Sistem Manajemen Personalia Laporan Analisis

TIKI - Sistem Manajemen Personalia

Sistem Manajemen Personalia Laporan Analisis Desmond Darma Putra 1204000262 Edwin Kurniawan 1204000297 Femphy Pisceldo 1204000335 Intan Sari HHZ 1204000459 Wahyu Mirza 1204000904

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia 2007

Laporan Analisis

1


1 Daftar Isi

i

1

Daftar Isi ................................................................................................................................ 2

1

Daftar Tabel ........................................................................................................................... 7

2

Daftar Gambar ....................................................................................................................... 9

3

Abstrak ................................................................................................................................ 11

1

Pendahuluan ........................................................................................................................ 12 1.1 Profil Perusahaan .............................................................................................................. 12 1.2 Struktur Organisasi Perusahaan ......................................................................................... 13

2

Project Charter ..................................................................................................................... 14 2.1 Nama Proyek ..................................................................................................................... 14 2.2 Latar Belakang Proyek ....................................................................................................... 14 2.3 Tujuan Proyek ................................................................................................................... 15 2.4 Gambaran Proyek .............................................................................................................. 15 2.5 Pernyataan Masalah .......................................................................................................... 16 2.6 Ruang Lingkup Awal Proyek ............................................................................................... 17 2.7 Visi Proyek ......................................................................................................................... 18 2.8 Batasan Bisnis.................................................................................................................... 18 2.9 Strategi Proyek .................................................................................................................. 19 2.10 Dokumentasi dan Komunikasi Proyek .............................................................................. 20 2.11 Organisasi dan Staf Proyek............................................................................................... 21 2.12 Pengalokasian Sumber Daya ............................................................................................. 22 2.13 Estimasi Waktu Pengerjaan Proyek ................................................................................... 22 2.14 Work Breakdown.............................................................................................................. 23 2.15 Estimasi Biaya Proyek ....................................................................................................... 24

3

Analisis Permasalahan .......................................................................................................... 26

Laporan Analisis

2


3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan serta Peluang ......................................................... 26 3.1.1 Analisis Sistem yang Ada ............................................................................................. 26 3.1.1.1 Data ..................................................................................................................... 26 3.1.1.2 Proses .................................................................................................................. 26 3.1.1.3 Komunikasi .......................................................................................................... 27 3.1.2 Analisis Sebab-Akibat .................................................................................................. 27 3.2 Objektivitas Peningkatan Sistem ........................................................................................ 28 4

Analisis Kebutuhan ............................................................................................................... 29 4.1 Identifikasi dan Pernyataan Kebutuhan Sistem .................................................................. 29 4.1.1 Kebutuhan Fungsional ................................................................................................ 29 4.1.2 Kebutuhan Non-Fungsional ......................................................................................... 31 4.2 Use-Case Modeling ............................................................................................................ 32 4.2.1 Identifikasi Aktor ........................................................................................................ 32 4.2.2 Identifikasi Use-Case ................................................................................................... 32 4.2.3 Use-Case Diagram ...................................................................................................... 34 4.2.4 Use-Case Narative ...................................................................................................... 36 4.2.5 Identifikasi Use-Case Depedencies .............................................................................. 36 4.2.6 Prioritas Functional Requirements............................................................................... 37

5

Perancangan Logika.............................................................................................................. 38 5.1 Data Model ....................................................................................................................... 38 5.1.1 Entity Relationship Diagram......................................................................................... 38 5.2 Process Model ................................................................................................................... 45 5.2.1 Activity Diagram: Melihat Data Pegawai ...................................................................... 45 5.2.2 Activity Diagram: Mencetak Data Pegawai................................................................... 47 5.2.3 Activity Diagram: Mengatur Data Pegawai ................................................................... 48 5.2.4 Activity Diagram: Melihat Data Penilaian Pegawai ....................................................... 50 5.2.5 Activity Diagram: Mencetak Data Penilaian Pegawai.................................................... 52 5.2.6 Activity Diagram: Mengatur Data Penilaian Pegawai .................................................... 53

Laporan Analisis

3


5.2.7 Activity Diagram: Melihat Struktur Organisasi.............................................................. 55 5.2.8 Activity Diagram: Mencetak Struktur Organisasi .......................................................... 56 5.2.9 Activity Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan ................................................................. 57 5.2.10 Activity Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan ............................................................ 58 5.2.11 Activity Diagram: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan ................................................ 60 5.2.12 Activity Diagram: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan ................................................ 61 5.2.13 Activity Diagram: Melihat Notifikasi........................................................................... 63 5.2.14 Activity Diagram: Mengatur Notifikasi ....................................................................... 65 5.3 Interface Model .................................................................................................................. 67 6

Analisis Keputusan ............................................................................................................... 68 6.1 Candidate System Matrix ................................................................................................... 68 6.2 Feasibility Analysis Matrix.................................................................................................. 70

7

8

9

Rancangan Fisik .................................................................................................................... 73 7.1

Perancangan Sistem Menggunakan Unified Modeling Language (UML) ........................ 73

7.2

Arsitektur Model, View, dan Controller (MVC) .............................................................. 74

7.3

Kerangka Kerja Pengerjaan ........................................................................................... 74

Rancangan Basis Data........................................................................................................... 76 8.1

Skema Basis Data .......................................................................................................... 76

8.2

Data Definition Language .............................................................................................. 84

Rancangan Proses ................................................................................................................ 88 9.1

Rancangan Obyek ......................................................................................................... 88

9.2

Sequence Diagram ........................................................................................................ 89

9.2.1 Sequence Diagram: Melihat Data Pegawai ................................................................... 89 9.2.2 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai................................................................ 90 9.2.3 Sequence Diagram: Mencetak Data Pegawai ............................................................... 93 9.2.4 Sequence Diagram: Melihat Struktur Organisasi .......................................................... 94 9.2.5 Sequence Diagram: Mencetak Struktur Organisasi ....................................................... 95

Laporan Analisis

4


9.2.6 Sequence Diagram: Melihat Penilaian Pegawai ............................................................ 96 9.2.7 Sequence Diagram: Mengatur Penilaian Pegawai......................................................... 97 9.2.8 Sequence Diagram: Mencetak Penilaian Pegawai......................................................... 98 9.2.9 Sequence Diagram: Melihat Notifikasi Pegawai............................................................ 99 9.2.10 Sequence Diagram: Mengubah Notifikasi Pegawai ................................................... 100 9.2.11 Sequence Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan .......................................................... 101 9.2.12 Sequence Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan ....................................................... 102 9.2.13 Sequence Diagram: Mengatur Peserta Pelatihan...................................................... 104 9.2.14 Sequence Diagram: Mencetak Peserta Pelatihan ..................................................... 105 9.3 10

Class Diagram ............................................................................................................. 105 Rancangan Tampilan ...................................................................................................... 109

10.1

Rancangan Tampilan Keluaran ................................................................................ 109

10.1.1 Tampilan Keluaran Melihat Data Pegawai ................................................................ 110 10.1.2 Tampilan Keluaran Melihat Data Penilaian Pegawai ................................................. 111 10.1.3 Tampilan Keluaran Melihat Struktur Organisasi ....................................................... 112 10.1.4 Tampilan Keluaran Melihat Jadwal Pelatihan ........................................................... 113 10.1.5 Tampilan Keluaran Melihat Peserta Pelatihan .......................................................... 114 10.1.5 Tampilan Keluaran Melihat Notifikasi....................................................................... 115 10.2 Rancangan Tampilan Masukan ....................................................................................... 115 10.2.1 Tampilan Masukan Data Pegawai............................................................................. 116 10.2.2 Tampilan Masukan Penilaian Pegawai...................................................................... 118 10.2.3 Tampilan Masukan Data Penjadwalan dan Peserta Pelatihan ................................... 120 10.2.4 Tampilan Masukan Data Notifikasi ........................................................................... 121 10.3 Rancangan User Interface ............................................................................................... 121 10.3.1 User Interface Modul Kepegawaian ......................................................................... 122 10.3.2 User Interface Modul Penilaian ................................................................................ 122 10.3.3 User Interface Modul Struktur Organisasi ................................................................ 123

Laporan Analisis

5


10.3.4 User Interface Modul Pelatihan ............................................................................... 123 10.3.5 User Interface Modul Notifikasi ............................................................................... 124 11

Lampiran ........................................................................................................................ 125

11.1 LOG WAWANCARA 1 ...................................................................................................... 125 11.2 LOG WAWANCARA 2 ...................................................................................................... 127 11.3 LOG WAWANCARA 3 ...................................................................................................... 128 11.4 Gantt Chart .................................................................................................................... 129 11.5 Use-Case Narative .......................................................................................................... 130 11.5.1 Use-Case Narative: Melihat Data Pegawai ............................................................ 130 11.5.2 Use-Case Narative: Mencetak Data Pegawai ........................................................ 132 11.5.3 Use-Case Narative: Mengatur Data Pegawai ........................................................ 133 11.5.4 Use-Case Narative: Melihat Data Penilaian Pegawai ............................................. 135 11.5.5 Use-Case Narative: Mencetak Data Penilaian Pegawai ......................................... 137 11.5.6 Use-Case Narative: Mengatur Data Penilaian Pegawai ......................................... 138 11.5.7 Use-Case Narative: Melihat Struktur Organisasi ................................................... 140 11.5.8 Use-Case Narative: Mencetak Struktur Organisasi ................................................ 141 11.5.9 Use-Case Narative: Melihat Jadwal Pelatihan ....................................................... 142 11.5.10 Use-Case Narative: Mengatur Jadwal Pelatihan.................................................. 143 11.5.11 Use-Case Narative: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan...................................... 145 11.5.12 Use-Case Narative: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan...................................... 146 11.5.13 Use-Case Narative: Melihat Notifikasi ................................................................ 148 11.5.14 Use-Case Narative: Mengatur Notifikasi ............................................................. 150

Laporan Analisis

6


1 Daftar Tabel Tabel 2.1 Pernyataan Masalah ..................................................................................................... 16 Tabel 2.2 Staf Proyek ................................................................................................................... 21 Tabel 2.3 Alokasi Sumber Daya .................................................................................................... 22 Tabel 2.4 Work Breakdown .......................................................................................................... 23 Tabel 2.5 Estimasi Biaya Proyek ................................................................................................... 24 Tabel 3.1 Cause-and-Effect Analysis Matrix .................................................................................. 27 Tabel 3.2 Objective-and-Constraint Matrix ................................................................................... 28 Tabel 4.1 Kebutuhan Non-Fungsional ........................................................................................... 31 Tabel 4.2 Identifikasi Aktor........................................................................................................... 32 Tabel 4.3 Identifikasi Use-Case ..................................................................................................... 32 Tabel 4.4 Prioritas Functional Requirements ................................................................................. 37 Tabel 6.1 Candidate System Matrix .............................................................................................. 68 Tabel 6.2 Feasibility Analysis Matrix ............................................................................................. 71 Tabel 8.1 Penjelasan Tabel tblEmployee ....................................................................................... 78 Tabel 8.2 Penjelasan Tabel tblOrganic .......................................................................................... 78 Tabel 8.3 Penjelasan Tabel tblContract......................................................................................... 79 Tabel 8.4 Penjelasan Tabel tblHonorer ......................................................................................... 80 Tabel 8.5 Penjelasan Tabel tblFreelance ....................................................................................... 80 Tabel 8.6 Penjelasan Tabel tblInactive .......................................................................................... 81 Tabel 8.7 Penjelasan Tabel tblTraining ......................................................................................... 81 Tabel 8.8 Penjelasan Tabel tblTrainingParticipant ........................................................................ 81 Tabel 8.9 Penjelasan Tabel tblPunishment.................................................................................... 82 Tabel 8.10 Penjelasan Tabel tblAppraisal ..................................................................................... 82 Tabel 8.11 Penjelasan Tabel tblNotification .................................................................................. 83 Tabel 9.1 Daftar Rancangan Obyek ............................................................................................... 88 Tabel 10.1 Kontrol input masukan data pegawai ........................................................................ 116 Tabel 10.2 Kontrol input masukan penilaian pegawai ................................................................ 118 Tabel 10.3 Kontrol input masukan data penjadwalan dan peserta pelatihan .............................. 120 Tabel 10.4 Kontrol input masukan data notifikasi ....................................................................... 121 Tabel 11.1 Use-Case Narative: Melihat Data Pegawai ................................................................. 130 Tabel 11.2 Use-Case Narative: Mencetak Data Pegawai ............................................................. 132

Laporan Analisis

7


Tabel 11.3 Use-Case Narative: Mengatur Data Pegawai ............................................................. 133 Tabel 11.4 Use-Case Narative: Melihat Data Penilaian Pegawai .................................................. 135 Tabel 11.5 Use-Case Narative: Mencetak Data Penilaian Pegawai .............................................. 137 Tabel 11.6 Use-Case Narative: Mengatur Data Penilaian Pegawai .............................................. 138 Tabel 11.7 Use-Case Narative: Melihat Struktur Organisasi ........................................................ 140 Tabel 11.8 Use-Case Narative: Mencetak Struktur Organisasi ..................................................... 141 Tabel 11.9 Use-Case Narative: Melihat Jadwal Pelatihan ............................................................ 142 Tabel 11.10 Use-Case Narative: Mengatur Jadwal Pelatihan....................................................... 143 Tabel 11.11 Use-Case Narative: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan........................................... 145 Tabel 11.12 Use-Case Narative: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan ........................................... 146 Tabel 11.13 Use-Case Narative: Melihat Notifikasi ..................................................................... 148 Tabel 11.14 Use-Case Narative: Mengatur Notifikasi .................................................................. 150

Laporan Analisis

8


2 Daftar Gambar Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perusahaan ................................................................................ 13 Gambar 2.1 Struktur Organisasi dan Staf Proyek .......................................................................... 21 Gambar 4.1 Use-Case Diagram..................................................................................................... 34 Gambar 4.2 Use-Case Depedencies Diagram ................................................................................ 36 Gambar 5.1 Entity Relationship Diagram ...................................................................................... 40 Gambar 5.2 Activity Diagram: Melihat Data Pegawai ................................................................... 45 Gambar 5.3 Activity Diagram: Mencetak Data Pegawai ................................................................ 47 Gambar 5.4 Activity Diagram: Mengatur Data Pegawai ................................................................ 48 Gambar 5.5 Activity Diagram: Melihat Data Penilaian Pegawai .................................................... 50 Gambar 5.6 Activity Diagram: Mencetak Data Penilaian Pegawai ................................................. 52 Gambar 5.7 Activity Diagram: Mengatur Data Penilaian Pegawai ................................................. 53 Gambar 5.8 Activity Diagram: Melihat Struktur Organisasi ........................................................... 55 Gambar 5.9 Activity Diagram: Mencetak Struktur Organisasi ....................................................... 56 Gambar 5.10 Activity Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan............................................................. 57 Gambar 5.11 Activity Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan ......................................................... 58 Gambar 5.12 Activity Diagram: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan ............................................. 60 Gambar 5.13 Activity Diagram: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan ............................................. 61 Gambar 5.14 Activity Diagram: Melihat Notifikasi ........................................................................ 63 Gambar 5.15 Activity Diagram: Mengatur Notifikasi ................................................................... 65 Gambar 5.16 Interface Model ...................................................................................................... 67 Gambar 7.1 Arsitektur MVC ......................................................................................................... 74 Gambar 7.2 Sequence Diagram dalam kerangka pengerjaan pengerjaan ...................................... 75 Gambar 8.1 Skema Basis Data ..................................................................................................... 76 Gambar 9.1 Sequence Diagram: Melihat Data pegawai ................................................................ 89 Gambar 9.2 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai (Menambah) ........................................ 90 Gambar 9.3 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai (Mengubah dan Menghapus) ............... 92 Gambar 9.4 Sequence Diagram: Mencetak Data Pegawai ............................................................. 93 Gambar 9.5 Sequence Diagram: Melihat Struktur Organisasi........................................................ 94 Gambar 9.6 Sequence Diagram: Mencetak Struktur Organisasi .................................................... 95 Gambar 9.7 Sequence Diagram: Melihat Penilaian Pegawai ......................................................... 96 Gambar 9.8 Sequence Diagram: Mengatur Penilaian Pegawai ...................................................... 97

Laporan Analisis

9


Gambar 9.9 Sequence Diagram: Mencetak Penilaian Pegawai ...................................................... 98 Gambar 9.10 Sequence Diagram: Melihat Notifikasi Pegawai ....................................................... 99 Gambar 9.11 Sequence Diagram: Mengubah Notifikasi Pegawai ................................................ 100 Gambar 9.12 Sequence Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan ....................................................... 101 Gambar 9.13 Sequence Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan .................................................... 102 Gambar 9.14 Sequence Diagram: Mengatur Peserta Pelatihan ................................................... 104 Gambar 9.15 Sequence Diagram: Mencetak Peserta Pelatihan................................................... 105 Gambar 9.16 Class Diagram ....................................................................................................... 107 Gambar 10.1 Melihat data pegawai ........................................................................................... 110 Gambar 10.2 Melihat data penilaian pegawai ............................................................................ 111 Gambar 10.3 Melihat struktur organisasi ................................................................................... 112 Gambar 10.4 Melihat jadwal pelatihan....................................................................................... 113 Gambar 10.5 Melihat peserta pelatihan ..................................................................................... 114 Gambar 10.6 Melihat notifikasi .................................................................................................. 115 Gambar 10.7 Masukan data pegawai ......................................................................................... 117 Gambar 10.8 Melihat penilaian pegawai .................................................................................... 119 Gambar 10.9 Masukan data penjadwalan dan peserta pelatihan................................................ 120 Gambar 10.10 Masukan data notifikasi ...................................................................................... 121 Gambar 10.11 Modul kepegawaian............................................................................................ 122 Gambar 10.12 Modul penilaian .................................................................................................. 122 Gambar 10.13 Modul struktur organisasi ................................................................................... 123 Gambar 10.14 Modul pelatihan.................................................................................................. 123 Gambar 10.15 Modul notifikasi .................................................................................................. 124

ii

Gambar 11.1 Gant chart ............................................................................................................. 129

Laporan Analisis

10


3 Abstrak

iii

Tulisan laporan ini dibuat untuk memenuhi tugas studi kasus mata kuliah Analisis dan Perancangan Sistem, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. Di mana dalam penyusunannya ditujukan untuk melatih kemampuan analisis dan perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan dalam suatu organisasi.

Secara garis besar, laporan ini akan mencakup proses pengembangan sistem informasi Human Resource Management System PT Citra Van Titipan Kilat. Laporan ini dibuat secara sistematis sesuai dengan langkah-langkah pengembangan sistem menggunakan Framework for the Application System Thinking (FAST), mulai dari pendahuluan, penentuan ruang lingkup, analisis kebutuhan, sampai pada analisis keputusan.

Laporan Analisis

11


1 Pendahuluan

1

Pada bagian pendahuluan ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan dan struktur orgnisasi perusahaan dari PT TIKI.

1.1 Profil Perusahaan PT TIKI yang bernama resmi Citra Van Titipan Kilat didirikan pada tanggal 1 September 1970 oleh Soeprapto dan Ny Nuraini Soeprapto yang juga bertindak sebagai pemegang saham. Sejak 1972, aktivitas bisnis TIKI telah mencapai kota Pangkal Pinang (Sumatera), Semarang (Jawa Tengah) dan Surabaya (Jawa Timur) dengan sejumlah armada dan personil.

Pada tahun 1972, perusahaan ini melakukan restrukturisasi manajemen dengan bekerja sama dengan Alm. Irawan Saputra, Gideon Wiraseputra, dan Raphael Rusmadi yang kemudian menjadi pemegang saham.

TIKI menjadi semakin kuat dan telah membangun banyak cabang diseluruh provinsi. Dalam jangka waktu satu setengah tahun, TIKI telah mampu melayani seluruh pelosok negeri. Untuk menjamin kualitas terbaik, saat ini, TIKI telah memiliki lebih dari 800 titik pelayanan yang mampu menjangkau berbagai pelosok dalam negeri maupun luar negeri. Dengan dukungan ribuan personil terlatih dan armada tranportasi yang mampu menjangkau seluruh wilayah kepulauan, TIKI telah menjadi peminpin dalam industri jasa pengiriman udara di Indonesia.

Dengan semakin berkembangnya TIKI dan semakin tumbuh kepercayaan masyarakat akan TIKI serta untuk melayani segala kebutuhan masyarakat akan kebutuhan dalam industri jasa titipan dan cargo, maka TIKI berkembang mendirikan beberapa anak perusahaan TIKI sebagai bagian dari TIKI Group, yaitu:  TKS (Titipan Kilat Soeprapto), bergerak dibidang cargo  TIKITA (TIKI Wisata), bergerak di bidang travel dan wisata  TIKINDO (TIKI Logistik), bergerak dibidang layanan logistik

Laporan Analisis

12


1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 1.1 berikut ini akan menjelaskan struktur dari PT TIKI terutama pada divisi Human Resources dan General Affair. Struktur divisi lain tidak ditampilkan, karena tidak memiliki keterkaitan dengan pengerjaan proyek ini. Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Laporan Analisis

13


2 Project Charter

2

Pada bagian project charter ini akan dijelaskan mengenai nama proyek, latar belakang proyek, tujuan proyek, gambaran proyek, pernyataan masalah, ruang lingkup awal proyek, visi proyek, batasan bisnis, strategi proyek, dokumentasi dan komunikasi proyek, organisasi dan staf proyek, pengalokasian sumber daya, estimasi waktu pengerjaan proyek, work breakdown structure, dan estimasi biaya proyek.

