1 Sistem an Manajemen Case 3-3 Rendell Company2 DAFTAR ISI Daftar isi... 1 Latar Belakang Kasus... 2 Perumusan Masalah... 3 Pembahasan... 3 Kesimpulan...
LATAR BELAKANG KASUS Perusahaan Rendell memiliki tujuh divisi operasional. Dengan penjualan tahunan per divisi sebesar $50 juta sampai lebih dari $500 juta. Setiap divisi bertanggungjawab akan manufaktur dan pemasaran dari lini produk tertentu. Volume dari bisnis interdivisi tidaklah besar. Fred Bevins, pengendali dari Perusahaan Rendell prihatin akan status organisasional dari divisi pengendalinya. Pada tahun 1985 dan tahun sebelumnya, pengendali divisional melapor pada manajer divisi dari divisinya. Walaupun merupakan praktik umum dalam perusahaan yang berbentuk divisional, ia tidak puas sepenuhnya terhadap praktik tersebut. Dorongan untuk melakukan perubahan ini datang dari sebuah deskripsi tanggungjawab organisasional yang didapatkannya dari pengendali Perusahaan Martex. Pengendali divisional Rendell melapor langsung pada manajer divisi divisional tapi pengendali perusahaan selalu diajak konsultasi sebelum pengangkatan pengendali divional baru dan kenaikan gajinya. Pengendali perusahaan menjelaskan sistem akuntansi yang harus diikuti dan prosedur umum dalam penganggaran dan pelaporan kinerja. Pengendali divisional hanya bertindak sebagai staf pembantu dimana anggaran dan laporan kinerja adalah tanggungjawab manajer divisinya. Fred merasakan kesulitan dengan hubungan yang ada seiring dengan perusahaan memperkenalkan lebih banyak teknik pengendalian modern. Hubungan antara ia sebagai pengendali perusahaan dengan pengendali divisi yang tidak dekat sehingga menyulitkan pengembangan dan penggunaan teknik baru dengan cepat. Selain itu, ia merasa tidak mendapatkan informasi yang cukup tentang apa yang sebenarnya terjadi di divisi-divisi. Kesetiaan utama pengendali divisi adalah pada manajer divisi divisinya sehingga tidak wajar mengharapkan pengendali divisi memberikan informasi yang tidak bias dan jujur. Fred Bevins cukup yakin bahwa ada hal yang tersembunyi dalam biaya divisi dan pengendali divisi tahu di mana yang bermasalah. Fred berpikir bahwa ia akan tahu apa yang sebenarnya terjadi di divisi-divisi jika pengendali divisi bekerja di bawahnya bukan dengan manajer divisi. Oleh karena itu, ia mempertimbangkan perlukah dilakukan perubahan atas hubungan yang sudah ada.
2
PERUMUSAN MASALAH Adapun yang menjadi pokok permasalahan dalam kasus ini adalah : 1. Apakah filsafat organisasi dari fungsi pengendali dari Perusahaan Martex? Bagaimana menurut pendapat penulis? Haruskah Rendell mengadopsi filsafat tersebut? 2. Kepada siapakah pengendali divisional seharusnya melapor dalam Perusahaan Rendell? Mengapa demikian? 3. Bagaimana hubungan seharusnya antara pengendali perusahaan dengan pengendali divisional? Langkah apa yang harus diambil untuk membentuk hubungan tersebut? 4. Apakah penulis akan merekomendasikan perubahan dari tanggungjawab dasar pengendali perusahaan dan pengendali divisional?
ANALISIS DAN PEMBAHASAN 1. Filosofi organisasional dari fungsi pengendali dari Perusahaan Martex adalah “ Solid Line” yaitu kategori hubungan garis padat atau langsung. Pengendali divisional bekerja dan melapor langsung pada pengendali perusahaan. Pengendali divisional merupakan pembantu dan utusan dari pengendali pusat ke divisi-divisi yang ada.
