SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DI UPT BPPH-BPPT SURABAYA TAHUN 2013
Retno Triwilujeng Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Surabaya ABSTRACT Office is the central of organization, central management, central thought, communication center, and information center. Every work and activities in office need the data and information. One source of data is the archives. Archive management basically consists of the creation archive, archive storage, maintenance of the archive, shinkage archive and destruction archives. This research purpose to find out the particular archives management system, the archives of active and inactive archives in UPT BPPHBPPT Surabaya 2013. Type of this research is descriptive qualitative. Subject of this research is the field of employee archives of five employee in UPT BPPH-BPPT Surabaya. object of study is the implementation of the archives management system in UPT BPPH-BPPT Surabaya. Technique intake of data using interview, observation, and documentation. Data analysis techniques using technique of domain with triangulation source. The results of this study are UPT BPPH-BPPT Surabaya in managing the archive consists of the creation of the archive include the creation of archive. Archival storage system used the subject system. Maintenance records using ordner, archive shelving and filing cabinets. Depreciation and destruction of records has not been done by UPT BPPH-BPPT Surabaya. Keyword: Archive Management System Kantor merupakan pusat organisasi, pusat manajemen, pusat pemikiran, pusat komunikasi, dan pusat informasi. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Pada dasarnya pengelolaan arsip terdiri dari penciptaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip dan pemusnahan arsip. Penelitian ini bertujuan mengetahui sistem pengelolaan arsip khususnya pada arsip dinamis, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif di UPT BPPH-BPPT Surabaya tahun 2013. Jenis penelitian ini termasuk penelitian deskriptif kualitatif. Subjek dari penelitian ini adalah pegawai bidang arsip yang berjumlah lima orang pegawai di kantor UPT BPPH-BPPT Surabaya. Objek penelitian adalah pelaksanaan sistem pengelolaan arsip di UPT BPPHBPPT Surabaya.Teknik pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan teknik domain dengan triangulasi sumber. Hasil dari penelitian ini adalah UPT BPPH-BPPT Surabaya dalam melakukan pengelolaan arsip terdiri dari penciptaan arsip meliputi penciptaan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem subjek. Pemeliharaan arsip dengan menggunakan ordner, rak arsip dan lemari arsip. Penyusutan dan pemusnahan arsip belum pernah dilakukan oleh UPT BPPH-BPPT Surabaya. Kata Kunci: Sistem Pengelolaan Arsip
1
organisasi/badan sebagai bukti dari tujuan
PENDAHULUAN Dalam
dunia
modern,
kantor
organisasi, fungsi, atau prosedur pekerjaan
merupakan
pusat
organisasi,
pusat
atau kegiatan pemerintah lainnya, atau karena
manajemen,
pusat
pemikiran,
pusat
pentingnya informasi yang terkandung di
komunikasi, dan pusat informasi. Untuk itu
dalamnya (Sedarmayanti, 2008:32). Sehingga
kantor tidak terlepas dari kegiatan kearsipan
yang termasuk di dalam arsip diantaranya
yaitu kegiatan dalam menyimpan warkat,
adalah: naskah, buku, foto, film, mikro film,
arsip atau dokumen. Kegiatan perkantoran ini
rekaman suara, gambar peta, gambar bagan,
bertitik tolak pada penyajian informasi yang
dan dokumen-dokumen lainnya.
didukung oleh sistem dan sarana yang tepat,
Arsip mempunyai peranan yang sangat
maksimal serta prosedur yang baik. Setiap
pekerjaan
dan
penting bagi kelangsungan setiap organisasi
kegiatan
di
maupun perusahaan. Kearsipan mempunyai
perkantoran memerlukan data dan informasi.
peranan
sebagai
Salah satu sumber data adalah arsip, karena
sumber
informasi
arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan
pengawasan yang sangat diperlukan dalam
atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan
setiap organisasi dalam rangka kegiatan
(loket dan tempat pembayaran) sampai kepada
perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
kegiatan-kegiatan
perumusan
pengambilan
keputusan
(Amsyah, 2003:2).
dan
kebijaksanaan,
pengendalian
Kantor tidak terlepas dari kegiatan
pusat
ingatan,
sebagai
sebagai
alat
penilaian
setepat-tepatnya
dan
(Barthos,
2007:2).
kearsipan. Menurut Barthos (2007:1), “arsip
Setiap kegiatan tersebut, baik dalam
adalah setiap catatan tertulis baik dalam
organisasi
pemerintahan
maupun
swasta
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
selalu ada kaitannya dengan masalah arsip.
keterangan-keterangan sebagai subjek (pokok
Arsip mempunyai peranan penting dalam
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat
proses penyajian informasi bagi pimpinan
orang untuk membantu daya ingatan orang
untuk dapat menyajikan informasi yang
(itu) pula”. Sedangkan menurut The Liang
lengkap, cepat dan benar, sehingga haruslah
Gie (2009:118), “arsip adalah suatu kumpulan
ada sistem dan prosedur kerja yang baik di
warkat yang disimpan secara sistematis
bidang kearsipan.
karena mempunyai kegunaan agar setiap kali
Organisasi harus mengklasifikasikan
diperlukan dapat secara cepat ditemukan
dan mengelola arsip dalam dua tipe dokumen,
kembali”. Lebih jauh lagi tentang pengertian
yaitu dokumen aktif dan inaktif. Menurut
arsip, arsip bukan hanya dapat diartikan kertas
Quible (dalam Sukoco, 2006:95), memberikan
saja, tetapi arsip disini meliputi segala sesuatu
gambaran umum mengenai pemanfaatan,
yang dihasilkan dan diterima oleh sebuah
pengelolaan, dan atau dimusnahkan yang
2
dapat
disusun
sebagai
“100%
arsip dinamis inaktif yang terdapat dalam
dokumen dipertahankan karena memiliki nilai
kantor tersebut. Hal itu perlu diperhatikan
jangka panjang, 25% dokumen disimpan pada
karena arsip ini termasuk arsip yang masih
berkas
dokumen
sering dipergunakan dalam kegiatan kantor.
