SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)
Abstract Sebuah aplikasi berupa Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) mulai dikembangkan pada tahun 1970. Decision Support Sistem (DSS) dengan didukung oleh sebuah sistem informasi berbasis komputer dapat membantu seseorang dalam meningkatkan kinerjanya dalam pengambilan keputusan. Seorang manajer di suatu perusahaan dapat memecahkan masalah semi struktur, dimana manajer dan komputer harus bekerja sama sebagai tim pemecah masalah dalam memecahkan masalah yang berada di area semi struktur. DSS mendayagunakan resources individu-individu secara intelek dengan kemampuan komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. Definisi Decision Support System dapat dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik. Tujuan Tujuan dari Decision Support System (DSS) antara lain adalah : • membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi struktur • mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya • meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan seorang manajer dari pada efisiensinya. Tahap-tahap Tahap-tahap dalam pengambilan keputusan antara lain adalah : • kegiatan intelijen, • kegiatan merancang, • kegiatan memilih dan menelaah. Kegiatan intelijen ini merupakan kegiatan mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki. Kegiatan ini merupakan tahapan dalam perkembangan cara berfikir. Untuk melakukan kegiatan intelijen ini diperlukan sebuah sistem informasi, dimana informasi yang diperlukan ini didapatkan dari kondisi internal maupun eksternal sehingga seorang manajer dapat mengambil sebuah keputusan dengan tepat.
1
Kegiatan merancang merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Pertimbanganpertimbangan utama telah diperkenalkan oleh Simon untuk melakukan tahapan ini, apakah situasi keputusan ini terprogram atau tidak. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih. Jenis - Jenis DSS Jenis-jenis DSS menurut tingkat kerumitan pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut: • Mengambil elemen-elemen informasi. • Menaganalisis seluruh file. • Menyiapkan laporan dari berbagai file. • Memperkirakan dari akibat keputusan. • Mengusulkan keputusan. • Membuat keputusan.
dan
tingkat
dukungan
Model Model DSS terdiri dari: 1. Model matematika. 2. Database. 3. Perangkat lunak. Perangkat lunak DSS sering disebut juga dengan DSS generator. DSS generator ini berisi modul-modul untuk database, model dan dialog manajemen. Modul database ini menyediakan beberapa hal, seperti: creation, interrogation dan maintenance untuk DSS database. DSS database memiliki kemampuan untuk menemukan sistem database yang telah disimpan. Sedangkan modul model digunakan untuk menyajikan kemampuan membuat, menjaga dan memanipulasi ke dalam bentuk model matematika. Model dasar ini menampilkan electronic spreadsheet. Model dialog digunakan untuk menarik perhatian para pengguna untuk berhubungan langsung antara pengguna dengan komputer dalam mencari solusi.
2
Penerapan DSS Dalam Suatu Instansi Mengapa DSS digunakan dalam suatu perusahaan? • Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil. • Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat. • Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis. • Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan. Dampak Pemanfaatan DSS Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain : • Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan. • Problem yang kompleks dapat diselesaikan. • Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya. • Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik. • Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman. • Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif. • Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik. • Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer. Faktor Pendukung DSS Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh : • Faktor teknologi • Faktor kompleksitas struktural • Faktor pasar internasional • Faktor stabilitas politik • Faktor konsumerisme • Faktor intervensi pemerintah • Faktor informasi yang berkaitan dengan masalah tersebut, • Faktor gaya pengambilan keputusan dan • Faktor kemampuan (intelegensi ,persepsi, dan falsafah) serta • Pertimbangan pengambil keputusan. Pengambilan keputusan selalu berkaitan dengan ketidakpastian dari hasil keputusan yang diambil.
3
•
Untuk mengurangi faktor ketidakpastian tersebut, keputusan membutuhkan informasi yang sahih mengenai kondisi yang telah, dan mungkin akan terjadi, kemudian mengolah informasi tersebut menjadi beberapa alternatif pemecahan masalah sebagai bahan pertimbangannya dalam memutuskan langkah yang akan dilaksanakannya, sehingga keputusan yang diambil diharapkan dapat menrberikan keuntungan yang maksimal. Menggunakan aplikasi Computer Base Information System (CBIS) untuk lingkungan kelompok, seperti: Electronic Meeting System (EMS) dan Group Decision Support System (GDSS). Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (group decision support system), atau GDSS adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Studi Penerapan DSS di Bengkel Manchining Center PT. IPTN (PT. DI) Bengkel Manchining Center PT. IPTN menerima pemesanan dari Engineering Office. Pesanan yang datang berupa Jadwal Induk Produksi lengkap dengan struktur produk, routing sheet dan lead time tiap item produk. Manajer bengkel harus memutuskan dengan segera mampu atau tidak mampu melayani pesanan tersebut. Tanpa bantuan suatu sistem yang mampu menghitung kapasitas yang tersedia dari bengkel tersebut dan yang juga mampu menghitung dengan cepat kebutuhan kapasitas akan pesanan tersebut, keputusan dari manajer tidak dapat segera terwujud. Kalaupun manajer dapat segera memutuskan mampu, keputusan tersebut tentunya hanya berdasarkan pengalaman masa lalu dan keberanian semata dalam mengambil keputusan. Sehingga hasil akhirnya tidak seperti yang diharapkan. Suatu sistem pendukung keputusan yang mampu membantu manajer menghadapi masalah tersebut diatas telah berhasil dirancang dalam tesis Antonius Sarwedi (Teknik Industri ITB, 1995) yang berjudul ‘RANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK MENENTUKAN WAKTU PENYELESAIAN PRODUK DAN PENENTUAN HARGA POKOK BARANG’. Untuk dapat diterapkan di bengkel Machining Center PT. IPTN pada kondisi riil sistem tersebut perlu dimodifikasi karena pada sistem ini JIP yang digunakan adalah JIP feasibel.