Pengendali Perusahaan/Pusat Manajer Divisi
Menurut pendapat penulis, hubungan garis padat ini memiliki kekurangan dan kelebihan. Kelebihannya adalah laporan keuangan divisi dan laporan kinerja akan
lebih
akurat
dan
tidak
bias
sehingga
mempermudahkan proses pengendalian dari pusat dan kekurangannya Pengendali Divisional
adalah
pengendali
divisi
akan
dianggap sebagai mata-mata dari pusat sehingga akan dikucilkan dan tidak lagi menjadi anggota dari tim.
Solid line
3
Hubungan ini dapat kita lihat dari struktur organisasi divisi pengendali Perusahaan Martex pada 1 Januari 1985 :
Pengendali Pusat
Pelayanan Staf Umum
Pembantu Pengendali
Konsultan
Pengendali Divisi A
Pengendali Divisi E
Kepala Akuntan Biaya
Pengendali Divisi B
Pengendali Divisi F
Pengawas pengendalian persediaan
Pengendali Divisi C
Pengendali Divisi G
Pengawas Laporan laba rugi
Pengendali Divisi D
Pengendali divisi layanan staf
Manajer statistik
Manajer DC
Statistik penjualan & pembayaran
Pengawas metode & prosedur
Pengawas aplikasi matematika
Pengawas operator mesin
Pengawas analisis
Carta Organisasi Divisi Pengendali Martex
Sedangkan filosofi dari divisi pengendali Perusahaan Rendell dapat dikategorikan sebagai hubungan garis titik-titik atau putus-putus (dotted line). Pengendali divisi bekerja di bawah manajer divisi. Pengendali perusahaan hanya diajak konsultasi saat perekrutan dan kenaikan gaji pengendali divisi.
4
Hubungan Pengendali Perusahaan/Pusat
ini
kelebihannya.
juga
memiliki
Kelebihannya
kekurangan
adalah
dan
pengendali
divisional akan dianggap asisten yang dapat dipercaya Manajer Divisi
oleh manajer divisi sehingga menjadi anggota dari tim. Kekurangannya adalah laporan kinerja dan keuangan divisi dapat tidak akurat karena pengendali
Pengendali Divisional
divisi hanya membuat dan manajer divisi yang memutuskan dan menyetujuinya.
Dotted line
Menurut pendapat penulis, Fred Bevins sebaiknya tidak mengadopsi filosofi Perusahaan Martex. Adapun hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan adalah :
a. Struktur organisasi Martex berbeda dengan Rendell. Di Perusahaan Martex, manajer divisi tidak memiliki staf sendiri dan asisten pribadi. Manajer menerima bantuan staf dari dua sumber yaitu -. Staf umum yang ditugaskan untuk manajer divisi. Terdiri dari pengendali, insinyur (engineer) dan agen pembelian. Staf ini tetap ditempatkan secara fisik pada divisinya dan tidak dekat dengan manajer divisi. -. Staf dari divisi jasa staf umum seperti akuntansi, periklanan, keuangan, dan sebagainya. Jadi kebanyakan staf tidak bekerja langsung dibawah manajer divisi yang ia layani sehingga tidak mungkin muncul tindakan diskriminasi atau pengucilan. Sedangkan di Perusahaan Rendell, manajer divisi memiliki staf masingmasing sehingga jika hanya pengendali divisi bekerja dibawah pengendali perusahaan maka akan dianggap sebagai mata-mata pusat dan dikucilkan.
5
b.
Para manajer divisi dan pengendali dari Perusahaan Martex telah menerima filosofi hubungan langsung sebelum mereka menjabat di posisi manajerial. Hal ini berbeda di Perusahaan Rendell dimana ingin melakukan perubahan ke filosofi tersebut setelah sekian tahun para manajer divisi dan pengendali sudah terbiasa dengan filosofi hubungan garis putus-putus. Tingkat penolakan mereka akan lebih tinggi. Asisten pengendali, William Harringan juga menyarankan agar Fred Bevins tidak mengadopsi filosofi Martex. Berdasarkan pengalamannya sebagai pengendali di Perusahaan Rendell selama 25 tahun dan 5 tahun sebagai pengendali divisi, ia menganggap rencana Martex tidak sesuai untuk Rendell karena dapat menyebabkan pengucilan fungsi pengendali di divisi. Dengan filosofi lama, antara pengendali divisi dan manajer divisi terjalin hubungan baik dan kekompakan kerja.
