleverd worden; c. Moment van aanbieden aan bestuur. Opmerking stap 8. Besluiten worden in een bestuursvergadering genomen. Indien het naar het oordeel van de voorzitter onmogelijk is om tijdig een vergadering te conveniëren, kan hij bepalen besluitvorming schriftelijk te laten plaatsvinden. Het besluit dient schriftelijk vastgelegd te worden en te worden geregistreerd en gearchiveerd.

Pagina 8 - 2


Versie 1.0

Tijdlijnen en verzorging documenten en vergaderingen Verslagen van vergaderingen It.

Opdracht

Tijdlijn

Beschrijving

1

Opleveren documenten Rapportages aan Toezichthoudend bestuur Voorbereiden vergadering

Als opgedragen

Documenten, als nieuw/concept beleid, rapportages worden opgeleverd als (wettelijk) voorgeschreven of aangegeven door de opdrachtgever. Overzicht van actuele ontwikkelingen en stand van zaken m.b.t. opgedragen beleid.

2

3

Elk kwartaal (1/1, 1/4, 1/7, 1/10) Naar noodzaak 3 weken voor datum vergadering 2 weken vóór datum vergadering 1 week vóór vergadering

4

5 6

Afronden vergadering

Binnenkomende post Financiele rapportages

z.s.m.

Vastleggen van vergaderruimte indien vergadering op externe locatie plaatsvindt. Voorzitter/Secretaris stemt af met Algemeen Directeur over agenda en of er derden deel zullen nemen aan de vergadering. Agenda wordt compleet met te behandelen documenten, voorleggers en adviezen aan deelnemers aan vergadering gestuurd. Deelnemers worden geïnformeerd over onvoorziene agendapunten waarvan behandeling vanwege een spoedeisend karakter niet uitgesteld kan worden. Concept verslag aan voorzitter ter visie vooraf.

1 week na vergadering

Concept verslag aan alle deelnemers.

Naar urgentie

Doorzenden aan behandelend bestuurslid/-leden en verantwoordelijk beleidsmedewerker. Overzicht actuele stand van zaken: begroting/budgetten en verantwoording. Aan bestuursleden d.t.v. penningmeester. Maandoverzicht aan penningmeester en Algemeen Directeur

Elk kwartaal (15/3, 15/6, 15/9, 15/12) Maandelijks

Opmerking, Verantwoordelijk (V) / Coördinatie (C) Algemeen Directeur (C) Opdrachtnemer (V) Algemeen Directeur (V/C). Rapportages worden d.t.v. voorzitter aangeboden. Algemeen Directeur (V/C) Als opgedragen door voorzitter. Algemeen Directeur (V/C) Voorzitter/Secretaris (V) Algemeen Directeur (V/C) Portefeuillehouders, beleidsmedewerkers, directeuren, etc. dragen zorg voor tijdige aanlevering van Algemeen Directeur (V/C). Afstemming met voorzitter vooraf. Secretarisbestuur (V/C) of stafmedewerker (V) en Algemeen Directeur (C) Secretarisbestuur (V/C) of stafmedewerker (V) en Algemeen Directeur (C) Algemeen Directeur (V/C) Algemeen Directeur (V/C) Controller levert tijdig aan. Controller (VC)

Pagina 8 - 3


Versie 1.0

Format Advies. ADVIES6 Titel / onderwerp Referte(n) Datum Achtergrond / Korte inhoud referte Direct advies

instemmen niet instemmen uitstellen

in overeenstemming brengen met alleen ter kennisname

opnemen in beleid ….. afstemmen met ………. ………………………………….

GMR/MR

CDO

…………………

ter informatie ter advies ter instemming



Uitvoerend bestuur Algemeen Directeur CDO

GMR MR……………………………. Directeur…………………..