4
Tugas akhir ini memparkan bahwa Sistem Pendukung Keputusan telah berhasil dimodifikasi dengan memperhitungkan penjadwalan ditingkat shop floor sehingga didapatkan JPI realistis. Akan tetapi ternyata sistem ini tidak dapat diterapkan di bengkel Machining Center PT. IPTN pada kondisi riilnya. Hal ini disebabkan karena di bengkel tersebut tidak tersedia data struktur produk, data routing sheet dan data kapasitas mesin tersedia. Penerapan DSS dalam Manajemen Akademik Berbagai proses dalam manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan. Penerapan DSS diterapkan pada saat : • keputusan penerimaan mahasiswa baru, • evaluasi prestasi akademik, • yudisium, dan • penentuan mahasiswa berprestasi. Berbagai basis data dikembangkan oleh fakultas dan unit kerja sesuai dengan aktivitas dan arah pengembangan masing-masing dengan penerapan koordinasi matriks kepada unit lain yang terkait. Pangkalan data utama meliputi sebagai berikut : • Basis data sumber daya manusia / ketenagaan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Ketenagaan (SINAGA), termasuk di antaranya basis data presensi/absensi pegawai (aplikasi Absensi sidik jari). • Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), termasuk di antaranya basis data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (aplikasi SIPEN dan aplikasi SIPEMAS). • Basis data aset / sarana-prasarana yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi SARANA-PRASARANA (SINAPRA). • Basis data kemitraan / kerjasama yang dikelola dalam aplikasi Sistem Informasi Kerjasama (SIKERSA). • Basis data keungan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIAKEU). Berikut ini ulasan Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga di Surabaya berbasis web menggunakan Decision Support System.
5
1. Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga Pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi merupakan salah satu program Universitas Airlangga (Unair) untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengelolaan universitas. Pengembangan pemanfaatan teknologi informasi (TI), yang juga disebut sebagai teknologi informasi dan komunikasi (information and communication technology = ICT) merupakan strategi dasar pengembangannya sehingga dapat menunjang sistem pendidikan dan pengelolaan universitas yang efisien dan efektif. Sedangkan langkah pencapaian tujuan pengembangan adalah dengan meningkatkan aksesibilitas sumberdaya dan aktivitas sivitas akademika dalam satu sistem informasi manajemen (SIM) yang terpadu dan modern sehingga dapat melakukan evaluasi diri, pemantauan, audit akademis maupun finansial, dan perencanaan secara komprehensif. Infrastruktur sistem informasi Unair dikembangkan untuk menunjang decision support system dan menggunakan ICT pada semua unit kerja. ICT bermanfaat dalam meningkatkan mutu pendidikan dan pengendalian manajemen internal. Strategi implementasi pada unsur peningkatan kinerja organisasi adalah dengan meningkatkan dan mengembangkan manajemen sistem informasi . Pengembangan SIM Unair diarahkan menjadi tiga jenjang, yaitu : 1) Executive Information System: kebutuhan informasi strategis untuk pimpinan puncak; 2) Decision Supporting System: kebutuhan informasi untuk manager menengah yang dipergunakan untuk implementasi perencanaan; dan 3) Transaction Processing System: dipergunakan untuk manager operasi agar dapat melaksanakan fungsi tugasnya dan melakukan monitoring. Dalam menunjang terciptanya jenjang sistem informasi tersebut, maka diperlukan beberapa prasyarat, yakni tersedianya: • Sistem komputer untuk mengembangkan paperless office, internet, intranet, pusat / gudang data (data centre / ware-house), PC network, remote site telecom, dan e-learning dengan berbagai variannya. • Staf dan karyawan yang mampu menguasai sistem komputer. Ini berguna bagi manajemen universitas dan fakultas dalam menyusun rencana kerja dan mengontrol pelaksanaan kegiatan yang ada di universitas dan fakultas.