2.1 Nama Proyek Nama proyek yang akan dikerjakan saat ini adalah Sistem Manajemen Personalia.

2.2 Latar Belakang Proyek Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT TIKI memiliki dua kantor yaitu kantor utama yang berlokasi di Jalan Raden Saleh dan kantor operasional yang berlokasi di Jalan Pemuda. Untuk mendistribusikan jasa pengiriman, PT TIKI bekerja sama dengan ribuan agen yang tersebar di penjuru nusantara. Kedua kantor tersebut memiliki sistem manajemen personalia yang tersentralisasi, sedangkan unutk agen-agen yang tersebar, tidak memiliki sistem manajemen yang terintegrasi dengan kedua kantor tersebut karena agen-agen tersebut berdiri secara otonom.

Untuk melakukan manajemen terhadap tenaga kerjanya, PT TIKI telah menggunakan sistem terkomputerisasi yang dikenal dengan nama Management Employee and Payroll History Information System (Memphis). Memphis ini dikembangkan oleh staf IT yang dimiliki PT TIKI yang telah mencakup fungsi pencatatan data karyawan dan manajemen penggajian.

Namun masih terdapat beberapa kekurangan pada sistem Memphis yang digunakan oleh PT TIKI tersebut. Masih ada beberapa aspek pada HR Management yang belum ditangani oleh sistem Memphis. Oleh karena itu, tim kami bermaksud menyempurnakan sistem Memphis ini dengan menambahkan aspek-aspek yang belum ditangani oleh sistem Memphis.

Laporan Analisis

14


2.3 Tujuan Proyek Proyek ini bertujuan untuk menyempurnakan sistem Memphis yang telah dimiliki oleh PT TIKI. Penyempurnaan ini dilakukan dengan cara menambahkan beberapa fitur yang berkaitan dengan HR Management, namun belum ditangani oleh sistem Memphis. Fitur-fitur yang akan ditambahkan berhubungan dengan pelatihan pegawai dan reward-punishment pegawai. Selain itu, sistem yang kami kembangkan juga akan dapat berjalan pada beberapa platform (multi-platform).

Harapan-harapan yang ingin dicapai dengan pengembangan proyek ini adalah: 

Memudahkan pihak HRD dalam membuat jadwal untuk pelatihan pegawai.



Membuat sebuah prototipe sistem yang bisa berjalan pada beberapa platform.



Memberikan informasi yang lengkap dan akurat mengenai reward-punishment seorang karyawan.



Membuat sebuah sistem yang user-friendly, sehingga akan semakin memudahkan pengguna dari sistem ini.



Adanya respositori data tenaga kerja guna memudahkan proses pencarian atau identifikasi data-data tersebut.

2.4 Gambaran Proyek Proyek ini merupakan sistem informasi yang menangani semua aspek mulai dari proses perekrutan karyawan hingga pensiun. Perlu diketahui disini, bahwa PT TIKI telah mempunyai sistem managemen HRD yang cukup baik dan lengkap. Namun masih ada beberapa aspek yang belum ada pada sistem tersebut. Diantara aspek yang belum tercakup pada sistem tersebut adalah aspek training dan aspek reward & punishment. Disini kami berperan untuk melengkapi sistem yang sekarang digunakan oleh PT TIKI. Sistem manajemen personalia yang baru diharapkan akan lebih meningkatkan efisiensi di PT TIKI serta memberikan kemudahan bagi pihak Human Resource Department (HRD) untuk mengelola, menyimpan, dan mencari data para tenaga kerja di institusi tersebut.

Data yang disimpan dapat digunakan untuk berbagai kepentingan lain diantaranya perkiraan waktu pensiun, besarnya dana kompensasi yang harus dialokasikan, perencanaan alokasi tenaga kerja dan pemberian reward atau punishment. Data-data ini akan tersimpan aman dan terjaga integritasnya karena sistem ini akan dikembangkan sebagai desktop application yang hanya bisa diakses oleh pihak HRD saja.

Laporan Analisis

15


Stakeholder yang terlibat dalam proyek ini dibagi ke dalam beberapa kategori, yakni System Owner, System User, System Analyst, System Designer dan System Builder.

Yang bertindak sebagai System Owner dalam hal ini adalah PT TIKI. Sedangkan yang berperan sebagai System User yaitu bagian HRD dari institusi yang akan menggunakan sistem ini nantinya, namun untuk saat ini peran tersebut akan dipegang oleh PT TIKI. Peran lainnya seperti System Analyst, System Designer dan System Builder akan dipegang oleh anggota tim proyek ini.

2.5 Pernyataan Masalah Sistem Manajemen Personalia merupakan sistem yang mendukung proses manajemen tenaga kerja pada suatu institusi. Tabel 2.1 menjelaskan masalah-masalah yang mendorong dikembangkannya Sistem Manajemen Personalia: Tabel 2.1 Pernyataan Masalah Nama Proyek Sistem Manajemen Personalia Disusun Oleh Wahyu Mirza Tanggal Penyusunan 17 Maret 2007 No

Pernyataan Singkat dari Masalah atau Peluang

Manajer Proyek Edwin Kurniawan Penyesuaian Akhir Oleh Edwin Kurniawan Tanggal Penyesuaian Terakhir 21 Maret 2007 Visibilitas

Tingkat Kepentingan

Peringkat

Solusi yang Ditawarkan

1

Proses pencatatan reward, saat ini masih menggunakan sistem yang tidak terintegrasi dengan sistem manajemen personalia yang sudah ada.

Tinggi

3 bulan

1

New Development

2

Belum adanya sistem yang menangani penjadwalan training. Tidak adanya pencatatan mengenai riwayat mutasi seorang pegawai.

Tinggi

3 bulan

1

Tinggi

3 bulan

1

New Development New Development

Sistem yang ada saat ini tidak platform independent, padahal TIKI berancana untuk menekan biaya akibat pembelian lisensi.

Sedang

6 bulan

2

3 4

Laporan Analisis

New Development

16


2.6 Ruang Lingkup Awal Proyek Ruang lingkup pengerjaan proyek ini meliputi analisis dan desain seluruh modul dari Sistem Manajemen Personalia, yang terdiri dari: Modul Kepegawaian, Modul Notifikasi, Modul Penilaian Pegawai, Modul Struktur Organisasi, Modul Pelatihan. Modul–modul ini akan melibatkan hanya 1 pihak saja, yaitu pihak internal HRD.

Modul–modul di dalam sistem ini mempunyai fungsi yang akan mempermudah staf HRD dalam memanajemen data karyawannya. Selain itu, staf HRD juga akan dipermudah ketika ingin memasukkan notifikasi-notifikasi tertentu seperti notifikasi pensiun. Pemantauan kinerja karyawan HRD yang akan dilakukan oleh manajer HRD juga dapat dilihat melalui sistem. Kemudian, staf dari divisi pelatihan juga akan lebih mudah untuk memanajemen jadwal pelatihan yang akan mereka buat.

Jika dilihat dari sisi para pengguna dan modul, fungsi-fungsi yang akan dikembangkan dalam proyek ini adalah :

Modul Kepegawaian : 

Staf HRD dapat melakukan pengelolaan terhadap data pegawai. Pengelolaan disini berarti bisa memasukkan data pegawai, menghapus data pegawai, mengedit data pegawai, melihat data pegawai, dan mencetak data pegawai.



Manajer HRD dapat melakukan pengawasan terhadap data-data karyawan yang telah dikelola oleh staf HRD. Hal ini dimungkinkan karena ada fungsi yang mencatat setiap aktifitas dari staf HRD terhadap sistem.

Modul Notifikasi : 

Staf HRD dapat mengetahui kapan seorang karyawan akan memasuki masa pensiunnya. Staf HRD kemudian bisa memberitahukan kepada karyawan yang akan memasuki masa pensiun tersebut.



Manajer HRD dapat melihat pegawai-pegawai yang akan memasuki masa pensiun.

Modul Penilaian Pegawai : 

Staf HRD dapat memasukkan penilaian yang dimiliki tiap pegawai, berdasarkan parameter tertentu yang telah ditentukan perusahaan. Staf HRD akan memasukkan penilaian tersebut ke dalam sistem setelah mendapatkan persetujuan dari pihak manajer HRD.

Laporan Analisis

17




Staf HRD dapat memasukkan data mengenai Surat Peringatan (SP) yang diterima oleh pegawai.



Manajer melakukan pengawasan terhadap data-data penilaian yang telah dimasukkan oleh staf HRD.



Manajer melakukan pengawasan terhadap data-data surat peringatan yang telah dimasukkan oleh staf HRD.

Modul Struktur Organisasi : 

Staf HRD hanya dapat melihat dan mencetak struktur organisasi yang dimiliki oleh perusahaan.



Manajer HRD dapat mengubah struktur organisasi yang ada, sesuai dengan perubahan yang terjadi di perusahaan tersebut.

Modul Pelatihan : 

Divisi pelatihan dapat mengatur jadwal pelatihan untuk perusahaan, dan mengatur peserta yang akan mengikuti pelatihan. Selain itu divisi pelatihan juga dapat melihat jadwal pelatihan, melihat daftar peserta, dan mencetak daftar peserta.

2.7 Visi Proyek Proyek ini mempunyai beberapa visi yang ingin dicapai dalam waktu ke depan melalui penggunaan aplikasi Sistem Manajemen Personalia, yakni: 

Peningkatan kinerja dan efisiensi pada PT TIKI, terutama pada departemen HRD.



Pengurangan biaya yang harus dikeluarkan oleh PT TIKI dalam hal pembelian lisensi.



Memberikan informasi data karyawan yang akurat dan lengkap

2.8 Batasan Bisnis Pengembangan proyek Sistem Manajemen Personalia mempunyai batasan–batasan bisnis yang disebut business constraints. Hal-hal yang dibatasi dalam proyek ini, yaitu: 

Sistem diakses oleh Pihak Human Resource Department dan Administrator saja. Top Management, karyawan, dan divisi lainnya tidak dapat mengakses sistem ini



Sistem hanya dapat diakses via jaringan lokal oleh pihak internal perusahaan terutama oleh HRD.



Tampilan dari sistem harus nyaman dilihat dan mudah digunakan, dengan kata lain harus userfriendly.

Laporan Analisis

18


2.9 Strategi Proyek Dalam mengembangkan proyek ini, tim menggunakan metodologi FAST (Framework for the Applications of Systems Techniques). Fase-fase yang akan digunakan dalam penggunaan FAST sebagai strategi pengembangan proyek ini adalah:

1.

Scope Definition Phase Pada fase ini, akan ditentukan ruang lingkup dari sistem yang akan dibuat, batasan-batasan apa saja yang ada, termasuk batasan solusi masalah, dan jadwal. Identitas dari sebuah proyek dapat dilihat dari deliverable yang dihasilkan dari fase ini, yaitu Project Charter. Fase ini sangatlah penting karena dapat mencegah ruang lingkup yang meluas dan dapat menyebabkan neverending project.

2.

Problem Analysis Phase Masalah-masalah yang muncul pada fase Scope Definition akan dianalisa dan dicari kemungkinan munculnya suatu opportunities dan constraint pada masalah-masalah tersebut. Fase ini juga dapat memperbaiki ruang lingkup yang telah diidentifikasi pada fase sebelumnya dikarenakan hal tersebut baru muncul ketika suatu masalah telah dianalisa lebih mendalam. Di fase ini akan dihasilkan System Improvement & Objectives.

3.

Requirement Analysis Phase Pada fase ini, akan dilakukan analisa requirement dari masalah-masalah yang telah dirumuskan dalam dokumen System Improvement & Objectives. Requirement yang dihasilkan pada fase ini akan menggambarkan perilaku dari sistem yang akan dibuat. Hasil analisis requirement akan dikumpulkan dalam sebuah dokumen yang dinamakan Bussiness Requirement Statement.

4.

Logical Design Phase Merupakan tahap penerjemahan business requirement menjadi sistem model dari sistem yang akan dibuat. Fase ini tidak berkaitan dengan teknis dari implementasi untuk requirement tersebut.

5.

Decision Analysis Phase Pada fase ini dilakukan pengambilan keputusan untuk menentukan solusi mana yang akan digunakan dari berbagai solusi yang telah ditemukan untuk memenuhi kebutuhan sistem. Pengambilan keputusan tersebut didasarkan oleh faktor-faktor, antara lain technical feasibility, operational feasibility, economic feasibility, schedule feasibility, risk feasibility. Hasil dari fase ini adalah Approved System Proposal.

Laporan Analisis

19


6.

Physical Design & Integration Pada fase ini dilakukan penterjemahan dari business requirement menjadi system model yang akan menggambarkan perilaku sistem dan bagaimana cara untuk mengimplementasikannya. Jadi pada fase ini, kita tidak hanya menggambarkan apa saja hal yang bisa dilakukan oleh sistem, namun bagaimana teknis dari implementasinya. Hasil yang didapatkan dari fase ini adalah Specification Design.

7.

Construction & Testing Fase ini adalah fase dimana suatu sistem diimplemetasikan berdasarkan spesifikasi yang telah ditentukan pada fase Physical Design & Integration. Selain mengimplementasikan sistem, hal penting yang terdapat dalam fase ini adalah proses testing.

8.

Installation & Delivery Fase ini merupakan fase serah terima sistem yang telah dibuat dari tim pengembang ke system owner. Sistem akan di-install ke user environment untuk memastikan bahwa sistem dapat digunakan oleh user sesuai dengan ekspektasinya.

2.10 Dokumentasi dan Komunikasi Proyek Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan komunikasi proyek : 

Project Manager, System Analyst, Database Specialist, dan Lead Programmer melakukan komunikasi secara langsung dua kali dalam seminggu, selama minimal satu jam untuk melakukan quality assurance management.



System Analyst dan Lead Programmer melakukan komunikasi secara langsung setiap hari selama minimal satu jam untuk membahas perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan. System Analyst dan Lead Programmer membuat sub-requirement berikutnya yang harus dipenuhi.



Project Team secara keseluruhan termasuk System Owner akan mengadakan pertemuan setiap minggunya selama minimal satu jam untuk membahas mengenai arah perkembangan dari proyek yang telah dilaksanakan, hambatan yang dihadapi, resiko yang terjadi serta solusi yang ditawarkan.



Documentator membuat notulen untuk setiap pertemuan yang telah disebutkan pada butir 1 sampai dengan 3. Dokumentasi dapat dilakukan oleh siapa saja sesuai kesepakatan dan menggunakan lembaran notulensi yang telah disepakati.

Laporan Analisis

20




Project Team menggunakan sarana e-mail (mailing list), forum, SMS, dan telepon sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.



Tiap artifak ataupun dokumen yang dihasilkan oleh Project Team harus disimpan di dalam repositori yang telah ditentukan lokasinya.



Tiap anggota tim wajib memberikan progress report secara berkala melalui blog sebagai media komunikasi.

2.11 Organisasi dan Staf Proyek Pada Gambar 2.1. dijelaskan mengenai posisi dari struktur organisasi dan staf proyek. Posisi paling atas adalah system owner yang membawahi project manager. Project manager tersebut membawahi system analyst dan programmer. Gambar 2.1 Struktur Organisasi dan Staf Proyek

System Owner

Project Manager

System Analyst

Programmer

Tabel 2.2 di bawah ini menjelaskan siapa saja yang menjabat sebagai system owner, project manager, system analyst, dan programmer. Tabel 2.2 Staf Proyek No.

Jabatan

Nama

1.

System Owner

Amrizal Husein, SE.

2.

Project Manager

Edwin Kurniawan

3.

System Analyst

Wahyu Mirza Intan Sari HHZ

4.

Programmer

Desmond Darma Putra Femphy Pisceldo

Laporan Analisis

21


2.12 Pengalokasian Sumber Daya Tabel 2.3 di bawah ini menjelaskan mengenai tugas-tugas yang dimiliki setiap jabatan yang ada dalam struktur organisasi.

Tabel 2.3 Alokasi Sumber Daya No.

Jabatan

Tugas Utama

1.

Project Manager(PM)

         

Bertanggung jawab atas kesuksesan proyek. Mengkoordinasikan segala kegiatan. Mengatur pembagian tugas. Memeriksa & menyetujui tiap dokumen yang dihasilkan secara perorangan. Menetapkan target mingguan. Melakukan quality assurance management. Melakukan pemeriksaan atas database requirement. Membuat laporan berkala kepada system owner sesuai kebutuhan. Mengumpulkan semua dokumen yang dihasilkan selama proyek. Memantau dan mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi pada proyek.

2.

System Analyst (SA)

 Menganalisa proses bisnis yang berlaku mengkomunikasikannya ke Programmer.  Mempelajari domain permasalahan proyek.  Melakukan analisis permasalahan.  Melakukan analisis terhadap pelaksanaan proyek.  Melakukan analisis kebutuhan sistem.  Membuat system requirements.  Memantau database requirement.  Melakukan perancangan sistem (UML, ERD).  Menyiapkan standar konvensi pemrograman.

3.

Programmer (PR)

 Melakukan implementasi dari desain yang telah ditentukan oleh System Analyst  Membuat mock-up interface.  Melakukan sistem testing.  Melakukan bug fix.

dan

2.13 Estimasi Waktu Pengerjaan Proyek Estimasi waktu lamanya pengerjaan proyek adalah sebagai berikut: 

Scope Definition : 9 Maret 2007 – 15 Maret 2007 (5 hari kerja)



Problem Analysis : 12 Maret 2007 – 21 Maret 2007 (7 hari kerja)



Requirements Analysis : 22 Maret 2007 – 28 Maret 2007 (5 hari kerja)

Laporan Analisis

22




Logical Design: 29 Maret 2007 – 30 Maret 2007 (2 hari kerja)



Decision Analysis : 2 April 2007 – 10 April 2007 (5 hari kerja)



Physical Design : 16 April 2007 – 19 April 2007 (4 hari kerja)



Construction and Testing: 20 April 2007– 23 April 2007 (2 hari kerja)



Project Closing : 24 April 2007 – 25 April 2007 (2 hari kerja)

Berdasarkan waktu diatas, proyek akan memakan waktu kurang lebih 32 hari. Estimasi ini tentu saja bisa disesuaikan di kemudian hari bila dianggap tidak sesuai dengan keadaan ke depannya. Untuk lebih jelasnya, bisa di lihat pada Gantt Chart.

2.14 Work Breakdown Pada tabel 2.4 di bawah ini dijelaskan mengenai rencana proses kerja, durasi dan penanggung jawab dari proses kerja tersebut.

Tabel 2.4 Work Breakdown Nomor Aktifitas

Aktifitas

Scope Definition Phase 1 2 3 4 5 6 7

Project Schedule & Resource Assignment Baseline Project Plan & Schedule Preliminary Problem Statements Statements of Project Scope Preliminary Problem Statements with Scope Project Charter Project Charter Completed

Problem Analysis Phase 1 2 3 4

Capturing Business Process Cause-and-Effect Analysis Objective and Constraint Matrix System Improvement Objectives Deliverable

Requirement Analysis Phase 1 Draft Functional & Non-Functional Requirement 2 Requirement With Priorities 3 Use-case Diagram & Use-case Narrative 4 Use-case Dependency Diagram 5 Business Requirement Statement 6 Business Requirement Statement Deliverable Logical Design Phase 1 Business Process Modelling Laporan Analisis

Durasi (hari)

Tanggal Mulai Pengerjaan

Penanggung Jawab

5

9 Maret 2007

0.5 0.5 1 0.5 0.5 2 0

9 Maret 2007 9 Maret 2007 12 Maret 2007 13 Maret 2007 13 Maret 2007 14 Maret 2007 15 Maret 2007

7

12 Maret 2007

2 1 1 1

12 Maret 2007 16 Maret 2007 20 Maret 2007 21 Maret 2007

5

22 Maret 2007

0.5

22 Maret 2007

Wahyu, Intan

0.5 3 0.5 0.5 0 2

22 Maret 2007 23 Maret 2007 28 Maret 2007 28 Maret 2007 28 Maret 2007 29 Maret 2007

Edwin, Wahyu Wahyu, Intan Femphy Seluruh Anggota

1

29 Maret 2007

Desmond, Femphy

Edwin Edwin Intan, Wahyu Desmond Desmond Seluruh Anggota

Edwin, Wahyu Seluruh Anggota Seluruh Anggota

23


2 Business Data Modelling 3 User Interface Design 4 System Model Completed Decision Analysis Phase 1 2 3 4 5

Candidate System Matrix Feasibility Analysis Solutions to be Recommended System Proposal System Proposal Deliverable

Physical Design & Integration 1 2 3 4 5 6.

Activity Diagram Data Model Sequence Diagram Class Diagram GUI Design System Design Deliverable

Construction & Testing 1 Building Prototype 2 Prototype Deliverable Project Closing 1 Final Report 2 Final Report Deliverable

1 1 0

29 Maret 2007 30 Maret 2007 30 Maret 2007

5

2 April 2007

1 1 1 2 0

2 April 2007 3 April 2007 4 April 2007 5 April 2007 10 April 2007

4

16 April 2007

1 1 1 1 2 0

16 April 2007 16 April 2007 16 April 2007 17 April 2007 18 April 2007 19 April 2007

2

20 April 2007

2 0

20 April 2007 23 April 2007

2

24 April 2007

2 0

24 April 2007 25 April 2007

Femphy Desmond

Intan Desmond, Femphy Wahyu Seluruh Anggota

Wahyu Intan Edwin Femphy Desmond

Seluruh Anggota

Seluruh Anggota

2.15 Estimasi Biaya Proyek Estimasi pengeluaran biaya untuk pengembangan proyek ini dapat dilihat pada tabel 2.5 berikut ini.