c. Filosofi Martex memiliki kelebihan seperti pengendali divisi akan memberikan informasi yang tidak bias dan akurat sehingga memudahkan kerja pengendali perusahaan, mengurangi penipuan dalam anggaran biaya dan lebih mudah menerapkan program pengendalian baru. Tetapi juga ada kelemahan
dimana
sulit
mengimplementasikan
perubahan
struktur
organisasi, manajer divisi mungkin akan mengucilkan fungsi pengendali divisi yang bisa menyebabkan ketidakefisienan dan konflik antara manajer dan pengendalinya. Hubungan yang baik antara manajer dan stafnya diperlukan agar terciptanya keselarasan tujuan dan mencapai tujuan perusahaan. Jadi meskipun struktur saat ini akan menyebabkan beberapa pembengkakan anggaran, mengubah struktur organisasi akan menyebabkan perbedaan antara manajer divisi dan pengendali divisi sehingga menghancurkan ketertiban dan kepercayaan dalam lingkungan kerja mereka yang terlalu mahal dibandingkan dengan mempertahankan struktur saat ini.
6
2. Pengendali divisi tetap melapor dan bekerja di bawah manajer divisi karena manajer divisi yang memegang tanggungjawab penuh atas divisinya. Selain itu, jika kita ingin mengubah struktur yang ada akan menyebabkan disfungsi dalam divisi atau unit bisnis dimana pengendali divisi akan dianggap mata-mata dan dapat merusak keharmonisan lingkungan kerja.
3. Hubungan garis putus-putus antara pengendali pusat dan pengendali divisi juga dipertahankan seperti sebelumnya. Namun ada beberapa hal yang dapat kita lakukan untuk memperatkan hubungan tersebut seperti a. Pengendali perusahaan tidak hanya diajak berkonsultasi dalam kenaikan gaji dan penunjukan pengendali divisi baru tapi juga ikut menentukan dimana pengendali divisi hanya boleh ditunjuk dari daftar kandidat yang telah disepakati pengendali perusahaan. b. Pengendali
perusahaan
juga
memiliki
hak
tanpa
syarat
untuk
memberhentikan pengendali divisi yang tidak layak.
4. Tidak perlu adanya perubahan dari tanggungjawab dasar pengendali perusahaan dan pengendali divisi. Pengendali perusahaan sudah merincikan sistem akuntansi yang harus diikuti divisi dan prosedur dalam penganggaran dan pelaporan kinerja. Hanya pengendali perusahaan harus bekerja lebih giat lagi untuk mengawasi divisi dan terlibat lebih aktif dalam penyusunan anggaran. Pengendali divisi juga tidak diharapkan berperan dalam menyampaikan informasi yang menyesatkan.
7
KESIMPULAN Divisi pengendali Perusahaan Rendell tidak perlu mengadopsi filosofi “ Solid line” seperti Perusahaan Martex. Hal ini dikarenakan baik struktur lama maupun baru memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Struktur dan kondisi Rendell juga tidak memungkinkan untuk penerapan filosofi baru ini karena dapat menyebabkan konflik dan pengucilan fungi pengendali divisi yang menguncang keharmonisan yang sudah ada hal ini lebih mahal daripada pembengkakan anggaran biaya. Oleh karena itu, Rendell sebaiknya tetap pada filosofi “ Dotted line” dan pengendali pusat harus bekerja lebih aktif untuk mengawasi pengendali divisi dan divisi yang ada.
SARAN Adapun rekomendasi yang dapat diberikan penulis pada Perusahaan Rendell antara lain : a. Pengendali perusahaan harus lebih aktif dalam mengawasi sistem pengendalian yang ada. b. Rendell dapat memcoba mengadopsi sistem profit sharing yang ada di Martex dimana manajer divisi dan pengendali divisi mendapatkan pembagian laba.
8
DAFTAR PUSTAKA Anthony, Robert N. Govindarajan, Vijay. Management Control Systems Twelfh Edition. 2007. McGraws-Hill Education (Asia). www.swiftpaper.com