6
Mengacu pada pencapaian sasaran strategis “teknologi komunikasi dan informasi yang handal”, maka ditentukan beberapa target strategis berikut. • Seluruh data dan informasi strategis telah terdapat dalam bentuk data digital. • Seluruh pegawai (staf administrasi dan staf pengajar) mampu dan memiliki akses terhadap data dan informasi pendukung tugas sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya. • Seluruh proses pembelajaran telah memanfaatkan layanan teknologi komunikasi dan informasi yang disediakan • Seluruh mahasiswa telah mampu memanfaatkan layanan teknologi komunikasi dan informasi pendukung pembelajaran yang disediakan. • Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision Support System) telah digunakan oleh seluruh tingkat manajerial sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan Sistem Informasi Universitas Airlangga dilakukan secara bertahap sesuai kinerja unit dan kebutuhan internal masing-masing Fakultas yang ada di Universitas Airlangga. Secara garis besar, pengembangan sistem informasi Unair diarahkan sesuai dengan blue print pengembangan yang dituangkan dalam Proposal Projek IMHERE B.2.b Unair dengan tujuan sebagai berikut. 1. To develop a realiable (valid, secure, and up to date) Airlangga University MIS in all aspect of data and information by higher management. 2. To develop decision support system (DSS) for Airlangga University higher management which will be utilized by Board of Trustees, Academic Senate, Audit Board, and Rector in strategic decision making. Tujuan tersebut akan dicapai melalui 3 kelompok aktivitas berikut. 1) Improve each MIS and ICT managing unit in Airlangga University to accomplish their roles and responsibilities properly. 2) Develop and implement integrated Airlangga University MIS applications that synergize with all potential resources. 3) Develop Airlangga University network system which is reliable and efficient. Projek IMHERE B.2.b berperan strategis sebagai akselerator pengembangan sistem informasi Unair. Untuk menunjang kegiatan administratif maupun akademik, Direktorat Sistem Informasi mengembangkan sistem informasi yang ada dikantor administrasi dan rektorat dan mengoordinasi pengembangan yang dilakukan oleh unit-unit kerja di lingkungan Unair.
7
Pengembangan tersebut antara lain : 1. jaringan internet dan intranet Universitas Airlangga (AirNet) 2. aplikasi untuk fakultas, unit kerja dan universitas dilingkungan Universitas Airlangga 3. website untuk fakultas, unit kerja dan universitas dilingkungan Universitas Airlangga. 1.2
Pengelolaan Sistem Informasi Universitas Airlangga
1.2.1
Pengelola Sistem Informasi universitas Airlangga
Pengelolaan sistem informasi Universitas Airlangga berada di bawah tanggung jawab langsung Wakil Rektor III. Direktorat Sistem Informasi (DSI) mendukung tugas pokok dan fungsi Wakil Rektor III di bidang Sistem Informasi. Sedangkan dalam pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi Universitas Airlangga dilakukan oleh Direktorat Sistem Informasi. Pada tingkat fakultas pengelolaan dilakukan oleh Unit Sistem Informasi dengan penentu kebijakan operasionalnya adalah Wakil Dekan III. Visi Sebagai bagian dari Universitas Airlangga, Direktorat Sistem Informasi (DSI) berusaha menunjang terealisasinya visi institusional Unair untuk menjadi Perguruan Tinggi yang mandiri, inovatif, terkemuka, pelopor pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora, dan seni, berdasarkan moral agama, melalui ketersediaan sistem dan teknologi informasi yang handal dan terpercaya. Misi Memberi dukungan teknologi komunikasi dan informasi terhadap : a. Penyelenggaraan pendidikan akademik, vokasional dan profesi. b. Penyelenggaraan penelitian dasar, terapan dan penelitian kebijakan yang inovatif untuk menunjang pengembangan pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. c. Dharmabakti keahlian dalam bidang ilmu, teknologi, humaniora dan seni kepada masyarakat. d. Upaya kemandirian dalam pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi melalui pengembangan kelembagaan manajemen yang berorientasi pada mutu dan kemampuan bersaing secara internasional.
8
Rektor Warek III
Direktur SI
Dekan / Direktur PPs Wadek III / Asdir II PPs
UPT / Lembaga / Unit / Badan Kepala USI Gambar 1 Hubungan antar pengelola Sistem Informasi Universitas Airlangga 1.2.2
Sarana dan prasarana yang mencukupi
Sistem Informasi Unair dilengkapi dengan sejumlah piranti keras dan lunak untuk mendukung kegiatan operasional yang mencukupi untuk pelaksanan tugas pokok dan fungsi pengelolaan sistem informasi Unair pada umumnya. Piranti keras secara umum terdiri dari server, piranti jaringan, dan piranti pengguna (PC, printer, dan lain-lain). Piranti keras utama dikelola oleh Direktorat Sistem Informasi dan lainnya dikelola bersama dengan Unit Sistem Informasi fakultas/unit/lembaga, seperti: • backbone transmission menggunakan serat optis (fiber optic 12 cores, ring system) dengan secondary / backup WiFi bridging 54 Mbps sebagai Wide Area Network (WAN) antar kampus A-B-C • piranti aktif Layer-3 dan 2 manageable switch (Cisco catalist dan 3Com), • HP servers, IBM servers, dll • Cisco router (with firewall, intrussion detector, content filtering features), pada beberapa fakultas diperkuat dengan piranti pengaman khusus seperti Symantec Gateway Systems (dedicated server for security) pada fakultas kedokteran • 58 WiFi antena untuk WiFi hotpsot yang sedang dikembangkan dalam satu sistem WiFiAIR (Wireless Fidelity Airlangga Integrated Roaming), terintegrasi dengan jaringan WiFi dari Indosat IM2 secara nasional.