disimpan pada berkas dokumen inaktif, dan
Terdapat tiga azas pengelolaan arsip yaitu
35% dokumen tidak berguna dan dapat
azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas
dimusnahkan”.
kombinasi
dokumen
Pengelolaan
berikut:
aktif,
30%
arsip
perlu
dilakukan
antara
sentralisasi
dan
desentralisasi.
dengan baik dan benar, sehingga apabila ada
Pengelolaan
arsip
berangkat
dari
pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan
penciptaan arsip. Arsip bersumber pada
dapat ditemukan dengan cepat. Banyak faktor
individu atau kelompok. Sumber arsip suatu
yang
kearsipan
organisasi berasal dari arsip intern dan
mempunyai citra positif antara lain adalah
ekstern. Perwujudannya ketika suatu badan
kerapihan
usaha mengirim atau menerima surat (Dewi,
mempengaruhi
agar
penyimpanan,
petugas
yang
terdidik dan terampil, kemudahan untuk
2011:8).
menyimpan, menemukan kembali arsip, dan
Penyimpanan arsip pada prinsipnya
terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap
Pengelolaan arsip harus didasarkan
(caption) dari warkat yang disimpan baik
pada nilai dan kegunaan arsip sesuai dengan
berupa huruf maupun angka yang disusun
fungsinya. Seperti dijelaskan pada Undang-
menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada
Undang
dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan
No.
43
Tahun
Ketentuan-Ketentuan
2009
1
angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan
dibedakan
urutan abjad adalah sistem nama (sering
menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip
disebut sistem abjad), sistem geografis, dan
statis (Rahmi, 2012:5).
sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan
bahwa
arsip
Kearsipan
tentang
menurut
fungsi
pasal
Pada dasarnya pengelolaan arsip terdiri
urutan angka adalah sistem numerik, sistem
dari beberapa unsur pokok sebagaimana yang
kronologis,
dikemukakan
Rahmi,
(Amsyah, 2003:71).
2012:2), bahwa “pengelolaan arsip terdiri dari
Pemeliharaan,
proses
Amsyah
penciptaan
(dalam
sistem
subjek
perawatan,
numerik
dan
penyimpanan,
pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk
penemuan kembali, dan pemeliharaan arsip”.
menjamin kelestarian informasi yang ada di
Arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan
dalam arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik
saja, arsip juga perlu pemeliharaan supaya
dapat dilakukan dengan cara-cara berikut: 1)
keberadaan
baik
pengaturan ruangan; 2) pemeliharaan tempat
khususnya keberadaan arsip dinamis aktif dan
penyimpanan; 3) penggunaan bahan-bahan
arsip
arsip,
dan
tersebut
tetap
3
pencegah; 4) larangan-larangan yang tidak
Merujuk pada tugas pokok dari UPT
boleh dilanggar; 5) kebersihan (Mulyono,
BPPH-BPPT
Surabaya
yaitu
merupakan
2000:48-50).
lembaga yang bergerak di bidang penerapan
Tidak semua arsip memiliki nilai abadi,
dan pengkajian teknologi, namun kenyataan
sebagian arsip pada suatu saat akan habis
yang ditemukan pada UPT BPPH-BPPT
kegunaannya. Dengan demikian tidak semua
Surabaya yaitu dalam pengelolaan arsip
arsip
belum terlaksana dengan baik. Hal ini terlihat
harus
melainkan
disimpan ada
terus
harus
dari penyimpanan arsip diseluruh ruangan
dimusnahkan.
kantor pada masing-masing bagian. Map arsip
Penyusutan merupakan salah satu sarana
disimpan dalam rak atau lemari arsip dan ada
penting
masalah
pula yang disusun di atas meja pegawai.
bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang
Sistem pengelolaan arsip tidak menggunakan
tidak berguna lagi (Barthos, 2007:99).
pemanfaatan teknologi, tidak seperti pada
dipindahkan
atau
untuk
sebagian
menerus,
bahkan
yang
mengatasi
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan
tugas pokok dari lembaga ini yang seharusnya
terakhir dari pengelolaan arsip. Menurut Dewi
telah
menerapkan
(2011:178), ”pemusnahan arsip adalah proses
pengelolaan arsip yang ada di instansi
kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak
tersebut. Selain itu, kurangnya sumberdaya
memiliki nilai kegunaan”. Pemusnahan arsip
manusia yang terampil di bidang pengelolaan
penting dilakukan dalam rangka menjaga dan
arsip
menjamin efektifitas kearsipan.
permasalahan terutama di bidang kearsipan.
ini
menjadi
teknologi
salah
dalam
satu
hal
faktor
UPT BPPH-BPPT Surabaya adalah
Dampak dari permasalahan tersebut adalah
suatu lembaga pemerintah non-departemen
masih belum begitu tertatanya arsip yang ada
yang berada di bawah koordinasi Kementerian
dan
Negara Riset dan Teknologi yang mempunyai
diharapkan. Pengelolaan tata kearsipan belum
tugas melaksanakan tugas pemerintah di
begitu mendapat perhatian. Oleh karena itu
bidang pengkajian dan penerapan teknologi.
dipilih judul Sistem Pengelolaan Arsip di
Lembaga pemerintahan non-departemen ini
UPT BPPH-BPPT Surabaya Tahun 2013.