Beleidsmedewerker Controller …………………………………

Advies toelichting en uitwerking Consequenties van voorstel en advies Voorstel vervolgprocedure / implementatie Alternatieven Voorstel communicatie over de besluitvorming Voorstel voorleggen aan

Voor afhandeling sturen aan Aanvullende opmerkingen Datum Ondertekening

Functie en naam

Handtekening

6

Advies dient geregistreerd en gearchiveerd te worden Pagina 8 - 4


Versie 1.0

Format voorlegger. SKO DE ZWERM – VOORLEGGER7 Vergadering Bestuursvergadering / Stichtingsbestuur / Toezichthoudend bestuur 8 – Datum: Bijlage .... Titel / onderwerp Portefeuillehouder / Algemeen Directeur1 Handtekening Afgestemd met: PortfH Onderwijs PortfH Financiën PortfH Infra PortfH Juza PortfH Financiën Alg. Directeur …………………………

1

Opmerkingen of verwijzing naar separaat advies:

: positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies 1 : positief / negatief advies

Datum Status Korte inhoud

Kennisname / besluitvorming / advies1

Financiële Consequenties Personele consequenties Materiële Consequenties Voorgesteld besluit Consequenties bij negatief besluit Alternatieven Medezeggenschap GMR/MR ter informatie ter advies ter instemming

CDO ter informatie ter advies ter instemming

Vervolgprocedure / implementatie Communicatie over de besluitvorming

7 8

Voorleggers dienen gerregistreerd en gearchiveerd te worden Doorhalen wat niet van toepassing is Pagina 8 - 5


Versie 1.0

Bijlage 9 – Samenstelling Bovenschools Management en Onderst. A 1

Algemeen Directeur Max Verhoeven

B 1

Beleidsmedewerker Max Verhoeven

2

Peter Santbergen

3

Yolande van der Meulen

C 1 2

Stafmedewerker Richard Karst Stella Kesteloo

3

Ans Abbink

D 1

Overige medewerkers Patrick Vergroesen

2

nn

Beleids- aandachtsgebied Algemene zaken Financiën Bouwzaken - Infrastructuur – Onderhoud Identiteit Alle overige, niet specifiek aan een ander persoon bedeelde beleids-/aandachtsgebieden Personeel ICT Onderwijszaken en onderwijs gerelateerde IT Werkgebied / ondersteuning Financiën (Controller) Bouwzaken – Infrastructuur - Onderhoud Secretariële taken Aanvullende taken t.b. AD Coördinator SMW Werkgebied / ondersteuning Administratie Secretariaat Archief Aanvullende taken t.b. AD Onderhoud

Pagina 9 - 1


Versie 1.0

Bijlage 10 – Vertegenwoordiging naar buiten en aanspreekpunt : 1. De voorzitter: a. VKO

2. 3.

4.

5.

i. Algemene Ledenvergadering ii. Gewestelijke bijeenkomsten iii. Onderwerp gebonden activiteiten (n.t.b.) iv. ………… b. PO-raad i. Algemene Ledenvergadering ii. Onderwerp gebonden activiteiten (n.t.b.) De portefeuillehouder Identiteit a. VKO i. Commissie Identiteit De Algemeen Directeur a. PO-platform ip.v. VoHob b. PO-kamer i.p.v. Haags Onderwijs Beraad c. WSNS bestuur 3501 blijf idem. d. BBS+ i. Gemeentelijk Overleg ii. Werkgroep PvE BBS+ Vrederust Directeuren a. Directeur PetrusDondersschool i. BBS+ Vrederust ii. PvE iii. Organisatie en beheer b. Directeur Rosa basisschool i. Primo Beleidsmedewerkers en ondersteunend personeel a. Financial Controller i. Dyade b. Personeel i. Dyade personeelsaangelegenheden ii. Bedrijfsarts

6. Overig: Indien van toepassing wijst de voorzitter, waar van toepassing i.s.m. de Algemeen Directeur vertegenwoordigers in externe gremia of contactpersonen aan. Van deze aanwijzingen wordt aantekening gemaakt in deze bijlage op het bestuursreglement. Vertegenwoordigers informeren de voorzitter tijdig m.b.t. agenda en voorgenomen positie in vergadering. Vertegenwoordigers 4, 5 en 6 informeren ook de Algemeen Directeur. Na afloop wordt een kort verslag opgesteld, waarin duidelijk aangegeven de consequenties voor De Zwerm.