9
Tabel 1 Profil Jaringan Sistem Informasi Unair (Airlangga Network = AirNet) Parameter Capaian Satuan Jumlah server 75 units Kapasitas server 7076 Giga bytes WAN Backbone 24 fiber optic cores LAN Backbone 4 fiber cores Jumlah terminal 2574 nodes Jumlah WiFi hotspot 58 Area Server yang dikelola oleh DSI dapat diklasfikasikan sebagai Web server, Mail server, Database server, Aplikasi server, Proxy server, Anti virus server, Bandwidth server, WiFi AIR server, dan Domain Name server. Tabel 2 Distribusi Terminal Universitas Airlangga Distribusi Terminal berdasar Pengguna Jumlah Dosen (nodes) 609 Mahasiswa (nodes) 1012 Manajemen (nodes) 953 Total (nodes) 2574 Piranti lunak (software) yang digunakan di lingkungan Universitas Airlangga Unair diupayakan memiliki legalitas dan teregistrasi di antaranya meliputi: Microsoft sofwares sesuai Airlangga-Microsoft Campus Agreement Berbagai piranti lunak Linux dan opensource softwares. Postfix dan q-mail (e-mail server). Secara berkelanjutan, DSI Unair senantiasa merekomendasikan dan mengelola penggunaan piranti lunak resmi (berlisensi) atau piranti lunak open source.
10
Gambar 2 Server Farm Kampus C di Direktorat Sistem Informasi 1.2.3
Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Data
DSI melakukan penataan dan perbaikan SIM Unair beserta pengelolaan ICT untuk menyempurnakan tata laksana dan responsibilitas dengan baik. Guna menunjang kokohnya layanan informasi di lingkungan Universitas Airlangga, DSI bergegas mendorong tercapainya aplikasi SIM Unair yang berjalan realtime secara online dan up to date. Beberapa yang dilakukan dalam menunjang hal tersebut, sebagai berikut: a. Pendayagunaan Unit Sistem Informasi (USI) Fakultas b. Pendayagunaan operator di setiap direktorat / unit / lembaga / badan c. Membangun SIM Unair yang terintegrasi d. Melakukan perkuatan terhadap kebijakan, sasaran dan strategi sistem informasi Universitas.
11
Gambar 3 Alur Data & Relasi Basis Data SIM Universitas Airlangga Sebagaimana sistem aliran data pada Gambar 3, seluruh input yang diolah diharapkan mampu memberikan output yang sesuai dengan kebutuhan institusi.
12
DSI dalam hal ini, juga melaksanakan otomasi EPSBED ke dalam SIM Unair, melalui : a. Integrasi sistem akademik b. Pengisisan nilai akademik tepat waktu c. Pengisian data EPSBED secara online, termasuk entry data tabel mata kuliah, data KRS, KHS, alumni, serta data kapasitas dan fasilitas. Adapun data valid yang dimaksud, dengan menyertakan beberapa hal sebagai berikut: a. Laporan semester berjalan dalam kondisi valid b. Kesediaan laporan data tahun 2002 gasal s/d yang terakhir c. Tanda tangan KPS untuk print out evaluasi per semester.
Gambar 4 Homepage Sistem Informasi Manajemen Unair Otorisasi akses data senantiasa dikelola untuk menjaga kelangsungan dan stabilitas sebuah sistem aplikasi. Diharapkan, seluruh sistem informasi yang dibangun, dapat sesuai dengan kebutuhan setiap user. Otorisasi terhadap akses data merupakan jawabannya. Implementasi pengelolaan otoritas biasa dimulai dengan login dan pencantuman user password. Implementasi atas user classification dilakukan, dimana menu-menu yang muncul atau aktif, dapat disesuaikan dengan group user yang telah melakukan login.
13
Gambar 5 Contoh Login User untuk Sinaga Akses data memerlukan sebuah form khusus yang biasa digunakan untuk melakukan sentralisasi objek. Selanjutnya, objek tersebut akan mengarah pada akses database (basis data). Secara umum, klasifikasi user dalam sistem informasi Unair dibagi menjadi : a. Login operator. Berperan sebagai user yang hanya bisa mengisi dan atau memutakhirkan content. b. Login admin. Berperan sebagai administrator yang mampu mengisi content, sekaligus berhak melakukan editing, penambahan atau penghapusan user. c. Untuk sistem aplikasi tertentu, dilakukan klasifikasi berdasarkan login pimpinan, operator, user dan admin, atau terkadanng ditambahkan super-admin.