berlokasi di Jalan Hidrodinamika (komplek
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
kampus
sistem pengelolaan arsip di UPT BPPH-BPPT
ITS
Sukolilo),
Surabaya,
Jawa
Timur–Indonesia. Tugas pokok dari lembaga
penanganannya
dengan
apa
yang
Surabaya tahun 2013.
ini adalah melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi
Arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu
undangan yang berlaku.
arche: artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi / kekuasaan peradilan,
4
kemudian berubah menjadi archea, dan
berbangsa pada umumnya, atau dipergunakan
selanjutnya mengalami perubahan lagi, yaitu
secara
archeon. Archea artinya dokumen atau catatan
administrasi negara. Dari ketentuan tersebut
mengenai permasalahan, dan archeon berarti
fungsi
balai kota. Lebih jauh tentang pengertian arsip
dipergunakan
ini Sedarmayanti (2008:32), “arsip bukan
Penyelenggaraan kehidupan berbangsa atau
hanya dapat diartikan kertas saja, tetapi arsip
penyelenggaraan administrasi negara secara
disini meliputi segala sesuatu yang dihasilkan
langsung maupun tidak langsung.
langsung
arsip
dalam
yaitu
penyelenggaraan
suatu
untuk
alat
yang
perencanaan.
dan diterima oleh sebuah organisasi/badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, atau
prosedur
pekerjaan
kegiatan
Menurut The Liang Gie (2009:119)
pemerintah lainnya, atau karena pentingnya
menjelaskan bahwa, “arsip sebagai pusat
informasi
ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah
yang
atau
Fungsi Arsip
terkandung
didalamnya”.
Dengan kata lain arsip disini, dapat berupa
berlangsung
naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman
berbagai keterangan yang diperlukan bagi
suara, gambar peta, gambar bagan, dan
tindakan atau putusan yang akan datang dalam
dokumen-dokumen lainnya.
sebuah instansi”.
Jenis-Jenis Arsip
Kegunaan Arsip
Berdasarkan Pasal 1 Undang-Undang
dan
tempat
untuk
mencari
Menurut The Liang Gie (2009:117),
Nomor 43 tahun 2009 tentang Ketentuan-
disimpannya
Ketentuan Pokok Kearsipan, arsip dibedakan
mempunyai satu atau beberapa nilai kegunaan
menjadi 2 yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
yaitu:
Mengenai definisi arsip dinamis dan arsip
administrasi), arsip yang dapat dipergunakan
statis adalah sebagai berikut.
dalam proses penyelenggaraan kerja dalam
Arsip dinamis
usaha mencapai tujuan organisasi, misalnya:
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
berbagai macam ketentuan atau kebijakan
secara
perencanaan,
yang dikeluarkan oleh pimpinan organisasi.
kehidupan
Legal value (nilai hukum), ialah: Arsip yang
langsung
pelaksanaan
dalam
penyelenggaraan
suatu
Administrative
arsip
dikarenakan
value
berbangsa pada umumnya, atau dipergunakan
mengandung
secara
ketentuan-ketentuan yang berlakuk oleh dan
langsung
dalam
penyelenggaraan
administrasi negara. Arsip statis Arsip
statis
dipergunakan perencanaan,
adalah secara
arsip
dan
untuk orang banyak, misalnya peraturanyang
tidak
peraturan yang berkenaan dengan penuntutan
untuk
perkara. Arsip yang dapat dipergunakan
kehidupan
sebagai bahan atau alat pembuktian dalam
langsung
penyelenggaraan
peraturan-peraturan
(nilai
5
suatu peristiwa kejadian hukum, misalnya
masing-masing unit tidak banyak memerlukan
akte kelahiran. Arsip yang mempunyai nilai
informasi yang bersifat khusus, atau spesifik.
kegunaan hukum ialah segala keputusan
Azas desentralisasi arsip.
(pertimbangan) yang ditentukan oleh hakim
Desentralisasi
dalam
pengelolaan
pengadilan.
Fiscal
value
(nilai
arsip arsip
adalah yang
pelaksanaan
ditempatkan
di
keuangan) ialah: arsip yang berhubungan atau
masing-masing unit di dalam suatu organisasi.
yang
Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi
berisi
tentang
masalah
keuangan,
misalnya : kwitansi pembayaran. Research
yang
value (nilai pengetahuan) yaitu arsip yang
masing-masing unit pada organisasi tersebut
dapat dipergunakan untuk pengembangan
mengelola informasi yang khusus.
ilmu pengetahuan dan penelitian. Misalnya :
Kombinasi
hasil karya ilmiah dari para ahli/sarjana.
desentralisasi arsip.
Education value (nilai pendidikan) ialah arsip
Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi arsip
yang
untuk
yaitu pelaksanaan pengelolaan arsip dengan
pendidikan,
cara menggabungkan antara azas sentralisasi
dapat
pengembangan
dipergunakan dalam
dunia
besar/kompleks
azas
kegiatannya,
sentralisasi
dan
dan
azas
misalnya : karya ilmiah dari para ahli/sarjana.
dan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk
Documentary value (nilai dokumen) ialah
mengurangi kelemahan yang terdapat pada
arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai
azas sentralisasi dan desentralisasi, untuk
alat pengingat untuk selama-lamanya; arsip
arsip yang bersifat umum (dibutuhkan semua
yang disimpan di arsip nasional pada umunya
unit) disimpan di pusat arsip organisasi,
mempunyai nilai dokumentasi.
sedangkan
arsip
yang
bersifat
khusus
disimpan di masing-masing unit. Pengorganisasian Arsip Menurut Sedarmayanti (2008:46-47),
Peralatan dan Perlengkapan Arsip
pegorganisasian arsip dapat menggunakan
Menurut Amsyah (2003:179), peralatan
azas sebagai berikut:
dipergunakan bagi penyimpanan arip di
Azas sentralisasi arsip
kelompokkan menjadi lima yaitu :
Sentralisasi
arsip
adalah
pelaksanaan
Alat Penyimpanan Tegak (Vertical File)
pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi
Alat Penyimpanan Menyamping (Lateral
yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu
File)
penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak
Alat Penyimpanan Elektrik (Power File)
melaksanakan pengurusan dan penyimpanan
Alat Penyimpanan untuk Media Komputer
arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh
Alat Penyimpanan “Visible”
organisasi yang tidak terlalu besar, dan
Sedangkan
menurut
Amsyah
(2003:179), perlengkapan yang dipergunakan
6
untuk penyimpanan arsip yaitu : Penyekat,
Pengelolaan Arsip
Map (folder), Petunjuk (guide), Kata tangkap,
Penciptaan arsip
Alat bantu kearsipan.
