Skenario Perkembangan SI dalam Perusahaan
Metodologi
Perencanaan
Jadwal Minggu 1 Minggu 2
Analisis
Minggu 3
Log Harian Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Minggu 4
Perancangan
Minggu 5 Minggu 6
Implementasi
Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Minggu 7 Minggu 8
Penerapan
Minggu 9
Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Senen Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
System Development Proses Perencanaan
Sistem yang ada
Analisis
stakeholders
Pemicu
Metode, Teknik, atau Tools (alat bantu )
Perancangan
Metodologi
Permasalahan Kesempatan Instruksi
Implementasi Pemeliharaan
Pengembangan Sistem Prinsip Pengembangan 1. Libatkan Pengguna Sistem 2. Gunakan Pendekatan Pemecahan Masalah 3. Bentuklah Fase dan Aktivitas 4. Dokumentasikan Sepanjang Pengembangan 5. Bentuklah Estándar 6. Kelola Proses dan Proyek 7. Membenarkan System Informasi sebagai Investasi Modal 8. Jangan Takut untuk Membatalkan atau Merevisi Lingkup 9. Bagilah dan Takhlukkan 10. Desainlah Sistem untuk Pertumbuhan dan Perubahan
Sistem Informasi Validasi Memecahkan masalah meraih kesempatan memenuhi instruksi
Sistem yang baru
Keuntungan Sistem Informasi 1. Peningkatan keuntungan perusahaan 2. Pengurangan biaya bisnis 3. Biaya dan keuntungan sistem 4. Peningkatan pangsa pasar 5. Perbaikan relasi pelanggan 6. Peningkatan efisiensi 7. Perbaikan pembuatan keputusan 8. Pemenuhan peraturan lebih baik 9. Kesalahan lebih sedikit 10.Perbaikan keamanan 11.Kapasitas lebih besar
Pengembangan – Pengelolaan Sistem Informasi Perencanaan
Analisis
Perancangan
Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem didefinisikan sebagai: adalah aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul
Implementasi
Pengawasan / Pengontrolan
Penilaian / Evaluasi Maintenance / Tindak lanjut
Pengelolaan Sistem Informasi Pengelolaan sistem informasi adalah kegiatan yang dilakukan mulai dari perencanaan, pembuatan, operasionalisasi, penghentian, pengarsipan, pemusnahan dan keamanan semua komponen yang menyusun sistem informasi.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem secara umum
Waterfall
SDLC
Perencanaan
Perencanaan
Analisis
Analisis
Perancangan
Perancangan
Implementasi
Implementasi
Penerapan
Penerapan
METODOLOGI • Beberapa metodologi atau model SDLC antara lain adalah:
Waterfall
SDLC
– – – – – –
Waterfall Iterasi Rapid application development (RAD) Spiral FAST Agile • Scrum • Extreme Programming
– Rapid prototyping – Iterative and incremental • Rational Unified Process • Dynamic Systems Development Method
– Synchronize and stablize
RUP
Tahapan dalam Siklus Pengembangan Sistem Informasi
1. Analisis Kebutuhan Bisnis 2. Perencanaan Strategis dibidang Pengembangan Teknologi Informasi 3. Manajemen proyek (Information Technology Project Management) 4. Teknik manajemen pemeliharaan sistem informasi 5. Information System Effectiveness Review Pengelolaan Sistem Informasi
Teknik manajemen pemeliharaan sistem informasi • Untuk perusahaan yang sangat menggantungkan aktivitasnya kepada kehandalan teknologi informasi (perusahaan jasa seperti bank, asuransi, sekuritas, stock exchange, telekomunikasi, dsb.), perlu diadakan suatu analisa terhadap sistem teknologi informasi yang dimiliki saat ini berkaitan dengan resiko-resiko manajemen yang mungkin timbul di kemudian hari. • Masalah-masalah seperti keamananan data atau sistem, kontrol internal terhadap penggunaan sistem, contingency planning jika ada komponen infrastruktur yang mendadak rusak (misalnya jaringan telekomunikasi melalui satelit rusak, apakah ada penggantinya?), jalur komunikasi yang mungkin disadap orang lain, adalah contoh-contoh faktor yang perlu diperhatikan. Alasannya sederhana. Jika di perusahaan yang bersangkutan teknologi informasi merupakan komponen utama dalam menjalankan bisnis, sedikit saja kerusakan atau ketidaknormalan terjadi pada sistem terkait, akan memberikan dampak buruk yang secara signifikan mempengaruhi kinerja perusahaan (tidak tertutup kemungkinan terjadinya kerugian bisnis secara besar dalam waktu singkat: bayangkan berapa nilai uang yang hilang jika satu jam sistem komputer dalam lantai bursa stock exchange mendadak rusak!).