No 1 2 3 4 5 6 1.2.4
Tabel 3 Klasifikasi User Aplikasi SIM Universitas Airlangga Aplikasi Klasifikasi User Sinaga User operator, user admin, user pimpinan Siakad User operator, user admin Simalum User operator, user admin Warta Online User operator, user admin Siregmaba User operator, user admin, user pimpinan Siregmama User operator, user admin, user pimpinan Sistem Dissaster Recovery
Sistem dan teknologi informasi Unair perlu dijamin kehandalannya. Untuk itu, DSI dan seluruh USI melakukan pengelolaan musibah (dissaster management), antara lain penjaminan keamanan dari pencurian piranti keras, penjaminan keamanan dari penggunaan jaringan secara ilegal,
14
penjaminan keamanan dari intervensi dan penggunaan secara ilegal atas data dan piranti lunak dari jaringan yang dimiliki, melakuan data backup, dan penjaminan suplai tenaga listrik untuk server dan piranti aktif jaringan. Mekanisme penjaminan keamanan dari pencurian piranti keras meliputi penempatan server dalam lemari server yang terkunci di dalam ruangan. Lokasi ruang server juga tidak dipublikasikan secara luas. Mekanisme penjaminan keamanan dari penggunaan jaringan secara ilegal meliputi mekanisme login user, user terdaftar, dan penerapan Cisco Gateway System dan sistem security lainnya. Mekanisme penjaminan keamanan dari intervensi dan penggunaan secara ilegal atas data dan piranti lunak dari jaringan yang dimiliki yaitu mekanisme user login, piranti akses jaringan (PC, notebook, PDA, dll) harus terdaftar, pemanfaatan virtual private network (VPN), pemanfaatan virtual LAN, implementasi CISCO security system router features (firewall, intrusion detector, antivirus, content filtering), dan penetapan tata cara pemanfaatan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi. Melakukan data backup melalui pemanfaatan backup tape mingguan, RAID, virtualization antar server farm di kampus C dan kampus B (IMHERE B.2.b project). Penjaminan suplai tenaga listrik untuk server dan piranti aktif jaringan dengan UPS berkapasitas besar (6,5 KVA, 4,4 KVA, dan 16 KVA pada server farm kampus A, B, dan C) dengan fitur monitoring jaringan dan 2 unit generator listrik yang dapat autoswitch dan autostart apabila suplai dari PLN terhenti. Server tersebut ditempatkan di ruang tertutup dan ber-AC dengan temperatur yang stabil di sejumlah ruang server Universitas Airlangga. 1.3
Pemanfaatan Sistem Informasi Universitas Airlangga
Pemanfaatan sistem informasi berbasis teknologi informasi dan komunikasi di Universitas Airlangga meliputi pemanfaatan basis data & informasi, pemanfaatan dalam dukungan pengambilan keputusan (Decision Support System = DSS), dan pemanfaatan dalam komunikasi dan akses informasi. 1.3.1 Pemanfaatan Basis Data dan Informasi SIM Unair memiliki basis data dan informasi yang lengkap yang dikelompokkan dalam beberapa sub-sistem, meliputi administrasi akademik,
15
SDM, aset/sarana-prasarana, keuangan, sistem pembelajaran, dan kemitraan/kerjasama di Universitas Airlangga. Melalui aktivitas dalam projek IMHERE B.2.b, seluruh aplikasi basis data yang ada, secara bertahap, akan diintegrasikan menjadi suatu SIM Unair yang lebih handal. 1.3.1.1 Administrasi Akademik Basis data dan informasi akademik dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), termasuk di antaranya profil mahasiswa dan lulusan, beserta basis data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Gambar 6 Halaman Depan Aplikasi SIAKAD Kelompok Aplikasi SIAKAD yang berbasis web ini merupakan piranti utama dalam pelaksanaan registrasi mahasiswa, monitoring kemajuan akademik mahasiswa, dan lain-lain. 1.3.1.2 Sumber Daya Manusia Basis data dan informasi sumber daya manusia / ketenagaan dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Ketenagaan (SINAGA). Termasuk dalam kelompok ini adalah aplikasi INSTAN yang sedang dalam tahap implementasi awal untuk memfasilitasi perhitungan poin kinerja dosen sekaligus untuk pengelolaan pengajuan kenaikan pangkatnya. Profil dosen dan tenaga kependidikan karyawan Unair dapat diakses melalui SINAGA yang berbasis web. 1.3.1.3 Aset / Sarana dan Prasarana Basis data dan informasi aset / sarana-prasarana dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Sarana-Prasarana (SINAPRA). Sarana
16
dan prasarana yang didata tidak hanya yang baru akan tetapi sarana dan prasarana yang lama juga ada. Termasuk dalam kelompok ini adalah aplikasi Sarana Akademik (SARAKAD) dan aplikasi Sistem Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN). 1.3.1.4 Keuangan Perguruan Tinggi Subsistem informasi keungan dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIKEU). Termasuk di dalamnya adalah aplikasi Pengelolaan Keuangan Dan PNBP. Bekerjasama dengan Direktorat Keuangan, Direktorat Sistem Informasi mengembangkan Aplikasi Keuangan. Aplikasi tersebut telah diterapkan dalam pengelolaan keuangan di seluruh fakultas dan unit kerja di Universitas Airlangga, seperti proses buku kas dan pembuatan berbagai dokumen akuntansi. 1.3.1.5 Sistem Pembelajaran ICT tidak saja berjalan sebagai tulang punggung aktivitas administrasi di lingkungan Universitas Airlangga, namun juga merupakan komponen penting dalam peningkatan mutu pembelajaran. Sehubungan dengan hal tersebut, DSI telah melakukan koordinasi dan kolaborasi dalam peningkatan pemanfaatan ICT, khususnya sebagai pendukung pembelajaran, di antaranya meliputi : 1. Koordinasi pengembangan e-learning dengan setiap fakultas/program pascasarjana, P4UA, dan UPT Perpustakaan 2. Usaha mendorong aktivitas download dokumen pada artikel berlangganan di lingkungan Universiitas 3. Menyediakan IT support atas terselenggaranya aktivitas teleconference 4. Usaha mendorong pemanfaatan sistem aplikasi SIM Unair
17
Gambar 7 Alur Koordinasi Pengembangan e-Learning Unair
Gambar 8 Pelaksanaan Teleconference di Unair
18
Sepanjang tahun 2007 telah dilakukan lebih dari 10 kali teleconference melalui kanal INHERENT yang didukung dengan 2 kamera telecoference (Polycom 7000 dan 9000). Selain pemanfaatan basis data koleksi digital Perputakaan Unair yang menyimpan ribuan hasil penelitian mahasiswa jenjang diploma hingga pascasarjana. Pemanfaatan e-Library yang dilanggan Unair juga menunjukkan peningkatan yang signifikan, sebagaimana tampak pada gambar di bawah, terutama pada bidang ilmu kedokteran dan kesehatan dan ilmu ekonomi.