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat, yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman,
Personalia Kearsipan Personalia kearsipan sangar dibutuhkan
dan lain-lain. Kegiatan penciptaan warkat ini
guna kelangsungan kegiatan suatu organisasi.
juga disebut korespondensi. Warkat-warkat
Semakin besar suatu badan usaha, akan
yang telah dibuat atau diterima dari pihak luar
semakin komplek kegiatan yang dilakukan,
disimpan dan diarsipkan. Pengurusan surat-
dan cenderung akan semakin banyak jumlah
surat kantor adalah suatu kegiatan yang
pegawai yang dilibatkan dalam pengurusan
terpenting dalam kantor. Surat-surat kantor
arsip. Akan tetapi jumlah pegawai kearsipan
dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan
yang ada di satuan organisasi tentu berbeda
surat keluar, yang masing-masing memiliki
dengan jumlah pegawai kearsipan yang ada di
arus surat yang berbeda.
unit atau pusat kearsipan. Mengingat betapa
Penyimpanan arsip
pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup
Menurut The Liang Gie (2009:120-122)
organisasi, maka arsip-arsip harus diurus,
sistem penyimpanan arsip dapat digolongkan
ditata atau dikelola dengan mempermudahkan
menjadi 5 yaitu :
suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat,
Penyimpanan
tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, tata
filing). Pada penyimpanan ini, warkat-warkat
pengamanan dan tata penyingkiran yang
yang disimpan sesuai dengan abjad dari nama
tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat,
orang atau organisasi yang tertera dalam tipe-
tata kerja yang baik tidak mempunyai apa-apa
tipe warkat itu.
bila tidak didukung oleh pegawai kearsipan
Penyimpanan menurut pokok soal (subject
yang cakap.
filing). Warkat-warkat dikelompokkan me-
Petugas kearsipan seharusnya direkrut sesuai
dengan
bidangnya,
yaitu
menurut
abjad
(alphabetic
nurut pokok soalnya, kemudian disimpan
sarjana
menurut
urutan-urutan
abjad
judul-judul
administrasi perkantoran atau SMK lulusan
urusan itu.
sekretaris atau, jika dari bidang lain, maka
Penyimpanan menurut wilayah (geographic
harus ada training pelatihan kearsipan untuk
filing).
mengatasi masalah yang muncul. Selain itu
pembagian
petugas kearsipan juga harus memiliki 4
misalnya, pem-bagian menurut pulau atau
ketrampilan
menurut provinsi. Disini dipakai pula sistem
kecekatan
yaitu dan
ketelitian, kerapian
kecerdasan, (The
Liang
Surat-surat wilayah.
disimpan
menurut
Untuk
Indonesia
abjad untuk mengatur urutan-urutan menurut
Gie,2009:116).
pembagian wilayah.
7
Penyimpanan
menurut
nomor
(numeric
Kesimpulan
dari
penjelasan
diatas
filing). Warkat yang mempunyai nomor
bahwa yang dimaksud dengan perlindungan
disimpan menurut urutan-urutan angka dari 1
atau
terus meningkat hingga bilangan yang lebih
melindungi arsip dari berbagai kemungkinan
besar.
yang terjadi sehingga arsip tidak hilang
Penyimpanan menurut tanggal (chronological
(aman, tidak rusak, dan sebagainya). Dalam
filing).
pelaksanaannya
Warkat-warkat
yang
disimpan
pemeliharaan
arsip
adalah
banyak
dijumpai
untuk
arsip
disesuaikan dengan urutan-urutan tanggal
(terutama arsip inaktif) ditumpuk digudang
yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. Sistem
bersama dengan peralatan yang tidak terpakai
ini dapat dipakai bagi warkat-warkat yang
lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan
harus memperhatikan suatu jangka waktu
sehingga mengakibatkan banyak arsip-arsip
tertentu, misalnya surat-surat tagihan.
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan
Pemeliharaan arsip
kertas pembungkus, akibatnya kelestarian
Perlindungan atau pemeliharaan arsip
informasi yang terkandung di dalamnya tidak
adalah untuk melindungi arsip dari berbagai
akan terjamin.
kemungkinan yang terjadi sehingga arsip
Penyusutan arsip
tidak
hilang
dan
Kegunaan dari arsip pada umumnya
sebagainya). Dalam pelaksanaannya banyak
tidak berlangsung untuk selamanya. Karena
dijumpai
itu pada suatu ketika arsip yang sudah
arsip
(aman,
tidak
(terutama
rusak,
arsip
inaktif)
ditumpuk digudang bersama dengan peralatan
berakhir
nilai
gunanya
harus
diadakan
yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun
penyusutan dan pemusnahan.
jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan
Menurut The Liang Gie (2009:145), “untuk
banyak arsip-arsip dicuri dan diperjualbelikan
mengetahui bernilai tidaknya suatu arsip dapat
untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya
diukur dengan angka pemakaian” dengan
kelestarian informasi yang terkandung di
rumus :
dalamnya tidak akan terjamin. Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga
Semakin besar persentase dari angka
arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh
pemakaian, semakin baik arsip, karena arsip
suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman.
yang disimpan masih mempunyai faedah.