Tabel 2.5 Estimasi Biaya Proyek Komponen

Peran

Unit

Biaya/Hari

Durasi (hari)

Total Biaya

Peralatan Komputer

Pendukung

5

Rp

25.000

32

Rp

800.000

Ruang Kerja

Pendukung

1

Rp 100.000

32

Rp

3.200.000

Komunikasi

Rp

1.000.000

Transportasi

Rp

300.000

Lain-lain

Nama

Peran

Edwin Kurniawan

Project Manager

Laporan Analisis

Unit 1

Biaya/Hari Rp 200.000

Durasi (hari) 32

Total Biaya Rp

6.400.000

24


Wahyu Mirza

System Analyst

1

Rp 150.000

27

Rp

4.050.000

Intan Sari HHZ

System Analyst

1

Rp 150.000

27

Rp

4.050.000

Desmond Darma

System Programmer

1

Rp 125.000

20

Rp

2.500.000

Femphy Pisceldo

System Programmer

1

Rp 125.000

20

Rp

2.500.000

Total

Laporan Analisis

Rp 24.800.000

25


3 Analisis Permasalahan Pada bagian analisis permasalahan ini akan dijelaskan mengenai identifikasi dan analisis permasalahan serta peluang, dan objektivitas peningkatan sistem. Sub-bagian identifikasi dan analisis permasalahan serta peluang akan dibagi menjadi 2 sub-bab yaitu, analisis sistem yang ada, dan analisis sebab akibat. Sub-bab dari Analisis sistem akan dibagi menjadi 3 sub-bab yaitu data, proses, komunikasi.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan serta Peluang 3.1.1 Analisis Sistem yang Ada Sistem manajemen personalia yang dimiliki PT TIKI saat ini berfungsi sebagai repositori pegawai, pencatatan reward dan punishment, dan pengaturan penggajian. Karena penggajian tidak termasuk dalam cakupan proyek ini, kami tidak akan mengulasnya dalam analisis ini.

3.1.1.1 Data Berikut ini adalah data yang disimpan pada sistem yang dimiliki PT TIKI. 

Data Pegawai adalah data setiap pegawai termasuk data pribadi dan data sebagai pegawai pada PT TIKI.



Data Notifikasi adalah data yang dimasukkan sendiri oleh manajer agar dapat mengingatkan dirinya saat event tersebut terjadi. Dalam hal ini jenis event hanya mencakupi tanggal pensiun atau promosi.



Data Penilaian Pegawai adalah data yang mencakup data prestasi pegawai per bulannya dan status hukuman dari pegawai. Saat ini data ini disimpan dalam sistem yang berbeda.

3.1.1.2 Proses 

Staf HRD dapat melihat, menambah, mengubah dan menghapus seluruh data pegawai setelah mendapatkan persetujuan dari manajer HRD.



Staf HRD memasukkan data penilaian pegawai yang telah mendapat persetujuan dari manajer HRD.



Staf HRD dapat melihat notifikasi pensiun atau masa berlakunya surat peringatan seorang pegawai. Staf HRD kemudian bisa memberitahukan kepada pegawai yang bersangkutan.

Laporan Analisis

26




Manajer HRD dapat melakukan pengawan terhadap apa yang telah dikerjakan oleh staf HRD, melalui log yang terdapat pada sistem.

3.1.1.3 Komunikasi 

Sistem yang ada ditempatkan di seluruh komputer yang dimiliki oleh pihak HRD.



Data-data yang tersimpan sudah tersentralisasi, sehingga pihak HRD yang berada pada cabang yang berbeda bisa mengakses data yang sama.

3.1.2 Analisis Sebab-Akibat Pada sub - bab ini akan dijelaskan mengenai hasil analisis masalah, opportunities dan directives yang telah diidentifikasi pada sub - bab sebelumnya. Proses analisis ini dirangkum dalam tabel 3.1 yang berisi analisis sebab - akibat (Cause-and-Effect Analysis Matrix) berikut ini:

Tabel 3.1 Cause-and-Effect Analysis Matrix Nama Proyek Sistem Manajemen Personalia Disusun Oleh Wahyu Mirza Tanggal Penyusunan 17 Maret 2007

Manajer Proyek Edwin Kurniawan Penyesuaian Akhir Oleh Edwin Kurniawan Tanggal Penyesuaian Terakhir 21 Maret 2007

Masalah dan Kesempatan

Sebab dan Akibat

Proses pencatatan reward, saat ini masih menggunakan sistem yang tidak terintegrasi dengan sistem manajemen personalia yang sudah ada, sehingga dapat terjadi ketidakakuratan data, karena sistem yang digunakan tidak sama

 Belum adanya sistem yang mengintegrasikan keduanya karena pada saat itu, reward dianggap hanya mempengaruhi besarnya tunjangan yang diperoleh pegawai per semester.  Perlu membuka kedua sistem untuk memperoleh informasi mengenai reward dan punishment ketika pihak HRD melakukan manajemen personalia.

Belum adanya sistem yang menangani penjadwalan training, sehingga waktu yang digunakan menjadi tidak efisien untuk melakukan proses penjadwalan training.

 Sistem penjadwalan training dilakukan oleh subdivisi training.  Tidak terintegrasinya sistem yang terdapat pada divisi HRD dengan subdivisi training.  Membutuhkan waktu yang cukup lama apabila divisi HRD ingin mengetahui data pegawai yang telah mengikuti training.

Sistem yang ada saat ini tidak platform independent, padahal TIKI berencana untuk menekan biaya akibat pembelian lisensi.

 Sistem yang ada saat ini hanya bisa dijalankan pada sistem operasi Microsoft Windows.  Divisi HRD harus mengeluarkan biaya untuk penggunaan lisensi, dalam hal ini sistem

Laporan Analisis

27


operasi Microsoft Windows. Belum adanya sistem yang menangani pencatatan riwayat mutasi (pindah divisi, pergantian status karyawan, kenaikan jabatan), sehingga waktu yang dibutuhkan proses penelusuran data karyawan menjadi lebih lama

 Belum tersedianya fungsi untuk mencatat riwayat mutasi seorang pegawai pada sistem yang ada saat ini.  Informasi mengenai data pegawai menjadi tidak lengkap.  Divisi HRD akan mendapat kesulitan ketika ingin melakukan penulusuran tentang riwayat seorang pegawai.

3.2 Objektivitas Peningkatan Sistem Berdasarkan analisis sebab - akibat yang telah disebutkan di sub–bab sebelumnya, kami dapat menyimpulkan sejumlah poin yang akan meningkatkan performa sistem, yang dirangkum pada tabel 3.2 berikut ini:

Tabel 3.2 Objective-and-Constraint Matrix Nama Proyek Sistem Manajemen Personalia Disusun Oleh Wahyu Mirza Tanggal Penyusunan 17 Maret 2007

Manajer Proyek Edwin Kurniawan Penyesuaian Akhir Oleh Edwin Kurniawan Tanggal Penyesuaian Terakhir 21 Maret 2007

Sasaran Sistem

Batasan Sistem

Mengintegrasikan sistem reward dengan sistem manajemen personalia yang dimiliki saat ini.

 Tidak mengubah bentuk penilaian yang sudah dibuat sebelumnya.  Sistem harus selesai dalam jangka waktu 3 bulan.

Memudahkan HRD dalam merencanakan training yang akan diberikan kepada pegawai sehingga persiapan training lebih matang.

 Data training yang disimpan, harus mencakup waktu, tempat dan pelaksana beserta keterangan-keterangan lainnya.

Penghematan biaya yang dikeluarkan akibat pembelian lisensi.

 Sistem dapat berjalan secara multi-platform.

Memudahkan divisi HRD dalam melakukan penelusuran riwayat seorang pegawai

 Riwayat mutasi yang disimpan meliputi tanggal mutasi, dan perubahan status seorang pegawai.

Laporan Analisis

28


4 Analisis Kebutuhan Pada bagian analisis kebutuhan ini akan dijelaskan mengenai identifikasi dan pernyataan kebutuhan sistem dan use-case modeling. Bagian identifikasi dan pernyataan kebutuhan sistem akan dibagi menjadi 2 sub-bab yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional, sedangkan pada bagian use-case modeling akan dibagi menjadi 5 sub-bab yaitu identifikasi aktor, identifikasi usecase, use-case diagram, use-case narative, identifikasi use-case dependencies, dan prioritas functional requirements.

4.1 Identifikasi dan Pernyataan Kebutuhan Sistem Proses ini merupakan kegiatan mendasar yang pertama sekali harus dilakukan dalam fase analisis kebutuhan (requirement analysis phase). Proses ini dilakukan berdasarkan pada system improvement objectives yang telah ditentukan dalam fase sebelumnya, yaitu pada fase analisis permasalahan (problem analysis phase). Pada fase ini, tujuan dari perancangan sistem yang telah ditentukan pada system improvement objectives tersebut diterjemahkan menjadi kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang nantinya akan memenuhi tujuan tersebut. Kebutuhan fungsional dan non–fungsional tersebut dipenuhi dengan mewujudkannya dalam fungsi–fungsi yang akan terdapat pada sistem.

Dalam usaha mengidentifikasi, menganalisis, dan

memahami kebutuhan sistem, tim kami

menggunakan salah satu metode Fact-Finding yaitu dengan menggunakan wawancara. Metode ini sangat membantu tim kami dalam menggali kebutuhan dari pihak client.

4.1.1 Kebutuhan Fungsional Fungsi-fungsi terkomputerisasi yang akan dikembangkan dalam proyek ini terbagi menjadi 5 modul. Keterangan detil dari setiap fungsi dalam setiap modul akan dijelaskan di bawah ini:



Modul Kepegawaian Kegunaan: Modul ini mengelola data pegawai, termasuk jika ada perubahan perubahan atau penambahan data pegawai baru. Input: Input dari modul ini adalah data pegawai yang telah dimasukkan oleh pengguna dan data pegawai dari basis data untuk kebutuhan review pegawai.

Laporan Analisis

29


Proses: Proses yang ada di dalam modul ini adalah pengelolaan data pegawai, melihat data pegawai. Output: Output dari modul ini adalah data-data pegawai sebagai tampilan untuk pengguna.



Modul Struktur Organisasi Kegunaan: Modul ini menampilkan struktur organisasi perusahaan Input: Input dari modul ini adalah struktur organisasi perusahaan yang dimasukkan oleh pengguna dengan mengolah diagram yang tersedia pada sistem.. Proses: Proses yang ada di dalam modul ini adalah mengubah dan mencetak struktur organisasi. Ouput: Output dari modul ini adalah tampilan struktur organisasi perusahaan lengkap beserta nama dan jabatannya.



Modul Manajemen Pelatihan Kegunaan: Modul ini mengelola penjadwalan training dan peserta pelatihan. Input: Input dari modul ini adalah deskripsi singkat, waktu, tempat, pelaksana beserta para peserta dari pelathan yang akan diadakan. Proses: Proses yang ada pada modul ini adalah mengubah jadwal, menempatkan pegawai pada pelatihan yang sudah direncanakan Output: Output dari modul ini adalah tampilan jadwal training beserta daftar peserta pelatihan tersebut.



Modul Penilaian Pegawai Kegunaan: Modul ini mencatat penilaian yang dimiliki tiap pegawai, termasuk nilai kualitas pegawai pada suatu bulan tertentu berdasarkan parameter yang sudah ditentukan yang mempengaruhi mutasi dan jabatan. Input: Input dari modul ini adalah penilaian dari kepala bagian. Proses:Proses yang ada pada modul ini adalah pengolahan data input penilaian. Output: Output dari modul ini adalah tampilan nilai kualitas pegawai.



Modul Notifikasi Kegunaan: Modul ini mengingatkan pengguna terhadap suatu event dalam waktu dekat. Event dapat berupa waktu pensiun seorang pegawai atau waktu untuk melakukan mutasi bagi seorang pegawai.

Laporan Analisis

30


Input: Input dari modul ini adalah data event dari modul-modul yang sudah ada ditambah beberapa data event yang harus dimasukkan sendiri,

termasuk penaturan jangka waktu

notifikasi. Proses: Proses yang ada pada modul ini adalah menampilkan event yang akan berlangsung. Output: Output dari produk ini adalah tampilan notifikasi dari suatu event,

4.1.2 Kebutuhan Non-Fungsional Setelah mendefinisikan kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem maka langkah selanjutnya adalah mendefinisikan kebutuhan non–fungsional dari sistem yang hendak dipenuhi. Untuk lebih jelasnya, kebutuhan non–fungsional tersebut dapat dilihat pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Kebutuhan Non-Fungsional Penjelasan Performance

 Memberikan efisiensi terhadap waktu pemrosesan data agar response time yang diberikan oleh sistem lebih cepat.

Information

 Format penyajian laporan statistik dibuat ke dalam bentuk yang mudah dipahami.  Penyimpanan data yang dilakukan secara terpusat sehingga mempermudah proses pencarian data.  Meminimalisasi terjadinya human error dalam proses pengisian data.  Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant

Economic

 Mengurangi biaya akibat pembelian lisensi.

Control

 Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyeleksian data pelamar.  Membatasi akses penggunaan terhadap sistem dengan cara menerapkan privilege.  Mencegah akses penuh dari pengguna-pengguna yang tidak berwenang dengan membuat fungsi login.

Eficiency

 Tidak adanya duplikasi langkah pada suatu proses yang dapat menyebakan inefisiensi sistem.  Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses dengan adanya sistem penyimpanan data yang terpadu.

Laporan Analisis

31


Service

 Menghasilkan informasi yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi.  Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem dengan adanya dokumentasi dari sistem yang lengkap dan terstruktur.

4.2 Use-Case Modeling 4.2.1 Identifikasi Aktor Sistem Manajemen Personalia memiliki beberapa aktor yang secara langsung berhubungan dengan sistem dan memicu proses-proses dari fungsi-fungsi ada di dalam sistem. Untuk lebih jelas, aktor dan deskripsi dari masing-masing aktor yang terkait dengan sistem tercantum dalam tabel 4.2. Tabel 4.2 Identifikasi Aktor Aktor

Alias

Deskripsi

HR Manager, Deputy Manager, HR supervisor, Kepala Bagian

Manajer HRD

Individu yang berhak melihat seluruh data tenaga kerja.

HR Staff

Staf HRD

Individu yang berhak memasukkan data kepegawaian dan penilaian.

Training Coordinator beserta Staffnya

Divisi Training

Individu yang bertanggung jawab terhadap manajemen pelatihan.

Staff IT

Administrator

Me-reset password pengguna

4.2.2 Identifikasi Use-Case Dalam analisis kebutuhan, tim pengembang menghasilkan daftar aktor dan juga keterangan kebutuhan dari setiap aktor yang diharapkan dapat dipenuhi oleh sistem. Berdasarkan kebutuhankebutuhan tersebut, dihasilkan beberapa use-case yang mendeskripsikan fungsi-fungsi sistem dari sudut pandang pengguna. Use-case yang ada dalam sistem tercantum di dalam tabel 4.3. Tabel 4.3 Identifikasi Use-Case Nama Use-Case

Deskripsi

Aktor yang Terlibat

SMP-SUC1.00

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat data-data pegawai secara lengkap.

Manajer HRD, Staf HRD, Administrator

Melihat Data Pegawai

Laporan Analisis

32


Nama Use-Case

Deskripsi

Aktor yang Terlibat

SMP-SUC2.00 Mencetak Data Pegawai

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak data pegawai.


SMP-SUC3.00 Mengatur Data Pegawai

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah, mengubah atau menghapus data pegawai.


SMP-SUC4.00 Melihat Data Penilaian Pegawai

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat kinerja seorang pegawai.


SMP-SUC5.00 Mencetak Data Penilaian Pegawai

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak data penilaian pegawai.


SMP-SUC6.00 Mengatur Data Penilaian Pegawai

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah atau mengubah penilaian pegawai.


SMP-SUC7.00 Melihat Struktur Organisasi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat struktur organisasi yang ada di perusahaan.


SMP-SUC8.00 Mencetak Struktur Organisasi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak struktur organisasi di perusahaan.


SMP-SUC9.00 Melihat Jadwal Pelatihan

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat jadwal pelatihan yang telah ditentukan perusahaan.

Divisi Training, Administrator

SMP-SUC10.00 Mengatur Jadwal Pelatihan

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah, mengubah atau menghapus jadwal pelatihan.


SMP-SUC11.00 Mencetak Daftar Peserta Pelatihan

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak nama-nama peserta yang mengikuti pelatihan. Daftar pesarta ini nantinya akan berguna sebagai media absensi ketika pelatihan berlangsung.


SMP-SUC12.00 Mengatur Daftar Peserta Pelatihan

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambahkan atau mengurangi peserta yang akan mengikuti pelatihan.


SMP-SUC13.00 Melihat Notifikasi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat notifikasi yang telah dibuat terhadap seorang karyawan.


SMP-SUC14.00 Mengatur Notifikasi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin memasukkan atau mengubah notifikasi yang ada.

Manajer HRD, Administrator

Laporan Analisis

33


4.2.3 Use-Case Diagram Use-Case Diagram merupakan sebuah diagram yang mendeskripsikan interaksiinteraksi antara sistem, sistem eksternal, dan pengguna. Dengan kata lain, diagram ini menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan bagaimana cara pengguna berinteraksi dengan sistem.

Use-Case Diagram pada gambar 4.1 dihasilkan dari Actor Glossary dan Use-Case Glossary yang dihasilkan sebelumnya. Gambar 4.1 Use-Case Diagram

Laporan Analisis

34


Sistem Manajemen Personalia Modul Kepegawaian Mengatur Data Pegawai

<<uses>>

Mencetak Data Pegawai

<<uses>>


Modul Struktur Organisasi Melihat Struktur Organisasi

<<uses>>

Mencetak Struktur Organisasi

Modul Penilaian Pegawai Mengatur Data Penilaian Pegawai

<<uses>>

Melihat Penilaian Pegawai

Staf HRD

<<uses>>

Mencetak Penilaian Pegawai

Modul Notifikasi Manajer HRD

Mengatur Notifikasi

<<uses>>

Melihat Notifikasi

Modul Pelatihan

Divisi Training

Laporan Analisis

Melihat Jadwal Pelatihan

<<uses>>

<<uses>>

<<uses>>

Mencetak Daftar Peserta Pelatihan

Mengatur Jadwal Pelatihan

Mengatur Data Peserta Pelatihan

Administrator

35


4.2.4 Use-Case Narative Use-case narative dapat dilihat pada lampiran pada halaman belakang laporan analisis ini.

4.2.5 Identifikasi Use-Case Depedencies Use-Case Dependency Diagram merupakan diagram yang mendeskripsikan ketergantungan di antara use-case. Dengan kata lain, diagram ini menggambarkan urutan pengembangan use-case.

Keuntungan dari menggunakan diagram ini adalah: 

Meningkatkan pemahaman akan fungsionalitas dari sistem.



Membantu mengidentifikasi use-case yang hilang.



Membantu memfasilitasi project management dalam menentukan use-case mana yang lebih penting, sehingga urutan prioritasnya dapat ditentukan.

Gambar 4.1 berikut ini merupakan Use-Case Dependency Diagram dari HRD Support System.

Gambar 4.2 Use-Case Depedencies Diagram


<<depends

on>>

Melihat Jadwal Pelatihan <<depends

on>>


Mengatur Data Pegawai

<<depends

on>>

Mengatur Data Peserta Pelatihan

<<depends

on>>

<<depends


<<depends

on>>

<<depends

<<depends

on>>

<<depends

on>>

<<depends


<<depends

on>>

<<depends

on>>

Melihat Struktur Organisasi



Laporan Analisis

on>>

on>>

on>>


Mengatur Notifikasi

<<depends

on>>

Melihat Notifikasi

Mengatur Data Penilaian Pegawai

36


4.2.6 Prioritas Functional Requirements Prioritas dari kebutuhan fungsional dijelaskan dalam tabel 4.18 di bawah ini. Tabel 4.4 Prioritas Functional Requirements No.

Kebutuhan sistem

Prioritas

1.

Sistem dapat mengelola data pegawai, termasuk perubahan dan penambahan data pegawai baru (modul kepegawaian).

1

2.

Sistem dapat mengelola penjadwalan training dan peserta pelatihan (modul manajemen pelatihan).

1

3.

Sistem dapat mencatat penilaian yang dimiliki setiap pegawai, termasuk nilai kualitas pegawai (modul penilaian pegawai).

1

4.

Sistem dapat menampilkan struktur organisasi perusahaan

2

5.

Sistem dapat mengingatkan pengguna terhadap suatu event dalam waktu dekat.

3

Keterangan Tabel 4.4: - Prioritas 1 merupakan kebutuhan sistem yang dianggap paling esensial sehingga merupakan syarat minimal sistem. - Prioritas 2 merupakan kebutuhan sistem yang masih dianggap esensial tetapi bukan merupakan syarat minimal sistem. - Prioritas 3 merupakan kebutuhan sistem yang dianggap kurang esensial akan tetapi masih dianggap akan mendukung kegunaan sistem.

Laporan Analisis

37


5 Perancangan Logika Perancangan logika adalah proses menterjemahkan user requirement ke dalam model yang mampu menggambarkan kerja sistem nantinya tanpa melibatkan hal-hal teknis dan detail implementasi terlebih dahulu. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai data model, process model dan interface model.

5.1 Data Model Data Model adalah bentuk representasi data yang digunakan dan diolah di dalam sistem. Representasi ini hanyalah berupa model-model konseptual atau logika saja.

5.1.1 Entity Relationship Diagram Data Modelling pemodelan data) merupakan adalah suatu teknik untuk mengorganisasi dan mendokumentasikan data sistem. Dalam proyek, untuk menggambarkan model data digunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sebuah pemodelan data yang memanfaatkan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam bentuk entitas (entity) dan relasi (relationship) yang dideskripsikan oleh data tersebut.