Number of Fulltext Article Download 1600 1400 1200 2004
1000
2005
800
2006
600
2007
400 200 0 Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Jul
Agt Sep Okt
Nov Des
Gambar 9 Grafik Pemanfaatan Download Artikel dari ProQuest(c) Medical Health Complete yang dilanggan oleh Unair 1.3.1.6 Kemitraan / Kerjasama Basis data dan informasi kemitraan / kerjasama dikelola melalui aplikasi Sistem Informasi Kerjasama (SIKERSA) yang dikembangkan bersama antara Direktorat Sistem Informasi dengan Bidang Kemitraan Universitas Airlangga. Secara bertahap aplikasi ini akan menjadi komponen penting dalam pengelolaan kemitraan / kerjasama Unair, baik yang dilakasanakan di tingkat Universitas maupun di tingkat fakultas/lembaga/unit di lingkungan Unair.
19
Secara umum keberhasilan pemanfaatan ICT di Universitas Airlangga tergolong baik, hal ini dibuktikan dengan dianugerahkannya peringkat 95 (Juli 2007) se-Asia Tenggara kepada Unair oleh Webometrics dalam pemanfaatan ICT untuk perguruan tinggi. Sebelumnya pada bulan Januari 2007, peringkat Unair pada 97 di Asia Tenggara. 1.3.2
Pemanfaatan dalam Dukungan Pengambilan Keputusan (DSS) Universitas Airlangga telah lama mengembangkan sistem pendukung pengambilan keputusan (Decision Support System = DSS) dan sejak 1998 teknologi informasi telah mulai digunakan sebagai komponen pengembangan DSS. Proses perencanaan, analisis pada saat evaluasi diri, dan pengambilan berbagai keputusan secara bertahap semakin mendapat dukungan dari pengembangan DSS ini, sehingga dapat lebih objektif. Sejak 2004, telah berhasil dilakukan kompilasi data dan informasi seluruh unit yang lebih komprehensif menjadi evaluasi diri Universitas Airlangga. Sehingga perencanaan pengembangan telah mulai berbasis pada hasil evaluasi diri. Dalam berbagai proses manajemen, termasuk manajemen akademik, proses pengambilan keputusan telah banyak bergantung pada DSS yang telah dikembangkan, seperti pada saat keputusan penerimaan mahasiswa baru, evaluasi prestasi akademik, yudisium, dan penentuan mahasiswa berprestasi. Hal ini dimungkinkan karena tersedianya berbagai pangkalan data pada semua aspek manajemen perguruan tinggi. Tentunya pendalaman dan perluasan jenis data dan pengembangan relasi antar data sehingga menghasilkan informasi yang lebih kaya perlu terus ditingkatkan untuk semakin meningkatkan daya dukung DSS yang telah dikembangkan. 1.3.2.1 Pangkalan Data Pangkalan data sistem infomasi Universitas Airlangga merupakan basis data yang tersimpan dalam sekelompok server. Basis data utama fakultas dan seluruh unit kerja tersimpan dalam server yang dikelola oleh Direktorat Sistem Informsi yang terletak di gedung Kantor Administrasi dan Rektorat Universitas Airlangga. Berbagai basis data lainnya juga dikembangkan oleh fakultas dan unit kerja sesuai dengan aktivitas dan arah pengembangan masing-masing dengan penerapan koordinasi matriks kepada unit lain yang terkait. Pangkalan data utama meluputi sebagai berikut. • Basis data akademik yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), termasuk di antaranya basis data
20
•
• • •
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (aplikasi SIPEN dan aplikasi SIPEMAS) Basis data sumber daya manusia / ketenagaan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Ketenagaan (SINAGA), termasuk di antaranya basis data presensi/absensi pegawai (aplikasi Absensi sidik jari) Basis data aset / sarana-prasarana yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi SARANA-PRASARANA (SINAPRA) Basis data keungan yang dikelola dalam kelompok aplikasi Sistem Informasi Keuangan (SIAKEU) Basis data kemitraan / kerjasama yang dikelola dalam aplikasi Sistem Informasi Kerjasama (SIKERSA)
1.3.2.2 Pengolahan Data Menjadi Informasi Data yang ada dibutuhkan setiap tahun akan dinamis sesuai dengan Self Evaluation (SE) yang diterima dari tiap-tiap unit kerja. Berikut ini adalah contoh data yang diolah menjadi informasi melalui pemanfaatan berbagai aplikasi basis data yang telah dikembangkan. 1) Melalui aplikasi SIAKAD data yang diolah menjadi informasi adalah : Profil mahasiswa baru dan mahasiswa lama Propinsi Tempat SMA Asal Mahasiswa Kotamadya dan Kabupaten Tempat SMA Asal Mahasiswa Profil Lulusan Diploma 3 per-Tahun Lulus dan IPK Profil Lulusan Sarjana per-Tahun Lulus dan IPK Profil Lulusan Program Pascasarjana per-Tahun Lulus dan IPK Profil Lulusan Program Doktor per-Tahun Lulus dan IPK Profil Mahasiswa yang belum lulus per-Tahun Akademik Profil Mahasiswa yang lulus per-Tahun Akademik Profil Mahasiswa per-tahun Angkatan berdasarkan Status Akademik Profil IPK Mahasiswa Aktif per-Tahun Akademik Profil Lulusan Sarjana Kedokteran Berdasarkan per-Tahun Lulus dan Lama Studi Profil Lulusan Berdasarkan per-Tahun Lulus dan Lama Studi 2) Melalui aplikasi SINAGA, data yang diolah menjadi informasi adalah : Data Riwayat / Identitas Data Pendidikan Data Pengajaran Data Penelitian Data Pengabdian Data Penunjang Data Bidang Keahlian