Melindungi arsip berarti menjaga arsip-arsip
Arsip itu benar-benar masih aktif dan
supaya selamat, meluputkan arsip dari bahaya,
membantu
bencana, kerusakan, dan pencurian oleh
bersangkutan. Untuk arsip yang aktif dan
orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
yang masih mempunyai berbagai kegunaan,
berjalannya
organisasi
yang
angka pemakaiannya harus mencapai 5%
8
hingga 20%. Sedangkan arsip yang sudah
seleksi”. Objek penelitian adalah pelaksanaan
tidak berguna, menurut Barthos (2007:101),
sistem pengelolaan arsip di UPT BPPH-BPPT
“Perlu
Surabaya. Penelitian inidilaksanakan di UPT
diadakan
penyusutan
dan
pemusnahan”.
BPPH-BPPT Surabaya yang beralamat di
Pemusnahan arsip
Jalan
Pemusnahan
Komplek
ITS,Sukolilo, Surabaya. Dalam penelitian ini
kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak
teknik pengumpulan data yang digunakan
memiliki nilai kegunaan (Dewi, 2011:178).
adalah
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan
dokumentasi.
berbagai cara, misalnya: dengan melebur
menggunakan teknik domain. Tujuan peneliti
lembaran-lembaran arsip menggunakan mesin
menggunakan teknik analisis data domain
pelebur kertas, dengan membakar sampai
adalah
tuntas hingga menjadi abu, dengan menimbun
seutuhnya
dalam
(kurang
menyobek/merobek-robek
adalah
BPPT,
proses
tanah
arsip
Hidrodinamika
wawancara, Teknik
untuk
observasi
dan
analisis
data
menganalisis
tentang
gambaran
pelaksanaan
sistem
efektif),
dengan
pengelolaan arsip secara umum di UPT
secara
manual
BPPH-BPPT
Surabaya.
peneliti
Dalam
menjadi sobekan kecil, dengan menggunakan
domain
mesin penghancur kertas.
fenomena yang terjadi di lapangan yang ada hubungannya
menetapkan
analisis
dengan
fenomena-
aktivitas
(tempat,
pelaku, kegiatan). Untuk menjaga kualitas
METODE PENELITIAN Jenis penelitian ini termasuk penelitian
hasil dan pembahasan yang baik perlu
deskriptif yang menggunakan pendekatan
dilakukan pengujian keabsahan data-data yang
kualitatif. Pemilihan
pendekatan kualitatif
diperoleh dari wawancara, observasi dan
disebabkan karena sifat dari masalah yang
dokumentasi. Tujuan dari triangulasi data
diteliti adalah mendeskripsikan masalah atau
bukan untuk mencari kebenaran tentang
fenomena yang terjadi. Dalam penelitian ini
beberapa
yang
pelaksanaan
peningkatan pemahaman peneliti terhadap apa
sistem pengelolaan arsip dinamis di UPT
yang yang telah ditemukan serta pembanding
BPPH-BPPT Surabaya tahun 2013. Subjek
atau memperkuat data yang ditemukan oleh
dari penelitian ini adalah pegawai bidang arsip
peneliti. Teknik triangulasi dalam penelitian
yang berjumlah lima orang pegawai di kantor
ini adalah menggunakan teknik triangulasi
UPT
yang memanfaatkan penggunaan sumber.
dideskripsikan
BPPH-BPPT
Sugiyono
(dalam
adalah
Surabaya.
Menurut
Gunawan,2013:107),
Triangulasi
fenomena,
tetapi
dalam penelitian
lebih
ini
pada
adalah
“terdapat tiga tahap utama dalam penelitian
Kepala Sub Bagian Tata Usaha yaitu Bapak
kualitatif, yaitu 1) tahap deskripsi atau tahap
Rony
orientasi; 2) tahap reduksi; dan 3) tahap
diperoleh
9
Witjaksono.Hingga suatu
pada
gambaran
akhirnya
yang
jelas
mengenai sistem pengelolaan arsip di UPT
sampai naskah tersebut digunakan. Pada
BPPH-BPPT Surabaya tahun 2013.
naskah dinas perlu nomor surat dimana nomor ini akan berfungsi dalam pengurusan arsip dan dapat mengetahui jumlah surat yang sudah
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan
penelitian
yang
telah
dihasilkan. Proses pencatatan surat masuk
dilakukan penulis di UPT BPPH-BPPT
dimulai dari penerimaan surat masuk melalui
Surabaya, Pengelolaan arsip di UPT BPPH-
pos dalam sampul tertutup dikelompokkan
BPPT Surabaya melalui 5 (lima) tahapan,
berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, K, B)
yakni proses penciptaan arsip, penyimpanan
dan tingkat kecepatan penyampaian (Kilat,
arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip
Sangat Segera, Segera, Biasa). Selanjutnya,
dan pemusnahan arsip. Namun hingga saat ini,
surat
penyusutan dan pemusnahan arsip belum
keamanan
pernah dilakukan karena arsip-arsip yang
penyampaiannya. Lalu surat dicatat ke dalam
dimiliki masih dibutuhkan sewaktu-waktu.