Laporan Analisis

38


Laporan Analisis

39


Gambar 5.1 Entity Relationship Diagram

EMPLOYEE refered by

refer to

NIP (Primary Key) Name Gender Religion Birth Place Birth Date Address Phone Last Education Marital Status Reference (Foreign Key) Location Division

TRAINING TRAINING PARTICIPANT Participant ID (Primary Key) NIP (Foreign Key) Training ID (Foreign Key) Presence

become

PUNISHMENT

ORGANIC

supervise

Join Date Organic Date Title Salary NIA Askes A Male Female Askes B Male Female

CONTRACT

is a

get

SP Number (Primary Key) NIP (Foreign Key) SP Type Start Date Note

REWARD

is a

Join Date Contract Date Title Salary NIA Askes A Male Female Askes B Male Female

get

is a HONORER Join Date Supervisor (Foreign Key) Title Honor

FREELANCE

participate in

Training ID (Primary Key) Name Organizer Start Time End Time Place Duty-free Description

Reward ID (Primary Key) NIP (Foreign Key) Period Point for criteria 1 Point for criteria 2 Point for criteria 3 Point for criteria 4 Point for criteria 5 Point for criteria 6 Point for criteria 7 Point for criteria 8 Point for criteria 9 Point for criteria 10 Point for criteria 11 Point for criteria 12 Point for criteria 13 Point for criteria 14 Point for criteria 15 Point for criteria 16

REMAINDER about is a

Remainder ID (Primary Key) NIP (Foreign Key) Date Note

Join Date Title Honor

INACTIVE

is a

Inactive Date Reason Last Status

Laporan Analisis

40


ERD pada gambar 5.1 menunjukkan hubungan di antara seluruh entitas yang ada di dalam Sistem Manajemen Personalia. Penjelasan lebih detil adalah sebagai berikut.

1.

EMPLOYEE, adalah entitas yang mewakili pegawai, dengan atribut sebagai berikut: 

NIP, adalah Nomor Induk Pegawai.



Name, adalah nama lengkap pegawai.



Gender, adalah jenis kelamin pegawai.



Religion, adalah Agama dari pegawai.



Birth Place, adalah tempat kelahiran pegawai.



Birth Date, adalah tanggal kelahiran pegawai.



Address, adalah alamat pegawai.



Phone, adalah nomor telepon pegawai.



Last Education, adalah pendidikan terakhir pegawai.



Marital Status, adalah status pernikahan pegawai.



Reference, adalah pegawai lain yang menjadi referensi dari pegawai.



Location, adalah nama kantor tempat pegawai bekerja.



Division, adalah divisi tempat pegawai bekerja.

Berdasarkan statusnya didalam perusahaan, pegawai dapat diklasifikasikan sebagai pegawai organik, kontrak, honorer, freelance, atau pegawai yang sudah tidak aktif. Berikut adalah entitas yang mewakili status-status karyawan. a. ORGANIC, adalah entitas yang mewakili karyawan tetap, dengan atribut tambahan sebagai berikut: 

Join Date, adalah tanggal pegawai mulai bergabung dengan perusahaan.



Organic Date, adalah tanggal seorang pegawai mulai diangkat menjadi pegawai tetap.



Title, adalah jabatan pegawai pada perusahaan.



Salary, adalah gaji bulanan yang diterima pegawai.



NIA, adalah nomor asuransi kesehatan yang dimiliki pegawai.



Askes A, adalah kuantitas tanggungan pegawai yang didaftarkan pada asuransi kesehatan tipe A, yaitu Askes untuk orang berusia dibawah 56 tahun. Dalam pencatatannya, dipisahkan antara tanggungan wanita (female) dan pria (male).



Askes B, adalah kuantitas tanggungan pegawai yang didaftarkan pada asuransi kesehatan tipe A, yaitu Askes untuk orang berusia diatas 56 tahun. Dalam pencatatannya, dipisahkan antara tanggungan wanita (female) dan pria (male).

b. CONTRACT, adalah entitas yang mewakili pegawai kontrak, dengan atribut sebagai berikut:

Laporan Analisis

41


 Join Date, adalah tanggal pegawai mulai bergabung dengan perusahaan.  Contract Date, adalah tanggal seorang pegawai mulai diangkat menjadi pegawai kontrak.  Title, adalah jabatan pegawai pada perusahaan.  Salary, adalah gaji bulanan yang diterima pegawai.  NIA, adalah nomor asuransi kesehatan yang dimiliki pegawai.  Askes A, adalah kuantitas tanggungan pegawai yang didaftarkan pada asuransi kesehatan tipe A, yaitu Askes untuk orang berusia dibawah 56 tahun. Dalam pencatatannya, dipisahkan antara tanggungan wanita (female) dan pria (male).  Askes B, adalah kuantitas tanggungan pegawai yang didaftarkan pada asuransi kesehatan tipe A, yaitu Askes untuk orang berusia diatas 56 tahun. Dalam pencatatannya, dipisahkan antara tanggungan wanita (female) dan pria (male). c. HONORER, adalah entitas yang mewakili pegawai honorer, dengan atribut sebagai berikut: 

Join Date, adalah tanggal pegawai mulai bergabung dengan perusahaan.



Supervisor, adalah pegawai lain yang menjadi supervisor dari pegawai.



Title, adalah jabatan pegawai pada perusahaan.



Honor, adalah honor yang diterima pegawai.

d. FREELANCE, adalah entitas yang mewakili pegawai freelance, dengan atribut sebagai berikut:  Join Date, adalah tanggal pegawai mulai bergabung dengan perusahaan.  Title, adalah jabatan pegawai pada perusahaan.  Honor, adalah honor yang diterima pegawai. e. INACTIVE, adalah entitas yang mewakili pegawai yang sudah tidak aktif lagi di perusahaan, dengan atribut sebagai berikut: 

Inactive Date, adalah tanggal pegawai mulai tidak bekerja lagi di perusahaan.



Reason, adalah alasan seorang pegawai berhenti bekerja di perusahaan. Berdasarkan Peraturan Perusahaan Pasal 39 ayat 4, PHK antara perusahaan dan karyawan dapat terjadi akibat: 

Pegawai mengundurkan diri.



Berakhirnya masa kontrak.



Pegawai melakukan kesalahan atau pelanggaran.



Pegawai tidak memenuhi standar kerja yang ditentukan perusahaan.



Pegawai mengalami sakit yang berkepanjangan.



Pegawai meninggal dunia.



Pegawai memasuki usia pensiun.

Laporan Analisis

42

TIKI - Sistem Manajemen Personalia   2.

Pemberhentian umum.

Last Status, adalah status karyawan terakhir kali sebelum berhenti bekerja.

TRANING, adalah entitas yang mewakili pelatihan yang terjadi di perusahaan, dengan atribut sebagai berikut:

3.



Training ID, adalah atribut yang membedakan antar pelatihan.



Name, adalah nama dari pelatihan yang diadakan.



Organizer, adalah pihak penyelenggara pelatihan.



Start Time, adalah tanggal dan waktu awal pelatihan.



End Time, adalah tanggal dan waktu akhir pelatihan.



Place, adalah tempat diadakannya pelatihan.



Duty-free, adalah sifat dari pelatihan, dapat bernilai wajib atau tidak wajib.



Description , adalah deskripsi tambahan mengenai pelatihan yang akan diselenggarakan.

TRAINING PARTICIPANT, adalah entitas yang mewakili peserta pelatihan, dengan atribut sebagai brerikut: 

Participant ID, adalah atribut yang membedakan antara satu peserta dan peserta lainnya. Atribut ini terdiri dari NIP milik pegawai dan Training ID pelatihan.

 4.

Presence, adalah kehadiran dari karyawan pada karyawan.

PUNISHMENT, adalah entitas yang mewakili hukuman yang diterima pegawai berupa Surat Peringatan (SP), dengan atribut sebagai berikut: 

SP Number, adalah nomor surat yang dikeluarkan oleh HRD untuk pegawai yang melakukan pelanggaran.



NIP, adalah NIP milik pegawai yang menerima SP.



SP Type, adalah jenis SP yang diberikan. Menurut Peraturan Perusahaan Pasal 37, ada tiga jenis SP yang dapat diberikan berdasarkan tingkat kesalahannya, yaitu SP I, SP II, SP III.

5.



Start Date, adalah tanggal diberikannya SP kepada pegawai.



Note, adalah alasan pegawai diberi SP.

REWARD, adalah entitas yang mewakili penilaian yang diperoleh seorang pegawai dalam satu bulan tertentu, dengan atribut sebagai berikut: 

Reward ID, adalah atribut yang membedakan penilaian yang satu terhadap yang lain, terdiri dari NIP pegawai yang dinilai dan periode (Period) penilaian



Point for criteria 1 – 16, adalah nilai yang diperoleh seorang pegawai pada setiap kriteria penilaian. Berikut ini adalah kriteria penilaian kinerja pegawai:  Absensi.  Keselamatan kerja.

Laporan Analisis

43

TIKI - Sistem Manajemen Personalia  Penampilan dan penggunaan seragam.  Kerja sama tim.  Sikap Kerja.  Mempunyai rencana dan alternatif kerja  Pendelegasian tugas.  Melaksanakan evaluasi rutin terhadap pencapaian target dan rencana yang sudah ditetapkan.  Melakukan pencegahan dan perbaikan atas masalah yang ada.  Menjalankan rencana sesuai prinsip prioritas.  Mendapatkan komitmen bawahan.  Mengarahkan dan membimbing.  Menilai hasil kerja dan menghargai.  Membangun semangat kerja sama.  Tingkat kesalahan.  Sesuai standar kerja.  Kerapihan kerja.  Jumlah pekerjaan yang diselesaikan tepat waktu. 6.

APPRAISAL, adalah entitas yang mewakili notifikasi yang dibuat, terdiri dari atribut sebagai berikut: 

Appraisal ID, adalah atribut untuk membedakan antar notifikasi, terdiri dari NIP pegawai, dan tanggal notifikasi (Date).



Note, adalah isi dari notifikasi.

Laporan Analisis

44


5.2 Process Model 5.2.1 Activity Diagram: Melihat Data Pegawai Gambar 5.2 Activity Diagram: Melihat Data Pegawai

Memilih pilihan melihat data pegawai

Menampilkan form pencarian

Memasukkan kriteria pencarian

Memilih untuk menampilkan seluruh data

Menampilkan daftar pegawai yang diinginkan

Menampilkan seluruh daftar pegawai

Memilih nama pegawai

Menampilkan detil data pegawai

Keterangan Gambar 5.2: 1. Pengguna memilih pilihan melihat data pegawai. 2. Sistem menampilkan form pencarian, ada 2 opsi yang bisa yang bisa dilakukan yaitu memasukkan kriteria pencarian atau memilih untuk menampilkan seluruh data. Laporan Analisis

45


3. Jika pengguna memilih memasukkan kriteria pencarian, maka sistem akan menampilkan daftar pegawai yang diinginkan. 4. Jika pengguna memilih menampilkan seluruh data, maka sistem akan menampilkan seluruh data pegawai. 5. Setelah itu, jika pengguna memilih nama pegawai, maka sistem akan menampilkan detil data pegawai yang bersangkutan. 6. Pengguna melihat data pegawai.

Laporan Analisis

46


5.2.2 Activity Diagram: Mencetak Data Pegawai Gambar 5.3 Activity Diagram: Mencetak Data Pegawai

Menampilkan data pegawai

Memilih pilihan mencetak data pegawai

Menampilkan form pencetakan

Memilih format pencetakan

Mengirim data ke mesin cetak

Keterangan Gambar 5.3: 1. Pengguna memilih menampilkan data pegawai. 2. Kemudian pengguna memilih pilihan mencetak data pegawai. 3. Sistem menampilkan form pencetakan. 4. Pengguna memilih format pencetakan. 5. Sistem mengirim data ke mesin cetak. 6. Mesin cetak mencetak data pegawai.

Laporan Analisis

47


5.2.3 Activity Diagram: Mengatur Data Pegawai

Gambar 5.4 Activity Diagram: Mengatur Data Pegawai

Menampilkan data pegawai

Memilih pilihan menambah data pegawai

Memilih pilihan mengubah data pegawai

Memilih pilihan menghapus data pegawai

Menampilkan form penambahan data pegawai

Menampilkan form pengubahan data pegawai

Meminta konfirmasi pengguna

Mengisi form

Mengubah isi form

Memberikan tombol konfirmasi

Validasi data masukan


[data tidak valid]

[data tidak valid] [data valid]

[data valid]

Sistem menyimpan data baru

Sistem meyimpan perubahan data

[batal]

[lanjut]

Sistem menghapus data

Keterangan Gambar 5.4: 1. Sistem menampilkan data pegawai. 2. Ada 3 opsi yang dapat dipilih oleh pengguna yaitu, menambah data pegawai, mengubah data pegawai, menghapus data pegawai. 3. Jika pengguna memilih data pegawai maka sistem akan menampilkan form penambahan data pegawai. Kemudian pengguna mengisi form tersebut dan setelah itu sistem akan melakukan validasi terhadap data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan data baru, tetapi

Laporan Analisis

48


jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form data pegawai dan menampilkan pesan error. 4. Jika pengguna memilih mengubah data pegawai, maka sistem akan menampilkan form pengubahan data pegawai, lalu pengguna mengubah isi form tersebut, lalu sistem akan melakukan validasi terhadap data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan perubahan data, tetapi jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form pengubahan data pegawai dan menampilkan pesan error. 5. Jika pengguna memilih menghapus data pegawai, maka sistem akan meminta konfirmasi dari pengguna dengan menampilkan tombol konfirmasi. Jika pengguna memilih melanjutkan maka sistem akan menghapus data pegawai yang dipilih, tetapi jika pengguna memilih membatalkan, maka sistem akan menampilkan data pegawai.

Laporan Analisis

49


5.2.4 Activity Diagram: Melihat Data Penilaian Pegawai

Gambar 5.5 Activity Diagram: Melihat Data Penilaian Pegawai

Memilih pilihan melihat data penilaian pegawai




Menampilkan daftar pegawai yang diinginkan

Menampilkan seluruh daftar pegawai

Memilih nama pegawai

Menampilkan data penilaian pegawai

Keterangan Gambar 5.5: 1. Pengguna memilih pilihan melihat data penilaian pegawai. 2. Sistem menampilkan form pencarian. 3. Ada 2 opsi yang dapat dipilih oleh pengguna yaitu, memasukkan kriteria pencarian dan memilih untuk menampilkan seluruh data.

Laporan Analisis

50


4. Jika pengguna memilih memasukkan kriteria pencarian, maka sistem akan menampilkan daftar pegawai yang diinginkan. 5. Jika pengguna memilih untuk menampilkan seluruh data pegawai, maka sistem akan menampilkan seluruh daftar pegawai. 6. Pengguna memilih nama pegawai, maka sistem akan menampilkan data penilaian pegawai.

Laporan Analisis

51


5.2.5 Activity Diagram: Mencetak Data Penilaian Pegawai

Gambar 5.6 Activity Diagram: Mencetak Data Penilaian Pegawai


Memilih pilihan mencetak data penilaian pegawai




Keterangan Gambar 5.6: 1. Sistem menampilkan data penilaian pegawai. 2. Pengguna memilih pilihan mencetak data penilaian pegawai. 3. Sistem menampilkan form pencetakan. 4. Pengguna memilih format pencetakan. 5. Sistem mengirim data ke mesin cetak. 6. Mesin cetak mencetak data penilaian pegawai.

Laporan Analisis

52


5.2.6 Activity Diagram: Mengatur Data Penilaian Pegawai

Gambar 5.7 Activity Diagram: Mengatur Data Penilaian Pegawai


Memilih pilihan menambah data penilaian pegawai

Memilih pilihan menambah data hukuman pegawai

Memilih pilihan mengubah data penilaian

Memilih pilihan mengubah data hukuman

Menampilkan form penambahan data penilaian

Menampilkan form penambahan data hukuman

Menampilkan form pengubahan data penilaian

Menampilkan form pengubahan data hukuman

Mengisi form

Mengisi form

Mengubah form

Mengubah form





[data tidak valid]

[data tidak valid]

[data tidak valid]

[data tidak valid]

[data valid]

[data valid]

[data valid]

[data valid]





Keterangan Gambar 5.7: 1. Sistem menampilkan data penilaian pegawai. 2. Ada 4 opsi yang dapat dipilih oleh pengguna yaitu memilih pilihan untuk menambah data penilaian pegawai, memilih pilihan menambah data hukuman pegawai, memilih pilihan mengubah data penilaian, dan memilih pilihan untuk mengubah data hukuman. 3. Jika pengguna memilih pilihan untuk menambah data penilaian, maka sistem akan menampilkan form penambahan data penilaian, lalu pengguna mengisi form tersbut, lalu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan data baru, tetapi jika data tidak valid, maka sistem akan menampilkan form penambahan data penilaian dan pesan error. 4. Jika pengguna memilih pilihan untuk menambah data hukuman pegawai, maka sistem akan menampilkan form penambahan data hukuman, lalu pengguna mengisi form tersbut, lalu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan data baru,

Laporan Analisis

53


tetapi jika data tidak valid, maka sistem akan menampilkan form penambahan data hukuman dan pesan error. 5. Jika pengguna memilih pilihan untuk mengubah data penilaian, maka sistem akan menampilkan form pengubahan data penilaian, lalu pengguna mengubah form tersbut, lalu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan perubahan data, tetapi jika data tidak valid, maka sistem akan menampilkan form pengubahan data penilaian dan pesan error. 6. Jika pengguna memilih pilihan untuk mengubah data hukuman, maka sistem akan menampilkan form pengubahan data hukuman, lalu pengguna mengisi form tersebut, lalu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan perubahan data, tetapi jika data tidak valid, maka sistem akan menampilkan form pengubahan data hukuman dan pesan error.

Laporan Analisis

54


5.2.7 Activity Diagram: Melihat Struktur Organisasi

Gambar 5.8 Activity Diagram: Melihat Struktur Organisasi

Memilih pilihan melihat struktur organisasi

Menampilkan diagram dan daftar pemegang jabatan

Keterangan Gambar 5.8: 1. Pengguna memilih pilihan untuk melihat struktur organisasi. 2. Sistem menampilkan diagram dan daftar pemegang jabatan.

Laporan Analisis

55


5.2.8 Activity Diagram: Mencetak Struktur Organisasi

Gambar 5.9 Activity Diagram: Mencetak Struktur Organisasi

Menampilkan struktur organisasi

Memilih pilihan mencetak struktur organisasi




Keterangan Gambar 5.9: 1. Sistem menampilkan struktur organisasi. 2. Pengguna memilih pilihan mencetak struktur organisasi. 3. Sistem menampilkan form pencetakan. 4. Pengguna memilih format pencetakan. 5. Sistem mengirim data ke mesin cetak. 6. Mesin cetak mencetak struktur organisasi.

Laporan Analisis

56


5.2.9 Activity Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan

Gambar 5.10 Activity Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan

Memilih pilihan melihat jadwal pelatihan

Menampilkan jadwal pelatihan per bulan

Memilih jadwal

Menampilkan detil pelatihan dan daftar peserta

Keterangan Gambar 5.10: 1. Pengguna memilih pilihan melihat jadwal pelatihan. 2. Sistem menampilkan jadwal pelatihan per bulan. 3. Pengguna memilih jadwal. 4. Sistem menampilkan detil pelatihan daftar peserta.

Laporan Analisis

57


5.2.10 Activity Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan

Gambar 5.11 Activity Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan

Menampilkan jadwal pelatihan

Memilih pilihan menambah jadwal pelatihan

Memilih pilihan mengubah jadwal pelatihan

Memilih pilihan menghapus jadwal pelatihan

Menampilkan form penambahan jadwal pelatihan

Menampilkan form pengubahan jadwal pelatihan


Mengisi form

Mengubah isi form

Memberikan konfirmasi



[batal]

[data tidak valid]

[data tidak valid]

[lanjut]

[data valid] [data valid]




Keterangan Gambar 5.11: 1. Sistem menampilkan jadwal pelatihan. 2. Ada 3 opsi yang dapat dpilih pengguna yaitu memilih pilihan menambah jadwal pelatihan, memilih pilihan mengubah jadwal pelatihan, memilih pilihan menghapus jadwal pelatihan. 3. Jika pengguna memilih pilihan menambah jadwal pelatihan maka sistem akan menampilkan form penambahan jadwal pelatihan, lalu pengguna mengisi form tersebut. Setelah itu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan data baru, tetapi

Laporan Analisis

58


jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form pengisian jadwal pelatihan dan pesan error. 4. Jika pengguna memilih pilihan mengubah jadwal pelatihan maka sistem akan menampilkan form pengubahan jadwal pelatihan, lalu pengguna mengubah isi form tersebut. Setelah itu sistem akan melakukan validasi data masukan, jika data valid maka sistem akan menyimpan perubahan data, tetapi jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form pengubahan jadwal pelatihan dan pesan error. 5. Jika pengguna memilih menghapus jadwal pelatihan, maka sistem akan meminta konfirmasi dari pengguna dengan menampilkan tombol konfirmasi. Jika pengguna memilih melanjutkan maka sistem akan menghapus data jadwal pelatihan, tetapi jika pengguna memilih membatalkan, maka sistem akan menampilkan jadwal pelatihan.