21
3) Melalui aplikasi SINAPRA, data yang diolah menjadi informasi adalah : Data Pemetaan Ruangan Data Fungsi Ruangan Data Piranti Penunjang Administrasi Fakultas Data Piranti Penunjang Proses Pengajaran Data Piranti 4) Melalui aplikasi SIKEU, data yang diolah menjadi informasi adalah : Data terkait buku kas setiap unit Data terkait pembuatan dokumen keuangan, dll. 5) Melalui aplikasi Evaluasi, khususnya dalam hal evaluasi soal-soal ujian mahasiswa & calon mahasiswa data yg diolah menjadi informasi adalah: Data soal pada Question Bank Module: bank soal yang terklasifikasi sesuai mata ajar. Data hasil Examination Generator module: merupakan data yang dihasilkan examination generator digunakan untuk men-generate soal yang akan digunakan pada ujian. Item Analysis Distructor Analysis Topic Analysis 1.3.2.3 Sistem Analisis Pengambilan Keputusan Data dan informasi akan diolah dalam sebuah rumusan tertentu, dianalisis dan kemudian dapat disajikan untuk memenuhi kebutuhan decission maker. Pelaksanaan analisis antara lain dilakukan dalam kaitan berbagai kebutuhan spesifik. 1. Aplikasi SIM Unair pada berbagai aktivitas pengelolaan Unair, seperti pada saat registrasi mahasiswa baru ataupun mahasiswa lama berlangsung dan pada saat pengambilan keputusan penerimaan mahasiswa ataupun yudisium. 2. Proses pengumpulan dan penyusunan dokumen akreditasi berdasarkan 15 Standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi 3. Proses evaluasi diri tahunan yang di lakukan oleh seluruh unit kerja di lingkungan Unair. 4. Monitoring dan penigkatan mutu web Unair melalui analytics tool yang bersifat terbuka, seperti yang terdapat pada Google Analysis, Alexa & Google Page Rank. 5. Analisis benchmarking dengan institusi eksternal melalui kompilasi informasi dari pihak eksternal, seperti World’s Top University (THESWS) dan Webometrics. 6. Data dasar dan SWOT untuk perencanaan pengembangan oleh Badan Perencana & Pengembangan (BPP) Unair.
22
Gambar 10 Pemanfaatan Alexa Traffic Rankings 1.3.3 Pemanfaatan untuk Komunikasi dan Akses terhadap Sumber Ilmiah 1.3.3.1 Website Unair Website Universitas Airlangga dengan alamat www.unair.ac.id telah on-line sejak 25 may 1998. Situs elektronik ini dikelola dan dikembangkan oleh Direktorat Sistem Informasi melalui pelaksanaan langkah-langkah terbaik sesuai dengan parameter tertentu yang berorientasi pada standar penilaian yang bersifat umum. Dalam hal ini, DSI Unair merangkum dan menelaah strategi pengembangannya berdasar standar penilaian Webomatrics, Page Ranks, Google Analytics, dan Alexa Analyze. Pemanfaatannya terus dikembangkan dan diharapkan senantiasa dapat memenuhi keinganan seluruh civitas akademika dan masyarakat pada umumnya. Dan hal ini terbukti dengan prestasi yang ditunjukkan Unair dalam hal ini (3.2).
Gambar 11 Halaman Depan website Unair www.unair.ac.id
23
Tabel 4 Prestasi ICT Universitas Airlangga (2 tahun terakhir) Tahun Prestasi Pemeringkat Skala Nasional DIKTI 2006 Ranking 5 website Perguruan Tinggi 2006
Ranking 4 website Perguruan Tinggi
2007
Ranking 97 dalam pemanfaatan ICT untuk perguruan tinggi
2007
Webometrics DIKTI
2007
2007
Anugerah Media Humas (Kantor Koord.Hub.Masy. Pusat)
Nominator e-learning award (kuliah.pediatric.com; Bagian Ilmu Kesehatan Anak FK Unair) Ranking 95 dalam pemanfaatan dalam pemanfaatan ICT untuk perguruan tinggi Smart Campus Award untuk kategori The Widest Bandwidth Campus
Nasional
Internasional (Asia Tenggara, Januari) Nasional
Webometrics PT Telkom Indonesia, Tbk Divisi Regional V Jatim
Internasional (Asia Tenggara, Juli)
Regional (Perguran Tinggi se Jawa Timur)
1.3.3.2 Akses Internet Akses internet telah disediakan bagi civitas akademika Universitas Airlangga yang didistribusikan melalui 2574 terminal dan 58 WiFi hotspot area. Akses internet dirasakan cukup nyaman dengan total lebar pita 14912 kbps. Fasilitas internet ini digunakan untuk mengakses berbagai informasi yang tersedia di dunia maya, termasuk informasi ilmiah, khususnya informasi ilmiah yang dilanggan oleh Unair, seperti ProQuest Academic Research Library dan ProQuest Health & Medical Complete yang pemanfaatannya tampak pada Gambar 11.8. Fasilitas internet ini juga memungkinkan publikasi berbagai informasi Unair secara global melalui
24
berbagai website di lingkungan Unair, seperti publikasi 1620 artikel dari 23 jurnal terbitan Unair yang telah ditayangkan secara elektronik melalui www.journal.unair.ac.id. Sebagai salah institusi yang mengelola IP public sendiri (sejumlah 4096 IP), Unair sangat leluasa dalam mengembangkan website-nya dalam berbagai nama domain ataupun sub-domain. 1.3.3.3 Alamat e-mail dosen dan mahasiswa Alamat e-mail bagi sivitas akademika yang dikelola dibawah @unair.ac.id ataupun subdomainnya telah berjumlah 2942 alamat, baik dari kalangan dosen, karyawan, dan mahasiswa.