database surat masuk. Dari hasil pengolahan
ditangani
sesuai
dan
dengan
tingkat
tingkat kecepatan
Proses penciptaan arsip yang meliputi
akan diputuskan tindak lanjutnya. Ditulis
penciptaan surat keluar dan surat masuk yang
dengan jelas pada lembar disposisi, tidak pada
ada pada UPT BPPH-BPPT Surabaya sudah
naskah asli. Setelah didisposisikan entry
baik. Dimana proses penciptaan surat keluar
kembali ke dalam database surat masuk
yaitu dimulai dari pembuatan konsep surat
sesuai
(intern/ekstern) hingga ke penandatanganan
pengolahan akan diputuskan tindak lanjutnya,
surat dinas. Sebelum konsep surat tersebut
yaitu langsung disimpan atau dibuat surat
diajukan kepada pimpinan terlebih dahulu
dinas baru, misalnya berupa surat dinas,
harus diteliti oleh sekretaris atau pegawai
keputusan,
yang ditunjuk. Surat yang telah diteliti lalu
penyimpanan ini biasanya di-copy terlebih
dimasukkan
untuk
dahulu untuk dimasukkan ke dalam arsip.
ditandatangani. Setelah ditanda-tangani, surat
Menurut Sedianingsih (2010:95) menjelaskan
diberi nomor surat sesuai dengan urutan yang
bahwa, “penanganan surat secara umum dapat
ada di database surat keluar. Sebelum surat
dilakukan
dikirim, surat harus di-copy untuk disimpan
menggunakan
sebagai arsip. Penciptaan arsip yang berupa
kendali”. Buku agenda merupakan buku besar
surat keluar di UPT BPPH-BPPT Surabaya ini
yang berfungsi untuk mencatat surat dan kartu
senada
Rahmi
kendali adalah berupa lembaran kertas yang
(2012:8) bahwa penciptaan naskah dinas
dapat dijadikan sebagai pengganti buku
dimulai dari pembuatan draft atau konsep,
agenda serta sebagai alat untuk penemuan
pengetikan,
kembali surat. Kartu kendali adalah lembar
kepada
dengan
kepala
hasil
UPT
penelitian
penandatanganan,
penomoran
10
dengan
nomor
urut.
Dari
memorandum.
dengan buku
dua agenda
hasil
Dalam
cara, dan
yaitu kartu
isian untuk pencatatan, penyampaian, dan
penelitian Andayani (2012:9) bahwa Azas ini
penyimpanan surat sehingga bila diperlukan
digunakan untuk mengurangi kelemahan yang
dapat ditemukan dengan mudah. Dengan
terdapat
demikian kartu kendali merupakan sarana
desentralisasi, untuk arsip yang bersifat umum
untuk mengendalikan surat, baik surat masuk
(dibutuhkan semua unit) disimpan di pusat
ataupun surat keluar secara efektif dan efisien.
arsip organisasi, sedangkan arsip yang bersifat
Namun di UPT BPPH-BPPT Surabaya tidak
khusus disimpan di masing-masing unit.
menggunakan buku agenda dan kartu kendali
Kombinasi antara azas sentralisasi dan azas
dan digantikan dengan database surat masuk
desentralisasi
dan surat keluar yang dibuat secara manual
mengatasi kelemahan pengelolaan baik dari
oleh sekretaris di microsoft excel.
azas sentralisasi maupun azas desentralisasi,
pada
azas
arsip
sentralisasi
digunakan
dan
untuk
dan dengan cara ini diharapkan sebuah Penyimpanan dimiliki
UPT
arsip
dinamis
BPPH-BPPT
yang
instansi/perusahaan bisa dengan efisien dan
Surabaya
efektif dalam mengelola arsipnya.
menggunakan sarana ordner, rak arsip dan
Perlindungan atau pemeliharaan arsip
lemari arsip dengan disusun berdasarkan
adalah untuk melindungi arsip dari berbagai
sistem subjek atau masalah. Semua arsip
kemungkinan yang terjadi sehingga arsip
dikumpulkan ke dalam satu permasalahan
tidak
yang sama. Sistem subjek yang digunakan
sebagainya).
oleh UPT BPPH-BPPT Surabaya dilengkapi
kesamaan
debu arsiparis masih menggunakan bulu ayam dan sapu. Sedangkan untuk mencegah dan
dalam
membasmi serangga hal yang dilakukan
kebutuhan untuk melakukan penyimpanan
adalah dengan menempatkan kapur barus
yang sesuai dengan organisasi dan kegiatan
pada rak-rak atau lemari arsip. Sebaiknya
yang dijalankan. Azas yang digunakan oleh UPT
BPPH-BPPT
Surabaya
yaitu
UPT
azas
dengan
harus
menyedot debu-debu yang ada dalam ruangan
cara
penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan
menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi.
Surabaya
untuk perawatan arsip yang dimilki. Untuk
azas desentralisasi arsip yaitu pelaksanaan arsip
BPPH-BPPT
menggunakan peralatan yang lebih bagus
kombinasi. Kombinasi azas sentralisasi dan
pengelolaan
yang
arsip dan ruangan penyimpanan arsip dari
yang digunakan adalah sistem subjek atau dikarenakan
arsip
dan
ayam atau kemoceng. Untuk membersihkan
penelitiannya
mengatakan bahwa sistem penyimpanan arsip
masalah,
Pemeliharaan
rusak,
peralatan sederhana seperti sapu, dan bulu
Hal ini senada dengan penelitian Rosita hasil
tidak
Arsip-arsip yang dimiliki dipelihara dengan
pedoman tata kearsipan di lingkungan BPPT.
dimana
(aman,
dilakukan masih dengan cara yang sederhana.
dengan kode klasifikasi yang mengacu pada
(2010)
hilang
menggunakan vacum cleaner, agar arsip-arsip
Hal ini senada dengan
11
yang dimiliki tidak cepat rusak. Untuk
yang digunakan sebagai pengganti arsip yang
mencegah
ditimbulkan
dipinjam hanya akan menambah kertas yang
serangga atau binatang pengerat lainnya dapat
dipergunakan dan akan banyak kertas yang
dilakukan dengan cara fumigasi atau tindakan
terbuang setelah copy arsip selesai digunakan
pengasapan yang bertujuan untuk mencegah,
oleh pegawai yang meminjam arsip. UPT
mengobati,
BPPH-BPPT
kerusakan
yang
mensterilkan
bahan
pustaka.