Laporan Analisis

59


5.2.11 Activity Diagram: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan Gambar 5.12 Activity Diagram: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan

Menampilkan detil acara pelatihan beserta daftar peserta

Memilih pilihan mencetak daftar peserta




Keterangan Gambar 5.12: 1. Sistem menampilkan detil acara pelatihan beserta daftar peserta. 2. Pengguna memilih pilihan mencetak daftar peserta. 3. Sistem menampilkan form pencetakan. 4. Sistem mengirim data ke mesin cetak. 5. Mesin cetak mencetak daftar peserta pelatihan.

Laporan Analisis

60


5.2.12 Activity Diagram: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan

Gambar 5.13 Activity Diagram: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan

Menampilkan detil acara pelatihan beserta daftar peserta

Memilih pilihan menambah peserta

Menandai peserta yang ingin dihapus

Menampilkan form pencarian pegawai


Mengisi form


Menampilkan daftar pegawai sesuai kriteria [batal] Menandai pegawai yang ingin dijadikan peserta [lanjut]

Menandai pegawai yang ingin dijadikan peserta


Keterangan Gambar 5.13: 1. Sistem menampilkan detil acara pelatihan beserta daftar peserta.

Laporan Analisis

61


2. Ada 2 opsi yang dapat dipilih pengguna yaitu memilih pilihan menambah peserta, menandai peserta yang ingin dihapus. 3. Jika pengguna memilih pilihan menambah peserta, maka sistem akan menampilkan form pencarian pegawai, lalu pengguna mengisi form. Setelah itu sistem akan menampilkan daftar pegawai sesuai kriteria, lalu pengguna menandai pegawai yang ingin dijadikan peserta, dan akhirnya sistem menandai pegawai yang ingin dijadikan peserta. 4. Jika pengguna memilih menandai peserta yang ingin dihapus, maka sistem akan meminta konfirmasi pengguna. 5. Ada 2 opsi konfirmasi yang dapat dilakukan pengguna. Jika pengguna memilih lanjut, maka sistem akan menghapus data peserta tersebut, tetapi jika pengguna memilih batal maka sistem menampilkan detil acara pelatihan beserta daftar peserta.

Laporan Analisis

62


5.2.13 Activity Diagram: Melihat Notifikasi

Gambar 5.14 Activity Diagram: Melihat Notifikasi

Memilih pilihan melihat notifikasi




Menampilkan daftar notifikasi yang diinginkan

Menampilkan seluruh daftar notifikasi

Memilih notifikasi

Menampilkan detil notifikasi

Keterangan Gambar 5.14: 1. Pengguna memilih pilihan melihat notifikasi. 2. Sistem menampilkan form pencarian. 3. Ada 2 opsi yang dapat dipilih pengguna yaitu memasukkan kriteria pencarian, memilih untuk menampilkan seluruh data.

Laporan Analisis

63


4. Jika pengguna memilih memasukkan kriteria pencarian maka sistem akan menampilkan daftar notifikasi yang diinginkan. 5. Jika pengguna memilih untuk menampilkan seluruh data, maka sistem akan menampilkan seluruh daftar notifikasi. 6. Pengguna memilih notifikasi. 7. Sistem menampilkan detil notifikasi.

Laporan Analisis

64


5.2.14 Activity Diagram: Mengatur Notifikasi

Gambar 5.15 Activity Diagram: Mengatur Notifikasi

Menampilkan notifikasi

Memilih pilihan menambah notifikasi

Memilih pilihan mengubah notifikasi

Memilih pilihan menghapus notifikasi

Menampilkan form penambahan notifikasi

Menampilkan form pengubahan notifikasi


Mengisi form

Mengubah isi form


Memvalidasi masukan pangguna



[data tidak valid]

[batal]

[data tidak valid] [data valid]


[data valid]

[lanjut]



Keterangan Gambar 5.15: 1. Sistem menampilkan notifikasi. 2. Ada 3 opsi yang dapat dipilih pengguna yaitu memilih pilihan menambah notifikasi, memilih pilihan mengubah notifikasi, memilih pilihan menghapus notifikasi. 3. Jika pengguna memilih menambah notifikasi maka sistem akan menampilkan form penambahan notifikasi, lalu pengguna akan mengisi form tersebut. Setelah itu, sistem akan melakukan validasi

Laporan Analisis

65


masukan pengguna. Jika data valid maka sistem akan menyimpan data baru, tetapi jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form penambahan notifikasi dan memberikan pesan error. 4. Jika pengguna memilih mengubah notifikasi maka sistem akan menampilkan form pengubahan notifikasi, lalu pengguna akan mengubah isi form tersebut. Setelah itu, sistem akan melakukan validasi masukan pengguna. Jika data valid maka sistem akan menyimpan perubahan data, tetapi jika data tidak valid maka sistem akan menampilkan form pengubahan notifikasi dan memberikan pesan error. 5. Jika pengguna memilih pilihan menghapus notifikasi, maka sistem akan meminta konfirmasi pengguna. 6. Ada 2 opsi konfirmasi yang dapat dilakukan pengguna. Jika pengguna memilih lanjut, maka sistem akan menghapus data notifikasi tersebut, tetapi jika pengguna memilih batal maka sistem menampilkan notifikasi.

Laporan Analisis

66


5.3 Interface Model Setelah pengguna, data, dan proses yang akan digunakan dibuat, selanjutnya akan dibuat struktur tampilan dari HRD Support System. Struktur tampilan akan diwakilkan oleh struktur menu yang akan digunakan dalam tampilan HRD Support System. Struktur menu yang digunakan dibuat berdasarkan pengelompokan use-case menurut modulnya masing-masing. Berikut ini adalah struktur menu dari sistem manajemen personalia. Gambar 5.16 Interface Model

Sistem Manajemen Personalia

Kepegawaian

Struktur Organisasi




Penilaian Pegawai



Pelatihan

Melihat Data Penilaian Pegawai

Notifikasi




Mencetak Data Penilaian Pegawai

Mengatur Peserta Pelatihan

Melihat Notifikasi

Mengatur Notifikasi


Laporan Analisis

67


6 Analisis Keputusan Pada bagian analisis keputusan ini akan dijelaskan 2 hal yaitu candidate system matrix dan feasibility analysis matrix.

6.1 Candidate System Matrix Bagian ini akan menjelaskan beberapa kandidat arsitektur sistem yang akan digunakan dalam proyek. Kandidat-kandidat tersebut ditetapkan oleh tim pengembang berdasarkan kriteria-kriteria yang paling sesuai dengan sistem yang akan dikembangkan. Dalam proyek ini kami menganalisis arsitektur yang akan kami gunakan berdasarkan kelayakan dan kemampuan kandidat arsitektur sistem yang ada.

Solusi-solusi yang sudah disusun dalam tabel 6.1 di bawah ini selanjutnya kami identifikasikan detil dari setiap karakteristiknya. Tiap-tiap karakteristik akan menentukan penilaian pada aktivitas selanjutnya, lalu disesuaikan dengan lingkungan sistem dan kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi.

Tabel 6.1 Candidate System Matrix

Bagian sistem yang terkomputerisasi Penjelasan singkat tentang bagian sistem yang terkomputerisasi pada kandidat yang bersangkutan

Keuntungan Penjelasan singkat tentang keuntungan bisnis yang dapat terealisasi pada kandidat yang bersangkutan

Laporan Analisis

Kandidat 1

Kandidat 2

Kandidat 3

Proses pembuatan dan pelamaran suatu requisition, penyimpanan data dan CV Candidate, proses penyeleksian Candidate beserta pelaporan (reporting). Aplikasi yang dibuat bersifat platformindependent, dapat berjalan pada sistem operasi Windows maupun nonWindows sehingga dapat menghemat biaya pembelian lisensi

Sama dengan kandidat 1


Pemrosesan laporan lebih cepat.

Lebih mudah unutk dibangun sehingga mempersempit waktu pengerjaan proyek.

68


Kandidat 1

Kandidat 2

Kandidat 3

Servers dan Workstations Penjelasan tentang Server dan Workstation yang dibutuhkan untuk mendukung kandidat yang bersangkutan

Pentium 4 HT 3.00 GHz, RAM 2GB, HD 120 GB, Ubuntu

Pentium 4 HT 3.00 GHz, RAM 2GB, HD 120 GB, Windows XP


Piranti Lunak yang dibutuhkan Piranti lunak yang dibutuhkan untuk mendesain dan mengembangkan kandidat sistem yang bersangkutan

Java 2 SDK, Java 2 RE, MySQL 5

Delphi 7, MySQL 5

Visual Basic 6, Mictosoft Access

Software Aplikasi Deskripsi mengenai piranti lunak untuk dibeli, dibangun, diakses atau kombinasi dari teknikteknik tersebut.

Custom Solution

Custom Solution

Custom Solution

Metode Pemrosesan Data Penjelasan tentang metode pemrosesan data yang digunakan

Client / Server



Output Devices dan implikasinya Penjelasan tentang output device yang akan digunakan

Monitor 15” untuk setiap workstation.



Input Devices dan implikasinya Penjelasan tentang input device yang akan digunakan

Keyboard dan Mouse



Storage Devices dan implikasinya Penjelasan singkat mengenai data yang akan disimpan, diakses, media penyimpanan yang akan digunakan beserta ukurannya, dan bagaimana

MySQL 5

MySQL 5

Microsoft Access

Laporan Analisis

69


Kandidat 1

Kandidat 2

Kandidat 3

data akan diorganisir.

6.2 Feasibility Analysis Matrix Dalam rangka mencari solusi yang terbaik dilakukan proses membandingkan antara solusi-solusi yang diajukan dengan sistem yang sudah ada. Kriteria-kriteria perbandingan sistem-sistem tersebut ditentukan dengan berpedoman kepada klien dan berdasarkan pada analisis kekurangan-kekurangan maupun kelebihan dari sistem yang sudah ada. Adapun kriteria-kriteria yang ditentukan dalam menetapkan ukuran penilaian suatu sistem yaitu operational feasibility, technical feasibility, economic feasibility, dan schedule feasibility. Untul lebih jelas dapat dilihat pada tabel 6.2 berikut ini.

Penentuan bobot untuk tiap-tiap kriteria adalah sebagai berikut: 

Operational Feasibility Prototipe sistem yang dihasilkan harus dapat memenuhi kebutuhan yang sudah ditetapkan dan juga beroperasi dengan benar, karena sistem penggajian menuntut proses perhitungan yang akurat. Waktu proses yang harus dipenuhi solusi juga merupakan hal yang penting, karena sistem ditujukan untuk digunakan di dalam sebuah jaringan. Karena alasan-alasan tersebut maka kelompok memberi presentase untuk Operational Feasibility adalah 30%.



Technical Feasibility Solusi harus didukung oleh teknologi yang sudah ada dan mudah didapat. Hal ini penting untuk solusi yang akan digunakan, karena mengurangi resiko yang dapat terjadi jika terdapat ketidaksesuaian antara teknologi yang dipilih dan keberadaannya. Karena alasan-alasan tersebut maka kelompok memberi presentase untuk Technical Feasibility adalah 30%.



Economic Feasibility Solusi harus menekan biaya serendah mungkin. Hal ini dilakukan karena proyek bukan merupakan proyek komersil, dan tidak ada dana yang diturunkan untuk proyek. Karena alasanalasan tersebut maka kelompok memberi presentase untuk Economic Feasibility adalah 30%



Schedule Feasibility Jadwal pengembangan sistem tidak ketat. Jadwal yang wajib dipenuhi tidak dipengaruhi oleh pemilihan solusi, karena kewajiban yang harus dipenuhi hanya sampai tahap perancangan fisik dan sebagian implementasi. Karena alasan-alasan tersebut maka kelompok memberi presentase untuk Schedule Feasibility adalah 10%.

Laporan Analisis

70


Tabel 6.2 Feasibility Analysis Matrix

Operational Feasibility Functionality Penjelasan mengenai bagaimana kandidat akan memberikan keuntungan bagi organisasi dan seberapa baik sistem akan bekerja.

Technical Feasibility Technology Perkiraan mengenai maturity teknologi dan ketersediannya untuk mendukung kandidat sistem.

Laporan Analisis

Bobot

Kandidat 1

Kandidat 2

Kandidat 3

30%

Proses mutasi dan penilaian pegawai dilakukan secara komputerisasi.



Nilai: 85

Nilai: 85

Nilai: 85

J2SDK dan J2 RE mempunyai tingkat maturity tinggi dan bersifat bebas, sehingga dapat menghemat biaya serta mampu beroperasi di berbagai platform, namun performanya lambat. Sedangkan penggunaan MySQL5 sebagai DBMS merupakan pilihan yang tepat, karena bersifat bebas dan cukup banyak digunakan.

Delphi 7 mempunyai tingkat maturity yang tinggi namun tidak beroprasi di berbagai platform, untuk DBMS sama seperti kandidat 1.

Teknologi yang digunakan mempunyai maturity yang tinggi dan banyak digunakan untuk aplikasi desktop. Memiliki performa yang tinggi. Namun biayanya sangat mahal dan mempunyai kecenderungan untuk menggunakan produk Microsoft pada beberapa hal, sehingga kurang mendukung untuk platform yang lain seperti sistem operasi beserta komponenkomponennya dan development tools. Untuk DBMS pemakaian Microsoft Access juga memiliki beberapa kekurangan dalam pengembangan sistem ini sebab selain juga tidak mendukung untuk platform lain, fitur-

30%

71


Bobot

Kandidat 1

Kandidat 2

Kandidat 3 fiturnya juga terbatas.

Expertise Perkiraan tenaga ahli yang diperlukan untuk mengembangkan, mengoperasikan, dan me-maintain kandidat sistem.

Economic Feasibility Perkiraan biaya untuk pengembangan sistem.

Schedule Feasibility Perkiraan waktu yang digunakan untuk mengimplementasikan solusi.

Nilai Total

Laporan Analisis

10%

30%

100%

Tenaga ahli Java cukup mudah untuk didapatkan. Begitu juga dengan tenaga ahli yang menguasai MySQL. Terlebih dengan menggunakan teknologi ini lebih memudahkan untuk pengembanganny a sebab tim pengembang sudah terbiasa dengan teknologi tersebut.

Tenaga ahli yang menguasai Delphi tidak begitu banyak, kendati tenaga ahli yang menguasai MySQL mudah didapatkan.

Tenaga ahli yang menguasai teknologi kandidat ini mudah didapat karena banyak institusi yang menggunakannya.

Nilai: 100

Nilai: 80

Nilai: 80

Java dan MySQL bersifat freeware

Untuk mendapatkan lisensi Delphi 7 dibutuhkan biaya US$ 2,999

Untuk mendapatkan lisensi Visual Basic 6 dibutuhkan biaya US $748.92

Nilai: 100

Nilai: 65

Nilai: 80

4 bulan

6 bulan

3 bulan

Nilai: 80

Nilai: 65

Nilai: 85

89.5

75.5

83

72


7 Rancangan Fisik Perancangan fisik sistem didefinisikan sebagai aktivitas yang memfokuskan kepada spesifikasi detil dari solusi berbasis komputer. Jika analisis sistem lebih menekankan pada permasalahan dalam ruang lingkup bisnis, maka perancangan fisik sistem lebih menitikberatkan pada sisi teknis dan implementasi dari sistem.

7.1 Perancangan

Sistem

Menggunakan

Unified

Modeling

Language (UML) Fase desain fisik menitikberatkan pada pembuatan model-model yang mampu menggambarkan aplikasi yang akan dikembangkan pada fase implementasi. Pengembangan aplikasi berdasarkan model ini merupakan salah satu tren di dalam pengembangan aplikasi berskala besar. Hal ini disebabkan karena dengan adanya model, maka tim pengembang mampu mendapatkan gambaran yang jelas dari sistem yang sedang mereka kembangkan sebelum memulai proses transformasi usecase ke dalam kode-kode implementasi. Salah satu alat yang digunakan untuk menggambarkan model adalah Unified Modelling Language (UML). Saat ini UML telah mencapai versi 2.0 dan telah mengalami banyak perkembangan dibandingkan dengan versi sebelumnya. UML juga telah menjadi standar bagi pengembangan model di dalam sebuah proses rekayasa perangkat lunak (software engineering) yang dikenal dengan istilah Model Driven Development (MDD).

Ada tiga tipe penggunaan UML di dalam fase desain fisik, yaitu sebagai sketsa, sebagai cetak biru dari sistem, dan sebagai bahasa pemrograman [MAR03]. Penggunaan UML sebagai sketsa mengutamakan gambaran kasar mengenai apa yang akan dilakukan sistem secara umum. Dengan kata lain, dalam kasus ini UML hanya digunakan untuk mengkomunikasikan aspek-aspek tertentu di dalam sistem. Tipe kedua adalah penggunaan UML sebagai cetak biru dari sistem. Dalam hal ini UML digunakan oleh tim pengembang sebagai panduan mengenai apa yang harus mereka implementasikan. Namun, tidak semua komponen atau logika pemrograman akan dimasukkan ke dalam model walaupun model tersebut telah mampu menggambarkan alur dan wujud konkret implementasi dari sistem. Sedangkan tipe yang terakhir adalah UML sebagai bahasa pemrograman. Dalam pendekatan ini, UML dijadikan sebagai versi visual dari kode-kode yang akan diimplementasikan. Semua hal yang akan diimplementasikan tercantum dan tergambar dengan jelas dan detil di dalam model-model yang kita buat.

Laporan Analisis

73


Dalam proyek ini tim pengembang memilih untuk menggunakan UML sebagai cetak biru. Hal tersebut dipilih agar anggota tim pengembang maupun orang lain yang membaca dokumentasi dari sistem ini akan dapat memahami dengan jelas aspek-aspek umum maupun detil implementasi dari sistem yang akan dikembangkan. Dengan menggunakan UML sebagai cetak biru, tim pengembang berusaha menggambarkan secara detail implementasi sejelas mungkin tanpa mengabaikan kesederhanaan dari model-model yang telah dibuat.

7.2 Arsitektur Model, View, dan Controller (MVC) Analisis desain fisik yang dilakukan dalam proyek ini mengacu pada arsitektur Model, View, dan Controller (MVC). Arsitektur ini mengutamakan pemisahan pada tiga komponen yang umum dalam sebuah aplikasi, yaitu: 1.

Komponen yang bertugas merepresentasikan data yang dimanipulasi oleh sistem (Model).

2.

Komponen yang berperan dalam melakukan logika bisnis dari aplikasi yang mencakup manipulasi data yang disimpan di dalam model (Controller).

3.

Komponen yang mempresentasikan status dari model dalam bentuk tampilan/informasi yang dimengerti oleh pengguna (View).

Interaksi yang terjadi antar komponen tersebut dapat dilihat seperti pada Gambar 7.1 dibawah ini. Gambar 7.1 Arsitektur MVC

Controller

View

Model

Pemisahan ketiga komponen ini menghasilkan aplikasi yang mudah untuk dikembangkan baik dalam fase desain maupun fase implementasi.

7.3 Kerangka Kerja Pengerjaan Basis yang akan kami gunakan untuk membangun sistem ini adalah Java Standard Edition. Basis ini sudah sangat umum digunakan untuk pengembangan aplikasi berbasis desktop (desktop-basedapplication). Java sendiri sudah sangat mendukung pengembangan aplikasi dengan modularitas tinggi, sehingga pemisahan pembangunan aplikasi dalam tiga lapisan tidak menjadi kendala bagi

Laporan Analisis

74


pengembang. Untuk menampilkan komponen view, Java menggunakan obyek bernama JFrame atau JPanel. Berikut adalah alur proses yang terjadi ketika terjadi suatu aksi dari pengguna terhadap sistem:

Gambar 7.2 Sequence Diagram dalam kerangka pengerjaan pengerjaan

Laporan Analisis

75


8 Rancangan Basis Data 8.1 Skema Basis Data Skema basis data adalah model fisik atau sebuah cetak biru untuk sebuah basis data. Skema basis data merepresentasikan implementasi teknis dari logical data model. Skema basis data mendefinisikan struktur basis data menurut tabel, key, index, dan aturan-aturan integritas. Skema basis data yang dihasilkan dalam tahap ini dapat dilihat dalam Gambar 8.1 Gambar 8.1 Skema Basis Data

Laporan Analisis

76


Struktur detil dari tiap-tiap tabel dalam skema basis data pada Gambar 8.2 dijelaskan dalam tabeltabel berikut.

Laporan Analisis

77


Tabel 8.1 Penjelasan Tabel tblEmployee Uraian Atribut Data Tabel tblEmployee No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

Uraian

1 colNIP

Integer

Primary key dari tabel tblEmployee

2 colName

Varchar

50

3 colGender

Varchar

2

Jenis kelamin pegawai

4 colReligion 5 colBirthPlace

Varchar Varchar

2 20

Agama pegawai Tempat lahir pegawai

6 colBirthDate

Timestamp

7 colAddress

Varchar

255

8 colPhone 9 colLastEducation

Varchar Varchar

20 2

10 colMaritalStatus

Varchar

2

11 colPPH21

Integer

12 colBCAAccount

Varchar

13 colReference

Integer

14 colUniform

Varchar

2

Ukuran seragam pegawai

15 colLocation

Varchar

2

Kode kantor tempat pegawai bekerja

16 colDivision

Varchar

3

Kode divisi tempat pegawai bekerja

17 colWorkShift 18 colRice

Varchar Boolean

2

Kode Paruh kerja pegawai Apakah pegawai menerima tunjangan beras

19 colMaintenance

Boolean

2

Apakah pegawai menerima tunjangan kendaraan dinas

20 colSPAllowance

Varchar

2

Kode jenis kendaraan dinas yang diamanahkan kepada pegawai

Nama pegawai

mmddyyyy

Tanggal lahir pegawai Alamat pegawai Nomor telepon pegawai Pendidikan terakhir pegawai Status pernikahan pegawai

>=0 10

Pajak penghasilan pegawai Nomor rekening BCA yang dimiliki pegawai Foreign key dari tabel tblEmployee

Tabel 8.2 Penjelasan Tabel tblOrganic Uraian Atribut Data Tabel tblOrganic No.

Nama Atribut

1 colNIP

Laporan Analisis

Format Integer

Panjang

Dasar Validasi

Uraian Primary key dari tabel tblOrganic, foreign key dari

78


tabel tblEmployee 2 colJoinDate

Date

mmddyyyy

Tanggal pegawai bergabung dengan perusahaan

3 colOrganicDate

Date

mmddyyyy

4 colTitle

Varchar

Tanggal pegawai diangkat menjadi pegawai tetap Jabatan Pegawai

5 colSalary

Integer

>=0

Gaji pegawai

6 colNIA

Varchar

7 colAskesAMale

Integer

Jumlah tanggungan pria berusia < 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes

8 colAskesBMale

Integer

9 colAskesAFemale

Integer

Jumlah tanggungan pria berusia > 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes Jumlah tanggungan wanita berusia < 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes

10 colAskesBFemale

Integer

2 20

Nomor Induk Absen pegawai

Jumlah tanggungan wanita berusia < 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes

Tabel 8.3 Penjelasan Tabel tblContract Uraian Atribut Data Tabel tblContract No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

Uraian

1 colNIP

Integer

2 colJoinDate

Date

mmddyyyy

Tanggal pegawai bergabung dengan perusahaan

3 colOrganicDate

Date

mmddyyyy

Tanggal pegawai diangkat menjadi pegawai tetap

4 colTitle

Varchar

5 colSalary

Integer

6 colNIA

Varchar

7 colAskesAMale

Integer

Laporan Analisis

Primary key dari tabel tblContract, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai

2

Jabatan pegawai >=0

20

Gaji pegawai Nomor Induk Absen pegawai Jumlah tanggungan pria berusia < 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes

79


8 colAskesBMale

Integer

Jumlah tanggungan pria berusia > 56 tahun yang didaftarkan pegawai pada askes

9 colAskesAFemale

Integer


10 colAskesBFemale

Integer


Tabel 8.4 Penjelasan Tabel tblHonorer Uraian Atribut Data Tabel tblHonorer No.

Nama Atribut

Format

1 colNIP

Integer

2 colJoinDate

Date

3 colSupervisor

Integer

4 colTitle

Varchar

5 colSalary

Integer

Panjang

Dasar Validasi

Uraian Primary key dari tabel tblHonorer, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai

mmddyyyy

Tanggal pegawai bergabung dengan perusahaan Foreign key dari tabel tblEmployee, Supervisor dari pegawi Jabatan pegawai

2 >=0

Gaji pegawai

Tabel 8.5 Penjelasan Tabel tblFreelance Uraian Atribut Data Tabel tblFreelance No.

Nama Atribut

Format

1 colNIP

Integer

2 colJoinDate

Date

3 colTitle

Varchar

4 colHonor

Integer

Laporan Analisis

Panjang

Dasar Validasi

Uraian Primary key dari tabel tblFreelance, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai

mmddyyyy

Tanggal pegawai bergabung dengan perusahaan Jabatan pegawai

>=0

Gaji pegawai

2

80


Tabel 8.6 Penjelasan Tabel tblInactive Uraian Atribut Data Tabel tblInactive No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

Uraian

1 colNIP

Integer

Primary key dari tabel tblInactive, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai

2 colInactiveDate

Date

3 colReason

Varchar

2

Alasan pegawai tidak bekerja lagi

4 colLast Status

Varchar

2

Status terakhir

mmddyyyy

Tanggal pegawai tidak bekerja lagi di perusahaan

Tabel 8.7 Penjelasan Tabel tblTraining Uraian Atribut Data Tabel tblTraining No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

Uraian

1 colTrainingID

Integer

2 colName 3 colOrganizer

Varchar Varchar

4 colStartTime

Timestamp

mmddyyyy

Waktu pelatihan dimulai

5 colEndTime 6 colPlace

Timestamp Varchar

mmddyyyy

Waktu pelatihan selesai Nama tempat diadakannya pelatihan

7 colDutyFree

Boolean

Sifat dari pelatihan yang diselenggarakan, apakah wajib atau tidak wajib

8 colDescription

Text

Deskripsi singkat mengenai pelatihan

Primary key dari tabel tblTraining, ID dari pelatihan yang akan diselenggarakan 50 50

Nama pelatihan Penyelenggara pelatihan

50

Tabel 8.8 Penjelasan Tabel tblTrainingParticipant Uraian Atribut Data Tabel tblTrainingParticipant No.

Nama Atribut

1 colNIP

Laporan Analisis

Format Integer

Panjang

Dasar Validasi

Uraian Primary key dari tabel tblTrainingParticipant, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai

81


2 colTrainingID

Integer

Primary key dari tabel tblTrainingParticipant, foreign key dari tabel tblTraining, ID dari pelatihan yang akan diselenggarakan

3 colPresence

Boolean

Kehadiran peserta

Tabel 8.9 Penjelasan Tabel tblPunishment Uraian Atribut Data Tabel tblPunishment No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

1 colSPNumber

Integer

Primary key dari tabel tblPunishment, Nomor surat peringatan (SP)

2 colNIP

Integer

Foreign key dari tabel tblEmployee,Nomor Induk Pegawai

3 colSPType

Varchar

4 colStartDate

Timestamp

5 colNote

Text

2

Uraian

Jenis dari surat peringatan yang dikeluarkan, yaitu SP1 atau SP2, atau SP3 mmddyyyy

Tanggal mulai diberlakukannya surat peringatan Catatan mengenai sebab diberikannya surat peringatan kepada seorang pegawai

Tabel 8.10 Penjelasan Tabel tblAppraisal Uraian Atribut Data Tabel tblAppriasal No.

Nama Atribut

Format

Panjang

Dasar Validasi

Uraian

1 colNIP

Integer

2 colPeriod

Timestamp

3 colPointCriteria1 4 colPointCriteria2

Integer Integer

Poin untuk kriteria absensi Poin untuk kriteria keselamatan kerja

5 colPointCriteria3

Integer

Poin untuk kriteria penampilan dan penggunaan seragam

Laporan Analisis

Primary key dari tabel tblAppriasal, foreign key dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai mmddyyyy

Primary key dari tabel tblAppriasal, waktu penilaian

82


6 colPointCriteria4

Integer

Poin untuk kriteria kerjasama tim

7 colPointCriteria5

Integer

Poin untuk kriteria sikap kerja

8 colPointCriteria6

Integer

Poin untuk kriteria mempunyai rencana dan alternatif kerja

9 colPointCriteria7

Integer

Poin untuk kriteria pendelegasian tugas

10 colPointCriteria8

Integer

Poin untuk kriteria melaksanakan evaluasi rutin


Integer

Poin untuk kriteria melakukan pencegahan dan perbaikan terhadap masalah yang ada


Integer

Poin untuk kriteria menjalankan rencana sesuai prinsip prioritas


Integer

Poin untuk kriteria mendapatakan komitmen bawahan


Integer

Poin untuk kriteria mengarahkan dan mebimbing pegawai


Integer

Poin untuk kriteria menilai hasil kerja dan menghargai


Integer

Poin untuk kriteria membangun semangat kerjasama


Integer

Poin untuk kriteria tingkat kesalahan


Integer


Integer

Poin untuk kriteria sesuai standar kerja Poin untuk kriteria kerapihan kerja


Integer

Poin untuk kriteria jumlah pekerjaan yang diselesaikan tepat waktu

Tabel 8.11 Penjelasan Tabel tblNotification Uraian Atribut Data Tabel tblNotification No.

Nama Atribut

1 colNIP

Laporan Analisis

Format Integer

Panjang

Dasar Validasi

Uraian Primary key dari tabel tblNotificationr, foreign key

83


dari tabel tblEmployee, Nomor Induk Pegawai 2 colDate

Date

3 colNote

Text

Mmddyyyy

Primary key dari tabel tblNotification, tanggal notifikasi Deskripsi mengenai notifikasi

8.2 Data Definition Language Setelah merancang skema basis data yang akan menjadi panduan struktur fisik dari basis data yang akan digunakan, selanjutnya dibuat struktur code SQL yang sesuai. Berikut ditampilkan Data Definition Language dari basis data Sistem Manajemen Personalia:

CREATE DATABASE SistemManajemenPersonalia; CREATE TABLE tblEmployee ( colNIP colName colGender colReligion colBirthPlace colBirthDate colAddress colPhone colLastEducation colMaritalStatus colPPH21 colBCAAccount colReference colUniform colLocation colDivision colWorkShift colRice colMaintenance colSPAllowance PRIMARY KEY );

Laporan Analisis

int varchar(50) varchar(2) varchar(2) varchar(20) date varchar(255) varchar(20), varchar(2), varchar(2) int varchar(10) int, varchar(2) varchar(2) varchar(3) varchar(2) boolean boolean varchar(2), (colNIP)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

84


CREATE TABLE tblOrganic ( colNIP colJoinDate colOrganicDate colTitle colSalary colNIA colAskesAMale colAskesBMale colAskesAFemale colAskesBFemale PRIMARY KEY ); CREATE TABLE tblContract ( colNIP colJoinDate colContractDate colTitle colSalary colNIA colAskesAMale colAskesBMale colAskesAFemale colAskesBFemale PRIMARY KEY ); CREATE TABLE tblHonorer ( colNIP colJoinDate colSupervisor colTitle colHonor PRIMARY KEY ); CREATE TABLE tblFreelance ( colNIP colJoinDate colTitle colHonor PRIMARY KEY );

Laporan Analisis

int date date varchar(2) int varchar(20) int, int, int, int, (colNIP)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

int date date varchar(2) int varchar(20) int, int, int, int, (colNIP)


int date int varchar(2) int (colNIP)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

int date varchar(2) int (colNIP)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

85


CREATE TABLE tblInactive ( colNIP colInactiveDate colReason colLastStatus PRIMARY KEY ); CREATE TABLE tblTraining ( colTrainingID colName colOrganizer colStartTime colEndTime colPlace colDuty_free colDescription PRIMARY KEY );

int date varchar(2), varchar(2) (colNIP)

NOT NULL, NOT NULL,

int varchar(50) varchar(50) timestamp timestamp varchar(50) boolean text, (colTrainingID)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

NOT NULL,

CREATE TABLE tblTrainingParticipant ( colNIP int NOT NULL, colTrainingID int NOT NULL, colPresence boolean, PRIMARY KEY (colNIP, colTrainingID) ); CREATE TABLE tblPunishment ( colSPNumber colNIP colSPType colStartDate colNote PRIMARY KEY ); CREATE TABLE tblAppriasal ( colNIP colPeriod colPointCriteria1 colPointCriteria2 colPointCriteria3 colPointCriteria4

Laporan Analisis

int int varchar(2) timestamp text, (colSPNumber)

NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL, NOT NULL,

int timestamp int int int int


86


colPointCriteria5 colPointCriteria6 colPointCriteria7 colPointCriteria8 colPointCriteria9 colPointCriteria10 colPointCriteria11 colPointCriteria12 colPointCriteria13 colPointCriteria14 colPointCriteria15 colPointCriteria16 colPointCriteria17 colPointCriteria18 PRIMARY KEY

int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, int NOT NULL, (colNIP, colPeriod)

); CREATE TABLE tblNotification ( colNIP colDate colNote PRIMARY KEY );

Laporan Analisis

int NOT NULL, date NOT NULL, text NOT NULL, (colNIP, colDate)

87


9 Rancangan Proses

9.1

Rancangan Obyek

Berdasarkan kebutuhan yang sudah teridentifikasi sampai dengan dimulainya fase perancangan fisik, perancangan proses dimulai dengan mengetahui object apa saja yang terdapat dalam sistem. Object ini didapatkan dengan menganalisis setiap Use-Case Narrative dan menyesuaikan kebutuhan setiap proses akan entitas yang ada di dalam basis data. Object yang didapat lalu dikelompokkan berdasarkan fungsinya di dalam sistem. Pengelompokkan object ke dalam fungsinya sebagai boundary, control, dan entity menghasilkan daftar object perancangan yang terangkum dalam Tabel 9.1 berikut.

Tabel 9.1 Daftar Rancangan Obyek Use-case

Boundary

Controller

Entity


EmployeeDataWindow

EmployeeData


EmployeeDataWindow EditEmployeeData Window

SeeEmployee Controller EditEmployee Controller

Mencetak Data Pegawai EmployeeDataWindow

PrintEmployee Controller

EmployeeData


OrganizationStructure Window

SeeOrgzStructure CController

EmployeeData


OrganizationStructure Window

PrintOrgzStructure CController

EmployeeData


ScoreDataWindow

SeeScoreData

EmployeeData

Mengubah Penilaian Pegawai

ScoreDataWindow EditScoreDataWindow

EditScoreData

EmployeeData


ScoreDataWindow

PrintScoreData

EmployeeData

Melihat Notifikasi Pegawai

NotificationWindow

SeeEmployee NotificationController

NotificationData

Mengatur Notifikasi Pegawai

NotificationWindow EditNotificationWindow

EditEmployee NotificationController

NotificationData


TrainingSchedule Window

SeeTrainingSchedule Controller

TrainingData

Laporan Analisis

EmployeeData

88



TrainingSchedule Window EditTrainingSchedule Window

EditTrainingSchedule Controller

TrainingData


TrainingSchedule Window EditTrainingParticipant Window

EditTrainingParticipant Controller

TrainingParticipant Data

Mencetak Peserta Pelatihan

TrainingSchedule Window

PrintTrainingParticipa nt Controller

TrainingParticipant Data

9.2 Sequence Diagram Untuk menggambarkan hubungan dan interaksi antar kelas objek yang ada dalam Sistem Manajemen Personalia, maka tim pengembang membuat Sequence Diagram. Tujuan dibuatnya Sequence Diagram ini adalah sebagai pemodelan interaksi antar objek yang akan membantu penyusunan alur logika bisnis implementasi sistem. Pembuatan Sequence Diagram dari Sistem Manajemen Personalia ini akan mengacu kepada use-case narratives yang telah dibuat.

9.2.1 Sequence Diagram: Melihat Data Pegawai Gambar 9.1 Sequence Diagram: Melihat Data pegawai

Keterangan Gambar 9.1: 1. Staf HRD memilih menu melihat data pegawai (EmployeeData Window). Kemudian Staf HRD akan melakukan pencarian sesuai kriteria pencarian yang dikehendaki.

Laporan Analisis

89


2. SeeEmployee Controller akan mengirimkan data sesuai dengan kriteria menggunakan getEmployeeData(). 3. Data yang sesuai akan ditampilkan pada EmployeeData Window.

9.2.2 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai Gambar 9.2 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai (Menambah)

Keterangan Gambar 9.2: 1.

Staf HRD memilih menu melihat data pegawai (EmployeeData Window) terlebih dahulu. Kemudian, memilih menu menambah data pegawai (NewEmployeeData Window).

2.

Staf HRD kemudian memasukkan data-data pegawai baru pada kolom yang telah disediakan.

Laporan Analisis

90


3.

Data-data tersebut yang telah dimasukkan, akan di cek oleh NewEmployee Controller menggunakan find(id). Jika tidak ada id yang sama, maka controller akan memasukkan data melalui newEmployeeData().

4.

Data akan disimpan.

5.

Jika proses penambahan data pegawai baru sudah benar, maka akan kembali ke menu melihat data pegawai. Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke dalam menu menambah data pegawai.

Laporan Analisis

91


Gambar 9.3 Sequence Diagram: Mengatur Data Pegawai (Mengubah dan Menghapus)


Staf HRD memilih pegawai yang akan di edit atau delete, pada menu melihat data pegawai (EmployeeData Window).

Laporan Analisis

92


2.

Setelah melakukan pemilihan pegawai, staf HRD memilih menu Edit yang akan memunculkan jendela EditEmployeeData Window.

3.

Kemudian, staf HRD akan mengubah data pegawai sesuai data yang baru.

4.

EditEmployee Controller akan melakukan update terhadap data di entitas EmployeeData melalui fungsi UpdateEmployeeData().

5.

Jika proses peng-editan berhasil, maka akan kembali ke menu melihat data pegawai (EmployeeData Window). Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke jendela EditEmployeeData Window.

6.

Jika staf HRD ingin menghapus suatu data dari database, maka setelah memilih data pegawai yang sesuai, staf HRD memilih menu delete.

7.

EditEmployee Controller akan menghapus data pada entitas EmployeeData menggunakan fungsi destroy().

9.2.3 Sequence Diagram: Mencetak Data Pegawai Gambar 9.4 Sequence Diagram: Mencetak Data Pegawai


Staf HRD memilih menu melihat data pegawai (EmployeeData Window), kemudian memilih menu print.

2.

Controller akan mencari data pegawai menggunakan fungsi getEmployeeData.

3.

Setelah mendapatkan data pegawai yang sesuai, maka data tersebut akan dicetak.

Laporan Analisis

93


9.2.4 Sequence Diagram: Melihat Struktur Organisasi Gambar 9.5 Sequence Diagram: Melihat Struktur Organisasi


Staf HRD memilih menu Organization.

2.

SeeOrgzStructure Controller akan mencari jabatan yang sesuai pada entitas EmployeeData, menggunakan getTitleData().

3.

Struktur organisasi yang sesuai akan ditampilkan pada OrganizationStructure Window.

Laporan Analisis

94


9.2.5 Sequence Diagram: Mencetak Struktur Organisasi Gambar 9.6 Sequence Diagram: Mencetak Struktur Organisasi


Staf HRD memilih menu Organization yang akan memunculkan OrganizationStructure Windo. Kemudian staf HRD memilih menu print.

2.

SeeOrgzStructure Controller akan mencari jabatan yang sesuai pada entitas EmployeeData, menggunakan getTitleData().

3.

Setelah sesuai, maka struktur organisasi tersebut akan dicetak.

Laporan Analisis

95


9.2.6 Sequence Diagram: Melihat Penilaian Pegawai Gambar 9.7 Sequence Diagram: Melihat Penilaian Pegawai


Staf HRD memilih menu Appraisal. Kemudian Staf HRD akan memilih pegawai yang sesuai.

2.

SeeAppraisal Controller akan mengirimkan data sesuai dengan pegawai yang dipilih menggunakan getEmployeeAppraisal().

3.

Data yang sesuai akan ditampilkan pada Appraisal Window.

Laporan Analisis

96


9.2.7 Sequence Diagram: Mengatur Penilaian Pegawai Gambar 9.8 Sequence Diagram: Mengatur Penilaian Pegawai


Staf HRD memilih menu Appraisal yang akan memunculkan Appraisal Window. Setelah memilih pegawai, staf HRD memilih menu edit.

2.

Jendela EditAppraisal Window akan terbuka.

3.

Setelah staf HRD memasukkan data, EditAppraisal Controller akan meng-update data penilaian pada entitas AppraisalData.

4.

Jika proses peng-editan berhasil, maka akan kembali ke jendela Appraisal Window. Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke jendela EditAppraisal Window.

Laporan Analisis

97


9.2.8 Sequence Diagram: Mencetak Penilaian Pegawai Gambar 9.9 Sequence Diagram: Mencetak Penilaian Pegawai


Staf HRD memilih menu Appraisal yang akan memunculkan Appraisal Window. Setelah memilih pegawai, Staf HRD memilih menu print.

2.

Controller akan mencari data peserta pelatihan menggunakan fungsi getEmployeeAppraisal().

3.


Laporan Analisis

98


9.2.9 Sequence Diagram: Melihat Notifikasi Pegawai Gambar 9.10 Sequence Diagram: Melihat Notifikasi Pegawai


Staf HRD memilih menu Appraisal yang akan memunculkan Appraisal Window. Setelah memilih pegawai, Staf HRD memilih menu print.

2.

Controller akan mencari data peserta pelatihan menggunakan fungsi getEmployeeAppraisal().

3.


Laporan Analisis

99


9.2.10 Sequence Diagram: Mengubah Notifikasi Pegawai Gambar 9.11 Sequence Diagram: Mengubah Notifikasi Pegawai

Keterangan Gambar 9.11 : 1.

Manajer HRD memilih menu notifikasi yang akan memunculkan Notification Window. Kemudian, manajer HRD memilih pegawai yang dikehendaki.

2.

Setelah memilih pegawai, untuk meng-edit notifikasi, manajer HRD memilih menu edit. Jendela EditNotification Window akan muncul.

Laporan Analisis

100


3.

Manajer HRD kemudian memasukkan data notifikasi pegawai yang baru.

4.

EditEmployeeNotification Controller akan mengirimkan notifikasi yang baru tadi melalui fungsi updateEmployeeNotification().

5.

Jika proses peng-editan berhasil, maka akan kembali ke jendela Notification Window. Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke jendela EditNotification Window.

6.

Untuk menghapus notifikasi, setelah manajer HRD memilih pegawai yang sesuai, manajer HRD memilih menu delete.

7.

EditEmployeeNotification Controller akan menghapus data pada entitas NotificationData menggunakan fungsi destroy().

9.2.11 Sequence Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan Gambar 9.12 Sequence Diagram: Melihat Jadwal Pelatihan


Divisi Training memilih menu training yang akan memunculkan TrainingSchedule Window.

2.

SeeTrainingSchedule Controller akan mengirimkan fungsi getTrainingScheduleData(), untuk mengambil data jadwal pelatihan dari entitas TrainingData.

3.

TrainingSchedule Window akan memunculkan jadwal pelatihan.