Gambar 12 Halaman Depan webmail Unair Secara bertahap, seluruh civitas akademika akan diberikan alamat email, melalui pengelolaan email tersentralisasi, kecuali untuk email mahasiswa akan didistribusikan pengelolaannya di tingkat fakultas. 1.3.3.4 Jaringan lokal Jaringan komputer Unair (Airlangga Network = Air Net) terdiri atas Wide Area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN). WAN Unair mengoneksikan jaringan komputer antar kampus A, B, dan C menggunakan backbone fiber optic 24 core (up to 12 Gbps) dengan konfigurasi cincin (ring). Saat ini telah aktif 2 core (1 ring) dan akan diaktifkan 2 core lagi untuk kanal VoIP dan Teleconference pada awal tahun 2008. Sebagai secondary backbone digunakan Wireless Bridging 54 Mbps. LAN Unair mengoneksikan jaringan komputer antar fakultas, unit, dan lembaga di masing-masing kampus A, B, dan C menggunakan backbone fiber optic 4 core (up to 2 Gbps) dengan konfigurasi bintang (star) dan sebagian kecil masih menggunakan wireless bridging 54 Mbps atau kabel UTP 100/1000 Gbps.
25
Gambar 13 Jaringan Komputer (WAN & LAN) Unair 2007 1.3.3.5 Jaringan nirkabel Jaringan nirkabel Unair terdiri atas backbone nirkabel (secondary backbone WAN dan beberapa fakultas/unit) dan distibusi terminal nirkabel melalui 58 WiFi hotspot untuk ratusan perangkat nirkabel yang digunakan. Selain jaringan komputer nirkabel, Unair juga mengembangkan jaringan nirkabel perangkat seluler dalam bentuk mobile Virtual Private Network (mVPN) cellular sebagai hasil kerjasama dengan PT Telkomsel (Halo Corporate Unair) yang di antaranya meliputi fitur: web2 sms, shortcode, queing, dan hunting. 1.3.3.6 Kapasitas Internet Secara bertahap DSI Unair berusaha untuk memenuhi seluruh kebutuhan akses internet sivitas akademika Unair. Hingga Oktober 2007, kapasitas internet terpasang Unair secara berurutan dari tiap provider adalah Telkom (Astinet f.o. BGP) 6016 kbps, Telkom (Speedy) 4608 kbps, Indosat (IM2 f.o. BGP) 4096 kbps, PSAT (wireless) 128 kbps, dan D-Net (wireless) 64 kbps.
26
Telkom Astinet f.o. BGP Telkom Speedy Indosat IM2 f.o. BGP PSAT Wireless D‐Net Wireless
Gambar 14 Proporsi Suplai Internet Bandwidth dari Berbagai Provider ke Unair Dengan total jumlah mahasiswa S1 17050 orang dan total kapasitas internet 14912 kbps, maka rasio kapasitas internet dibanding jumlah mahasiswa = 0,87 kbps/ mahasiswa. Rasio ini akan terus ditingkatkan menuju standar Asia 1 kbps/mahasiswa dengan tetap mempertimbangkan tingkat utilisasinya. Kapasitas internet di atas di luar dukungan akses intranet perguruan tinggi di Indonesia melalui INHERENT (Indonesia Higher Education Network yang dikelola oleh Dikti Depdiknas) dari dan ke Unair selebar 54 Mbps yang sering kali digunakan sebagai kanal teleconference, selain sebagai kanal distribusi content, seperti kumpulan skripsi dan penelitian Unair. DAFTAR PUSTAKA Anonimous. 2007. Sistem Pendukung Keputusan Jaringan Saraf Tiruan Untuk Optimasi Pemilihan Multiple Proyek. http://arisn.staff.ugm.ac.id/files/10/8/Presentasi Tugas Besar Optimasi Pemilihan Proyek.pdf. Anonimous. 2005. Managerial Decision Making And Decision Support System. http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/5/ jbptgunadarmagdl-course-2005-timpengaja-202-dss.doc. Proposal AIPT 2007: Standar Sistem Informasi Universitas Airlangga Santoso, Lucky E. 2006. Mengajarkan Sistem Pendukung Keputusan Dengan Menggunakan Microsoft Excel Dan Visual Basic For Applications. www.lesantoso.com. Sarwedi, Antonius. 1995. Studi Penerapan Sistem Pendukung Keputusan Di Bengkel Machining Center Pt. Industri Pesawat Terbang Nusantara. http://digilib.ti.itb.ac.id/go.php?id= jbptitbti-gdl-s2-1995-antoniussa1341.
27