Pagina 10 - 1


Versie 1.0

Bijlage 11 – Identiteit S.K.O. DE ZWERM IDENTITEIT In het statuut van S.K.O. De Zwerm staat dat de stichting onderwijs geeft vanuit een Katholieke traditie, in een open dialoog met andere godsdiensten en levensovertuigingen. De stichting zal daarbij handelen volgens de regelingen betreffende het katholiek onderwijs, die op grond van het overleg In De Nederlandse Katholieke Schoolraad zijn of worden vastgesteld, en zal ook handelen conform het Algemeen Reglement voor het Katholiek Onderwijs. Bij elk van de vier scholen behorende tot De Zwerm wordt hier op een eigen wijze invulling aan gegeven. De wijze van invulling is sterk afhankelijk van de maatschappelijke-/sociale-/geloofsomgeving waarbinnen de school is gesitueerd. Maatgevend is vaak de achtergrond van de leerlingen zelf. Het zou niet van realiteitszin getuigen indien het bestuur zou eisen dat alle leerlingen en leerkrachten overtuigd en praktiserend katholiek moeten zijn. Leerlingen van alle gezindten dienen welkom te zijn op onze scholen. Van alle leerkrachten en leerlingen en hun opvoeders wordt verwacht dat zij de door de scholen uit te dragen levensopvatting zullen respecteren. De scholen laten zich bij het geven van onderwijs en bij de intermenselijke contacten tussen leerkrachten, leerlingen en met ouders of anderen leiden door een christelijke visie op de samenleving en, in het bijzonder de mens. Dit betekent dat er geen onderscheid gemaakt wordt naar huidkleur of ras en sociale of religieuze achtergrond. Alle mensen worden beschouwd als medemens. Speciale belangstelling gaat naar de zieke of minder bedeelde medemens en mensen in nood. Binnen het kader van opvoedende lessen (catechese) zal de leerling aan de hand van de bijbelse vertellingen, of op de maatschappij gespiegelde projecties daarvan vertrouwd gemaakt worden met christelijke/menselijke waarden en normen. In overleg met de parochie waartoe de school behoort en betrokken ouders, zal de school, indien daar behoefte aan is aandacht schenken aan de voorbereiding op de Eerste Heilige Communie, het Heilig Vormsel en de kerkelijke feesten door het jaar.

Pagina 11 - 1


Versie 1.0

Bijlage 12 – Functioneringsgesprekken en beoordelingen directeuren Functioneringsgesprekken Schooldirecteuren Functioneringsgesprekken met de individuele schooldirecteuren worden tenminste eenmaal per jaar gevoerd door de Algemeen Directeur. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat opgenomen wordt in het personeelsdossier van de betrokken directeur. Van de ‘gemaakte afspraken’ uit het verslag wordt een afschrift gezonden aan het bestuur. Algemeen Directeur Tenminste eenmaal per jaar wordt door voorzitter en secretaris of een ander lid van het bestuur een functioneringsgesprek gehouden met de Algemeen Directeur. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat opgenomen wordt in het personeelsdossier van de Algemeen Directeur.

Beoordelingsgesprekken Schooldirecteuren Tenminste eenmaal per drie jaar wordt door de Algemeen Directeur een beoordelingsgesprek gevoerd met de individuele schooldirecteuren. Voor een nieuwe directeur wordt het eerste beoordelingsgesprek gevoerd aan het eind van het eerste jaar in functie. De beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd. De beoordeelde wordt in de gelegenheid gesteld om schriftelijk te reageren op de beoordeling. Twee weken na het beoordelingsgesprek wordt de beoordeling met het commentaar van beoordeelde gezonden aan de voorzitter voor vaststelling door het bestuur. Vastgestelde beoordelingen worden opgenomen in het personeelsdossier van betrokken directeur. Algemeen Directeur Tenminste eenmaal per 3 jaar wordt door voorzitter en secretaris of een ander lid van het bestuur een beoordelingsgesprek gehouden met de Algemeen Directeur. De beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd. De beoordeelde wordt in de gelegenheid gesteld om schriftelijk te reageren op de beoordeling. Twee weken na het beoordelingsgesprek wordt de beoordeling met het commentaar van beoordeelde gezonden aan het bestuur voor vaststelling door het bestuur.