Laporan Analisis

101


9.2.12 Sequence Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan Gambar 9.13 Sequence Diagram: Mengatur Jadwal Pelatihan


Divisi Training memilih menu training yang akan memunculkan TrainingSchedule Window. Untuk mengedit jadwal pelatihan, divisi training memilih menu edit schedule.

2.

EditTrainingSchedule Window akan muncul.

Laporan Analisis

102


3.

Divisi Training memasukkan data jadwal pelatihan yang baru. EditTrainingSchedule Controller akan mengirimkan jadwal yang baru melalui fungsi UpdateTrainingScheduleData().

4.

Jika proses peng-editan berhasil, maka akan kembali ke jendela TrainingSchedule Window. Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke jendela EditTrainingSchedule Window.

5.

Untuk menghapus jadwal, setelah divisi training memilih jadwal yang sesuai, divisi training memilih menu delete.

6.

EditTrainingSchedule Controller akan menghapus data pada entitas TrainingData menggunakan fungsi destroy().

Laporan Analisis

103


9.2.13 Sequence Diagram: Mengatur Peserta Pelatihan Gambar 9.14 Sequence Diagram: Mengatur Peserta Pelatihan


Divisi Training memilih menu training yang akan memunculkan TrainingSchedule Window. Untuk mengedit peserta pelatihan, divisi training memilih menu edit participant.

2.

EditTrainingParticipant Window akan muncul.

3.

Divisi Training memasukkan data peserta pelatihan yang baru. EditTrainingParticipant Controller akan mengirimkan peserta pelatihan yang baru melalui fungsi UpdateTrainingParticipantData().

Laporan Analisis

104


4.

Jika proses peng-editan berhasil, maka akan kembali ke jendela TrainingSchedule Window. Namun, jika terjadi kesalahan, akan masuk kembali ke jendela EditTrainingParticipant Window.

5.

Untuk menghapus peserta pelatihan, setelah divisi training memilih peserta yang sesuai, divisi training memilih menu delete.

6.

EditTrainingParticipant Controller akan menghapus data pada entitas TrainingParticipantData menggunakan fungsi destroy().

9.2.14 Sequence Diagram: Mencetak Peserta Pelatihan Gambar 9.15 Sequence Diagram: Mencetak Peserta Pelatihan


Divisi Training memilih menu training yang akan memunculkan TrainingSchedule Window. Setelah memilih jadwal pelatihan, divisi training memilih menu print participant.

2.

Controller

akan

mencari

data

peserta

pelatihan

menggunakan

fungsi

getTrainingParticipantData. 3.

Setelah mendapatkan data peserta pelatihan yang sesuai, maka data tersebut akan dicetak.

9.3 Class Diagram Setelah perancangan object dan interaksinya masing-masing telah dilakukan, analysis class diagram yang sudah dihasilkan sebelumnya dapat disusun kembali supaya dapat merepresentasikan kelaskelas perangkat lunak yang ada di dalam sistem. Class diagram yang dihasilkan selanjutnya adalah

Laporan Analisis

105


sebuah design class diagram, sebuah class diagram dengan beberapa komponen detil yang ada dalam sebuah kelas. Sebuah class diagram memiliki komponen-komponen berikut: 

Kelas.



Hubungan asosiasi, generalisasi/spesialisasi, dan/atau aggregasi.



Atribut dan tipe atribut tersebut.



Operasi (method) beserta parameter yang digunakan.



Navigability.



Dependencies.

Class diagram yang dihasilkan berdasarkan perancangan obyek dan sequence diagram dapat dilihat pada Gambar 9.16

Laporan Analisis

106


Gambar 9.16 Class Diagram

Laporan Analisis

107


Laporan Analisis

108


10 Rancangan Tampilan Sistem informasi pasti memiliki tampilan yang akan secara langsung berhubungan dengan pengguna sistem. Rancangan tampilan dapat diklasifikasikan menjadi dua bagian besar yakni, tampilan keluaran dan tampilan masukkan. Bab ini akan menjelaskan desain dan implementasi dari rancangan tampilan dari Sistem Manajemen Personalia. Dalam menjelaskan rancangan tersebut akan diberikan prototype dari masing-masing tampilan, baik itu tampilan keluaran ataupun masukkan. Bagian terakhir dari bab ini akan menjelaskan user interface state transition diagram dari menu‐menu yang terdapat dalam Sistem Manajemen Personalia.

10.1

Rancangan Tampilan Keluaran

Pada setiap sistem informasi yang dikembangkan pasti akan memiliki tampilan untuk keluaran bagi pengguna sistem. Demikian pula halnya dengan Sistem Manajemen Personalia, memiliki beberapa tampilan output. Bagian ini akan membahas mengenai tampilan keluaran yang terdapat pada Sistem Manajemen Personalia.

Laporan Analisis

109


10.1.1 Tampilan Keluaran Melihat Data Pegawai Fungsi keluaran

: Menampilkan data pegawai dalam bentuk tabel

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.1 Melihat data pegawai

Laporan Analisis

110


10.1.2 Tampilan Keluaran Melihat Data Penilaian Pegawai Fungsi keluaran

: Menampilkan data penilaian pegawai sesuai dengan bulan dan kriteria penilaian yang disajikan dalam bentuk tabel.

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.2 Melihat data penilaian pegawai

Laporan Analisis

111


10.1.3 Tampilan Keluaran Melihat Struktur Organisasi Fungsi keluaran

: Menampilkan struktur organisasi dalam bentuk diagram.

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.3 Melihat struktur organisasi

Laporan Analisis

112


10.1.4 Tampilan Keluaran Melihat Jadwal Pelatihan Fungsi keluaran

: Menampilkan jadwal pelatihan yang sudah dibuat dalam bentuk tabel.

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.4 Melihat jadwal pelatihan

Laporan Analisis

113


10.1.5 Tampilan Keluaran Melihat Peserta Pelatihan Fungsi keluaran

: Menampilkan data peserta pelatihan dalam bentuk form.

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.5 Melihat peserta pelatihan

Laporan Analisis

114


10.1.5 Tampilan Keluaran Melihat Notifikasi Fungsi keluaran

: Menampilkan daftar notifikasi yang sudah dibuat dalam bentuk tabel.

Tipe keluaran

: tampilan di layar

Tampilan keluaran : Gambar 10.6 Melihat notifikasi

10.2 Rancangan Tampilan Masukan Selain sistem informasi menyediakan tampilan keluaran untuk menyampaikan informasi bagi pengguna sistem, pengguna sistem juga dapat berinteraksi dengan sistem dengan memberikan input bagi sistem. Untuk dapat memfasilitasi hal tersebut maka pada sistem ini juga dilakukan rancangan tampilan masukkan agar pengguna dapat memberikan masukkan ke dalam sistem. Bagian ini akan membahas mengenai tampilan masukkan yang terdapat pada Sistem Manajemen Personalia.

Laporan Analisis

115


10.2.1 Tampilan Masukan Data Pegawai Fungsi masukan

: Data pegawai baru yang akan dimasukkan ke dalam basis data sistem.

Daftar masukan

:

Tabel 10.1 Kontrol input masukan data pegawai Nama Masukan

Tipe Masukan

NAB

Text Field

NIP

Text Field

Name

Text Field

Gender Religion

Drop-down Menu Drop-down Menu

Birth Place

Text Field

Birth Date Address

Drop-down Menu Text Field

City

Text Field

Phone HP Number

Text Field Text Field

Last Education

Drop-down Menu

BCA Account

Text Field

Reference Location

Text Field Drop-down Menu

Division

Drop-down Menu

Work Shift

Drop-down Menu

Rice

Drop-down Menu

Maintenance

Drop-down Menu

SP All History

Drop-down Menu Text Area

Join Date

Drop-down Menu

Organic Date

Drop-down Menu

Title Salary

Drop-down Menu Text Field

Askes A Male

Text Field

Askes A Female Askes B Male

Text Field Text Field

Askes B Female

Text Field

NIA

Text Field

NIK

Text Field

Laporan Analisis

116


Tampilan masukkan : Gambar 10.7 Masukan data pegawai

Laporan Analisis

117


10.2.2 Tampilan Masukan Penilaian Pegawai Fungsi masukan

: Data penilaian pegawai berdasarkan bulan dan kriteria penilaian yang akan dimasukkan ke dalam basis data sistem.

Daftar masukan

:

Tabel 10.2 Kontrol input masukan penilaian pegawai Nama Masukan

Tipe Masukan

Absence

Drop-down Menu

Security

Drop-down Menu

Neatness/ Uniform usage

Drop-down Menu

Team Work

Drop-down Menu

Attitude

Drop-down Menu

Have main and alternative work Drop-down Menu plan Task delegation Drop-down Menu Have a continuous evaluation Drop-down Menu of plan being targeted Have a preventive and Drop-down Menu corrective action on problem Perform work plan based on Drop-down Menu priority principal Get staff’s comitment

Drop-down Menu

Give a direction

Drop-down Menu

Appreciate work result Work team spirit building

Drop-down Menu Drop-down Menu

Fault level

Drop-down Menu

Work based on SOP

Drop-down Menu

Work neatness

Drop-down Menu

Number of task finished on Drop-down Menu time

Laporan Analisis

118


Tampilan masukan : Gambar 10.8 Melihat penilaian pegawai

Laporan Analisis

119


10.2.3 Tampilan Masukan Data Penjadwalan dan Peserta Pelatihan Fungsi masukan

: Data penjadwalan dan peserta pelatihan yang akan disimpan ke dalam basis data sistem.

Daftar masukan

:

Tabel 10.3 Kontrol input masukan data penjadwalan dan peserta pelatihan Nama Masukan

Tipe Masukan

Name

Text field

Organizer

Text field

Place

Text field

Start date

Drow-down menu

End date

Drop-down menu

Duty free

Radio button

Description

Text area

Tampilan masukan : Gambar 10.9 Masukan data penjadwalan dan peserta pelatihan

Laporan Analisis

120


10.2.4 Tampilan Masukan Data Notifikasi Fungsi masukan

: Data notifikasi yang akan dimasukkan ke dalam basis data sistem.

Daftar masukan

:

Tabel 10.4 Kontrol input masukan data notifikasi Nama Masukan

Tipe Masukan

NIP

Text field

Name

Text field

Date

Drop-down menu

Description

Text area

Tampilan masukan : Gambar 10.10 Masukan data notifikasi

10.3 Rancangan User Interface User interface umumnya melibatkan banyak kemungkinan tampilan (screen). Tampilan –tampilan pada layar tersebut muncul dalam urutan tertentu. Tampilan‐tampilan tersebut masing‐masing memiliki sifat yang berbeda, ada tampilan yang hanya muncul pada kondisi tertentu, tampilan yang muncul berulang kali, dan sebagainya. Untuk dapat memberikan gambaran mengenai hubungan (koordinasi) antara satu tampilan dengan tampilan lainnya akan dijelaskan dalam state transitional

Laporan Analisis

121


diagram. Dalam membuat state transitional diagram tim pengembang membaginya ke dalam submodul yang telah didefinisikan sebelumnya.

10.3.1 User Interface Modul Kepegawaian Berikut ini adalah state transitional diagram untuk modul kepegawaian. Gambar 10.11 Modul kepegawaian

10.3.2 User Interface Modul Penilaian Berikut ini adalah state transitional diagram untuk modul penilaian. Gambar 10.12 Modul penilaian

Laporan Analisis

122


10.3.3 User Interface Modul Struktur Organisasi Berikut ini adalah state transitional diagram untuk modul struktur organisasi. Gambar 10.13 Modul struktur organisasi

10.3.4 User Interface Modul Pelatihan Berikut ini adalah state transitional diagram untuk modul pelatihan. Gambar 10.14 Modul pelatihan

Laporan Analisis

123


10.3.5 User Interface Modul Notifikasi Berikut ini adalah state transitional diagram untuk modul notifikasi. Gambar 10.15 Modul notifikasi

Laporan Analisis

124


11 Lampiran Lampiran ini berisi log wawancara yang dilakukan sebanyak 3 kali, Gantt chart, dan use-case narative.

11.1 LOG WAWANCARA 1 Lokasi : PT. Titipan Kilat (TIKI) , Jl. Raden Saleh, Jakarta Pusat Waktu : Senin, 12 Maret 2007. 13.00 – 14.00 Interviewer : Edwin Kurniawan, Wahyu Mirza Responden : Bpk. Amrizal Husein, SE

1.

Apakah di TIKI sudah ada sistem yang menangani masalah HR Management? Misalnya masalah mengenai penerimaan pegawai, penyimpanan data pegawai, dsb. Ya, sudah ada. Di TIKI sudah ada sistem yang menangani permasalahan yang berkaitan dengan HR Management. Sistem ini bernama MEMPHIS, yang merupakan kepanjangan dari Management Employee and Payroll History Information System.

2.

Siapa saja pengguna dari sistem MEMPHIS? Pengguna dari sistem ini hanya divisi HRD saja ditambah dengan divisi IT. Jadi, divisi lain tidak menggunakan sistem MEMPHIS ini.

3.

Fitur apa saja yang dimiliki oleh MEMPHIS? Banyak sekali. Misalnya saja fitur untuk melihat data karyawan, kemudian fitur untuk melihat status pegawai, gaji karyawan, notifikasi pensiun. Selain itu, proses-proses lain yang berkaitan dengan HR Management tadi dapat dilihat melalui MEMPHIS ini.

4.

Untuk apa menyimpan data mengenai Orang Referensi? Itu penting, karena untuk bisa masuk ke TIKI harus ada orang yang merekomendasikannya. Jadi, dengan menyimpan data mengenai orang referensi tadi maka kita bisa menelusuri kembali siapa orang yang merekomendasikannya.

5.

Bagaimana ketentuan naik/turun jabatan seseorang? Di TIKI tidak ada istilah turun jabatan. Yang ada hanya naik jabatan. Agar seseorang bisa naik jabatannya, maka yang pertama adalah harus ada rekomendasi dari atasan dia. Selain itu dia juga harus berprestasi, masa kerjanya sudah cukup lama, dan jabatan diatasnya (yang ingin dia isi) harus kosong. Jika jabatan di atasnya tidak kosong, maka dia akan mendapatkan tunjangan khusus.

6.

Apa tolak ukur karyawan dianggap berprestasi? Bisa dilihat dari kedisiplinan dia, misalnya tidak pernah terlambat datang ke kantor. Kemudian tingkat kesalahannya dalam menjalankan tugas kecil, memiliki kontribusi ide yang bisa diterapkan oleh perusahaan, dll. Kita sudah mempunyai sistem untuk pencatatan prestasi, namun tidak tergabung dalam MEMPHIS.

Laporan Analisis

125


7.

Bagaimana ketentuan mengenai masalah mutasi? Kantor TIKI sebenarnya hanya ada 2, yaitu kantor administrasi ini dan kantor sirkulasi yang berada di jalan pemuda. Sedangkan untuk kantor di daerah lain, berdiri secara otonom. Jadi untuk masalah mutasi, tidak ada istilah pemindahan cabang. Mutasi disini hanya pemindahan antar divisi, kenaikan jabatan dan pergantian status karyawan.

8.

Status karyawan apa saja yang terdapat di TIKI? Status karyawan yang terdapat di TIKI adalah KKWT(Kontrak Kerja Waktu Tertentu), staf tetap, dan honorer.

9.

Bagaimana ketentuan mengenai pelatihan karyawan? Untuk training di TIKI, di kelola oleh divisi training. Pelatihan ini bisa berupa seminar, outbond. Kemudian pelatihan tadi ada yang sifatnya berkala dan insidental. Namun pelatihan ini tidak mempengaruhi kenaikan jabatan seseorang.

10. Bagaimana ketentuan mengenai pensiun? Seorang karyawan akan memasuki masa pensiun ketika berumur 56 tahun. Setelah pensiun, karyawan tadi akan diberikan tunjangan sebesar 37 kali gaji dia sekarang. Ketika ada karyawan yang memasuki masa pensiun, maka langsung diadakan proses pencarian tenaga kerja baru. Jika karyawan yang pensiun tadi memiliki anak, maka anak tersebut dapat langsung diterima sebagai staf tetap di TIKI bila memang berminat. 11. Bagaimana ketentuan mengenai punishment di TIKI? Ketika seorang karyawan melakukan kesalahan, dia akan mendapatkan teguran lisan terlebih dahulu. Kemudian baru diberlakukan Surat Peringatan 1 (SP 1), SP 2, dan SP 3 (pemecatan). Namun, jika ia melakukan kesalahan yang berhubungan dengan bagian keuangan, maka akan langsung dilakukan pemecatan.

Laporan Analisis

126


11.2 LOG WAWANCARA 2 Lokasi : PT. Titipan Kilat (TIKI) , Jl. Raden Saleh, Jakarta Pusat Waktu : Jumat, 23 Maret 2007. 09.30 – 10.00 Interviewer : Edwin Kurniawan, Wahyu Mirza Responden : Bpk.Wira 1. Apa saja masalah yang tidak dapat diatasi oleh sistem MEMPHIS ini? Permasalahan utama adalah banyaknya data yang hilang dari versi sebelumnya. Misalnya data mengenai riwayat mutasi, foto, dll. Permasalahan lainnya adalah masih lambatnya sistem untuk masalah reporting. 2. Apakah MEMPHIS sudah menangani permasalahan pelatihan pegawai? Jika belum, apakah sudah ada sistem yang menanganinya? Dan bagaimana pelatihan di TIKI ini? MEMPHIS belum menangani permasalahan pelatihan pegawai. Dan sampai saat ini, belum ada sistem untuk menangani permasalahan tersebut. Hal itu ditangani secara manual. Training sendiri dibagi menjadi 2 jenis, yaitu training wajib dan training tidak wajib. Untuk training tidak wajib, peserta langsung mendaftar ke pihak HRD. Sedangkan untuk training wajib, pesertanya akan kita tentukan. Training wajib ini dilakukan secara berkala hingga semua pegawai mendapatkannya. 3. Apakah MEMPHIS bisa dikatakan user-friendly? Ya, saya sebagai pengguna merasa kalau MEMPHIS sudah user-friendly. 4. Apakah staf HRD memiliki akses ke dalam sistem MEMPHIS? Ya, namun fitur-fitur yang dapat digunakan sangat terbatas. Yang memiliki akses penuh ke dalam sistem adalah Manajer HRD dan divisi IT. 5. Mengapa divisi IT mendapatakan akses penuh ke dalam sistem? Apakah tidak takut terjadi manipulasi data? Karena divisi IT disini sebagai pembuat sistem, sekaligus sebagai administrator sistem. Untuk masalah manipulasi data, sistem MEMPHIS ini akan mencatat siapa peng-update terakhir. Sehingga, jika terjadi pelanggaran, bisa langsung diketahui pelakunya. 6. Untuk data karyawan, data apa saja yang disimpan oleh MEMPHIS? Semua data yang berhubungan dengan karyawan akan disimpan di MEMPHIS. Misalnya ID, Nama, Alamat, Telepon, Status Pernikahan, Tempat/Tanggal Lahir, Orang Referensi, Status Kepegawaian, Foto, Tanggal Masuk, Pendapatan, Data keluarga, dll. 7. Bagaimana mengenai masalah penilaian pegawai? Penilaian pegawai ditangani oleh sistem yang berbeda. Yang akan memasukkan penilaian tersebut adalah para staf HRD, setelah penilaian tersebut disetujui oleh manajer HRD. 8. Apakah data-data mengenai surat peringatan disimpan di MEMPHIS? Ya. Sistem MEMPHIS ini telah memiliki fitur untuk menyimpan SP yang dikeluarkan. Data yang dicatat meliputi NIK, nama, periode berlaku, jenis SP, dan keterangan. Keterangan disini menyatakan sebab dikeluarkannya SP. Untuk pencatatannya, dilakukan oleh staf HRD pula.

Laporan Analisis

127


11.3 LOG WAWANCARA 3 Lokasi : PT. Titipan Kilat (TIKI) , Jl. Raden Saleh, Jakarta Pusat Waktu : Kamis, 5 April 2007. 09.30 – 10.00 Interviewer : Edwin Kurniawan, Wahyu Mirza Responden : Bpk.Dicky 1. Sudah berapa lama sistem MEMPHIS ini berjalan? Sistem MEMPHIS ini sudah berjalan sekitar 1 tahun. Sistem MEMPHIS ini mulai digunakan sekitar bulan Juli 2006 2. MEMPHIS ini sudah mencapai versi berapa? MEMPHIS sudah mencapai versi 2. Sebelumnya sudah ada sistem yang serupa. MEMPHIS versi 2 ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari versi 1. 3. Apa platform yang digunakan untuk sistem MEMPHIS ini? Platform yang digunakan dalam pembuatan MEMPHIS v.2 ini adalah Delphi & MySQL. Sedangkan untuk MEMPHIS v.1 menggunakan Visual Basic 6 & Ms.Access. 4. Mengapa dilakukan pergantian platform? Karena ketika menggunakan Visual Basic 6, untuk masalah reporting terasa sangat lambat sekali. Hal ini mempengaruhi kinerja dari karyawan HRD. Sehingga dilakukan pergantian platform. 5. Apakah data-data yang tersimpan di TIKI sudah tersentralisasi? Ya. Untuk data-data di kantor ini dan kantor sirkulasi, telah disimpan di dalam satu database tersendiri. Jadi, jika kita berada di kantor sirkulasi, kita bisa mengakses data kantor ini. Begitu pula sebaliknya. 6. Apakah berencana melakukan pengembangan lebih lanjut terhadap MEMPHIS? Ya. Pihak manajemen menghendaki sistem ini dapat berjalan di beberapa Sistem Operasi. Sehingga akan dilakukan pengembangan lebih lanjut. Namun hal ini tidak terlalu mendesak.