Information System Effectiveness Review • Proses terakhir yang terjadi dalam siklus pengembangan sistem informasi di perusahaan adalah apa yang sering dinamakan sebagai Information System Effectiveness Review. • Dalam era globalisasi saat ini, alam persaingan bisnis terasa sedemikian beratnya. Untuk bersaing dengan kompetitor dalam industri sejenis, penawaran barang/produk atau jasa secara lebih murah dengan kualitas lebih baik belum cukup dipergunakan sebagai senjata utama. • Hal lain yang menjadi kunci utama untuk dapat bertahan dalam abad ini adalah kemampuan suatu perusahaan untuk beradaptasi secara cepat terhadap perubahan alam kompetisi yang juga bergerak sedemikian cepatnya. Bahkan untuk beberapa jenis industri hitungannya bisa per detik! Dengan kata lain, dinamika perubahan bisnis yang terjadi, yang secara langsung maupun tidak langsung berdampak terhadap strategi perusahaan, harus selalu dikonfirmasikan dengan keberadaan atau eksistensi sistem informasi yang telah dimiliki. Sering terjadi kasus dimana kebutuhan perusahaan pada saat sebuah proyek teknologi informasi dimulai sudah jauh berbeda dengan kebutuhan bisnis ketika proyek tersebut selesai dilaksanakan (alias program perangkat lunak yang dibuat sudah tidak 100% sesuai lagi dengan kebutuhan perusahaan). • Untuk mengatasi hal ini, manajemen perusahaan harus secara periodik dan kontinyu menilai dan menganalisa tingkat efektivitas dari teknologi informasi yang dimiliki dalam menjawab kebutuhan terkini (mutakhir) dari perusahaan. Harap diperhatikan bahwa teknologi informasi hanya merupakan aspek supply di dalam sebuah perusahaan, yang keberadaannya merupakan jawaban terhadap aspek demand, yaitu sistem informasi itu sendiri.
Pendahuluan • Bagi perusahaan konservatif yang memutuskan untuk melibatkan teknologi informasi dalam aktivitasnya sehari-hari, perjalanan implementasi yang ada merupakan sebuah evolusi. • Sebelum teknologi informasi memiliki fungsi yang strategis dalam arti kata dapat secara signifikan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap produk atau jasa yang diberikan perusahaan, teknologi informasi harus melalui skenario tertentu yang dimulai dengan peranannya sebagai alat bantu untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. • Kecepatan evolusi yang harus dilalui sangat bergantung kepada bagaimana manajemen dapat menilai dan meningkatkan fungsi teknologi informasi bagi perusahaannya.
Tahap Evolusi TI
Reducing Cost • Permasalahan pertama yang biasa ditemui oleh para manajer di perusahaan adalah problem efisiensi proses kerja atau aktivitas operasional setiap hari. Permasalahan ini sangat klasik dihadapi perusahaan tradisional sampai modern karena semuanya melibatkan urusan administrasi. • Mulai dari hal-hal yang paling kritikal seperti fungsi keuangan (tentu saja untuk sebuah perusahaan baru, kontrol terhadap arus uang yang masuk dan keluar adalah masalah yang harus diprioritaskan), sampai dengan urusan paperworks (manajemen dokumentasi). • Secara tidak ragu-ragu perusahaan akan menanamkan investasinya untuk membeli komputer jika jelas terbukti bahwa urusan administratif akan menjadi lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat dalam tiga hal pokok: efisiensi, efektivitas, dan kontrol internal.
Leveraging Investment • Dimana komputer atau teknologi informasi dipandang sebagai suatu asset perusahaan yang menguntungkan dibandingkan dengan penggunaan teknologi serupa (value for money). • Biasanya perbandingan tersebut dilihat dari seberapa menguntungkan dari segi finansial seandainya teknologi informasi menggantikan teknologi terdahulu dalam proses penciptaan produk atau pelayanan yang ditawarkan perusahaan. • Sebutlah penggunaan internet phone yang jauh lebih murah karena untuk komunikasi interlokal atau internasional hanya akan dibebankan pulsa lokal. Contoh lainnya adalah penggunaan email yang dapat menghemat biaya pengiriman dokumen-dokumen melalui kurir lokal atau internasional.