Surabaya
sebaiknya
Penyimpanan arsip di UPT BPPH-BPPT
menyediakan formulir peminjaman arsip.
Surabaya tidak hanya ditempatkan di ruangan
Seperti yang dijelaskan oleh Dewi (2011:158)
penyimpaan arsip saja. Tetapi disimpan di
bahwa, “untuk kepentingan pelayanan arsip
ruangan lain, yaitu ruang tempat karyawan
hendaknya
beraktivitas. Hal ini disebabkan sebagian arsip
formulir peminjaman arsip”. Suatu formulir
yang masih sering dipakai tetap disimpan di
peminjaman arsip harus memuat identitas
ruang karyawan. Arsip yang disimpan di
surat,
dalam ruang karyawan ditempatkan ke dalam
peminjaman,
ordner dan ditata dengan rapi di rak arsip
tandatangan peminjam. Adakalanya peminjam
yang ada di ruang karyawan tersebut. Menurut
arsip membutuhkan arsip tidak hanya satu
Dewi
lembar saja tetapi memerlukan satu folder.
(2011:165)
“ruangan
menerangkan
penyimpanan
arsip
bahwa, sebaiknya
petugas
identitas
Sebaiknya
arsip
menyediakan
peminjaman,
dan
waktu
pengembalian
petugas
arsip
serta
menyediakan
terpisah dari unit kerja lainnya”. Dalam hal ini
formulir khusus untuk itu. Namun sebagai
dengan pertimbangan bahwa arsip bersifat
pegawai arsip yang menangani peminjaman
rahasia, lalu lintas pegawai dapat di kurangi,
arsip juga ada hal yang perlu diingat yaitu
dan untuk menghindari pegawai yang tidak
menagih arsip yang sudah sampai jatuh tempo
berkepentingan dilarang untuk memasuki
pengembaliannya dari peminjam arsip dan
ruangan penyimpanan arsip. Penyimpanan
mengganti
arsip di ruangan tempat karyawan beraktivitas
outslip.
menyebabkan kegiatan pemeliharaan arsip
arsip
yang
dipinjam
dengan
UPT BPPH-BPPT Surabaya belum
tidak berjalan dengan baik. Penyimpanan
pernah
arsip sebaiknya ditempatkan di satu tempat,
arsip-arsip dinamis baik arsip dinamis aktif
yaitu ruangan penyimpanan arsip. Dengan
maupun arsip dinamis inaktif. Dikarenakan
demikian lalu lintas pegawai dalam ruangan
arsip-arsip
tersebut dapat berjalan dengan baik, dan arsip
Menurut
juga terhindar dari pencurian atau kehilangan.
menjelaskan bahwa, ”kegunaan dari arsip
Dalam hal peminjaman arsip ini, seharusnya
pada umumnya tidak berlangsung untuk
UPT BPPH-BPPT Surabaya memperbolehkan
selamanya, karena itu pada suatu ketika arsip
pegawai untuk meminjam arsip. Copy arsip
yang sudah berakhir nilai gunanya harus
12
melakukan
pemusnahan
terhadap
tersebut
masih
diperlukan.
pendapat
Gie
(2000:145)
diadakan
penyusutan
Sedangkan
dan
menurut
pemusnahan”.
Barthos
tidak terpakai, tetapi masih bernilai guna bagi
(2003:101)
pemerintah diserahkan atau dipindahkan ke
bahwa, ”penyusutan arsip adalah kegiatan
Lembaga Kearsipan. Memilih arsip yang akan
pengurangan
cara:
dipindahkan haruslah berdasarkan umur arsip.
memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola
Namun, jika sudah tidak biasa dipakai lagi
ke unit kearsipan, memusnahkan arsip sesuai
dapat dimusnahkan secara total, yaitu dengan
dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan
membakar habis. Adanya perbedaan ini
unit kearsipan menyerahkan arsip statis
dikarenakan bahwa menurut arsiparis UPT
kepada arsip nasional”. Adanya perbedaan ini
BPPH-BPPT Surabaya seluruh arsip yang
dikarenakan bahwa menurut arsiparis UPT
masih
BPPH-BPPT Surabaya seluruh arsip yang
pemusnahan karena arsip tersebut sewaktu-
masih
waktu masih diperlukan.
arsip
dengan
disimpan
belum
memerlukan
disimpan
belum
memerlukan
penyusutan karena arsip tersebut sewaktuwaktu masih diperlukan.
SIMPULAN
Semenjak UPT BPPH-BPPT Surabaya
Penciptaan arsip meliputi penciptaan
diresmikan oleh pemerintah Indonesia pada
surat masuk dan surat keluar, dimana surat
tanggal
keluar
20
Juli
1995,
belum
pernah
dimulai
dari
pembuatan
konsep,
melakukan penyusutan terhadap arsip-arsip
pengetikan, penandatanganan, penomoran dan
dinamis baik arsip dinamis aktif maupun arsip
yang
dinamis
pencatatan
inaktif.