Laporan Analisis

128


11.4 Gantt Chart Gambar 11.1 Gant chart

Laporan Analisis

129


11.5 Use-Case Narative 11.5.1 Use-Case Narative: Melihat Data Pegawai Tabel 11.1 Use-Case Narative: Melihat Data Pegawai Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza

Tanggal Perubahan 1 April 2007 Versi 1.1

Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC1.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat data-data pegawai secara lengkap.

Prakondisi

Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih menu untuk melihat data pegawai

Alur Umum

User Action

Use-Case Type: System Analysis

System Response

Step 1: Pengguna memilih menu untuk melihat data pegawai. Step 2: Sistem menampilkan form isian untuk melakukan pencarian. Step 3: A: Pengguna memasukkan data sesuai kriteria pencarian (berdasar nama, NAB, divisi, dan lain-lain). B: Pengguna memilih untuk menampilkan data seluruh pegawai. Step 4: A: Sistem menampilkan daftar pegawai sesuai dengan kriteria pencarian. B: Sistem menampilkan daftar seluruh pegawai. Step 5: Pengguna memilih nama pegawai yang ingin dilihat data detilnya Step 5: Sistem menampilkan data detil seorang pegawai. Alur Alternatif

Laporan Analisis

-

130


Kesimpulan

Use-case ini diakhiri ketika sistem berhasil menampilkan data seorang pegawai kepada pengguna.

Keadaan yang dicapai

Data pegawai siap untuk dicetak (Use-case SMP-SUC2.00) dan siap untuk diubah atau dihapus (Use-case SMP-SUC3.00)

Aturan Bisnis Batasan Implementasi dan Spesifikasi

Use-case ini harus tersedia setiap hari pada jam kerja.

Asumsi

-

Laporan Analisis

131


11.5.2 Use-Case Narative: Mencetak Data Pegawai Tabel 11.2 Use-Case Narative: Mencetak Data Pegawai Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC2.00

Tingkat Prioritas Sumber

Sedang -

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak data-data pegawai.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC1.00, Melihat Data Pegawai

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat data pegawai

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk mencetak data pegawai. Step 2: Sistem menampilkan form untuk mencetak data. Step 3: Pengguna memilih format pencetakkan (ukuran kertas, warna, dan lain-lain) Step 4: Sistem mengirim data ke mesin cetak. Alur Alternatif Kesimpulan

Use-case selesai jika pengguna telah mendapatkan hardcopy dari data pegawai


Data telah tercetak pada mesin cetak yang dipilih.

Aturan Bisnis

-

Batasan Implementasi dan Spesifikasi


Asumsi

Driver mesin cetak telah terinstalasi dengan baik pada komputer.

Laporan Analisis

132


11.5.3 Use-Case Narative: Mengatur Data Pegawai Tabel 11.3 Use-Case Narative: Mengatur Data Pegawai Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case Tingkat Prioritas

SMP-SUC3.00 Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah, mengubah atau menghapus data pegawai.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC1.00, Melihat Data Pegawai

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat data pegawai User Action System Response

Alur Umum


Step 1: A: Pengguna memilih pilihan untuk menambah data pegawai. B: Pengguna memilih pilihan untuk mengubah data pegawai. C: Pengguna memilih pilihan untuk menghapus data pegawai.

Step 3: A: Pengguna mengisi isian yang dibutuhkan. B: Pengguna mengubah isian yang diinginkan. C: Pengguna menekan tombol konfirmasi.

Step 2: A: Sistem menampilkan form untuk menambah data karyawan baru. B: Sistem merubah tampilan detil data pegawai menjadi sebuah form yang dapat diubah. C: Sistem meminta konfirmasi dari pengguna untuk menghapus data.

Step 4: A, B: Sistem memvalidasi data yang dimasukkan oleh pengguna

Laporan Analisis

133


C: Sistem menghapus data pegawai yang dipilih. Step 5: A: Sistem menyimpan data pegawai baru. B: Sistem menyimpan perubahan data pegawai. Alur Alternatif

Alt-Step 3: Jika pengguna membatalkan penghapusan data, maka sistem akan kembali menampilkan data pegawai (go to Step 1). Alt-Step 4 A,B: Jika data yang dimasukkan tidak valid, sistem menampilkan pesan error (go to Step 2).

Kesimpulan

Use-case selesai setelah sistem telah menyimpan perubahan yang sudah dilakukan ke dalam basis data sistem dan pengguna menerima konfirmasi dari sistem. Data pegawai baru, atau perubahan data yang telah sukses tersimpan dalam basis data sistem. Ketentuan mengenai perubahan divisi, lokasi dan status seorang pegawai (mutasi) telah diatur dalam peraturan perusahaan.

Keadaan yang dicapai Aturan Bisnis Batasan Implementasi dan Spesifikasi


Asumsi

Pengguna tidak melanggar Peraturan Perusahaan dalam merubah data perusahaan.

Laporan Analisis

134


11.5.4 Use-Case Narative: Melihat Data Penilaian Pegawai Tabel 11.4 Use-Case Narative: Melihat Data Penilaian Pegawai Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case

Melihat Data Penilaian Pegawai

Kode Use-Case

SMP-SUC4.00

Tingkat Prioritas Sumber

Tinggi -

Aktor Utama Sistem

Manager HRD, Kepala Bagian

Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat kinerja seorang pegawai. Manager HRD dapat melihat penilaian semua pegawai, namun kepala bagian hanya dapat melihat penilaian staff-nya saja.

Prakondisi


Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat data pegawai

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: Pengguna memilih menu untuk melihat data penilaian pegawai. Step 2: Sistem menampilkan form isian untuk melakukan pencarian. Step 3: A: Pengguna memasukkan data sesuai kriteria pencarian (berdasar nama, NAB, divisi, dan lain-lain). B: Pengguna memilih untuk menampilkan data seluruh pegawai. Step 4: A: Sistem menampilkan daftar pegawai sesuai dengan kriteria pencarian. B: Sistem menampilkan daftar seluruh pegawai. Step 5: Pengguna memilih nama pegawai yang ingin dilihat data penilaiannya Step 5: Sistem menampilkan data penilaian seorang pegawai. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case ini berakhir ketika pengguna telah melihat data penilaian dari

Laporan Analisis

135


seorang pegawai yang diinginkan, kecuali jika belum ada data penilaian yang tersimpan pada sistem. Keadaan yang dicapai

Data pegawai siap untuk dicetak (Use-case SMP-SUC5.00) dan siap untuk diubah atau dihapus (Use-case SMP-SUC6.00)

Aturan Bisnis

Penyajian laporan penilaian ditampilkan per semester yang terbagi per bulan.



Asumsi

-

Laporan Analisis

136


11.5.5 Use-Case Narative: Mencetak Data Penilaian Pegawai Tabel 11.5 Use-Case Narative: Mencetak Data Penilaian Pegawai Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case

Mencetak Data Penilaian Pegawai

Kode Use-Case

SMP-SUC5.00

Tingkat Prioritas

Sedang

Sumber

-

Aktor Utama Sistem

Manajer HRD, staf HRD, Administrator

Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak data penilaian pegawai.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC4.00, Melihat Data Penilaian Pegawai

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat data penilaian pegawai

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk mencetak data penilaian pegawai. Step 2: Sistem menampilkan form untuk mencetak data. Step 3: Pengguna memilih format pencetakkan (ukuran kertas, warna, dan lain-lain) Step 4: Sistem mengirim data ke mesin cetak. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case selesai jika pengguna telah mendapatkan hardcopy dari data penilaian pegawai

Keadaan yang dicapai Aturan Bisnis

Data telah tercetak pada mesin cetak yang dipilih. -



Asumsi


Laporan Analisis

137


11.5.6 Use-Case Narative: Mengatur Data Penilaian Pegawai Tabel 11.6 Use-Case Narative: Mengatur Data Penilaian Pegawai Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case Tingkat Prioritas

SMP-SUC6.00 Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah atau mengubah penilaian pegawai..

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC4.00, Melihat Data Penilaian Pegawai Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat data penilaian pegawai.

Pemicu Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: A: Pengguna memilih pilihan untuk menambah data penilaian pada bulan tertentu. B: Pengguna memilih pilihan untuk menambah data Hukuman pada seorang karyawan. C: Pengguna memilih pilihan untuk mengubah data Penilaian. D: Pengguna memilih pilihan untuk mengubah data Hukuman.

Step 3: A, B: Pengguna mengisi isian yang dibutuhkan. C, D: Pengguna mengubah isian yang diinginkan.

Laporan Analisis

Step 2: A: Sistem menampilkan form untuk menambah data penilaian baru. B: Sistem menampilkan form untuk menambah data penilaian baru. C: Sistem merubah tampilan detil data penilaian menjadi sebuah form yang dapat diubah. D: Sistem merubah tampilan detil data hukuman menjadi sebuah form yang dapat diubah.

138


Step 4: Sistem memvalidasi data masukan dari pengguna Step 5: A, B: Sistem menyimpan data baru. C, D: Sistem menyimpan perubahan data. Alur Alternatif

Alt-Step 4: Jika data yang dimasukkan tidak valid, sistem menampilkan pesan error (go to Step 2).

Kesimpulan

Use-case selesai setelah sistem telah menyimpan perubahan yang sudah dilakukan ke dalam basis data sistem dan pengguna menerima konfirmasi dari sistem. Data penilaian pegawai baru, atau perubahan data yang telah sukses tersimpan dalam basis data sistem.  Sebelum memasukkan penilaian, data tersebut harus melalui perundingan dengan melibatkan atasan pegawai muali dari kepala bagian hingga Operational Manager.  Ketentuan mengenai pemberian hukuman berupa Surat Peringatan (SP) telah diatur oleh Peraturan Perusahaan.  SP berlaku selama enam bulan, jika dalam masa tersebut pegawai kembali melakukan kesalahan, tingkatan SP yang diterima akan bertambah. Use-case ini harus tersedia setiap hari pada jam kerja.


Batasan Implementasi dan Spesifikasi Asumsi

Laporan Analisis

 Pengguna tidak melanggar Peraturan Perusahaan dalam merubah data penilaian  Data penilaian yang dimasukkan adalah hasil perundingan para atasan pegawai.

139


11.5.7 Use-Case Narative: Melihat Struktur Organisasi Tabel 11.7 Use-Case Narative: Melihat Struktur Organisasi Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC7.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat struktur organisasi yang ada di perusahaan.

Prakondisi


Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat struktur organisasi. User Action System Response

Alur Umum


Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk melihat struktur organisasi Step 2: Sistem menampilkan diagram dan daftar nama pemegang setiap jabatan pada perusahaan. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case ini berakhir ketika pengguna telah melihat struktur organisasi yang diinginkan.


Struktur organisasi siap untuk dicetak (Use-case SMP-SUC8.00).

Aturan Bisnis

-



Asumsi

Struktur organisasi milik perusahaan selalu tetap, yang dapat berubah hanyalah pemegang jabatannya saja.

Laporan Analisis

140


11.5.8 Use-Case Narative: Mencetak Struktur Organisasi Tabel 11.8 Use-Case Narative: Mencetak Struktur Organisasi Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC8.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak struktur organisasi di perusahaan.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC7.00, Melihat Struktur Organisasi

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat struktur organisasi.

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk mencetak struktur organisasi. Step 2: Sistem menampilkan form untuk mencetak data. Step 3: Pengguna memilih format pencetakkan (ukuran kertas, warna, dan lain-lain) Step 4: Sistem mengirim data ke mesin cetak. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case selesai jika pengguna telah mendapatkan hardcopy dari data struktur organisasi





Asumsi


Laporan Analisis

141


11.5.9 Use-Case Narative: Melihat Jadwal Pelatihan Tabel 11.9 Use-Case Narative: Melihat Jadwal Pelatihan Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC9.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat jadwal pelatihan yang telah ditentukan perusahaan.

Prakondisi


Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat jadwal pelatihan. User Action System Response

Alur Umum


Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk melihat jadwal pelatihan. Step 2: Sistem menampilkan daftar pelatihan per bulannya. Step 3: Pengguna memilih salah satu pelatihan untuk melihat detilnya Step 4: Sistem menampilkan detil dari pelatihan yang diinginkan, termasuk daftar peserta yang akan mengikutinya. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case ini berakhir ketika pengguna telah melihat struktur organisasi yang diinginkan.


Peserta pelatihan siap untuk dicetak (Use-case SMP-SUC11.00) dan jadwal siap untuk di tambah, ubah atau dihapus (Use-case SMP10.00) -

Aturan Bisnis Batasan Implementasi dan Spesifikasi


Asumsi

-

Laporan Analisis

142


11.5.10 Use-Case Narative: Mengatur Jadwal Pelatihan Tabel 11.10 Use-Case Narative: Mengatur Jadwal Pelatihan Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC10.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambah, mengubah atau menghapus jadwal pelatihan.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC9.00, Melihat Jadwal Pelatihan

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat jadwal pelatihan.

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: A: Pengguna memilih pilihan untuk menambah jadwal pelatihan. B: Pengguna memilih pilihan untuk mengubah jadwal pelatihan. C: Pengguna memilih pilihan untuk menghapus jadwal pelatihan.

Step 3: A: Pengguna mengisi isian yang dibutuhkan. B: Pengguna mengubah isian yang diinginkan. C: Pengguna menekan tombol konfirmasi.

Step 2: A: Sistem menampilkan form untuk menambah jadwal pelatihan baru. B: Sistem merubah tampilan detil jadwal pelatihan menjadi sebuah form yang dapat diubah. C: Sistem meminta konfirmasi dari pengguna untuk menghapus data.

Step 4: Sistem melakukan validasi terhadap masukan pengguna.

Laporan Analisis

143


Step 5: A: Sistem menyimpan jadwal pelatihan baru. B: Sistem menyimpan perubahan jadwal pelatihan. C: Sistem menghapus jadwal pelatihan yang dipilih. Alur Alternatif

Alt-Step 3 C: Jika pengguna membatalkan penghapusan data, maka sistem akan kembali menampilkan jadwal pelatihan (go to Step 2). Alt-Step 4: Jika data yang dimasukkan tidak valid, sistem menampilkan pesan error (go to Step 2).

Kesimpulan

Use-case selesai setelah sistem telah menyimpan perubahan yang sudah dilakukan ke dalam basis data sistem dan pengguna menerima konfirmasi dari sistem. Data pelatihan baru, atau perubahan data yang telah sukses tersimpan dalam basis data sistem. Pelatihan yang bersifat wajib berlangsung saat hari kerja, sedangkan pelatihan yang tidak wajib berlangsung diluar hari kerja.

Keadaan yang dicapai Aturan Bisnis Batasan Implementasi dan Spesifikasi Asumsi

Laporan Analisis


144


11.5.11 Use-Case Narative: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan Tabel 11.11 Use-Case Narative: Mencetak Daftar Peserta Pelatihan Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case


Kode Use-Case

SMP-SUC11.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin mencetak nama-nama peserta yang mengikuti pelatihan. Daftar peserta ini nantinya akan berguna sebagai media absensi ketika pelatihan berlangsung.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC10.00, Melihat Jadwal Pelatihan.

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat jadwal pelatihan. User Action System Response

Alur Umum


Step 1: Pengguna memilih pilihan untuk mencetak daftar peserta pelatihan. Step 2: Sistem menampilkan form untuk mencetak data. Step 3: Pengguna memilih format pencetakkan (ukuran kertas, warna, dan lain-lain) Step 4: Sistem mengirim data ke mesin cetak. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case selesai jika pengguna telah mendapatkan hardcopy dari data struktur organisasi





Asumsi


Laporan Analisis

145


11.5.12 Use-Case Narative: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan Tabel 11.12 Use-Case Narative: Mengatur Daftar Peserta Pelatihan Disusun Oleh Edwin Kurniawan Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case

Mengatur Daftar Peserta Pelatihan

Kode Use-Case

SMP-SUC12.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin menambahkan atau mengurangi peserta yang akan mengikuti pelatihan.

Prakondisi

 Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.  Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC10.00, Melihat Jadwal Pelatihan.

Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat jadwal pelatihan.

Alur Umum

User Action


System Response

Step 1: A: Pengguna memilih pilihan untuk menambah peserta pelatihan. B: Pengguna menandai peserta yang ingin dihapus dari daftar peserta Step 2: A: Sistem menampilkan form untuk melakukan pencarian terhadap pegawai. B: Sistem meminta konfirmasi dari pengguna untuk menghapus data. Step 3: A: Pengguna mengisi form pencarian B: Pengguna memberikan konfirmasi Step 4: A: Sistem menampilkan daftar pegawai yang diinginkan. B: Sistem menghapus peserta yang diinginkan dari daftar peserta. Step 5: A: Pengguna menandai pegawai yang ingin dijadikan peserta. Step 6: A: Sistem menyimpan data peserta

Laporan Analisis

146


pelatihan. Alur Alternatif

Alt-Step 3B: Jika pengguna membatalkan penghapusan data, maka sistem akan kembali menampilkan jadwal pelatihan (go to Step 1).

Kesimpulan

Use-case selesai setelah sistem telah menyimpan perubahan yang sudah dilakukan ke dalam basis data sistem dan pengguna menerima konfirmasi dari sistem. Data pelatihan baru, atau perubahan data yang telah sukses tersimpan dalam basis data sistem.  Untuk pelatihan yang bersifat wajib, penambahan peserta dilakukan berdasarkan penunjukan acak dengan ketentuan tidak ada pegawai yang menjadi peserta dari pelatihan diadakan lebih dari satu kali.  Sedangkan untuk pelatihan yang tidak bersifat wajib, penambahan peserta dilakukan berdasarkan pendaftaran yang dilakukan oleh para calon peserta




Asumsi

-

Laporan Analisis

147


11.5.13 Use-Case Narative: Melihat Notifikasi Tabel 11.13 Use-Case Narative: Melihat Notifikasi Disusun Oleh Femphy Pisceldo Diperbarui Oleh Wahyu Mirza


Nama Use-Case

Melihat Notifikasi

Kode Use-Case

SMP-SUC13.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin melihat notifikasi yang telah dibuat terhadap seorang karyawan. Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem.

Prakondisi


Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat notifikasi.

Alur Umum

User Action

System Response

Step 1: Pengguna memilih menu untuk melihat notifikasi. Step 2: Sistem menampilkan form isian untuk melakukan pencarian. Step 3: A: Pengguna memasukkan data sesuai kriteria pencarian (berdasar nama, NAB, divisi, dan lain-lain). B: Pengguna memilih untuk menampilkan data seluruh notifikasi Step 4: A: Sistem menampilkan daftar pegawai sesuai dengan kriteria pencarian. B: Sistem menampilkan daftar seluruh notifikasi. Step 5: Pengguna memilih notifikasi yang ingin dilihat data detilnya Step 5: Sistem menampilkan data detil seorang pegawai. Alur Alternatif

-

Kesimpulan

Use-case ini diakhiri ketika sistem berhasil menampilkan data notifikasi seorang pegawai terhadap suatu event.


Data pegawai siap untuk diubah atau dihapus (Use-case SMP-SUC14.00)

Laporan Analisis

148


Aturan Bisnis

-



Asumsi

-

Laporan Analisis

149


11.5.14 Use-Case Narative: Mengatur Notifikasi Tabel 11.14 Use-Case Narative: Mengatur Notifikasi Disusun Oleh Tanggal Perubahan Femphy Pisceldo 1 April 2007 Diperbarui Oleh Versi Wahyu Mirza 1.1 Nama Use-Case

Mengatur Notifikasi

Kode Use-Case

SMP-SUC14.00

Tingkat Prioritas

Tinggi

Sumber

-

Aktor Utama Sistem


Deskripsi

Use-case ini mendeskripsikan kejadian ketika pengguna ingin memasukkan atau mengubah notifikasi yang ada. Pengguna harus sudah logged-in terlebih dahulu ke dalam sistem. Pengguna sedang melakukan Use-Case SMP-SUC13.00, Melihat Notifikasi.

Prakondisi


Pemicu

Use-case ini dimulai ketika pengguna memilih pilihan untuk melihat notifikasi.

Alur Umum

User Action

System Response

Step 1: A: Pengguna memilih pilihan untuk menambah notifikasi. B: Pengguna memilih pilihan untuk mengubah notifikasi yang ada. C: Pengguna memilih pilihan untuk menghapus notifikasi. Step 2: A: Sistem menampilkan form untuk menambah notifikasi baru. B: Sistem merubah tampilan detil notifikasi menjadi sebuah form yang dapat diubah. C: Sistem meminta konfirmasi dari pengguna untuk menghapus data. Step 3: A: Pengguna mengisi isian yang dibutuhkan. B: Pengguna mengubah isian yang diinginkan. C: Pengguna menekan tombol konfirmasi. Step 4 : A, B: Sistem memvalidasi masukan dari pengguna. C: Sistem menghapus jadwal notifikasi yang dipilih.

Laporan Analisis

150


Step 5: A: Sistem menyimpan notifikasi baru. B: Sistem menyimpan perubahan notifikasi. Alur Alternatif

Alt-Step 3 C: Jika pengguna membatalkan penghapusan data, maka sistem akan kembali menampilkan jadwal pelatihan (go to Step 2). Alt-Step 4: Jika data yang dimasukkan tidak valid, sistem menampilkan pesan error (go to Step 2).

Kesimpulan

Use-case selesai setelah sistem telah menyimpan perubahan yang sudah dilakukan ke dalam basis data sistem dan pengguna menerima konfirmasi dari sistem. Data notifikasi baru, atau perubahan data yang telah sukses tersimpan dalam basis data sistem.

Keadaan yang dicapai Aturan Bisnis Batasan Implementasi dan Spesifikasi Asumsi

Laporan Analisis


-

151

Sistem Manajemen Personalia Laporan Analisis

Recommend Documents