Enhancing Product and Service • Perubahan pada tahapan ini terjadi ketika teknologi informasi sudah dilibatkan secara langsung dalam proses penciptaan produk atau jasa sehingga secara nature meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan. • Kriteria cukup jelas di sini untuk mengukur seberapa jauh tingkat efektivitas teknologi informasi yang dimiliki. Manajemen akan melihat apakah dengan diimplementasikannya sistem teknologi informasi akan dapat meningkatkan pendapatan atau revenue perusahaan atau tidak (company growth). Salah satu ukuran yang sering digunakan adalah dengan melihat perubahan pada market share. • Jenis-jenis teknologi informasi yang popular dimanfaatkan pada periode ini adalah yang secara langsung meningkatkan kepuasan pelanggan, terutama yang berhubungan dengan pelayanan kepada customers. Contohnya adalah call center atau hot line di industri perbankan yang dapat melayani pertanyaanpertanyaan sampai dengan instruksi transaksi yang diinginkan nasabah (sehingga yang bersangkutan tidak harus berlelah-lelah datang dan antri di bank). Contoh lainnya adalah pembelian berang melalui mail order yang dapat dengan mudah dilakukan melalui internet.
Executive Decision Making •
•
•
Tahapan dimana perusahaan yang sudah mature akan mempertimbangkan untuk memperbaiki kinerja internal perusahaan. Caranya adalah dengan memfokuskan diri pada kualitas pengambilan keputusan. Decision Support System dan Executive Information System adalah dua jenis aplikasi teknologi informasi yang mendominasi perusahaan-perusahaan modern yang ingin meningkatkan kualitas manajemen dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Filosofi yang dipergunakan sehubungan dengan hal ini cukup simple dan straightforward. Data akan diolah menjadi informasi, informasi akan menjadi knowledge, dan knowledge inilah yang akan menjadi modal utama untuk meningkatkan kinerja perusahaan karena merupakan basis dalam pengambilan keputusan. Tidak sedikit perusahaan-perusahaan yang memutuskan untuk melakukan perubahan besar-besaran seperti restrukturisasi, business process reengineering, total quality management, change management, dan program-program manajemen perubahan lainnya untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Teknologi informasi sebagai fasilitas penunjang dalam pengambilan keputusan dilihat sebagai salah satu komponen utama yang menjadi pedoman dalam pendefinisian sistem dan prosedur perusahaan yang baru.
Reaching the Consumer •
•
•
•
Pada tahap ini, perusahaan secara agresif melakukan eksploitasi pengembangan teknologi informasi untuk menjangkau para pelanggan atau calon pelanggan di mana saja, kapan saja, 24-jam sehari, dan 7 hari seminggu. Bahasa populernya adalah bahwa di era globalisasi, teknologi menawarkan dunia industri untuk menembus batas ruang dan batas waktu. Sesuai dengan teori supply chain management yang menekankan pentingnya hubungan langsung antara pelanggan dan perusahaan dapat dengan mudah dilakukan melalui utilisasi teknologi informasi tercanggih. Contohnya adalah home banking yang menawarkan nasabah untuk dapat melakukan transaksi perbankan dari rumah (seperti transfer uang, pembayaran listrik dan telepon, melihat saldo, dan lain sebagainya). Bahkan belakangan ini sudah ada bank yang bekerja sama dengan perusahaan TV kabel untuk menghasilkan produk home banking melalui Web-TV. Contoh teknologi lain adalah electronic commerce yang menawarkan masyarakat untuk belanja kebutuhannya - seperti buku, pakaian, komputer, alat-alat kantor, dan lain-lain - melalui internet, atau lebih dikenal dengan istilah home shopping. Di bidang jasa lainnya, rumah sakit menawarkan fasilitas tele medicine yang menghubungkan dokter dengan pasiennya di mana saja melalui jaringan komputer multimedia.
Simpulan • Jika dianalisis lebih jauh, kelima era tersebut dapat dikategorikan menjadi dua. Pada kedua era pertama, terlihat bahwa tujuan perusahaan melibatkan penggunaan teknologi informasi adalah untuk menghemat pengeluaran atau biaya-biaya perusahaan (reducing the cost by saving money). Pada era globalisasi dimana teknologi informasi merupakan salah satu kunci keberhasilan usaha, perusahaan yang masih berada pada kedua tahap evolusi ini dapat digolongkan sebagai perusahaan tradisional. • Sementara golongan kedua adalah tahap-tahap dimana teknologi informasi sudah dipergunakan untuk meningkatkan pendapatan (revenue) perusahaan (make money). Bahkan untuk beberapa industri, teknologi informasi mutlak dibutuhkan untuk berkompetisi. Tanpa keberadaannya, akan mustahil perusahaan dapat survive (remain in business) karena tidak dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan sejenis. Dapatkah sebuah bank retail saat ini menjaring nasabah sebanyak-banyaknya tanpa memiliki fasilitas ATM?