Pagina 12 - 1


Versie 1.0

Bijlage 13 – Samenstelling directies. Algemeen Elke school wordt in beginsel geleid door een directeur die bijgestaan wordt door een adjunctdirecteur. De functiebeschrijvingen van directeur en adjunct-directeur zijn opgenomen in het functieboek van SKO De Zwerm. De directie kan zich laten ondersteunen door een managementteam. De samenstelling van het managementteam is aan de directeur. De directeur, adjunct-directeur met het managementteam nemen bij voorkeur samen beslissingen op basis van consensus. De directeur kan en soms moet, als eindverantwoordelijke afwijkend van het advies van het managementteam beslissen.

Overzicht School

School

School

School

BS De Buutplaats Directeur Adjunct-directeur Rosa Basisschool Directeur Adjunct-directeur Petrus Dondersschool Directeur Adjunct-directeur BS De Zuidwester Directeur Adjunct-directeur

DHr. C. Schmitz Mw. C. van Kan DHr. H. Klaver Mw. B. Hoekstra Mw. M. Honders Vacature (zie bijzondere omstandigheden) Mw. R. Kuiper Geen (zie bijzondere omstandigheden)

Bijzondere omstandigheden Petrus Dondersschool De Petrus Dondersschool zal eind 2012 de procedure voor sollicitatie en benoeming van een adjunctdirecteur doorlopen. Tot benoeming van een adjunct-directeur zal, bij langdurige afwezigheid van de directeur de functie waargenomen worden door Mw. R. Feelders, leerkracht verbonden aan de school: · · ·

CAO-PO art. 6.28 is in voorkomend geval van toepassing. In overleg met het bestuur kan voor extra ondersteuning van mw. Feelders gezorgd worden. De beslissingen die Mw. Feelders in haar waarnemende rol neemt, documenteert zij en worden na terugkomst van de directeur met de directeur besproken.

BS De Zuidwester BS De Zuidwester heeft geen adjunct-directeur. De directeur maakt, waar noodzakelijk gebruik van het managementteam voor specifieke adjunct-taken. Tijdens afwezigheid van de directeur neemt mevrouw Patricia Jong de directeur waar: ·

Tijdens korte afwezigheid van de directeur is mevrouw Jong aanspreekpunt voor ouders, kinderen en leerkrachten en neemt zij, in de rol van waarnemend directeur, beslissingen die niet kunnen wachten tot de directeur weer aanwezig is op school.

Pagina 13-1


·

·

Versie 1.0

Bij langdurige niet beschikbaarheid van de directeur, neemt mevrouw Jong, in overleg met het bestuur, de Algemeen Directeur en zo mogelijk met u alle taken over van de directeur en is daarmee ook eindverantwoordelijk op De Zuidwester. CAO-PO artikel 6.28 is hierbij van toepassing. De beslissingen die mevrouw Jong in haar waarnemende rol neemt, documenteert zij en worden na uw terugkomst van de directeur met de directeur besproken.

Pagina 13-2


Versie 1.0

Bijlage 14 – Lijst van bijgewerkte pagina’s Overzicht van gewijzigde pagina’s. Pagina Datum 2-1 29-08-2012

Besluit Stichtingsbestuur 26-08-2012

3-1

29-08-2012

Stichtingsbestuur 26-08-2012

3

29-08-2012

n.v.t.

Aanvullende informatie In overeenstemming brengen met statuten SKO De Zwerm dd 29-08-2012 I.o.m. wijziging pagina 2-1 Aanpassen inhoudsopgave t.g.v. wijzigingen dd 29-08-2012

Pagina 14-1

SKO De Zwerm bestuursreglement Versie 1.0. REGLEMENT VAN HET BESTUUR VAN Stichting voor Katholiek Onderwijs DE ZWERM. Pagina 1

Recommend Documents