Dikarenakan
arsip-arsip
terakhir
pengiriman
surat
surat.
masuk
berawal
penerimaan
dengan pendapat Dewi (2011:178) bahwa,
pencatatan
”pemusnahan arsip penting dilakukan dalam
penyimpanan surat. Dalam pengurusan surat
rangka menjaga dan menjamin efektifitas
masuk dan surat keluar UPT BPPH-BPPT
kearsipan”. Pemusnahan arsip dapat dilakukan
Surabaya tidak menggunakan buku agenda
dengan berbagai cara, misalnya: dengan
dan
melebur
penggantinya adalah database surat masuk
arsip
menggunakan mesin pelebur kertas, dengan
surat,
kartu
penyortiran
dari
tersebut masih diperlukan. Hal ini berbeda
lembaran-lembaran
surat,
Proses
pengolahan
kendali
surat,
surat
namun
dan
sebagai
dan surat keluar yang ada di microsoft excel.
membakar sampai tuntas hingga menjadi abu,
Sistem
penyimpanan
arsip
yang
dengan menimbun dalam tanah (kurang
digunakan di UPT BPPH-BPPT Surabaya
efektif), dengan merobek secara manual
adalah
menjadi
dengan
Pengorganisasian
kertas.
kombinasi
(2012)
desentralisasi
sobekan
menggunakan Dalam
mesin
penelitian
kecil
dan
penghancur Rahmadeni
menerangkan bahwa sebaiknya arsip yang
sistem
pengelolaan
13
subjek
azas
atau
arsip
menggunakan
sentralisasi
arsip arsip
masalah.
yaitu
dan
azas
pelaksanaan
dengan
cara
menggabungkan antara azas sentralisasi dan
digunakan
desentralisasi.
dinamis aktif seperti surat keluar bisa awet
Pemeliharaan arsip milik UPT BPPH-
dengan
arsip-arsip
cukup lama.
rak arsip dan lemari arsip. Arsip-arsip yang dipelihara
penciptaan
dan digunakan untuk jangka waktu yang
BPPT Surabaya dengan menggunakan ordner,
dimiliki
dalam
Pengadaan pegawai kearsipan seperti
peralatan
arsiparis perlu disesuaikan dengan baik,
sederhana seperti sapu, dan bulu ayam atau
sehingga
kemoceng.
kekurangan tenaga terampil dalam pekerjaan
Pemeliharaan
arsip
dengan
menggunakan kapur barus yang disebar di seluruh
dapat
menghindari
adanya
kearsipan.
ordner, rak arsip dan lemari arsip
Ruangan para pegawai bisa dilakukan
dengan rutin dibersihkan dari debu-debu.
penataan dengan baik, seperti ordner arsip
Pengawasan
dilakukan
yang menyimpan arsip dan sudah selesai
pegawai
diperiksa bisa langsung disimpan di ruangan
meminjam arsip. Namun jika ada yang
khusus arsip atau ditata dengan rapi di rak
membutuhkan arsip maka arsiparis akan
arsip sehingga ruangan terlihat bersih, rapi
membat copy arsip tersebut.
dan pegawai bisa lebih leluasa untuk bekerja.
dengan
pemakaian
tidak
arsip
diperbolehkannya
UPT BPPH-BPPT Surabaya belum pernah melakukan penyusutan terhadap arsip-
DAFTAR PUSTAKA
arsip dinamis baik arsip dinamis aktif maupun
Amsyah,
Zulkifli.
2003.
Manajemen
arsip dinamis inaktif. Dikarenakan arsip-arsip
Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka
tersebut masih diperlukan.
Utama.
Pemusnahan arsip di UPT BPPH-BPPT
Andayani,
Emilda.
2012.
Manajemen
Surabaya belum pernah dilakukan terhadap
Kearsipan di Sekretariat Daerah Provinsi
arsip-arsip dinamis baik arsip dinamis aktif
Jawa
maupun arsip dinamis inaktif. Dikarenakan
Universitas Padjadjaran (Online), Vol 1,
arsip-arsip tersebut masih diperlukan.
No.1, (http://journals.unpad.ac.id, diakses
Barat.
eJurnal
Mahasiswa
20 Desember 2013). Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan.
SARAN Melengkapi peralatan dan perlengkapan
Jakarta: Bumi Aksara.
yang dibutuhkan oleh pegawai sehingga
Bungin,
Burhan.
2012.
Analisis
Data
kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan baik
Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana
dan lancar. Perawatan dapat dilakukan dengan
Prenada Media Group.
rutin untuk menjaga agar peralatan kearsipan
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen
seperti mesin fotocopy, komputer, printer,
Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka.
scanner,
mesin
faximile
yang
sering
14
Gunawan, Imam. 2013. Metode Penelitian
The
Liang
Gie.
Kualitatif Teori dan Praktik. Jakarta:
Perkantoran
Bumi Aksara.
Liberty.
Mulyono, Sularso.dkk. 2000. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty Rahmadeni, Rico. dkk. 2012. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Cabang Perum Pengadaian Marapalam Padang. Jurnal Ilmu Informasi dan Perpustakaan (Online),
Vol
1,
(http://journals.unp.ac.id,
No.1,
diakses
20
Desember 2013). Rahmi, Hayatur. dkk. 2012. Pengelolaan Arsip
Dinamis
Kepegawaian
Aktif
Daerah
di
Badan
Provinsi
Jawa
Barat. eJurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran (Online), Vol 1, No.1, (http://journals.unpad.ac.id, diakses 20 Desember 2013). Rosita, Danik Norna. 2010. Pengelolaan Sistem
Kearsipan
dan
Partisipasi
Arsiparis Pada Unit Subag Tata Usaha BAUK (Online),
Universitas
Negeri
Malang,
(http://karya-ilmiah.um.ac.id,
diakses 21 Januari 2014). Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi
Modern.
Bandung: Mandar Maju. Sedianingsih. dkk. 2010. Teori dan Praktik Administrasi
Perkantoran.
Jakarta:
Kencana Prenada Media Group. Sukoco, Badri Munir. 2006. Manajemen Administrasi
Perkantoran
Modern.
Jakarta: Erlangga.
15
2009.
Administrasi
Modern.
Yogyakarta:
